Manual Excel

Microsoft® OfficeExcel 20032º Nivel

ROBYN FRANCIS

M A N U A L D E L E S T U D I A N T E

Microsoft® OfficeExcel 2003

2º Nivel

Robyn Francis

Microsoft® Office Excel 2003: 2º NivelNúmero de parte: 084266Edición: del curso 1.0

RECONOCIMIENTOS

Equipo en el proyectoOrganizador de planes de estudio y redactor de textos técnicos: Robyn Francis • Gerente de contenido: Christopher Clark •Editores senior de contenido : Elizabeth M Fuller, Peter Bauer and Christy D Johnson • Editores senior de material : J-PAltieri and Lance Anderson • Diseño de Impresiones: Larry Conrow • Especialista técnico de proyectos: Michael Toscano

AVISOSDESLINDE DE RESPONSABILIDADES: Aunque Element K Press LLC toma sus recaudos para asegurar la precisión y calidad de estos materiales, no podemos garantizar dicha precisión y todos losmateriales se brindan sin garantía alguna, incluyendo, pero sin limitarse a, las garantías implícitas de comerciabilidad o adecuación para un propósito en particular. El nombre que se usa para losarchivos de datos de este curso pertenece a una empresa ficticia. Cualquier similitud con empresas actuales o futuras es simple coincidencia. No creemos haber usado el nombre de ninguna personareal al crear este curso, pero si lo hemos hecho, sírvase avisarnos y lo cambiaremos en la próxima revisión del curso. Element K es un proveedor independiente de soluciones de capacitación integradaspara individuos, empresas, instituciones educativas y agencias gubernamentales. El uso de pantallas, fotografías de productos de otra entidad, o cualquier nombre de producto o servicio de otra entidaden este libro obedece a propósitos exclusivamente editoriales. Ningún uso de este tipo debe interpretarse como demostración de auspicio o aval del libro por parte de dicha entidad ni como afiliación dela entidad con Element K. El presente curso puede contener vínculos a sitios de Internet que son propiedad de terceros (″Sitios Externos″) y operados por ellos. Element K no se hace responsable por ladisponibilidad de ningún Sitio Externo ni del contenido que se ubique en el mismo ni a través de él. Comuníquese con Element K si tiene alguna duda con respecto a este tipo de vínculos o SitiosExternos.

AVISOS DE MARCAS COMERCIALES Element K y el logotipo de Element K son marcas comerciales de Element K LLC.

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Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivelii

Este logotipo significa que el presente curso ha sido aprobado por el Programa de Especialistas en Microsoft Office lo cual lo ubica entre los mejores para el aprendizaje de Microsoft Excel 2003.También implica que, al terminar este curso, estará preparado para presentar un examen de calificación como Especialista en Microsoft Office.

¿Qué significa ser especialista en Microsoft Office? Un especialista en Microsoft Office es una persona que ha aprobado los exámenes para certificarse en una o más de las aplicaciones de escritorio deMicrosoft Office tales como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft Access, o Microsoft Project. El Programa de Especialista en Microsoft Office ofrecenormalmente exámenes en los niveles de habilidad“Fundamentos”y“Experto” El Programa de Especialista en Microsoft Office es el único programa en el mundo aprobado por Microsoft para evaluar elnivel de habilidad en las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office y Microsoft Project. Este programa de evaluación puede ser una valiosa herramienta al buscar empleo o como superaciónprofesional.

Para obtener más información sobre cómo llegar a ser un especialista en Microsoft Office, visite www.microsoft.com/officespecialist. Para obtener más información sobre otros cursos de especia-lista en Microsoft Office aprobados por Element K, visite www.elementkcourseware.com.

*La disponibilidad de los exámenes para certificarse como especialista en Microsoft Office varía según la aplicación, la versión de la misma, y el idioma. Visite www.microsoft.com/officespecialistpara revisar la disponibilidad de exámenes.

Microsoft, el logotipo de Microsoft Office, PowerPoint, y Outlook son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos de América y/o en otrospaíses, y el logotipo de especialista en Microsoft Office se utiliza bajo licencia del propietario.

Element K es independiente de Microsoft Corporation, y no está afiliado con Microsoft de manera alguna. Esta publicación puede utilizarse para ayudar estudiantes a prepararse para el examen deespecialista en Microsoft Office. Ni Microsoft, ni su administrador de programa designado o el revisor del curso, así como tampoco Element K garantizan que el uso de esta publicación asegure laaprobación del examen pertinente.

iii

Microsoft® Office Excel 2003: 2º Niveliv

NOTAS

MICROSOFT® OFFICE EXCEL 2003: 2º

NIVEL

LECCIÓN 1: CREAR Y APLICAR PLANTILLAS

A. Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

B. Crear una plantilla personalizada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

C. Trabajar con comentarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Comentario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

D. Crear un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

E. Utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web. . . . . . . . . . . . . . . 19

Herramientas de búsqueda con base en la Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

LECCIÓN 2: CREAR Y MODIFICAR GRÁFICOS

A. Crear un gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Tipos de gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

B. Dar formato a los elementos de gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Elementos de gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

C. Cambiar el tipo de gráfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

D. Crear un diagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Diagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

LECCIÓN 3: TRABAJAR CON OBJETOS GRÁFICOS

A. Insertar objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Objetos gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

B. Crear autoformas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Autoformas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

CONTENIDO

Contenido v

C. Darle formato a objetos gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

D. Cambiar el orden de los objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Transposición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

E. Agrupar objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Agrupar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

F. Mover, copiar y redimensionar objetos gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

LECCIÓN 4: CALCULAR USANDO FÓRMULAS AVANZADAS

A. Crear y aplicar un nombre para un rango de celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Nombre de rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

B. Calcular en varias hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Referencia de celda tridimensional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

C. Realizar cálculos con las funciones Fecha y hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Categorías de funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Funciones de Fecha y hora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

D. Realizar cálculos usando funciones financieras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Funciones financieras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

E. Realizar cálculos utilizando funciones estadísticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Funciones estadísticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

F. Realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia. . . . . . . . . . . . 95

Funciones de búsqueda y referencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

G. Realizar cálculos usando funciones lógicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Funciones lógicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

LECCIÓN 5: ORDENAR Y FILTRAR DATOS

A. Ordenar listados de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Ordenar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

B. Filtrar listados de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Filtrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

C. Crear y aplicar filtros avanzados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Opciones de filtro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

D. Realizar cálculos usando base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

Funciones de bases de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

CONTENIDO

Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivelvi

E. Agregar subtotales a una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Subtotales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

LECCIÓN 6: USAR EXCEL EN LA WEB

A. Exportar datos Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Exportar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Tipos de archivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

B. Publicar una hoja de trabajo en la Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

C. Importar datos de la Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

Importar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

D. Crear una consulta Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Consulta Web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

APÉNDICE A: PROGRAMA DE ESPECIALISTA EN MICROSOFT OFFICE

LABORATORIOS DE LA LECCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

SOLUCIONES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

GLOSARIO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

ÍNDICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

CONTENIDO

Contenido vii

Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivelviii

NOTAS

ACERCA DEL CURSOEn Microsoft® Offıce Excel 2003: 1er. Nivel, usted creó, editó, formateó, e imprimió hojas decálculo básicas. Ahora tiene necesidad de optimizar tareas repetitivas y mostrar datos de hojasde cálculo de manera más efectiva. En este curso, utilizará Excel 2003 de Microsoft paraoptimizar y mejorar las hojas de cálculo con plantillas, gráficas, gráficos, y fórmulas.

Usted se ha tomado el tiempo para ingresar todos los datos en un libro de trabajo. Los datos,una vez en docenas de hojas de papel, ahora están disponibles en un formato electrónico.Conoce los datos al derecho y al revés; sin embargo, cualquier otra persona no familiarizadacon los datos puede no entender, de un simple vistazo, lo que representan. Si usted organizalos datos, los muestra en un gráfico, optimiza la entrada de los mismos y hace que el libro detrabajo esté disponible en un formato Web, tendrá sin duda, datos susceptibles de ser analiza-dos en múltiples formas por otras personas.

Descripción del cursoA quiénes está dirgido este cursoEste curso fue diseñado para estudiantes que desean adquirir las habilidades necesarias paracrear plantillas, ordenar y filtrar datos, importar y exportar datos, analizar datos, y trabajar conExcel en la Web. Además, este curso ayuda a preparar a los estudiantes que deseen capacitarsepara el examen de especialista en Microsoft Office en Excel o en el módulo 2 y quienes yatengan conocimiento de los fundamentos de Excel, incluyendo la creación, edición, formato, eimpresión de hojas de trabajo básicas.

Prerrequisitos del cursoPara asegurar el éxito, recomendamos que se tenga experiencia en crear, editar, dar formato,guardar, e imprimir hojas de cálculo básicas en Excel 2003 de Microsoft. Para adquirir estenivel de habilidad, los estudiantes pueden tomar el siguiente curso de Element K:

• Microsoft Excel 2003: 1er. Nivel

Además, es muy recomendable tener experiencia en navegar en la red.

INTRODUCCIÓN

Introducción ix

Cómo usar este libro

Como Guía de aprendizajeCada lección abarca un tema amplio o un conjunto de temas relacionados. Las lecciones estánorganizadas en orden de destreza creciente con Excel 2003 de Microsoft Offıce; las habilidadesque se adquieren en una lección se usan y desarrollan en las subsiguientes. Por este motivo, sedebe trabajar a través de las lecciones de manera secuencial.

Hemos organizado cada lección en temas orientados hacia los resultados. Los temas incluyentoda la información relevante y de apoyo que se necesita para dominar Excel 2003 deMicrosoft, las actividades permiten aplicar esta información a ejemplos prácticos.

Se hace probar cada habilidad nueva en un archivo de muestra especialmente preparado. Estoahorra tiempo de tecleo y permite concentrarse en la habilidad que se tiene entre manos. Através del uso de archivos de muestra, actividades prácticas, ilustraciones que brindan retroali-mentación en pasos cruciales e información pertinente general de apoyo, este libro suministralos cimientos y la estructura para aprender Excel 2003 de Microsoft Offıce rápida y fácilmente.

Como Herramienta de revisiónLa eficacia de cualquier método de instrucción sólo depende del tiempo y esfuerzo que se estédispuesto a invertir en él. Además, parte de la información que se aprende en clase puede noresultar importante en lo inmediato, pero quizás lo sea más adelante. Por este motivo, le alen-tamos a dedicar cierto tiempo a la revisión de los temas y actividades después del curso. Paratener un estímulo adicional al revisar actividades, pruebe con la columna “Qué hacer ”antes demirar la columna “Cómo hacerlo”.

Como ReferenciaLa organización y diseño del libro lo hacen fácil de usar como herramienta de aprendizaje ycomo referencia después de clase. Este libro se puede usar como primera fuente para obtenerdefiniciones de términos, información pertinente sobre temas dados y resúmenes deprocedimientos.

El presente curso es uno de una serie de títulos de enseñanza de Element K que trata un con-junto de habilidades para especialista en Microsoft Office (Especialista en Office). El programade Especialista en Office es para personas que utilizan software empresarial de escritorio deMicrosoft y buscan reconocimiento por su destreza en ciertos productos específicos deMicrosoft. Los candidatos a certificación deberán aprobar uno o más exámenes de destreza afin de obtener certificación como especialista en Office.

Objetivos del cursoEn este curso, podrá aplicar elementos visuales y fórmulas avanzadas a una hoja de trabajopara mostrar los datos en distintos formatos.

Usted podrá:

• crear y aplicar plantillas.

• crear y modificar gráficos.

INTRODUCCIÓN

Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivelx

• trabajar con objetos gráficos.

• calcular usando fórmulas avanzadas.

• ordenar y filtrar datos.

• usar Excel en la Web.

Requisitos para el curso

HardwarePara este curso, necesitará una computadora para cada estudiante y una para el instructor. Cadacomputadora requerirá como mínimo los siguientes componentes:

• Un procesador clase Pentium 233 MHz si utiliza como sistema operativo Windows XPProfesional. Se recomiendan 300 MHz.

• Un procesador clase Pentium 133 MHz si utiliza como sistema operativo Windows 2000Profesional.

• 128 MB de RAM.

• Un disco duro de 5 GB o mayor si utiliza como sistema operativo Windows XPProfesional. Deberá tener al menos 600 MB de espacio disponible en el disco duro para lainstalación de Office.

• Un disco duro de 3 GB o mayor si utiliza como sistema operativo Windows 2000Profesional. Deberá tener al menos 600 MB de espacio disponible en el disco duro para lainstalación de Office.

• Una unidad para disquetes de 3.5″.

• Un mouse o algún otro dispositivo apuntador.

• Un monitor de 800 x 600 de resolución.

• Tarjeta y cableado de red para el acceso a la red local.

• Acceso a Internet (consulte al administrador de su red local).

• Una impresora (opcional).

• Un sistema de proyección para mostrar la pantalla de la computadora del instructor.

Software• Ya sea Windows XP Profesional con Service Pack 1, o bien Windows 2000 Profesional

con Service Pack 3.

• Edición Enterprise Profesional 2003 de Microsoft.

INTRODUCCIÓN

Introducción xi

Preparación de la clase

Para la organización inicial de la clase1. Instale Windows 2000 Profesional o Windows XP Profesional en una partición vacía.

• Deje en blanco la contraseña del administrador.

• Para todos los demás parámetros de instalación, utilice valores que sean apropiadospara su entorno (consulte al administrador de su red local para obtener detalles).

2. En Windows 2000 Profesional, cuando se ejecute el Asistente para identificación de reddespués de la instalación, seleccione la opción Los usuarios deben introducir un nombrede usuario y contraseña para usar esta computadora. (Este paso asegura que los estudian-tes puedan ingresar como el usuario administrador sin importar qué otras cuentas deusuario existan en la computadora.)

3. En Windows 2000 Profesional, en la ventana Introducción a Windows 2000, quite lamarca Mostrar esta pantalla al inicio. Haga clic en Salir.

4. En Windows 2000 Professional, establezca una resolución de 800 x 600 en pantalla: Hagaclic con el botón derecho en el escritorio y seleccione Propiedades. Seleccione la fichaConfiguración. Mueva el control deslizante del área de pantalla a 800 x 600 pixeles. Hagados veces clic en Aceptar, luego haga clic en Aceptar.

5. En Windows 2000 Profesional, instale Service Pack 3. Utilice los valores predeterminadosde instalación de Service Pack.

6. En Windows XP Profesional, deshabilite la pantalla de bienvenida. (Este paso asegura quelos estudiantes puedan ingresar como el usuario administrador sin importar qué otrascuentas de usuario existan en la computadora.) Haga clic en Inicio, elija Panel de control,y haga clic en Cuentas de usuarios. Haga clic en Cambiar la forma en la que los usuariosinician y cierran sesión. Desmarque Usar la Pantalla de bienvenida. Haga clic en Aplicaropciones.

7. En Windows XP Profesional, instale Service Pack 1. Utilice los valores predeterminadosde instalación de Service Pack.

8. En cualquiera de esos sistemas operativos, instale un controlador para impresora (un dis-positivo de impresión físico es opcional).

• Para Windows XP Profesional, haga clic en Inicio y elija Impresoras y faxes. BajoTareas de Impresora, haga clic en Agregar una impresora y siga las indicaciones.

• Para Windows 2000 Profesional, haga clic en Inicio y elija Configuración →Impresoras. Ejecute el Asistente para agregar impresoras y siga las indicaciones.

9. Ejecute el Asistente para conexión a Internet para establecer la conexión a Internet másapropiada para usted, si es que no hizo esto durante la instalación.

10. Inicie sesión en la computadora como el usuario administrador si no lo ha hecho aún.

11. Lleve a cabo una instalación completa de Edición Profesional Enterprise 2003 deMicrosoft Office.

12. Minimice la Barra de idioma si aparece.

13. Extraiga los archivos de datos del curso desde el CD-ROM suministrado con el manual decurso. En el CD-ROM del curso, abra la carpeta 084_261. Después, abra la carpeta Datos.Ejecute el archivo autoextraíble 084261.dd.exe localizado en la misma. Ello instalará unacarpeta llamada 084261Datos en la unidad C. Esta carpeta contiene todos los archivos dedatos que usted utilizará para completar este curso. Necesita mover los archivos de datosa la carpeta Mis documentos del usuario administrador.

INTRODUCCIÓN

Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivelxii

Antes de cada clase1. Inicie sesión en la computadora como el usuario del administrador.

2. Elimine todos los archivos de datos existentes de la carpeta Mis documentos.

3. Extraiga una copia reciente de los archivos de datos del curso del CD-ROM suministradoscon el manual de curso.

Lista de archivos adicionalesCon cada actividad, viene impresa una lista de archivos que los estudiantes abrirán para com-pletar esa actividad. Muchas actividades también requieren archivos adicionales que losestudiantes no necesitan abrir, pero son necesarios para apoyar los archivos en uso. Estosarchivos de apoyo están incluidos

INTRODUCCIÓN

Introducción xiii

Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivelxiv

NOTAS

Crear y aplicar plantillas

Objetivos de la lección:En esta lección, podrá crear y aplicar plantillas.

Usted podrá:

• Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla.

• Crear una plantilla personalizada.

• Agregar comentarios a una hoja de trabajo.

• Crear un hipervínculo.

• Utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web.

Duración de la lec-ción1 hora(s)

LECCIÓN 1

LECCIÓN 1

Lección 1: Crear y aplicar plantillas 1

IntroducciónProbablemente haya creado suficientes libros de trabajo para darse cuenta de que muchos deellos contienen formato y datos iguales o similares. Ahora desea automatizar este proceso. Enesta lección, utilizará Excel 2003 de Microsoft Excel para crear y aplicar plantillas al libro detrabajo.

Primero usted crea un libro de trabajo, agrega datos, realiza cálculos, y luego da formato allibro de trabajo. Entonces hace cambios, algunas veces más de una vez. Al usar plantillas, sinembargo, no tiene que realizar este proceso cada vez que cree un libro. Simplemente se utilizauna plantilla para crear un libro de trabajo pre-configurado.

TEMA ACrear un libro de trabajo a partir deuna plantillaYa ha formateado de manera manual un libro de trabajo y ha creado fórmulas básicas. Puedehaber ocasiones, sin embargo, en las que no desee elaborar todo un libro de trabajo partiendode cero. En este caso, querrá crear un libro de trabajo a partir de una plantilla.

Para crear un nuevo libro de trabajo, se empieza con una hoja de trabajo en blanco. Se tienenque ingresar los datos, crear fórmulas, agregar formato, y cuando está casi lista, habrácambios. Sin embargo, en una plantilla Excel, el formato y las fórmulas ya están hechas parausted, todo lo que necesita hacer es ingresar los datos.

PlantillaDefinición:

Una plantilla es un libro de trabajo que contiene formato, fórmulas y texto pre-configurados. Simplemente carece de datos reales. Usted puede usar plantillas pre-configuradas a partir de los archivos de programa Excel, desde el sitio Web Galería deplantillas de Microsoft, o bien, crear una plantilla partiendo de un libro de trabajoexistente. Las plantillas tienen una extensión de archivo .xlt en vez de una extensiónde archivo .xls usada en los libros de trabajo. Además, puede crear múltiples libros detrabajo partiendo de una sola plantilla.

Nombres de archivo para libros de trabajo creados a partir de plantillasCuando se crea un libro de trabajo a partir de una plantilla, el nombre de archivo dellibro es el mismo que el nombre de archivo de la plantilla con un número que seagrega al mismo. Además, la extensión del archivo cambia de .xlt, para una plantilla, a.xls, indicando que se ha creado un libro de trabajo a partir de una plantilla.

LECCIÓN 1

Microsoft® Office Excel 2003: 2º Nivel2

Ejemplo: Una plantilla

Cómo crear un libro de trabajo a partir de unaplantillaReferencia de procedimiento: Crear un libro de trabajo a partir de una plantillaExcel

Para crear un libro de trabajo a partir de una plantilla Excel:

1. Con Excel abierto, haga clic en la flecha desplegable en el panel de tareas yseleccione Nuevo libro.

2. En el panel de tareas Nuevo libro, bajo Plantillas, haga clic en Mi PC.

3. Si es necesario, haga clic en la ficha Soluciones de hoja de cálculo para mostrarplantillas adicionales.

4. Seleccione la plantilla que desee usar.

5. Hacer clic en Aceptar.

También puede hacer doble clic en la plantilla para abrirla en Excel.

Referencia de procedimiento: Crear un libro de trabajo a partir de una plantillaMicrosoft.com

Para crear un libro de trabajo a partir de una plantilla en Microsoft.com:

1. Con Excel abierto, haga clic en la flecha desplegable en el panel de tareas yseleccione Nuevo libro.

2. En el panel de tareas Nuevo libro, bajo Plantillas en Microsoft.com, en el cuadrode texto Buscar en línea, ingrese el tipo de plantilla que desee encontrar.

3. Haga clic en Ir.

LECCIÓN 1


Si es la primera vez que abre plantillas en línea, tendrá que aceptar el contrato de licencia a finde proceder.

4. En el listado Resultados de la búsqueda, seleccione la plantilla a usar.

5. Haga clic en Descargar ahora para abrir una copia de la plantilla en un libro detrabajo.

ACTIVIDAD 1-1Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla

Punto de partida:La computadora está encendida y no hay programas ejecutándose.

Situación:Usted trabaja para una cadena grande de tiendas para mascotas llamada Tienda de mascotas deRaquel. Cada tienda registra sus ventas en un libro de registros con copia al carbón. Ahora quela empresa ha comenzado a utilizar Excel, la presidenta de la cadena quisiera comenzar a utili-zar una versión electrónica de una factura de venta. Ella le ha pedido buscar una plantillaExcel y crear una factura de muestra para que la pueda revisar.

Qué se hace Cómo se hace

1. Muestre las plantillas de libro detrabajo disponibles en lacomputadora.

a. Con Excel abierto, haga clic en la flechadesplegable en el panel de tareas yseleccione Nuevo libro.

b. En el panel de tareas Nuevo libro, bajoPlantillas, haga clic en Mi PC.

c. En el cuadro de diálogo Plantillas, hagaclic en la ficha Soluciones de hoja decálculo.

2. ¿Qué plantilla usaría en este caso?

LECCIÓN 1


3. Seleccione la plantilla adecuadapara crear una factura.

a. Seleccione la plantilla Factura.

b. Hacer clic en Aceptar. Se abre un nuevolibro de trabajo llamado Factura 1.

4. Personalíce la plantilla para lastiendas de mascotas de Raquel.

a. Haga clic en la celda que contiene eltexto Escriba la información de laorganización.

b. Teclee Tienda de mascotas de Raquel

c. Desplácese a la parte inferior de la hojade trabajo.

d. Haga clic en la celda que contiene eltexto Escriba el mensaje de despedida.

e. Teclee ¡Gracias por comprar conRaquel!

5. Guarde y cierre el libro de trabajo. a. Elija Archivo→Cerrar.

b. Cuando se le pida guardar los cambios enFactura 1, haga clic en Aceptar.

c. En el cuadro de texto Nombre de archivo,teclee Mi Factura

d. Haga clic en Guardar.

LECCIÓN 1


ACTIVIDAD OPCIONAL 1-2Crear un libro de trabajo a partir de una plantilla Web

Punto de partida:Microsoft Excel se está ejecutando. Se abre un libro de trabajo en blanco.

Situación:Algunas de las tiendas tienen clientes que regularmente compran, en gran cantidad, comida yartículos varios para sus mascotas. A estos clientes se les permite tener crédito con su tiendaen tanto se mantengan al día en sus pagos. A los gerentes de las tiendas les gustaría un estadode cuenta electrónico para darle seguimiento a los cargos y abonos de los clientes.


1. Localice una plantilla de informe defacturación en Microsoft.com.

a. Con Excel abierto, elija Ver→Panel detareas.

b. En el panel de tareas Nuevo libro, bajoPlantillas en Microsoft.com, en el cuadrode texto Buscar en línea, teclee factura

c. Haga clic en Ir.

d. Desde el listado Resultados de la bús-queda, haga clic en Factura de servicioscon deducción de depósito.

Si es la primera vez que abre plantillas en línea,tendrá que aceptar el contrato de licencia a fin deproceder.

LECCIÓN 1


2. Personalíce la plantilla para lastiendas de mascotas de Raquel.

a. Haga clic en Descargar ahora.

b. Si aparece ayuda adicional, haga clic enAceptar.

c. En la celda A1, teclee Tienda demascotas de Raquel

d. Si se requiere, en la celda A12, ingrese lafecha de hoy.

3. Guarde el libro de trabajo como Mifactura de servicios con deducciónde depósito1 y cierre el libro detrabajo.

a. Elija Archivo→Cerrar.

b. Cuando se le pida guardar los cambios deInforme de facturación 1, haga clic enAceptar.

c. En el cuadro de texto Nombre de archivo,teclee Mi factura de servicios condeducción de depósito1

d. Haga clic en Guardar.

TEMA BCrear una plantilla personalizadaHa creado un libro de trabajo a partir de una plantilla, pero no siempre una plantilla pre-configurada puede satisfacer requerimientos específicos de un libro de trabajo. En este caso,querrá crear una plantilla personalizada.

Aunque una plantilla pre-configurada es útil, está limitada a los formatos y fórmulas usadospara crearla. Puede ser que en la plantilla se requieran formatos o fórmulas similares o com-pletamente distintos a la misma. Podría modificar una plantilla existente, pero tal vez tardaríamucho tiempo en realizar los cambios. En vez de ello, una plantilla personalizada permite usarel formato y las fórmulas que desee, para así crear una plantilla que satisfaga lo que ustednecesita.

Cómo crear una plantilla personalizadaReferencia de procedimiento: Crear una plantilla personalizada

Para crear una plantilla personalizada:

1. Abra el libro de trabajo que desee usar como plantilla.

2. Elija Archivo→Guardar como.

LECCIÓN 1


3. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre de la plantilla.

4. En el listado desplegable Guardar como tipo, seleccione Plantilla.

Esto automáticamente cambiará la ubicación Guardar en a la carpeta Plantillas. Sidesea guardar la plantilla en un lugar diferente, seleccione la ubicación una vezseleccionado el tipo de archivo.

5. Haga clic en Guardar.

ACTIVIDAD 1-3Crear una plantilla personalizada

Archivos de datos:

• Presupuesto.xls

Situación:Beto Peña, el gerente de la tienda #33, ha creado una hoja de trabajo presupuestal para mostrarel ingreso y los gastos mensuales en su tienda. La presidenta de la empresa ha visto la hoja yquiere que todos los gerentes de las sucursales usen la hoja de trabajo. La presidenta le pide austed crear una plantilla a partir de un libro de trabajo y personalizarla para que sea genérica ycualquier gerente pueda utilizarla.


1. Guarde el libro de trabajo comoplantilla.

a. En Mis documentos, abra Presupuesto.xls.

b. Elija Archivo→Guardar como para abrirel cuadro de diálogo Guardar como.

c. En el cuadro de texto Nombre de archivo,teclee Mi presupuesto.

d. En el listado desplegable Guardar comotipo, seleccione Plantilla (*.xlt).

Esto automáticamente cambiará el listadodesplegable Guardar en para así mostrarla carpeta Plantillas.

e. Haga clic en Guardar.

LECCIÓN 1


2. Elimine los datos de la hoja quepertenezcan a una tienda en espe-cífico y reemplace con marcadoresde posición genéricos. Guarde elarchivo cuando haya terminado.

a. En la celda A2, teclee Tienda #

b. En la celda B2, teclee Gerente

c. En la celda A4, teclee Año

d. Guarde y cierre el libro de trabajo.

TEMA CTrabajar con comentariosCreó una plantilla personalizada y ahora otras personas quisieran usarla. ¿Qué pasa si esas per-sonas tienen preguntas relacionadas con el uso de la plantilla? Puede ofrecer ayuda en un librode trabajo agregando comentarios.

Puede haber ocasiones en que usted quiera agregar información de texto a la hoja de trabajopara explicar o brindar asistencia en ciertas celdas. Las líneas de texto grandes en las celdaspueden ser de utilidad, pero ocupan un valioso espacio y afectan la presentación final deldocumento. Por otra parte, los comentarios pueden usarse en cualquier parte de un libro detrabajo y aparecen sólo cuando se necesitan.

ComentarioDefinición:

Un comentario es texto que pertenece al contenido de una celda en específico. Loscomentarios se muestran en un cuadro de texto emergente en vez de una celda en lahoja de trabajo. Cuando una celda contiene un comentario, aparece un triángulo rojopequeño en la esquina superior derecha de la celda. Los comentarios pueden ser usa-dos en cualquier celda, sin importar el tipo de datos que la celda contenga. Loscomentarios están ocultos de manera predeterminada y se hacen visibles cuando sepasa el puntero del mouse sobre la celda que contiene el comentario.

LECCIÓN 1


Ejemplo: Comentario

Cómo trabajar con comentariosReferencia de procedimiento: Agregar un comentario

Para agregar un comentario:

1. Seleccione la celda donde desee agregar un comentario.

2. Elija Insertar→Comentario. Aparece un cuadro de texto de comentario enamarillo.

También puede hacer clic con el botón derecho en la celda y desde el menú de accesos directos,elegir Insertar comentario

3. Teclee el texto del comentario.

Si no quiere que su nombre aparezca en el comentario, seleccione y elimine el nombre.

4. Si desea visualizar el comentario, haga clic en cualquier otra celda en la hoja detrabajo y luego muévase sobre la celda con el comentario.

Referencia de procedimiento: Modificar un comentario

Para modificar un comentario:

1. Haga clic con el botón derecho donde se localiza el comentario.

2. En el menú de accesos directo, elija Modificar comentario.

3. Aparece un cuadro de texto de comentario. Haga los cambios necesarios.

Referencia de procedimiento: Eliminar un comentario

Para eliminar un comentario:

1. Haga clic con el botón derecho donde se localiza el comentario.

LECCIÓN 1


2. En el menú de accesos directos, elija Eliminar comentario.

ACTIVIDAD 1-4Agregar comentarios

Archivos de datos:

• Plantilla Informe de facturación.xlt

Situación:Usted encontró una plantilla para informes de facturación; sin embargo, el personal de latienda que usa la plantilla no está seguro de la información que se requiere. Usted necesitaagregar comentarios para ayudar a que el personal que trabaja en las tiendas complete, en lahoja de trabajo, las secciones de información sobre una tienda en específico así como sobre losclientes. Usted quiere guardar los cambios en la plantilla.


1. En el libro de trabajo PlantillaInforme de facturación.xlt, en lahoja de trabajo Informe, agregue uncomentario a la celda A4 parapedirle al empleado que ingrese sunúmero de tienda.

a. Abra el libro de trabajo Plantilla Informede facturación.

b. Seleccione la celda A4.

c. Elija Insertar→Comentario para abrir uncuadro de texto de comentario.

d. En el cuadro de texto de comentario,teclee Ingrese el número de tienda.

e. Haga clic en cualquier otra celda paraocultar el comentario.

Tome en cuenta que la celda ahora con-tiene un triángulo rojo en la esquinasuperior derecha para indicar que hay uncomentario asociado con la misma.

f. Desplácese sobre la celda para mostrarel comentario.

LECCIÓN 1


2. Agregue un comentario a la celdaE11 para pedir al empleado queingrese el nombre propio, o bien, elnombre de la empresa.

a. Seleccione la celda E11.

b. Haga clic con el botón derecho y elijaInsertar comentario.

c. En el cuadro de texto de comentario,teclee Ingrese el nombre de la empresadel cliente, o bien, si no hay nombre dela empresa, ingrese el nombre y ape-llido del cliente.

3. ¿Qué otros comentarios podría usted agregar a esta plantilla para hacerla más fácil deusar?

4. Agregue un comentario en la celdaE15 para usarla como contacto conla empresa, si es posible. Guarde elarchivo cuando haya terminado.

a. Seleccione la celda E15.

b. Haga clic con el botón derecho y elijaInsertar comentario.

c. En el cuadro de texto de comentario,teclee Use esta celda para ingresar uncontacto en la empresa (nombre de lapersona), si hay alguno disponible.

d. Guarde la plantilla.

LECCIÓN 1


ACTIVIDAD 1-5Modificar un comentario

Punto de partida:Está abierto Plantilla Informe de facturación.xlt.

Situación:Ha recibido comentarios de algunas de las tiendas con relación a la plantilla Informe defacturación. Algunos gerentes mencionaron que los nuevos empleados no saben el número dela tienda donde trabajan. Le han pedido a usted modificar el comentario y agregar informaciónpara que los empleados acudan a los gerentes cuando necesiten información.


1. Edite el comentario en la celda A4para dirigir a los empleados con susgerentes cuando necesiten másinformación.

a. Haga clic con el botón derecho en lacelda A4.

b. En el menú de accesos directos, elijaModificar comentario.

Habrá un punto de inserción intermitenteen el cuadro de texto de comentario.

c. Con el punto de inserción al final deltexto, teclee Si no está seguro delnúmero de tienda, consulte al gerente.

LECCIÓN 1


ACTIVIDAD 1-6Eliminar un comentario


Situación:La presidenta de la tienda de mascotas de Raquel mencionó que el departamento de contabili-dad del corporativo va a elaborar un listado de identificaciones de los clientes y distribuirá ellistado a cada una de las tiendas. Usted ya no necesita que el comentario indique a los emplea-dos que llamen al departamento de contabilidad del corporativo para obtener los números delos clientes.


1. Elimine el comentario en la celdaB13 y guarde el archivo.

a. Haga clic con el botón derecho en lacelda B13.

b. En el menú de accesos directos, elija Eli-minar comentario.

Tome en cuenta que el triángulo rojo enla esquina superior derecha ya no está,indicando que no hay ya comentario en lacelda.

LECCIÓN 1


TEMA DCrear un hipervínculoEn la plantilla usted puede hacer que los que la usen, abran una dirección de correo electró-nico, otro archivo, o bien, información de la Web desde el mismo libro de trabajo. Ustedpuede ayudar a lograrlo al crear un hipervínculo.

Una persona que tenga una pregunta sobre la plantilla que usted personalizó, pero que notenga manera de contactarlo, puede no llegar a utilizarla correctamente y en todo caso, puedeque no la utilice del todo. Para evitarlo, puede usted crear un hipervínculo que conformará unmensaje de correo electrónico para la persona y automáticamente el mensaje le será enviado austed.

HipervínculoUn hipervínculo es la conexión entre una celda específica en una hoja de trabajo y:

• Un archivo existente (tal como un documento Word) o una página Web.

• Otra celda en el mismo libro de trabajo.

• Un nuevo documento.

• Una dirección de correo electrónico.

LECCIÓN 1


Al insertar un hipervínculo, deberá ingresar un nombre para el vínculo. El nombre del vínculoentonces aparece en la celda como un elemento activo, susceptible de hacer clic en él en lahoja de trabajo. Al hacer clic en el vínculo, la pantalla automáticamente muestra el archivo, lapágina Web, o el mensaje de correo electrónico indicado en el hipervínculo.

Cómo crear un hipervínculoReferencia de procedimiento: Crear un hipervínculo

Para crear un hipervínculo:

1. Seleccione la celda en la cual desea crearlo.

2. Elija Insertar→Hipervínculo.

3. Determine el tipo de hipervínculo que desea.

Crear un hipervínculo a un archivo o página Web existente

a. Bajo el encabezado Vincular a, elija Archivo o página Web existente.

b. En el cuadro de texto Texto, ingrese el nombre para el hipervínculo.

c. Teclee el nombre completo del archivo (incluyendo la ruta) o bien, elija elarchivo o página Web desde el listado.

Crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico

a. Bajo el encabezado Vincular a, elija Dirección de correo electrónico.


c. Ingrese el asunto para el correo.

d. Ingrese la dirección de correo electrónico o elija una de las recién usadas.

Crear un hipervínculo a un lugar del documento

a. Bajo el encabezado Vincular a, elija Lugar de este documento.


c. Ingrese la referencia de celda o seleccione un lugar del listado.

Crear un hipervínculo a un nuevo documento

a. Bajo el encabezado Vincular a, elija Crear nuevo documento.


c. En el cuadro de texto Nombre del nuevo documento, ingrese el nombre delnuevo documento.

d. Si es necesario, haga clic en Cambiar para cambiar la ruta.

e. Bajo Cuándo modificar, seleccione ya sea Modificar documento nuevo ahora,o bien, Modificar documento nuevo más adelante.


Para visualizar los detalles del hipervínculo, muévase sobre el mismo.

LECCIÓN 1


Referencia de procedimiento: Modificar un hipervínculo

Para modificar un hipervínculo:

1. Haga clic con el botón derecho en la celda donde se localiza el hipervínculo.

2. En el menú de accesos directos, elija Modificar Hipervínculo.

3. Haga los cambios necesarios.


ACTIVIDAD 1-7Crear un hipervínculo a partir de un archivo existente


Situación:Las tiendas de mascotas de Raquel tienen cientos de clientes y es imposible memorizar laidentificación de cada uno. A fin de agilizar el proceso para encontrar la identificación de cadacliente para facturación, creará un hipervínculo a un documento Word llamado Identificaciones.doc.


1. En la plantilla Informe de facturaciónen la celda A13,cree un hipervínculoal archivo Identificaciones.doc.

a. Seleccione la celda A13.

b. Elija Insertar→Hipervínculo para queaparezca el cuadro de diálogoHipervínculo.

c. En el cuadro de texto Texto, teclee Lis-tado de identificación del cliente

d. Desde el listado del archivo Mis documen-tos, seleccione Identificaciones.doc paracrear un vínculo a un archivo existente.

e. Haga clic en Aceptar.

LECCIÓN 1


ACTIVIDAD 1-8Modificar un hipervínculo

Punto de partida:Está abierto plantilla Informe de facturación.xlt.

Situación:Uno de los gerentes de las sucursales agregó un hipervínculo a la plantilla. El hipervínculoenvía un correo electrónico a su cuenta de correo personal en caso de que algún cliente tuviesedudas sobre su estado de cuenta. Sin embargo, la presidencia de la empresa quisiera que todaslas dudas de los clientes fuesen dirigidas a la dirección de correo electrónico del departamentode contabilidad del corporativo, [email protected]. Usted desea guar-dar los cambios en la plantilla.


1. En el hipervínculo en la celda E6,cambie la dirección [email protected] guarde el archivo.

a. En la celda E6, haga clic con el botónderecho en el hipervínculo.

b. En el menú de accesos directos, elijaModificar Hipervínculo.

c. En el cuadro de texto Dirección de correoelectrónico, resaltecorreoelectró[email protected] [email protected]

En el texto de la dirección de correo elec-trónico, no se puede eliminar mailto:, seinserta de manera automática.

d. Haga clic en Aceptar.

e. Guarde la plantilla.

LECCIÓN 1


TEMA EUtilizar herramientas de búsquedacon base en la Web.Puede haber ocasiones en que usted cree una plantilla para la cual necesite ayuda o recursosadicionales. Cuando esto ocurra, se pueden utilizar herramientas de búsqueda con base en laWeb para obtener lo que se necesita.

Si alguna vez se ha visto buscando la palabra correcta al elaborar un documento, no se sientatan mal. Incluso los escritores más versados necesitan ayuda de vez en vez. Los libros de tra-bajo contienen primordialmente datos y fórmulas; normalmente no hay mucho texto del cualpreocuparse. Sin embargo, cuando necesite agregar texto, quiere estar seguro de que el textosirva para realzar lo expuesto en los datos, y no que vaya en detrimento de los mismos, o queconfunda a quienes los revisan. Las herramientas de búsqueda con base en la Web permitenbuscar la palabra precisa a fin de lograr el significado exacto.

Herramientas de búsqueda con base en la WebLas herramientas de búsqueda con base en la Web se componen de:

• Diccionario—Ofrece definiciones de la palabra seleccionada.

• Tesauro—Ofrece sugerencias de palabras similares o distintas a la palabra seleccionada.

• Enciclopedias—Ofrece información de fondo sobre un asunto en particular que contenga ala palabra seleccionada.

• Traducción—Ofrece la palabra seleccionada en distintos idiomas.

Las herramientas de búsqueda primero buscan en la computadora y luego en los recursos dis-ponibles en la Web. Puede personalizar las herramientas de búsqueda para las opciones quemás utilice y en el (los) idioma (s) que prefiera.

Cómo utilizar herramientas de búsqueda conbase en la WebReferencia de procedimiento: Utilizar herramientas de búsqueda con base enla Web.

Para utilizar herramientas de búsqueda con base en la Web:

1. Haga clic con el botón derecho en la celda que contenga los datos sobre los quedesee ahondar.

2. Si es necesario, en el cuadro de texto Buscar, ingrese la o las palabras que deseeencontrar.

3. Desde el listado desplegable Buscar, seleccione la herramienta que desee usar.

4. Si es necesario, haga clic en el botón Iniciar búsqueda.

LECCIÓN 1


ACTIVIDAD 1-9Usar herramientas de búsqueda con base en la Web

Punto de partida:Está abierto plantilla Informe de facturación.xlt.

Situación:El corporativo ha recibido mensajes de los clientes que ignoran lo que se quiere decir con lapalabra “Desembolso” en el informe de facturación. Para evitar confusiones, se le ha pedidoencontrar otra palabra que la sustituya en el informe de facturación. Usted quiere guardar loscambios en la plantilla antes de cerrarla.


1. En la celda que contiene la palabraDesembolso , utilice el tesauro paraencontrar una sustituta.

a. Haga clic con el botón derecho en lacelda B38 y elija Buscar.

Si se le pide instalar la configuración de servi-cios en línea de Microsoft Office, haga clic enCancelar.

b. Desde el cuadro de listado desplegableBuscar, elija Sinónimo: Español (España -alfab. internacional).

2. Reemplace la palabra Desembolsocon la palabra Pago.

a. De los resultados mostrados,muévasesobre la palabra Pago y haga clic en laflecha desplegable.

b. Desde el listado desplegable, seleccioneInsertar.

c. Guarde los cambios y cierre la plantilla.

LECCIÓN 1


Lección 1 SeguimientoEn esta lección, aprendió a crear libros de trabajo en menor tiempo y con mayor consistenciaal crear y aplicar plantillas a los mismos. Además, aprendió a ofrecer ayuda y guías correctasen las plantillas al crear comentarios e hipervínculos. Y cuando necesita asistencia, aprendió autilizar las herramientas de búsqueda en la Web.

1. ¿Qué libros de trabajo ha creado en los que pudiera haber usado una plantilla? ¿Existenlibros de trabajo que usted haya creado en los que le gustaría usar una plantilla?

2. ¿Qué tipos de hipervínculos y comentarios podría usted usar en sus libros de trabajo?

LECCIÓN 1



NOTAS

Crear y modificar gráficos

Objetivos de la lección:En esta lección, podrá crear y modificar gráficos.

Usted podrá:

• Crear un gráfico.

• Darle formato a los elementos de gráfico.

• Cambiar el tipo de gráfico.

• Crear un diagrama.


LECCIÓN 2

LECCIÓN 2

Lección 2: Crear y modificar gráficos 23

IntroducciónLe ha agregado datos numéricos a la hoja de trabajo y ahora desea analizar los datos mostrán-dolos de una manera visual más efectiva. En esta lección, creará y modificará gráficos paramostrar los datos gráficamente.

A veces, cuando uno observa una gran cantidad de datos, fila tras fila, los números puedenllegar a parecer interminables. Es más, es casi imposible sacar conclusiones claras de tantosdatos que hay. Al elegir una gráfica, sin embargo, puede consolidar datos en un formato visualmás fácil de comprender. Al ver la información de esta forma, puede comparar los datos rápi-damente y encontrar información que de otra forma no hubiera logrado comprender.

LECCIÓN 2


TEMA ACrear un gráficoYa ha ingresado gran cantidad de datos en el libro de trabajo y puede ser difícil leerlos todos ysacar de ahí conclusiones claras. A usted le gustaría ver los datos en un formato compacto y lopuede hacer mediante un gráfico.

Al crear un gráfico a partir de los datos del libro de trabajo, usted puede visualizarlos demanera gráfica en vez de leer filas y columnas de datos que no dicen nada. Ya que lo que estáviendo es una representación visual de los mismos datos, puede rápidamente analizarlos ylograr obtener conclusiones claras.

GráficoDefinición:

Un gráfico es una representación visual de información con base en datos de la hoja detrabajo. Un gráfico contiene:

• Rango de datos—Rango de celdas que contienen los datos que se habrán degraficar.

• Punto de datos—Un elemento de datos (una celda) en un rango de datos.

• Fila de datos—Una fila de datos donde cada celda contiene información únicacomo elemento, costo y cantidad. Una fila de datos contiene distintos puntos dedatos.

• Serie de datos—Una columna que contiene los mismos puntos de datos (informa-ción) de cada fila de datos.

• Marcadores de datos—La representación gráfica de puntos de datos en un gráficotales como una barra en un gráfico de barras o una sección en un gráfico circular.

Hay una variedad de gráficos. El tipo que usted elija depende de la manera en quedesee analizar los datos. Los gráficos pueden contener elementos adicionales talescomo un título y una leyenda para mayor claridad.

Ejemplo: Un gráfico

LECCIÓN 2


Tipos de gráficosHay una variedad de gráficos. El tipo de análisis que usted desee realizar determina el tipo degráfico a usar. En la Tabla 2-1 se muestran los distintos tipos de gráficos.

Tabla 2-1: Tipos de gráficos

Tipo de gráfico Descripción EjemploColumnas Compara valores por

categorías.

Barras Compara valores porcategorías.

Líneas Muestra tendencias en eltiempo o por categorías.

LECCIÓN 2


Tipo de gráfico Descripción EjemploCircular Muestra la contribución de

cada valor a un total.

XY (Dispersión) Compara valores en pares.

Áreas Muestra la tendencia de lacontribución de cada valoren el tiempo, o bien, porcategorías.

Anillos Muestra la contribución decada valor a un total, peropuede llegar a contenerseries múltiples.

LECCIÓN 2


Tipo de gráfico Descripción EjemploRadial Muestra cambios en valores

relativos a un punto central.

Superficie Muestra tendencias en valo-res en dos dimensiones enuna curva continua.

Burbujas Compara series de tresvalores.

LECCIÓN 2


Tipo de gráfico Descripción EjemploCotizaciones Muestra distintas series de

datos en un orden especí-fico, que incluyen apertura,máximos, mínimos, cierre yvolumen.

Cilíndrico Un gráfico de columnas obarras con una formacilíndrica.

Cónico Un gráfico de columnas obarras con una formacónica.

LECCIÓN 2


Tipo de gráfico Descripción EjemploPiramidal Un gráfico de columnas o

barras con una formapiramidal.

Cómo crear un gráficoReferencia de procedimiento: Crear un gráfico de columnas, barras o de líneas

Para crear un gráfico de columnas, barras o de líneas:

1. Elija Insertar→Gráfico. Esto ejecuta el asistente para gráficos.

2. En la ficha Tipos estándar, seleccione el gráfico de columnas, barras, o lìneas.

3. Si es necesario, seleccione los subtipos de gráfico apropiados.

4. Haga clic en Siguiente.

5. En la ficha Rango de datos:

• Seleccione el rango de celdas que contenga los datos a graficar.

• Seleccione si las series están en filas o en columnas.

6. En la ficha Serie:

• Ingrese el nombre para cada serie de datos al teclear texto o seleccionar unacelda.

• Si es necesario, seleccione el rango de celdas representado por cada serie dedatos.

• Ingrese un rótulo para el eje de categorías (X) al teclear texto o seleccio-nando un rango de celdas.

Si no se muestran series de datos, puede seleccionar una serie haciendo clic en Agregar.

Puede eliminar una serie de datos al hace clic en Quitar.


8. En la ficha Títulos:

• Ingrese el título del gráfico.

• Ingrese el título del eje de categorías (X).

LECCIÓN 2


• Ingrese el título del eje de categorías (Y).

9. Si es necesario, en la ficha Eje, seleccione Automático, Categoría, o Escala detiempo para el eje de categorías (X).

10. Si es necesario, en la ficha Líneas de división, seleccione Líneas de división prin-cipales y líneas de división secundarias para el eje de valores (X) y eje de valores(Y).

11. Si es necesario, en la ficha Leyenda, cambie la ubicación de la leyenda.

Se puede elegir eliminar la leyenda completamente al desmarcar la casilla de verificación Mostrarleyenda.

12. Si es necesario, en la ficha Rótulos de datos, elija rótulos de datos que contenganel nombre de la serie, el nombre de la categoría, valor o cualquier combinación deentre ellas. Si elige múltiples rótulos de datos, puede indicar un separador talcomo un espacio, coma, punto y coma o un renglón de separación.

13. Si es necesario, en la ficha Tabla de datos, marque la casilla de verificación Mos-trar tabla de datos.


15. En el área Colocar gráfico, seleccione una ubicación para el gráfico, ya sea:

• En una hoja nueva y dé nombre a la misma.

• Como objeto en y seleccione cualquiera de las hojas de trabajo en el libro detrabajo.

16. Haga clic en Finalizar.

Referencia de procedimiento: Crear un gráfico circular

Para crear un gráfico circular:

1. Elija Insertar→Gráfico. Esto ejecuta el asistente para gráficos.

2. En la ficha Tipos estándar, seleccione Circular.

3. Si es necesario, seleccione el subtipo de gráfico apropiado.


5. En la ficha Rango de datos:

• Seleccione el rango de celdas que contenga los datos a graficar.

• Seleccione si las series están en filas o en columnas.

6. En la ficha Serie:

• Ingrese el nombre para cada serie de datos al teclear texto o seleccionar unacelda.

• Si es necesario, seleccione el rango de celdas representado por cada serie dedatos.

• Ingrese un rótulo para la categoría al teclear texto o seleccionando un rangode celdas.

Si no se muestran series de datos, puede seleccionar una serie haciendo clic en Agregar.

LECCIÓN 2


Puede eliminar una serie de datos al hace clic en Quitar.


8. En la ficha Títulos, ingrese el título del gráfico.

9. Si es necesario, en la ficha Leyenda, cambie la ubicación de la leyenda.

Se puede elegir eliminar la leyenda completamente al desmarcar la casilla de verificación Mostrarleyenda.

10. Si es necesario, en la ficha Rótulos de datos, elija rótulos de datos que contenganel nombre de la serie, el nombre de la categoría, valor o cualquier combinación deentre ellas. Si elige múltiples rótulos de datos, puede indicar un separador talcomo un espacio, coma, punto y coma o un renglón de separación.

11. Si es necesario, en la ficha Tabla de datos, marque la casilla de verificación Mos-trar tabla de datos.


13. En el área Colocar gráfico, seleccione una ubicación para el gráfico, ya sea:

• En una hoja nueva y dé nombre a la misma.

• Como objeto en y seleccione cualquiera de las hojas de trabajo en el libro detrabajo.

14. Haga clic en Finalizar.

Seleccionar datos no adyacentesLos datos de su gráfico no necesitan estar en filas o columnas adyacentes, o que esténuna junto a la otra. Puede seleccionar datos en celdas no adyacentes simplemente opri-miendo sin soltar la tecla Ctrl y seleccionando las celdas apropiadas, o bien los rangosde celdas que desee graficar.

LECCIÓN 2


ACTIVIDAD 2-1Crear un gráfico de columnas

Archivos de datos:

• Gráficas.xls

Situación:La presidencia de la cadena de tiendas de mascotas de Raquel ha recibido una hoja de trabajode uno de los gerentes regionales con datos de las ventas trimestrales de cada tienda. Sinembargo, a la presidenta de la cadena le gustaría tener los datos en un formato visual, y le hapedido crear un gráfico que muestre las ventas trimestrales de cada tienda y que sean compara-dos entre sí. Quiere que el gráfico aparezca en una hoja de trabajo separada a la cual deberállamarse Ventas por trimestre. Y para no complicarse la vida, usted guardará los cambios enuna nueva hoja de trabajo a la cual llamará Mis gráficos.


1. En el libro de trabajo Gráficas, en lahoja de trabajo Datos gráfico,inserte un gráfico de columnasagrupadas.

a. Abra Gráficas.xls.

b. En la hoja de trabajo Datos gráfico, elijaInsertar→Gráfico. Esto ejecuta el asis-tente para gráficos.

c. Haga clic en Siguiente para insertarColumna agrupada como el tipo de gráficopredeterminado, que a la vez, es elsubtipo de gráfico.

LECCIÓN 2


2. Seleccione de las celdas B6 a la E13para el rango de datos en un for-mato de columna.

a. En la ficha Rango de datos,haga clic en elbotón Contraer a la derecha del cuadrode texto Rango de datos para minimi-zar el asistente para gráficos y mostrarsolamente el cuadro de texto Rango dedatos.

b. Seleccione el rango de datos de B6 aE13.

c. Haga clic en botón del cuadro de diálogoExpandir a la derecha del cuadro detexto Rango de datos para mostrar elasistente.

d. En el área Series en:, seleccioneColumnas.

3. Seleccione los rótulos trimestralescomo el nombre de las series.Seleccione el número de tiendapara el rótulo del eje X.

a. Haga clic en la ficha Serie.

b. En el cuadro de lista Nombre, teclee B5para crear un nombre para la Serie1.

c. Para el nombre de la Serie 2, teclee C5

d. Para el nombre de la Serie 3, teclee D5

e. Para el nombre de la Serie 4, teclee E5

LECCIÓN 2


f. En el cuadro de texto Rótulos del eje decategorías, seleccione de las celdas A6 ala A13.

g. Haga clic en Siguiente.

4. Ingrese los títulos para el gráfico, eleje X, y el eje Y para identificar loque representan los datos delgráfico.

a. En la ficha Títulos, en el cuadro de textoTítulo del gráfico, teclee Tienda demascotas de Raquel

b. En el cuadro de texto Eje de categorías(X), teclee Número de tienda

c. En el cuadro de texto Eje de valores (Y),teclee Ventas en dólares americanos

d. Haga clic en Siguiente.

5. Coloque el gráfico en una nuevahoja de trabajo llamada Ventas tri-mestrales y guárdelo como Misgráficos

a. En el área Colocar gráfico, seleccione Enuna hoja nueva.

b. En el cuadro de texto, resalte Gráfico1 ,si es necesario, y teclee Ventas trimes-trales

c. Haga clic en Finalizar.

d. Guarde el archivo como Mis Gráficos

LECCIÓN 2


ACTIVIDAD 2-2Crear un gráfico circular

Punto de partida:Está abierto Mis gráficos.xls.

Situación:Raquel Peñaloza, la presidenta de la empresa, se convence de que el gráfico de columnas esmuy útil y le gustaría que usted creara un gráfico circular que muestre también las ventas tota-les por trimestre. A ella le gustaría que el gráfico se llamara Totales trimestrales y que fuesecolocado en una nueva hoja de trabajo. Usted desea guardar los cambios del libro de trabajo.


1. En el libro de trabajo Mis gráficos, enla hoja de trabajo Datos gráfico,inserte un gráfico circular conefecto 3D.

a. En la hoja de trabajo Datos gráfico, elijaInsertar→Gráfico.

b. Desde el cuadro de lista Tipo de gráfico,seleccione Circular.

c. Bajo el subtipo de gráfico, seleccione Cir-cular seccionado con efecto 3D.


2. Seleccione los rangos adyacentes deA5 a E5 y de A14 a E14 para elrango de datos.

a. En la ficha Rango de datos, seleccione elrango de datos de A5 a E5.

b. Mientras oprime la tecla Ctrl, seleccioneel rango de datos de A14 a E14.

c. Si fuera necesario, en el área Series en,seleccione Filas.


LECCIÓN 2


3. Agregue rótulos a los datos quemuestren el porcentaje que cadasección representa.

a. Haga clic en la ficha Rótulos de datos.

b. Bajo Contenido del rótulo, marquePorcentaje.

c. Haga clic en Siguiente.

4. Coloque el gráfico en una nuevahoja llamada Totales trimestrales yguarde el archivo.

a. En el área Colocar gráfico, seleccione Enuna hoja nueva.

b. En el cuadro de texto, teclee Totalestrimestrales.

c. Haga clic en Finalizar.

d. Guarde el libro de trabajo.

TEMA BDar formato a los elementos degráficoAgregó elementos a un gráfico, pero no aparecen tal y como usted quiere. A fin de cambiar laapariencia de estos elementos, puede darles formato.

El formato predeterminado de un elemento de gráfico puede o no representar el significado delos datos en el gráfico. El gráfico no será útil si los elementos de gráfico que explican losdatos son incorrectos o difíciles de entender. Por lo anterior, puede darle formato a cada ele-mento de gráfico a fin de que represente sus necesidades empresariales.

Elementos de gráficoHay una variedad de elementos de gráfico. Los elementos de gráfico que agregue al mismodependen de las áreas en el gráfico que podrían requerir mayor explicación o claridad. LaTabla 2-2 muestra los elementos de gráfico que pueden usarse.

LECCIÓN 2


Tabla 2-2: Elementos de gráfico

Elemento de gráfico ObjetivoTítulo del gráfico Describe lo que, de manera general, representa el gráfico.

Título de categorías del eje (X) Describe lo que representa el eje X.

Título del eje de valores (Y) Describe lo que representa el eje Y.

Ejes En gráficos que muestran múltiples series de datos, el eje X mues-tra las series de datos en cada categoría, y el eje Y muestra cómose miden los datos (cantidades en dólares, tiempo, entre otros).

Líneas de división Cada uno de los ejes X e Y pueden mostrar líneas de división prin-cipales y secundarias.

Leyenda Indica qué color representa una serie de datos dada.

Rótulos de datos Indica el valor numérico, porcentaje, o el nombre de un punto dedatos sencillo.

Tabla de datos Muestra los datos de la hoja de trabajo en la cual se basa el grá-fico, en una tabla justo debajo del gráfico.

Figura 2-1: Elementos de gráfico.

LECCIÓN 2


Cómo darle formato a elementos de gráficoReferencia de procedimiento: Modificar elementos de gráfico

Para modificar los elementos de gráfico:

1. Haga clic con el botón derecho en cualquierárea en blanco del gráfico y elijaOpciones de gráfico.

2. Seleccione la ficha correspondiente al elemento que desea modificar.

3. Haga el cambio.


Referencia de procedimiento: Darle formato a los elementos de gráfico

Para darle formato a los elementos de gráfico:

1. Haga clic con el botón derecho en el elemento y elija Formato.

2. Haga los cambios necesarios.


ACTIVIDAD 2-3Darle formato a los elementos de gráfico


Situación:Creó un gráfico llamado Totales trimestrales para la presidente de la compañía. Ella ha revi-sado el gráfico y desea realizar algunos cambios. Le gustaría que la leyenda fuese colocada enla parte superior de la página con un fondo gris claro y una fuente más grande. Sin embargo,ella cambió de opinión sobre los rótulos de datos y quiere ver cantidades en dólares en vez deporcentajes y de nuevo, quiere que la fuente sea de mayor tamaño. Le gustaría que el títuloapareciera con mayor tamaño y en una fuente distinta. Por último, le gustaría que el fondo delgráfico fuera color verde claro. Usted quiere guardar los cambios en el libro al terminar.


1. Cambie la ubicación de la leyenda afin de que aparezca en la partesuperior de la página.

a. En el gráfico Totales trimestrales, hagaclic con el botón derecho en un espacioen blanco y elija Opciones de gráfico.

LECCIÓN 2


b. En la ficha Leyenda, bajo Ubicación,seleccione Arriba.

2. Cambie los rótulos de datos paramostrar valores en dólares en vezde porcentajes.

a. En la ficha Rótulos de datos, bajo Conte-nido del rótulo, desmarque Porcentaje.

b. Marque la casilla Valor.

c. Hacer clic en Aceptar.

3. Formatee el título del gráfico a finde que sea Verdana 28 pt .

a. Haga clic con el botón derecho en Títuloy elija Formato del título del gráfico.

b. En la ficha Fuente, desde el listadoFuente, seleccione Verdana.

LECCIÓN 2


c. Desde el listado Tamaño, seleccione 28.


4. Formatee los rótulos de datos a finde que sean de una fuente de 14pt.

a. Haga clic con el botón derecho en Rótu-los de datos y elija Formato de rótulosde datos.

b. Desde el listado Tamaño, seleccione 14.

c. Haga clic en Aceptar.

5. Formatee la leyenda a fin de quetenga un fondo gris claro y aparezcaen una fuente de 12 pt.

a. Haga clic con el botón derecho en laleyenda y elija Formato de leyenda.

b. En la ficha Tramas, bajo Área, seleccioneel cuadro con el color gris más claro.

c. En la ficha Fuente, desde el listadoTamaño, seleccione 12.


6. Formatee el área de gráfico a fin deque tenga un fondo color verdeclaro.

a. Haga clic con el botón derecho en unespacio en blanco del gráfico y elija For-mato del área de gráfico.

LECCIÓN 2


b. En la ficha Tramas, bajo Área, seleccioneel cuadro con el color verde más claro.

c. En la página Fuente, desde el listadoTamaño, seleccione 12.


LECCIÓN 2


7. Mueva el gráfico debajo de los datosen la hoja de trabajo Datos de grá-fico, y luego guarde el libro detrabajo.

a. Haga clic con el botón derecho en elfondo color verde claro del gráfico yseleccione Ubicación.

b. En el cuadro de diálogo Ubicación del grá-fico, seleccione la opción Como objetoen.

c. Desde el listado desplegable Como objetoen, seleccione Datos de gráfico, y luegohaga clic en Aceptar.

d. En la hoja de trabajo Datos de gráfico,arrastre el gráfico a fin de que aparezcadebajo de la fila Total trimestral.

e. Si es necesario, redimensione el gráfico afin de que los rótulos de datos sean fáci-les de leer.

f. Guarde el libro de trabajo.

LECCIÓN 2


TEMA CCambiar el tipo de gráficoHa presentado los datos en un gráfico y ahora le gustaría mostrarlos en un formato gráfico dis-tinto para su comparación. A fin de lograrlo, puede cambiar el tipo de gráfico.

Al crear un gráfico usted puede elegir el primer tipo de gráfico que se le ofrece. Al comenzar atrabajar en el gráfico, sin embargo, podría ser que el tipo elegido no represente los datos de lamanera más clara posible. Afortunadamente, no está confinado a trabajar con el tipo de gráficoque eligió inicialmente. Se puede cambiar el tipo de gráfico a fin de que los datos de la hojade trabajo sean claros y fáciles de entender.

Cómo cambiar el tipo de gráficoReferencia de procedimiento: Cambiar el tipo de gráfico

Para cambiar el tipo de gráfico:

1. Haga clic con el botón derecho y elija Tipo de gráfico.

2. Seleccione el tipo apropiado de gráfico.

3. Haga clic en Aceptar.

Tal vez sea necesario cambiar o darle formato a algunos elementos de gráfico paraque aparezcan de manera correcta en el nuevo tipo de gráfico.

ACTIVIDAD 2-4Cambiar el tipo de gráfico


Situación:Tras pensarlo bien, la presidenta decide que el gráfico Ventas trimestrales está demasiadosaturado. Quiere visualizar, de manera horizontal, los datos trimestrales para cada tienda y leha pedido cambiar el gráfico.

LECCIÓN 2



1. Cambie el tipo de gráfico. a. En el gráfico Ventas trimestrales, hagaclic con el botón derecho en un espacioen blanco y elija Tipo de gráfico.

b. Desde el cuadro de lista Tipo de gráfico,Seleccione Barras.

c. Bajo subtipo de gráfico, elija Barraagrupada.


TEMA DCrear un diagramaHa creado gráficos a partir de la hoja de trabajo con datos y ahora quiere representarvisualmente la información que no es parte de los mismos. Lo puede hacer creando undiagrama.

Los gráficos son excelentes cuando necesita que los datos de la hoja de trabajo aparezcan enun formato visual, pero ¿qué pasa si desea incluir otra información que no esté basada en losdatos? Puede haber información que necesite representar visualmente tal como un organigramao un diagrama de flujo que le ayude a mejorar el gráfico pero que no tenga nada que ver conlos datos trabajados. En vez de usar un programa de gráficos y pasar horas y horas creandoalgo visual, puede crear un diagrama en la hoja de trabajo siguiendo pasos muy sencillos y asíutilizar toda la información que desee.

DiagramaDefinición:

Un diagrama es un gráfico que se coloca en una hoja de trabajo para ilustrar un con-cepto o mejorar el libro de trabajo. Los diagramas no se basan en números, no secrean directamente a partir de los datos de la hoja de trabajo. Un diagrama se crea alseleccionar una plantilla a partir de la galería de diagramas y agregando el textoadecuado. Los diagramas tienen un borde de dibujo y controladores de tamaño quepermiten personalizar el diagrama.

• Organigrama—Muestra una relación jerárquica.

• Diagrama de ciclo—Muestra un proceso o ciclo continuos.

• Diagrama radial—Muestra la relación de un elemento fundamental con otroselementos.

• Diagrama piramidal—Muestra relaciones basadas en la infraestructura.

• Diagrama de Venn—Muestraáreas de superposición entre los elementos.

LECCIÓN 2


• Diagrama de círculos concéntricos—Muestra los pasos para lograr un objetivo.

Ejemplo: Un organigrama

Cómo crear un diagramaReferencia de procedimiento: Crear un diagrama

Para crear un diagrama:

1. Seleccione la ubicación para el diagrama.

2. Elija Insertar→Diagrama.

3. Seleccione el tipo de diagrama.

4. Ingrese el texto.

5. Si es necesario, agregue objetos adicionales.

6. Si fuera necesario, cambie el diseño.

7. Si fuera necesario, dé formato al diagrama.

8. Si fuera necesario, reposicione el diagrama.

LECCIÓN 2


ACTIVIDAD 2-5Crear un diagrama


Situación:Uno de los gerentes regionales ha sugerido la utilidad de tener un organigrama con todas lastiendas y gerentes en cada región. Usted se ofreció a poner las bases del mismo y quiere guar-dar los cambios en el libro de trabajo antes de dárselo al gerente.


1. Cree un organigrama. a. Seleccione la hoja de trabajo Hoja2.

b. Elija Insertar→Diagrama para que apa-rezca el cuadro de diálogo Galería dediagramas.

c. Seleccione Organigrama, haga clic enAceptar para aceptar el tipo de diagramapredeterminado.

LECCIÓN 2


2. Agregue el nombre de la presi-dente, Raquel Peñaloza , aldiagrama, junto con los rótulos delas regiones Oeste , Central y Este .

a. En el cuadro superior, teclee RaquelPeñaloza

b. Oprima la tecla Tab y teclee Oeste

c. Oprima la tecla Tab y teclee Central

d. Oprima la tecla Tab y teclee Este

3. Agregue un objeto subordinadobajo el objeto Este para #53 AldoWilkins.

a. Con el objeto Este seleccionado, en labarra de herramientas Organigrama, hagaclic en Insertar forma.

Esto automáticamente agrega un objetosubordinado.

b. Oprima la tecla Tab.

c. Teclee #53

d. Oprima Intro.

e. Teclee Aldo Wilkins

LECCIÓN 2


4. Agregue Compañero de trabajo para#72 Jaime Falcón.

a. Haga clic en la flecha de lista desplega-ble junto al botón Insertar forma.

b. Seleccione Compañero de trabajo.

c. Oprima la tecla Tab.

d. Teclee #72

e. Oprima Intro.

f. Teclee Jaime Falcón

5. Cambie la fuente usada en eldiagrama.

a. Para seleccionar todo el diagrama, hagaclic en la marquesina de selección queva alrededor del perímetro deldiagrama.

b. Para abrir el cuadro de diálogo Formatodel organigrama, elija Formato→Organigrama.

c. En la ficha Fuentes, desde el listado Fuen-tes, seleccione Courier New.

d. Desde el cuadro de lista Estilo de fuente,seleccione Negrita.

e. Desde el listado Tamaño, seleccione 10.

6. Agregue un relleno de transparen-cia del 50% al diagrama.

a. En el cuadro de diálogo Formato del orga-nigrama, en la ficha Colores y líneas, bajoRelleno, en el listado desplegable Color,seleccione Amarillo.

b. En el cuadro despegable Transparencia,teclee 50


7. Alínee la esquina superior derechadel diagrama con la celda A1, yluego guarde y cierre el archivo.

a. Arrastre el organigrama para colocar laesquina superior izquierda en la celdaA1.

b. Guarde y cierre el archivo.

LECCIÓN 2


Lección 2 SeguimientoEn esta lección, aprendió a mostrar los datos de manera gráfica mediante gráficos. Estos gráfi-cos permiten observar gran cantidad de datos y sacar conclusiones correctas de manera rápida.

1. ¿En qué situación de negocios o personal le serviría usar un gráfico?

2. ¿Qué tipos de gráficos conoce? ¿Cree que un tipo de gráfico es mejor que otros? ¿Porqué?

LECCIÓN 2


Trabajar con objetosgráficos

Objetivos de la lección:En esta lección, podrá trabajar con objetos gráficos.

Usted podrá:

• Insertar objetos gráficos.

• Crear autoformas.

• Darle formato a objetos gráficos.

• Cambiar el orden de los objetos gráficos

• Agrupar objetos gráficos.

• Mover, copiar y redimensionar objetos gráficos.


LECCIÓN 3

LECCIÓN 3

Lección 3: Trabajar con objetos gráficos 51

IntroducciónHa agregado datos a las hojas de trabajo y los ha representado en gráficos. Ahora desea facili-tar a los usuarios el que puedan localizar visualmente elementos específicos de datos en ellibro de trabajo. Lo puede hacer agregando elementos gráficos a la hoja de trabajo.

Cuando se utilizan elementos gráficos en una hoja de trabajo, puede llamar la atención haciaáreas específicas de la hoja de trabajo y mejorar el aspecto de la misma con logotipos corpora-tivos y otros elementos gráficos.

LECCIÓN 3


TEMA AInsertar objetos gráficosTiene una hoja de trabajo y desea agregar elementos visuales a la misma. Puede hacerlo inser-tando objetos gráficos.

Usted sabe que algunos gráficos podrían lograr que su hoja de trabajo se viera muy bien, perono está seguro de lo que debe hacer. El idear algo e ir creando gradualmente un objeto gráficopaso a paso puede consumir demasiado tiempo; incluso podría no valer la pena todo elesfuerzo necesario para crear un objeto gráfico. Sin embargo, si cuenta con una selección degráficos que ya existen, tales como imágenes prediseñadas, puede rápidamente elegir e insertargráficos en donde usted los necesite.

Objetos gráficosDefinición:

Un objeto gráfico es un elemento visual que puede insertarse en una hoja de trabajo.Los gráficos pueden insertarse en cualquier parte de la hoja de trabajo y no están aso-ciados con una celda en específico. Cuando se selecciona un objeto gráfico, el bordedel mismo se indica con controladores de tamaño pequeños de color blanco. Los obje-

LECCIÓN 3


tos gráficos también tienen controladores de tamaño color verde. Algunos objetosgráficos tienen controladores de ajuste de color amarillo. Los gráficos pueden moverse,copiarse y redimensionarse. Existen distintos tipos de objetos gráficos que incluyenfotografías, imágenes prediseñadas, Autoformas y WordArt.

Ejemplo: Objetos gráficos

Ejemplo: Tipos de objetos gráficos

Cómo insertar objetos gráficosReferencia de procedimiento: Insertar imágenes prediseñadas

Para agregar una imagen prediseñada:

1. Elija Insertar→Imagen→Imágenes prediseñadas.

2. En el cuadro de texto Buscar, teclee una breve descripción de la imagenprediseñada que se está buscando.

3. Si es necesario, en el cuadro desplegable Buscar en, seleccione la colecciónapropiada.

De manera predeterminada, todas las colecciones están seleccionadas.

LECCIÓN 3


4. Si es necesario, en el cuadro desplegable Los resultados deben ser, seleccione eltipo multimedia adecuado.

De manera predeterminada, todos los tipos de archivos multimedia estánseleccionados.

5. Haga clic en Ir.

6. Seleccione la hoja de trabajo donde desee insertar la imagen prediseñada.

7. Haga doble clic en la imagen prediseñada que desee insertar. Se agrega la imagenprediseñada a la hoja de trabajo.

Referencia de procedimiento: Posicionar una imagen

Para posicionar una imagen:

1. Seleccione la imagen.

2. Arrastre la imagen a su nueva ubicación dentro de la hoja de trabajo.

Referencia de procedimiento: Darle formato a imágenes

Para darle formato a imágenes:

1. Haga clic con el botón derecho en la imagen y elija Formato de imagen.

2. Seleccione la ficha apropiada para el cambio que necesite.

3. Haga el cambio.


ACTIVIDAD 3-1Insertar imágenes prediseñadas

Archivos de datos:

• Gráficos.xls

Situación:La dueña de las tiendas de mascotas de Raquel le ha pedido agregar una imagen de un pinzóna la hoja de trabajo Datos de gráfico antes de enviarla al gerente regional. El gerente regionalestá esperando los datos así que usted necesita encontrar una imagen rápidamente de entre lascolecciones de imágenes prediseñadas. No está seguro si va a conservar la imagen en la hojade trabajo, así que guarda el archivo como Mis Gráficos.


1. Localice una imagen de un pinzónde entre las colecciones de imáge-nes prediseñadas.

a. Abra Gráficos.xls.

b. Elija Insertar→Imagen→Imágenesprediseñadas.

LECCIÓN 3


c. En el panel de tareas Imágenesprediseñadas, en el cuadro de texto Bus-car:, teclee pinzón

d. En el listado desplegable Los resultadosdeben ser, desmarque Películas ySonidos.

e. Haga clic en Ir.

LECCIÓN 3


2. Inserte la imagen en la hoja Datosde gráfico y guarde el archivo comoMis Gráficos.

a. Seleccione la hoja de trabajo Datos degráfico.

b. Haga doble clic en la segunda imagen deun pinzón para insertarla en una hoja detrabajo.

La imagen prediseñada quedará extremadamentegrande al insertarse por primera vez en la hoja detrabajo.

c. Guarde el archivo como Mis Gráficos

ACTIVIDAD 3-2Darle formato a una imagen

Punto de partida:Está abierto Mis Gráficos.xls.

Situación:Insertó una imagen prediseñada de un pinzón, pero está demasiado oscura y además ocupamucho espacio. Usted quiere reducir el tamaño de la imagen a un 10 por ciento de su tamañoy girarla a la izquierda unos cuantos grados. La imagen deberá aparecer en la esquina superiorizquierda cerca del título de la hoja. También desea incrementar el contraste y el brillo. Usteddesea guardar los cambios de la imagen.

LECCIÓN 3



1. Redimensione la imagen a un 8 porciento de su tamaño original, gírela7 grados y muévala a la izquierdadel título de la hoja de trabajo.

a. En la hoja de trabajo Datos de gráfico,haga clic con el botón derecho en laimagen del pinzón y elija Formato deimagen.

b. En la ficha Tamaño, bajo Tamaño y giro,cambie el giro a 7 grados.

c. Bajo Escala, cambie el Alto a 8%.


e. Arrastre la imagen a fin de que la ramaen la que el ave está posada apenastoque la parte inferior de la línea dedivisión en la celda A4. Al mover la ima-gen, la esquina superior izquierda de lalínea punteada fuera de la imagen apenastocará la parte inferior del encabezado dela columna A y la esquina inferior derechade la línea punteada tocará la parte supe-rior del borde de la celda A6 .

2. Recorte la imagen 1,27 cm a laizquierda y 2,0 cm en la parteinferior.

a. Haga clic con el botón derecho en laimagen del pinzón y elija Formato deimagen.

b. En la ficha Imagen, bajo Recortar, cambieel recorte de la izquierda a 1,27 cm

LECCIÓN 3


c. Cambie el recorte de la parte de abajo a2,0 cm

3. Ajuste el brillo a 60 por ciento y elcontraste a un 55 por ciento y luegoguarde el libro de trabajo.

a. Bajo Control de imagen, cambie el brilloa 60%.

b. Cambie el contraste a 55%.


d. Cierre el panel de tareas Imágenesprediseñadas.

e. Guarde los cambios.

TEMA BCrear autoformasUna vez creado un libro de trabajo con datos y formato, podría querer agregarle un interésvisual o enfatizar un área de una hoja de trabajo en particular con flechas, círculos y otros ele-mentos gráficos. En este tema, creará una autoforma.

Un objeto gráfico bien colocado puede ser exactamente lo que la hoja de trabajo necesita parallamar la atención en ciertas áreas de datos, o para clarificar lo que éstos representan. Los grá-ficos que usted cree pueden ser muy simples—una flecha—o muy complejos, como el logotipode una empresa. Los gráficos pueden mejorar el aspecto de la hoja de trabajo y hacerla lucirmás profesional.

LECCIÓN 3


AutoformasDefinición:

Las autoformas son una colección de formas pre-dibujadas que pueden insertarse,formatearse y redimensionarse. Existe una amplia variedad de autoformas, entre lasque se encuentran las líneas, círculos, rectángulos, cuadrados, flechas y llamadas.

Ejemplo: Autoformas

Cómo crear autoformasReferencia de procedimiento: Crear un objeto gráfico

Para crear objetos gráficos:

1. En la barra de herramientas Dibujo, seleccione la forma que desee dibujar.

2. Seleccione la ubicación aproximada en la hoja de trabajo donde desee que apa-rezca el dibujo.

3. Arrastre el puntero del mouse en la hoja de trabajo hasta que el objeto gráficotenga la forma y tamaño deseados.

LECCIÓN 3


ACTIVIDAD 3-3Crear objetos gráficos


Situación:La presidenta de las tiendas de mascotas de Raquel quiere llamar la atención hacia el excelentetrabajo que la región desempeñó en el cuatro trimestre en la hoja de trabajo Gráfico–Totalestrimestrales. Quiere que usted añada una llamada en la que incluya texto en el área del gráfico.Una vez hechos los cambios, usted quiere guardar el archivo.


1. En la hoja de trabajo Gráfico–Totalestrimestrales, inserte un cuadro detexto de llamada sobre la región 4T.(sección color turquesa).

a. En la hoja de trabajo Gráfico–Totales tri-mestrales, en la barra de herramientasDibujo, haga clic en Autoformas.

b. Elija Llamadas.

c. Seleccione la forma de llamada con línea2.

LECCIÓN 3


d. Coloque la cruz de dibujo justo sobre$25,150 en la región 4T del gráficocircular.

e. Arrastre el objeto de la llamada haciaarriba a la derecha hasta que quedecentrada sobre la sección del gráficocircular.

2. Agregue texto para indicar que laregión realizó un excelente trabajoeste trimestre. Guarde los cambioscuando haya terminado.

a. Con el punto de inserción destellando enel cuadro de texto, teclee ¡Esta regiónrealizó un excelente trabajo este tri-mestre!

b. Haga clic en cualquier parte fuera delcuadro de la llamada para visualizar lamanera en que aparecerá el objetográfico.

c. Guarde los cambios del libro de trabajo.

LECCIÓN 3


TEMA CDarle formato a objetos gráficosHa creado un objeto gráfico y ahora necesita hacerle cambios en su aspecto. Lo puede hacer aldarle formato a los objetos gráficos.

Uno de los objetos gráficos en el libro de trabajo está casi perfecto, mas ¿qué pasaría si tuvieraque modificarlo? De hecho, no sería muy agradable empezar de cero para crear un nuevoobjeto gráfico. En vez de ello, se puede modificar la apariencia de un objeto gráfico con sólodarle formato.

Cómo darle formato a objetos gráficosReferencia de procedimiento: Darle formato a los objetos gráficos

Para darle formato a los objetos gráficos:

1. Haga clic con el botón derecho en el objeto gráfico y elija Formato de autoforma.

2. Seleccione la ficha apropiada para el cambio que necesite.

3. Haga los cambios de formato que desee.


ACTIVIDAD 3-4Darle formato a los objetos gráficos


Situación:La llamada que agregó a la hoja de trabajo Gráfico– Totales trimestrales se ve bien, pero sepodría ver mejor. Usted quiere que el color sea coral claro con un borde rojo oscuro. Tambiénquiere engrosar la línea y cambiarla a un cuadrado punteado que inicie con un pequeño óvaloy termine en una flecha. Finalmente, quiere que el texto quede de 9 pt y centrado en el cuadrode llamada. Usted desea guardar los cambios del libro de trabajo.


1. Cambie el color del fondo del cua-dro de la llamada a un sombreadocoral claro.

a. Haga clic con el botón derecho en elborde del cuadro de la llamada y elijaFormato de autoforma.

LECCIÓN 3


b. En la ficha Colores y lIneas, bajo Relleno,haga clic en la flecha desplegable juntoa Color y elija coral.

c. Cambie la transparencia a 40%.

2. Dé mayor grosor a la línea y cambieel color de la misma a rojo oscuro.

a. En el área Línea, haga clic en la flechadesplegable junto a Color y seleccione elrojo oscuro.

b. Haga clic en la flecha desplegable juntoa Tipo y seleccione Punto cuadrado.

LECCIÓN 3


c. Cambie el grosor a 2 pt.

3. Cambie el tipo de línea a Guión yagregue un óvalo al principio y unaflecha al final.

a. En el área Flechas, haga clic en la flechadesplegable junto a Estilo inicial y selec-cione Flecha ovalada.

b. Haga clic en la flecha desplegable juntoa Tamaño inicial y seleccione Tamaño 1de flecha I.

c. Haga clic en la flecha desplegable juntoa Estilo final y seleccione Flecha.

4. Centre el texto horizontal yverticalmetne y cambie la fuente a9 pt. Guarde los cambios alterminar.

a. En la ficha Alineación, bajo Alineación deltexto,haga clic en la flecha desplegablejunto a Horizontal y seleccione Centrar.

b. Haga clic en la flecha desplegable juntoa Vertical y seleccione Centrar.

c. En la ficha Fuente, bajo Tamaño:, selec-cione 9.


LECCIÓN 3


e. Haga clic en otra área del gráfico paravisualizar cómo aparece el cuadro dellamada.

f. Guarde el archivo.

TEMA DCambiar el orden de los objetosgráficosUsted tiene un objeto gráfico que está compuesto de pequeños objetos gráficos en la hoja detrabajo. Algunos objetos gráficos individuales necesitan aparecer arriba de otros y algunosobjetos gráficos necesitan aparecer en la parte inferior. Para lograr lo anterior cambie el ordende los objetos gráficos.

Los objetos gráficos pueden ser un elemento simple o bien, pueden componerse de distintaspiezas individuales. Si esas piezas no aparecen en el orden correcto, los objetos gráficos pue-den oscurecer a los más pequeños y, en vez de hacer que el objeto gráfico mejore la hoja detrabajo, tendrá una conglomeración de objetos gráficos que distaerá la atención de los datos.

TransposiciónDefinición:

Transposición es un método para mostrar gráficos que traslapa los gráficos en un ordendeterminado. Cada objeto gráfico se considera una transposición por separado. El ordende transposición y la opacidad del objeto gráfico determinan qué parte del gráfico serávisible.

LECCIÓN 3


Ejemplo: Transposición

Cómo cambiar el orden de los objetos gráficosReferencia de procedimiento: Cambiar el orden de los objetos gráficos

Para cambiar el orden de los objetos gráficos:

1. Haga clic con el botón derecho en el objeto gráfico y elija Ordenar.

2. Elija la acción apropiada para mover el objeto gráfico hacia adelante o hacia atrás.

• Para colocar un objeto gráfico al frente de todos los demás objetos gráficos,elija Traer al frente.

• Para colocar un objeto gráfico detrás de todos los demás objetos gráficos,elija Enviar al fondo.

• Para mover un objeto gráfico delante de otro objeto gráfico y directamentesobre éste, elija Traer adelante.

• Para mover un objeto gráfico detrás de otro objeto gráfico y directamentedebajo de éste, elija Enviar atrás.

LECCIÓN 3


ACTIVIDAD 3-5Cambiar el orden de los objetos gráficos


Situación:La presidenta ha intentado crear un logotipo con objetos gráficos, pero no ha tenido muchasuerte. Le pide a usted echarle un vistazo y ver si puede solucionar esto. En la hoja de trabajoOrganigrama, existen distintos objetos gráficos incluyendo la imagen original de un pinzón,WordArt, un óvalo verde y un óvalo amarillo. El problema es que el óvalo está ocultando losobjetos gráficos que ya están ahí. Usted necesita cambiar el orden de los objetos gráficos a finde que el logotipo aparezca correctamente y luego guardar el libro de trabajo.

LECCIÓN 3



1. Mueva los óvalos verde y amarillo alfondo y centre el óvalo amarillodentro del óvalo verde.

a. En la hoja de trabajo Organigrama, hagaclic en el óvalo verde y elija Ordenar→Enviar al fondo.

b. Haga clic con el botón derecho en elóvalo amarillo y elija Ordenar→Enviar alfondo.

Ahora el óvalo amarillo está detrás delóvalo verde.

c. Haga clic con el botón derecho en elóvalo amarillo y elija Ordenar→Traer alfrente.

El óvalo amarillo se mueve al frente delóvalo verde pero permanece detrás de laimagen y del texto.

d. Arrastre el óvalo amarillo en la partesuperior del óvalo verde a fin de que elóvalo verde aparezca como un borde finoalrededor del óvalo amarillo.

LECCIÓN 3


2. Mueva la imagen del pinzón a fin deque cubra completamente la partemás hacia la izquierda del logotipoy mueva el pinzón entre los óvalosamarillo y verde.

a. Mueva la imagen del pinzón a fin de quecubra completamente la parte más haciala izquierda de los óvalos amarillos yverdes.

b. Seleccione la imagen del pinzón y elijaOrdenar→Enviar atrás.

3. Mueva el texto a fin de que quedecentrado en el óvalo amarillo yguarde el libro de trabajo.

a. Arrastre el texto sobre el óvalo amarilloy céntrelo dentro del óvalo.

b. Guarde el libro de trabajo.

LECCIÓN 3


TEMA EAgrupar objetos gráficosHa creado gráficos que se componen de distintos elementos y ahora desea mantenerlos juntos.Lo puede hacer agrupando objetos gráficos.

Podría usted querer mover un objeto gráfico complejo, sólo para darse cuenta de que movió lamayoría de las piezas, pero que le faltaron algunas. Sin embargo, al agrupar las piezas indivi-duales de un objeto gráfico en un sólo elemento, puede estar seguro de que ninguna piezafaltará cuando mueva o copie el objeto gráfico.

AgruparDefinición:

Agrupar es un método para conectar múltiples gráficos y formar un sólo objeto gráfico.Un objeto agrupado tiene sus propios controladores de selección que pueden usarsepara copiar, mover y redimensionar el gráfico combinado como un solo elemento. Losobjetos gráficos individuales son susceptibles de obtener formato por separado. Unobjeto gráfico agrupado puede llegar a contener otros gráficos agrupados.

Ejemplo: Agrupar

Cómo agrupar objetos gráficosReferencia de procedimiento: Agrupar objetos gráficos

Para agrupar objetos gráficos:

1. Seleccione los objetos gráficos que desee agrupar.

2. Haga clic con el botón derecho en los objetos gráficos seleccionados y elijaAgrupar→Agrupar.

Referencia de procedimiento: Desagrupar objetos gráficos

Para deagrupar un objeto gráfico:

1. Seleccione el objeto gráfico que desee desagrupar.

LECCIÓN 3


2. Haga clic con el botón derecho en el objeto gráficos seleccionado y elijaAgrupar→Desagrupar.

ACTIVIDAD 3-6Agrupar objetos gráficos


Situación:Ha creado un logotipo que incluye distintos objetos gráficos. Utilizará el logotipo frecuente-mente y está preocupado porque si lo mueve, los objetos gráficos individuales podrían quedarfuera de su posición. Usted, definitivamente, quiere conservar losóvalos verde y amarillo comoun solo objeto pues le costó mucho trabajo posicionarlos de manera correcta.


1. Seleccione y agrupe los óvalosverde y amarillo.

a. Seleccione el óvalo verde.

b. Oprima Ctrl y seleccione el óvaloamarillo.

c. Haga clic con el botón derecho en losobjetos gráficos seleccionados y elijaAgrupar→Agrupar.

2. Seleccione y agrupe los objetos grá-ficos (incluyendo los óvalosagrupados).

a. Oprima Ctrl y seleccione WordArt de latienda de mascotas de Raquel.

b. Oprima Ctrl y seleccione la imagen delpinzón.

c. Haga clic con el botón derecho en losobjetos gráficos seleccionados y elijaAgrupar→Agrupar.

LECCIÓN 3


TEMA FMover, copiar y redimensionarobjetos gráficosHa colocado un objeto gráfico en el libro de trabajo y ahora necesita el mismo objeto gráfico,sólo que más pequeño, en otra área del libro de trabajo. Puede hacerlo al mover, copiar yredimensionar objetos gráficos.

Ya que ha pasado tiempo creando un objeto gráfico complejo, ciertamente no quiere volver ahacer el mismo objeto gráfico una y otra vez cada vez que lo utilice. Afortunadamente, puedecopiar, mover y redimensionar gráficos a fin de que aparezcan en un libro de trabajo tantasveces como sea necesario en un tamaño apropiado.

Cómo mover, copiar y redimensionar objetosgráficosReferencia de procedimiento: Mover objetos gráficos en una hoja de trabajo

Para mover objetos gráficos:

1. Seleccione el objeto que desee mover.

2. Arrastre el objeto gráfico a su nueva ubicación dentro de la misma hoja detrabajo.

Referencia de procedimiento: Copiar objetos gráficos

Para copiar objetos gráficos:

1. Haga clic con el botón derecho en el objeto gráfico y elija Copiar.

2. Seleccione la hoja de trabajo donde desee copiar el objeto gráfico.

3. Pegue el objeto gráfico en su nueva ubicación.

Para pegar un objeto gráfico en una hoja de trabajo o en un gráficodentro de una hoja de trabajo

a. Haga clic con el botón derecho en la hoja de trabajo y elija Pegar.

Para pegar un objeto gráfico en un gráfico

a. Seleccione el gráfico.

b. Elija Edición→Portapapeles de Office.

c. Bajo Haga clic en el elemento que desea pegar:, haga doble clic en el ele-mento que desee pegar.

Referencia de procedimiento: Redimensionar objetos gráficos

Para redimensionar objetos gráficos:

1. Seleccione el objeto que desee redimensionar.

2. Haga clic con el botón derecho en el objeto gráfico y elija Formato de objeto.

LECCIÓN 3


3. En la ficha Tamaño, haga los cambios necesarios.


ACTIVIDAD 3-7Mover, copiar y redimensionar objetos gráficos


Situación:Creó un logotipo para la empresa de tiendas de mascotas de Raquel en la hoja de trabajoOrganigrama y desea usar el mismo logotipo en la hoja de trabajo Gráfico–Totales trimestralesDesea colocar el logotipo debajo del título del gráfico y ponerlo en un tamaño menor con res-pecto a su tamaño original. Al terminar de hacer los cambios, desea guardar y cerrar el librode trabajo.


1. Copie el logotipo de la hoja de tra-bajo Organigrama en la hoja detrabajo Gráfico– Totalestrimestrales.

a. En la hoja de trabajo Organigrama, hagaclic con el botón derecho en el logotipoy elija Copiar.

b. Haga clic en la ficha Gráfico– Totalestrimestrales.

c. Elija Edición→Portapapeles de Office.

d. Desde el cuadro de lista Haga clic en elelemento que desea pegar, haga dobleclic en el logotipo.

El logotipo aparece en la esquina superiorizquierda del gráfico.

LECCIÓN 3


2. Mueva el logotipo bajo el títuloTotales trimestrales.

a. Si fuera necesario, seleccione el logotipo.

b. Arrastre el logotipo a fin de que seposicione justo debajo del título delgráfico.

3. Redimensione el logotipo a unaaltura de 1,9 cm y con un ancho de5,1 cm. Cierre el panel de tareasPortapapeles. Guarde y cierre ellibro de trabajo.

a. Haga clic con el botón derecho y elijaFormato de objeto

b. Seleccione la ficha Tamaño.

c. Bajo Tamaño y giro, cambie el Alto a 1,9cm

d. Cambie el Ancho a 5,1 cm


f. Cierre el panel de tareas Portapapeles.

g. Guarde y cierre el libro de trabajo.

Lección 3 SeguimientoEn esta lección, agregó elementos gráficos a una hoja de trabajo. Los elementos gráficos pue-den hacer que una hoja de trabajo aparezca de manera más profesional y llame la atención enciertas áreas que de otra forma serían difíciles de identificar.

1. ¿Qué gráficos ha usado en una hoja de trabajo? ¿Qué efectos lograron?

2. ¿Qué gráficos perjudicarían los datos en una hoja de trabajo? ¿Por qué?

LECCIÓN 3



NOTAS

Calcular usando fórmulasavanzadas

Objetivos de la lección:En esta lección, podrá calcular usando fórmulas avanzadas.

Usted podrá:

• Crear y aplicar un nombre para un rango de celdas.

• Realizar cálculos en varias hojas de trabajo.

• Realizar cálculos con las funciones Fecha y hora.

• Realizar cálculos usando funciones financieras.

• Calcular usando funciones estadísticas.

• Realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia.

• Realizar cálculos usando funciones lógicas.

Duración de la lec-ción1 hora(s), 15 minutos

LECCIÓN 4

LECCIÓN 4

Lección 4: Calcular usando fórmulas avanzadas 77

IntroducciónUsted ya ha generado nuevos datos a partir de datos existentes al aplicarles fórmulas básicasen las hojas de trabajo. Ahora necesita realizar cálculos más complejos ya sea en una hoja detrabajo o en múltiples hojas. Lo puede hacer creando fórmulas avanzadas en su libro detrabajo.

Una de las cosas que más tiempo se lleva y que usted necesita hacer al crear un libro de tra-bajo es calcular datos. Esto no es tan grave cuando se agrega una sola columna, pero ¿quépasa si necesita calcular cuánto dinero tiene para pagar una casa nueva o de cuánto serán lospagos a un crédito que usted haya adquirido? Este tipo de situaciones matemáticas puedentomar horas para solucionarse si se utiliza matemática simple. En vez de ello, puede usar lasfunciones integradas en el libro de trabajo: todo lo que requiere es ingresar los datos. La fun-ción realiza el cálculo y entonces la respuesta aparece casi de manera inmediata.

TEMA ACrear y aplicar un nombre para unrango de celdasHa trabajado con fórmulas para calcular datos en un rango de celdas. Ahora necesita crear fór-mulas más complejas utilizando una manera sencilla para referenciar rangos de celdas. Puedehacerlo creando y aplicando un nombre a un rango de celdas.

Entre más compleja sea una fórmula, más difícil puede llegar a ser el determinar exactamentequé datos se utilizan en cierta parte de la fórmula. Al dar un nombre a un rango, se puededeterminar fácilmente el rango referenciado en la fórmula en vez de estar adivinando con refe-rencias de celdas.

Nombre de rangoDefinición:

Un nombre de rango es un método para referenciar un rango de celdas con un nombrede texto. El rango de celdas puede localizarse en cualquier parte del libro de trabajo.Pueden ser celdas adyacentes o celdas no adyacentes. Cuando se selecciona un rangode celdas que tiene un nombre, el nombre del rango aparece en el cuadro de nombre.Cada rango deberá tener un nombre único; el mismo nombre no podrá usarse parareferenciar más de un rango en un libro de trabajo. El nombre de rango puede sercualquier texto que usted desee para identificar el rango.

LECCIÓN 4


Ejemplo: Un nombre de rango

Cómo crear y aplicar un nombre para un rangode celdasReferencia de procedimiento: Crear un nombre para un rango de celdas

Para crear un nombre para un rango de celdas:

1. Seleccione el rango de celdas a nombrar.

2. Haga clic en el cuadro de nombre a la izquierda de la barra de fórmulas.

3. Teclee el nombre del rango.

4. Oprima Intro.

LECCIÓN 4


ACTIVIDAD 4-1Crear un nombre para un rango de celdas

Archivos de datos:

• Funciones.xls

Situación:Tiene que realizar cálculos usando las funciones del libro de trabajo, lo cual incluye extensosrangos de celdas. A fin de llevar el control de qué rango de celdas se está usando en los cálcu-los, desea nombrar el rango Costo para la tienda en las hojas de trabajo Aves, Gatos y Perros,como Costo_Aves, Costo_Gatos y Costo_Perros, respectivamente. Al terminar, guardará ellibro de trabajo como Mis funciones.


1. En la hoja de trabajo Aves, selec-cione el rango para el Costo para latienda.

a. Abra el libro de trabajo Funciones.

b. En la hoja de trabajo Aves, seleccione lasceldas D7 a D20.

2. Nombre el rango Costo_Aves. a. Haga clic en el cuadro de nombre.

b. Teclee Costo_Aves

c. Oprima Intro.

3. En la hoja de trabajo Gatos, nombreel rango Costo para la tienda comoCosto_Gatos.

a. En la hoja de trabajo Gatos, seleccionelas celdas D7 a D20.

b. Haga clic en el cuadro de nombre.

c. Teclee Costo_Gatos

d. Oprima Intro.

LECCIÓN 4


4. En la hoja de trabajo Perros, nombreel rango de Costo para la tiendacomo Costo_Perros y guarde elarchivo como Mis funciones.

a. En la hoja de trabajo Perros, seleccionelas celdas D7 a D20.

b. En el cuadro de nombre, teclee Costo_Perros

c. Oprima Intro.

d. Guarde el libro de trabajo como Mis fun-ciones

ACTIVIDAD 4-2Cálculos con rangos ya nombrados

Punto de partida:Está abierto Mis funciones.xls.

Situación:La presidenta de las tiendas de mascotas de Raquel le ha pedido determinar el costo total detodas las aves, gatos y perros disponibles, e ingresar la información en la hoja de trabajo Resu-men para el primer trimestre. Usted creó un nombre para cada uno de los rangos y ahorapuede usarlos para crear esta fórmula.


1. En la hoja de trabajo Resumen, en lacelda B7, ingrese una función desuma.

a. En la hoja de trabajo Resumen, selec-cione la celda B7.

b. En la barra de herramientas Estándar,haga clic en el botón Insertar Función.


2. Ingrese un argumento de funciónseparado para el costo de todas lasaves, gatos y perros.

a. En el cuadro de texto Número1, tecleeCosto_Aves

b. En el cuadro de texto Número2 tecleeCosto_Gatos

LECCIÓN 4


c. En el cuadro de texto Número3, tecleeCosto_Perros


3. ¿Cuál es el costo total de los animales vendidos en el primer trimestre?

a) $15,000

b) $14,300

c) $14,000

d) $15,500

TEMA BCalcular en varias hojas de trabajoHa creado fórmulas usando datos en una hoja de trabajo sencilla y ahora desea crear fórmulasque funcionen con datos de distintas hojas de trabajo. Esto lo puede hacer realizando cálculosen varias hojas de trabajo

Puede haber ocasiones en que se tengan datos localizados en distintas hojas de trabajo los cua-les necesite usar en los cálculos. Podría cortarlos y pegarlos en una sola hoja, pero si los datosoriginales cambiasen, los datos duplicados serían incorrectos. Para evitarlo, es posible realizarcálculos en varias hojas de trabajo a la vez utilizando una fórmula. Los cálculos serán exactos,sin importar dónde se encuentren los datos.

Referencia de celda tridimensionalDefinición:

Una referencia de celda tridimensional (3-D) es una referencia de celda que está en elmismo lugar en cada hoja de trabajo. Una referencia 3-D puede usarse solamente enun libro de trabajo con hojas de trabajo múltiples. Cada referencia 3-D contiene unpunto de inicio (la primera hoja de trabajo), un punto final (la última hoja de trabajo),y una referencia de celda. Las referencias 3-D pueden usarse en algunas funciones yen ciertas fórmulas.

LECCIÓN 4


Ejemplo: Referencia de celda tridimensional

Cómo realizar cálculos en varias hojas detrabajoReferencia de procedimiento: Realizar cálculos en varias hojas de trabajo

Para realizar cálculos en varias hojas de trabajo:

1. Seleccione la celda dónde aparecerá la fórmula.

2. Empiece a ingresar la fórmula hasta que necesite ingresar una referencia de celdao un rango de celdas.

3. Seleccione la primera hoja de trabajo que será incluida en la fórmula.

4. Seleccione la celda o el rango de celdas que utilizará de cada hoja de trabajo.

La celda o rango de celdas serán iguales en cada hoja de trabajo usada para reali-zar los cálculos.

5. Complete la fórmula oprimiendo la tecla Mayús y seleccionando la última hoja detrabajo que será incluida en la fórmula.

6. Suelte Mayús y oprima Intro.

LECCIÓN 4


ACTIVIDAD 4-3Realizar cálculos en varias hojas de trabajo


Situación:La presidenta ahora le ha pedido obtener el precio de venta total de todos los animales vendi-dos este trimestre. Quiere la información a la brevedad posible. Usted no le ha dado nombre alos rangos para obtener esto, pero la información está en el mismo rango de celdas en cadahoja de trabajo.


1. En la hoja de trabajo Resumen, en lacelda B8, ingrese una fórmula SUMAcon el rango de Precio de venta dela hoja de trabajo Aves.


b. Haga clic en el botón Autosuma.para comenzar a ingresar la fórmula.

c. En la hoja de trabajo Aves, seleccione elrango de celdas de E7 a E20.

2. Complete la fórmula para incluir lashojas de trabajo Gatos y Perros.

a. Mantenga oprimida la tecla Mayús y hagaclic en la ficha de la hoja de trabajoPerros.

Tome en cuenta que las fichas de las cua-tro hojas de trabajo ahora estánresaltadas: Resumen, Aves, Gatos yPerros.

b. Suelte la tecla Mayús y oprima Intro.

3. ¿Cuál es la utilidad bruta para este trimestre?

a) $12,265

b) $14,500

c) $26,765

d) $18,375

LECCIÓN 4


TEMA CRealizar cálculos con las funcionesFecha y horaPodría tener datos en la hoja de trabajo los cuales necesiten indicar una fecha y una hora, yusarlos para realizar cálculos. Esto lo puede hacer realizando cálculos con las funciones dehora y fecha.

Aunque puede ingresar una fecha o la hora a manera de texto en la hoja de trabajo, no puederealizar cálculos con el mismo. A fin de usar la fecha o la hora para realizar cálculos, la fechao la hora necesitan guardarse como un código especial. Luego, en vez de intentar calcularcuántos días hay en el mes y agregar ese dato a la fórmula, puede usar la función Fecha y asíobtener el dato automáticamente.

Categorías de funcionesExisten nueve categorías de funciones en Excel y cada categoría tiene un uso específico tal ycomo se muestra en la Tabla 4-1.

Tabla 4-1: Categorías de funciones

Categoría PropósitoFinancieras Ejecuta cálculos comunes en los negocios, incluyendo contabili-

dad y finanzas.

Fecha y hora Ejecuta funciones que implican datos medidos en horas o días.

Matemáticas y trigonometría Ejecuta funciones matemáticas simples o complejas.

Estadísticas Ejecuta análisis estadístico en rangos de datos.

Búsqueda y referencia Encuentra valores en una tabla o listado correspondientes e incor-pora los datos en el cálculo.

Base de datos Ejecuta una función solamente en datos que satisfacen un criteriodado.

Texto Permite manipular texto en una operación de cálculo que tambiéncontiene datos.

Lógicas Ejecuta un análisis condicional para verificar la falsedad o veraci-dad de una condición.

Información Ejecuta un análisis en un rango de datos para determinar el tipode datos contenidos en una celda.

LECCIÓN 4


Funciones de Fecha y horaDefinición:

Una función Fecha y hora es una función que asigna un número de serie a datos defecha y hora a fin de usarlos en un cálculo. Aunque los datos son convertidos en unnúmero de serie, aparecen como texto en la hoja de trabajo. Las funciones de Fecha yhora van desde una función que ingresa la fecha actual en la hoja de trabajo cada vezque se abre, hasta una función que calculará cuánto tiempo ha pasado entre un lapsoinicial y un lapso final.

Ejemplo: La función Días360Lorena está trabajando en una hoja de cálculo que muestra la fecha de ingreso y desalida de todos los artículos en inventario. Su jefa le pide el dato de cuánto tiempo hapasado entre las dos fechas. Ella elige la función Días360. Lorena selecciona la celdaque contiene la fecha de ingreso del primer artículo en inventario. Luego selecciona lacelda que contiene la fecha de salida del artículo. El resultado de la fórmula es eltiempo que ha transcurrido entre las dos fechas.

Ejemplo: La función AhoraRonaldo es responsable de darle seguimiento a distintas versiones de una hoja de tra-bajo que se actualiza varias veces al día. Él desea insertar la fecha y hora másrecientes en la hoja cada vez que se haga un cambio en la misma. Elige la funciónAhora. La función Ahora no requiere argumentos de función. Una vez que Ronaldohace clic en Aceptar, la fecha y hora más recientes se insertan en la hoja de trabajo.

Cómo realizar cálculos usando las funcionesFecha y horaReferencia de procedimiento: Realizar cálculos con la función Fecha y hora

Para realizar cálculos con la función Fecha y hora:


2. Haga clic en el botón Insertar Función.

3. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Fecha y hora.

4. Desde el listado Seleccionar una función, seleccione la función específica Fecha yhora.

LECCIÓN 4


5. Haga clic en Aceptar para que aparezca el cuadro de diálogo Argumentos defunción.

6. Ingrese los argumentos de función.


ACTIVIDAD 4-4Realizar cálculos con las función Fecha y hora


Situación:Desea agregar la fecha de hoy en la esquina superior derecha de la hoja de trabajo Resumen.Desea que la fecha se actualice automáticamente siempre que se edite la hoja.


1. En la hoja de trabajo Resumen,seleccione una celda en la esquinasuperior derecha para allí colocar lafecha.

a. En la hoja de trabajo Resumen, selec-cione la celda E2.

b. Haga clic en el botón Insertar Función.

LECCIÓN 4


2. Inserte la función Fecha y hora paraingresar la fecha actual.

a. Desde el listado desplegable O seleccionaruna categoría, seleccione Fecha y hora.

b. Desde el cuadro de lista Seleccionar unafunción, seleccione HOY.


d. En el cuadro de diálogo Argumentos defunción, haga clic en Aceptar.

No hay argumentos de función para estafunción.

LECCIÓN 4


TEMA DRealizar cálculos usando funcionesfinancierasSi usted tiene datos financieros en su hoja de trabajo, tal vez pueda necesitar realizar cálculosfinancieros especializados. Esto lo puede hacer realizando cálculos con funciones financieras.

Si deseara saber cuanto interés habría que pagar por una casa, con base en una tasa de interés,podría sentarse con lápiz y papel, hacer todas las cuentas y llegar finalmente al resultadodeseado. Pero ¿qué ocurriría si deseara conocer el interés mensual durante el primer año odurante los primeros dieciocho meses? Eso le tomaría un poco más de tiempo para calcular. Envez de ello, puede usar una función financiera para realizar los cálculos en una fracción detiempo.

Funciones financierasDefinición:

Una función financiera es una función que ejecuta cálculos contables y financieros.Los cálculos se basan principalmente en la depreciación de activos, inversiones, ypréstamos. Cada una de las categorías se basa en datos tales como tasa de interés,duración del plazo, valor de un artículo, y cantidad de pago.

Ejemplo: Función SLNLinda trabaja en un despacho contable y es responsable de determinar el costo mensualde cada computadora en su oficina con base en el precio de compra, el precio en queserá vendida cuando no se necesite más, y cuánto tiempo la empresa piensa usar lacomputadora. A fin de lograrlo, Linda elige la función SLN e ingresa el precio de com-pra, el valor residual y vida. El resultado de la fórmula es el costo promedio de cadacomputadora en la empresa.

Ejemplo: Función VFMatías está considerando invertir dinero en una cuenta de mercados de dinero. Antesde invertir, sin embargo, desea determinar el valor futuro que tendrá su cuenta de mer-cados de dinero si es que decide apartar una cantidad específica de cada cheque desueldo que reciba en los próximos cinco años. Para determinar esto, utiliza la funciónVF. Ingresa la tasa de interés mensual, la vida y el pago. El resultado de la fórmula esla cantidad que valdrá su inversión al final de cinco años.

Ejemplo: PAGOJaime quiere comprarse un auto nuevo. No está seguro si podrá pagar lasmensualidades. Para saberlo, utiliza la función PAGO. Ingresa el interés mensual, elnúmero de pagos y el costo del carro. La fórmula resulta en el total del pago mensualdel carro.

LECCIÓN 4


Cómo calcular usando funciones financierasReferencia de procedimiento: Realizar cálculos utilizando una función finan-ciera

Para realizar cálculos usando una función financiera:



3. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría:, elija Financieras.

4. Desde el listado Seleccionar una función:, seleccione la función financieraespecífica.




LECCIÓN 4


ACTIVIDAD 4-5Realizar cálculos utilizando una función financiera


Situación:La presidenta de la empresa desea adquirir un edificio como bodega en vez de estar rentando.Necesita saber cuál sería el pago mensual hipotecario sobre un crédito a 30 años, con un pre-cio de venta de $189,000, a una tasa de interés del 6.5 por ciento. Ella le ha pedido poner elresultado en la hoja de trabajo Resumen en el lugar que ella ha indicado.


1. En la hoja de trabajo Resumen,inserte una función financiera paracalcular los pagos mensualeshipotecarios.


b. Haga aparecer el listado de funcionesfinancieras.

c. Seleccione la función PAGO.


2. En el cuadro de diálogo Argumentosde función, ingrese los argumentosde función para una hipoteca de 30años sobre un préstamo de $189.000, a una tasa de interés de 6,5por ciento anual pagadamensualmente.

a. En el cuadro de texto Tasa, teclee6,5%/12

b. En el cuadro de texto Nper, teclee 30*12

LECCIÓN 4


c. En el cuadro de texto Va, teclee 189000


3. ¿Cuál es pago mensual hipotecario?

a) 1,194.61

b) -1,194.61

c) -1,200.00

d) 1,200.00

TEMA ERealizar cálculos utilizandofunciones estadísticasUna vez que ha ingresado una gran cantidad de datos en la hoja, podría querer realizar un aná-lisis estadístico en los mismos. Esto lo puede hacer realizando cálculos con funcionesestadísticas.

Un profesor necesita determinar la calificación promedio para cada estudiante. En una tiendade abarrotes se requiere conocer la variación que hay entre el precio de venta que tienen conrespecto a la competencia. Están utilizando estadística para obtener el resultado matemático.Existen algunas funciones estadísticas muy útiles que son relativamente simples, pero la mayo-ría de las funciones estadísticas son muy complejas e implican múltiples variables. Podría usarun lápiz, papel y una calculadora para resolver estos problemas, sin embargo, una función esta-dística puede hacer lo mismo en una fracción mínima de tiempo con gran exactitud, sinimportar el número de las variables que se usen.

Funciones estadísticasDefinición:

Una función estadística es una función que ejecuta análisis estadísticos en un rango dedatos en una hoja de trabajo, o bien, en un gráfico.

LECCIÓN 4


Ejemplo: Función MODAFrancisco necesita conocer el precio más común que los clientes pagaron por un par dezapatillas. Utiliza la función Moda en su hoja de trabajo de ventas. Selecciona el rangode datos que contiene los precios de las zapatillas en los últimos seis meses. Descubreque los clientes compraron, en su mayoría, zapatos que se vendieron en $56.99.

Ejemplo: Función MayorA Pedro se le pidió buscar y encontrar a los cinco representantes de ventas de laempresa más destacados a nivel nacional. Hay cientos de representantes y le tomaráhoras saber la respuesta con tan sólo echarle un ojo a los datos. Pedro usa la funciónMayor en la hoja de trabajo ventas anuales. Selecciona el rango de datos que contienelas ventas totales anuales por representante de ventas. El resultado arroja a la personaque, por ventas, ocupa el quinto lugar.

Cómo calcular usando funciones estadísticasReferencia de procedimiento: Realizar cálculos utilizando una función estadís-tica

Para realizar cálculos usando una función estadística:

1. Seleccione la celda donde aparecerá la fórmula.


3. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Estadísticas.

4. Desde el listado Seleccionar una función, seleccione la función estadísticaespecífica.




LECCIÓN 4


ACTIVIDAD 4-6Realizar cálculos utilizando una función estadística


Situación:El gerente regional desea saber el costo promedio de un perro de raza pura en la región. Él leha pedido colocar el resultado en la parte superior de la columna Costo para la tienda en lahoja de trabajo Perros.


1. En la hoja de trabajo Perros, inserteuna función estadística para calcu-lar el promedio de un rango denúmeros.

a. En la hoja de trabajo Perros, seleccionela celda D5.

b. Haga aparecer el listado de funcionesestadísticas.

c. Seleccione la función PROMEDIO.


LECCIÓN 4


2. Ingrese los argumentos de funciónpara el rango Costo para la tienda.

a. En el cuadro de diálogo Argumentos defunción, en el cuadro de texto Número1,teclee Costo_Perros

b. Haga clic en Aceptar.

3. ¿Cuál es el promedio del costo para la tienda de un perro de raza pura en la regiónNordeste?

a) $250.00

b) $249.00

c) $262.39

d) $267.86

TEMA FRealizar cálculos con funciones debúsqueda y referenciaHa calculado datos en varias hojas de trabajo a la vez y ahora necesita usar todos los datos enuna sola fórmula. Esto lo puede hacer realizando cálculos con funciones de búsqueda yreferencia.

¿Alguna vez se le ha dicho el precio de algo, sólo para encontrarse que es otro al momento depagar? Esto ocurre cuando se trabaja, equivocadamente, con datos no actualizados. Al utilizarfunciones de búsqueda y referencia, usted puede estar seguro que siempre utilizará los datosmás adecuados directamente. Cada vez que solicite estos datos, estará trabajando con la infor-mación más actualizada disponible.

Funciones de búsqueda y referenciaDefinición:

Una función de búsqueda y referencia es una función que obtiene datos en otra ubica-ción con base en los datos que están en la hoja de trabajo activa. La informaciónencontrada puede así ser colcada en una celda o utilizarse en un cálculo. Los datosusados en una función de búsqueda y referencia pueden encontrarse en el mismo librode trabajo, o bien, en otro libro de trabajo. Las funciones de búsqueda y referencia sonutilizadas, principalmente, como parte de una fórmula y no por sí mismas.

LECCIÓN 4


Ejemplo: Función IndirectoRoberto tiene un libro de trabajo con un presupuesto que se divide en hojas de trabajoseparadas por mes, así como una hoja de resumen. En la hoja de trabajo Resumen,tiene una fórmula que suma el mismo rango de datos en una hoja de trabajo mensualdada. Él tiene que ingresar una nueva fórmula cada vez que trabaja con un mesdistinto. Definitivamente,él quisiera tener una función que busque la sumatoria deacuerdo al nombre del mes que ingrese. Roberto usa la función INDIRECTO junto conla función SUMA.

Cómo realizar cálculos con funciones debúsqueda y referenciaReferencia de procedimiento: Realizar cálculos con funciones de búsqueda yreferencia

Para realizar cálculos con funciones de búsqueda y referencia:



3. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Búsqueda yreferencia.

4. Desde el listado Seleccionar una función:, seleccione la función Búsqueda yreferencia.




LECCIÓN 4


ACTIVIDAD 4-7Realizar cálculos con funciones de búsqueda yreferencia


Situación:El gerente de la región Nordeste necesita determinar los impuestos de venta a cobrar por cadaventa de gato de raza pura, dependiendo de la ubicación de la tienda que lo venda. Le envía austed una tabla con las tiendas y sus impuestos de ventas respectivos. Usted agregó la hoja detrabajo al libro de trabajo Mis funciones y ahora necesita calcular los impuestos de venta en lahoja de trabajo Gatos con base en la información de la hoja de trabajo Ventas.


1. En la hoja de trabajo Gatos, inserteuna función de búsqueda paraincorporar los datos en unacolumna vertical con base en valo-res que están en otra hoja detrabajo.

a. En la hoja de trabajo Gatos, seleccione lacelda F7.

b. Muestre el listado de funciones Bús-queda y referencia.

c. Seleccione la función BUSCARV.


LECCIÓN 4


2. Ingrese los argumentos de funciónpara indicar el valor en que se basala búsqueda, el rango que estásiendo buscado, la columna en queel valor de búsqueda se ubica, y elresultado debe ser idéntico.

a. En el cuadro de diálogo Argumentos defunción, en el cuadro de texto Valor_buscado, teclee C7

b. En el cuadro de texto Matriz_buscar_en,teclee Tiendas!A6:B11

c. En el cuadro de texto Indicador_columnas,teclee 1

d. En el cuadro de texto Ordenado, teclee 0


3. ¿Cuál es la cantidad de impuestos por ventas a ser cobrados por el primer gato?

a) $60.00

b) $62.00

c) $65.00

d) $61.50

ACTIVIDAD PRÁCTICA OPCIONAL 4-8Cambiar valores en una tabla de búsqueda


Situación:El gerente de la región Nordeste le acaba de notificar que hubo un cambio en la tasa delimpuesto sobre ventas. La tasa de impuestos sobre ventas para la tienda #62 disminuyó a un7.25%. Usted necesita cambiar la tasa en la hoja de trabajo Tiendas y encontrar la diferenciaen el impuesto sobre ventas cobrado por el gato persa que fue vendido con respecto a la nuevacantidad que debió haberse cobrado.

LECCIÓN 4


1. En la hoja de trabajo Gatos en la parte inferior de la columna Impuestos sobreventas, inserte una fórmula que determine el reembolso por impuestos sobreventas que habrá de acreditarse al cliente que adquirió el gato persa en latienda #62.

2. En la hoja de trabajo Tiendas, cambie la tasa impositiva de la tienda #62 a 7.25por ciento.

3. En la hoja de trabajo Gatos, obtenga la nueva cantidad de impuestos sobre ven-tas y sustráigala de la cantidad que se cobró en primera instancia.

TEMA GRealizar cálculos usando funcioneslógicasUsted tiene cálculos realizados en su libro de trabajo mediante el uso de fórmulas simples.Ahora necesita evaluarlos antes de seguir calculando. A fin de lograrlo, puede calcular usandouna función lógica.

Podría desear realizar un cálculo en la hoja de trabajo solamente si una cierta condición secumple. Por ejemplo, si la empresa otorga a los vendedores un bono sólo si se logra un totalmínimo de ventas, usted necesitaría elaborar una fórmula para determinar si el total mínimo deventas se ha logrado por parte de cada vendedor y luego elaborar otra fórmula para calcular elbono a otorgarse. O bien, podría usar una función lógica para determinar qué datos cumplenlos criterios y así realizar el cálculo, todo en un solo paso.

Funciones lógicasDefinición:

Una función lógica es una función que realiza cálculos en datos siempre y cuando secumpla un criterio dado. A diferencia de otras categorías de funciones, existen sola-mente seis funciones lógicas (y, falso, si, no, o, verdadero) Las funciones lógicas sebasan en el valor de lo verdadero o de lo falso. Entonces el valor se usa para realizarcálculos.

Ejemplo: La función SiRoberto desea saber qué categorías de su presupuesto final anual estánsobrepresupuestadas y qué categorías están subpresupuestadas a fin de poder planificarmejor el año siguiente. Roberto utilizará la función Si. Ingresa los totales anuales y lascantidades presupuestadas. El resultado de la fórmula es la cantidad excedente ofaltante para cada categoría.

LECCIÓN 4


Cómo calcular usando funciones lógicasReferencia de procedimiento: Realizar cálculos usando una función lógica

Para realizar cálculos usando una función lógica:



3. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, seleccione Lógicas.

4. Desde el listado Seleccionar una función, seleccione la función lógica específica.




LECCIÓN 4


ACTIVIDAD 4-9Realizar cálculos usando una función lógica


Situación:La tienda de mascotas de Raquel otorga a los gerentes de tiendas un bono mensual del 8 porciento cuando las ventas sobrepasan los $5,000. El gerente de la tienda #62 le envió sus resul-tados trimestrales y ahora usted necesita determinar si deberá recibir un bono en enero, ademásde determinar la cantidad del mismo. Desea cerrar el libro de trabajo y guardar los cambios alterminar.


1. En la hoja de trabajo Tienda 62,inserte una función lógica para rea-lizar el cálculo siempre y cuando secumpla un criterio dado.

a. En la hoja de trabajo Tienda 62, selec-cione la celda B13.

b. Haga aparecer el listado de funcioneslógicas.

c. Seleccione la función SI.


2. Ingrese los argumentos de funciónpara determinar si el total de enerocumple lo mínimo requerido paraconceder un bono, y si así es, quécantidad implica el bono.

a. En el cuadro de diálogo Argumentos defunción, en el cuadro de texto Prueba_lógica, teclee B11>5000

b. En el cuadro de texto Valor_si_verdadero,teclee B11*0,08

c. En el cuadro de texto Valor_si_falso,teclee 0


3. ¿Verdadero o falso? El bono ganado en enero fue de $416.00.

Verdadero

Falso

LECCIÓN 4


4. Cierre el libro de trabajo y guardelos cambios.

a. Cierre el libro de trabajo.

b. Cuando se le pida guardar los cambios enMis funciones, haga clic en Aceptar.

Lección 4 SeguimientoEn esta lección, resolvió problemas matemáticos realizando cálculos con fórmulas avanzadas.Existen ocasiones cuando las fórmulas se tornarán muy complejas y para encontrar una rápidarespuesta, habrán de usarse funciones avanzadas.

1. ¿Qué tipos de cálculos ha encontrado ya sea en su trabajo o de manera personal?

2. ¿Qué funciones en Excel cree usted utilizar más? ¿Por qué?

LECCIÓN 4


Ordenar y filtrar datos

Objetivos de la lección:En esta lección, podrá ordenar y filtrar datos.

Usted podrá:

• Ordenar datos.

• Filtrar listados de datos.

• Crear y aplicar filtros avanzados.

• Realizar cálculos usando funciones de base de datos.

• Agregar subtotales a una hoja de trabajo.

Duración de la lec-ción1 hora(s), 15 minutos

LECCIÓN 5

LECCIÓN 5

Lección 5: Ordenar y filtrar datos 103

IntroducciónHa utilizado fórmulas, gráficos y objetos gráficos para visualizar los datos en un libro de tra-bajo en distintas formas. Ahora desea pulir la presentación de los datos mostrandosubconjuntos de datos. Puede ordenar y agrupar datos en subconjuntos al ordenar y filtrar.

Un sólo libro de trabajo puede llegar a contener vasta cantidad de información. El localizardatos específicos puede llevarse mucho tiempo ya que usted no cuenta con una manera delograr orden si no los visualiza fila por fila. Para complicar más las cosas, puede ser queencuentre los datos que busca, pero con información que no se necesita. Al ordenar y filtrar,puede visualizar los datos en una manera que se ajuste mejor a sus necesidades.

TEMA AOrdenar listados de datosPodría tener datos en su hoja de trabajo los cuales quisiera reordenar y mostrar en una secuen-cia distinta. Para lograrlo, puede ordenar los datos.

Una vez ingresados los datos en la hoja, podría querer visualizarlos de manera distinta. Alordenarlos, puede lograr distintas perspectivas de los mismos datos sin alterar su formatooriginal.

OrdenarDefinición:

El ordenar es un método de visualizar datos que coloca los datos en un ordenespecífico. Los datos pueden clasificarse ya sea en orden ascendente o bien, en ordendescendente, con base en información numérica o alfabética. Los datos puedenclasificarse utilizando ya sea un sólo criterio o bien, múltiples criterios.

Ejemplo: Ordenar en un sólo nivel—Orden ascendenteDonaldo necesita encontrar las cuentas por pagar en su hoja presupuestal antes del díacinco de cada mes. A fin de lograrlo, quiere ordenar los datos por fecha. Ordena suhoja de trabajo en la columna de fecha, esto, dando un orden ascendente.

LECCIÓN 5


Ejemplo: Orden multinivel—Orden ascendente y descendenteLa hoja de trabajo de cuentas por pagar de Marco, enlista cada factura, vendedor,fecha de vencimiento, y la cantidad. Marco necesita saber cúantas facturas, mayores a$500, están vencidas con relación a un vendedor. Ordena su hoja de trabajo por vende-dor en orden ascendente y luego por cantidad en orden descendente.

Cómo ordenar listados de datosReferencia de procedimiento: Ordenar en un solo nivel

Para ejecutar una clasificación de un solo nivel:

1. Seleccione una celda en la columna a ordenar.

LECCIÓN 5


2. En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Orden ascendente, oen el botón Orden descendente.

Referencia de procedimiento: Ordenar en multinivel

Para ejecutar una clasificación multinivel:

1. Seleccione una celda dentro del listado.

2. Elija Datos→Ordenar.

3. Haga clic en la flecha desplegable Ordenar por y seleccione el primer criterio paraordenar.

4. Seleccione el tipo de orden apropiado.

5. Haga clic en la flecha desplegable Luego por y seleccione el segundo criterio paraordenar.


Puede ordenar usando solamente dos criterios; no es necesario seleccionar un tercer criterio.

7. Haga clic en la flecha desplegable Luego por y seleccione el tercer criterio paraordenar.



ACTIVIDAD 5-1Ordenar listados de datos utilizando un solo criterio

Archivos de datos:

• Ordenar y filtrar.xls

Situación:Un cliente está buscando un cachorro de perro de menos de un año y que cueste menos de$500. El costo de un perro de raza pura en la región Nordeste se enlista en el libro de trabajoOrdenar y filtrar en la hoja de trabajo Perros. Usted necesita hacerle saber al gerente si existenperros en existencia.

LECCIÓN 5



1. En la hoja de trabajo Perros, ordeneel listado por precio de venta demenor a mayor.

a. Abra el libro Ordenar y filtrar.

b. En la hoja de trabajo Perros, seleccionela celda F6.

Puede hacer clic en cualquier celda en lacolumna que contenga los datos paraordenarla.

c. En la barra de herramientas Estándar,haga clic en el botón Orden ascendente.

.

2. ¿Hay en existencia perros disponibles que cumplan con el criterio del cliente?

a) Sí.

b) No.

c) No se puede saber con esta clasificación.

3. ¿Verdadero o falso? De los resultados obtenidos con esta clasificación, es fácil determi-nar rápidamente cuántos perros tienen menos de un año de edad.

Verdadero

Falso

ACTIVIDAD 5-2Ordenar listados de datos utilizando múltiples criterios

Punto de partida:Está abierto Ordenar y filtrar.xls.

Situación:Un cliente está buscando un ave amazónica hembra que cueste menos de $1,000.00. Noimporta en qué tienda se encuentre el ave.

LECCIÓN 5



1. Comience a ordenar utilizando elgénero de las aves.

a. En la hoja de trabajo Aves, seleccione lasceldas A9 a F57.

b. Elija Datos→Ordenar.

c. Desde el listado desplegable Ordenar por,seleccione Género.

d. Seleccione Ascendente.

2. Complete la clasificación agregandoun criterio de ordenamiento deacuerdo al sexo del ave y a su pre-cio de venta.

a. Desde el listado Luego por, seleccioneSexo.

b. Seleccione Ascendente.

c. Desde el segundo listado desplegableLuego por, seleccione el precio de venta.

d. Seleccione Ascendente.


3. ¿Existe un ave que cumpla lo que pide el cliente?

LECCIÓN 5


TEMA BFiltrar listados de datosUsted tiene ya una gran cantidad de datos ordenados en listados en la hoja de trabajo. Ahoradesea ver solamente aquellos que cumplan con un criterio dado. Puede hacerlo al filtrarlistados.

El revisar todos los listados de datos en el libro de trabajo para encontrar datos específicostoma su tiempo. Podría resultar en un gran esfuerzo invertido para encontrar un elemento enparticular. Al filtrar los listados de datos con base en los criterios seleccionados, se puede ubi-car el rango de datos exacto que se está buscando.

FiltrarDefinición:

Un filtro es un método de visualizar datos que muestra solamente los datos que cum-plen un criterio dado. Los datos se pueden filtar con base en un criterio, o en múltiplescriterios usando información numérica y alfabética. Las flechas desplegables en cadaencabezado de columna indican que el listado está listo para ser filtrado. Cuando losdatos no cumplen con los criterios de filtro, la fila entera queda oculta. Un filtro puedereordenar los datos en la hoja de trabajo o copiar la información en otro lugar de lahoja de trabajo. Los datos filtrados se restauran a su formato original cuando se eli-mina el filtro.

Ejemplo: FiltrarKaty necesita revisar exclusivamente las órdenes tomadas el último mes por parte deun vendedor en específico. La hoja de trabajo contiene múltiples vendedores que tienenmás de 50 filas de datos para el vendedor. A fin de limitar el volumen de datos a revi-sar, Katy filtra la hoja de trabajo con base en dos criterios: el vendedor y la fecha de laorden de venta.

LECCIÓN 5


Cómo filtrar listados de datosReferencia de procedimiento: Filtrar un listado de datos con autofiltro

Para filtrar un listado de datos usando Autofiltro:

1. Seleccione cualquier celda en el listado que desee filtrar.

2. Elija Datos→Filtro→Autofiltro.

3. Desde uno de los listados desplegables, seleccione una entrada como criterio parafiltrar.

4. Siga seleccionando entradas desde los listados desplegables para encontrar así losdatos que necesita.

Referencia de procedimiento: Filtrar un listado de datos con autofiltro personali-zado

Para filtrar datos usando Autofiltro:

1. Seleccione cualquier celda en el listado que desee filtrar.

2. Elija Datos→Filtro→Autofiltro.

3. Haga clic en una de las flechas desplegables en una columna en la que deseecrear un filtro personalizado y seleccione (Personalizar).

4. Ingrese los criterios para filtrar.


ACTIVIDAD 5-3Filtrar listados de datos


Situación:Un cliente está interesado en un gato persa. El cliente supo que Ferrer es un criador de gatosreconocido y por ello le interesa encontrar un gato macho criado por Ferrer.


1. En la hoja de trabajo Gatos, filtre losdatos que muestren solamentegatos persas.

a. En la hoja de trabajo Gatos, seleccione lacelda A6.

b. Elija Datos→Filtro→Autofiltro.

LECCIÓN 5


c. En la columna Raza, haga clic en la flechadesplegable y seleccione Persa.

2. Filtre los datos un poco más paramostrar solamente los gatos persascriados por Ferrer.

a. En la columna Criador, haga clic en la fle-cha desplegable y seleccione Ferrer.

3. ¿Existe un gato disponible que cumpla con lo que el cliente busca?

LECCIÓN 5


ACTIVIDAD 5-4Filtrar un listado de datos con un autofiltropersonalizado


Situación:Un cliente quiere ya sea un loro gris africano o bien, un ave amazónica doble amarillo. Lacliente está dispuesta a viajar solamente hasta donde se ubica la tienda #35 para ir por el ave.


1. En la hoja de trabajo Aves, configureun autofiltro.

a. En la hoja de trabajo Aves, seleccione lacelda A9.

Puede seleccionar cualqueir celda dentrodel listado de datos.


LECCIÓN 5


2. Cree un filtro personalizado paraobtener los resultados ya sea paralas especies gris africano o dobleamarillo

a. En la columna Especies, haga clic en laflecha desplegable y seleccione(Personalizar).

b. En el listado desplegable superior dere-cho, seleccione Gris africano.

c. Seleccione O.

d. En el listado desplegable inferiorizquierdo, seleccione Es igual a.

e. En el listado desplegable inferior derecho,seleccione Doble amarillo.

f. Haga clic en Aceptar.


LECCIÓN 5


TEMA CCrear y aplicar filtros avanzadosTiene listados de datos que se han filtrado con base en criterios preestablecidos. Ahora necesitadeterminar criterios propios que no sean parte de los ya preestablecidos. Usted puede lograresto al crear y aplicar filtros avanzados a dicho listado.

De hecho, puede resultar limitante filtrar datos basándose solamente en opciones yapreestablecidas. Si usted crea y aplica un filtro avanzado, sin embargo, puede filtrar los datosutilizando cualquier criterio y así obtener los subconjuntos de datos más específicos posibles.

Opciones de filtroExisten distintas opciones de filtro que se pueden usar a la hora de crear un filtro avanzado. Enla Tabla 5-1 se muestran las opciones.

Tabla 5-1: Opciones de filtro

Operador Objetivo“=texto” Encuentra el texto especificado dentro de unas

comillas.

? Reemplaza cualquier carácter sencillo en la mismaposición al igual que el signo de interrogación

* Reemplaza múltiples caracteres en la misma posi-ción que el asterisco.

= Igual a.

< Menor que.

> Mayor que.

=< Igual o menor que.

=> Igual o mayor que.

<> No igual a.

Cómo crear y aplicar filtros avanzadosReferencia de procedimiento: Crear y aplicar un filtro avanzado

Para crear y aplicar un filtro avanzado:

1. Seleccione los rótulos de columna para los valores que desee filtrar.

2. Seleccione los criterios que se buscan.

3. Elija Datos→Filtro→Filtro avanzado.

4. Seleccione el rango de la lista.

5. Seleccione el rango de los criterios.

6. Elija la ubicación para filtrar los datos.

LECCIÓN 5


ACTIVIDAD 5-5Crear y aplicar filtros avanzados


Situación:El gerente de la región Nordeste quisiera encontrar los guacamayos y cacatúas disponibles enla región. Usted tiene ya un filtro previo colocado en la hoja de trabajo Aves y necesitará eli-minarlo antes de aplicar un nuevo filtro. Al terminar, quiere guardar los cambios como MiOrden y filtro.


1. En la hoja de trabajo Aves, elimineel filtro previo.

a. En la hoja de trabajo Aves, elija Datos→Filtro→Mostrar todo.


2. Seleccione el rótulo de datos paraGéneros como el rótulo para filtrar.

a. Si fuera necesario, seleccione la celdaA9.

b. Copie el contenido de la celda A9 en lacelda A5.

3. Ingrese guacamayo y cacatúa comocriterios bajo el rótulo del filtro.

a. En la celda A6, teclee guacamayo

b. En la celda A7, teclee cacatúa

c. Oprima Intro.

LECCIÓN 5


4. Cree un filtro avanzado con base enel rótulo del filtro y en los criteriosde filtro.

a. Seleccione la celda A9.

b. Elija Datos→Filtro→Filtro avanzado.

c. Minimice el cuadro de diálogo Filtroavanzado para mostrar solamente elcuadro de texto Rango de la lista.

d. Si fuera necesario, seleccione de la celdaA9 a la F57.

e. Oprima Intro.

f. Minimice el cuadro de diálogo Filtroavanzado para mostrar solamente elcuadro de texto Rango de criterios.

g. Seleccione las celdas A5 a F7.

h. Oprima Intro.

LECCIÓN 5


5. Localice los resultados del filtro enla misma hoja de trabajo debajo dellistado de datos original. Guarde elarchivo como Mi Orden y filtro alterminar.

a. Bajo Acción, seleccione Copiar a otrolugar.

b. Minimice el cuadro de diálogo Filtroavanzado para mostrar solamente elcuadro de texto Copiar a otro lugar.

c. Si fuera necesario, seleccione de la celdaA60 a la F60.

d. Oprima Intro.


f. Guarde el libro de trabajo como MiOrden y filtro

LECCIÓN 5


TEMA DRealizar cálculos usando base dedatosHa ordenado y filtrado datos y ahora desea realizar cálculos en los datos. En este tema, harácálculos usando una función de base de datos.

Al realizar un cálculo en una hoja de trabajo, se tienen que elegir los datos a incluir en elcálculo. Esto puede llevarse mucho tiempo si hay muchos datos. Una función de base de datos,por otra parte, puede encontrar los datos que usted está buscando y realizar los cálculos en unsolo paso.

Funciones de bases de datosDefinición:

Una función de base de datos realiza cálculos solamente en los datos que cumplen cri-terios dados. Las letras BD anteceden cada función para indicar que se trata de unafunción de base de datos. Una función de base de datos tiene tres argumentos: la basede datos, el campo y los criterios.

Ejemplo: Ejemplo: Una función de base de datos

LECCIÓN 5


Cómo calcular usando funciones de base dedatosReferencia de procedimiento: Realizar cálculos utilizando una función de basede datos

Para realizar cálculos usando una función de base de datos:

1. Seleccione la celda donde aparecerá la fórmula.


3. Desde el listado desplegable O seleccionar una categoría, elija Base de datos.

4. Desde el listado Seleccionar una función, seleccione la función de base de datosespecífica.




LECCIÓN 5


ACTIVIDAD 5-6Realizar cálculos utilizando una función de base dedatos

Punto de partida:Está abierto Mi orden y filtro.xls.

Situación:El gerente de la región Nordeste desea saber si vale la pena que en las tiendas se vendan avesmás grandes, tales como los guacamayos y las cacatúas. Necesita saber el costo total para latienda de ese tipo de aves, así como su precio de venta.


1. En la hoja de trabajo Aves, inserteuna función de base de datos parasumar solamente el costo para latienda de los guacamayos ycacatúas.

a. En la hoja de trabajo Aves, en la celda E7,ingrese una función BDSUMA.

b. En el cuadro de texto Base_de_ datos,teclee A9:F57.

c. En el cuadro de texto Nombre_de_campo,teclee “Costo para la tienda”

d. En el cuadro de texto Criterios, tecleeA5:A7


2. Inserte una función de base dedatos para sumar solamente el pre-cio de venta de los guacamayos ycacatúas.

a. Seleccione la celda F7.

b. Inserte una función BDSUMA.

c. En el cuadro de texto Base_ de_ datos,teclee A9:H57.

d. En el cuadro de texto Nombre_de_campo,teclee “Precio de venta”

e. En el cuadro de texto Criterios, tecleeA5:A7

f. Haga clic en Aceptar.

LECCIÓN 5


3. ¿Es rentable para la región Nordeste el vender guacamayos y cacatúas?

a) No muy rentable.

b) ¡Definitivamente!

c) Es difícil de saberlo.

TEMA EAgregar subtotales a una hoja detrabajoPodría tener datos en la hoja de trabajo que estén separados en distintos listados. Ahora deseaun total para cada uno de los listados. Puede lograr esto agregando subtotales a la hoja detrabajo.

Al ingresar datos, de manera periódica podría usted querer obtener un total, en vez de tenerque esperar el gran total al final. Esto puede ser especialmente útil cuando se trabaja en unahoja de cálculo que tiene una gran cantidad de datos. Los subtotales en la hoja de trabajo tra-bajan a manera de un mapa de datos en el cual se indican puntos importantes en el camino.

SubtotalesDefinición:

Un subtotal es una función que se ejecuta en un subconjunto de datos que han sidopreviamente ordenados. Los datos ordenados crean un grupo separado en cada cambioen el campo de ordenamiento. El subtotal puede crearse usando distintas funcionestales como la suma, el promedio, y el conteo. La hoja de trabajo puede tener tantossubtotales como se requieran. Cada subtotal se inserta en la hoja de trabajo en unalínea separada justo debajo del grupo del cual se está obteniendo un subtotal. Lossubtotales, entonces, se incorporan para crear un gran total al final del listado de datos.

Símbolos de esquemaCuando se agregan subtotales a la hoja de trabajo, Excel automáticamente agrega sím-bolos de esquema a la hoja de trabajo. Usted verá estos símbolos a la izquierda de lahoja en un área separada. Estos símbolos no afectan los subtotales.

LECCIÓN 5


Ejemplo: Subtotales

Cómo agregar subtotales a una hoja de trabajoReferencia de procedimiento: Agregar subtotales

Para agregar subtotales a una hoja de trabajo:

1. Ordene el lista de datos en la columna a los cuales desea agregar un subtotal.

2. Elija Datos→Subtotales.

3. Ingrese los criterios.

LECCIÓN 5


ACTIVIDAD 5-7Agregar subtotales a una hoja de trabajo

Punto de partida:Está abierto Mi orden y filtro.xls.

Situación:El gerente de la región Nordeste quisiera conocer los subtotales de los costos para la tienda ylos precios de venta de cada una de las sucursales.


1. En la hoja de trabajo Aves, ordene ellistado de datos por precio deventa.

a. En la hoja de trabajo Aves, seleccione lacelda F9.

b. En la barra de herramientas Estándar,haga clic en Orden ascendente.

2. Para cada tienda, sume el precio deventa y el costo para la tienda.

a. Elija Datos→Subtotales.

b. En el listado desplegable Para cada cam-bio en,seleccione Ubicación.

La función SUMA es la predeterminada en ellistado desplegable Usar función.

c. En la casilla de verificación Agregarsubtotal a, si es necesario marque lascasillas de verificación Precio de venta yCosto para la tienda.


e. Guarde y cierre el archivo.

LECCIÓN 5


Lección 5 SeguimientoEn esta lección, ordenó y filtró datos para crear subconjuntos. Cuando los datos se ordenan enun subconjunto, toma menos tiempo analizarlos y encontrar la información buscada.

1. ¿Le parece que es más útil el ordenar y filtrar datos? ¿Por qué?

2. ¿En qué situación sería útil crear un esquema de datos que incluya subtotales? ¿Porqué?

LECCIÓN 5


Usar Excel en la Web

Objetivos de la lección:En esta lección, podrá usar Excel en la Web.

Usted podrá:

• Exportar datos Excel.

• Publicar una hoja de trabajo en la Web.

• Importar datos de la Web.

• Crear una consulta Web.


LECCIÓN 6

LECCIÓN 6

Lección 6: Usar Excel en la Web 125

IntroducciónHa creado y editado libros de trabajo en la computadora y ahora necesita recopilar informaciónde la Web. Desea incorporar datos de la Web en los libros de trabajo y ponerlos a disposiciónde otras personas vía Web. Esto lo puede hacer importando datos de la Web en un libro detrabajo y exportando el libro a la Web.

Al exportar datos a la Web, usted puede visualizar y cambiar archivos Excel en cualquier com-putadora con conexión a Internet, sin tener la aplicación Excel. Al importar datos de la Web,usted puede incorporar información en el libro de trabajo, tal como la cotización en la bolsa.Incluso, los datos se actualizarán de manera automática en el libro de trabajo cuando la infor-mación en la Web se actualice.

TEMA AExportar datos ExcelHa trabajado con datos de un libro de trabajo ubicado en su computadora y ahora necesitavisualizar los datos en otras computadoras que podrían no tener Microsoft Excel. Esto lo puedelograr si exporta datos Excel.

Los datos en un libro de trabajo están en un formato específico para la aplicación Excel. Sinembargo, puede haber ocasiones en que necesite visualizarlo, pero no se tiene acceso a Excel.Puede exportar datos Excel a otros formatos a fin de visualizarlos en una computadora que notenga Excel instalado.

LECCIÓN 6


ExportarDefinición:

Una exportación es un método para transferir datos creados en Excel hacia otra aplica-ción distinta a fin de manipularlos en la nueva aplicación. Excel puede exportar unrango de datos en una hoja de trabajo, o bien en un libro de trabajo entero. Existe unagran variedad de formatos a usarse para exportar datos. Encontrará una lista de losformatos en la Tabla 6-1. Al exportar datos, una copia de los mismos se formateaespecíficamente de acuerdo a la aplicación en la cual será usada; el formato de losdatos originales no cambia.

Ejemplo: ExportarBetania quiere colocar en el sitio Web de la empresa una hoja de trabajo que incluyelos beneficios que da la empresa. El administrador del sitio Web le pidió a Betaniadarle formato a los datos en HTML. Betania exporta los datos y los guarda en una solapágina Web.

LECCIÓN 6


Tipos de archivoLos datos Excel se pueden exportar en una gran variedad de tipos de archivo incluyendo losque se mencionan en la Tabla 6-1 . El tipo de archivo se determina según la aplicación a lacual se quiera exportar los datos.

Tabla 6-1: Tipos de archivo comunes para exportar datos Excel

Tipo de archivo FormatoXML Aplicaciones múltiples; uso principal en la Web .

HTML Datos usados en la Web o visualizados en un navegadorWeb.

Texto Delimitado por tabulaciones para procesador de texto.

CSV Delimitado por comas para bases de datos.

WKS Lotus 1-2-3.

Cómo exportar datos ExcelReferencia de procedimiento: Guardar datos Excel como un tipo de archivodistinto

Para exportar datos Excel en un formato de archivo distinto:

1. Abra el libro de trabajo.

2. Elija Archivo→Guardar como.

LECCIÓN 6


3. Si es necesario, desde el listado Guardar en, seleccione la ubicación para guardarel archivo.

4. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre de archivo.

5. Desde el listado Guardar como tipo, seleccione el tipo.


Referencia de procedimiento: Guardar datos Excel como una página Web

Para exportar datos Excel como una página Web:

1. Abra el libro de trabajo.

2. Elija Archivo→Guardar como página Web.

3. Si es necesario, desde el listado Guardar en, seleccione la ubicación para guardarel archivo.

4. En el área Guardar, seleccione Todo el libro o Selección: Hoja.

5. Si es necesario, marque la casilla de verificación Agregar interactividad.

6. Si es necesario, agregue un título de página al hacer clic en Cambiar título.

7. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre de archivo.


ACTIVIDAD 6-1Guardar datos Excel en un formato XML

Archivos de datos:

• Animales.xls

Situación:El gerente de la región Nordeste quisiera una copia de los datos del libro de trabajo Animalespero los necesita en un formato de archivo XML. Le pide a usted guardar su copia del libro detrabajo como Animales. Él hará uso de los datos en un lugar donde estará el cliente, y no ten-drá acceso a programa XLM alguno. Le pide visualizar los datos en el Bloc de notas paraverificar que el archivo tenga etiquetas XML antes de que le sea enviado al gerente.

LECCIÓN 6



1. Guarde el libro de trabajo Animalescomo un archivo XML llamadoAnimales.

a. En el libro de trabajo Animales, elijaArchivo→Guardar como.

b. Desde el listado desplegable Guardarcomo tipo, seleccione Datos XML (*.xml)para guardar el libro Animales en la car-peta Mis documentos.

c. Haga clic en Guardar.

d. Cierre el libro de trabajo.

2. Visualice el archivo Animales.xmlen el Bloc de notas y cierre singuardar cambios.

a. En mis documentos, haga clic con elbotón derecho en Animales.xml y elijaAbrir con→Bloc de notas.

b. Observe que el archivo tiene etiquetasXML y cierre el archivo.

LECCIÓN 6


ACTIVIDAD 6-2Guardar datos Excel en un formato CSV

Archivos de datos:

• Animales.xls

Situación:La gerente de la región Centro quisiera una copia de la hoja Gatos perteneciente al libro detrabajo Animales, pero la necesita en un formato de archivo delimitado por comas. Le pide austed guardarle una copia de la hoja de trabajo como Gatos.csv. La gerente utilizará los datosdurante una presentación a clientes en un viaje que realizará y no tendrá el tiempo suficientepara revisar el archivo antes de presentarlo. Le pide a usted visualizar los datos en el Bloc denotas para verificar que el archivo esté delimitado por comas antes de que le sea enviado aella.


1. Guarde el libro de trabajo como unarchivo nombrado Gatos.csv.

a. En el libro de trabajo Animales, selec-cione la hoja de trabajo Gatos.

b. Seleccione Archivo→Guardar como.

c. En el cuadro de texto Nombre de archivo,teclee Gatos

d. En el listado desplegable Guardar comotipo, seleccione CSV (delimitado porcomas) (*.csv).


f. Haga clic en Aceptar en el mensaje deerror.

g. Haga clic en Aceptar en el mensaje deerror.

LECCIÓN 6


2. Cierre el archivo, guarde los cam-bios, y elimine todo mensaje deerror.

a. Cierre el archivo.

b. Cuando se le pida guardar los cambios,haga clic en Aceptar.

c. Haga clic en Aceptar en el mensaje deerror.

d. Haga clic en Aceptar en el mensaje deerror.

3. Visualice el archivo guardado en elBloc de notas y cierre sin guardarcambios.

a. Abra Gatos.csv en Bloc de notas.

b. Observe que el archivo contiene datosseparados solamente por comas y ahora,cierre el archivo.

LECCIÓN 6


ACTIVIDAD 6-3Guardar datos Excel en un formato de texto

Archivos de datos:

• Animales.xls

Situación:El gerente de la región Oeste medio quisiera una copia de la hoja Perros perteneciente al librode trabajo Animales, pero la necesita en un formato de archivo delimitado por tabulaciones. Lepide guardar una copia de la hoja de trabajo como Perros.txt. Él usará la información en unade las tiendas y no tendrá el tiempo suficiente para revisar el archivo antes de irse de viaje. Lepide a usted visualizar los datos en el Bloc de notas para verificar que el archivo esté delimi-tado por tabulaciones antes de que le sea enviado.


1. Guarde el libro de trabajo como unarchivo de texto nombrado Perros.txt.

a. En el libro de trabajo Animales, selec-cione la hoja de trabajo Perros.

b. Seleccione Archivo→Guardar como.

c. En el cuadro de texto Nombre de archivo,teclee Perros

d. En el listado desplegable Guardar comotipo, seleccione Texto (delimitado portabulaciones) (*.txt).


f. Haga clic en Aceptar en el mensaje deerror.

g. Haga clic en Aceptar en el mensaje deerror.

2. Cierre el archivo, guarde los cam-bios, y elimine todo mensaje deerror.

a. Cierre el archivo.

b. Cuando se le pida guardar los cambios,haga clic en Aceptar.

c. Haga clic en Aceptar en el mensaje deerror.

d. Haga clic en Aceptar en el mensaje deerror.

LECCIÓN 6


3. Visualice Perros.txt en el Bloc denotas y cierre sin guardar cambios.

a. En Mis documentos, haga clic con elbotón derecho en Perros.txt y elija Abrircon→Bloc de notas.

b. Observe que el archivo contiene datosseparados solamente por tabulaciones yahora, cierre el archivo.

ACTIVIDAD 6-4Guardar un libro de trabajo Excel como página Web

Archivos de datos:

• Animales.xls

Situación:El gerente de la región Oeste medio va a lanzar el sitio Web para la tienda de mascotas deRaquel y quiere comenzar con el libro de trabajo Animales. Antes de hacerlo, necesita mostrarlos datos a diseñadores de páginas Web a fin de que puedan ver cómo sería el formato en elque aparecería el libro en la Web. Le pide a usted guardar una copia del libro de trabajo comoPágina Web de Raquel y asegurarse de que cada ficha del libro sea accesible al abrirse comopágina Web.


1. Guarde el libro de trabajo Animalescomo página Web nombrada PáginaWeb de Raquel.

a. En el libro de trabajo Animales, elijaArchivo→Guardar como página Web.

b. En el área título de la página, haga clicen Cambiar título.

LECCIÓN 6


c. En el cuadro de texto Título de la página,teclee Tienda de mascotas de Raquel–Animales en venta


e. En el cuadro de texto Nombre de archivo,teclee Página Web de Raquel

f. Haga clic en Guardar.

g. Cierre el libro de trabajo.

2. Visualice la página Web de Raquelen el Explorador de Internet.

a. En Mis documentos, haga doble clic enPágina Web de Raquel.html.

b. Seleccione la hoja de trabajo Gatos.

c. Seleccione la hoja de trabajo Perros.

d. Cierre el archivo.

LECCIÓN 6


TEMA BPublicar una hoja de trabajo en laWebUsted tiene una hoja de trabajo creada en el disco duro y ahora desea abrirla y hacerle cam-bios cuando usted no se encuentre en la computadora. Esto lo puede lograr al publicar la hojade trabajo en la Web.

Puede visualizar los datos exportados en la Web, pero ¿qué pasa si necesita cambiarlos? Podríarevisar la hoja de trabajo original y exportarla de nuevo a la Web, pero ¿qué ocurre si no setiene acceso a la hoja de trabajo original? Cuando usted publica una hoja de trabajo en la Web,se le pueden hacer cambios en los datos desde cualquier computadora con acceso a la Web.

Cómo publicar una hoja de trabajo en la WebReferencia de procedimiento: Publicar una hoja de trabajo en la Web

Para publicar un libro de trabajo o una hoja de trabajo en la Web:

1. Si es necesario, seleccione la hoja de trabajo el rango de celdas que deseapublicar.

2. Elija Archivo→Guardar como página Web.

3. Desde el listado desplegable Guardar en, seleccione la ubicación para guardarla.

4. En el área Guardar, seleccione Todo el libro o Selección: Hoja.

5. Haga clic en Publicar en el cuadro de diálogo Guardar como.

6. Si es necesario, ingrese un título para la página Web.

7. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre para la página Web

8. Haga clic en Publicar.

9. Si es necesario, cambie las opciones para publicar.

10. Haga clic en Publicar.

Opciones para publicarPublicar es una forma de generar el formato HTML que se requiere para mostrar lainformación en la Web. Al publicar una página Web, usted cuenta con más opcionesque cuando simplemente exporta los datos en un formato HTML. Los datos publicadoscomo página Web pueden manipularse mediante un navegador Web. Los datos exporta-dos en HTML no pueden manipularse.

LECCIÓN 6


ACTIVIDAD 6-5Publicar una hoja de trabajo en la Web

Archivos de datos:

• Animales.xls

Situación:Por alguna razón, los gatos no se están vendiendo tanto como otros animales. La dueña hadecidido que la hoja de trabajo Gatos, del libro de trabajo Animales, se publique como unapágina Web para ver si ello pudiese generar mayores ventas. Le pide nombrar la página Webcomo Tienda de mascotas de Raquel–Gatos de raza pura disponibles y nombrar el archivoPágina de gatos.


1. En el libro de trabajo Animales,seleccione la hoja de trabajo Gatoscomo página Web.

a. En el libro de trabajo Animales, en la hojade trabajo Gatos, seleccione cualquiercelda.

b. Elija Archivo→Guardar como páginaWeb.

c. En el área Guardar, seleccione Selección:Hoja.

2. Titule la página Web Tienda demascotas de Raquel– Gatos de razapura disponibles.

a. Haga clic en Cambiar título.

b. En el cuadro de texto Título, tecleeTienda de mascotas de Raquel– Gatosde raza pura disponibles


3. Guarde la página Web como Páginagatos.

a. En el cuadro de texto Nombre de archivo,teclee Página gatos

b. Haga clic en Publicar.

Hacer clic en Publicar guarda el archivo laprimera vez que usted hace clic en elbotón.

LECCIÓN 6


4. Publíque la página Web con laopción Volver a publicar y abra lapágina publicada en un navegador.

a. En el área Publicar como, marque Volvera publicar automáticamente cada vezque se guarde el libro.

b. Marque la casilla de verificación Abrir lapágina en el explorador Web.

c. Haga clic en Publicar.

El libro de trabajo se abre en una ventanadel navegador tal y como aparecería en unsitio Web.

d. Cierre la ventana del navegador.

e. Cierre todos los archivos abiertos.

f. Si se le pide guardar el archivo, haga clicen Aceptar.

g. Haga clic en Aceptar para habilitar lacaracterística Volver a publicar.

TEMA CImportar datos de la WebHa encontrado datos en la Web los cuales le gustaría usar en su libro de trabajo. Le gustaríaalmacenar dicha información en una hoja de trabajo Excel. Puede lograr esto importando datosde la Web.

Al navegar en la Web, podría usted encontrarse con datos que le gustaría usar en el libro detrabajo. Podría cortar y pegar los datos, pero sería un proceso muy tedioso y no hay ningunagarantía de copiar los datos de manera correcta. Incluso podría usted omitir parte de los datos.A fin de capturar datos de la Web, puede importarlos y así estar seguro de que va a tener exac-tamente lo que desea.

LECCIÓN 6


ImportarDefinición:

Una importación es un método para transferir datos de otra aplicación hacia un librode trabajo Excel. Excel puede importar un archivo entero o datos seleccionados desdeun archivo. La importación cambia el formato de datos para así poder manipularlos enuna hoja de trabajo. Los datos importados aparecen igual que los datos creados directa-mente en Excel. Usted trabaja los datos de la misma manera. Los datos puedenimportarse de otras aplicaciones de hojas de cálculo, bases de datos, documentos detexto, o desde la Web.

Ejemplo: Importar

Como importar datos de la WebReferencia de procedimiento: Importar datos de la Web

Para importar datos de la Web:

1. Abra la hoja de trabajo en la cual se importarán los datos.

2. Elija Datos→Obtener datos externos→Importar datos.

3. Desde el listado desplegable Buscar en, seleccione el origen de los datos.

4. En el cuadro de texto Nombre de archivo, ingrese el nombre para el archivo.

5. Bajo ¿Dónde desea situar los datos?, elija una ubicación para los mismos.

LECCIÓN 6


ACTIVIDAD 6-6Importar datos de la Web

Situación:La presidenta de la tienda de mascotas de Raquel está considerando hacer negocios en otrospaíses. Le ha pedido a usted descargar información de la Web relativa al mercado de divisasen un nuevo libro de trabajo a fin de revisarla.


1. Importe información del mercadode divisas de la Web en una hoja enblanco.

a. En un nuevo libro de trabajo, seleccioneuna nueva hoja de trabajo.

b. Elija Datos→Obtener datos externos→Importar datos.

c. Desde el listado Mis archivos de origen dedatos, seleccione Mercado de divisas deMSN MoneyCentral Investor.iqy.

d. Haga clic en Abrir.

e. Haga clic en Aceptar para aceptar la ubi-cación predeterminada en la hoja detrabajo existente.

LECCIÓN 6


TEMA DCrear una consulta WebHa importado datos de la Web, los cuales siempre permanecen iguales en el libro de trabajo.Ahora necesita importar datos que cambien constantemente en el libro. Lo puede hacercreando una consulta Web.

Hay gran cantidad de datos en la Web que cambian a diario, a veces en horas. Capturarlos alimportarlos requeriría repetir el proceso de importación una y otra vez y en verdad que no sepodría estar seguro de si están o no realmente actualizados. Afortunadamente, puede crear unaconsulta Web que constantemente actualizará los datos importados cuando se actualicen en laWeb, sin que usted tenga que hacer nada.

Consulta WebDefinición:

Una consulta Web es una importación que transfiere datos de la Web hacia una hoja detrabajo Excel. Los datos pueden importarse de cualquier página Web. Se utiliza princi-palmente para importar datos que constantemente cambian. La consulta Web determinaqué partes de la página Web están disponibles para ser importadas. A diferencia deotros datos importados, los datos de una consulta web se actualizan automáticamenteen la hoja de trabajo cada vez que se actualiza el sitio Web. Se requiere tener conexióna Internet para que los datos se actualicen.

Ejemplo: Consulta WebSimón trabaja en un banco internacional y necesita tener acceso a información bursátilactualizada durante el día. Podría revisar la Web cada vez que necesitara datos, perotambién desea utilizar los datos de las cotizaciones que están en su hoja de trabajo.Simón crea una consulta Web que importa los datos a su hoja de trabajo y que actua-liza la información de manera regular durante el día.

LECCIÓN 6


Cómo crear una consulta WebReferencia de procedimiento: Crear una consulta Web

Para crear una consulta Web:

1. Seleccione la hoja de trabajo en la cual se importarán los datos.

2. Elija Datos→Obtener datos externos→Nueva consulta Web.

3. Navegue a la página Web desde la cual se importará la información.

4. Haga clic en Ir.

5. Seleccione las tablas a importar.

6. Haga clic en Importar.

7. Seleccione la ubicación para colocar los datos.

LECCIÓN 6


ACTIVIDAD 6-7Crear una consulta Web

Punto de partida:Excel se está ejecutando y se abre un nuevo libro de trabajo.

Situación:La presidenta de la tienda de mascotas de Raquel tiene el dinero de la empresa invertido enalgunas acciones. Usualmente revisa la actividad bursátil en el sitio Web de finanzas de Yahoo.Ya que usted ha trabajado tanto en Excel, ella le pide localizar la información bursátil de laCorporación Microsoft en Yahoo e importar los datos en una hoja de trabajo en blanco y guar-darla como Mi importación. Ella quisiera trabajar con información actualizada en la hoja detrabajo sin tener que buscar y encontrar constantemente el sitio Web y empezar a buscar lainformación bursátil.


1. Cree una nueva consulta Web en unnuevo libro de trabajo en blanco.

a. Abra un nuevo libro de trabajo enblanco.

b. Elija Datos→Obtener datos externos→Nueva consulta Web.

2. Localice la página Web financierade Yahoo.

a. En el campo Dirección, teclee http://finance.yahoo.com

b. Haga clic en Ir.

LECCIÓN 6


3. Seleccione los datos de la Corpora-ción Microsoft a importar.

a. En la parte superior central de la página,en el cuadro de texto Enter Symbol(s),teclee MSFT

b. Inmediatamente a la derecha del cuadrode texto Enter Symbol(s),haga clic en Ir.

c. En un lugar de la página, aproximada-mente un tercio de la misma hacia abajo,haga clic en la flecha junto a MICROSOFTCP (NasdaqNM:MSFT) a fin de que cambiea una marca de verificación.

d. Bajo MICROSOFT CP (NasdaqNM:MSFT),haga clic en la flecha junto a Last Tradea fin de que cambie a una marca deverificación.

e. Bajo MICROSOFT CP (NasdaqNM:MSFT),haga clic en la flecha junto a Days Rangea fin de que cambie a una marca deverificación.

4. Importe los datos. a. Haga clic en Importar.

b. En el cuadro de diálogo Importar datos,seleccione Nueva hoja de cálculo.


5. Guarde el libro de trabajo como Miimportación y cierre Excel.

a. Guarde el libro de trabajo como Miimportación

b. Cierre Excel.

Lección 6 SeguimientoEn esta lección, utilizó Excel en la Web. Ya sea que requiera transferir datos de un libro detrabajo a la Web para que otros los visualicen, o bien importar datos de la Web a fin de quepueda trabajar dentro de una hoja de trabajo, el trabajar con datos en la Web ofrece flexibilidady facilidad para transportar los datos.

1. ¿En qué tipo de datos con los que usted trabaja podría servir el exportarlos?

2. ¿Qué tipo de datos importaría usted?

LECCIÓN 6


SeguimientoEn este curso, optimizó la creación de los libros de trabajo usando plantillas y funciones. Tam-bién mejoró los libros de trabajo con objetos gráficos y creó gráficas a fin de analizar losdatos. Al usar uno de estos componentes, el libro de trabajo se verá más profesional y le seráútil a otras personas. Sin embargo, al combinar estos componentes, el libro de trabajo se con-vierte en una herramienta para el análisis y colaboración con otras personas.

1. El uso de plantillas y funciones para elaborar hojas de trabajo, ¿facilita o dificulta lacreación de un libro de trabajo?¿Cómo afecta la entrada y edición de datos?

2. ¿Acaso los gráficos y gráficas le dan claridad al libro de trabajo? ¿Cómo?

3. ¿Cómo visualiza usted usar Excel en la Web con sus libros de trabajo?

¿Qué sigue?Microsoft Excel 2003: 3er. Nivel es el curso que sigue de esta serie. En ese curso, aprenderáuna variedad de técnicas para personalizar libros de trabajo, analizar datos, crear tablas dinámi-cas y colaboración en los libros de trabajo.

SEGUIMIENTO

145


NOTAS

Programa de Especialista enMicrosoft Office

Algunos cursos selectos de Element K requieren habilidades de Especialista en MicrosoftOffice. La tabla siguiente indica dónde se cubren las habilidades para Excel 2003. Por ejemplo,del 1-3 indica la lección y el número de actividad aplicable a dicha habilidad.

Conjunto de habilidades funda-mentales y habilidades aprueba

Excel 2003: 2do.Nivel


Excel 2003:3er. Nivel

Ingresar y editar contenido de celda

Ingresar, editar y eliminar texto,números y símbolos en celdas

1-4

Rellenar contenido de series utili-zando la herramienta cotroladorpara relleno

2-2

Navegar a un contenido de celda en específico

Buscar y modificar o reemplazarcontenido de celda o formatos

2-5, 4-8

Navegar a un contenido en espe-cífico (e.g., Ir a)

2-5

Localizar, seleccionar e insertar información de soporte

Localizar información de soporteen materiales de referencia loca-les o en Internet

1-9

Usar la herramienta Investigarpara seleccionar e insertar infor-mación de soporte basada entextos

1-9

Insertar, posicionar y dimensionar gráficos

Insertar, posicionar y dimensionargráficos

3-1, 3-2

Filtrar listados utilizando Autofiltro

APÉNDICE A

APÉNDICE A

Apéndice A: Programa de Especialista en Microsoft Office 147





Filtrar listados usando Autofiltro 5-3, 5-4

Ordenar listados

Ordenar listados 5-1, 5-2

Insertar y modificar fórmulas

Crear y editar fórmulas 3-1

Ingresar un rango dentro de unafórmula al arrastrar

3-1

Usar referencias (absoluta y rela-tiva)

3-3, 3-4

Usar funciones de Estadísticas, Hora y fecha, Finanzas y Lógicas

Crear fórmulas usando las catego-rías de función siguientes:Estadísticas, Fecha y hora, Finan-cieras y Lógicas (e.g., Suma,Min, Max, Fecha u Hoy, PAGO,SI, Promedio)

3-2 4-3, 4-4, 4-5, 4-6, 4-9

Crear, Modificar y Posicionar diagramas y gráficos con base en datos de hojas de trabajo

Crear, modificar y posicionardiagramas y gráficos con base endatos contenidos en el libro detrabajo activo

2-1, 2-2, 2-3, 2-4, 2-5

Aplicar y modificar formatos de celda.

Darle formato a celdas 4-1, 4-2, 4-3, 4-4,4-5, 4-6, 4-7

Aplicar Autoformatos a las celdasy a los rangos de celdas

4-9

Aplicar y modificar estilos de celda

Aplicar estilos (e.g., aplicar unestilo desde el listado Formato→Estilo)

4-10

Modificar formatos de fila y columna

Modificar altura y ancho 4-3

Insertar y eliminar, mostrar yocultar filas y columnas

2-4, 4-3, 4-4

Modificar alineación 4-7, 4 Lab

Dar formato a las hojas de trabajo

Darle formato al color de la ficha,nombre de la hoja y fondo

4-2, 5-1

Ocultar y mostrar hojas de trabajo 7-4

Insertar, visualizar y editar comentarios

Agregar y editar comentariosanexos a las celdas de las hojasde trabajo

1-4, 1-5, 1-6

Crear nuevos libros de trabajo a partir de plantillas.

APÉNDICE A






Crear un libro de trabajo a partirde una plantilla

1-1, 1-2

Insertar, Eliminar y Mover celdas

Insertar y eliminar celdas selec-cionadas

2-4

Cortar, copiar y pegar/pegadoespecial de celdas seleccioandas

2-1, 4-2

Mover celdas seleccionadas 2-1

Crear y Modificar hipervínculos

Insertar y editar hipervínculos 1-7, 1-8

Organizar hojas de trabajo

Insertar hojas de trabajo en unlibro

5-3

Eliminar hojas de trabajo de unlibro

5-3

Reposicionar hojas en un libro 5-2

Abrir la vista preliminar de datos en otras vistas

Abrir la vista preliminar deimpresión de páginas Web

6-1, 6-2 5-Lab

Abrir la vista preliminar de saltosde página

6-5

Personalizar el diseño de ventanas

Dividir y organizar libros de tra-bajo

7-1, 7-2

Dividir, inmovilizar/movilizar,organizar y ocultar/mostrar librosde trabajo

7-1, 7-2, 7-3, 7-4

Configurar páginas para impresión

Establecer áreas de impresión 6-1, 6-6

Modificar la orientación de lashojas de trabajo

6-4

Agregar encabezados y pies depágina a las hojas de trabajo

6-2

Visualizar y modificar saltos depágina

6-5

Establecer opciones para configu-rar página para impresión (e.g.,márgenes, área de impresión,filas/columnas a repetirse)

6-1, 6-3, 6-6

Imprimir datos

Imprimir selecciones, hojas detrabajo y libros de trabajo

6-1, 6-3, 6-6

Organizar libros de trabajo usando carpetas de archivo

APÉNDICE A






Crear y usar carpetas para alma-cenar libros de trabajo

1-5

Renombrar carpetas 1-5

Guardar datos en formatos apropiados para distintos usos

Convertir archivos a distintosformatos de archivo para podertransportarlos (e.g., .csv, .txt)

6-1, 6-2, 6-3, 6-4

Guardar selecciones, hojas detrabajo o libros de trabajo comopáginas Web

6-4

Conjunto de habilidades deexperto y habilidades a prueba




Usar subtotales

Agregar subtotales a los datos dela hoja de trabajo

5-7

Definir y aplicar filtros avanzados

Crear y aplicar filtros avanzados 5-5

Agrupar y esquematizar datos

Agrupar y esquematizar datos 3-6

Usar validación de datos

Agregar criterios para validaciónde datos en la celdas

1-5

Crear y modificar rangos de listados

Crear y modificar rangos de lista-dos

4-1, 5-Lab

Agregar, mostrar, cerrar, editar, combinar y compendiar escenarios

Administrar escenarios 4-2

Realizar análisis de datos usando herramientas automatizadas

Proyectar valores usando herra-mientas de análisis (e.g.,Herramientas para análisis)

4-7

Realizar análisis condicionales 4-3

Usar el complemento Solver 4-4

Crear Tabla dinámica y reportes de Tabla dinámica

Crear informes de Tabla dinámicae informes de Gráfico dinámico

4-5, 4-6

Usar Funciones de búsqueda y referencia

Usar funciones de búsqueda yreferencia (e.g., CONSULH,CONSULV)

4-7, 4-8

APÉNDICE A






Usar funciones de bases de datos

Crear y editar funciones de basede datos (e.g., BDSUM,BDPROMEDIO)

5-6, 5-Lab

Rastrear precedentes, dependientes y errores de fórmula

Rastrear precedentes de fórmula 3-1

Rastrear dependientes de fórmula 3-2

Rastrear errores de fórmula 3-3

Localizar datos y fórmulas inválidas

Usar Comprobación de errores 3-4

Poner en círculos datos no váli-dos

3-4

Observar y evaluar fórmulas

Usar Evaluar fórmulas 3-5

Usar Observar celdas 3-5

Definir, modificar y usar rangos nombrados

Nombrar uno o más rangos decelda

4-1

Usar en fórmula una referencia derango nombrado

4-2

Estructurar libros de trabajo usando XML

Agregar, modificar y eliminarmapas

7-1

Administrar elementos y atributosen libros de trabajo XML (e.g.,agregar, modificar, eliminar, cor-tar, copiar)

7-3

Definir opciones XML (e.g., apli-car opciones de vista XML)

7-4

Crear y modificar formatos de datos personalziados

Crear y aplicar formatos denúmero personalizados

4-6

Usar formato condicional

Usar formato condicional 1-4

Dar formato y redimensionar gráficos

Usar las herramientas cortar ygirar

3-2

Controlar el brillo y contraste deimágenes

3-2

Dar escala y redimensionar gráfi-cos

3-2, 3-7

Darle formato a gráficos y diagramas

APÉNDICE A






Aplicar formatos a los gráficos ydiagramas (e.g., series de datos,área de trazado del gráfico)

2-3, 2-4, 2-5

Proteger celdas, hojas de trabajo y libros de trabajo

Agregar protección a las celdas,hojas de trabajo y libros de tra-bajo

2-1, 2-2, 2-3

Aplicar configuración de seguridad a un libro de trabajo

Usar firmas digitales para autenti-ficar libros de trabajo

2-10

Configurar contraseñas 2-3

Establecer configuraciones paramacros

2-9

Compartir libros de trabajo

Crear y modificar libros de tra-bajo compartidos

2-4

Combinar libros de trabajo.

Combinar múltiples versiones delmismo libro

2-8

Dar seguimiento, aceptar y rechazar cambios a los libros de trabajo

Dar seguimiento a los cambios 2-5, 2-6

Aceptar y rechazar cambios 2-7

Importar datos a Excel

Traer información a Excel defuentes externas

6-6, 6-7

Vincular a datos de página Web 6-7

Exportar datos desde Excel

Exportar datos estructuradosdesde Excel

6-1, 6-2, 6-3, 6-4 7-2

Publicar y editar libros de trabajo y hojas de trabajo Web

Publicar libros de trabajo conbase en Web

6-5

Crear y editar plantillas

Crear plantilla de un libro de tra-bajo

1-3

Crear un nuevo libro de trabajocon base en una plantilla definidapor el usuario

2-10

Editar una plantilla de un libro detrabajo

1-1, 1-4, 1-5, 1-6, 1-7,1-8, 1-9

Consolidar datos

Consolidar datos de dos o máshojas de trabajo

5-2

Definir y modificar las propiedades de un libro de trabajo

APÉNDICE A






Administrar las propiedades de unlibro de trabajo (e.g., datos deresumen)

1-4

Personalizar barras de herramientas y menús

Agregar y eliminar botones de lasbarras de herramientas

1-3

Agregar menús personalizados 1-3

Crear, editar y ejecutar macros

Crear macros 1-1

Editar macros usando el EditorVisual Basic

1-2

Ejecutar macros 1-1

Modificar las configuraciones predeterminadas de Excel

Modificar las configuraciones pre-determinadas de fuente en Excel

1-7

Establecer el número predetermi-nado de hojas de trabajo

1-7

Cambiar la ubicación de archivopredeterminada para las plantillas

1-7

APÉNDICE A



NOTAS

Debido a limitaciones derivadas de la configuración del aula, algunos de los laboratorios no sepueden abrir en secuencia inmediatamente posterior a la lección asociada. Su instructor le dirási sus laboratorios se pueden practicar inmediatamente después de la lección o si requieren unaconfiguración independiente del contenido de la lección principal. La información sobre ellaboratorio a nivel de la lección se enumera en el frente de este manual, en la sección referidaa la configuración del curso.

LECCIÓN 1 LABORATORIO 1Crear un listado de inventario a partir de una plantillaen línea

Duración de la actividad:

10 minutos

Punto de partida:Esta actividad se puede realizar inmediatamente después de la Lección 1, o una vez que losestudiantes hayan finalizado el curso completamente. No hay archivos abiertos.

Situación:Usted está a cargo del departamento de materia prima de la Corporación Vertex y desea empe-zar a usar una plantilla de inventario para darle seguimiento a la materia prima. Ya que variaspersonas piensan utilizarla, necesitará personalizar la hoja de trabajo a fin de que sea fácil deusar. Lo primero que tiene que hacer es agregar un renglón en la parte superior e ingresar elnombre de la empresa en la hoja de trabajo. Luego agregar una nota en la hoja de trabajoexplicando que el precio unitario incluye los impuestos sobre ventas. Además, si un artículoqueda descontinuado, el departamento de compras deberá ser notificado por correo electrónico.Usted decide crear un comentario en la celda Descontinuado para recordar a la gente que envíeun mensaje vía correo electrónico al departamento de compras, además inserta un hipervínculoa la dirección de correo electrónico del departamento. Decide guardar el archivo como Mi Lis-tado de inventario en la carpeta Mis documentos.

LABORATORIOS DE LALECCIÓN

LABORATORIOS

DE LA LEC-CIÓN

Laboratorios de la lección 155

Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo plantilla Listado de inventario com-pletado en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.

1. Localice y descargue la plantilla Listado de Inventario desde el sitio Web deplantillas de Microsoft Office.

2. Inserte una fila sobre la fila 1 e ingrese el nombre de la empresa en la celdaA1.

3. Agregue un comentario a la celda Precio unitario indicando que el precio uni-tario incluye impuestos sobre ventas.

4. Agregue un comentario a la celda Descontinuado para indicar que el departa-mento de compras deberá ser notificado cuando un artículo seadescontinuado.

5. Agregue un hipervínculo de correo electrónico a [email protected] quemuestre la palabra Compras en la celda I1. El asunto deberá ser Artículo deinventario descontinuado.

6. Guarde el libro de trabajo como Mi listado de inventario en Mis documentos ycierre Excel.

LECCIÓN 2 LABORATORIO 1Crear y dar formato a un gráfico de barras


20 minutos

Archivos de datos:

• Gráfico clase de matemáticas


Situación:Como profesor de matemáticas en una escuela preparatoria, ha ingresado en una hoja de tra-bajo los nombres y las calificaciones de los estudiantes. Desea crear un gráfico de barras quecompare la calificación promedio de cada examen. Cada serie de datos deberá rotularse con elnúmero de examen correspondiente. Usted decide titular el gráfico Puntuación promedio de

LABORATORIOS

DE LA LEC-CIÓN


exámenes en el primer periodo de ejercicios, a fin de que los estudiantes sepan lo que repre-senta la gráfica. Una vez creado, desea darle formato, incluyendo la eliminación de la leyenday del título de la categoría del eje (X), agregar nombres a las series y valor a los rótulos dedatos, agrandar la fuente del título y agregar un fondo color púrpura.

Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Gráfico completado de la clase dematemáticas en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.

1. En la Hoja1 del libro de trabajo Gráfico clase de matemáticas,inserte un gráficode barras.

2. Seleccione los promedios de calificaciones de exámenes como las series dedatos.

3. Seleccione el número de examen para cada nombre de serie.

4. Ingrese Puntuación promedio de exámenes en el primer periodo de ejercicioscomo título.

5. Coloque el gráfico como una nueva hoja llamada Prom1T.

6. Elimine la leyenda y el rótulo del Eje X.

7. Agregue el nombre de serie y valor a los rótulos de datos.

8. Cambie el fondo a color púrpura claro.

9. Incremente el tamaño de fuente en el título a 16pt.

10. Guarde el libro de trabajo como Mi gráfico clase de matemáticas en Mis docu-mentos y salga de Excel.

LABORATORIOS

DE LA LEC-CIÓN


LECCIÓN 3 LABORATORIO 1Crear y darle formato a llamadas en una hoja detrabajo


15 minutos

Archivos de datos:

• Llamadas balance general


Situación:Ha estado trabajando en el balance general de la empresa Vertex y descubrió que los pasivosde la misma son mayores que los activos. Necesita llamar la atención a ciertas áreas de pre-ocupación en la junta que se tendrá esta semana con el dueño. La cantidad de efectivo esmucho muy baja como para soportar las necesidades empresariales que se tienen. Las Cuentaspor cobrar son demasiado altas y se requiere un buen esfuerzo para cobrarlas lo antes posible.Además, el capital propio y otras inversiones son demasiado altas en comparación con los acti-vos disponibles. La hoja de trabajo será colocada en un retroproyector a fin de asegurarse deque estas áreas resalten claramente. Usted decide utilizar llamadas con textos que expliquenestos temas. También engrosará las líneas de las llamadas y agregará un color de fondo distintoen cada llamada. Una vez terminadas las llamadas, usted decide que la hoja de trabajo se veríamejor con imágenes prediseñadas en la esquina superior izquierda.

Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Llamadas completadas del balancegeneral, en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.

1. Cree una llamada para la cuenta de Efectivo 2003 e indique en el texto que lacantidad es demasiado baja como para soportar las necesidades empresarialesactuales.

2. Formatee la llamada a fin de que el texto quede centrado en el cuadro, el gro-sor de línea sea de 1.5 pt, y el color de fondo sea verde claro.

3. Cree una llamada para la cuenta Cuentas por cobrar 2003 e indique en el textoque se deberá hacer un mayor esfuerzo para cobrar las cuentas pendientes.

4. Formatee la llamada a fin de que el texto quede centrado en el cuadro, el gro-sor de línea sea de 1.5 pt, y el color de fondo sea verde turquesa.

LABORATORIOS

DE LA LEC-CIÓN


5. Cree una llamada para la cuenta de Capital propio y otras inversiones 2003 eindique en el texto que la cantidad es demasiado alta comparada con los acti-vos actuales.

6. Formatee la llamada a fin de que el texto quede centrado en el cuadro, el gro-sor de línea sea de 1.5 pt, y el color de fondo sea coral.

7. Busque los archivos de imágenes prediseñadas para escalas e inserte una ima-gen de su elección en la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo.

8. Redimensione la imagen prediseñada a fin de que tenga el tamaño apropiadocon relación a su ubicación.

9. Guarde el libro de trabajo como Mis Llamadas del balance general en Misdocumentos y cierre Excel.

LECCIÓN 4 LABORATORIO 1Calcular calificaciones trimestrales y totalesacumulativos


20 minutos

Archivos de datos:

• Funciones clase matemáticas


Situación:Es el final del ciclo escolar y usted tiene un libro de trabajo lleno de exámenes y calificacionesde cada estudiante. Trabajará en la hoja Resumen por varios meses, así que desea que los datosactualizados aparezcan en la hoja de trabajo cada vez que se edita. Necesita referenciar el pro-medio por estudiante para cada trimestre en la hoja de trabajo Resumen y luego determinar elpromedio acumulado para cada uno.

Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Funciones completadas clase dematemáticas en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.

LABORATORIOS

DE LA LEC-CIÓN


1. En la esquina superior derecha de la hoja Resumen, agregue la función Fecha yhora que inserte la fecha actual cada vez que se edita la hoja de trabajo.

2. En la hoja de trabajo Resumen bajo 1T, agregue una función de Búsqueda yreferencia para insertar el promedio de exámenes del primer trimestre.

3. Agregue una función de Búsqueda y referencia para insertar el promedio tri-mestral de exámenes apropiado en los trimestres restantes.

4. Agregue una función estadística para promediar cada uno de los promedios delos cuatro trimestres en un promedio final, esto para cada estudiante.

5. Guarde el libro de trabajo como Mis funciones clase de matemáticas en Misdocumentos y cierre Excel.

LECCIÓN 5 LABORATORIO 1Analizar una hoja de inventario al ordenarla y filtrarla


15 minutos

Archivos de datos:

• Inventario en casa


Situación:Es el responsable de darle seguimiento a la hoja de trabajo Inventario en casa. El presidente dela empresa le ha pedido información sobre el estado del inventario. Él desea conocer qué artí-culos en inventario no suman 50 piezas. También quiere conocer cuántos vendedores vendentubería. También le ha pedido un informe que muestre los elementos de cada vendedor agrupa-dos, los subtotales de las cantidades en existencia, así como las cantidades ya en orden.Finalmente, quiere ver el promedio—no la sumatoria—de la cantidad de artículos en existenciapara el vendedor 9898.

Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Inventario completado en casa en lacarpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.

1. Cambie el rango del listado a fin de capturar el rango completo de datos en lahoja de trabajo.

LABORATORIOS

DE LA LEC-CIÓN


2. Ordene el listado de datos a fin de obtener los artículos cuyo número en inven-tario sea menor a 50.

3. Filtre el listado de datos para determinar cúantos vendedores venden tubosrectos.

4. Ordene el listado en orden ascendente de acuerdo al vendedor.

5. Agregue subtotales a la hoja de trabajo para las cantidades en existencia y can-tidades ya en una orden.

6. Edite la función de Subtotal de base de datos a fin de obtener el número pro-medio de artículos en existencia para el vendedor 9898.

LECCIÓN 6 LABORATORIO 1Exportar datos de Excel y publicar una página Web


10 minutos

Archivos de datos:

• Página Web Matemáticas 103.xls


Situación:La escuela para la que usted trabaja ha decidido colocar en su sitio Web todas las calificacio-nes de los alumnos. A usted se le ha pedido preparar un libro de trabajo con las calificacionespara publicarlo en la Web. A fin de publicar la página Web correctamente, el administrador dela Web le da instrucciones:

• El título de la página Web publicada deberá incluir el nombre del profesor y elnombre de la clase.

• La página Web deberá incluir interactividad si existe más de una hoja de trabajo.

• La página Web deberá volver a publicarse cada vez que se guarde.

• El profesor es responsable de revisar la página Web antes de enviarla al adminis-trador Web.

Encontrará una solución de muestra para esta actividad en el libro de trabajo Página Web Matemáticas 103.htmlen en la carpeta Soluciones en la ubicación del archivo de datos de los estudiantes.

LABORATORIOS

DE LA LEC-CIÓN


1. Guarde el libro de trabajo página Web.

2. Agregue interactividad.

3. Cambie el título a Matemáticas 103 –Sr. Gómez.

4. Cambie el nombre de archivo a Mi Página Web Matemáticas 103.

5. Vuelva a publicar el libro cada vez que se guarde.

6. Haga una vista previa de la página Web en un navegador.

7. Cierre todos los archivos y salga de Excel.

LABORATORIOS

DE LA LEC-CIÓN


SOLUCIONES

Lección 1Actividad 1-1

2. ¿Qué plantilla usaría en este caso?

La plantilla Factura.

Actividad 1-4

3. ¿Qué otros comentarios podría usted agregar a esta plantilla para hacerla más fácil deusar?

Las respuestas serán diversas, pero pueden incluir:

En la celda B11, podría usted agregar un comentario para indicarle al empleado cómodeterminar el número de informe.

En la celda B13, podría agregar un comentario para indicarle al empleado dónde encon-trar un listado de identificaciones de los clientes.


3. ¿Cuál es el costo total de los animales vendidos en el primer trimestre?

a) $15,000

✓ b) $14,300

c) $14,000

d) $15,500

Actividad 4-3

3. ¿Cuál es la utilidad bruta para este trimestre?

✓ a) $12,265

b) $14,500

c) $26,765

d) $18,375

SOLUCIONES

Soluciones 163

Actividad 4-5

3. ¿Cuál es pago mensual hipotecario?

a) 1,194.61

✓ b) -1,194.61

c) -1,200.00

d) 1,200.00

Actividad 4-6

3. ¿Cuál es el promedio del costo para la tienda de un perro de raza pura en la regiónNordeste?

a) $250.00

b) $249.00

c) $262.39

✓ d) $267.86

Actividad 4-7

3. ¿Cuál es la cantidad de impuestos por ventas a ser cobrados por el primer gato?

a) $60.00

✓ b) $62.00

c) $65.00

d) $61.50

Actividad 4-9

3. ¿Verdadero o falso? El bono ganado en enero fue de $416.00.

✓ Verdadero

Falso


2. ¿Hay en existencia perros disponibles que cumplan con el criterio del cliente?

✓ a) Sí.

b) No.

c) No se puede saber con esta clasificación.

SOLUCIONES


3. ¿Verdadero o falso? De los resultados obtenidos con esta clasificación, es fácil determi-nar rápidamente cuántos perros tienen menos de un año de edad.

Verdadero

✓ Falso

Actividad 5-2


Sí, hay en existencia un ave amazónica corona lila con un costo de $949,00.

Actividad 5-3

3. ¿Existe un gato disponible que cumpla con lo que el cliente busca?

Sí. Hay un gato disponible que cumple con lo que el cliente busca.

Actividad 5-4


Sí, existe un loro gris africano disponible en la tienda #35.

Actividad 5-6

3. ¿Es rentable para la región Nordeste el vender guacamayos y cacatúas?

a) No muy rentable.

✓ b) ¡Definitivamente!

c) Es difícil de saberlo.

SOLUCIONES

Soluciones 165


NOTAS

agruparUn método para conectar múltiples objetosgráficos para formar un sólo objeto gráfico.

AutoformasUna colección de formas pre-dibujadas.

comentarioUn comentario es texto que pertenece al con-tenido de una celda en específico. Loscomentarios se muestran en un cuadro detexto emergente en vez de una celda en lahoja de trabajo.

Consulta WebUna importación que transfiere datos, la cualcambia constantemente, de la Web hacia unahoja de trabajo Excel.

diagramaUn gráfico que se coloca en una hoja de tra-bajo para ilustrar un concepto o para mejorarel libro de trabajo.

diagrama de cicloUn tipo de diagrama que muestra un procesoo ciclo continuo.

diagrama de círculos concéntricosUn tipo de diagrama que muestra los pasospara lograr un objetivo.

Diagrama de VennUn tipo de diagrama que muestra áreas desuperposición entre los elementos.

diagrama piramidalUn tipo de diagrama que muestra relacionesbasadas en la infraestructura.

Diagrama radialUn tipo de diagrama que muestra la relaciónde un elemento fundamental con otroselementos.

ejesEn gráficos que muestran múltiples series dedatos, el eje X muestra las series de datos encada categoría, y el eje Y muestra cómo semiden los datos (cantidades en dólares,tiempo, entre otros).

exportarUn método para transferir datos creados enExcel, hacia otra aplicación distinta.

fila de datosUn elemento de gráfico que representa unafila de datos donde cada celda contiene infor-mación única como elemento, costo ycantidad.

filtroUn método para visualizar datos que muestrasolamente los datos que cumplen un criteriodado.

función de base de datosUn tipo de función que realiza cálculos sola-mente en los datos que cumplen criteriosdados.

Función de búsqueda y referenciaUna función que encuentra datos en otra ubi-cación con base en los datos que están en lahoja de trabajo activa.

Función lógicaUna función que realiza un cálculo de datossiempre y cuando se cumpla un criterio dado.

GLOSARIO

GLOSARIO

Glosario 167

gráficoRepresentación visual de información basadaen datos en la hoja de trabajo.

gráfico cilíndricoUn gráfico que convierte los marcadores dedatos de un gráfico de columnas o de barrasen una forma cilíndrica.

gráfico circularUn gráfico que muestra la contribución decada valor a un total.

gráfico cónicoUn gráfico que convierte los marcadores dedatos de un gráfico de columnas o de barrasen una forma cónica.

gráfico de anillosUn gráfico que muestra la contribución decada valor a un total pero que puede llegar atener múltiples series.

gráfico de áreasUn gráfico que muestra la tendencia de lacontribución de cada valor en el tiempo, obien, por categorías.

gráfico de barrasUn gráfico que compara valores por catego-rías de manera horizontal.

gráfico de burbujasUn gráfico que compara series de tres valores.

gráfico de columnasUn gráfico que compara valores por catego-rías de manera vertical.

gráfico de cotizacionesUn gráfico que muestra distintas series dedatos (mínimo de tres series) en un ordenespecífico con relación al mercado de valoresincluyendo apertura, máximos, mínimos, cie-rre y volumen.

gráfico de líneasUn gráfico que muestra las tendencias en eltiempo, o bien, las tendencias por categorías.

gráfico de superficieUn gráfico que muestra tendencias en valoresen dos dimensiones en una curva continua.

gráfico piramidalUn gráfico que convierte los marcadores dedatos de un gráfico de columnas o de barrasen una forma piramidal.

gráfico radialUn gráfico que muestra cambios en valoresrelativos a un punto central.

gráfico XY (dispersión)Un gráfico que compara los valores entrepares de datos.

Herramientas de búsqueda con base en laWebLas herramientas de búsqueda son una seriede recursos en línea que incluyen dicciona-rios, tesauros, enciclopedias y traductores deidioma.

hipervínculoUn hipervínculo es la conexión entre unacelda específica en una hoja de trabajo y unarchivo existente, una página Web, otra celdaen el mismo libro de trabajo, un nuevo docu-mento, o una dirección de correo electrónico.

imágenes prediseñadasUna colección de objetos gráficos pre-dibujados.

importarUn método para transferir datos de otra apli-cación hacia un libro de trabajo Excel.

leyendaUn elemento de gráfico que indica qué coloro trama usados en el gráfico representan unaserie de datos dada.

líneas de divisiónUn elemento de gráfico que indica incremen-tos de un valor.

marcador de datosUn elemento de gráfico que representa gráfi-camente un punto de datos en un gráfico.

objeto gráficoUn elemento visual que puede insertarse enuna hoja de trabajo.

GLOSARIO


opciones de filtroUna opción de filtro es un operador tal como=, *, o bien < , que define el criterio utilizadoen un filtro avanzado.

orden ascendenteUn tipo de orden que muestra los datos demenor a mayor.

orden descendenteUn tipo de orden que muestra los datos demayor a menor.

ordenarUn método para visualizar datos que colocatodos los datos en un orden específico.

organigramaUn tipo de diagrama que muestra una relaciónjerárquica.

plantillaUna plantilla es un libro de trabajo que con-tiene formato, fórmulas y texto pre-configurados

punto de datosUn elemento de gráfico que representa unacelda de datos en un rango de datos.

rango de datosUn elemento de gráfico que representa elrango de celdas en una hoja de trabajo quecontiene los datos graficados.

rótulos de datosUn elemento de gráfico que indica el valornumérico, porcentaje, o el nombre de unpunto de datos sencillo.

serie de datosUn elemento de gráfico que representa unacolumna de celdas que contienen los mismospuntos de datos de cada fila de datos.

subtotalUna función ejecutada en un subconjunto dedatos que han sido previamente ordenados.

Tabla de datosUn elemento de gráfico que muestra los datosde la hoja de trabajo en la cual se basa elgráfico, en una tabla justo debajo del gráfico.

título del eje de categorías (X)Un elemento de gráfico que describe lo querepresenta el eje X.

título del eje de valores (Y)Un elemento de gráfico que describe lo querepresenta el eje Y.

título del gráficoUn elemento de gráfico que describe lo que,de manera general, el gráfico representa.

transposiciónUn método para mostrar objetos gráficos quetraslapan otros objetos gráficos en un ordendeterminado.

WordArtUna colección de estilos de texto pre-formateados.

GLOSARIO

Glosario 169


NOTAS

Aagrupar, 71

Autoformas, 53

Ccategorías de funciones, 85

comentario

agregar, 10

comentarios, 9

eliminar, 10

modificar, 10

consulta Web, 141

crear, 141

Ddatos

importar, 139

diagrama de ciclo, 45

diagrama de círculos concéntricos, 45

diagrama de Venn, 45

diagrama piramidal, 45

diagrama radial, 45

diagramas, 45

crear, 45

Eejes, 37

elementos de gráfico, 37

modificar, 39

exportar, 127

Ffila de datos, 25

filtro, 109

funciones, 85

funciones de base de datos, 118

funciones de búsqueda y referencia, 95

Funciones de Fecha y hora, 86

funciones estadísticas, 92

funciones financieras, 89

funciones lógicas, 99

Ggráfico cilíndrico, 26

gráfico circular, 26

gráfico cónico, 26

gráfico de anillos, 26

gráfico de áreas, 26

gráfico de barras, 26

gráfico de burbujas, 26

gráfico de columnas, 26

gráfico de cotizaciones, 26

gráfico de líneas, 26

gráfico de superficie, 26

gráfico piramidal, 26

gráfico radial, 26

gráfico XY (dispersión), 26

gráficos, 25

crear, 25

insertar, 53

modificar, 25

HHerramientas de búsqueda con base en la Web,

19

hipervínculos, 15

crear, 15

hojas de trabajo

publicar, 136

realizar cálculos, 83

IImagen prediseñada, 53

insertar, 54

imágenes

dar formato, 55

posicionar, 55

importar, 139

ÍNDICE

ÍNDICE

Índice 171

Lleyenda, 37

libros de trabajo

crear a partir de plantillas, 3

líneas de división, 37

listados de datos

ordenar, 104

Mmarcadores de datos, 25

Nnombre de rango, 78

nombre del rango

crear, 79

Oobjetos gráficos, 53

copiar, 73

crear, 60

darle formato, 63

mover, 73

redimensionar, 73

opciones de filtro, 114

orden ascendente, 104

orden descendente, 104

ordenar, 104

organigrama, 45

Pplantillas, 2

crear un libro de trabajo, 2

personalizar, 7

plantillas personalizadas, 7

crear, 7

punto de datos, 25

Rrango de datos, 25

rótulos de datos, 37

Sserie de datos, 25

subtotales, 121

agregar, 122

TTabla de datos, 37

tipo de gráfico

cambiar, 44

tipos de archivo, 128

tipos de gráficos, 26

título del eje de categorías (X), 37

título del eje de valores (Y), 37

título del gráfico, 37

trasponer, 66

WWordArt, 53

ÍNDICE


Documents

Manual Excel