Manual Excel Intermedio

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Excel Intermedio / prof. Gonzalo Anchante

Excel Intermedio & AvanzadoInstituto Nacional de Estadstica e Informtica Docente : Gonzalo Anchante Hurtado [email protected]

SUB TOTALESMicrosoft Excel calcula los subtotales utilizando una funcin de resumen, como SUMA o PROMEDIO. Podr ver subtotales utilizando simultneamente ms de un tipo de clculo en la misma lista. Pasos para agregar o quitar subtotales : 1. 2. 3. 4. Abrir el libro Planilla.XLS Ordene la lista por la columna cuyos subtotales desee calcular, es decir por el campo AREA. Haga clic en una celda de la lista. En el men Datos, haga clic en Subtotales.

5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna que contenga los grupos cuyos subtotales desee calcular. Deber ser la misma columna por la que se haya ordenado la lista en el paso 2, es decir en el campo AREA.

INEI | Tipos de controles ActiveX 1

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6. En el cuadro Usar funcin, seleccione la funcin que desee emplear para calcular los subtotales, para nuestro caso ser necesario utilizar la funcin Suma .

7. En el cuadro Agregar subtotal a, active las casillas de verificacin correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales desee extraer.

8. En el grfico siguiente se ve como quedar la estructura.

9. Luego haga clic en el botn Aceptar. 10. Finalmente se aprecia la siguiente pantalla como resultado.


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Nota: se puede "anidar" o insertar subtotales de grupos ms pequeos dentro de grupos de subtotales. Nota: Esquema son los datos de la hoja de clculo en que se agrupan las filas o columnas de datos detallados para que puedan crearse informes de resumen. En el esquema se puede resumir toda una hoja de clculo o parte de ella. Nota: Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que estn agrupadas las filas de las que desea los subtotales. Nota Para resumir datos de una lista, puede utilizarse cualquiera de las siguientes funciones. Haga clic en la funcin que desee en el cuadro Usar funcin del cuadro de dilogo Subtotales (men Datos, comando Subtotales).

Reducir el esquema del subtotal. 1. En el siguiente grfico, fjese en la parte superior izquierdo los botones que sirven para reducir o ampliar el esquema.


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2. Si Ud. elige presionar el botn 1, tendr el siguiente resultado que a continuacin se aprecia en el grfico.

3. En el grfico anterior se puede observar que solo muestra el total general, sin embargo tambin se puede observar un botn con un signo + en la fila 36 a la altura del Total General si pulsa en ello, aparecer nuevamente todos los datos. 4. A continuacin proceda a presionar el botn 2, y vea el siguiente resultado:

5. En el grfico anterior se observa el resultado, solo muestra todos los totales parciales de cada AREA y al final el total general como producto de una sumatoria. 6. Adems el grfico anterior muestra en la parte izquierda 5 botones con signo + los cuales, presionando uno de ellos puede mostrar los datos que le corresponde. Por ejemplo haga clic en el botn que le corresponde al Area FINANZAS el resultado se muestra en el siguiente grfico.


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7. Finalmente elija el botn 3 y se muestra el siguiente resultado.

8. Observando el grfico anterior se puede notar que el resultado obtenido es el mismo que se obtuvo inicialmente. Nota: Al agregar subtotales automticos a una lista, sta aparecer esquematizada para que pueda ver su estructura. Puede crear un informe de resumen haciendo clic en los smbolos del esquema para ocultar los detalles y mostrar slo los subtotales. Nota: Puede crear un grfico que utilice slo los datos visibles de una lista que contenga subtotales automticos. Si muestra u oculta los detalles de la lista, el grfico asociado tambin se actualizar para mostrar u ocultar los dat

FORMULARIOS.INEI | Tipos de controles ActiveX 5

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Los formularios permiten automatizar tareas que normalmente se tendra que hacer manualmente, an por ms que se use frmulas o funciones, puesto que el objetivo es que un trabajo sea interactivo y variable segn requerimientos del usuario. Antes de crear un formulario, decida si desea que los usuarios rellenen el formulario en pantalla o en una copia impresa. Usando formularios en pantalla Para hacer ms interactivos los formularios en pantalla, puede usar herramientas como controles, frmulas y macros. Al crear formularios para usarlos en pantalla, debe decidir si desea que los datos reunidos se almacenen en una base de datos. Puede usar el complemento o macro automtica Asistente para plantillas con seguimiento de datos para vincular la plantilla a la base de datos. Obtenga informacin sobre el Asistente para plantillas con seguimiento de datos. Si desea que el formulario est disponible para los dems usuarios de una red, guarde la plantilla del formulario en una ubicacin de la red configurada como carpeta de inicio alternativa para dichos usuarios. Tambin puede crear un acceso directo a la plantilla del formulario y hacer que los usuarios lo copien en sus carpetas de plantillas. Por ltimo, puede distribuir y recibir un formulario por correo electrnico. Formularios impresos Con los formularios que deban rellenarse en papel, deber cuidar principalmente que estn bien organizados y que tengan el formato adecuado para que resulte fcil leerlos y rellenarlo.

ELEMENTOS DE UN FORMULARIOAgregar grficos Puede agregar grficos a los formularios. Por ejemplo, puede agregar imgenes digitalizadas y objetos de dibujo creados con la barra de herramientas Dibujo, adems de cuadros y efectos de texto creados con la herramienta WordArt. Utilizar controles. Puede agregar controles a los formularios de pantalla para facilitar la introduccin de datos, as como para reunir y procesar la informacin introducida. La barra de herramientas Formularios contiene los controles disponibles.


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Los usuarios de formularios en pantalla, por ejemplo, pueden seleccionar elementos en un control de lista desplegable (cuadro combinado) que est vinculado a las celdas que contienen la lista. En formularios impresos, puede agregar casillas de verificacin con rtulos y botones de opcin. Defina los controles vacos (sin marca) de forma predeterminada, para que aparezcan en blanco y sea posible marcarlos en el papel. Si los usuarios deben escribir varias lneas de informacin, puede usar bordes de celda plateados para agregar lneas al formulario. En el caso de formularios creados para programas personalizados de Visual Basic para aplicaciones o para Web, deber utilizar los controles ActiveX ms adaptables y de mayor funcionalidad en el cuadro de controles. Obtener ms informacin sobre controles ActiveX. Slo formularios en pantalla Crear macros.- Agregue macros a un formulario para procesar datos automticamente y personalizarlo an ms, en funcin de las entradas de los usuarios. Por ejemplo, si un usuario activa una casilla de verificacin con el rtulo "Casado", una macro vinculada a esta casilla puede mostrar la entrada "Nombre de la esposa". Agregar comentarios.- Para incluir instrucciones sobre la forma de rellenar el formulario, puede agregar comentarios a las celdas. Crear frmulas Dado que el formulario tiene toda la funcionalidad de una hoja de clculo, puede usar los datos de las celdas para incluirlos en frmulas. Por ejemplo, a medida que los usuarios rellenan nmeros y cantidades de artculos en un formulario de pedido, las frmulas pueden ir calculando los totales, los impuestos y los gastos de envo. Crear una frmula para calcular un valor.


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RESTRICCIONES DE ENTRADA Y ACCESO DEL USUARIOOcultar elementos del libro Oculte los datos que no desee que vean otros usuarios cuando rellenan el formulario. Por ejemplo, puede ocultar las celdas que contienen frmulas o la lista de opciones vinculadas a un control de lista. Ocultar el contenido de celdas especficas. Colocar y cambiar el tamao de un control Puede colocar y cambiar el tamao de los controles de los formularios de la misma forma que lo hara con los objetos de dibujo creados con la barra de herramientas Dibujo. Slo formularios en pantalla Limitar las entradas de las celdas Para limitar la informacin que los usuarios pueden introducir en una celda de una hoja de clculo especfica o en un control de cuadro de edicin, puede usar el comando Validacin del men Datos para especificar las entradas que son vlidas. Proteger la hoja de clculo proteger la hoja de clculo. Para evitar que los usuarios modifiquen un formulario, puede

Antes de hacerlo, seleccione las celdas que recibirn los datos introducidos, mediante entradas directas o vnculos a algn control.

Tipos de controles ActiveXEn la siguiente tabla se muestra una lista de los controles ActiveX que pueden encontrarse en el Cuadro de Formulario. Tipo de control Rtulo Cuadro de texto Cuadro de grupo Un borde y un rtulo que agrupa los controles relacionados, como los botones de opcin o las casillas de verificacin. Un botn que ejecuta una macro cuando se hace clic en l. Una opcin que puede activarse o desactivarse. Puede seleccionar ms de una casilla de verificacin a la vez de en una hoja. Un botn que se utiliza para seleccionar una opcin entre un grupo de opciones. Un cuadro que contiene una lista de elementos. Cuadro de lista Descripcin Texto agregado a una hoja de clculo o formulario para proporcionar informacin acerca de un control, de una hoja de clculo o de un formulario. Un cuadro en el que puede escribirse texto.

Botn Casilla verificacin Botn de opcin


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Cuadro combinado Botn de alternar

Un cuadro de texto que contiene un cuadro de lista desplegable. Puede escribirse un texto o seleccionarse una opcin en la lista. Un botn que permanece presionado al hacer clic y se libera cuando se vuelve a hacer clic.

Un botn que puede adjuntarse a una celda o a un cuadro de texto. Para aumentar un valor, haga clic en Botn de nmero flecha arriba; para disminuir un valor, haga clic en flecha abajo. Un control que sirve para desplazarse a travs de un rango de valores cuando se hace clic en las flechas de Barra de desplazamiento o cuando se arrastra el cuadro de desplazamiento desplazamiento. Puede moverse a travs de una pgina de valores haciendo clic entre el cuadro de desplazamiento y una flecha de desplazamiento.

MACROSOBJETIVOS Definiciones Automatizar tareas a travs del uso de las macros. Grabar Ejecutar Manipular macros. Tipos de Macros en Excel

IntroduccinLas operaciones tradicionales que se pueden realizar en Excel para Windows las podemos automatizar, de manera que se mantenga un registro que las contenga y posteriormente hacer referencia a ellas para la simplificacin de tareas. Excel es un programa muy potente, pero la mayora de las personas lo maneja de una forma muy bsica, Excel cuenta con un lenguaje de programacin llamado Visual Basic, y permite hacer o resolver los problemas de forma ms rpida y sencilla, este curso es de un nivel alto, pero es fcil de aprender ya que se manejaran trminos sencillos. Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra, un botn o manualmente. Por ejemplo, si repetidamente se emplea una serie de pasos como: Cambiar el Tamao de Fuente o Tamao de la letra, poner Negrita, cambiar la Fuente o Tipo de letra y el Color de Fuente o Color de Letra, para no estar repitiendo estos pasos se pueden almacenar en una macro y se ejecutara la macro las veces que se desee. En resumen una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Para esto Excel para Windows cuenta con dos herramientas bsicas: las macros y los mdulos. En esta seccin se revisarn las macros.


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Para explicar lo que es una macro, vamos a hacer una analoga entre un micrfono y una cinta con la computadora y la grabadora de macros. La grabadora de macros funciona de manera similar a una grabadora de cintas. Una graba lo que la persona dice, otra graba lo que el usuario hace.

MacroAccin o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programacin Visual Basic.

Grabar MacroAntes de grabar o escribir una macro hay que tener en cuenta los siguientes puntos: 1. 2. 3. Planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute la macro Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se grabarn las correcciones que se realicen. Cada vez que se grabe una macro, sta se almacenar en un nuevo mdulo adjunto a un libro.

ProcedimientoPara grabar una macro realice los siguientes pasos: 1. Clic en el Men Herramientas. 2. Seleccione el SubMen Macro. 3. Clic en el Comando Grabar Nueva Macro. Tal como se muestra en la siguiente Figura:


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Al terminar el proceso aparece la siguiente caja de dilogo:

4. 5. 6. 7. 8.

Se debe asignar un Nombre de la macro. En la opcin Mtodo Abreviado escriba una letra. Puede utilizar CTRL + Letra (para letras minsculas) o CTRL + MAYUS + Letra (para letras maysculas). En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicacin en que desea almacenar la macro. En el cuadro Descripcin, si desea incluya una descripcin de la macro. Haga clic en Aceptar.

Al presionar Aceptar la grabacin se inicia. En este momento, todas las acciones que realice se estarn registrando. Por Ejemplo, digite los siguientes datos en la hoja de clculo. A 1 2 3 4 5 6 B C D E

CODIGO P001 P002 P003

PRODUCTO CANTIDAD PRECIO($) Mouse 45 6 Teclado 23 20 Monitor 53 180

Para finalizar la grabacin presione el botn Detener Grabacin.


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Referencia RelativaLas macros se pueden grabar ya sea con Referencias Absolutas o Relativas. Por defecto la Grabadora de Macros usar la Referencia Absoluta. Para activar la Referencia Relativa deber hacer un clic en el botn Referencia Relativa.

Ejecutar una macroUna macro se puede ejecutar de distintas formas: A. Utilizando el Mtodo Abreviado Si tiene asignado una combinacin de teclas de Mtodo Abreviado con stas se puede iniciar la ejecucin. 1. Ubique el cursor en la celda donde desee empezar la ejecucin de la macro. 2. Presione la Combinacin de Teclas que le asigno a la Macro. Por Ejemplo, CTRL i B. Seleccionando La Macro Se puede ejecutar una macro seleccionndola de una lista. 1. Presione Alt + F8.

2. En el cuadro de dilogo Macro, seleccione la Macro a Ejecutar. Por Ejemplo, Ingreso1.


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3. Luego, Clic en el botn Ejecutar.

Modificar una MacroTras grabar una macro, se puede ver el cdigo de macro con el Editor de Visual Basic para corregir errores o modificar lo que hace la macro. El Editor de Visual Basic es un programa diseado para que los usuarios principiantes puedan escribir y editar fcilmente cdigo de macro. No es necesario saber cmo se programa o se utiliza el lenguaje de Visual Basic para realizar cambios sencillos en las macros. Para Modificar una Macro realice el siguiente procedimiento: 1. Presione Alt + F8.


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2. En el cuadro de dilogo Macro, seleccione la macro que desee modificar. Por Ejemplo Ingreso1.

3. Luego, clic en el botn Modificar. Muestra la siguiente ventana:


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4. Modifique los datos que considere necesario. Por ejemplo: Texto CODIGO Mouse Teclado Cambiar Por CODPRODUCTO Software Lpiz ptico

5. Despus de realizar los cambios, la ventana debe quedar de la siguiente manera:


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6. Cierre la ventana de Visual Basic. 7. Luego, vuelva a ejecutar la macro para observar los cambios. Tal como se muestra en la siguiente figura: A 1 2 3 4 5 6 B C D E

CODPRODUCTO P001 P002 P003

PRODUCTO CANTIDAD PRECIO($) Software 45 6 Lpiz ptico 23 20 Monitor 53 180

Eliminar una MacroPara eliminar una Macro de la Lista, realice loa siguientes pasos: 1. Presione Alt + F8


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2. En el cuadro de dialogo Macro, seleccione la macro que desee eliminar. 3. Clic en el botn Eliminar. 4. Clic en el botn si.

Asignar o Cambiar un Mtodo AbreviadoPara asignar o cambiar un mtodo abreviado a una macro, realice el siguiente procedimiento: 1. Presione Alt + F8

2. Seleccione la macro que desee cambiar o asignar un mtodo abreviado. 3. Clic en el botn Opciones. Muestra la siguiente Ventana


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4. En el cuadro Opciones de la macro, en la opcin Tecla de Mtodo Abreviado digite una letra (Mayscula o Minscula). 5. Clic en el botn Aceptar. 6. Clic en el botn Cerrar.

Seguridad de macrosExcel incluye protecciones contra virus susceptibles de ser transmitidos por macros. Se pueden activar desactivar el nivel de seguridad de las macros. Para que las macros puedan funcionar se debe desactivar el nivel de seguridad utilizando el siguiente procedimiento: Procedimiento 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Clic Clic Clic Clic Clic Clic Clic Clic en en en en en en en en el Men Herramientas Opciones la Ficha Seguridad el Botn Seguridad de Macros la Ficha Nivel de Seguridad la opcin Bajo Aceptar Aceptar

Adems de la macros grabadas se pueden crear cdigos completos de macro instrucciones que son una serie de instrucciones que permiten automatizar procesos Sencillos, Avanzados y/o Complejos.

Algunos ejemplos de lo que podemos hacer con las macros son: Procesos de captura de informacin. Procesos de impresin. De anlisis de datos. De manejo de base de datos. Elaboracin de reportes. Simplificacin de tareas. Tareas que son repetitivas, que hay que realizar varias veces el mismo procedimiento. Un sistema de informacin. Sistemas administrativos.


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Botones, Funciones y Cdigos de una MacroOBJETIVOS

Botones para ejecutar macros Controles y macros Cdigos de una macro Funciones para automatizar tareas Ejercicios

Botones para ejecutar macrosLa ejecucin de la macro se puede hacer de distintas formas. Si tiene asignado una combinacin de teclas de mtodo abreviado con stas se puede iniciar la ejecucin. Tambin se puede asignar a un botn de la barra de herramientas. Cuando se personaliza una barra de herramientas y se incluye en ella algn botn de la categora personalizadas. Agregar un botn a una barra de herramientas

Asegrese de que est visible la barra de herramientas, para mostrar una barra de herramientas, utilice el cuadro de dilogo Personalizar elija Barras de herramientas en el men Ver y haga clic en Personalizar. Para ver ms botones, haga clic en Modificar seleccin y en Cambiar imagen del botn en el men de Personalizar.


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Al incluir el botn en cualquier barra de herramientas, se genera el boton de Modificar Seleccin al desplegarlo exixte la opcion asignar macro en una caja de dilogo como la que se muestra a continuacin:

Aqu aparecen listadas las macros que contiene ese libro o el libro personal de macros para que se asigne al botn. Adems, permite Grabar una nueva macro y Editar una ya existente.

Agregar un control de la barra de herramientas Formularios


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Existen diferentes tipos de controles que permiten ejecutar macros. Muestre la barra de herramientas Formularios: seleccione Barras de herramientas en el men Ver y haga clic en Formularios.

Estos son los controles existentes en Excel: Label Texto que proporciona informacin sobre un control, de la hoja de clculo o de un formulario. Cuadro de edicin No est disponible en los libros de Microsoft Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de dilogo de Excel versin 5.0. Cuadro de grupo Agrupa los controles relacionados, como los botones de opcin o las casillas de verificacin. Botn Ejecuta una macro cuando se hace clic en l.

Casilla de verificacin Activa o desactiva una opcin. Puede activarse ms de una casilla de verificacin a la vez en una hoja o en un grupo. Botn de opcin Selecciona una de las opciones de un grupo contenido en un cuadro de grupo. Utilice los botones de opcin para permitir solamente una de varias posibilidades. Cuadro de lista Muestra una lista de elementos.

Cuadro combinado Un cuadro de lista desplegable. El elemento que se seleccione en el cuadro de lista aparecer en el cuadro de texto. Crear cuadro combinado de lista No est disponible en los libros de Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de dilogo de Excel versin 5.0. Crear cuadro combinado desplegable No est disponible en los libros de Excel. Este control se proporciona para que pueda trabajar con las hojas de dilogo de Excel versin 5.0. Barra de desplazamiento Sirve para desplazarse a travs de un rango de valores cuando se hace clic en las flechas de desplazamiento o cuando se arrastra un cuadro de desplazamiento. Puede desplazarse por una pgina de valores haciendo clic entre el cuadro de desplazamiento y una flecha de desplazamiento.


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Control de giro Aumenta o disminuye un valor. Para aumentar el valor, haga clic en la flecha arriba; para disminuir el valor, haga clic en la flecha abajo.

Si desea que el control ejecute una macro existente, abra el libro que contiene la macro. Haga clic en la hoja de clculo donde desee agregar el control. Muestre la barra de herramientas Formularios: seleccione Barras de herramientas en el men Ver y haga clic en Formularios. Haga clic en el botn del control que desee agregar. En la hoja de clculo, arrastre el control hasta que tenga el tamao que desee.


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