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Algumas dicas sobre excel
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A utilizao do presente manual dever ser efectuada como suporte de apoio da aco de
formao da aplicao Microsoft Office 2007 Excel Nvel 3.
Objectivos
No final da formao da aco de formao da aplicao Microsoft Office 2007 Excel
ministrada com o apoio do presente manual, o formando ser capaz de utilizar correctamente
as Ferramentas Base e Intermdias da aplicao Excel 2007:
Microsoft Office 2007 - Excel
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Nome do Manual Manual de Excel Autor Rui Manuel Lourao Nvel de Formao Nvel 3 Ano de Elaborao 2011 Condies de Utilizao Para uso exclusivo dos Formandos da NERSAT Carga Horria 50 Horas Objectivos Utilizar e programar aplicaes informticas de folha de clculo
O presente Manual para uso exclusivo dos Formandos da Aco de Formao promovida pela NERSANT.
Este manual tm como objectivo, ajudar os formandos a descobrirem as funcionalidades bsicas da folha de clculo Microsoft Office Excel 2007.
Pretende expor de forma sinttica e ilustrativa as principais potencialidades do Excel. Desde a abertura de ficheiros at s funes lgicas, Formataes, Frmulas, Funes, Grficos e Macros. As figuras mostram aos formandos os passos necessrios para trabalharem com esta ferramenta.
Ficha Tcnica
Introduo
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ndice 4 Objectivos 6 Introduo 6 Viso Geral do Excel 6 Folhas de Clculo 6 O Ambiente de Trabalho do Office 2007 7 A Janela da Aplicao Excel 2007 7 Elementos da Janela 8 Descrio 8 Folhas de Clculo e Livros 8 Explorar o Excel 9 Seleccionar dados 10 Inserir dados 12 Editar e Eliminar Dados em Clulas 13 Guardar Livros 14 Obter Ajuda 16 Captulo A - Revises 17 Objectivos 20 Introduo 20 Alterar tipo e Tamanho da Letra 21 Tipos de Letra 22 Definir Limites e Preenchimento 23 Unir Clulas 25 Alinhas os Contedos das Clulas 26 Opes de Alinhamento 26 Aplicar Formatos Numricos 28 Formatos Numricos 28 Formatar Colunas e Linhas 29 Ocultar e Mostrar Colunas e Linhas 30 Inserir e Eliminar Clulas, Colunas e Linhas 31 Aplicar Formataes Automticas 33 Formatao Automtica 33 Captulo B - Revises 34 Objectivos 36 Introduo 36 Utilizar Nomes 36 Efectuar Clculos entre Folhas de Clculo 38 Conceitos Base 38 Clculos Manuais 39 Clculos com Funes 39 Consolidao dados em Folhas com Estrutura Semelhantes 39 Efectuar Clculos com Funes 40 Captulo c - Revises 41 Objectivos 43 Introduo 43
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Criar um Grfico 43 Tipos de Grficos 44 Criao Grficos 45 Formatar Grficos 45 Captulo D - Revises 47 Objectivos 49 Introduo 49 Ordenar Dados 49 Ordenar 49 Filtrar Dados 51 Inserir SubTotais numa Folha de Clculo 51 SubTotais 51 Trabalhar com Comentrios 53 Comentrio 53 Fixar Painis 54 Dispor Janelas 56 Captulo E - Revises 57 Objectivos 58 Introduo 58 Habilitar Macro 59 Gravar Macro 62 Personalizar Macro 63 Eliminar Macro 65 Correco de Exerccios 66
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Neste captulo ir criar uma folha de clculo com os componentes fundamentais do Excel 2007.
Ter de:
Identificar os componentes chave no ambiente do Excel 2007; Explorar o ambiente do Excel 2007; Seleccionar dados; Introduzir dados; Guardar Livros; Obter ajuda, utilizando o sistema de Ajuda do Excel.
O Microsoft Office Excel 2007 no s o auxilia no armazenamento e gesto de dados alfanumricos como se apresenta como uma eficaz ferramenta de clculo.
Para utilizar plenamente as funes do Excel necessrio, no entanto, conhecer os seus componentes chave.
Para utilizar o Excel no armazenamento e manipulao de dados, necessrio familiarizar-se com os componentes chave do ambiente de trabalho para que possa reconhecer e utilizar quando necessrio.
O objectivo deste tpico transmitir uma viso geral do Excel e dos seus componentes mais importantes.
Definio: Uma Folha (Sheet) de clculo uma forma de armazenar e manipular nmeros, texto e outros smbolos. Todas as folhas de clculo so constitudas por uma grelha, formada por Colunas (Columns) e Linhas (Rows) que se cruzam, formando clulas. As Clulas (Cells) armazenam os dados introduzidos numa folha de clculo. As colunas so apresentadas na vertical e so identificadas por letras. As linhas so apresentadas na horizontal e so identificadas por nmeros.
Iniciar a sesso com o Microsoft Office Excel 2007
Viso Geral do Excel
Folhas de Clculo
Introduo
Objectivos
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Exemplo:
A Figura 1-1 um exemplo de uma folha de clculo electrnica.
Figura 1-1: Folha de clculo
Quem j utilizou verses anteriores do Office, est habituado a tem um ambiente baseado em
menus e barras de ferramentas. Nesta verso da Microsoft Office Excel 2007 esses dois componentes fundiram-se, resultando num Friso de Ferramentas dividido em separadores, associado e agrupando as respectivas funes. Ao clicar no nome de um dos separadores surge a barra de comandos correspondente.
Figura 1-2: Ambiente de Trabalho do Excel 2007
Quando acede ao Excel 2007, aparecem duas janelas, uma dentro da outra. A janela externa uma janela da aplicao principal, a janela interna uma janela do livro ou ficheiro. A janela da aplicao normalmente preenche todo o monitor e, d-lhe espao para interagir com o Excel. A janela do livro aparece dentro da janela da aplicao e mostra um livro no qual se
Ambiente de Trabalho do Office 2007
Boto do Office Barra de Ferramentas de Acesso Rpido Separadores
A Janela da Aplicao Excel 2007
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introduzem e armazenam dados. A Figura 1-3 mostra os componentes do ambiente do Excel e a tabela 1-1 a sua descrio.
Figura 1-3: Janela da Aplicao do Excel e seus componentes chave.
Caixa de Nome (Name Box) Surge por cima da coluna A e mostra o nome da clula actual ou activa. Permite tambm atribuir nomes e movimentar o cursor para uma clula especfica
Barra de Frmulas (Formula bar) Surge do lado da caixa de nome e apresenta os contedos da clula activa
Clula activa (Active Cell) Clula actualmente seleccionada Separadores de Folhas (Sheet tabs) Localizam-se no canto inferior esquerdo e
permitem o acesso s diferentes folhas. Botes de Deslocamento dos Separadores (Sheet Tabs Scroll Buttons)
Situam-se esquerda dos separadores das folhas de clculo e permitem o deslocamento entre folhas e o acesso primeira ou ltima folha do livro
Tabela 1-1: Elementos da Janela do Excel
Uma Folha de Clculo (WorkSheet) de Excel 2007 um conjunto de clulas, representadas pela interseco de colunas e linhas. Por definio, o Excel designa as colunas ao longo do topo da folha com letras.
As Colunas (Columns) comeam na letra A e continuam at letra Z. Depois da 26 coluna (Coluna Z), os ttulos comeam a duplicar as letras, desde AA at XFD (num total de 16.384).
Caixa de Nome Barra de Frmulas Clula activa
Botes de Deslocamento Separadores de folhas
Elementos da Janela Descrio
Folhas de clculo e livros
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Os ttulos de Linhas (Rows) so representados por nmeros, comeam no nmero e terminam no nmero 1.048.576, como mostra a Figura 1-4.
Um Livro (Book) de Excel um conjunto de folhas de clculo. O livro predefinido do Excel contm trs folhas de clculo designadas por Folha1 (Sheet1), Folha2 (Sheet2) e Folha3 (Sheet3). Um ficheiro de Excel tem capacidade para conter mais de 255 folhas de clculo individuais. Como mostra a Figura 1-4, os nomes das folhas aparecem nos separadores no fundo do Livro.
Quando abre um novo livro, a clula que seleccionada uma Clula Activa (Active Cell). As clulas tm o nome, denominado tambm por referncia ou endereo, da respectiva coluna e linha, como por exemplo clula A1. Esse endereo surge na caixa de nome.
Figura 1-4: Ttulos de colunas e linhas.
Neste momento est familiarizado com as caractersticas das folhas de clculo e com os componentes do ambiente do Excel. Neste tpico ir explorar esses componentes.
Existem vrias formas de se movimentar em Excel. Para activar uma clula ou conjunto de clulas, pode utilizar o rato ou o teclado. As tabelas seguintes descrevem o modo de utilizao do rato (ver tabela 1-2) e do teclado (ver tabela 1-3) na movimentao em Excel.
Ttulos de Colunas
ltima clula da Folha Ttulos de Linhas
Explorar o Excel
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Mover a folha de clculo para baixo ou para cima para visualizar uma linha de cada vez.
Clique sobre a seta da barra de deslocamento vertical ou use o scroll do rato (roda entre o boto direito e esquerdo).
Mover a folha de clculo para a esquerda ou para a direita apenas uma coluna.
Clique sobre a seta da respectiva barra de deslocamento.
Mover continuamente a folha de clculo na horizontal ou na vertical.
Clique continuamente com o boto esquerdo do rato na seta de deslocamento vertical ou horizontal.
Mover a folha de clculo de ecr em ecr. Clique entre a barra de deslocamento e a seta de deslocamento vertical ou horizontal.
Mover rapidamente, na vertical ou na horizontal atravs da rea da folha de clculo.
Arraste as caixas de deslocamento.
Mover at clula especfica na referncia da clula,
Clique na caixa Nome, escreva a referncia da clula (E5, como exemplo) e prima a tecla (Enter).
Tabela 1-2: Movimentao em Excel atravs do rato.
Uma clula de cada vez para a esquerda, para a direita, para cima ou para baixo.
Prima as teclas direccionais Setas.
Para uma clula da coluna A, mantendo-se na linha actual.
Prima a tecla (Home).
Um ecr para baixo ou para cima. Prima as teclas (Page Down) ou (Page Up). Para a direita, uma clula de cada vez. Prima a tecla (Tab). Para a esquerda, uma clula de cada vez. Prima as teclas (Shift) + (Tab). Para aceder clula A1 da folha actual. Prima as teclas (Ctrl) + (Home). Um ecr para a esquerda ou para a direita Prima as teclas (Alt) + (Page Up) para mover
para a esquerda e as teclas (Alt) + (Page Down) para ir para a direita.
Tabela 1-3: Movimentao em Excel atravs do Teclado.
Neste momento j est familiarizado com o ambiente do Excel e j est preparado para trabalhar com dados. O primeiro procedimento base a seleco de clulas. Neste tpico ir aprender como seleccionar dados numa folha de clculo Excel.
Objectivo Aco
Para mover uma Clula activa Aco
Seleccionar Dados
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A figura 1-5 representa um conjunto de dados na qual se pretende mover o contedo da clula A2 para a clula B2. A figura 1-6 evidencia o mesmo conjunto, mas com o dado j alterado.
Figura 1-5: Folha de clculo antes dos dados serem movidos.
Figura 1-6: Folha de clculo depois dos dados serem movidos.
Para mover os dados da clula A2 (Figura 1-5) para a clula B2 (Figura 1-6) necessrio, em primeiro lugar, seleccionar a clula A2. Antes de manipular quaisquer dados j existentes numa folha de clculo, fundamental saber como seleccionar.
Existem variadas maneiras de seleccionar dados numa folha de clculo de Excel. A Tabela 1-4 ilustra os mtodos mais comuns.
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Uma nica clula. Clique sobre a clula Contedos de uma clula. Utilize uma das seguintes opes:
Faa duplo clique na clula para colocar o cursor dentro desta e faa novo clique para seleccionar o contedo;
Seleccione a clula, clique na Barra de Frmulas e seleccione o pretendido.
Contedos de uma clula. Use uma das seguintes opes: Faa duplo clique na clula para
colocar o cursor dentro desta e faa novo clique para seleccionar o contedo;
Seleccione a clula, clique na Barra de Frmulas e seleccione o pretendido.
Um conjunto contnuo de clulas. Utilize uma das seguintes opes: Clique e arraste da primeira clula
ltima; Seleccione a primeira clula do
conjunto de clulas, mantendo premida a tecla (Shift) e clique sobre a ltima clula para seleccionar todo o conjunto.
Uma coluna. Clique sobre o ttulo da coluna que pretende seleccionar.
Uma linha. Clique sobre o ttulo da linha que pretende seleccionar.
Vrias linhas ou colunas. Clique sobre o ttulo da primeira coluna ou linha de intervalo e arraste at pretendida.
Todas as clulas da folha de clculo. Clique sobre o quadrado por cima dos ttulos de linhas e esquerda dos ttulos das colunas.
Tabela 1-4: Seleco de Dados.
J trabalho com dados existentes numa folha de dados. Neste tpico ir inserir os seus prprios dados numa folha de clculo.
Saber como inserir dados numa folha de clculo fundamental, na medida em que sem este procedimento a aplicao Excel torna-se intil. essencial inserir dados para posteriormente os analisar, por exemplo, apoiar-se nessa anlise para efectuar decises profissionais importantes.
Para seleccionar Procedimento
Inserir Dados
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Figura 1-7: Exemplo de uma folha de clculo com dados.
1. Crie um novo livro (Book) ou abra um j existente: 2. Seleccione a clula na qual pretende inserir dados; 3. Escreva os dados que pretende que a clula contenha; 4. Mova o cursor para a nova clula:
Prima a tecla (Enter) para movimentar uma clula para baixo: Prima a tecla (Tab) para movimentar uma clula para a direita.
J inseriu dados numa folha de clculo. Agora necessrio alterar os contedos existentes de clulas especficas. Neste tpico ir editar e eliminar dados de clulas.
Inseriu a palavra Geesto na sua folha de dados como mostra a Figura 1-8. Mas, apercebeu-se da incorreco e, pretende alterar para Gesto, de acordo com a Figura 1-9.
Figura 1-8: Clula com dados incorrectos.
Para inserir dados numa folha de clculo de Excel, siga os seguintes passos.
Editar e Eliminar Dados em Clulas
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Figura 1-9: Clula com dados correctos.
Ao editar dados quando necessrio, garante a integridade dos mesmos. Para alm disso, quando edita dados de clulas, desnecessrio recriar uma folha de clculo inteiramente nova com dados correctos.
1. Seleccione a clula cujo contedo pretende alterar; 2. Active o curso de edio;
Efectue duplo clique sobre a respectiva clula; Clique na barra de frmulas; Prima a tecla (F2);
3. Efectue a alterao pretendida; 4. Pressione a tecla (Enter).
1. Seleccione a clula cujo contedo pretende eliminar; 2. Prima a tecla (Delete);
Inseriu dados numa folha de clculo e agora necessrio armazen-los para que possa aceder a eles mais tarde. Neste tpico ir guardar um Livro.
Criou um livro com dados que vai necessitar de voltar a alterar. Se no guardar o seu Livro, quando desligar o seu computador perder toda a informao e trabalho realizado. Se guardar o seu trabalho regularmente, este fica acessvel mesmo depois de terminar a sesso de trabalho.
Para Editar dados de uma clula, siga os seguintes passos.
Guardar Livros
Para eliminar dados de uma clula, siga os seguintes passos:
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Tanto o comando Guardar (Save) como o comando Guardar Como (Save As) podem ser utilizados para guardar um ficheiro. No entanto, estes comandos so utilizados em diferentes situaes.
Utilize o comando Guardar (Save) quando pretende:
Guardar um ficheiro pela primeira vez; Guardar um Livro Excel que s ir ser utilizado na verso 2007; Guardar as alteraes a um ficheiro j existente, sem alterar o nome, tipo ou
localizao.
Utilize o comando Guardar Como (Save As) quando pretende efectuar uma cpia de um documento j existente:
Com um novo nome; Com um novo tipo de ficheiro; Em modo de compatibilidade para verses anteriores do Excel; Numa nova localizao;
Quando usa o comando Guardar (Save) para gravar um ficheiro pela primeira vez, surge a caixa de dilogo Guardar Como (Save As), como mostra a Figura 1-10.
Figura 1-10: Caixa de dilogo Guardar Como (Save as).
Guardar e Guardar Como
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1. Com o livro aberto no Excel 2007, aceda ao Boto do Office (Office Button) e clique sobre Guardar (Save);
possvel que o boto Guardar (Save) - esteja disponvel na Barra de Ferramentas de Acesso Rpido (Quick Access Toolbar). Se for o caso desnecessrio aceder ao Boto do Office, bastando clicar no respectivo boto.
2. Digite o Nome (Name) que pretende dar ao ficheiro; 3. Abra a Pasta (Folder) ou crive onde pretende guardar o ficheiro; 4. Clique sobre o boto Guardar (Save).
Com o livro aberto no Excel, aceda ao Boto do Office (Office Button) e
clique sobre Guardar (Save). Clique sobre o boto Guardar (Save) - na Barra de Ferramentas de Acesso
Rpido (Quick Access Toolbar). Prima a combinao de teclas (Ctrl) + (G) (Ctrl) + (S).
J executou tarefas simples no Excel e, inevitavelmente, ir ser necessrio descobrir ou relembrar como executar determinadas tarefas no decorrer do seu trabalho com a aplicao. Neste tpico vamos abordar como obter ajuda a partir do Excel.
Quando acede ajuda ficam disponveis vrios tpicos que lhe permitem aceder e/ou aprofundar os conhecimentos e procedimentos disponveis.
Para guardar um livro, siga os seguintes passos:
Para guardar as alteraes efectuadas num livro j existente, escolha umas das opes:
Obter ajuda
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Figura 1-11: Janela de Ajuda do Excel.
1. Clique no boto Ajuda do Microsoft Excel (Microsoft Office Excel Help) - localizado perto do boto Fechar (Close) da janela do Excel, no canto superior direito do ecr.
2. Aceda ajuda pretendida: Clique no tpico que pretende visualizar; Na caixa de texto Procurar (Search), insira o tema que pretende procurar e
prima (Enter). 3. Analise a lista de resultados e clique sobre o tpico que pretende visualizar.
Neste captulo iniciou-se no Excel 2007, familiarizando-se com a sua rea de trabalho e interagindo com alguns dos seus componentes. No prximo captulo iremos modificar os dados e a folha de clculo de forma a melhor atingir os seus objectivos.
Entretanto fundamental revermos os contedos abordados neste captulo:
1. Construa a legenda da imagem fazendo corresponder
o nmero indicado na tabela rea correcta.
Para obter ajuda, siga os seguintes passos:
Captulo I - Revises
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2. Complete
as frases seguintes utilizando as palavras da tabela da direita (podem existir palavras desnecessrias e outras que se repitam.
3. Abra
um novo Livro (Book) de Excel e insira os seguintes dados:
4. Elimine5.
o dado da clula 6B. Altere
6.
a clula A1 para Habitantes das Freguesias de Almeirim. A palavra (Almeirim j se encontra escrita, desnecessrio voltar a escrev-la. Realize
a.
os seguintes procedimentos (o objectivo treinar os diferentes mtodos de seleco):
Seleccione b.
as clulas que contm o dado Fazendas; Seleccione
c. todos os nomes das Freguesias de Almeirim;
Seleccione a clula 4B;
Clula Activa 1
Separadores de Folhas
2
Barra de Frmulas 3 Caixa de Nome 4 Botes de Deslocamento
5
Ttulos de Colunas 6 Ttulos de Linhas 7
A) Um livro um conjunto de __________________. Folha B) Uma ________________ uma interseco entre uma _________e uma_________ Clula C) Uma ________________ um conjunto de pginas. Linha D) Vrias clulas constituem uma _________________ Coluna E) As ____________so representadas por letras em Excel. Pgina
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d. Seleccionee.
o intervalo de clulas 3B a 5B; Seleccione
f. as clulas com os dados Almeirim e Raposa;
Seleccioneg.
as clulas A1 e C1; Seleccione
h. a coluna B;
Seleccionei.
as colunas A e B; Seleccione
todas as clulas da folha.
7. Guarde o Livro (Book) actual com o nome Exerccio Um, dentro da Pasta Os meus
Documentos. 8. Feche
o Microsoft Office Excel 2007.
As correces dos exerccios deste captulo encontram-se nos anexos.
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Neste captulo ir formatar uma folha de clculo.
Ter de:
Alterar o Tipo e o Tamanho da Letra; Adicionar Limites e Preenchimento s clulas; Unir clulas; Alinhas contedos de clulas; Aplicar Formatos de Nmeros a clulas; Alterar a Largura de Colunas e Altura de Linhas; Ocultar Colunas e Linhas; Inserir Linhas e Colunas; Aplicar Formataes Automticas
Criou uma folha de clculo simples que inclui dados e clculos. Agora pretende definir reas especficas da folha de clculo para facilitar a localizao de dados. Pode faz-lo com vrias formataes na sua folha de clculo.
Qual das duas folhas de clculo seguintes torna mais fcil a anlise dos dados contidos na folha de clculo?
Figura 2-1: Folha de clculo sem formataes.
Formatar Folhas de Clculo Excel 2007
Objectivos
Introduo
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Figura 2-2: Folha de clculo com formataes.
Claramente a formatao facilita a transmisso de dados e informao de forma imediata e clara.
Neste momento j est familiarizado com a rea de trabalho do Excel e sabe introduzir, editar e manipular os dados dentro de uma folha de clculo. Agora pretende facilitar o aspecto visual dos dados numa folha de clculo. Uma das maneiras de o conseguir atravs da alterao do tipo de letra e tamanho de dados.
Qual das folhas de clculo mais clara na transmisso dos respectivos dados? Tabela da Figura 2-3 ou da Figura 2-4?
Figura 2-3: Folha de clculo com tipo de letra pouco legvel (Brush Script Std) .
Figura 2-4: Folha de clculo com tipo de letra legvel (Arial) .
Alterar tipo e tamanho da letra
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Definio:
Tipo de letra (por exemplo, Times New Roman ou Arial). O tipo de letra o design de um determinado conjunto de caracteres;
Um tipo de letra (Font) um conjunto de caracteres que partilham:
Tamanho (por exemplo, 12 pt). O tamanho da letra medido em pontos, medindo cada ponto cerca de 0,035 cm.
A Figura 2-5 mostra exemplo de tipos de letra.
Figura 2-5: Exemplos de Tipos e tamanhos de letra.
1. Seleccione a(s) clula(s) que contm o tipo de letra que pretende alterar; 2. Aceda, no Separador Base (Home), lista de Tipo de Letra (Fonte), consultar a Figura
2.6, e clique sobre o Tipo de Letra desejado (pode pr-visualizar automaticamente cada um dos tipos de letra e o seu efeito na(s) clula(s) seleccionadas). Tambm pode formatar o tipo de letra utilizando a Mini-Barra de Formatao que surge quando clica com o boto direito do rato na seleco efectuada
3. Para alterar o tamanho da letra clique, no mesmo separador, no boto Tamanho do Tipo de Letra (Fonte Size) e depois sobre a medida pretendida.
Tipos de Letra
Exemplo -Tipos de Letra
Para alterar o tipo e tamanho de letra, siga os seguintes passos:
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Figura 2-6: Lista de tipos de letra e sua pr-visualizao automtica.
J alterou o tamanho de letra e o tipo de letra dos dados. Outra maneira de facilitar a visualizao de dados atravs do realce das clulas. Neste tpico ir adicionar limites e cor s clulas.
Qual das duas folhas de clculo torna mais fcil a localizao das clulas que indicam os totais, a Figura 2-7 ou a seguinte?
Figura 2-7: Folha de clculo com limites e sem preenchimento.
Definir Limites e Preenchimentos
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Figura 2-8: Folha de clculo com limites e preenchimento.
visvel que a tabela com limites (contornos) torna a leitura dos dados mais imediata.
O limite pode ser formatado com uma cor e estilo de linha e pode ser definido a todos ou apenas a alguns dos dados de uma clula ou conjunto de clulas.
1. Seleccionar a(s) clula(s) que pretende formatar; 2. No separador Base (Home), grupo Tipo de Letra (Font), clique no boto Limite (Border)
e escolha uma das opes. Se o limite que pretende aplicar estiver disponvel na lista basta clicar sobre o
mesmo para ser aplicado seleco. Caso pretenda personalizar o seu limite, clique no boto Mais Limites (More
Border). A sequncia a seguinte: escolher o Estilo (Style) da linha que pretende, em seguida a Cor (Colour) e, por fim, aplicar os respectivos limites utilizando os botes Contornos (Outline) e Interior (Inside) ou individualmente, utilizando os botes respectivos (pode tambm clicar directamente na caixa) Para terminar basta clicar em OK.
Figura 2-9: Caixa de Dilogo Formatar clulas, separador limite.
Para aplicar limite a clulas, siga os seguintes passos:
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1. Seleccione a(s) clula(s) que pretende formatar; 2. No separador Base (Home), grupo Tipo de Letra (Font), clique no boto Cor de
Preenchimento (Fill Colour) - e escolha uma das seguintes opes: Clique sobre uma das cores apresentadas; Clique em mais Cores (More Colours) para aceder a mais cores ou personalizar
o tom.
Pode formatar os limites e preenchimento das clulas utilizando a Mini-barra de Formatao que surge quando clica com o boto direito do rato na seleco efectuada
J formatou clulas e redimensionou-as. Surgiro situaes em que ser necessrio manter dados que se alongam a vrias clulas numa s clula. Neste tpico ir unir clulas.
O ttulo da tabela da Figura 2-10 aparece numa s clula, mas o texto to extenso que para ser visualizado a largura da coluna ou a altura da linha tero de ser muito aumentadas.
, no entanto, possvel unir as clulas para melhorar a aparncia da folha de clculo e visualizar o ttulo da tabela ao longo de vrias clulas, como se verifica na Figura 2-11.
Figura 2-10: Ttulo visualizado numa s clula.
Figura 2-11:O mesmo Ttulo visualizado num bloco de clulas unidas numa nica.
Para aplicar preenchimento a clulas, siga os seguintes passos:
Unir clulas
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1. Seleccione o conjunto de clulas adjacentes que pretende unir; 2. Se pretende o contedo das clulas unidas, clique no Boto Unir e Centrar (Merge &
Center) - situado no separador base (Home), grupo Alinhamento (Alignment).
3. Se pretende unir apenas as clulas seleccionadas, clique na seta ao lado do boto anteriormente referido e escolha a opo Unir Clulas (Merge Cells).
Um dos formatos que aplicou aos contedos de clulas foi o tamanho e o tipo de letra. Tambm pode utilizar as opes de formatao para definir o local onde o contedo de uma clula aparece dentro da mesma. Neste tpico ir alinhar contedos de clulas.
A Figura 2-12 mostra dados desalinhados. Alinhar os dados das clulas facilita a sua leitura e melhora a sua apresentao, como se pode verificar na Figura 2-13.
Figura 2-12: Contedo de clulas desalinhadas.
Figura 2-13: Contedo de clulas alinhadas.
Pode alinhar os contedos de uma clula horizontal ou verticalmente.
Existem trs tipos de alinhamento horizontal: Esquerda (Left), ao Centro (Center) e Direita (Right), como visvel na Figura 2-14.
Para unir clulas, siga os seguintes passos:
Alinhar Contedos das Clulas
Opes de alinhamento
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Figura 2-14: Tipos de alinhamento horizontal.
Verticalmente o contedo de uma clula tambm pode ser apresentado de trs maneiras diferentes Superior (Top), Meio (Middle) e Inferior (Bottom), consultar figura 2-15.
Figura 2-15: Tipos de alinhamento vertical.
Existe ainda uma terceira opo muito utilizada em alinhamentos de clulas para alm do alinhamento vertical e horizontal, a opo Moldar Texto (Wrap Text).
Esta opo permite dispor texto em vrias linhas de forma a melhorar significativamente a apresentao dos dados.
Figura 2-16: Opo Moldar texto.
1. Seleccione a(s) clula(s) cujo contedo pretende alinhar. 2. No separador Base (Home), grupo Alinhamento (Alignment), clique no boto
correspondente ao do alinhamento pretendido. Para a esquerda (Left), Centro (Center) ou para a direita (Right).
1. Seleccione a(s) clula(s) cujo contedo pretende moldar; 2. No separador base (Home), grupo Alinhamento (Alignment), clique no boto Moldar
Texto (Wrap Text).
.
Para alterar o alinhamento horizontal das clulas, siga os seguintes passos:
Para moldar o texto, siga os seguintes passos:
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J aprendeu formatao elementar de dados numa folha de clculo. Existem vrias opes para formatao de dados numricos. Neste tpico ir aplicar formatos numricos.
Em qual dos dois trimestres da tabela da Figura 2-17 so os valores melhor compreendidos? No primeiro ou no segundo Trimestre?
Figura 2-17: Folha de clculo com e sem formatao numrica.
A aplicao de formatao numrica contextualizada os dados numricos, facilitando a identificao do tipo de informao contida nas clulas.
Definio: Um formato numrico uma formatao que faz com que os dados numricos sejam apresentados numa clula com um determinado esquema. Pode aplicar uma formatao numrica a uma clula ou a um conjunto de clulas antes ou depois de introduzir os dados. As formataes numricas pr configuradas do Excel so constitudas por uma variedade de categorias, conforme pode observar na Figura 2-18.
Nmero (Number) Moeda (Currency) Contabilidade (Accounting) Data Abreviada (Short Date) Data por Extenso (Long Date) Hora (Time) Percentagem (Percentage) Fraco (Fraction) Cientifico (Scientific) Texto (Text)
Aplicar Formatos Numricos
Formatos Numricos
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Figura 2-18: Exemplos de formatos numricos.
1. Seleccione a(s) clula8s) que pretende formatar; 2. Escolha umas seguintes opes:
Se o formato desejado for Contabilidade ou percentagem, pode clicar directamente no boto correspondente, situado no separador Base (Home), grupo Nmero (Number);
Para aceder aos outros formatos basta aceder seta do boto Formato do Nmero (Format Number) e clicar sobre o desejado;
Se pretender aumentar o grau de personalizao necessrio clicar na opo Mais Formatos Numricos (More Formats), escolher a categoria (Category) desejada no Tipo (Type) pretendido e, por fim, em OK.
1. Seleccione a(s) clula(s) que pretende formatar; 2. Escolha uma das seguintes opes:
Clique no boto Aumentar Casa Decimais (Increase Decimal), localizado no separador Base (Home), grupo Numrico (Number) para aumentar as casa decimais ou;
Clique no boto Diminuir casas decimais (Decrease Decimal), localizado no separador Base (Home), grupo Nmero (Number) para diminuir.
J modificou a formatao de tipos de letra e de clulas. Agora precisa de alterar a largura das colunas e a altura das linhas de modo a que os dados se ajustem s respectivas clulas. Neste tpico ir alterar a largura das colunas e a altura das linhas.
Como mostra a Figura 2-19, existem colunas em que os dados no esto visveis na tabela de Excel (E10; F10; G10). Se a largura destas colunas for alterada os dados sero mostrados correctamente (como visvel nas restantes colunas).
Para aplicar um formato numrico, siga os seguintes passos:
Para alterar as casas decimais de dados, siga os seguintes passos:
Formatos Colunas e Linhas
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Figura 2-19: Folha de Clculo com colunas demasiado estreita para os dados com largura inadequada.
1. Coloque o ponteiro do rato sobre os ttulos de colunas, no limite direita do nome da coluna que pretende redimensionar at surgir um ponteiro em forma de cruz;
2. Escolha uma das seguintes opes: Clique duas vezes para ajustar a largura da coluna aos dados nela contidos; Clique e, sem largar o rato, arraste o limite da coluna para a esquerda para
aumentar a sua largura, ou para a direita para diminuir.
1. Seleccione a(s) coluna(s) que pretende alterar; 2. No separador base (Home), Grupo Clulas (Cells), clique em formatar (Format) e
depois em Largura da Coluna (Column Width);
Pode tambm clicar com o boto direito do rato sobre o ttulo da coluna que pretende alterar.
3. Digite a medida pretendida; 4. Clique sobre OK para terminar ou prima (Enter).
O comando Ocultar (Hide) permite-lhe esconder colunas ou linhas numa folha de clculo. Estas continuam a existir na folha mas so invisveis ao utilizador, at serem mostradas novamente. O comando Mostrar (Unhide) utilizado para tornar visveis quaisquer colunas ou linhas ocultadas anteriormente.
1. Seleccione a(s) linha(s) ou coluna(s) que pretende ocultar; 2. No separador Base (Home), Grupo Clulas (Cells), clique em Formatar (Format) e
depois em Ocultar e Mostrar (Hide & Unhide);
Para alterar a largura da coluna atravs de arrastamento, siga os seguintes passos:
Para alterar a largura da coluna utilizando uma medida especfica, siga os seguintes passos:
Ocultar e Mostrar Colunas e Linhas
Para ocultar colunas ou linhas, siga os seguintes passos:
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3. Clique sobre a opo pretendida. Pode tambm clicar directamente com o boto direito do rato sobre a(s) linha(s) ou coluna(s) que pretende ocultar e escolher a opo Ocultar (Hide).
1. Seleccione uma linha directamente acima e a linha abaixo da linha oculta, ou a coluna directamente esquerda e a direita da coluna oculta;
2. No separador Base (Home), Grupo Clulas (Cells), clique em Formatar (Format) e depois em Ocultar e Mostrar (Hide & Unhide);
3. Clique na opo pretendida.
Pode tambm clicar seleccionar as linhas ou colunas, clicar com o boto direito do rato e escolher a opo Mostrar (Unhide).
Com a insero e formatao de dados rapidamente chegar concluso que necessrio realizar alteraes na estrutura da folha de forma a melhor conseguir transmitir a informao que pretende.
A prxima ilustrao (Figura 2-20) mostra a estrutura de um livro de despesas, referente a um colaborador.
Figura 2-20: Estrutura inicial de um livro de despesas.
A prxima figura (Figura 2-21) mostra as alteraes realizadas estrutura inicial.
Para mostrar colunas ou linhas, siga os seguintes passos:
Inserir e Eliminar Clulas, Colunas e Linhas
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Figura 2-21: Estrutura Final do livro de despesas.
Ao inserir e eliminar clulas, colunas e linhas poder modificar o esquema de um nico livro em vez de criar um novo livro sempre que h alteraes de dados.
1. Seleccione uma clula no local onde pretende inserir a nova Linha (Row) As linhas so inseridas por cima da seleco;
2. Clique, no separador Base (Home), na seta de opo ao lado do boto Inserir (Insert) e clique sobre Inserir Linhas nas Folhas (Insert Sheet Rows); Pode optar, tambm, por clicar com o boto direito do rato sobre o ttulo da linha e escolher a opo Inserir (Insert).
1. Seleccione uma clula no local onde pretende inserir a nova Coluna (Column) As colunas so inseridas esquerda da seleco;
2. Clique, no separador Base (Home), na seta de opo ao lado do boto Inserir (Insert) e clique sobre Inserir Colunas na Folha (Insert Sheet Columns); Pode optar, tambm, por clicar com o boto direito do rato sobre o ttulo da coluna e escolher a opo Inserir (Insert).
1. Seleccione a clula onde pretende inserir uma nova; 2. Clique, no separador Base (Home); na seta de opo ao lado do boto Inserir (Insert) e
clique sobre Inserir Clulas (Insert Cells); 3. Das opes que se seguem, disponveis na caixa de dilogo Inserir (Insert), seleccione a
opo apropriada e clique sobre OK para inserir a nova clula:
Para inserir linhas, siga os seguintes passos:
Para inserir colunas, siga os seguintes passos:
Para inserir clulas, siga os seguintes passos:
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Mover clulas para a direita (Shift cells right) move clulas existentes para a direita.
Mover clulas para baixo (Shift cells down) move as clulas existentes para baixo.
Linha inteira (Entire Row) insere uma nova linha. Coluna Inteira (Entire column) insere uma nova coluna.
1. Seleccione a clula, linha ou coluna que pretende eliminar (Ver tabela 1-4, sobre tcnicas de seleco).
2. Clique, no separador Base (Home), no boto Eliminar (Delete).
Pode optar, tambm por clicar com o boto direito do rato sobre a seleco e escolher a opo Eliminar (Delete).
As colunas e as linhas so eliminadas automaticamente e todo o seu contedo desaparece. Ao eliminar uma clula, activada a caixa de dilogo Eliminar (Delete), onde necessrio escolher a opo pretendida.
J efectuou vrias alteraes de formatao a uma folha de clculo. Agora pretende tornar mais rpido o processo de formatar tabelas. Neste tpico ir aplicar Formataes Automticas.
Definio
EXEMPLO: Formataes Automticas.
: As formataes automticas constituem um grupo predefinido de formatos que pode aplicar a um conjunto de clulas, nomeadamente: Tipo de letra, padres, limite, alinhamentos e medidas de coluna/linha.
Para eliminar clulas, linhas ou colunas, siga os seguintes passos:
Aplicar formataes Automticas
Formatao Automtica
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1. Seleccione o conjunto de clulas que pretende formatar; 2. Clique, no separador Base (Home), Grupo Estilos (Styles), na opo Formatar como
Tabela (Format as Table); 3. Clique sobre a formatao que pretende utilizar para aplicar sobre a seleco; 4. Na caixa de dilogo que surgiu active, se pretende, a opo A minha tabela tem
cabealhos (My table hs headers); 5. Prima OK para terminar.
Ir surgir a indicao de Filtro Automtico (AutoFilter), junto das clulas do cabealho. Iremos abordar a sua utilizao no Excel Nvel 3.
Neste captulo formatou folhas de clculo e respectivos dados e realizou alteraes s linhas e colunas existentes. Antes de iniciarmos a prximo captulo vantajoso treinarmos as tcnicas abordadas no captulo actual:
1. Abra 2.
o Ficheiro Exerccios Excel, que se encontra nos meus Documentos. Altere
3. o Tipo de Letra (Font) da clula A1 para Berlin sans FB Demi, tamanho 12.
Seleccione
4.
o intervalo de clulas A2 a B5 a aplique um limite Vermelho, Cor 2, mais Escuro 50% (Red, accent 2, Darker 50%), mais espesso no exterior que no interior. Aplique
5.
um preenchimento Vermelho, Cor 2 Mais claro 60% (Red, Accent 2, Lighter 60%) s clulas que contm os nomes. Alinhe
6. o intervalo de clulas A1 a A5 ao centro horizontal e verticalmente.
Una7.
as clulas A1 e B1. Altere
8. o contedo da clula A1 para Prmios de Equipa.
Formate
9.
o contedo das Clulas B2 a B5 Contabilidade (Accounting), com uma s casa decimal. Altere
10. a largura das Colunas A e B para 9
Altere11.
a altura de linha 1 para 36 Molde
12. o texto da clula A1
Altere a altura das linhas 2 a 5 para 21.
Para aplicar uma formatao automtica, siga os seguintes passos:
Captulo II - Revises
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13. Insira14.
uma nova linha por baixo da linha 4 e escreva Cartaxo na clula A5. A tabela
15.
resultante ser semelhante que se apresenta na ilustrao Prmios de equipa seguinte: Grave
as alteraes e feche o Microsoft Excel 2007
Ilustrao: Prmios de Equipa.
As correces dos exerccios deste captulo encontram-se nos anexos.
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Neste captulo ir efectuar clculos avanados.
Ir:
Utilizar nomes; Efectuar clculos entre folhas Efectuar clculos com funes avanadas.
No Excel 2007 Nvel 2 criou clculos sobre dados existentes em clulas atravs de frmulas manuais. Agora precisa de efectuar clculos mais sofisticados numa folha de clculo ou em vrias folhas de clculo. Pode faz-lo utilizando funcionalidades avanadas do Excel 2007.
A utilizao de Nomes simplifica a interpretao de frmulas e utilizada para referenciar intervalos de clulas a serem calculados.
Definio:
VANTAGENS:
Um nome de uma clula um nome que identifica a clula pelo termo que especificado pelo utilizador ao invs da identificao da coluna e linha da clula (A15, B17 ). Pode criar nomes numa clula ou num conjunto de clulas,
Interpretao Frmulas; Acesso a Clula Chave; Seleco Intervalos Extensos; Realizao de Clculos entre Folhas.
1. Seleccione a clula pretendida; 2. Clique na Caixa de nome (Name Box) esquerda da barra de frmulas; 3. Digite o nome para o intervalo (sem espaos) 4. Prima a tecla {Enter}.
Se por engano, digitar um nome incorrecto perfeitamente possvel elimin-lo.
Efectuar Clculos Avanados Excel 2007
Objectivos
Introduo
Para atribuir um nome a uma clula, siga os seguintes passos:
Utilizar Nomes
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1. Seleccione o intervalo de clulas, 2. Clique na Caixa de nome (Name Box) esquerda da barra de ferramentas; 3. Insira o nome para o intervalo; 4. Prima a tecla {Enter}
1. No separador Frmulas (Formulas), clique sobre Gestor de Nomes (Name Manager); 2. Seleccione o Nome (ou nomes) a eliminar;
Para seleccionar vrios nomes seguidos, clique no primeiro, prima a tecla {Shift} e clique no ltimo. Para seleccionar nomes intercalados clique sobre os mesmos enquanto mantm premida a tecla {Ctrl}.
3. Prima o boto Eliminar (Delete).
Como anteriormente foi referido, definindo um nome a uma clula ou a um conjunto de clulas possvel seleccionar a respectiva clula ou intervalo a partir de qualquer folha do mesmo livro.
1. Clique na seta de opo localizada do lado direito da caixa de Nome;
2. Clique sobre o nome (Name) que pretende seleccionar (clula ou intervalo).
A atribuio de nomes a clulas transforma a clula imediatamente numa referncia absoluta, sendo desnecessrio fix-lo com outros procedimentos. Por esta razo tambm muito utilizada em frmulas e funes.
1. Inicie a Frmula onde pretende inserir o Nome (Name); 2. Clique na tecla de atalho {F3} para activar a janela Colar nome (Paste Name);
Para criar um nome num intervalo de clulas, siga os seguintes passos:
Para eliminar Nomes, siga os seguintes passos:
Para seleccionar a clula ou intervalos de clulas, siga os seguintes passos:
Para inserir nomes em frmulas ou funes, siga os seguintes passos:
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3. Clique duas vezes no Nome (Name) que pretende utilizar; 4. Termine a frmula ou funo.
Quando se atribuem vrios nomes num livro frequente ser necessrio consult-los rpida e eficazmente. possvel, em Excel, colar uma lista de nomes que inclua no s os nomes definidos como as clulas ou intervalos a que cada nome se refere.
1. Coloque como clula activa onde pretende colar a lista; 2. Clique na tecla de atalho {F3} para activar a Lista de nomes; 3. Clique em Colar Lista (Paste List).
J criou frmulas utilizando dados situados numa s folha de clculo e agora pretende criar frmulas que incluem dados situados em vrias folhas de clculo.
Poder precisar de efectuar clculos com dados que esto localizados em vrias folhas de clculo. Pode cortar e colar todos os dados e col-los numa s folha de clculo mas, se os dados originais forem alterados, a cpia ficar desactualizado e os clculos incorrectos. Em vez de cortar e colar os dados, pode efectuar clculos utilizando os dados das respectivas folhas de clculo numa frmula. Deste modo os seus clculos sero sempre actualizados, independentemente da localizao dos dados utilizados.
Para realizar um clculo entre folhas bem sucedido necessrio respeitar duas regras fundamentais:
Se for necessrio mudar de folha durante o clculo: Antes de mudar de folha fundamental colocar antes o smbolo da operao que vai utilizar. Se esta regra for desrespeitada perder, quando mudar de folha, a informao da clula anterior;
Se a ltima clula do clculo for numa folha diferente da inicial: Termine a conta, premindo a tecla {Enter} antes de retornar folha inicial. Quando realiza este procedimento volta automaticamente folha inicial.
Para colar a Lista de Nomes na sua Folha de clculo, siga os seguintes passos:
Efectuar Clculos entre Folhas de Clculo
Conceito Base
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1. Active a clula onde pretende que surja o resultado; 2. Coloque o smbolo de igual (=); 3. Clique nas clulas e nos operadores desejados. Se a clula pretendida estiver noutra
folha, basta abrir a Folha pretendida e clicar sobre a clula desejada (respeitando sempre a regra de colocar o operador antes de mudar de folha).
4. Quando clicar na ltima clula do clculo, independentemente da Folha onde se encontra, prima {Enter} para terminar o clculo.
1. Seleccione a clula onde pretende que seja visualizado o resultado da frmula; 2. Insira a Funo que pretende utilizar; 3. No ponto de insero do intervalo de dados aceda folha de clculo onde se encontra
e, em seguida, seleccione o intervalo de clulas pretendido; 4. Termine a frmula premindo a tecla {Enter}.
Definio:
EXEMPLO:
Designa-se por consolidao de dados a utilizao da mesma referncia de clulas de vrias folhas de clculo. Cada referncia contm um ponto inicial (a primeira folha de clculo), ponto final (ltima folha de clculo) e uma referncia de clulas. Este comando pode ser utilizado em funes e frmulas especficas.
1. Seleccione a clula onde pretende que seja visualizado o resultado da frmula; 2. Insira a funo que pretende utilizar;
Clculos Manuais
Para efectuar clculos manuais entre folhas, siga os seguintes passos:
Clculo com funes
Para efectuar clculos com funes entre folhas, siga os seguintes passos:
Para efectuar clculos entre folhas com estrutura semelhante, siga os seguintes passos:
Consolidao Dados em Folhas com Estrutura semelhantes
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3. Clique na primeira folha do intervalo que pretende; 4. Na primeira folha, clique na clula ou seleccione o intervalo de clulas que pretende
consolidar; 5. Mantendo premida a tecla {Shift}, clique sobre a ltima folha do intervalo a calcular; 6. Termine a frmula premindo a tecla {Enter}.
As funes so frmulas predefinidas que executam clculos utilizando calores especficos denominados por argumentos, numa ordem ou estrutura especfica. As funes podem ser utilizadas para executar clculos simples ou complexos.
ESTRUTURA - A estrutura de uma funo comea com o sinal de igual (=), seguido do nome da funo, um parntesis inicial; os argumentos da funo separados por ponto e virgula e um parntesis final.
ARGUMENTOS Os argumentos podem ser clulas, conjuntos de clulas, nomes, texto, ou valores lgicos do tipo Verdadeiro ou Falso
Para utilizar funes, o Excel possui a caixa de dilogo Inserir Funo (Insert Function) que o ajuda a inserir as funes na folha de clculo. Ao seleccionar uma funo na caixa de dilogo, mostrado uma breve descrio sobre a respectiva funo, como definir os seus argumentos, o resultado actual da funo e o resultado actual da frmula inteira.
.
EXEMPLO:
Financeiras (Financial) Incluem clculos financeiros comuns incluindo clculos de contabilidade e finanas
Data e Hora (Data & Time) Efectuam clculos que envolvem dados relacionados com datas e horas.
Matemtica e Trigonometria Efectuam clculos matemticos simples e complexos Estatstica (Statistical) Efectuam clculos estatsticos em intervalos de dados Consulta e Referncia (Lookup & Reference)
Localizam valores numa tabela correspondente ou lista que contenha os dados para o clculo
Base de Dados (Database) Efectuam clculos relacionados com Base de dados Texto (Text) Permitem a manipulao de texto Lgica (Logical) Contm funes com lgica
Efectuar Clculos com funes
CATEGORIA FUNO
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Informaes (Informations) Apresentam informaes relacionadas com o tipo de Dados existentes nas clulas
Engenharia (Engineering) Apresentam informaes relacionadas com o tipo de dados existentes nas clulas.
Cubo (Cube) Contm funes relacionadas com a utilizao de cubos OLAP Tabela 1-1: categorias de Funes existentes no Microsoft Office Excel 2007.
.
1. Seleccione a clula onde pretende inserir o resiltado da frmula; 2. Aceda ao separador Frmulas (Formulas) e clique sobre o boto desejando:
Se pretende utilizar Funes Financeiras (Financial) Lgica (Logical) Texto (Text) Data e Hora (Date & Time) Procura e referncia (Lookup & Reference) ou Matemtica e trignometria (Math & Trig) basta clicar sobre a categoria desejada.
Se a funo desejada se encontra na categoria Estatistica (Statical), Engenharia (Engineering), Cubo (Cube) ou informao (Information)
necessrio clicar no boto Mais Funes (More Functions) Se pretende utilizar funes de Base de Dados (Database) necessrio clicar
no boto Inserir Funo (Insert Function) e escolher a categoria pretendida,
3. Clique sobre a funo pretendida; 4. Clique sobre OK para aceder caixa de dilogo argumentos de Funo (Function
Arguments); 5. Insira os argumentos da funo;
Encontra uma lista de todas as funes existentes no Excel, bem como a sua descrio no final deste manual.
Neste captulo resolveu questes matemticas complexas efectuada clculos avanados que utilizando nomes quer realizando clculos entre folhas. Utilizou, tambm, as Funes Avanadas do Excel.
No prximo captulo abordaremos o papel dos grficos na interpretao clara, imediata e eficaz de dados.
Entretanto fundamental revermos os contedos abordados neste captulo:
Para efectuar clculos com uma funo, siga os seguintes passos:
Captulo A- Revises
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1. Indique, para cada uma das afirmaes, se as opes apresentadas so correctas (coloque um C no respectivo quadro) ou incorrectas (coloque um I no respectivo quadrado). Poder existir mais que uma resposta correcta para cada afirmao.
A actualizao de Nomes apresenta vrias vantagens, entre elas:
Evita inserir funes em clulas Melhora a interpretao de Frmulas. Permite seleccionar rapidamente intervalos extensos de clulas
O ltimo passa para dar um Nome a uma clula ou a conjuntos de clulas :
Aceder caixa de nome. Premir a tecla {F3} . Premir a tecla {Enter}
possvel realizar Clculos entre Folhas desde que:
No fim da frmula se prima logo a tecla {Enter} . Antes de mudar de Folha se prima a tecla {Enter} Antes de Mudar de Folha se coloque o smbolo *,/,+ ou - ..
2. Faa corresponder as Funes (lado esquerdo) Categoria respectiva (Lado Direito);
CONTAR.SE (COUNTIF) Lgica (Logical)
PROCV (VLOOKUP) Consulta e referncia (Lookup & Reference)
PGTO (PMT) Estatstica (Statistical)
DIAS360 (DAYS360) Matemtica e trigonometria (Math & Trig)
SOMA.SE (SUMIF) Financeiras (Financial)
SE (IF) Data e hora (Date & Time)
MODA (MODE)
HOJE (TODAY) AMORT (SLN) AGORA (NOW)
As correces dos exerccios deste captulo encontram-se nos anexos.
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Neste captulo ir criar e personalizar grficos.
Ir:
Criar grficos; Formatar grficos; Alterar i topo de grfico.
Inseriu dados numricos numa folha de clculo e agora pretende analisar esses dados de uma forma mais eficaz visualmente. Para visualizar os dados num formato compacto, pode criar um grfico. Neste captulo ir criar e personalizar grficos de dados inseridos numa folha de clculo.
Figura 2-22: Exemplo de grfico.
Quando cria um grfico, a leitura e anlise dos seus dados torna-se mais fcil e imediata do que em tabelas.
Definio:
Intervalo de dados Intervalo de clulas que contm os dados reais que esto representados em grfico (no exemplo Receitas, Despesas e Totais);
Um grfico uma representao visual de informao baseada em dados de ma folha de clculos. Um grfico contm:
Objectivos
Introduo
Criar um grfico
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Ponto de Dados Um item de dados (uma clula) num intervalo de dados (no exemplo de receita de Janeiro);
Linha de dados Linha de clulas onde cada clula contm uma nica informao, tal como um item, um valor ou uma quantidade. Uma linha de dados contm vrios pontos de dados (dados de Fevereiro).
Srie de dados Uma coluna que contm os mesmos pontos de dados (no exemplo, receitas).
EXEMPLO:
Existem vrios tipos de categorias de grficos mas iremos debruarmo-nos sobre os mais utilizados no dia-a-dia. Os restantes so tambm utilizados, embora em reas profissionais
muito especficas.
TIPO CONE UTILIZAO Coluna (Column)
Permite visualizar e comparar eficazmente dados de tabelas onde existem vrias categorias ou itens.
Barras (Bar)
Muito semelhante ao anterior, embora disponha as barras horizontalmente. Utilizando maioritariamente quando so comparados itens individuais.
Circular (Pie)
Utilizado quando existe uma populao analisada, da qual so extrados pores (por exemplo, intenes de voto, distribuio de gnero, grupos etrios). As diferentes seces representam os grupos e percentagem correspondente e o total do grfico representa a populao.
Anel (Doughnut)
Muito semelhante ao anterior, mas permite diferentes sries e categorias no mesmo grfico, embora por vezes dificulte a leitura dos valores.
Linha (Line)
Utilizado frequentemente na rea financeira. Permite representar graficamente, por exemplo, o crescimento de vrias empresas ao longo de iguais perodos de tempo. As linhas so representadas com formataes diferentes, o que facilita bastante a interpretao dos dados.
Tipo de grficos
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Disperso (Scatter)
Utilizado principalmente na rea cientfica e estatstica, este grfico permite representar diferentes naturezas de valores para que os mesmos possam ser analisados e comparados.
Tabela 2-1: Exemplo de grficos comummente utilizados.
1. Seleccione os Dados que pretende visualizar no grfico bem como as suas descries; Os seus dados apresentados em grficos no precisam de estar em linhas ou colunas adjacentes. Basta premir a tecla {Enter} e seleccionar as clulas pretendidas ou intervalos de clulas que pretende definir para o grfico.
2. Aceda ao Separador Inserir (Insert); 3. No grupo Grficos (Charts), clique sobre a categoria que pretende utilizar; 4. Clique sobre o grfico que pretende inserir; 5. O grfico ser automaticamente inserido na folha de dados
Uma vez criado o grfico, pode formatar cada objecto constituinte do grfico para que este seja apresentado de forma a ir ao encontro das suas necessidades.
Existe uma grande variedade de objectos num grfico. A Tabela 2-1 apresenta os objectos do grfico disponveis.
OBJECTO FUNO Ttulo do Grfico Identificar o grfico. Eixo Horizontal Descrever os dados apresentados no respectivo Eixo Eixo Vertical Descrever os dados apresentados no respectivo Eixo Eixos Nos grficos que apresentam vrias sries de dados, o eixo X mostra a
srie de dados em cada categoria e o eixo do Y apresenta o modo com os dados so medidos (dinheiro, horas)
Linhas de Grelha Clarificar a leitura dos dados, colocando linhas quer na vertical quer horizontalmente.
Rtulos de Dados Apresentar valores numricos, percentagens ou nomes dos dados representados de maneira a identificar os valores apresentados de forma exacta.
Tabela de Dados Apresentar os dados da folha de clculo na qual o grfico se baseia, numa tabela por debaixo do grfico.
Legenda Indicar a atribuio de cores das sries de dados. Tabela 2-2: Descrio de objectos de um grfico.
Criao de grficos
Para criar um grfico, siga os seguintes passos:
Formatar grficos
Objectos constituintes de um grfico:
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Figura 2-23: Objectos de um grfico.
Como ficou claro anteriormente possvel realizar vrias alteraes num grfico. Quando o mesmo inserido as opes so pr-definidas pelo Excel mas, pode realizar quaisquer alteraes que considere pertinentes. A tabela seguinte ilustra quais os procedimentos a adoptar para essa formatao e configuraes.
Alterar o tipo (Type) de grfico Separador Estrutura (Design), Grupo Tipo (Type) Inverter os Eixos Horizontal e Vertical
Separador Estrutura (Design), Grupo dados (Data)
Alterar a Seleco inicial dos Dados
Separador Estrutura (Design), Grupo dados (Data)
Modificar o esquema geral do Grfico
Separador Estrutura (Design), Grupo Esquemas de Grficos (Chart Layouts)
Modificar o aspecto global do grfico.
Separador Estrutura (Design), Grupo Estilos de Grficos (Chart Styles)
Colocar o Grfico noutra folha
Separador Estrutura (Design), Grupo Localizao (Location)
Configurar o Ttulo do Grfico (Chart Title)
Separador Esquema (layout), Grupo Rtulos (Labels)
Apresentar ou ocultar os Ttulos dos Eixos (Axis Titles)
Separador Esquema (Layout) , Grupo Rtulos (Labels)
Apresentar, modificar localizao ou ocultar Legenda (Legend)
Separador Esquema (Layout) , Grupo Rtulos (Labels)
Apresentar Rtulos de Dados (Data Labels)
Separador Esquema (Layout) , Grupo Rtulos (Labels)
Incluir Tabela de dados (Data Table)
Separador Esquema (Layout) , Grupo Rtulos (Labels)
Alterar configurao ou retirar os eixos (axes)
Separador Esquema (layout), Grupo Eixos (Axes)
Para: Aceda a:
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Incluir novas ou retirar Linhas de Grela (Gridlines).
Separador Esquema (layout), Grupo Eixos (Axes)
Incluir ou retirar Plano Lateral (Chart Wall) ou Plano de Base (Chart Floor) do grfico
Separador Esquema (layout), Grupo Fundo (Background)
Modificar a Rotao 3D (3-D Rotation)
Separador Esquema (layout), Grupo Fundo (Background)
Formatar o Preenchimento (Fill) Contorno (Outline) ou Efeitos (Effects) da forma (Shape) seleccionada.
Searador Formatar (Format), Grupo Estilos de Formas (Shape Styles)
Aplicar Wordart, modificar o Preenchimento (Fill), Destaque (Outline) ou efeitos (effects) de caixas de Texto.
Separador Formatar (Format), Grupo Estilos do WordArt (WordArt Styles)
Altera o Tamanho (Size) da forma seleccionada
Separador Formatar (Format), Grupo Tamanho (Size)
Tabela 2-3: Formataes de um grfico.
Neste captulo aprendeu a apresentar dados atravs da criao de grficos. No prximo captulo abordaremos o trabalho com base de dados extensa.
At l vantajoso recordar os contedos abordados anteriormente.
1. Indique, para cada uma das situaes, qual o tipo de grfico mais adequado para representar os valores:
SITUAO TIPOS DE GRFICO ACONSELHADOS
A Pretende apresentar numa reunio os resultados comerciais obtidos nas trs diferentes sucursais da Empresa S-VENDE para que os mesmos sejam analisados de forma imediata e clara.
B Na mesma reunio importante analisar a nvel de Mercado qual a faixa etria dos clientes. Dividiu os clientes em 4 grupos de faixa etria e pretende evidenciar quais as respectivas percentagens.
C Para terminar decidiu apresentar a evoluo do nmero de colaboradores nos ltimos 5 anos, para cada uma das trs sucursais
2. Faa corresponder as Funcionalidade (Lado Direito) ao respectivo separador (Lado esquerdo).
SEPARADOR FUNCIONALIDADES Formatar (Format) Permite modificar o esquema e o estilo do Grfico. Esquema (Layout) Permite inserir objectos no grfico como Ttulos ou a Legenda. Estrutura (Design) Possibilita a modificao do Tipo de Grfico.
Captulo III - Revises
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Permite aplicar um estilo WordArt ao Ttulo do Grfico Permite mover o grfico para outra folha. Permite apresentar o Valor nas Barras do Grfico.
3. Complete
a legenda do Grfico:
As correces dos exerccios deste captulo encontram-se nos anexos.
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Neste captulo ir trabalhar com listas de dados extensas.
Ir:
Ordenar dados; Filtrar Dados; Inserir Subtotais numa folha de Clculo; Adicionar e configurar Comentrios; Trabalhar com janelas.
Um nico livro pode conter uma grande quantidade de informao o que dificulta o rpido acesso aos mesmos. Ao ordenar e filtrar dados, pode visualizar a informao da folha de clculo do modo que mais se enquadra com as suas necessidades.
Quando ordena dados numa folha de clculo, pode visualizar exactamente os dados pretendidos.
Definio:
EXEMPLO:
Uma ordenao um mtodo para visualizar os dados organizados por ordem especficos. Os dados podem ser ordenados ascendente (do menos para o maior) ou descendente (do maior para o menor). Podem tambm ser ordenados atravs de um ou mais campos.
Trabalhar com Listas de Dados Excel 2007
Objectivos
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Ordenar Dados
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1. Faa clique em qualquer uma das clulas da coluna pela qual pretende ordenar os dados;
2. Aceda ao separador Dados (Data) e clique sobre o boto pretendido consoante a ordenao pretendida. Para ordenar de forma ascendente clique no boto A a Z . Para ordenar de forma descendente clique no boto Z a A .
EXEMPLO: Ordenao por campos Mltiplos Ordem Descendente.
As figuras seguintes apresentam a lista original e alista ordenada descendentemente atravs de dois campos distintos.
A ordenao por vrios campos faz sentido quando existem grupos de dados. Dentro do mesmo grupo (por exemplo gnero, cidade) pode escolher outro campo para ordenar os dados.
No exemplo seguinte os filmes esto ordenados de forma descendente por Categoria e, dentro da mesma categoria, esto ordenados por Valor Final, tambm de forma descendente.
1. Seleccione a tabela que pretende ordenar; Utilize a tecla de atalho {Ctrl + T} para seleccionar a Tabela.
2. Aceda ao separador Dados (Data) e clique sobre Ordenar (Sort); 3. Escolha, na opo Ordenar por (Sort By), a primeira coluna de ordenao; 4. Na opo Ordenar Em (Sort On), escola o tipo de ordenao pretendido; 5. Na opo seguinte, Ordem (Order), escolha A z Z (A to Z) ou Z a A (Z to A); 6. Para adicionar um novo campo de ordenao clique sobre o boto Adicionar Nvel
(Add Level) e seleccione a segunda coluna de ordenao; 7. Repita os passos 3 e 5 para definir a nova ordenao; 8. Se pretende adicionar mais um nvel de ordenao basta repetir o ponto 6.
Para ordenar listas atravs de um s Campo, siga os seguintes passos:
Para ordenar listas atravs de vrios campos, siga os seguintes passos:
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Definio:
As setas visveis em cada ttulo de coluna indicam que a lista est pronta para ser filtrada.
Um filtro um mtodo de visualizar unicamente os dados de uma tabela que vo ao encontro dos critrios especificados. Os dados podem ser filtrados com um nico critrio ou com vrios critrios utilizando informao alfabtica e/ou numrica.
Aps definir um filtro, todos os dados que no corresponderem com o(os) critrio(s) definido(s) so automaticamente ocultos, ficando apenas visveis s os dados correspondentes com o filtro especificado. Um filtro pode reorganizar os dados na sua localizao da folha de clculo ou copiar a informao resultante para outra localizao. Os dados filtrados so repostos ao seu formato original quando remove o filtro.
1. Clique sobre uma clula da tabela que pretende filtra; 2. Aceda ao Separador Dados (Data) e clique no boto Filtrar (Filter);
Se aplicou anteriormente uma formatao automtica tabela, os filtros j esto activos sendo desnecessrio efectuar este procedimento.
1. Clique sobre uma das setas que aparecem junto do nome dos campos e active o filtro desejando.
2. Para voltar a visualizar todos os dados da tabela clique, no separador Dados (Data), no boto Limpar (Clear).
Existem variados tipos de filtros que podem ser aplicados. Na tabela seguinte so exemplificados os mais utilizados.
A folha poder conter dados que esto divididos em vrias listas e pretende efectuar um determinado clculo para cada uma das listas. Pode faz-lo adicionando Subtotais a uma folha de clculo.
Definio: Um subtotal uma funo executada num subconjunto de dados ordenados. O Subtotal pode ser criado utilizando uma das vrias funes tais como: Soma; Mdia; Contar,
Filtrar Dados
Para activar o Filtro automtico na sua tabela, siga os seguintes passos:
Para filtra uma lista de dados com o comando Filtro Automtico, siga os seguintes passos:
Inserir Subtotais numa Folha de Clculo
Subtotais
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entre outras. Folha de clculo pode conter todos os subtotais que precisar. Cada Subtotal inserido na folha de clculo numa linha em separado abaixo do Grupo que est a ser calculado. Os Subtotais ao serem definidos tambm criam um total geral no final da tabela calculada sobre todos os seus dados.
SMBOLOS DE DESTAQUE
Quando os subtotais so adicionados numa folha de clculo, o Excel adiciona automaticamente smbolos de destaque na folha de clculo. Estes aparecem esquerda, na rea dos ttulos das linhas da folha de clculo.
Os smbolos de destaque no afectam o subtotal e permitem ocultar ou mostrar os dados que originaram os respectivos subtotais.
EXEMPLO: Lista de SubTotais
1. Ordene a lista de dados pelo campo que pretende agrupar os SubTotais. Este passo fundamental.
2. Aceda ao Separador Dados (Data) e clique no boto Subtotal (Subtotal); 3. Na opo A cada alterao em (At each Change in), seleccione o campo pelo qual os
subtotais vo ser agrupados (o mesmo pelo qual ordenou os dados anteriormente); 4. Na opo Utilizar a funo (Use function) seleccione a funo que pretende efectuar; 5. Na opo Adicionar SubTotal a (Add subtotal to) active o(s) campo(s) que pretende
calcular;
Para adicionar Subtotais, siga os seguintes passos:
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6. Se pretender active a opes Substituir subtotais actuais (Replace current subtotals) para limpar os subtotais existentes;
7. Se pretender active a opo Quebra de pginas entre grupos (page break between groups), para imprimir cada grupo de dados em pginas separadas.
8. Active a opo Sumrio por baixo dos dados (Summary below data), para os subtotais serem inseridos por debaixo dos respectivos grupos ou desactive-a para os subtotais serem inseridos por cima dos respectivos grupos.
9. Clique sobre o boto OK
Se aplicar uma formatao automtica tabela, a opo SubTotais ficar indisponvel.
1. Seleccione uma das clulas da lista de dados; 2. Aceda ao Separador Dados (Data) e clique no boto Subtotal (Subtotal); 3. Clique sobre o boto Remover todos (Remove all).
possvel inserir comentrios de texto na sua folha de clculo para explicar ou dar dicas sobre algumas clulas. As longas linhas de texto em clulas podem ser teis mas ocupam espao valioso e afectam a aparncia final do documento.
Definio: Um comentrio uma caixa de texto que est ligada ao contedo de uma determinada clula. Quando uma clula contm um comentrio, surge um pequeno tringulo vermelho no canto superior direito da clula. Os comentrios podem ser utilizados em qualquer clula, independentemente do tipo de dados que a mesma contm. Por definio, os comentrios esto ocultos e s ficam visveis quando coloca o rato sobre a clula que contm um comentrio.
Comentrio
Para remover SubTotais, siga os seguintes passos:
Trabalhar com Comentrios
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1. Seleccione a clula onde pretende inserir um comentrio; 2. Clique com o boto do rato sobre a clula onde pretende inserir o comentrio e clique
sobre Inserir comentrio (Insert Comment); Pode tambm aceder ao Separador Rever (Review) e clicar em Novo Comentrio (New Comment).
3. Escreva o comentrio que pretende na caixa de texto que surgiu; Se pretender que o seu nome aparea no comentrio, seleccione-o e apague-o.
4. Para terminar clique sobre outra clula na folha de clculo e de seguida coloque o ponteiro do rato sob a clula onde inseriu o comentrio para visualizar.
1. Clique com o boto direito do rato sobre a clula que contm o comentrio; 2. Clique sobre opo Mostrar/Ocultar Comentrios (Show/Hide Comments) para
visualizar sempre o comentrio ou Ocultar Comentrio (Hide Comment) para ocultar.
1. Clique com o boto direito do rato sobre a clula que contm o comentrio; 2. Escolha a opo Editar Comentrio (Edit Comment); 3. Realize as alteraes desejadas; 4. Para terminar, clique noutra clula.
1. Clique com o boto direito do rato sobre a clula que contm o comentrio; 2. A partir do menu de atalho, escolha a opo Eliminar Comentrio (Delete Comment).
Uma das situaes que ocorre muito frequentemente , em listas extensas, quando a lista desce perdida a informao do cabealho o que provoca, naturalmente, complicaes na interpretao dos dados.
A Figura seguinte evidencia uma situao desse tipo Que valores contm a coluna C? E a D?
Para Inserir um comentrio, siga os seguintes passos:
Para mostrar/ocultar um comentrio, siga os seguintes passos:
Para editar um comentrio, siga os seguintes passos:
Para eliminar um comentrio siga os seguintes passos:
Fixar Painis
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Figura 3-4: Folha de clculo com uma longa lista Vertical sem painis fixos.
Seria certamente vantajoso, numa situao semelhante, que conseguisse visualizar sempre a primeira linha, independentemente da linha da tabela que estivesse a ser visualizada. A figura seguinte ilustra essa possibilidade.
1. Abra a folha onde pretende ficar a primeira linha; 2. Aceda ao separador Ver (View) e clique no boto Fixar Painis (Freexe Panes); 3. Escolha a opo desejada:
Se pretender fixar a primeira linha da tabela, clique sobre Fixar Linha Cima (Freeze Top Row);
Se pretender fixar a primeira coluna da tabela, clique sobre Fixar Primeira Coluna (Freeze First Column).
Existem, no entanto, casos em que necessrio fixar mais que uma linha, mais que uma coluna ou at uma linha e uma coluna simultaneamente.
Para fixar a primeira linha ou a primeira coluna da tabela, siga os seguintes passos:
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1. Abra a folha onde pretende fixar linhas; 2. Seleccione a linha seguinte s que pretende fixar (por exemplo, se pretender fixar a 1,
2 e 3 seleccione a linha 4); 3. Aceda ao separador Ver (View), clique no boto Fixar Painis (Freeze Panes) e depois
na opo Fixar Painis (Freeze Panes).
1. Abra a folha onde pretende fixar colunas; 2. Seleccione a coluna seguinte que pretende fixar (por exemplo), se pretender fixar a A
e a B, seleccione a coluna C; 3. Aceda ao separador Ver (View), clique no boto Fixar Painis (Freeze Panes) e depois
na opo Fixar Painis (Freeze Panes);
1. Abra a folha onde pretende fixar as colunas e linhas; 2. Clique sobre a clula que representa a coluna e a linha seguinte s que pretende fixar
(por exemplo se pretender ficar as colunas A, B e C e as linhas 1 e 2 necessrio clicar na clula D3);
3. Aceda ao Separador Ver (View), clique no boto Fixar Painis (Freeze Panes) e depois na opo Fixar Painis (Freeze Panes).
1. Abra a folha onde pretende libertar os painis; 2. Aceda ao Separador Ver (View), clique no boto Fixar Painis (Freeze Panes) e depois
na opo Libertar Painis (Unfreeze Panes).
Quando trabalha em vrios livros ao mesmo tempo frequente ser necessrio visualizar informaes dos vrios livros simultaneamente. A nica forma de o conseguir dispondo as janelas correspondentes.
1. Abra todos os livros que pretende visualizar simultaneamente; Tambm pode visualizar folhas do mesmo livro. Para isso necessrio aceder ao Separador Ver (View) e clicar em Nova Janela (New Window) para visualizar folhas do mesmo livro.
2. Aceda, no separador Ver (View), ao boto Dispor Todas (Arrange All); 3. Active a opo desejada e, para terminar, clique no boto OK
Para fixar mais que uma linha, siga os seguintes passos:
Para fixar mais que uma coluna, siga os seguintes passos:
Para pretender fixar linhas e colunas simultaneamente, siga os seguintes passos:
Para libertar os painis fixos, siga os seguintes passos:
Dispor Janelas
Para dispor janelas, siga os seguintes passos:
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Neste captulo ordenou e filtrou dados, inseriu Subtotais em folhas de clculo e trabalho com comentrios e janelas.
No prximo Nvel, iremos abordar tcnicas avanadas de formatao de dados, aprender a trabalhar com tabelas Dinmicas, introduzir o Conceito de Macros, entre outros procedimentos que melhoram consideravelmente o trabalho do Excel 2007.
At l fundamental praticar os contedos abordados neste captulo:
1. Abra um novo livro (Book) de Excel, insira os seguintes dados e formate
Insira os valores directos sem pontos finais ou virgulas e, posteriormente, utilize o formato numrico apropriado.
a tabela manualmente a seu gosto (se utilizar uma formatao automtica um dos pontos do exerccio ficar por concluir):
2. Realize
a. os seguintes procedimentos: Ordene
b. os dados ascendentemente pela coluna Nome Cliente;
Ordene
os dados descendentemente por Grupo, certificando-se que dentro do mesmo grupo os dados se encontram ordenados por Cdigo Cliente de forma ascendente.
3. Active4.
o filtro automtico: Realize
a. os seguintes procedimentos utilizando o filtro automtico: Mostre
b. Dentro desse mesmo grupo, apenas os clientes do Grupo C;
evidencie
c.
apenas os clientes com valores superiores a 500000; Limpe
d. os filtros anteriores;
Mostree.
os clientes com os 3 valores mais altos; Realize o procedimento que permite mostrar apenas os clientes com valores abaixo da mdia. Limpe
f. o filtro aplicado;
Mostre apenas os clientes da famlia Nunes. Limpe o filtro aplicado;
Captulo IV - Revises
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g. necessrio imprimir uma lista dos clientes inscritos de 01-01-2010, altura em que o Director Geral anterior foi substitudo. Realize
os procedimentos necessrios para alcanar este objectivo.
5. A cliente Ana Gomes evidenciou interesse em mudar de grupo. fundamental deixar esta informao registada na clula B5 (sem no entanto altera o texto inserido) para que possa ser analisada. Efectue os procedimentos necessrios.
6. Fixe a primeira linha da tabela para que o cabealho da tabela seja sempre visualizado independentemente da linha activa;
7. Insira um SubTotal que evidencie quantos elementos existem em cada um dos grupos; 8. Guarde o ficheiro com o nome e localizao que preferir e feche o Excel 2007.
Neste captulo ir efectuar clculos avanados.
Ir fazer:
Macros pr-definidas Macros de personalizao das barras de ferramentas Atribuio de uma macro a um boto Eliminao de macros
Definio:
EXEMPLO:
As Macros so opes pr-gravadas, que facilitam as aces do utilizador de Excel. O Microsoft Office Excel 2007, tm vrias Macros com instrues gravadas no seu interior. Estas instrues segu
