Guia 5 Tablas Dinamicas

8/19/2019 Guia 5 Tablas Dinamicas

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Universidad Del Valle – Sede Palmira

Campus La Carbonera

Administración de Empresas

Asignatura: Programación e InternetCódigo: 801176M Créditos: Tres (3)Tipo de Asignatura: AP: Asignatura de la ProfesiónComponente: TEC: Tecnológico Docente: Juan Manuel González Rodríguez

Email: [email protected]

GUÍA DE TRABAJO No. 05Hoja de cálculo: Tablas Dinámicas

Objetivos:

Crear tablas dinámicas y gestionar su información. Analizar la información de la tabla y obtener conclusiones.

Definición:

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también esuna de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eresuno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Una tabladinámica es aquella que reúne, cruza y resume información procedente de una lista o base

de datos externa. Se denomina dinámica porque actualiza sus datos inmediatamente, y suestructura se puede modificar fácilmente.

Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades deinformación con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.Los informes de gráfico dinámico pueden ayudarlo a visualizar los datos de resumen de uninforme de tabla dinámica para que pueda detectar fácilmente comparaciones, patrones ytendencias.

Tanto los informes de tabla dinámica como los informes de gráfico dinámico permiten tomardecisiones bien fundamentadas sobre datos críticos para su empresa.

Reportes flexibles

Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, peroimagina la siguiente situación. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventasen las diferentes regiones del país, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otroreporte que compare las ventas de cada región con los tipos de productos vendidos. Y por sifuera poco, después de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las



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ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del país. Es muy probable que tengasque empezar desde cero para crear los nuevos reportes.

Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinámicas que ayuda a resolver esteproblema. Al utilizar una tabla dinámica podrás crear los reportes sin escribir una solafórmula, pero lo más notable será que podrás arreglar el reporte de una manera dinámica de

acuerdo a tus necesidades.Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de manerasdiferentes para poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré elfuncionamiento básico de una tabla dinámica.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre lasventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de laempresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas porproducto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar lasventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemosutilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nospermite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarteuna tabla dinámica de la siguiente manera:



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Cómo crear una tabla dinámica

Las tablas dinámicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiardinámicamente la información agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. Enesta ocasión veremos un ejemplo claro de cómo crearlas.

Crear una tabla dinámica en Excel 2010Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en lanueva tabla dinámica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinámica que se encuentra dentro del grupo Tablas dela ficha Insertar .



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Se mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Si es necesario podrás ajustar elrango de datos que se considerará en la tabla dinámica.

En este mismo cuadro de diálogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinámica enuna nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botón Aceptar y se creará lanueva tabla dinámica.



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Excel agregará en la parte izquierda del libro la tabla dinámica y en la parte derecha la listade campos. Esta lista de campos está dividida en dos secciones, primero la lista de todos loscampos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos loscampos que darán forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinámica debemos arrastrar los campos al área correspondiente.

Siguiendo el ejemplo propuesto, se colocará como columna el campo Producto y como fila alcampo Ciudad. Finalmente como valores se colocará el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la función SUMA a los valores y la tabladinámica que resulta después de hacer esta configuración es la siguiente:



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Utilizando una tabla dinámica fue posible crear un reporte de una manera fácil y sin lanecesidad de utilizar fórmulas. Pronto veremos cómo se pueden elaborar tablas dinámicasmás complejas que permitirán realizar un análisis profundo de la información.

Partes de una tabla dinámica en Excel

Justo cuando se ha creado una tabla dinámica se muestra en la parte derecha de la hoja lalista de campos disponibles y por debajo las áreas donde podemos arrastrar dichos campos.Estas áreas denotan cada una de las partes de una tabla dinámica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabladinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla.Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filasespecificadas.

Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán comocolumnas de la tabla dinámica.

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica. Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y

que serán totalizados para cada columna y fila.Una vez especificados los campos para cada una de las áreas, la tabla dinámica cobra vida.Puedes tener una tabla dinámica funcional con tan solo especificar las columnas, filas yvalores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el análisis sobre los datos dela tabla dinámica.



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Dar formato a una tabla dinámica

Una vez que has creado una tabla dinámica, Excel permite aplicarle formato fácilmente comosi fuera una tabla de datos. La ficha Diseño incluye comandos especiales para aplicarformato a una tabla dinámica.

La ficha Diseño es una ficha contextual, por lo que deberás seleccionar la tabla dinámicapara que se muestre.

Esta ficha está dividida en tres grupos.

Diseño. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinámicaasí como modificar aspectos básicos de diseño.

Opciones de estilo de tabla dinámica. Las opciones de este grupo permitenrestringir la selección de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo asu derecha. Es decir, si seleccionas la opción “Filas con bandas”, entonces semostrarán a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.

Estilos de tabla dinámica. Muestra la galería de estilos que se pueden aplicar a latabla dinámica. Con tan sólo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicará sobre latabla.



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Puedes hacer clic en el botón Más del grupo Estilos de tabla dinámica para ver todos losestilos disponibles. Con tan sólo elegir alguno de los estilos se aplicará inmediatamente a latabla dinámica.

Formato de valores en una tabla dinámica

Cómo dar formato rápidamente a los valores agrupados de una tabla dinámica de manera depuedan tener el formato de número adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:

Supongamos la siguiente tabla dinámica:



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Para dar formato a los valores numéricos debes hacer clic sobre el campo correspondientedentro del área Valores.

Del menú mostrado debes seleccionar la opción Configuración de campo de valor .

Se mostrará el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor .



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Debes hacer clic en el botón Formato de número y se mostrará el cuadro dediálogo Formato de celdas donde podrás seleccionar el formato deseado:



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Después de hacer la selección adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicará elnuevo formato a todos los valores de la tabla dinámica:

Filtrar una tabla dinámica

Puedes filtrar y ordenar la información que se encuentra dentro de una tabladinámica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reportecomo Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.

Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la información será resumida y solamentemostrará un subconjunto de los datos de la tabla dinámica.



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Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicarque ese campo está siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botónde filtrado y seleccionar la opción Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantáneamente los valores de la tabla dinámica.Solamente haz clic sobre el botón de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige laopción Ordenar de A a Z o la opción Ordenar de Z a A.

Modificar campos de una tabla dinámica

Las tablas dinámicas son muy fáciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar loscampos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la información con tan soloarrastrar los nuevos campos.

Lista de campos de una tabla dinámica

Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinámica que seencuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrará con tan solo hacer clic encualquier celda de la tabla dinámica.



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Si por alguna razón esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla conel comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha

Opciones.

Quitar un campo de una tabla dinámica

Para remover un campo arrástralo fuera del área donde se encuentra y cuando el puntero delratón se convierta en una “X” suelta el botón del ratón para eliminar el campo. Otra manerade eliminar el campo es haciendo clic sobre él y seleccionar la opción Quitar campo.



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Mover un campo de una tabla dinámica

Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicación solamente arrástralo de unárea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de menú que permitenmover el campo a cualquiera de las áreas disponibles: Mover al filtro de informe, Mover arótulos de fila, Mover a rótulos de columna o Mover a valores.

Con este método puedes cambiar fácilmente las columnas por filas y viceversa.

Nuevo campo en una tabla dinámica

Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos haciael área deseada. También puedes marcar la caja de selección del campo lo cual hará quesea agregado a alguna de las áreas predeterminadas.



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Las tablas dinámicas son un elemento de análisis de información de Excel muy poderoso yesa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la información de acuerdo atus necesidades.

Modificar el tipo de cálculo de una tabla dinámica

De manera predeterminada Excel utiliza la función SUMA al momento de crear los totales ysubtotales de los valores de una tabla dinámica sin embargo es probable que necesitesutilizar alguna otra función diferente como el promedio o la cuenta de elementos.

Para cambiar la función que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre elcampo de valor y seleccionar la opción de menú Configuración de campo de valor :

En el cuadro de diálogo mostrado podrás cambiar la función que deseas utilizar:



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Los valores disponibles son los siguientes:

Cuenta. Contabiliza el número de registros. Éstas es la opción predeterminada si elcampo es de tipo texto (en lugar de la Suma).

Promedio. Obtiene el promedio de los elementos. Máx. Obtiene el valor numérico más alto. Mín. Obtiene el valor numérico más bajo. Producto. Multiplica todos los valores numéricos de ese campo, si existe algún campo

de texto será ignorado. Contar números. Obtiene el número de registros con valor numérico. Desvest. Obtiene la desviación estándar. Desvestp. Obtiene la desviación estándar en función de la población. Var . Calcula la varianza de una muestra. Varp. Calcula la varianza en función de la población.

Al aceptar los cambios Excel aplicará de inmediato el nuevo tipo de cálculo seleccionado.

Crear un gráfico dinámico

Un gráfico dinámico es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica yque se ajusta automáticamente al aplicar cualquier filtro sobre la información. Con este tipode gráfico podrás ayudar en la comprensión de los datos de una tabla dinámica.



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Cómo crear un gráfico dinámico en Excel

Para crear un gráfico dinámico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinámicaque servirá como base del gráfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Gráficodinámico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar gráfico de donde podrás seleccionar el tipo degráfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el gráfico adecuado Excel lo insertará en la hoja de trabajo.Observa cómo el gráfico se modifica al momento de aplicar algún filtro sobre la tabladinámica:



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De igual manera puedes filtrar la información utilizando los botones de filtrado que aparecendentro del gráfico dinámico:

Para eliminar un gráfico dinámico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.



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Mover un gráfico dinámico

Es probable que encuentres útil el mover un gráfico dinámico a su propia hoja de Excelpara poder trabajar con él de manera independiente e inclusive aplicar algún estilo y formatopersonalizado.

Mover un gráfico dinámico a otra hojaPara mover un gráfico dinámico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar elcomando Mover gráfico que se encuentre en el grupo Ubicación dentro de la ficha Diseño.

Se mostrará el cuadro de diálogo Mover gráfico y podrás seleccionar una nueva hoja dondeserá colocado.

Modificar el estilo de un gráfico dinámico

Ya sea que muevas el gráfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicación originalpuedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseño, Presentación y Formato:



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Dentro de la ficha Diseño encontrarás los comandos necesarios para seleccionar unnuevo estilo del gráfico dinámico. Con los comandos de la ficha Presentación podráspersonalizar aún más el gráfico dinámico agregando títulos, rótulos de eje y leyendas.Finalmente la ficha Formato permitirá refinar los estilos de forma del gráfico creado.

Cambiar origen de datos de una tabla dinámica

Es probable que el origen de datos de una tabla dinámica haya cambiado de ubicación yahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinámica. A continuación unos pasosmuy sencillos para modificar el origen de los datos.

Haz clic sobre la tabla dinámica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que seencuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Cambiar origen de datos de tabla dinámica el cual tepermitirá ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinámica.

Acepta los cambios y la tabla dinámica reflejará el nuevo rango de datos que hasespecificado.



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Ejemplo 2

Partiendo de una Planilla confeccionada, tomando como ejemplo la circulación de vehículosa través de una estación de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio deordenamiento a través de una herramienta de Excel, Tablas Dinámicas

Mes Semana Vehículo Cantidad

Enero 1 Auto 105.000

Enero 1 Camión 1.050

Enero 1 Ómnibus 1.575

Enero 1 Camioneta 2.100

Enero 1 Moto 583





Enero 2 Moto 485





Enero 3 Moto 630

Enero 4 Auto 99.000

Enero 4 Camión 990



Enero 4 Moto 544

a) Arrastrar el cuadrito de Semana a Columnab) Arrastrar el cuadrito de Vehículo a Filac) Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos d) Aceptar.

Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especialque permite filtrar datos por despliegue de las mismas.



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Suma de Cantidad Semana

Vehículo 1 2 3 4 Total generalAuto 105.000 120.750 122.350 99.000 447.100Camión 1.050 1.208 1.124 990 4.371Camioneta 2.100 2.015 2.247 1.980 8.342Moto 583 485 630 544 2.242Ómnibus 1.575 1.411 1.685 1.485 6.157

Total general 110.308 125.869 128.036 103.999 468.212

Aplicar Filtros a la Tabla

Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspondientes:En primer lugar se despliega la lista en semana y se desactiva la 1° y 2° En segundo lugar se despliega la lista en vehículo y se desactivan las opciones –Camión-Camioneta- Moto

Suma de Cantidad Semana

Vehículo 1 2 3 4 Total generalAuto 105.000 120.750 122.350 99.000 447.100Camión 1.050 1.208 1.124 990 4.371Camioneta 2.100 2.015 2.247 1.980 8.342Moto 583 485 630 544 2.242Ómnibus 1.575 1.411 1.685 1.485 6.157Total general 110.308 125.869 128.036 103.999 468.212

Cambiar el diseño de la tabla

Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseño de la tabla, por ejemplo Arrastrar el cuadrito de Vehículo a Columna Arrastrar el cuadrito de Semana a Fila Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos Aceptar.

Obteniéndose el siguiente el siguiente resultado.

Suma de Cantidad Vehículo

Semana Auto Camión Camioneta Moto Ómnibus Total general1 105000 1050 2100 583 1575 1103082 120750 1207,5 2015 485 1411,25 125868,753 122350 1123,5 2247 630 1685,25 128035,754 99000 990 1980 544 1485 103999

Total general 447100 4371 8342 2242 6156,5 468211,5



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Aplicar Filtros a la Tabla

Siguiendo con el mismo criterio, aplicando en Vehículos se dejan activados –Auto-Camión En Semana se deja activada solamente la 1° y 3° Semana. De lo ejecutado surge elsiguiente resultado.

Suma de Cantidad VehículoSemana Auto Camión Total general

1 105000 1050 1060503 122350 1123,5 123473,5

Total general 227350 2173,5 229523,5

Obtención de Subtablas

Haciendo doble clic sobre una celda, en este caso por ejemplo la segunda de Auto, dondefigura la cantidad 122350, Excel automáticamente produce un detalle en hoja aparte según losiguiente.

Mes Semana Vehículo Cantidad

Enero 3 Auto 122350

Ejercicios

Abrir un archivo en Excel con el nombre de: “Taller 5_Tabladinamica_Nombreestudiante .xls”, realizar lo indicado en la clase.

Una vez realizado el taller con los dos ejemplos y resueltos los ejercicios, debe subir elarchivo trabajado al Campus Virtual como evidencia de sus actividades.

A continuación realizar 3 ejercicios sencillos de aplicaciones a la hora de realizar tablas

dinámicas. Puedes seleccionar, copiar y pegar las tablas a tu programa de hojas de

cálculo Excel u otros para trasladar los datos.

1.-Listado de vendedores, productos vendidos e importes.

Nombre del vendedor Artículo vendido Importe

Juana Secador 50

Luis Lavadora 300

Paco Batidora 25

María Plancha 20



24

Ignacio Batidora 25

José Plancha 20

Luis Secador 50

Marcos Batidora 25

En este caso puedes realizar la tabla dinámica siguiente: En las columnas los

vendedores, en las filas los productos y en el campo valor los importes vendidos. Una

variación de esta tabla sería en vez de mostrar los importes mostrar la cuenta de las

unidades vendidas.

2.- Listado de productos vendidos por fechas y cantidades.

Productos Fecha Cantidad

Secador 02/01 5

Lavadora 05/01 2

Batidora 03/02 3

Plancha 06/02 6

Batidora 20/02 1

Plancha 03/03 2

Secador 10/03 3

Batidora 29/03 3

A continuación confecciona la tabla dinámica siguiente: En las columnas los

productos, en las filas las fechas y en el campo valor las cantidades vendidas. Para

perfeccionar puedes agrupar las fechas por meses.

3.- Listado de gastos por mes, importes y departamento.

Gastos Mes Importe Departamento

Teléfono Enero 25 A

Agua Enero 10 A

Alquiler Enero 100 A



25

Salarios Enero 1000 A

Aprovisionamientos Enero 25 A

Transporte Enero 20 A

Luz Enero 30 A

Material de oficina Enero 20 A

Teléfono Enero 50 B

Agua Enero 20 B

Alquiler Enero 200 B

Salarios Enero 1500 B

Aprovisionamientos Enero 25 B

Transporte Enero 20 B

Luz Enero 30 B

Material de oficina Enero 10 B

Teléfono Febrero 20 A

Agua Febrero 15 A

Alquiler Febrero 90 A

Salarios Febrero 1000 A

Aprovisionamientos Febrero 20 A



Transporte Febrero 25 A

Luz Febrero 30 A

Material de oficina Febrero 20 A

Teléfono Febrero 40 B

Agua Febrero 10 B

Alquiler Febrero 100 B

Salarios Febrero 1400 B

Aprovisionamientos Febrero 20 B

Transporte Febrero 30 B

Luz Febrero 10 B

Material de oficina Febrero 20 B

En este caso las opciones son más amplias por ejemplo puedes realizar el informede manera que muestre el gasto total por departamento en cada mes. Otra opción

mostrar los gastos por departamento.

Bibliografía

Cuaderno de Ayuda de Excel versiones 2000 y 2010.

Documents

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