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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMÍA EN EL PROCESO DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO Caso: TALLER DE ACUMULADORES YÉPEZ, S.R.L
Autor: Lic. Maraerbys Abarca
BARQUISIMETO, ABRIL 2009
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMÍA EN EL PROCESO DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO Caso: TALLER DE ACUMULADORES YÉPEZ, S.R.L
Trabajo presentado para optar al grado de Especialista Mención: Auditoria
Autor: Lic. Maraerbys Abarca Tutor: Lic. Francisco Vegas
BARQUISIMETO, ABRIL 2009
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EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMÍA EN EL PROCESO DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO Caso: TALLER DE ACUMULADORES YÉPEZ, S.R.L
Por: MARAERBYS ABARCA C.
Trabajo de Grado para Especialista aprobado, en nombre de la Universidad
Centroccidental Lisandro Alvarado, por el siguiente Jurado, en la ciudad de
Barquisimeto a los 01 días del mes de Abril de 2009.
______________________ __________________________ Prof. Francisco Vegas Prof. José Ananias Peraza Tutor Académico Jurado Principal C.I. 3.862.149 C.I. 3.878.208
______________________________ Prof. Francy Andrade Vásquez Jurado Coordinador-Presidente
C.I. 9.605.039
BARQUISIMETO, ABRIL 2009
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMÍA EN EL PROCESO DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO Caso: TALLER DE ACUMULADORES YÉPEZ, S.R.L
Autor: Lic. Maraerbys Abarca Tutor: Lic. Francisco Vegas
BARQUISIMETO, ABRIL 2009
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
ESPECIALIZACION EN CONTADURIA MENCION AUDITORIA
EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMÍA EN EL PROCESO DE CONTROL INTERNO DEL INVENTARIO Caso: TALLER DE ACUMULADORES YÉPEZ, S.R.L
Autor (a): Maraerbys Abarca Tutor (a): Francisco Vegas
RESUMEN El presente trabajo se oriento a la evaluación de la eficiencia, eficacia y economía en el proceso de control interno del inventario de la empresa Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L, durante el periodo enero 2009 - junio 2009; entre los objetivos específicos se planteo evaluar áreas criticas del proceso de control interno aplicado a los inventarios, así como también analizar los controles internos aplicados en el manejo de los inventarios y por ultimo determinar la eficiencia, eficacia y economía del proceso de inventario. La investigación estuvo enmarcada dentro de un estudio de campo con diseño documental, con carácter descriptivo, tipo observacional, puesto que se desarrolló con fuentes primarias procesadas por medio de la aplicación de una encuesta mediante un instrumento de recolección de datos como lo es el cuestionario dirigido al procedimiento de validación de (4) sujetos La población estuvo formada por cuatro (4) empleados directamente involucrados con las actividades del inventario. Consecuentemente se llego a las siguientes conclusiones mas significativas: No posee una estructura física con suficiente espacio que reúna las condiciones de seguridad apropiada, no se realizan planificaciones oportunas de las compras de mercancía, no hay manuales de cargos y procedimientos, incidiendo que la falta de sistema de control interno de inventario impide la medición de la eficiencia, eficacia y economía a través de indicadores de gestión, ya que el resultado final es disfuncional por no establecerse puntos de comparación que permitan su determinación, para solventar tal situación se hace necesario incorporar un sistemas de control donde se registre detalladamente las entradas y salidas de mercancía, en función de una información precisa para la valuación de los mismo.
Palabras Clave: Auditoria Operacional, inventario, eficiencia y eficacia.
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Dedicatoria. A mi papa Dios quien ha sido mi gran amigo y guía en todo momento, a mis padres
Rafaela E. Castillo Parra, Eduardo José Abarca, quienes siempre
me han apoyado y me estimulado al crecimiento personal y profesional
gracias por la gran confianza que han depositado en mí, a mis
hermanas(o) Yelitza, Yanet, Yasmira, Dariuska y Frank
que me apoyaron con sus consejos para lograr
éste título, a ellos mi triunfo.
7
Agradecimiento.
En 1ra instancia agradezco a mi Dios todo poderoso por permitirme lograr el
objetivo planteado, de ser una profesional integral, y poder contar con la salud y el
conocimiento necesario para alcanzar esta meta.
A mis padres, hermanos, sobrinos, primos, quienes con sus palabras de ánimo,
lograron incentivarme al inicio y final de este gran proyecto de estudio, y así poder
obtenerlo.
Agradezco a todas aquellas personas que de una u otra manera me han apoyado a
llevar a cabo el logro de esta meta, en especial a mi tutor Francisco Vega, quien ha
sido un apoyo incondicional en la consecución de este estudio.
A mis amigos y compañeros de Postgrado Yosmary Araujo, Julio Chaviel, Nayibe
Flores, Yelitza Briceño, Haydee Camargo y Noraima Bertomolde, por conformar
un grupo excelente de estudio, capaz de enfrentar y lograr el reto de ser unos
especialista en Auditoria.
A mis amigas Yessenia Hernández, Maribel Hernández, Charo Amaro y la
Asistente de Postgrado Sra. Gladys, quienes con sus consejos supieron ganarse mi
interés para culminar la meta.
A todos gracias por sus palabras de aliento y motivación, ¡Que Dios desde el cielo
los cubra con su manto y los llene de muchas Bendiciones!
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INDICE
DEDICATORIA…………………………………………………………….… 6
AGRADECIMIENTO……………………………………………………..…. 7
INDICE DE CUADROS…………………………………………………….… 9
INDICE DE GRAFICOS……………………………………………………… 10
RESUMEN…………………………………………………………………..…. 5
INTRODUCCION…………………………………………………………….. 12
CAPITULO
I EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema....................................... 15
Objetivos
General................................................................ 20
Específicos........................................................... 20
Justificación de la Investigación……………………. 20
Alcance y Delimitaciones…………………………… 23
Sistema de Variables……………………………….. 24
II MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigación………………….. 27
Bases Teóricas…………………….………………... 30
III MARCO METODOLOGICO
Naturaleza de la Investigación………………………
Tipo de la Investigación………………….……........ 84
Población y Muestra………………………..……… 85
Fuentes e Instrumentos de Recolección de datos … 85
IV ANÁLISIS DE LOS DATOS….……………………… 90
V CONCLUSIONES…………………………………….. 122
RECOMENDACIONES……………………………… 126
9
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS............................................................. 130
ANEXO
A. RESUMEN CURRICULAR.…………………………………………. 133
LISTA DE CUADROS
CUADRO
PAG. Operacionalización de las Variable….…………………………. 26
1 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las
respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de
Control Interno de Inventario, dimensión Inventario…………….
80
2 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las
respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de
Control Interno de Inventario, dimensión Inventario…………….
84
3 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las
respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de
Control Interno de Inventario, dimensión Inventario……………
89
4 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las
respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de
Control Interno de Inventario, dimensión Registros Contables…..
93
5 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las
respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de
Control Interno de Inventario, dimensión Registros Contables..….
96
6 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las
respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de
Control Interno de Inventario, dimensión Programas………….…
99
7 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las
respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de
10
Control Interno de Inventario, dimensión Programas ………….... 114
8 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las
respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de
Control Interno de Inventario, dimensión Programas……………..
117
LISTA DE GRAFICOS
PAG. GRAFICO
1 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Inventario……………………………………………………..
91
2 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Inventario………………………………………………….….
96
3 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Inventario…………………………………………..…………
101
4 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Registros Contables……………………………………………………...
105
5 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Registros Contables……………………………………………………..
108
6 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Programas……………………………………………….……
111
7 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Programas …….
11
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8 Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Programas………………………………………………….….
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12
INTRODUCCIÓN
En el mundo competitivo y globalizado de hoy, las empresas se empeñan en ser
cada vez mejores. Para ello, recurren a todos los medios disponibles para cumplir con
sus objetivos. En dicho contexto, los controles internos fomentan la eficiencia, reducen
el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los
estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
El control interno de inventarios proporciona información precisa para la
valuación de los mismos, así como la correcta información respecto de las cantidades
en existencias, ya que son parte integrante del patrimonio de las organizaciones. Es
por ello que se ha estudiado cómo funciona el control interno de inventario en la
empresa Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L, enfocado en una auditoría
operacional a fin de evaluar su efectividad y eficiencia.
Considerando estas aseveraciones se tomo como estudio la situación de
descontrol presente en la empresa antes descrita, la cual provoca errores en las
operaciones vitales de la organización, sobre todo la llevadas en el Sistema de
Control de Inventario, considerando que éste representa el rubro de esencial
importancia, por lo que las empresas obtienen en gran parte sus ingresos y la liquidez
monetaria para realizar los pago de la nómina, a proveedores y los gastos normales de
operación, entre otros. Así como también, de la utilidad obtenida pueden adquirir
equipos tecnológicos, mobiliarios, herramientas, maquinarias entre otros. Por ello la
importancia de contar con un buen sistema control interno que garantice la
confiabilidad y certeza de los procesos realizados en las existencia para su mejor
valorización.
Estos procedimientos actuales del ciclo de inventario involucran varios procesos
como lo son los de pedido, recepción, almacenamiento y mantenimiento de las
existencias, lo cual se requiere la segregación de funciones que permita separar las
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responsabilidad por cada una de estas etapas y así garantizar los niveles óptimos que
debe presentar este rubro.
La auditoría operacional elemento importante en la investigación juega un papel
de gran importancia en la detección y corrección de fallas que surgen en la ejecución
de los procedimientos originados de las operaciones de una organización. Esta
herramienta viene a ser tanto el examen como la evaluación del proceso
administrativo y de las operaciones, basándose en los parámetros de valoración
llamados eficiencia, eficacia y economía.
Para ello se ha estructurado la investigación en capítulos que contribuyen a
dilucidar de manera más esquemática y entendible el estudio.
Es así como el Capítulo I contempla, en el Planteamiento del Problema, un
diagnóstico situacional referido a las circunstancias que circunscriben el sistema de
control de inventario de la empresa. En el mismo capítulo se establece el propósito
general y específico del estudio, como también se justifica y se establece el sistema
de variables, con el mismo a fin de dar mayor relevancia a la pertinencia de la
presente investigación.
El Capítulo II, muestra un considerable recuento acerca del origen y evolución
histórica de la empresa Acumuladores Yépez, S.R.L, junto con los antecedentes, el
marco teórico y jurídico más próximo para el sujeto y objeto de estudio.
Por su parte, el Capítulo III sustenta la metodología a emplear en este trabajo,
estableciendo la observación, la entrevista y el cuestionario como principales técnicas
e instrumentos para la recolección de datos; con lo cual el subsiguiente desarrollo de
la investigación depende del producto generado por esta técnica e instrumento
investigativo.
14
Derivado de lo anterior, el tratamiento de la información en el Capítulo IV,
responde a una especificidad metodológica tal, que el uso de listas de cotejo y de
observación, denotan buena parte del reflejo tabulado de la información.
Finalmente se presentaran las conclusiones y recomendaciones, junto a las
referencias bibliográficas según los objetivos de la investigación.
15
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
Las empresas de hoy no son iguales a la de ayer, ya que, su configuración
interna las lleva a ser más flexibles, humanas, tecnológicas, además de tomar los
fundamentos de las nuevas prácticas de gestión, aunado a los valores, ética, equidad y
democratización de capitales, como filosofía de éxito en la nueva economía. Así lo
ratifica Hernández (2006), al expresar que:
La nueva forma de organización social busca que cada factor productivo actúe de forma sinérgica para ser más productivas y competitivas, además de llegar a tiempo a las exigencia de los clientes y de diferentes mercados demandantes del mundo de los negocios”.
En este sentido, la búsqueda de la eficiencia y el control del trabajo se
constituyen en el problema principal a resolver en las organizaciones a fin de lograr
sus objetivos, estableciendo un mínimo de reglas de operatividad, a las que se puede
denominar control interno; Viloria (2005 pag.01) expone que “el control interno,
como objeto de revisión por parte del contador público, está sujeto a regulaciones
nacionales e internacionales tales como el Código de Comercio quien regula la
obligación de llevar entre otros el Libro de Inventario, la ley de Impuesto sobre la
Renta quien estipula que deberán llevar el detalle de las entradas y salidas de los
inventarios, mensuales, por unidades y valores, así como los retiros y autoconsumo de
bienes y servicios, la norma internacional de contabilidad numero 2, quien regula el
16
inventario, pero es responsabilidad de la gerencia su puesta en marcha y óptimo
funcionamiento” .
Uno de los aspectos más importantes que toma en cuenta el control interno es el
inventario, puesto que representan los bienes tangibles que se tienen para la venta en
el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de
las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para
la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción
de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases
y los inventarios en tránsito.
El control interno aplicado al rubro de inventario de una empresa comprende la
revisión, estudio y evaluación de las reglas de operatividad dirigiéndose
primordialmente a la segregación adecuada de las funciones de autorización,
custodia, registro, recepción, almacenaje y embarque de las existencias así como de
los controles adecuados mediante registros de todas las entradas y salidas de
mercancía, revisiones apropiadas sobre la obtención, manejo y custodia de la
evidencia documental que ampare las entradas y salidas de existencia propiedad de la
compañía, inspección periódica y sorpresiva de los inventarios físicos: recopilación,
valoración y comparación de los registros con el saldo de las cuentas de mayor,
revisión del inventario para determinar la posible existencia de productos dañados u
obsoletos o de lento movimiento, estudio de la correcta protección física de las
existencias mediante la cobertura de seguro adecuado.
Estos controles son los que permitirán determinar si realmente esos
procedimientos se están llevando a cabo para así garantizar que el activo inventario se
encuentre realmente custodiado y que efectivamente se le esté dando el uso para el
cual fue adquirido. (Enciclopedia de Auditoría I, 2001)
La importancia de un buen control interno conlleva a reconocer la existencia de
un proceso que requiere la inspección y vigilancia de todos aquellos procedimientos
17
que garantizan las políticas de seguimiento y custodias de las partidas más
importantes y significativas del balance general que corresponde al inventario de
mercancía, esta revisiones son llevada a cabo a través de una planificación,
organización, dirección y seguimiento de todos los procesos relacionados con el
sistema de inventario como son la recepción, traspaso entre depósitos, salidas de
almacén entre otras.
De lo antes expuesto, se deriva que las organizaciones deben contar con un
sistema de control interno de inventario, que permita optimizar el ciclo transaccional
de compra y venta de mercancía que incide directamente en los aumentos y
disminuciones del inventario, es decir, el saldo final que presentan las cuentas
individuales de los artículos para la venta, el cual comienza desde el pedido,
recepción, almacenaje y mantenimiento de la mercancía dispuesta para la venta.
En este orden de ideas, el control interno atiende a necesidades gerenciales
fundamentales por medio del enlace entre los controles de las actividades operativas
como un sistema cuya efectividad se acrecienta al incorporarse a la infraestructura y
formar parte de la esencia de la institución, generando una sinergia conformando un
sistema integrado que responde dinámicamente a los cambios del entorno.
En la actualidad el proceso de inventario llevado en la instalaciones de la
empresa Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L., domiciliada en la calle 37 entre
avenida 20 y carrera 21 de la ciudad de Barquisimeto municipio Iribarren, Edo. Lara,
dedicada a del ramo de comercialización de mercancía disponible para la venta,
quienes han manifestado la necesidad de realizar un estudio evaluativo que permita
determinar las causas que generan las debilidades presentes en las unidades finales
disponibles para la venta lo cual involucra la supervisión y monitoreo en las
existencias.
A tal fin, es necesario revisar el proceso desde que comienza, es decir desde la
planificación de las compras, entradas y salidas de los inventarios y control final,
debido a que se están presentando algunas anormalidades que van desde
18
irregularidades en la frecuencia de compras, hasta la poca planificación de pedidos en
grandes volúmenes a fin de garantizar las exigencias y especificaciones de los
clientes, generando demoras en las compras y afectando el servicio que se le está
brindado al cliente; por otra parte, no existe una estandarización y control de
requisiciones de mercancía, orden de compra, notas de entrega, salidas de inventario,
entre otros, generando mayor descontrol, por la falta de seguimiento a dichos
documentos.
Aunado a esta situación se agrega, la ausencia de un responsable de los
inventarios, imposibilitando tener un control de las mercancías que entran y salen del
almacén, generando faltantes y sobrantes en este rubro, impidiendo llevar un eficiente
control contable. Igualmente, se da entrada a mercancía proveniente de un depósito
externo a la empresa, propiedad de uno de los socios, el cual es chequeado por otro
personal distinto a la empresa, y no cuenta con los formatos que ampare la recepción
y salida de los productos, solo con la copia de la factura del proveedor para la
verificación de las unidades o paletas recibidas. Estas compras son enviadas para su
registro y cargadas en su totalidad en el sistema para su venta, sin embargo, ocurren
entregas en lotes (mercancía en tránsito) que generan diferencias entre la mercancía
recibida y la que indica el comprobante de entrega, además son cargadas al Kardex
para que sean disponibles para la venta, sin embargo, un porcentaje es utilizado para
cubrir cambios de garantías, que luego serán reconocidos por el proveedor.
Por otra parte, el espacio físico y ubicación de las existencias no reúnen las
características básicas de resguardo y seguridad provocando así pérdida en la vida útil
de algunos productos por deterioro.
De acuerdo a las necesidades de la empresa Taller de Acumuladores Yépez,
S.R.L, surge la inquietud de evaluar factores significativos como lo es la falta de un
criterio gerencial que permita la revisión y evaluación de las actuales políticas de
control aplicadas al rubro de inventario, tales como, la falta de segregación de
funciones que limite la participación de varios actores en la realización de los
19
procesos que conllevan el control del inventario, así como la toma de decisiones que
implica las cantidades a comprar, a quien y cuando comprar.
Para evaluar esta situación al componente del inventario se aplicará los
procedimientos que conllevan una auditoría operacional la cual es definida por
Whittington (1999), como un examen completo de una unidad de operación o de una
organización completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeño, en la forma
medida por los objetivos de su gerencia; centrada en la eficiencia, efectividad y
economía de las operaciones.
La importancia de este tipo de auditoría es que proporciona a la gerencia la
seguridad de que cada componente de la organización está trabajando para alcanzar
las metas de ésta. Por lo cual la gerencia necesita: evaluaciones de desempeño de la
unidad en relación con los objetivos de la gerencia u otros criterios apropiados;
seguridad que su planes son completos, consistentes y se conocen en los niveles de
operación; información objetiva sobre que tan bien se están llevando a cabo sus
planes y políticas en todas las áreas de operaciones y sobre oportunidades para
mejorar la efectividad, la eficacia y la economía; información sobre debilidades en los
controles de operación, particularmente en lo que respecta a posibles fuentes de
desperdicio; reafirmación de que puede dependerse de todos los informes de
operación como una base para tomar decisiones.
En torno a esta problemática, se hace necesario determinar si en la empresa
Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L,:
• ¿Existen políticas y procedimientos para el manejo eficaz de los inventarios?
• ¿Se cumplen las normas de control interno fijadas para el manejo del
inventario?
• ¿Se hará necesario evaluar la eficiencia del control interno de inventarios que
lleva a cabo la organización?
20
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Evaluar la eficiencia, eficacia y economía en el proceso de Control Interno de
Inventario bajo la aplicación de una Auditoría Operacional en la de la empresa Taller
de Acumuladores Yépez S.R.L., ubicada en Barquisimeto Estado Lara.
Objetivos Específicos.
1. Evaluar áreas críticas del proceso del Control Interno aplicado a los
inventarios.
2. Analizar los Controles Internos aplicados en el manejo de los inventarios.
3. Determinar la eficiencia, eficacia y economía del proceso de inventario con
aplicación de la Auditoría operacional.
Justificación de la Investigación
La auditoría operacional permite realizar un examen comprensivo y constructivo
de departamento en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma
de operación y sus equipos humanos y físicos, en este sentido, la situación de
descontrol que se evidencia en la empresa Taller de Acumuladores Yépez S.R.L
ubicada en la calle 37 entre avenida 20 y carrera 21 de la ciudad de Barquisimeto
hace necesario evaluar el programa de Control Interno que se lleva a cabo.
El propósito de este estudio es determinar la eficacia, eficiencia y economía del
sistema de Control Interno de inventario, a fin de evaluar si garantiza la continuidad
del proceso de compra-venta, desde su recepción hasta el despacho de mercancía lo
cual influye directamente en la determinación del costo de venta y consecuentemente
en los resultados del ejercicio.
21
Por otra parte es importante señalar que los procedimientos relacionados con el
ciclo transaccional de inventario (compra-venta) para la empresa en estudio, lo
consideran rutinarios, lo que significa que no realizan evaluaciones de la
operacionalización de los procesos y procedimientos, para su comprobación e
inspección por lo tanto no se pueden detectar posibles fallas u omisiones que se
puedan generar porque los actuales controles son muy débiles.
Estas circunstancias anteriormente expuestas, pueden llevar a la organización a
incurrir en situaciones que van desde la pérdida de ventas potenciales por no contar
con políticas de inventario donde se establezcan los mínimos y máximos de
inventario generando así la mala atención a los clientes, desabastecimiento de algunos
tipos de productos, desorganización en los almacenes y depósitos, pérdidas cuantiosas
por los excesos de gastos de almacenamiento y mantenimiento de productos que
tienen poco movimiento de ventas o por el uso indebido de los recursos en realizar
compras excesivas, debilidades por las cuales podría valerse la competencia para
captar el flujo de clientes inconforme con la satisfacción de sus necesidades.
De allí que esta investigación conlleva al estudio de la verificación del
inventario físico, a la valoración de las existencia, a la revisión de mercancías en
tránsito, la atención adecuada de contabilización y la inspección de los cortes de las
operaciones, así como cualquier otra actividad que conlleve el rubro de inventario,
aunado a los siguientes aportes:
Beneficios de carácter teórico: se realizo una extensa revisión bibliografica para
reforzar y complementar los conocimientos sobre los inventarios haciendo énfasis en
el manejo, control, almacenamiento y mantenimiento de las existencias. Así mismo
los controles aplicados a este componente deberán estar basados en una amplia
participación de la gerencia, por la cual será necesario reforzar los aspectos de
carácter teórico relativos a las nuevas tendencias gerenciales en cuanto al control y
administración de existencias, investigación que permitirá beneficiar en conocimiento
22
a los estudiantes sobre los conceptos, normas y procedimientos en el tema de
inventario.
Beneficios de carácter metodológico: en el transcurso de esta investigación surge el
propósito de proponer y estructurar una técnica de evaluación y seguimiento de los
controles internos aplicados que sirvan a la gerencia para llevar a cabo sus
operaciones de manera eficiente. Así mismo a través de la misma se podrán
establecer nuevos controles internos que reforzaran la situación actual,
adicionalmente, este estudio podrá servir como base de análisis para aquellas
pequeñas y medianas empresa que están comenzando o se encuentren operando en la
rama de comercialización sirviendo de esquema para la evaluación de sus controles
internos.
Beneficios de carácter práctico: la finalidad práctica de esta investigación se basa en
el aporte a la gerencia en encontrar soluciones inmediatas y efectivas que le permitan
mejorar el Sistema de Control Interno en su conjunto, relativo a los inventarios, lo
que constituye un área controversial dentro de sus operaciones por ser el eje principal
de toda organización, este propósito contribuirá como guía de consulta a
profesionales de la contaduría publica y otros para que se desarrollen sus buenas
practicas de ejecución empresarial.
Beneficios de Carácter Social: la evaluación del Sistema de Control Interno de
Inventario va a permitir a la empresa Taller de Acumuladores Yepez, S.R.L. tomar
plena consciencia en la administración de sus operaciones, al contar con un inventario
veraz, confiable, y oportuno que constituye la herramienta necesaria al contribuir con
un desempeño que resalte la seguridad y control, previniendo de esta forma, daños al
patrimonio de la empresa. La eficiencia es un punto que llama sumamente la atención
de cualquier interesado tales como auditores, empresas relacionadas, entre otros, que
buscan conocer los modelos implementados en empresas exitosas para copiar dichos
modelos y llevarlos a la práctica en empresa de poca proyección.
23
Beneficios de carácter Científico: debido a que la aplicación del método científico en
conjunto con todas las teorías de los principios y normas de Auditoría, sobre el
control interno permitirá realizar un estudio sistemático que servirá como guía, para
futuras investigaciones en universidades, colegios e instituciones de estudios superior.
Así mismo permitirá la difusión de conocimientos científicos (Control Interno de
Inventario) aplicando un modelo práctico de conocimientos teóricos.
Alcances y delimitaciones de la investigación
El desarrollo de esta investigación está enmarcada al análisis y evaluación del
Sistema de Control Interno del Inventario en la empresa Taller de Acumuladores
Yépez, S.R.L.; con el objeto de evaluar su eficiencia, eficacia y economía a través de
una auditoría operacional, considerando que dicho aporte genera cambios que
influyen directamente en la protección adecuada de los inventarios, cuya partida
representa una de las cuentas mas importante en la presentación de los Estados
Financieros, específicamente en la determinación del costo de venta en el Estado de
Ganancias y Pérdidas, así como el Inventario Final para la determinación de la
utilidad en el ejercicio que incide directamente en el Balance General.
Se ha considerado el caso particular de la empresa Taller de Acumuladores
Yépez, S.R.L., cuyo ámbito económico esta desarrollado en la pequeña y mediana
empresa (PYME) del ramo de comercialización de mercancía disponible para la
venta.
La organización se encuentra ubicada en el centro de la ciudad específicamente
en la calle 37 entre avenida 20 y carrera 21 de Barquisimeto, municipio Iribarren del
estado Lara y la investigación abarcará el proceso de Control Interno aplicado a las
existencias de mercancía involucrando el área de recepción, almacenaje, registro y
despacho de la mercancía. El período de aplicación estará comprendido en un
semestre desde el mes de enero hasta el mes de junio del año 2009.
24
Como producto final de la Evaluación de la eficacia, eficiencia y economía del
Sistema de Control Interno en el inventario, se podrán aplicar ciertas medidas y
procedimientos vitales para la resolución de las debilidades presentes en rubro de
inventario, entre ellos se consideran (1) El conteo físico de los inventarios por lo
menos una vez al mes, sin importar el sistema de valuación elegido. (2)
Mantenimiento eficiente de compras. (3) Almacenamiento del inventario para
protegerlo contra el robo, daño o desincorporación. (4) Permitir el acceso al
inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. (5)
Mantener registro de inventarios perpetuos para la mercancía de altos costos
unitarios. (6) Comprar el inventario en cantidades económicas. (7) Mantener
suficientes inventarios disponibles para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a las pérdidas en ventas y (8) No mantener un inventario almacenado con
demasiado tiempo, evitando con ello el gasto de tener dinero restringido en artículos
innecesarios.
Sistema de Variables.
Sistema de Variables, según Balestrini (2006), “El sistema de variables
representa a los elementos factores o términos que pueden asumir diferentes valores
cada vez que son examinados o que reflejan distintas manifestaciones según sea el
contexto en que se presentan”.
Por otro lado Hernández y otros (2005), la definen como una propiedad que
puede variar (adquirir diversos valores) y cuya variación es susceptible de medir. Se
entiende entonces, que las variables son cualidades observables de algo factible de
cambio o variación y por ende medibles.
Es por ello que según el planteamiento del problema las variables a analizar en
esta investigación es: Evaluación de la eficacia, eficiencia y economía del Sistema de
25
Control Interno de Inventario, analizándolo con el objeto de optimizar el proceso de
entradas y salidas en el inventario de la empresa Taller de Acumuladores Yépez,
S.R.L., durante el período Enero 2009-Junio 2009.
Es así como, la variable representa los elementos o factores examinados en la
investigación. Las mismas se operacionalizan desglosando en aspectos cada vez más
sencillos, que permiten la máxima aproximación para poder medirlos. Según
Balestrini (ob.cit.), la definición conceptual de la variable permite visualizar el
enfoque que el autor da a la investigación y su operacionalización en indicadores que
determinan la relación de los objetivos del estudio, la teoría y los ítems para la
culminación de la investigación, su operacionalización es considerada como el
procedimiento de pasar de la variable a la dimensión y de esta a los indicadores.
A continuación la operacionalización de la variable con sus dimensiones,
indicadores y técnicas de recolección, se muestra en el cuadro 1 que presenta a
continuación:
26
Cuadro 1
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE
Objetivo General: Evaluar la eficiencia, eficacia y economía en el proceso de
Control Interno de Inventario en la de la empresa Taller de Acumuladores Yépez
S.R.L., ubicada en Barquisimeto Estado Lara.
Variable Dimensión Indicadores Instrumento Ítems
Eficacia
• Objetivos del control interno • Función del control interno y cumplimiento de las normas del sistema de control interno.
Cuestionario 1hasta19.
Economía
• Número de unidades • Valor actual • Unidades actuales.
Cuestionario 22 hasta 30
Evaluación de la
eficacia, eficiencia
y economía del
Sistema de Control
Interno de
Inventario
Eficiencia
• Registros continuos y cronológicos • Eficiencia del personal • Seguros para la protección inventarios • Requisiciones y/o ordenes de compra • Cuentas de control • Conteos físicos • Formatos • Manuales de Procedimientos
Cuestionario 20 hasta 21 y 32 hasta 50.
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la investigación
Los antecedentes constituyen las visiones del ser humano fundamentalmente
comprometido con su accionar y la concepción sobre un problema ya investigado.
Al respecto Gutiérrez, (2005), en un estudio de investigación basado en
diagnosticar los procesos del manejo de los inventarios, evaluando los riesgos de
control de inventario de materiales, analizando sus normas, políticas y
procedimientos del control de inventario de materiales, llegando a la conclusión de
que la importancia del control radica en que representa una herramienta que debe
estar en todos los procesos administrativos y contables, para que permita corregir a
tiempo, las desviaciones que puedan presentarse previo al proceso
Cordero (2005), en su estudio se basó al análisis del control interno en el
despacho y transporte de carbón en Carbones de la Guajira, S.A., concluye que las
empresas deben de contar con manuales de normas y procedimientos donde se
definan y establezcan todas las actividades de las unidades implicadas para así
distribuir todas las responsabilidades en cada cargo. Para ello el departamento de
contraloría juega un papel importante en la verificación y evaluación permanente del
sistema de control interno determinando oportunamente las debilidades del sistema,
aportando las correcciones y/o recomendaciones para reforzarlos. Se deberán realizar
asignaciones de contraseñas para el acceso y uso del sistema, restringiendo así el uso
de los sistemas e implementación de planes de supervisión periódicas permitiendo así
28
valoraciones de las aptitudes del personal evaluando las tareas y corrigiendo las fallas
oportunamente.
La importancia de estos estudios ratifica la importancia de la evaluación de la
eficiencia y eficacia de los controles internos de inventario, ya que el mismo
contribuye al aseguramiento de la permanencia de las existencias en los depósitos o
almacenes, para garantizar el abastecimiento de mercancías en la requisición de
pedidos de clientes potenciales.
En este orden de ideas, un control interno de inventario débil conlleva al mal
funcionamiento de las operaciones haciendo que la información necesaria para la
toma de decisiones no sea confiable, oportuna y realmente efectiva. Por lo tanto se
requiere evaluar los riesgos de control de inventario para evitar posibles sustracciones
de mercancías que conllevan a hechos fraudulentos, por ello la importancia de
realizar la vigilancia, el monitoreo o supervisión de las existencia para evitar el
descontrol de este tipo activo el cual es el primer generador de ingresos para las
empresas comercializadoras.
Reseña Histórica de la Empresa
La empresa Taller de Acumuladores Yépez S.R.L., es una Sociedad Mercantil
constituida en el año de 1996 según Registro Mercantil de la Circunscripción del
Estado Lara bajo el número 56 Tomo 108-A de fecha 11 de septiembre de mil
novecientos noventa y cinco. Se encuentra ubicada en la calle 37 entre avenida 20 y
carrera 21 N° 20-67 de la ciudad de Barquisimeto Estado Lara.
Su objeto económico es la comercialización de acumuladores para toda clase de
vehículos y maquinarias industriales, así como la importación, reconstrucción,
reparación y mantenimiento de todo tipo de acumuladores, además la compra- venta
de repuestos y accesorios para el ramo automotor y cualquier actividad de lícito
comercio.
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Cuenta con un capital social de dos mil bolívares fuertes (Bs. 2.000,00)
divididos y representados en 200 cuotas de participación a razón de Bs. 10,00 c/u. El
capital se encuentra suscrito y pagado totalmente por los socios así: Rafael Antonio
Yépez Urrieta, el cual suscribe 100 cuotas de participación para un total de 1,00 y la
socia, Antonia Rafaela Medina de Yépez la que suscribe y paga la cantidad de 100
cuotas para un total de capital de Bs. 1,00.
Inicialmente, esta empresa tiene su origen a principios del año 1945, cuando es
constituida con el nombre de Taller Yépez, siendo sus fundadores los antes
mencionados socios Rafael Yépez y Antonia Rafaela de Yépez desarrollándose sólo
en el ámbito de ventas al detal y es para el año 1995 cuando deciden constituirse
como empresa bajo la figura de Sociedad de Responsabilidad Limitada, debido a una
nueva administración que es la que actualmente se desempeña.
Visión
Ampliar el reconocimiento hasta ahora obtenido, desarrollando una
organización capaz de asumir retos que diversifique las actividades ofrecidas para así
adquirir nuevos compromisos con la cartera de clientes, ofreciéndoles un servicio
rápido, confiable y seguro, llevado a cabo por su recurso humano, financiero y
tecnológico dispuestos a superar retos.
Misión
Desarrollarse dentro del mercado competitivo como una empresa de
reconocimiento en las actividades de ventas de acumuladores de vehículo y
maquinaria industrial, proponiéndole a su clientela la batería mas indicada para su
vehículos y actualizando sus conocimientos para ofrecer mayor seguridad y eficacia
en el buen funcionamiento del sistema eléctrico automotor; para ello cuenta con un
recurso altamente capacitado y adiestrado en el manejo y servicio, así como ofrecer
mayor atención a la cartera de clientes quienes son la columna vertebral de toda
empresa de servicio.
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Bases Teóricas
Auditoría Operacional
La auditoría operacional evalúa los controles y sistemas de operación de la
gerencia sobre las distintas actividades operativas como las compras, el
procesamiento de los datos, las entradas de mercancías, los despachos, los servicios
administrativos, la publicidad.
Concepto
La auditoría operacional es una evaluación enfocada a detectar problemas en la
ejecución de los procedimientos, revelar dificultades en el adecuado fluir de las
operaciones y proporcionar alternativas a fin de solucionar las deficiencias
encontradas.
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1998), define la auditoría
operacional como: “El servicio que presta el contador público cuando examina ciertos
aspectos administrativos, con la intención de hacer recomendaciones para
incrementar la eficiencia operativa de la entidad”.
También, Pinilla (1996), define la auditoría operacional de la siguiente manera:
“La auditoría operacional es el proceso de investigación que tiene por objeto el examen y evaluación de la planeación, la organización, la dirección y el control de gestión de las operaciones por áreas funcionales o por procesos operativos en las organizaciones; su base son los criterios de economía, eficiencia, efectividad y equidad; su finalidad ,emitir una opinión independiente, de asesoría, a la alta dirección, acerca de la validez del sistema de control interno integral en las entidades auditadas”.
Santillana (2002) en su obra nos dice que es aquella que evalúa la eficiencia,
eficacia y economía con que están siendo utilizados los recursos. Su objetivo es
promover la eficacia en la operación y evaluar la calidad de la operación.
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Con estas definiciones podemos concluir que la auditoría operacional es una
evaluación y revisión parcial o general de las operaciones y procedimientos seguidos
de una empresa, con el propósito principal de auxiliar a la gerencia a eliminar las
deficiencias por medio de la recomendación de medidas correctivas. Promoviendo la
eficiencia de las operaciones y evaluando la calidad de las mismas.
Campo de acción
El campo natural o campo de acción de la auditoría operacional es la
administración de empresas, en todas sus formas y expresiones, técnicas y
tecnológicas. Esto implica que el auditor operacional debe poseer una vasta cultura en
materia económica, administrativa, jurídica y financiera a nivel micro y
macroeconómico, lo cual además, es un factor de éxito profesional. Así pues, el
desempeño de la auditoría operacional debe ser interdisciplinario. Esto quiere decir
que deben participar profesionales que por su formación académica y práctica estén
en condiciones de realizar aportes importantes en los procesos de evaluación
operativa de las organizaciones.
Objetivos
El autor Whittington (1999) nos explicas que las auditorías operacionales en las
organizaciones con frecuencias son realizadas por los auditores internos. Los
principales usuarios de los informes de auditoría operacional son los gerentes de los
diversos niveles, incluida la junta directiva. La alta gerencia necesita tener seguridad
de que cada componente de una organización está trabajando para alcanzar las metas
de éstas. Por ejemplo la gerencia necesita lo siguiente:
1) Evaluaciones del desempeño de la unidad en relación con los objetivos de la
gerencia u otros criterios apropiados.
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2) Seguridad de sus planes (en la forma presentada en las declaraciones de
objetivos, programa, presupuestos, y directrices) son completos, consistentes
y se conocen en los niveles de operación.
3) Información objetiva sobre qué tan bien se llevan a cabo sus planes y políticas
en todas las áreas de operación y sobre oportunidades para mejorar la
efectividad, le eficiencia la economía.
4) Información sobre debilidades en los controles de operación, particularmente
en lo que respecta a posibles fuentes de desperdicios.
5) Reafirmación de que puede dependerse de todos los informes de operación
como una base para tomar decisiones.
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1998), apunta que el objetivo de
la auditoría operacional se materializa al presentar recomendaciones que tiendan a
incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique. Asimismo, sostiene que
existen tres niveles en que el contador público puede participar en apoyo a las
organizaciones, estos son:
a.- En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnóstico de obstáculos).
b.- En la participación para crear o diseñar sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formación.
c.- En la implantación de los cambios e innovaciones. (Implantación de sistemas, etc.)
La auditoría operacional busca detectar problemas y proporcionar bases para
solucionarlos; prever obstáculos a la eficiencia; presentar recomendaciones para
simplificar el trabajo e informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes y todas
aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la
administración de las entidades, en la consecución de la óptima productividad.
33
En la práctica de una auditoría operacional, el contador público se circunscribirá
al primer nivel de apoyo, ya que su participación en los otros dos niveles queda fuera
de la práctica de auditoría operacional. Los niveles segundo y tercero quedan
enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganización, desarrollo
de sistemas y consultoría administrativa.
El auditor operacional, al examinar las funciones de una entidad: investiga,
analiza y evalúa los acontecimientos, es decir, diagnostica obstáculos de la
infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que
tiendan a eliminarlos.
El auditor operacional desempeña un papel de médico general, que diagnostica
las fallas (enfermedades) dando lugar a la participación del especialista, que puede ser
él mismo u otro profesional de la contaduría pública, quien promoverá las soluciones
concretas.
Aplicación de la Auditoría Operacional
Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cuando debe
practicarse la auditoría operacional, si se puede mencionar aquellas que
habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los
consultores, han determinado como más frecuentes:
- Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.
- Cuando se tiene indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones
- Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades.
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1997), afirma que la auditoría
operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; lo
recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores
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frutos. Así puede prepararse un programa cíclico de revisiones en el cual un área sea
revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un examen permanente de
aquellas operaciones que requieren especial atención del monto de recursos invertidos
en ellas o por su criticidad.
Clasificación
La auditoría operacional puede clasificarse, según Pinilla (ob. cit), con base en
los criterios que se exponen a continuación:
Por la modalidad del nombramiento del auditor
a.- Auditoría externa: Es un servicio profesional prestado por una persona natural o
jurídica externa a la organización auditada. Este concepto no puede asociarse
únicamente con el de auditoría financiera, tal como lamentablemente lo vienen
haciendo algunos autores. La auditoría externa debe su nombre, exclusivamente a que
es un servicio prestado por entidades externas a las empresas auditadas.
b.- Auditoría interna: En este caso, el servicio es prestado por personal de planta del
ente auditado. Cuando el servicio de auditoría operacional es interno coincide con el
concepto de auditoría interna porque, actualmente, ésta debe tener el enfoque de la
auditoría operacional. No se trata de que la auditoría operacional sea igual a la
auditoría interna, como algunos autores tratan de insinuarlo: son semejantes entre sí
en algunos aspectos, pero en otros son bien diferentes.
Por ejemplo, la auditoría operacional tiene el mismo objeto de estudio, las
mismas normas y la misma metodología que la auditoría interna, pero se diferencia de
ella en el alcance del trabajo, en la continuidad del mismo, en la modalidad de
nombramiento y en el grado de independencia.
El campo de trabajo de la auditoría interna se compone de todas las áreas
funcionales de las organizaciones. El recurso humano, entonces, debe ser
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interdisciplinario para atender con propiedad los requerimientos tecnológicos y
técnicos en cualquier circunstancia de la vida empresarial.
Por el alcance del trabajo
a.- Auditoría parcial: Es el servicio de auditoría a un área funcional o a una
determinada actividad de una organización.
b.- Auditoría total: Se presenta cuando la auditoría cubre la totalidad de la
organización auditada, se auditan todas las áreas funcionales de la entidad.
Por el grado de continuidad del trabajo
a.- Auditoría temporal o periódica: Este tipo de auditoría se realiza en circunstancias
específicas y en períodos determinados.
b.- Auditoría continua o permanente: En este caso la función de auditoría opera sin
interrupciones dentro de la organización.
Por los objetos auditables
La auditoría operacional tiene como objeto de estudio el proceso administrativo
y las operaciones de las entidades auditadas. Este campo tiende a ser ampliado en
dos, con lo cual se originan dos tipos de auditoría:
a.- Auditoría administrativa o de gestión: Comprende la evaluación del proceso
administrativo y de las operaciones por áreas funcionales con base en los parámetros
de medición denominados economía y eficiencia.
b.- Auditoría de resultados: Trata de evaluar los resultados de la gestión con
base en los parámetros de medición llamados efectividad y equidad.
Es importante destacar que en el ámbito empresarial existe la tendencia a
identificar la auditoría operacional con la auditoría interna y eso no es exacto. Lo que
sucede es que trabajan con una misma metodología, utilizan los mismos parámetros
36
de medición y tienen el mismo objeto de estudio, pero eso no es suficiente para
identificarlas. Aquí se ilustran algunas diferencias:
Diferencias entre auditoría operacional y auditoría interna
Auditoría operacional Auditoría interna
1- Puede ser total o parcial, según el alcance que se establezca.
1- Siempre es total, pues el auditor interno tiene como objeto de trabajo toda la organización.
2- Puede ser externa. 2- Siempre es interna.
3- El auditor operacional externo puede ser una persona natural o jurídica.
3- El auditor interno es una persona natural, empleado de la empresa y al servicio directo interno de la misma.
Normas y técnicas universales
Según lo presenta Pinilla (ob.cit), con base en el marco conceptual que rige las
normas de auditoría, de aceptación general, y las disposiciones legales de cada país;
puede precisarse el siguiente modelo normativo específico para la auditoría
operacional:
Normatividad técnica
La comunidad internacional de auditores ha convenido una serie de normas de
orden técnico para garantizar la calidad del trabajo del auditor.
- Normas personales: El auditor operacional deberá cumplir con las siguientes
normas de índole personal:
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a.- Acreditar suficiente formación académica y ética en el campo de las ciencias
económicas con énfasis en teoría de la gestión moderna y entrenamiento técnico;
b.- Mantener una actitud mental independiente durante el desarrollo del todo el
trabajo;
c.- Ejecutar el proceso de auditoría con el debido cuidado y diligencia
profesionales.
- Normas para la ejecución del trabajo: El auditor operacional debe:
a.- Aplicar los fundamentos teóricos, técnicos y metodológicos del proceso
administrativo en términos de planeación, organización, dirección y control de todas
las actividades requeridas para ejecutar el trabajo de auditoría;
b.- Evaluar el sistema de control interno vigente para identificar las áreas críticas y
diseñar apropiadamente las pruebas de auditoría,
c.- Obtener evidencia suficiente y competente a través de pruebas técnicamente
diseñadas con el objeto de respaldar satisfactoriamente el informe de auditoría.
- Normas para la preparación de informes: El auditor operacional deberá mostrar
lo siguiente:
a.- Si las operaciones se están realizando conforme a las normas legales y técnicas
vigentes;
b.- Si la entidad auditada se gerencia conforme a los lineamientos teóricos y prácticos
de la gestión moderna;
c.- Si los recursos de la empresa auditada se están explotando con base en los criterios
de valoración conocidos como de economía, eficiencia, efectividad y equidad;
38
d.- Si el sistema de control interno asegura confiabilidad en los resultados de los
procesos operativos y promueve el mejoramiento continúo de la calidad y de la
productividad;
e.- Si existen áreas críticas que ameriten implementación en materia de control
interno; para ello deberán formularse oportunamente las recomendaciones pertinentes
acompañadas, en lo posible, de estudios y análisis costo-beneficio, a fin de que la
gerencia cuente con suficientes elementos de juicio para decidir.
Técnicas universales
Las técnicas de auditoría son los instrumentos metodológicos de los que se vale
el auditor para obtener evidencia suficiente y competente durante la ejecución del
proceso de auditoría.
El auditor operacional utiliza normalmente las siguientes técnicas para obtener
evidencias: interrogación, investigación, recálculo, verificación, análisis,
comparación, comprobación, conciliación, confirmación, inspección, observación y
flujogramación, entre otras.
Procedimientos y tipos de pruebas
Los procedimientos o pruebas de auditoría, resultan de la aplicación de ciertas
técnicas de auditoría en la etapa de obtención de información o evidencia para
respaldar los informes.
Pinilla (ob cit), establece que las pruebas que ejecuta un auditor operacional son
de tres tipos: de cumplimiento, sustantivas y de doble propósito o finalidad.
39
De cumplimiento
Las pruebas de cumplimiento tienen como finalidad verificar si el personal está
trabajando con base en los procedimientos operativos y de controles definidos y
aprobados por la dirección y con las disposiciones legales vigentes sobre el particular.
Este tipo de pruebas son muy utilizadas por los auditores operacionales debido a
que la naturaleza de su trabajo está en la evaluación de los procesos operativos.
Aquí los diagramas de flujo detallados constituyen un instrumento de gran
poder para conocer la manera como se están desarrollando los procesos operativos e
identificar los puntos críticos de control, en los cuales el auditor deberá detenerse
para analizar los riesgos más significativos o que atenten sensiblemente contra el
éxito de los resultados de la gestión.
Sustantivas
Las pruebas sustantivas están dirigidas fundamentalmente a examinar y evaluar
las operaciones con base en los lineamientos teóricos modernos de la administración
de negocios y los parámetros de medición de la auditoría operacional: economía,
eficiencia, efectividad y equidad de las operaciones.
Dependiendo del acierto con que se apliquen los criterios de valoración o
parámetros de medición de la auditoría operacional, el auditor podrá entender a fondo
el objeto auditable y formular un diagnóstico deseable.
Tal como se observa, las pruebas de cumplimiento van dirigidas a evaluar los
procedimientos y las pruebas sustantivas, a evaluar básicamente los resultados de
esos procedimientos o de la gestión.
De doble propósito
Las pruebas de doble propósito comprenden la combinación de las pruebas de
cumplimiento y sustantivas. Con este tipo de prueba se examinan y evalúan
40
simultáneamente el grado de cumplimiento de los procedimientos operativos y de
control y el nivel de economía, eficiencia, efectividad y equidad de las operaciones en
las organizaciones, dentro del contexto de los avances modernos de las ciencias
administrativas.
Criterios de valoración
“El auditor operacional se trabaja con base en parámetros de medición o
criterios de valoración coherentes con los avances teóricos modernos de la
administración de negocios”; según lo afirma Pinilla (ob.cit). Tales criterios de
valoración son: la economía, la eficiencia, la efectividad y la equidad.
Economía
El concepto de economía, como parámetro de medición de la auditoría
operacional, implica la formalización de criterios adecuados para la obtención,
control, disposición y utilización de los insumos que entran a los procesos
productivos de bienes y servicios con la finalidad de ejecutar estos procesos a los
menores costos posibles.
La adquisición de los insumos necesarios (materia prima, mano de obra directa
y costos indirectos de fabricación) para los procesos productivos en el caso de
empresas industriales, deberá realizarse teniendo en cuenta los siguientes elementos:
(a) Cantidad adecuada, de acuerdo con los presupuestos elaborados a tal efecto, (b)
Buena calidad de los insumos, (c) Oportunidad de la adquisición, con base en las
necesidades de flujo de producción, y (d) Buenos precios, que no son necesariamente
los más bajos.
Es necesario que los insumos adquiridos se encuentren debidamente
controlados, en cuanto a su protección física, seguridad, disponibilidad y uso, con el
fin de evitar pérdidas, obsolescencia y traumatismos que apunten a deseconomías en
41
los procesos productivos. Esto quiere decir, que una buena gestión debe asegurarse
del adecuado tratamiento de todos los insumos que intervienen en los procesos de
producción, con el objeto de evitar desperdicios o erogaciones innecesarias que
afecten sensiblemente el concepto de economía.
Eficiencia
Existe una estrecha dependencia entre los conceptos de productividad y de
eficiencia debido a que la productividad aumenta por efectos de eficiencia en el
sentido, por ejemplo, de un mejor aprovechamiento de los insumos que intervienen en
los procesos productivos. Esto sucede cuando con los mismos insumos se produce
más o cuando o cuando con menores insumos se produce los mismos. Por otro lado,
el nivel de eficiencia aumenta cuando se incrementa la productividad frente a
determinados estándares de medición o de desempeño.
No obstante, es necesario aclarar que se trata de dos términos lógicamente
relacionados pero muy distintos en su conceptualización técnica. Por un lado, la
productividad es un concepto económico-administrativo que resulta de establecer una
relación producto-insumo, en donde los insumos están dados por todos los elementos
que entran a un proceso productivo; el producto es el resultado del proceso
productivo. Mientras que la eficiencia se expresa como una relación entre
productividad y determinados estándares de medición multiplicada por ciento, pues se
acostumbra a calcular la eficiencia en porcentaje para establecer cuándo se encuentra
en el ciento por ciento, cuándo por encima y cuándo por debajo.
La eficiencia se orienta principalmente a la aplicación de métodos de trabajo
capaces de conducir al mejor desempeño de la actividad gerencial y operativa de
acuerdo con los objetivos, los recursos y las limitaciones de las organizaciones.
42
Refleja la óptima combinación de los insumos que intervienen en los procesos
productivos con el objeto de alcanzar los niveles de rendimiento esperados y de
satisfacer, en la mejor forma posible, a la clientela interna y externa de las empresas,
en términos de lenguaje de planeación estratégica, prospectiva, análisis situacional,
control de calidad total y reingeniería.
Existen dos tipos de restricciones cuando se estudia el concepto de eficiencia en
las organizaciones. Ellos son: (a) La cuantía de los insumos disponibles, y (b) La
capacidad de la organización para transformar adecuadamente esos insumos en bienes
y/o servicios.
Para asegurar un esperado grado de eficiencia administrativa, es imprescindible
que la gerencia identifique la capacidad organizaciones con que cuenta realmente y el
flujo de los insumos disponibles, de acuerdo con las necesidades específicas del
mercado.
La eficiencia favorece tanto a las empresas, como a los trabajadores y a los
clientes de la siguiente manera: (a) Empresa: Genera una mejor imagen; impulsa un
mejor aprovechamiento de los recursos; se obtienen mayores ingresos; se mejoran los
índices de productividad y se obtiene un mayor compromiso del personal en el
alcance de los objetivos de la organización. (b) Trabajadores: Mejora la estabilidad
laboral; crea condiciones favorables de motivación; armoniza la distribución
funcional; mejora el grado de satisfacción en el ejercicio del trabajo; reduce el
esfuerzo laboral y optimiza la energía laboral. (c) Clientes: Se mejora el nivel de su
atención; tienden a disminuirse los costos en la producción o prestación de servicios;
es mayor el grado de satisfacción y disminuyen los requisitos, lo cual aminora el
tiempo de trámites.
Un plan de eficiencia debe proponerse, por lo menos, lo siguiente:
(a) Optimizar la distribución física de todos los recursos de la organización, (b)
Asegurar la calidad de los productos y/o de los servicios prestados, (c) Garantizar un
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régimen de trabajo en el que todas las personas puedan disfrutar de un ambiente
agradable y digno, (d) Establecer una normatividad caracterizada por un buen nivel
de funcionalidad de tal manera que no haya lugar al entorpecimiento de los procesos,
(e) Disponer de un sistema de formularios diseñado a la medida y con una visión de
adecuada simplificación para evitar la circulación de información innecesaria, (f)
Promover la renovación tecnológica como un factor estratégico para asegurar
condiciones reales de competencia en los mercados nacionales e internacionales, (g)
Diseñar una política de recursos humanos acorde con los modernos enfoques y
metodologías de orden administrativo sobre el particular para efectos de asegurar su
optimización en beneficio de la eficiencia organizacional, (h) Asegurar la
oportunidad, cantidad y calidad de los insumos en los flujos operativos de los
procesos como factor de especial relevancia para el mejoramiento de los niveles de
eficiencia en las organizaciones, (i) Diseñar un sistema de control de gestión a la
medida de los requerimientos de la entidad sobre la base de mejorar los índices de
economía, eficiencia, efectividad y equidad en los procesos operativos y en el
resultado de los mismos.
Por otra parte, Blanco (1998), conceptualiza la eficiencia como afirmando que
“el grado de eficiencia viene dado por la relación entre los bienes adquiridos o
producidos o los servicios prestados, por un lado y los recursos utilizados, por otro”.
Igualmente agrega que un desempeño eficiente es aquel que con determinados
recursos obtiene un resultado óptimo, o que con un mínimo de recursos mantiene la
calidad y cantidad de un servicio determinado. Para este autor, el estudio de la
eficiencia comprende: (a) El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o
vendido, en relación con su costo, (b) La comparación de dicho rendimiento con una
norma previamente establecida, (c) Las recomendaciones para mejorar los
rendimientos evaluados.
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Efectividad
El concepto de efectividad se refiere al cumplimiento satisfactorio de los
objetivos preestablecidos por parte de la administración. Cuando el auditor
operacional comprueba que los objetivos alcanzados por la organización se
aproximan o coinciden con los objetivos planeados, puede concluir que la empresa
está experimentando un buen nivel de efectividad.
El auditor operacional debe estar en capacidad de instrumentalizar adecuada y
armónicamente los parámetros de medición de la auditoría operacional: economía,
eficiencia, efectividad y equidad; con el fin de apoderarse a fondo de la realidad
administrativa auditada y de formular un diagnóstico completo y objetivo de la forma
como se está ejecutando el proceso administrativo y operativo en la perspectiva de
asesorar a la alta gerencia.
Asimismo, existe un enfoque evaluativo denominado apreciación del
desempeño, el cual mide el grado de efectividad logrado en una empresa. Esta
metodología evalúa el rendimiento de las personas en todas las etapas del puesto,
tomando en cuenta los resultados obtenidos y las circunstancias que han cercado la
actuación.
Para medir en forma integral la efectividad en las organizaciones, se requiere la
utilización coherente de los dos enfoques metodológicos conocidos y aceptados: la
evaluación del cumplimiento de los objetivos y la evaluación de las operaciones
mediante la apreciación del desempeño.
Asimismo, Blanco (ob.cit), afirma que “existe eficacia cuando una determinada
actividad o servicio obtiene los resultados esperados independientemente de los
recursos utilizados para obtener dichos resultados”. De allí que los conceptos de
efectividad y de eficacia confinan un mismo sentido.
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La eficacia de una entidad se mide por el grado de cumplimiento de los
objetivos planteados; es decir, comparando los resultados reales obtenidos con los
resultados esperados. La evaluación de la eficacia de una entidad no puede realizarse
si no existe un plan, presupuesto o programa, con objetivos claramente definidos y en
forma mensurable.
Equidad
El auditor operacional no puede estar comprometido con intereses ideológicos o
de otra índole que promuevan el desequilibrio social o la injusticia. Su conducta debe
estar siempre apegada a los cánones de la rectitud y, en consecuencia, no podrá
prestarse para violentar el patrimonio y los derechos de los trabajadores, los
empleadores, el Estado y la comunidad en general.
Metodología
El ejercicio de la auditoría insta el dominio de una metodología definida en
forma clara que facilite el proceso de sistematización de todas las actividades
requeridas para diagnosticar acertadamente la realidad objeto de estudio y proponer
las recomendaciones pertinentes. Indiscutiblemente el hecho de instrumentalizar
excelentemente una metodología no asegura el éxito del auditor. Es necesario que el
personal de auditoría cumpla cabalmente con todos los requerimientos de las normas
internacionales de auditoría.
Para el autor Whittington (ob.cit) los pasos para realizar una auditoría
operacional lo define como: 1) definición del propósito, 2) familiarización, 3)
investigación preliminar, 4) desarrollo del programa, 5) trabajo de campo, 6) informe
de hallazgo y 7) seguimiento
Definición del propósito: la declaración general de propósito de una auditoría
operacional incluye generalmente la intención de evaluar el desempeño de una
organización, función o grupo de actividades particular, sin embargo esta declaración
46
general debe ampliarse para especificar en forma precisa el alcance de la auditoría y
la naturaleza del informe. El auditor debe determinar específicamente cuales políticas
y procedimientos deben ser evaluados y como se relacionan éstos con los objetivos
específicos de la organización.
Familiarización: para comenzar una auditoría operacional los auditores deben
obtener un conocimiento completo de los objetivos, la estructura organizacional y las
características de operación de la unidad que está auditando. Este proceso de
familiarización podría comenzar con un estudio de los organigramas, las
descripciones de funciones y las responsabilidades asignadas, las políticas y
directrices de la gerencia y las políticas y procedimientos de operación. En esta etapa,
los auditores pueden leer parte del material publicado disponible sobre el tema para
familiarizarse en forma mas completa posible con las funciones realizadas. Esta
información de antecedente permite al auditor visitar las instalaciones de la
organización y entrevistar al personal supervisor para determinar sus objetivos
específicos, las normas utilizadas para medir el logro de estos objetivos y los
principales problemas encontrados para alcanzarlos. Durante estas visitas, los
auditores también observan las operaciones e inspeccionaran los registros e informes
disponibles.
Investigación Preliminar: las conclusiones preliminares de los auditores sobre los
aspectos críticos de las operaciones y las áreas de problemas potenciales se resumen
mediante una investigación preliminar de los auditores. Esta investigación sirve como
guía para el desarrollo del programa de auditoría.
Desarrollo del programa: el programa de auditoría operacional se hace a la medida
del contrato particular. Éste contiene todas las pruebas y análisis que los auditores
consideren necesarios para evaluar las operaciones de la organización. Con base a la
naturaleza y dificultad del trabajo de auditoría, se asignara al contrato el personal
apropiado, y el trabajo será programado.
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Trabajo de campo: esta fase comprende la ejecución del programa de auditoría
operacional. Los auditores seleccionan las áreas o unidades que serán revisadas para
determinar que tan adecuados son los procedimientos y que tan bien son seguidos.
Aquí los auditores seleccionaran muestras representativas en las transacciones de los
registros y las inspeccionaran para determinar si se han seguido los procedimientos
apropiados y para descubrir la naturaleza y medida de los problemas encontrados. Se
pueden acudir a indagaciones o a la observación directa para quedar satisfecho en
cuanto a la comprensión que tienen los empleados de sus instrucciones y si están
realizando su trabajo en forma esperada.
El análisis es otra parte importante del trabajo de campo. El desempeño real de
la organización se compara con diversos criterios, como presupuestos, metas de
productividad o desempeño por unidades similares. Este análisis proporciona una
base para las recomendaciones de los auditores en relación con el mejoramiento en la
efectividad, la eficiencia y la economía.
A medida que se termina cada fase del trabajo de campo, los auditores resumen
los resultados y evalúan el material reunido. Las deficiencias que parecen ser
significativas se analizan con el supervisor involucrado. Con frecuencia puede
llevarse a cabo la acción correctiva en este momento, aunque el propósito principal de
esta discusión sobre el terreno es asegurarse de que se ha obtenido la información
pertinente.
Durante el trabajo de campo los auditores documentaran la planificación, la
evidencia reunida, el análisis, la interpretación y los hallazgos en sus papeles de
trabajo.
Informe de los hallazgos: al concluir con el trabajo de campo, los auditores deben
resumir sus hallazgos relacionados con los propósitos básicos de la auditoría. El
48
informe incluirá sugerencias de mejoramientos en las políticas y procedimientos
operacionales de la unidad y una lista de situaciones en las cuales el cumplimientote
las políticas y procedimiento existente es menor que el adecuado. Después de haber
terminado el informe de borrador, deben acordar una reunión de salida para revisar
los hallazgos con las personas directamente involucradas en las operaciones
auditadas. La reunión asegura que los auditores tengan una versión precisa y
completa, si hay una pregunta sobre los hechos, se realizara una investigación
adicional hasta que se resuelva cualquier duda. La reunión proporcionara también una
oportunidad para la gerencia afectada considere y lleve a cabo la acción apropiada.
Luego se emite un informe formal para la alta gerencia con cada uno de los
hallazgos encontrados. Éste informe describirá 1) los criterios utilizados para evaluar
la actividad, 2) la condición, es decir, el problema que existe, 3) la causa, 4) el efecto
y 5) recomendaciones para mejorar.
Otra de las metodología utilizadas la simplifica, El Instituto Mexicano de
Contadores Públicos (1998), la cual nos fundamenta la auditoría operacional en tres
pasos: familiarización, investigación y análisis y diagnóstico.
1.- Familiarización:
El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que evaluará
dentro del marco de la empresa que está auditando a través del estudio de:
a.- Los problemas especiales propios de la actividad económica que desarrolla la
empresa y que inciden en la administración de la operación que evalúa.
b.- La infraestructura específica establecida para hacer frente a la administración
de la operación (planeación, organización dirección y control), y
49
c.- Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a través de cartas de
sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o
consultores.
Seguidamente se incluyen algunos lineamientos que permitirán al auditor
sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con la empresa en general y con la
operación particular que evaluará:
A.- Estudio ambiental: En esta primera etapa puede llegarse a obtener
información orientadora de gran importancia que permita diagnosticar las áreas
críticas. Los principales aspectos a investigar son los siguientes:
a.- La importancia que para la empresa representa la operación que se audita,
medida con base en las derivaciones financieras que tendría si se mejorara su
eficiencia;
b.- Indicadores tales como: rotaciones, razones financieras, entre otros;
c.- Estructura de la organización y políticas aplicables a la operación que se
revisa;
d.- Reglamentación nacional, estatal y municipal que rigen las prácticas de
manejo de la operación;
e.- Información de la manera como la competencia resuelve los problemas de
operaciones similares.
B.- Estudio de la gestión administrativa: A este respecto, el auditor debe estudiar
su instrumentación práctica a fin de conocer, en términos generales sus características
y posibles deficiencias.
C.- Visita a las instalaciones: Con la finalidad de observar directamente cómo se
efectúan las operaciones e identificar los síntomas de problemas. Durante este
proceso es lógico que el auditor entre en contacto con funcionarios y empleados que
50
manejan directamente la operación y que, a través de entrevistas informales conozca
de ellos tanto características específicas como problemas inherentes a la operación.
Una vez ejecutada la etapa de familiarización, el auditor estará en capacidad de:
ordenando sus ideas y como fundamento en los hechos que haya observado,
estructurar un programa de trabajo lo suficientemente detallado para entrar a la
siguiente fase de la metodología, de una manera ordenada, estando así en posibilidad
de delegar parte de las investigaciones supervisando su realización.
2.- Investigación y análisis:
El objetivo de esta fase es analizar la información y examinar la documentación
relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de las operaciones. Es en esta fase en
la que se realizan las pruebas de detalle de diferentes tipos, utilizando especialmente
pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio del muestreo estadístico.
El auditor debe cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de
manera tal que en el menor tiempo necesario obtenga la información más objetiva
posible. Esta característica común a cualquier revisión de eficiencia, debe ser
especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar
los resultados de las medidas tomadas para administrar.
Consecuentemente, el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con
interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos lo
elementos necesarios para formarse una opinión de conjunto a fin de que el
diagnóstico final sea lo más objetivo posible. Para lograr esa objetividad, es
recomendable el uso de las siguientes técnicas:
a.- Entrevistas: Es una de las técnicas de mayor uso en la auditoría operacional,
toda vez que a través de ellas se obtiene la información de primera mano respecto de
la operación. Cuando se utiliza esta herramienta deberá cuidarse de:
51
- Planificar las entrevistas para obtener información sobre la ejecución práctica
de las políticas y procedimientos.
- Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuesta más apropiadas
al tipo de evidencia que se desea obtener, determinando el tamaño de la muestra y la
oportunidad de la entrevista. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que
administra las principales actividades así como con el personal de línea, asegurándose
de haber tenido una opinión veraz y significativa de lo que ocurre en la operación.
b.- Evaluación de la gestión administrativa: Una vez realizado en la etapa de
familiarización el estudio preliminar de la planeación, organización, dirección y
control de la operación evaluada, en esta fase se procede a evaluar en detalle su
efectividad y eficacia.
De la planeación debe estudiarse básicamente el grado de efectividad logrado
para anticipar problemas y programar actividades eficientemente; en cuanto a la
organización, de especial interés es la crítica detallada de la estructura de la
organización, la clara definición de las líneas de autoridad y responsabilidad, la
coordinación del o los departamentos encargados de la operación entre sí y con otras
áreas de la empresa, así como los niveles jerárquicos y actitud aparente de los
empleados y funcionarios encargados de la operación; respecto de la dirección,
interesan los indicios que hablen de la calidad directiva de los ejecutivos, la
efectividad del sistema de información que respalda las decisiones de la dirección y la
oportunidad de éstas; en cuanto al control, especial interés tiene para el auditor los
mecanismos de programación y presupuestos, así como su contenido y oportunidad
como instrumentos evaluativos.
c.- Examen de la documentación: El objetivo de esta técnica es coadyuvar a la
verificación objetiva de la información sujeta a análisis o bien la obtención de
algunos datos específicos.
3.- Diagnóstico:
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Luego de estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumarizarán
los hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, reportándose
aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor debe alejarse del
detalle y con base en los hallazgos específicos, ensayar el resumen de los de mayor
relevancia. La siguiente metodología resulta de utilidad en la realización del
diagnóstico:
a.- Fase creativa: Se precisa si los problemas detectados son congruentes con la
realidad de la empresa. Sumarizados los hallazgos se procederá de la siguiente
manera:
- Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que más
convenga a la empresa para la operación evaluada de acuerdo con las circunstancias
que le rodean,
- Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior,
- Considerar el costo-beneficio del modelo diseñado.
b.- Reverificación de hallazgos: El modelo desarrollado y mencionado
anteriormente.
Control Interno
Desde hace tiempo los altos ejecutivos buscan maneras de controlar mejor las
empresas que dirigen. Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el
plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad
establecidos por la empresa y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la
dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así
como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura
para asegurar el crecimiento futuro.
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El control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las
funciones de los empleados y procedimientos establecidos, de tal manera que la
administración de un negocio pueda depender de estos elementos para obtener una
información segura, proteger adecuadamente los bienes de la empresa, así como
promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión a la política prescrita.
Así lo define el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), citado por
Romero (1996): “El control interno comprende el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para
salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su información
financiera, promover eficiencia operacional y provocar adhesión a las políticas
prescritas por la administración.”
Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de
valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el
cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
En este sentido, el control interno se define como un proceso, efectuado por el
personal de una entidad, diseñado para conseguir unos objetivos específicos. La
definición es amplia y cubre todos los aspectos de control de un negocio, pero al
mismo tiempo permite centrarse en objetivos específicos.
De las definiciones anteriores se desprende los objetivos básicos del control
interno, según Romero (ob.cit): (a) Protección de los activos de la empresa; (b)
Obtención de información financiera veraz y confiable; (c) Promoción de eficiencia
en la operación del negocio; (d) Ejecución de las operaciones congruentes con las
políticas establecidas por la administración.
Al cumplimiento los dos primeros objetivos se le conoce como control interno
contable y a los dos últimos como control interno administrativo.
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El control interno contable, comprende el plan de organización de y los
procedimientos y registros financieros que se refieren a la protección de los activos y
la confiabilidad de los registros financieros, consecuentemente están diseñados para
suministrar seguridad razonable en cuanto a: (a) Objetivos de autorización, las
operaciones se realizaran de acuerdo con las autorizaciones generales o específicas de
la administración; (b) Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones, el
cual supone que las operaciones se registran para permitir la preparación de los estado
financieros de conformidad con principios de contabilidad o cualquier otro criterio
aplicables dichos estados, y, para mantener datos a la custodia de los activos; (c)
Objetivos de salvaguardar física, el acceso de los activos solo se permite se acuerdo
con las autorizaciones de la administración; (d) Objetivos de verificación y
evaluación, los datos registrados relativos a la custodia de los activos son comparados
con los activos existentes durante intervalos de razonables y se toman las medidas
apropiadas con respecto de cualquier diferencia.
Por su parte, el control interno administrativo está dirigido a la eficiencia de las
operaciones y el apego a las prácticas de la gerencia.
El sistema de control interno debe estar interrelacionado con todas las
actividades de la organización, debido a que debe incluir las medidas necesarias para
que la gerencia pueda realizar un seguimiento eficaz a todos sus recursos. Para Pérez,
citado por Viloria (2005) “es mucho más que un instrumento dedicado a la
prevención de fraudes o al descubrimiento de errores accidentales en el proceso
contable; constituye una ayuda indispensable para una eficiente administración”
( pág. 82).
Inventario
Brito (2001), define el inventario como: “el conjunto de bienes propiedad de una
empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo
estado en que fueron comprados, o para ser transformado en otros tipos de bienes y
vendidos como tales”
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Otro concepto expresado en la enciclopedia de la contabilidad Océano Centrum
(2001), se menciona: “Es la relación detallada y valorada de todos los elementos que
componen el patrimonio”
En el mismo orden de ideas, Catacora (1998) especifica que el inventario
representa las partidas del activo que son generadoras de ingresos para varios tipos de
empresa, entre los cuales se encuentran las que tienen una actividad de
transformación y las que se dedican a la compra y venta o comercialización. Los
inventarios en las empresas comercializadora, se pueden definir como los artículos
que se encuentran disponibles para la venta y en el caso de una compañía
manufacturera, los productos terminados, en proceso, materias primas y suministros
que se vayan a incorporar a la producción.
Por otra parte, Brito (ob.cit.), expone que las características del inventario deben
ser: (1) Que sea propiedad de la empresa; (2) Que esté destinado a la venta, bien sea
en el mismo estado en que fue comprado, o después de haber sufrido alguna
transformación.
Pérez T. (ob.cit) señala las razones por las cuales los inventarios reciben una
mayor atención entre los distintos rubros incluidos en los estados financieros. Señala
que las razones por las cuales se concede esta especial significación se evidencia en:
(1) Los inventarios, usualmente, constituyen el activo de mayor importancia de una
empresa; (2) Numerosas bases y métodos alternativos para la valuación de los
inventarios han recibido la aprobación de los profesionales de la contaduría pública y
de dependencias gubernamentales fiscalizadoras; (3) La determinación del valor de
los inventarios afecta diariamente al costo de ventas y consecuentemente a la utilidad
del ejercicio; (4) Los inventarios son más susceptibles de errores y manipulaciones de
importancia que cualquier otra categoría de activos; (5) Los niveles rápidamente
cambiantes de precios de los últimos años han llamado la atención sobre la
incoherencia e ineficiencia de los métodos convencionales de contabilización de
inventario; (6) La verificación de cantidades, condiciones y valores de los inventarios
56
es una labor más compleja y difícil que la verificación de la mayor parte de los
elementos de la situación financiera.
Es preciso mencionar que la administración es quien toma, determina y
supervisa el inventario, esta actividad es llevada a cabo para determinar la cantidad,
condición y valor de sus mercancías.
Control Interno del Inventario
Un buen control interno en los inventarios constituye un buen pilar no solo de la
información sobre las cantidades en existencias y su valuación sino de su
localización, clase y la eficiente utilización del capital invertido.
Las pérdidas por la excesiva acumulación de inventarios y su deterioro por
haber estado almacenado largo tiempo pueden ser consecuencia del mal control de
materiales en bodega, y propiciar, por otra parte, nuevas compras del todo
innecesarias para las necesidades urgentes. Si la administración no es informada en
forma regular y precisa sobre las cantidades y localización de los bienes en
existencias, el desperdicio e insuficiencia resultantes de esta situación, pueden ser
mayores que las pérdidas generadas por robos.
De este modo, un buen control interno constituye un medio por el cual se
proporciona información precisa para la valuación de los inventarios, así como la
correcta información respecto de las cantidades en existencias. Controles internos
deficientes pueden ocasionar pérdidas, propiciar que la administración utilice
información errónea en cuanto a costo para establecer precios de venta y tomar
decisiones basadas en los márgenes de utilidad reportados.
Si las cuentas no proporcionan un panorama realista del costo de inventario en
existencia, del costo de los productos manufacturados y del costo de los bienes
vendidos, los estados financieros pueden ser muy engañosos, tanto con respecto a las
utilidades como a la posición financiera. Toraño (1999).
57
Brito (ob.cit.) indica que el inventario generalmente representa el rubro de
mayor volumen del activo circulante. Al respecto enumera algunas de las normas de
control interno mas utilizadas: (1) Las mercancías deben estar protegidas contra
perdidas por robo, manteniéndolas en inmuebles debidamente cerrados con sistemas
seguros a donde solo podrán acceder las persona autorizadas. El almacén debe estar
en unas condiciones tales que eviten el deterioro físico de la mercancía; (2) Cuando
una mercancía ingrese al almacén, debe ser pesada, contada o medida y el resultado
obtenido, comparado con lo expresado en la documentación que la acompaña (factura
o nota de entrega del vendedor en caso de mercancía comprada a terceros o el
informe de producción si se trata de mercancía fabricada por la propia empresa); (3)
En los casos de despacho, solo se entregará mercancía mediante la presentación de
requisiciones u ordenes de despacho prenumeradas y debidamente autorizadas; (4)
Deben ser llevados registros de inventario continuo en cuanto a cantidades y valores
de todas las mercancías; (5) Los registros de inventario continuo deben ser
periódicamente cuadrados con la cuenta de control respectiva; (6) Deben ser llevados
registros especiales adecuados para controlar la mercancía enviada en consignación,
en poder de terceros para procesar, en almacenadotas públicas, así como para
controlar aquellas recibidas en consignación o en calidad de préstamo,
manteniéndolas segregadas de las que si son propiedad de l empresa, (7) Las personas
que lleven el mayor auxiliar de almacén, deben ser diferentes a las encargadas de
custodiar la existencia de mercancías; (8) El mayor auxiliar de almacén deben ser
periódicamente revisado con el objeto de encontrar mercancías obsoletas o de poco
movimiento; (9) Periódicamente deben hacerse un conteo físico de todas las
existencias y los resultados deben ser comprados con el mayor auxiliar de almacén y
con las cuentas de control respectivas.
Por otra parte, Catacora (1998) explica que los inventarios pueden clasificarse
en atención a dos principales empresas:
Empresas Comerciales: Se caracterizan por tener una actividad de compra y
venta de bienes y no tienen un proceso de transformación del activo adquirido, por
58
esta razón los costos de los bienes estarán determinados por su precio de factura más
cualquier otro costo relacionado con su adquisición. Para este tipo de empresas, se
refiere a inventarios de mercancías o inventario para la venta. En el segundo tipo de
empresas,
Empresas manufactureras: Manejan una mayor variedad o diversidad de
inventarios, los cuales responden al tipo de actividad que tienen los diferentes tipos
de inventarios que se pueden identificar en los siguientes:
Los tipos de inventario, dependen de la empresa a la que pertenezca, en tal
sentido Catacora (ob.cit), propone la siguiente clasificación:
Inventario de Mercancía: Este tipo de inventario está formado por los bienes
que adquiere una empresa comercializadora y en los cuales se deben incorporar todos
los costos relacionados con la compra o adquisición de dichos bienes.
Inventario de Productos Terminados: Estos están formados por los bienes que
se originan de la transformación de materias primas y la incorporación de otros costos
como la mano de obra directa y costos indirectos de producción. Este tipo de
inventario se origina en empresas con procesos de manufactura o transformación.
Inventario de Productos en Proceso: Este tipo de inventario corresponden a
costos incorporados en empresas de manufactura y que están formados por: (1)
Materia prima; (2) Mano de obra directa; (3) Costos indirectos de producción
Inventario de Materia Prima: La materia prima está constituida por los
insumos que han sido adquiridos con el objeto de fabricar o producir bienes y que
forman de manera importante el producto terminado
Otros inventarios: Otras partidas que igualmente aparecen en el rubro de
inventario son: (1) Suministro de Fábrica; (2) Material de Empaque; (3) Mercancía en
Transito.
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Para este estudio solo se requieren considerar el inventario de mercancías
porque es propio de aquellas empresas que se dedican a la simple compra-venta de
mercancías (Empresas Comercializadora), cuya empresa en estudio presenta esta
característica.
Decisiones sobre inventario
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel
excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel
inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a
las demandas de ventas y producción (Alto costo por falta de existencia).
Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando
intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos
decisiones se hacen para cada artículo en el inventario: (1) Que cantidad de un
artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a reabastecer; (2) Cuando
reabastecer el inventario de ese artículo.
Sistemas de Control de Inventario
Los sistemas de Control de Inventario se clasifican en:
Sistema de Inventario Periódico:
Es básicamente utilizado por empresas pequeñas o medianas. Por este sistema,
solo puede conocerse el monto del inventario después de haber procedido a realizar
un conteo físico de las existencias a una fecha determinada y luego valorarlas.
Este sistema es llevado una sola vez al año, al final del período contable, y tal
información se hace indispensable para la determinación de la utilidad o pérdida que
la empresa tuvo en el ejercicio que finaliza a esa fecha. Este sistema no permite
conocer cuanto se está ganando o perdiendo en forma bruta cada vez que la empresa
60
utiliza una venta en caso de conocer resultados mensuales, debe utilizar cualesquiera
de los sistema de estimación
Al respecto Pérez (1999) señala que los registros de inventario perpetuos
muestran siempre la cantidad de bienes en existencia, proporcionando así información
esencial para la aplicación de inteligentes políticas de compra, venta y planeación de
producción. Con esos registros es posible guiar el abastecimiento de materiales y
establecer puntos máximos y mínimos de cada partida estándar almacenada.
La utilización de máximos y mínimos como guía para nuevos pedidos no deja
en manos de un solo empleado la función de compra, ni elimina la necesidad de
revisar las decisiones de fincar pedidos.
Continua este autor que los registros de inventario perpetuo desalientan el robo
y el desperdicio de inventario, porque los almacenistas y otros empleados están
conciente del control sobre los bienes logrado por la continua verificación de
mercancía recibida, embarcada y en existencia. No existe otro medio adecuado para
garantizar que las cifras de los libros sean precisas.
Sistema de Inventario Continuo o Permanente:
Este sistema de inventario continuo permite determinar en cualquier momento la
cantidad física de cada tipo de artículo que la empresa posee de inventario, así como
su costo. Es un sistema de fácil aplicación, mediante la cual se le da entrada o se
carga a inventarios cada vez que se compra mercancías se le da salida o se abona a
esa misma cuenta por cada venta que la empresa haga.
Ese movimiento se lleva tanto en unidades como en bolívares, procediendo
determinar el saldo cada vez que se realiza una transacción, manteniéndolo
actualizado continuamente.
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Método para el Control del Inventario Continuo:
Para el control de los inventarios existen varios métodos, tanto en unidades
como en su costo.
Entre los más utilizados se encuentran los siguientes: (a) Método de Primeras
Entradas, Primeras Salidas (PEPS); (b) Método de Ultimas Entradas, primeras Salidas
(UEPS); (c) Método de Promedio Móvil; (d) Método de Costo Promedio Ponderado;
(e) Método de Costo Promedio Simple.
Método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS):
Método conocido también como método FIFO (First In First Out) cuyas
palabras lo identifican en ingles, este método se basa en que las unidades que vayan
saliendo del almacén, irán siendo costeadas a los precios a los cuales fueron hechas
las primeras compras.
Se considera conveniente este método porque da lugar a una valuación del
inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el
inventario está integrado por las compras mas recientes y esta valorizado a los costos
también mas recientes, la valorización sigue entonces la tendencia del mercado.
Método Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS):
También conocido como LIFO, que representan la iniciales de la palabra inglesa
que identifican este método: Last in, First Out.
Este método consiste en dar salida primero a los costos a los que se hicieron las
últimas compras. Esto trae como consecuencia que los inventarios que van quedando,
estarán valorados a los costos de las primeras compras.
Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos citar el
reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos. Estos implica
que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida se aplicarán los últimos
62
precios de compra, y en economías como la nuestra, se ha demostrado que los precios
tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios
menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el
pago de impuestos sobre la renta será menor.
De este modo, la valuación del inventario final de cada periodo genera un monto
menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación, pues se utilizan
los precios más viejos de compra según el extracto a que se refiere.
Método de Promedio Móvil:
Este método de control de inventario tiene como características principal las
siguientes: (a) Cada vez que entra en el almacén un lote de mercancía, el costo
unitario del saldo resultante, debe ser recalculado; (b) Las existencias físicas es
presentada en un solo total, en vez de estar segregando en lotes según el orden de
entrada; (c) El costeo de las unidades que van saliendo, se hace en base al costo
promedio calculado en el saldo inmediatamente anterior.
En resumen, tal como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la
base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de
artículos adquiridos o producidos. El costo de los artículos disponibles para la venta
se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta. El promedio
resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final.
Método de Costo Promedio Ponderado:
Es uno de los métodos de valuación de inventarios poco usado. Para la
determinación del costo promedio aritmético ponderado se procede de la siguiente
manera: (1) Se suman las unidades que se ha dispuesto en el período. Es decir, el
saldo inicial más las compradas, después de deducir las devoluciones; (2) Se suman
los respectivos costos; (3) Se divide el costo total entre el total de unidades.
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Método de Costo Promedio Simple:
Consiste en la determinación de un costo unitario promedio, calculado como
sigue: (1) Se suman los costos unitarios tanto del inventario inicial como de las
diferentes compras hechas en un periodo; (2) El total obtenido, redivide entre el
número departidas sumadas.
Criterios de Valoración de Inventarios
La enciclopedia de la Auditoría I (ob.cit) define algunos términos relacionados
con la valoración de los inventarios así como las normas de valoración general y las
correcciones valorativas necesarias para determinar el valor real del inventario.
Precio de adquisición: es la cantidad de dinero que hemos tenido que pagar por
los objetos que posee la empresa
Precio de Costo: es la cantidad de dinero que nos ha costado producir los
objetos que integran el activo de la empresa.
Precio de Venta: es el valor monetario que pensamos obtener de los productos
fabricados al venderlos.
Precio de mercado: es la cantidad de dinero que se paga por un producto en el
mercado en un momento determinado.
Valor de Capitalización: es el valor que le damos atendiendo a la utilidad que
reporta para la empresa un bien determinado. Para capitalizar, debemos asignar a esta
utilidad un capital que un tipo de interés determinado, produzca la misma suma que
asignamos a la valoración de la utilidad. Uno de los procedimientos seguidos es el de
capitalizar a interés simple; por ejemplo
Precio de reposición: Es el costo (por compra o fabricación) que se prevé para
cuando se tenga que adquirir un elemento inventariado susceptible de ser sustituido o
renovado.
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Nuevamente la enciclopedia de la Auditoría I (ob.cit) explica que las normas de
valoración están clasificadas en:
Generales: (a) Los bienes comprendidos en las existencias deben valorarse al
precio de adquisición o al coste de producción; (b) El precio de adquisición
comprenderá el consignado en facturas mas todos los gastos adicionales que se
produzcan hasta que los bienes se hallen en el almacén, tales como transporte,
aduanas, seguros, etc. El importe de los impuestos indirectos que gravan la
adquisición de las existencia sólo incluirá en el precio de adquisición cuando dicho
importe no sea recuperable directamente de la Hacienda Pública; (c) El coste de
producción se determinara añadiendo al precio de adquisición de las materias primas
y otras materias consumibles los costes directamente imputables al producto.
También deberá añadirse la parte que razonablemente corresponda de los costes
indirectamente imputables a los productos de que se trate, en la medida en que tales
costes correspondan al periodo de fabricación.
Correcciones Valorativas: Cuando el valor de mercado de un bien sea inferior a
su precio de adquisición o a su coste de producción, procederá efectuar correcciones
de valorativas, dotando a tal efecto la pertinente provisión, cuando la depreciación sea
reversible. Si la depreciación fuera reversible, se tendrá en cuenta tal circunstancia a
la hora de valorar las existencias.
A estos efectos se entenderá por valor de mercado:
Materias Primas: su precio de reposición, o el valor neto de realización si fuese
menor.
Mercaderías y productos terminados: Su valor de realización, deducidos los
gastos de comercialización que correspondan.
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Productos en curso: El valor de realización de los productos terminados
correspondientes, deducidos la totalidad de los costes de fabricación pendientes de
incurrir y los gastos de comercialización.
Norma Internacional de Contabilidad nº 2 (NIC 2)
El Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (International Accounting Satandards Borrad (ISBB) órgano regulador de la contabilidad y la información financiera establece la NIC-2 referente a los inventarios la cual se detallan a continuación:
Existencias
Esta Norma revisada sustituye a la NIC 2 (revisada en 1993) Existencias, y se aplicará en los ejercicios anuales que comiencen a partir del 1 de enero de 2005. Se aconseja su aplicación anticipada.
Objetivo
1. El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias.
Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que
debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes
ingresos ordinarios sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la
determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto
del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros
al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste
que se utilizan para atribuir costes a las existencias.
Alcance
2. Esta Norma será de aplicación a todas las existencias, excepto a:
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(a) la obra en curso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los
contratos de servicio directamente relacionados (véase la NIC 11, Contratos
de construcción);
(b) los instrumentos financieros; y
(c) los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos
agrícolas en el punto de cosecha o recolección (véase la NIC 41,
Agricultura).
3. Esta Norma no será de aplicación para la valoración de las existencias mantenidas
por:
(a) Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la
cosecha o recolección, así como de minerales y productos minerales,
siempre que sean medidos por su valor neto realizable, de acuerdo con
prácticas bien consolidadas en esos sectores. En el caso de que esas
existencias se midan al valor neto realizable, los cambios en este valor se
reconocerán en el resultado del ejercicio en que se produzcan dichos
cambios.
(b) Intermediarios que comercien con materias primas cotizadas, siempre que
valoren sus existencias al valor razonable menos los costes de venta. En el
caso de que esas existencias se contabilicen por un importe que sea el valor
razonable menos los costes de venta, los cambios en dicho importe se
reconocerán en el resultado del ejercicio en que se produzcan los mismos.
4. Las existencias a que se ha hecho referencia en el apartado (a) del párrafo 3 se
valoran por su valor neto realizable en ciertas fases de la producción. Ello ocurre, por
ejemplo, cuando se hayan recogido las cosechas agrícolas o se hayan extraído los
minerales, siempre que su venta esté asegurada por un contrato a plazo sea cual fuere
su tipo o garantizada por el gobierno, o bien cuando exista un mercado activo y el
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riesgo de fracasar en la venta sea mínimo. Esas existencias se excluyen únicamente
de los requerimientos de valoración establecidos en esta Norma.
5. Los intermediarios que comercian son aquéllos que compran o venden materias
primas cotizadas por cuenta propia o bien por cuenta de terceros. Las existencias a
que se ha hecho referencia en el apartado (b) del párrafo 3 se adquieren,
principalmente, con el propósito de venderlas en un futuro próximo y generar
ganancias procedentes de las fluctuaciones en el precio o un margen comercial.
Cuando esas existencias se contabilicen por su valor razonable menos los costes de
venta, quedarán excluidas únicamente de los requerimientos de valoración
establecidos en esta Norma.
Definiciones
6. Los siguientes términos se usan, en la presente Norma, con el significado que a
continuación se especifica:
Existencias son activos:
(a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación;
(b) en proceso de producción de cara a esa venta; o
(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción o en el suministro de servicios.
Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso
normal de la explotación, menos los costes estimados para terminar su
producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.
Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o
cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que
realizan una transacción en condiciones de independencia mutua.
7. El valor neto realizable hace referencia al importe neto que la entidad espera
obtener por la venta de las existencias, en el curso normal de la explotación. El valor
68
razonable refleja el importe por el cual esta misma existencia podría ser
intercambiada en el mercado, entre compradores y vendedores interesados y
debidamente informados. El primero es un valor específico para la entidad, mientras
que este último no. El valor neto realizable de las existencias puede no ser igual al
valor razonable menos los costes de venta.
8. Entre las existencias también se incluyen los bienes comprados y almacenados para
revender, entre los que se encuentran, por ejemplo, las mercaderías adquiridas por un
minorista para revender a sus clientes, y también los terrenos u otras inversiones
inmobiliarias que se tienen para ser vendidos a terceros. También son existencias los
productos terminados o en curso de fabricación por la entidad, así como los
materiales y suministros para ser usados en el proceso productivo. En el caso de un
prestador de servicios, tal como se describe en el párrafo 19, las existencias incluirán
el coste de los servicios para los que la entidad aún no haya reconocido el ingreso
ordinario correspondiente (véase la NIC 18 Ingresos ordinarios).
Valoración de las existencias
9. Las existencias se valorarán al menor de: el coste o el valor neto realizable.
Coste de las existencias
10. El coste de las existencias comprenderá todos los costes derivados de la
adquisición y transformación de las mismas, así como otros costes en los que se haya
incurrido para darles su condición y ubicación actuales.
Costes de adquisición
11. El coste de adquisición de las existencias comprenderá el precio de compra, los
aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente
de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costes
69
directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los
servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se
deducirán para determinar el coste de adquisición.
Costes de transformación
12. Los costes de transformación de las existencias comprenderán aquellos costes
directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra
directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los
costes indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las
materias primas en productos terminados. Costes indirectos fijos son todos aquéllos
que permanecen relativamente constantes, con independencia del volumen de
producción, tales como la amortización y mantenimiento de los edificios y equipos de
la fábrica, así como el coste de gestión y administración de la planta. Costes
indirectos variables son todos aquéllos que varían directamente, o casi directamente,
con el volumen de producción obtenida, tales como los materiales y la mano de obra
indirecta.
13. El proceso de distribución de los costes indirectos fijos a los costes de
transformación se basará en la capacidad normal de trabajo de los medios de
producción. Capacidad normal es la producción que se espera conseguir en
circunstancias normales, considerando el promedio de varios ejercicios o temporadas,
y teniendo en cuenta la pérdida de capacidad que resulta de las operaciones previstas
de mantenimiento. Puede usarse el nivel real de producción siempre que se aproxime
a la capacidad normal. La cantidad de coste indirecto fijo distribuido a cada unidad de
producción no se incrementará como consecuencia de un nivel bajo de producción, ni
por la existencia de capacidad ociosa. Los costes indirectos no distribuidos se
reconocerán como gastos del ejercicio en que han sido incurridos. En periodos de
producción anormalmente alta, la cantidad de coste indirecto distribuido a cada
70
unidad de producción se disminuirá, de manera que no se valoren las existencias por
encima del coste. Los costes indirectos variables se distribuirán, a cada unidad de
producción, sobre la base del nivel real de uso de los medios de producción.
14. El proceso de producción puede dar lugar a la fabricación simultánea de más de
un producto. Este es el caso, por ejemplo, de la producción conjunta o de la
producción de productos principales junto a subproductos. Cuando los costes de
transformación de cada tipo de producto no sean identificables por separado, se
distribuirá el coste total entre los productos, utilizando bases uniformes y racionales.
La distribución puede basarse, por ejemplo, en el valor de mercado de cada producto,
ya sea como producción en curso, en el momento en que los productos comienzan a
poder identificarse por separado, o cuando se complete el proceso productivo. La
mayoría de los subproductos, por su propia naturaleza, no poseen un valor
significativo. Cuando este sea el caso, se medirán frecuentemente por su valor neto
realizable, deduciendo esa cantidad del coste del producto principal. Como resultado
de esta distribución, el importe en libros del producto principal no resultará
significativamente diferente de su coste.
Otros costes
15. En el cálculo del coste de las existencias, se incluirán otros costes, en el, siempre
que se hubiera incurrido en ellos para dar a las mismas su condición y ubicación
actuales. Por ejemplo, podría ser apropiado incluir como coste de las existencias,
algunos costes indirectos no derivados de la producción o los costes del diseño de
productos para clientes específicos.
16. Son ejemplos de costes excluidos del coste de las existencias, y por tanto
reconocidos como gastos del ejercicio en el que se incurren, los siguientes:
71
(a) las cantidades anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros
costes de producción;
(b) los costes de almacenamiento, a menos que esos costes sean necesarios en el
proceso productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior;
(c) los costes indirectos de administración que no hayan contribuido a dar a las
existencias su condición y ubicación actuales; y
(d) los costes de venta.
17. En la NIC 23 Costes por intereses, se identifican las limitadas circunstancias en
las que los costes financieros se incluirían en el coste de las existencias.
18. Una entidad puede adquirir existencias con pago aplazado. Cuando el acuerdo
contenga de hecho un elemento de financiación, como puede ser, por ejemplo, la
diferencia entre el precio de adquisición en condiciones normales de crédito y el
importe pagado, este elemento se reconocerá como gasto por intereses a lo largo del
periodo de financiación.
Coste de las existencias para un prestador de servicios
19. En el caso de que un prestador de servicios tenga existencias, las valorará por los
costes que suponga su producción. Estos costes se componen fundamentalmente
mano de obra y otros costes del personal directamente involucrado en la prestación
del servicio, incluyendo personal de supervisión y otros costes indirectos
distribuibles. La mano de obra y los demás costes relacionados con las ventas, y con
el personal de administración general, no se incluirán en el coste de las existencias,
pero se contabilizarán como gastos del ejercicio en el que se hayan incurrido. Los
costes de las existencias de un prestador de servicios no incluirán márgenes de
72
ganancia ni costes indirectos no distribuibles que, a menudo, se tienen en cuenta en
los precios facturados por el prestador de servicios.
Coste de los productos agrícolas recolectados de activos biológicos
20. De acuerdo con la NIC 41 Agricultura, las existencias que comprenden productos
agrícolas, que la entidad haya cosechado o recolectado de sus activos biológicos, se
valorarán, para su reconocimiento inicial, por el valor razonable menos los costes
estimados en el punto de venta, considerados en el momento de su cosecha o
recolección. Este será el coste de las existencias en esa fecha, para la aplicación de la
presente Norma.
Sistemas de valoración de costes
21. Los sistemas para la determinación del coste de las existencias, tales como el
método del coste estándar o el método de los minoristas, podrán ser utilizados por
conveniencia siempre que el resultado de aplicarlos se aproxime al coste. Los costes
estándares se establecerán a partir de niveles normales de consumo de materias
primas, suministros, mano de obra, eficiencia y utilización de la capacidad. En este
caso, las condiciones de cálculo se revisarán de forma regular y, si es preciso, se
cambiarán los estándares siempre y cuando esas condiciones hayan variado.
22. El método de los minoristas se utiliza a menudo, en el sector comercial al por
menor, para la valoración de existencias, cuando haya un gran número de artículos
que rotan velozmente, que tienen márgenes similares y para los cuales resulta
impracticable utilizar otros métodos de cálculo de costes. En este método, el coste de
las existencias se determinará deduciendo, del precio de venta del artículo en
cuestión, un porcentaje apropiado de margen bruto. El porcentaje aplicado tendrá en
73
cuenta la parte de las existencias que se han marcado por debajo de su precio de venta
original. A menudo se utiliza un porcentaje medio para cada sección o departamento
comercial.
Fórmulas del coste
23. El coste de las existencias de productos que no sean habitualmente
intercambiables entre sí, así como de los bienes y servicios producidos y segregados
para proyectos específicos, se determinará a través del método de identificación
específica de sus costes individuales.
24. La identificación específica del coste significa que cada tipo de coste concreto se
distribuirá entre ciertas partidas identificadas dentro de las existencias. Este
procedimiento será el tratamiento adecuado para aquellos productos que se segreguen
para un proyecto específico, con independencia de que hayan sido producidos por la
entidad o comprados en el exterior. Sin embargo, la identificación específica de
costes resultará inadecuada cuando, en las existencias, haya un gran número de
productos que sean habitualmente intercambiables. En estas circunstancias, el método
para seleccionar qué productos individuales van a permanecer en la existencia final,
podría ser utilizado para obtener efectos predeterminados en el resultado del ejercicio.
25. El coste de las existencias, distintas de las tratadas en el párrafo 23, se asignará
utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o coste medio
ponderado. La entidad utilizará la misma fórmula de coste para todas las existencias
que tengan una naturaleza y uso similares dentro de la misma. Para las existencias
con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de fórmulas
de coste también diferentes.
26. Por ejemplo, dentro de la misma entidad, las existencias utilizadas en un
segmento del negocio pueden tener un uso diferente del que se da al mismo tipo de
existencias, en otro segmento del negocio. Sin perjuicio de lo anterior, la diferencia
74
en la ubicación geográfica de las existencias (o en las reglas fiscales
correspondientes) no es, por sí misma, motivo suficiente para justificar el uso de
fórmulas de coste diferentes.
27. La fórmula FIFO, asume que los productos en existencias comprados o
producidos antes, serán vendidos en primer lugar y, consecuentemente, que los
productos que queden en la existencia final serán los producidos o comprados más
recientemente. Si se utiliza el método o fórmula del coste medio ponderado, el coste
de cada unidad de producto se determinará a partir del promedio ponderado del coste
de los artículos similares, poseídos al principio del ejercicio, y del coste de los
mismos artículos comprados o producidos durante el ejercicio. Se puede calcular el
promedio periódicamente o después de recibir cada envío adicional, dependiendo de
las circunstancias de la entidad.
Valor neto realizable
28. El coste de las existencias puede no ser recuperable en caso de que las mismas
estén dañadas, si han devenido parcial o totalmente obsoletas, o bien si sus precios de
mercado han caído. Asimismo, el coste de las existencias puede no ser recuperable si
los costes estimados para su terminación o su venta han aumentado. La práctica de
rebajar el saldo, hasta que el coste sea igual al valor neto realizable, es coherente con
el punto de vista según el cual los activos no se valorarán en libros por encima de los
importes que se espera obtener a través de su venta o uso.
29. Generalmente, la rebaja del valor hasta alcanzar el valor neto realizable, se
calculará para cada partida de las existencias. En algunas circunstancias, sin embargo,
podría resultar apropiado agrupar partidas similares o relacionadas. Este puede ser el
caso de las partidas de existencias relacionadas con la misma línea de productos, que
tengan propósitos o usos finales similares, se produzcan y vendan en la misma área
75
geográfica y no puedan ser, por razones prácticas, evaluadas separadamente de otras
partidas de la misma línea. No será apropiado realizar las rebajas del valor a partir de
partidas que reflejen clasificaciones completas de las existencias, por ejemplo sobre
la totalidad de los productos terminados, o sobre todas las existencias en una
actividad o segmento geográfico determinados. Los prestadores de servicios
acumulan, generalmente, sus costes en relación con cada servicio para el que se
espere cargar un precio separado al cliente. Por tanto, cada servicio así identificado se
tratará como una partida separada.
30. Las estimaciones del valor neto realizable se basarán en la información más fiable
de que se disponga, en el momento de hacerlas, acerca del importe por el que se
espera realizar las existencias. Estas estimaciones tendrán en consideración las
fluctuaciones de precios o costes relacionados directamente con los hechos
posteriores al cierre, en la medida que esos hechos confirmen condiciones existentes
al final del ejercicio.
31. Al hacer las estimaciones del valor neto realizable, se tendrá en consideración el
propósito para el que se mantienen las existencias. Por ejemplo, el valor neto
realizable del importe de existencias que se tienen para cumplir con los contratos de
venta o de prestación de servicios, se basará en el precio que figura en el contrato en
cuestión. Si los contratos de ventas son por una cantidad inferior a la reflejada en
existencias, el valor neto realizable del exceso se determinará sobre la base de los
precios generales de venta. Pueden aparecer provisiones o pasivos contingentes por
contratos de venta firmes que excedan las cantidades de productos en existencia, o
bien de productos que vayan a obtenerse por contratos de compra firmes. Estas
provisiones o pasivos contingentes se tratarán contablemente de acuerdo con la NIC
37 Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes.
76
32. No se rebajará el valor de las materias primas y otros suministros, mantenidos
para su uso en la producción de existencias, para situar su importe en libros por
debajo del coste, siempre que se espere que los productos terminados a los que se
incorporen sean vendidos al coste o por encima del mismo. Sin embargo, cuando una
reducción, en el precio de las materias primas, indique que el coste de los productos
terminados excederá a su valor neto realizable, se rebajará su importe en libros hasta
cubrir esa diferencia. En estas circunstancias, el coste de reposición de las materias
primas puede ser la mejor medida disponible de su valor neto realizable.
33. Se realizará una evaluación del valor neto realizable en cada ejercicio posterior.
Cuando las circunstancias, que previamente causaron la rebaja del valor, hayan
dejado de existir, o cuando exista una clara evidencia de un incremento en el valor
neto realizable como consecuencia de un cambio en las circunstancias económicas, se
revertirá el importe de la misma, de manera que el nuevo valor contable sea el menor
entre el coste y el valor neto realizable revisado. Esto ocurrirá, por ejemplo, cuando
un artículo en existencias, que se contabilicen por su valor neto realizable porque ha
bajado su precio de venta, esté todavía en existencias de un ejercicio posterior y su
precio de venta se haya incrementado.
Reconocimiento como un gasto
34. Cuando las existencias sean enajenadas, el importe en libros de las mismas se
reconocerá como un gasto del ejercicio en el que se reconozcan los correspondientes
ingresos ordinarios. El importe de cualquier rebaja de valor, hasta alcanzar el valor
neto realizable, así como todas las demás pérdidas en las existencias, se reconocerán
en el ejercicio en que ocurra la rebaja o la pérdida. El importe de cualquier reversión
de la rebaja de valor que resulte de un incremento en el valor neto realizable, se
reconocerá como una reducción en el valor de las existencias, que hayan sido
reconocidas como gasto, en el ejercicio en que la recuperación del valor tenga lugar.
77
35. El coste de ciertas existencias puede ser incorporado a otras cuentas de activo, por
ejemplo las existencias que se empleen como componentes de los trabajos realizados,
por la entidad, para los elementos del inmovilizado material. El valor de las
existencias distribuido a otros activos de esta manera, se reconocerá como gasto a lo
largo de la vida útil de los mismos.
Información a revelar
36. En los estados financieros se revelará la siguiente información:
(a) las políticas contables adoptadas para la valoración de las existencias,
incluyendo la fórmula de valoración de los costes que se haya utilizado;
(b) el importe total en libros de las existencias, y los importes parciales según
la clasificación que resulte apropiada para la entidad;
(c) el importe en libros de las existencias que se contabilicen por su valor
razonable menos los costes de venta;
(d) el importe de las existencias reconocido como gasto durante el ejercicio;
(e) el importe de las rebajas de valor de las existencias que se haya
reconocido como gasto en el ejercicio, de acuerdo con el párrafo 34;
(f) el importe de las reversiones en las rebajas de valor anteriores, que se
haya reconocido como una reducción en la cuantía del gasto por existencias
en el ejercicio, de acuerdo con el párrafo 34;
(g) las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión de las
rebajas de valor, de acuerdo con el referido párrafo 34; y
(h) el importe en libros de las existencias pignoradas en garantía del
cumplimiento de deudas.
37. La información acerca del importe en libros de las diferentes clases de
existencias, así como la variación de dichos importes en el ejercicio, resultará de
78
utilidad a los usuarios de los estados financieros. Una clasificación común de las
existencias es la que distingue entre mercaderías, suministros para la producción,
materias primas, productos en curso y productos terminados. Las existencias de un
prestador de servicios pueden ser descritas, simplemente, como productos en curso.
38. El importe de las existencias reconocido como gasto durante el ejercicio,
denominado generalmente coste de las ventas, comprenderá los costes previamente
incluidos en la valoración de los productos que se hayan vendido, así como los costes
indirectos no distribuidos y los costes de producción de las existencias por importes
anómalos. Las circunstancias particulares de cada entidad podrían exigir la inclusión
de otros costes, tales como los costes de distribución.
39. Algunas entidades adoptan un formato para la presentación del resultado del
ejercicio en el que se presentan los importes diferentes a la cifra de coste de las
existencias reconocido como gasto durante el ejercicio. Según este formato, la entidad
presentará un análisis de los gastos mediante una clasificación basada en la naturaleza
de estos gastos. En este caso, la entidad revelará los costes reconocidos como gastos
de materias primas y consumibles, costes de mano de obra y otros costes, junto con el
importe del cambio neto en las existencias para el ejercicio.
Fecha de vigencia
40. La entidad aplicará esta Norma en los ejercicios anuales que comiencen a partir
del 1 de enero de 2005. Se aconseja su aplicación anticipada. Si la entidad aplica esta
Norma para un periodo que comience antes del 1 de enero de 2005, revelará este
hecho.
79
Derogación de otros pronunciamientos
41. Esta Norma deroga la NIC 2 Existencias, revisada en 1993.
42. Esta Norma deroga la SIC-1 Uniformidad – diferentes fórmulas para el cálculo
del coste de las existencias.
Fraude en Inventario
Dávila (1973) explica que a menudo se utiliza la cuenta de inventario para
actividades fraudulentas, debido a que estas cuentas generalmente se revisan en
detalle sólo una vez al año. Las formas más comunes de fraudes que ocurren son: (a)
Apropiación de inventario para uso personal o venta en mercados paralelos; (b) Robo
de desperdicio, activos desincorporados o activos cuyos montos no son significativos
en los estados financieros y donde frecuentemente no se mantienen inventarios
apropiados; (c) Cargo de malversaciones de otras áreas a las cuentas de inventario,
ocultando así fraudes internos y externos en las mismas; (d) Los errores intencionales
nacen de un plan deliberado y estudiado, llevado a cabo por empleados deshonestos
con fines dolosos, por lo que se catalogan como fraudes abuso de confianza y son
base de acción legal contra quien lo comete.
Algunos casos más comunes de omisión generalmente cuando se manipula el
dinero en efectivo y en ocasiones las mercancías son los siguientes: (a) Disponer del
dinero proveniente de ventas al contado o a crédito no comunicadas para su registro
en contabilidad; (b) Sustracción del numerario procedente de ventas anotadas, pero
no incluidas en los reportes correspondientes; (c) Considerar rebajas o devoluciones
ficticias sobre ventas, haciendo los cargos respectivos a los resultados, en vez de dar
entrada al dinero en la caja; (d) Dejar de anotar los descuentos y devoluciones sobre
compras que se hagan en efectivo; (e) Vendiendo productos destinados a promover o
muestrear un articulo; (f) Cobrando conceptos varios sin anotar las cantidades en las
cuentas respectivas, tales como: venta de desperdicios o inventarios obsoletos,
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cuentas a cargo de clientes o deudores diversos considerándolo como incobrables,
entre otros; (g) Dejando de entregar a los ex-empleados conceptos varios sin
anotarlos en los repotes o controles correspondientes, como: salarios pendientes o
repartos de utilidades no reclamados; (h) Embarcando pedido a clientes ficticios o sin
cuenta registrada en los libros, para posteriormente recoger la mercancía en donde
fueron encontradas.
Estos casos permitirán conocer aquellas actividades susceptibles de considerar
en la protección de los activos.
Bases Legales
La legislación venezolana presenta una normativa y regulación para que todas
las empresas del país tengan un control fundamental en las operaciones normales de
ejecución de razón social para que así puedan rendir cuentas de sus resultados ya sea,
a los socios, propietarios o terceras personas como el estado venezolano.
Así es señalado en los artículos 32 y 33 del Código de Comercio (C.C.) el cual
expresa que:
Articulo 32:
“Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá el libro Diario, libro Mayor y Libro de Inventario…….”
Articulo 33:
“El libro diario y el de inventario no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentado al Tribunal o Registrador Mercantil en los lugares donde los haya, o al juez ordinario de mayor categoría de la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de lo que este tuviera, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el registrador mercantil. Se estampara en todas las demás hojas el sello de la oficina.”
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Los anteriores artículos regulan la obligación de todo comerciante a registrar
todas las operaciones realizadas en libros, en nuestro estudio nos referiremos al caso
de los controles impuestos al rubro de inventario, y estipula los controles para llevar
el inventario, que en primera instancia, es el deber de ser firmados y sellados por el
Tribunal o por el Registrador Mercantil que certifique la presentación de dichos libros
ante de su uso por estos entes y en segunda instancia, que estos tipo de control
restringe el uso y mal manejo que podrían conllevar la utilización de los activos y
bienes de una organización.
Seguidamente el Artículo 35 del mencionado Código (C.C) menciona que:
“Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de inventario una descripción estimatoria de todos los bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos vinculados o no a su comercio…. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas, esta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas…” …“los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación…. …”Se prohíbe a los comerciantes: (1) Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas; (2) Dejas blancos en el cuerpo de los asientos o continuación de ellos; (3) Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras; (4) Borrar los asientos o parte de ellos; (5) Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros”…
Estas obligaciones se traducen en medidas de control de la legislación
venezolana que restringe la actuación de los comerciantes impidiendo la
manipulación de los registros originarios a su favor y en contra de la normativa legal
que vela por el cabal cumplimientos de los controles comerciales.
Otra de las normativas regulatorias se encuentra estipulada en la Ley de
Impuesto sobre la Renta el cual obliga a las empresas a incorporar elementos básicos
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de un sistema de control interno que contribuya a salvaguardar sus activos y lograr a
la vez la confiabilidad de sus registros contables.
El Articulo 90 L.I.S.L.R. expresa:
“Los contribuyentes están obligados a llevar en forma ordenada y ajustados a principios de contabilidad generalmente aceptados en la Republica Bolivariana de Venezuela, los libros y registros que esta ley, su reglamento y las demás Leyes especiales determinen , de manera que constituyan medios integrados de control y comprobación de todos sus bienes activos y pasivos, muebles e inmuebles corporales e incorporales, relacionados o no con el enriquecimiento que se declaran a exhibirlos a los funcionarios fiscales competentes y a adoptar normas expresas de contabilidad que con ese fin se establezcan.” .” las anotaciones o asientos que se hagan en dichos libros y registros deberán estar apoyados en los comprobantes correspondientes y solo de la fe que estos merezcan surgirá el valor probatorio de aquellos”
Por otra parte el Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta en su
Capitulo II de los Inventarios, de ciertos Registros Documentos e Informaciones en
su artículo 177 nos señala:
…”Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a llevar y mantener en el domicilio fiscal o establecimiento a través de medios manuales o magnéticos cuando la administración tributaria lo autorice, la siguiente información relativa al registro detallado de las entradas y salidas de mercancías de los inventarios, mensuales, por unidades y valores así como, los retiros y autoconsumo de bienes y servicios…”
El propósito de estas regulaciones es el Control Fiscal de la Administración
Tributaria, la manera y la forma como los contribuyentes deberán tener registros
contables y detallados de los movimientos de inventario a través de medios que
comprueben la veracidad de los registros.
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Definición de Términos Básicos
Control Interno: Comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar
sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera,
promover la eficiencia operacional y promover las adherencias a las políticas
prescritas por la administración.
Método de Valuación del Inventario: Es el procedimiento mediante el cual se
determina el valor que se le asignara a la existencia como costos al momento de ser
vendidas. Entre las que se encuentran el PEPS, UEPS, promedio móvil, promedio
armónico ponderado entre otros.
Inventario: Para una firma manufacturera es la cantidad total disponible de
mercancías terminadas, materia prima o material bajo procesamiento. Para los
detallistas y mayoristas, es el abastecimiento disponible de mercancías vendibles.
Riesgo:
Posibilidad de que el retorno real de una inversión sea diferente del esperado.
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CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Naturaleza de la Investigación
La naturaleza de esta investigación, responde a un estudio de campo de carácter
descriptivo, en virtud de recabar parte considerable de los insumos informativos
mediante la observación y la entrevista; directamente de la realidad con la finalidad
de analizarlos.
Es así como lo define el Manual para la elaboración del trabajo conducente a
grado académico de Especialización, Maestría y Doctorado de la Universidad
Centrooccidentral “Lisandro Alvarado”:
“Se entenderá por investigación de campo la aplicación del método científico en el tratamiento de un sistema de variables y sus relaciones, las cuales conducen a conclusiones y al enriquecimiento de un campo del conocimiento o disciplina inherente a la Especialidad, con la sustentación de los experimentos y observaciones realizadas”.
En este sentido, la investigación es de tipo descriptiva, considerada por Tamayo
(1992) como” el análisis del porqué y el cómo del hecho ocurrido”, es decir, destaca
los elementos esenciales de su naturaleza, utilizando criterios sistemáticos para el
análisis de la información, el cual tiene por objeto la obtención de datos necesarios de
las distintas áreas involucradas al manejo del inventario en la empresa Taller de
Acumuladores Yépez, S.R.L.
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Por otro lado, la investigación se apoya en una revisión documental
bibliográfica debido a que el estudio se sustenta en postulados teóricos extraídos de
textos, libros, informes, entre otros; con la finalidad de obtener el marco conceptual,
que a su vez conforman las fuentes secundarias de datos e información.
Población y Muestra
Tal como expresa Balestrini (2006), “la población o universo puede estar
referido a cualquier conjunto de elementos de los cuales se pretende indagar y
conocer sus características”.
Así mismo Tamayo (1992), define la muestra como “una parte o subconjunto en
representación de un universo o una población”.
La población de estudio se seleccionó en base al área que involucra el proceso
de inventario desde su pedido, órdenes de compra, recepción, almacenamiento y
mantenimiento de la mercancía lista para la venta con el objeto fundamental de hacer
el análisis del procedimiento de los inventarios y de su sistema de control interno;
este proceso esta conformado por los sujetos de investigación que los comprenden 04
personas encargadas desde el gerente, hasta el encargado de despachar la mercancía
para la venta, lo que representa el estudio del cien por ciento (100%) de la población.
Fuentes y Técnicas para recolectar Información
Para realizar el proceso de describir y explicar los hechos que conforman la
investigación, se aplicarán las técnicas de recolección de información que se
mencionan a continuación:
Las fuentes primarias, permiten el contacto directo con el objeto en estudio que
en este caso es la empresa Taller de Acumuladores Yépez S.R.L., con el propósito de
86
buscar información de manera directa en relación con las actividades realizadas en la
empresa, de este modo, se empleará la técnica de observación directa de las
actividades u operaciones ejecutadas comparándola con los procedimientos teóricos
existentes.
En este orden de ideas, Hernández y otros (2005), señala que “las técnicas de
recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener la información,
ejemplo de estas técnicas son: la observación directa, la encuesta de sus modalidades
(entrevista y cuestionario) así como el análisis de contenido”.
Por su parte, Hurtado (2000), establece que las técnicas de recolección de datos
“comprenden procedimientos y actividades que le permiten al investigador obtener la
información necesaria para dar respuesta a su pregunta de investigación”.
En esta fase se aplicará un instrumento de tipo Likert con alternativas de
respuestas de escalas de estimación, referidas a los criterios establecidos en la
investigación, que al ser analizadas permitirán evaluar el sistema de control interno de
inventario en la empresa en estudio y poder determinar cuales son las áreas críticas
dentro de la empresa que requieren mayor atención por parte de la gerencia.
A este fin, se elaborará un cuestionario, el cual consta de una parte y se
estructura con cincuenta (50) itemes en una escala tipo Likert contentivo de dos
alternativas de respuestas (SI O NO)
La Universidad Nacional Abierta (1998), indica que el cuestionario “es un
instrumento que consiste en una serie de preguntas cuyas características permiten
obtener información escrita de los respondientes”; así se podrá medir la
funcionabilidad del inventario por medio del control interno.
Conjuntamente a la aplicación del cuestionario, se realizará un proceso de
observación directa en almacenes y pisos de ventas que permitirá tener una idea de
las condiciones físicas de las existencias para la venta en otras operaciones.
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Asimismo se efectuará revisión de registros contables para conocer la
contabilización de los inventarios, la ubicación de almacenamiento, métodos de
evaluación y valoración y todos aquellos registros relacionados que puedan contribuir
a su mejoramiento.
Finalmente, las fuentes secundarias sustentarán las bases del marco teórico
referencial a fin de mejorar la comprensión sobre las teorías existentes sobre la
temática; se manejará la técnica de las consultas a textos, revistas y publicaciones
realizadas por otros investigadores.
Una vez recopilada la información se procederá a realizar el ordenamiento de la
misma, lo que permitirá la evaluación de los controles internos de inventarios,
determinar en una forma sistemática la jerarquía de los aspectos mas importantes a
vigilar y mejorar las operaciones de la empresa relacionadas con el manejo de sus
inventarios, empleando cálculos matemáticos sencillos.
El criterio de análisis utilizado en el proceso será el teórico conceptual, el cual
permite hacer una evaluación de la empresa basada en criterios de control internos
establecidos y hacer una comparación con los controles aplicados en la empresa para
determinar la eficiencia del sistema de control interno actual.
Validación del Instrumento
Requiere ser evaluado por los actores, inmersos en el proceso, por tal motivo, su
validación se realizó a través del juicio de expertos en el tema para su revisión y
verificación a través de un instrumento de validación. A tal fin se seleccionaron tres
(3) expertos, para que de forma independiente juzgaran las actividades presentadas en
el manual, en términos de claridad, congruencia, pertinencia, entendiéndose cada uno
de estos ítems como:
Claridad: Redacción y precisión de las actividades.
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Congruencia: Lógica interna que tiene cada actividad.
Pertinencia: Facilidad de cada actividad para ser realizada por los alumnos.
Luego de considerar los resultados del cuestionario y la información teórica
obtenida durante la investigación se procedió a evaluar el sistema de control interno
de inventario de la empresa.
Confiabilidad
Para obtener la confiabilidad del instrumento se procedió a aplicar la prueba
piloto, a una muestra con características semejantes a la muestra en estudio. Con los
resultados obtenidos se calculo el coeficiente de Alfa de Cronbach obteniendo como
resultado una consistencia de 0.24 la cual es considerada por Ruiz (ob. Cit.) Como
muy alta. Es decir el instrumento permitió determinar con exactitud lo que se
pretendió medir.
Procedimientos
Para lograr la evaluación del sistema de control interno de la empresa
seleccionada se realizarán entrevistas a los gerentes de la empresa y al personal
obrero y administrativo para determinar lo adecuado de los controles aplicados y
conocer cuales son las áreas que necesitan mayor atención dentro del conjunto de
operaciones relacionadas con los inventarios.
El procedimiento seguido se presenta a continuación:
1. Diagnosticar la necesidad de evaluar el sistema de control interno de inventario de la empresa Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L
2. Revisión Bibliografica, (Documentación).
3. Diseño del instrumento de recolección de información.
4. Validación del instrumento a través del juicio de expertos.
5. Presentar el instrumento a la muestra seleccionada.
89
6. Analizar los datos recabados.
7. Establecer las conclusiones y recomendaciones.
90
CAPÍTULO IV
ANALISIS DE LOS DATOS
En este capitulo se presentan los resultados obtenidos después de aplicar a la
muestra el instrumento validado por los expertos.
Una vez recabada la información se procedió a realizar el análisis de datos, para
lo cual se hizo la distribución de frecuencias y porcentajes presentados en cuadros, en
los mismos se puede apreciar los valores absolutos y la relación porcentual ítem por
ítem, posteriormente, los valores se representaron mediante gráficos de barras, dentro
de las dimensiones e indicadores que se encuentran en el cuadro de la
operacionalización de la variable, así mismo se hace una interpretación cualitativa de
cada ítem.
El análisis cualitativo y cuantitativo de los resultados en función de la variable
planteada en el estudio permitió evaluar el Sistema de Control Interno de el
Inventario de la empresa Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L.
91
Cuadro 1: Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Inventario
SI NO Ítem
f % f %
1. Se realizan planificaciones de las compras de mercancía
0 0 4 100
2. Están debidamente autorizadas las compras de mercancía
0 0 4 100
3. Los procesos de salida de mercancía se realizan de forma efectiva
0 0 4 100
4. El inventario de mercancía es de fácil identificación.
0 0 4 100
5. Conoce usted los objetivos y metas planteadas por la gerencia administrativa
0 0 4 100
6. Los controles internos establecidos son llevados con efectividad.
0 0 4 100
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
Gráfico 1
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
Item 1
Item 2
Item 3
Item 4
Item 5
Item 6
Sistema de Control Interno de Inventario, Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L. Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
92
Ítem 1: Se realizan planificaciones de las compras de mercancía
Según la opinión de los 4 sujetos consultados respecto al ítems 1, se observa que
la totalidad cien por ciento (100%) expuso que no se están realizando planificaciones
de las compras de mercancía, lo cual no hace posible guiar el abastecimiento de
materiales y establecer puntos máximos y mínimos de cada partida estándar
almacenada. Las planificaciones se realizan con el fin de detectar en un plazo
deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos
por la empresa y de limitar las sorpresas. Dicha medida permite a la dirección hacer
frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las
exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para
asegurar el crecimiento futuro.
Ítem 2: Considera usted que están debidamente autorizadas las compras de
mercancía
Un cien por ciento (100%) de los 4 encuestados opinan que las compras de
mercancía no se encuentren debidamente autorizadas por lo que los objetivos básicos
del control interno no se cumplen, Romero (1996) explica que las autorizaciones
conllevan: a) Protección de los activos de la empresa; b) Obtención de información
financiera veraz y confiable; c) Promoción de eficiencia en la operación del negocio;
d) Ejecución de las operaciones congruentes con las políticas establecidas por la
administración.
En este sentido explicaron los consultados que no existe una congruencia entre
la función de autorización de las compras, su recepción y despacho, ya que es, el
encargado quien concentra en conjunto este tipo de función y debería haber una
separación de la misma, ya que atenta con la protección del inventario.
93
Ítem 3: Los procesos de salida de mercancía se realizan de forma efectiva.
Los procesos de salida de mercancía no se están realizando de manera efectiva,
esto se demuestra a través de las respuestas obtenidas, ya que de los (4) consultados,
en un cien por ciento (100%) afirma estar totalmente desacuerdo con la manera en
que se lleva a cabo dicho proceso, no existe una coordinación de funciones entre el
facturación, caja y el despacho, ya que, al llegar un cliente al negocio solicita la
batería que requiere el vehiculo, se le despacha y luego se le factura para luego ir a
caja para su pago, situación que pone en riesgo el control interno del inventario, ya
que se corre el peligro de que el cliente se vaya sin ni siquiera haber facturado y
mucho menos haber pagado, circunstancia que amerita la reorganización de los
procesos. Si el control interno es deficiente, éstos pueden ocasionar pérdidas,
propiciar que la administración utilice información errónea en cuanto a costo para
establecer precios de venta y tomar decisiones basadas en los márgenes de utilidad
mal reportados.
Ítem 4: El inventario de mercancía es de fácil identificación.
El manejo del inventario se ve afectado porque la mercancía que lo conforma no
es de fácil identificación. Un cien por ciento (100%) de los encuestados así lo
aseveran.
Una buena distinción entre los grupos de existencias asegura la obtención del
porcentaje de utilidad planificado mientras que la falta de etiquetación, lugar de
exhibición para la venta de las mercancía, son elementos que proporcionan planes de
riesgo en cuando a la obtención de utilidad planeada, provocando pérdidas
incontroladas por no tener una identificación segura de las unidades.
94
Ítem 5: Conoce usted los objetivos y metas planteadas por la gerencia
administrativa
La población encuestada (4) sujetos, aun siendo parte de la organización
desconoce totalmente (cien por ciento) los objetivos y metas planteadas por la
gerencia administrativa.
En opinión de la autora de este estudio, considerando que el 100% del personal
no está informado y claro en las políticas de inventario, en cuanto a sus objetivos y
metas, se demuestra la debilidad de la gerencia en plantear y definir políticas que
garanticen los controles internos implantados con el fin de detectar, en el plazo
deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos
por la empresa y de reducir las sorpresas. Estos controles permiten a la dirección,
hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a
las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para
asegurar el crecimiento futuro.
Ítem 6: Los controles internos establecidos son llevados con efectividad.
Un cien por ciento (100%), de la muestra considera que los controles internos no
son llevados con efectividad, exponen que ni siquiera se encuentran establecidos ni
formalizado por escrito para ellos guiarse y conocer lo que deben hacer, por lo que se
hace necesaria su fijación y estipulación, de las normas y procedimientos que deben
cumplir para garantizar con efectividad dicho proceso.
95
Cuadro 2:
Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas
por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario,
dimensión Inventario
SI NO Ítem
f % f % 7. Existen medidas correctivas que corrijan las debilidades del control interno.
0 0 4 100
8. La persona encargada del control del inventario esta idóneamente preparada para tal función, con la garantía de asegurar su permanencia de los inventarios.
0 0 4 100
9. Los procesos de salida de mercancía se ejecutan cumpliendo todos los procedimientos de control de salida.
0 0 4 100
11. Están claramente definidas las funciones de los encargados de la custodia del inventario.
0 0 4 100
12. Existe libre accesibilidad del personal al sistema de inventario, cuando el custodio no se encuentra a cargo.
4 100 0 0
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
96
Gráfico 2
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
Item 7
Item 8
Item 9
Item 10
Item 11
Item 12
Sistema de Control Interno de Inventario, Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L. Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
Ítem 7: Existen medidas correctivas que corrijan las debilidades del control
interno.
Evidentemente la empresa no ha establecido medidas correctivas que permitan
corregir las debilidades del control interno, ya que, los 4 entrevistados en un cien por
ciento (100%) opinaron su nulidad.
Los resultados de la consulta arrojan que la Administración aun no ha
establecido un Sistema de Control Interno que le garanticen las verdaderas practicas
de eficiencia en el inventario tales como: 1) El conteo físico de los inventarios por lo
menos una vez al mes, sin importar el sistema de valuación elegido. 2)
Mantenimiento eficiente de compras. 3) Almacenamiento del inventario para
protegerlo contra el robo, daño o desincorporación. 4) Permitir el acceso al inventario
solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. 5) Mantener
registro de inventarios perpetuos para la mercancía de altos costos unitarios. 6)
Comprar el inventario en cantidades económicas. 7) Mantener suficientes inventarios
disponibles para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a las pérdidas en
97
ventas y 8) No mantener un inventario almacenado con demasiado tiempo, evitando
con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Ítem 8: La persona encargada del control del inventario esta idóneamente
preparada para tal función, con la garantía de asegurar su permanencia de los
inventarios.
De los 4 consultados un cien por ciento (100%) considera, que no existe una
definición idónea de la función de la persona responsable del inventario, el encargado
de la empresa es quien se encuentra autorizado para solicitar pedidos, comprar y
vender el inventario, con el apoyo de los dos (2) técnicos en baterías, quienes revisan
e instalan las baterías, en ausencia del encargado, un técnico queda en su asistencia
pero sin ninguna definición o responsabilidad de la custodia de la mercancía en
existencia, ni de la mercancía entregada una vez que llega el encargado. Pérez (1999)
asevera que la Administración es quien toma, determina y supervisa el inventario, con
la finalidad de determinar la cantidad, condición y valor de sus mercancías.
Ítem 9: Los procesos de salida de mercancía se ejecutan cumpliendo todos los
procedimientos de control de salida.
Los encuestados en un ciento (100%) respondieron que los procesos de salida de
mercancía no se ejecutan cumpliendo los procedimientos de control de salida, tales
como la verificación de factura donde expresa la cantidad, el grupo de batería o
producto y el precio del articulo despachado, este tipo de control no se está llevando a
cabo al momento de su despacho, ya que, primero despachan, luego facturan y
después cancelan en caja, la falta de definición de normas y políticas de control de
inventario no permite el cumplimiento efectivo de este procedimiento, por lo tanto, a
98
falta de definición de los procesos, podrían generarse fugas de mercancía que no
están siendo valuadas, lo cual conlleva a presentar una información financiera errada.
Ítem 10: Existe en la empresa Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L. un nivel de
inventario máximo.
De los cuatro (4) consultados todos respondieron en un cien por ciento (100%),
que no existe un control de nivel máximo de inventario. Se evidenció que se realizan
pedidos fuertes o grandes de mercancías, solo cuando conocen que va a ver aumento
en la lista de precio, conservando la práctica de que se compra barato, pero se vende
con el cambio de precio nuevo, adicionalmente se acostumbra a solicitar grandes
pedidos al proveedor foráneo para así evitar el gasto excesivo por flete de mercancía,
sin evaluar la capacidad de almacenaje y la rotación oportuna de la mercancía, de esta
forma se justifica la utilización de máximos y mínimos como guía para nuevos
pedidos no dejando en manos de un solo empleado la función de compra, ni elimina
la necesidad de revisar las decisiones de hacer pedidos, el control interno del
inventario permite que las pérdidas por la excesiva acumulación de inventarios y su
deterioro por haber estado almacenado largo tiempo pueden ser consecuencia del mal
control de materiales en almacén, y propiciar, por otra parte, nuevas compras del todo
innecesarias para las necesidades urgentes. Si la administración no presta atención en
regularizar esta situación no podrá controlar las cantidades y localización de los
bienes en existencias y el desperdicio e insuficiencia resultantes de esta situación
pueden ser mayores que las pérdidas generadas por robos.
Ítem 11: Están claramente definidas las funciones de los encargados de la
custodia del inventario.
99
Las respuestas de los encuestados en un ciento (100%) afirman no conocer las
funciones del custodio del inventario, alegan que se debe cuidar el inventario, pero no
existe la garantía que al comparar la existencia física con los saldos del Sistema
coincida porque no hay parámetro de medición que permitan comparar dicha
información.
Es de importante resaltar que las personas que llevan el mayor auxiliar de
almacén, deben ser personas diferentes a las encargadas de custodiar las existencias
de mercancías.
Ítem 12: Existe libre accesibilidad del personal al sistema de inventario,
cuando el custodio no se encuentra a cargo.
Según la opinión de los sujetos participantes respecto al ítems 12, se observa
que la totalidad cien por ciento (100%) expuso, que si existe libre accesibilidad en el
almacenamiento de los inventarios, el depósito no presenta un sistema de seguridad
que garantice la protección adecuada de accesibilidad, el mismo posee una puerta
corrediza sin cerradura, permitiendo el paso no controlado de personas ajenas a la
custodia, además el espacio de exhibición del productos no cuenta con una
demarcación que limite el paso de terceros, e impida la sustracción indebida de
producto.
100
Cuadro 3:
Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Inventario
SI NO Ítem
f % f %
13. Se realizan tomas físicas de inventario 4 100 0 0 14. Existe un excesivo control de inventario.
0 0 4 100
15. El actual sistema de control garantizan la existencia correcta de mercancía en los almacenes.
2 50 2 50
16. El personal encargado en la custodia de mercancía recibe adiestramiento para ejecutar su función.
0 0 4 100
17. Se realizan seguimiento a las entregas de mercancía autorizadas por la gerencia para cubrir contingencias inesperadas
0 0 4 100
18. Los cambios de mercancía solicitados por compradores son debidamente autorizados por el responsable del inventario.
0 0 4 100
19.Las firmas autorizadas son suficientes para la recepción de mercancía
0 0 4 100
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de
la autora (2009)
101
Gráfico 3
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
Item 13
Item 14
Item 15
Item 16
Item 17
Item 18
Item 19
Sistema de Control Interno de Inventario, Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L.
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de
la autora (2009)
Ítem 13: Se realizan tomas físicas de inventario
Como respuesta de los entrevistados todos expresaron que se realizan tomas
físicas de los inventarios, solamente una vez al año al cierre del ejercicio fiscal
considerado como un sistema de inventario periódico que es llevado una sola vez al
año, al final del período contable, y tal información se hace indispensable para la
determinación de la utilidad o pérdida que la empresa tuvo en el ejercicio que finaliza
a esa fecha. Este sistema no permite conocer cuanto se está ganando o perdiendo en
forma bruta cada vez que la empresa utiliza una venta en caso de conocer resultados
mensuales, debe utilizar cualesquiera de los sistema de estimación
Ítem 14: Existe un excesivo control de inventario.
Un cien por ciento (100%), de la muestra considera que no existe un excesivo
control de los inventarios, la vigilancia, la administración la efectúan de forma visual,
es decir, se tiene un compendio de la mercancía solicitada al proveedor, por lo
102
general en pequeñas cantidades lo cual lo hace de fácil control para su revisión y
comparan la compra con las ventas del día, determinando cualquier diferencia
generada.
Ítem 15: El actual sistema de control garantizan la existencia correcta de
mercancía en los almacenes.
Un cincuenta por ciento (50%) de los entrevistado opinan que el actual sistema
de control garantizan la existencia correcta de la mercancía en los almacenes,
mientras que otro cincuenta por ciento (50%) asevera que al contrario no garantiza la
existencia correcta de mercancía en los almacenes, al respecto Peréz (1999), señala
que los registros de inventario perpetuos muestran siempre la cantidad de bienes en
existencia, proporcionando así información esencial para la aplicación de inteligentes
políticas de compra, venta y planeación de producción, con esos registros es posible
guiar el abastecimiento de materiales y establecer puntos máximos y mínimos de cada
partida estándar almacenada.
Ítem 16: El personal encargado en la custodia de mercancía recibe
adiestramiento para ejecutar su función.
Según la opinión de los sujetos participantes respecto al ítems 16, se observa
que la totalidad cien por ciento (100%) expuso, que no se recibe un adiestramiento
para la ejecución de sus funciones, todo se lleva de forma empírica, porque saben lo
que tienen que hacer pero no existe una formalización escrita de las funciones, por lo
tanto no se ejecutan planes de entrenamiento para la consecución de sus funciones.
103
Ítem 17: Se realizan seguimiento a las entregas de mercancía autorizadas por
la gerencia para cubrir contingencias inesperadas.
Los encuestados en un ciento por ciento (100%) expusieron que no se le hace
seguimiento a las mercancías entregadas con autorizaciones de la gerencia, los
participante dijeron que en su mayorías que éste tipo de salidas son pequeñas
cantidades, por lo general una o dos unidades de baterías, numero identificable y de
fácil determinación que no representan un valor y volumen significativo de
mercancía, por eso no le prestan el debido seguimiento.
Ítem 18: Los cambios de mercancía solicitados por compradores son
debidamente autorizados por el responsable del inventario.
La muestra consultada opinó en un ciento por ciento (100%) que no son
autorizados por el responsable del inventario los cambios de mercancías, que éstos se
realizan aun sin ser notificado al respectivo responsable, conllevando a que la persona
es informada una vez que dicha acción ya es realizada, aseverando que se deberían
verificar y comparar las condiciones del producto con las medidas estándar de
especificaciones del producto, y así poder autorizar su respectivo cambio, operación
que no se esta cumpliendo
Ítem 19: Las firmas autorizadas son suficientes para la recepción de
mercancía.
En un ciento por ciento (100%) de los consultados afirmaron que si, para la
recepción de la mercancía solo la gerencia es la autorizada para la recepción de la
mercancía, ninguno de los empleados se encuentra autorizado para firmar y dar
conformidad de recepción de la mercancía recibida del proveedor.
104
Se observa la importancia de esta práctica ya que garantiza cualquier desviación
de producto que pudiera presentarse, optimizando la excelencia en las entradas de
mercancía al inventario.
Cuadro 4
Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas
por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario,
dimensión Registros Contables
SI NO Ítem f % f %
20. Existen registros contables automatizados 4 100 0 0
21. Están técnicamente preparadas las personas usuarias de la información contable relativas al modulo de inventario
0 0 4 100
22. Se verifican las cantidades recibidas con la nota de entrega o factura recibida del proveedor
2 50 2 50
23. Existe correlatividad entre la persona que realiza el ingreso al sistema de los productos recibidos con la persona que despacha.
0 0 4 100
24. Se utilizan Tarjetas Kardex para el control de inventario
4 100 0 0
25.Existen registros manuales simultáneos que igualen la información automatizada del inventario
4 100 0 0
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
105
Gráfico 4
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
Item 20
Item 21
Item 22
Item 23
Item 24
Item 25
Sistema de Control Interno de Inventario, Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L.
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
Ítem 20: Existen registros contables automatizados
Constatando con los (4) encuestados, en un cien por ciento (100%), están de
acuerdo en señalar que en la empresa si cuenta con registros contables automáticos,
aumentado la posibilidad de realizar un adecuado Control Interno. Esta ventaja de
poseer un programa de registro contable automatizado garantiza la rapidez de los
procesos, ya que se obtiene información oportuna y veraz de los movimientos
generados por la partida de inventario.
Ítem 21: Están técnicamente preparadas las personas usuarias de la
información contable relativas al módulo de inventario
El cien por ciento de los sujetos de estudio consideran que los usuarios de la
información contable relativa al módulo de inventario no están preparados
técnicamente para ello, lo que involucra desconocimiento, falta de experiencia y
comprensión de los procesos involucrados en el módulo de inventario.
106
Ítem 22: Se verifican las cantidades recibidas con la nota de entrega o factura
recibida del proveedor
Un cincuenta por ciento (50%) de los entrevistados opinan que si se verifican las
cantidades recibidas con la nota de entrega o factura recibida del proveedor, mientras
que otro cincuenta por ciento (50%) asevera lo contrario, lo que demuestra que no se
cumplen con los procedimientos de manera constante, lo que no garantiza el
adecuado control de los rubros del inventario.
Ítem 23: Existe correlatividad entre la persona que realiza el ingreso al sistema
de los productos recibidos con la persona que despacha.
El cien por ciento (100%) de los entrevistados opinan que no existe
correlatividad entre la persona que realiza el ingreso al sistema de productos recibidos
con la persona que despacha, lo que imposibilita el adecuado control, generando gran
cantidad de retrabajo a la hora de cotejar las entradas y salidas del inventario.
Ítem 24: Se utilizan Tarjetas Kardex para el control de inventario
El cien por ciento (100%) de los encuestados asevera que en la empresa si se
emplean tarjetas de Kardex para el control de inventario, pero solo de forma visual,
los empleados no tienen acceso a dicha información, por lo que no conocen de su
existencia y no se pone en práctica dicho proceso.
Ítem 25: Existen registros manuales simultáneos que igualen la información
automatizada del inventario
107
En relación a si existen registros manuales que igualen la información
automatizada del inventario, el cien por ciento (100%) de los sujetos de estudio
opinan que sí, de lo que se infiere que se pueda estar cuadrando la información del
sistema a lo establecido en reportes manuales que pueden ser alterados por el
personal, lo que impide un adecuado control de los inventarios.
Cuadro 5
Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Registros Contables
SI NO Ítem
f % f %
26. Los reportes generados por el sistema son útiles para determinar faltantes y sobrantes de inventario.
0 0 4 100
27.La empresa mantiene un nivel mínimo de inventario
0 0 4 100
28.Los registros de entrada de mercancía se realizan en el mismo momento de recepción de la mercancía de forma exacta
0 0 4 100
29. Se verifican que las cantidades y modelos facturadas en las ventas sean iguales a las mercancías entregadas al comprador.
0 0 4 100
30. Las devoluciones de mercancías son debidamente registrada en sistemas para su posterior venta, una vez evaluada su condición.
0 0 4 100
31. El acceso al sistema automatizado esta autorizado con usuarios que mantienen claves distintas.
0 0 4 100
32. Existe una clave única para entrar al sistema computarizado del modulo de inventario..
4 100 0 0
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
108
Gráfico 5
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
Item 26
Item 27
Item 28
Item 29
Item 30
Item 31
Item 32
Sistema de Control Interno de Inventario, Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L.
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
Ítem 26: Los reportes generados por el sistema son útiles para determinar
faltantes y sobrantes de inventario.
Los sujetos de estudio consideran en un cien por ciento que los reportes del
sistema no son útiles, ya que para determinar los faltantes y sobrantes hay que llegar a
efectuar conteos físicos, para verificar que tipo de diferencia se puedan presentar.
Ítem 27: La empresa mantiene un nivel mínimo de inventario
En un cien por ciento (100%), los encuestados sostienen que la empresa no
mantiene un nivel mínimo de inventario, en vista de que por ser una venta de repuesto
su inventario de mercancía es muy rotativo. Por lo tanto este tipo de control no se
lleva de la manera correcta, ya que todo tipo de empresa debe mantener un stop
mínimo de mercancía, de tal manera de que siempre mantengan al día el producto.
Ítem 28: Los registros de entrada de mercancía se realizan en el mismo
momento de recepción de la mercancía de forma exacta
109
En un cien por ciento los sujetos de estudio consideran que no se registran en el
mismo momento de la recepción, en vista de el tipo de mercancía primero se codifica
por rubros para luego darle entrada al inventario, en tal sentido si es recomendable
codificarla primero para luego cargarla en el sistema, ya que así es más fácil la
ubicación del producto.
Ítem 29: Se verifican que las cantidades y modelos facturadas en las ventas
sean iguales a las mercancías entregadas al comprador.
En este ítem, los encuestados aseveraron en un cien por ciento que no verifican
que el monto de las facturas coincidan con las mercancías entregadas al comprador,
este tipo de control no es recomendable ya que debe existir un despachador
encargado de verificar la nota de entrega con la factura que presenta el comprador y
así se verifica que la mercancía tuvo la salida correctamente.
Ítem 30: Las devoluciones de mercancías son debidamente registrada en
sistemas para su posterior venta, una vez evaluada su condición.
Los sujetos de estudio opinan en un cien por ciento que las devoluciones de
mercancías no son debidamente registradas en sistema para su posterior venta, siendo
este tipo de control no recomendable, ya que antes de ingresar nuevamente se debe
evaluarse el deterioro de la mercancía, de lo contrario se le da salida al mismo.
Ítem 31: El acceso al sistema automatizado esta autorizado con usuarios que
mantienen claves distintas.
En este ítem se evidenció que en un cien por ciento los encuestados admiten
que no se manejan distintas claves de acceso al sistema automatizado, lo que impide
110
determinar los movimientos realizados por cada uno de los usuarios, imposibilitando
medir el nivel de responsabilidad en el manejo del mismo.
Ítem 32: Existe una clave única para entrar al sistema computarizado del
modulo de inventario.
Del análisis de los interrogados se desprende que en un cien por ciento los
encuestados admiten que se maneja una sola clave de acceso al sistema
automatizado, lo que impide el resguardo de la información, ya que es una sola clave
para todos los que manejan el inventario.
Cuadro 6
Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Programas
SI NO Ítem
f % f %
33. Coinciden los saldos de sistemas de los inventarios con las existencias físicas actuales.
0 0 4 100
34. Todo el personal tiene acceso al sistema de inventario.
0 0 4 100
35. Cuenta la empresa Taller de Acumuladores, S.R.L con un sistema adecuado de inventario para detectar robos.
0 0 4 100
36. Los procedimientos en el almacén son seguros y confiables.
0 0 4 100
37.Los procesos de control de inventario se ven amenazados por la falta de conteo
4 100 0 0
111
38. Existen mecanismo que determinen la obsolescencia y productos defectuosos.
0 0 4 100
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
Gráfico Nº 6
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
Item 33
Item 34
Item 35
Item 36
Item 37
Item 38
Sistema de Control Interno de Inventario, Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L.
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
Ítem 33: Coinciden los saldos de sistemas de los inventarios con las existencias
físicas actuales.
Los sujetos encuestados en un ciento por ciento (100%) indicaron que no existe
un cuadre razonable entre las unidades en existencia y las cantidades registradas en
el sistema. Tal aseveración fue expuesta debido a que se han presentado casos en los
que se facturan productos según los saldos registradas en el sistema y cuando se va al
despacho la mercancía no se encuentran físicamente disponibles, imposibilitando la
venta total del producto, lo cual genera diferencias en las existencias.
Ítem 34: Todo el personal tiene acceso al sistema de inventario.
112
Los resultados de los encuestados en un ciento por ciento (100%) coincidieron
en expresar que existen restricciones para el acceso al sistema computarizado, solo
los encargados y el Contador conocen la clave para ingresar al sistema, practica de
control que garantiza la restricción de acceso a el personal no autorizado y a personas
ajenas a la organización.
Ítem 35: Cuenta la empresa Taller de Acumuladores, S.R.L con un sistema
adecuado de inventario para detectar robos
Los consultados en un ciento por ciento (100%) afirmaron que el sistema no
cuenta con una aplicación que informe sobre la detección de robos, para ello queda
de parte de la administración realizar revisiones periódicas que permitan detectar
faltantes de inventario por robos cometidos a la organización.
Ítem 36: Los procedimientos en el almacén son seguros y confiables.
En un ciento por ciento (100%) los entrevistados afirmaron que no existen
procedimientos seguros y confiables en el almacén, que garanticen las entradas y
salidas de mercancías, lo que imposibilita su chequeo y cotejo con las facturas de
compra y venta, por lo que expresaron la falta de formatos controlados que permitan
monitorear dicho proceso.
Ítem 37: Los procesos de control de inventario se ven amenazados por la falta
de conteo.
Los consultados en un ciento por ciento (100%) explicaron que la inexistencia
continua de conteo físico de los inventarios, debilita el proceso de control de los
mismos ya que no se pueden determinar la exactitud de las cantidades reales por la
113
falta de comparación de las existencias según sistemas y las existencias según el
físico real.
Brito expresa que la toma de inventario físico es el acto mediante el cual se
procede a contar, pesar o medir físicamente, la cantidad de unidades de cada
producto o mercancía propiedad de la empresa, la exactitud que se obtenga de ese
conteo físico es de tal importancia, como que de ello depende en gran medida la
razonabilidad de la utilidad o pérdida que se obtenga según los libros, así como el
monto que aparecerá como activo en el balance general que será elaborado para la
fecha en que se tomo el inventario. Esta práctica garantiza la eficacia en los
inventarios ya que se cuentan las cantidades existentes y se comparan con saldos
existentes según sistema determinando cualquier diferencia generadas en su
comparación.
Ítem 38: Existen mecanismo que determinen la obsolescencia y productos
defectuosos.
Según la opinión de los encuestados en ciento por ciento (100%) expusieron que
no existen mecanismos que determinen la obsolescencia y productos defectuosos.
Los mecánicos de obsolescencia y productos dañados son mecanismo a los
cuales le prestan poca importancia debido a que no se ven como una amenaza
potencial, ya que, no es muy frecuente su concurrencia, por lo tanto no es visto como
un punto considerable para su determinación. Para ello es importante revisar el mayor
auxiliar de almacén con el objeto de encontrar mercancías obsoletas o de poco
movimiento evaluando la fecha de adquisición y revisando su periodo de
permanencia en la empresa.
114
Cuadro 7
Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Programas
SI NO Ítem
f % f %
39. Poseen formatos donde se solicitan los pedidos de productos
0 0 4 100
40. Existen registros auxiliares de inventario para cada grupo de inventario en el sistema.
0 0 4 100
41. El Control de Inventario presenta debilidades. 4 100 0 0
42. Las condiciones físicas del almacén cumplen con las condiciones mínimas de almacenamiento.
0 0 4 100
43. El espacio físico del almacén cubre la capacidad necesaria para acopiar la mercancía comprada.
0 0 4 100
44. Se emiten órdenes de compra al proveedor. 0 0 4 100
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de
la autora (2009)
115
Gráfico 7
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
Item 39
Item 40
Item 41
Item 42
Item 43
Item 44
Sistema de Control Interno de Inventario, Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L.
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
Ítem 39: Poseen formatos donde se solicitan los pedidos de productos.
La opinión de los encuestados en un ciento por ciento (100%) confirman que no
existe un formato pre-diseñado para la solicitud de mercancía, en su mayoría son
llevados a manos en hojas en blancos sin ningún formato de diseño, se anota el
producto con las cantidades requeridas determinando la escasez del producto o el stop
mínimo de mercancía para efectuar la nueva compra de mercancía.
Ítem 40: Existen registros auxiliares de inventario para cada grupo de
inventario en el sistema
Los entrevistados en un ciento por ciento (100%) expresaron desconocer si se
llevan auxiliares o no de cada renglón de los inventarios, no conocen a detalles el
comportamiento de cada una de los tipos de artículos del inventario.
116
Ítem 41: El Control de Inventario presenta debilidades.
Los consultados en un ciento por ciento (100%) respondieron que si se observa
debilidad en el control de inventario, debido a que no existe una protección contra
pérdidas por robo, no se mantienen inmuebles debidamente cerrados con sistemas
seguros donde solo accedan las personas autorizadas.
Ítem 42: Las condiciones físicas del almacén cumplen con las condiciones
mínimas de almacenamiento.
Las respuestas de los entrevistados explicaron en un ciento por ciento (100%)
que el almacén no cumple con las condiciones mínimas de almacenamiento, la
mercancía esta dispuesta directamente en el piso sin procurar una altura mínima de
separación entre el producto y el piso, ya que el mismo por recomendación debe
estar aislada del piso, evitando una vida útil corta y así evitar el deterioro físico de la
mercancía.
Ítem 43: El espacio físico del almacén cubre la capacidad necesaria para
acopiar la mercancía comprada.
Evidentemente en un ciento por ciento (100%) explicaron los involucrados que
no es suficiente el espacio físico del almacén, las dimensiones no cubren las
necesidades de acopio cuando son despachados simultáneamente por los dos
proveedores que habitualmente le solicitan despacho, y que la capacidad del almacén
no abastece albergar mercancía para mantener un stop máximo de mercancía.
117
Ítem 44: Se emiten órdenes de compra al proveedor.
Los consultados en un ciento por ciento por ciento (100%) expresaron que no
son emitidas órdenes de compra al proveedor, sino que los mismos son efectuados
vía telefónica, describiendo cada ítem del artículo requerido con las respectivas
cantidades requeridas y con una frecuencia de pedidos de dos veces a la semana
aproximadamente.
Cuadro 8
Distribución de frecuencias y porcentajes obtenidos según las respuestas dadas por los sujetos de estudio, sobre el Sistema de Control Interno de Inventario, dimensión Programas
SI NO Ítem
f % f %
45. Las órdenes de compras emitidas son controladas bajo un número de control pre-impreso.
0 0 4 100
46. Se realizan seguimiento a las órdenes de compras emitidas al proveedor.
0 0 4 100
47. La empresa tiene almacenes externos para el depósito de mercancía.
4 100 0 0
48. Existen formatos para el control de las entradas y salidas de material en el uso de estos almacenes.
0 0 4 100
49. Existen manuales de normas y procedimientos de control para el proceso de entrada y salida de mercancía.
0 0 4 100
50. Existen procedimientos para de baja a productos dañados y obsoletos
0 0 4 100
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
118
Gráfico Nº 8
0
20
40
60
80
100
120
SI NO
Item 45
Item 46
Item 47
Item 48
Item 49
Item 50
Sistema de Control Interno de Inventario, Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L.
Fuente: Datos obtenidos del instrumento aplicado a los sujetos de estudio. Cálculos de la autora (2009)
Ítem 45: Las órdenes de compras emitidas son controladas bajo un número de
control pre-impreso
La muestra consultada en ciento por ciento (100%) expuso que no se emiten
órdenes de compra escrita y mucho menos con número de control pre-impreso, como
en respuesta anterior desconocen el uso de este tipo de formato para la solicitud de
mercancía.
Ítem 46: Se realizan seguimiento a las órdenes de compras emitidas al
proveedor.
Los sujetos en estudio en un ciento por ciento (100%) expusieron que por no
contar con una documentación escrita se imposibilita realizar chequeos, y
comparaciones de mercancías solicitada con la mercancía recibida del el proveedor.
El autor Brito (2001) expone que esta practica contribuye a que la mercancía cuando
ingresa al almacén, debe ser pesada, contada o medida y el resultado obtenido,
119
comparado con lo expresado en la documentación que la acompaña (factura o nota
de entrega del vendedor en caso de mercancía comprada a terceros).
Ítem 47: La empresa tiene almacenes externos para el depósito de mercancía
Con respecto al ítem 47 los 4 participantes en un cien por ciento (100%)
expusieron que si existe un almacén externo donde se deposita la mercancía que
envía un proveedor de la ciudad de Valencia estado Carabobo, allí se deposita el
despacho foráneo de este proveedor, ya que el mismo lo realiza de forma mensual en
un volumen de mercancía considerable.
Por las respuestas obtenidas del personal de dicho deposito, éste chequea las
unidades recibidas con la factura del proveedor, dando su conformidad y firmando la
factura al proveedor, pero cuando toca enviarlas a la empresa no utiliza formatos pre-
impresos que den fe de su salida sino una hoja manual con la descripción del
producto y sus respectivas cantidades enviada, que la mayoría de los casos son
enviadas en lotes pequeños no en su totalidad. Cuando la mercancía es enviada al
almacén no le queda una copia de conformidad de que la mercancía fue recibida en la
empresa receptora, por lo que, no se recibe la conformidad de recepción y no se esta
implementando medidas de control que aseguren la permanencia y conversión de
esta mercancía depositada en almacenes externo.
Ítem 48: Existen formatos para el control de las entradas y salidas de material
en el uso de estos almacenes.
Los cuatro consultados expusieron en un cien por ciento (100%) que el personal
que recibe la mercancía no trabaja con formatos establecidos para la recepción y
entrega de mercancía, todo el proceso es llevado de forma manual sin la seguridad de
asegurar el saldo de las existencia debido que no hay un patrón de medición que le
permita comparar lo despachado con los saldos de la mercancía existente.
120
Brito (2001) en los elementos del Control Interno expone que cuando una
mercancía ingrese al almacén, debe ser pesada, contada o medida y el resultado
obtenido, comparado con lo expresado en la documentación que la acompaña
(factura o nota de entrega del vendedor). De igual manera en los casos de despachos,
solo se entregara mercancía, mediante la presentación de requisiciones u ordenes de
despacho prenumeradas y debidamente autorizada.
.Ítem 49: Existen manuales de normas y procedimientos de control para el
proceso de entrada y salida de mercancía.
Los consultados en un cien por ciento (100%) expusieron que no existen
manuales de normas y procedimientos de control para el proceso de entrada y salida
de mercancía, lo cual evidencia la dificulta para su control.
En opinión de la autora de esta investigación, expresa que para alcanzar la
mayor exactitud posible en el control de inventario, se debe comenzar por impartir,
por escrito, las instrucciones que normaran la custodia de las entradas y salidas del
inventario, las cuales deberán ser claras y precisas, con el objeto de delimitar los
procedimientos e impartir medidas de control que garantice su aplicación, además se
establecen responsabilidades en cuanto a su custodia y entrega de las existencia.
Ítem 50: Existen procedimientos para de baja a productos dañados y obsoletos.
Todos los encuestados explicaron que no son llevados procedimientos para dar
de baja un producto dañado y/o obsoleto lo cual representa el cien por ciento (100%)
de la no aplicación de tal procedimiento.
De acuerdo con la opinión de la autora de esta investigación, ésta práctica
de cumplimiento de los procedimientos para retirar un producto del inventario,
aumenta la eficacia en los inventarios, ya que permite la presentación de inventarios
limpios en buen estado y sin materiales descompuesto, que perjudican la estabilidad
121
rental del negocio, los consultados dijeron que la empresa no realiza cambios de
productos que conlleven garantía, ya que son remitidos directamente a la
Distribuidora proveedora, quien es la encargada de canalizar dichas solicitudes, y de
existir cualquier reclamo asumido por la empresa, ésta funge como intermediaria si la
distribuidora no realiza el cambio por falta del producto, en estos caso la empresa
presta su apoyo para solventar este tipo de situaciones, reemplazando la mercancía y
luego gestiona la garantía directamente con la Distribuidora proveedora.
122
CAPITULO V
CONCLUSIONES
A través del análisis e interpretación de los datos se llega a las siguientes
conclusiones:
La empresa Taller de Acumuladores Yépez S.R.L, carece de una estructura
física con suficiente espacio, que reúna las condiciones de seguridad apropiada,
debidamente cerrada para evitar el acceso no autorizado de personas ajenas a la
custodia de la mercancía, evitando el robo y sustracción indebida de los productos,
que garanticen que estén en aptas condiciones y que evite el desgaste y deterioro de la
mercancía.
La falta de control en el inventario de las baterías conlleva a que no se están
efectuando planificaciones oportunas de las compras de mercancía, impidiendo que se
minimicen los riesgos en el abastecimiento de mercancía de mínimo y máximo de
productos, lo cual no hace posible evaluar puntos de control que permitan guiar
nuevos pedidos, evidenciándose que la falta de evaluaciones periódicas, no permite
realizar correcciones ni recomendaciones adecuadas para su mejora, ni las
verificaciones o confirmaciones pueden resultar eficiente.
Adicionalmente la función de compra no presenta una razonabilidad adecuada
para su cumplimiento, ya que las transacciones de compras deberían comenzar con
una emisión de una solicitud de compra o pedido aprobado por el departamento de
almacén, quien evaluará la disponibilidad del espacio para su almacenamiento.
Seguidamente una copia de la solicitud se enviara al departamento de compra con el
123
fin de preparar el pedido al proveedor el cual deberá estar previamente
enumerado con un número de control. La solicitud deberá incluir una descripción
precisa del tipo y cantidad de los bienes o servicios deseados. Situación que no se esta
evidenciando en las operaciones normales de la empresa, ya que solo se limitan a
realizar pedidos telefónicos de forma verbal sin dejar por escrito las cantidades
solicitadas, no justificando la fecha de solicitud, el tiempo de entrega del proveedor y
la autorización debida de dicha compra.
De lo anteriormente descrito se deriva que carece de documentación interna
soporte, para la movilización y traslado de la mercancía, no posee formatos pre-
numerados y controlados tales como: notas de entregas, guías de despacho, pedidos,
préstamos realizados al proveedor por garantías cubiertas; ésta falta de
documentación soporte imposibilita el seguimiento y análisis de las entradas y
salidas del inventario.
Así mismo carece de un Sistema de Control Interno de Inventario que permita
llevar una vigilancia eficiente de tan importante activo, en consecuencia, presenta
diversas deficiencias que impiden el desarrollo eficiente y eficaz de las actividades
administrativas y contables que inciden directamente en la capacidad de respuesta a
clientes y proveedores.
En relación a la seguridad tecnológica, para el uso del programa del sistema de
inventario IPS (improsistema), se evidenció que la asignación de clave de acceso, es
única y de uso común para el personal autorizado, desvirtuando cualquier control de
seguimiento por responsabilidad en las funciones, ya que cada persona deberá tener
clave de acceso al modulo de aplicación que le corresponda a su cargo, no se justifica
que la persona que ingresa mercancía al inventario, sea la misma persona que factura
la mercancía y recibe las devoluciones, situación que conlleva un alto riesgo de
control interno, porque no existe la separación de funciones que permita detectar
cualquier desviación en la seguridad de los inventarios, no pudiendo determinarse las
debidas responsabilidades por cualquier mal manejo.
124
Se evidencia que no existe debidamente una persona formalmente nombrada que
esté encargada del almacén y que entre sus funciones garantice las unidades que están
ingresando al almacén, verificando la cantidad, el grupo, fecha de vencimiento para la
venta, ya que es un producto que tiene fecha limite para la venta antes de los 90 días,
y con la responsabilidad de cumplir con los objetivos planteados para alcanzar la
eficiencia de las operaciones, es preciso acotar que la persona asignada debe ser
dotada de los implementos de seguridad necesarios que garantice la integridad física
del asignado, tales como botas de seguridad, guantes, lentes, pantalón y camisa
antiácido, ya que es un producto que esta compuesto por dicho químico, situación que
no se esta cumpliendo en su totalidad.
Con respecto a la funcionabilidad de las operaciones se evidenció la falta de
delegación de funciones por parte de la administración de la empresa, el encargado es
quien concentra la mayor cantidad de responsabilidades, por su función de efectuar
los pedidos de compra de la mercancía, el registro de la factura en el sistema y
además es el encargado de la facturación de venta, situación que propicia acciones de
fraude en el inventario, tales como apropiación del inventario para uso personal o
ventas en mercados paralelos, ejecución de errores intencionales con planes
deliberados y estudiados, llevado a cabo por empleados deshonestos con fines
dolosos, por lo que se cataloga como fraudes, abuso de confianza y en la cual son
bases de acción legal con quien los cometes.
En cuanto a la toma física del inventario efectuada una vez al año, al cierre del
ejercicio fiscal, se evidenció que no se están haciendo los correspondientes ajustes de
inventario generados por dicho procedimiento, por aquellas diferencias entre los
saldos de sistemas y las existencias físicas reales, sobrantes o faltantes, surgidas de
dicho conteo, por lo que siguen arrastrando saldos errados y cometiendo errores que
no llegan a solucionarse, impidiendo castigar el gastos por las pérdidas de aquellos
productos inexistentes impidiendo la identificación de dichas pérdidas generadas por
tales conteos. Aunado a ello el sistema contable no cuenta con una aplicación
125
contable, que permita ingresar las verdaderas existencias reales y limpiar los saldos
incorrectos.
De igual forma se evidenció que no se le presta la debida importancia a las
unidades que presentan deterioro, obsolescencia, lento movimiento y otras causas lo
cual indica el aprovechamiento indebido o realización de los artículos que forman
parte del inventario, ya que a éstas partidas se le debe dar el debido seguimiento y
prestarle atención a su debida valoración, porque siempre resultan ser inferior al valor
registrado y la diferencia deberán asumirla como una perdida en el ejercicio, que
consecuentemente afecta la utilidad del ejercicio.
Para finalizar se concluye que la carencia de un buen sistema de control interno
de inventario imposibilita la medición de los criterios de eficiencia, eficacia y
economía a través de los indicadores de gestión, debido a que no se pueden establecer
estándares de comparación que permitan su determinación, obteniendo como
resultado final, la disfuncionalidad de los procesos, lo cual impide el logro del
objetivo principal de determinar la eficiencia, eficacia y economía en el proceso de
control interno de inventario, pero si es recomendable la implantación de un sistema
de control que sirva como punto de partidas para futuras auditorias se seguimiento.
126
RECOMENDACIONES
A través de la evaluación del Sistema de Control Interno sobre el Inventario, en
la empresa Taller de Acumuladores Yépez S.R.L, se evidencia la necesidad de
implementar normas, procedimientos y políticas que aportarían ciertos beneficios al
proceso.
Entre esos aportes, se establecen las siguientes recomendaciones:
1. Incorporar un sistema de control de manera armónica con las actividades
operativas del almacén. Esto ayuda a que se fomente la eficiencia, eficacia y
economía en los procesos, además la calidad en la delegación de poderes, se eviten
pérdidas y se fomenta que haya una respuesta rápida ante los cambios.
2. La administración deberá implementar de un manual de normas y
procedimientos administrativos, donde se establezcan todas las actividades de las
unidades de trabajo y delimiten la funciones y responsabilidades de los empleados,
evitando funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas
de tiempo y la disgregación de responsabilidades entre los encargados, creando una
base de revisión para las pruebas de cumplimiento y evaluaciones del sistema,
ayudando a que los tiempos se disminuyan, los procesos se simplifiquen y la
organización tenga capacidad de reacción a todo nivel mas rápido y la información
sea mas ágil y llegue mas rápido al que la debe emplear.
3. La administración debe diferenciar y distribuir la ejecución de las diferentes
actividades, con el fin de asignar perfectamente responsabilidades y autoridad por
escrito, y difundirlas para evitar conflictos o dualidad en su interpretación. Así mismo
deberá perfeccionarse con una clara distribución de funciones a cada cargo en el
proceso, se deben diferenciar y separar las funciones para autorizar, aprobar,
127
despachar y contabilizar las transacciones de compra y venta de mercancía, y evitar la
acumulación de poder en una sola persona.
4. Deben fijarse planes de acción para la verificación y evaluación permanente del
Sistema de Control Interno, no conformarse con las labores rutinarias del día a día,
sino enmarcar procedimientos continuos que permitan determinar oportunamente las
debilidades en el sistema y aportar sus correspondientes correcciones para su
reforzamiento, garantizando la fiabilidad y certeza de la información almacenada en
el sistema y las existencia según el físico real, evitando diferencias inesperadas.
5. Adoptar un sistema de control de inventario continuo lo cual le permite un
control mas riguroso, porque se pueden comparar el inventario físico con los registros
continuos, la gerencia se dará cuenta de cualquier faltante o error y podrá tomar la
acción correctiva, además que los estados financieros mensuales o trimestrales
pueden prepararse mas fácilmente debido a la disponibilidad de los valores en monto
del inventario y del costo de las mercancías vendidas en los registros contables.
6. Efectuar conteos físicos de las unidades (baterías) con una frecuencia diaria o
semanal, si se decide llevar el sistema de inventario continuo, cotejando las entradas,
producto de las compras, verificando que realmente estén aumentando las partidas de
inventario afectadas, así como las salidas de inventario productos de las ventas, que
las mismas estén rebajando o disminuyendo el saldo final de los artículos, este
procedimiento podrá ser llevado a cabo a través de células de análisis donde se
indique el saldo inicial mas las compras del periodo, mas las devoluciones en ventas;
menos las ventas y las devoluciones en compras para así obtener saldos correctos y
confiables.
7. La Administración deberá asignar contraseñas individuales a cada uno de los
usuarios, para el acceso y uso del sistema, aplicándolo en su totalidad, lo cual
proporciona seguridad para restringir el acceso y el uso inapropiado del programa,
reduciendo errores y eventos inesperados. Además que esta práctica de control
128
interno permite auditar el uso y control de las contraseñas, ya que cada aplicación, se
delimita de acuerdo a la función y alcance de cada uno de los cargos.
8. Efectuar los respectivos ajustes por las diferencias generadas entre los conteos
de mercancía al detectarse faltantes o sobrantes de bienes materiales, contabilizando
inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos,
debido a que se debe tomar en cuenta que los inventarios sufren variaciones
importantes por cambios en los precios de mercado.
9. En la recepción de mercancía, deberán verificarse las cantidades de bienes
recibidos, la detección de mercancía dañada o defectuosa, la preparación de un
informe de entradas y la transmisión de los datos al departamento de contabilidad
para su debido ingreso al sistema y aquellos inventarios ociosos por exceso o por
desuso deben controlarse separadamente y activarse las gestiones para su eliminación.
10. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual origina la pérdida de ventas potenciales.
11. No almacenar inventario por demasiado tiempo, evitando con ello gastos de
dinero, restringidos en artículos innecesarios.
12. Comprar el inventario en unidades económicas, es decir, conocer las ofertas
ofrecidas por los proveedores, por la introducción de un nuevo producto al mercado o
aprovechando las ofertas ofrecidas en el mercado por la competitividad de marcas
distintas, por ello se afianza la importancia de la planificación de las compras para
anticipándose a los posibles aumentos de precios.
13. Las Tarjetas de Kardex tienen que estar actualizadas y colocadas junto a los
productos almacenados o en un lugar próximo a los que se encuentren a la intemperie
o destilen sustancias que deterioren las mismas, caso el acido de la batería.
14. Los almacenes tienen que ofrecer seguridad a los inventarios para protegerlo
contra el robo, daño o desincorporación y encontrarse limpios y ordenados.
129
15. Debe implementarse un sistema de control de recepción de mercancía, con
formatos como ordenes de compras, órdenes de despacho que estén debidamente
numerado.
16. El almacén debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con
acceso al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado a solicitar
u ordenar la entrega de productos y restringir el acceso en donde se encuentra
depositado el inventario, al personal debidamente autorizado y que éste no tenga
ningún vinculo o acceso a los registros contables.
17. Debe fijarse la responsabilidad al personal de los almacenes en la custodia de
los bienes materiales y en caso de faltantes o pérdidas, aplicárseles dicha
responsabilidad.
18. En el caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventas de
productos y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes
de faltantes correspondientes.
19. Además del control de los inventarios mas significativos, debe existir un control
eficaz de los útiles y herramientas en uso y éstos verificarse sistemáticamente;
elaborándose en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los
expedientes correspondientes, contabilizándose correctamente y aplicándose la
responsabilidad material.
20. El personal del almacén no puede tener acceso a los registros contables, ni a los
mayores de Control de Inventarios.
21. El Área Contable tiene que revisar los precios y cálculos de los productos
recepcionados.
22. Por otra parte se hace necesario adiestrar y entrenar al personal encargado del
área de almacén para el adecuado manejo de los inventarios, ya que son los
principales garantes de una gestión eficaz de Control Interno de Inventarios.
130
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
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132
ANEXOS
133
Cedula de Identidad: 13.652.730
DURACION
21 Horas
21 horas
180 horas
08 Horas
Desde Hasta
01/09/2009 Actualidad
14/05/2007 31/08/2009
08/11/2000 13/05/2007
Colegio de Contadores Publicos del Estado Lara
IUTEPAL
Colegio de Contadores Publicos del Estado Lara
Apellidos y Nombre:Abarca Castillo Maraerbys Grado Académico: Lic. en Contaduria Pública
CURRICULUM VITAE DE LA AUTORA
Nacionalidad: Venezolana
DATOS PERSONALES DATOS ACADEMICOS Y PROFESIONALES
DESCRIPCION
INSTITUTO
Institución: Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado
Años de Experiencia: 08 años
Grado Académico: Especializacion en Contaduria Pública
Fecha de Grado: 24-11-2001 CPC # 49.885Fecha de Nacimiento:16 de Junio de 1977
Lugar de Nacimiento:Barquisimeto Estado Lara
mencion Auditoría
Colegio de Contadores Publicos del Estado Lara
Andilara, C.A. Cargo: Analista Tributario
Taller de Acumuladores Yepez, S.R.L. Cargo: Contador Público
Invesiones Milazzo, C.A. Cargo: Supervisor de Control Interno
CURSOS REALIZADOS
Curso de Impuesto al Valor Agregado
Curso de Administracion Tributaria
Jornadas de Normas Internaciones de
Contabilidad
Curso de Auditoria Operacional
EXPERIENCIA PROFESIONAL
CURSO
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL
“LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
INSTRUMENTO DE RECOLECCCION
CUESTIONARIO INTRODUCIÓN:
El presente instrumento tiene por objeto obtener información relacionada con su
área de trabajo cuyo propósito esta dirigido a analizar el estudio en la Evaluación del
Sistema de Control Interno de Inventario en la empresa Taller de Acumuladores
Yépez, S.R.L.
Se le presentan unas series de preguntas las cuales deberán ser contestadas de
forma precisa, es de gran interés que conteste la totalidad de los ítems que le
corresponden, no hay respuestas buenas ni malas
Agradeciendo la colaboración que puedan aportar a esta investigación, queda de
ustedes.
Atentamente
Lic. Maraerbys Abarca
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“LISANDRO ALVARADO”
DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
CUESTIONARIO
Instrucciones:
• Lea detenidamente cada uno de los ítem • Conteste de forma precisa solo una de las dos opciones presentada en cada ítem. • Mantenga la objetividad de su respuesta. • Evalué las alternativas propuestas y seleccione la que usted considere correcta.
Item SI
NO
1. Se realizan planificaciones de las compras de mercancía?
2. Están debidamente autorizadas las compras de mercancía?
3. Los procesos de salida de mercancía se realizan de forma efectiva?
4. Existen registros contables automatizados
5. El inventario de mercancía es de fácil identificación.
6. Están técnicamente preparadas las personas usuarias de la información contable relativas al modulo de inventario?
7. Todo el personal tiene acceso al sistema de inventario?
8. Conoce usted los objetivos y metas planteadas por la gerencia administrativa?
9. Cree usted que los controles internos establecidos son llevados con efectividad.?
10. Existen medidas correctivas que corrijan las debilidades del control interno.
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11. Cree usted que la persona encargada del control del inventario esta idóneamente preparada para tal función, con la garantía de asegurar su permanencia de los inventarios
12. Considera usted que los procesos de salida de mercancía se ejecutan cumpliendo todos los procedimientos de control de salida?
13. Existe en la empresa Taller de Acumuladores Yépez, S.R.L. un nivel de inventario máximo?
14. Cuenta la empresa Taller de Acumuladores, S.R.L con un sistema adecuado de inventario para detectar robos?
15. Existe correlatividad entre la persona que realiza el ingreso al sistema de los productos recibidos con la persona que despacha?
16. Se utilizan Tarjetas Kardex para el control de inventario
17. Considera usted que los procedimientos en el almacén son seguros y confiables.
18. Considera usted que los procesos de control de inventario se ven amenazados por la falta de conteo
19. Existen registros manuales simultáneos que igualen la información automatizada del inventario?
20. Están claramente definidas las funciones de los encargados de la custodia del inventario.
21. Existe libre accesibilidad del personal al sistema de inventario, cuando el custodio no se encuentra a cargo.
22. Los reportes generados por el sistema son útiles para determinar faltantes y sobrantes de inventario.
23. Existen mecanismo que determinen la obsolescencia y productos defectuosos.
24. Poseen formatos donde se solicitan los pedidos de productos?
25. Existen registros auxiliares de inventario para cada grupo de inventario en el sistema.
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26. Considera usted que el Control de Inventario presenta debilidades.?
27. Cree usted que las condiciones físicas del almacén cumplen con las condiciones mínimas de almacenamiento.?
28. Considera usted que el espacio físico del almacén cubre la capacidad necesaria para acopiar la mercancía comprada.?
29. Se realizan tomas físicas de inventario?
30. La empresa mantiene un nivel mínimo de inventario?
31. Cree usted que existe un excesivo control de inventario?
32. Se emiten órdenes de compra al proveedor.?
33. Las órdenes de compras emitidas son controladas bajo un número de control pre-impreso.?
34. Se realizan seguimiento a las órdenes de compras emitidas al proveedor.?
35. La empresa tiene almacenes externo para el depósito de mercancía.
36. Existen formatos para el control de las entradas y salidas de material en el uso de estos almacenes.?
37. Considera usted que el actual sistema de control garantizan la existencia correcta de mercancía en los almacenes.?
38. Los registros de entrada de mercancía se realizan en el mismo momento de recepción de la mercancía de forma exacta?
39. Se verifican que las cantidades y modelos facturadas en las ventas sean iguales a las mercancías entregadas al comprador?
40. Se verifican que las cantidades y modelos facturadas en las ventas sean iguales a las mercancías entregadas al comprador.
41. Existen manuales de normas y procedimientos de control para el proceso de entrada y salida de mercancía.?
42. El personal encargado en la custodia de mercancía recibe adiestramiento para ejecutar su función.?
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43. Se realizan seguimiento a las entregas de mercancía autorizadas por la gerencia para cubrir contingencias inesperadas?
44. Las devoluciones de mercancías son debidamente registrada en sistemas para su posterior venta, una vez evaluada su condición.?
45. Existen procedimientos para dar baja a productos dañados y obsoletos?
46. Los cambios de mercancía solicitados por compradores son debidamente autorizados por el responsable del inventario.?
47. El acceso al sistema automatizado esta autorizado con usuarios que mantienen claves distintas.?
48. Existe una clave única para entrar al sistema computarizado del modulo de inventario.?
49. Coinciden los saldos de sistemas de los inventarios con las existencias físicas actuales.?
50. Considera usted que las firmas autorizadas son suficientes para la recepción de mercancía.?
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DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
EVALUACION DE CRITERIO
ÍTEMS
PERTINECIA
B / R / D
REDACCION
B / R / D
ADECUACION
B / R / D
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Nombre y Apellido: __________________________________________________ Nivel Académico: ___________________________________________________
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CONSTANCIA DE VALIDACION
Yo, ________________________ titular de la C.I:_________________ de
profesión _______________________ ejerciendo actualmente como
__________________________________.
Por medio de la presente hago constar que he revisado, con fines de validación, el instrumento, luego de hacer las observaciones pertinentes, puedo formular las siguientes apreciaciones. Deficiente Aceptable Excelente Congruencia ítems / dimensión
Amplitud de contenido ítems
Redacción ítems
Claridad y precisión
En Barquisimeto, a los _______ días del mes de _______________ de 2009.
_________________ Firma
