INFORME DE GESTIONADMINISTRACION DOCUMENTAL

2010

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Administración Documental de la “IPS

UNIVERSITARIA” es la dependencia

responsable de recibir, custodiar, conservar y

servir los documentos administrativos de la

institución en términos de oportunidad e

integralidad para la toma de decisiones,

garantizando la operatividad y el flujo de

información de manera permanente y continua.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

En el año 2010, el área de Administración

Documental fortaleció sus herramientas de

consulta documental para brindar mejor

información a sus usuarios de acuerdo a sus

necesidades. Así mismo, documentó sus

procedimientos internos y lideró la centralización

de la documentación administrativa de la

institución.

PRESENTACION

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

En el mes de julio de 2010, se llevó a cabo la

encuesta de satisfacción del cliente interno

como estrategia de mejoramiento.

En el segundo semestre de ese mismo año, se

habilitó una oficina de apoyo en la sede

administrativa anexa, con el fin de apoyar la

gestión administrativa de la institución,

mejorando así la agilidad en la prestación del

servicio.

PRESENTACION

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Se realizó en conjunto y de manera personal con el Coordinador de

área o unidad para tener la oportunidad de conocer y percibir otros

aspectos que no se reflejarán mediante la encuesta.

La escala de evaluación fue de 1 a 5, evaluando los aspectos de:

Accesibilidad, oportunidad, pertinencia, seguridad y continuidad.

El tamaño de la muestra constó de 24 coordinaciones, elegidas de

acuerdo a la demanda de los servicios de Administración

Documental.

ENCUESTA DE SATISFACCION 2010

FICHA

ENCUESTA DE SATISFACCION CLIENTE INTERNO

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Fecha de realización: Del 12/07/2010 y 30/07/2010

Evaluadores: Areas y Unidades "IPS UNIVERSITARIA" Sedes Hospitalaria y Ambulatoria

Metodología:

Se realizó en conjunto y de manera personal con el Coordinador de área o unidad para tener la oportunidad de conocer y percibir otros aspectos que no se reflejadarán mediante la encuesta,

Escala de evaluación:

Se evaluó cada uno de los aspectos de la encuesta en una escala de 1 a 5, siendo: 1 Malo, 2 Deficiente, 3 Regular 4 Bueno y 5 Excelente , los aspectos fueron agrupados en cinco valores que

del SGC de la "IPS UNIVERSITARIA" y un punto opcional para que el evaluador manifestará su percepción general sobre el desempeño del áreae hiciera recomendaciones de mejoramiento

Aspectos

1. ACCESIBILIDAD

2. OPORTUNIDAD

3. PERTINENCIA

4. SEGURIDAD

5. CONTINUIDAD

Punto opcional: De manera general, ¿Cuál es su percepción sobre el desempeño del área Administración Documental?

Total

El total de la encuesta al área es la suma de todos los aspectos dividido por el numero de aspectos evaluados, para esta encuesta se dividió por 12

Análisis de información

Administración Documental analizará el grado de satisfacción que tienen las áreas en el total de todos los valores definidos y de igual manera mediante indicador podrá identificar por cada valor

cuales son los mas fuertes en su gestión de unidad y los mas débiles que ameritan formulación de planes de mejora.

Tamaño de la muestra

24 coordinaciones, así: Contratación, Jurídica; Recurso Humano, Docencia, Tesorería y Cartera, Facturación, Admisiones, Coordinación Médica, Contabilidad, Consulta Externa y Ayudas

Diagnósticas León XIII, Ingeniería, Urgencias, Atención al Usuario, Referencia y Contrarreferencia, Planeación, Compras, Estadística, Comunicaciones, Atención Farmacéutica, Coordinación

Sedes Ambulatorias, Salud Oral, Consulta externa y Ayudas Diagnósticas Ambulatoria, Promoción y Prevención, Cirugía Ambulatoria

62%

38%

ADMINISTRACION DOCUMENTALPERCEPCION GENERAL SOBRE EL DESEMPEÑO DEL AREA

Bueno

Excelente

Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione

29%

71%

ADMINISTRACION DOCUMENTALPERCEPCION DE LAS AREAS SOBRE LA ACCESIBILIDAD

Bueno

Excelente

Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione

21%

79%

ADMINISTRACION DOCUMENTALPERCEPCION DE LAS AREAS SOBRE LA OPORTUNIDAD

Bueno

Excelente

Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione

29%

71%

ADMINISTRACION DOCUMENTALPERCEPCION DE LAS AREAS SOBRE LA PERTINENCIA

Bueno

Excelente

Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione

37%

63%

ADMINISTRACION DOCUMENTALPERCEPCION DE LAS AREAS SOBRE LA SEGURIDAD

Bueno

Excelente

Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione

37%

63%

Los procesos con los servicios son continuos, sin reprocesos, repetición de tareas o nuevos tramites no especificados con anterioridad por Administración Documental:

Bueno

Excelente

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

PERCEPCION DE LAS AREAS SOBRE LA CONTINUIDAD

Fuente: Encuesta de satisfacción cliente interno julio/2010 Para ver los resultados completos presione

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Continuando con el registro individual de glosas y devoluciones iniciado en el 2009, el

resultado fue:

REGISTRO DE GLOSAS Y DEVOLUCIONES

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

2010 2716 2271 2623 1876 1787 2898 3015 1725 1846 1371 2063 2305

2009 1394 2166 2434 2995 1573 3354 2128 2199

Promedio 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280 2280

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

can

tid

ad

GLOSAS Y DEVOLUCIONES 2010(Solo físicas – Total 26.496)

Fuente: Administración Documental. Base de datos de registro individual de glosas y devoluciones FGD-09

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Con el objetivo de consolidar el control de la información administrativa institucional, se

realizó el trabajo de centralización de la documentación administrativa, así:

CENTRALIZACION DOCUMENTAL

Fuente: Administración Documental. Inventario de documentos pasivos FGD-13

621

485

419

269 245

184

9365 41 37 31 17 15 7 6 4

CANTIDADES DE EXPEDIENTES CENTRALIZADOS POR AREA 2010TOTAL 2.539

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Como meta fundamental para la estandarización de actividades, en el 2010 se

documentó el proceso de administración documental generando la siguiente

documentación:

DOCUMENTACION DEL PROCESO

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

El despacho de documentos por correo certificado tuvo el siguiente comportamiento:

CORREO CERTIFICADO

Fuente: Administración Documental. Registro de guías FGD-02

$ 751,870

$ 1,365,840

$ 1,307,880

$ 1,967,090

$ 1,549,450

$ 1,918,860

$ 2,345,750

$ 1,983,270

$ 1,354,670

$ 1,802,804

$ 1,481,440

$ 1,279,938

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

CORREO CERTIFICADO 2010(3.681 Envíos – Promedio Mes $1.592.405)

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Las devoluciones de correo certificado por área, se comportó de acuerdo al gráfico

siguiente. Para controlar las devoluciones se informó mensualmente a cada

coordinación sobre el comportamiento por área.

CORREO CERTIFICADO

Fuente: Administración Documental. Registro de guías FGD-02

$ 0

$ 50,000

$ 100,000

$ 150,000

$ 200,000

$ 250,000

DEVOLUCIONES POR AREA CORREO CERTIFICADO 2010(Total devoluciones 159 – Promedio Mes $50.855)

AREA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

En el 2010, la recepción de documentos externos tuvo cifra record: 19.844

documentos, superando cifra del año 2009.

RADICACION DE DOCUMENTOS

Fuente: Administración Documental.

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

2010 1317 1616 1772 1530 1595 1870 1700 1791 1821 1564 1596 1672

2009 1012 1226 1424 1397 1352 1409 1679 1318 1554 1526 1375 1318

Promedio 1654 1654 1654 1654 1654 1654 1654 1654 1654 1654 1654 1654

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

2000

Can

tid

ad

DOCUMENTOS RADICADOS 2010

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La radicación de documentos se incrementó en 16,3% respecto al año 2009.

RADICACION DE DOCUMENTOS

Fuente: Administración Documental.

2005 2006 2007 2008 2009 2010

Cantidad 5488 5834 9104 11644 16590 19844

0

5000

10000

15000

20000

25000

Can

tid

ad

DOCUMENTOS RADICADOS POR AÑO

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La oportunidad en radicación de documentos en 2010 se mantuvo en relativa estabilidad

a excepción de los meses de marzo y abril por falta de recurso humano en el área.

RADICACION DE DOCUMENTOS

Fuente: Administración Documental. Registro de verificación de documentos radicados en < 8 horas

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Logro año 2009 (%) 93.0 78.7 93.6 91.8 93.4 92.0

Logro año 2010 (%) 93.0 90.0 81.5 78.8 97.8 94.7 95.7 89.0 96.5 96.8 89.8 91.9

Meta límite inferior (%) 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0

Meta límite superior (%) 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0

0.0

10.0

20.0

30.0

40.0

50.0

60.0

70.0

80.0

90.0

100.0

PR

OP

OR

CIÓ

N

MESES

ADMINISTRACION DOCUMENTALPROPORCION DE GLOSAS RADICADAS EN MENOS DE 8 HORAS

Fórmula = Número de glosas radicadas < 4 horas / Número documentos recibidos * 100

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La entrega de documentos físicos a las diferentes áreas de la institución presentó un

indicador superior en el 2010, manteniendo la oportunidad de entrega.

RADICACION DE DOCUMENTOS

Fuente: Administración Documental. Registro de entrega de documentos radicados FGD-06

ENE

Logro año 2009 (%) 80.2 88.1 91.2 95.8 96.8 95.2

Logro año 2010 (%) 98.4 92.1 98.2 98.0 98.4 98.4 99.5 97.0 99.5 96.2 91.9 92.1

Meta límite inferior (%) 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0 90.0

Meta límite superior (%) 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0 98.0

0.0

20.0

40.0

60.0

80.0

100.0

PR

OP

OR

CIÓ

N

MESES

ADMINISTRACION DOCUMENTALPROPORCIÓN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS RADICADOS

Fórmula = Número documentos entregados < 8 horas / Número documentos r ecibidos* 100

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La producción documental en 2010 tuvo la cifra record de 64.530

Fuente: Administración Documental.

PRODUCCION DE DOCUMENTOS

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

2010 3943 5103 5643 5162 5741 5768 5733 5692 5888 5491 5351 5015

2009 3638 4338 4700 4319 4288 4548 5328 4515 5653 5272 4653 3889

Promedio 5378 5378 5378 5378 5378 5378 5378 5378 5378 5378 5378 5378

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

Can

tid

ad

CANTIDAD DOCUMENTOS ENVIADOS 2010(Incluye documentos internos)

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La producción documental se incrementó en el año 2010 en un 14,5% respecto al año

inmediatamente anterior

PRODUCCION DE DOCUMENTOS

Fuente: Administración Documental.

2005 2006 2007 2008 2009 2010

Cantidad 8719 9377 23825 40109 55141 64530

0

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

Can

tid

ad

PRODUCCION DOCUMENTAL POR AÑOIncluye internos y externos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

El incremento en la producción documental para el año 2010 demandó la programación de 12.532

trámites de mensajería, de los cuales 11.979 fueron efectivos presentando una oportunidad del 95,6%

MENSAJERIA

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Logro año 2010 (%) 94.1 93.9 94.4 95.6 97.0 96.9 97.1 97.1 95.4 96.0 94.0 95.6

Logro año 2009 (%) 91.8 88.9 93.1 93.9 92.6 93.1

Meta límite inferior (%) 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0 85.0

Meta límite superior (%) 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0 95.0

0.0

20.0

40.0

60.0

80.0

100.0

PR

OP

OR

CIÓ

N

MESES

ADMINISTRACION DOCUMENTALPROPORCIÓN DE TRAMITES REALIZADOS

MENSAJERIA EXTERNAFórmula = Número trámites realizados/ Número trámites programados * 100

Fuente: Administración Documental. Registro de programación de tramites de mensajería externa. FGD-02

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Para los 553 trámites no efectivos se presentaron las siguientes causas

MENSAJERIA

Falta de datosEmpresa sin

atenciónDocumento rechazado

Falta tiempo en ruta

Cambio de domicilio

Otras causas

CAUSAS 111 148 131 80 22 61

0

20

40

60

80

100

120

140

160

CA

NT

IDA

D

CAUSAS TRAMITES NO EFECTIVOS 2010

Fuente: Administración Documental. Registro de programación de tramites de mensajería externa. FGD-02

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

El flujo de documentos internos entre las dos sedes principales se mantuvo estable en 2010.

MENSAJERIA

2478

3941 3919

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

4500

2008 2009 2010

FLUJO DE DOCUMENTOS ENTRE SEDESHOSPITALARIA - AMBULATORIA

AÑOS

Fuente: Administración Documental. Registro de documentos enviados FGD-07 y recibidos FGD-08 sedesHospitalaria y Ambulatoria

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

GESTION DE DOCUMENTOS

Fuente: Administración Documental.

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

No gestionados 2009 8316 8205 10134 9265 9158 10235 13029 11562 12667 10823 13544 12399

Leídos 2009 3814 4396 5104 4835 5412 6080 7346 6678 7059 6791 7417 6962

No leídos 2009 4502 3809 5030 4430 3746 4155 5683 4884 5608 4032 6127 5437

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

Can

tid

ad

DOCUMENTOS LEIDOS, NO LEIDOS YNO GESTIONADOS 2010

Para el 2010 el promedio de lectura se presentó por encima de los documentos no leídos.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

GESTION DE DOCUMENTOS

Fuente: Administración Documental.

Para el 2010, el promedio de lectura luego de la radicación del documento fue de 7 días.

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

2010 7.676 10.329 6.047 7.062 8.857 5.805 7.681 7.858 5.626 4.729 4.658 6.589

2009 8.176 7.712 4.914 7.813 5.703 6.494 7.225 4.846 5.556 4.745 4.745 4.634

Promedio 2010 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7

0

2

4

6

8

10

12

Pro

med

io (

Día

s)

PROMEDIO LECTURA DOCUMENTOS 2009 - 2010(DIAS)

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

PARA EL 2011…

•Continuar con la maduración del proceso digital.

•Creación de un Portal Web para el área de

Administración Documental.

•Generación de campaña de manejo documental a

nivel institucional.

•Generar mercadeo del área de Administración

Documental a través de un Portal Web y campaña de

manejo documental a nivel institucional.