UNIVERSITAS INDONESIA ANALISIS SIKLUS PENGELUARAN …lib.ui.ac.id/file?file=digital/20305651-S-Anggie Nathasa.pdf · 2. Orang tua penulis ... dalam menyusun laporan magang ini adalah

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS SIKLUS PENGELUARAN PADA PT ABC

LAPORAN MAGANG

ANGGIE NATHASA MULIASARI 0806391190

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI

DEPOK JANUARI 2012

Analisis siklus..., Anggie Nathasa M., FE UI, 2012

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS SIKLUS PENGELUARAN PADA PT ABC

LAPORAN MAGANG

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi

ANGGIE NATHASA MULIASARI 0806391190

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI

DEPOK Januari 2012






Universitas Indonesia

vi

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang tak henti-hentinya

melimpahkan segala berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

laporan magang ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Penulisan laporan magang

ini dilaksanakan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar

Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan laporan magang ini tanpa bantuan

dan bimbingan dari berbagai pihak sejak masa awal perkuliahan hingga pada saat

penyusunan laporan magang ini. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih

yang sedalam-dalamnya kepada berbagai pihak yang telah membantu merampungkan

laporan magang ini. Pada kesempatan ini penulis ingin berterimakasih kepada :

1. Allah SWT atas semua rahmat dan hidayah-Nya yang diberikan kepada

penulis sehingga penulis dapat merampungkan laporan magang ini. Besarnya

limpahan karunia yang telah Dia berikan membuat penulis senantiasa selalu

bersyukur dan berusaha untuk lebih baik.

2. Orang tua penulis, Alm. Muliabudi dan Gurmini Pancasari yang telah

memberikan dukungan terbaik bagi penulis untuk mencapai semua cita-cita.

Terima kasih untuk semua doa dan motivasi yang luar biasa serta bantuan

yang tidak ternilai dalam proses pembuatan laporan magang ini. Terima kasih

penulis sampaikan juga kepada adik penulis, Muhammad Dani Muliaputra

yang sudah memberikan semangat kepada penulis dalam proses pembuatan

laporan magang ini.

3. Keluarga Besar Penulis terutama kepada Ibu, Tante Neng & Om Lautan, Om

Budi & Tante Fitri yang telah memberikan dorongan dan semangat serta doa

kepada penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini. Tidak lupa para

sepupu, Bang Adri & Shinta yang telah memberikan semangat kepada penulis

hingga pada waktu penulis akan menjalani sidang kelulusan sarjana. Untuk

Farel, Queen, dan Keanu yang telah menghibur dan menghilangkan kepenatan



vii

penulis pada waktu akan menghadapi deadline hingga sidang kelulusan

sarjana. Serta para sepupu lainnya yang tidak bisa disebutkan satu per satu.

4. Ibu Dyah Setyaningrum selaku selaku dosen pembimbing yang sudah

bersedia meluangkan waktunya untuk membantu penulis dalam penyusunan

laporan magang ini. Terima kasih untuk evaluasi dan masukan yang telah

diberikan.

5. Ibu Aria Farah Mita dan Ibu Dahlia Sari selaku dosen penguji sidang

kelulusan sarjana penulis yang telah menyempatkan waktunya untuk menguji

serta memberikan masukan dan perbaikan dalam laporan magang ini.

6. Bapak Emil Bachtiar yang telah menyempatkan waktunya untuk memeriksa

dan memberikan masukan serta perbaikan pada proses pembuatan flowchart

dari laporan magang ini.

7. Rosyid Faad Rokhman yang telah memberikan penulis dorongan, semangat,

masukan, dan motivasi sejak penulis menjalani magang di Padang hingga

pada waktu akan menjalani sidang kelulusan sarjana. Terima kasih telah

menemani penulis dalam segala hal, terutama dalam rangka belajar bersama

menyambut UTS dan UAS hingga pada proses penyusunan laporan magang

di ruang skripsi dan sampai akhirnya kami berdua telah mendapat gelar

Sarjana Ekonomi. Terima kasih telah menjadi pendengar yang baik untuk

penulis di kala suka maupun duka. Terima kasih atas waktu dan pengorbanan

yang tak ternilai yang telah diberikan kepada penulis.

8. Tiara Permata Sari dan Ayu Nadia Hanum yang telah memberikan semangat,

masukan, dan motivasi kepada penulis, tidak hanya dalam proses pembuatan

laporan magang ini, melainkan juga untuk semua permasalahan yang harus

dihadapi oleh penulis. Terima kasih telah menjadi teman bercerita hingga

pendengar yang baik untuk penulis.

9. Rekan-rekan di RSM AAJ Acossiates terutama pada divisi white. Terima

kasih kepada Mbak Angela, Pak Raki, Mbak Iswari, Mas Amir, Kak Micol,

Mbak Nita, Kak Faisal, Yudi, Kak Frans dan rekan lainnya yang bersama-

sama menjalani proyek ini yang telah membantu penulis selama menjalani



viii

proses magang serta memberikan pengalaman yang tidak terlupakan kepada

penulis. Tidak lupa teman-teman magang dari FEUI, Era, Wardah, Popon,

Gary, Erlyn, Hakim, dan Adit yang telah memberikan penulis semangat pada

saat menjalani proses magang.

10. PT ABC yang telah bersedia membantu penulis dalam mengumpulkan data

guna penyusunan laporan magang ini

11. Keluarga Besar BTA 45, kepada Kak Surkam, Kak Opang, Kak Husnul, dan

Kak Pram yang telah memberikan semangat dan masukan yang tak ternilai

untuk penulis. Kepada Bijih, Kak Idho, Kak Aldy, Kak Hary, dan Kak Uti

yang telah menghibur dan memberikan masukan kepada penulis selama

penulis mengalami kepenatan dalam proses penyusunan laporan magang ini,

serta kepada teman-teman pengajar dan binglas lainnya yang tidak bisa

disebutkan satu per satu.

12. Tim Voli FEUI, yang terdiri dari tim putri (Yessy, Otong, Fitria, Sasha, Gina,

Widy, Kunti, dll) dan tim putra (Komang, Petra, Yando,Sam, Dimas, Ariel,

Andika, Frenky, dll) serta para senior di voli, Kak Enal, Kak Iqbal dan Kak

Hadi yang semuanya telah memberikan semangat kepada penulis. Maju terus

Voli FEUI!

13. Kepada Kak Abay selaku Ketua BEM FEUI 2010 yang memberikan

semangat serta menjadi teman menulis laporan di ruang skripsi. Kepada Kak

Riska yang telah memberikan banyak masukan kepada penulis. Kepada Biro

Keuangan BEM FEUI 2010 (Fajar, Tiping, Nikmal, Marsha, Thanthowy,

Inah, Muti, Bobop) serta Keluarga Besar BEM FEUI 2010 yang tidak dapat

disebutkan satu per satu, terima kasih atas semangat dan pengalaman yang

telah diberikan kepada penulis. Always Caring, More Understanding.

14. Teman-teman sesama jurusan Akuntansi angkatan 2008 dan teman-teman

angkatan 2008 lainnya serta teman-teman seperjuangan di FEUI dari berbagai

angkatan. Semoga sukses dengan setiap rencana yang kalian buat

15. Dosen-dosen pengajar FEUI. Terima kasih atas semua ilmu yang diberikan

selama 3,5 tahun masa pendidikan di kampus ini.



ix

16. Seluruh Staf Perpustakaan, Staf Ruang Skripsi, Biro Pendidikan,

Kemahasiswaan, dan Departemen Akuntansi. Terima kasih untuk semua

bantuan dan pelayanan yang diberikan kepada penulis.

17. Dan kepada semua pihak yang penulis kenal dari lahir hingga kini.

Terimakasih telah mengisi lembar hidup dan memberikan warna yang

berbeda. Terima kasih telah memberikan bantuan dan dukungan kepada

penulis yang tidak dapat disebutkan satu per satu untuk bantuan kalian dalam

penyusunan laporan magang ini, baik langsung mau pun tidak langsung.

Akhir kata, penulis beharap semoga Allah SWT membalas segala kebaikan semua

pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan magang ini.

Penulis telah berusaha dengan segenap kemampuan dan tenaga dalam pembuatan

laporan magang ini. Seperti kata pepatah, tak ada gading yang tak retak, begitu pula

dengan laporan magang ini tak luput dari kekurangan akibat segala keterbatasan

penulis. Oleh karena itu, dengan rendah hati penulis menerima segala saran dan kritik

yang bersifat konstruktif dari pembaca sehingga dapat menjadi perbaikan di

kemudian hari. Atas perhatiannya penulis ucapkan terima kasih.

Depok, 30 Januari 2012

Penulis



x

ABSTRAK

Nama : Anggie Nathasa Muliasari Program Studi : Akuntansi Judul : Analisis Siklus Pengeluaran pada PT ABC Laporan magang ini menganalisis Siklus Pengeluaran PT ABC. Siklus Pengeluaran PT ABC terdiri dari empat aktivitas utama, yaitu proses pemesanan barang material; barang perbekalan; dan pemesanan jasa, proses penerimaan dan penyimpanan barang, proses persetujuan tagihan supplier dan proses pembayaran kas. Analisis yang dilakukan mencakup analisa tujuan pengendalian, analisa penilaian risiko, dan analisa aktivitas pengendalian. Metode penulisan yang digunakan penulis dalam menyusun laporan magang ini adalah studi pustaka dan observasi. Hasil dari laporan magang ini menunjukkan bahwa pengendalian internal yang dilakukan oleh PT ABC pada siklus pengeluarannya sudah cukup baik. Tujuan pengendalian pada siklus pengeluaran sudah tercapai. Penulis juga telah melakukan penilaian risiko dan PT ABC telah melakukan pengendalian untuk mengurangi risiko yang mungkin terjadi pada siklus pengeluaran PT ABC. Aktivitas pengendalian yang dilakukan PT ABC secara keseluruhan juga telah memadai, namun pada proses pencatatan hutang tidak terdapat pemisahan tugas yang dilakukan oleh PT ABC.

Kata kunci : siklus pengeluaran, pengendalian internal, tujuan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian



xi

ABSTRACT

Name : Anggie Nathasa Muliasari Study Program : Accounting Title : The Expenditure Cycle Analysis of PT ABC This report analyzes The Expenditure Cycle of PT ABC. The Expenditure Cycle of PT ABC consists of four main activities, namely ordering materials; supplies; and services, receiving and storing good, approving vendor invoice, and cash disbursement. The analysis performed includes control objectives analysis, risk assessment analysis, and control activities analysis. The methodology of writing used in preparing this report is literature study and observation. The result of this report shows that the internal control conducted by PT ABC in its Expenditure Cycle has been good enough. Control objectives have been achieved in Expenditure Cycle. The author has also conducted risk assessment and the result shows that the internal control of PT ABC has done to mitigate the risks that may occur in Expenditure Cycle of PT ABC. PT ABC has conducted adequate control activities, however, there is no segregation of duties in approving supplier invoice process. Key words: expenditure cycle, internal control, control objectives, risk assessment, control activities



xii

DAFTAR ISI

Halaman Judul................................................................................................................ i

Halaman Pernyataan Orisinalitas................................................................................... ii

Tanda Persetujuan Laporan Akhir Magang.................................................................. iii

Halaman Pengesahan.................................................................................................... iv

Halaman Pernyataan Persetujuan Publikasi................................................................... v

Kata Pengantar.............................................................................................................. vi

Abstrak........................................................................................................................... x

Abstract......................................................................................................................... xi

Daftar Isi...................................................................................................................... xii

Daftar Tabel................................................................................................................. xv

Daftar Gambar............................................................................................................ xvi

Daftar Lampiran.........................................................................................................xvii

Bab 1 PENDAHULUAN..............................................................................................1

1.1 Latar Belakang................................................................................................ 1

1.1.1 Latar Belakang Program Magang........................................................... 1

1.1.2 Latar Belakang Pemilihan Tema............................................................. 1

1.2 Tujuan Penulisan Laporan Magang................................................................ 4

1.3 Tujuan Pelaksanaan Program Magang............................................................4

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang....................................................... 4

1.5 Pelaksanaan Kegiatan Magang....................................................................... 5

1.6 Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang...................................................6

1.7 Metode Penulisan Laporan Magang............................................................... 6

1.8 Sistematika Penulisan Laporan Magang.........................................................6

Bab 2 LANDASAN TEORI.........................................................................................8

2.1 Definisi Pengendalian Internal........................................................................ 8



xiii

2.2 Kerangka Pengendalian COSO....................................................................... 9

2.3 Definisi Sistem Informasi Akuntansi............................................................ 11

2.4 Definisi dan Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran.........................................12

2.4.1 Ordering Materials, Supplies, and Services.........................................13

2.4.2 Receiving and Storing Goods...............................................................15

2.4.3 Approving Supplier Invoice................................................................. 16

2.4.4 Cash Disbursement.............................................................................. 17

2.5 Risiko yang Mungkin Terjadi dan Prosedur Pengendalian...........................18

2.5.1 Ordering Materials, Supplies, and Services........................................ 18

2.5.2 Receiving and Storing Goods...............................................................21

2.5.3 Approving Supplier Invoice................................................................. 23

2.5.4 Cash Disbursement.............................................................................. 24

Bab 3 PROFIL PERUSAHAAN............................................................................... 27

3.1 Profil Umum KAP RSM AAJ.......................................................................27

3.2 Profil Umum PT ABC...................................................................................28

3.2.1 Profil Produk PT ABC......................................................................... 29

3.2.2 Proses Bisnis PT ABC......................................................................... 30

3.2.3 Struktur Organisasi PT ABC................................................................32

Bab 4 PEMBAHASAN…………………………………………………………….. 37

4.1 Penggunaan SAP pada PT ABC..................................................................... 37

4.2 Siklus Pengeluaran PT ABC.......................................................................... 38

4.2.1 Ordering Materials, Supplies, and Services…………........................... 38

4.2.1.1 Tujuan Pengendalian................................................................ 46

4.2.1.2 Risk Assessment....................................................................... 47

4.2.1.3 Control Activity........................................................................ 50

4.2.2 Receiving and Storing Goods…………………………............................ 53


4.2.2.2 Risk Assessment....................................................................... 57



xiv


4.2.3 Approving Supplier Invoice………………………………………...... 61


4.2.3.2 Risk Assessment........................................................................66


4.2.4 Cash Disbursement…………………………………………………... 69


4.2.4.2 Risk Assessment........................................................................72


4.3 Jurnal Terkait dengan Siklus Pengeluaran PT ABC.......................................76

4.4 Ringkasan Analisis terhadap Siklus Pengeluaran PT ABC............................ 78

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN...................................................................... 84

5.1 Kesimpulan....................................................................................................84

5.2 Saran..............................................................................................................87

5.2.1 Saran kepada PT ABC......................................................................... 87

5.2.2 Saran kepada KAP RSM AAJ Associates........................................... 89

5.2.3 Saran kepada Departemen Akuntansi FEUI........................................ 89

Daftar Pustaka.............................................................................................................. 90

Lampiran...................................................................................................................... 91



xv

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Ringkasan Analisis Siklus Pengeluaran PT ABC……………………78



xvi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian Internal COSO……………………………… 9

Gambar 2.2 Data Flow Diagram Siklus Pengeluaran……………………………. 13

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT ABC………………………………………... 32

Gambar 3.2 Fungsi Terkait Siklus Pengeluaran………………………………….. 33

Gambar 4.1 Proses Pemesanan Barang Stock…………………………………….. 38

Gambar 4.2 Proses Pemesanan Barang Expense, CAPEX dan Pengadaan Jasa…. 42

Gambar 4.3 Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang………………………. 53

Gambar 4.4 Proses Penerimaan Jasa……………………………………………... 56

Gambar 4.5 Proses Approving Supplier Invoice………………………………….. 61

Gambar 4.6 Proses Cash Disbursement…………………………………………... 69



xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Risiko dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran.......................... 91 Lampiran 2 Flowchart of Ordering Planned Stock Goods……………………….. 95 Lampiran 3 Flowchart of Ordering Un-planned Stock Goods…………………… 96 Lampiran 4 Flowchart of Ordering Expense Goods, CAPEX Goods, and Service Procurement………………………………………………………………………... 97 Lampiran 5 Flowchart of Stock Procurement…………………………………….. 98 Lampiran 6 Flowchart of Supplier Competitive Bidding…………………………. 99 Lampiran 7 Flowchart of Receiving Goods……………………………………… 103 Lampiran 8 Flowchart of Storing Stock Goods………………………………….. 104 Lampiran 9 Flowchart of Storing Non-stock Goods…………………………...... 105 Lampiran 10 Flowchart of Receiving Services…………………………………... 106 Lampiran 11 Flowchart of Approving Supplier Invoce………………………….. 107 Lampiran 12 Flowchart of Cash Disbursement…………………………………. 109


1 Universitas Indonesia

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.1.1 Latar Belakang Program Magang

Dunia yang semakin maju di era globalisasi membuat persaingan antar

perusahaan menjadi semakin ketat. Untuk menghadapi hal tersebut, setiap

perusahaan harus memiliki daya saing yang baik. Daya saing ini dapat diukur dari

sumber daya manusia yang ada di dalamnya, dimana sangat dibutuhkan sumber

daya manusia yang berkualitas yang tidak hanya memiliki kompentensi dalam

bidang akademik yang digelutinya atau bisa disebut sebagai hard skill, namun

juga harus memiliki soft skill yang baik seperti kemampuan berkomunikasi

dengan orang lain, kemampuan menyelesaikan masalah dan manajemen waktu

yang baik. Dengan kemampuan hard skill dan soft skill yang dimilikinya, sumber

daya manusia bersangkutan diharapkan dapat memiliki nilai lebih untuk dapat

bersaing di lingkungan sekitarnya.

Tuntutan untuk dapat menghasilkan sumber daya yang berkualitas tersebut

membuat setiap lembaga pendidikan harus mempersiapkan para lulusannya untuk

mampu menghadapi persaingan di dunia kerja setelah masa pendidikannya

berakhir. Oleh karena itu, Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas

Indonesia berusaha memperbaharui dan meningkatkan kualitas program mata ajar

serta kualitas mahasiswanya, salah satunya dengan mengadakan program magang

yang diperuntukkan bagi para mahasiswa yang telah menyelesaikan minimal 120

SKS dengan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2,75. Program magang ini

adalah salah satu syarat kelulusan mahasiswa dengan bobot 6 sks, selain skripsi.

1.1.2 Latar Belakang Pemilihan Tema

Runtuhnya Enron, sebuah perusahaan terkemuka di dunia dalam bidang

listrik, gas alam, bubur kertas dan kertas, serta komunikasi energi, membuat pasar

bergejolak dan membawa dunia dalam keadaan krisis. Kebangkrutan Enron yang

mencerminkan tata kelola perusahaan yang buruk ini terjadi pada tahun 2001.


2


Skandal Akuntansi dan Audit yang terjadi di Amerika tersebut mengakibatkan

dicetuskannya Sarbanes Oxley Act (SOX). SOX section 404 mensyaratkan

pembuatan laporan tahunan atas pengendalian internal sebagai bagian dari laporan

tahunan perusahaan yang disyaratkan Securities Exchange Commission (SEC).

SOX section 404 menekankan bahwa sangat penting bagi perusahaan untuk

memiliki suatu bagian yang bertugas menegakkan pengendalian internal di dalam

perusahaan dan mengharuskan manajemen perusahaan publik untuk menilai dan

melaporkan efektivitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan setiap

tahunnya.

Di Indonesia, Badan Pengawas Pasar Modal dan Lembaga Keuangan

(Bapepam LK) menerbitkan Peraturan Nomor IX.I.7 tentang Pembentukan dan

Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal pada tahun 2008. Peraturan

tersebut merupakan peraturan yang dibuat dalam rangka meningkatkan efektifitas

manajemen risiko dan tata kelola Emiten dan Perusahaan Publik. Dengan

terbentuknya Unit Audit Internal maka diharapkan terjadi peningkatan nilai serta

perbaikan operasional perusahaan, melalui pendekatan yang sistematis, dengan

cara mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian,

dan proses tata kelola perusahaan.

Menurut Arens, Elder, dan Besley (2012), suatu sistem pengendalian

internal terdiri dari kebijakan-kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk

memberikan manajemen keyakinan yang memadai bahwa perusahaan telah

mencapai tujuan dan sasarannya. Manajemen pada umumnya memiliki tiga tujuan

dalam menciptakan suatu sistem pengendalian internal yang efektif, yaitu

keandalan dari laporan keuangan, efisiensi dan efektivitas operasi, dan kepatuhan

kepada hukum dan peraturan yang berlaku. Dengan diterbitkannya SOX dan

beberapa aturan pelaksanaan dari Securities Exchange Commision (SEC) serta

badan lainnya seperti Bapepam LK, diharapkan standar akuntabilitas perusahaan

dan transparansi dalam pelaporan keuangan dapat ditingkatkan yang kemudian

akan membentuk suatu tata kelola perusahaan yang baik yang akan menunjang

pengambilan keputusan yang dapat diandalkan.


3


Yang menjadi objek penulisan laporan magang kali ini adalah siklus

pengeluaran dari PT ABC. PT ABC sendiri memiliki beberapa proses bisnis

dalam melakukan operasinya, yaitu sebagai berikut :

• Siklus Pendapatan : siklus yang berhubungan dengan pemrosesan pemesanan,

penagihan serta pencatatan penjualan dan penerimaan kas

• Siklus Pengeluaran : siklus yang berhubungan dengan proses pembelian,

penerimaan dan penyimpanan barang, pencatatan hutang dan pengeluaran kas

• Siklus Persediaan dan Produksi : siklus yang berhubungan dengan

pengelolaan persediaan dan proses produksi perusahaan

• Siklus Penggajian dan Personalia : siklus yang berhubungan dengan

pengelolaan data penggajian, perhitungan serta pembayaran gaji

• Siklus Perpajakan : siklus yang berhubungan dengan perencanaan,

pengelolaan dan pelaporan pajak

• Siklus Financial Closing dan Pelaporan : siklus yang berhubungan dengan

financial closing perusahaan setiap bulan dan pelaporan keuangan perusahaan.

Romney dan Steinbart (2012) mendefinisikan siklus pengeluaran sebagai

suatu bentuk aktivitas bisnis dan data proses operasi yang berulang yang

berhubungan dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama

dari siklus ini adalah untuk meminimalisasi total biaya yang dikeluarkan serta

mengatur persediaan, supplies, dan jasa-jasa yang dibutuhkan organisasi. Alasan

pengambilan siklus pengeluaran sebagai tema laporan magang karena siklus

pengeluaran merupakan salah satu proses bisnis yang penting. PT ABC

merupakan salah satu perusahaan produsen semen terkemuka di Indonesia

sehingga banyak sekali pengeluaran yang harus dilakukan untuk mendukung

aktivitas bisnisnya, tidak hanya dalam melakukan produksi semen yang memang

menjadi proses bisnis utama dalam perusahaan ini, namun juga tidak lupa supplies

perkantoran hingga barang suku cadang kebutuhan pabrik yang juga merupakan

barang-barang yang dibeli dalam siklus pengeluaran. Siklus pengeluaran berkaitan

dengan keadaan kas, kas sendiri merupakan elemen penting dalam perusahaan.

Kas merupakan aktiva yang paling likuid, namun paling mudah pula untuk

dimanipulasi. Semua transaksi pengeluaran akan berkaitan secara langsung


4


terhadap pengeluaran kas sehingga apabila terjadi kesalahan pencatatan dapat

menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, pengendalian yang baik

sangat diperlukan dalam siklus pengeluaran ini. Untuk mendukung hal tersebut,

penulis akan menganalisis siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC.

Analisis yang dilakukan mencakup analisis tujuan pengendalian, analisis penilaian

risiko, dan analisis aktivitas pengendalian.

1.2 Tujuan Penulisan Laporan Magang

Tujuan penulisan yang akan disajikan dalam laporan magang ini meliputi

analisis proses bisnis siklus pengeluaran pada PT ABC yang terkait dengan

pengendalian internalnya. Secara spesifik, masalah yang akan dibahas mencakup :

a. Bagaimanakah proses siklus pengeluaran pada PT ABC?

b. Apakah siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC sudah memenuhi

tujuan pengendalian dari siklus pengeluaran menurut teori?

c. Bagaimanakah penilaian risiko beserta pengendalian yang telah dilakukan

oleh PT ABC untuk meminimalisasi risiko terkait?

d. Apa sajakah aktivitas pengendalian yang telah dilakukan oleh PT ABC?

1.3 Tujuan Pelaksanaan Program Magang

Dalam program magang ini, mahasiswa memiliki kesempatan untuk

mengaplikasikan ilmu dan teori yang didapat pada saat masa perkuliahan ke

dalam praktik nyata dunia kerja. Diharapkan melalui program magang, mahasiswa

menjadi lebih paham akan relevansi dari ilmu akuntansi dengan praktik di

perusahaan. Selain itu, program magang ini juga memberikan kesempatan pada

mahasiswa untuk mengenali lebih awal praktik dunia kerja sehingga pengalaman-

pengalaman yang didapat akan menjadikan mahasiswa yang memiliki keunggulan

kompetitif ketika telah menjadi lulusan universitas.

1.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang

Penulis melaksanakan kegiatan magang di Kantor Akuntan Publik

Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto yang memiliki afiliasi dengan firma

internasional RSM (biasa disebut RSM AAJ). Waktu pelaksanakan program


5


magang dilaksanakan sesuai dengan kontrak yang penulis tandatangani, yaitu

dimulai pada tanggal 1 Juni 2011 sampai dengan 31 Agustus 2011.

Selama mengikuti program magang di RSM AAJ, penulis ditempatkan di

divisi White yang merupakan divisi Risk and Internal Audit Advisory yang

mencakup jasa konsultasi corporate governance, internal auditor outsourcing,

internal control & Sarbanes-Oxley advisory, risk management advisory,

information tchnology assurance advisory, serta jasa pengembangan sistem dan

prosedur.

1.5 Pelaksanaan Kegiatan Magang

Selama menjalani magang, penulis difungsikan sebagai junior consultant.

Tugas dan tanggung jawab yang diberikan tidak jauh berbeda dengan senior in

charge. Dalam tiga bulan masa magang, penulis ditugaskan menjadi konsultan

dalam sebuah engagement team pada proyek pengimplementasian Internal

Control Over Financial Reporting pada PT ABC. Engagement team itu sendiri

terdiri dari seorang senior in charge dan dua orang junior consultant yang

berstatus sebagai interns.

Selama masa magang, penulis ditugaskan untuk melakukan inquiry pada

siklus pengeluaran dengan melakukan wawancara dengan klien untuk memahami

proses bisnis dan control activity yang dilakukan oleh setiap process owner.

Siklus pengeluaran itu sendiri terdiri dari empat aktivitas utama, yaitu ordering

materials, supplies, and services; receiving and storing goods; approving supplier

invoice; dan cash disbursement.

Setelah melakukan inquiry, penulis diharuskan membuat minutes of

meeting yang diperiksa oleh manager dan klien untuk memastikan proses bisnis

serta control activity yang benar-benar dilakukan oleh process owner. Selain itu,

penulis diharuskan menyelesaikan working paper dan membuat flowchart dari

setiap aktivitasnya. Namun, pekerjaan dalam menyelesaikan working paper dan

membuat flowchart dialihkan kepada senior in charge karena terdapat limitasi

waktu magang yang hanya tiga bulan.


6


1.6 Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang

Ruang lingkup penulisan hanya terbatas pada siklus pengeluaran dengan

proses pembelian dari supplier dalam negri. Laporan ini tidak meliputi proses

pembelian dari supplier luar negri. Selain itu, siklus pengeluaran yang dibahas

tidak mencakup proses pembayaran kepada karyawan PT ABC, seperti

pembayaran perjalanan dinas atau reimbursement pengobatan karyawan.

1.7 Metode Penulisan Laporan Magang

Metode penulisan yang digunakan penulis dalam menyusun laporan

magang ini adalah studi pustaka dan observasi. Selain itu, penulis juga terlibat

langsung dalam kegiatan inquiry untuk memahami siklus pengeluaran dan

aktivitas pengendalian yang dilakukan oleh process owner yang dilaksanakan

penulis selama menjalankan magang di PT ABC.

1.8 Sistematika Penulisan Laporan Magang

Laporan magang ini terdiri dari 5 bab dan dilengkapi dengan lampiran

sebagai pendukung. Perinciannya adalah sebagai berikut :

BAB 1 : Pendahuluan

Bab ini mencakup latar belakang, tujuan penulisan laporan magang, tujuan

pelaksanaan program magang, waktu dan tempat pelaksanaan magang,

pelaksanaan kegiatan magang, ruang lingkup penulisan laporan magang, metode

penulisan laporan magang serta sistematika penulisan laporan magang.

BAB 2 : Landasan Teori

Bab ini mencakup landasan teori yang mendukung tema laporan yang

terdiri dari definisi pengendalian internal, kerangka pengendalian COSO, definisi

Sistem Informasi Akuntansi, definisi dan aktivitas bisnis siklus pengeluaran, dan

risiko yang mungkin terjadi serta prosedur pengendalian pada siklus pengeluaran.

BAB 3 : Gambaran Umum Perusahaan

Bab ini mencakup Profil Umum KAP Aryanto, Amir Jusuf, dan Mawar &

Saptoto (RSM AAJ) dan Profil Umum Perusahaan Klien (PT ABC) yang terdiri


7


dari profil produk perusahaan, proses bisnis perusahaan serta struktur organisasi

perusahaan.

Bab 4 : Pembahasan dan Analisa

Bab ini meliputi penerapan System Application and Product pada PT

ABC, gambaran siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT ABC beserta analisa

tujuan pengendalian; penilaian risiko; dan aktivitas pengendalian, jurnal terkait

siklus pengeluaran pada PT ABC, dan ringkasan analisis terhadap siklus

pengeluaran PT ABC.

Bab 5 : Kesimpulan dan Saran

Bab ini memaparkan kesimpulan yang diperoleh dari seluruh pembahasan

dan saran yang diajukan untuk perusahaan klien dan untuk KAP RSM AAJ.

Lampiran

Pada bagian akhir dari laporan, penulis menyertakan beberapa lembar

lampiran yang dapat digunakan sebagai pendukung dalam membaca laporan ini.



Bab 2

LANDASAN TEORI

2.1 Definisi Pengendalian Internal

Menurut Arens, Elder, dan Besley (2012), suatu sistem pengendalian

internal terdiri dari kebijakan-kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk

memberikan manajemen keyakinan yang memadai bahwa perusahaan telah

mencapai tujuan dan sasarannya. Manajemen pada umumnya memiliki tiga tujuan

dalam menciptakan suatu sistem pengendalian internal yang efektif, yaitu

keandalan dari laporan keuangan, efisiensi dan efektivitas operasi, dan kepatuhan

kepada hukum dan peraturan yang berlaku.

Menurut Moeller (2009), pengendalian internal adalah proses yang

diimplementasikan oleh manajemen dan dirancang untuk memberikan keyakinan

yang memadai bagi:

- Laporan keuangan dan informasi operasional yang andal;

- Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur, hukum, peraturan, dan

perundang-undangan;

- Perlindungan aset;

- Efisiensi operasi;

- Pencapaian dari misi dan tujuan yang sudah ditetapkan untuk operasi dan

program perusahaan; dan

- Integritas dan nilai-nilai etis.

Definisi ini mengenalkan bahwa cakupan dari sistem pengendalian internal lebih

dari hal yang berhubungan langsung dengan fungsi dari akuntansi dan keuangan.

Berdasarkan definisi yang ditetapkan oleh Moeller (2009), maka proses atau

sistem dari pengendalian internal yang baik memiliki misi yang tercantum,

menghasilkan data yang akurat dan dapat diandalkan, mematuhi hukum yang

berlaku serta kebijakan dari organisasi, mendorong penggunaan sumber daya

dengan efisien dan ekonomis, serta menyediakan perlindungan yang memadai

terhadap aset.


9


2.2 Kerangka Pengendalian COSO

Moeller (2009) menjelaskan bahwa COSO adalah organisasi yang

dibentuk oleh lima organisasi akuntansi dan audit profesional. COSO

mengeluarkan laporan serta kerangka pengendalian internal yang terintegrasi.

Kerangka pengendalian internal COSO menjadi standar yang diakui secara luas

dalam memahami dan menerapkan pengendalian internal yang efektif bagi suatu

perusahaan atau bisnis.

COSO menjelaskan bahwa di dalam pengendalian internal terdapat lima

komponen pengendalian yang dirancang dan diimplementasikan oleh manajemen

untuk memberikan keyakinan yang memadai dan meyakinkan bahwa tujuan

pengendalian akan terpenuhi. Lima komponen pengendalian berdasarkan Arens,

Elder, dan Besley (2012) adalah sebagai berikut :

Gambar 2.1 Kerangka Pengendalian Internal COSO

Sumber: Arens, Elder, dan Besley (2012)

1. Control Environment

Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, dan

prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap dari manajemen puncak,

para direktur dan pemilik dari suatu entitas mengenai pengendalian

internal dan pentingnya pengendalian internal bagi entitas itu. Tanpa suatu

lingkungan pengendalian yang efektif, keempat komponen lainnya tidak

mungkin menghasilkan pengendalian internal yang efektif. Pengendalian

lingkungan yang lemah mencerminkan kelemahan komponen lain di

dalamnya. Jika para manajemen menganggap pengendalian penting, maka


10


seluruh karyawan akan menganggap hal yang sama dan merespon dengan

melaksanakan prosedur pengendalian dengan baik juga.

Pengendalian ini merupakan sebuah dasar dalam menentukan

arahan organisasi dan mempengaruhi kesadaran orang-orang di dalamnya.

Lingkungan pengendalian tersebut mencakup hal-hal berikut:

− Integrity and ethical value

− Commitment to competence

− Board of Director or Audit Committee participation

− Management’s philosophy and operating style

− Organizational structure

− Human resource policies and practices

2. Risk Assessment

Penilaian risiko merupakan identifikasi dan analisa manajemen

terhadap risiko relevan yang mungkin timbul dalam hubungannya dengan

penyusunan laporan keuangan. Komponen ini membentuk dasar

bagaimana risiko dikelola. Ketika manajemen sudah mengidentifikasi

risiko, kemudian mengestimasikan seberapa besar tingkat signifikansi dari

risiko, menilai dan membandingkan dengan risiko-risiko yang pernah ada,

maka pada akhirnya manajemen akan mengembangkan tindakan spesifik

yang perlu untuk diambil guna mengurangi risiko sampai batas yang bisa

diterima oleh perusahaan.

3. Control Activities

Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang

dibuat manajemen untuk meminimalisasi risiko kesalahan dan kecurangan

dalam mencapai tujuan perusahaan. Banyak aktivitas pengendalian yang

bisa dijalankan oleh perusahaan baik bersifat manual atau pengendalian

otomatis. Aktivitas pengendalian umumnya dikategorikan menjadi lima

tipe yaitu:

− Adequate separation of duties

− Proper authorization of transactions and activities

− Adequate documents and records


11


− Physical control over assets and records

− Independent checks on performance

4. Information and Communication

Tujuan sistem informasi dan komunikasi suatu entitas adalah untuk

mencatat, memproses, dan melaporkan transaksi dari perusahaan dan

untuk memelihara akuntabilitas terhadap aset yang terkait.

5. Monitoring

Aktivitas pengawasan merupakan penilaian manajemen secara

periodik mengenai pengendalian internal perusahaan untuk menentukan

apakah masih berfungsi secara efektif atau perlu diadakan peningkatan dan

perbaikan. Informasi yang dinilai dalam pengawasan bisa berasal dari

berbagai sumber, termasuk pemahaman terhadap pengendalian internal

yang ada, laporan auditor internal, laporan oleh regulator seperti laporan

bank, umpan balik dari bagian operasi dan pengaduan dari konsumen.

2.3 Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Sistem adalah kesatuan dari bagian-bagian yang berfungsi bersama untuk

mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah sesuatu yang memiliki arti dan

berguna bagi yang memerlukannya. Akuntansi adalah proses pengumpulan dan

pencatatan data untuk kemudian dilaporkan kepada pihak-pihak berkepentingan

terhadap perusahaan mengenai aktivitas ekonomi. Menurut Romney dan Steinbart

(2012), Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang berfungsi untuk

mengumpulkan, mencatat, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan

informasi yang berguna ketika proses pengambilan keputusan. Wilkinson, et al.

(2000), mengatakan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah struktur

yang disatukan dalam sebuah kesatuan, seperti perusahaan yang mempekerjakan

sumber daya fisik dan komponen lainnya, untuk mengubah data-data ekonomi

menjadi informasi akuntansi dengan tujuan memenuhi kebutuhan informasi

penggunanya. Sementara Bodnar dan Hopwood (2001) mendefinisikan Sistem

Informasi Akuntansi sebagai kumpulan sumber data seperti manusia dan peralatan

yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi dan informasi ini


12


dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan. Kieso, Weygandt dan

Warfield (2011) mengatakan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem

pengumpulan dan pemrosesan data-data transaksi serta penyebaran informasi

keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Faktor-faktor yang membentuk

sistem ini adalah lingkungan bisnis, jenis transaksi yang dilakukan, ukuran besar

kecilnya perusahaan, volume data yang harus diproses, serta tingkat kebutuhan

informasi yang diinginkan pihak manajemen dan pihak lain.

2.4 Definisi dan Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

Menurut Romney dan Steinbart (2012), siklus pengeluaran adalah suatu

bentuk aktivitas bisnis dan data proses operasi yang berulang yang berhubungan

dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus ini

adalah untuk meminimalisasi total biaya yang dikeluarkan serta mengatur

persediaan, supplies, dan jasa-jasa yang dibutuhkan organisasi.

Secara keseluruhan, siklus pengeluaran dapat dilihat pada gambar 2.2

berikut ini :


13


Gambar 2.2 Data Flow Diagram Siklus Pengeluaran

Sumber : Romney dan Steinbart (2012)

Menurut Romney dan Steinbart (2012), terdapat empat aktivitas bisnis

utama yang dilakukan dalam siklus pengeluaran, yaitu :

2.4.1 Ordering Materials, Supplies, and Services

Tahap pertama dalam siklus pengeluaran adalah proses pemesanan

material, supplies dan jasa. Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian

dalam tahap ini adalah memastikan bahwa seluruh pembelian telah diotorisasi

pada waktu yang dibutuhkan secara tepat waktu dan dihitung berdasarkan

Economic Order Quantity (EOQ).

Pada tahap ini, yang pertama kali harus dilakukan adalah mengidentifikasi

apa, kapan, dan berapa jumlah barang yang akan dibeli. Pendekatan tradisional


14


untuk mengendalikan persediaan bertujuan untuk menjaga persediaan agar proses

produksi dapat berlanjut tanpa adanya gangguan bahkan ketika jumlah persediaan

lebih banyak dari yang diekspetasi ataupun jika supplier telat dalam melakukan

pengiriman. Pendekatan ini disebut pendekatan Economic Order Quantity (EOQ)

yang digunakan untuk menghitung berapa jumlah barang yang akan dipesan dan

reorder point akan menunjukkan secara spesifik kapan harus melakukan

pemesanan. Kebutuhan untuk melakukan pembelian bisa berasal dari siklus

produksi, bagian persediaan ataupun departemen lainnya. Kebutuhan untuk

membeli barang akan menghasilkan dibuatnya Purchase Request yang diotorisasi

dan disetujui sesuai dengan level otorisasi yang ada.

Setelah Purchase Request disetujui, maka selanjutnya dilakukan

identifikasi dari supplier mana barang atau jasa dipesan. Terdapat beberapa faktor

penting dalam memilih supplier, yaitu harga, kualitas material dan ketergantungan

dalam melakukan pesanan. Ketika suatu supplier sudah dipilih, maka identitas

dari supplier tersebut harus tercatat di dalam supplier master file untuk mencegah

pengulangan kembali terhadap proses pemilihan supplier ketika akan melakukan

pemesanan yang sama. Daftar alternatif supplier yang potensial juga harus

dipelihara karena mungkin saja terjadi supplier utama kehabisan persediaan

barang untuk menyediakan barang yang dibutuhkan perusahaan. Setelah

melakukan pemilihan supplier, maka dibuatlah Purchase Order yang akan

ditujukan kepada supplier serta copy dari Purchase Order akan dikirimkan kepada

divisi pembeli.

Dokumen terkait pada tahap ini menurut Wilkinson, et al. (2000) adalah

sebagai berikut :

• Purchase Requisition (PR)

Merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian barang.

Dokumen ini dibuat oleh pengguna dan diotorisasi oleh manajer terkait.

Dalam Purchase Requisition dapat diketahui barang atau jasa yang

diinginkan, spesifikasi barang atau jasa terkait, kuantitas yang diinginkan,

harga per unit, dan lainnya.


15


• Purchase Order (PO)

Merupakan dokumen yang disiapkan oleh bagian pembelian untuk

melakukan pembelian barang atau jasa yang akan ditujukan kepada

supplier.

• New Supplier Form

Merupakan formulir yang digunakan untuk menyeleksi pemasok baru.

Dokumen ini menunjukkan data-data pemasok, seperti : harga yang

ditawarkan, jenis-jenis barang atau jasa yang ditawarkan, pengalaman

pemasok, kebijakan kredit, dan refrensi-refrensi lainnya.

• Request for Proposal

Dokumen ini digunakan dalam prosedur penawaran kompetitif dalam

memilih pemasok. Dalam Request for Proposal ini dapat dilihat barang

atau jasa yang dibutuhkan, serta harga dan kebijakan-kebijakan yang

komparatif, seperti jangka waktu pembayaran.

2.4.2 Receiving and Storing Goods

Penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan merupakan tahap

kedua dari siklus pengeluaran. Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan

pengendalian pada tahap ini adalah memastikan seluruh barang yang diterima

telah diverifikasi sehingga jumlah barang sesuai dengan yang dipesan dan dalam

kondisi yang baik untuk pengadaan barang serta memastikan seluruh jasa

diotorisasi sebelum dilaksanakan dan diawasi sehingga pelaksanaannya benar-

benar dilakukan untuk pengadaan jasa.

Bagian gudang akan menerima barang dari supplier beserta packing slip

dan invoice. Setelah menerima barang, bagian gudang akan melakukan inspeksi

barang untuk menyesuaikannya dengan Purchase Order. Setelah dilakukan

inspeksi, bagian gudang harus membuat Receiving Report. Receiving Report yang

terbentuk akan dikirimkan ke bagian penyimpanan persediaan di gudang dan

bagian akuntansi. Seandainya terjadi kasus barang yang rusak, maka disiapkanlah

dokumen Debit Memo oleh bagian akuntansi untuk mencatat penyesuaian apakah


16


barang dikembalikan atau terjadi pengurangan harga terhadap barang yang

dipesan.


sebagai berikut :

• Receiving Report (RR)

Merupakan dokumen yang menunjukkan bahwa barang yang dipesan oleh

perusahaan sudah dikirimkan oleh supplier dan sudah diterima oleh pihak

gudang.

• Invoice

Merupakan sejumlah tagihan yang diberikan oleh supplier atas pembelian

yang dilakukan. Dalam invoice ini terdapat jumlah yang seharusnya

dibayarkan oleh perusahaan kepada supplier, biaya barang yang

disesuaikan dengan pajak terkait, seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

atau Pajak Penghasilan Pasal 23 (PPh 23), nomor rekening kemana

pembayaran harus dikirimkan, serta informasi lainnya.

• Debit Memorandum

Merupakan suatu surat yang dikeluarkan perusahaan apabila akan

melakukan pengembalian barang kepada pemasok yang disebabkan barang

rusak, cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.

• Packing Slip

Merupakan dokumen tanda bukti pengiriman barang yang memuat nama

dan jenis barang yang dibeli beserta kuantitasnya. Packing Slip diotorisasi

oleh supplier dan bagian penerimaan barang di gudang.

2.4.3 Approving Supplier Invoices

Tahap ketiga dalam siklus pengeluaran adalan menyetujui tagihan supplier

untuk proses pembayaran. Menurut Wilkinson, et al. (2000), terdapat lima tujuan

pengendalian pada tahap ini, yaitu :

• Seluruh tagihan supplier diverifikasi secara tepat waktu dan disesuaikan

dengan barang atau jasa yang diterima.

• Seluruh potongan pembelian yang tersedia diidentifikasi.


17


• Seluruh bentuk pengembalian barang dari pembelian diotorisasi dan

dicatat secara akurat berdasarkan jumlah aktual pengembalian barang.

• Seluruh transaksi pembelian secara kredit dan pengeluaran kas di-posting

ke akun supplier yang sesuai pada buku A/P.

• Seluruh pencatatan akuntansi dan persediaan telah diamankan.

Kewajiban untuk melakukan pembayaran terjadi saat barang diterima.

Bagian Akuntansi Hutang harus mengotorisasi pembayaran hanya pada barang

dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima sehingga bertanggung jawab

untuk menyesuaikan tagihan supplier dengan Purchase Order dan Receiving

Report yang sesuai.


sebagai berikut :

• Disbursement Voucher

Merupakan dokumen dalam sistem pembayaran yang mengakumulasi

pembayaran atau tagihan pemasok.

2.4.4 Cash Disbursement

Tahap terakhir dalam siklus pengeluaran adalah proses pembayaran.

Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian pada tahap ini adalah

memastikan seluruh pengeluaran kas dicatat secara akurat dan lengkap.

Proses pembayaran dilakukan oleh kasir dan kemudian akan dilaporkan

kepada treasurer. Pemisahan fungsi antara kasir yang bertanggung jawab

melakukan otorisasi pembayaran dengan bagian Akuntansi Hutang yang

melakukan pencatatan hutang merupakan suatu bentuk pengawasan. Pembayaran

akan dilakukan ketika bagian Akuntansi Hutang mengirimkan disbursement

voucher kepada kasir dan pembayaran akan dilakukan dengan menggunakan

disbursement check.


sebagai berikut :

• Disbursement Check

Merupakan cek yang digunakan perusahaan untuk melakukan pengeluaran

uang.


18


2.5 Risiko yang Mungkin Terjadi dan Prosedur Pengendalian pada Siklus

Pengeluaran

Dalam mencapai tujuan suatu siklus bisnis, perusahaan akan menghadapi

banyak risiko. Berikut ini akan dibahas risiko apa saja yang terjadi dalam siklus

pengeluaran serta bagaimana prosedur pengendalian yang sesuai untuk mengatasi

risiko tersebut menurut Romney dan Steinbart (2012). Pembahasan ini akan

melingkupi empat aktivitas bisnis yang telah dibahas sebelumnya. Secara ringkas,

risiko yang mungkin terjadi serta prosedur pengendaliannya dapat dilihat pada

lampiran 1.

2.5.1 Ordering Materials, Supplies and Services

Tujuan dari proses pembelian ini adalah untuk meminimalisasi biaya

berkaitan dengan mengatur persediaan yang mencukupi untuk semua proses

bisnis. Risiko yang mungkin terjadi dari tahap ini serta alternatif pengendalian

yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :

a. Pencatatan persediaan yang tidak akurat

Salah satu risiko yang dihadapai pada tahap ini adalah pencatatan

persediaan yang tidak akurat yang dapat mengakibatkan habisnya

persediaan yang selanjutnya mengakibatkan kehilangan penjualan. Metode

perpetual inventory dapat diterapkan untuk memastikan informasi tentang

jumlah persediaan yang terdapat di gudang. Untuk mengurangi kesalahan

pada saat memasukkan data persediaan pada metode perpetual inventory,

sebaiknya input data secara manual dihindari dan diganti dengan

menggunakan teknologi infomasi untuk memastikan keakuratan data.

Misalnya dengan menggunakan metode Bar-coding, namun masih

mungkin terjadi kesalahan karena jumlah kuantitas barang akan

dimasukkan ke sistem secara manual. Penggunaan teknologi Radio-

frequency Identification (RFID) akan lebih efisien dibandingkan dengan

metode Bar-coding karena RFID tidak memerlukan orang untuk memindai

bar code setiap produk kepada mesin pembaca. Meskipun demikian,

teknologi RFID memerlukan biaya lebih mahal dibandingkan dengan

metode Bar-coding dan tidak dapat diterapkan pada setiap jenis produk,


19


misalnya produk liquid. Perhitungan fisik secara periodik merupakan salah

satu pengendalian yang penting untuk membandingkan antara total

persediaan di gudang dengan pencatatan pada sistem.

b. Memesan barang-barang yang tidak dibutuhkan

Risiko yang selanjutnya adalah memesan barang-barang yang tidak

dibutuhkan yang dapat mengakibatkan tingginya biaya pembelian dan

kegagalan untuk mendapatkan diskon volume yang tersedia. Pencatatan

yang akurat pada metode perpetual inventory dapat memastikan validitas

dari permintaan pembelian yang secara otomatis dihasilkan oleh

pengendalian pada sistem. Permasalahan selanjutnya adalah kemungkinan

terjadinya pembelian barang yang sama namun dari divisi yang berbeda

sehingga fungsi yang tersentralisasi dalam proses pembelian perlu untuk

diterapkan. Selain itu, supervisor harus melakukan review dan menyetujui

setiap PR yang terbentuk.

c. Membeli barang pada saat harga tinggi

Risiko selanjutnya adalah membeli barang pada saat harga tinggi

dimana dapat menyebabkan total biaya menjadi semakin tinggi karena

biaya pembelian barang mendapat porsi paling besar dari total biaya

produksi manufaktur. Oleh karena itu, perusahaan berusaha untuk

mengamankan harga terbaik terhadap barang-barang yang dibeli. Adanya

daftar harga untuk barang yang sering dibeli yang disimpan di dalam

sistem dan dikonsultasikan ketika akan membuat pesanan merupakan

sebuah pengendalian agar perusahaan tidak membayar terlalu banyak

untuk suatu barang yang dibeli. Untuk barang khusus dengan biaya yang

tinggi dapat dilakukan competitive bidding dimana penawaran tertulis dari

supplier harus diminta oleh perusahaan. Pengendalian anggaran juga

sangat membantu dalam mengendalikan beban pembelian. Pembelian

harus dibebankan kepada akun divisi pembeli yang bertanggung jawab

menyetujui permintaan pembelian. Selain itu, pengendalian anggaran juga

dapat dilakukan dengan membandingkan biaya aktual dengan anggaran,

jika terdapat deviasi yang cukup signifikan, maka harus diambil tindakan

investigasi (Management by Exception).


20


d. Membeli barang dengan kualitas rendah

Dalam upaya untuk mendapatkan harga paling rendah, risiko yang

mungkin terjadi adalah membeli barang dengan kualitas rendah. Hal

tersebut dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan produksi dan

menimbulkan total biaya yang tinggi. Perusahaan harus mencari tahu

supplier mana yang menyediakan barang dengan kualitas terbaik dengan

harga yang kompetitif dengan melakukan pemeriksaan dan pemantauan

kualitas produk dari supplier. Pengendalian lainnya adalah membuat daftar

supplier yang telah disetujui dan diyakini memberikan barang dengan

kualitas terbaik. Setiap pembelian kepada supplier yang baru harus

dilakukan review dan diberikan persetujuan oleh supervisor.

e. Supplier yang tidak dapat diandalkan

Risiko selanjutnya adalah supplier yang tidak dapat diandalkan

sehingga juga dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan produksi dan

menimbulkan total biaya yang tinggi. Memilih supplier yang memiliki

sertifikasi mutu, misalnya ISO 9000, merupakan salah satu bentuk

pengendalian yang dapat dilakukan. Namun, sistem informasi akuntansi

juga harus dirancang untuk dapat melihat dan melacak informasi tentang

kinerja supplier. Misalnya sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

dikonfigurasikan untuk dapat menghasilkan laporan secara otomatis

mengenai PO yang belum dikirimkan dalam jangka waktu yang sudah

dijanjikan.

f. Membeli dari supplier yang tidak terotorisasi

Risiko membeli dari supplier yang tidak terotorisasi dapat

menimbulkan banyak masalah. Barang yang dibeli dari supplier tersebut

memiliki kemungkinan berkualitas rendah atau memiliki harga yang

tinggi. Selain itu, risiko ini juga dapat menimbulkan masalah hukum,

apabila melakukan transaksi bisnis terhadap supplier illegal. Oleh karena

itu, semua PO harus di-review untuk memastikan pembelian hanya

dilakukan kepada supplier yang telah disetujui. Pemeliharaan daftar

supplier yang sudah disetujui penting untuk dilakukan dan sistem harus

dikonfigurasi agar pembelian hanya dapat dilakukan kepada supplier yang


21


disetujui. Penggunaan pengendalian spesifik dari Electronic Data

Interchange (EDI), seperti penggunaan user IDs, password, dapat

membatasi otorisasi personal agar hanya dapat mengakses hal-hal yang

memang tanggung jawabnya.

g. Kickbacks

Kickbacks adalah hadiah atau bingkisan yang diberikan supplier ke

agen-agen pembelian untuk mempengaruhi pemilihan pada supplier mana

barang akan dibeli. Risiko ini dapat mengakibatkan munculnya

subjektivitas bagian pembelian dalam memilih supplier mana saja yang

akan menyalurkan barang kebutuhan perusahaan. Untuk kickback yang

memiliki pengertian ekonomi, supplier harus menemukan beberapa cara

untuk memulihkan uang yang dihabiskan untuk suap kepada pembeli. Hal

ini biasanya dilakukan dengan menggelembungkan harga pembelian

selanjutnya atau mengganti barang pembelian dengan yang berkualitas

rendah. Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan harus melarang

bagian pembelian menerima hadiah dari supplier sehingga perlu

diadakannya pelatihan terhadap karyawan dalam hal ini, melakukan rotasi

pekerjaan dan mewajibkan karyawan untuk mengambil liburan sejenak.

2.5.2 Receiving and Storing Goods

Tujuan dari fungsi ini adalah melakukan verifikasi penerimaan pesanan

persediaan dan mengamankan persediaan terhadap kehilangan atau pencurian.

Risiko yang mungkin timbul dari tahap ini serta alternatif pengendalian yang

dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :

a. Menerima barang yang tidak dipesan

Risiko menerima barang yang tidak dipesan dapat menimbulkan

penambahan biaya ketika harus membongkar barang yang dikirimkan,

menyimpan dan mengirimkan kembali barang tersebut. Pengendalian

paling baik untuk mengurangi risiko tersebut adalah memerintahkan

bagian penerimaan barang untuk menerima barang yang dilengkapi

dengan salinan PO yang telah disetujui sehingga bagian penerimaan

barang membutuhkan akses kepada PO yang outstanding.


22


b. Kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.

Melakukan kesalahan dalam menghitung barang yang diterima

dapat mempengaruhi akurasi pencatatan dengan metode perpetual

inventory sehingga harus dipastikan bahwa perusahaan hanya membayar

untuk barang yang benar-benar telah diterima. Sebagai salah satu

pengendalian yang dapat dilakukan adalah tidak memberi tahu bagian

penerimaan jumlah barang yang dipesan. Oleh karena itu, perusahaan

harus mengkomunikasi dengan jelas kepada bagian penerimaan barang

akan pentingnya perhitunggan penerimaan barang secara hati-hati dan

akurat. Selain itu, perusahaan harus meminta karyawan bagian penerimaan

untuk menandatangani Receiving Receipt. Beberapa perusahaan

memberikan insentif kepada karyawan yang menemukan perbedaan

kuantitas antara packing slip dengan jumlah barang aktual berdasarkan

hasil perhitungan fisik. Penggunaan metode Bar-code atau RFID juga

dapat meminimalisasi risiko dalam menghitung barang yang diterima.

c. Verifikasi penerimaan jasa

Perbedaan prosedur dibutuhkan dalam mengendalikan pembelian

jasa. Tantangan utama dalam hal ini adalah memastikan bahwa pengadaan

jasa benar-benar telah dilakukan dan hal ini memang sulit untuk

dipastikan. Salah satu pengendaliannya adalah menunjuk seorang

supervisor yang bertanggung jawab terhadap semua biaya yang

dibebankan kepada departemen terkait. Supervisor diperlukan untuk

mengakui penerimaan jasa dan biaya terkait kemudian akan di bebankan

ke akun dimana dia bertanggung jawab. Selain itu, penting untuk

dilakukannya perbandingan biaya aktual dengan anggaran secara rutin

untuk menginvestigasi apabila terjadi perbedaan biaya.

d. Pencurian barang persediaan

Risiko pencurian barang persediaan dapat mengakibatkan

hilangnya persediaan yang dapat merugikan perusahaan. Untuk mengatasi

risiko ini dapat dilakukan beberapa prosedur pengendalian. Pertama,

persediaan harus disimpan pada lokasi yang aman dengan akses yang

terbatas. Kedua, seluruh pemindahan persediaan harus didokumentasikan


23


sehingga bagian penerimaan dan bagian penyimpanan mengetahui akan

adanya pemindahan persediaan. Pendokumentasian tersebut juga harus

dilakukan ketika ingin melakukan pemindahan barang persediaan dari

bagian penyimpanan kepada bagian produksi. Ketiga, penting untuk

dilakukannya perhitungan fisik persediaan yang dimiliki dan

membandingkannya dengan pencatatan persediaan secara periodik.

Terakhir, perlunya pemisahan tanggung jawab antara bagian penerimaan

dan penyimpanan persediaan.

2.5.3 Approving Supplier Invoices

Tujuan tahap ini adalah memastikan perusahaan membayar hanya pada

barang dan jasa yang dipesan dan diterima. Risiko yang mungkin timbul dari

tahap ini serta alternatif pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasinya

adalah sebagai berikut :

a. Gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier

Risiko gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier dapat

terjadi karena adanya perbedaan antara kuota dengan harga yang

dibebankan atau terjadinya salah hitung terhadap jumlah tagihan. Untuk

menghindari hal tersebut, maka penting untuk dilakukannya pengecekan

keakuratan tagihan supplier serta harga dan kuantitas barang pada tagihan

harus dibandingkan dengan Purchase Order dan Receiving Receipt yang

sesuai.

b. Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang

Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang dapat

mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam pelaporan keuangan dan

kinerja perusahaan yang selanjutnya dapat mengakibatkan kesalahan

dalam pengambilan keputusan. Pengendalian data entry dan pemrosesan

data sangat dibutuhkan untuk mencegah risiko ini. Pengendalian lain yang

dapat dilakukan adalah membandingkan saldo akun supplier sebelum dan

sesudah cek diproses dengan tagihan yang sedang diproses serta saldo

akun supplier dibandingkan secara periodik dengan jumlah akun hutang di

buku besar.


24


2.5.4 Cash Disbursement

Tujuan pada tahap ini adalah organisasi harus mengamankan kas

perusahaan. Risiko yang mungkin timbul dari tahap ini serta alternatif

pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :

a. Membayar untuk barang yang tidak diterima

Risiko ini dapat mengakibatkan terjadinya pengurangan kas secara

sia-sia atau terjadinya kesalahan perhitungan persediaan. Pengendalian

yang paling baik untuk mencegah hal tersebut adalah membandingkan

kuantitas barang pada tagihan supplier dengan kuantitas yang dimasukkan

pada sistem oleh bagian persediaan yang menerima pemindahan barang

persediaan dari bagian penerimaan. Beberapa perusahaan mengharuskan

bagian persediaan untuk melakukan verifikasi terhadap Receiving Receipt

sebelum dokumen tersebut digunakan sebagai dokumen pendukung

pembayaran tagihan supplier. Melakukan verifikasi terhadap pengadaan

jasa akan lebih sulit dilakukan apabila hanya dilakukan berdasarkan

tagihan supplier. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan bergantung

pada pengendalian anggaran dan melakukan review secara akurat terhadap

beban-beban dari setiap departemen untuk menunjukkan potensi

kecurangan yang perlu diinvestigasi lebih lanjut.

b. Gagal dalam mengambil diskon pembelian

Risiko ini dapat mengakibatkan perusahaan harus mengeluarkan

uang lebih banyak untuk mendapatkan barang dalam jumlah besar. Salah

satu pengendalian yang dapat dilakukan adalah pengajuan tagihan dengan

tanggal jatuh tempo untuk mendapat diskon. Tagihan yang telah disetujui

harus dilengkapi dengan tanggal jatuh tempo dan sistem harus dirancang

untuk dapat melacak tagihan yang telah jatuh tempo dan dapat mencetak

daftar semua tagihan yang outstanding secara periodik. Anggaran arus kas

yang menunjukkan arus kas masuk yang diekpetasi dan komitmen yang

masih outstanding juga dapat membantu perusahaan membuat

perencanaan dalam memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia.


25


c. Membayar tagihan yang sama dua kali

Risiko ini dapat mempengaruhi kebutuhan arus kas dan terjadi

pencatatan keuangan yang tidak sesuai. Hal ini terjadi dengan berbagai

cara, misalnya terdapat duplikat invoice yang dikirim setelah cek

perusahaan dikirimkan ke supplier. Pengendalian yang dapat dilakukan

adalah memastikan bahwa tagihan yang akan dibayar adalah hanya tagihan

yang dilengkapi dengan invoice asli dan dokumen pendukung lainnya

seperti Purchase Order dan Receiving Receipt serta membatalkan semua

dokumen pendukung saat pembayaran telah dilakukan.

d. Pencurian kas

Kas merupakan asset paling likuid yang sangat mudah untuk

disalahgunakan. Pencurian kas dapat mengakibatkan kerugian perusahaan.

Pengendalian yang dapat dilakukan adalah terdapatnya pemisahan

tanggung jawab antara bagian yang melakukan verifikasi tagihan dengan

bagian yang melakukan pembayaran. Selain itu penting untuk

dilakukannya pembatasan akses ke kas dan cek kosong serta

penandatanganan cek oleh dua otorisasi untuk jumlah yang lebih banyak.

Pengendalian lainnya adalah seseorang yang independen dari prosedur

pembayaran melakukan rekonsiliasi dengan akun bank. Pengendalian ini

menyediakan pengecekan akurat secara independen dan mencegah

seseorang dari penggelapan kas dan kemudian menyembunyikan

pencurian dengan menyesuaikan bank statement. Akses terhadap supplier

master file harus dibatasi dan setiap perubahan yang terjadi pada supplier

master file harus di-review secara akurat dan harus terdapat persetujuan

atas perubahan tersebut. Hal penting lainnya yang perlu dilakukan adalah

membatasi kemampuan sistem yang dapat membuat supplier dan

memproses tagihan kepada supplier tersebut dalam satu waktu sehingga

karyawan tidak bisa membuat supplier baru dan langsung menerbitkan cek

untuk supplier tersebut.

e. Penyalahgunaan cek

Penyalahgunaan cek dapat mengakibatkan pengeluaran cek untuk

supplier fiktif. Pengendalian yang perlu dilakukan adalah melindungi


26


mesin pencetak cek dan membatasi akses kepadanya serta menggunakan

tinta khusus pada saat mencetak cek. Melakukan rekonsiliasi bank

merupakan pengendalian paling penting untuk mendeteksi penipuan cek.

f. Permasalahan arus kas

Penting untuk dilakukannya perencanaan dan pengawasan

pengeluaran untuk mencegah permasalahan arus kas. Permasalahan arus

kas dapat mengakibatkan tingginya arus kas keluar dibandingkan dengan

arus kas masuk perusahaan. Oleh karena itu, anggaran arus kas merupakan

pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko ini. Anggaran arus kas

menunjukkan arus kas masuk yang diekpetasi dan komitmen yang masih

outstanding untuk membantu perusahaan membuat perencanaan dalam

melakukan pembayaran supplier.



Bab 3

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Profil Umum KAP Aryanto, Amir Jusuf, dan Mawar & Saptoto (RSM

AAJ)

RSM AAJ didirikan oleh Amir Abadi Jusuf pada tahun 1985. Kantor pusat

RSM AAJ bertempat di Gedung Plaza ABDA lantai 10-11, Jl. Jenderal Sudirman

kav.59 Jakarta. RSM AAJ memiliki kantor cabang yang terletak di kota Surabaya.

RSM AAJ telah beberapa kali mengalami pergantian nama, saat ini nama resmi

sesuai dengan izin usaha dari menteri keuangan adalah KAP Aryanto, Amir Jusuf,

Mawar, dan Saptoto.

RSM AAJ adalah anggota dari RSM internasional, salah satu dari jaringan

independent accounting and consulting firms terbesar di dunia, yang memiliki

lebih dari 25.000 tenaga profesional dari 662 kantor yang berada di lebih dari 64

negara di dunia. Afiliasi Kantor Akuntan Publik (KAP) Aryanto, Amir Jusuf, dan

Mawar & Saptoto dengan RSM membuat KAP ini secara tidak langsung

meningkatkan kualitas serta kinerja KAP dalam kaitannya dengan jasa yang

diberikan kepada klien.

Lebih dari 20 tahun RSM AAJ beroperasi dan melayani klien dalam

berbagai lini jasa bisnis dan keuangan. RSM AAJ menyediakan banyak jenis jasa

yang dapat membantu proses bisnis perusahaan. Jasa yang disediakan oleh RSM

AAJ antara lain adalah sebagai berikut:

a. Jasa Akuntansi dan Administrasi

Jasa ini mencakup jasa pembukuan dan penyusunan laporan keuangan baik

interim maupun tahunan, jasa analisa laporan keuangan, dan juga jasa

administrasi gaji.

b. Tax Advisory Service

Jasa ini mencakup jasa konsultasi perpajakan serta kepatuhan terhadap

peraturan perpajakan.


28

Univeritas Indonesia

c. Business Establishment & Corporate Secretarial Services

Jasa ini mencakup konsultasi bagi pihak yang ingin mendirikan bisnis di

Indonesia serta kepatuhan perusahaan terhadap peraturan-peraturan yang

berlaku di Indonesia.

d. Audit & Assurance Service

Jasa ini mencakup audit umum atas laporan keuangan, audit umum atas

laporan keuangan, audit dengan tujuan khusus, review and compliance, jasa

atestasi serta due diligence.

e. Transaction Support & Capital Market Services

Jasa ini mencakup jasa solusi bisnis, pre-IPO advisory, valuation capital

market, dan jasa lainnya.

f. Risk & Internal Audit Advisory Services

Jasa ini mencakup jasa konsultasi corporate governance, internal auditor

outsourcing, Internal Control & Sarbanes-Oxley Advisory, risk management

advisory, information tchnology assurance advisory, serta pengembangan

sistem dan prosedur.

g. International Financial Reporting Standards (IFRS) Services

Jasa ini mencakup jasa konversi IFRS, due diligence in an IFRS environment,

audit laporan keuangan berstandar IFRS, serta pelatihan IFRS.

Core bussines RSM AAJ adalah jasa audit, karena mayoritas klien RSM

AAJ yang bekerjasama dengannya menggunakan jasa audit and assurance. Daftar

klien RSM AAJ meliputi klien domestik dan internasional dalam pembiayaan

sektor manufaktur, industri jasa, perusahaan milik negara, dan organisasi

organisasi non-profit.

3.2 Profil Umum Perusahaan Klien (PT ABC)

PT ABC merupakan salah satu perusahaan penghasil semen terkemuka di

Indonesia yang didirikan pada tanggal 18 Maret 1910 yang merupakan pabrik

semen pertama di Indonesia. PT ABC mulai berproduksi dengan kapasitas 22.900

ton per tahun dan pernah mencapai produksi sebesar 170.000 ton pada tahun 1939

yang merupakan produksi tertinggi pada waktu itu. Berdasarkan Surat Menteri

Keuangan Republik Indonesia, Pemerintah melakukan konsolidasi atas tiga Pabrik


29


semen milik Pemerintah yaitu PT ABC, PT DEF dan PT GHI, yang terealisir pada

tanggal 15 September 1995, sehingga saat ini PT ABC berada dibawah PT GHI

Tbk. (GHI Group).

3.2.1 Profil Produk PT ABC

PT ABC menghasilkan beberapa jenis produk semen unggulan di masing-

masing kelas dan spesifikasinya, antara lain:

• Semen Portland Type I

Dipakai untuk keperluan konstruksi umum yang tidak memakai persyaratan

khusus terhadap panas hidrasi dan kekuatan tekan awal.

• Semen Portland Type II

Dipakai untuk konstruksi bangunan dari beton massa yang memerlukan

ketahanan sulfat dan panas hidrasi sedang, misalnya bangunan dipinggir laut,

bangunan dibekas tanah rawa, dan saluran irigasi.

• Semen Portland Type III

Dipakai untuk konstruksi bangunan yang memerlukan kekuatan tekan awal

tinggi pada fase permulaan setelah pengikatan terjadi, misalnya untuk

pembuatan jalan beton, dan bangunan-bangunan tingkat tinggi.

• Semen Portland Type V

Dipakai untuk konstruksi bangunan-bangunan pada tanah/air yang

mengandung sulfat melebihi 0,20 % dan sangat cocok untuk instalasi

pengolahan limbah pabrik, konstruksi dalam air, jembatan, terowongan,

pelabuhan, dan pembangkit tenaga nuklir.

• Super Masonry Cement

Semen ini dapat digunakan untuk konstruksi perumahan gedung, jalan dan

irigasi. Dapat juga digunakan untuk bahan baku pembuatan genteng beton,

hollow brick, paving block, tegel dan bahan bangunan lainnya.

• Oil Well Cement (OWC), Class G-HSR (High Sulfate Resistance)

Merupakan semen khusus yang digunakan untuk pembuatan sumur minyak

bumi dan gas alam dengan konstruksi sumur minyak bawah permukaan laut

dan bumi.


30


• Portland Composite Cement (PCC)

Semen ini memenuhi persyaratan mutu Portland Composite Cement SNI 15-

7064-2004. Dapat digunakan secara luas untuk konstruksi umum pada semua

beton.

• Super "Portland Pozzolan Cement" (PPC)

Semen yang memenuhi persyaratan mutu semen Portland Pozzoland SNI 15-

0302-2004 dan ASTM C 595 M-05 s. Dapat digunakan secara luas seperti :

1. Konstruksi beton massa (bendungan, dam dan irigasi)

2. Konstruksi beton yang memerlukan ketahanan terhadap serangan sulfat

(bangunan tepi pantai, tanah rawa).

3. Bangunan/instalasi yang memerlukan kekedapan yang lebih tinggi.

4. Pekerjaan pasangan dan plesteran.

3.2.2 Proses Bisnis PT ABC

PT ABC merupakan salah satu perusahaan produsen semen terkemuka di

Indonesia dan merupakan sebuah perusahaan dengan kepemilikan 99,99%

dimiliki oleh PT GHI Tbk (GHI Group), serta 0,01% dimiliki oleh koperasi

karyawan PT ABC. Adapun GHI Group merupakan sebuah BUMN, dengan

51,01% saham dimiliki oleh Negara Republik Indonesia, 24,90% saham oleh

MNO Pte Ltd., serta 24,09% sisanya dibawah kepemilikan publik.

Berdasarkan laporan dalam laporan tahunan perusahaan, GHI Group

secara kolektif merupakan salah satu market leader dalam pasar produk semen di

Indonesia, dengan kapasitas terpasang riil sebesar 19 juta ton semen pertahun

(dimana 5,9 juta ton diantaranya dipasok oleh PT ABC), serta memiliki

penguasaan sekitar 45% pangsa pasar semen domestik. Selain penjualan di dalam

negeri, Perseroan juga mengekspor ke beberapa negara, antara lain: Timor Leste,

Sri Lanka, Maladewa dan Bangladesh.

Berdasarkan laporan operasi perusahaan, proses utama di pabrik semen

terdiri dari tiga tahapan proses, antara lain:


31


1. Proses produksi campuran bahan baku

Proses produksi campuran bahan baku memerlukan mill tegak atau mill

jenis tabung sebagai mesin utama untuk grinding dan pengeringan. Bahan

baku yang dimasukkan terdiri dari batu kapur, batu silika, tanah liat, slag

(kerak) tembaga dengan komposisinya masing‐masing dan produknya

adalah campuran bahan baku. Energi listrik digunakan untuk grinding dan

gas panas (gas buang kiln) digunakan untuk proses pengeringan. Proses ini

menghasilkan debu yang ditampung dengan electrostatic precipitator.

2. Produksi klinker

Alat utama untuk produksi klinker adalah kiln. Proses terdiri dari kalsinasi,

pembentukan klinker pada temperatur 1400 derajat Celsius dan

pendinginan. Bahan yang dimasukkan adalah campuran bahan baku dan

batu bara sebagai bahan bakar. Proses ini mengeluarkan debu klinker yang

ditampung dalam electrostatic precipitators dan udara panas dibuang.

3. Produksi semen

Alat utama untuk produksi semen adalah mill bentuk tabung untuk

menghaluskan klinker dan gypsum. Sistem ini menggunakan listrik untuk

menjalankan alat. Proses ini mengeluarkan debu semen yang ditampung

oleh electrostatic precipitators. Perusahaan dalam kegiatan operasionalnya

utama menghasilkan dua macam produk, semen dan klinker. Semen

merupakan produk utama yang dihasilkan oleh PT ABC berupa campuran

semua bahan baku yang telah dihaluskan hingga berwujud bubuk halus

serta dijual dalam satuan zak. Adapun klinker adalah produk campuran

bahan baku yang telah setengah diproses, namun belum dihaluskan lebih

jauh dan sehingga masih berwujud seperti gumpalan/batuan semen, dan

dijual oleh perusahaan dalam partai besar kepada pembelinya.

Sebagai perusahaan dengan skala besar serta siklus bisnis yang rumit, PT

ABC membutuhkan sebuah sistem yang handal untuk menunjang serta

mengintegrasikan semua siklus kegiatannya. Oleh karena itu, perusahaan

menggunakan SAP sebagai sistem ERP (Enterprise Resource Planning) yang


32


menangani semua siklus perusahaan, termasuk untuk sistem pencatatan

akuntansinya.

3.2.3 Struktur Organisasi PT ABC

PT ABC memiliki struktur organisasi yang dapat dijabarkan secara

komprehensif seperti pada gambar 3.1 berikut ini :

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT ABC

Sumber : PT ABC (telah diolah kembali)

Berdasarkan struktur organisasi di atas, kita dapat melihat beberapa

departemen pada PT ABC yang memiliki fungsi terkait dalam proses bisnis yang

dilakukan oleh PT ABC. Setiap departemen membawahi beberapa biro,

sedangkan setiap biro dapat membawahi beberapa bidang. Departemen produksi

PT ABC terbagi atas beberapa departemen berdasarkan jenis hasil produksi dari

masing-masing departemen produksi. Dalam proses pemesanan penjualan, PT

ABC memiliki tiga departemen terkait, yaitu :


33


• Departemen Perencanaan dan Pengembangan Pemasaran : berfungsi untuk

melakukan proses perencanaan dan evaluasi pemasaran.

• Departemen Penjualan : berfungsi untuk melakukan eksekusi penjualan

termasuk menentukan daerah penjualan dan melakukan pengawasan terhadap

proses penjualan.

• Departemen Distribusi dan Transportasi : berfungsi untuk melakukan produksi

kantong semen, melakukan proses pengantongan semen dan melakukan

distribusi penjualan.

Sedangkan departemen terkait dalam siklus pengeluaran adalah sebagai

berikut :

• Departemen Perbekalan : berfungsi untuk melakukan perencanaan pembelian

barang persediaan, melakukan proses pengadaan barang atau jasa, mengelola

persediaan perusahaan serta mengelola data supplier.

• Departemen Perbendaharaan : berfungsi untuk melakukan verifikasi dokumen

penagihan hutang dan melakukan proses pembayaran.

• Departmen Akuntansi : berfungsi untuk melakukan proses pencatatan hutang

kepada supplier.

Gambar 3.2 : Fungsi Terkait Siklus Pengeluaran


34



Berikut ini penulis akan menjelaskan fungsi terkait dengan siklus

pengeluaran di PT ABC berikut dengan tanggung jawabnya masing-masing.

a. Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan :

− Melakukan analisa mengenai ketersediaan persediaan dengan

menggunakan analisa Material Requirements Planning (MRP)

Controller,

− Melakukan evaluasi dan verifikasi terhadap jumlah barang persediaan

yang akan dibeli,

− Membuat PR untuk barang persediaan dan memastikan PR telah

disetujui sesuai level otorisasi sebelum diajukan ke bagian pengadaan

barang,

− Melakukan seleksi terhadap supplier baru,

− Menjaga dan memelihara supplier master file, dan

− Melakukan evaluasi kinerja supplier.

b. Biro Pengadaan Barang dan Biro Pengadaan Jasa

− Melakukan pemilihan supplier melalui proses tender dengan

memberikan penawaran kepada supplier untuk mendapatkan

barang/jasa dengan harga dan kualitas terbaik,

− Membuat perjanjian atau kontrak dengan supplier,


35


− Membuat PO dan memastikan PO telah disetujui sesuai dengan level

otorisasi sebelum PO dikirim kepada supplier,

− Melakukan komunikasi dengan supplier, misalnya untuk memastikan

barang telah dikirim, dan

− Membuat Services Acceptance untuk pengadaan jasa (khusus

dilakukan oleh Biro Pengadaan Jasa).

c. Bidang Penerimaan Barang (berada pada Biro Pengelolaan Persediaan)

− Menerima barang yang sudah dikirim oleh supplier dan memeriksa

kelengkapan dokumen pendukung yang menyertainya, seperti : surat

pengantar barang; packing slip; bill of landing; dan dokumen

pendukung lainnya,

− Melakukan inspeksi terhadap barang yang dikirim oleh supplier,

− Membuat good receipt dan memastikannya telah disetujui oleh pihak-

pihak berwenang,

− Membuat transfer slip untuk proses penyimpanan barang, dan

− Mengirimkan barang non-persediaan kepada user.

d. Bidang Penyimpanan Barang (berada pada Biro Pengelolaan Persediaan)

− Melakukan proses penyimpanan barang persediaan di gudang, dan

− Melakukan pencatatan penyimpanan barang persedian pada sistem

SAP modul MM.

e. Bidang Administrasi Perbendaharaan

− Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen dan akurasi terhadap

dokumen penagihan hutang seperti : PO; invoice; faktur pajak;

receiving report; dan dokumen pendukung lainnya.

f. Bidang Pajak dan Asuransi

− Melakukan verifikasi akurasi terhadap faktur pajak supplier, dan

− Mengarsipkan faktur pajak supplier.

g. Bidang Akuntansi Hutang

− Melakukan verifikasi kelengkapan dokumen dan akurasi terhadap

dokumen penagihan hutang seperti : PO; invoice; faktur pajak;

receiving report; dan dokumen pendukung lainnya,

− Melakukan invoice entry pada sistem SAP,


36


− Melakukan verifikasi kelengkapan dan akurasi terhadap pencatatan

invoice pada sistem SAP dengan dokumen penagihan hutang,

− Melakukan posting akun hutang ke jurnal umum, dan

− Membuat reimbursement voucher dan memastikannya telah disetujui

sesuai dengan level otorisasi.

h. Bidang Kas dan Bank

− Melakukan verifikasi kelengkapan dan akurasi terhadap

reimbursement voucher dan dokumen penagihan hutang yang terdiri

dari PO; invoice; faktur pajak; receiving report; dan dokumen

pendukung lainnya,

− Melakukan pengecekan terhadap hutang yang akan jatuh tempo pada

sistem SAP,

− Mengisi form aplikasi setoran bank dan memastikannya sudah

disetujui oleh pihak berwenang sebelum dikirim ke bank,

− Melakukan proses outgoing payment pada sistem SAP,

− Melakukan rekonsiliasi harian terhadap rekening koran bank dan

pencatatan perusahaan,

− Membuat analisa penganggaran arus kas, dan

− Mengarsipkan dokumen penagihan hutang berdasarkan tanggal

pembayaran.



Bab 4

PEMBAHASAN

Dalam bab ini, penulis akan membahas siklus pengeluaran yang

diterapkan pada PT ABC beserta analisisnya. Analisis yang akan dibahas dari

siklus pengeluaran ini mencakup analisis tujuan pengendalian dari siklus

pengeluaran serta analisis risk assessment dan control activity berdasarkan

kerangka pengendalian COSO. Kerangka pengendalian COSO itu sendiri

sebenarnya mencakup lima komponen pengendalian internal, namun penulis

hanya akan menganalisa mengenai risk assessment dan control activity

dikarenakan keterbatasan penulis pada wilayah observasi pada saat melakukan

kegiatan magang di PT ABC sehingga komponen lainnya tidak dibahas oleh

penulis.

4. 1 Penggunaan System Application and Product (SAP) pada PT ABC

Penerapan SAP sejak 1 Januari 2011 merupakan tonggak awal penerapan

aplikasi bisnis yang menggunakan platform enterprise resources planning (ERP)

bagi PT ABC yang sebelumnya menggunakan sistem aplikasi berbasis Oracle

Business. Manfaat dari implementasi SAP antara lain adalah sebagai suatu

standardisasi proses bisnis; pengintegrasian dengan stakeholders lain seperti

distributor, supplier, dan lainnya; meningkatkan akurasi data dan pelaporan; serta

meningkatkan citra sebagai pengguna salah satu sistem terbaik di dunia. Dengan

menggunakan SAP seluruh aktivitas bisnis mulai perencanaan sampai dengan

pengendalian dapat dilakukan lebih terintegrasi. Ratusan modul terbagi dalam

beberapa modul induk, diantaranya adalah Sales & Distribution (SD), Material

Management (MM), Plant Maintenance & Project System (PM & PS), Production

Planning & Quality (PP & QM), serta Financial Accounting & Controlling

(FICO). Dalam siklus pengeluaran, modul yang digunakan dalam SAP hanya

modul Material Management (MM) dan modul Financial Accounting (FI).


38


4. 2 Siklus Pengeluaran PT ABC

Romney dan Steinbart (2012) membagi aktivitas bisnis siklus pengeluaran

menjadi empat aktivitas bisnis utama. Selanjutnya penulis akan membahas apakah

aktivitas bisnis yang dilakukan oleh PT ABC berkaitan dan memenuhi

karakteristik dengan aktivitas bisnis menurut teori.

4.2.1 Ordering materials, supplies, and services

Seperti yang telah dijelaskan pada bab 3, tahap pertama yang dilakukan

pada proses pemesanan adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa jumlah

barang yang akan dibeli. Setelah melakukan identifikasi, maka proses selanjutnya

adalah proses pembuatan PR yang harus diotorisasi oleh level otorisasi yang

sesuai. Proses pembuatan PR pada PT ABC berdasarkan jenis pengadaan yang

akan dilakukan, yaitu terdiri dari pengadaan barang dan pengadaan jasa.

a. Proses Pembuatan PR untuk Pengadaan Barang

Untuk pengadaan barang, proses pembuatan PR berdasarkan jenis

barang yang akan dibeli, dimana jenis barangnya terbagi atas barang stock,

barang expense dan barang capital expenditure.

i. Barang Stock

Proses pemesanan barang stock dapat dilihat pada gambar 4.1

berikut ini :

Gambar 4.1 Proses Pemesanan Barang Stock


Barang stock terdiri atas planned stock dan un-planned stock.

Planned stock adalah persediaan material utama produksi yang disimpan

di gudang, seperti pasir silika; batu bara; dan gypsum, serta telah

ditentukan batas kuantitas minimum maupun maksimum yang harus


39


tersedia. Un-planned stock adalah persediaan material penunjang produksi,

seperti skrup; motor mesin; gear unit, yang disimpan di gudang namun

tidak memiliki batas nilai kuantitas minimum ataupun maksimum.

Proses pembelian barang planned stock diawali dengan warning

pada sistem SAP modul MM berdasarkan reorder point pada MRP. Ketika

MRP Controller mencatat jumlah stock di gudang sudah mencapai reorder

point, maka sistem akan memberikan propose untuk melakukan pembelian

dengan jumlah tertentu yang berupa dokumen planned order. Sedangkan

proses pembelian untuk barang un-planned stock diawali dengan adanya

reservasi pembelian barang un-planned stock pada sistem SAP modul MM

dari user terkait dan akan diotorisasi lebih lanjut oleh level otorisasi user

terkait. Berdasarkan reservasi yang sudah diotorisasi tersebut, Staf Biro

Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan akan membuat planned order

secara otomatis pada sistem SAP modul MM.

Berdasarkan planned order yang sudah terbentuk, Staf Biro

Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan akan melakukan evaluasi untuk

memperoleh data riil kebutuhan barang yang akan dibeli. Hasil Evaluasi

tersebut akan diverifikasi dan disetujui oleh Kepala Bidang Perencanaan

dan Pengendalian Persediaan. Apabila dari hasil evaluasi dibutuhkan

koreksi jumlah barang yang akan dibeli menurut Kepala Bidang

Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan, maka koreksi tersebut akan

dilakukan oleh staf terkait. Setelah melakukan evaluasi, kuantitas barang

yang akan dibeli akan di-entry pada sistem SAP modul MM berdasarkan

hasil evaluasi tersebut. Setelah kuantitas barang di-entry, Staf Biro

Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan akan men-convert planned

order menjadi PR. Proses evaluasi ini hanya dilakukan untuk pembelian

barang planned stock. Untuk pembelian barang unplanned stock, planned

order yang sudah terbentuk akan langsung di-convert menjadi PR.

PR dibuat oleh Staf Bidang Perencanaan dan Pengendalian

Perbekalan pada sistem SAP modul MM. Semua PR yang terbentuk akan

diverifikasi awal secara akurat mengenai jumlah dan jenis barang yang


40


akan dibeli oleh Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan.

Apabila terdapat koreksi terhadap jumlah barang yang akan dibeli, maka

akan dilakukan koreksi pada PR yang sudah terbentuk. Proses koreksi

untuk barang planned stock berdasarkan hasil evaluasi ulang pembelian

yang dilakukan oleh Staf Bidang Perencanaan dan Pengendalian

Perbekalan. Sedangkan proses koreksi untuk barang unplanned stock

berdasarkan hasil konfirmasi dengan user terkait untuk mendapat

keyakinan bahwa barang yang dibeli tersebut memang benar-benar

dibutuhkan oleh user.

Setelah Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan

melakukan verifikasi awal terhadap PR, PR akan disetujui pada sistem

SAP modul MM sesuai dengan level otorisasi. Setelah PR disetujui sesuai

dengan level otorisasi, maka PR akan dicetak dan akan dikirimkan kepada

level otorisasi terkait untuk diverifikasi serta diparaf atau ditandatangani.

Level otorisasi persetujuan PR pada sistem SAP dan penandatanganan PR

adalah sebagai berikut:

• Untuk pembelian hingga 25 juta akan disetujui oleh Kepala Biro

Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan

• Untuk pembelian lebih dari 25 juta hingga 150 juta akan disetujui oleh

Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan dan Kepala

Departmen Perbekalan

• Untuk pembelian lebih dari 150 juta hingga 2 Milyar akan disetujui

oleh Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan, Kepala

Departmen Perbekalan, dan Direktur Penelitian dan Pengembangan

Operasi.

• Untuk pembelian lebih dari 2 Milyar akan disetujui oleh Kepala Biro

Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan, Kepala Departmen

Perbekalan, Direktur Penelitian dan Pengembangan Operasi serta

Direktur Utama.

PR yang sudah disetujui sesuai dengan level otorisasi, selanjutnya

akan dikirimkan kepada Biro Pengadaan Barang untuk melakukan proses


41


pembelian. Secara lebih ringkas, proses pemesanan barang Planned Stock

dapat dilihat pada lampiran 2, sedangkan proses pemesanan barang Un-

planned Stock dapat dilihat pada lampiran 3.

ii. Barang Expense

Barang expense adalah barang yang langsung digunakan oleh user.

Proses pemesanan untuk pembelian barang expense dapat dilihat pada

gambar 4.2. Untuk pembelian barang expense, user dapat membuat PR

langsung pada sistem SAP modul MM tanpa perlu terlebih dahulu

melakukan reservasi kepada Biro Perencanaan dan Pengendalian

Perbekalan. PR yang sudah terbentuk akan disetujui pada sistem SAP

sesuai level otorisasi dari user. Setelah PR disetujui pada sistem SAP,

selanjutnya PR dicetak serta diparaf atau ditandatangani oleh level

otorisasi yang sama dan selanjutnya akan dikirimkan kepada Biro

Pengadaan Barang untuk melakukan proses pembelian. Secara lebih

ringkas, proses pemesanan barang expense dapat dilihat pada lampiran 4.

iii. Barang Capital Expenditure (CAPEX)

Barang CAPEX adalah barang yang diinvestasikan dan memiliki

nilai nominal yang tinggi sehingga biasanya untuk pembelian CAPEX

sudah dianggarkan sejak awal tahun. Proses pemesanan untuk pembelian

barang CAPEX dapat dilihat pada gambar 4.2. Untuk pembelian barang

CAPEX, user dapat membuat PR langsung pada sistem SAP modul MM

tanpa perlu terlebih dahulu melakukan reservasi kepada Biro Perencanaan

dan Pengendalian Perbekalan. PR yang sudah terbentuk akan disetujui

pada sistem SAP modul MM sesuai level otorisasi dari user. Setelah PR

disetujui pada sistem SAP, selanjutnya PR dicetak serta diparaf atau

ditandatangani oleh level otorisasi yang sama dan selanjutnya akan

dikirimkan kepada Biro Pengadaan Barang untuk melakukan proses

pembelian. Secara lebih ringkas, proses pemesanan barang CAPEX dapat

dilihat pada lampiran 4.


42


Gambar 4.2 Proses Pemesanan Barang Expense, CAPEX dan

Pengadaan Jasa


b. Proses pembuatan PR untuk pengadaan jasa

Proses pemesanan untuk pengadaan jasa dapat dilihat pada gambar 4.2.

Untuk melakukan pengadaan jasa, user akan membuat dokumen spesifikasi

teknis pengadaan jasa serta secara langsung membuat PR pada sistem SAP

modul. Dokumen spesifikasi teknis pengadaan jasa merupakan dokumen yang

berisi detail-detail pengadaan jasa yang diinginkan oleh user. PR beserta

dokumen spesifikasi teknis pengadaan jasa akan disetujui pada sistem SAP

modul MM sesuai level otorisasi dari user. Setelah PR disetujui pada sistem

SAP, selanjutnya PR dicetak serta diparaf atau ditandatangani oleh level

otorisasi yang sama dan selanjutnya akan dikirimkan kepada Biro Pengadaan

Jasa untuk melakukan poses pengadaan jasa. Secara lebih ringkas, proses

pemesanan pengadaan jasa dapat dilihat pada lampiran 4.

Berdasarkan PR yang dibuat oleh user dan telah disetujui sesuai level

otorisasi, bagian pengadaan akan melakukan pemilihan supplier. PR yang belum

disetujui sesuai dengan level otorisasi yang berlaku tidak akan dilakukan proses

pembeliannya oleh bagian pengadaan. Proses pemilihan supplier terbagi atas tiga


43


proses, yaitu proses tender, proses tunjuk langsung, dan proses pembelian

langsung.

a. Proses tender

Dalam proses tender, terlebih dahulu dilakukan pemilihan supplier

potensial yang sesuai dengan pengadaan terkait. Rekomendasi supplier

potensial ini dilakukan oleh Staf Biro Perencanaan dan Pengendalian

Perbekalan dengan menggunakan bidder list system. Bidder list system

merupakan sistem yang digunakan untuk pengelolaan pengelompokkan

material atau jasa yang disediakan oleh para supplier. Data ini digunakan

sebagai sources of supply untuk proses seleksi supplier yang akan diundang

dalam proses tender. Supplier rekomendasi yang terpilih untuk mengikuti

proses tender akan didokumentasikan dalam form bidder list. Form bidder list

akan diverifikasi oleh Kepala Bidang dan Kepala Biro Pengadaan Barang

ataupun Jasa terkait kesesuaian vendor terhadap barang dan jasa yang ingin

dibeli oleh perusahaan. Apabila mereka ingin menambahkan supplier, maka

akan langsung dicantumkan pada form bidder list. Apabila mereka ingin

menghapus salah satu supplier yang direkomendasikan, maka nama supplier

terkait akan dicoret pada form tersebut. Setelah melakukan verifikasi, Kepala

Bidang dan Kepala Biro Pengadaan Barang ataupun Jasa akan memberikan

tanda tangan pada form bidder list.

Setelah form bidder list disetujui, maka selanjutnya bagian pengadaan

akan membuat request for quotation (RFQ) pada sistem SAP modul MM yang

selanjutnya akan dikirim kepada setiap supplier terpilih yang tercantum pada

form bidder list melalui email. Sebagai bukti telah melakukan pengiriman

RFQ melalui email, Staf Bidang Pengadaan akan mendokumentasikan sent

items email pengiriman RFQ tersebut. Berdasarkan dokumen RFQ yang

dikirimkan kepada supplier, supplier akan datang untuk menghadiri proses

tender pada waktu yang sudah ditentukan dengan membawa surat penawaran

dan beberapa dokumen pendukung, seperti brosur sesuai dengan yang

tercantum pada RFQ.

Pada saat melakukan tender, Staf Pengadaan akan melakukan

verifikasi terhadap surat penawaran dan beberapa dokumen pendukung dari


44


Supplier. Surat penawaran dan dokumen pendukung dari supplier yang tidak

lolos verifikasi tidak dilanjutkan ke tahap evaluasi. Sedangkan surat

penawaran dan dokumen pendukung dari supplier yang telah lolos verifikasi

akan dilanjutkan ke tahap evaluasi. Proses evaluasi tender yang terbagi atas

dua macam evaluasi, yaitu evaluasi spesifikasi teknis dan evaluasi harga.

Evaluasi spesifikasi teknis akan dilakukan oleh user, sedangkan evaluasi harga

akan dilakukan oleh bagian pengadaan. Hasil evaluasi teknis akan diverifikasi

dan ditandatangani oleh level otorisasi user. Sedangkan hasil evaluasi harga

akan diverifikasi dan ditandatangani oleh Kepala Bidang dan Kepala Biro

Pengadaan Barang atau Jasa. Supplier terpilih merupakan supplier yang lolos

evaluasi spesifikasi teknis dengan harga penawaran terendah.

Untuk mendapatkan harga terbaik, setelah dipilih satu supplier

berdasarkan hasil evaluasi, maka bagian pengadaan akan mengirim surat

permintaan diskon kepada supplier terkait. Surat tersebut diverifikasi oleh

Kepala Bidang dan ditandatangani oleh Kepala Biro Pengadaan Jasa atau

Barang.

Setelah mendapat balasan dari surat permintaan diskon, maka

selanjutnya Staf Bidang Pengadaan akan membuat kontrak perjanjian jual beli

untuk pengadaan barang, sedangkan untuk setiap pengadaan jasa akan

dibuatkan kontrak kerja. Kontrak perjanjian jual beli atau kontrak kerja

merupakan dokumen yang berisi detail proses pengadaan yang diinginkan oleh

PT ABC. Khusus untuk kontrak jual beli barang persediaan memiliki masa

berlaku selama satu tahun dimana harga barang persediaan yang berlaku

selama satu tahun berdasarkan kontrak tersebut. Hal ini dilakukan oleh PT

ABC untuk mendapatkan harga terbaik untuk barang persediaan dan

mengurangi biaya untuk melakukan proses tender. Kontrak jual beli atau

kontrak kerja yang telah disusun oleh Staf Bidang Pengadaan akan diverifikasi

oleh Kepala Bidang. Setelah dilakukan verifikasi oleh Kepala Bidang

Pengadaan, maka selanjutnya kontrak jual beli atau kontrak kerja akan

diverifikasi dan ditandatangani oleh level otorisasi dan supplier. Level

otorisasi dalam persetujuan kontrak sama dengan level otorisasi pada

persetujuan PO.


45


Setelah kontrak jual beli disetujui, maka selanjutnya Staf Bidang

Pengadaan membuat PO pada sistem SAP modul MM. PO yang terbentuk

akan disetujui sesuai level otorisasi pada sistem SAP modul MM. Setelah

disetujui sesuai level otorisasi, PO dicetak dan diverifikasi awal oleh Kepala

Bidang Pengadaan. Setelah dilakukan verifikasi awal oleh Kepala Bidang

Pengadaan, maka PO akan dikirimkan kepada level otorisasi untuk diverifikasi

kembali serta diparaf atau ditandatangani. Secara lebih ringkas, proses

pengadaan melalui proses tender dapat dilihat pada lampiran 6.

Level otorisasi persetujuan kontrak, persetujuan PO pada sistem SAP

dan penandatanganan PO adalah sebagai berikut :

• Untuk PO dengan jumlah hingga 25 juta akan ditandatangani oleh

Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa

• Untuk PO dengan jumlah lebih dari 25 juta hingga 250 juta akan

diparaf oleh Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa dan

ditandatangani Kepala Departemen Perbekalan.

• Untuk PO dengan jumlah lebih dari 250 juta hingga 1,5 milyar akan

diparaf oleh Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa dan Kepala

Departemen Perbekalan serta ditandatangani oleh Direktur Penelitian

dan Pengembangan Operasi.

• Untuk PO dengan jumlah lebih dari 1,5 milyar akan diparaf oleh

Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa, Kepala Departemen

Perbekalan dan Direktur Penelitian dan Pengembangan Operasi serta

ditandatangani oleh Direktur Utama.

PO yang dicetak terdiri dari lima rangkap, yaitu :

• Rangkap pertama akan diberikan kepada supplier

• Rangkap kedua akan diarsipkan oleh Biro Pengadaan Barang atau Jasa

• Rangkap ketiga untuk Bidang Akuntansi Hutang

• Rangkap keempat untuk Bidang Kas dan Bank

• Rangkap kelima untuk Bidang Penerimaan Barang di gudang


46


b. Proses tunjuk langsung

Proses tunjuk langsung merupakan proses pembelian yang dilakukan

karena kebutuhan yang sangat mendesak dan jika tidak dilakukan dapat

mengganggu proses produksi atau proses lain yang dapat mempengaruhi

kinerja perusahaan. PR yang sudah dibuat oleh user harus disetujui terlebih

dahulu oleh Direksi yang bertanggung jawab atas user bersangkutan dan

disertakan dengan surat permohonan tunjuk langsung. Pada surat permohonan

tunjuk langsung tersebut tertulis nama supplier yang telah ditentukan oleh

user. Apabila PR dan surat permohonan tunjuk langsung telah disetujui oleh

Direksi terkait, maka Staf Bagian pengadaan akan membuat PO pada sistem

SAP modul MM yang akan dikirimkan kepada supplier yang tertulis pada

surat permohonan tunjuk langsung tersebut. Proses pembuatan hingga

persetujuan PO akan mengacu pada proses pembuatan dan persetujuan PO

pada proses tender.

c. Proses pembelian langsung

Untuk proses pembelian langsung, pemilihan supplier berdasarkan

kontrak pembelian yang sebelumnya telah disetujui oleh supplier barang

terkait dengan PT ABC. Keuntungan dari kontrak pembelian tersebut adalah

harga barang yang ditawarkan supplier tetap selama satu tahun selama masa

kontrak berlaku. Proses pembelian langsung ini sering kali dilakukan pada

pengadaan barang persediaan. Berdasarkan PR yang sudah dibuat oleh Biro

Perencanaan dan Pengelolaan Persediaan serta telah disetujui oleh level

otorisasi terkait, maka Staf Bagian Pengadaan akan membuat PO pada modul

MM. Proses pembuatan hingga persetujuan PO akan mengacu pada proses

pembuatan dan persetujuan PO pada proses tender. Secara lebih ringkas,

proses pembelian langsung dapat dilihat pada lampiran 5.

4.2.1.1 Tujuan pengendalian pada tahap ordering materials, supplies, and

services

Tujuan pengendalian pada tahap ini adalah memastikan seluruh pembelian

telah diotorisasi pada waktu yang dibutuhkan secara tepat waktu dan dihitung

berdasarkan Economic Order Quantity (EOQ). PT ABC menggunakan MRP


47


controller untuk barang planned stock dimana proses pemesanan berdasarakan

reorder point pada MRP dan untuk barang unplanned stock berdasarkan resevasi

user. Jumlah barang yang ingin dibeli tidak hanya berdasarkan rekomendasi dari

MRP, namun juga akan melalui proses evaluasi untuk menganalisa dan

mendapatkan data riil terhadap jumlah barang aktual yang benar-benar dibutuhkan

untuk barang planned stock ataupun melalui proses konfirmasi kepada user terkait

untuk mendapat keyakinan bahwa barang yang dibeli tersebut memang benar-

benar dibutuhkan oleh user untuk barang unplanned stock. Namun, MRP

controller tidak digunakan pada proses pembelian barang expense atau CAPEX.

Pembatasan anggaran pada setiap departmen merupakan pengendalian yang

dilakukan agar suatu departemen tidak membeli barang expense secara berlebih.

Sebagai suatu bentuk pengendaliannya, pembelian barang expense akan langsung

mengurangi anggaran departemen terkait yang merupakan user dari pembelian

barang expense tersebut. Apabila suatu departemen kehabisan anggaran karena

melakukan pembelian barang expense secara berlebih, maka sebagai

konsekuensinya departemen tersebut tidak akan mendapat anggaran tambahan

pada tahun berjalan. Sedangkan untuk pembelian CAPEX, pembiayaannya sudah

direncanakan dan dianggarkan pada awal tahun.

4.2.1.2 Risk Assesment pada tahap ordering materials, supplies, and services

Pada bab 3 telah dijelaskan tentang risiko-risiko yang mungkin terjadi

pada siklus pengeluaran beserta komponen pengendaliannya. Berikut ini penulis

akan membahas satu per satu apakah pengendalian yang sudah dilakukan oleh PT

ABC dapat mengurangi risiko yang mungkin terjadi berdasarkan teori pada tahap

pemesanan barang dan jasa.

a. Pencatatan persediaan yang tidak akurat

PT ABC melakukan stock opname untuk melakukan pengecekan fisik di

gudang yang dibandingkan dengan pencatatan persediaan di SAP, namun

hal tersebut dilakukan secara tidak rutin. Stock Opname dilakukan dan

diverifikasi oleh Satuan Pengawas Internal dan Biro Pengelolaan

Persediaan serta dilaporkan kepada para direksi. Sering kali terjadi

persediaan barang curah mengalami perbedaan pencatatan yang


48


diakibatkan dari lokasi penyimpanan barang curah yang semi tertutup

sehingga apabila terjadi hujan dapat mengurangi persediaan yang ada.

Pengendalian lainnya adalah penggunaan metode MRP yang menganalisa

batas maksimum dan minimum persediaan di gudang sehingga proses

produksi dapat terus berjalan tanpa ada gangguan kurangnya persediaan di

gudang.

b. Memesan barang-barang yang tidak dibutuhkan

PT ABC memiliki fungsi yang tersentralisasi dalam proses pembelian

dimana proses pembelian hanya dilakukan oleh bagian pengadaan

walaupun permintaan pembelian dapat berasal dari banyak divisi lainnya.

Seluruh PR yang diproses pembeliannya hanya PR yang sudah diotorisasi

oleh level otorisasi yang berlaku. Khusus untuk barang persediaan, proses

pembelian hanya akan dilakukan ketika MRP menunjukkan reorder point

yang merupakan batas minimum jumlah suatu persediaan di gudang.

c. Membeli barang pada saat harga tinggi

PT ABC melakukan beberapa kontrak pembelian dengan beberapa

supplier yang menyediakan barang-barang yang sering dibutuhkan oleh

perusahaan (barang persediaan). Keuntungan dari kontrak pembelian ini

adalah harga barang yang disediakan oleh supplier tetap selama satu tahun.

Kontrak pembelian ini hanya berlaku untuk satu tahun. Ketika tahun

berikutnya supplier bersedia menawarkan barang yang sama dengan harga

yang sama pula, maka kontrak akan langsung diperpanjang. Namun jika

supplier menginginkan kenaikan harga, maka akan dilakukan tender ulang

untuk pemilihan supplier untuk barang terkait. Untuk mendapatkan harga

yang terbaik, ketika diadakan tender pembelian, supplier terpilih

merupakan supplier yang lolos evaluasi spesifikasi teknis dengan harga

terendah dan juga bagian pengadaan akan mengirimkan surat permintaan

diskon kepada supplier terpilih. Seluruh PO pengadaan akan diverifikasi

awal oleh Kepala Bidang Pengadaan dan kemudian akan diverifikasi lebih

lanjut serta disetujui sesuai dengan level otorisasi yang berlaku. Selain itu,

pengendalian anggaran juga dilakukan oleh PT ABC. Pembelian barang

expense akan langsung mengurangi anggaran departemen terkait yang


49


merupakan user dari pembelian barang expense tersebut. Sedangkan untuk

pembelian CAPEX, pembiayaannya sudah direncanakan dan dianggarkan

pada awal tahun.

d. Membeli barang dengan kualitas rendah

Setiap supplier yang ingin menjadi rekanan dari PT ABC harus memenuhi

syarat-syarat yang telah ditentukan oleh PT ABC dan juga harus melalui

proses presentasi dan uji coba. Apabila supplier tersebut lolos, kemudian

baru akan dimasukkan datanya dalam supplier master file. Semua

pembelian di PT ABC hanya dilakukan kepada supplier-supplier yang

telah diotorisasi dan telah tercatat datanya pada supplier master file. Untuk

mendapatkan kualitas terbaik, inspeksi penerimaaan barang yang

dilakukan oleh Bidang Penerimaan Barang juga bertujuan untuk menilai

kualitas barang yang dikirimkan oleh supplier selain juga untuk

menghitung kuantitasnya.

e. Supplier yang tidak dapat diandalkan

Seluruh supplier yang ingin menjadi rekanan PT ABC harus memenuhi

syarat-syarat yang telah ditentukan oleh PT ABC dan juga harus melalui

proses presentasi dan uji coba. Selain itu, Biro Perencanaan dan

Pengendalian Perbekalan melakukan evaluasi kinerja supplier berdasarkan

ketepatan waktu pengiriman barang yang dilakukan setiap tiga bulan.

Sistem SAP merupakan aplikasi bisnis yang menggunakan platform

enterprise resources planning (ERP) sehingga sistem dapat melacak

supplier yang telat melakukan pengiriman barang. Bagi supplier yang

sering kali telat melakukan pengiriman barang akan mendapat sanksi

seperti tidak boleh diikutsertakan dalam proses tender dalam jangka waktu

tertentu.

f. Membeli dari supplier yang tidak terotorisasi

Probabilitas risiko ini terjadi sangatlah kecil karena proses pembelian

hanya bisa dilakukan kepada supplier yang sudah terotorisasi dan tercatat

dan supplier master file. PO tidak dapat terbentuk pada sistem SAP

apabila supplier yang diinginkan tidak tercatat dalam supplier master file


50


sehingga dapat dikatakan bahwa sistem SAP sudah dikonfigurasi untuk

melakukan pembelian hanya kepada supplier yang telah terotorisasi.

g. Kickbacks

Dalam proses tender, evaluasi spesifikasi teknis barang yang dipesan

dilakukan oleh user terkait, sedangkan untuk evaluasi harga dilakukan

oleh bagian pengadaan dengan memilih supplier yang lolos spesifikasi

teknis dengan harga yang termurah. Hal tersebut dilakukan untuk

meminimalisasi subjektivitas pemilihan supplier dari bagian pengadaan.

Selain itu, PT ABC melakukan reorganisasi dari struktur organisasi

perusahaan yang dilakukan setiap tahun sebagai salah satu cara untuk

melakukan rotasi pekerjaan.

4.2.1.3 Control Activity pada tahap ordering materials, supplies, and services

a. Adequate separation of duties

Pemisahan tanggung jawab pada tahap ini sudah jelas dan memadai.

Terdapat pemisahan tanggung jawab antara proses pembuatan PR dan

pembuatan PO serta level-level otorisasi yang yang harus menyetujuinya.

Setiap Staf Bidang Pengadaan beserta level otorisasinya memiliki User Id

SAP serta password-nya masing-masing untuk mencegah terjadinya

kecurangan pada proses pembelian. Staf yang bertanggung jawab untuk

membuat PR atau PO tidak dapat melakukan persetujuan terhadap PR dan

PO tersebut pada sistem SAP karena bukan merupakan level otorisasi dan

mereka tidak memiliki akses untuk melakukan otorisasinya.

b. Proper authorization of transactions and activities

Level otorisasi pada proses persetujuan PR dan PO sudah memadai. PR

yang akan dilanjutkan proses pembeliannya hanyalah PR yang sudah

disetujui oleh level otorisasi. Apabila PR belum disetujui pada sistem

SAP, maka sistem SAP tidak bisa membuat PO dengan nomor PR terkait.

Proses persetujuan PR atau PO dilakukan dengan dua cara, yaitu proses

persetujuan yang dilakukan pada sistem SAP modul MM dan proses

penandatanganan pada dokumen PR atau PO yang sudah dicetak. Level

otorisasi untuk PR barang expense, CAPEX, atau pengadaan jasa

menyesuaikan dengan level otorisasi User yang merupakan unit kerja yang


51


membutuhkan pengadaan. Level otorisasi untuk PR barang persediaan

adalah sebagai berikut :

• Untuk pembelian hingga 25 juta akan disetujui oleh Kepala Biro

Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan

• Untuk pembelian lebih dari 25 juta hingga 150 juta akan disetujui oleh

Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan dan Kepala

Departmen Perbekalan

• Untuk pembelian lebih dari 150 juta hingga 2 Milyar akan disetujui

oleh Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan, Kepala

Departmen Perbekalan, dan Direktur Penelitian dan Pengembangan

Operasi.

• Untuk pembelian lebih dari 2 Milyar akan disetujui oleh Kepala Biro

Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan, Kepala Departmen

Perbekalan, Direktur Penelitian dan Pengembangan Operasi serta

Direktur Utama.

Sedangkan level otorisasi untuk persetujuan PO adalah sebagai berikut :

• Untuk PO dengan jumlah hingga 25 juta akan ditandatangani oleh

Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa

• Untuk PO dengan jumlah lebih dari 25 juta hingga 250 juta akan

diparaf oleh Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa dan

ditandatangani Kepala Departemen Perbekalan.

• Untuk PO dengan jumlah lebih dari 250 juta hingga 1,5 milyar akan

diparaf oleh Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa dan Kepala

Departemen Perbekalan serta ditandatangani oleh Direktur Penelitian

dan Pengembangan Operasi.

• Untuk PO dengan jumlah lebih dari 1,5 milyar akan diparaf oleh

Kepala Biro Pengadaan Barang atau Jasa, Kepala Departemen

Perbekalan dan Direktur Penelitian dan Pengembangan Operasi serta

ditandatangani oleh Direktur Utama.

c. Adequate documents and records

PR, RFQ dan PO merupakan prenumbered document yang bertujuan untuk

mengontrol dokumen tersebut dan memudahkan bagian pengadaan


52


melakukan pencarian terhadap pengadaan terkait. Untuk meminimalisasi

pembuatan PO yang berbeda pada pengadaan yang sama, maka PO yang

dicetak memiliki rangkap lima dan akan dikirimkan kepada pihak-pihak

yang terkait. Dokumen yang terkait pada tahap ini adalah sebagai berikut :

• PR : dokumen permintaan pembelian dari user

• Dokumen spesifikasi teknis pengadaan jasa : dokumen yang berisi

detail-detail pengadaan jasa yang diinginkan oleh user

• Form bidder list : daftar supplier rekomendasi untuk mengikuti proses

tender

• RFQ : dokumen permintaan penawaran kepada supplier untuk

mengikuti proses tender

• Dokumen evaluasi teknis : dokumen yang digunakan user untuk

melakukan evaluasi teknis dengan membandingkan barang atau jasa

yang diinginkan user dengan penawaran yang diberikan oleh supplier.

• Dokumen evaluasi harga : dokumen yang digunakan bagian pengadaan

untuk melakukan evaluasi harga yang berupa tabulasi harga dari

berbagai penawaran supplier.

• PO : dokumen permintaan pemesanan barang atau jasa yang dibuat

bagian pengadaan dan ditujukan kepada supplier.

d. Physical control over assets and records

Aktivitas pengendalian ini tidak relevan untuk diimplementasikan pada

tahap pemesanan barang karena aktivitas pengendalian physical control

over assets and records pada siklus pengeluaran hanya dapat

diimplementasikan pada proses penerimaan dan penyimpanan barang serta

proses pembayaran kas. Pada proses penerimaan dan penyimpanan barang,

pengamanan dilakukan untuk mengamankan persediaan perusahaan,

sedangkan pada proses pembayaran kas, pengamanan dilakukan untuk

mengamankan kas perusahaan.

e. Independent checks on performance

Level otorisasi tidak hanya memberikan persetujuan lalu kemudian

menandatangani dokumen PR atau PO, namun mereka juga harus

melakukan verifikasi akurasi dan kelengkapan terhadap jenis dan jumlah


53


barang yang akan dipesan kepada supplier. Proses verifikasi dokumen

tidak hanya dilakukan pada dokumen PR atau PO, namun juga terhadap

dokumen-dokumen terkait lainnya pada proses pengadaan, seperti form

bidder list, dokumen evaluasi teknis atau dokumen evaluasi harga.

Verifikasi bertingkat yang dilakukan oleh PT ABC bertujuan untuk

meminimalisasi setiap risiko yang mungkin terjadi pada proses pengadaan.

4.2.2 Receiving and storing goods

Tahap kedua pada siklus pengeluaran adalah penerimaan dan

penyimpanan barang. Tahap ini terbagi atas dua proses, yaitu proses penerimaan

dan penyimpanan barang dan proses penerimaan jasa.

a. Proses penerimaan dan penyimpanan barang

Alur proses penerimaan dan penyimpanan barang dapat dilihat pada

gambar 4.3 berikut ini :

Gambar 4.3 Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang


Biro pengelolaan persediaan akan menerima seluruh barang pembelian

yang dikirimkan oleh supplier. Ketika terdapat penerimaan barang di gudang,

maka Staf Bidang Penerimaan Barang akan melakukan verifikasi terhadap

packing slip dan PO terkait. Selanjutnya, staf Bidang Penerimaan Barang akan

membuat form inspection report pada sistem SAP modul MM dan kemudian


54


dicetak. Setelah membuat form inspection report, maka akan dilakukan

inspeksi untuk mengidentifikasi dan melakukan verifikasi terhadap kualitas

dan kuantitas barang dari supplier. Inspeksi penerimaan barang non-curah

dilakukan oleh user, Staf Penerimaan Barang beserta supplier. Sedangkan

inspeksi penerimaan barang curah akan dilakukan oleh konsultan independen.

Form inspection report akan dilengkapi oleh user serta diverifikasi dan

ditandatangani oleh para inspector, yaitu staf penerimaan barang, user,

supplier ataupun konsultan untuk penerimaan barang curah. Form inspection

report yang sudah disetujui oleh inspector akan dikirimkan kepada Kepala

Bidang Penerimaan Barang untuk dilakukan verifikasi kembali terhadap

akurasi jumlah barang yang diterima. Setelah melakukan verifikasi, Kepala

Bidang Penerimaan Barang akan memberikan paraf dan selanjutnya Form

Inspection Report akan dikirimkan kepada Kepala Biro Pengelolaan

Persediaan untuk dilakukan verifikasi akurasi lebih lanjut. Setelah diverifikasi

lebih lanjut, maka Kepala Biro Pengelolaan Persediaan akan menandatangani

Form Inspection Report.

Berdasarkan inspection report yang telah ditandatangani oleh Kepala

Biro Pengelolaan Persediaan, Staf Bidang Penerimaan Barang membuat Good

Receipt pada sistem SAP modul MM. Jumlah barang yang diakui pada good

receipt berdasarkan jumlah barang yang lolos inpeksi. Barang yang tidak lolos

inspeksi akan langsung dikembalikan kepada supplier tanpa disertakan debit

memo karena supplier juga mengikuti proses inspeksi. Good Receipt yang

dicetak terdiri dari beberapa rangkap, yaitu :


• Rangkap kedua akan diarsipkan oleh Biro Pengadaan Barang



• Rangkap kelima untuk Bidang Penerimaan Barang di gudang

Good Receipt yang telah dicetak akan diverifikasi akurasinya oleh

Kepala Bidang Penerimaan Barang dan setelah diverifikasi akan diparaf.

Setelah good receipt disetujui oleh Kepala Bidang Penerimaan Barang, maka


55


good receipt akan dikirimkan kepada Kepala Biro Pengelolaan Persediaan

untuk dilakukan verifikasi akurasi lebih lanjut. Setelah dilakukan verifikasi

akurasi lebih lanjut, maka good receipt akan ditandatangani oleh Kepala Biro

Pengelolaan Persediaan. Good Receipt yang telah disetujui oleh Kepala Biro

Pengelolaan Persediaan akan dikirimkan ke supplier. Selain itu, Good Receipt

beserta PO dan dokumen pendukung lainnya akan dikirimkan kepada Bidang

Akuntansi Hutang untuk diproses lebih lanjut. Secara ringkas, proses

penerimaan barang dapat dilihat pada lampiran 7.

Untuk proses penerimaan barang nonpersediaan, setelah proses good

receipt disetujui, maka barang non-persediaan yang diterima di gudang akan

dikirimkan kepada user. Apabila barang tersebut belum akan digunakan oleh

user, maka barang tersebut akan dititipkan untuk sementara waktu di Gudang

Penyimpanan Barang. Secara lebih ringkas, proses penyimpanan barang non-

stock dapat dilihat pada lampiran 9.

Untuk barang persediaan yang diterima di gudang, setelah proses good

receipt disetujui maka akan dikirimkan ke gudang penyimpanan barang

dengan menyertakan dokumen transfer slip. Transfer Slip dibuat pada sistem

SAP modul MM oleh Staf Bidang Penerimaan Barang. Transfer Slip yang

terbentuk akan diverifikasi dan diparaf oleh Kepala Bidang Penerimaan

Barang dan ditandatangani oleh Kepala Biro Pengelolaan Persediaan.

Berdasarkan dokumen Transfer Slip, Staf Bidang Penerimaan Barang akan

melakukan proses pencatatan penyimpanan barang persediaan pada system

SAP modul MM. Secara ringkas, proses penyimpanan barang dapat dilihat

pada lampiran 8.


56


b. Proses penerimaan jasa

Alur proses penerimaan jasa dapat dilihat pada gambar 4.4 berikut ini :

Gambar 4.4 Proses Penerimaan Jasa


Untuk penerimaan jasa, bagian pengadaan jasa akan menerima berita

acara serah terima jasa yang ditandatangani oleh user dan supplier. Dokumen

tersebut menandakan bahwa pengadaan jasa telah selesai dilakukan. Berita

acara serah terima jasa dibuat oleh user dan dicetak sebanyak tiga rangkap,

yaitu :

• Rangkap pertama untuk Biro Pengadaan Jasa

• Rangkap kedua untuk diarsipkan oleh user

• Rangkap ketiga untuk supplier

Berdasarkan berita acara serah terima jasa, maka bagian pengadaan jasa

akan membuat service acceptance pada sistem SAP modul MM dan kemudian

dicetak. Service acceptance yang dicetak terdiri dari beberapa rangkap, yaitu :


• Rangkap kedua akan diarsipkan oleh Biro Pengadaan Jasa



• Rangkap kelima akan diarsipkan oleh user

Service Acceptance yang telah dicetak akan diverifikasi dan diparaf

oleh Kepala Bidang Pengadaan Jasa serta ditandatangani oleh Kepala Biro

Pengadaan Jasa. Selanjutnya service acceptance beserta PO dan dokumen

pendukung lainnya akan dikirimkan kepada Bidang Akuntansi Hutang untuk


57


dilakukan proses pencatatan hutang. Secara ringkas, proses penerimaan jasa

dapat dilihat pada lampiran 10.

4.2.2.1 Tujuan pengendalian pada tahap receiving and storing goods

Tujuan pengendalian untuk memastikan seluruh barang yang diterima

telah diverifikasi sehingga jumlah barang sesuai dengan yang dipesan dan dalam

kondisi yang baik sudah terpenuhi. Ketika Biro Pengelolaan Persediaan menerima

barang yang dikirimkan oleh supplier, maka bagian penerimaan barang akan

melakukan inpeksi terhadap kelengkapan dokumen pendukung, kuantitas dan

kualitas barang yang diterima berdasarkan PO yang sesuai. Setelah melakukan

inspeksi, bagian penerimaan barang akan melengkapi inspection report yang akan

ditandatangani oleh inspector. Setelah inspection report disetujui, maka

selanjutnya akan dibuat good receipt yang selanjutnya akan dikirimkan kepada

Bidang Akuntansi Hutang. Good receipt akan diverifikasi oleh Kepala Bidang

Penerimaan Barang dan Kepala Biro Pengelolaan Persediaan.

Untuk memastikan seluruh jasa diotorisasi sebelum dilaksanakan dan

diawasi sehingga pelaksanaannya benar-benar dilakukan maka Biro Pengadaan

Jasa akan memastikan seluruh PR dan PO pengadaan jasa telah disetujui sesuai

dengan level otorisasi. Setelah pengadaan jasa selesai, maka Biro Pengadaan Jasa

akan menerima berita acara serah terima pengadaan jasa yang ditandatangani oleh

user dan supplier. Berita acara serah terima jasa yang merupakan dokumen yang

menandakan pengadaan jasa telah selesai dan dijadikan dasar dalam pembuatan

service acceptance pada sistem SAP modul MM sebagai dasar pengakuan hutang

kepada supplier.

4.2.2.2 Risk assessment pada tahap receiving and storing goods

Selanjutnya penulis akan membahas risiko yang mungkin terjadi pada

tahap penerimaan dan penyimpanan barang serta aktivitas pengendalian yang

dilakukan oleh PT ABC.

a. Menerima barang yang tidak dipesan

Bagian penerimaan barang di gudang hanya akan menerima barang dari

supplier yang dilengkapi dengan salinan PO yang telah terotorisasi. Selain


58


itu, sistem SAP terkonfigurasi untuk tidak dapat membuat good receipt

terhadap barang yang memiliki PO yang belum terotorisasi.

b. Kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.

Pada saat menerima barang dari supplier, maka akan dilakukan inspeksi

perhitungan dan penilaian kualitas barang yang dilakukan secara manual

oleh bagian penerimaan di gudang, user terkait serta supplier secara

langsung dan ketiganya memberikan verifikasi dan tanda tangan pada

inspection report. Selain itu, PT ABC menggunakan konsultan independen

untuk melakukan perhitungan dan penilaian kualitas barang curah.

c. Verifikasi penerimaan jasa

Ketika pengadaan jasa selesai, bagian pengadaan jasa akan menerima

dokumen berita acara serah terima jasa yang ditandatangani oleh supplier

dan user. Berdasarkan dokumen tersebut, selanjutnya bagian pengadaan

jasa membuat service acceptance yang akan diverifikasi dan diotorisasi

sesuai dengan level otorisasi. Biaya terkait pengadaan jasa akan

dibebankan langsung kepada divisi yang melakukan pengadaan jasa. Hal

tersebut dilakukan untuk meminimalisasi kecurangan yang mungkin

terjadi.

d. Pencurian barang persediaan

PT ABC memiliki pemisahan tanggung jawab pada bagian penerimaan

barang dengan bagian penyimpanan barang di gudang walaupun dibawahi

oleh satu biro, yaitu Biro Pengelolaan Persediaan. Akses terhadap gudang

persediaan dibatasi, hanya orang-orang yang telah terotorisasi yang dapat

masuk ke dalam gudang persediaan. Setiap persediaan yang akan disimpan

di gudang akan didokumentasikan pada dokumen transfer slip yang

diotorisasi oleh Kepala Biro Pengelolaan Persediaan. PT ABC melakukan

stock opname untuk melakukan pengecekan fisik di gudang yang

dibandingkan dengan pencatatan persediaan di SAP, namun hal tersebut

dilakukan secara tidak rutin. Stock Opname dilakukan dan diverifikasi oleh

Satuan Pengawas Internal dan Biro Pengelolaan Persediaan serta

dilaporkan kepada para direksi. Sering kali terjadi persediaan barang curah

mengalami perbedaan pencatatan yang diakibatkan dari lokasi


59


penyimpanan barang curah yang semi tertutup sehingga apabila terjadi

hujan dapat mengurangi persediaan yang ada.

4.2.2.3 Control Activity pada tahap receiving and storing goods


Pemisahan tanggung jawab pada tahap ini ditandai dengan pemisahan

antara bagian penerimaan barang dengan bagian penyimpanan barang.

Bagian penerimaan barang bertanggung jawab untuk melakukan inspeksi

penerimaan barang dan membuat Good Receipt, sedangkan bagian

penyimpanan barang bertanggung jawab untuk menyimpan barang

persediaan di gudang dan melakukan pencatatan atas jumlah persediaan

yang disimpan di gudang, serta bertanggung jawab untuk melakukan

proses pengeluaran barang persediaan apabila bagian produksi

memerlukan barang persediaan.


Level otorisasi pada proses ini sudah memadai. Otorisasi dilakukan

dengan memberikan paraf atau tanda tangan pada dokumen terkait.

Inspection Report yang telah ditandatangani oleh para inspector serta

Good Receipt yang terbentuk harus disetujui oleh Kepala Bidang

Penerimaan Barang dan Kepala Biro Pengelolaan Persediaan. Untuk

pengadaan jasa, berita acara serah terima jasa harus ditandatangani oleh

user dan supplier serta Services Acceptance akan diverifikasi oleh Kepala

Bidang Pengadaan Jasa dan Kepala Biro Pengadaan Jasa.


Good receipt dan services acceptance adalah prenumbered document

untuk memudahkan fungsi terkait melacak proses penerimaan barang atau

jasa terkait. Untuk mengurangi risiko perbedaan dokumen good receipt

atau services acceptance pada proses penerimaan yang sama, maka kedua

dokumen tersebut dicetak rangkap lima dan akan diberikan kepada pihak-

pihak terkait. Dokumen yang terkait pada tahap ini adalah sebagai berikut :

• Inspection Report : dokumen yang digunakan pada proses inspeksi

penerimaan barang di gudang


60


• Good Receipt : dokumen yang digunakan untuk mengakui jumlah

barang yang diterima di gudang berdasarkan hasil inspeksi yang akan

dijadikan dasar pengakuan hutang terhadap supplier terkait.

• Transfer Slip : dokumen yang menyertai barang persediaan yang akan

disimpan di gudang penyimpanan barang.

• Berita Acara Serah Terima Jasa : dokumen yang dibuat oleh user serta

ditandatangani oleh user dan supplier yang menandakan bahwa

pengadaan jasa terkait telah selesai dilakukan.

• Service Acceptance : dokumen yang digunakan untuk mengakui biaya

yang harus dicatat oleh bagian hutang berdasarkan pengadaan jasa

terkait yang telah selesai dilakukan.


Pengendalian fisik terhadap barang persediaan adalah terdapat akses yang

terbatas terhadap gudang penyimpanan barang. Yang memiliki otorisasi

terhadap gudang penyimpanan barang hanyalah Kepala Biro Pengelolaan

Persediaan, Kepala Bidang Penyimpanan barang serta para Staf Bidang

Penyimpanan Barang. Gudang penyimpanan barang dijaga oleh Staf

Bidang Penyimpanan Barang selama 24 jam yang terdiri dari tiga shift

pekerja. Setiap staf yang menjaga gudang penyimpanan berkewajiban

untuk mengisi data absen penjagaan gudang penyimpanan. Selain itu,

gudang penyimpanan juga dilengkapi dengan CCTV untuk

meminimalisasi pencurian dan terdapat tabung pemadam serta fire

extinguisher untuk meminimalisasi risiko kebakaran.


Adanya verifikasi bertingkat pada proses persetujuan inspection report,

good receipt, dan transfer slip merupakan salah satu pengendalian yang

dapat meminimalisasi kesalahan yang mungkin terjadi pada saat

pengakuan barang yang diterima dan yang disimpan di gudang. Internal

verification yang dimiliki sistem SAP pada tahap ini adalah sistem tidak

dapat membuat good receipt atau service acceptance apabila nomor PO

terkait tidak tercatat pada sistem SAP atau bisa saja PO sudah terbentuk


61


namun proses persetujuannya belum terpenuhi. Hal tersebut dapat

meminimalisasi kecurangan akan adanya supplier fiktif.

4.2.3 Approving supplier invoices

Tahap ketiga pada siklus pengeluaran adalah menyetujui tagihan dari

supplier. Proses persetujuan tagihan dari supplier dapat dilihat pada gambar 4.5

berikut ini :

Gambar 4.5 Proses Approving Supplier Invoices


Dokumen penagihan hutang supplier akan disampaikan oleh user kepada

staf Administrasi Perbendaharaan melalui loket penerimaan dokumen tagihan.

Dokumen penagihan hutang merupakan dokumen yang terdiri dari PO, invoice,

good receipt atau service acceptance, faktur pajak dan dokumen pendukung

lainnya. Dokumen penagihan hutang yang diterima akan diverifikasi awal terkait

kelengkapan dokumen dan akurasi nilai tagihan supplier oleh Staf Bidang

Administrasi Perbendaharaan. Dokumen yang tidak lengkap atau dokumen yang

perlu dikoreksi karena kesalahan jumlah tagihan akan langsung dikembalikan

kepada user.

Setelah dilakukan verifikasi awal, dokumen penagihan hutang tersebut

akan diteruskan kepada Staf Back Office Administrasi Perbendaharaan. Staf Back

Office Administrasi Perbendaharaan akan melakukan input pada Sistem

Pengendalian Dokumen Departemen Perbendaharaan dan melakukan verifikasi

kembali terhadap dokumen penagihan hutang. Sistem Pengendalian Dokumen

Departemen Perbendahaan merupakan sistem yang mencatat semua dokumen

penagihan hutang yang masuk kepada Bidang Administrasi Perbendaharaan. Pada


62


saat dokumen penagihan hutang masih diproses di Bidang Administrasi

Perbendaharaan, maka status dokumen penagihan hutang masih berada di Bidang

Administrasi Perbendaharaan. Namun, pada saat dokumen penagihan hutang

sudah selesai diproses, maka sistem ini akan di-update untuk mengubah status

keberadaan dokumen penagihan hutang dan unit kerja yang akan menerima

dokumen penagihan hutang, misalnya Bidang Pajak dan Asuransi atau Bidang

Akuntansi Hutang akan men-update status dokumen penagihan hutang juga pada

sistem ini.

Setelah Dokumen penagihan hutang di-input pada sistem pengendalian

dokumen Departmen Perbendaharaan Staf Back Office Administrasi akan

mengirimkan Dokumen penagihan hutang kepada Kepala Urusan Administrasi

Perbendaharaan untuk melakukan verifikasi kembali atas kelengkapan

dokumennya dan akurasi nilai. Apabila sudah lengkap dan akurat, Kepala Urusan

Administrasi Perbendaharaan akan memberikan paraf dan tanggal verifikasi.

Dokumen penagihan hutang yang telah diverifikasi dan diparaf akan dikirimkan

kepada Kepala Bidang Administrasi Perbendaharaan untuk dilakukan verifikasi

lebih lanjut. Apabila dokumen pendukung tidak lengkap, maka dokumen akan

dikembalikan kepada user terkait. User akan melengkapi dokumen pendukung

terkait. Setelah sudah dilengkapi, maka user akan memberikan dokumen tagihan

beserta dokumen pendukungnya melalui loket penerimaan dokumen tagihan.

Proses selanjutnya akan mengikuti proses seperti di atas.

Apabila sudah lengkap, Kepala Bidang Administrasi Perbendaharaan akan

memberikan tanda tangan pada lembar verifikasi dokumen. Setelah proses

verifikasi dokumen selesai dilakukan, Kepala Bidang Administrasi

Perbendaharaan akan meneruskan dokumen penagihan hutang kepada Bagian

Pajak dan Asuransi. Staf Bidang Pajak dan Asuransi akan men-update status

keberadaan dokumen pada Sistem Pengendalian Dokumen Administrasi

Perbendaharaan. Staf Bidang Pajak dan Asuransi akan melakukan verifikasi dan

melakukan perhitungan kembali atas akurasi nilai pajak terutang terkait dengan

transaksi pembelian tersebut. Faktur pajak terdiri atas dua rangkap, asli dan

salinannya. Faktur pajak asli akan disimpan oleh bagian pajak, sedangkan salinan


63


faktur pajak akan dijadikan sebagai dokumen pendukung tagihan. Selanjutnya

dokumen tagihan akan dikirimkan ke Bidang Akuntansi Hutang.

Setelah menerima dokumen penagihan hutang dari Bidang Pajak dan

Asuransi, Staf Akuntansi Hutang akan terlebih men-update status keberadaan

dokumen penagihan hutang pada Sistem Pengendalian Dokumen Administrasi

Perbendaharaan. Setelah melakukan update pada sistem pengendalian dokumen,

Staf Bidang Akuntansi Hutang melakukan verifikasi terhadap kelengkapan

dokumen dan akan melakukan proses entry pada sistem SAP modul FI yang akan

disimpan dalam bentuk park invoice. Proses entry invoice ini dilakukan

berdasarkan nomor PO terkait dari proses pengadaan tersebut. Park invoice

merupakan invoice yang terbentuk pada SAP namun invoice tersebut belum di-

posting ke General Ledger. Selanjutnya, Staf Bidang Akuntansi Hutang akan

menulis nomor park invoice yang tercantum pada SAP pada lembar verifikasi

dokumen serta memberikan paraf dan tanggal entry invoice.

Setelah dilakukan pencatatan park invoice, Staf Akuntansi Hutang akan

mengirimkan dokumen penagihan hutang kepada Kepala Urusan Akuntansi

Hutang yang akan melakukan review dan verifikasi atas park invoice pada sistem

SAP serta kelengkapan dokumen pendukung. Apabila sudah lengkap, Kepala

Urusan Akuntansi Hutang memberikan paraf dan tanggal verifikasi dan

selanjutnya dokumen dikirimkan kepada Kepala Bidang Akuntansi Hutang.

Apabila terjadi kesalahan entry data, maka park invoice tersebut akan diubah pada

sistem SAP oleh Staf Bidang Akuntansi Hutang. Apabila kesalahan berasal dari

user, seperti dokumen pendukung tidak lengkap atau salah penjumlahan tagihan,

maka dokumen akan dikembalikan ke Bidang Administrasi Pembendaharaan yang

selanjutnya akan dikirimkan kepada user untuk dikoreksi. Park invoice akan

diubah sesuai dengan dokumen pendukung yang sudah dikoreksi oleh Staf Bidang

Akuntansi Hutang.

Setelah dokumen selesai diverifikasi oleh Kepala Urusan Akuntansi

Hutang, maka Kepala Bidang Akuntansi Hutang akan melakukan verifikasi

kembali atas kelengkapan dokumen pendukung dan melakukan posting ke

General Ledger sehingga akan terbetuk posted invoice dengan status block for


64


payment, maksudnya dokumen tersebut masih belum siap untuk dilakukan proses

pembayaran. Ketika Bidang Kas dan Bank akan melakukan proses pembayaran,

status block for payment akan diubah menjadi status accepted, maksudnya adalah

dokumen siap untuk dilakukan proses pembayaran.

Setelah di-posting, Staf Bidang Akuntansi Hutang akan mencetak

disbursement voucher. Apabila terjadi kesalahan ketika sudah di-posting, maka

Kepala Bidang Akuntansi Hutang akan mengembalikan dokumen terkait kepada

Administrasi Pembendaharaan yang selanjutnya akan dikirimkan kepada user

untuk dikoreksi. Setelah dokumen dikoreksi, Kepala Bidang Akuntansi Hutang

akan melakukan reverse dan selanjutnya dokumen yang sudah dikoreksi akan di-

entry ulang oleh staf Bidang Akuntansi Hutang.

Selanjutnya disbursement voucher diotorisasi sesuai dengan level otorisasi

yang sudah ditentukan. Apabila belum terdapat otorisasi dari level otorisasi

terkait, maka Bidang Kas dan Bank belum bisa melakukan pembayaran. Level

otorisasi yang untuk persetujuan disbursement voucher adalah sebagai berikut :

• Untuk tagihan sampai dengan Rp 50 juta akan ditandatangani oleh Kepala

Bidang Akuntansi Hutang

• Untuk tagihan lebih dari Rp 50 juta – Rp 1 milyar akan ditandatangani

oleh Kepala Bidang Akuntansi Hutang dan Kepala Biro Akuntansi

Keuangan

• Untuk tagihan lebih dari Rp 1 Milyar akan ditandatangani oleh Kepala

Bidang Akuntansi Hutang, Kepala Biro Akuntansi Keuangan dan Kepala

Departemen Akuntansi

Apabila tagihan yang diproses merupakan tagihan yang standar dan tidak

rumit, maka staf Akuntansi Hutang bisa langsung melakukan posting park

invoice, namun approval dokumen tetap harus ditandatangani oleh level otorisasi

yang sudah ditentukan. Contoh tagihan yang bisa di-posting langsung oleh staf

Akuntansi Hutang misalnya tagihan pembelian barang persediaan atau barang

expense dan tagihan pengadaan jasa untuk memperbaiki fasilitas perusahaan.


65


Secara ringkas, proses persetujuan tagihan supplier dapat dilihat pada lampiran

11.

4.2.3.1 Tujuan pengendalian pada tahap approving supplier invoices

Tujuan pengendalian untuk memastikan seluruh tagihan supplier

diverifikasi secara tepat waktu dan disesuaikan dengan barang atau jasa yang

diterima telah dilakukan oleh PT ABC. Seluruh dokumen penagihan hutang akan

diverifikasi kelengkapan dan akurasinya oleh Bidang Administrasi

Perbendaharaan dan Bidang Akuntansi Hutang dimana untuk pengadaan barang

harus dilampirkan dengan good receipt sebagai bukti bahwa barang telah diterima

oleh bagian gudang dan untuk pengadaan jasa harus dilampirkan dengan service

acceptance sebagai bukti bahwa pengadaan jasa telah selesai dilakukan. Proses

verifikasi oleh Bidang Administrasi Perbendaharaan dan Bidang Akuntansi

Hutang dapat memakan waktu satu sampai dua minggu, namun seluruh PO yang

dikeluarkan oleh PT ABC memiliki tanggal jatuh tempo selama 30 hari sejak

barang diterima ataupun pengadaan jasa telah selesai.

Untuk mengidentifikasi potongan pembelian yang tersedia, PT ABC tidak

mengenal diskon pada term pembayaran kepada supplier karena pada saat

meminta penawaran supplier sudah disepakati di awal bahwa jatuh tempo

pembayaran adalah selama 30 hari sejak barang diterima ataupun pengadaan jasa

telah selesai. Untuk mendapatkan harga yang terbaik, supplier terpilih pada proses

tender adalah supplier yang lolos evaluasi teknis dengan harga termurah. Selain

itu, PT ABC juga akan mengirimkan surat permintaan diskon kepada supplier

terpilih guna mendapatkan harga terbaik.

Tujuan pengendalian selanjutnya adalah memastikan seluruh bentuk

pengembalian barang dari pembelian diotorisasi dan dicatat secara akurat

berdasarkan jumlah aktual pengembalian barang. Berdasarkan hasil wawancara

penulis dengan bagian Akuntansi Hutang, perusahaan bisa dibilang hampir tidak

pernah membuat Debit Memo untuk pengembalian barang. Pengakuan jumlah

barang yang selanjutnya berkaitan dengan pengakuan jumlah hutang adalah

berdasarkan hasil inspeksi yang dilakukan oleh bagian penerimaan barang yang


66


tercantum pada inspection report dan good receipt. Jumlah barang yang diakui

adalah jumlah barang yang lolos inspeksi. Pengembalian barang yang tidak lolos

inspeksi dilakukan pada saat setelah selesai dilakukan inspeksi. Supplier turut

serta dalam melakukan inspeksi dan hasil inspeksi juga disetujui oleh supplier.

Untuk memastikan seluruh transaksi pembelian secara kredit dan

pengeluaran kas di-posting ke akun supplier yang sesuai pada buku A/P, posting

pencatatan hutang merupakan tanggung Kepala Bidang Akuntansi Hutang.

Namun karena banyaknya dokumen penagihan hutang maka Kepala Bidang

Akuntansi Hutang membolehkan stafnya untuk melakukan posting pada beberapa

transaksi yang sederhana, seperti pembelian barang persediaan ataupun barang

expense. Hal ini merupakan suatu kelemahan yang seharusnya tidak dilakukan

karena mungkin sekali terjadi ketidaktelitian dari staf terkait sehingga pencatatan

hutang tidak akurat.

Tujuan pengendalian terakhir adalah memastikan seluruh pencatatan

akuntansi dan persediaan telah diamankan. Pengamanan pencatatan akuntansi

dilakukan dengan adanya perbedaan penggunaan user id dan password pada

sistem SAP diantara staf yang melakukan entry invoice pada sistem SAP dengan

kepala bidang yang melakukan posting akun hutang sehingga setiap orang hanya

bisa melakukan akses sebatas tugas dan wewenangnya masing-masing.

4.2.3.2 Risk assessment pada tahap approving supplier invoices

Selanjutnya penulis akan menganalisa risiko yang mungkin terjadi pada

tahap ini serta bentuk pengendalian yang dilakukan oleh PT ABC. Risiko beserta

pengendalian yang dilakukan oleh PT ABC adalah sebagai berikut :

a. Gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier

PT ABC melakukan verifikasi bertingkat dan berulang terhadap akurasi

dan kelengkapan dokumen penagihan hutang dari supplier. Verifikasi

bertingkat dilakukan oleh staf; Kepala Urusan; hingga Kepala Bidang,

sedangkan verifikasi akurasi berulang dilakukan oleh Bidang Administrasi

Perbendaharaan, Bidang Akuntansi Hutang dan Bidang Kas dan Bank.

Selain itu, PT ABC juga melakukan pembatasan akses terhadap supplier


67


master data terutama pada bagian pembayaran supplier. Hanya Bidang

Akuntansi Hutang dan Bidang Kas dan Bank yang dapat mengaksesnya.

b. Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang

PT ABC melakukan verifikasi bertingkat dan berulang pada Bidang

Akuntansi Hutang dari staf, kepala urusan hingga kepala bidang untuk

mengecek dokumen penagihan hutang. Verifikasi juga dilakukan dengan

membandingkan parked invoice yang terbentuk pada sistem SAP dengan

dokumen penagihan hutang untuk meminimalisasi kesalahan pada saat

entry invoice atau proses posting akun hutang. Yang memiliki otorisasi

melakukan posting akun hutang merupakan Kepala Bidang Akuntansi

Hutang. Namun karena terdapat banyak dokumen penagihan hutang,

Kepala Bidang Akuntansi Hutang membolehkan stafnya untuk melakukan

posting akun hutang pada transaksi yang tidak rumit, seperti pembelian

barang persediaan atau barang expense, sera pengadaan jasa untuk

memperbaiki fasilitas. Ini merupakan salah satu kelemahan pengendalian

dari PT ABC.

4.2.3.3 Control Activity pada tahap approving supplier invoices


Pemisahan tanggung jawab terdapat pada Bidang Akuntansi Hutang

dimana terjadi pemisahan tanggung jawab antara staf yang melakukan

entry invoice pada sistem SAP, Kepala Bidang Akuntansi Hutang yang

memiliki tanggung jawab untuk melakukan posting akun hutang, serta

level otorisasi yang bertanggung jawab untuk menyetujui disbursement

voucher. Namun, pemisahan tanggung jawab tersebut tidak selalu

diimplementasikan karena Kepala Bidang Akuntansi Hutang

membolehkan stafnya melakukan posting terhadap pengadaan yang tidak

rumit seperti pembelian barang persediaan atau barang expense serta jasa

perbaikan fasilitas.


Kewajiban untuk melakukan pembayaran terjadi saat barang diterima

sehingga terdapatnya good receipt pada pengadaan barang atau service


68


acceptance pada pengadaan jasa merupakan dokumen pendukung yang

penting yang menunjukkan bahwa barang benar-benar telah diterima oleh

bagian penerimaan di gudang atau pengadaan jasa telah benar-benar

selesai dilakukan. Disbursement voucher akan disetujui melalui proses

penandatanganan oleh level otorisasi yang berlaku. Disbursement voucher

yang belum disetujui oleh level otorisasi tidak dapat dilakukan proses

pembayarannya. Level otorisasi persetujuan Disbursement Voucher adalah

sebagai berikut :

• Untuk tagihan sampai dengan Rp 50 juta akan ditandatangani oleh

Kepala Bidang Akuntansi Hutang

• Untuk tagihan lebih dari Rp 50 juta – Rp 1 milyar akan ditandatangani

oleh Kepala Bidang Akuntansi Hutang dan Kepala Biro Akuntansi

Keuangan

• Untuk tagihan lebih dari Rp 1 Milyar akan ditandatangani oleh Kepala

Bidang Akuntansi Hutang, Kepala Biro Akuntansi Keuangan dan

Kepala Departemen Akuntansi


Park invoice dan posted invoice merupakan dokumen prenumbered yang

dicatat dan disimpan pada sistem SAP. Prenumbered document yang

tercatat pada sistem SAP memudahkan proses pembayaran dan pelacakan

tagihan supplier yang telah tercatat pada sistem SAP. Dokumen yang

terkait pada tahap ini adalah sebagai berikut :

• Lembar verifikasi dokumen : selembar dokumen yang digunakan

untuk memverifikasi kelengkapan dokumen penagihan hutang

• Disbursement voucher : dokumen yang digunakan sebagai dasar

dilakukan pembayaran terhadap supplier.


Aktivitas pengendalian ini tidak relevan untuk diimplementasikan pada

tahap pemesanan barang karena aktivitas pengendalian physical control

over assets and records pada siklus pengeluaran hanya dapat

diimplementasikan pada proses penerimaan dan penyimpanan barang serta


69


proses pembayaran kas. Pada proses penerimaan dan penyimpanan barang,

pengamanan dilakukan untuk mengamankan persediaan perusahaan,

sedangkan pada proses pembayaran kas, pengamanan dilakukan untuk



Verifikasi bertingkat dan berulang dilakukan oleh Bidang Administrasi

Perbendaharaan, Bidang Pajak dan Asuransi, Bidang Akuntansi Hutang

serta level otorisasi yang berlaku bertujuan untuk meminimalisasi risiko

kesalahan pengakuan hutang kepada supplier. Sistem SAP juga memiliki

internal verification pada proses pembuatan parked invoice. Pembuatan

parked invoice berdasarkan nomor PO terkait sehingga apabila nomor PO

terkait tidak tercatat pada sistem SAP, maka selanjutnya tidak dapat

terbentuk park invoice, tidak dapat melakukan posting dan tidak dapat

melakukan proses pembayaran.

4.2.4 Cash disbursement

Tahap terakhir pada siklus pengeluaran adalah proses pembayaran kas.

Proses pembayaran kas dapat dilihat pada gambar 4.6 berikut ini :

Gambar 4.6 Proses Cash Disbursement



70


Aktivitas pembayaran diawali pada saat Bidang Kas dan Bank menerima

dokumen tagihan yang dilengkapi dengan disbursement voucher yang telah

diotorisasi beserta dokumen pendukung lainnya dari Bidang Akuntansi Hutang.

Staf Bidang Kas dan Bank akan melakukan verifikasi terkait akurasi jumlah,

kelengkapan persetujuan dan ketersediaan nomor rekening yang tercantum pada

disbursement voucher dari Bidang Akuntansi Hutang. Apabila data yang

tercantum pada disbursement voucher belum lengkap, seperti tidak terdapat

nomor rekening, maka Kepala Bidang Kas dan Bank tidak bisa melakukan proses

pembayaran dan dokumen akan dikembalikan kepada Bidang Akuntansi Hutang

untuk dilengkapi. Namun, apabila data yang tercantum pada disbursement

voucher sudah lengkap maka Kepala Bidang Kas dan Bank akan melakukan

pembayaran berdasarkan disbursement voucher tersebut.

Bidang Kas dan Bank akan melakukan pembayaran berdasarkan

berdasarkan tanggal jatuh tempo tagihan. Kepala Bidang Kas dan Bank akan

melihat display pencatatan hutang supplier pada sistem SAP modul FI yang

memuat informasi mengenai tanggal jatuh tempo dan kemudian melakukan sortir

tanggal yang mendekati tanggal jatuh tempo.

Selanjutnya, Kepala Bidang Kas dan Bank akan melakukan pengecekan

anggaran dan ketersediaan dana perusahaan yang dianalisa melalui anggaran arus

kas. Setiap minggu, anggaran arus kas dibuat oleh Kepala Bidang Kas dan Bank

dan diverifikasi serta disetujui secara bertingkat oleh Kepala Biro Pengelolaan

Kas, Kepala Departemen Perbendaharaan dan Direktur Keuangan.

Setelah dilakukan pemilihan supplier yang akan diproses pembayarannya

berdasarkan ketersediaan dana perusahaan, Kepala Bidang Kas dan Bank terlebih

dahulu mengubah posted invoice dengan status block payment yang sebelumnya

telah di-posting oleh Kepala Bidang Akuntansi Hutang pada sistem SAP Modul

FI menjadi posted invoice dengan status accepted, yang berarti dokumen telah

siap untuk dilakukan proses pembayaran.

Kepala Bidang Kas dan Bank mengisi form aplikasi setoran, transfer,

kliring dan inkaso dari bank. Yang memiliki otorisasi untuk melengkapi form

aplikasi setoran, transfer, kliring dan inkaso dari bank hanyalah Kepala Bidang


71


Kas dan Bank. Form aplikasi setoran, transfer, kliring dan inkaso akan disetujui

sesuai dengan level otorisasi berikut :

• Pembayaran sampai dengan Rp 25 juta akan ditandatangani oleh Kepala

Bidang Kas dan Bank dan Kepala Biro Pengelolaan Kas

• Pembayaran lebih dari Rp 25 juta sampai dengan Rp 250 juta akan diparaf

oleh Kepala Bidang Kas dan Bank serta ditandatangani oleh Kepala Biro

Pengelolaan Kas dan Kepala Departemen Pembendaharaan.

• Pembayaran lebih dari Rp 250 juta sampai dengan Rp 2 Milyar akan

diparaf oleh Kepala Bidang Kas dan Bank dan Kepala Biro Pengelolaan

Kas serta ditandatangani oleh Kepala Departemen Pembendaharaan dan

Direktur Keuangan.

• Pembayaran lebih dari Ro 2 Milyar akan diparaf oleh Kepala Bidang Kas

dan Bank, Kepala Biro Pengelolaan Kas dan Kepala Departemen

Pembendaharaan serta ditandatangani oleh Direktur Keuangan dan

Direktur Utama.

Setelah form aplikasi setoran, transfer, kliring dan inkaso diotorisasi, form

tersebut beserta beberapa dokumen pendukung seperti nomor rekening dan jumlah

tagihan dikirimkan ke bank oleh Staf Bidang Kas dan Bank. Selanjutnya, bank

yang akan men-transfer tagihan tersebut kepada para supplier.

Setelah menerima bukti setor dari bank, maka Staf Bidang Kas dan Bank

akan melakukan proses outgoing payment pada sistem SAP modul FI. Proses ini

dilakukan untuk membuat jurnal pembayaran pada sistem SAP modul FI. Setelah

dilakukan proses outgoing payment pada sistem SAP, Staf Bidang Kas dan Bank

akan mencetak payment register. Payment register yang terbentuk akan

diverifikasi akurasinya oleh Kepala Urusan Kas dan Bank. Setelah diverifikasi

oleh Kepala Urusan Kas dan Bank, Kepala Urusan Kas dan Bank akan

memberikan paraf dan tanggal verifikasi akurasi pada payment register serta

mengirimkan kepada Kepala Bidang Kas dan Bank untuk melakukan verifikasi

akurasi lebih lanjut. Setelah diverifikasi oleh Kepala Bidang Kas dan Bank, maka

Kepala Bidang Kas dan Bank akan memberikan paraf dan tanggal verifikasi


72


akurasi pada payment register. Bukti setor, payment register serta dokumen

pendukung lainnya akan disatukan dan diarsipkan sesuai tanggal pembayaran.

Untuk menyesuaikan pencatatan pada sistem SAP dengan rekening Koran

perusahaan, setiap harinya staf Bidang Kas dan Bank melakukan rekonsiliasi

dengan melakukan proses manual bank statement pada sistem SAP modul FI.

Hasil rekonsiliasi akan diverifikasi akurasinya oleh Kepala Urusan Kas dan Bank.

Setelah diverifikasi oleh Kepala Urusan Kas dan Bank, Kepala Urusan Kas dan

Bank akan memberikan paraf dan tanggal verifikasi akurasi terhadap hasil

rekonsiliasi serta mengirimkan kepada Kepala Bidang Kas dan Bank untuk

melakukan verifikasi akurasi lebih lanjut. Setelah diverifikasi oleh Kepala Bidang

Kas dan Bank, maka Kepala Bidang Kas dan Bank akan memberikan paraf dan

tanggal verifikasi akurasi pada dokumen hasil rekonsiliasi. Setelah selesai

direkonsiliasi, maka hasil rekonsiliasi akan disatukan dan diarsipkan kembali

dengan dokumen pendukung lainnya oleh Staf Bidang Kas dan Bank berdasarkan

tanggal pembayarannya. Secara ringkas, proses pembayaran kas dapat dilihat pada

lampiran 12.

4.2.4.1 Tujuan pengendalian pada tahap cash disbursement

Tujuan pengendalian untuk memastikan seluruh pengeluaran kas dicatat

secara akurat dan lengkap telah terpenuhi. Dokumen penagihan hutang akan

diverifikasi akurasinya oleh Bidang Kas dan Bank, serta seluruh pengeluaran kas

akan diverifikasi dan diotorisasi oleh level otorisasi yang sesuai. Proses outgoing

payment pada sistem SAP dilakukan untuk membentuk jurnal pembayaran pada

sistem SAP. Untuk memastikan pencatatan yang akurat pada sistem SAP, maka

setiap harinya Bidang Kas dan Bank melakukan rekonsiliasi terhadap rekening

koran dengan pencatatan di SAP.

4.2.4.2 Risk Assessment pada tahap cash disbursement

Risiko yang mungkin terjadi pada tahap pembayaran serta aktivitas

pengendalian yang dilakukan oleh PT ABC adalah sebagai berikut :


73


a. Membayar untuk barang yang tidak diterima

PT ABC memiliki kebijakan bahwa hanya pengadaan yang telah terdapat

good receipt atau service acceptance yang akan dilakukan proses

pembayarannya. Oleh karena itu, ketika melakukan verifikasi dokumen

penagihan hutang, good receipt pada pengadaan barang atau service

acceptance pada pengadaan jasa merupakan dokumen pendukung

terpenting yang harus diverifikasi. Apabila dokumen penagihan hutang

tidak memiliki good receipt atau service acceptance maka proses

pembayaran belum bisa dilakukan. Good receipt terlebih dahulu

diverifikasi oleh Kepala Bidang Penerimaan Barang dan Kepala Biro

Pengelolaan Persediaan, sedangkan service acceptance diverifikasi

terlebih dahulu oleh Kepala Bidang Pengadaan Jasa dan Kepala Biro

Pengadaan Jasa.

b. Gagal dalam mengambil diskon pembelian

PT ABC tidak mengenal diskon pada term pembayaran kepada supplier

karena pada saat meminta penawaran supplier sudah disepakati di awal

bahwa jatuh tempo pembayaran adalah selama 30 hari sejak barang

diterima ataupun pengadaan jasa telah selesai. Untuk mendapatkan harga

yang terbaik, supplier terpilih pada proses tender adalah supplier yang

lolos evaluasi teknis dengan harga termurah. Selain itu, PT ABC juga akan

mengirimkan surat permintaan diskon kepada supplier terpilih guna

mendapatkan harga terbaik.

c. Membayar tagihan yang sama dua kali

PT ABC melakukan pemisahan penyimpanan dokumen antara dokumen

yang sudah dilakukan proses pembayarannya dengan yang belum

dilakukan proses pembayarannya. Ketika dokumen penagihan hutang

sudah dilakukan pembayaran, maka bukti setor bank, payment register dan

hasil rekonsiliasi akan disatukan pada dokumen tersebut untuk

membedakan antara dokumen penagihan hutang yang sudah dilakukan

pembayaran dan yang belum dilakukan pembayaran. Proses outgoing

payment yang dilakukan oleh staf Bidang Kas dan Bank merupakan proses

pembayaran pada sistem SAP modul FI yang membentuk jurnal


74


pembayaran sehingga tidak ada lagi hutang dengan supplier terkait yang

masih outstanding.

d. Pencurian kas

PT ABC melakukan pemisahan tanggung jawab terhadap bagian yang

melakukan pencatatan hutang dengan bagian yang melakukan pembayaran

dan juga melakukan pembatasan akses kepada supplier master file

terutama pada bagian pencatatan hutang dan pembayaran suplier. Form

aplikasi setoran bank hanya boleh dilengkapi oleh Kepala Bidang Kas dan

Bank dan diotorisasi sesuai level otorisasi yang ada dimana form aplikasi

setoran bank akan ditandatangani oleh dua level otorisasi. Setiap harinya,

Bidang Kas dan Bank melakukan rekonsiliasi untuk membandingkan

rekening Koran perusahaan yang berasal dari bank dengan pencatatan pada

sistem SAP.

e. Penyalahgunaan cek

PT ABC tidak menggunakan cek untuk melakukan pembayaran.

f. Permasalahan arus kas

Setiap minggu, Kepala Bidang Kas dan Bank membuat anggaran arus kas

untuk mencegah tingginya pengeluaran arus kas dibandingkan dengan

pendapatannya. Anggaran tersebut akan diverifikasi dan diotorisasi sesuai

dengan level otorisasi yang berlaku.

4.2.4.3 Control Activity pada tahap cash disbursement


Pemisahan tanggung jawab terjadi antara Bidang Kas dan Bank yang

bertanggung jawab melakukan otorisasi pembayaran dengan Bidang

Akuntansi Hutang yang bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan

hutang kepada para supplier pada sistem SAP modul FI. Hal tersebut

bertujuan untuk meminimalisasi risiko terhadap pencurian kas.


Yang bertanggung jawab untuk melengkapi form aplikasi setoran bank

hanyalah Kepala Bidang Kas dan Bank. Otorisasi pembayaran pada form

aplikasi setoran bank dilakukan dengan menggunakan metode dual sign


75


yang dilakukan oleh level otorisasi yang berlaku. Level otorisasi

persetujuan pembayaran adalah sebagai berikut :

• Pembayaran sampai dengan Rp 25 juta akan ditandatangani oleh

Kepala Bidang Kas dan Bank dan Kepala Biro Pengelolaan Kas

• Pembayaran lebih dari Rp 25 juta sampai dengan Rp 250 juta akan

diparaf oleh Kepala Bidang Kas dan Bank serta ditandatangani oleh

Kepala Biro Pengelolaan Kas dan Kepala Departemen

Pembendaharaan.

• Pembayaran lebih dari Rp 250 juta sampai dengan Rp 2 Milyar akan

diparaf oleh Kepala Bidang Kas dan Bank dan Kepala Biro

Pengelolaan Kas serta ditandatangani oleh Kepala Departemen

Pembendaharaan dan Direktur Keuangan.

• Pembayaran lebih dari Ro 2 Milyar akan diparaf oleh Kepala Bidang

Kas dan Bank, Kepala Biro Pengelolaan Kas dan Kepala Departemen

Pembendaharaan serta ditandatangani oleh Direktur Keuangan dan

Direktur Utama.


Form aplikasi setoran bukan merupakan prenumbered document, namun

proses pengarsipannya dilakukan berdasarkan tanggal pembayaran pada

bukti setor yang akan disatukan dengan dokumen pendukung lainnya.

Dokumen terkait pada tahap ini adalah sebagai berikut :

• Form aplikasi setoran, transfer, kliring dan inkaso : dokumen yang

dikeluarkan oleh bank untuk melakukan setoran atau transfer ke

rekening lain dalam hal melakukan pembayaran supplier.

• Payment Register : Dokumen yang dihasilkan dari proses outgoing

payment sebagai bukti pembayaran telah dilakukan pada sistem SAP.


Untuk menghindari pencurian kas perusahaan, terdapat akses yang terbatas

terhadap form aplikasi setoran yang kosong, dimana hanya bisa diakses

oleh Kepala Bidang Kas dan Bank. Selain itu, yang memiliki otoriasi

untuk melengkapi form aplikasi setoran bank hanyalah Kepala Bidang Kas


76


dan Bank. Form aplikasi setoran bank harus disetujui dengan

menggunakan metode dual sign. Apabila tanda tangan belum lengkap,

maka proses pembayaran tidak bisa dilakukan. PT ABC juga memiliki

Closed-circuit Televisison (CCTV) di setiap sudut ruangan untuk

meminimalisasi pencurian. Akses untuk masuk ke dalam ruangan

Bendahara harus melalui finger-print scan sehingga orang yang tidak

berkepentingan tidak bisa masuk ke dalamnya. Selain itu, untuk

meminimalisasi risiko kebakaran, setiap ruangan dilengkapi oleh tabung

pemadam dan fire extinguisher.


Verifikasi serta persetujuan pembayaran yang dilakukan Bidang Kas dan

Bank serta level otorisasi yang berlaku sebelum melakukan pembayaran

merupakan suatu bentuk pengendalian yang baik agar tidak terjadi

kesalahan dalam melakukan pembayaran kepada supplier untuk

meminimalisasi kerugian bagi perusahaan. Proses rekonsiliasi merupakan

proses paling penting pada tahap pembayaran karena dengan melakukan

rekonsiliasi antara pencatatan pada sistem SAP dengan rekening Koran

perusahaan dapat mendeteksi risiko-risiko yang mungkin terjadi, seperti

kesalahan dalam melakukan pembayaran tagihan supplier ataupun

terjadinya pencurian kas.

4.3 Jurnal Terkait dengan Siklus Pengeluaran PT ABC

Berikut ini penulis akan membahas tentang jurnal terkait pada siklus

perngeluaran. Proses penjurnalan pertama kali adalah pada saat pembuatan Good

Receipt atau Service Acceptance yang dilakukan oleh Staf Penerimaan barang di

Gudang atau Staf Bidang Pengadaan Jasa. Good Receipt merupakan dokumen

yang menandakan bahwa bagian gudang sudah menerima barang dari supplier

sedangkan Service Acceptance merupakan dokumen yang menandakan bahwa

pengadaan jasa telah selesai dilakukan. Berikut ini adalah jurnal yang terbentuk

pada saat pembuatan Good Receipt atau Service Acceptance :


77


Dr. Cr.

Beban-Beban

xxx

Hutang Pembelian Lainnya

xxx

Proses penjurnalan selanjutnya terjadi pada proses posting parked invoice

yang akan membentuk posted invoice pada sistem SAP modul FI yang dilakukan

oleh Kepala Bidang Akuntansi Hutang. Posted invoice yang terbentuk merupakan

posted invoice dengan status block for payment yang akan membentuk jurnal

sebagai berikut :

Dr. Cr.

Hutang Pembelian Lainnya

xxx

PPN Masukan

xxx

Hutang Pembelian Pihak Ketiga xxx

Ketika Bidang Kas dan Bank akan melakukan proses pembayaran, maka

terlebih dahulu Kepala Bidang Kas dan Bank mengubah posted invoice dengan

status block for payment menjadi posted invoice dengan status accepted yang

berarti bahwa dokumen siap untuk dilakukan proses pembayaran. Bidang Kas dan

Bank akan melakukan proses pembayaran pada sistem SAP modul FI dengan

melakukan proses outgoing payment. Proses outgoing payment akan membentuk

jurnal sebagai berikut :

Dr. Cr.

Hutang Pembelian Pihak Ketiga

xxx

Bank Clearing

xxx

Untuk menyesuaikan pencatatan pada sistem SAP dengan rekening Koran

perusahaan, setiap harinya staf Bidang Kas dan Bank melakukan rekonsiliasi

dengan melakukan proses manual bank statement pada sistem SAP modul FI.

Proses manual bank statement tersebut akan membentuk jurnal sebagai berikut :


78


Dr. Cr.

Bank Clearing xxx

Main Bank

xxx

4.4 Ringkasan Analisis terhadap Siklus Pengeluaran PT ABC

Pada bagian ini, penulis akan memberikan ringkasan terhadap seluruh

analisis yang telah dituliskan berdasarkan empat aktivitas utama pada siklus

pengeluaran. Berikut ini adalah ringkasan analisisnya :

Tabel 4.1 Ringkasan Analisis Siklus Pengeluaran PT ABC

Ordering materials, supplies, and services

Tujuan

pengendalian

Tujuan pengendalian pada tahap ini telah tercapai karena

semua pengadaan harus melalui proses otorisasi terlebih

dahulu. Untuk pengadaan barang persediaan dilakukan

berdasarkan reorder point pada MRP controller, untuk

pengadaan CAPEX direncanakan dan dianggarkan sejak awal

tahun, sedangkan untuk pengadaan barang expense

dikendalikan dengan pembatasan anggaran dari setiap

departemen.

Risk

Assessment

PT ABC telah melakukan berbagai pengendalian untuk

meminimalisasi risiko pada tahap ini, seperti melakukan stock

opname untuk mendapat pencatatan persediaan yang akurat,

namun proses stock opname tidak dilakukan secara rutin. PT

ABC memiliki fungsi tersentralisasi dalam proses pengadaan

untuk meminimalisasi risiko pada pemesanan barang-barang

yang tidak dibutuhkan.

Control

Activity Separation of duties

Terdapat pemisahan tanggung jawab

antara proses pembuatan PR dan

pembuatan PO serta level-level otorisasi

yang yang harus menyetujuinya.


79


Authorization

Level otorisasi pada proses persetujuan

PR dan PO sudah memadai. Proses

persetujuan PR atau PO dilakukan

dengan dua cara, yaitu proses

persetujuan yang dilakukan pada sistem

SAP modul MM dan proses

penandatanganan pada dokumen PR

atau PO yang sudah dicetak.

Documents

PR, RFQ dan PO merupakan

prenumbered document. PO yang

dicetak terdiri atas lima rangkap.

Physical control

Aktivitas pengendalian ini tidak relevan

untuk diimplementasikan pada tahap

pemesanan barang karena hanya dapat

diimplementasikan pada proses

penerimaan dan penyimpanan barang

yang bertujuan untuk mengamankan

persediaan perusahaan serta proses

pembayaran kas yang bertujuan untuk


Independent check

Level otorisasi juga melakukan

verifikasi akurasi dan kelengkapan

terhadap dokumen terkait.

Receiving and storing goods

Tujuan

pengendalian


bagian penerimaan barang akan melakukan inspeksi untuk

memastikan jumlah barang sesuai dengan yang dipesan dan

dalam kondisi yang baik serta dilakukannya otorisasi serta

verifikasi sebelum dan sesudah dilakukannya pengadaan jasa.

Risk

Assessment

Secara keseluruhan, PT ABC telah melakukan berbagai

pengendalian untuk meminimalisasi risiko yang mungkin


80


terjadi, seperti dilakukannya inspeksi oleh user, supplier dan

staf Bidang Penerimaan Barang serta konsultan independen

khusus untuk barang curah dan para inspector harus melakukan

verifikasi dan menandatangani form inspection report. Namun,

PT ABC tidak melakukan stock opname secara rutin yang

dapat menimbulkan risiko terjadinya pencurian barang

persediaan.

Control

Activity

Separation of duties

Pemisahan tanggung jawab pada tahap

ini ditandai dengan pemisahan antara

bagian penerimaan barang dengan

bagian penyimpanan barang.

Authorization

Otorisasi dilakukan dengan memberikan

paraf atau tanda tangan pada dokumen

terkait yang dilakukan oleh oleh Kepala

Bidang Penerimaan Barang dan Kepala

Biro Pengelolaan Persediaan.

Documents

Good receipt dan services acceptance

adalah prenumbered document yang

dicetak lima rangkap.

Physical control

Terdapat akses yang terbatas terhadap

gudang penyimpanan barang. Selain itu,

gudang penyimpanan juga dilengkapi

dengan CCTV untuk meminimalisasi

pencurian dan terdapat tabung pemadam

serta fire extinguisher untuk

meminimalisasi risiko kebakaran.

Independent check

Terdapat verifikasi bertingkat pada

proses persetujuan inspection report,

good receipt, dan transfer slip.

Approving supplier invoice

Tujuan Tujuan pengendalian untuk memastikan seluruh transaksi


81


pengendalian pembelian secara kredit dan pengeluaran di-posting ke akun

supplier yang sesuai tidak tercapai karena Kepala Bidang

Akuntansi Hutang yang bertanggung jawab untuk melakukan

posting membolehkan stafnya melakukan posting pada

transaksi yang sederhana sehingga sangat mungkin terjadi

ketidaktelitian staf pada proses pencatatan hutang. Transaksi

sederhana yang dimaksud merupakan tagihan pembelian

barang persediaan atau barang expense atau tagihan pengadaan

jasa untuk memperbaiki fasilitas perusahaan.

Risk

Assessment

PT ABC melakukan verifikasi bertingkat dan untuk

meminimalisasi terjadinya kesalahan pada proses pencatatan

hutang. Namun, risiko kesalahan dalam melakukan posting

sangat mungkin terjadi karena Kepala Bidang Akuntansi

Hutang yang bertanggung jawab untuk melakukan posting

membolehkan stafnya melakukan posting pada transaksi yang

sederhana seperti tagihan pembelian barang dan tagihan

pengadaan jasa untuk memperbaiki fasilitas perusahaan.

Control

Activity Separation of duties

Terjadi pemisahan tanggung jawab

antara staf yang melakukan entry

invoice pada sistem SAP, Kepala Bidang

Akuntansi Hutang yang memiliki

tanggung jawab untuk melakukan

posting akun hutang, serta level otorisasi

yang bertanggung jawab untuk

menyetujui disbursement voucher.

Namun, pemisahan tanggung jawab

tersebut tidak selalu diimplementasikan

karena Kepala Bidang Akuntansi

Hutang membolehkan stafnya

melakukan posting terhadap pengadaan

yang tidak rumit seperti pembelian

barang persediaan atau barang expense


82


serta jasa perbaikan fasilitas.

Authorization

Disbursement voucher akan disetujui

melalui proses penandatanganan oleh

level otorisasi yang berlaku.

Documents

Park invoice dan posted invoice

merupakan dokumen prenumbered yang

dicatat dan disimpan pada sistem SAP.

Physical control

Aktivitas pengendalian ini tidak relevan

untuk diimplementasikan pada tahap

pemesanan barang karena hanya dapat

diimplementasikan pada proses

penerimaan dan penyimpanan barang

yang bertujuan untuk mengamankan

persediaan perusahaan serta proses

pembayaran kas yang bertujuan untuk


Independent check

Verifikasi bertingkat dan berulang

dilakukan oleh Bidang Administrasi

Perbendaharaan dan Bidang Akuntansi

Hutang serta perhitungan ulang jumlah

pajak terkait oleh Bidang Pajak dan

Asuransi

Cash disbursement

Tujuan

pengendalian


Bidang Kas dan Bank melakukan verifikasi terhadap dokumen

terkait, melakukan proses outgoing payment yang akan

membentuk jurnal pembayaran serta melakukan rekonsiliasi

untuk menyesuaikan pencatatan pada SAP dengan rekening

koran.

Risk

Assessment

Berbagai pengendalian telah dilakukan oleh PT ABC untuk

meminimalisasi risiko yang mungkin terjadi, misalnya untuk


83


meminimalisasi risiko membayar barang yang tidak diterima,

PT ABC hanya akan melakukan pembayaran terhadap

dokumen penagihan hutang yang telah dilengkapi oleh Good

Receipt atau Services Acceptance.

Control

Activity

Separation of duties

Pemisahan tanggung jawab terjadi

antara Bidang Kas dan Bank yang

bertanggung jawab melakukan otorisasi

pembayaran dengan Bidang Akuntansi

Hutang yang bertanggung jawab untuk

melakukan pencatatan hutang kepada

para supplier.

Authorization

Otorisasi pembayaran pada form aplikasi

setoran bank dilakukan dengan

menggunakan metode dual sign yang

dilakukan oleh level otorisasi yang

berlaku

Documents

Form aplikasi setoran bukan merupakan

prenumbered document, namun proses

pengarsipannya dilakukan berdasarkan

tanggal pembayaran pada bukti setor

yang akan disatukan dengan dokumen

pendukung lainnya.

Physical control

Terdapat akses yang terbatas terhadap

form aplikasi setoran bank dan yang

memiliki otorisasi untuk melengkapi

form aplikasi setoran bank hanyalah

Kepala Bidang Kas dan Bank.

Independent check

Verifikasi serta persetujuan pembayaran

dilakukan oleh Bidang Kas dan Bank

serta level otorisasi yang berlaku. Sumber : PT ABC (telah diolah kembali)



Bab 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Selama masa magang, penulis ditugaskan untuk melakukan inquiry pada

siklus pengeluaran PT ABC, yang merupakan salah satu perusahaan produsen

semen terkemuka di Indonesia, dengan melakukan wawancara dengan klien untuk

memahami proses bisnis dan control activity yang dilakukan oleh setiap process

owner. Romney dan Steinbart (2012) mendefinisikan siklus pengeluaran sebagai

suatu bentuk aktivitas bisnis dan data proses operasi yang berulang yang

berhubungan dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama

dari siklus ini adalah untuk meminimalisasi total biaya yang dikeluarkan serta

mengatur persediaan, supplies, dan jasa-jasa yang dibutuhkan organisasi.

Siklus pengeluaran merupakan salah satu proses bisnis yang penting

karena siklus pengeluaran berkaitan dengan keadaan kas yang merupakan elemen

penting dalam perusahaan. Semua transaksi pengeluaran akan berkaitan secara

langsung terhadap pengeluaran kas sehingga apabila terjadi kesalahan pencatatan

dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, pengendalian yang

baik sangat diperlukan dalam siklus pengeluaran ini.Untuk mendukung hal

tersebut, penulis menganalisis siklus pengeluaran yang dilakukan oleh PT

ABCyang mencakup analisis tujuan pengendalian, analisis penilaian risiko, dan

analisis aktivitas pengendalian.Siklus pengeluaran itu sendiri terdiri dari empat

aktivitas utama, yaitu ordering materials, supplies, and services;receiving and

storing goods;approving supplier invoice, dan cash disbursement.

Tahap pertama dalam siklus pengeluaran adalah proses ordering materials,

supplies, and services. Proses yang dilakukan pada tahap ini adalah proses

pembuatan Purchase Request (PR), proses pemilihan supplier serta proses

pembuatan Purchase Order (PO) yang akan dikirimkan kepada supplier terpilih

untuk melakukan pemesanan pengadaan. Tujuan pengendalian pada tahap ini


85


telah tercapai karena semua pengadaan harus melalui proses otorisasi terlebih

dahulu. Untuk memastikan pengadaan barang dihitung berdasarkan Economic

Order Quantity (EOQ),maka pengadaan barang persediaan dilakukan berdasarkan

reorder point pada MRP controller. Perhitungan EOQ tidak dilakukan pada

pengadaan barang CAPEX atau barang expense, sebagai bentuk pengendaliannya

untuk pengadaan barang CAPEX direncanakan dan dianggarkan sejak awal tahun,

sedangkan untuk pengadaan barang expense dikendalikan dengan pembatasan

anggaran dari setiap departemen. Untuk meminimalisasi risiko pada tahap ini, PT

ABC telah melakukan berbagai pengendalian, seperti seperti memiliki fungsi

tersentralisasi dalam proses pengadaan untuk meminimalisasi risiko pada

pemesanan barang-barang yang tidak dibutuhkan dan melakukan stock opname

untuk mendapat pencatatan persediaan yang akurat, namun stock opname

dilakukan secara tidak rutin. Aktivitas pengendalian yang dilakukan PT ABC juga

sudah baik, terdapat pemisahan tanggung jawab antara proses pembuatan PR dan

pembuatan PO serta level-level otorisasi yang yang harus menyetujuinya, level

otorisasi pada proses verifikasi dan persetujuan PR dan PO sudah memadai, PR;

RFQ; dan PO merupakan prenumbered document.Untuk aktivitas

pengendalianPhysical control over assets and recordstidak relevan untuk

diimplementasikan pada tahap ini.

Tahap kedua dalam siklus pengeluaran adalah proses receiving and storing

goodsdimana pada tahap ini akan dilakukan inspeksi penerimaan barang dan

pembuatan Good Receipt pada pengadaan barang serta verifikasi berita acara

serah terima jasa dan pembuatan Service Acceptance pada pengadaan jasa. Tujuan

pengendalian pada tahap ini telah tercapai karena bagian penerimaan barang akan

melakukan inspeksi untuk memastikan jumlah barang sesuai dengan yang dipesan

dan dalam kondisi yang baik serta dilakukannya otorisasi serta verifikasi sebelum

dan sesudah dilakukannya pengadaan jasa. Secara keseluruhan, PT ABC telah

melakukan berbagai pengendalian untuk meminimalisasi risiko yang mungkin

terjadi, seperti inspeksi dilakukan oleh user, supplier dan Staf Bidang Penerimaan

Barang serta konsultan independen khusus untuk barang curah dan para inspector

harus melakukan verifikasi dan menandatangani form inspection report. Namun,

PT ABC tidak melakukan stock opname secara rutin yang dapat menimbulkan


86


risiko terjadinya pencurian barang persediaan. Aktivitas pengendalian yang

dilakukan PT ABC juga sudah memadai, terdapat pemisahan tanggung jawab

antara bagian penerimaan barang dengan bagian penyimpanan barang, verifikasi

dan otorisasi bertingkat telah dilakukan, Good Receipt dan Services Acceptance

adalah prenumbered document yang dicetak lima rangkap, serta terdapat akses

yang terbatas terhadap gudang penyimpanan persediaan.

Tahap ketiga dalam siklus pengeluaran adalah proses approving supplier

invoice. Pada tahap ini dilakukan proses verifikasi dokumen penagihan hutang

dari supplier beserta dokumen pendukungnya, proses entry invoice pada sistem

SAP modul FI, dan proses posting akun hutang ke jurnal umum. Tujuan

pengendalian untuk memastikan seluruh transaksi pembelian secara kredit dan

pengeluaran di-posting ke akun supplier yang sesuai tidak tercapai karena Kepala

Bidang Akuntansi Hutang yang bertanggung jawab untuk melakukan posting

membolehkan stafnya melakukan posting pada transaksi yang sederhana sehingga

sangat mungkin terjadi ketidaktelitian dari staf terkait pada proses pencatatan

hutang.Transaksi sederhana yand dimaksud merupakan tagihan pembelian barang

persediaan atau barang expense serta tagihan pengadaan jasa untuk memperbaiki

fasilitas perusahaan. Aktivitas pengendalian sudah cukup memadai,telah terdapat

level otorisasi dan verifikasi bertingkat sudah memadai, park invoice dan posted

invoice merupakan dokumen prenumbered. PT ABC memiliki pemisahan

tanggung jawab antara staf yang melakukan entry invoice pada sistem SAP,

Kepala Bidang Akuntansi Hutang yang memiliki tanggung jawab untuk

melakukan posting akun hutang, serta level otorisasi yang bertanggung jawab

untuk menyetujui disbursement voucher, namun pemisahan tugas tersebut tidak

selalu diimplementasikan. Untuk aktivitas pengendalian Physical control over

assets and recordstidak relevan untuk diimplementasikan pada tahap ini.

Tahap terakhir dalam siklus pengeluaran adalah proses cash disbursement.

Pada tahap ini, Bidang Kas dan Bank akan melakukan verifikasi terhadap

disbursement voucher beserta dokumen pendukung, menyortir tanggal jatuh

tempo tagihan supplier, melengkapi form aplikasi setoran bank, melakukan proses

outgoing payment pada sistem SAP modul FI yang akan membentuk jurnal


87


pembayaran serta melakukan rekonsiliasi untuk menyesuaikan pencatatan

perusahaan dengan rekening Koran. Karena proses-proses tersebut telah dilakukan

oleh PT ABC, maka tujuan pengendalian pada tahap ini telah tercapai. Berbagai

pengendalian telah dilakukan oleh PT ABC untuk meminimalisasi risiko yang

mungkin terjadi, misalnya untuk meminimalisasi risiko membayar barang yang

tidak diterima, PT ABC hanya akan melakukan pembayaran terhadap dokumen

penagihan hutang yang telah dilengkapi oleh Good Receipt atau Services

Acceptance. Aktivitas pengendalian juga sudah cukup memadai, terdapat

pemisahan tanggung jawab antara Bidang Kas dan Bank yang bertanggung jawab

melakukan otorisasi pembayaran dengan Bidang Akuntansi Hutang yang

bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan hutang kepada para supplierpada

sistem SAP modul FI, otorisasi pembayaran pada form aplikasi setoran bank

dilakukan dengan menggunakan metode dual sign yang dilakukan oleh level

otorisasi yang berlaku, form aplikasi setoran bukan merupakan prenumbered

document, namun proses pengarsipannya dilakukan berdasarkan tanggal

pembayaran pada bukti setor yang akan disatukan dengan dokumen pendukung

lainnya, yang memiliki otorisasi untuk melengkapi form aplikasi setoran bank

hanyalah Kepala Bidang Kas dan Bank serta dilakukan verifikasi bertingkat oleh

Bidang Kas dan Bank dan level otorisasi yang berlaku.

5.2 Saran

Dari serangkaian proses magang dan analisa yang telah dilakukan, maka

penulis akan memberikan saran untuk PT ABC, KAP RSM AAJ Associates, dan

juga untuk Departemen Akuntansi FEUI. Saran ini bertujuan untuk

menyempurnakan segala kekurangan yang penulis temukan untuk proses

perbaikan pada masa yang akan datang. Berikut saran-saran bagi ketiga pihak

tersebut :

5.2.1 Saran kepada PT ABC

• Sebaiknya dalam proses melakukan posting akun hutang, Kepala Bidang

Akuntansi Hutang tidak membolehkan stafnya melakukan postingdalam

transaksi apapun. Walaupun memang begitu banyak jumlah tagihan yang

harus diakui oleh Bidang Akuntansi Hutang, yang bertanggung jawab


88


untuk melakukan posting adalah Kepala Bidang Akuntansi Hutang. Hal

tersebut juga harus dilakukan untuk meminimalisasi kesalahan pada saat

melakukan posting. Tingkat ketelitian dan keakuratan pemeriksaan

dokumen tagihan sangat penting dalam proses ini. Penggunaan multiple

user id sistem SAP harus dihindari, salah satunya dengan cara

mengkonfigurasi sistem agar secara otomatis memperbaharuipassword

dari setiap user idsetiap bulannya.

• Sebaiknya dalam proses pengembalian barang yang tidak lolos inspeksi

harus disertakan dengan dokumen debit memorandum. Apabila tidak

disertakan dengan dokumen debit memorandum, maka akan terjadi

perbedaan antara jumlah tagihan pada invoice supplier dengan jumlah

tagihan yang terdapat pada Good Receipt. Hal tersebut harus dilakukan

agar tidak membingungkan Bidang Akuntansi Hutang pada saat

melakukan entry invoice dan meminimalisasi kesalahan dan risiko yang

mungkin terjadi.

• Sebaiknya PT ABC melakukan stock opname secara rutin, misalnya

dilakukan setiap bulan. Hal tersebut sangat penting dilakukan untuk

memastikan keakuratan pencatatan persediaan pada sistem SAP modul

MM dan juga dapat meminimalisasi risiko terjadinya pencurian barang

persediaan.

• PT ABC sebaiknya menyusun Standar Operating Prosedur (SOP) terkait

pengadaan barang atau jasa untuk memberikan penjelasan lebih terperinci

mengenai kriteria suatu pengadaan yang akan dilakukan tender, pembelian

langsung atau penunjukkan langsung.

• Bidang Kas dan Bank seringkali tidak melakukan update keberadaan

dokumen penagihan pada Sistem Pengendalian Dokumen Departemen

Perbendaharaan dengan alasan tidak sempat karena banyak proses

pembayaran yang harus dilakukan. Hal ini sangat menyulitkan Bidang

Administrasi Perbendaharaan atau Bidang Akuntansi Hutang ketika user

atau supplier menanyakan dokumen penagihannya sudah diproses hingga

tahap apa. Maka dari itu, Bidang Kas dan Bank sebaiknya selalu

melakukan update keberadaan dokumen penagihan pada Sistem


89


Pengendalian Dokumen Departemen Perbendaharaan ketika terdapat

dokumen penagihan hutang yang telah diterima oleh Bidang Kas dan Bank

untuk memudahkan pelacakan keberadaan dokumen penagihan hutang.

5.2.2 Saran kepada KAP RSM AAJ Associates

• KAP RSM AAJ Associates sebaiknya memberikan gambaran terlebih dulu

tentang perusahaan klien kepada mahasiswa yang mengikuti program

magang sehingga mahasiswa tersebut memiliki pemahaman sebelum

diturunkan dalam engagement team.

• Proses training kepada para interns yang akan mengikuti proyek besar

seperti ini sebaiknya ditingkatkan lagi karena pelajaran yang diberikan

pada masa training tidak sepenuhnya memberikan gambaran mengenai

apa yang harus dilakukan pada saat di perusahaan klien.

• Reviewer pekerjaan dalam proyek implementasi pengimplementasian

Internal Control Over Financial Reporting pada PT ABC yang juga

sekaligus diterapkan pada GHI Group sebaiknya lebih dari satu orang

manajer. Proyek ini adalah proyek yang cukup besar, namun karena

reviewer pekerjaan hanya satu orang manajer, hal tersebut sangat

menghambat proses penyelesaian pekerjaan yang harus diselesaikan secara

tepat waktu.

5.2.3 Saran kepada Departemen Akuntansi FEUI

Untuk Departemen Akuntansi FEUI, melihat minat mahasiswa tingkat

akhir yang semakin meningkat untuk mengikuti program magang, maka

sebaiknya departemen juga meningkatkan kerja sama dengan berbagai Kantor

Akuntan Publik sehingga mahasiswa yang akan mengambil program tersebut bisa

terfasilitasi dengan baik.



DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin A, Randal J. Elder, and Mark S. Beasley. Auditing and Assurance

Services: An Integrated Approach 14th edition. New Jersey: Prentice Hall,

2012.

Bodnar, George H. and William S. Hopwood. Accounting Information Systems 8th

edition. New Jersey: Prentice Hall, 2001.

Kieso, Donald E., Jerry J. Weygandt, Terry D. Waterfield. Intermediate

Accounting IFRS edition. New Jersey: John Wiley and Sons, Inc., 2011.

Moeller, Robert R. Brink’s Modern Internal Auditing: A Common Body of

Knowledge, 7th Edition. New Jersey: Wiley, 2009.

Romney, Marshall and Paul Steinbart. Accounting Information Systems 12nd

edition. New Jersey: Prentice Hall, 2012.

Wilkinson, Joseph W. and friends. Accounting Information Systems 4th edition.

New York: Wiley and Sons, Inc., 2000.



LAMPIRAN

Lampiran 1 : Risiko dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran

Aktivitas Risiko Pengendalian Pemesanan material, supplies dan jasa

Pencatatan persediaan yang tidak akurat

Penggunaan metode perpetual inventory Penggunaan metode Bar-code atau Radio-frequency Identification (RFID) Melakukan perhitungan fisik secara periodik

Memesan barang-barang yang tidak dibutuhkan

Penggunaan metode perpetual inventory Supervisor menyetujui setiap PR Memiliki fungsi yang tersentralisasi dalam proses pembelian

Membeli barang pada saat harga tinggi

Terdapat daftar harga untuk barang yang sering dibeli Melakukan competitive bidding kepada pemasok Melakukan review terhadap PO Melakukan pengendalian anggaran

Membeli barang dengan kualitas rendah

Membuat daftar supplier yang disetujui dan diyakini memberikan barang dengan kualitas terbaik Melakukan review dan memberikan persetujuan terhadap pembelian kepada supplier yang baru Melakukan pemeriksaan dan pemantauan kualitas produk dari supplier

Supplier yang tidak dapat diandalkan

Memilih supplier yang memiliki sertifikasi mutu, misalnya ISO 9000 Mengumpulkan serta


92


memantau kinerja pengiriman dari supplier

Membeli dari supplier yang tidak terotorisasi

Memelihara daftar supplier yang sudah disetujui dan menkonfigurasi sistem agar pembelian hanya dapat dilakukan kepada supplier yang disetujui Melakukan review dan memberikan persetujuan terhadap pembelian kepada supplier yang baru Menggunakan pengendalian spesifik dari Electronic Data Interchange (EDI).

Kickbacks Melakukan pelatihan terhadap karyawan Melakukan rotasi pekerjaan dan mewajibkan karyawan untuk liburan sejenak Melakukan audit terhadap kegiatan pembelian secara tiba-tiba Bagian pembelian menandatangani pernyataan yang berisi pengungkapan semua laporan keuangan pada supplier yang sudah ada

Menerima dan menyimpan barang

Menerima barang yang tidak dipesan

Memerintahkan bagian penerimaan barang untuk menerima barang yang dilengkapi dengan salinan PO yang telah disetujui.

Kesalahan dalam menghitung barang yang diterima

Tidak memberi tahu bagian penerimaan jumlah barang yang dipesan Meminta karyawan bagian penerimaan untuk menandatangani RR Memakai teknologi bar-code atau RFID Memberikan insentif pada


93


karyawan yang menemukan kesalahan

Verifikasi penerimaan jasa Menunjuk supervisor dalam pengadaan jasa Membandingkan biaya aktual dengan anggaran secara rutin Melakukan audit terhadap pengadaan jasa

Pencurian barang persediaan

Disimpan pada lokasi yang aman dengan akses yang terbatas Seluruh transfer persediaan harus didokumentasikan Melakukan perhitungan persediaan yang dimiliki dan membandingkan dengan pencatatan persediaan secara periodik Pemisahan tanggung jawab antara bagian penerimaan dan penyimpanan persediaan.

Menyetujui tagihan supplier

Gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier

Mengecek keakuratan tagihan Membatasi akses terhadap supplier master data

Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang

Pengendalian data entry dan pemrosesan data Membandingkan saldo akun supplier sebelum dan sesudah cek diproses dengan tagihan yang sedang diproses Saldo akun supplier dibandingkan secara periodik dengan jumlah akun hutang di buku besar.

Pengeluaran kas Membayar untuk barang

yang tidak diterima

Hanya membayar tagihan yang memiliki RR yang asli Melakukan pengendalian terhadap anggaran

Gagal dalam mengambil Pengajuan tagihan dengan


94


diskon pembelian tanggal jatuh tempo untuk mendapat diskon Membuat anggaran arus kas

Membayar tagihan yang sama dua kali

Tagihan yang akan dibayar adalah hanya tagihan yang dilengkapi dengan invoice asli dan disertakan dokumen pendukung lainnya seperti PO dan RR Membatalkan semua dokumen pendukung saat pembayaran telah dilakukan

Pencurian kas Pemisahan tanggung jawab Pembatasan akses ke kas dan cek kosong Pre-numbered checks Perhitungan cek secara periodik oleh kasir Penandatanganan cek oleh dua otorisasi untuk jumlah yang lebih besar Seseorang yang independen dari prosedur pembayaran melakukan rekonsiliasi dengan akun bank Membatasi akses ke supplier master file

Penyalahgunaan cek Melindungi mesin pencetak cek Menggunakan tinta khusus pada saat mencetak cek Melakukan rekonsiliasi dengan bank

Permasalahan arus kas Membuat anggaran arus kas


95

Lampiran 2 : Flowchart of Ordering Planned Stock Goods

Ordering Planned Stock

Kepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan Level OtorisasiStaf Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan

Biro Perencanaan dan Pengendalian

Perbekalan

Create Planned Order

Planned order

evaluation

Planned order evaluation

report

Input evaluation report

Convert planned order to PR

Sign PR

PR master file

PR

Review and Approval

Planned order

Reorder point

Stock Master File

PR

Review and

Approval

Approved planned order evaluation

report

Sign PR

PR

PR Review and Approval

PRPrint PR

PR

PR display

Planned Order Master File


PR master file

PR display

A


96

Lampiran 3 : Flowchart of Ordering Un-planned Stock Goods

Ordering Un-Planned Stock

Level OtorisasiKepala Biro Perencanaan dan Pengendalian Perbekalan

Staf Biro Perencanaan dan Pengendalian PerbekalanUser

Create reservation Reservation master file

User

Review and Approval

Input reservation data

Reservation

Approved reservation

Review and Approval

PR master file

PR

PR

Sign PR

Convert planned order to PR

Create Planned Order

Reservation display

PR display


Planned Order

PR

PR master file

Review and Approval PR display

PR

PR

Print PR

PR

Sign PR

B


97

Lampiran 4 :

Flowchart of Ordering Expense Goods, CAPEX Goods and Services Procurement

Ordering Expense Goods, CAPEX and Services Procurement

User

User

Input PR data

Create PR

Approved PR

Sign PR

PR

PR Master File

Review and Authorize PR

PR

PR display

C


98

Lampiran 5 : Flowchart of Stock Procurement

Stock Procurement

Level OtorisasiKepala Biro PengadaanStaf Biro Pengadaan

1

Supplier

PO Display

PO

PR Master File

Check availability of Procurement

Contract

PR

3

5

PO Display

2

Procurement Contract

PO

Print PO

PO Master File

Review and Authorize PO

Sign PO


4

PO Master File

Procurement Contract

Master File

PO

Create PO and select vendor

based on contract

K

Sign PO

Signed PO

J

Supplier Master File

N

Signed PO

54

1

23

A B

PO1

5

2

43


99

Lampiran 6 : Flowchart of Supplier Competitive Bidding

Supplier Competitive Bidding

Kepala Biro PengadaanKepala Bidang Pengadaan Staf Biro Perencanaan dan Pengendalian PerbekalanStaf Biro Pengadaan

PR

Find potential suppllier on Bidder

List System


Review and

authorize bidder list

form

Create and send RFQ

RFQ Master File

Review PR

PR

PR Master File

Supplier

PRBidder list form

PRApproved bidder

list form

PR Approved bidder list form

RFQ

D

RFQ

Review and

authorize bidder list

form

PRApproved bidder

list form

C


100


Kepala Bidang Pengadaan Kepala Biro PengadaanStaf Biro Pengadaan


User

Supplier’s quotation

Verification of

supplier’s quotation

Technical Evaluation

Review and

authorize technical

evaluation

Price evaluation

and choose selected supplier

Review and

authorize price

evaluation

Supplier

RFQ Master File

Create request discount letter

D

Supplier

PR

D

Approved bidder list form

RFQ Approved supplier’s quotation

PR Approved bidder list form RFQ Approved


Technical Evaluation report



Approved technical

Evaluation report


Approved technical

Evaluation reportPrice evaluation

report



Approved technical

Evaluation reportApproved price

evaluation reportApproved request discount letter



Approved technical


evaluation report



Approved technical

Evaluation reportPrice evaluation

reportRequest discount letter


Review and

authorize price

evaluation


Approved technical


evaluation report

Review and

authorize request discount

letter



Approved technical



Review and

authorize request discount

letter


101


Kepala Bidang PengadaanStaf Biro Pengadaan

Reply of request discount letter

Create PO

Review PO

Create procurment

contract


PR Master File

N

Supplier

D

PO Master File



Approved technical



Approved PO

3

1

54

2

Review PO



Approved technical


evaluation reportApproved request discount letterProcurement

contract

Review and

authorize procurment contract



Approved technical



Approved Procurement

contract



Approved technical




contract PO



Approved technical




contract PO

PO Master File

PO Display

Print PO



Approved technical




contract



Approved technical



Approved PO

3

54

2Approved Procurement

contract

D

E

FG PO Master File

H

I



Approved technical




contract Signed PO2


102


Level OtorisasiKepala Biro Pengadaan

PO Display

Sign PO

Sign PO

Review and


2

PR

34

Review and


PO Master File

PR

J

1

Supplier

Supplier

PR



5

Signed PO

PR

PR

PO Display

PO Master File

PR

Approved bidder list form RFQ Approved


Approved technical




contract



Approved technical




contract



Approved technical




contract



Approved technical




contract PO



Approved technical




contract PO



Approved technical




contract Signed PO

54

1

32

D

E

F

GH

I

K


103

Lampiran 7 : Flowchart of Receiving Goods

Receiving Goods

Kepala Biro Pengelolaan PersediaanStaf Bidang Penerimaan Barang Kepala Bidang Penerimaan Barang

Packing Slip

Match with POPO Master file

Count and inspect

received items

Create inspection form

Inspection form

Inspection form

Review and Sign

Inspection form

Create and print good receipt

Good Receipt Master File

Good Receipt1

23

45

D

PO5

Review and Sign

Approved Good Receipt

2

5

3

1

4

SupplierK

Supplier

User

Consultant

User

Consultant

Supplier

Review and Sign

Inspection form

Review and Sign

Inspection form

Review and Sign

Approved Good Receipt

1

34

5

2

Supplier

Biro Pengadaan Barang

L

PO Master file

Inspection form

Inspection form

Inspection form


104

Lampiran 8 : Flowchart of Storing Stock Goods

Storing Stock

Kepala Biro Pengelolaan Persediaan

Good Receipt

Kepala Bidang Penerimaan Barang Bidang Penyimpanan BarangStaf Bidang Penerimaan Barang

Create and print transfer slip

Review and sign

Bidang Penerimaan

Barang

Good Receipt

Good Receipt Master File

PO Master File

Trasfer Slip Master File

Review and sign

Good Receipt

Transfer Slip

Good Receipt

Approved Transfer Slip

Approved Transfer Slip Update Stock

Master File

Good Receipt

Approved Transfer Slip

N

Stock Master File


105

Lampiran 9 : Flowchart of Storing Non-stock Goods

Storing Non-Stock

Staf Bidang Penerimaan Barang

Good Receipt

Bidang Penerimaan

Barang

Sends goods to

user

Good Receipt

User


106

Lampiran 10 : Flowchart of Receiving Services

Receiving Services

Kepala Biro Pengadaan JasaKepala Bidang Pengadaan JasaUser Staf Bidang Pengadaan Jasa

Create Berita Acara Serah Terima Jasa

Review and sign

Services procurmen

t

Berita Acara Serah Terima

Jasa

Match with POPO Master File

Create and print service

acceptance

Services Acceptance

1

54

32

Review and sign

Services Acceptance

43

2

5

1

D

Supplier


Jasa

1

32

Supplier

1

32


Jasa

1

D

1


Jasa

1


Jasa

1

Services Acceptance

Review and sign


Jasa

1

4

23

5

1 Supplier

L


107

Lampiran 11 : Flowchart of Approving Supplier Invoice

Approving Supplier Invoice

Kepala Urusan Administrasi Perbendaharaan

Staf Back Office Bidang Administrasi Perbendaharaan

Kepala Bidang Administrasi Perbendaharaan Staf Bidang Pajak dan AsuransiStaf Bidang Administrasi Perbendaharaan

J L

POGood Receipt/

Service Acceptance

Invoice

Tax Invoice (1)

Verify document

Verified documentInvoice

Tax Invoice (1)

POGR/SA

Verify document

Input on Sistem Pengedalian Dept Perbendaharaan

Verified document

Verify document

Verified document

Verify document

Verified document

Fulfill and Sign

paper of verification document

Verification document Update Sistem

Pengedalian Dept Perbendaharaan

Check Tax Invoice

Tax Invoice (2)

Tax Invoice (2)

Verified document

Tax Invoice (2)Tax Invoice (1)

GR/SA

Invoice

PO

InvoiceTax Invoice (1)

GR/SAPO

Tax Invoice (2)

Invoice

POGR/SA

Tax Invoice (2)Tax Invoice (1)

Tax Invoice (1)

POGR/SA

Tax Invoice (2)

Invoice

GR/SA

Tax Invoice (2)PO


Document Control

Document Control

Verification document

GR/SA

InvoiceApp. Tax Invoice (2)

PO

D

Supplier


Invoice

GR/SA

Tax Invoice (1)

POTax Invoice (2)

Approved Tax Invoice

1

M


108

Approving Supplier Invoice

Level OtorisasiKepala Bidang Akuntansi HutangBidang Pajak dan Asuransi Kepala Urusan Akuntansi HutangStaf Bidang Akuntansi Hutang

GR/SAPO

Tax Invoice (2)


Invoice

M

Staf Verify document

Verified verification document

Invoice

POGR/SA

Tax Invoice (2)

Entry invoice

Parked invoice

Parked invoice master file

Display parked invoice

Verify park invoice


Tax Invoice (2)

GR/SAPO

Invoice

Verify document

Approved verification document

Tax Invoice (2)PO

Invoice

GR/SA


Parked invoice

Verify park invoiceVerify

document

Display parked invoice

Tax Invoice (2)Invoice

POGR/SA


Parked invoice

Update sistem pengendalian

dokumen

Dokumen Control


Create and print disbursement

voucher

A/P Master File

Parked Invoice Master File

Posted Invoice Master File

Posting Parked Invoice

Posted invoice

“Block for payment”

General Ledger


Tax Invoice (2)PO

Invoice

GR/SA

N

Verify and authorize

Disbursement voucher

GR/SAPO


Approved disbursement

voucher

PO


GR/SA


109

Lampiran 12 : Flowchart of Cash Disbursement

Cash Disbursement

Kepala Bidang Kas dan BankStaf Bidang Kas dan Bank Level OtorisasiBidang Akuntansi Hutang

Approved disbursement

voucher

Tax Invoice (2)

GR/SA

Invoice

PO

N

Verify document

Review and

authorize

Posted invoice

“Accepted for

payment”

Fulfill transfer

application form

Sort due date of invoice and chage status of posted

invoice

Disbursement voucher

Tax Invoice (2)

GR/SA

Invoice

PO

Verified disbursement

voucher

Tax Invoice (2)

GR/SAPO

Invoice

Outgoing Payment

Display Supplier Accout

Payable

Account Payable Master

File

Account Payable Master

File

Review and

Authorize

Manual Bank Statement

Review and

Authorize

D

Bidang Kas dan Bank


voucher

GR/SA

Tax Invoice (2)PO

Invoice

Transfer application form


voucher Transfer application form

Review and

authorize


voucher Transfer application form

Tax Invoice (2)Invoice

GR/SAPO

Bank

Bank

Receipt

General Ledger

GR/SATax Invoice (2)

POInvoice

Bank

Bank Statement

disbursement voucher

Tax Invoice (2)

GR/SAPO

Invoice

Receipt

Payment register

Payment register

Invoice

Receipt

POGR/SA

Tax Invoice (2)


General Ledger

Invoice disbursement voucher

PO

Receipt

GR/SATax Invoice (2)

Payment register

Reconciliation report


POGR/SA

Receipt


Reconciliation report

Payment register

D

D

Cash Flow analysis

Cash flow master file
