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SAP World Tour 2010 Assago _ 10 novembre

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SAP World Tour 2010Assago _ 10 novembre

Case History

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA,CON SAP E OPEN TEXT IN HOFFMANN GROUP

2010-2020 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. / Page 2

Dott. Luca Stecca, CFO Hoffmann Italy

Dott. Francesco Brocani, CIO Hoffmann Italy

Dott. Massimo Restelli, Account Manager Altevie Technologies

Agenda

CHI HOFFMANN

I BUSINESS PAINS

LA RICERCA DELLA SOLUZIONE

LA SOLUZIONE

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LA SOLUZIONE

IL PROGETTO

I BENEFICI OTTENUTI

LE POSSIBILI EVOLUZIONI

Q&A

Numero 1 in Europa per utensili di qualitSempre al Vostro fianco

Presenza globalein 35 paesi

Forza localeTeam di vendita in locoCatalogo in 16 lingue

Hoffmann GroupHoffmann Group

4

I Vostri vantaggi Consulenti esperti Massimo impegno Presenza internazionale

Catalogo in 16 lingue

Successo da oltre 90 anni!Hoffmann Group in cifre

+15%

-32%

Fatturato in Mio. EURO

115.000 clienti attivi

Hoffmann GroupHoffmann Group

5

20082000 Obiettivo2015

Previsione2010

2009

Hoffmann Group intenazionaleHoffmann Group Germania

115.000 clienti attivi

Oltre 2.000 collaboratori entusiasti

565 Mio. Euro fatturato

Previsione 2010: +15%(+10% nazionale, +25% internazionale)

Il Systempartner sempre al Vostro fianco!Tre competenze da ununica fonte

Competenza nella distribuzioneofferta completa e fornitura affidabile

Competenza nella produzione

Hoffmann GroupHoffmann Group

6

produzioneStandard tecnici innovativi

Competenza nei servizi la pi elevata produttivit nei processi di approvvigionamento

I Vostri vantaggi Approvvigionamento affidabile Massima innovazione Pi produttivit

Con la pi vasta scelta e la pi elevata affidabili tSempre al Vostro fianco

500 produttori leader

CompetenzaCompetenza nellanella distribuzionedistribuzione

Miglior catalogo

7

I Vostri vantaggi La pi ampia offerta Approvvigionamento affidabile Meno immobilizzazione di capitale

500 produttori leader a livello mondiale

Miglior catalogo Lutensile giusto per ogni esigenza

La pi alta qualit nelle consegne 99% capacit di evasione dellordine

99,9% precisione di consegna

Con la nostra marca Premium GARANTSempre al Vostro fianco

Guidati dal mercatoin continuo dialogo con utenti, fornitori e istituti di ricerca

La nostra promessa di qualitqualit Premium al miglior rapporto qualit-prezzo

CompetenzaCompetenza nellanella produzioneproduzione

8

I Vostri vantaggi Qualit Premium costante Massima innovazione Miglior rapporto qualit-prezzo

Sempre tra i primi 5

rapporto qualit-prezzo

Con molteplici serviziSempre al Vostro fianco

Consulenza

1200 tecnico-commerciali esperti In 35 paesi Specialisti dellasportazione truciolo, metrologia,

arredamento industriale ed ottimizzazione deiprocessi

CompetenzaCompetenza neinei serviziservizi

9

Logistica

Affidabilit capacit di consegna > 99%e precisione nella consegna del 99,9%

Consegna standard in 48 ore; su richuiestain 24 ore

Soluzioni logistiche pensate su misura

processi

Con molteplici serviziSempre al Vostro fianco

E-Business Soluzioni efficienti per processi snelli eShop catalogo sfogliabile integrato Simple System e cataloghi elettronici

CompetenzaCompetenza neinei serviziservizi

10

Arredamento industriale Massima qualit dai leader di mercato Consulenza, progettazione 3-D, montaggio

tutto da ununica fonte Soluzioni su misura per le Vostre esigenze

Con molteplici serviziSempre al Vostro fianco

Taratura, riaffilatura e rivestimento Tempi di processo brevi Taratura universale a prova di audit Laboratori di taratura accreditati DKT in Germania Ripristino geometria e rivestimento originari utensili

GARANT

CompetenzaCompetenza neinei serviziservizi

11

GARANT

Formazione

Seminari ad alto contenuto tecnico in asportazione truciolo e metrologia

Teoria innovativa e utili suggerimenti pratici Professionali e gratuiti

Con 1.200 tecnici commerciali esperti in 35 paesiSempre al Vostro fianco

Premiati per leccellenza:Pi del 98% dei nostri clienti ci premia con il massimo dei voti

ReferenzeReferenze

12

La nostra passione:Gli utensili di qualit

La nostra missione:Il successo dei nostri clienti

Su di Su di noinoi

I nostri valori:

Semplice

Concentrato

Utile

2.000 collaboratori entusiasti per un unico obiettivo: soddisfare il cliente

Per questo siamo qui da oltre 90 anniThe Quality Company

13

Il landscape Hoffmann

HOFFMANN HQ MONACOSAP ERP OPEN TEXT

LAN HOFFMANN

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HOFFMANN ITALIA (PD)

I business Pains

Conservazione sostitutiva, esigenza della sola country Italia

Inserimento della soluzione in un landscape esiste e con regole sulla sicurezza globali

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Integrazione con SAP ERP e lutilizzo di Open Text, gi presente in azienda

Eliminare la gestione degli spool, per i libri contabili, da trasferire via LAN e stampare localmente oggi presente

Hoffmann Constraints/Requirements

Libro giornale (circa 20.000 pagine/anno) Fatture Attive (circa 28.000 per un totale di 56.000 pagine/anno Fatture Passive (circa 70.000 pagine/anno) schede contabili o partitari (circa 22.000 pagine/anno)

1. Indirizzare le nuove normative inerenti alla Conservazione Sostitutiva per le seguenti classi documentali:

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2. La soluzione dovrebbe integrarsi e sfruttare la meglio lattuale infrastruttura IT Hoffmann (Integrazione SAP and Open Text)

3. La soluzione dovrebbe garantire le policy vigenti in termini di sicurezza verso lesposizione esterna di informazioni aziendali e se possibile minimizzare lutilizzo della banda tra la sede Hoffmann Italia e lHQ dove risiedono i Server a Monaco.

La ricerca della soluzione

Analisi e Ricerca di una soluzione per la conservazione con i requisiti espressi

Analisi sui diversi approcci Outsourcing vs. Insourcing (in house)

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Analisi sui diversi approcci Outsourcing vs. Insourcing (in house)

Verifica sullintegrazione con SAP ERP

La soluzione e gli attori coinvolti

La scelta per motivi di sicurezza e di integrazione sia con SAP ERP che con Open Text ricaduta sulla soluzionedi Altevie Technologies come System Integrator

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di Altevie Technologies come System Integrator che propone la soluzione di Conservazione Sostitutiva Eurotext del Business Partner ITside

file originali

metadati file sostitutivi

EuroText in-house/Group solution

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EuroText, completo di synchronizer, estrae i metadati da SAP, inclusa reference del documento su OpenText.

Approccio innovativo: EuroText recupera i documenti da OpenText senza utilizzare insicure areedi scambio sul file system, ma accede direttamente ai documenti sullo strato OpenText per processarli.Anche i metadati non vengono recuperati da file su aree di scambio, ma attraverso la connessione SAP.Tutta leleborazione avviene in RAM: sicurezza e performance.

Al termine EuroText deposita i documenti ancora su OpenText, modificati con firma digitale,riferimento temporale o marca temporale, seguendo il workflow definito in base alle norme specifiche.

Il processo avviene server side, incluse le firme, senza installazioni sui client.

Possibilit di attivazione tramite cellulare.

EuroText: ITside identity

ITside unazienda specializzata nello sviluppo di tecnologie evolute in grado di innovare i processi aziendali con soluzioni di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva completi di delivery multicanale.

Soluzioni per lItalia, con apertura a progetti internazionali sul tema documentale e per il

EuroTextEuroText

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internazionali sul tema documentale e per il conferimento del pieno valore legale e fiscale ai documenti attraverso la firma digitale

ITside

supporta la transizione

dai processi tradizionalmente cartacei

ai processi digitali

Mission

Chi Siamo

Altevie Technologies Services SAP Alliance Partner

Altevie Technologies Value Added Reseller SAP Business Objects

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Altevie Technologies Open Text SAP Competence Partner

OpenText il documentale di SAP, necessario per conferire alle informazionila fruibilit dei documenti elettronici e per archiviare nel tempo di documenti.

Laccordo quadro SAP/OpenText rende questo patrimonio tecnologico comune,unico sul mercato in termini di efficienza e visione strategica.

EuroText la suite integrata sulla tecnologia SAP/OpenText per lapostalizzazione e per conferire valore legale al documento elettronico;soluzione centralizzata per il gruppo.

EuroText: nativamente integrato in SAP-OpenText

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Slide 22

soluzione centralizzata per il gruppo.

EuroText una soluzione nativa SAP che non altera lo standard SAP ed indipendente dalle transazioni.

OpenText centralizza larchiviazione dei pdf

per visualizzare nativamente i documenti dalle SAP GUI

come soluzione documentale avanzata di condivisione documenti

come sorgente dei documenti per la postalizzazione

come sorgente dei documenti per fattura elettronica e la conservazione sostitutiva

come repository dei documenti processati dalla conservazione

EuroText: OpenText + SAP = un approccio innovativo

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come repository dei documenti processati dalla conservazione

sostitutiva-dematerializzazione

Vantaggi OpenText: sicurezza, performance, controllo

Non si utilizzano per i documenti applicativi aree di scambio su file system per recuperare i pdf e i metadati per la conservazione sostitutiva, come al contrario avviene normalmente nelle altre soluzioni: le aree condivise sono insicure specialmente nel caso in cui ospitino molti documenti (es. fatture) e questo motiva ladozione dei documentali. Per il processo legale bene utilizzare un repository sicuro e strutturato.

La tecnologia comune SAP/OpenText centralizza su SAP i metadati e su OpenText i pdf, consentendo quindi di evitare macchinosi processi di transfer documenti ed elaborazione pdf da manutenere, parametrizzare, controllare

DOCS

FORMAZIONE DOCUMENTI

METADATI

Integrazione con SAP

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FORMAZIONE DOCUMENTI ELETTRONICI SU OT

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Integrazione nativa con SAP:

Grazie alla soluzione Altevie in grado di integrare stampa massiva e conservazione sostitutiva, direttamente nellinterfaccia dellERP SAP senza sviluppi aggiuntivi

Soluzione unica integrata SAP

Interfaccia nativa in SAP

Il cliente apre la procedura SAP di

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seleziona le fatture da elaborare e avvia il processo automatico

Il cliente apre la procedura SAP di stampa e conservazione delle fatture

Firma digitale con riferimento temporale La necessit di apporre firma digitale con riferimento temporale su ogni fattura elettronica nei tempi richiesti dalle norme presume lutilizzo di un sistema performante e di un HSM nel caso di volumi importanti.

Firma elettronica sul singolo documento

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High performace deviceLHSM centralizzato connesso ad EuroText diventa il dispositivo di firma per tutto il gruppo; utilizzabile contemporaneamente dai diversi utenti delle varie company e country.Libera dalla necessit di seguire una installazione di dispositivi di firma in ogni company e country.

Il progetto

Phase June

10

July

10

August

10

Sept.

10

Oct.

10

Nov-

Dec

Jan

11

Selezione Soluzione

Attivazione progetto

Project Preparation/

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Project Preparation/

Final Preparation/

SAP & Open Text

IntegrationTesting/

User Training

Go live and Support

TodayLegenda: MilestoneKickoff

Il landscape Hoffmann

HOFFMANN HQ MONACO

SAP ERP OPEN TEXT EUROTEXT

DOCS DOCS

SAP WEB AS

HSM

METADATI

METADATI

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HOFFMANN ITALIA (PD)

LAN HOFFMANN

I benefici ottenuti

Conservazione sostitutiva, integrata in SAP

Efficenza nella gestione dei libri e nei documenti

Eliminazione spool tra Monaco ed Italia

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Le possibili evoluzioni

Durante il progetto sono gi state considerate alcune evoluzioni del progetto stesso, in particolare le pi rilevanti in termini di benefici attesi sono:

Attivazione SAP Document Access by Open Text (Doculink)

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Attivazione SAP Invoice Management By Open Text, and OCR Options for SAP IM

Utilizzo dellHSM per firma digitale su processi SAP

Estensione della soluzione per altre Countries

Le possibili evoluzioni (1)

SupplierBinder

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Le possibili evoluzioni (1)

SearchScreen

Search by Order/Vendor in SAP GUI

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Le possibili evoluzioni (1)

Search by Order/Vendor in SAP GUI

Open everything

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Order

everything

Le possibili evoluzioni (1)

View supplier data

Call SAP Transaction

Integrate paper documents

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Integrate e-mails

Integrate SAP Print Output

Le possibili evoluzioni (2)

InvoiceRecognition

Collaboration & Monitoring

InvoiceCompletion

InvoiceVerification

Payment

Prfung und

VervollstndigungVERIFY ANDCOMPLETE

EXCEPTIONHANDLING

APPROVETRANSFORM PAY

Inbox(incoming mail / fax)

PREPARE

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CommentTrigger workflows Post invoices

OCR Option for SAP InvoiceManagement ERP (FI/AP)SAP Invoice Management

Vervollstndigung

UMWANDLUNG

COMPLETE HANDLINGAPPROVE

Automated reconciliation and posting

TRANSFORM PAY

OCR

Validation

PREPARE

SAP Archiving / SAP Document Access*

* or another SAP ArchiveLink-certified repository.

Scanning

Archiving

Domande e Risposte

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The inefficiency of paper: customers invoices

Every month an employee spend 2 hours for organise and pack the print monthly billing;

We must store the paper invoices into the palletsfor organizing space into our warehouse;

Q&A

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Every 6 months 2 employees spend 2 hours to arrange palletisingand the transport the cartons, from our offices to our warehouse in Rubano;

The inefficiency of paper: Warehouse archive status

We must store the paper invoices for 10 years (Italian fiscal law);

We archived during last 6 years (2003-2009) 22 pallets ofcustomers and suppliers invoices, average 3 / 4 pallets every year,and only in 2013 well can destroy the pallets of 2003;

Big defect of this archive difficult to examine the original

Q&A

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38

;

Our new idea of archive with electronic archiving

The inefficiency of paper: office status

Journal entry: Every year we print average 14.000 p ages (for 2009 are 16.800);

Grate use of office space and big cost of stamp and paper;

and every 100 pages, we must put a stamp of 14,62 for 2009 ca. 2500,00);

The same quantity of paper, without stamp, are occupied by the

Q&A

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39

2009 Journal entry:

The same quantity of paper, without stamp, are occupied by theaccounting sheets;

Contatti

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Altevie Technologies s.r.l.E. [email protected] W. http://www.altevie.com

Hoffmann Italia S.p.A.E. [email protected] http://www.hoffmann-group.com