Manual Excel 2016

8/15/2019 Manual Excel 2016

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Para crear, editar, eliminar y mostrar todas las reglas de formato condicional del libro,use el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional.En el grupoEstilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y,a continuación, en Administrar reglas.Cuando se aplican dos o más reglas de formato

condicional a un rango de celdas, estas reglas se evalúan por orden de prioridad (dearriba a abajo en función de cómo apare!can en este cuadro de diálogo.

En este ejemplo, las celdas con números de identificador de empleados cuyas fechas decertificación vencen en "# d$as están en formato amarillo, y los números deidentificador de empleados con certificación vencida están en rojo. %as reglas demuestran en la siguiente imagen.

%a primera regla (&ue, si es verdadera, define el color de fondo de la celda como rojo prueba un valor de fecha en la columna ' frente a la fecha actual (obtenida mediante lafunción HOY en una fórmula. %a fórmula debe estar asignada al primer valor de datosde la columna ', &ue es '. %a fórmula para esta regla es )'*+-. Esta fórmula seusa para probar las celdas de la columna ' (celdas ''/0. 1i la fórmula de algunacelda de la columna ' se evalúa como verdadera, su celda correspondiente de la

columna 2 (por ejemplo, 20 corresponde a '0, 2// corresponde a 2//, se le aplica elformato de color de fondo rojo. 3na ve! evaluadas todas las celdas especificadas en Se


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aplica a con esta primera regla, se prueba la segunda regla. Esta fórmula comprueba silos valores de la columna ' tienen menos de "# desde la fecha actual (por ejemplo,supongamos &ue la fecha de hoy es //4#54#/#. %a celda de '6, #64/#4#/#, tienemenos de "# d$as desde hoy, por lo &ue se evalúa como verdadera, y se le aplica unformato con color amarillo. %a fórmula para esta regla es )'*+-(7"#. Cual&uier

celda a la &ue se le haya aplicado primero el formato rojo por la regla más alta de la listase deja sin tocar.

3na regla más alta en la lista tiene una mayor prioridad &ue una regla más baja en lalista. 8e manera predeterminada, las nuevas reglas siempre se agregan al principio de lalista y, por tanto, tienen una mayor prioridad, pero puede cambiar el orden de prioridadmediante las flechas Subir y Bajar del cuadro de diálogo.

Qué ocurre cuando más de una regla de formato condicional da como

resultado erdadero

Para un rango de celdas, puede tener más de una regla de formato condicional &ue d9como resultado verdadero. %as reglas pueden entrar en conflicto o no hacerlo

!uando las reglas no entran en conflicto Por ejemplo, si una regla aplica a unacelda el formato de fuente en negrita y otra regla aplica a la misma celda el formato decolor rojo, se aplica un formato a la celda con una fuente en negrita y color rojo. 8ebidoa &ue no hay conflicto entre los dos formatos, se aplican ambas reglas.

!uando las reglas entran en conflicto Por ejemplo, una regla establece un color defuente de celda en rojo y otra establece un color de fuente de celda en verde. 8ebido a&ue estas dos reglas entran en conflicto, solo se puede aplicar una. %a regla &ue se aplica

es la de mayor prioridad (la más alta en la lista del cuadro de diálogo.

!"mo pegar# rellenar $ c"mo afectan las reglas de formato condicional a

!opiar formato

:ientras se edita la hoja de cálculo, puede copiar y pegar valores de celdas &ue tenganformatos condicionales, rellenar un rango de celdas con formatos condicionales o usarCopiar formato. Estas operaciones pueden afectar a la prioridad de regla de formatocondicional de la siguiente manera se crea una nueva regla de formato condicional

basada en las celdas de origen para las celdas de destino.


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1i copia y pega los valores de celda &ue tienen formatos condicionales en una hoja decálculo abierta en otra instancia de E;cel (otro proceso de E;cel.e;e &ue se ejecute a lave! en el e&uipo, no se crea ninguna regla de formato condicional en la otra instancia yno se copia el formato a dicha instancia.

Qué ocurre cuando un formato condicional $ un formato manual entranen conflicto

En un rango de celdas, si una regla de formato es verdadera, tiene prioridad sobre unformato manual. El formato manual se aplica con el comando Formato en el grupo!eldas de la ficha Inicio. 1i elimina la regla de formato condicional, el rango de celdasconserva el formato manual.

%ota& El formato manual no se muestra en el cuadro de diálogo Administrador dereglas de formato condicionales ni se utili!a para determinar prioridad.

!ontrolar cuándo se detiene la ealuaci"n de la regla mediante la casilla

de erificaci"n 'etener si es erdad

Para obtener compatibilidad con versiones anteriores, puede seleccionar la casilla'etener si es erdad en el cuadro de diálogo Administrar reglas para simular de &u9forma podr$a aparecer el formato condicional en versiones anteriores de E;cel &ue noadmiten más de tres reglas de formato condicional, o varias reglas aplicadas al mismorango.

Por ejemplo, si tiene más de tres reglas de formato condicional para un rango de celdas

y trabaja con una versión de E;cel anterior a E;cel ##alsa

?res=erdadera o>alsa

1e aplica la regla uno yse omiten las reglas dosy tres.

3no >alsa 8os =erdadera ?res

=erdadera o

>alsa

1e aplica la regla dos y

se omite la regla tres.


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Si la

regla Es

Y si la

regla Es

Y si la

regla Es Entonces

3no >alsa 8os >alsa ?res =erdadera 1e aplica la regla tres.

3no >alsa 8os >alsa ?res >alsa @o se aplica ningunaregla.

Puede activar o desactivar la casilla de verificación 'etener si es erdad para cambiarla conducta predeterminada

•

Para evaluar únicamente la primera regla, active la casilla de verificación'etener si es erdad para la primera regla.

• Para evaluar únicamente la primera y la segunda regla, active la casilla de

verificación 'etener si es erdad para la segunda regla.

• Para evaluar la primera, la segunda y la tercera regla, active la casilla de

verificación 'etener si es erdad para la tercera regla.

%ota& @o es posible activar o desactivar la casilla de verificación 'etener si es erdad si el formato de la regla se aplica mediante una barra de datos, una escala de colores o

un conjunto de iconos.

Principio de página

Editar la prioridad de la regla de formato condicional

/. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto aFormato condicional y, a continuación, haga clic en Administrar reglas.

%a lista de reglas de formato condicionales se muestra para la selección actualincluyendo el tipo de regla, el formato, el rango de celdas al &ue se aplica laregla y la configuración 'etener si es erdad.

1i no ve la regla &ue desea, en el cuadro de lista (ostrar reglas de formatopara, asegúrese de &ue está seleccionado el rango de celdas, la hoja de cálculo,

la tabla o el informe de tabla dinámica adecuados.

https://support.office.com/es-es/article/Administrar-la-prioridad-de-la-regla-de-formato-condicional-06aeeb54-0fad-4b2d-a43b-6db6f6f3ca26#tophttps://support.office.com/es-es/article/Administrar-la-prioridad-de-la-regla-de-formato-condicional-06aeeb54-0fad-4b2d-a43b-6db6f6f3ca26#top


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1e puede cambiar manualmente el formato de las celdas &ue cumplan un criterio, pero

esto ser$a un proceso engorroso y repetitivo, especialmente si tienes un gran conjunto de

valores o sus valores cambian con frecuencia. Es por ello &ue debes utili!ar el formato

condicional, para cambiar el formato de forma automática cuando una celda cumpla con

ciertos criterios.

+C2mo puedo aplicar .ormato condicional/

Es muy simple.

13 4elecciona las celdas a las 0ue deseas dar .ormato condicional3

$3 En la cinta de opciones selecciona 5en6 7nicio% Formato condicional *esco'es la re'la 0ue desea aplicar a las celdas seleccionadas3

En E;cel ##< e;isten 0 tipos de reglas generales del formato condicional &ue podemos

utili!ar en distintos casos

• 8esaltar re'las de celdas

•

8e'las superiores e in.eriores

• &arras de datos

• Escalas de color


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• Con9unto de iconos

:En Pr;ctica<

2lgunos ejemplos

2&u$ les tenemos algunos ejemplos de los resultados &ue obtendrán al aplicar formato

condicional

%es dejamos ane;os el archivo con el &ue preparamos este art$culo, en versión

para E;cel ##< para &ue puedan aplicar sus propias prácticas ensayando con los datosde los mismos o aplicando sus propios datos.

>ormato Condicional E;cel ##<

Funci"n B*S!A+, en E)cel

1inta;is de la función de E;cel '31C2D=

)'31C2D=(valorbuscadoFmatri!buscarenFindicadorcolumnasFordenado

http://excellentias.com/wp-content/uploads/2010/03/Formato-Condicional-Excel-2007.ziphttp://excellentias.com/wp-content/uploads/2010/03/Formato-Condicional-Excel-2007.zip


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=i9ndola desde un punto de vista mas simple la función B*S!A+, se puede traduciren

)'31C2D=(BGu9 criterio referencial deseas buscarFB8ónde buscas ese criterioreferencialFBEl valor de &u9 columna &uieres &ue te muestreFBGuieres &ue el valor sea

e;acto o apro;imado

Estructura de la función de E;cel '31C2D=

,alor-buscado se entiende como el criterio &ue se va a buscar en la primera columnade la matri! de tabla. =alorbuscado puede ser un valor o una referencia. 1ivalorbuscado es inferior al menor de los valores de la primera columna dematri!buscaren, '31C2D= devuelve al valor de error H@42.

(atri.-buscar-en& 8os o más columnas de datos. 3sa una referencia a un rango o unnombre de rango. %os valores de la primera columna de matri!buscaren son los

valores &ue busca valorbuscado.

• Es importante resaltar &ue al momento de seleccionar la matri! donde

buscaremos la información, el valor referencial debe estar en la primeracolumna.

Estos valores pueden ser te;to, números o valores lógicos. %as mayúsculas y minúsculasdel te;to son e&uivalentes

Indicador-columnas Es el valor del número de columna de matri!buscaren desde la

cual debe devolverse el valor coincidente. 1i el argumento indicadorcolumnas es iguala /, la función devuelve el valor de la primera columna del argumentomatri!buscarenF si el argumento indicadorcolumnas es igual a , devuelve el valorde la segunda columna de matri!buscaren y as$ sucesivamente. 1iindicadorcolumnas es

• 1i es inferior a /, devuelve al valor de error H=2%3EI

• 1i es superior al número de columnas de matri!buscaren, devuelve el error

HDE>I

Ordenado Es el valor lógico &ue especifica si la función va a buscar una coincidenciae;acta o apro;imada

• 1i se omite o es =ED828ED, se devolverá una coincidencia e;acta o

apro;imada. 1i no locali!a ninguna coincidencia e;acta, devolverá el siguientevalor más alto inferior a valorbuscado.

• %os valores de la primera columna de matri!buscaren deben estar clasificados

según un criterio de ordenación ascendenteF en caso contrario, es posible &uela función no devuelva el valor correcto. Para obtener más información.


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• 1i es >2%1, la función sólo buscará una coincidencia e;acta. En este caso, no

es necesario ordenar los valores de la primera columna de matri!buscaren. 1ihay dos o más valores en la primera columna de matri!buscaren, se utili!ará el

primer valor encontrado. 1i no se encuentra una coincidencia e;acta, sedevolverá el valor de error H@42.

Para mejor comprensión de la función '31C2D= veamos el siguiente ejemplo

JEn PrácticaI

Kmagina &ue dispones de una lista de frutas y sus cantidades, donde no se repite enninguna fila los tipos frutas. Cada fila contiene un tipo de fruta diferente. 1i alguien te

preguntara la cantidad de uvas en tu lista, y esta fuera muy larga ser$a incómodo revisarfila por fila, elemento por elemento, para conocer la respuesta. %o mejor ser$a utili!ar lafunción '31C2D=/

Pongamos este ejemplo en práctica con una lista de valores sencillos, como los de latabla ane;a

Para comen!ar a buscar los datos deseados tan solo inserta en una celda de tu preferencia la función '31C2D=,esta forma

)B*S!A+,(E012B20&2!234141FA5SO

8onde

E0& Depresenta el valor buscado &ue en este caso es el nombre de la fruta.

2B20&2!234& Depresenta la matri! donde se van a buscar los datos.

4& Depresenta el indicador de columnas de donde se va a e;traer la información

FA5SO& Depresenta de &ue forma se &uieren los datos y en efecto se desean de manerae;acta.


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2 continuación se e;plica en detalle la función de E;cel E67+AE/

%a función EL?D2E devuelve un número espec$fico de caracteres de una cadena dete;to, comen!ando en la posición &ue especifi&ues y en función del número decaracteres &ue especifi&ues.

%a función EL?D2E se utili!a con idiomas &ue emplean un conjunto de caracteres deun byte (1'C1.

(SB!S 1ingle 'yte Character 1et& se utili!a para referirse a conjuntos de caracteres&ue utili!an e;actamente un byte por cada carácter gráfico.

%a función EL?D2E siempre cuenta cada carácter como /, ya sea de un byte o de doble byte e independientemente de la configuración predeterminada de idioma.

%a función EL?D2E la podemos hallar dentro de las funciones de ?e;to como seaprecia en la imagen


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En la siguiente imagen se puede apreciar la sinta;is de esta función

7e)to Cadena de te;to &ue contiene los caracteres &ue se desea e;traer.

8osici"n-inicial Posición del primer carácter &ue se desea e;traer del te;to. %aPosicióninicial del primer carácter de te;to es /, y as$ sucesivamente.

%9m-de-caracteres Espec$fica el número de caracteres &ue se desea &ue EL?D2Edevuelva del argumento te;to.

2 considerar

•1i posicióninicial es mayor &ue la longitud de te;to, EL?D2E devuelve MN(te;to vac$o.

• 1i posicióninicial es menor &ue la longitud de te;to, pero posicióninicial más

númdecaracteres e;cede la longitud de te;to, EL?D2E devuelve loscaracteres hasta el final de te;to.

• 1i posicióninicial es menor &ue /, EL?D2E devuelve el valor de error

HJ=2%DI

• 1i númdecaracteres es negativo, EL?D2E devuelve el valor de error

HJ=2%DI


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:En 8ractica;

=eamos a continuación un ejemplo para comprender mejor esta función

E;iste un una tienda por departamentos en la cual se necesita reali!ar una organi!aciónde los datos de tal manera &ue este asociado un código con un departamento enespecifico, sin embargo los códigos &ue se tienen están con caracteres adicionales &ueno se re&uieren, por lo tanto se necesita hacer la e;tracción del código antes para &uesea combinado con el nombre del departamento.

En la imagen ane;a se encuentra el ejemplo propuesto

BCómo lo vamos a reali!ar

=amos a emplear inicialmente la función EL?D2E y luego vamos a emplear la función

de ?e;to C@C2?E@2D para hacer la combinación del departamento con el código,veamos en la imagen ane;a la solución a este ejemplo

Como se puede apreciar la combinación de ambas funciones (>ormula soluciono elejercicio propuesto ya &ue con el uso de la función EL?D2E y C@C2?E@2D seobtiene el dato re&uerido.

El uso de la función EL?D2E simplifica el trabajo en alto grado ya &ue optimi!amos eltiempo &ue normalmente invertimos en los procedimientos manuales y además &ue

puede ser anidada con una gran diversidad de funciones con lo &ue se crean formulas

nuevas para solucionar problemas más complejos.

http://excellentias.com/funcion-excel-concatenar/http://excellentias.com/funcion-excel-concatenar/http://excellentias.com/funcion-excel-concatenar/http://excellentias.com/funcion-excel-concatenar/


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%es dejamos ane;os los archivos con los &ue preparamos este art$culo, en versiones paraE;cel ##< y E;cel ##A, para &ue puedan aplicar sus propias prácticas ensayando conlos datos de los mismos o aplicando sus propios datos.

Empleando el .ormato condicional para 'r;fcas en Excel

Paso 1= Tener limpios * or'aniados nuestros datos3

Como toda historia en E;cel lo primero es tener nuestros datos ya debidamente

organi!ados y listos para graficar. Para &ue puedas seguir este tutorial paso a paso

puedes descargar los datos de prueba &ue nosotros empleamos. @o obstante es

perfectamente aplicable a cual&uier grupo de datos &ue hayas organi!ado previamente

bajo un formato similar al &ue empleamos, es decir en columnas donde definas

claramente lo &ue deseas graficar en el eje L y en el eje -.

Paso $= >acer una 'r;fca de barras simple3

1eleccionamos nuestros datos, incluyendo los rótulos y hacemos clic en la pestaOa

Knsertar y luego en el botón Columna, en el módulo de ráficos. En la lista de opciones

&ue se despliega seleccionamos un gráfico de Columna en Q8, columnas agrupadas,&ue nos permitirá compara valores entre categor$as usando rectángulos verticales para

codificar los valores de cada punto de datos. 8eberás obtener como resultado un gráfico

muy similar a la imagen ane;a. JEse será nuestro punto de partidaI

http://www.excellentias.com/wp-content/uploads/2014/10/Tutorial-Gr%C3%A1ficas-con-Formato-Condicional.ziphttp://www.excellentias.com/wp-content/uploads/2014/10/Tutorial-Gr%C3%A1ficas-con-Formato-Condicional.zip


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Paso #= Formular nuestra tabla de datos3

2hora aplicaremos algunas fórmulas &ue nos permitirán sentar las bases para hacer el

efecto de cambio condicional. En nuestro tutorial cambiaremos el color de las barras de

acuerdo a su valor. Para ello insertamos en la parte superior de nuestra tabla dos filas en

las &ue cargaremos los valores de los l$mites inferiores y superiores de los cambios.

En la celda C0 de nuestra tabla insertamos una fórmula simple &ue copiamos hasta la

celda K0. Esta fórmula nos permite crear un encabe!ado dinámico para nuestra tabla de

datos

)CRN * - *) MRCA

En la celda C" empleamos la siguiente fórmula para clasificar de forma automática en

cada columna de nuestra nueva tabla de datos los valores de acuerdo a los l$mites

establecidos en la fila superior

)1K(-(CS*S'"FS'"*)CSAFS'"FNN

%a fórmula solo le indica a E;cel &ue muestre el valor de la columna ' si este seencuentra entre los l$mites &ue establecimos en las filas y A. En caso contrario &ue

arroje un valor en blanco. 3na ve! cargada esta fórmula en el rango C" la podemos

copiar para aplicarla a todo el rango C"K/T. 8eben obtener como resultado una tabla

como la de la imagen ane;a.


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Paso = Cambiar el ori'en de datos de nuestra 'r;fca3

Cuando seleccionamos nuestra gráfica original de forma automática podemos ver cual

es el origen de los datos &ue esta muestra. Para cambiar el origen de los mismos tan solo

debemos modificar los rangos arrastrando para cubrir nuestra nueva tabla de datos, sin

incluir los datos de la columna '.

2s$ debemos ir de esto


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2un debemos corregir algunos detalles para mejorar la visuali!ación. Por ejemplo los

colores por defecto no son los ideales y cada barra visible está agrupada con otras barras

invisibles. JCorregiremos estos detalles en los pró;imos pasosI

Paso ?= Corre'ir visualiaci2n de las barras3

+aremos de nuestra barras visibles las protagonistas de la historia de datos a contar,

conforme las barras invisibles en el gráfico &uedarán detrás del telón. Para ello

simplemente seleccionamos alguna de nuestras barras visibles, hacemos clic derecho

con nuestro ratón y elegimos la opción M8ar formato a serie de datos..N En la ventana

emergente &ue nos aparecerá seleccionaremos en Mpciones de serieN la superposición

al /##U (1uperpuestas /##U, tal como en la imagen ane;a.


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1i lo desean tambi9n pueden corregir el ancho de intervalo para mejorar la visuali!ación

de las barras. 8eberán obtener como resultado un gráfico como este.


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Paso @= Corre'ir el color de las barras * otros detalles para me9orar la

visualiaci2n3

J%legó el momento de mejorar los colores por defectoI @osotros confiamos esa tarea en

Color'reVer , una e;celente herramienta en l$nea para seleccionar escalas de colores

ideales para mapas y otras visuali!aciones. Para este caso buscamos una escaladivergente de < colores. Color 'reVer por defecto te mostrará los códigos de color en

escala he;adecimal (+EL y para crearlos en E;cel los necesitamos en escala D', as$

&ue no olviden cambiar esta opción en Color 'DeVer para &ue les muestre los códigos

D'.

Es momento de preparar nuestra nueva escala de colores en E;cel. En la ficha Knicio,

buscamos el icono del cubo de pintura y hacemos clic sobre la fecha para &ue se

http://colorbrewer2.org/http://colorbrewer2.org/


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despliegue un menú en el &ue seleccionaremos la opción M:ás coloresN. En el menú

emergente MColoresN &ue nos aparecerá seleccionaremos la ficha MPersonali!adoN y all$

cargaremos en cada campo (Dojo, =erde, 2!ul los valores &ue correspondan de acuerdo

al color a preparar. 8eberán repetir estas instrucciones hasta preparar los siete colores.

?ras efectuar estos cambios en la escala de colores, y algunos otros cambios menores en

los colores de los ejes y rótulos de eje (con el objetivo de hacerlos más grises para &ue

no capten toda la atención del observador si no &ue sean solo referencia de lectura

deberán obtener como resultado el formato condicional para gráficas en E;cel ya

aplicado, como en la imagen adjunta

%o mejor de todo es &ue nuestro gráfico es ya dinámico, y está preparado para cambiar

de color en función de los valores &ue carguemos en los datos de origen y los l$mites

&ue establecemos para los mismos.


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2hora ya sabes cómo aplicar formato condicional para gráficas en E;cel, es momento

de comen!arlo a emplear.

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