SAP World Tour 2010Assago _ 10 novembre
Case History
LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA,CON SAP E OPEN TEXT IN HOFFMANN
GROUP
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Dott. Luca Stecca, CFO Hoffmann Italy
Dott. Francesco Brocani, CIO Hoffmann Italy
Dott. Massimo Restelli, Account Manager Altevie Technologies
Agenda
CHI HOFFMANN
I BUSINESS PAINS
LA RICERCA DELLA SOLUZIONE
LA SOLUZIONE
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LA SOLUZIONE
IL PROGETTO
I BENEFICI OTTENUTI
LE POSSIBILI EVOLUZIONI
Q&A
Numero 1 in Europa per utensili di qualitSempre al Vostro
fianco
Presenza globalein 35 paesi
Forza localeTeam di vendita in locoCatalogo in 16 lingue
Hoffmann GroupHoffmann Group
4
I Vostri vantaggi Consulenti esperti Massimo impegno Presenza
internazionale
Catalogo in 16 lingue
Successo da oltre 90 anni!Hoffmann Group in cifre
+15%
-32%
Fatturato in Mio. EURO
115.000 clienti attivi
Hoffmann GroupHoffmann Group
5
20082000 Obiettivo2015
Previsione2010
2009
Hoffmann Group intenazionaleHoffmann Group Germania
115.000 clienti attivi
Oltre 2.000 collaboratori entusiasti
565 Mio. Euro fatturato
Previsione 2010: +15%(+10% nazionale, +25% internazionale)
Il Systempartner sempre al Vostro fianco!Tre competenze da
ununica fonte
Competenza nella distribuzioneofferta completa e fornitura
affidabile
Competenza nella produzione
Hoffmann GroupHoffmann Group
6
produzioneStandard tecnici innovativi
Competenza nei servizi la pi elevata produttivit nei processi di
approvvigionamento
I Vostri vantaggi Approvvigionamento affidabile Massima
innovazione Pi produttivit
Con la pi vasta scelta e la pi elevata affidabili tSempre al
Vostro fianco
500 produttori leader
CompetenzaCompetenza nellanella distribuzionedistribuzione
Miglior catalogo
7
I Vostri vantaggi La pi ampia offerta Approvvigionamento
affidabile Meno immobilizzazione di capitale
500 produttori leader a livello mondiale
Miglior catalogo Lutensile giusto per ogni esigenza
La pi alta qualit nelle consegne 99% capacit di evasione
dellordine
99,9% precisione di consegna
Con la nostra marca Premium GARANTSempre al Vostro fianco
Guidati dal mercatoin continuo dialogo con utenti, fornitori e
istituti di ricerca
La nostra promessa di qualitqualit Premium al miglior rapporto
qualit-prezzo
CompetenzaCompetenza nellanella produzioneproduzione
8
I Vostri vantaggi Qualit Premium costante Massima innovazione
Miglior rapporto qualit-prezzo
Sempre tra i primi 5
rapporto qualit-prezzo
Con molteplici serviziSempre al Vostro fianco
Consulenza
1200 tecnico-commerciali esperti In 35 paesi Specialisti
dellasportazione truciolo, metrologia,
arredamento industriale ed ottimizzazione deiprocessi
CompetenzaCompetenza neinei serviziservizi
9
Logistica
Affidabilit capacit di consegna > 99%e precisione nella
consegna del 99,9%
Consegna standard in 48 ore; su richuiestain 24 ore
Soluzioni logistiche pensate su misura
processi
Con molteplici serviziSempre al Vostro fianco
E-Business Soluzioni efficienti per processi snelli eShop
catalogo sfogliabile integrato Simple System e cataloghi
elettronici
CompetenzaCompetenza neinei serviziservizi
10
Arredamento industriale Massima qualit dai leader di mercato
Consulenza, progettazione 3-D, montaggio
tutto da ununica fonte Soluzioni su misura per le Vostre
esigenze
Con molteplici serviziSempre al Vostro fianco
Taratura, riaffilatura e rivestimento Tempi di processo brevi
Taratura universale a prova di audit Laboratori di taratura
accreditati DKT in Germania Ripristino geometria e rivestimento
originari utensili
GARANT
CompetenzaCompetenza neinei serviziservizi
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GARANT
Formazione
Seminari ad alto contenuto tecnico in asportazione truciolo e
metrologia
Teoria innovativa e utili suggerimenti pratici Professionali e
gratuiti
Con 1.200 tecnici commerciali esperti in 35 paesiSempre al
Vostro fianco
Premiati per leccellenza:Pi del 98% dei nostri clienti ci premia
con il massimo dei voti
ReferenzeReferenze
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La nostra passione:Gli utensili di qualit
La nostra missione:Il successo dei nostri clienti
Su di Su di noinoi
I nostri valori:
Semplice
Concentrato
Utile
2.000 collaboratori entusiasti per un unico obiettivo:
soddisfare il cliente
Per questo siamo qui da oltre 90 anniThe Quality Company
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Il landscape Hoffmann
HOFFMANN HQ MONACOSAP ERP OPEN TEXT
LAN HOFFMANN
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HOFFMANN ITALIA (PD)
I business Pains
Conservazione sostitutiva, esigenza della sola country
Italia
Inserimento della soluzione in un landscape esiste e con regole
sulla sicurezza globali
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Integrazione con SAP ERP e lutilizzo di Open Text, gi presente
in azienda
Eliminare la gestione degli spool, per i libri contabili, da
trasferire via LAN e stampare localmente oggi presente
Hoffmann Constraints/Requirements
Libro giornale (circa 20.000 pagine/anno) Fatture Attive (circa
28.000 per un totale di 56.000 pagine/anno Fatture Passive (circa
70.000 pagine/anno) schede contabili o partitari (circa 22.000
pagine/anno)
1. Indirizzare le nuove normative inerenti alla Conservazione
Sostitutiva per le seguenti classi documentali:
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2. La soluzione dovrebbe integrarsi e sfruttare la meglio
lattuale infrastruttura IT Hoffmann (Integrazione SAP and Open
Text)
3. La soluzione dovrebbe garantire le policy vigenti in termini
di sicurezza verso lesposizione esterna di informazioni aziendali e
se possibile minimizzare lutilizzo della banda tra la sede Hoffmann
Italia e lHQ dove risiedono i Server a Monaco.
La ricerca della soluzione
Analisi e Ricerca di una soluzione per la conservazione con i
requisiti espressi
Analisi sui diversi approcci Outsourcing vs. Insourcing (in
house)
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Analisi sui diversi approcci Outsourcing vs. Insourcing (in
house)
Verifica sullintegrazione con SAP ERP
La soluzione e gli attori coinvolti
La scelta per motivi di sicurezza e di integrazione sia con SAP
ERP che con Open Text ricaduta sulla soluzionedi Altevie
Technologies come System Integrator
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di Altevie Technologies come System Integrator che propone la
soluzione di Conservazione Sostitutiva Eurotext del Business
Partner ITside
file originali
metadati file sostitutivi
EuroText in-house/Group solution
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EuroText, completo di synchronizer, estrae i metadati da SAP,
inclusa reference del documento su OpenText.
Approccio innovativo: EuroText recupera i documenti da OpenText
senza utilizzare insicure areedi scambio sul file system, ma accede
direttamente ai documenti sullo strato OpenText per
processarli.Anche i metadati non vengono recuperati da file su aree
di scambio, ma attraverso la connessione SAP.Tutta leleborazione
avviene in RAM: sicurezza e performance.
Al termine EuroText deposita i documenti ancora su OpenText,
modificati con firma digitale,riferimento temporale o marca
temporale, seguendo il workflow definito in base alle norme
specifiche.
Il processo avviene server side, incluse le firme, senza
installazioni sui client.
Possibilit di attivazione tramite cellulare.
EuroText: ITside identity
ITside unazienda specializzata nello sviluppo di tecnologie
evolute in grado di innovare i processi aziendali con soluzioni di
fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva completi di
delivery multicanale.
Soluzioni per lItalia, con apertura a progetti internazionali
sul tema documentale e per il
EuroTextEuroText
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internazionali sul tema documentale e per il conferimento del
pieno valore legale e fiscale ai documenti attraverso la firma
digitale
ITside
supporta la transizione
dai processi tradizionalmente cartacei
ai processi digitali
Mission
Chi Siamo
Altevie Technologies Services SAP Alliance Partner
Altevie Technologies Value Added Reseller SAP Business
Objects
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Altevie Technologies Open Text SAP Competence Partner
OpenText il documentale di SAP, necessario per conferire alle
informazionila fruibilit dei documenti elettronici e per archiviare
nel tempo di documenti.
Laccordo quadro SAP/OpenText rende questo patrimonio tecnologico
comune,unico sul mercato in termini di efficienza e visione
strategica.
EuroText la suite integrata sulla tecnologia SAP/OpenText per
lapostalizzazione e per conferire valore legale al documento
elettronico;soluzione centralizzata per il gruppo.
EuroText: nativamente integrato in SAP-OpenText
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Slide 22
soluzione centralizzata per il gruppo.
EuroText una soluzione nativa SAP che non altera lo standard SAP
ed indipendente dalle transazioni.
OpenText centralizza larchiviazione dei pdf
per visualizzare nativamente i documenti dalle SAP GUI
come soluzione documentale avanzata di condivisione
documenti
come sorgente dei documenti per la postalizzazione
come sorgente dei documenti per fattura elettronica e la
conservazione sostitutiva
come repository dei documenti processati dalla conservazione
EuroText: OpenText + SAP = un approccio innovativo
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come repository dei documenti processati dalla conservazione
sostitutiva-dematerializzazione
Vantaggi OpenText: sicurezza, performance, controllo
Non si utilizzano per i documenti applicativi aree di scambio su
file system per recuperare i pdf e i metadati per la conservazione
sostitutiva, come al contrario avviene normalmente nelle altre
soluzioni: le aree condivise sono insicure specialmente nel caso in
cui ospitino molti documenti (es. fatture) e questo motiva
ladozione dei documentali. Per il processo legale bene utilizzare
un repository sicuro e strutturato.
La tecnologia comune SAP/OpenText centralizza su SAP i metadati
e su OpenText i pdf, consentendo quindi di evitare macchinosi
processi di transfer documenti ed elaborazione pdf da manutenere,
parametrizzare, controllare
DOCS
FORMAZIONE DOCUMENTI
METADATI
Integrazione con SAP
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FORMAZIONE DOCUMENTI ELETTRONICI SU OT
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Integrazione nativa con SAP:
Grazie alla soluzione Altevie in grado di integrare stampa
massiva e conservazione sostitutiva, direttamente nellinterfaccia
dellERP SAP senza sviluppi aggiuntivi
Soluzione unica integrata SAP
Interfaccia nativa in SAP
Il cliente apre la procedura SAP di
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seleziona le fatture da elaborare e avvia il processo
automatico
Il cliente apre la procedura SAP di stampa e conservazione delle
fatture
Firma digitale con riferimento temporale La necessit di apporre
firma digitale con riferimento temporale su ogni fattura
elettronica nei tempi richiesti dalle norme presume lutilizzo di un
sistema performante e di un HSM nel caso di volumi importanti.
Firma elettronica sul singolo documento
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High performace deviceLHSM centralizzato connesso ad EuroText
diventa il dispositivo di firma per tutto il gruppo; utilizzabile
contemporaneamente dai diversi utenti delle varie company e
country.Libera dalla necessit di seguire una installazione di
dispositivi di firma in ogni company e country.
Il progetto
Phase June
10
July
10
August
10
Sept.
10
Oct.
10
Nov-
Dec
Jan
11
Selezione Soluzione
Attivazione progetto
Project Preparation/
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Project Preparation/
Final Preparation/
SAP & Open Text
IntegrationTesting/
User Training
Go live and Support
TodayLegenda: MilestoneKickoff
Il landscape Hoffmann
HOFFMANN HQ MONACO
SAP ERP OPEN TEXT EUROTEXT
DOCS DOCS
SAP WEB AS
HSM
METADATI
METADATI
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HOFFMANN ITALIA (PD)
LAN HOFFMANN
I benefici ottenuti
Conservazione sostitutiva, integrata in SAP
Efficenza nella gestione dei libri e nei documenti
Eliminazione spool tra Monaco ed Italia
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Le possibili evoluzioni
Durante il progetto sono gi state considerate alcune evoluzioni
del progetto stesso, in particolare le pi rilevanti in termini di
benefici attesi sono:
Attivazione SAP Document Access by Open Text (Doculink)
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Attivazione SAP Invoice Management By Open Text, and OCR Options
for SAP IM
Utilizzo dellHSM per firma digitale su processi SAP
Estensione della soluzione per altre Countries
Le possibili evoluzioni (1)
SupplierBinder
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Le possibili evoluzioni (1)
SearchScreen
Search by Order/Vendor in SAP GUI
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Le possibili evoluzioni (1)
Search by Order/Vendor in SAP GUI
Open everything
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Order
everything
Le possibili evoluzioni (1)
View supplier data
Call SAP Transaction
Integrate paper documents
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Integrate e-mails
Integrate SAP Print Output
Le possibili evoluzioni (2)
InvoiceRecognition
Collaboration & Monitoring
InvoiceCompletion
InvoiceVerification
Payment
Prfung und
VervollstndigungVERIFY ANDCOMPLETE
EXCEPTIONHANDLING
APPROVETRANSFORM PAY
Inbox(incoming mail / fax)
PREPARE
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CommentTrigger workflows Post invoices
OCR Option for SAP InvoiceManagement ERP (FI/AP)SAP Invoice
Management
Vervollstndigung
UMWANDLUNG
COMPLETE HANDLINGAPPROVE
Automated reconciliation and posting
TRANSFORM PAY
OCR
Validation
PREPARE
SAP Archiving / SAP Document Access*
* or another SAP ArchiveLink-certified repository.
Scanning
Archiving
Domande e Risposte
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The inefficiency of paper: customers invoices
Every month an employee spend 2 hours for organise and pack the
print monthly billing;
We must store the paper invoices into the palletsfor organizing
space into our warehouse;
Q&A
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Every 6 months 2 employees spend 2 hours to arrange
palletisingand the transport the cartons, from our offices to our
warehouse in Rubano;
The inefficiency of paper: Warehouse archive status
We must store the paper invoices for 10 years (Italian fiscal
law);
We archived during last 6 years (2003-2009) 22 pallets
ofcustomers and suppliers invoices, average 3 / 4 pallets every
year,and only in 2013 well can destroy the pallets of 2003;
Big defect of this archive difficult to examine the original
Q&A
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;
Our new idea of archive with electronic archiving
The inefficiency of paper: office status
Journal entry: Every year we print average 14.000 p ages (for
2009 are 16.800);
Grate use of office space and big cost of stamp and paper;
and every 100 pages, we must put a stamp of 14,62 for 2009 ca.
2500,00);
The same quantity of paper, without stamp, are occupied by
the
Q&A
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2009 Journal entry:
The same quantity of paper, without stamp, are occupied by
theaccounting sheets;
Contatti
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Altevie Technologies s.r.l.E. [email protected] W.
http://www.altevie.com
Hoffmann Italia S.p.A.E.
[email protected]
http://www.hoffmann-group.com
