UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE …bibadm.ucla.edu.ve/edocs_baducla/tesis/P1144.pdf · del proceso de cuentas por pagar de la empresa Subway Servicios

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ECONOMIA

ESPECIALIZACION EN CONTADURIA MENCION AUDITORIA

EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA Y EFICACIA DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR DE LA EMPRESA SUBWAY SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS, C.A.

Por Lcda. Alenis Mendoza

Maracaibo, 2008

i

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE ECONOMIA

ESPECIALIZACION EN CONTADURIA MENCION AUDITORIA



Trabajo Especial de Grado para optar a Titulo de Especialista en Contaduría Mención Auditoria

Por Lcda. Alenis Mendoza Tutor: Mgs. Juan Leal Melo

Maracaibo, 2008

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UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

DECANATO DE ECONOMÍA ESPECIALIZACIÓN EN CONTADURÍA

MENCIÓN AUDITORIA



Por Lcda. Alenis Mendoza

Trabajo de Grado Aprobado ____________________ _____________________ Prof. Juan Leal Melo Tutor Jurado 2

_____________________

Jurado 3

Maracaibo, ___ de _______________ de 2008

iii

DEDICATORIA

A Dios, por ser la guía de cada uno de mis pasos que me llevaron alcanzar

esta meta.

A mis padres Francisco y Alicia, por ser pilares fundamentales de mi vida,

GRACIAS por brindarme la oportunidad de llegar hasta aquí.

A mis hermanos y sobrinas, por brindarme su apoyo, de nuevo les regalo

mi sueño, y que les sirva de ejemplo para alcanzar los suyos.

A mis amigos Carlos y Dioly, por ofrecerme su amistad incondicional.

A mis familiares y compañeros de Postgrado, por su apoyo y confianza

que los hacen participes de mi meta.

Lcda. Alenis Mendoza

iv

AGRADECIMIENTO A la empresa Subway Servicios Administrativos, C.A., por abrirme las

puertas de su prestigiosa organización.

Al Mgs. Juan Leal Melo, por su paciencia y dedicación, enseñándome cada

uno de los parámetros a seguir en esta investigación.

A todas las personas, que me brindaron su apoyo y que formaron parte del

desarrollo de este proyecto.

Lcda. Alenis Mendoza

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Mendoza Villasmil, Alenis Josefina, Evaluación de la Eficiencia y Eficacia del proceso de cuentas por pagar de la empresa Subway Servicios Administrativos, C.A. Trabajo especial de grado, Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado. Maracaibo 2008

RESUMEN

El objetivo de esta investigación esta orienta a la realización de una Evaluación de la eficiencia y eficacia del proceso de cuentas por pagar de la empresa Subway Servicios Administrativos, C.A. con el fin de aportar a la empresa un camino de posible soluciones, que permita un alto grado de productividad en la realización de las actividades desarrolladas en el departamento de administración, mejorando los resultados en el tiempo a través de la eficacia y eficiencia de este proceso. El marco teórico esta basado en varios criterios de autores que fundamentan esta investigación. En cuanto al marco metodológico de tipo descriptiva, ya que se enfoca en describir y analizar directamente el proceso de cuentas por pagar. En esta investigación se aplicaron varios instrumentos de recolección de datos un cuestionario de 35 preguntas, observación directa, y pruebas de cumplimiento, cuenta con una población de constituida 3 integrantes del departamento administrativo, llegando a la conclusión que la empresa cuenta con normas, políticas, y procedimiento definidos, sin embargo debe hacerlo publico a fin que lo empleados estén informados, implementar curso de capacitación del personal a fin de mejorar la eficiencia y la eficacia en los procesos, implementar mecanismos acción con en fin de verificar que se cumplan la todas la etapas del procesos .

vi

Mendoza Villasmil Alenis Josefina, evaluation of the efficiency and effectiveness of the process account payable enterprise administrative Subway, AC Working degree, University Center West Lisandro Alvarado. Maracaibo 2008.

SUMMARY

The objective of this research oriented to the realization of an assessment of the efficiency and effectiveness of the process accounts payable enterprise administrative Subway, AC for give the company a way possible solution that enables a high level of productivity in the implementation of the activities developed in the Department of management, improving results in time for the efficiency and effectiveness of this process. The theoretical framework this based on several criteria of authors founded this research. On the methodological framework descriptive because it focuses on describe and analyse the accounts payable process directly type. This research applied multiple data collection instruments a questionnaire of 35 questions, direct observation and proof of compliance, has a population of 3 members of the Administrative Department, coming to the conclusion that the company has rules, policies, and procedure defined, however you must do public purpose that the employees are informed, implement training staff in order to improve the efficiency and effectiveness in processes, implement action mechanisms with in order to verify compliance with all the stages of the process.

vii

INDICE

VEREDICTO

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

RESUMEN

INDICE GENERAL

INTRODUCCION

CAPITULO I EL PROBLEMA

1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 13

2.- JUSTIFICACION E IMPORTACIA DE LA INVESTIGACION 15

3.- FORMULACION DE LOS OBJETIVOS 16

- OBJETIVO GENERAL 16

- OBJETIVOS ESPECIFICOS 16

4.- DELIMITACION DE LA INVESTIGACION 17

CAPITULO II MARCO TEORICO

1.- ANTECEDENTES 19

2.- BASES TEORICAS 23

CAPITULO III MARCO METODOLOGICO

1.- TIPO DE INVESTIGACION 40

2.- DISEÑO DE LA INVESTIGACION 40

3.- POBLACION 41

viii

4.- MUESTRA 41

5.- INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS 42

6.- TECNICAS DE ANALISIS DE DATOS 42

7.- SISTEMA DE VARIABLE 43

8.- OPERACIONALIZACION DE VARIABLES 44

CAPITULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACION

ADMINISTRATIVOS, C.A 46

POR PAGAR Y DISEÑAR INDICADORES 64

CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 87

BIBLIOGRAFIA 90

ANEXOS 92

ix

INTRODUCCIÓN

Debido a los grandes crecimientos de las organizaciones y sus

diferentes funciones operacionales, esta investigación centra su atención la

evaluación de la eficiencia y eficacia del proceso de las cuentas por pagar

de la empresa Subway Servicios Administrativos, C.A.

Con el fin de asegurar la validez de la información, promover la

eficiencia y eficacia de las operaciones, y estimular y asegurar el

cumplimiento de las políticas y directrices emanadas de la dirección.

Así como también proporcionarle la organización un instrumento

que le permita un mayor control y transparencia en los procesos.

Para logar tal fin, la investigación estará estructurada por cinco

capítulos, con el propósito de presentar de una forma explicativa todos los

pasos a seguir en el desarrollo de este estudio.

El Capítulo I, en este se plasma la problemática existente en la

Empresa con el planteamiento del problema, se presenta la justificación del

estudio, se formulan el objetivo general y los objetivos específicos, y

finalmente los alcances y delimitaciones de la investigación.

El Capítulo II, titulado Marco Teórico, donde se hace referencia a los

antecedentes de la investigación, las bases teóricas, las cuales son

fundamentales para este estudio, permitiendo sustentar las diferentes teorías

relacionadas con la evaluación de la eficiencia y eficacia del proceso

de cuentas por pagar.

1

El Capitulo III, titulado Marco Metodológico, se refiere al diseño de la

investigación, la población y muestra utilizada y las técnicas e instrumentos

de recolección de datos.

El Capítulo IV, el análisis e interpretación de los resultados, los

cuales se obtuvieron de la aplicación de cuestionarios, observación directa y

pruebas de cumplimiento.

El Capitulo V, conclusiones y recomendaciones que se requiere ser

tomadas en consideración por la organización.

El Capitulo VI, anexos

3

CAPÍTULO I

4

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.- PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA:

En la esfera de la actividad empresarial es necesario cada vez mas

precisar el significado de control interno, que con el uso cotidiano del término

le ha quitado precisión y hoy muchas personas hablan de control interno

como una acción de simple vigilancia. En realidad tales medidas son mas

bien una pequeña parte del control Interno.

Según el autor Meigs, (2000) plantea que:” El propósito básico del

Control Interno es de promover la operación eficiente de la organización”

Este es de vital importancia para las organizaciones, por tanto cada

empresa es garante de establecer sus propias medidas de control, de tal

manera que le proporcione ayuda para el perfeccionamiento de sus

operaciones, y que le permita a la organización alcanzar sus metas y

objetivos de manera eficaz y eficiente.

Así mismo, el control interno reviste una importancia fundamental

para la estructura administrativo-contable, ya que se relaciona con la

confiabilidad de sus estados contables, con la confiabilidad de su sistema de

información interno, con su eficacia y eficiencia operativa

Es por ello que las empresas deben considerarse desde el punto de

vista de la eficacia y la eficiencia simultáneamente. El autor: Chiavenato

(1999) plantea:

32

“La eficacia es una medida normativa del alcance de resultados, mientras que la eficiencia es una medida normativa de la utilización de los recursos en ese proceso. En términos económicos la eficacia de una empresa se refiere a su capacidad de satisfacer una necesidad de la sociedad, a través de proveerles productos (bienes o servicios), mientras que la eficiencia es una relación técnica entre insumos y productos en otros términos, es una relación entre costos y beneficios”. El ideal sería una empresa igualmente eficiente y eficaz, ya que ante

la ausencia de estas se afectaría el logro de la gestión administrativa-

contable y el uso inadecuado de los recursos de la organización, trayendo

como consecuencia una desviación e sus procesos.

Es por ello que las empresas también debe reconocer la gran

importancia que tienen para la organización la serie de procesos que

enmarcan las actividades diarias de la compañía, tales procesos reúnen

normas internas, y reglamentos que todos los empleados deben tener

conocimiento.

Estos proceso permiten que una compañía pueda evolucionar

independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén

encima de la compañía permanentemente. Con la implementación de unas

reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, solo se requiere

hacer un control de gestión básico para hacerle el seguimiento a los

procesos e ir haciendo los correspondientes correctivos para que estos no se

detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.

Estas reflexiones solo buscan recalcar la importancia de la Evaluación

de dichos procesos que en últimas se ve reflejado en la reducción del tiempo

ocioso e interacción entre los diferentes equipos de trabajo de la empresa,

obteniendo finalmente una reducción de costos, mejoramiento en la

33

capacidad de reacción de la empresa ante el mercado, una estructura

organizacional mas ágil, entre otros tantos beneficios mas.

Si bien es cierto que la evaluación del proceso de cuentas por pagar

representan tiempo y dinero, también se debe reconocer que se hace

imperativo en una empresa que se encuentre en crecimiento y que ya lleva

un trayecto recorrido en el tiempo como para tener su reconocimiento en el

medio. En muchas ocasiones los costos de la organización finalmente se ven

compensados en el balance cuando los tiempos se disminuyen, los procesos

se simplifican, la organización tiene una capacidad de reacción a todo nivel

más rápida, la información es más ágil y llega más rápido al que la debe

emplear.

De esta manera, se ha identificado la necesidad de la organización de

contar con herramientas avanzadas de gestión, que permita optimizar

resultados y crear mecanismos de control orientados al valor económico.

De esta manera se propone en la siguiente investigación, evaluación

de la eficacia y eficiencia del proceso de cuentas por pagar de la empresa

Subway Servicios Administrativos, C.A. que le permita un mejor desempeño

del trabajo, para orientar las decisiones y las acciones de la gerencia hacia

el cumplimiento de las metas establecidas y los objetivos organizativos.

Así mismo, cumplir con las normas y principio de control interno,

beneficiando así desde el accionista hasta el propio cliente, ya que tendrá

éste un grado de confianza sobre la entidad y prevalecerá en el tiempo

generando utilidades y crecimiento interno en la organización.

34

2.- JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN:

Partiendo de las condiciones operativas de la Empresa Subway

Servicios Administrativos, C.A, esta investigación pretende contribuir a

mejorar el proceso de cuentas por pagar, a través de la evaluación, eficacia

y eficiencia de los mismos.

Solo se requiere demostrar la necesidad de analizar la empresa

utilizando un cierto enfoque de manera de recoger información, procesarla y

analizarla para obtener conclusiones y adoptar las soluciones adecuadas.

Es muy probable que una sola función administrativa mal ejecutada

mantenga en un nivel inferior a todo el organismo, siendo necesario analizar

esta área para llegar a la certeza, de que la base de sustentación de estos

procesos son los adecuados.

Así mismo con la aplicación de esta evaluación la organización

podrá brindar un enfoque de organización y solidez, minimizando sus

irregularidades a fin de que se logre una administración eficiente.

Por otra parte, la evaluación de este proceso representa para la

empresa una vía de posibles soluciones, que permita un alto grado de

productividad en la realización de las actividades desarrolladas en el

departamento de administración, mejorando los resultados en el tiempo a

través de la eficacia y eficiencia de este proceso.

Sin duda alguna este tema es de especial agrado para mí ya que me

ayuda al fortalecimiento de mis conocimientos teóricos, además pretende

35

ser un aporte académico científico y metodológico al mostrar la utilidad de la

evaluación del proceso de cuentas por pagar.

3.- FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS: OBJETIVO GENERAL:

Evaluar la eficacia y eficiencia del proceso de cuentas por pagar de

la empresa Subway Servicios Administrativos, C.A.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1.- Determinar la situación actual de las etapas administrativas del

proceso de cuentas por pagar de la empresa Subway Servicios

Administrativos, C.A.

2.- Evaluar el control interno de las cuentas por pagar y determinación de

áreas criticas.

3.- Determinar el grado de eficiencia y eficacia del proceso de cuentas por

pagar a través de indicadores diseñados para tal fin.

DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN:

36

La investigación se llevara a cabo en la Empresa Subway Servicios

Administrativos, C.A. ubicada en la Calle 72 con Av. Bella Vista, Centro

Comercial Clodomira, piso 1 oficina 201-202, Maracaibo – Estado Zulia.

Enmarcada en el área administrativa específicamente en el estudio,

y evaluación del proceso de cuentas por pagar de la empresa antes

señalada.

CAPÍTULO II

37

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN:

Para la realización de este trabajo de investigación se consultaron

varios estudios efectuados vinculados con el tema de estudio.

38

Adrianza y Moronta en el año 2001 presentó una investigación

titulada: Diseño de un sistema de Cuentas por Pagar para la Ferretería ARCI,

C.A. El presente estudio estuvo dirigido al Diseño de un Sistema de Cuentas

por Pagar para FACA. Dicho sistema es una herramienta clave para el

mejoramiento de las actividades que intervienen en el proceso de pago a los

proveedores y, de esta forma, poder lograr optimizar los procesos tanto

contables, como administrativos, con el fin de poder prevenir problemáticas

en el proceso productivo a consecuencia de la falta de recursos. Dicha

investigación se calificó según su tipo aplicada, descriptiva, no experimental,

transversal, en la cual se tomó como población diez (10) empleados que

componen el personal del Departamento de Administración de la ferretería, la

información se recolectó por medio de una entrevista estructurado en su

totalidad por 42 ítems de respuestas cerradas, semi cerradas y abiertas, los

cuales fueron validados por expertos en el área contable, sistemas contables

y administración. Se concluyó que el personal de la empresa no cuenta con

el conocimiento de las normas, políticas y procedimientos existentes en la

empresa y que los niveles jerárquicos no están claramente definidos. Los

resultados obtenidos por medio de los instrumentos fueron representados por

tablas y gráficos, cuyo análisis dio origen al diseño de un sistema de cuentas

por pagar, finalizando con conclusiones y recomendaciones.

Salom en el año 2002 realizó una Evaluación del Sistema de Control

Interno de las Cuentas por Pagar de la Empresa COCSA. El presente estudio

estuvo dirigido a evaluar el sistema de control interno de cuentas por pagar

en la empresa COCSA. El tipo de investigación fue descriptivo, prospectivo y

aplicado, con diseño no experimental trasnacional descriptivo. La población

estuvo compuesta por tres (3) personas vinculado con el proceso de cuentas

por pagar, realizándose un Censo Poblacional. Se utilizó una entrevista

39

estructurada con 72 preguntas, validada por expertos, cuyos datos fueron

analizados con estadísticas descriptivas. Los resultados indicaron que

existen fallas significativas en las actividades administrativas y contables de

las cuentas por pagar, entre las cuales se mencionan falta de sistematización

de las actividades y deficiencias en la asignación de las funciones

respectivas. Se determinó que no existen políticas que apoyen en forma

suficiente el proceso de cuentas por pagar, que las normas son insuficientes

y no han sido divulgadas en forma ajustada, que no existen estrategias

aplicadas a la cancelación de los créditos. En referencia al período del

vencimiento, se obtuvo que no se cumple con el período de vencimiento de

las obligaciones, señalando que existen problemas en el flujo de caja y la

empresa incurre en intereses moratorios por retrasos en los pagos. Al

evaluar los formatos utilizados en las operaciones administrativos /contables

de la cuentas por pagar, se obtuvo que existe un formato específico para la

solicitud de materiales, identificado como la orden de compra, la cual es

elaborada por el departamento de compras con las solicitudes previas

emitidas por dicho departamento, existiendo deficiencias en el conjunto de

formas de registro requeridas para apoyar el proceso contable de las cuentas

por pagar. Se recomienda optimizar el control interno de las cuentas por

pagar a través del diseño de actividades, políticas, normas y en general, la

mejora del proceso.

Maduro en al año 2003 realizó una Evaluación del Control Interno de

las Cuentas por Pagar en la Dirección Regional de Ingeniería y

Mantenimiento (DRIM) del Sistema Regional de Salud. La investigación tuvo

como objetivo "Evaluar el Control Interno de las Cuentas por Pagar en la

Dirección Regional de Ingeniería y Mantenimiento (DRIM) del Sistema

Regional de Salud". Para el desarrollo del estudio se consultó algunos

40

autores como; Cepeda (1997), Catacora (1997), Chiavenato (1995), Perdomo

Moreno (1997), Rodríguez Valencia (1997) entre otros. Este proyecto se

realizó específicamente en el Departamento Administrativo Contable,

conformado por una población de cuatro (4) personas, utilizando una

entrevista como instrumento de recolección de datos. Este instrumento fue

validado por siete (7) expertos aplicando la distribución de frecuencias

absolutas para analizar los datos. Tomando en consideración el propósito de

la investigación se clasificó evaluativa, de tipo descriptiva, aplicada con un

diseño no experimental, transaccional descriptiva. Se determinó que la

institución registra las obligaciones en forma manual lo que ocasiona

limitaciones en el proceso de las mismas, que consta de políticas, normas y

procedimientos, para lo cual se recomienda estudiar la posibilidad de

implantar un sistema automatizado y establecer un manual que contenga de

una manera clara y especifica todo lo referente a políticas, normas y

procedimientos.

De la Cruz en el año 2003 presentó una Evaluación de los Sistemas de

Control Interno Aplicado a las Cuentas por Pagar de la Empresa PCI

Ingenieros Consultores S.A. El propósito de este estudio fue evaluar los

controles internos contables y administrativos aplicados a las Cuentas por

Pagar de la Empresa PCI Ingenieros Consultores, S.A., y poder brindar

algunas recomendaciones que le permitan a la Empresa mejorar en la

aplicación de sus controles internos en los pasivos, tales como Cuentas por

Pagar. Las bases teóricas de la investigación y la definición de términos

básicos que comprenden el Marco Teórico de esta investigación se

encuentra sustentado por autores como: Rondón (1991-1993), Catacora

(1992), Stoner (1994), entre otros. La metodología de estudio aplicada fue de

tipo descriptiva y evaluativa, considerando su diseño como no experimental,

41

transaccional o transversal. Se determinó que la población es de tipo finita, la

cual estuvo comprendida por tres sujetos involucrados en el Departamento

de Coordinación de Administración. El instrumento utilizado para la

recolección de datos fue una entrevista estructurada de preguntas abiertas,

cerradas y de varias opciones de respuesta con setenta y ocho (78) ítems.

Para su validez optó con la cantidad de siete (7) expertos en el área de

Control Interno, la cual fue aprobada por decisión unánime; la confiabilidad

no fue necesaria debido a que el tamaño de la población no la requería. A

través de la recolección de datos se determinó que la empresa lleva un buen

funcionamiento de los controles internos de las Cuentas por Pagar; también

se encuentran al día con las obligaciones contraídas con los proveedores; lo

que se sugirió conservar el mismo sistema con el que se ha manejado el

control interno de las Cuentas por Pagar dentro del respectivo Departamento,

para darle continuidad y así alcanzar mayor éxito en el futuro.

Marín y Quintero, Evaluación del Sistema de Control Interno de

Cuentas por Pagar casa Infonet, Universidad Rafael Belloso Chacín. Faculta

de Ciencias Administrativas. Escuela de Contaduría Pública. Maracaibo

2003. El presente trabajo tuvo como finalidad Evaluar el Sistema de Control

Interno de Cuentas por Pagar, caso Infonet. La Evaluación fue sustentada

por los aportes de colmes 1995, Arens y Loebbecke 1996, Catacora 1998 y

Defliese y otros 1991 referentes al Control Interno y Auditoria. La

investigación se tipifica como descriptiva, aplicada de campo. El diseño se

califica como no experimental, transversal. La población objeto de estudio

estuvo conformada por 6 personas. La recolección de los datos se llevo a

cabo a través de un cuestionario estructurado, constituido por 92 preguntas,

de las cuales 60 eran cerradas y treinta y dos 32 abiertas, siendo este

validado por 7 expertos en el área. El análisis de los resultados arrojo fallas

42

en el proceso de verificación y autorización en una sola persona, las Cuentas

por Pagar no son registradas en el momento q se originan. El sistema de

Control Interno no es efectivo por cuanto no están definidos y difundidos con

claridad las normas, políticas y procedimientos del sistema de control interno

de las cuentas por pagar, y la cancelación de las misma esta regidas los

ingresos inmediatos y la disponibilidad de recursos económicos y

financieros, se evidencio la ausencia de formularios q indiquen

detalladamente el proceso de adquisición de pagos. Se recomienda

sistematizar las relaciones entre los integrantes de los departamentos,

normalizar la ejecución e las tareas de los empleados a través de

procedimientos estandarizados, supervisar y evaluar de la eficiencia

operacional del personal de la unidad de pagos.

BASES TEÓRICAS:

A continuación se presentan las bases teóricas de este estudio, referida

a los postulados de diferentes autores que han considerado en sus obras, las

variables Procesos Administrativos, Indicadores Operacionales y Cuentas por

Pagar, las cuales sirven de fundamento para la realización del presente

proyecto de investigación.

1.- PROCESOS ADMINISTRATIVOS:

Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que

componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Por tanto cabe decir

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que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar

las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los

demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas

establecidas por la organización.

Por otra parte Koontz (2002) plantea: “El enfoque de proceso de la

teoría y la ciencia administrativa reúne el conocimiento administrativo

pertinente, mediante su vinculación al trabajo administrativo, lo que los

administradores hacen. Como cualquier otra ciencia de operaciones, intenta

integrar los conceptos, los principios y las técnicas subyacentes a la labor de

la administración.”

Estas funciones de la administración proveen una estructura útil para la

organización y es la esencia de la habilidad general para armonizar los

esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas.

Planeación:

Para el autor Koontz (2000) nos habla de la planeación como: “La

selección de misiones y objetivos, así como de acciones encaminadas a

lograrlos; requiere una toma de decisiones, es decir elegir cursos futuros de

acción entre una serie de alternativas.”

Es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuando hacerlo, y quién ha

de hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos

hasta donde queremos ir.

La plantación de vital importancia ya que a través de este proceso se

establecen metas y se eligen los medios para alcanzar dichas metas. Sin

44

- Acciones importantes de la planeación:

a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

b. Pronosticar.

c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el

trabajo.

d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

e. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para

encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

f. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

g. Anticipar los posibles problemas futuros.

h. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

Organización:

La organización es el acto de dirigir, organizar, sistematizar el proceso

productivo, podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función

es el establecimiento de una estructura organizativa.

El autor Koontz (2000) nos dice que la organización “Es la parte de la

administración que implica el establecimiento de una estructura intencional

de papeles a desempeñar por la gente dentro de la misma. Es intencional,

en el sentido de garantizar que todas las actividades necesarias para lograr

objetivos sean asignadas a las personas más capaces para llevarlas a cabo.

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La estructura organizacional consiste en ayudar a crear un ambiente

para el desempeño humano.

- Acciones importantes de la organización.

a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (Dpto.)

b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos

c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

d. Aclarar los requisitos del puesto.

e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la

admón.

g. Proporcionar facilidades personales y otros recurso

h. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

Dirección:

Para Koontz (2000) la Dirección “Consiste en influir en la gente para

que contribuya a los objetivos de la organización y del grupo;

predominantemente tiene que ver con el aspecto interpersonal de la

administración”.

En otras palabras la dirección Implica mandar, influir y motivar a los

empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo

son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al

fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que

trabajan con ellos.

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- Acciones importantes de la dirección

a. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados

por la decisión.

b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

c. Motivar a los miembros.

d. Comunicar con efectividad.

e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien

hecho.

g. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en

el trabajo.

h. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del

control.

Control:

El control en el proceso administrativo Implica medir el desempeño

contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los

estándares y ayuda a corregirlas.

El autor Koontz (2000) enuncia que el control “Es la medición y

corrección del desempeño individual y de la organización para garantizar que

los acontecimientos se apeguen a los planes. Implica la medición del

desempeño, con base en objetivos y planes, mostrando los puntos en donde

existan desviaciones de los parámetros, y ayudando a corregirlas.

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Es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar

desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin

de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales. La función de

control le proporciona al gerente medios adecuados para verificar que los

planes trazados se implanten en forma correcta.

- Acciones importantes de control

a. Comparar los resultados con los planes generales.

b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

d. Comunicar cuales son los medios de medición.

e. Transferir datos detallados de manera que muestren las

comparaciones y las variaciones.

f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

2.- FACTURAS

Es el documento fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de

un servicio, que vincula al obligado tributario emisor (el vendedor) y al

obligado tributario receptor (el comprador).

2.1.- TIPOS DE FACTURAS

Ordinarias

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Documentan la obligación comercial.

Pro-forma

Documenta una oferta, con indicación de la forma exacta que tendrá la

factura tras el suministro (No tiene valor contable, ni como justificante)

Copia

Documenta la operación para el emisor con los mismos datos que la

original.

Duplicado

Documenta la operación para el receptor, en caso de pedida de la original.

2.2.- REQUISITOS DE LAS FACTURAS

Según la providencia administrativas No. 0257 que establece las

normas generales de la emisión de facturas y otros documentos, se expone

lo siguiente.

Artículo 13. Las facturas emitidas sobre formatos o formas libres, por

los contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben cumplir

los siguientes requisitos:

1. Contener la denominación de “Factura”.

2. Numeración consecutiva y única.

3. Número de control preimpreso en la factura.

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4. Total de los números de control asignados, expresado de la siguiente

manera “desde el No… hasta el No…”

5. Nombre apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro

Único de Información Fiscal (RIF) del emisor.

6. Fecha de emisión, constituida por (8) dígitos con el siguiente formato:

DD-MM-AAAA, donde DD será los dos (2) dígitos del día, MM serán

los dos (2) dígitos del mes y AAAA, serán los (4) dígitos del año.

7. Nombre y Apellido o razón social y número de Registro Único de

Información Fiscal (RIF), del adquiriente del bien o receptor del

servicio. Podrá prescindirse del número Registro Único de

Información Fiscal. (RIF), cuando se trate de personal naturales que

no requieran la factura a efectos tributarios, en cuyo caso deberán

expresarse, como mínimo, el número de cédula de identidad o

pasaporte, del adquiriente o receptor.

8. Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con la

indicación de la cantidad y monto. Podrá omitirse la cantidad en

aquellas prestaciones de servicio que por sus características estas no

puedan expresase. Si se tratare de un bien o servicio exento o

exonerado del impuesto al valor agregado, deberá aparecer al lado de

la descripción o de su precio, el carácter E separado por un espacio

en blanco y entre paréntesis según el siguiente formato: (E).

9. En los casos que se cargue o cobren conceptos en relación al precio o

remuneración convenido o se realicen descuento, bonificaciones,

anulaciones y cualquier otro ajuste al precio deberá indicarse la

descripción y valor de los mismo.

50

10. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al

valor agregado, discriminada según la alícuota, indicando el

porcentaje aplicable, así como la especificación del monto total del

monto exento y exonerado.

11. Especificación del monto total del impuesto al valor agregado,

discriminado según la alícuota indicando e porcentaje aplicable.

12. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación

de servicios o de la suma de ambos, si corresponde.

13. Contener la frase “sin derecho a crédito fiscal” cuando se trate de las

copias de la factura.

14. En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor

agregado, cuya prestación halla sido expresada en moneda

extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda

nacional, deberán constar ambas cantidades en la factura, con

indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable.

15. Razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal

(RIF) de la imprenta autorizada, así como la nomenclatura y fecha de

providencia administrativa de autorización.

16. Fecha de elaboración por la imprenta autorizada, constituida por ocho

(8) dígitos.

Artículo 14. Las facturas emitidas mediante maquinas fiscales por los

contribuyentes ordinarios del impuesto al valor agregado, deben contener la

siguiente información:

1. Contener la denominación de “Factura”.

51

2. Nombre apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro

Único de Información Fiscal (RIF) del emisor.

3. Número consecutivo y único.

4. La hora y fecha de la emisión.

5. Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con la

indicación de la cantidad y monto. Podrá omitirse la cantidad en

aquellas prestaciones de servicio que por sus características estas no

puedan expresase. Si se tratare de un bien o servicio exento o

exonerado del impuesto al valor agregado, deberá aparecer al lado de

la descripción o de su precio, el carácter E separado por un espacio

en blanco y entre paréntesis según el siguiente formato: (E).

6. En los casos que se cargue o cobren conceptos en relación al precio o

remuneración convenido o se realicen descuento, bonificaciones,

anulaciones y cualquier otro ajuste al precio deberá indicarse la

descripción y valor de los mismo.

7. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al

valor agregado, discriminada según la alícuota, indicando el

porcentaje aplicable, así como la especificación del monto total del

monto exento y exonerado.

8. Especificación del monto total del impuesto al valor agregado,

discriminado según la alícuota indicando e porcentaje aplicable.

9. En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor

agregado, cuya prestación halla sido expresada en moneda

extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda

52

nacional, deberán constar ambas cantidades en la factura, con

indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable.

10. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación

de servicios o de la suma de ambos, si corresponde, precedido de la

palabra “TOTAL” y, al menos, un espacio en blanco.

11. Logotipo fiscal seguido del Número de Registro de la Máquina Fiscal

los cuales deben aparecer en ese orden al final de la factura, en una

misma línea, con al menos tres (3) espacios de separación.

Las facturas emitidas mediante Máquinas Fiscales darán derecho a

crédito fiscal o al desembolso, cuando además de cumplir con todos los

requisitos establecidos en este articulo, la misma imprima el nombre o

razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF)

del adquiriente o receptor de los bienes o servicios en la propia factura.

3.- PROCESO DE PAGO

El proceso de compras se cierra con el pago al proveedor del producto

adquirido. La forma en que se hará este pago dependerá de la financiación

que ofrezcan los proveedores y de la situación económica de la empresa

adquirente.

Al realizar la adquisición de las mercancías, uno de los factores que

influirán en la misma será la forma de pago.

El pago puede realizarse al contado o a plazo. La elección de una u otra

modalidad corresponderá a las partes implicadas en el proceso de compra-

venta, ya que la decisión dependerá de las condiciones pactadas entre

53

ambas y de la liquidez del cliente para hacer frente a la deuda que va a

contraer.

La realización del pago al contado puede hacerse de muy diversas

formas; entre las más habituales se encuentran:

a) La entrega de dinero en efectivo, en cuyo caso, aparecerá en la

factura la firma del proveedor indicando el recibí o una fórmula

equivalente, o bien éste emitirá al cliente un recibo para acreditar la

entrega del dinero.

b) Ingreso en efectivo en la cuenta corriente del proveedor.

c) La transferencia bancaria.

d) El cheque.

e) Las tarjetas de débito y crédito.

f) La carta de crédito.

3.1.- Depósito en la cuenta corriente del proveedor

Es otra forma de pago al contado, para realizarlo debemos conocer el

número de la cuenta corriente del proveedor al que vamos a hacer el ingreso

en efectivo, así como la entidad. El impreso se facilita por la propia entidad y

cada una tiene su propio formato.

54

3.2.- Transferencia bancaria

Consiste en dar la orden a la sucursal bancaria donde tenemos nuestra

cuenta corriente para que trasvase la cantidad que se indique a la cuenta

corriente del proveedor.

Para poder realizar una transferencia se cumplimentará un impreso

facilitado por la propia sucursal.

También se puede hacer una transferencia de un banco a otro sin tener

cuenta en ninguno, sólo haciendo el ingreso en uno de ellos y dando la orden

de transferencia al otro banco.

Si la transferencia se realiza de forma periódica (mensualmente,

anualmente, etc.) se deberá cursar la autorización oportuna de la misma

mediante carta dirigida al responsable de la sucursal, para que se emita en

las fechas indicadas.

Una vez cursada la transferencia, el banco enviará una información de

la misma que servirá de justificante del pago. En la mayoría de los casos, los

bancos cobran unas comisiones por este servicio que varían de unas

entidades a otras.

3.3.- Cheques

Es un documento que ha de librarse contra un banco o entidad de

crédito que tenga fondos a disposición del librador, y de conformidad con un

acuerdo expreso o tácito, según el cual el librador tenga derecho a disponer

por cheque de aquellos fondos.

55

Sujetos: a) Librador: Es la persona que emite el cheque y ordena su pago al

banco.

b) Librado: Es el banco o entidad de crédito a la que se le ordena pagar

el cheque.

c) Tenedor o tomador: es la persona que posee el cheque.

d) Endosante: Es la persona que transmite el cheque mediante endoso,

ha de ser distinta del librador.

e) Avalista: Es la persona que responde del pago del cheque.

- Requisitos formales El cheque ha de cumplir los siguientes requisitos:

a) La denominación de “cheque” inserta en el texto.

b) El mandato puro y simple de pagar una determinada cantidad. Cuando

en el cheque aparezca el importe del mismo en letra y en números y

sean importes diferentes, será válida la cantidad escrita en letra.

c) El nombre de quien ha de pagar el cheque a su presentación,

denominado librado, que necesariamente ha de ser un banco o una

entidad de crédito.

d) Lugar de pago. Respecto al lugar hay que tener en cuenta lo siguiente:

Si no se indica lugar, se entenderá que el lugar de pago es el

que aparezca junto al nombre del librado.

En el caso de indicar varios lugares, se considerará el primero

de ellos.

56

A falta de las anteriores indicaciones se pagará en el lugar que

ha sido emitido y si en él, el librado no tiene establecimiento se

pagará donde tenga el establecimiento principal.

e) La fecha y el lugar de la emisión del cheque. Si no se indica lugar se

considerará el que aparezca junto al nombre del librador.

f) Firma del que expide el cheque, denominado librador.

- Clases de cheques.

Cheque al portador. Cuando los cheques lleven inscrita la indicación “al

portador”. Deben pagarse a cualquier persona que los presente al cobro.

Cheque nominativo. Deben pagarse a la persona indicada en el cheque,

para lo cual se identificará ante la entidad pagadora del mismo. Puede haber

dos tipos:

A una persona determinada, con o sin cláusula “a la orden”.

Deberá figurar el nombre de la persona física o jurídica que

tiene derecho a percibir el importe del cheque. Cuando sea “a la

orden” aparecerá dicha expresión antecediendo al nombre de la

persona física o jurídica. Se transfiere por endoso.

A una persona determinada con cláusula “no a la orden”. A

continuación de la expresión “páguese por este cheque a” debe

figurar el nombre de la persona física o jurídica, que tiene

derecho a percibir el importe del cheque, y la expresión “no a la

orden”. No es transmisible por endoso.

57

Cheque conformado. El banco librado garantiza el pago del cheque porque

la cantidad indicada en él quedará bloqueada en la cuenta corriente del

librador hasta que se presente al cobro. No obstante, debe aparecer la fecha

hasta la cual esta garantía es válida.

Cheque para abonar en cuenta. El Librador o el tenedor del cheque pueden

prohibir su pago en efectivo, insertando en el anverso la mención transversal

“para abonar en Cuenta”, o una expresión equivalente. En este caso, el

librado sólo podrá abonar el cheque mediante un asiento en su contabilidad.

Este asiento equivale al pago.

4.- INDICADORES DE GESTIÓN

Para controlar es necesario poseer indicadores que permitan evaluar el

desempeño de los procesos, ya que difícilmente las decisiones podrán

basarse en datos y tendencias exactas.

Los indicadores deben estar conectados a metas, no solo de los

departamentos, de las secciones o de las áreas funcionales, sino de la

empresa en su conjunto. Deben permitir armonizar la búsqueda de los

objetivos estratégicos y los de corto (el direccionamiento estratégico y el día

a día). En esa medida los indicadores son un instrumento básico de las

prácticas directivas para el control y el despliegue de las estrategias.

Los indicadores responden a dos principios básicos de gestión: “Lo que

no es medible no es gerenciable” y “El control se ejerce a partir de hechos y

datos”

58

Para que un indicador de gestión sea útil y efectivo, tiene que cumplir

con una serie de características, entre las que destacan:

- Relevante: que tenga que ver con los objetivos estratégicos de la

organización.

- Claramente Definido: que asegure su correcta recopilación y justa

comparación.

- Fácil de Comprender y Usar, Comparable: que se pueda comparar sus

valores entre organizaciones, y en la misma organización a lo largo del

tiempo.

- Verificable y Costo-Efectivo: que no haya que incurrir en costos

excesivos para obtenerlo.

4.1.- Tipos de indicadores de gestión

Existen diversas clasificaciones de los indicadores de gestión.

Según los expertos en Contabilidad Gerencial, por ejemplo, los indicadores

de gestión se clasifican en seis tipos: de ventaja competitiva, de desempeño

financiero, de flexibilidad, de utilización de recursos, de calidad de servicio y

de innovación. Los dos primeros son de "resultados", y los otros cuatros

tienen que ver con los "medios" para lograr esos resultados.

Otros los clasifican en tres dimensiones: económicos (obtención de

recursos), eficiencia (producir los mejores resultados posibles con los

recursos disponibles) y efectividad (el nivel de logro de los requerimientos u

objetivos).

- Indicadores de eficacia

59

Teniendo en cuenta que eficaz tiene que ver con hacer efectivo un

intento o propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con los

ratios que nos indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o

trabajos.

- Indicadores de eficiencia

Teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la

capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo gasto de

tiempo. Los indicadores de eficiencia están relacionados con el tiempo

invertido en la consecución de tareas y/o trabajos.

60

CAPÍTULO III

61

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN

Este proyecto investigación es de tipo descriptiva, ya que se obtiene

información acerca de las características, funcionamiento, eficiencia y

eficacia de las operaciones que realiza la empresa con relación al proceso de

las cuentas por pagar permitiendo verificar las verdaderas condiciones en

que se encontraban los datos.

En dicha investigación se aplicaron técnicas de recolección de

información y análisis de la misma, la cual se tomó directamente de la fuente.

Así pues, Tamayo (1994) establece que, “Este tipo de investigación

trabaja sobre realidades de hechos y sus características, presentan una

interpretación correcta”.

Por otra parte, es una investigación de tipo bibliográfica, ya que fue

necesaria la revisión de documentos, tales como los informes de otras

investigaciones similares.

2.- DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

Este estudio es no experimental, ya que se está estudiando un

problema planteado producto de la realidad, donde no se construyen

situaciones, si no que se observan o estudian las ya existentes.

62

Al respecto, Fernández (1994), define la investigación no experimental

como “Aquella que se realiza sin manipular deliberadamente las variables”.

Así mismo establece, que es observar el fenómeno tal y como sucede en su

contexto natural, para después proceder a un análisis no provocado

intencionalmente por el investigador.

3.- POBLACIÓN

Tomando en consideración lo mencionado por Chávez (1994), lo cual

refleja a la población como el universo de investigación, mediante el cual se

pretende generalizar los resultados. Está constituida por características o

estratos que le permiten distinguir los sujetos unos tras otros.

En la presente investigación se determinó que la población está

conformada por todos los integrantes del Departamento de Administración, la

cual cumple con las características de finita y accesible ya que ésta brindará

con exactitud la información requerida.

POBLACIÓN

SUJETOS CARGO ANTIGÜEDAD EN

LA EMPRESA PROFESION

Rosana Rondon Gte. Admón. y RRHH 9años Lcda. Admón.

Yannelys Méndez Analista I 5años T.S.U. Admón.

Andrea Prieto Analista II 4años T.S.U Contabilidad

4.- MUESTRA

“Esta es una porción representativa de la población, que permite

generalizar sobre esta, los resultados de la investigación. Es la conformación

32

de unidades dentro de un subconjunto, que tiene por finalidad integrar las

observaciones como parte de la población”. Chávez (1994).

Debido a que la conformación de la población en la investigación es

finita, tal y como se explico en el punto anterior, no requiere ningún tipo de

muestra para lograr obtener la información necesaria que nos genere

adecuados resultados en la investigación.

5.- INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Según Bavaresco (1997), establece que “La investigación no tiene

significado sin las técnicas de recolección de datos. Estas técnicas conducen

a la verificación del problema planteado”

En tal sentido, para llevar a cabo esta investigación se aplico un

cuestionario, de tipo estructural formal con preguntas abiertas y cerradas al

personal involucrado con el proceso administrativo.

La información recolectada se mejoró y amplió, con entrevistas directas

tanto al personal del departamento de administración, y con la técnica de

observación directa, tanto a los procedimientos, como a las actividades

desarrolladas.

6.- TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE DATOS

Para el análisis de los datos es necesario definir una técnica de análisis,

como podrían ser el análisis cualitativo y análisis cuantitativo, que son

necesarios para la recolección de los datos que se obtendrán a lo largo de la

investigación.

Luego de recopilados los datos mediante el cuestionario se obtuvo

como resultado datos que fueron analizarlos de forma clara para así poder

33

34

determinar cuales son los requerimientos y necesidades del departamento

administrativo.

SISTEMA DE VARIABLES

Una variables el operacionalizada con el fin de convertir un concepto

abstracto en uno empírico, susceptible a ser medido a través de la aplicación

de un instrumento. A continuación se muestra la operacionalización de las

variables para la evaluación de la eficacia y eficiencia del proceso de

cuentas por pagar de la empresa Subway Servicios Administrativos, C.A.

35

OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE OBJETIVO GENERAL: EVALUACIÓN DE LA EFICACIA Y

EFICIENCIA DEL PROCESO DE LAS CUENTAS POR PAGAR DE LA

EMPRESA SUBWAY SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, C.A.

VARIABLES

DIMENSIÓN

INDICADOR INSTRUMENTO

ITEMS

SITUACIÓN

ACTUAL DEL

PROCESO

DE CUENTAS

POR PAGAR

IDENTIFICACI

ON DE LAS

ACTIVIDADES

CONTROL

INTERNO

DEL

PROCESO

DE CUENTAS

POR PAGAR

CUMPLIMIENT

O DE NORMAS

CUMPLIMIENT

O DE

POLÍTICAS

CUMPLIMIENT

O DE

PROCEDIMIEN

TOS

DEL 1

AL 26

Y

DEL 31

AL 34

EFICACIA

Y

EFICIENCI

A DEL

PROCESO

DE

CUENTAS

POR

PAGAR

INDICADORE

S DE

GESTIÓN

EFICACIA

EFICIENCIA

CU

ES

TIO

NA

RIO

DE

L

27

AL

30

CAPÍTULO IV

36

CAPÍTULO IV

RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN

1.- DETERMINAR LA SITUACIÓN ACTUAL DE LAS ETAPAS ADMINISTRATIVAS DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR DE LA EMPRESA SUBWAY SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, C.A.

Preguntas SI

(%)

NO

(%)

N/A

(%)

1.- ¿Existen normas administrativos aplicadas a las cuentas por

pagar?

100

-

-

2.- ¿Considera que las normas establecidas son las más adecuadas?

33,33 - 66,66

3.- ¿Considera que las normas son conocidas por todo el personal que labora en el departamento de Administración?

33,33 66,66 -

4.- ¿Existen políticas administrativas aplicadas a las cuentas por pagar?

100 - -

5.- ¿Considera que las políticas establecidas son las más adecuadas?

33,33 - 66,66

6.- ¿Considera que las políticas son conocidas por todo el personal que labora en el departamento de Administración?

33,33 66,66 -

7.- ¿Existen controles internos aplicados a las cuentas por pagar?

100 - -

8.- ¿Considera que los controles internos aplicados son los más

adecuados? 33,33 - 66,66

9.- ¿Considera que los controles internos son conocidos por todo

el personal que labora en el departamento de Administración? 33,33 66,66 -

37

La obtención de los resultados se realizo a través de la aplicación de

una encuesta, conformada por 35 ítem, capaces de recopilar la información

necesaria que nos permita conocer la situación actual de las etapas

administrativas del proceso de cuentas por pagar de la empresa Subway

Servicios Administrativos, C.A.

0102030405060708090

100

%

1 2 3 4 5 6 7 8 9

PREGUNTAS

ETAPA DE PLANIFICACION

SINON/A

De acuerdo los resultados obtenidos en la evaluación de la etapa de

planificación, se observó que el 100% de los encuestados objetaron que en

la empresa existen normas, políticas y controles internos establecidos para el

proceso de cuentas por pagar. Al mismo tiempo el 66% de los sujetos

encuestadas manifestaron desconocimiento de las misma, es decir, queda

claro que en la empresa hay controles debidamente establecido para en

buen funcionamiento del proceso de cuentas por pagar, solo que el 66% de

los sujetos que laboran en la parte administrativa desconocen los mismo, es

por ello que analizando la situación de la empresa en esta de etapa de

planificación, se ve afectada la eficiencia ya que no están claras la políticas,

normas y controles internos que rigen cada uno de los pasos a seguir en el

proceso de cuentas por pagar, siendo estos fundamentales para crear una

visión sobre sus propósitos, e intentar aplicar estrategias para alcanzar los

38

objetivo propuestos. En cuanto a la eficacia se ve afectado ya que si bien es

cierto la eficacia trata sobre las actividades realizadas correctamente, el

desconocimientos de estos lineamientos nos llevaría a un ineficaz resultado.

Preguntas SI

(%)

NO

(%)

N/A

(%)

10.- ¿Existe una persona encargada de recibir y verificar las facturas provenientes de las tiendas o directamente de los proveedores?

100 - -

11.- ¿Existe una persona encargada de registrar las facturas en sistema?

100 - -

12.- ¿Existe una persona encargada de generar el reporte de cuentas por pagar?

100 - -

13.- ¿Existe una persona encargada de verificar la disponibilidad bancaria?

100 - -

14.- ¿Existe una persona encargada de autorizar los pagos a procesar?

100 - -

15.- ¿Existe una persona encargada de determinar en las facturas la aplicación y calculo de Retención de Impuesto sobre la Renta?

100 - -

16.- ¿Existe una persona encargada de emitir los comprobantes de Retención de Impuesto Sobre la Renta?

100 - -

17.- ¿Existe una persona encargada de elaborar cheques?

100 - -

18.- ¿Existe una persona encargada de elaborar transferencias bancarias?

100 - -

19.- ¿Existe una persona encargada de autorizar los cheques o transferencias bancarias?

100 - -

20.- ¿Existe una persona encargada de revisar los cheques y transferencias?

100 - -

21.- ¿Existe una persona encargada de descargar del sistema las facturas pagadas?

100 - -

39

0102030405060708090

100

%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

PREGUNTAS

ETAPA DE ORGANIZACION

SINON/A

En la evaluación de la siguiente etapa se pudo constatar que la

empresa tiene definidas y asignadas las obligaciones operativas de cada

miembro del departamento de administración, a fin de garantizar que todas

las actividades sean fijadas a las personas más idóneas de llevarlas a cabo.

Los 100% sujetos encuestados expresaron que existe una persona asignada

para:

Recibir y verificar facturas

Registrar facturas en el sistema

Generar reporte de cuentas por pagar

Verificar disponibilidad bancaria

Autorizar los pagos a procesar

Determinar el calculo y emisión de los comprobante de retención de

ISLR

Elaborar cheques y transferencias

Revisar cheques

Descargar del sistema las facturas pagadas

40

Preguntas SI

(%)

NO

(%)

N/A

(%)

32.- ¿Existe una constante evaluación para verificar el cumplimiento de las metas?

- 100 -

33.- ¿Existe algún incentivo por el cumplimiento de las metas?

- 100 -

34.- ¿Existen cursos de adiestramiento para el personal que labora en el departamento de administración?

- 100 -

35.- ¿Considera que estos cursos de adiestramiento son los más adecuados?

- 100 -

ETAPA DE DIRECCION

10090807060

% SI5040 NO302010

032 33 34 35

PREGUNTAS

N/A

Dentro de esta etapa cabe destacar, que el 100 % de los sujetos

encuestados manifestaron que en la empresa no existen programas de

capacitación y estimulo que muevan al personal a realizar determinadas

acciones y persistir en ellas para su culminación, lo que trae como

consecuencia que la empresa posea un personal descontento y que no

sienta el empeño empresarial que le permita mejorar su desempeño y

41

progresar en distintas áreas, al mismo tiempo crecer como ser humano que

es una justa y necesaria aspiración.

Preguntas SI

(%)

NO

(%)

N/A

(%)

23.- ¿Existe una persona encargada de verificar si los saldos de los proveedores son los correctos? - 100 -

24.- ¿Existe una persona encargada de realizar análisis de antigüedad de saldos?

- 100 -

25.- ¿Se solicitan confirmaciones de saldo a los proveedores a fin de cotejar con el auxiliar de cuentas por pagar?

- 100 -

26.- ¿Cada cuento tiempo se realizan estas conciliaciones?

- 100 -

27.- ¿Existen indicadores de Gestión en el Departamento de cuentas por pagar?

- 100 -

28.- ¿Los indicadores son conocidos por el personal que labora en el departamento de cuentas por pagar?

- 100 -

29.- ¿Considera usted que los indicadores son los mas adecuados?

- 100 -

30.- ¿Considera usted que los indicadores son aplicados?

- 100 -

31.- ¿Considera usted que los indicadores son aplicados?

- 100 -

0102030405060708090

100

%

23 24 25 26 27 28 29 30 31

PREGUNTAS

ETAPA DE CONTROL

SINON/A

42

En cuanto a la etapa de control 100% de los sujetos encuestados

revelaron la inexistencia de controles que midan el desempeño de las

actividades, así mismo manifestaron ausencia de indicadores de gestión que

permitan la evaluación de los mismos.

Se pudo constatar inexistencia de una persona encargada para:

Verificar que los saldos de los proveedores sean los correctos

Realizar análisis de antigüedad de saldo

Confirmaciones de saldo con los proveedores

Esto trae como consecuencia que la empresa no tenga factores de

verificación de resultados, generados por las operaciones normales y típicas

de la organización.

2.- EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y DETERMINACIÓN DE AREAS CRÍTICAS 2.1.- EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Con el fin de Evaluar el control interno de las cuentas por pagar y

determinar cuales son las áreas criticas, se realizó la técnica de

observación directa en el departamento administrativo, con el fin de evaluar

las actividades o procesos reales y conocerse la magnitud de sus

operaciones, ya que el control interno tiene una vinculación directa con el

curso que debe mantener la organización al logro de sus objetivos y metas.

A su vez se realizaron pruebas de cumplimiento con el objetivo de verificar la

legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas, mediante

la verificación de los documentos que las justifican.

De acuerdo al proceso de cuentas por pagar se observo:

- Recepción de facturas:

- Cualquiera de las personas del departamento recibe, firma y sella las

facturas.

43

- Todos los días se reciben facturas.

- Esta son almacenadas para su posterior clasificación.

- Verificación de data:

- Esta son revisadas de acuerdo la providencia administrativa 0257 que

establece las normas generales de la emisión de facturas y otros

documentos.

- Clasificación de las facturas:

- Los días martes de cada semana son clasificadas y archivas las facturas

- Cada proveedor posee una carpeta donde son archivas las facturas.

- Registro de facturas:

- El departamento cuenta con el sistema A2 administrativos para el registro

de las facturas.

- Las facturas ingresas en el sistemas se les coloca un sello que registro.

- Elaboración de reportes de cuentas por pagar:

- Los días miércoles de cada semana es emitido un reporte de cuentas por

pagar.

- Los reportes deben estar firmados por la persona que los efectúo.

- Elaboración de pagos.

- Los días jueves de cada semana de cada semana son emitidos los

cheques o transferencias bancarias.

- La contra partida de cada cheques se realiza con la cuenta por pagar

contable correspondiente al proveedor en caso de (proveedores a crédito),

en caso de proveedores a de contado se realiza con la cuenta contable de

gasto, inventario o prepagado (anticipo).

44

- Se emiten comprobantes de retención de Impuesto Sobre la Renta cuando

sea el caso.

- Se entrega un comprobante de retención de ISLR al proveedor y una copia

es anexada al cheque.

Pruebas de cumplimiento:

A continuación se detallan la pruebas de cumplimiento realizas

departamento administrativo específicamente en el área de cuentas por

pagar. Este tipo de procedimiento incluye la aprobación o verificación de

documentos que evidencien las transacciones y, por consiguientes, la

inspección de los documentos relativos para obtener la evidencia mediante

firmas, iniciales, sellos, autorizaciones y otros controles similares para indicar

si se realizaron, quien los realizó y para permitir una evaluación de la

corrección en su ejecución.

1.- Pruebas de cumplimientos en el proceso de recepción de facturas y verificación de la data (según Anexo 1)

Se realizó una selección de facturas de los proveedores frecuentes

evaluando la semana del 11/05/2009 al 15/05/2009, tomando en cuenta que

son 5 tiendas.

Atributos: a.- Firma, fecha y sello de recepción de facturas:

En esta etapa se observo que el 8% de las facturas evaluadas no

contaban con los mecanismos de control interno como son la firma de la

persona que recibe la factura, la fecha de recepción de la factura y el sello de

la empresa.

b.- Datos correctos de la empresa:

45

En esta fase se observo que un 4 % de las facturas evaluadas tienen la

dirección fiscal incorrecta.

c.- Monto correcto:

En esta etapa se observo que el 4% de las facturas evaluadas, el

monto total de la factura no coincide con el monto total de los productos

detallados en la misma.

2.- Pruebas de cumplimientos en el proceso de clasificación de facturas por tienda y proveedor y registró en el sistema (según Anexo 2) Se realizó una selección de facturas de los proveedores frecuentes

evaluando la semana del 11/05/2009 al 15/05/2009, tomando en cuenta que

son 5 tiendas.

Atributos:

a.- Facturas registradas en el sistema:

En esta etapa del proceso de observó que el 8% de la facturas evaluadas

no fueron registradas en el sistema.

b.- Numero, fecha y monto correcto:

En esta fase se observó que el 12% de las facturas evaluadas estaban

registradas con la fecha de recepción de la factura y no con la fecha de

emisión de la misma

c.- Sello de registro en el sistema:

Se observó que el 12% de las facturas evaluadas no contaban con el sello

de registro que indique que la factura se encuentra en la base de datos del

sistema de cuentas por pagar.

d.- Cuenta contable:

46

Se observó que el 8% de las facturas evaluadas fueron cargadas al

sistema a una cuenta contable errónea.

3.- Pruebas de cumplimientos en el proceso de elaboración de reporte de cuentas por pagar (según Anexo 3)

Se seleccionaron los reportes del mes de Mayo 2009 (1 semanal x 5

tiendas)

Atributos

a.- Fecha del reporte:

En esta fase se observó que el 25% de los reportes evaluados fueron

elaborados fuera de la fecha de entrega (2 días de retraso)

b.- Análisis de vencimiento:

En esta fase se evidenció que el 100% de los reportes de cuentas por

pagar elaborados contenían su respectivo análisis de vencimiento.

c.- Firma de elaboración de reporte:

En esta fase se observó que el 15% de los reportes evaluados no

contenían la firma de la persona que elaboró dicho reporte.

4.- Pruebas de cumplimientos en el proceso de elaboración de pagos (según Anexo 4)

Se realizó una selección de 25 pagos de proveedores frecuentes (semana

del 11/05/2009 al 15/05/2009)

Atributos

a.- Número y monto de pagos correctos:

En esta fase se evidenció que las el 8% de los pagos evaluados no

coincidían el número de cheque real con el del sistema, ya que se comenzó

una nueva chequera y no se cambio el número en el sistema.

47

b.- Cuenta contable:

Se evidenció que el 4% de los cheques evaluados no fueron cargados a la

contra partida correspondiente.

c.- Firma de realizado por:

Se evidenció que el 12% de los cheques evaluados no contaban con la

firma de la persona que realizó dicho cheque.

d.- Firma de revisado por:

Se evidenció que el 8% de los pagos evaluados no contaban con la firma

de la persona que revisa dicho pago.

e.- Retención de ISLR:

Se evidenció que el 4% de los pagos evaluados no portaban copia del

comprobante de la retención de ISLR correspondiente.

f.- Concepto del pago:

Se evidenció que el 4% de los pagos evaluados contenían error el

concepto del pago.

48

MATRIZ DE CONTROL INTERNO POR FASES DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR

Persona 1

Escala 1-6

Recepción de facturas


Verificación de data

2 4

Verificación

de data

Clasificación de facturas

3 3

3 3


Registro de facturas

2

4

2 4

3 3

Registro de

facturas

Elaboración de reportes de

cuentas por pagar

2 4

3 3

2 4

3 3

Elaboración de reportes de cuentas por pagar

Elaboración de pagos

2

4

3 3

2 4

3 3

2 4


Persona 2

Recepción de

facturas



3 3

Verificación

de data


4 2

3 3



3

3

2 4

1 5

Registro de

facturas


3 3

4 2

2 4

3 3



3 3

2 4

1 5

2 4

2 4


49

Escala 1-6 Persona 3

Escala 1-6




3 3

Verificación

de data


4 2

5 1



3 3

2 4

2 4

Registro

de facturas


4 2

4 2

2 4

3 3



1 5

2 4

3 3

2 4

3 3


Resumen por fases del proceso de cuentas por pagar:

50

MATRIZ DE CONT Persona 1

Escala 1-6




8 10

Verd


11 7

7


8

10

1


9 9

7


6 12

1

Capacitación del personal


Descripción de puesto

4 2

Descripción de procesos

4 2

Definición de políticas

2

4

Supervisión

4 2

Autorizaciones

2 4

2

4

ROL INT

ificación e data

11

Cld

6

2

11

7

1


3 3 1 5 3 3 3 3

5
4
ERNO POR

asificación e facturas

6 12

Refa

6

12

9

6

12

11


1 5 2 4

2 4

2

51

3

TIPO DE

gistro de cturas

9 Ela

dedep

7

1

Definiciónpolítica

5

1

3 3

0
5
CONTRO

boración reportes cuentas or pagar

7

1

Eld

de s

Superv

3

4
4
LES

aboración e pagos

isión

3 Auto

57

57

rizaciones

Persona 2




3 3



5 1

4 2



2

4

1 5

2 4


Supervisión

3 3

3 3

4 2

5

1

Supervisión

Autorizaciones

3 3

4 2

3 3

4 2

5 1

Autorizaciones

Escala 1-6 Persona 3




4 2



4 2

3 3



4

2

2 4

1 5


Supervisión

5 1

4 2

3 3

4

2

Supervisión

Autorizaciones

4 2

3 3

2 4

3 3

4 2

Autorizaciones

52

Escala 1-6Resumen por tipos de controles




11 7

D


13 5

8


8

10

Supervisión

12 6

8

Autorizaciones

9 9

8

3

5

escripción de puesto

10


4

14

4 14

D

10

9 9

4

10

7 11

8

53

33

41

efinición de políticas

14

Supervisión

10

12 6 Au

2

39

torizaciones

2
4
5

Resumen por tipos de controles

Controles Internos.

Tipo de Procesos


(53)


(41)


(33)


(52)

Supervisión (39)

Autorizaciones (42)


(42) 2226 1722 1386 2184 1638 1764

Verificación de data (45)

2385 (6) 1845 1485 2340 1755 1890


(32) 1696 1312 1056 1664 1248 1344


(50)

2650 (3)

2050

1650

2600 (4)

1950

2100

Elaboración de reportes de cuentas por

pagar (44)

2332 1804 1452 2288 1716 1848


(57)

3021 (1)

2337

1881

2964 (2)

2223

2394 (5)

El propósito fundamental del desarrollo de esta matriz es precisamente

proponer a la gerencia de la empresa una metodología que les permita

jerarquizar las áreas a controlar, así como los controles internos que se

consideran más importantes y que necesitan inmediata aplicación y

seguimiento a sus resultados.

Una vez elaborada la matriz y agrupado los resultados se determinaron

los controles mas importantes a seguir por tipo de procesos según el

establecimiento de prioridades. A continuación se detallaran:

1. La capacitación del personal en cuanto a la elaboración de pagos.

2. La definición de políticas en cuanto a la elaboración de pagos.

3. La capacitación del personal en cuanto al registro de las facturas.

4. La definición de políticas en cuanto al registro de facturas.

54

5. La Autorización en la elaboración de pagos.

6. La capacitación del personal en cuanto a la verificación de las data.

Controles internos a aplicar en las áreas críticas:

1.- Promover el desarrollo profesional de los empleados, implementando

programas de información y capacitación continua, que ayuden a la

actualización de conocimientos y a un eficaz y eficiente manejo de los

procesos.

2.- Verificar que los controles asociados a la cuentas por pagar de la

organización, estén adecuadamente definidos, y que estos se mejoren

permanente, de acuerdo a la evolución de la entidad.

3.- Definir e incentivar al personal a conocer las políticas establecidas para

cada fase del proceso, desarrollando programas de información que

muestren las políticas establecidas por las cuales deben ser manejados los

proceso, con el fin de que todo el personal este informado.

4.- Verificar que los controles definidos para el proceso de cuentas por pagar

de la organización, se cumplan por los responsables de la ejecución.

5.- Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas y

procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y

recomendar los ajustes necesarios.

6.- Garantizar que los pagos emitidos estén bajos la autorización de la

persona encargada, con el fin de evitar fraudes y error en el pago.

3.- DETERMINAR EL GRADO DE EFICIENCIA Y EFICACIA DEL PROCESOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR Y DISEÑAR INDICADORES

55

Indicador 1

TITULO: Recepción de facturas

CRITERIO: Eficiencia en la recepción de facturas TIPO: Proceso

TENDENCIA:

=1

= Total de facturas recibidas Total de facturas requeridas

219 220 = 0,99

RANGOS DE DESEMPEÑO:

≥ 0,90 __ ≤ 1 Eficiente ≥ 0,69 __ ≤ 0,50 Regular

≥ 0,89 __ ≤ 0,70 Bueno ≥ 0,49 __ ≤ 0 Ineficiente

CAUSA DE VARIACION:

Retraso en la recepción de facturas (tiendas-oficina)

CONDICION CRITERIO CAUSA EFECTO

Se determinó que el

99% de las facturas

requeridas fueron

recibidas,

considerándose una

gestión eficiente

Todas las facturas

recibidas en la tienda

deben ser enviadas

a la oficina

administrativa para

su posterior pago.

N/A

N/A

56

Indicador 2

TITULO: Recepción de facturas.

CRITERIO: Eficiencia en la recepción de facturas TIPO: Proceso

TENDENCIA:

= 0

= Total de facturas detectadas con error

Total de facturas recibidas = 05

220 =0,02


=0

CAUSA DE VARIACION: Personal no calificado


Se determino que del

total de facturas

recibidas el 2% de las

mismas poseían error,

calificándose como

una gestión

ineficiente.

Se debe hacer un

chequeo de las

facturas q se reciben

y q las misma

cumplan con todos

los requisitos exigidos

por la ley (SENIAT)

- Personal que recibe

la misma no tenga

claro todos los

requisitos exigidos.

- Sanciones de por

parte de los

organismo

competente

(SENIAT)

- Demora en el pago

a proveedores.

- Incumplimiento de

los deberes formales

en cuanto a los

requisitos q deben

poseer las facturas.

- Devolución de la

misma para su

posterior cambio.

57

Indicador 3

TITULO: Uso del tiempo

CRITERIO: Eficiencia en el uso del tiempo TIPO: Proceso

TENDENCIA: < 1 = Total de h/h invertida en la clasificación de

facturas por tienda y proveedor Total de h/h requeridas en la clasificación de

facturas por tienda y proveedor

= 1 1 = 1


< 1 Eficiente

≥ 1 Ineficiente

CAUSA DE VARIACION: RR HH no calificado


Se determinó que fue

empleada la hora

requerida para la

realización de esta

actividad

El tiempo máximo

requerido para

realizar dicha

actividad es de 1

hora.

N/A

N/A

58

Indicador 4

TITULO: Desempeño del RR HH

CRITERIO: Eficiencia en el registro de factura TIPO: Proceso

TENDENCIA:

=1

= Total de facturas registradas en el sistema

Total de facturas recibidas =219 219 = 1




CAUSA DE VARIACION:

RR HH no calificado

Desconocimiento del uso del programa de la PC



100% de las facturas

recibidas fueron

registradas en el

sistema,

considerándose una

gestión eficiente.

Todas las facturas

recibidas deben ser

ingresadas al sistema

para su posterior

pago.

N/A

N/A

59

Indicador 5


CRITERIO: Eficiencia en la elaboración de retención de ISLR TIPO: Proceso

TENDENCIA:

=1

= Total de retenciones de ISLR realizadas

Total de pagos sujetos a retención de ISLR

= 21 21 = 1


= 1 Eficiente

≤ 1 Ineficiente

CAUSA DE VARIACION: Desconocimiento del RR HH del Proceso de retención ISLR



100% de los pagos

sujetos a retención de

ISLR fueron

realizados.

Todo pago a sujeto a

retención de ISLR se

debe aplicar el

porcentaje

correspondiente.

N/A

N/A

60

Indicador 6


CRITERIO: Eficiencia en la aplicación de % de retención de ISLR TIPO: Proceso

TENDENCIA:

=0

= Total de retenciones de ISLR con error

Total de retenciones efectuadas = 0

21 = 0


= 0

CAUSA DE VARIACION:

Desconocimiento del RR HH del Proceso de retención ISLR



100% de los pagos

sujetos a retención de

ISLR fueron realizados

correctamente,

considerándose una

gestión eficiente.

Todo pago a sujeto a

retención de ISLR se

debe aplicar el

porcentaje

correspondiente.

N/A

N/A

61

Indicador 7

TITULO: Reporte de cuentas por pagar

CRITERIO: Eficacia en la elaboración del reporte de cuentas por pagar TIPO: Proceso

TENDENCIA:

=1

= Total de reportes de cuentas por

pagar entregados Total de reportes de cuentas por

pagar requeridos

=20 20 =1


≥ 0,90 __ ≤ 1 Eficaz ≥ 0,69 __ ≤ 0,50 Regular

≥ 0,89 __ ≤ 0,70 Bueno ≥ 0,49 __ ≤ 0 Ineficaz

CAUSA DE VARIACION:

RR HH no calificado


Retraso en la recepción de facturas



100% de los reportes

de cuentas por pagar

requeridos fueron

entregados,

considerándose una

gestión eficaz.

Semanalmente

deben entregarse la

gerencia de

administración los

reportes de las

cuentas por pagar, o

cuando esta lo

requiera.

N/A

N/A

62

Indicador 8


CRITERIO: Eficiencia en la elaboración del reporte de cuentas por

pagas TIPO: Proceso

TENDENCIA: < 1

= Total de h/h invertidas en elaboración del reporte de pagos Total de h/h requeridas para la

elaboración del reporte de pagos

= 5 5 = 1


< 1 Eficiente

≥ 1 Ineficiente

CAUSA DE VARIACION:

Personal no calificado




total de h/h requeridas

para la elaboración del

reporte de cuentas por

pagar se usaron las

requeridas,

calificándolo como

una gestión eficiente.

Esta establecido que

para realizar los

reporte de cuentas

por pagar, se deben

emplear máximo 5

h/h.

N/A

N/A

63

Indicador 9

TITULO: Utilización de Equipo

CRITERIO: Eficiencia en la utilización de equipos TIPO: Proceso

TENDENCIA: < 1 = Total de h/m invertidas en la elaboración del reporte de pagos

Total de h/m requeridas en la elaboración del reporte de pagos

= 5 5 = 1


< 1 Eficiente

≥ 1 Ineficiente

CAUSA DE VARIACION:

RR HH no capacitado

Equipos inapropiados


Se determinó que del

total de h/m

requeridas para la

elaboración de los

reportes de cuentas

por pagar,

considerándose una

gestión eficiente.


para realizar los

reporte de cuentas

por pagar, se deben

emplear máximo 5

h/m.

N/A

N/A

64

Indicador 10


CRITERIO: Eficiencia en el uso del tiempo TIPO: Proceso

TENDENCIA:

< 1

= Total de h/h invertidas en la elaboración de pago

Total h/h requeridas para la elaboración de pagos

= 8 5 =1,6


< 1 Eficiente

≥ 1 Ineficiente

CAUSA DE VARIACION:

RR HH no capacitado


Se determinó que se

empleó 1,5 h/h mas

para la elaboración de

los pagos que las

requeridas,

considerándose, una

gestión ineficiente.


para la elaboración

de pagos se emplee

máximo 5 h/h.

- Inconveniente con

los equipos o el

sistema.

- Falta de insumos.

- RRHH no

capacitado.

- Desacredito ante

proveedores.

- Incremento en los

gasto de mano de

obra.

- Retraso en el

proceso de pago.

65

Indicador 11

TITULO: Utilización de equipos

CRITERIO: Eficiencia en la utilización de equipos TIPO: Proceso

TENDENCIA:

< 1

= Total de h/m invertidas en la elaboración de pagos

Total de h/m requeridas en la elaboración de pagos

= 8 5 = 1,6


< 1 Eficiente

≥ 1 Ineficiente

CAUSA DE VARIACION:

Personal no capacitado


Se determinó que se

empleó una 1,5 h/m

mas para la

elaboración de los

pagos que las

requeridas,

considerándose, una

gestión ineficiente.

Está establecido que

las h/m máxima que

deben utilizase para

la elaboración de

pagos es de 5 horas.

N/A

N/A

66

Indicador 12

TITULO: Pagos

CRITERIO: Eficacia en la realización de pagos TIPO: Producto

TENDENCIA: = 1

= Total de pagos realizados con facturas Total de pagos realizados

= 197 202 = 0,97


≥ 0,90 __ ≤ 1 Eficaz ≥ 0,69 __ ≤ 0,50 Regular

≥ 0,89 __ ≤ 0,70 Bueno ≥ 0,49 __ ≤ 0 Ineficaz

CAUSA DE VARIACION: Personal no capacitado



total de pagos

realizados el 97%

contenían su factura

respectiva,

calificándose como

una gestión eficaz.

Está establecido que

todos los pagos

deben contener sus

facturas respectiva.

N/A

N/A

67

Indicador 13

TITULO: Pagos

CRITERIO: Eficacia en la elaboración de pago TIPO: Producto

TENDENCIA: =0

= Total de facturas pagadas con

vencimiento Total de facturas pagadas

= 10 202 =0,04


= 0

CAUSA DE VARIACION: Ausencia se análisis de vencimiento



total de las facturas

pagadas el 4% fueron

pagadas con

vencimiento.

Calificándose como

una gestión ineficaz.

Se deben pagar las

facturas antes de su

vencimiento.

- Pérdida de la factura.

- Deficientemente

análisis de las cuentas

por pagar.

- Pérdida del crédito.

- Pérdida del

descuento por pronto

pago.

- Desacredito ante los

proveedores.

- Aumento de gasto

por intereses de mora.

68

Indicador 14

TITULO: Pagos

CRITERIO: Eficacia en la elaboración de pago TIPO: Producto

TENDENCIA: =0

= Total de pagos realizados sin autorización

Total de pagos realizados

= 0 202 = 0


= 0

CAUSA DE VARIACION: Personal no autorizado


Se determino que el

100% de los pagos

realizados fueron

autorizados.

Calificándose como

una gestión eficaz.

Todos los pagos

deben estar

previamente

autorizados por la

gerencia

administrativa.

N/A

N/A

69

Indicador 15

TITULO: Pagos

CRITERIO: Eficiencia en la elaboración de pago TIPO: Producto

TENDENCIA: =0

= Total de pagos realizados

con error en facturas Total de pagos realizados

= 0 202 = 0


= 0



Se determinó el 100%

de los pago realizados

no contenían error en

facturas.

Calificándose como

una gestión eficiente.

Todos los pagos

deben contener su

factura sin errores.

N/A

N/A

70

Indicador 16

TITULO: Pagos

CRITERIO: Eficiencia elaboración de los pagos TIPO: Producto

TENDENCIA: =0

= Total de facturas pagadas

doble Total de facturas pagadas

= 1 202 = 0,01


= 0




total de pagos

realizados 1% se

realizó doble.

Se debe realizar un

solo pagos por

servicio o bien

adquirido.

- Personal no

calificado

- Ausencias de

análisis de cuentas

por pagar.

Solicitud de una nota

de crédito al

proveedor o

devolución del pago.

71

Indicador 17

TITULO: Pagos

CRITERIO: Eficacia en la elaboración de pagos TIPO: Producto

TENDENCIA: =0 = Total pagos realizados sin

disponibilidad bancaria Total de pagos realizados

= 0 202 = 0


= 0

CAUSA DE VARIACION: Ausencia de informe de disponibilidad bancaria


Se determino todos

los pagos fueron

realizados con previa

verificación de

disponibilidad

bancaria.

Calificándose con una

gestión eficaz.

Diariamente se debe

realizar un informe de

la disponibilidad

bancaria con la que

cuenta la empresa.

N/A

N/A

72

Indicador 18

TITULO: Cheques devuelto

CRITERIO: Eficacia en la elaboración de pagos TIPO: Proceso

TENDENCIA: =0

= Total de cheques

devueltos Total de pagos realizados

= 2 202 = 0,01


= 0

CAUSA DE VARIACION

Análisis de disponibilidad bancaria.

Defecto en firma.



total de cheques

realizados 1% fue

devuelto,

considerándose una

gestión ineficaz.

Se deben evitar la

devolución de los

cheques

- Falta o defecto de

firma.

-Disponibilidad

bancaria

- Aumento de gasto

de comisión por

cheque devuelto.

- Desacredito ante

proveedores.

73

Indicador 19

TITULO: Transferencias electrónicas

CRITERIO: Eficiencia en la elaboración de transferencias electrónicas TIPO: Proceso

TENDENCIA: =0 = Total de pagos por transferencias

electrónica con error Total de pagos con transferencia

electrónica realizados

= 0 20 = 0


= 0

CAUSA DE VARIACION: RR HH no capacitado


Se determinó el 100%

de las transferencias

realizadas no

contenían error,

considerándose una

gestión eficiente.

Realizar

Transferencias

bancarias

N/A

N/A

74

Indicador 20

TITULO: Desempeño de RR HH

CRITERIO: Eficiencia del RR HH para

descargar las facturas pagadas

TIPO: Proceso

TENDENCIA: = 1

= Total de facturas pagadas

descargadas del sistema Total de facturas pagadas

= 202 202 = 1






Se determino que

el 100% de las

facturas pagadas

fueron

descargadas del

sistemas.

Considerándose

una gestión

eficiente.

Todas las facturas

pagadas deben ser

descargadas del

sistemas

N/A

N/A

75

3.1.- PROMEDIO DEL RESULTADOS DE INDICADORES PARA MEDIR EL NIVEL DE EFICIENCIA Y EFICACIA DEL PROCESO DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR

INDICADOR INDICADORES DE EFICACIA

INDICADORES DE EFICIENCIA

1 99% - 2 2% - 3 100% - 4 100% - 5 100% - 6 100% - 7 - 100% 8 100% - 9 100% -

10 - 66,66%

11 - 66,66%

12 - 97%

13 - 4%

14 - 100%

15 100% -

16 10% -

76

17 - 100%

18 - 100%

19 - 100%

20 - 100%

Total 811% 701%

Promedio 811% / 10= 81,10% 834,32% / 8= 83,43%

Según los resultados obtenidos en la aplicación de indicadores de gestión al

proceso de cuentas por pagar se determinó que el existe un 81,10% de

grado de eficacia, lo que quiere decir que la empresa tiene la capacidad para

lograr un fin, con la mejor calidad sin importar la cantidad de esfuerzo que

implico lograr el objetivo, así mismo se determino que existe un grado de

eficiencia de 83,43% es decir que la empresa tiene la capacidad de lograr su

objetivos con la menor cantidad de recursos.

77

CAPÍTULO V

78

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

Luego de culminado la evaluación de la eficiencia y eficacia del proceso

de cuentas por pagar de la empresa Subway Servicios Administrativos, C.A.

se obtuvo los resultados suficientes a través de los cuales se realizaron las

siguientes conclusiones.

1.- Al determinar la situación actual de las etapas de administrativas del

proceso de las cuentas por pagar, se determinó:

- La empresa posee normas, políticas y controles internos debidamente

establecidos para el manejo de las cuentas por pagar, solo que parte

del personal que labora en este departamento las desconoce.

- Se observo que si están definidas y asignadas cada una de las

obligaciones operativas de cada miembro del departamento de

administración.

- En la empresa no existen programas de capacitación y estimulo que

permitan el desarrollo profesional y personal de los empleados.

- La inexistencia de controles que midan el desempeño de las

actividades.

79

2.- Al evaluar el control interno de las cuantas por pagar y determinar las

áreas críticas, se determinaron las siguientes áreas críticas:

1.- La capacitación del personal en cuanto a la elaboración de pagos.

2.- La definición de políticas en cuanto a la elaboración de pagos.

3.- La capacitación del personal en cuanto al registro de las facturas.

4.- La definición de políticas en cuanto al registro de facturas.

5.- La Autorización en la elaboración de pagos.

6.- La capacitación del personal en cuanto a la verificación de las data.

3.- Al determinar el grado de eficiencia y eficacia del los procesos de

cuentas por pagar, se concluyó que la empresa cuenta con un grado de

eficacia de 87,63% y con un grado de de eficiencia de 81,10%.

RECOMENDACIONES

Ante las conclusiones de esta investigación se presentan las siguientes

recomendaciones.

1.- La empresa debe divulgar sus políticas, normas y controles internos a fin

de que sean conocidas por todo el personal que labora en la empresa.

2. Promover el desarrollo profesional de los empleados, implementando

programas de información y capacitación continua, que ayuden a la

actualización de conocimientos y a un eficaz y eficiente manejo de los

procesos.

3.- Crear programas de verificación de controles con el fin de identificar

posibles desviaciones en el proceso.

80

4.- Dar cumplimiento de las leyes, normas, políticas y procedimientos,

planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los

ajustes necesarios.

81

Bibliografía

1.- Adalberto Chiavenato (1995). Introducción a la teoría general de la

administración.

2.- Ray Whittinton (2000). Auditoria un enfoque Integral

3.- Gustavo Cepeda (1997). Auditoria y control interno

4.- Providencia administrativas No. 0257 (SENIAT) Normas generales de la

emisión de facturas y otros documentos.

Tesis de grado

1.- Adrianza y Moronta en el año 2001, Diseño de un sistema de Cuentas

por Pagar para la Ferretería ARCI, C.A.

2.- Salom en el año 2002, Evaluación del Sistema de Control Interno de las

Cuentas por Pagar de la Empresa COCSA.

3.- Maduro en al año 2003, Evaluación del Control Interno de las Cuentas por

Pagar en la Dirección Regional de Ingeniería y Mantenimiento

(DRIM) del Sistema Regional de Salud.

4.- De la Cruz en el año 2003, Evaluación de los Sistemas de Control Interno

Aplicado a las Cuentas por Pagar de la Empresa PCI Ingenieros

Consultores S.A.

5.- Marín Alba y Quintero, en el año 2003, Evaluación del Sistema de Control

Interno de Cuentas por Pagar casa Infonet

82

ANEXOS

83

CUESTIONARIO

Dirigido al Departamento de Administración de la Empresa Subway

Servicios Administrativos, C.A., con el fin de obtener información sobre el

procesos de cuentas por pagar, y realizar una Evaluación de la Eficacia y

Eficiencia del mismo.

1. ¿Existen normas administrativos aplicadas a las cuentas por pagar?

Si________ No________ 2. ¿Considera que las normas establecidas son las más adecuadas?

Si________ No________

3. ¿Considera que las normas son conocidos por todo el personal que labora en el departamento de Administración?

Si________ No________

4. ¿Existen políticas administrativos aplicados a las cuentas por pagar?

Si________ No________

5. ¿Considera que las políticas establecidas son las más adecuadas?

84

Si________ No________ 6. ¿Considera que las políticas son conocidas por todo el personal que

labora en el departamento de Administración?

Si________ No________ 7. ¿Existen controles internos aplicados a las cuentas por pagar?

Si________ No________ 8. ¿Considera que los controles internos aplicados son los más

adecuadas?

Si________ No________ 9. ¿Considera que los controles internos son conocidos por todo el

personal que labora en el departamento de Administración?

Si________ No________ 10. ¿Existe una persona encargada de recibir y verificar las facturas

provenientes de las tiendas o directamente de los proveedores?

Si________ No________

11. ¿Existe una persona encargada de registrar las facturas en sistema?

Si________ No________

85

12 ¿Existe una persona encargada de generar el reporte de cuentas por pagar?

Si________ No________ 12. ¿Existe una persona encargada de verificar la disponibilidad bancaria?

Si________ No________ 13. ¿Existe una persona encargada de autorizar los pagos a procesar?

Si________ No________ 14. ¿Existe una persona encargada de determinar en las facturas la

aplicación y calculo de Retención de Impuesto sobre la Renta?

Si________ No________ 15. ¿Existe una persona encargada de emitir los comprobantes de

Retención de Impuesto Sobre la Renta?

Si________ No________ 16. ¿Existe una persona encargada de elaborar cheques?

Si________ No________ 17. ¿Existe una persona encargada de elaborar transferencias bancarias?

Si________ No________

86

18. ¿Existe una persona encargada de autorizar los cheques o transferencias bancarias?

Si________ No________

18. ¿Existe una persona encargada de revisar los cheques y

transferencias?

Si________ No________

19. ¿Existe una persona encargada de descargar del sistema las facturas pagadas?

Si________ No________

20. ¿Existe una persona encarga de enviar vía fax copia del deposito o

transferencias con datos de factura pagada?

Si________ No________ 21. ¿Existe una persona encargada de verificar si los saldos de los

proveedores son los correctos?

Si________ No________ 22. ¿Existe una persona encargada de realizar análisis de antigüedad de

saldos?

Si________ No________ 23. ¿Se solicitan confirmaciones de saldo a los proveedores a fin de

cotejar con el auxiliar de cuentas por pagar?

87

Si________ No________

24. ¿Cada cuento tiempo se realizan estas conciliaciones? _____________________________________________________ _____________________________________________________

25. ¿Existen indicadores de Gestión en el Departamento de cuentas por pagar?

Si________ No________ 26. ¿Los indicadores son conocidos por el personal que labora en el

departamento de cuentas por pagar?

Si________ No________ 27. ¿Considera usted que los indicadores son los mas adecuados?

Si________ No________

28. ¿Considera usted que los indicadores son aplicados?

Si________ No________

29. ¿Considera usted que los indicadores son aplicados?

88

Si________ No________

30. ¿Existe una constante evaluación para verificar el cumplimiento de las

metas? Si________ No________

31. ¿Existe algún incentivo por el cumplimiento de las metas?

Si________ No________

32. ¿Existen cursos de adiestramiento para el personal que labora en el

departamento de administración?

Si________ No________

33. ¿Considera que estos cursos de adiestramiento son los más

adecuados?

Si________ No________

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Documents

UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” DECANATO DE …bibadm.ucla.edu.ve/edocs_baducla/tesis/P1144.pdf · del proceso de cuentas por pagar de la empresa Subway Servicios