Manual Excel 2007

EXCEL 2007 Manual Bsico | Versin completa

Manual del usuario Microsoft Excel 2007 - Bsico

Subgerencia Formacin - UTE Versin 1.0 Pgina 2 de 377

NNDDIICCEE

INTRODUCCIN ........................................................................................................ 10

QU ES EXCEL 2007? ........................................................................................................ 12

1. INICIANDO EXCEL 2007 ....................................................................................... 14

ELEMENTOS BSICOS ........................................................................................................... 15

Centro de Control ................................................................................................. 15

LA CINTA SUPERIOR ............................................................................................................. 16

Barra de Ttulo ..................................................................................................... 16

Botn de Office .................................................................................................... 16

Barra de acceso rpido ........................................................................................ 23

Solapas ................................................................................................................. 25

LA CINTA DE OPCIONES ........................................................................................................ 28

Grupos .................................................................................................................. 32

Lanzador de dilogo ............................................................................................ 32

LA BARRA DE FRMULAS ...................................................................................................... 32

ENCABEZADOS DE FILAS Y COLUMNAS ...................................................................................... 33

LA BARRA DE ETIQUETAS ...................................................................................................... 35

LA BARRA DE ESTADO .......................................................................................................... 36

Barra de Zoom ..................................................................................................... 37

BARRAS DE DESPLAZAMIENTO ................................................................................................ 37

LA MINI BARRA ................................................................................................................... 38

DESPLAZAMIENTO DENTRO DE LA HOJA DE EXCEL ...................................................................... 39

Desplazamiento con el teclado ............................................................................ 39

Seleccin de celdas dentro de la hoja de Excel .................................................... 40

Otros modos para desplazarnos y seleccionar .................................................... 46

AYUDA DE EXCEL ................................................................................................................ 49



2. MANEJO DE LIBROS ............................................................................................ 51

TRABAJAR EN UN NUEVO LIBRO DE EXCEL 2007 ........................................................................ 51

Nuevo libro desde plantilla .................................................................................. 52

ABRIR UN LIBRO DE EXCEL 2007 ............................................................................................ 54

Descripcin de la caja de dilogo: ....................................................................... 55

INGRESO DE DATOS.............................................................................................................. 56

Edicin de celdas .................................................................................................. 58

GUARDAR EL LIBRO .............................................................................................................. 59

Guardar por primera vez ..................................................................................... 59

Guardar como... Carpetas con icono propio ........................................................ 64

Guardar como PDF ............................................................................................... 67

Guardar como plantilla ........................................................................................ 68

Cuando ya hemos salvado por lo menos una vez (Guardar como) ..................... 69

RECUPERACIN DE DOCUMENTOS .......................................................................................... 70

SEGURIDAD DE ARCHIVOS ADICIONAL ...................................................................................... 70

GUARDAR REA DE TRABAJO ................................................................................................. 71

CERRAR EL LIBRO ................................................................................................................. 72

PROPIEDADES DE UN LIBRO ................................................................................................... 73

PROTEGER EL LIBRO ............................................................................................................. 75

Proteger el libro ................................................................................................... 75

Desproteger el libro ............................................................................................. 77

Proteger y desproteger hojas de un libro ............................................................ 77

SALIR DE EXCEL 2007 .......................................................................................................... 80

3. MANEJO DE DATOS EN EXCEL 2007 ..................................................................... 81

CORTAR, COPIAR Y PEGAR .................................................................................................... 81

Cortar ................................................................................................................... 81

Pegar .................................................................................................................... 83

Copiar ................................................................................................................... 84

El Portapapeles .................................................................................................... 85



Mtodo rpido para Cortar o Copiar en Excel 2007 ............................................ 89

Pegado especial ................................................................................................... 90

Pegar como imagen ............................................................................................. 95

Pegar como hipervnculo ..................................................................................... 96

RELLENAR Y LISTAS PERSONALIZADAS ...................................................................................... 97

Rellenar ................................................................................................................ 97

Listas Personalizadas ......................................................................................... 102

BORRAR .......................................................................................................................... 105

DESHACER Y REHACER ........................................................................................................ 107

COMENTARIOS ................................................................................................................. 108

4. TODO SOBRE FORMATO ................................................................................... 111

TRABAJANDO CON FILAS Y COLUMNAS .................................................................................. 111

Modificacin del tamao de filas y columnas ................................................... 111

Ocultar y mostrar filas y columnas .................................................................... 117

Insertar filas y columnas .................................................................................... 120

Eliminar filas y columnas ................................................................................... 122

TRABAJANDO CON LAS HOJAS DEL LIBRO ................................................................................ 123

Cambiar el nombre de la hoja ........................................................................... 123

Seleccionar hojas ............................................................................................... 124

Mover una hoja de clculo ................................................................................ 125

Copiar una hoja de clculo ................................................................................ 127

Insertar hojas en un libro de trabajo ................................................................. 128

Ocultar hojas ...................................................................................................... 130

Mostrar hojas ocultas ........................................................................................ 131

Eliminar hojas .................................................................................................... 131

Cambiar el color a las etiquetas de hoja ........................................................... 131

FORMATO PARA CELDAS ..................................................................................................... 132

Separador Nmero ............................................................................................ 133

Separador Alineacin ......................................................................................... 143

Separador Fuente .............................................................................................. 149



Separador Bordes .............................................................................................. 153

Separador Relleno .............................................................................................. 155

Separador Proteger ........................................................................................... 158

Aplicar Estilos ..................................................................................................... 159

Dar formato como tabla (Autoformatos) .......................................................... 162

Formato condicional .......................................................................................... 167

Copiar Formato .................................................................................................. 175

5. FRMULAS ....................................................................................................... 176

Qu es una frmula? ........................................................................................ 176

Creacin de una frmula ................................................................................... 176

Operaciones combinadas .................................................................................. 182

Prioridades de los operadores ........................................................................... 183

Direccionamiento de celdas ............................................................................... 184

Crear frmulas para calcular datos en otra hoja o en otro libro ....................... 190

Activar o desactivar frmulas y formatos extendidos ....................................... 192

6. FUNCIONES ...................................................................................................... 193

INTRODUCCIN ................................................................................................................ 193

CREAR UNA FUNCIN ......................................................................................................... 194

Otras formas de incluir una funcin .................................................................. 196

NOMBRAR RANGO ............................................................................................................ 197

Crear un nombre ................................................................................................ 198

Administrar nombres ......................................................................................... 201

Pegar un nombre ............................................................................................... 204

FUNCIONES PASO A PASO .................................................................................................... 206

Funcin SUMA .................................................................................................... 206

Otras funciones relacionadas ............................................................................ 212

Funcin BUSCARV .............................................................................................. 214

Funcin SI ........................................................................................................... 219

FUNCIONES ANIDADAS ....................................................................................................... 223



Aspectos importantes a considerar ................................................................... 223

Crear una funcin anidada ................................................................................ 223

7. INSERCIN ....................................................................................................... 227

INTRODUCCIN ................................................................................................................ 227

INSERTAR IMGENES (ILUSTRACIONES) .................................................................................. 227

Insertar imgenes prediseadas ........................................................................ 228

Insertar imgenes desde archivo ....................................................................... 230

Insertar Formas y Dibujos .................................................................................. 234

Insertar WordArt ................................................................................................ 237

Diagramas (SmartArt) ....................................................................................... 238

INSERTAR OBJETOS ............................................................................................................ 253

8. TABLAS ............................................................................................................. 256

INTRODUCCIN ................................................................................................................ 256

CREAR UNA TABLA ............................................................................................................. 256

MODIFICAR LOS DATOS DE UNA TABLA .................................................................................. 258

MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE LA TABLA ............................................................................... 260

ESTILO DE LA TABLA ........................................................................................................... 261

ACCIONES SOBRE DATOS DE UNA TABLA ................................................................................. 262

9. GRFICOS ......................................................................................................... 263

INTRODUCCIN ................................................................................................................ 263

CREACIN DE UN GRFICO .................................................................................................. 263

Eleccin de diferentes tipos de grficos............................................................. 266

Aadir una serie de datos .................................................................................. 273

Modificar las caractersticas del grfico ............................................................ 275

Modificar el tamao de un grfico .................................................................... 277

Modificar la posicin de un grfico ................................................................... 278

CREAR TIPOS PERSONALIZADOS DE GRFICO............................................................................ 279



10. BASE DE DATOS ............................................................................................. 281

INTRODUCCIN ................................................................................................................ 281

ORDENAR DATOS .............................................................................................................. 282

FILTRAR DATOS ................................................................................................................. 285

Introduccin ....................................................................................................... 285

Aplicar autofiltro ................................................................................................ 285

Autofiltro personalizado .................................................................................... 286

Quitar filtro ........................................................................................................ 289

Aplicar filtro ....................................................................................................... 289

ESQUEMAS ...................................................................................................................... 290

Introduccin ....................................................................................................... 290

Creacin de esquemas ....................................................................................... 291

Borrar y ocultar un esquema ............................................................................. 295

SUBTOTALES .................................................................................................................... 296

Insertar Subtotales............................................................................................. 297

Esquema de Subtotales ...................................................................................... 302

Anidar Subtotales .............................................................................................. 303

Quitar Subtotales ............................................................................................... 306

TEXTO EN COLUMNAS ........................................................................................................ 306

Copiar a Excel datos de otra aplicacin ............................................................. 307

Abrir en Excel un archivo de otra aplicacin...................................................... 316

QUITAR VALORES DUPLICADOS ............................................................................................. 318

11. REVISIN ...................................................................................................... 321

BUSCAR Y REEMPLAZAR...................................................................................................... 321

IR A ................................................................................................................................ 324

ORTOGRAFA .................................................................................................................... 326

Opciones de Autocorreccin .............................................................................. 328

Diccionarios personalizados .............................................................................. 330



12. VISTAS DEL DOCUMENTO .............................................................................. 331

VENTANAS ....................................................................................................................... 331

Nueva ventana ................................................................................................... 331

Organizar ........................................................................................................... 331

Ocultar/Mostrar ................................................................................................ 332

Dividir ................................................................................................................. 333

Inmovilizar paneles ............................................................................................ 334

Ver en paralelo................................................................................................... 336

Desplazamiento sincrnico ................................................................................ 336

Restablecer posicin de la ventana ................................................................... 336

Cambiar Ventanas ............................................................................................. 337

MOSTRAR U OCULTAR ....................................................................................................... 337

VISTAS DE LIBRO ............................................................................................................... 338

ZOOM ............................................................................................................................ 341

13. IMPRESIN ................................................................................................... 342

CONFIGURAR PGINA......................................................................................................... 342

Separador Pgina .............................................................................................. 345

Separador Mrgenes ......................................................................................... 349

Separador Encabezado y pie de pgina ............................................................. 351

Separador Hoja .................................................................................................. 356

Separador Grfico .............................................................................................. 360

VISTA PRELIMINAR ............................................................................................................ 361

VISTA PREVIA DE SALTO DE PGINA ....................................................................................... 364

Insertar un salto de pgina ................................................................................ 365

Mover un salto de pgina .................................................................................. 365

Quitar un salto de pgina .................................................................................. 365

Salir de la vista previa de salto de pgina ......................................................... 366

REA DE IMPRESIN .......................................................................................................... 366

Establecer un rea de impresin ....................................................................... 367



Agregar celdas a un rea de impresin ............................................................. 367

Quitar un rea de impresin .............................................................................. 368

IMAGEN PARA FONDO DE HOJA ............................................................................................ 369

VISTA DE DISEO DE PGINA PARA AJUSTAR ANTES DE IMPRIMIR ................................................. 369

Utilizar regla en la vista de diseo de pgina .................................................... 371

Cambiar orientacin de la pgina ..................................................................... 372

Agregar o cambiar los encabezados o pies de pgina ...................................... 372

Establecer los mrgenes .................................................................................... 374

Mostrar u ocultar encabezados, pies de pgina y mrgenes ............................ 374

Mostrar u ocultar encabezados de las filas y columnas .................................... 375

Imprimir encabezados de las filas y columnas .................................................. 375

IMPRIMIR ........................................................................................................................ 375



Introduccin

Este manual est pensado para aqu ellos quienes recin se inician en Microsoft Excel

2007, en l se intenta detallar los pasos bsicos para comenzar a utilizar esta

herramienta y su principales funcionalidades.

Est diseado a los efectos de que ya puedan manejar correctamente la versin de

Excel 2007 y solucionar los inconvenientes que se le presenten ante la nueva

versin.

A lo largo de este manual aprenderemos a aplicar algunas de las tantas

funcionalidades de Excel 2007 , como por ejemplo: frmulas y funciones, manejo de

bases de datos , formato de tablas, grficos, etc.

No obstante esto, podemos sealar algunas de las principales funciones que

incorporan los programas del grupo Microsoft Office:

Sin duda, el elemento que ms resalta es

la vistosa cint a que reemplaza a miles de pequeos botones y barras de

herramientas de las versiones anteriores. Ahora la cinta o banda de opciones

es elegante, ordenada y dinmica (se adapta a varias

situaciones, especialmente ajustando el tamao de los botones). Y tambin

adaptndose automticamente a nuestra seleccin, mostrando nuevos

comandos slo cuando son necesarios.

La mini barra : Esta pequea barra contiene comandos rpidos para utilizar

con la seleccin y por defecto aparece automticame nte al mover el cursor

hacia arriba luego de seleccionar algo de texto.

Nuevos formatos abiertos de archivo: Los nuevos formatos se identifican

visualmente frente a las normales por una equis adjunta a la extensin. As

tenemos que el aspecto de algunas nuevas extensiones de Office 2007 sern:



.docx (Excel), .pptx (PowerPoint), .xlsx (Excel). Ahora, en el Excel 2007, se

maneja el nuevo formato, xlxs. Es ms avanzado y comprime an ms el libro

El botn Office : Con la aparicin de la cinta de opciones desaparecieron

los tan tradicionales mens y en consecuencia, emergi el botn Office. En

realidad el botn Office es algo como el men "Archivo", un poco ms

organizado y con algunas opciones adicionales .

Guardar como Adobe PDF o MS XPS: Microsoft aade un complemento

para guardar los archivos como PDF, e incluye adems XPS, su propio

formato "abierto".

Barra de acceso rpido : Como la cinta de opciones es

dinmica pero no es configurable , esto gener la necesidad de una pequea

barra cerca del botn d e Office (aunque puede reposicionarse bajo la cinta de

opciones) en donde pod emos aadir comandos y opciones. La barra de acceso

rpido es muy verstil, podramos por ejemplo aadir paneles completos

desde la cinta de opciones o simplemente comandos indepe ndientes, de esta

forma sera factible minimizar la cinta de opciones y aadir los comandos que

ms utilizamos a la barra de acceso rpido para tener un gran espacio de

edicin de tex to.

Barra de estado personalizable: En versiones anteriores de Office, l a barra

nos informaba ciertas cosas. En esta ocasin la barra de estado nos informa

exactamente slo lo que deseamos gracias a que es completamente

ajustable.

Vistas previas activas: Ahora para ver realmente como quedar cierto

color, fuente o propiedad e n alguna seleccin no debemos aplicar los cambios

y luego deshacer los mismos hasta encontrar el ajuste adecuado,

simplemente debemos desplazarnos sobre las configuraciones para ver el

resultado de form a temporal en nuestro libro.

Nuevas capacidades grfi cas: Ahora se pueden aplicar multitud de efectos

a las imgenes, marcos, reflejos, resplandores, sombr as, rotaciones

tridimensionales, etc.



Grficos y diagramas SmartArt:

Los grficos SmartArt son diagramas dinmicos de tal forma que tienen

configurado sus comportamientos internamente para que podamos por

ejemplo, aadir otro elemento al grfico y automticamente se adapte a las

nuevas condiciones. Incluso podemos utilizar un estilo de diagrama con

elementos y subelementos y luego cambiar el estilo del diagrama por otro

diferente.

El uso de la tecla : Paulatinamente Windows y todas sus aplicaciones

se han alejado del uso del teclado para muchas funciones, aunque en la

prctica es posible manejar el sistema slo con el teclado, la gente opta p or el

uso del ratn. Office 2007 incluye una funcionalidad excelente de la tecla ALT

para casi todas sus funciones (no incluye la barra de estado), similar a la

utilizada por el reconocimiento de voz de Windows Vista para algunas

operaciones. Al presionar ALT aparecen unos recuadros con la siguiente tecla

y as hasta llegar a la funcin requerida .

Qu es Excel 2007?

Microsoft Excel 2007 es la planilla de clculo incorporada en la versin de Microsoft

Office 2007.

Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma

sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la

cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

Microsoft Office Excel 2007 es una herramienta eficaz que puede usar para crear y

aplicar formato a hojas de clculo, y para analizar y compartir informacin para

tomar decisiones mejor fundadas

Office Excel 2007 ofrece ms espacio para trabajar y un funcionamien to ms rpido:

ALT



Proporciona un mayor nmero de filas y column as en las hojas de clculo

hasta 1 milln de filas por 16.000 columnas que permitirn importar gran

cantidad de datos, trabajar con ellos y obtener un rendimiento de clculo ms

rpido gracias a la compatibilidad para procesadores dobles y mltiples.

Perm ite aplicar formato a celdas y tablas rpidamente. Us ando las galeras de

estilos de celda y tabla p odemos aplicar a la hoja de clculo el formato que

desee mos rpidamente. Las tablas incluyen AutoFiltros, mientras que los

encabezados de columna permanecen a la vista mientras se realiza el

desplazamiento entre los datos. Los AutoFiltros rellenan y expanden las tablas

automticamente.

La experiencia de creacin de frmulas incluye una barra de frmulas cuyo

tamao se puede cambiar y una funcin para autocom pletar frmulas basada

en el contexto que le permitir escribir todas las frmulas con la sintaxis

correcta al primer intento. Tambin puede hacer referencia a intervalos con

nombre y tablas dentro de las frmulas y funciones.

Crea grficos de aspecto pr ofesional con espectaculares efectos visuales con

slo hacer unos clics , utilizando diseos y estilos de grficos predefinidos o

aplicando el formato manualmente a cada componente (ejes, ttulos y otras

etiquetas de grficos). P odemos utilizar efectos sorp rendentes como el estilo

3D, el sombreado suave y el suavizado para identificar las tendencias claves y

crear resmenes grficos ms atractivos. Cre a e interacte con los diagramas

de la misma forma, independientemente de la aplicacin que utilice mos , ya

que el motor de grficos de Excel es compatible con Microsoft Office Excel

2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007.

Proporciona l a vista Diseo de pgina para ver cmo se imprimir

exactamente la hoja de clculo y agregar o editar encabezados y pies de

pg ina. Ajust a los mrgenes de la pgina siguiendo las indicaciones visuales

directas sobre los puntos en los que se truncar la pgina para no tener que

realizar varios intentos de impresin.



1. Iniciando Excel 2007

Para iniciar Excel, partiendo desde el es critorio de Windows, caben dos posibilidades:

que se haya creado un acceso directo a la aplicacin y que ste se encuentre sobre el escritorio:

o

Ir al botn de inicio, Todos los Programas, ir a Microsoft Office y ejecutar el acceso a Microsoft Excel.



Botn de

Office

Solapas

Botn de

Office

Barra de

acceso rpido

Cinta

Superior

Elementos bsicos

Centro de Control

Grupos

Celda

Encabezado fila

Encabezado

columna

Barra de Zoom Barra de Estado

Barras de desplazamient o

Barra de Etiquetas

Cinta de

Opciones Barra de

frmulas

Lanzador de

dilogo



El botn de Office se comporta como un punto de partida

para todos los libros y aplicaciones. Cada caracterstica es

presentada en un men principal y luego se despliega como men

secundario conteniendo un set de herramientas disponibles para

cada necesidad.

La Cinta superior

Se compone de los siguientes elementos:

Barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del libro sobre el que se est trabajando e n

ese momento.

Cuando se crea un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que

se guarda y se le asigna el nombre elegido.

En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

Botn de Office

En las versiones anteriores de Microsoft Excel las funciones se agrupaban en

mens, como Archivo, Edicin, etc. Cada men contena funciones relacionadas

con su nombre. Esto ya no existe en la nueva versin, ahora el nico men

desplegable se encuentra en el Bot n de Office, en el cual se han colocado los

comandos para crear, abrir, guardar e imprimir un libro.



Las opciones del men y submens pueden tener algunas de las siguientes

caractersticas:

Los mens que aparecen con una pe quea

flecha a su derecha indican que se

desplegar un submen al colocar el puntero

sobre l.

Lista los libro s abiertos recientemente.

Estos libro s van desapareciendo a medida

que se abren otros libro s.

Mediante e ste control se puede fijar el libro

en la lista de tal forma que no sea quitado

an cuando no se haya abierto en mucho

tiempo

Para modificar las cantidad de documentos que se visualizan por defecto en

debemos ingresar por del botn d e Office

, seleccionar la opcin e indicar el valor en el apartado

del bloque . Se podr indicar

hasta un mximo de 50 documentos recientes para visualizar.



Las acciones que se pueden realizar a travs de l botn son las siguientes:

Al comenzar a trabajar con Excel automticamente se genera un libro en blanco,

pero si se desea, se puede comenzar a trabajar con uno nuevo.

Esta opcin se utiliza para recuperar un libro ya creado. Desde aqu seleccionaremos

a travs de las distintas opciones qu e ofrece - el archivo que deseamos abrir.

Seleccionamos esta opcin cuando deseamos almacenar los ltimos cambios que

hemos efectuado a un libro que ya hemos guardado previamente.

Esta accin tambin podemos ejecutarla desde el botn de la barra de ac ceso

rpido.

Si el libro no ha sido guardado con anterioridad, aparecer el mismo cuadro de

dilogo que se visualiza al seleccionar Guardar como.

Nos permite guardar los cambios efectuados a nuestro libro por primera vez,

actualizar los cambios efectua dos a un libro existente previamente almacenado o

guardar el libro con otro nombre y/o carpeta.

La extensin de los archivos Excel 2007 ahora es . xls x

Una vez guardado, podemos actualizar los cambios siguientes por la opcin Guardar

del Botn de Office o presionando en la barra de acceso rpido.



Si ubicamos el cursor en la opcin de desplegar , visualizaremos las distintas

opciones para guardado de libros:

Libro de Excel: guarda el libro como libro de Excel (despliega el

cuadro de dilogo de Guardar como).

Libro de Excel habilitado para macros: guarda el libro con el

formato de archivo basado en XML y habilitado para macros.

Libro binario de Excel: guarda el libro con un formato de archivo

binario optimizado para carga y guardado rpidos .

Libro de Excel 97 - 2003 : guarda una copia que sea totalmente

compatible con Excel 97 -2003 .

Hoja de clculo de OpenDocument : guarda un libro con el

formato de OpenDoc ument.

PDF o XPS : publica una copia del libro como PDF o como archivo

XPS.

Otros formatos: abre el cuadro de dilogo Guardar cmo para

seleccionar uno de los tipos de archivo disponibles.

Esta opcin permite imprimir nuestros libros.

Al presionar esta opcin, se visualiza un cuadro de dilogo, el cual se desarrollar

ms adelante en este manual.

Si ubicamos el cursor en la opcin de desplegar , visualizaremos las distintas

opciones para impresin de libros:



Imprimir: selecciona una impresora, nmero de copias y otras

opciones de impresin antes de imprimir (despliega el cuadro de

dilogo Imprimir).

Impresin rpida: enva el libro directamente a la impresora

predetermi nada sin hacer cambios.

Vista preliminar: obtiene una vista previa de las pginas y las

modifica antes de imprimir.

Mediante esta opcin se puede preparar el libro para su distribucin. Para ello

habilita las siguientes posibilida des:

Propiedades: muestra y edita las propiedades del libro

como el ttulo, el autor y las palabras clave.

Inspeccionar documento: comprueba la informacin o los

metadatos ocultos del libro.

Cif rar documento: aumenta la seguridad del libro

mediante el cifrado.

Restringir permiso: concede acceso a los usuarios y

restringe su capacidad para editar, copiar e imprimir.

Agregar una firma digital: garantiza la integridad del libro

con una firma digital invisible.

Marcar como final: informa a los lectores de que el libro es

definitivo y lo convierte en un libro de slo lectura.

Ejecutar el Comprobador de compatibilidad: comprueba

las caractersticas no compatibles con versiones anteriores

de Excel.



Permite enviar una copia del libro a otras personas con las siguientes modalidades:

Correo electrnico: enva por correo electrnico una

copia del libro c omo un archivo adjunto.

Datos adjuntos de correo electrnico como PDF:

enva por correo una copia del libro como archivo PDF

adjunto.

Datos adjuntos de correo electrnico como XPS: enva

por correo electrnico una copia del libro como archivo XPS

adjunto.

Fax de internet: utiliza un servicio de fax por Internet

para enviar por fax el libro.

Mediante esta opcin se puede publicar un libro para que varios usuarios puedan

trabajar sobre l e n forma simultnea, segn las distintas posibilidades que Excel

2007 habilita ( guardar en los servicios de Excel , servidor de administracin

documental, creacin de rea de trabajo del libro).

Permite cerrar el libro activo sin salir de Excel.



Por medio de este botn accedemos al cuadro de dilogo por el cual el usuario puede

configurar las opciones para personalizar el uso y manejo de Excel 2007, referidas a:

Ms Frecuentes: Opciones principales para trabajar en Excel

(ha bilitar mostrar mini barra de herramientas, vistas previas

activas, combinacin de colores en pantalla, etc.).

Frmulas : Opciones relativas al clculo de frmulas, rendimiento

y tratamiento de errores .

Revisin: pa ra cambiar el modo en que Excel corrige o aplica

formato al texto.

Guardar: personalizar el guardado de libros.

Avanzadas: opciones avanzadas para el trabajo en Excel (de

edicin, cortar, copiar y pegar, mostrar c ontenido de libro, etc.).

Personalizar: para personalizar la barra de herramienta de

acceso rpido y los mtodos abreviados del teclado.

Complementos: ver y administrar complementos de Microsoft

Office.

Centro de confianza: ayuda a mantener los libros seguros y el

equipo protegido.

Recursos: para ponerse en contacto con Microsoft, buscar

recursos en lnea y mantener la seguridad y confiabilidad de los

programa de Microsoft O ffice.

Con esta opcin salimos de Excel.



Barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido provee acceso rpido a los comandos que son necesarios

siempre. Estos comandos estn disponibles durante toda la ejecucin de la

aplicacin.

La barra de acce so rpido estndar contiene conos para ejecutar de forma inmediata

algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Deshacer y Rehacer.

Guardar

Nos permite guardar los cambios efectuados a nuestro libro por primera vez,

actualizar los cambios efectuados a un libro existente previamente almacenado o

guardar el libro con otro nombre y/o carpeta.

Deshacer

Es posible poder corregir errores en nuestro trabajo utilizando el botn de deshacer.

Este botn deshace la ltima accin que hayamos realiza do.

Rehacer

En la misma medida que deshacemos, podemos rehacer dichas acciones, utilizando

el botn Rehacer. Su funcionamiento es anlogo al botn Deshacer.



La barra de acceso rpido es muy verstil . Podemos po r ejemplo aadir paneles

completos desd e la cinta de opciones o simplemente comandos independientes, de

esta forma es factible minimizar la cinta de opciones y aadir los comandos que ms

utilizamos a la barra de acceso rpido para tener un gran espacio de edicin de

tex to.

Por tanto, esta bar ra puede ser configurada por el usuario. Para ello se debe

presionar el botn ubicado en el extremo derecho de la misma y se despliegan las

siguientes opciones:

Se pueden agregar los comandos que se enumeran o seleccionar ms opciones

presionando



Ahora los mens tienen un comportamiento

Para eliminar el botn de acceso rpido de la barra de herramientas Estndar, slo

hay que hacer clic derecho sobre el botn y seleccionar la opcin

Si se desea cambiar la posicin de la barra de acceso rpido, s lo se tendr que

hacer clic sobre el b otn y luego clic sobre la opcin

La barra de acceso rpido pasar a la parte inferior de la banda de opciones (debajo

de los distintos grupos de herramientas).

Solapas

Las solapas se comportan como pginas o paneles de la cinta. Al seleccionar una

solapa se accede a la cinta de opciones de la misma. Puede cambiar de solapa

haciendo clic sobre el nombre de cada solapa a lo largo de la cinta superior .

Desde las solapas de esta banda y junto al botn de Office, se pueden ejecutar todos

los c omandos de Excel 2007.



Inicialmente, cuando abrimos Excel 2007 aparece un men de solapas . Al seleccionar

cada solapa , aparecen grupos de herramientas que contienen los comandos ms

utilizados .

La solapa Inicio contiene las operaciones ms comun es sobre formatos, como poner

en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, elegir formato y opciones sobre los

nmeros, alineacin de celdas, estilos, etc. Estn en esa solapa , porque son las

tareas iniciales que se realizan luego o al momento de escribir u n libro .

Esta solapa tambin contiene algunas opciones que no son correspondientes al

formato pero que se ubican ah pues son de uso frecuente (como buscar, reemplazar

y seleccionar).

Algunos de los botones que se pueden encontrar en esta solapa pueden e jecutarse

desde otras (como autosuma, aplicar filtros y ordenar datos).

Esta solapa contiene las opciones relacionadas con la insercin de todo tipo de

elementos a nuestro libro.

A travs de ella vamos a insertar tablas (comunes y dinmicas), imgenes , formas,

grficos, SmartArt, vnculos, encabezados y pie de pgina, cuadro de texto, WordArt,

smbolos, etc.

En esta solapa se encuentran agrupados los comandos para dar diseo a las pginas

de nuestros libros: configurar pgina (mrgenes, orientacin , tamao, etc.), aplicar

temas que cambian el diseo general de todo el documento (como colores, fuentes y

efectos), ajustar el rea de impresin, definir opciones de la hoja (sobre lneas de

cuadrcula y encabezados) y organizar el texto respecto a las im genes que puedan

incluirse en el libro.



Sirven para trabajar sobre un grupo de opciones

particulares, referidas al objeto o mbito que se haya

seleccionado en el libro.

Esta solapa contiene las opciones relacionadas con las frmulas, a travs de la cual

podemos insertar funciones, nombrar rangos, realizar auditoria de frmulas y definir

opciones para el clculo.

Aqu se agrup an las opciones para trabajar con los datos de un libro, como exportar

datos desde otras aplicaciones, ordenar datos, filtrarlos, consolidacin, validacin,

entre otras acciones.

Esta solapa contiene las opciones de Excel para realizar revisin ortogr fica y

gramatical al libro, determinar referencias para bsquedas en diccionarios, idioma,

etc., utilizar sinnimos, manejo de comentarios en celdas, control de cambios,

comparar y proteger libros y hojas.

La solapa agrupa las opciones para ejecutar la s distintas vistas de libros, mostrar u

ocultar la regla, barra de frmulas, etc., realizar zoom, crear, dividir y organizar en

ventanas, ver y grabar macros (opciones avanzadas de Excel).

Solapas de herramientas (adicionales):

En algunas ocasiones, depen diendo de la accin que estemos ejecutando, pueden

adicionarse temporalmente solapas a las solapas estndar.

Son solapas de herramientas que habilitan temporalmente en la cinta de opciones las

acciones referidas al objeto seleccionado, como por ej emplo una imagen

(Herramientas de imagen) o una tabla (Herramientas de tabla). Por ello son tambin

conocidas como solapas contextuales.



Sin duda, el elemento que ms resalta es la barra

que reemplaza a miles de pequeos botones y barras de

herramientas de las versiones anteriores.

Por ejemplo, al seleccionar una imagen insertada en un libro, en la barra de ttulo se

visualiza el nombre de la herram ienta identificando el objeto sobre el cual acta, y

en la barra de solapas se ubica la accin a realizar contenida en la herramienta. Al

ejecutarla, funciona igual que el resto de las solapas: aparecen en la cinta de

opciones las vinculadas a la solapa ej ecutada.

La Cinta de opciones

La cinta de opciones est formada por grupos que contienen controles relacionados .

Se accede a las diferentes cintas de opciones al seleccionar una de las solapas.

Ahora la cinta de opciones es elegante, ordenad a y dinmica (se adapta a varias

situaciones, especialmente ajustando el tamao de los botones). Y tambin

adaptndose automticamente a nuestra seleccin, mostrando nuevos comandos

slo cuando son necesarios.

As, por ejemplo, l o que antes sola llamarse el men Insertar, ahora es una solapa

que contiene grupos de herramientas de acceso rpido.



De esta forma los mens son ms simples, como vemos en esta primera imagen,

para la solapa Insertar, donde se pueden observar en la banda de opcio nes, los

grupos de herramientas correspondientes a: Tabla s, Ilustraciones, Grficos, Vnculos

y Texto.

La Cinta o Banda de opciones con sus diferentes fichas con tiene las herramientas de

Excel, agrupados en grupos de herramientas con botones de acceso directo.

Al ha cer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los

diferentes elementos que se pueden insertar en Excel , a travs de grupos de

herramientas con botones de acceso rpido. Todas las operaciones se pueden hacer

a partir de estos m ens. El icono del extremo de la derecha, nos permite cerrar

el libro actual.

Las diferentes solapas y herramientas se pueden activar desde el teclado pulsando

y luego la letra o conjunto de letras que aparece al lado del icono del

comando. Por ejemp lo en la solapa In icio , al presionar aparecen los comandos

de teclado para activar las distintas herramientas :

Si presionamos, por ejemplo, F, se visualizarn slo los comandos que se pueden

habilitar con esa letra:

Por ltimo, si presionamos la se gunda letra indicada se habilitarn las herramientas

correspondientes a nuestra seleccin. Por ejemplo al presionar N se ejecutar la

funcin asociada, que en este caso implica lanzar la caja de dilogo correspondiente

a la Fuente.



Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se

identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada

seleccionado, tanto como el icono Copiar como el icono Cortar

aparecen con el color ms claro.

Algunas herramientas de acceso r pido cuentan con un

botn en su parte inmediata inferior, que abre ms

opciones de esa herramienta. Por ejemplo, en la imagen

que se observa a continuacin pueden verse las opciones de

la herramienta Tabla.

Se puede aadir a la barra de acceso rpido, cu alquiera de los grupos de

herramientas que aparecen en cualquier solapa . Slo hay que hacer clic derecho

sobre el grupo de herramientas que se desea aadir y en el men que se abre, hacer

clic en la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpid o.



En la imagen puede obse rvarse que se ha hecho clic derecho sobre el grupo de

herramientas Portapapeles . Luego de hacer

clic en Agregar a la barra de herramientas de

acceso rpido, se observar el siguiente

cambio en la barra de acceso rpido, donde se

agregar un botn de acceso al grupo de

herramientas Portapapeles.

Para eliminar el botn de acceso rpido de la barra de herramientas Estndar, slo

hay que hacer clic derecho sobre el botn y seleccionar la opcin

Personalizar

La cinta de opcion es est diseada para ayudarle a encontrar rpidamente los

comandos que necesita para completar una tarea. Los comandos estn organizados

en grupos lgicos que se renen en fichas. Como cada ficha se refiere a un tipo de

actividad, como escribir o disear una pgina, no es posible personalizar la cinta

de opciones .

Es posible:

Minimizar la cinta de opciones para dejar ms espacio disponible en la pantalla

Mover la barra de herramientas de acceso rpido para colocarla por debajo o

por encima de la cinta de opciones

Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido para agregar

botones que representarn los comandos que utiliz a frecuentemente
http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HA101663293082&CTT=5&Origin=HA102277543082&app=EXCEL&ver=12http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HA012341033082&CTT=5&Origin=HA102277543082&app=EXCEL&ver=12http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?AssetID=HA012341053082&CTT=5&Origin=HA102277543082&app=EXCEL&ver=12



Grupos

Se trata de un grupo etiquetado de comandos o controles situados en la cinta en la

cual los comandos se agrupan en un cristal especfico .

Por ejemplo, en la solapa Inicio, los grupos definidos son: Portapapeles, Fuente,

Alineacin, Nmero, Estilos , Celdas y Modificar .

Lanzador de dilogo

Los lanzadores de dilogo son botones que vinculan al usuario de un grupo a las

propiedades avanzadas relacionadas con ese grupo.

Para acceder al cuadro de dilogo de un grupo de herram ientas determinado, hay

que pulsar el botn lanzador de dilogo que se encuentra en la esquina inferior

derecha del grupo de la banda de opciones .

La Barra de Frmulas

Esta barra, a diferencia de las anteriores, no se encuentra en otras aplicacione s de

Microsoft Office. A travs de ella podremos agregar, quitar o modificar el contenido

de una celda, as como ponerle nombre a la celda o incluso ingresar una frmula de

clculo desde la ms simple hasta la ms compleja.

Nos muestra el contenido de la celda activa o cuadro de nombres , es decir, la

casilla donde estamos situados.



El nombre de la celda slo se

muestra cuando nos pa ramos en ella.

Presionando esta opcin se puede acceder directamente al ingreso de una frmula

(simple o compleja). Este tema se ver en profundidad en el Captulo 6 Funciones.

Encabe zados de filas y columnas

Cada hoja de nuestro Libro de trabajo se encuentra dividida en filas (son 1.048.576

en cada hoja ) y columnas (tenemos 16.384 por hoja ). Cada fila y cada columna tiene

un nombre, el que se muestra en el Encabezado de la fila y de la columna, por

ejemplo, tenemos la Columna A y la Fila 1:

Si preferimos que Excel no nos muestre los encabezados de las filas y las columnas,

debemos elegir la opcin y presionar sobre el botn , elegir

y desmarcar la opcin

La interseccin de una fila con una columna es una celda , la que tambin tiene su

nombre y se muestra en el cuadro de nombres.



Prestemos atencin al

extremo inferior derecho.

Observemos que es diferente. Es el

punto de autocompletar.

Entonces, cmo s en qu lugar de la hoja estoy posicionado? Es sencillo, el

nombre de la celda en la cual estoy posicionado se encuentra e n el cuadro de

nombres, el cabezal de la fila y la columna en la cual se me encuentro est resaltado

y adems, Excel me muestra la celda remarcada de la siguiente forma:

Para poder identificar mejor las celdas, Excel coloca lneas de divisi n entre cada

fila y cada columna:

Tenemos la posibilidad de configurar las lneas de divisin, para ello elegimos la

opcin y presionamos sobre el botn , elegimos

, si no queremos que nos muestre las lneas de divisin,

desmarcamos en . Si quer emos dar un color diferente a las

lneas, lo seleccionamos de la paleta de colores que se muestra en



Para facilitar la ubicacin de la

informacin en el Libro, es conveniente que el

nombre de la hoja haga referencia a su contenido.

El nuevo nmero de hojas elegido se

aplicar a los prximos libros que sean abiertos,

no al libro actual.

Tambin podemos mostrar u ocultar las lneas de divisin ingresado por la solapa

, y dentro del grupo de opciones marcamos o desmarcamos

en la casill a de verificacin

La Barra de Etiquetas

Cada Libro de Excel cuenta con varias hojas, cada hoja tiene una etiqueta con su

nombre tal como se observa en la figura.

Las etiquetas tienen varias funciones:

1. Nos indica en qu hoja estamos trabajando.

2. Nos di ce cmo se llama esa hoja.

3. Nos permite cambiar una hoja de lugar, copiarla, eliminarla o insertar una

nueva hoja.

Cada vez que pedimos a Excel 2007 que nos abra un nuevo libro, lo abrir con tres

hojas de trabajo, si queremos que lo haga con un nme ro diferente de hojas

debemos ingresar por el botn de Office y a continuacin en

. Se abre un cuadro de dilogo donde en la opcin

indicamos en el casillero

la cantidad de hojas deseadas (podemos tener hasta 255 hojas).



La Barra de Estado

La barra de estado situada en la parte inferior de los programas de Microsoft Office

muestra el estado en las opciones que estn seleccionadas para que aparezcan en la

barra de estado. Muchas opciones estn seleccionada s de manera predeterminada,

pero pode mos personalizar la barra de estado y activar o desactivar opciones.

Excel 2007 incorpora la posibilidad de personalizar la barra de estado. En versiones

anteriores de Office, la barra nos informaba ciertas cosas. En esta ocasin la barra

de estado no s informa exactamente slo lo que deseamos gracias a que es

completamente ajustable.

Para agregar o quitar elementos de esta barra se hace clic secundario (botn

derecho del ratn) sobre la barra de estado, y se despliega el siguiente men:

Las funcio nes se activan o desactivan segn la eleccin.



Ver accesos directos en la Barra de Estado

Esta opcin, seleccionada de manera predeterminada, muestra los botones de las

vistas Normal , Diseo de pgina y Vista previa de salto de pgina . Podemos

hacer clic en estos botones para cambiar la vista actual.

Muestra el documento en vista normal. Es la opcin

por defecto.

Muestra el documento tal y como aparecer en la

pgina impresa.

Muestra una vista p reliminar donde se interrumpen

las pginas al imprimir el documento.

Barra de Zoom

Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de zoom de

forma rpida y precisa.

Barras de desplazamiento

Para movernos a travs del libro , ex isten barras de desplazamiento vertical y

horizontal.



Si presionamos el botn del medio nos permite seleccionar el objeto de bsqueda

en el libro :

La mini barra

Al seleccionar una celda , Excel puede mostrar u ocultar una barra de he rramientas

cmoda, pequea y semitransparente, llamada la mini barra de herramientas. Esta

mini barra de herramientas facilita el trabajo con fuentes, estilos de fuente, tamao

de fuente, alineacin, color de texto, formato numrico, copiar formato, ajuste de

celdas, etc.

No se puede personalizar la mini barra de herramientas.

Excel muestra la mini barra de herramientas al dejar el puntero sobre la celda y

presionar el botn secundario (derecho) del ratn. Para uti lizar la barra de

herramientas, ha cemo s clic en cualquiera de los comandos disponibles .

Esta mini barra se puede desactivar. Para ello ingresamos por el botn de Office

y a continuacin en . Se abre un cuadro de dilogo donde en

la opcin podemos desactivar la casilla

de

Pgina: marcando esta opcin, los

botones y nos habilita a

avanzar y retroceder de a una

pgina, es decir, se convierten en

AvPag y RePag.



Desplazam iento dentro de la hoja de Excel

Desplazamiento con el teclado

Para desplazarnos en la hoja de Excel, sin utilizar las barras de desplazamiento,

tenemos las siguientes opciones:

Para moverse

Una celda en la direccin indicada.

Se mueve arriba o abajo al extremo de

la regin de datos actual.

+

+

Se mueve hacia la izquierda o derecha

de la regin de datos actual.

+

+

A travs de celdas desbloqueadas en

una hoja protegida.

Al principio de una fila.

Al principio de la hoja.

+

A la ltima celda de la hoja.

+

CTRL

CTRL

CTRL

CTRL

TABULADOR

INICIO

CTRL INICIO

CTRL FIN



Previo a cualquier accin debemos verificar

nuestra ubicacin en la hoja.

Hacia abajo una pantalla.

Hacia arriba una pantalla.

Hacia la derecha una pantalla.

+

Hacia la izquierda una pantalla.

+

Hacia la siguiente hoja del libro.

+

Hacia la anterior hoja del libro.

+

Seleccin de celdas dentro de la hoja de Excel

En Excel es muy importante tener en cuenta dnde estamos posicionados, ya que los

cambios que efectuemos sern aplicados a la celda o rango de celdas (conjunto de

celdas) que tengamos seleccionado.

Para seleccionar una o varias celdas dentro de Excel podemos utilizar, el ratn, el

teclado o ambos a la vez.

Pinchamos en una celda cuando el puntero del ratn tiene

forma de cruz ( ) y sin soltar arrastramos hasta marcar todas

las celdas que sea necesario.

AvPg

RePg

CTRL

CTRL

AvPg

RePg

ALT AvPg

ALT RePg



En Excel 2007, si las celdas seleccionadas

tienen un color de relleno, ste no cambia a la vista

en el momento de la seleccin.

Mientras es tamos realizando esta operacin en la ventana de

celda activa nos indicar la cantidad de lneas y columnas

seleccionadas.

La celda en la cual comienza la seleccin se identificar con un

tono ms claro .

Si lo que se desea es seleccionar u na columna o una fila completa, se debe

hacer clic sobre el cabezal de la misma; y si son varias filas o columnas,

hacemos clic sobre la primera y sin soltar, arrastramos el ratn hasta

seleccionar todas las deseadas.



a) Tambin podemos selecciona r toda la hoja con slo un clic!!! Dnde?

AQU

Lograremos entonces, que quede toda la hoja seleccionada de la siguiente manera:

Cantidad de columnas

seleccionadas

Cantidad de filas

seleccionadas



Ya vimos como realizar una seleccin de celdas continuas, y vimos que para

ello es suficiente el empleo del ratn. Si en cambio, queremos seleccionar

celdas distantes, al ratn lo debemos ayudar con el teclado. Haciendo click con

el ratn mientras se mantiene presionada la tecla podremos seleccionar

celdas, filas o columnas que no se encuentren junt as.

+

CTRL

En el momento de hacer el

clic, en el cuadro de nombre,

se muestra la cantidad de

filas y columnas que co ntiene

la hoja

Grupos de Celdas

cliqueadas



En la tabla que se presenta a continuacin les contaremos como

seleccionar celdas, columnas o filas utilizando nicamente el

teclado:

Par de celdas

cliquead as

Si en lugar de utilizar la tecla

CTRL

utilizamos

Shift

, la seleccin seria las celdas

comprendidas en el rectngulo imaginario que

tuviera como aristas opuestas del mismo las

celdas cliqueadas.



Seleccin

Extender la seleccin

+

Extender la seleccin al extremo de la

regin actual de datos.

+ +

Extender la seleccin al principio de la

fila.

+

Extender la seleccin al prin cipio de la

hoja.

+ +

Seleccionar una columna entera.

+

Seleccionar una fila entera.

+

Quitar la seleccin y quedar en la celda

activa.

+

Extender la seleccin hacia abajo una

pantalla.

+

CTRL

Shift

Shift

Shift

INICIO

Shift

INICIO CTRL

CTRL

Shift

ESPACIO

ESPACIO

Shift

AvPg Shift



Extender la seleccin hacia arriba una

pantalla.

+ +

Selecciona todas las celdas de una

hoja.

+ +

Otros modos para desplazarnos y seleccionar

MODO FIN :

Con la tecla se activa o desactiva un modo especial de movimiento o de

seleccin, a travs de la hoja de Excel. Al activar la tecla, en la barra de estado se

puede ver indicando que el modo est activo (siempre y cuando esta

opcin este agregada en la misma) .

Para moverse :

Para moverse

Un bloque de datos en la fila o columna

(si no hay datos va hasta la ltima

celda)

A la ltima celda en uso de la hoja

(esquina inferior derecha)

FIN

FIN

INICIO

RePg Shift

Shift

CTRL ESPACIO



A la ltima celda en u so de la ltima

columna en uso

Para seleccionar :

Seleccionar

Extender la seleccin hacia el final del

bloque de datos en la direccin de la

flecha.

+

Extender la seleccin hacia la lti ma

celda del bloque de datos (esquina

inferior derecha).

+

Extender la seleccin hacia la ltima

celda de la fila actual hasta donde llega

el bloque de datos.

+

a) Intro

INICIO

Shift

Shift

Shift

FIN

INTRO

INTRO



MODO DESPL. :

Con l a tecla se activa o desactiva el modo despliegue, en este modo se

mueve la pantalla, no el cursor. Al igual que en el caso anterior, el modo se indica en

la barra de estado.

Para moverse :

Para moverse

Arriba o abajo una fi la

Izquierda o derecha una columna

A la esquina superior izquierda de la

ventana

A la esquina inferior derecha de la

ventana

Bloq

Des pl

INICIO

Bloq

Despl

FIN

la traduccin al espaol est

mal la etiqueta y dice: Bloq

Mays



Para seleccionar :

Seleccionar

Extender la seleccin hacia la celda

superior izquierda de la ventana.

+

Extender la seleccin hacia la celda

inferior derecha de la ventana.

+

Ayuda de Excel

Para acceder a la ayuda de Excel se puede hacer haciendo clic en el icono en la

parte superior derecha del ce ntro de control o simplemente presionando la tecla

Dependiendo de si contamos o no con conexin a internet, el men que nos

despliega es diferente.

Adems es bueno precisar que en esta versin de office no se encuentra el clsico

ayudante que vena en versiones anteriores.

Shift

INICIO Shift

FIN

Bloq

Despl



2. Manejo de Libros

En este captulo veremos cmo abrir y crear nuevos libros de Excel as como

comenzar a insertar los primero datos en una hoja.

Trabajar en un nuevo libro de Excel 2007

Por defecto Excel abre un nuev o libro en el momento que iniciamos la aplicacin.

No obstante si deseamos abrir adems un nuevo libro hay varias formas. La primera

y ms intuitiva es ir al botn de office y luego hacer clic en

Al seleccionar esta opcin se despliega el cuadro d e dilogo:

Aqu se podr indicar si ser un libro en blanco, si ser un nuevo libro basado en uno

existente, si se tomar una plantilla como modelo, etc. Tambin se puede optar por

utilizar alguna de las tantas plantillas Online existentes en el sitio de Microsoft, las

que se encuentran agrupadas en categoras (para esto ltimo el usuario requiere

contar con acceso a Internet).



Una plantilla puede sernos til cuando usamos

muchas veces un libro con la misma estructura. Por ejemplo,

para realizar informes de ventas, listas de asistencia,

informes de gastos, etc.

En el caso ms comn que es la realizacin de un libro en blanco - se selecciona:

y luego se oprime

Nuevo libro desde pl antilla

Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos libros . En una plantilla se

guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao,

etc., de todo el libro , as como los formatos de las tablas, l os grficos , filt ros

aplicados, la configuracin de nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina.

Para utilizar las plantillas, debemos seleccionarlas desde el panel

izquierdo del cuadro de dilogo nuevo libro .

Una plantilla es un libro de Excel 2007 con la ca racterstica de que

el tipo de libro es plantilla de libro (. xltx )

Un ejemplo de plantilla es Normal.xltx . Cada

vez que abrimos un libro nuevo estamos utilizando la plantilla

Normal. xtlx . Excel 2007 asigna la plantilla Normal. xtlx

automticamente al cre ar un nuevo libro. Esta plantilla es la que

contiene la informacin del tipo de letra, estilo, tamao, etc. que

tienen por defecto los libros nuevos.



Excel 2007 dispone de otras muchas plantillas modelo para realizar informes de

gatos, amortizacin de p rstamos , informe de ventas, hojas de asistencia, etc.

vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cmo podemos modificarlas

para adaptarlas a nuestras necesidades, y tambin cmo crear plantillas nuevas a

partir de un libro Excel. Tambin se pueden crear plantillas basadas en formularios

de introduccin de datos con controles ms complejos.

Esta seccin permite visualizar las plantillas instaladas.

Seleccionamos la que ms se ajuste a nuestras necesidades y presionamos el botn

Las p lantillas se caracterizan por tener un estilo y estructura creados anteriormente.

Slo ser necesario rellenar los campos con los datos necesarios para finalizar el

libro.

Crear un libro a partir de una plantilla es tan sencillo como esto.



Se nos o frece la posibilidad de navegar por las plantillas existentes en la web de

Microsoft por si deseamos descargar algunas de ellas (para hacerlo necesitamos

conexin a Internet).

Abrir un libro de Excel 2007

Para abrir un libro creado previamente que tenemos en algn lugar del sistema de

archivos. Vamos al botn de office y seleccionamos

Se nos mostrar un dilogo como el siguiente donde podemos explorar diferentes

lugares del disco duro as como recursos de red que tengamos mapeados. All

tendremos que buscar y seleccionar el libro que deseamos abrir y dar clic en Abrir.



Descripcin de la caja de dilogo:

Nos permite seleccionar la unidad o carpeta en la cual se encuentra archivado el libro

que deseamos abrir.

A travs de los distintos boton es que aparecen en esta barra de navegacin podemos

cambiar la seleccin indicada en

Permite que nos movamos un nivel hacia arriba.

Elimina el archivo seleccionado.

Con esta opcin podemos crear una nueva carpeta que dependa de aquella que se

mu estra en el recuadro Buscar en.

Podemos crear una nueva carpeta donde abrir o buscar nuestros archivos, si es que

an no ha sido creada.

Este es el botn de vistas, contiene las opciones para ver de diferente forma los

archivos o carpetas. Las vistas que presenta son: Lista , Detalles y Propiedades .



A travs de la opcin Herramientas accedemos a un men que nos permite eliminar

el archivo, cambiarle de nombre , imprimirlo , agregar el archivo a la carpeta

favoritos , conectarse a una unidad de red y v er las propiedades de los

archivos.

Si conocemos el nombre del archivo lo ingresamos en este recuadro.

Permite abrir un archivo que haya sido creado en otra aplicacin o versin de Excel.

Una vez que ubicamos el archivo que necesitamos hacemos clic en el botn abrir.

Ingreso de datos

Para comenzar a trabajar en Excel e ingresar datos, debemos primero ubicarnos en

alguna de las celdas de la hoja de clculo. Para ello la forma ms sencilla es hacer

clic con el mouse en una celda.

Luego utilizand o el teclado comenzamos a ingresar la informacin, esta obviamente

puede ser texto o nmeros.

Por defecto Excel alinea a la izquierda si se trata de texto los datos ingresados o

alinea a la derecha de la celda si son valores numricos.

Tambin tenemos la

posibilidad de abrir el

archivo slo como

lectura o como copia .



Cada dato se i ngresa en una celda diferente . En el ejemplo, el texto, a pesar de que

son varias palabras , es un solo dato y por eso va en una sola celda.

Luego de que ingresamos los datos, si presionamos la tecla enter o intro, el cursor se

posicionar en la celda inf erior. Si presionamos TAB el cursor se posicionar en la

celda de la derecha.

Sobre la parte superior de la hoja se puede visualizar la barra de frmulas.

En ella en el momento que se estn ingresando los valores se habilitan 3 botones.

Sirve para ca ncelar el dato que estamos ingresando.

El tilde azul sirve para ingresar el dato.

El tercero abre el asistente para ingresar una frmula. Al hacer click sobre l se

abre una caja de dilogo en la cual se puede indicar las operaciones numricas o

funcio nes que se realizarn (ms adelante retomaremos el tema).

A la derecha est el cuadro que muestra propiamente el dato que estamos

ingresando.

Ntese que una forma alternativa de ingresar datos en una celda es luego de

posicionarse con el mouse, ir a este cuadro en la barra de formulas y ah ingresar

directamente el valor.



Edicin de celdas

Diremos que una celda se encuentra editada cuando se le est ingresando

informacin o cuando habilita la modificacin de la informacin existente.

Para editar una ce lda, nos posicionamos en la misma y hacemos clic con el botn

primario (izquierdo) con el mouse en la barra de frmulas.

La barra de frmulas permite la edicin de la celda como se maneja en otras

aplicaciones la edicin de texto y al igual que en el caso anterior, el cursor marca la

posicin donde se va insertar el texto, este cursor se puede mover con las flechas del

teclado o con un clic del ratn en el lugar deseado.

Se va mostrar el cursor en el lugar en donde comienza la edicin. Por defecto el

modo de edicin predeterminado es el de insercin, es decir que se ingresa texto y

no se sobrescribe lo que haya. Para cambiar al modo de sobrescribir se presiona la

tecla

El cursor se comporta de manera diferente de acuerdo al modo seleccionado.

En l a siguiente figura se muestra el cursor con un resaltado negro, indicando modo

sobrescritura.

Para borrar y corregir los datos ingresados, se utilizan bsicamente las teclas

y , ambas teclas tienen la funcin de borrado, pero la primera

borra el texto hacia adelante y la segunda lo borra hacia atrs.

Supr



Por ejemplo, corrijamos el texto: Esto es una pruerba

Luego debemos confirmar el ingreso de la informacin con un enter o con un clic en

el botn de la barra de frmula s; tambin podemos cancelar la accin con el

botn de la barra de frmula o presionando la tecla

Otra forma de edicin de celdas es a travs del teclado presionando la tecla

Utilizando esta opcin la celda en la cual se encuentra ingresado el dato presentar,

al final del mismo, un cursor tintineante, esto posibilita que nos desplacemos dentro

de la celda con las flechas de direccionamiento y modifiquemos la informacin

ingresada.

Guardar el libro

No es necesario esperar a finalizar nuestro trabajo para salvarlo, por el contrario, es

recomendable ir guardando a medida que vamos avanzando en el mismo.

Guardar por primera vez

Para guardar por primera vez , existen tres caminos a seguir:

A travs del botn de Office , seleccionando la opcin



A travs del botn de Office , seleccionando la opcin

A travs del botn de la barra de herramientas de acceso rpido.

Seleccionando cualquiera de las tres opciones, accedemos al siguiente cuadro de

dilogo, que nos permite cambiar el nombre del arc hivo, el tipo y la carpeta que lo

contiene:

En la parte central de este cuadro de dilogo se muestran los archivos y carpetas

que hay dentro de la carpeta que aparece en el campo

aqu debe mos indicar la carpeta o directorio dentro del cual va mos a

guardar el libro.

Por defecto aparecer la carpet a predeterminada . Si queremos

guardar nuestro archivo en otra carpeta debe mo s buscarla y hacer doble clic sobre

ella para copiarla en el campo



Para cambiar la carpeta predeterminada que aparece en el comando Guardar como ...

debemos ir al Botn Office , y hacer clic en el botn . All

aparecer un cuadro de dilogo en el que seleccionaremos la categora

, donde aparecern las opciones a modificar.

En esta seccin podemos indicar la carpeta do nde se guardarn nuestros archivos en

forma predeterminada.

Tambin definir el tipo de archivo por defecto en que Excel salvar nuestros libros:



Adems podemos indicarle a Excel que realice autoguardados cada un

determinado perodo de tiempo, de maner a tal de tener archivos de respaldo

para nuestro trabajo:

En la casilla siguiente, podemos definir el sitio donde deseamos sean guardados

nuestros archivos de respaldo:

Estructura de archivos

La organizacin de unidades, archivos y carpetas es lo que llamamos estructura de

archivos de Windows.

Para des

Documents

Manual Excel 2007