INFORME FINAL DE AUDITORIA DE GESTION AL GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL · PROCESO ADMINISTRACION DE LA GESTION DOCUMENTAL. .....7 7.1.1. AJUSTAR, ACTUALIZAR Y APROBAR LAS TABLAS DE

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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

INFORME FINAL DE AUDITORIA DE GESTION

AL GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Bogotá, D.C., Junio de 2017


CONTENIDO

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................................... 3

2. CRITERIOS .................................................................................................................................................... 3

3. ALCANCE ....................................................................................................................................................... 3

4. FORTALEZAS ............................................................................................................................................... 4

5. LIMITACIONES ............................................................................................................................................. 4

6. FUNCIONES DEL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................................. 4

7. INFORME ........................................................................................................................................................ 6

7.1. PROCESO ADMINISTRACION DE LA GESTION DOCUMENTAL. ................................................ 7

7.1.1. AJUSTAR, ACTUALIZAR Y APROBAR LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL –

CODIGO GDFT03. ............................................................................................................................................. 7

7.1.2 SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES IMPLEMENTADAS COMO CONSECUENCIA DEL

CONCEPTO TÉCNICO EMITIDO POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN............................. 12

6.1.3 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR ............................................................................... 17

6.1.4 TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS: ...................................................................................... 21

6.1.5 GESTOR DOCUMENTAL ..................................................................................................................... 25

6.1.6 PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO CON EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ..... 32

6.1.7 SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN .......................................................................... 33

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................................................... 45


1. OBJETIVO

El ejercicio de Auditoria tiene como objetivo, ilustrar a la alta Dirección respecto de la Gestión del

Grupo de Gestión Documental, con el fin de realizar, de ser necesario, las recomendaciones en busca

del mejoramiento continuo de las funciones adelantadas por esa dependencia en el marco de sus

competencias.

2. CRITERIOS

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de sus

funciones y de conformidad con el Plan Anual de Gestión – Plan Anual de auditorías y seguimientos

PAAS aprobado para la vigencia 2017 mediante Resolución No 4130 del 15 de Diciembre de 2016

‘’Por el cual se aprueba el Plan Anual de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud para la

vigencia 2.017 y se hace una delegación’’ y las que la modifiquen o adicionen realizará el seguimiento

a la Evaluación de la gestión del Grupo de Gestión Documental, respecto de los procesos y

procedimientos aprobados mediante Resolución No 2189 del 28 de Julio de 2.016 y conforme al

rediseño institucional que estableció el Decreto No 2462 de 07 de Noviembre de 2013 y Resolución

No 180 de Enero de 2014, funciones que están distribuidas en los diferentes grupos de trabajo

creados.

3. ALCANCE

La Oficina de Control Interno en el mes de Junio de 2017, realizará Auditoría de Gestión, al Grupo de

Gestión Documental, respecto del periodo comprendido entre el 1 de Enero de 2.017 y el 31 de Mayo

de 2.017, con el fin de verificar y evaluar los siguientes aspectos:

✓ Cumplimiento de las funciones señaladas en la Resolución No 180 de Enero de 2014 ‘’Por la cual

se conforman los grupos internos de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, se

asignan funciones y coordinador’’ y por medio del seguimiento al avance de las actividades

programadas en el Plan Anual de Gestión que deben ser ejecutadas por cada uno de los Grupos

de Trabajo existentes al interior de la Subdirección Administrativa y las funciones asignadas a los

mismos por la normatividad vigente.

✓ Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 ‘’Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y

se dictan otras disposiciones.

✓ Cumplimiento del Decreto 029 del 14 de Enero de 2015 ‘’Por medio del cual se reglamenta el

proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen,

fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el Artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el Artículo 39

del Decreto Ley 254 de 2000 y se dictan otras disposiciones’’.

✓ Cumplimiento del Decreto 106 del 21 de Enero de 2015. ‘’Por el cual se reglamenta el Título VIII

de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades

del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras

disposiciones.’’

✓ Cumplimiento del Decreto 103 de 2015. ‘’Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de

2014 y se dican otras disposiciones’’.

✓ Seguimiento a la implementación y puesta en marcha del nuevo Gestor Documental.

✓ Seguimiento a Planes de Mejoramiento suscrito con el Archivo General de la Nación.


4. FORTALEZAS

Como ya se indicó, se señala como Fortaleza, la activa participación del Grupo Auditado y el apoyo

brindado para la actividad Auditora, de la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen

Institucional.

5. LIMITACIONES

El equipo auditor cita como limitante, el alcance de la Auditoría, ya que la actividad 3 del

Procedimiento Planeación de la Gestión Documental, así como el Seguimiento al Plan de

Mejoramiento suscrito con el Archivo General de la Nación, y la verificación del estado de los archivos

de gestión de las dependencias seleccionadas e incorporadas en este informe, conllevaron un trabajo

voluminoso; sin embargo pudo superarse esta limitante, con la activa participación del Grupo auditado

y la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, aspecto que se señala

como Fortaleza del presente informe, procediendo el equipo auditor a sintetizar la información

recaudada.

Otro aspecto a mencionar, es la situación presentada al solicitar el pronunciamiento del líder del

proceso, ya que al hacer este requerimiento se recibieron respuestas separadas de las personas que

atendieron la auditoría, siendo el deber ser, que el dueño del proceso consolide todos los puntos de

vista de los miembros de su equipo, y haga un solo pronunciamiento al informe preliminar, que en

este caso es la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental; no obstante lo anterior, los

pronunciamientos recibidos independientemente por otros funcionarios, fueron analizados por parte

del equipo auditor.

6. FUNCIONES DEL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Grupo de Gestión Documental, respecto de los procesos y procedimientos aprobados mediante

Resolución No 4086 del 19 de Diciembre de 2014, ejerce sus funciones de acuerdo a lo establecido

en la Resolución 000180 del 17 de Enero de 2014, conforme se describe a continuación:

Funciones del Grupo de Gestión Documental

Artículo 26 de la Resolución 000180 de 17 Enero de 2014

Artículo 26. – El Grupo interno de trabajo de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa desarrollará las

funciones que se relacionan a continuación:

1. Apoyar en la formulación de políticas, procesos y procedimientos relacionados con la Gestión Documental de la

Superintendencia Nacional de Salud.

2. Apoyar la implementación y sostenibilidad del sistema de Gestión Documental Institucional y sus componentes.

3. Dirigir y supervisar la ejecución, monitoreo, control y mejoramiento de los procedimientos de la Gestión Documental

de la Entidad.

4. Coordinar, supervisar y controlar la organización, almacenamiento, preservación, recuperación y consulta de la

documentación de la Entidad.

5. Brindar asesoría, asistencia técnica, operativa o administrativa a las dependencias en Materia de Gestión Documental

y archivo.

6. Apoyar a las distintas dependencias en la organización y administración de los Archivos de Gestión, así como

supervisar la organización de los Archivos centralizados e históricos de la entidad.

7. Realizar la actualización de las Tablas de Retención Documental cuando sean requeridas por las Áreas de la entidad.

8. Realizar la verificación sobre el trámite de documentación que requiera la autenticación de copias por parte de la

Secretaría General.


9. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios para la gestión de las

funciones asignadas al Grupo, en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.

10. Coordinar con la Oficina Asesora de Planeación, la actualización de los procesos y procedimientos conforme a las

normas legales vigentes y las necesidades de la institución y la estructuración de los indicadores de gestión, que

permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.

11. Identificar, medir y controlar los riesgos operativos relacionados con los procesos que se desarrollan en el grupo.

12. Presentar los informes propios de su gestión y los que sean solicitados.

13. Apoyar la implementación y sostenibilidad del sistema de Gestión Institucional y sus componentes.

14. Las demás que le sean asignadas al Grupo de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

PLANTA DE PERSONAL – GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Grupo de Gestión Documental esta integrado por 11 funcionarios y 15 Contratistas, tal como, se

muestra en las siguientes imagenes


7. INFORME

La Oficina de Control Interno de acuerdo a las funciones señaladas en la Ley 87 de 1993 y sus

Decretos Reglamentarios, realizó Auditoría al Grupo de Gestión Documental, con el fin de evidenciar

la gestión realizada respecto del cumplimiento del Proceso de Administración de la Gestión

Documental.

Este proceso a su vez se encuentra incorporado dentro del Macroproceso de Apoyo ‘’Gestión

Documental’’, aprobado mediante Resolución 4086 del 19 de Diciembre de 2014.


PRONUNCIAMIENTO DEL LIDER DEL PROCESO:

La Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, mediante correo electrónico del 16 de Junio de

2017, solicita que dentro de la frase “Este proceso a su vez se encuentra incorporado dentro del proceso

de Apoyo ‘’Gestión Documental’’, aprobado mediante Resolución 4086 del 19 de Diciembre de 2014”, se corrija

la palabra PROCESO por MACROPROCESO; ya que así se encuentra definido en el Mapa de

Procesos de la Entidad (subrayado fuera de texto).

OBSERVACIONES DEL EQUIPO AUDITOR:

Con base en la información aportada por el Grupo de Gestión Documental, y revisado el mapa de

procesos institucional, la Oficina de Control Interno procedió a realizar la corrección solicitada.

7.1. PROCESO ADMINISTRACION DE LA GESTION DOCUMENTAL.

El Grupo de Gestión Documental para el desarrollo del referido proceso, ejecuta tres procedimientos

a saber:

➢ Planeación de la Gestión Documental.

➢ Administración de archivo.

➢ Consulta y Préstamo de Documentos.

La Oficina de Control Interno, realizó evaluación al procedimiento ‘’Planeación de la Gestión

Documental’’, y mediante muestreo aleatorio seleccionó una actividad para hacer la verificación que

se cumpla lo establecido en el procedimiento.

Este procedimiento se encuentra incorporado en el Subsistema de Gestión de la Calidad – Mapa de

Procesos, el cual contiene marco normativo, políticas de operación, actividades, responsables y

puntos de control.

La Oficina de Control Interno, para la presente Auditoría realizará verificación de la Actividad 3 ‘’Definir,

actualizar, ajustar y publicar los instrumentos archivísticos (Formato Tabla de Retención Documental,

identificado con el Código GDFT03)’’.

7.1.1. AJUSTAR, ACTUALIZAR Y APROBAR LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL –

CODIGO GDFT03.

Antecedentes:

Teniendo en cuenta que la creación y/o actualización de las tablas de Retención Documental (series,

subseries y tipos documentales), se deben respetar las normas establecidas por el Archivo General

de la Nación, demás normas internas y externas vigentes y de acuerdo a los compromisos de la

Coordinación de Gestión Documental, en preservar y mejorar la Gestión Documental de la Entidad;

en relación con las Tablas de Retención Documental; el equipo Auditor de la Oficina de Control

Interno presenta la gestión realizada por el Grupo de Gestión Documental, que incluye las evidencias

correspondientes:

1. El Archivo General de la Nación mediante NURC 1-2016-070879 del 26 de Mayo de 2016, con el

propósito de contribuir con el mejoramiento continuo de la gestión documental en la

Superintendencia Nacional de Salud, remitió unas observaciones a los informes de avances del

Plan de Mejoramiento Archivístico presentados por la Superintendencia Nacional de Salud y para

la auditoria que nos ocupa, en este capítulo se revisará, únicamente las relacionadas con las

Tablas de Retención Documental que se describen en el siguiente recorte:


El Grupo de Gestión Documental, mediante NURC 3-2016-013447 del 15 de Julio de 2016, informa

a la Oficina de Control Interno sobre los avances implementados en el Plan de Mejoramiento

Archivístico, con sus respectivos soportes y cumplimento de mejora, de acuerdo con las

observaciones presentadas por el Archivo General de la Nación y los cuales se solicitaron en el

periodo de Diciembre de 2012 al 4 de Julio de 2014.

Así las cosas, lo manifestado por la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental y en atención

a la solicitud presentada por el Archivo General de la Nación, se procedió a dar respuesta de la

siguiente manera:

….Según lo informado por el coordinador del Grupo de Archivo y Correspondencia del año 2013, se presentó

para aprobación de la totalidad de las TRD actualizadas y ajustadas en el Comité de Archivo del 20 de Marzo

de 2013 (05-Acta 2 Carpeta: Hallazgo 1 Meta 1 Subcarpeta: Anexo 1 2002 a 2013). En la revisión realizada

se encontró que dicha acta registra lo siguiente:

"(...) La Supersalud cuenta con la aprobación de las Tablas de Retención Documental, por parte del Archivo

General de la Nación, dada mediante el acuerdo 058 del 2000. Sin embargo, debido a los cambios orgánicos

funcionales dados mediante el Decreto 1018 de 2007, fue necesario el ajuste y actualización de las TRD,

para lo cual el Coordinador del Grupo de Archivo y Correspondencia presenta al Comité las Tablas de

Retención Documental ajustadas y actualizadas para su aprobación e inscripción al registro Único de Series

Documentales del Archivo General de la Nación, según lo dispone el artículo 20 del acuerdo 04 de 2013.

(...)"

Adicionalmente el coordinador del momento presenta concepto del Archivo General de la Nación (Hallazgo

1 - Meta 1 Carpeta: Nuevos soportes) del 18 de Febrero de 2009 en el que fue informado de lo siguiente

"(...) En este orden de ideas, los ajustes y / o modificaciones que se realicen a las TRD deben ser aprobados

al interior del Comité de Archivo de su Entidad y comunicado inmediatamente al Archivo General de la

Nación enviando copia de la respectiva acta del Comité donde se aprueban dichas modificaciones o ajustes,

sin que sea necesario enviar al AGN la TRD de la Superintendencia para ser evaluadas y aprobadas

nuevamente.(...)"

Por lo anterior, manifiesta que las TRD se encuentran aprobadas acorde al acta 02 de 2013 a pesar que no

quedó de manera explícita la palabra "APROBADO".

2. Mediante la comunicación 2-2016-057119 del 23 de Junio de 2016, la Superintendencia Nacional

de Salud, hizo entrega al Archivo General de la Nación (ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN) de

la nueva versión de las Tablas de Retención Documental, con sus correspondientes anexos para

el proceso de evaluación y convalidación, como se evidencia en el siguiente recorte:


Así las cosas, el Archivo General de la Nación remitió respuesta a la Superintendencia Nacional

de Salud en documento radicado mediante NURC 1-2016-173104 del 5 de Diciembre de 2016, del

cual extractamos de manera específica la respuesta, en el siguiente recorte:

3. Mediante comunicación 2-2017-045343 del 25 de Mayo de 2017, Secretaría General de la

Superintendencia Nacional de Salud envió respuesta al Archivo General de la Nación

respondiendo a las observaciones realizadas sobre las Tablas de Retención Documental, con el

fin de poder continuar con el proceso de convalidación de las mismas, tal como se muestra en el

siguiente recorte:


HALLAZGO: El Archivo General de la Nación mediante NURC 1-2016-173104 del 5 de Diciembre

de 2016, solicitó a la Supersalud que a los 30 días se remitieran los ajustes del caso, a lo cual se

determina que hay un incumplimiento por parte del Grupo de Gestión Documental al sobrepasar el

tiempo establecido en el acuerdo AGN-004 de 2013, desde la Mesa de Trabajo del 23 de Febrero de

2017 (según la muestra de la Imagen que sigue a continuación) hasta el 25 de Mayo, fecha en que

se radicaron en el Archivo General de la Nación las nuevas Tablas de Retención Documental (TRD)

con los ajustes; por lo tanto, se evidencia, que el ajuste fue radicado 60 días después.



2017, hace la siguiente observación al hallazgo determinado por la Oficina de Control Interno:

“Respecto al hallazgo, se hace la siguiente observación: El tiempo establecido por el AGN son

30 días para todas las Entidades, estas fechas no contemplan si la Entidad es grande o

pequeña, si el ajuste es de fondo o de forma. No obstante, debido a que los ajustes solicitados

eran de fondo y no de forma, dichos cambios no podían ser realizado en los plazos establecidos

por el AGN.

Se solicita a la Oficina de Control Interno nos indique en este caso en el que están haciendo

un hallazgo, no se visualiza de qué manera se podría hacer plan de mejoramiento, si las

actividades ya fueron realizadas y la gestión realizada se encaminó a darle cumplimiento al

plan de trabajo real según el análisis realizado por el Grupo de Gestión Documental, el cual

tenia fecha inicial del mes de julio de 2017, y con un uso eficiente del talento humano logró ser

ejecutado en menor tiempo del esperado?”


El equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, procedió a analizar lo planteado por la

Coordinadora del Grupo de Gestión Documental y revisó nuevamente los soportes aportados,

encontrando que el Grupo de Gestión Documental, mediante NURC 1-2017-021219 del 08 de

Febrero de 2017, solicitó al Archivo General de la Nación, prórroga en la presentación de Tablas de

Retención Documental, ante lo cual, dicha Entidad se pronunció indicando que “no es posible ampliar

el plazo, toda vez que no poseemos facultades para modificar los términos que están fijados por norma”; lo

cual está establecido en el numeral c) del Artículo 10 del Acuerdo 04 de 2013, determinando un plazo

máximo de 30 días hábiles para atender el requerimiento del Archivo General de la Nación.

Como soporte de lo anterior, a continuación, se presenta recorte que evidencia la respuesta del

Archivo General de la Nación:


El Departamento Administrativo de la Función Pública ha definido Plan de Mejoramiento de la

siguiente manera: “Conjunto de acciones correctivas o preventivas que debe adelantar una entidad

en un período determinado, para subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos”.

La afirmación que el plan de trabajo se ejecutó un mes antes de lo planeado, a pesar de haber

incumplido los términos establecidos para contestar al Archivo General de la Nación, e igualmente

no acatar un criterio claramente informado por esa Institución; (numeral c) del Artículo 10 del Acuerdo

04 de 2013), que determina un plazo máximo de 30 días hábiles para atender el requerimiento, no es

de recibo; y el Plan de Mejora entonces, lo que debe buscar es que esta clase de situaciones no se

vuelvan a presentar al interior de la Superintendencia Nacional de Salud, en lo que tiene que ver con

los trámites que deben realizarse con la mencionada Institución, relacionados con la gestión de la

Entidad a nivel documental.

Por lo anteriormente expuesto, la Oficina de Control Interno mantiene el hallazgo; y solicita al Grupo

de Gestión Documental, se establezca el plan de mejoramiento que sea necesario para subsanar

este tipo de inconvenientes, con el Archivo General de la Nación, a fin que a futuro, esta clase de

situaciones no se vuelva a presentar con esa o cualquier otra institución; relacionado con la gestión

documental de la Superintendnecia Nacional de Salud.

Dicho plan de mejoramiento debe ser registrado en el Sistema Integrado de Planeación y Gestión

ITS, subiendo los soportes correspondientes, una vez la Oficina de Control Interno radique en ese

aplicativo, el hallazgo determinado a través de este informe.


7.1.2 SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES IMPLEMENTADAS COMO CONSECUENCIA DEL

CONCEPTO TÉCNICO EMITIDO POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

De conformidad con el concepto técnico emitido por el Archivo General de la Nación, sobre las Tablas

de Retención Documental y radicado mediante NURC 1-2016-173104 del 5 de Diciembre de 2.016,

se solicita implementar unas sugerencias y apreciaciones dadas en cada uno de los ítems del

concepto técnico y se deben revisar todas y cada una de las Tablas de Retención Documental; por

lo cual, el Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno solicitó evidencias de actividades

implementadas por el Grupo de Gestión Documental.

A continuación, se presenta la Respuesta del Grupo de Gestión Documental a la Oficina de Control

Interno, radicada mediante correo electrónico del 12 de Junio de 2017.

En desarrollo de las observaciones del Archivo General de la Nación se realizaron las siguientes

actividades:

‘’1. Se elaboró para la 1ª semana de Febrero de 2017, el Plan de Trabajo en atención a los ajustes, compartido

con la Oficina de Control Interno, durante el seguimiento que recibimos en el mes de Marzo del año 2017.

2. Se pone en marcha el Plan de trabajo proyectado, el cual incluyó mesas de trabajo con la Subdirección

Administrativa, Secretaria General, el Archivo General de la Nación (archivo adjunto No. 2.1, Acta mesa de

trabajo TRD SUPERSALUD - AGN 23-02-2017) y algunas Dependencias, con el propósito de recibir aportes

en términos jurídicos para fortalecer los procedimientos y disposiciones finales de la información

institucional, de la siguiente manera:

• Con el apoyo de la Secretaría General y de la Subdirección Administrativa, en desarrollo del Plan de

Trabajo se conformó un equipo técnico de base de 3 (tres) profesionales desde el Grupo de Gestión

Documental en busca de minimizar los tiempos previstos en el plan de trabajo, atendiendo a la

observación de la Oficina de Control Interno mediante el informe de seguimiento del mes de Marzo.

• La actividad fue liderada por la funcionaria Diana Sánchez Sepúlveda, y entre las principales

actividades desarrolladas se nombran: estudio, análisis y ajuste de la propuesta de TRD y confrontación

de cada función del Decreto 2462 de 2013 contra la producción documental definida en la propuesta

de TRD; finalizado el proceso de estudio, análisis y ajuste de cada TRD, estas fueron remitidas a la

Coordinación del Grupo de Gestión Documental como informe del avance (Anexo No. 2.2, Correo

Asunto: Tablas de Retención Documental ajustadas) y posteriormente a cada dependencia para la

revisión respectiva, se dejó como soporte, correos o memorandos, así como en algunos casos visitas

o reunión con el jefe de la dependencia (Anexo No. 2.3, correo asunto: Política de Disposición Final en

la Información Institucional - TRD) para el aporte requerido en atención a los ajustes solicitados por el

AGN.

• Conforme a lo anterior, se realizaron las mesas de trabajo con las Dependencias que directamente

tenían observaciones realizadas por el AGN, especialmente con aquellas en las que según el concepto

del Archivo General de la Nación no se tenía definida toda la producción documental en relación con

las funciones del Decreto 2462 de 2013, con el fin de lograr la atención a la observación en las mejores

condiciones técnicas, legales y jurídicas, garantizar la representación de series, subseries y tipos

documentales en las Tablas de Retención Documental y su posterior producción o administración

documental como evidencia del cumplimiento de todas las funciones establecidas en el Decreto 2462

de 2013, independiente de que éstas tuvieran procedimiento, o no se estuviera produciendo información

al respecto de lo observado por el AGN; Como ejemplo se presenta: PLAN ESTRATÉGICO DE

COMUNICACIONES INTERNA (TRD-Oficina Estratégica de Comunicaciones), EXTERNA E

INFORMATIVA y MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS (TRD-Grupo de Talento Humano).

• El equipo de trabajo técnico de profesionales del Grupo de Gestión Documental terminó la etapa de

entrega técnica de la propuesta de TRD ajustada a las dependencias, el día 28 de Abril de 2017, fecha

que era antes de lo previsto en el Plan de Trabajo (17 de Mayo del año 2017).


• La siguiente fase, consistió en la validación por parte de las dependencias de los ajustes realizados.

Sin embargo, la demora en la respuesta de algunas de las áreas en relación con los tiempos definidos

en la solicitud de revisión, impactó de manera negativa los tiempos del plan de trabajo, y las cuales

eran necesarias para finalizar la etapa de ajustes y entrega de las TRD ajustadas al Archivo General

de la Nación (ver imagen 1).

Imagen No. 1 Cuadro de control cumplimiento plan de trabajo y detalles de respuestas recibidas

por parte de las Dependencias

ORD Dependencia

Fecha entrega

técnica

Plan de trabajo

Reunión o

visita

Entregada a la Dependencia Respuesta recibida Demora de

la respuesta

(dado en

días) Memorando Fecha

Tiempo límite

de respuesta Fecha Memorando

1 Despacho del Superintendente

Nacional de Salud 16/02/2017 ok Se trabajó en sitio 02/05/2017 02/05/2017 02/05/2017 Se trabajó en sitio 0

2 Oficina de Metodologías 21/02/2017 ok Mediante correo 17/03/2017 10/03/2017 24/03/2017 Mediante correo -14

3 Oficina de Control Interno 23/02/2017 ok Mediante correo 08/03/2017 10/03/2017 09/03/2017 Mediante correo 1

4 Organización del Territorio 24/02/2017 ok Se validaron con las respuestas de las Dependencias Misionales relacionadas con las

funciones de Organización del Territorio. 0

5 Control Disciplinario Interno 01/03/2017 ok Mediante correo 08/03/2017 14/03/2017 24/03/2017 Mediante correo -10

6 Despacho de Riesgos 03/03/2017 ok Mediante correo 14/03/2017 17/03/2017 29/03/2017 Mediante correo -12

7 Dirección Riesgos Económicos 07/03/2017 ok Mediante correo 14/03/2017 17/03/2017 29/03/2017 Mediante correo -12

8 Dirección Riesgos en Salud 09/03/2017 ok Mediante correo 14/03/2017 17/03/2017 29/03/2017 Mediante correo -12

9 Despacho Protección 13/03/2017 ok Mediante correo 28/03/2017 31/03/2017 28/04/2017 Mediante correo -28

10 Dirección Atención al Usuario 15/03/2017 ok Mediante correo 28/03/2017 31/03/2017 28/04/2017 Mediante correo -28

11 Dirección Participación

Ciudadana 17/03/2017 ok Mediante correo 28/03/2017 31/03/2017 28/04/2017 Mediante correo -28

12 Dirección Supervisión

Institucional 17/03/2017 ok 3-2017-005027 03/04/2017 07/04/2017 19/05/2017 Mediante correo -42

13 Dirección EAPB 22/03/2017 ok 3-2017-005027 03/04/2017 07/04/2017 02/05/2017 3-2017-006310 -25

14 Dirección IPS 22/03/2017 ok 3-2017-005027 03/04/2017 07/04/2017 16/05/2017 Mediante correo -39

15 Dirección Orden Nacional 24/03/2017 ok 3-2017-005027 03/04/2017 07/04/2017 16/05/2017 Mediante correo -39

16 Dirección Orden Territorial 24/03/2017 ok 3-2017-005027 03/04/2017 07/04/2017 12/05/2017 3-2017-007196 -35

17 Despacho de Medidas

Especiales 28/03/2017 ok 3-2017-005004 03/04/2017 07/04/2017 15/05/2017 Mediante correo -38

18 Dirección Medidas EAPB 28/03/2017 ok 3-2017-005004 03/04/2017 07/04/2017 10/05/2017 Mediante correo -33

19 Dirección Medidas Servicios en

Salud y Territoriales 30/03/2017 ok 3-2017-005004 03/04/2017 07/04/2017 12/05/2017 Mediante correo -35

20 Despacho de Procesos

Administrativos 30/03/2017 ok 3-2017-005108 03/04/2017 07/04/2017 07/04/2017 3-2017-005354 0

21 Despacho de la Función

Jurisdiccional y Conciliación 03/04/2017 ok 3-2017-005109 03/04/2017 07/04/2017 16/05/2017 Mediante correo -39

22 Secretaria General 05/04/2017 ok 3-2017-005616 17/04/2017 24/04/2017 24/04/2017 3-2017-005887 0

23 Grupo de Notificaciones 05/04/2017 ok 3-2017-005618 17/04/2017 24/04/2017 24/04/2017 3-2017-005888 0

24 Grupo de Talento Humano 07/04/2017 ok 3-2017-005617 17/04/2017 24/04/2017 24/04/2017 Mediante correo 0

25 Subdirección Financiera 07/04/2017 ok 3-2017-006147 28/04/2017 04/05/2017 08/05/2017 3-2017-006147 -4

26 Grupo de Presupuesto 12/04/2017 ok 3-2017-006147 28/04/2017 04/05/2017 08/05/2017 3-2017-006147 -4

27 Grupo de Tesorería 12/04/2017 ok 3-2017-006147 28/04/2017 04/05/2017 08/05/2017 3-2017-006147 -4

28 Grupo de Contabilidad 18/04/2017 ok 3-2017-006147 28/04/2017 04/05/2017 08/05/2017 3-2017-006147 -4

29 Grupo Control Financiero de

Cuentas 21/04/2017 ok 3-2017-006147 28/04/2017 04/05/2017 08/05/2017 3-2017-006147 -4


30 Subdirección Administrativa 24/04/2017 ok 3-2017-005608 17/04/2017 24/04/2017 27/04/2017 3-2017-006127 -3

31 Grupo de Recursos Físicos 24/04/2017 ok 3-2017-006148 28/04/2017 04/05/2017 07/05/2017 Mediante correo -3

32 Grupo de Correspondencia 26/04/2017 ok 3-2017-005620 17/04/2017 24/04/2017 24/04/2017 3-2017-005891 0

33 Grupo de Gestión Documental 26/04/2017 ok 3-2017-006154 28/04/2017 04/05/2017 04/05/2017 Mediante correo 0

34 Grupo de Contratación de

Bienes y Servicios 28/04/2017 ok 3-2017-005619 17/04/2017 24/04/2017 27/04/2017 3-2017-005846 -3

35 Oficina Asesora de Planeación 28/04/2017 ok 3-2017-006146 28/04/2017 04/05/2017 09/05/2017 3-2017-006824 -5

36 Oficina Asesora Jurídica 03/05/2017 ok 3-2017-005267 06/04/2017 11/04/2017 11/04/2017 3-2017-005552 0

37 Grupo de Defensa Judicial 03/05/2017 ok 3-2017-005267 06/04/2017 11/04/2017 11/04/2017 3-2017-005552 0

38 Grupo de Conceptos 05/05/2017 ok 3-2017-005267 06/04/2017 11/04/2017 11/04/2017 3-2017-005552 0

39 Grupo de Cobro Persuasivo 05/05/2017 ok 3-2017-005267 06/04/2017 11/04/2017 02/05/2017 3-2017-006319 -21

40 Grupo de Tutelas 09/05/2017 ok 3-2017-005267 06/04/2017 11/04/2017 02/05/2017 3-2017-006319 -21

41 Grupo de Segunda y Única

Instancia 09/05/2017 ok 3-2017-005267 06/04/2017 11/04/2017 11/04/2017 3-2017-005552 0

42 Oficina de Comunicaciones 12/05/2017 ok 3-2017-005615 17/04/2017 24/04/2017 24/04/2017 3-2017-005880;

3-2017-005892 0

43 Oficina de Tecnologías 17/05/2017 ok 3-2017-006149 28/04/2017 04/05/2017 10/05/2017 3-2017-006980 -6

NOTA: Se resalta en color verde las dependencias que respondieron a tiempo, en color naranja las

respondieron con más de 25 días de vencimiento, impactando los tiempos de las metas propuestas en

el Grupo para la entrega del Instrumento ajustado al AGN.

• Con la intención de evitar mayores retrasos en los tiempos de respuesta por parte de las dependencias,

mediante el NURC 3-2017-006812 del 9 de Mayo de 2017, la Secretaría General evidenció seguimiento

a las dependencias pendientes por respuesta, memorando que llamó la atención de Superintendentes

Delegados, Directores, Jefes De Oficina y Coordinadores para lo requerido mediante los memorandos

con el asunto: Política de Disposición Final en la Información Institucional - TRD.

• Una vez recibidas las respuestas de las dependencias faltantes, se realizó verificación análisis y

validación técnica de aportes y/o ajustes solicitados a los que daban lugar (Anexo No. 2.4, Correo

asunto: Revisión TRD SDRD).

3. Dado lo anterior, se informa que las TRD ajustadas conforme a las observaciones del AGN, las cuales

incluyeron los aportes desde profesionales de las distintas áreas de la Entidad en especial el apoyo

Jurídico, fueron remitidas el 25 de Mayo del año 2017 mediante NURC de salida 2-2017-045343 al

Archivo General de la Nación en respuesta al NURC de entrada 1-2016-173104’’.

DE LA MUESTRA

El equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, en ejercicio del control posterior y selectivo que

le asiste, extractó una muestra de las observaciones presentadas en el Concepto Técnico emitido

por el Archivo General de la Nación, mediante NURC 1-2016-173104 del 05 de Diciembre de 2016,

con el fin de solicitar evidencias que permitan verificar las acciones implementadas por el Grupo de

Gestión Documental:

‘’1. AL REALIZAR LA CONFRONTACIÓN DE LAS FUNCIONES ESTABLECIDAS EN LOS ACTOS

ADMINISTRATIVOS, FRENTE A LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES QUE SE

REGISTRAN EN LAS TRD, EVIDENCIAMOS QUE EXISTEN FUNCIONES QUE DETERMINA UNA

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL QUE NO SE ESTABLECE EN LAS TRD.


El Decreto No 2462 del 7 de Noviembre de 2013, artículo 31, Numeral 4, postula como función de

la Secretaría General lo siguiente, ‘’Elaborar y mantener actualizado el Manual de Funciones,

requisitos y competencias de la Superintendencia. La citada función no indica la producción

documental de la Subserie manual de Funciones, Requisitos y Competencias; pero en la TRD de la

unidad administrativa no se registra la subserie’’.

Respuesta Grupo de Gestión Documental

“Respuesta Numeral 1.1 Grupo de Gestión Documental: en atención a la observación, se adicionó la

Subserie: MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS en la TRD del Grupo de Talento Humano, de

acuerdo a lo definido en el Artículo 31, Numeral 4 del Decreto N° 2462 del 7 de noviembre de 2013: "Elaborar

y mantener actualizado el Manual de Funciones, requisitos y competencias de la Superintendencia”.

(Pantallazo 1 y archivo Anexo 1 TRD Talento Humano)”.

Evidencia Anexo 1 TRD Talento Humano

2. ‘’CONFORMACIÓN DE LAS SERIES.

Solicitamos que nos documente cual es la diferencia entre la Subserie solicitudes de conciliaciones

extrajudiciales y actas comité de conciliación, ya que las dos subseries presente como tipo

documental actas de Comité de Conciliación y se enmarcan en la serie documental actas de

Comité.’’


“Respuesta Numeral 1.2 Grupo de Gestión Documental: Atendiendo a la observación del AGN sobre las

subseries solicitudes de conciliaciones extrajudiciales y actas comité de conciliación, una vez analizadas,

evaluadas, se procedió a realizar el ajuste en la TRD del Grupo de Defensa Judicial, eliminando la subserie

Actas de Comité de Conciliación, y unificándolas en una Subserie documental que se ajustó, nombrada,

Actas de Comité de Conciliaciones y/o Conciliaciones Extrajudiciales". (Pantallazo 2 y archivo Anexo 2)”


Evidencia Anexo 2 TRD.

‘3. RETENCION DOCUMENTAL

Es importante que en los criterios de valoración se sustente los tiempos de retención documental.

De otra parte, existe series y/o subserie documentales que no se les asigna tiempo de retención en

el archivo central, es importante resaltar que, si no asignamos tiempo de retención en el archivo

central, rompemos el ciclo vital de los documentos. Ej.:

Para las series y / o subseries de conservación total, alinear los periodos de retención a lo estipulado

en el artículo 2.8.2.9.4 del Decreto 1080 de 2015. En el caso de establecer plazos diferentes se

debe justificar en la introducción.

Solicitamos que se realicen los ajustes pertinentes y que en los criterios de valoración se sustenten

los tiempos de retención documental’’.


“Respuesta Numeral 1.3 Grupo de Gestión Documental: Incluimos una orientación de acuerdo a lo

estipulado en el artículo 2.8.2.9.4 del Decreto 1080 de 2015, razón por la cual encontraremos una nota en las

series y/o subseries de Conservación Total, indicando que una vez finalizados los períodos de retención en

el Archivo Central, se transferirán cada diez (10) años al Archivo General de la Nación por poseer valores

históricos, para la investigación y la cultura de la Nación (pantallazo 3 y archivo Anexo 3)”


Evidencia: anexo 3 TRD

6.1.3 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PINAR

En el Comité de Desarrollo Administrativo del 25 de abril de 2017, el Grupo de Gestión Documental

presentó para aprobación El PINAR, así como la propuesta de eliminación documental,

reconstrucción de archivo y seguimiento implementación software gestión documental.

La Oficina Asesora de Planeación, mediante correo electrónico del 21 de Abril de 2017, solicitó a

todos los líderes de las Dependencias de la Entidad, concepto sobre lo siguiente:

‘’Teniendo en cuenta el punto número 2 del orden del día para la próxima sesión: Presentación y aprobación

PINAR, presentación de propuesta de eliminación documental, reconstrucción de archivo, seguimiento

implementación software gestión documental a cargo de la Subdirección Administrativa, de manera atenta

adjunto la propuesta del Plan Institucional de Archivos de la Superintendencia Nacional de Salud, con el objetivo

de que éste sea conocido por todos ustedes previo a la reunión con el fin de proceder a la aprobación oficial

por parte de este Comité, según los lineamientos contemplados en el numeral 9 del artículo 2 de la Resolución

2659 de 2015’’

Con respecto a esta solicitud la Oficina de Control Interno remitió la siguiente respuesta mediante

correo electrónico del 24 de Abril de 2017, en los siguientes términos:

‘’Atentamente, informo que he revisado el documento ‘’Plan Institucional de archivos PINAR’’, el cual incluye

cuatro componentes, dentro de los cuales, se encuentra el Componente No 04 – Tecnología de la Información

de la Superintendencia Nacional de Salud, el cual trata los siguientes temas: Ley de Transparencia y GEL,

Software de Gestión Documental.

En relación con el componente No 04, el Grupo de Gestión Documental, incluye en el documento ‘’Plan

Institucional de archivos PINAR’’, un cuadro, el cual se presenta en la siguiente imagen:


Se destaca el acompañamiento, que ha realizado el Grupo de Gestión Documental, a la implementación de la

Estrategia de Gobierno en Línea y publicación de la Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015, pero así mismo,

muy respetuosamente se recomienda, tener en cuenta dentro de los aspectos críticos del Componente No 04,

descrito en el documento, la elaboración de los Instrumentos de gestión de la información y lo relacionado con

Actualizar el registro de activos de información el cual deberá ser publicado en la sección de Transparencia y

Acceso a la Información Pública.’’

Las observaciones planteadas por la Oficina de Control interno fueron atendidas por la Coordinadora

del Grupo de Gestión Documental, tal como se evidencia en el siguiente correo electrónico del 25 de

Abril de 2017.

‘’ (…) Así mismo, agradezco el aporte realizado, y le informo que se procederá a realizar el ajuste en el

documento incluyendo la siguiente actividad:

“Apoyar la actualización de activos de información”

Se precisa que Gestión Documental provee el insumo: Cuadros de Clasificación y Tablas de Retención

Documental, para que las dependencias de la Entidad realicen la actualización de los activos, actividad que es

liderada por Grupo de Seguridad de la Información de la Oficina de Tecnologías de la Información.’’

En el acta del Comité de Desarrollo Administrativo No. 1735 del 25 de Abril de 2017 se evidencia:

‘’i. Presentación y aprobación PINAR

Se hizo presentación a cargo de la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental para presentar la versión

preliminar del Plan Institucional de Archivos PINAR. Los insumos que fueron utilizados para la formulación de

este documento se basan en la recolección de información surgida del FURAG, Diagnóstico integral de archivo,

auditorías de control interno de los años 2015 y 2016, visitas y plan de mejoramiento del Archivo General de la

Nación y la evaluación de cumplimiento de Ley de Transparencia.


Este plan se construyó teniendo en cuenta los resultados de una revisión a los puntos críticos de los 4

componentes del subsistema de gestión documental: i) procesos, procedimientos y políticas, ii) organización

de archivo iii) talento humano iv) tecnología. Con la mencionada revisión se generó una serie de ejes

articuladores por cada componente con el fin de identificar las acciones de mejora.

Paralelamente se presenta una hoja de ruta en la cual se enseñó la gestión realizada hasta el momento frente

al tema de la gestión documental de la entidad y las actividades a desarrollar durante la actual y futura vigencia.

La Delegada para la Protección al Usuario presentó solicitud para que dentro de este plan se incluya una nota

especial respecto de los documentos de archivo de esta dependencia, en la cual se relacione el aval dado por

el Archivo General de la Nación para la organización de documentos de manera cronológica.

El Plan Institucional de Archivo de la Superintendencia Nacional de Salud es aprobado de manera unánime por

los miembros del Comité teniendo en cuenta ajustes presentados por parte de la Oficina Asesora de Planeación,

la Oficina de Control Interno y la Delegada para la Protección al Usuario. De manera adicional, el Delegado

para la Supervisión de Riesgos solicitó llevar a cabo mesas de trabajo con el objetivo de realizar análisis más

profundo y evaluar los documentos que deben ser microfilmados y cuales digitalizados.

ii. Presentación propuesta eliminación documental

Se presentó propuesta de documentos a eliminar los cuales consisten en su mayoría en borradores, copias y

documentos técnicos de apoyo que ya no cuentan con valor histórico para la entidad de diferentes

dependencias de la entidad las cuales autorizaron previamente esta eliminación. La propuesta de eliminación

documental es aprobada por los miembros del Comité.

iii. Presentación seguimiento software de gestión documental

Para el tema de la implementación del nuevo gestor documental se presentó la actual situación frente a los

documentos pendientes por gestionar en SUPERCOR detallando la cantidad de memorandos para cada una

de las dependencias de la entidad. En razón a lo anterior se hizo llamado por parte de la Secretaría General y

de la Oficina de Tecnologías de la Información para que los líderes de cada área hagan revisión de los

memorandos que tienen a su cargo y se surta el trámite correspondiente para cada documento con el fin de

lograr de manera exitosa la migración documental del software actual al nuevo sistema de correspondencia; de

manera paralela se presentó la propuesta de fechas para el cierre de documentos.

Se presentó la solicitud para que la Oficina de Tecnologías de la Información envíe de manera detallada el

número de oficio y responsable del documento pendiente por gestionar.’’

OBSERVACIONES OFICINA DE CONTROL INTERNO

✓ Se destaca la Gestión realizada por el Grupo de Gestión Documental, en implementar un Plan de

Mejoramiento para atender cada una de las observaciones presentadas por el Archivo General

de la Nación, como requisito para la aprobación de las nuevas Tablas de Retención Documental

de la Supersalud.

✓ El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, reitera la recomendación presentada en el

Informe Seguimiento al Plan Anticorrupción presentado mediante NURC 3-2017-00632 del 27 de

Abril de 2017, en la cual se informa que es necesario actualizar el registro de activos de

información acorde a los lineamientos y procedimientos definidos para este fin (GGPD01 -

Calificación y etiquetado de la información GGFT01 - Formato Instrumento de Gestión de la

Información GGGU03 - Guía Tratamiento de la Información y a lo establecido en la Resolución

1348 de 2016).

Así las cosas, en el desarrollo de la Auditoría que nos ocupa, cabe señalar la importancia del

impacto que tienen las Tablas de Retención Documental en la metadata del esquema de

Publicación, como insumo para que las dependencias de la Entidad realicen la actualización de

los activos de información.



La Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, mediante correo electrónico del 16 de Junio

de 2017, hace la siguiente observación en relación con la redacción formulada en este punto:

“Respetuosamente volvemos a informar al equipo auditor y a la ficina de Control Interno

que la responsabilidad de este instrumento no es del Grupo de Gestión Documental, sino

que está en cabeza del Grupo de Seguridad de la Información y que el apoyo que hace el

Grupo es proveer la TRD y CCD, tarea que fue realizada acorde a lo solicitado”.



Coordinadora del Grupo de Gestión Documental y revisó nuevamente los soportes aportados,

determinando modificar la redacción de este punto, la cual quedará en los siguientes términos:

El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, reitera a la Oficina de Tecnología de

Información y al Grupo de Gestión Documental recomendación presentada en el Informe

Seguimiento al Plan Anticorrupción presentado mediante NURC 3-2017-00632 del 27 de Abril de

2017, en la cual se informa que es necesario actualizar el registro de activos de información

acorde a los lineamientos y procedimientos definidos para este fin (GGPD01 - Calificación y

etiquetado de la información GGFT01 - Formato Instrumento de Gestión de la Información

GGGU03 - Guía Tratamiento de la Información y a lo establecido en la Resolución 1348 de 2016)

en el artículo 2, que menciona el siguiente aspecto:

Así las cosas, en el desarrollo de la Auditoría que nos ocupa, cabe señalar la importancia del

impacto que tienen las Tablas de Retención Documental en la metadata del esquema de

Publicación, como insumo para que las dependencias de la Entidad realicen la actualización de

los activos de información.

Cabe precisar, que el Grupo de Gestión Documental provee el Insumo: “Cuadros de Clasificación

Documental (CCD) y Tablas de Retención Documental (TRD)”, para que las dependencias de la

Entidad realicen la actualización de los activos de información y que a la fecha estas Tablas de

Retención Documental, están en proceso de convalidación en el Archivo General de la Nación.

Por lo anterior, en la actualidad la responsabilidad del cumplimiento de esta actividad, continúa

en el equipo conformado por la Oficina de Tecnologías de la Información y el Grupo de Gestión

Documental, tal como está establecido en la Resolución 1348 de 2016, artículo 2.

✓ Se evidenció incumplimiento en el tiempo de la radicación de las Tablas de Retención Documental

ajustadas de acuerdo al requerimiento del Archivo General de la Nación, en el que transcurrieron

60 días hábiles a partir de la Mesa de Trabajo realizada el 23 de Febrero de 2017, siendo la fecha

de radicación de las Tablas de Retención Documental el 25 de Mayo de 2017.


✓ En relación con el Plan Institucional de Archivos PINAR, y de acuerdo con los documentos

aportados por la Oficina de Tecnología de Información y el Grupo de Gestión Documental, la

Oficina de Control Interno evidenció que en relación con el componente 4 -TECNOLOGÍA DE LA

INFORMACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD, en relación con las

actividades POR HACER, la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental es la Supervisora

funcional del Contrato 247 de 2016, por medio del cual se adquirió el nuevo Gestor Documental.

Así mismo, en cuanto a Generar Políticas orientadas a Documento Electrónico, expediente

electrónico, número único de radicación, manejo de correspondencia, firmas electrónicas y

digitales y trámites pendientes, la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental informa que

actualmente se está trabajando conjuntamente con la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina

de Tecnologías de la Información, en la definición de estos documentos.


La Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, mediante correo electrónico del 16 de Junio

de 2017, hace la siguiente observación en relación con la redacción formulada en este último

párrafo:

“De manera atenta se solicita ajustar: Con la Oficina Asesora de Planeación y con la Oficina

de Tecnologías de la Información”.



Coordinadora del Grupo de Gestión Documental por lo que procedió a realizar la corrección

solicitada.

6.1.4 TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS:

La Oficina de Control Interno, presentó informe de seguimiento al Grupo de Gestión Documental,

mediante NURC 3-2017-004540 del 24 de Marzo de 2017, donde se expuso lo siguiente:

“La Oficina de Control Interno, reitera la importancia de establecer, programación de mesas de trabajo con los

enlaces de la Gestión Documental de todas las dependencias, toda vez que los 34 contratos de prestación de

servicios vigentes, en los cuales se presta asesoría en la Gestión Documental culminan en la presente vigencia.

En este orden de ideas, es necesario determinar qué contratistas continuarán apoyando con sus servicios a la

institución en lo que respecta a la gestión documental, y para ellos casos en que algunos de aquellos no

continúen, se pueda transmitir el conocimiento pertinente a Secretarios, técnicos Administrativos y Secretarias

de la Institución, a fin que la organización de documentos hasta ahora adelantada, no decaiga y por el contrario

sea fortalecida.

La Oficina de Control Interno, pudo constatar que, a pesar de haberse adelantado una gestión de asesoría, por

parte del Grupo de Gestión Documental en vigencias anteriores en el proceso de organización de documentos

y cajas, siguiendo la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación a todas las dependencias

de la Entidad, fue necesario incorporar en la vigencia 2017, 14 contratistas, como apoyo para el mejoramiento

de los Archivos de Gestión, y 1 contratista como apoyo al Archivo Central, con el fin de poder preservar la

memoria institucional de la Superintendencia Nacional de Salud.

(…)


7. RECOMENDACIONES

En cuanto a capacitaciones, se recomienda muy respetuosamente al Grupo de Gestión Documental, que estas

se mantengan, a nivel de las dependencias de la Institución, en procura que, en lo posible, se continúe con la

reducción de contratistas vinculados para aspectos de Archivo Institucional (Entre la Vigencia 2016 y 2017 se

han reducido en número 19 Contratistas- En la Vigencia 2016 hubo 34 Contratistas Vinculados en la vigencia

2017 se han vinculado 15 Contratistas), realizando la labor de competencia de esta dependencia, el personal

de Técnicos, Secretarios administrativos, vinculados a la planta de la Institución, que conforme se pudo

establecer en informe anterior, tiene dentro de sus funciones, las de Archivo de Gestión.

Teniendo en cuenta las capacitaciones que se han implementado por parte del Grupo de Gestión Documental

y la transmisión de conocimientos de los contratistas vinculados a la Entidad, al personal de planta, se ha

logrado evidenciar una disminución de contratistas anteriormente informado, lo que lleva a esta Oficina a

destacar la importancia de la capacitación en temas de archivo a los funcionarios competentes para ello al

interior de la Superintendencia Nacional de Salud, con el apoyo de sus superiores inmediatos; y la colaboración

de cada uno de los colaboradores de la Entidad, en procura que los Archivos de la Institución, cuenten con la

debida y oportuna organización’’.



2017, hace las siguientes observaciones en relación con la redacción de lo transcrito anteriormente,

relacionado con el informe presentado por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2017-

004540 del 24 de Marzo de 2017:

a. Del texto: “14 contratistas, como apoyo para el mejoramiento de los Archivos de Gestión, y 1 contratista como apoyo al Archivo Central, con el fin de poder preservar la memoria institucional

de la Superintendencia Nacional de Salud”, la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental indica que son “13 archivo de gestión y 2 archivo central”.

b. Del Texto: “En la Vigencia 2016 hubo 34 Contratistas Vinculados en la vigencia 2017 se han

vinculado 15 Contratistas), realizando la labor de competencia de esta dependencia, el

personal de Técnicos, Secretarios administrativos, vinculados a la planta de la Institución, que

conforme se pudo establecer en informe anterior, tiene dentro de sus funciones, las de Archivo

de Gestión”, la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental indica que: “19?? No es

coherente el número, de manera atenta solicito revisar”



Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, ante lo cual se indica que, no es posible hacer las

modificaciones solicitadas por ella, debido a que como se indicó, es la transcripción de un informe

del mes de Marzo de 2017, y esa era la situación presentada a la fecha de ese informe.

OBSERVACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN RELACIÓN CON

TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS:

En relación con los contratistas a cargo del Grupo de Gestión Documental y que organizan Archivos

de Gestión acumulados por las Oficinas Productoras, y de acuerdo con seguimiento realizando por

la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2017-004540 del 24 de Marzo de 2017, se pudo

evidenciar que a la fecha de presentación del informe que ahora nos ocupa, se encuentran vinculados

15 contratistas, distribuidos tal como se registra en el siguiente cuadro:



La Profesional Especializada del Grupo de Gestión Documental, mediante correo

electrónico del 16 de Junio de 2017, solicita se ajuste la redacción del párrafo anterior, el

cual se encontraba en los siguientes términos:

“En relación con los contratistas a cargo del Grupo de Gestión Documental y que

brindan apoyo a diferentes dependencias de la Entidad, y de acuerdo con seguimiento

realizando por la Oficina de Control Interno mediante NURC 3-2017-004540 del 24

de Marzo de 2017, se pudo evidenciar que a la fecha de presentación del informe que

ahora nos ocupa, se encuentran vinculados 15 contratistas, distribuidos tal como se

registra en el siguiente cuadro”.

La solicitud de ajuste, se refiere a: “Que organizan Archivos de Gestión acumulados

por las Oficinas Productoras”



funcionaria del Grupo de Gestión Documental, por lo que procedió a realizar la corrección

solicitada.

El objeto de los contratos, es: “Prestar apoyo al Grupo de Gestión Documental de la Superintendencia

Nacional de Salud en la organización, conformación de expedientes en el Archivo de Gestión y revisión de

calidad en todo lo relacionado con la Gestión Documental, cumpliendo con las normas legales vigentes

establecidas por el Archivo General de la Nación y la Entidad”.

En la visita in situ, realizada al Grupo de Gestión Documental se informó a la Oficina de Control

Interno que, de acuerdo con las directrices impartidas por la Alta Dirección, se redujo el número de

contratistas que brindan el apoyo al manejo de los archivos de gestión en cada dependencia,

quedando para la vigencia 2017, los 15 relacionados anteriormente.

De acuerdo con el Manual de Funciones de la Superintendencia Nacional de Salud, los funcionarios

de nivel asistencial con cargos de Secretarios, Secretario Ejecutivo, Auxiliar Administrativo, Técnicos

y Técnicos Administrativos son los que tienen en sus funciones el manejo y organización del archivo

de gestión de las dependencias, y que cada jefe de área, conforme a la normativa ya transcrita, es el

responsable de que efectivamente estos colaboradores, ejecuten estas funciones.

La siguiente normativa, establece la responsabilidad en la administración de los archivos de gestión:


➢ Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos - Artículo 4. Principios generales:

“d) Responsabilidad. Los funcionarios son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los

documentos, los servidores públicos”. Artículo 15. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones

titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas

y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la

responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades".

➢ Código Único Disciplinario 734 - Artículo 34. Deberes de todo servidor público:

“5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve

bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización

indebidos. Artículo 35 Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido. Omitir, retardar o no suministrar

debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades,

así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento".

➢ Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector

Cultura”, parte VIII Patrimonio bibliográfico, hemerográfico, documental y archivístico:

“2.8.2.2.4. Inventarios de documentos. Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario

General o de otro funcionario de igualo superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quién haga sus

veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de

servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales.

De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para

las acciones del caso.

PARÁGRAFO. El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor público, se

circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que

se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en

general en cualquier dispositivo o medio electrónico”.

(…)

“2.8.2.5.3. Responsabilidad de la gestión de documentos. La gestión de documentos está asociada a la

actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas

las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los

contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca

el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas".

➢ Acuerdo 038 de 2002, Archivo General de la Nación. “Por el cual se desarrolla el artículo 15

de la Ley General de Archivos 594 de 2000”

“Artículo Primero. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y

ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de

los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones”.

➢ Acuerdo 42 de 2002. "Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos

de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula el

Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de

Archivos 594 de 2000”:


“Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.

Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención

Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de

gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la

normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización,

consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad

señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público”.

No obstante, lo anterior y de acuerdo con la información suministrada y evidencias presentadas por

el Grupo de Gestión Documental, a pesar de las capacitaciones programadas en conjunto con el

Grupo de Talento Humano, el Diplomado en Gestión Documental, las capacitaciones internas y la

Campaña SOL, llevadas a cabo durante la vigencia 2016, se sigue presentando gran volumen de

requerimientos por parte de las Dependencias sobre la necesidad de apoyo por parte de un

contratista para la organización de sus archivos de gestión.


La Profesional Especializada del Grupo de Gestión Documental, mediante correo electrónico del 16

de Junio de 2017, solicita se ajuste la redacción del párrafo anterior, el cual se encontraba en los

siguientes términos:

No obstante, lo anterior y de acuerdo con la información suministrada y evidencias presentadas

por el Grupo de Gestión Documental, a pesar de las capacitaciones programadas en conjunto

con el Grupo de Talento Humano, el Diplomado en Gestión Documental y la Campaña SOL,

llevadas a cabo durante la vigencia 2016, se sigue presentando gran volumen de requerimientos

en el sentido de brindar constantemente el apoyo de un contratista para la organización de los

archivos de las dependencias.


El equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, procedió a analizar lo planteado por la funcionaria

del Grupo de Gestión Documental, por lo que procedió a realizar la corrección solicitada.

En relación con estas solicitudes, la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, está solicitando

a las dependencias evaluar las causas que impiden que sus funcionarios de nivel asistencial

(Secretario, Secretario Ejecutivo, Auxiliar Administrativo, Técnico o Técnico Administrativo), no

pueden cumplir con las funciones asignadas en el Manual de Funciones, y así mismo hacer los

respectivos requerimientos al Grupo de Talento Humano, con el fin de recibir el apoyo

correspondiente por parte de ese Grupo y así subsanar el tema de sus Archivos de Gestión

6.1.5 GESTOR DOCUMENTAL

El nuevo Gestor documental, que reemplazará al actual sistema de Gestión de Correspondencia -

SUPERCOR-, fue adquirido mediante contrato de compraventa No. 247 del 21 de Noviembre de 2016

con un plazo de duración de doce (12) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del Acta

de Inicio (Noviembre 23 de 2016), suscrito con la ‘’Unión Temporal Supersalud 2016’’, y cuyo objeto

es: “Adquisición, licenciamiento y servicios conexos para la implementación del sistema de

Información para la Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud’’, por valor de

$1.350.240.000.

La Supervisión de este contrato, está a cargo del Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información

(técnico) y el Coordinador del Grupo de Gestión Documental (funcional).


Para la realización de la presente Auditoría, la Oficina de Tecnologías de la Información y el Grupo

de Gestión Documental aportaron información relacionada con el nuevo Gestor Documental, la que

se incluye a continuación:

a. En relación con el grado de avance del desarrollo e implementación del nuevo Gestor

Documental, la Oficina de Tecnologías de la Información mediante correo electrónico del 9 de

Junio de 2017, informó que: “conforme al cronograma, plan de trabajo y las metodologías de desarrollo

de Sistemas de Información, una vez se han surtido las fases de levantamiento de información, análisis y

diseño, actualmente se encuentra en la etapa de desarrollo”.

En el numeral 1.4 Alcance del Contrato de compraventa 247 de 2016, se estipula que “la ejecución

del contrato se desarrollará por fases y sub-fases. dentro de cada una de ellas se incluyen actividades y

entregables necesarios para la implementación del sistema de información, las fases consideradas son:”

• En el “Anexo Técnico N. 1-Especificaciones Técnicas”, en el numeral 11, se encuentra el

Cronograma de Alto Nivel del Proyecto, en el cual se indica que: “Para el proyecto el oferente

deberá estimar la ejecución del contrato basándose en las fases y sub-fases del proyecto y en los

tiempos que se relacionan en el cronograma de alto nivel que se describe a continuación, es decir los

tiempos considerados para las actividades que conforman las fases y subfases estarán sujetos a la

definición de la Supersalud en el cronograma de alto nivel”:

• De acuerdo con lo anterior, para la vigencia 2016, se debían entregar los siguientes

documentos:


De acuerdo con la información suministrada por el Gerente del Proyecto, los citados

documentos, fueron recibidos a satisfacción por parte de la Superintendencia Nacional de

Salud, el día 10 de Enero de 2017.

• Para la vigencia 2017, se tienen definidos los siguientes entregables:


En cuanto a los entregables de la vigencia 2017, éstos se encuentran en el siguiente estado:

DOCUMENTO ESTADO

E-9 Recibido con NURC 1-2017-061147 del 28-03-2017, aprobado el 28-03-2017

E-17 Recibido con NURC 1-2017-074748 del 18-05-2017, aprobado el 18-05-2017

E-13, E-14, E-15, E-16 Pendientes

E-7, E-8, E-10, E-11, E-12 Devuelto con comentarios para entrega definitiva por parte de la UT.

Documento Cálculo de ANS Revisión por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, si se ajusta a lo contractualmente

exigido.

b. Dentro del marco del objeto contractual, el alcance involucra, entre otras actividades, la

relacionada con la Migración de Datos del actual sistema de correspondencia-SUPERCOR, de la

siguiente manera: “l) El contratista deberá realizar la totalidad de la migración de la información

proveniente del sistema de información Supercor al nuevo sistema de información, según información

descrita en este documento numeral 6. MIGRACIÓN.”

En relación con este tema, en cuanto a la pregunta formulada por la Oficina de Control Interno:

¿Cómo va el proceso de migración de datos?, la Oficina de Tecnologías de la Información

mediante correo electrónico del 9 de Junio de 2017, informó que: “Está en la fase de diseño de la

extracción, transformación y cargue y el primer bloque de datos a migrará será el de los años 2012-2014

que se terminará el 30 de Junio de 2017”

c. Del documento “Anexo Técnico N. 1-Especificaciones Técnicas”, se indica que el producto

adquirido mediante el contrato de Compraventa No. 247 de 2016, contiene los siguientes

módulos:

❖ Módulo de Administración

❖ Módulo de Correspondencia

❖ Módulo de Centro de Gestión

❖ Módulo Expediente SGDE

❖ Módulo Archivo SGDEA

❖ Módulo de Reportes

❖ Módulo de Manejo de Citaciones y Notificaciones


De acuerdo a información suministrada por el Gerente del Proyecto (Grupo de Gestión

Documental), el grado de avance de estos módulos se encuentra en un 47%, y éste se ajusta al

cronograma establecido.

d. En relación con la Interoperabilidad, el Anexo Técnico N.1-Especificaciones Técnicas, especifica

lo siguiente:

“4.4 INTEROPERABILIDAD

1. El sistema debe permitir el uso y despliegue de WebServices seguros para la integración con

aplicaciones internas y externas con estándar WS-I, debe generar clientes de WebServices de forma

automática a partir de la especificación WSDL del WebService, sin necesidad de programación.

2. Para todos los casos en los que se implementen servicios de interoperabilidad, se debe contar con un

plan alternativo para el ingreso de información manual, el cual debe suministrar toda la trazabilidad

del(os) proceso(s).

3. Los componentes de interoperabilidad (Web Services) deben ser instalados e implementados en el bus

empresarial Microsoft BizTalk, propiedad de la Supersalud.

4. El sistema se debe integrar con el correo electrónico para realizar automáticamente el envío de

documentos y/o notificaciones y recepción de documentos a direcciones electrónicas, utilizando

protocolos estándares.

5. El sistema debe permitir la consulta e interoperar en general con los sistemas de información que la

Entidad tiene contemplados en la actualidad:

❖ Aplicaciones Internas de Gestión de los procesos de la Entidad:

o Proceso de Cobro Coactivo

o Citaciones y Notificaciones

o Procesos Administrativos

o Procesos Disciplinarios

o Delegada de Jurisdiccional y Conciliación

o Sistema de Gestión de liquidación de TASA

o Portal Web Institucional

o Extranet de Quejas y Reclamos.

❖ Aplicaciones con servicios externos:

o Empresa de mensajería

o ClicSalud

o Sistema Certimail.

Los anteriores por medio de WebServices, así mismo el contratista debe considerar el ingreso de nuevos

procesos a interoperar en el momento que la Entidad así lo requiera.

6. El sistema debe permitir publicar WebServices en el ESB de la entidad (Ms BizTalk) para el consumo

desde otras aplicaciones.

7. El sistema debe permitir la Integración con Microsoft Office.

8. Debe integrar con el correo electrónico Microsoft Office 365 para realizar automáticamente el envío de

documentos y/o notificaciones y recepción de documentos a direcciones electrónicas y/o a dispositivos

móviles, utilizando protocolos estándares.


9. La solución debe permitir la Integración a través de webServices con el módulo de correspondencia,

los repositorios de documentos para la administración de los documentos, soportes de las

transacciones de cobro persuasivo y coactivo.

10. La solución debe disponer de mecanismos para adjuntar imágenes o archivos digitalizados a las

transacciones de la aplicación.

11. La solución debe permitir la integración a través de webservices con el sistema de procesos

administrativos que permita obtener información de un proceso administrativo que puede continuar con

la etapa de cobro persuasivo o coactivo.

12. La solución debe permitir la integración a través de webservices con el aplicativo SGT - TASA para la

utilización de los servicios de recaudo, acuerdos de pago y citaciones y notificaciones.

13. La solución debe permitir la integración a través de webservices con el aplicativo Bl - Inteligencia de

negocios (Micro Strategy) para entregar datos fuentes para la generación de estadísticas, proyecciones

o tableros gerenciales de control.

14. Permitir interoperabilidad con el software del proveedor de mensajería contratado, mediante la carga

de un archivo plano, que actualice el estado de los envíos en el sistema de gestión documental, que

facilite el seguimiento a las guías de envíos.

15. Permitir añadir la información de "time stamping" y estado de revocación de los documentos, con el fin

de que los ficheros firmados resultantes dispongan de todos los datos necesarios para las validaciones

sin necesidad desconectarse on-line a ningún servicio de la Autoridad de Certificación correspondiente.

NOTA: El contratista debe considerar que en la ejecución del contrato la Entidad definirá los parámetros de

la puesta en producción del sistema relacionado con los documentos existentes de acuerdo con el estado

en el que se encuentren.”

En relación con este tema, en cuanto a la pregunta formulada por la Oficina de Control Interno:

¿Se tiene configurada la interoperabilidad con los demás sistemas de información de la Entidad?

¿Con cuáles?, la Oficina de Tecnologías de la Información mediante correo electrónico del 9 de

Junio de 2017, informó que: “No está configurada, solo está diseñada y se está construyendo por parte

de la UT Supersalud 2016. Se tiene previsto que el nuevo gestor documental interoperará por ahora con el

nuevo PQRD, con RILCO, FENIX.”

En relación con esta misma pregunta, en visita in situ con funcionarios del Grupo de Gestión

Documental y de Secretaría General, se informó que se han trabajado temas de interoperabilidad

con sistemas como PQR´s y con el módulo de Notificaciones y Citaciones, el cual abarca

Jurisdiccional, Conciliación, Cobro Coactivo y Tasa, entre otros. Así mismo se indicó que a futuro

está la implementación de la interoperabilidad con los sistemas de información relacionados con

Procesos Administrativos y Control Disciplinario Interno.

e. La Oficina de Control Interno, formuló la siguiente pregunta: ¿Se han incorporado las Tablas de

Retención Documental, en el diseño del nuevo gestor documental?

La Oficina de Tecnologías de la Información, mediante correo electrónico del 9 de Junio de 2017,

informó que: “Se van incorporar, puesto que el proyecto apenas está en la etapa de diseño y desarrollo y

la definición de las nuevas TRD está a cargo del Grupo de Gestión Documental, quienes han socializado

esta propuesta de modelo al Archivo General de la Nación - AGN. Una vez se configure el sistema se

procederá a incorporarlas para que los nuevos tramites documentales los utilicen. Por tanto, es importante

precisar que la información histórica se migrara con las TRD antiguas”.

Ante esta misma pregunta, el Grupo de Gestión Documental, en visita in situ, indicó que “dado

que el nuevo Gestor Documental se encuentra en etapa de desarrollo, la inclusión de las TRD,

se realizará con la nueva versión que será aprobada por el Archivo General de la Nación”.


f. En relación con la pregunta formulada por la Oficina de Control Interno: ¿El nuevo gestor

documental, tiene parametrizadas alertas? ¿Cuáles?, la Oficina de Tecnologías de la Información

informó que: “El nuevo gestor tendrá la posibilidad de configurar alertas para la gestión de trámites

documentales en tiempos máximos de gestión en las dependencias, sin embargo, esa definición no se hace

en la OTI sino en el Grupo de Gestión Documental. A la fecha, por las etapas en que se encuentra el

proyecto, no hay nada parametrizado, esto sucederá en Agosto de 2017”.

Verificando el Anexo Técnico N.1-Especificaciones Técnicas, en el numeral 3.1.2 - Módulo de

Administración-3.1.2.1 Configuración y parametrización, en su numeral 19, se indica que: “Permitir

la parametrización de las alertas informativas vía correo electrónico sobre el cumplimiento de los tiempos

previamente definidos y asociados con los documentos y expedientes.”; igualmente el numeral 30 indica

que: “Permitir Generar alertas sobre los documentos que hacen falta en el expediente electrónico, en caso

que no hayan sido cargados al mismo”; por lo cual éste aspecto se podrá verificar una vez el nuevo

Gestor Documental, entre en producción y se encuentre debidamente parametrizado.

g. La Oficina de Control Interno formuló la siguiente pregunta: ¿El nuevo gestor documental, genera

reportes?, ante lo cual la Oficina de Tecnologías de la Información, mediante correo electrónico

del 9 de Junio de 2017, indicó que: “Desde luego, en el anexo técnico del contrato se elaboró un catálogo

de reportes, los cuales ya se diseñaron y se están implementando”.

Verificando el Anexo Técnico N.1-Especificaciones Técnicas, en el numeral 3.1.8 - Módulo de

Reportes, se especifican los reportes que debe proveer la nueva solución, los cuales se

transcriben a continuación:

1. Disponer de un Generador de reportes de la Meta Data de los documentos y su historial a través de

filtros.

2. El sistema debe permitir generar información que permita el Análisis, Estadística y Consultas de la Meta

Data de los documentos y su historial.

3. Brindar en cada uno de los módulos funcionales servicios de Consultas paramétricas por rangos y

filtros.

4. Permitir consultar y actualizar series y tipos documentales, sin perder los históricos.

5. Generar reportes de los indicadores de la gestión de los procesos documentales.

6. Los reportes que se generen deben poderse exportar a archivos planos (Ej. XML, CSV) para cargue

en aplicaciones que los puedan analizar como Excel.

7. Generar los siguientes reportes de Documentos radicados:

a. Por dependencia con la información del formato GDFT14.

b. Radicados por regional.

c. Radicados por medio de radicación.

d. Radicados sin digitalizar.

8. Generar reporte de salidas de documentos por dependencia y tipo de servicio.

9. Generar reporte de devoluciones de correspondencia por dependencia.

10. Generar reporte de las devoluciones por empresas de correo.

11. Generar reporte de radicados de salida para cargar planilla de empresas de correos con campos

adicionales como peso del envío dependiendo del número de anexos, NURC´s referenciados, etc.

12. Generar reporte de radicados de salida no enviados por dependencia y por responsables


13. Generar un reporte de documentos sin tipificar.

14. Permitir obtener un reporte mensual de los documentos enviados en un mes a través del servicio de

correo y los documentos devueltos de ese mismo mes con el fin de hacer seguimiento a los mismos.

Lo anterior por cuanto el reporte de devoluciones mensuales incluye todas las devoluciones que

llegaron en el mes, aun cuando los documentos a los que se refiere no hayan sido enviados durante el

mismo mes, sino que corresponden a envío de meses anteriores: esto para evitarla consulta de los

mismos uno a uno y agilizar este proceso.

15. Los reportes definidos deben permitirse exportar a formato PDF para poderlos almacenar.

16. Para cada módulo se debe implementar dos reportes a nivel gerencial que presenten estadísticas de

los datos asociados al módulo.

17. El sistema debe proveer la generación de reportes digitales para las distribuciones físicas de

documentos, evitando la impresión de planillas.

h. En relación con la pregunta: ¿El nuevo gestor documental, tiene incluido en su parametrización

el expediente virtual?, la Oficina de Tecnologías de la Información, indicó que: “El expediente virtual

es parte medular del nuevo software de gestión documental y su configuración y utilización se hará

siguiendo los lineamientos que la Secretaría General, la Subdirección Administrativa y el Grupo de Gestión

Documental definan y posteriormente quien vaya a ejercer el rol de administrador funcional del sistema,

deberá configurarlos y darlos a conocer a los usuarios de la solución”.

La anterior respuesta, la pudo corroborar la Oficina de Control Interno, en el Anexo Técnico N.1-

Especificaciones Técnicas, anexo al contrato 247 de 2016, en el “numeral 3.1.6-Módulo Expediente

SGDE”, ya que éste es uno de los módulos del nuevo Gestor Documental.

OBSERVACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO:

Una vez verificada la información suministrada por la Oficina de Tecnologías de la Información y el

Grupo de Gestión Documental, adscrito a Secretaría General, la Oficina de Control Interno pudo

evidenciar que el nuevo Gestor Documental se encuentra en etapa de desarrollo, la cual, al 31 de

Mayo de 2017, lleva un avance del 47% conforme lo ha informado a la Oficina de Control Interno el

Gerente del Proyecto (Grupo de Gestión Documental), y que según lo estipulado en el Anexo Técnico

N.1-Especificaciones Técnicas, se tienen determinados los temas objeto de evaluación, los cuales

podrán ser comprobados una vez este aplicativo entre en producción.

6.1.6 PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO CON EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

De conformidad con los compromisos adquiridos en preservar y mejorar la Gestión Documental de la

Entidad, mediante este ejercicio de Auditoria, la Oficina de Control Interno solicitó al Grupo de Gestión

Documental remitir el Informe de avance del Plan de Mejoramiento Archivístico (PMA), del periodo

comprendido entre el 1 de Enero de 2.016 al 31 de Mayo de 2.017, en relación con las observaciones

presentadas por el Archivo General de la Nación y que fueron radicadas mediante NURC 1-2016-

070879 del 28 de Mayo de 2016.

Al respecto, la solicitud de información de la Oficina de Control Interno fue atendida mediante

Memorando NURC 3-2016-008777 el día 05 de Junio de 2017, aportando las evidencias de las

actividades que se estipulan en el Anexo 3 y que contienen los Planes de Mejoramiento.


En el documento Anexo a este informe (Seguimiento Plan de Mejoramiento con el Archivo General

de la Nación. Junio 2017), se presenta una Tabla de Excel, en la cual están contenidos los Hallazgos

formulados por el Archivo General de la Nación, el Plan de Mejoramiento presentado por el Grupo de

Gestión Documental y finalmente están los seguimientos realizados por la Oficina de Control Interno

correspondientes a la vigencia de 2.016 y al corte del 31 de Mayo de 2.017.

Del seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno, en desarrollo de la Auditoría cuyo informe

con este se presenta, se pudo evidenciar que las Acciones Correctivas contenidas en el Plan de

Mejoramiento, se han cumplido.

6.1.7 SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA FUNCION JURISDICCIONAL Y DE CONCILIACION.

Los archivadores de la Dependencia están distribuidos de la siguiente manera:

(1) Archivador rodante, localizado al lado del puesto de trabajo de 2 cuerpos.

(1) Archivador rodante, que se encuentra en el pasillo de 4 cuerpos, 2 caras, 6 pisos.

(2) Archivadores, compartidos entre los Grupos de Conciliación y Jurisdiccional.

Se evidencia que para el 27 de Febrero de 2017, se realizaron transferencias primarias de un Total

de ochenta y ocho (88) cajas al Archivo Central.

En seguimiento realizado por el equipo auditor de la Oficina de Control Interno, evidenció, que, para

el manejo del archivo, la dependencia cuenta con dos (2) Técnicos Administrativos y cinco (5)

contratistas de prestación de servicios, a cargo del Grupo de Gestión Documental.

FUNCION DE CONCILIACION.

A continuación se presenta el material fotográfico correspondiente a esta dependencia:


En el pasillo, al pie de la Dependencia, se observan 100 cajas de los años 2016-2017, que no están

intervenidas y corresponden al Archivo de Gestión. Hasta ahora se está interviniendo el año 2015.

En cuanto al Archivo correspondiente año 2014 se observan, (138) ciento treinta y ocho cajas

intervenidas, pendientes para transferir a Archivo Central.

En relación con el archivo de gestión del año 2015 y 2016 se encuentran, un total de 200 cajas, de

las cuales, hay 130 cajas intervenidas del 2015 y pendientes por transferencia. En 2016, hubo 10

jornadas de conciliación, en 2017, se observa un crecimiento a 17 jornadas de conciliación.

En la actualidad, mediante el perfeccionamiento del acuerdo suscrito con el Banco Mundial, en

febrero de 2017, se implementó, un sistema de información en una tabla en Excel, la cual permitió la

depuración de 2.000 procesos correspondientes a la vigencia 2014. Este sistema de información,

permite, calcular automáticamente la fecha en que cada proceso está finalizado, por lo cual,

suministra la información de gestión documental, para ver cuándo se puede hacer el traslado, a la

espera que se cumpla el tiempo de retención. Así mismo, el Banco Mundial como proveedor de este

Sistema de Información, manejado a través de un Excel, está haciendo últimos perfeccionamientos,

para incorporar indicadores, gráficos.

La Superintendencia Nacional de Salud suscribió el Contrato No 574 de 2013, con la firma Abits

Colombia, para la adquisición de un software, el cual, permite materializar lo relativo al expediente

digital, y de esa manera, ayudar a la Superintendencia Delegada Para la Función Jurisdiccional y de

Conciliación, a superar dificultades con su archivo de gestión. Así mismo, el contrato incluye un

periodo de garantía de dos años con fecha de inició el 2 de Enero de 2015.

En relación con el mencionado Sistema de Información para la Función Jurisdiccional y de

Conciliación, adquirido con la firma Abits Colombia, se crearon los usuarios, una vez esa etapa se

cumplió, se iniciaron las pruebas y quedaron unos compromisos con la Oficina de Tecnologías de la

Información, para parametrizar actualizaciones y dentro de estas mejoras se tiene previsto, que no

solamente, la Superintendente Delegada realice las conciliaciones, sino que eso mismo lo podrían

hacer todos los abogados del área. De igual manera, se presentó ante la firma contratista un proceso

de incumplimiento al Contratista el cual fue superado y finalmente, se entregaron los productos a

satisfacción.


FUNCION JURISDICCIONAL

A continuación, se presenta el material fotográfico correspondiente a esta dependencia:

Se observa en el piso de la Dependencia, cajas que contienen expedientes de las glosas, las cuales

están para notificación y enviar al Concejo Superior de la Judicatura y Tribunales, aproximadamente

se cuentan cuarenta (40) cajas, de las cuales veinte (20) expedientes en original y veinte (20)

expedientes para el traslado.

Se cuenta con dos gabinetes para almacenar expedientes; en el primer gabinete, se almacenan 700

procesos en términos y en el segundo gabinete contiene medio gabinete para contestaciones y medio

gabinete para Archivo.

Se observa la acumulación de cuarenta (40) cajas de recobros del Hospital del Quindio y, éstas fueron

remitidas por competencia de un juzgado.

Se observan cuarenta (40) cajas de Archivo de Gestión, que se encuentran intervenidas, localizadas

debajo del scáner y próximamente serán enviadas para transferencias primarias.

El Archivo asignado a la Dependencia contiene doscientas cincuenta (250) cajas intervenidas, a las

cuales falta cumplir el tiempo de retención. De igual manera, el inventario de la Dependencia contiene

mil ochocientos (1800) procesos para archivar del año 2015 y dos mil quinientos procesos (2500)

para archivar del año 2016.

Por fallo del Consejo Superior de la Judicatura, desde Septiembre del 2014, son competentes los

Juzgados y Supersalud, para emitir fallos.


SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA SUPERVISION INSTITUCIONAL

DIRECCION EAPBS


El archivo de EAPBS, se encuentra clasificado por PQR, Trámites, visitas especiales e Integrales y

Visitas de la senntencia T-760.

Se cuenta, con un Archivador de 7 cuerpos, que contiene todas las cajas organizadas desde el 2015.

Se cuenta con (1) auxiliar Administrativo para la organización del Archivo.


DIRECCION DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD – IPS


Se cuenta con inventario de 300 cajas, correspondientes a Prestadores de Servicios de Salud.

Mediante NURC 3-2017-005908 del 25 de Abril de 2017, se solicitó traslado de cincuenta y seis (56)

cajas con destino al Archivo Central correspondiente a la serie VISITAS de los años 2015 y 2016.

Se cuenta con (1) Auxiliar Administrativo para la organización del Archivo.

A continuación se muestra cajas acumuladas al lado de Impresora, perteneciente a la Dirección de

Prestadores de Servicios de Salud – IPS. Correspondiente a Visitas y documentos de PQR.


DIRECCION ENTIDADES TERRITORIALES – DIRECCION ORDEN NACIONAL

A continuación se presenta el material fotográfico correspondiente a estas dependencias:

El archivo de la Dirección de Orden Nacional, está conformado por 300 cajas correspondientes a

restitución de recobros.

El archivo de Dirección de entidades Territoriales está conformado por solicitudes y visitas propias.

Se tienen 93 cajas por enviar desde Agosto de 2014.

Los archivadores de estas dos dependencias, están ubicadas de manera contigua.

Se cuenta con (1) auxiliar Administrativo para la organización del Archivo.

A continuación, se muestran cajas acumuladas en el piso, correspondientes a la Dirección de

entidades Territoriales, en el pasillo, al lado de los puestos de trabajo, correspondientes a reintegros

de Recursos del Fosyga.


SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS


En la actualidad, la Dependencia cuenta con un (1) archivador en el sexto piso localizado al frente de

la Oficina de la Superintendente Delegada y un (1) archivador de 18 cuerpos, localizado en punto

intermedio del Piso 6.

En estos archivadores se encuentran, todos los procesos administrativos desde el año 2010 en

adelante.

En Noviembre de 2016, se enviaron 700 expedientes al Archivo Central, así mismo, se cuenta con

46 cajas para enviar al Archivo Central. El archivo no tiene candado, lo que expone un riesgo de

pérdida de un expediente.

Se observa la acumulación de cajas en el Pasillo, correspondientes a los expedientes que contienen

Actos Administrativos, los cuales procesan los contratistas.

En agosto 2017, se tiene proyectado realizar, la próxima transferencia, que corresponde a un total de

40.000 expedientes (archivos vigentes + archivos Inactivos).


Se observa una independencia de los Archivadores, ya que no se tiene compartido con otras

dependencias.

Para la gestión documental de la Dependencia, se cuenta con una Coordinadora – Profesional

Especializado y 2 contratistas. (Auxiliares Administrativos)

SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCION AL USUARIO

En la actualidad, la Superintendencia Delegada para Protección al Usuario, cuenta con un archivador

localizado en el piso 7, con capacidad de un Gabinete de 7 cuerpos. En el Piso 7 se destaca la

organización de los Archivos. El Archivo de la Delegada de Protección al Usuario, se comparte en un

costado con Supervisión Institucional.

El 31 de Mayo 2017 se realizó traslado de 200 cajas al Archivo Central en Custodia debido al poco

espacio físico que tiene la Dependencia, mediante NURC 3-2017-8391 del 31 de Mayo de 2017.

Se observan sesenta y cuatro (64) cajas en el piso de la Dependencia que corresponden a las PQR

y a las reclamaciones que hacen los usuarios en contra de los prestadores de salud (EPS), las

cuales están en proceso de intervención y próximamente serán enviadas al Archivo Central. Según

aprobación del Archivo General de la Nación se puede archivar cronológicamente

En la actualidad, se cuenta con una Secretaria ejecutiva y cuatro contratistas que brindan el apoyo

a la Gestión Documental de la Dependencia.


OBSERVACIONES OFICINA DE CONTROL INTERNO

a. En visita realizada por el Equipo Auditor a la Superintendencia Delegada para la Función

Jurisdiccional y Conciliación se observa abundante documentos en el Piso, en parte esta dificultad

para archivar documentos, es creciente, ya que, las jornadas de conciliación aumentaron en 70%,

de la vigencia 2016 a vigencia 2017 y adicionalmente, por fallo del Concejo Superior de la

Judicatura, Supersalud y los juzgados tienen las mismas competencias para recibir los

expedientes, por lo cual, diariamente llegan procesos de glosas.

b. Así las cosas, en la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación; se

pudo observar una situación crítica; la cual consiste en la poca disponibilidad de espacios, de

archivadores, de estanterías o en sí una bodega que permitan la adecuada actividad archivística

de los diferentes activos correspondientes a documentos físicos como recobros, glosas, tramites,

expedientes, notificaciones, entre otros; dada la gran cantidad que emanan los diferentes

procesos de la organización y que están contenidos en cajas, que son dispuestas en diferentes

puntos de las áreas; lo cual puede ocasionar la materialización del riesgo de pérdida de

documentos.

c. En visita realizada por el Equipo auditor de la Oficina de Control Interno a los archivos de

Superintendencia Delegada para los Procesos Administrativos, cabe precisar, que es la segunda

dependencia de la Institución, que presenta criticidad en cuanto a sus Archivos de Gestión,

aspecto que podría superarse si se ejecutan las actividades tendientes a lograr transferencia al

archivo Central de documentos correspondientes a procesos ya terminados. La Oficina de Control

Interno evidenció el alto número de expedientes y documentos que para el desarrollo de sus

funciones misionales la dependencia debe manejar, por lo cual es de urgencia incorporar la

funcionalidad del expediente virtual o digitalización de documentos, que permitan una mejor

organización de sus archivos.

d. En visita realizada por el Equipo auditor de la Oficina de Control Interno a los archivos de

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional, se observa que los Archivadores

asignados a las cuatro Direcciones se encuentran debidamente organizados, tal cual, se puede

evidenciar en el material fotográfico presentado en el Capítulo correspondiente a esta

Dependencia.

Este acumulación de cajas y los expedientes sueltos, se puede aumentar y volverse crítica, para

el manejo de los Archivos de la dependencia, sino se toman medidas a tiempo, para organizar

esta acumulación, por lo cual, es conveniente que el Grupo de Gestión Documental designe si lo

considera pertinente, un Contratista encargado, para apoyar la labor archivística de los Técnicos

Administrativos de la Dependencia.


En relación con este literal, la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, mediante correo

electrónico del 16 de Junio de 2017, hace la siguiente observación:

“Respetuosamente informo que esta apreciación va en contravía del tema de los contratistas,

sería necesario recordar la responsabilidad que tienen las áreas en organizar, en definir si van

a transferir , porque de otro modo nuevamente se entiende que somos nosotros los que

debemos hacer la tarea, y ellos quedan a la espera de una solución nuestra, donde en

reiteradas ocasiones se le ha informado la necesidad de que hagan transferencias para que

desocupen espacio, las cajas que vieron organizadas han sido siempre intervenidas por el

Grupo de Gestión Documental, es decir, que nosotros se las organizamos y ellos solo tienen

que evaluar si las transfieren, y eso tampoco ocurre, en ningún caso es por trabajo del área,

para que se tenga en cuenta”.




Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, y para responder a sus inquietudes, que en

ningún caso van en contravía con el sentir que deben ser los técnicos y auxiliares administrativos

quienes deben encargarse de los archivos de gestión de la Institución, a continuación se

transcriben apartes del informes presentados por la Oficina de Control Interno al Despacho del

Señor Superintendente Nacional de Salud así:

Informe presentado con el NURC 3-2017-004540 del 24 de Marzo de 2.017:

“En cuanto a capacitaciones, se recomienda muy respetuosamente al Grupo de Gestión Documental, que estas se

mantengan, a nivel de las dependencias de la Institución, en procura que, en lo posible, se continúe con la reducción

de contratistas vinculados para aspectos de Archivo Institucional (Entre la Vigencia 2.016 y 2.017 se han reducido en

número 19 Contratistas- En la Vigencia 2.016 hubo 34 Contratistas Vinculados en la vigencia 2.017 se han vinculado

19 Contratistas), realizando la labor de competencia de esta dependencia, el personal de Técnicos, Secretarios

administrativos, vinculados a la planta de la Institución, que conforme se pudo establecer en informe anterior, tiene

dentro de sus funciones, las de Archivo de Gestión.

Teniendo en cuenta las capacitaciones que se han implementado por parte del Grupo de Gestión Documental y la

transmisión de conocimientos de los contratistas vinculados a la Entidad, al personal de planta, se ha logrado evidenciar

una disminución de contratistas anteriormente informado, lo que lleva a esta Oficina a destacar la importancia de la

capacitación en temas de archivo a los funcionarios competentes para ello al interior de la Superintendencia Nacional

de Salud, con el apoyo de sus superiores inmediatos; y la colaboración de cada uno de los colaboradores de la Entidad, en procura que los Archivos de la Institución, cuenten con la debida y oportuna organización.”

Aparte de informe presentado a Secretaria General de la Institución con el NURC 3-2016-

012451 del 28 de Junio de 2.016

“A pesar de lo expuesto, al interior de la Institución existen funcionarios que en sus funciones tienen asignada algunas relacionadas con el tema que ahora nos ocupa, los cuales, luego del desarrollo del objeto contractual de los contratistas actualmente vinculados, en la que se han invertido recursos presupuestales de la Institución; recomendamos, continuar con las labores archivísticas de cada una de las dependencias para las cuales laboran, siendo la responsabilidad del seguimiento y cumplimiento de estas actividades, del jefe de cada una de las dependencias.”

De otra parte, en el Informe de Austeridad en el Gasto Trimestral, presentado al Despacho

del Señor Superintendente Nacional de Salud con el NURC 3-2017-001210 del 27 de

Enero de 2.017; la Oficina de Control Interno plasmó su posición sobre la vinculación de

contratistas así:

“Para el Cuarto trimestre (2016) continua el aumento gradual en Contratistas con un promedio de 133 y una disminución

gradual de funcionarios, con 655 , lo que conlleva al aumento de porcentajes entre número de funcionarios/contratistas

pasando de un 19.48% para el tercer Trimestre (2016) al 20.31% para el cuarto Trimestre (2016), siendo la respetuosa

recomendación de la Oficina de Control Interno, utilizar la figura del contrato de prestación de servicios profesionales y

apoyo a la gestión, para aquellos casos especiales, en que excepcionalmente se requiera profesionales con un alto

perfil, y en el resto de situaciones, acudir a la figura de la provisionalidad, utilizando los cargos aprobados en la Planta

de la Institución.”(Subrayado fuera de texto es nuestro)

Los anteriores apartes llevan a concluir lo siguiente:

a) La Oficina de Control Interno siempre ha planteado la necesidad que sean los Secretarios, Secretario Ejecutivo, Auxiliar Administrativo, Técnicos y Técnicos

Administrativos, quienes organicen en debida forma los archivos de gestión, para lo

cual ha recomendado que los conocimientos de los contratistas; sean transferidos a

aquellos mediante capacitación.


b) La Oficina de Control Interno en repetidas ocasiones ha recomendado a la Alta

Dirección que la figura de contratación de personas naturales (Contratos de

Prestación de Servicios Profesionales y apoyo a la Gestión) se utilice en casos

excepcionales y en el resto de situaciones se acuda a la figura de la provisionalidad.

c) Existe un hecho claro, que actualmente se vienen incrementando situaciones que

podrían impactar negativamente el archivo de gestión de varias dependencias, entre

ellas la Superintendencia Delegada Para la Supervisión Institucional; para lo cual la

recomendación que se reitera, es que con los trece (13) contratistas vinculados en

este momento a la Entidad, se pueda brindar algún apoyo a esa dependencia.

d) Mal puede la Oficina de Control Interno recomendar la vinculación de un mayor

número de contratistas, lo que no va en la línea de la que ha sido su posición; y por el

contrario, llevaría a contravenir la normativa de Control Interno, que claramente le

prohíbe coadministrar, por lo que la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental,

adscrito a Secretaria General, está en plena libertad de acoger o no la respetuosa

recomendación que oportunamente se le formuló, recordando lo ya afirmado en

acápite anterior de este informe, cuando el Departamento Administrativo de la Función

Pública definió Plan de Mejoramiento a saber: “Conjunto de acciones correctivas o

preventivas que debe adelantar una entidad en un período determinado, para

subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos” (Subrayado fuera de

texto es nuestro).

De otra parte y para concluir, lo que se dio por parte de la Oficina de Control Interno, en relación

con la observación u objeción de la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental que en este

momento nos ocupa, precisamente fue eso, una recomendación encaminada a prevenir, pero en

ningún caso fue un Hallazgo o una No Conformidad.

e. Es importante mencionar que actividades como las transferencias, traslados, minimizar las Tablas

de Retención Documental (TRD), entre otras, han sido muy importantes pero aun así persiste el

problema de organización de archivos de gestión; el cual puede ser subsanado en áreas críticas;

con la implementación del software que viene en proceso a través de la Oficina de Tecnologías

de la Información; esto en cierta manera apoyará llevando los procesos a través de un aplicativo

(Expedientes Virtuales) el cual facilitará la política de cero papel.


En relación con este literal, la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, mediante correo

electrónico del 16 de Junio de 2017, hace las siguientes observaciones:

a. En el texto: “Es importante mencionar que actividades como las transferencias, traslados,

minimizar las Tablas de Retención Documental (TRD)”, la Coordinadora del Grupo de

Gestión Documental, expresa que: “minimizar los tiempos? ¿o cuál era la idea?”

b. En el texto: “el cual facilitará la política de cero papel”, la Coordinadora del Grupo de

Gestión Documental, solicita que se adicione la palabra: “aplicación”.



Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, por lo que se determinó modificar la redacción

de este literal, quedando en los siguientes términos:


“Es importante mencionar que actividades como las transferencias, traslados, minimizar los

tiempos de retención documental, entre otras, han sido muy importantes pero aun así persiste el

problema de organización de archivos de gestión; el cual puede ser subsanado en áreas críticas;

con la implementación del software (Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y

Conciliación), que se encuentra en proceso de modificación, por parte de la Oficina de

Tecnologías de Información: esto en cierta medida apoyará llevando los procesos a través del

Aplicativo (Expedientes Virtuales) el cual facilitará la aplicación de la Directiva Presidencial 04 de

2012 ‘’Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política cero papel en la administración

pública’’.

f. En relación con los grandes volúmenes de cajas y expedientes que presentan algunas

dependencias y de acuerdo con los diagnósticos en Gestión Documental, realizados por el Grupo

de Gestión Documental y previa aprobación por el Archivo General de la Nación, la Entidad ha

establecido un plan de choque que permita a las dependencias que tienen mayor volumen de

expedientes y cuyos tiempos de Retención no se han cumplido, y que presentan grandes

limitantes en espacio físico, puedan realizar traslados documentales, en los términos definidos en

la Circular 003 de 2017, tal como se registra en la siguiente imagen:

En relación con este punto, durante el mes de Mayo de 2017, se hizo traslado documental a las

Bodegas, de 200 cajas pertenecientes a la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario;

y dentro del cronograma establecido, se tiene programado que al 30 de Junio de 2017, se hará el

traslado de 400 cajas, aproximadamente, de la Superintendencia Delegada para la Función

Jurisdiccional y de Conciliación.


7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

✓ En lo que hace referencia a las Tablas de Retención Documental, la Oficina de Control Interno evidenció la

terminación del plan de trabajo diseñado por el Grupo de Gestión Documental, en el cual, se atendieron las

observaciones que realizó el Archivo General de la Nación; por lo tanto, las Tablas de Retención

Documental, fueron presentadas a consideración del mencionado organismo, a fin que en desarrollo de sus

competencias pueda aprobarlas.

✓ Se destaca la Gestión realizada por el Grupo de Gestión Documental, en implementar un Plan de

Mejoramiento para atender cada una de las observaciones presentadas por el Archivo General de la Nación,

como requisito para la aprobación de las nuevas Tablas de Retención Documental de la Superintendencia

Nacional de Salud. Por lo anterior, la Oficina de Control Interno, recomienda al Grupo de Gestión Documental

continuar participando, de manera proactiva, con las actividades que requiera el Archivo General de la

Nación, para lograr la convalidación de las nuevas Tablas de Retención Documental, haciendo un

seguimiento riguroso de los tiempos con los que cuenta la mencionada Entidad (Archivo General de la

Nación), en procura de avanzar en la aprobación de las ya mencionadas Tablas de Retención Documental.


En relación con este párrafo, la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, mediante correo

electrónico del 16 de Junio de 2017, solicita se mejore la redacción del mismo, ya que en un solo párrafo se

encuentran palabras repetidas.


El equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, procedió a analizar lo planteado por la Coordinadora del

Grupo de Gestión Documental, por lo que se determinó modificar la redacción de ese párrafo.

✓ En cuanto a capacitaciones, se recomienda muy respetuosamente al Grupo de Gestión Documental, que

estas se mantengan a nivel de las dependencias de la Institución, a los enlaces de la Gestión Documental

en las Dependencias, en procura que, en lo posible, se continúe con la reducción de contratistas vinculados

para aspectos de Archivo Institucional, asumiendo estas funciones, los colaboradores de la Institución,

competentes para estas; teniendo en cuenta lo expuesto en este e informes anteriores sobre el particular.

Esta recomendación se realiza teniendo en cuenta que si bien se han reducido los contratistas que apoyan

la gestión documental de la Institución entre la vigencia 2.016 y 2.017, aún continúan vinculados contratistas

para estos efectos, por lo que salvo mejor concepto en contrario, es importante continuar con las

capacitaciones pertinentes; en procura de minimizar al máximo estas contrataciones y ante ello se presenta

esta recomendación en desarrollo de las funciones de la Oficina de Control Interno.



electrónico del 16 de Junio de 2017, “respetuosamente se solicita mejorar la redacción, no está tan clara la redacción

del párrafo”.



Grupo de Gestión Documental, por lo que se determinó modificar la redacción del mencionado párrafo,

quedando de la siguiente manera:

En cuanto a las capacitaciones, se recomienda muy respetuosamente al Grupo de Gestión Documental, que

continúen involucrando a los enlaces de la Gestión Documental a nivel de las Dependencias de la Institución,

en procura que en lo posible se siga con la reducción de contratistas vinculados para aspectos de Archivo

Institucional, asumiendo estas funciones, los colaboradores de la Institución, competentes para estas;

teniendo en cuenta lo expuesto en informes anteriores sobre el particular.


Esta recomendación se realiza teniendo en cuenta que si bien se han reducido los contratistas que apoyan

la gestión documental de la Institución entre la vigencia 2.016 y 2.017, aún continúan vinculados contratistas

para estos efectos, por lo que salvo mejor concepto en contrario, es importante continuar con las

capacitaciones pertinentes, en procura de minimizar al máximo estas contrataciones y ante ello se presenta

esta recomendación en desarrollo de las funciones de la Oficina de Control interno.

✓ En el texto del informe que ahora nos ocupa, se hace referencia al cumplimiento de las funciones asignadas

a los cargos de nivel asistencial, como lo son los Secretarios, Secretarios Ejecutivos, Auxiliares

Administrativos, Técnicos y Técnicos Administrativos quienes, de acuerdo con el Manual de Funciones de

la Entidad, tienen definidos en sus funciones el manejo y organización del archivo de gestión de las

dependencias; así mismo se hizo referencia a la responsabilidad de cada jefe de área, conforme a la

normativa que se detalló anteriormente, quien es el responsable de que efectivamente estos colaboradores,

ejecuten estas funciones.

✓ Por lo anterior, la Oficina de Control Interno reitera recomendación formulada en diferentes informes

presentados durante la vigencia 2016 y lo que va corrido de la vigencia 2017, en el sentido que los

Secretarios, Secretario Ejecutivo, Auxiliar Administrativo, Técnicos y Técnicos Administrativos, se

encuentren en capacidad de mantener debidamente organizados y al día, los archivos de gestión, no

olvidando que la planta de la Institución es global, lo que permitiría ejecutar estrategias tendientes a optimizar

el ejercicio de las funciones de los colaboradores antes mencionados. Ante lo anteriormente expuesto, es

importante el apoyo decidido de los jefes de área, quienes deben velar por el cabal cumplimiento de las

funciones asignadas a los colaboradores adscritos a sus dependencias, conforme a la normativa vigente.

✓ Una vez verificada la información suministrada por la Oficina de Tecnologías de la Información y el Grupo

de Gestión Documental, adscrito a Secretaría General, la Oficina de Control Interno pudo evidenciar que el

nuevo Gestor Documental se encuentra en etapa de desarrollo, la cual, al 31 de Mayo de 2017, lleva un

avance del 47% y que, según lo estipulado en el Anexo Técnico N.1-Especificaciones Técnicas, se tienen

determinados los temas objeto de evaluación de la presente auditoría, los cuales podrán ser comprobados

una vez el nuevo el sistema de información entre en producción; por lo que la Oficina de Control Interno

continuará realizando seguimiento y monitoreo durante la presente vigencia.

✓ El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, reitera la recomendación presentada en el Informe

Seguimiento al Plan Anticorrupción presentado mediante NURC 3-2017-00632 del 27 de Abril de 2017, en

la cual se informa que es necesario actualizar el registro de activos de información acorde a los lineamientos

y procedimientos definidos para este fin (GGPD01 - Calificación y etiquetado de la información GGFT01 -

Formato Instrumento de Gestión de la Información GGGU03 - Guía Tratamiento de la Información y a lo

establecido en la Resolución 1348 de 2016).



electrónico del 16 de Junio de 2017, indica que “sería necesario ajustar indicando lo ya expresado, que esta

responsabilidad es liderada por el Grupo de Seguridad de la Información”.





El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, reitera a la Oficina de Tecnología de Información y al

Grupo de Gestión Documental recomendación presentada en el Informe Seguimiento al Plan Anticorrupción

presentado mediante NURC 3-2017-00632 del 27 de Abril de 2017, en la cual se informa que es necesario

actualizar el registro de activos de información acorde a los lineamientos y procedimientos definidos para

este fin (GGPD01 - Calificación y etiquetado de la información GGFT01 - Formato Instrumento de Gestión

de la Información GGGU03 - Guía Tratamiento de la Información y a lo establecido en la Resolución 1348

de 2016) en el artículo 2, que menciona el siguiente aspecto:


Así las cosas, en el desarrollo de la Auditoría que nos ocupa, cabe señalar la importancia del impacto que

tienen las Tablas de Retención Documental en la metadata del esquema de Publicación, como insumo para

que las dependencias de la Entidad realicen la actualización de los activos de información.

Cabe precisar, que Gestión Documental provee el Insumo: Cuadros de Clasificación y Tablas de Retención

Documental, para que las dependencias de la Entidad realicen la actualización de los activos y estas Tablas

de Retención Documental, están en proceso de convalidación en el Archivo General de la Nación.

Por lo anterior, en la actualidad, la responsabilidad del cumplimiento de esta actividad, continúa, en el equipo

conformado por la Oficina de Tecnologías de la Información y el Grupo de Gestión Documental, tal como,

está establecido en la Resolución 1348 de 2016, artículo 2.

✓ Así las cosas, en el desarrollo de la Auditoría que nos ocupa, cabe señalar la importancia del impacto que

tienen las Tablas de Retención Documental en la metadata del esquema de Publicación, como insumo para

que las dependencias de la Entidad realicen la actualización de los activos de información.

✓ La Oficina de Control Interno mediante visita In Situ monitoreó el cumplimiento de las Actividades del Plan

de Mejoramiento Archivístico y se pudo evidenciar, mediante los soportes y la información aportada, que la

Entidad a través del Grupo de Gestión Documental, ha atendido los hallazgos determinados por el Archivo

General de la Nación, y las acciones programadas en el Plan de Mejoramiento, se han desarrollado de

conformidad.

✓ El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, evidenció un HALLAZGO, consistente en el

incumplimiento en el tiempo de la radicación de las Tablas de Retención Documenta (TRD) ajustadas, de

acuerdo al requerimiento del Archivo General de la Nación, en el que transcurrieron 60 días hábiles a partir

de la Mesa de Trabajo realizada el 23 de Febrero de 2017, y la fecha de radicación de las Tablas de

Retención Documental (TRD), el 25 de Mayo de 2017. Si bien este término se extendió ante los

requerimientos que hubo que realizar a las diferentes dependencias, quienes conforme a los cuadros

incorporados en este documento en un porcentaje importante no contestaron los requerimientos del Grupo

de Gestión Documental en tiempo, recomendamos que este implemente acciones correctivas tendiente a

que esta clase de situaciones no se vuelva a presentar.


En relación con este párrafo, la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, mediante correo electrónico

del 16 de Junio de 2017, indica que: “Respetuosamente se solicita se informe cuál actividad adicional a las ya

realizadas se podría realizar?





El Equipo Auditor de la Oficina de Control Interno, evidenció un HALLAZGO, consistente en el

incumplimiento en el tiempo de la radicación de las Tablas de Retención Documental ajustadas, de acuerdo

al requerimiento del Archivo General de la Nación, el cual fue radicado en la Entidad el 5 de Diciembre de

2016, y la fecha de radicación de las Tablas de Retención Documental, en el Archivo General de la Nación,

realizada el 25 de Mayo de 2017. Si bien este término se extendió ante los requerimientos que hubo que

realizar a las diferentes dependencias, quienes conforme a los cuadros incorporados en este documento en

un porcentaje importante no contestaron los requerimientos del Grupo de Gestión Documental en tiempo,

recomendamos que este implemente acciones correctivas tendientes a que esta clase de situaciones no se

vuelva a presentar.


Adicionalmente reiteramos lo ya expuesto en otro acápite de este infofme, cuando el Departamento

Administrativo de la Función Pública define Plan de Mejoramiento, señalando que corresponde a “

“Conjunto de acciones correctivas o preventivas que debe adelantar una entidad en un período

determinado, para subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos”.

Adicionalmente, de manera respetuosa y comedida a continuación, me permito transcribir respuesta a

preguntas publicadas en link de la función pública (Sirvo a mi País) donde claramente se específica:

¿Cuál es el rol de la Oficina de Control Interno ante los planes de mejoramiento, en especial los suscritos con ocasión de las auditorias de la Contraloría?

Es importante recordar que la guía rol de las Oficinas de Control Interno determina las actividades en torno a los 5 roles de la oficina, que no se limita al tema de auditorías internas; adicionalmente, la guía de auditoria refuerza los demás roles haciendo énfasis en la asesoría y en el acompañamiento de estas oficinas. Si bien no le compete a la oficina resolver o elaborar los planes de mejoramiento para el organismo de control, sí debe asesorar a los procesos con el fin de adelantar estas actividades con mayor eficiencia y efectividad (Subrayado y negrilla, es nuestro). De lo anterior se desprende que no es competencia de las Oficinas de Control Interno resolver o elaborar los planes de mejoramiento; sin embargo, se constata que existió una demora de las dependencias que permitiera estructurar debidamente las respuestas al Archivo General de la Nación para la debida estructuración de las Tablas de Retención Documental; conforme a los requerimientos del organismo mencionado; por lo que las actividades ejecutadas por el Grupo de Gestión Documental, como mesas de trabajo, reuniones con las dependneicas; y demás actividades, salvo mejor concepto en contrario, deberían ir acompañadas de un cronograma que vaya de la mano con los tiempos que se establecen para que la Institución cumpla oportunamente con los requerimientos que se le realizan, Lo expuesto podría ser una posibilidad para la estructuración de la correspondiente acción correctiva, u otra análoga o similiar, lo que exponemos conforme a lo solicitado por la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental, al realizar sus observaciones al informe preliminar; manifestó, que el cronograma se cumplió con una antelación de treinta días a lo programado, programación que en todo caso no tuvo en cuenta lo que oportunamente señaló el Archivo General de la Nación al requerir el ajuste de aquellas (Tablas de Retención Documental), por lo que el Plan de Mejoramiento que se diseñe, bajo la responsabilidad del líder del proceso esto es el Grupo de Gestión Documental, recomendamos tenga en cuenta los aspectos antes expuestos de manera detallada y meridiana.

✓ El Equipo Auditor hizo requerimiento de información y de evidencias al Grupo de Gestión Documental y a la

Oficina de Tecnologías de Información, las cuales fueron aportadas de manera oportuna, los cuales, se

conservan como papeles de trabajo en la Oficina de Control Interno, que soportan la información contenida

en este informe.

✓ La Oficina de Control Interno remitió el Informe Preliminar de Auditoría, mediante NURC 3-2017-009523 del

15 de Junio de 2017 a Secretaría General. Cabe señalar, que hubo pronunciamientos en relación con el

Informe Preliminar, los cuales fueron efectuados por la Responsable del Proceso Administración de la

Gestión Documental, Dra. Lina Isabel Centeno Davila, mediante correo enviado, el 16 de Junio de 2017; de

igual manera, se pronunció la Dra. Diana Carolina Sánchez Sepúlveda, profesional especializado del Grupo

de Gestión Documental, mediante correo enviado el 20 de Junio de 2017, y el Dr. Fernando Alfonso Mantilla

González, Asesor del Despacho de Secretaria General, mediante correo enviado el 20 de Junio de 2017.

Si bien es cierto, las observaciones al informe preliminar deben ser consolidadas y presentadas por el líder

del proceso, el Equipo Auditor analizó la totalidad de pronunciamientos anteriormente mencionados; y

procedió a incluir los ajustes correspondientes, en el presente Informe Final de Auditoría. Sin embargo hacía

futuro, se solicita que los pronunciamientos sean realizados de manera consolidada, por el líder del proceso;

para este caso por la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental.


✓ Finalmente, la Oficina de Control Interno destaca el acompañamiento realizado por el la Oficina Asesora de

Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, en relación con el material fotográfico tomado en las

visitas efectuadas a las diferentes dependencias, que fueron objeto del muestreo para el seguimiento a los

Archivos de Gestión y la disposición del Grupo de Gestión Documental, para la efectiva realización de la

auditoría que por este documento se informa.

Cordialmente,

JUAN DAVID LEMUS PACHECO

Jefe Oficina de Control Interno

Proyectaron: Dr. Jorge Enrique Cuenca Urbina, Profesional Especializado Oficina de Control Interno

Ing. Edita Virginia Grisales Montaño, Profesional Especializado Oficina de Control Interno

Ing. Eddna Dueñas Monsalve, Profesional Especializado Oficina de Control Interno

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INFORME FINAL DE AUDITORIA DE GESTION AL GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL · PROCESO ADMINISTRACION DE LA GESTION DOCUMENTAL. .....7 7.1.1. AJUSTAR, ACTUALIZAR Y APROBAR LAS TABLAS DE