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SAP World Tour 2010Assago _ 10 novembre

Case History

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA,CON SAP E OPEN TEXT IN HOFFMANN GROUP

© 2010-2020 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 2

Dott. Luca Stecca, CFO Hoffmann Italy

Dott. Francesco Brocani, CIO Hoffmann Italy

Dott. Massimo Restelli, Account Manager Altevie Technologies

Agenda

� CHI È HOFFMANN

� I BUSINESS PAINS

� LA RICERCA DELLA SOLUZIONE

� LA SOLUZIONE


� LA SOLUZIONE

� IL PROGETTO

� I BENEFICI OTTENUTI

� LE POSSIBILI EVOLUZIONI

� Q&A

Numero 1 in Europa per utensili di qualitàSempre al Vostro fianco

� Presenza globalein 35 paesi

� Forza localeTeam di vendita in locoCatalogo in 16 lingue

Hoffmann GroupHoffmann Group

4

I Vostri vantaggi� Consulenti esperti� Massimo impegno� Presenza internazionale

Catalogo in 16 lingue

Successo da oltre 90 anni!Hoffmann Group in cifre

+15%

-32%

Fatturato in Mio. EURO

� 115.000 clienti attivi


5

20082000 Obiettivo2015

Previsione2010

2009

Hoffmann Group intenazionaleHoffmann Group Germania

� 115.000 clienti attivi

� Oltre 2.000 collaboratori entusiasti

� 565 Mio. Euro fatturato

� Previsione 2010: +15%(+10% nazionale, +25% internazionale)

Il Systempartner – sempre al Vostro fianco!Tre competenze da un‘unica fonte

� Competenza nella distribuzioneofferta completa e fornitura affidabile

� Competenza nella produzione


6

produzioneStandard tecnici innovativi

� Competenza nei servizi la più elevata produttività nei processi di approvvigionamento

I Vostri vantaggi� Approvvigionamento affidabile� Massima innovazione� Più produttività

Con la più vasta scelta e la più elevata affidabili tàSempre al Vostro fianco

500 produttori leader

CompetenzaCompetenza nellanella distribuzionedistribuzione

Miglior catalogo

7

I Vostri vantaggi� La più ampia offerta� Approvvigionamento affidabile� Meno immobilizzazione di capitale

500 produttori leader a livello mondiale

Miglior catalogo� L‘utensile giusto per ogni esigenza

La più alta qualità nelle consegne� 99% capacità di evasione dell‘ordine

� 99,9% precisione di consegna

Con la nostra marca Premium GARANTSempre al Vostro fianco

� Guidati dal mercatoin continuo dialogo con utenti, fornitori e istituti di ricerca

� La nostra promessa di qualitàqualità Premium al miglior rapporto qualità-prezzo

CompetenzaCompetenza nellanella produzioneproduzione

8

I Vostri vantaggi� Qualità Premium costante� Massima innovazione� Miglior rapporto qualità-prezzo

� Sempre tra i primi 5

rapporto qualità-prezzo

Con molteplici serviziSempre al Vostro fianco

Consulenza

� 1200 tecnico-commerciali esperti� In 35 paesi� Specialisti dell‘asportazione truciolo, metrologia,

arredamento industriale ed ottimizzazione deiprocessi

CompetenzaCompetenza neinei serviziservizi

9

Logistica

� Affidabilità – capacità di consegna > 99%e precisione nella consegna del 99,9%

� Consegna standard in 48 ore; su richuiestain 24 ore

� Soluzioni logistiche pensate su misura

processi


E-Business� Soluzioni efficienti per processi snelli� eShop – catalogo sfogliabile integrato� Simple System e cataloghi elettronici


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Arredamento industriale� Massima qualità dai leader di mercato� Consulenza, progettazione 3-D, montaggio

tutto da un‘unica fonte� Soluzioni su misura per le Vostre esigenze


Taratura, riaffilatura e rivestimento� Tempi di processo brevi� Taratura universale a prova di audit� Laboratori di taratura accreditati DKT in Germania� Ripristino geometria e rivestimento originari utensili

GARANT


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GARANT

Formazione

� Seminari ad alto contenuto tecnico in asportazione truciolo e metrologia

� Teoria innovativa e utili suggerimenti pratici� Professionali e gratuiti

Con 1.200 tecnici commerciali esperti in 35 paesiSempre al Vostro fianco

Premiati per l‘eccellenza:Più del 98% dei nostri clienti ci premia con il massimo dei voti

ReferenzeReferenze

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La nostra passione:Gli utensili di qualità

La nostra missione:Il successo dei nostri clienti

Su di Su di noinoi

I nostri valori:

� Semplice

� Concentrato

� Utile

2.000 collaboratori entusiasti per un unico obiettivo: soddisfare il cliente

Per questo siamo qui da oltre 90 anniThe Quality Company

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Il landscape Hoffmann

HOFFMANN HQ MONACOSAP ERP OPEN TEXT

LAN HOFFMANN


HOFFMANN ITALIA (PD)

I business Pains

� Conservazione sostitutiva, esigenza della sola country Italia

� Inserimento della soluzione in un landscape esiste e con regole sulla sicurezza globali


� Integrazione con SAP ERP e l’utilizzo di Open Text, già presente in azienda

� Eliminare la gestione degli spool, per i libri contabili, da trasferire via LAN e stampare localmente oggi presente

Hoffmann Constraints/Requirements

• Libro giornale (circa 20.000 pagine/anno) • Fatture Attive (circa 28.000 per un totale di 56.000 pagine/anno• Fatture Passive (circa 70.000 pagine/anno)• schede contabili o partitari (circa 22.000 pagine/anno)

1. Indirizzare le nuove normative inerenti alla Conservazione Sostitutiva per le seguenti classi documentali:


2. La soluzione dovrebbe integrarsi e sfruttare la meglio l’attuale infrastruttura IT Hoffmann (Integrazione SAP and Open Text)

3. La soluzione dovrebbe garantire le policy vigenti in termini di sicurezza verso “l’esposizione” esterna di informazioni aziendali e se possibile minimizzare l’utilizzo della banda tra la sede Hoffmann Italia e l’HQ dove risiedono i Server a Monaco.

La ricerca della soluzione

• Analisi e Ricerca di una soluzione per la conservazione con i requisiti espressi

• Analisi sui diversi “approcci” Outsourcing vs. Insourcing (in house)


• Analisi sui diversi “approcci” Outsourcing vs. Insourcing (in house)

• Verifica sull’integrazione con SAP ERP

La soluzione e gli attori coinvolti

La scelta per motivi di sicurezza e di integrazione sia con SAP ERP che con Open Text è ricaduta sulla soluzionedi Altevie Technologies come “System Integrator”


di Altevie Technologies come “System Integrator” che propone la soluzione di Conservazione Sostitutiva “Eurotext” del Business Partner ITside

file originali

metadati file sostitutivi

EuroText in-house/Group solution


EuroText, completo di synchronizer, estrae i metadati da SAP, inclusa reference del documento su OpenText.

Approccio innovativo: EuroText recupera i documenti da OpenText senza utilizzare insicure areedi scambio sul file system, ma accede direttamente ai documenti sullo strato OpenText per processarli.Anche i metadati non vengono recuperati da file su aree di scambio, ma attraverso la connessione SAP.Tutta l’eleborazione avviene in RAM: sicurezza e performance.

Al termine EuroText deposita i documenti ancora su OpenText, modificati con firma digitale,riferimento temporale o marca temporale, seguendo il workflow definito in base alle norme specifiche.

Il processo avviene server side, incluse le firme, senza installazioni sui client.

Possibilità di attivazione tramite cellulare.

EuroText: ITside identity

� ITside è un’azienda specializzata nello sviluppo di tecnologie evolute in grado di innovare i processi aziendali con soluzioni di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva completi di delivery multicanale.

� Soluzioni per l’Italia, con apertura a progetti internazionali sul tema documentale e per il

EuroTextEuroText


internazionali sul tema documentale e per il conferimento del pieno valore legale e fiscale ai documenti attraverso la firma digitale

ITside

supporta la transizione

dai processi tradizionalmente cartacei

ai processi digitali

Mission

Chi Siamo

Altevie Technologies è Services SAP Alliance Partner

Altevie Technologies è Value Added Reseller SAP Business Objects


Altevie Technologies è Open Text SAP Competence Partner

� OpenText è il documentale di SAP, necessario per conferire alle informazionila fruibilità dei documenti elettronici e per archiviare nel tempo di documenti.

� L’accordo quadro SAP/OpenText rende questo patrimonio tecnologico comune,unico sul mercato in termini di efficienza e visione strategica.

� EuroText è la suite integrata sulla tecnologia SAP/OpenText per lapostalizzazione e per conferire valore legale al documento elettronico;soluzione centralizzata per il gruppo.

EuroText: nativamente integrato in SAP-OpenText


Slide 22

soluzione centralizzata per il gruppo.

� EuroText è una soluzione nativa SAP che non altera lo standard SAP ed èindipendente dalle transazioni.

OpenText centralizza l’archiviazione dei pdf

� per visualizzare nativamente i documenti dalle SAP GUI

� come soluzione documentale avanzata di condivisione documenti

� come sorgente dei documenti per la postalizzazione

� come sorgente dei documenti per fattura elettronica e la conservazione sostitutiva

� come repository dei documenti processati dalla conservazione

EuroText: OpenText + SAP = un approccio innovativo


� come repository dei documenti processati dalla conservazione

sostitutiva-dematerializzazione

Vantaggi OpenText: sicurezza, performance, controllo

Non si utilizzano per i documenti applicativi aree di scambio su file system per recuperare i pdf e i metadati per la conservazione sostitutiva, come al contrario avviene normalmente nelle altre soluzioni: le aree condivise sono insicure specialmente nel caso in cui ospitino molti documenti (es. fatture) e questo motiva l’adozione dei documentali. Per il processo legale è bene utilizzare un repository sicuro e strutturato.

La tecnologia comune SAP/OpenText centralizza su SAP i metadati e su OpenText i pdf, consentendo quindi di evitare macchinosi processi di transfer documenti ed elaborazione pdf da manutenere, parametrizzare, controllare

DOCS

FORMAZIONE DOCUMENTI

METADATI

Integrazione con SAP


FORMAZIONE DOCUMENTI ELETTRONICI SU OT

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Integrazione nativa con SAP:

� Grazie alla soluzione Altevie è in grado di integrare stampa massiva e conservazione sostitutiva, direttamente nell’interfaccia dell’ERP SAP senza sviluppi aggiuntivi

Soluzione unica integrata SAP

Interfaccia nativa in SAP

Il cliente apre la procedura SAP di


… seleziona le fatture da elaborare e avvia il processo automatico…

Il cliente apre la procedura SAP di stampa e conservazione delle fatture …

Firma digitale con riferimento temporale La necessità di apporre firma digitale con riferimento temporale su ogni fattura elettronica nei tempi richiesti dalle norme presume l’utilizzo di un sistema performante e di un HSM nel caso di volumi importanti.

Firma elettronica sul singolo documento


High performace deviceL’HSM centralizzato connesso ad EuroText diventa il dispositivo di firma per tutto il gruppo; è utilizzabile contemporaneamente dai diversi utenti delle varie company e country.Libera dalla necessità di seguire una installazione di dispositivi di firma in ogni company e country.

Il progetto

Phase June

’10

July

’10

August

‘10

Sept.

‘10

Oct.

‘10

Nov-

Dec

Jan

‘11

Selezione Soluzione

Attivazione progetto

Project Preparation/


Project Preparation/

Final Preparation/

SAP & Open Text

IntegrationTesting/

User Training

Go live and Support

TodayLegenda: MilestoneKickoff

Il landscape Hoffmann

HOFFMANN HQ MONACO

SAP ERP OPEN TEXT EUROTEXT

DOCS DOCS

SAP WEB AS

HSM

METADATI

METADATI


HOFFMANN ITALIA (PD)

LAN HOFFMANN

I benefici ottenuti

� Conservazione sostitutiva, integrata in SAP

� Efficenza nella gestione dei libri e nei documenti

� Eliminazione spool tra Monaco ed Italia


Le possibili evoluzioni

� Durante il progetto sono già state considerate alcune evoluzioni del progetto stesso, in particolare le più rilevanti in termini di benefici attesi sono:

• Attivazione SAP Document Access by Open Text (Doculink)


• Attivazione SAP Invoice Management By Open Text, and OCR Options for SAP IM

• Utilizzo dell’HSM per firma digitale su processi SAP

• Estensione della soluzione per altre Countries

Le possibili evoluzioni (1)

SupplierBinder



SearchScreen

Search by Order/Vendor in SAP GUI



Search by Order/Vendor in SAP GUI

„Open everything“


Order

everything“


View supplier data

Call SAP Transaction

Integrate paper documents


Integrate e-mails

Integrate SAP Print Output


InvoiceRecognition

Collaboration & Monitoring

InvoiceCompletion

InvoiceVerification

Payment

Prüfung und

VervollständigungVERIFY ANDCOMPLETE

EXCEPTIONHANDLING

APPROVETRANSFORM PAY

Inbox(incoming mail / fax)

PREPARE


CommentTrigger workflows Post invoices

OCR Option for SAP InvoiceManagement ERP (FI/AP)SAP Invoice Management

Vervollständigung

UMWANDLUNG

COMPLETE HANDLINGAPPROVE

Automated reconciliation and posting

TRANSFORM PAY

OCR

Validation

PREPARE

SAP Archiving / SAP Document Access*

* or another SAP ArchiveLink-certified repository.

Scanning

Archiving

Domande e Risposte


The inefficiency of paper: customers invoices

• Every month an employee spend 2 hours for organise and pack the print monthly billing;

•We must store the paper invoices into the palletsfor organizing space into our warehouse;

Q&A


•Every 6 months 2 employees spend 2 hours to arrange palletisingand the transport the cartons, from our offices to our warehouse in Rubano;

The inefficiency of paper: Warehouse archive status

• We must store the paper invoices for 10 years (Italian fiscal law);

• We archived during last 6 years (2003-2009) 22 pallets ofcustomers and suppliers invoices, average 3 / 4 pallets every year,and only in 2013 we’ll can destroy the pallets of 2003;

• Big defect of this archive difficult to examine the original

Q&A


38

•;

Our new idea of archive with electronic archiving

The inefficiency of paper: office status

• Journal entry: Every year we print average 14.000 p ages (for 2009 are 16.800);

• Grate use of office space and big cost of stamp and paper;

• and every 100 pages, we must put a stamp of 14,62 €for 2009 ca. 2500,00€);

• The same quantity of paper, without stamp, are occupied by the

Q&A


39

2009 Journal entry:

• The same quantity of paper, without stamp, are occupied by theaccounting sheets;

Contatti


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Hoffmann Italia S.p.A.E. [email protected]. http://www.hoffmann-group.com