Sap invoice management webinar 2014-03-28

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Sap Invoice Management

by OpenTextM. Puzzello

F. Baradel

28/03/2014


Presentazione Altevie

Presentazione della soluzione

Demo

Q&A

Agenda – SAP Invoice Management

Focus – Business Layout


Presentazione della Soluzione


SAP Invoice Management

Questo scenario risulta essere familiare?

Contabilità

Contabilità

Fornitori

Acquisti

Come posso migliorare la

nostra bottom line?

L’uso del cash discount è

basso, il costo del capitale

è in aumento.

Si potrebbe abbassare il

costo dei beni se si

potesse fare un uso

sistematico del cash

discount.

Fare business con quella

società è difficile in

quanto non sono in grado

di dirmi quando

pagheranno le fatture.

Fornitori

CEO CFO

Ho scarsa visibilità dei miei

debiti futuri.

Analista

Finanziario

Non sappiamo quali

fatture riceveremo dagli

altri uffici senza avere il

controllo della scadenza di

pagamento.

Spendiamo più del 50%

del nostro tempo a

rispondere alle chiamate e

e-mail da parte dei

fornitori.



Barriere tipiche all’efficienza nel processo di

contabilità fornitori

Poche relazioni con i fornitori

Eccessivo costo per fattura

Difficoltà nel calcolo degli

accantonamenti

Gestione tramite

strumenti stand-alone

Mancanza di workflow e

di gestione del dato

Nessuna integrazione

con la contabilità

generale o con la

contabilità clienti

Basso controllo del

processo di verifica fattura

(Rischio compliance)

Limitata visibilità delle

passività

Difficoltà

nell’individuazione dei

colli di bottiglia

Frammentato e poco

efficiente

Processo basato sulla

circolazione della carta e

sul data entry

Mancanza di

standardizzazione



Processo manuale di gestione fattura

Un rischio serio ed inefficiente per il vostro business

Processo inefficiente,

dispendioso in termini di lavoro

Difficoltà nell’ottimizzazione dei

cash flow e nelle relazioni con i

fornitori

Difficoltà nel migliorare la

trasparenza aziendale

complessiva

Ricerca fattura storicamente

dispendiosa in termini di tempo

Complicate relazioni con i fornitori

Documentazione e altre richieste di

informazioni supplementari

Routing manuale

Monitoraggio e aggiornamento

dispendioso in termini di lavoro

Scalabilità solo attraverso aumento

della forza lavoro.



Definizione e

standardizzazione del

Processo di

Contabilizzazione Fatture

Sistemi e processi

integrati

Stop all’entropia

tecnologica

Applicazione semplice

da imparare ed usare

Maggiore visibilità sulle

passività

Maggiore visibilità sui

task di processo che

risultano essere colli di

bottiglia

Indicatori KPI aggiornati

Maggiore

standardizzazione e

automatizzazione

Razionalizzazione dei

processi manuali

Workflows per

minimizzare il tempo il

tempo di lavorazione della

fattura

Come fare per ottimizzare i processi di

contabilità fornitori


SAP Invoice Management:Processo interamente automatico e integrato

* O altro repository certificato SAP ArchiveLink

CommentiWorkflowRegistrazione

fattura

RiconoscimentoFattura

Collazione e Monitoraggio

CompletamentoFattura

Verifica Fattura

Invoice Capture

Center

ERP (FI/AP)

Pagamento

Vendor Invoice Management

Verifica e

Completamento

Gestione

Eccezioni

Approvazione

Fattura

Riconciliazione e registrazione automatica

Trasformazione

OCR

Validazione

Inbox(incoming mail / fax)

Archiving for

SAP Solutions *

Scansione

Archiviazione

Preparazione Pagamento


Invoice Capture

Center

Pagamento

Vendor Invoice Management

Verifica Fattura

SAP Business Suite

ERP (FI/AP)

Automated reconciliation and posting

SAP Invoice Management: molteplici canali di ingresso

$€Y

Riconciliazione e contabilizzazione automatica Pagamento

e.g. Archiving for SAP Solutions

Document Repository

SAP Information Interchange On Demand

ERP

SRM

Hubs e Portali

HUBHUB

HUB

EDI

Digital Signature Validation

Fornitori

Fax Document

Scan

e.g.

Enterprise

Scan

FAX

Carta

Email



Benefit organizzativi della soluzione

SAP Invoice Management by OpenText

Abilita un reporting finanziario

più accurato attraverso una

visibilità maggiore del dato

Segregation of duties

attraverso il controllo del

workflow

Monitoraggio di tutte le fasi del

processo di verifica fattura

Fornisce un completo audit trail

Crea efficienza della forza lavoro

attraverso un processo semplificato

ed automatico, che include

l’approvazione via mobile

Migliora la gestione del capitale

circolante attraverso una migliore

visibilità delle esigenze di cassa

Riduce i costi attraverso l'estrazione

automatizzata dei dati,

l'automazione di processo e

controllo

Riduce i costi per la gestione degli

errori manuali

Migliora i processi di business e

riduce i rischi di compliance


SAP Invoice Management: OCR offre alta qualità

Elevata produttività nella

verifica delle eccezioni legate

all’OCR tramite la verifica

congiunta dell’immagine

fattura e dei dati estratti


SAP Invoice Management: VIM Workplace

Possibilità di effettuare dei

filtri

Tab: Lista lavoro,

fatture in sospeso,

fatture completate

Possibilità di scelta della

vista da utilizzare (personale,

team, ecc.)

Lista di lavoroPlug in (immagine, storico processo,

commenti, ecc.)


SAP Invoice Management: Visualizzazione documento – Gestione delle eccezioni

Plug in (immagine, storico processo,

commenti, ecc.)

Azioni processo visibili per tutti i

tab

Tab diversi per raggruppare

i dati della fattura

Check duplicati fattura

prima di effettuare la

registrazione


SAP Invoice Management: Approvazione fattura (BB, iPhone, iPad, Android)


SAP Invoice Management: Analytics e Monitoraggio

Analisi tramite

oltre 50 criteri

di ricerca

Accesso pieno

alle

funzionalità

SAP

Completa

overview dello

stato delle

fatture

Accesso al

dettaglio della

fattura tramite

un solo click

Overview di

tutte le fatture

raggruppate

per criteri

diversi


SAP Invoice Management: Liability report

Analisi

passività

con criteri

accurati

Valutazione

passività

per

CdC/Conto


SAP Invoice Management: Identificazione dei colli di bottiglia nel processo tramite l’“Aging Report”

“Chi

rappresenta

al

momento il

collo di

bottiglia nel

processo?”

Raggruppamen

to per funzione

o per tipo

documento

Doppio

click per il

dettaglio


SAP Invoice Management: Analisi delle eccezioni

Comparazione

tra due periodi

Focus sui

giusti

problemi

“Quale

eccezione/

fornitore/

società

stanno

causando

maggior

effort?”


SAP Invoice Management: Productivity report

Carico di

lavoro per

funzione/in

dividuale

Comparazione

tra due periodi

Focus sui

giusti

problemi


SAP Invoice Management:KPI report

Passività

totali

Fatture da

registrare

Numero

eccezioni

Canali di

ingresso fatture

Fatture ancora

da processare

Top

fornitori

Criteri di

filtro


Demo


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Q&A

Economy & Finance

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