ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT

&RECORDS MANAGEMENT

30/12/2011ECM & RM

ESI2011/2012

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Abattache Mina

Ait Elkaid Kadija

Elfarouj Soukaina

Eloraibi Maryam

Kasnane Hanane

Kechni Amina

Lakhmili Khadija

Mahrajane Chaimae

Monsif Hajar

Rejouani Houda

Salmi Btissam

Mme Daoudi Najima

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PLAN

Introduction

Partie I : le Records Management

Qu’est ce que le RM? Les principes du RM Les objectifs du RM Les étapes de la mise en place d’un système RM (SRM) Quelques normes d’archivage La différence entre l’archivistique classique et le Record

Management

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ECM & RM

PLAN

Partie II : l’ECM et le RM : quelle relation ? Qu’est ce que le ECM? Record VS contenu Le cycle de vie d’un record Le cycle de vie d’un contenu L’ECM / RM Nouveaux besoins en terme d’ECM

Partie III : les outils ECM intégrant le RM EMC Documentum Nuxeo Alfresco

ConclusionRéférences

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Introduction (1/2)

Les entreprises ainsi que les organismes

publiques se sont confrontées de plus en plus

aux exigences d’efficacité et de rentabilité

administratives, aux besoins d’information

toujours plus grands et avancés, et donc à la

nécessité d’accéder rapidement à l’information

voulue et de la satisfaire au moment réel.

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Introduction (2/2)

Devant cet état de fait, les organismes se

trouvent exigés, de passer des pratiques de

l’archivistique classique à celles de

l’archivistique contemporaine, avec la parution

de nouveaux concepts tels que : La gestion du

contenu d’entreprise (ECM), le records

management (RM), la gestion électronique des

documents (GED)...

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Le Records ManagementQu’est ce que le R M? Qu’est ce que le R M?

Selon la norme ISO 15489-1, 2002, le RM est un :

« Champ de l’organisation Champ de l’organisation et de la gestion la gestion en charge

d’un contrôle efficace efficace et systématiquesystématique de la création,

de la réception, de la conservation, de l’utilisation et

du sort final des documents d’archives, y compris des

méthodes de fixation et de préservation de la preuve et

de l’information liées à la forme des documents ».

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Le Records Management Les principes du RM (1/3)Les principes du RM (1/3)

Le Records management se doit de définir :

Les documentsdocuments qui doivent être créés pour chaque type d’activité et les les informations informations qui doivent y figurer;

La formeforme sous laquelle les documents doivent être produits et archivés;

Les outilsoutils et technologiestechnologies qui seront utilisés;

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Le Records Management Les principes du RM (2/3)Les principes du RM (2/3)

Les métadonnéesmétadonnées décrivant la structure du

document, son contexte, son contenu ainsi

que les liens organiques avec d’autres

documents;

Les besoins de consultationconsultation et les délais les délais de

conservation (selon les réglementations en

vigueur);

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Le Records Management Les principes du RM (3/3) Les principes du RM (3/3)

Le Records Management est également dans

l’obligation d’établir :

Une évaluation Une évaluation pour déterminer les risques

attachés à la non-disponibilité de documents

probants ;

Des recherches Des recherches pour améliorer la rentabilité la rentabilité et la la

qualitéqualité des méthodes, des décisions et des

opérations de création, d’organisation ou de

gestion des documents.

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Le Records ManagementLesLes objectifs du RM (1/3)objectifs du RM (1/3)

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Le Records Managementles objectifs du RM (2/3)les objectifs du RM (2/3)

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Le Records Management Les objectifs du RM (3/3)Les objectifs du RM (3/3)

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Vidéo

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Le Records ManagementEtapes de mise en place d’un système de RM (SRM) Etapes de mise en place d’un système de RM (SRM)

(1/2)(1/2)

Graphe réalisé par le groupe métiers AAF-Graphe réalisé par le groupe métiers AAF-ADBSADBS

« Records management »« Records management »

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Quelques normes d’archivage (1/2)

L’archivistique jouit d’un certain nombre de normes à savoir:L’archivistique jouit d’un certain nombre de normes à savoir:

EAD:EAD: (Encoded archival description) est une DTD (Document type definition) conçue pour donner la possibilité de structurer la description des fonds d’archives en langage de balisage SGML ou XML;

ISAD(G): ISAD(G): (International Standard for Archival Description – General) est une norme générale de description archivistique. Elle concerne les archives historiques/patrimoniales;

ISAAR (CPF) : ISAAR (CPF) : (International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families) est un outil normalisé pour la description des producteurs d’archives;

NF Z42-013 : NF Z42-013 : archivage à valeur probante des documents électroniques. Cette norme fait office de référence en matière d'archivage électronique

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Quelques normes d’archivage (2/2)

DoD 5012: DoD 5012: norme nationale publiée par le ministère de la Défense US en 1997. Cette norme décrit les besoins les plus importants concernant la conception des applications dans le domaine du Records management;

ISO 15-489: ISO 15-489: Norme internationale générale pour la gestion assurée et réglementée de documents administratifs;

MoReq: MoReq: (MOMOdel REQREQuierement) spécifie les exigences techniques nécessaires pour un Electronic Records Management System (ERMS);

Dublin Core:Dublin Core: (Dublin Core Metadata for Simple Resource Discovery) : Jeu de méta données pour la description des sources d'information sur Internet et d'autres réseaux.

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La différence entre l’archivistique classique et le Record Management: Continuum du cycle de Continuum du cycle de vie des documents vie des documents

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L’ECM et le RM : quelle relation ?Qu’est ce que le ECM? Qu’est ce que le ECM?

« L’ECM regroupe les stratégiesstratégies, méthodesméthodes et outilsoutils utilisés pour

saisirsaisir, gérergérer, stockerstocker, préserverpréserver et livrerlivrer du contenucontenu et des

documentsdocuments relatifs aux processus organisationnelsprocessus organisationnels. Les outils et

stratégies d’ECM permettent de gérer les informations d’une

entreprise, structurées ou non, quelle que soit leur localisation ».

(AIIM, 2011)

AIIM: Association for Information and Image Management, un organisme de normalisation ou de standardisation

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L’ECM et le RM : quelle relation ?Exemples de solutions ECMExemples de solutions ECM

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http://blog.vincentschweitzer.com/2010/11/ecm-presentation-et-enjeux/30/12/2011ECM & RM

L’ECM et le RM : quelle relation ?Record VS ContenuRecord VS Contenu

Définition du recordC’est un enregistrement unique enregistrement unique crée dans le

système d’archivage électronique, qui permet de suivre la traçabilitéla traçabilité des opérations réalisées sur le document quelque soit le support.

Définition du contenu  C’est un ensemble d’information dans toutes dans toutes

ses formesses formes, structurées (dans des bases de données) et non structurées (comme les emails et le contenu web).

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L’ECM et le RM : quelle relation ?Le cycle de vie d’un contenuLe cycle de vie d’un contenu

http://makeit.digitalnz.org/guidelineshttp://makeit.digitalnz.org/guidelines

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L’ECM et le RM : quelle relation ?Le cycle de vie d’un recordsLe cycle de vie d’un records

http://www.co.amador.ca.us/index.aspx?page=808http://www.co.amador.ca.us/index.aspx?page=808

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L’ECM et le RM : quelle différence ? L’ECM / RM (1/2)L’ECM / RM (1/2)

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Points communsPoints communs

Les documents/objets de données engageants et archivés

comme

« records » sont aussi des Contenus.

DifférencesDifférences

Avec l’archivage, le contenu est figé et daté (horodaté) au

moment où il prend effet;

Importance du cycle de vie de chaque objet;

Priorité donnée à la traçabilité et à la conformité.30/12/2011ECM & RM

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L’ECM et le RM : quelle différence ? L’ECM / RM (2/2 )L’ECM / RM (2/2 )

L’ECM et le RM : quelle relation ? Nouveaux besoins en terme d’ECMNouveaux besoins en terme d’ECM

=> Une=> Une implication implication de plus en plus exigée de la part des de plus en plus exigée de la part des utilisateurs pour contribuer au contenuutilisateurs pour contribuer au contenu

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Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM EMC DOCUMENTUM

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Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM (1/4)EMC DOCUMENTUM (1/4)

Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM (2/4)EMC DOCUMENTUM (2/4)

La solution EMC Documentum Records

Management est construite sur un système

modulaire. Le record manager peut gérer tous

les dossiers en se basant sur un ensemble de

politiques qui répondent aux besoins de

l'entreprise et aide à la gouvernance de

l'information globale.

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30/12/2011ECM & RM

Les outils propriétaires EMC Documentum (3/4) EMC Documentum (3/4)

Atouts:  Conformité;Atténuation des risques;Automatisation;gestion globale;gestion centralisée;Flexibilité;

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Les outils propriétaires EMC Documentum (4/4) EMC Documentum (4/4)

Limites:

Coûts de maintenance trop élevés

Manque de spécialistes maitrisant la

solution

ils sont rares et leur rémunération et

coûteuse

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Les outils Open sourceNuxeo Nuxeo

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Les outils Open source Nuxeo (1/4) Nuxeo (1/4)

Nuxeo est une société française, éditrice des solutions open source de GED et d’ ECM.

La technologie d'Enterprise Content Management (ECM) de Nuxeo permet d'offrir des solutionssolutions intégrées:

 De gestion de documents (Document Management); De gestion de dossiers (case management); De gestion de documents d’archives (Records

Management); De gestion d’actifs numériques (Digital Asset

Management). 

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30/12/2011ECM & RM

L’ARCHITECTURE DE NUXEO L’ARCHITECTURE DE NUXEO

Les outils Open source Nuxeo (2/4) Nuxeo (2/4)

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La mise en place du records management sous la forme d’un service de La mise en place du records management sous la forme d’un service de

la plateforme disponible pour tous les produits packagés Nuxeola plateforme disponible pour tous les produits packagés Nuxeo

http://m.nuxeo.com/rs/nuxeo/images/ECM_Platforms-ebook-FR.pdf?mkt_tok=3RkMMJWWfF9wsRoluqrLZKXonjHpfsX54%2BUrWqe2lMI%2F0ER3fOvrPUfGjI4CRcpqI%2FqLAzICFpZo2FFWD%2FiQcw

%3D%3D

Les outils Open source Nuxeo : Fonctionnalités (3/4) Nuxeo : Fonctionnalités (3/4)

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30/12/2011ECM & RM

www.guidecms.com/dossiers-cms/livres-blancs/nuxeo/nuxeo-emc?set_l

Les outils Open source Nuxeo : Fonctionnalités (4/4) Nuxeo : Fonctionnalités (4/4)

30/12/2011ECM & RM

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Nuxeo DM gère Nuxeo DM gère l’intégralité du cycle de vie l’intégralité du cycle de vie des contenus numériques : des contenus numériques :

depuis leur acquisition et création, leur partage, leurs modifications et depuis leur acquisition et création, leur partage, leurs modifications et

révisions, leur validation, jusqu’à leur publication et leur archivage.révisions, leur validation, jusqu’à leur publication et leur archivage. 

http://www.revolutionlinux.com/GED-et-ECM-Nuxeo?var_recherche=interess%25E9e

Atouts:

Gratuité des licences : modèle open source;   

Etendue fonctionnelle; 

Interface web simple, ergonome et intuitive;

Une architecture flexible , extensible et avec des capacités de personnalisation

illimitées.

Capacités d'extension et d'intégration aux systèmes d'informations existants;

Une solution rapide, robuste et fiable : Les applications Nuxeo peuvent gérer de

gros volumes de données et d'utilisateurs, sans conséquence sur les

performances;

Limite   

Complexe à configurer.

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Les outils Open source Nuxeo : Atouts & limites (4/4) Nuxeo : Atouts & limites (4/4)

30/12/2011ECM & RM

Les outils Open source AlfrescoAlfresco

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Alfresco est un système open source pour la gestion de contenu

d’entreprise, fondé en 2005 par John Newton, co-fondateur de

Documentum et John Powell, ancien COO de Business Objects.

N.B : Alfresco est distribué en deux versions : Une version «

Community », gratuite sous licence GPL, et une version «

Entreprise », qui nécessite une souscription annuelle et donne

accès à la garantie de l’éditeur ainsi qu’aux mises à jour

intermédiaires. (http://www.alfresco.com)

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Les outils Open source Alfresco (1/5) Alfresco (1/5)

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Les outils Open source Alfresco : Fonctionnalités (2/5) Alfresco : Fonctionnalités (2/5)

Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (3/5) Alfresco: Fonctionnalités (3/5)

Fonctionnalités pour l’utilisateur (front office) :

Classement à partir de différentes sources;

Démarche par étapes pour classer et enregistrer

les dossiers;

L’utilisateur peut utiliser une seule interface pour

classer et enregistrer…

Gestion en amont des dossiers.

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30/12/2011ECM & RM

Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (4/5) Alfresco: Fonctionnalités (4/5)

Fonctionnalités pour les responsables des dossiers (administrateurs => back office) :

Classement selon un plan;

Métadonnées adaptées ;

support de dossier vital;

Définir les rôles .

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Atouts:

Interface conviviale;

Possibilité de paramétrer l’interface selon les

besoins de l’entreprise;

Ouvert : Open source, standards ouverts;

Gestion de tout type de contenu: Documents,

enregistrements, pages Web, images, multimédia...Limites:

Complexe à configurer (fichiers XML);

Espace disque limité.

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Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (5/5) Alfresco: Fonctionnalités (5/5)

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Conclusion

Plus que jamais le fonctionnement des entreprises repose sur

l’échange, la collaboration et la maîtrise d’informations en interne et

en externe (documents, courriels, pages web, et autres contenus de

supports variés).

Le défi actuel pour les entreprises est d’exploiter en permanence la

valeur de ces contenus en se conformant aux lois et réglementations,

ce qui exige d’accorder une attention croissante au bon archivage de

ces contenus.

Ceci incitent les organisations à améliorer leur gestion des contenus

sur l’ensemble des fonctions, nécessitant ainsi une démarche globale

d’entreprise.

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Références

Comprendre et pratiquer le records

management : Analyse de la norme ISO

15489 au regard des pratiques

archivistiques françaises par le Groupe

métiers AAF-ADBS « Records

management »

la norme ISO 15489 sur le record

management

http://doc-standarmedia.afnor.fr/

etudes/FicheIso15489_383632839.pdf

http://www.ever-team.com/fr/logiciel-

ecm-sharepoint-workflow.html

http://www.emc.com/domains/

documentum/index.htm

http://www.archimag.com/

http://www.adbs.fr/records-management-

29391.htm?RH=ACCUEIL

www.alfresco.com

www.nuxeo.com

http://www.smile.fr/

www.guidecms.com/dossiers-cms/livres-

blancs/nuxeo/nuxeo-emc?set_l

www.revolutionlinux.com/GED-et-ECM-

Nuxeo?lang=fr

http://www.journaldunet.com/solutions/

intranet-extranet/6-solutions-d-ecm/

alfresco.shtml

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Merci de votre attention51

30/12/2011ECM & RM

Questions52

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