BAB 3 Pelaksanaan & Hasil Program 2012dsitd.ipb.ac.id/wp-content/uploads/2015/08/Pelaksanaan... · 2015. 8. 20. · [LAPORAN AKHIR TAHUN] 2012 Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi

[LAPORAN AKHIR TAHUN ] 2012

Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Halaman ke-11

BAB 3Pelaksanaan & Hasil Program 2012

3.1. Pelaksanaan dan Hasil Program 2012

3.1.1. Subdit : Aplikasi dan Layanan Sistem Informasi

3.1.1.1. Program : Microsoft Open Value Subcscription for Education Solution(menggantikan istilah IPB Microsoft Campus Agreement)

a. Tujuan

Memiliki software produk microsoft yang berlisensi, sehingga sivitas

akademika IPB (Unit kerja, Pimpinan, Dosen, Pegawai, mahasiswa) dapat

menggunakan software produk microsoft secara legal. Pada tahun 2011

istilah IMCA berubah menjadi Microsoft Open Value Subscription for

Education Solutions yang disahkan oleh Rektor IPB (Prof.Dr.Ir. Herry

Suhardiyanto, M.Sc.) dan President Director Microsoft Indonesia (Sutanto

Hartanto) pada bulan Agustus 2011. Microsoft OVS-ES ini berlaku mulai

bulan Agustus 2012 sampai dengan bulan Agustus 2013.

b. Pelaksanaan Program Kegiatan

Program kegiatan Microsoft OVS-ES ini berjangka waktu satu tahun

(Agustus 2012 – Agustus 2013). Selama tahun 2012, CD OVS-ES ini telah

diperbanyak sesuai kebutuhan pengguna sebanyak 936 keping CD selama

tahun 2012.

Tabel 3.1. Perbanyakan CD dari tahun 2008 – 2012

Tahun 2008 2009 2010 2011 2012

Jumlah 5698 5023 2733 1513 936



Kebutuhan tertinggi software Microsoft ini terutama mahasiswa dan

dosen. Untuk itu diperlukan PC khusus untuk melakukan perbanyakan CD

(CD burning) yang kekuatannya tidak lebih dari satu tahun. Dengan

demikian setiap tahun harus mengganti CD burning.

g. Rencana Keberlanjutan

Setiap tahun lisensi produk microsoft harus diperpanjang dikarenakan

selain adanya kebutuhan dari mahasiswa dan dosen juga adanya

kubutuhan untuk menunjang Database Institusi yaitu terutama produk-

produk microsoft berupa Microsoft SQL Server, Microsoft Office, dan

Microsoft Windows.

3.1.1.2. Program : Pengembangan Sistem Integrated (termasuk BSC)

a. Tujuan

Salah satu pendekatan yang digunakan dalam pengelolaan Kinerja

organisasi dimana dapat menyeimbangkan berbagai perspektif adalah

menggunakan Sistem Manajemen Kinerja Balanced Scorecard, best

practices dari berbagai organisasi termasuk Perguruan Tinggi, sistem ini

cukup efektif untuk memonitor dan mengendalikan kinerja institusi

sampai dengan individu. Dimana kontribusi dari masing-masing level dalam

organisasi maupun individu dapat terlihat jelas. Harapannya sistem tata

kelola berbasis Sistem Manajemen Kinerja Balanced Scorecard (SIMAKER-

BSC) tetap dapat diimplementasikan, meskipun di masa yang akan datang

terjadi perubahan tata kelola dari Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik

Negara (PT-BHMN) menjadi Perguruan Tinggi Pemerintah (PTP). Tujuan

utama SIM BSC adalah untuk membantu pemangku kepentingan dalam

perencanaan, pengendalian, pengevaluasian dan pengambilan keputusan

serta pengelolaan kinerja organisasi dimana dapat menyeimbangkan

berbagai perspektif, dengan pendekatan Balanced Scorecard.


Batasan pengembangan SIMAKER adalah terbatas tata kelola pada Institut

Pertanian Bogor. Laporan perkembangan sistem diawali pada tahun 2010

hingga 2012. Penggunaan Software versioning untuk mendefinisikan

keadaan proses tahapan pengembangan sistem.

c. Aspek Penganggaran



Implementasi Manajemen kinerja IPB dilakukan dengan beberapa tahapan,

yaitu :

1. Menetapkan 64 Indikator Kinerja IPB (IKK) tingkat IPB dengan mengacu

pada Renstra IPB 2008-2013 yang dikelompokkan ke dalam 5 (lima)

perspektif.

2. Menetapkan target untuk masing-masing IKK.

3. Mengelompokkan 3 (tiga) klasifikasi penilaian capaian IKK yaitu kurang,

cukup dan baik dengan masing-masing ditunjukkan dengan ekspresi

warna merah, kuning dan hijau.

4. Menetapkan pembobotan untuk masing-masing IKK dengan

menggunakan metode expert judgement dan mempertimbangkan skala

prioritas pengembangan IPB.

5. Menetapkan sasaran/target tahunan berdasarkan pada capaian tahun

2011 sebagai baseline.

6. Menetapkan cara pengukuran capaian IKK dengan berdasarkan pada

standar eksternal (BAN-PT, lembaga perangkingan dan lembaga

akreditasi internasional).

7. Menetapkan Indikator Kinerja tingkat Fakultas.

8. Menetapkan Indikator Kinerja Tingkat Departemen.

9. Menetapkan Indikator Kinerja Individu (dosen).

10. Menghitung persentase capaian untuk masing-masing IKK dengan

membandingkan antara capaian pada tahun berjalan dengan target

yang telah ditetapkan.

11. Menghitung persentase total capaian IKK yang mencerminkan capaian

kinerja IPB secara keseluruhan pada tahun berjalan.

IKK Tingkat IPB diturunkan menjadi IKK tingkat unit pelaksana akademik,

unit penunjang akademik, unit pelaksana administrasi, serta individu (dosen

dan tenaga kependidikan). Implementasi SIMAKER di lingkungan IPB akan

dilakukan melalui beberapa tahapan sebagaimana dapat dilihat pada Tabel

berikut ini.

Tabel 3.2.Tahapan Implementasi SIMAKER IPB

Tahun Kegiatan Target Output Sistem data entry

2010 Pengembangansistem laporantahunan berbasisBSC

Laporan tahunanberbasis BSC

offline



2011 PengembanganSistem ManajemenKinerja (SiMK)berbasis BSC

Rumusan IndikatorKinerja Kunci(IKK) IPB, simulasicapaian 2011,serta target 2012dan 2013

offline

2012 Cascading SiMK-BSCuntuk UnitPelaksanaAkademik danImplementasinya

Rumusan IKK UnitKerja PelaksanaAkademik,simulasi capaian2011, serta target2012 -2013, sertapenetapanprogram kerjainisiatif yang akanmendukung padacapaian targetkinerja yangdiharapkan

semionline

PengembanganSiMK-BSC untukPelaksanaAdministrasi

Rumusan IKK UnitKerja PelaksanaAdministrai

2012 Cascading IKKDosen dan TenagaKependidikan

Rumusan IKKdosen dan TenagaKependidikanyangdiintegrasikandengan sistemevaluasi kinerjaindividu

2013 Implementasi SiMK-BSC untuk UnitPelaksanaAdministrasi

Pengukurancapaian kinerja ,target kerja sertapelaksanaanprogram kerjainsisiatif untukunit pelaksanaadministrasi

online

2013 Implementasimengukur kinerjadosen dan tenagakependidikanmelalui SiMK-BSC

Pengukurankontribusi individuterhadap capaiankinerja IPB

online

2014 Total implementasiSiMK-BSC

Capaian KinerjaIPB melaluikontribusi kinerjaunit kerja danindividu

online



IKK IPB terdiri atas IKK kualitatif dan kuantitatif yang memenuhi kriteria

CREAM TEA yang meliputi:

Clear : Indikator kinerja terdefinisikan secara jelas,

terukur dan tidak memiliki makna ganda.

Relevant : Indikator kinerja yang dikembangkan relevan untuk

memonitor capaian program.

Economic : Data/informasi yang diperlukan untuk indikator

kinerja dapat dikumpulkan, diolah, dan dianalisis

dengan mudah, serta biaya dan sarana yang

tersedia.

Adequate : Pengukuran indikator kinerja mencukupi untuk

mengevaluasi kinerja.

Monitorable : Indikator dapat dimonitor capaiannya secara

independent dan terukur.

Time bond : Pencapaian target indikator kinerja ditetapkan

dalam jangka waktu yang jelas.

Efficient : Program yang dilaksanakan efisien untuk dapat

mencapai target indikator kinerja.

Accessible : Data-data yang terkait dengan indikator mudah

diakses dan ditelusuri.

Pada tahapan SIMAKER online, yang menjadi top manajemen adalah

Direktorat Sumber Daya Manusia (Dit. SDM).

Pengembangan sistem Informasi manajemen kinerja berbasis Balanced

ScoreCard ini dikembangkan oleh DKSI atas permintaan organisasi dan

akan terus dikembangkan selama organisasi menginginkannya. Oleh karena

itu, untuk mempermudah pengembangan sistem dalam penanda tahapan

yang telah dilalui dipilihlah model Software versioning. Dengan hal

tersebut, makan sistem ini telah mengalami beberapa revisi yang terdiri

dari versi 0.9.0 (alpha), 1.0 (alpha), dan 1.1 (beta), Kondisi Ketiga versi

tersebut dijabarkan sebagai berikut:

a. Versi 0.9.0 (alpha)



Pelaksanaan Program Kegiatan

Pada tahun 2010, dilakukan analisis dan pendefinisian kebutuhan sistem

berdasarkan data yang telah dihasilkan secara ofline pada tahun 2009. Pada

versi ini, sistem manajemen kinerja berbasis BalancedScoreCard di inisiasi

menjadi online sistem. Setelah dilakukan analisis dilakukan pembangunan

sistem.

a. Hasil Pelaksanaan Program

Hasil dari versi ini adalah terbangunnya sistem BSC online versi 0.9.0 dengan

fitur, sebagai berikut:

a. Level Pengunjung

i. Home: Pada menu ini terdapat sub menu yang menunjukkan pilar-pilar

strategi yang dikaitkan dengan program, sub program, sasaran,

indikator beserta ruang lingkup yang disesuaikan per tahun. Pengunjung

dapat melihat data berdasarkan pilihan yang telah diambil baik berupa

tabel (data tentang target dan realisasi setiap indikator), grafik tanpa

dipengaruhi ruang lingkup serta grafik yang dipengaruhi ruang lingkup.

b. Level Administrator

i. Input data Target dan Realisasi per indikator.

ii. Input Bobot setiap elemen yang memiliki bobot.

iii. Mengganti password admin.

Beberapa tampilan hasil pengembangan sistem dapat dilihat pada halaman

lampiran.

c. Pemanfaatan Hasil

Pada versi 0.9.0 belum dimanfaatkan.

d. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Anilisis sistem sulit dilakukan karena kesibukan client, selain itu proses bisnis

yang sulit diidentifikasi karena kurangnya informasi. Banyak Fitur belum

teridentifikasikan dengan baik sehingga pengembangan aplikasi tidak

maksimal.Kurangnya keinginan dan kerjasama yang baik dalam peralihan dari

ofline ke online. Fitur belum bebas dari error dikarenakan penanggung jawab

sistem telah mengundurkan diri.



Dalam mengatasi kurangnya informasi perlu adanya pembelajaran proses bisnis

tentang Balanced ScoreCard atau menyediakan sistem analis yang kompeten

dibidang Balanced ScoreCard. Mengarahkan/Menekankan kepada client supaya

dapat memberikan informasi yang diinginkan secara terperinci. Untuk

menanggulangi kekosongan programmer, maka dilakukan penyerahan tugas ke

programmer yang di tunjuk.

e. Rencana Keberlanjutan

Menambah fitur download data untuk pengunjung dan memperbaiki serta

melengkapi fitur yang masih error.

b. Versi 1.0 (alpha)

Pelaksanaan Program Kegiatan

Pada tahun 2011, dilakukan analisis dan pendefinisian kebutuhan sistem

berdasarkan data yang telah dihasilkan secara ofline pada tahun 2009 dan

2010. Pada versi ini, sistem manajemen kinerja berbasis BalancedScoreCard di

reengineering karena penanggung jawab sistem ini diganti. Setelah dilakukan

analisis dilakukan pembangunan sistem dan pengujian secara internal DKSI

(pengujian black box).

a. Hasil Pelaksanaan Program

Hasil dari versi ini adalah terbangunnya sistem BSC online versi 1.0 dengan


a. Level Pengunjung

i. Home: Pada menu ini terdiri atas 6 sub menu, dimana isi conten setiap

sub menu ini diambil dari dokumen Balanced ScoreCard.

ii. Pilar Strategi Pengembangan IPB: Pada menu terdapat sub menu yang

menunjukkan program-program yang berkaitan pada setiap pilar,

dimana setiap program terkait dengan sub program, sasaran, indikator

yang disesuaikan setiap tahun. Pengunjung dapat melihat data

berdasarkan pilihan yang telah diambil baik berupa tabel (data tentang

target, realisasi, capaian) dan grafik (menunjukkan perkembangan

capaian per tahun).

iii. Perspektif BSC IPB: Pada menu terdapat sub menu yang menunjukkan

Kebijakan Strategi yang berkaitan pada setiap perspektif BSC, dimana



setiap Kebijakan Strategi terkait dengan sasaran, indikator yang

disesuaikan setiap tahun. Pengunjung dapat melihat data berdasarkan

pilihan yang telah diambil baik berupa tabel (data tentang target,

realisasi, capaian dan skor yang di hitung berdasarkan bobot yang

ditentukan, dimana bobot ini terdiri dari pengkalian tiga bobot, yaitu

bobot perspektif, bobot kebijakan strategi dan bobot indikator) dan

grafik (menunjukkan perkembangan capaian dan skor per tahun).

iv. Penyajian Data BSC IPB: Pada menu ini terdapat sub menu Rekapitulasi

Penyajian Data BSC IPB, Rekapitulasi Hasil Pengukuran BSC, Rekapitulasi

Hasil Penilaian BSC IPB, Hasil Pembobotan Perspektif BSC IPB.

b. Level Administrator

i. Pengaturan Sistem: Pada sub menu ini terdapat menu ketersedian data

(untuk mengatur tahun acuan dalam penyedian data), Penambahan,

Pengeditan atau Penghapusan User Account, dan Form Mengganti

Password.

ii. Penambahan, Pengeditan atau Penghapusan Elemen Data Strategi

Pengembangan IPB : Pada sub menu ini, admin dapat menambah,

menghapus dan meng-edit seluruh pilar-pilar program, program, sub

program, sasaran dan indikator setiap tahun yang digunakan dalam

penilaian kinerja IPB.

iii. Penambahan, Pengeditan atau Penghapusan Perspektif BSC IPB: Pada

sub menu ini admin dapat menambah, menghapus dan meng-edit

seluruh perspektif BSC IPB, kebijakan strategi dan juga data pengukuran

BSC beserta bobotnya masing-masing.

iv. Pengolahan Data BSC IPB terdapat sub menu Input Manual untuk Data

Pengukuran BSC IPB baik berupa Target, Realisasi, Capaian maupun Skor

dan Input Interpretasi Hasil Pengukuran BSC IPB.

Beberapa tampilan hasil pengembangan sistem dapat dilihat pada Lampiran 2.


Hingga tahap ini sistem belum sepenuhnya selesai karena masih ada kebutuhan-

kebutuhan sistem yang belum terpenuhi secara keseluruhan terutama dalam

penyajian data / output.

Pada versi 1.0 telah di uji dalam penginputan data tahun 2009 dan 2010 oleh

operator DKSI. Hasil dari proses penginputan data berhasil merekam data 2009

dan 2010.




Anilisis sistem sulit dilakukan karena kesibukan client, selain itu proses bisnis

yang sulit diidentifikasi karena kurangnya informasi. Adanya perubahan proses

bisnis yang terlalu mendadak. Hal tersebut mengakibatkan beberapa data sulit

diadaptasi oleh sistem, sehingga membuat data tidak konsisten.

Upaya yang dilakukan dalam mengatasinya adalah perlunya pembelajaran

proses bisnis tentang Balanced ScoreCard, dibutuhkan Sistem Analis yang lebih

kompeten dibidang Balanced ScoreCard. Dapat Mengarahkan/Menekankan client

untuk dapat memberikan informasi yang diinginkan secara terperinci.


Memperbaiki sistem supaya dapat mengatasi data-data mengakibatkan yang

ketidak konsistenan. Menambahkan fitur dalam menyajikan data/output. Perlu

menambahkan cascading ke level yang lebih kecil misal: Dosen, Fakultas,

Departemen, dll. Perlu adanya reengineering sistem.

a. Versi 1.1 (beta)

a. Pelaksanaan Program Kegiatan

Pada tahun 2012 terjadi perubahan nama aplikasi dari BSC menjadi SIMAKER.

Pada versi ini telah dilengkapi dengan Indeks Kinerja Dosen (IKD online), telah

disimulasikan ScoreCard Dosen dan telah dibangun ScoreCard untuk Unit

Pelaksana Akademik.

b. Hasil Pelaksanaan Program

Hasil dari versi ini adalah terbangunnya sistem SIMAKER online versi 1.1 dengan


a. IKD Online. Untuk lebih lengkapnya dapat membuka: Manual Indeks Kinerja

Dosen (edisi Dosen).

i. Form Laporan Kegiatan Dosen.

ii. Form Kegiatan Kuliah dan Praktikum Dosen : Manual Input disistem yang

sebenarnya bukan otoritasnya.

iii. Form Publikasi Dosen : Manual Input disistem yang sebenarnya bukan

otoritasnya.



b. ScoreCard Dosen, Fakultas, Departemen, SPS, Program Studi SPS, Diploma,

Program Keahlian Diploma, LPPM dan Pusat-pusat. Untuk lebih lengkapnya

dapat membuka: Manual ScoreCard Dosen (edisi Dosen).

i. Fitur pengisian data IPB per Indikator Kinerja: Masih Manual Input.

ii. Fitur pengisian data ScoreCard Unit Pelaksana Akademik (Fakultas,

Departemen, SPS, Progras Studi SPS, Diploma, Program Keahlian

Diploma, LPPM dan Pusat-pusat).

iii. Fitur pengisian data ScoreCard Dosen per Indikator Kinerja Individu (S2,

S3 dan Guru Besar).

Proporsi Masa pembimbingan Tugas Akhir S2 yang tepat waktu (12-18

bulan): Dosen bergelar S2 tidak punya sedangkan S2 dan Guru Besar

ada.

Proporsi Masa pembimbingan Tugas Akhir S3 yang tepat waktu (24-36

bulan) : Dosen bergelar S2 tidak punya sedangkan S2 dan Guru Besar

ada.

Beban mengajar (sks/per semester): Data berasal dari Form

Kegiatan Kuliah dan Praktikum Dosen.

Rata-rata nilai Indeks Kinerja Dosen dengan nilai skor >12 SKS : Data

berasal dari Form Laporan Kegiatan Dosen.

Jumlah Publikasi pada Jurnal Internasional/ Nasional/ Nasional

terakreditasi/ Prosiding seminar/Buku: Data berasal Form Publikasi

Dosen.

Rata-rata Nilai Evaluasi Proses Belajar Mengajar beserta 3 IKK

lainnya: Masih Manual Input.


Pada tahap ini telah dilakukan cascading IKK Unit Pelaksana Akademik, dan

Dosen. Sistem data entry pada tahap ini adalah semionline.

Telah di pergunakan dalam pelaksanaan IKD online oleh Dit. SDM pada tanggal

28 juni 2012. Selain itu telah dilakukan simulasi penggunaan ScoreCard Dosen

(S2 dan S3).


Fitur belum teridentifikasikan dengan baik sehingga pengembangan aplikasi

mengalami kendala. Anilisis sistem sulit dilakukan karena client kurang



memahami kebutuhan, selain itu adanya perubahan proses bisnis yang terlalu

mendadak.Fitur yang belum jelas dan beberapa data masih belum Accessible

Dibutuhkannya pembelajaran proses bisnis tentang Balanced ScoreCard atau

perlunya Sistem Analis yang lebih kompeten dibidang Balanced ScoreCard.

Mengarahkan/Menekankan kepada client untuk dapat memberikan informasi

yang diinginkan secara terperinci

Perlu adanya pengembangan aplikasi yang lebih menyentuh data dasar atau

lebih meningkatkan Accessible seluruh data yang dibutuhkan, dengan cara

penggunaan web service dan pembetukan data center/ pusat data.


Perlu dikembangkan ke versi 1.2 (release candidate) dengan memperkaya fitur

sesuai permintaan client. Perlu adanya penambahan fitur, seperti:

1. Implementasi Single Sign On (SSO).

2. Mengoptimalkan web service.

3. Pengembangan Fitur BSC

a. Mengkoneksikan data EPBM online dengan IKK Dosen dengan web

service.

b. Pengembangan Unit Kerja Level Bawah, Dengan menentukan

Ownership yang Jelas.

4. Pengembangan IKD Online

a. Integrasi Data Kuliah Dosen (Praktikum masih optional).

b. Fitur otorisasi KTU.

c. Fitur otorisasi KADEP dan KABAG.

3.1.1.3. Program : Pengembangan Knowledge Management Systema. Tujuan

Kegiatan dalam rangka Pengembangan Knowledge Management System

diarahkan pada program/kegiatan pengembangan aplikasi sehingga

program/aplikasi yang sudah ada dapat lebih berdaya guna dalam

rangka menunjang aktivitas institusi. Program/aplikasi yang

dikembangkan dalam rangka Pengembangan Knowledge Management

System adalah pengembangan aplikasi-aplikasi:1) akademik dan

Penerimaan Mahasiswa Baru, 2) keuangan/SPP, 3) kepegawaian/SIM SDM,

4) kemahasiswaan, 5) manajemen agenda pimpinan, dan 6) layanan

cyber mahasiswa.



Direktorat Administrasi Pendidikan dan Program Diploma. Upaya

mengatasinya akan dilakukan penjadwalan pada tahun 2013.

Hambatan pada pengembangan Sistem Manajemen Agenda Pimpinan

lebih kepada koordinasi dengan Sekretariat di lingkungan Rektorat.

Upaya mengatasinya akan dilakukan penjadwalan pada tahun 2013.


Kegiatan-kegiatan tersebut di atas merupakan kegiatan inti dalam

menunjang aktivitas institut. Untuk itu kegiatan-kegiatan tersebut perlu

didukung dan dilanjutkan setiap tahunnya. Adapun sumber dana yang

disediakan sebaiknya disesuaikan dengan kegiatan pengembangan sistem

aplikasi. Kegiatan KMS sendiri pada tahun 2012 lebih diarahkan pada

kegiatan pengembangan repository karya ilmiah IPB dan repository non

karya ilmiah IPB.

Aplikasi-aplikasi yang dikembangkan dalam rangka PengembanganKnowledge Management System

1. Program : Pengembangan Sistem Akademik dan Penerimaan Mahasiswa

Baru

SIMAK Diploma

a. Tujuan

Sistem akademik diploma dibuat untuk memudahkan proses akademik diploma

IPB seperti perekaman nilai, pencatatan absensi baik dosen maupun

mahasiswa, pencetakan transkrip semester, penjadwalan kuliah, penentuan

ruangan kuliah, penentuan kurikulum, dan sebagainya.

b. Pelaksanaan

Sistem akademik Diploma IPB (D3) diawali dengan pembuatan database

akademik diploma yang mendukung database PDPT DIKTI. Sehingga

databasenya kompatibel dengan sistem pelaporan PDPT, walaupun memang

ada beberapa tabel yang tidak dipakai di dalam aplikasi simak.

Berikutnya penentuan platform yang dipakai untuk mengembangkan aplikasi

simak diploma. Dalam pembuatan aplikasi simak diploma digunakan

pemrograman asp.net mvc (model view control). Adapun editor yang dipakai

adalah visual studio 2010.

c. Hasil Pelaksanaan Program

Simak diploma dibagi kedalam tiga modul besar yaitu modul master, modul

transaksi, dan modul rekapitulasi. Modul master dikerjakan terlebih dahulu



untuk keperluan data-data transaksi. Setelah itu modul transaksi yang

mencakup import nilai, dsb. Terakhir rekapitulasi untuk keperluan pencetakan

nilai semester dan tahunan.

Bulan ke-1 Penentuan database dan platformBulan ke-2 s/d 3 Modul masterBulan ke-3 s/d 6 Modul transaksiBulan ke-6 s/d 7 Perbaikan dan penyesuaianBulan ke-7 s/d 8 RekapitulasiBulan ke-8 s/d 9 Perbaikan dan penyesuaianBulan ke-9 s/d 9 Ketemu dengan pihak DiplomaBulan ke-10 … Perbaikan dan penyusuaian dengan

permintaan pihak diploma

d. Manfaat

Mahasiswa bisa melihat jadwal mata kuliah Mahasiswa bisa melihat nilai tiap semester Dosen bisa mengupload nilai dimana pun dan kapan pun dengan syarat

terhubung dengan jaringan internet Dosen bisa mengevaluasi nilai setiap mahasiswa Pihak akademik lebih mudah dalam pengelolaan administrasi akademik

seperti mencetak nilai, jadwal, dll

e. Hambatan dan Upaya Mengatasi

Beberapa tipe data pada database PDPT, ada yang tidak sesuai, misal tipe

data tanggal yang harusnya date

f. Rencana

Rencana Pengembangan terkait fitur : 1) Mencetak transkrip semester

mahasiswa berdasarkan NIM. Hal ini bisa saja terjadi jika seorang mahasiswa

tidak naik tingkat, dengan fitur yang sekarang yaitu mencetak transkrip

berdasarkan tahun, maka mahasiswa tersebut tidak sesuai dengan kelas yang

sekarang. 2) Mencantumkan informasi orang tua/wali pada profil

mahasiswa.

SIMAK Pascasarjanaa. Tujuan

Tujuan dari aplikasi ini adalah dapat digunakan untuk manajemen kegiatan

akademik pascasarjana.Selain itu program ini juga dapat digunakan oleh pihak

akademik,departemen dan mahasiswa.


Sistem simak pascasarjana dibuat dengan menampilkan informasi yang

disesuaikan dengan kebutuhanpascasarjana. Pada aplikasi ini dilakukan



integrasi dengan seluruh data mahasiswa pascasarjana ada di IPB, untuk setiap

mahasiswa memiliki hak akses terhadap aplikasi melalui LDAP.


Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah tersedianya aplikasi simak

pascasarjana yang bisa diakses pihak akademik,departemen dan mahasiswa.

Bagi pihak akademik pascasarjana atau admin, simak pascasarjana bisa

digunakan untuk pengambilan krs mahasiswa. Selain itu, mengolah data yang

berkaitan dengan mahasiswa seperti ubah data mahasiswa, nilai, prestasi,

aktivitas, kemajuan belajar, dan komisi pembimbing. Fasilitas pencarian dan

filter data mahasiswa pun disediakan di data mahasiswa.Pengolahan data

lainnya yang disediakan oleh sistem adalah data matakuliah, kurikulum,

program studi, pengumuman, kalender, dan dosen. Untuk setiap pengolahan

data tersebut, user bisa melakukan tambah, ubah, dan hapus data.

Bagi pihak Mahasiswa dapat memilih matakuliah yang disediakan oleh sistem.

Hasil dari pengambilan matakuliah tersebut, mahasiswa dapat mencetak hasil

pengambilan krs online, berupa form surat pengambilan krs. Selain

pengambilan krs online, mahasiswa dapat melihat nilai matakuliah,

tesis/disertasi, kemajuan studi, pengumuman dari pascasarjana, biodata, dan

kalender akademik.

Bagi pihak departemen juga dapat melakukan upload nilai per matakuliah.

Pada halaman nilai, admin dapat melihat nilai per mahasiswa maupun per

matakuliah yang telah dimasukkan oleh pihak departemen maupun admin.

Sistem Akademik simak Pascasarjana dapat diakses melalui

http://akademik.pasca.ipb.ac.id.

d. Pemanfaatan Hasil

Mempermudah pengambilan krs bagi mahasiswa yang tadinya manual,

sekarang bisa dilakukan secara online dan juga mempercepat proses akademik

dalam pencarian data mahasiswa.

e. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Hambatan dalam implementasi aplikasi ini adalah masih kurangnya integrasi

data user akses (LDAP) untuk login dengan data mahasiswa yang sudah ada,

terutama mengenai data NRPmahasiswa, sehingga user masih ada yang tidak

bisa akses ke SIMAKPascasarjana. Hal ini diperlukan satu data utama yang

dapat digunakan oleh semua operasi sistem aplikasi.

f. Rencana Keberlanjutan



Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya, karena aplikasi

ini sangat dibutuhkan oleh Pascasarjana untuk mempermudah, mempercepat,

dan memperingankan pekerjaan Administrasi Pendidikan.

KRS Onlinea. Tujuan

KRS Online adalah suatu sistem pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa

S1 IPB yang telah dikembangkan sejak 2005 untuk mahasiswa angkatan 42 ke

atas. Dalam sejarahnya, sistem ini telah beberapa kali ditulis ulang untuk

merespon pertumbuhan pengguna, kebutuhan unit pengguna (dalam hal ini,

Direktorat Administrasi Pendidikan) dan perkembangan teknologi. Sejak tahun

ajaran 2008-2009, inti program dan fitur KRS telah mulai distabilkan seperti

yang telah berjalan saat ini.


Pada tahapan ini, KRS Online mulai mengakomodir kebutuhan menuju sistem

informasi akademik terpadu, sebagai prototipe untuk SIMAK multi strata

(Diploma sampai dengan pasca sarjana). Fitur baru yang ditambahkan adalah

komponen untuk Dosen, selain untuk administrasi dan mahasiswa yang telah

ada. Selain itu, integrasi dengan sistem keuangan memungkinkan mahasiswa

melihat status pembayaran SPP yang telah dibayar.

Tahun 2012 KRS Online fokus kepada pengisian matakuliah, kelas dan

penjadwalannya masih memerlukan intervensi manusia. Mengingat bahwa

kurikulum setiap mahasiswa pada umumnya mudah ditelusuri, maka pengisian

KRS maupun penjadwalan kelas-kelas matakuliah secara teoritik mampu

dilakukan secara otomatis. Fitur ini sekarang masih dalam tahap implementasi

dengan menggunakan algoritma genetik, khususnya untuk bagian penjadwalan

matakuliah


Adanya sistem akademik yang memudahkan proses pengambilan mata kuliah

mahasiswa serta estimasi biaya perkuliahan sehingga dapat merencanakan

perkuliahan mulai semester 3 dan seterusnya. Selain itu sistem ini memberikan

keleluasaan bagi pengelola akademik institusi untuk mengelola jadwal kuliah

dan reporting absensi perkuliahan.


Sistem ini dimanfaatkan oleh mahasiswa dan Direktorat Akademik dan

Pendidikan sebagai basis pengelolaan Kartu Rencana Studi Mahasiswa,



Penjadwalan Terpadu, Reporting Absensi Perkuliahan, dan Monitoring Nilai

Mata Kuliah. Alamat situs berbasis online di http://krs.ipb.ac.id


Hambatan yang sering kali terjadi saat kegiatan dilaksanakan adalah:

- Memungkinkan mahasiswa mengisi KRS secara online melalui internet.

- Mencegah kelas-kelas kuliah tidak terisi melebihi kapasitas yang telah

ditentukan

- Kelambatan sistem: pada jam-jam sibuk, sistem menjadi tidak responsif

karena dihujani permintaan pengguna yang tinggi

- Sistem masih belum mampu mencegah kelebihan kuota kapasitas yang telahditentukan

- Ketiadaan data relasi dosen dan mahasiswa- Ketiadaan data relasi dosen dan matakuliah


Rencana keberlanjutan kegiatan ini adalah sebagai berikut :

Skalabilitas

Masalah skalabilitas dirasakan terutama pada saat beban puncak, di mana

pada hari-hari awal pengisian KRS Online saat para pengguna (mahasiswa)

berebut mengisi KRS sehingga menyebabkan server-server (aplikasi dan

database) mengalami penurunan kinerja. Penyebab utama masalah ini

adalah ketergantungan pada server database tunggal yang tidak mampu

diperluas untuk menangani pengguna dalam jumlah besar. Solusinya adalah

mengganti program server database ini yang mampu mendukung multi-

master replication maupun konfigurasi clustering. Jika hal ini tidak

dimungkinkan, maka diperlukan perubahan metode pengisian KRS sehingga

tidak diperlukan ketergantungan terhadap satu database server.

Penjadwalan

Sebagaimana bidang optimasi matematika lainnya, penjadwalan matakuliah

masih menjadi wilayah riset aktif. Untuk IPB, penjadwalan matakuliah

diperberat karena administrasi (termasuk penjadwalan) matakuliah

dipusatkan di satu tempat sehingga kompleksitas penjadwalan menjadi

sangat tinggi. Untuk itu, berbagai metode alternatif penjadwalan seperti

simulated annealing dan genetic algorithm perlu dikaji secara lebih serius

demi mewujudkan penjadwalan yang bebas dari intervensi manusia.

Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru

a. Tujuan



Kegiatan ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan aplikasi Penerimaan

Mahasiswa Baru IPB. Implemetasi dari kegiatan ini adalah mengembangkan dan

membangun aplikasi-aplikasi penerimaan mahasiswa baru sarjana jalur

SNMPTN (web informasi SNMPTN), Sistem Aplikasi Penerimaan mahasiswa baru

sarjana jalur Alih Jenis, Sistem Aplikasi Penerimaan mahasiswa baru sarjana

jalur UTM, Sistem Aplikasi Penerimaan mahasiswa baruPascasarjana.

Ujian Talenta Masuk (UTM) IPB merupakan salah satu sistem penerimaan

mahasiswa baru secara online yang dilaksanakan IPB. Tujuan dari UTM adalah

Menjaring talenta kepemimpinan dan kewirausahaan untuk memajukan

pertanian yang akan ditempa menjadi sarjana-sarjana yang tangguh dan

menjadi calon-calon pemimpin bangsa serta Memperluas aksesibilitas bagi

calon mahasiswa untuk dididik menjadi SDM yang mampu menangani

ketahanan pangan nasional.

b. Pelaksanaan

Kegiatan ini dilaksanakan pada bulan Maret sampai dengan September 2012.

Keluaran dari kegiatan ini adalah sistem aplikasi-aplikasi PMB berbasis web

berupa: admisi.ipb.ac.id; alihjenis.ipb.ac.id; utm.ipb.ac.id; dan

pmbpascasarjana.ipb.ac.id. Proses pendaftaran Penerimaan mahasiswa Baru

ini melibatkan dua Bank, yaitu Bank Mandiri dan Bank BNI dengan sistem

pembayaran pendaftaran menggunakan host to host(H2H) sistem. Secara

umum proses pendaftarannya adalah sebagai berikut:

Masuk ke web pendaftaran.

Mengisi data pendaftar untuk mendapatkan akun pendaftaran.

Membayar biaya pendaftaran ke Bank yang ditunjuk.

Melengkapi data pendaftaran.

Mencetak Kartu Peserta Ujian/Kartu Pendaftaran

UTM yang di kembangkan pada tahun 2011 menggunakan Sistem Verifikasi Pin,

dimana calon pendaftar mendaftar terlebih dahulu dengan mengisi biodata

seperti : nama, alamat, jenis kelamin, nomor handphone. Setelah itu

pendaftar mendapatkan No. Pendaftaran 10 digit, kemudian calon pendaftar

membayar ke Bank Mandiri menyertakan No. Pendaftaran kemudian

mendapatkan PIN untuk verifikasi PIN kemudian calon pendaftar mencetak

kartu ujian. Pada tahun 2012 PMB UTM yang berada di url

http://utm.ipb.ac.id, dikembangkan sistem host to host bekerja sama dengan

Bank Mandiri yaitu sistem database terpusat yaitu untuk mengupdate status



Pengelolaan Data:

Pemisahan Basisdata namun tetap mengacu pada basisdata induk SDM

pada satu mesin server, untuk mempermudah manajemen monitoring

data yang berkaitan dengan Kinerja dan Absensi.

Jumlah kode finger dengan data biodata pegawai yang dahulu sering

tidak sinkron berkurang, sehingga laporan absen pegawai dan intensitas

pelayanan untuk masalah tersebut menjadi lengkap.

Terdapat manajemen data hari libur sehingga mengurangi kesalahan

perhitungan absen.

Pengembangan Aplikasi:

Penambahan Editor Hari Libur, Penambahan Editor Perubahan Nama

Pimpinan, dan Laporan-laporan rekapitulasi yang diperlukan pengguna

sistem.

Pengembangan dan penyempurnaan sistem aplikasi Editor Kenaikan

Gaji Berkala meliputi pengelolaan data dan sistem aplikasi :

Pengelolaan Data:

Data historis SK Pegawai dari mulai menjadi CPNS, sampai KGB

terakhir.

Data historis Jumlah Gaji Berdasarkan PP yang dikeluarkan pemerintah

sudah tersimpan 3 tahun terakhir.

Data penandatangan SK sudah lengkap.

Pengembangan Aplikasi:

• Perbaikan Format KGB, diharapkan kedepan KGB yang diterbitkan

menjadi satu format yang dikeluarkan oleh Pihak SDM, saat ini masih

diterapkan untuk pegawai-pegawai PNS yang berpusat di rektorat.

• Perbaikan dalam fungsi automatisasi monitoring pegawai-pegawai yang

akan mendapat KGB, sehingga tidak terjadi keterlambatan dalam

mengeluarkan SK KGB.

Pengembangan dan penyempurnaan sistem aplikasi Payroll

(Remunerasi) meliputi:

Penambahan fasilitas Upload Data Gaji Bulanan, insentif kinerja dari

dana APBN, dan insentif kinerja dari dana non-PNPB.

Penambahan tampilan informasi untuk menampilkan informasi Gaji ke-

13 setiap tahunnya.

c. Aspek Pengganggaran



Hambatan dalam implementasi SIMPEG adalah data-data pegawai yang

masih belum semuanya merupakan data terbaru dari pegawai yang

bersangkutan, seperti anak, suami/istri, tempat tinggal, nomer telpon,

dan bahkan foto pegawai tersebut, oleh karnanya SIMPEG yang hanya

bisa diakses oleh Direktorat SDM, perlu juga bisa diakses oleh pegawai

IPB karna pegawai itu sendiri yang lebih mengetahui data-data dirinya,

sehingga ada verifikasi data dari pegawai dan Direktorat SDM.


Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya,

mengingat pentingnya data pegawai IPB, dan juga data SIMPEG

digunakan oleh banyak aplikasi lain di IPB. SIMPEG perlu menambahkan

faslitas untuk pegawai bisa melihat data diri pegawai, sehingga data

SIMPEG adalah data terbaru dari pegawai.

Redesign Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK)

a. Tujuan

Tujuan dari program ini adalah dapat digunakan oleh departemen untuk

mengelola data-data kegiatan tridharma dosen, angka kredit dosen,

serta karya ilmiah dosen IPB.


Sistem DUPAK ini dibuat dengan menampilkan informasi yang

disesuaikan dengan kebutuhan departemen dalam mengurus angka

kredit dosen. Dengan melihat pada kegiatan tridharma seperti

Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, Pengabdian Masyarakat, dan

Penunjang Tridarma.


Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah tersedianya aplikasi

DUPAK yang bisa diakses oleh pihak departemen dan Direktorat SDM.

Bagi departemen, DUPAK digunakan untuk input data kegiatan

tridharma dosen, input karya ilmiah, dan membuat laporan DUPAK.

Bagi Direktorat SDM, DUPAK digunakan untuk membuat Laporan Karya

Ilmiah, dan input nilai karya ilmiah tersebut. Layanan DUPAK dapat

diakses melalui http://dupak.ipb.ac.id/dupak




Mempermudah Departemen dalam membuat laporan DUPAK dari

kegiatan tridharma dosen, mempermudah Direktorat SDM memberikan

hasil penilaian karya ilmiah, serta dapat membuat rekap karya ilmiah

dosen IPB dengan cepat dalam periode tertentu.


Hambatan dalam implementasi DUPAK ini adalah layanan internet di

masing-masing departemen yang tidak merata kecepatan aksesnya,

sehingga Departemen kesulitan ketika ingin mengakses DUPAK.

Diperlukan upaya pengecekan dan perbaikan layanan internet disetiap

departemen, sehingga akses ke sistem DUPAK dapat berjalan dengan

lancar.



mengingat pentingnya data angka kredit dosen, kegiatan tridharma,

dan karya ilmiah. Kedepan DUPAK diharapkan bisa pula diakses oleh

dosen yang bersangkutan, yang ingin melihat data seperti kegiatan

tridharma, dan angka kreditnya.

Redesign Payroll System

a. Tujuan

Tujuan dari aplikasi ini adalah memberikan layanan informasi gaji

beserta dana APBN dan non-PNBP serta honor dan rapel setiap bulannya

yang diperoleh oleh seluruh pegawai Institut Pertanian Bogor.


Sistem payroll dibuat dengan menampilkan informasi yang disesuaikan

dengan informasi remunerasi dari Direktorat SDM. Pada aplikasi ini

dilakukan integrasi dengan data pegawai yang sudah ada di IPB, baik

untuk hak akses pegawai terhadap aplikasi melalui LDAP, maupun untuk

informasi umum lainnya.


Hasil dari pelaksanaan aplikasi ini adalah tersedianya layanan informasi

remunerasi setiap bulannya dari Direktorat SDM yang ditujukan kepada

seluruh pegawai PNS di IPB. Para pegawai IPB dapat mengakses aplikasi

dan melihat informasi gaji sesuai bulan yang ingin ditampilkan. Hasil

dari informasi tersebut dapat dicetak oleh pegawai yang akan

digunakan untuk keperluan pegawai tersebut. Pegawai juga diberikan

panduan registrasi BNI e-Bangking agar pegawai dapat mengecek secara



langsung rekeningnya di BNI.Payroll system memberikan kemudahan

bagi administrator untuk menyimpan data payroll yang akan

ditampilkan, dengan mengupload datanya berupa file excel. Hasil dari

upload data ini juga dapat dilihat oleh administrator setiap bulannya,

berapa record/data yang sudah masuk untuk setiap kategori dana yang

masuk.Layanan LMS IPB dapat diakses melalui

http://sdm.ipb.ac.id:8080/infogaji


Kegiatan layanan permohonan cetak informasi remunerasi di pihak

remunerasi SDM IPB dapat berkurang, karena pegawai dapat mencetak

langsung dari aplikasi.


Hambatan dalam implementasi aplikasi ini adalah masih kurangnya

integrasi data user akses (LDAP) untuk login dengan data pegawai yang

sudah ada, terutama mengenai data NIP pegawai, sehingga user masih

ada yang tidak bisa akses ke aplikasi. Hal ini diperlukan satu data

utama yang dapat digunakan oleh semua operasi sistem aplikasi.


Pengolahan data informasi yang sudah ada dapat dijadikan sumber bagi

informasi lain yang ingin dibangun. Maka fasilitas tambahan dapat

dibuat untuk pengembangan kedepannya

3. Program : Pengembangan Sistem SPP

a. Tujuan

Kegiatan ini dilakukan untuk mengembangkan sistem aplikasi

pembayaran SPP mahasiswa IPB multistrata berbasis web pada alamat

spp.ipb.ac.id.


Kegiatan pengembangan aplikasi ini dilaksanakan pada bulan April

sampai dengan Agustus 2012. Sistem aplikasi SPP. Proses pembayaran

SPP oleh mahasiswa melibatkan dua Bank, yaitu Bank Mandiri dan Bank

BNI dengan sistem pembayaran pendaftaran menggunakan H2H.

Semester yang akan datang, akan melibatkan Bank BTN untuk

penerimaan mahasiswa Program Diploma.




Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah tersedianya SMAP

yang semakin baik untuk digunakan untuk memcatat agenda atau

kegiatan para pimpinan IPB. Layanan LMS IPB dapat diakses melalui

http://smap.ipb.ac.id

e. Pemanfaatan Hasil

DKSI bersama dengan Sekretaris Eksekutif IPB telah mensosialisasikan

penggunaan SMAP pada pimpinan di IPB. Saat ini pencatatan agenda

pimpinan pada SMAP telah berjalan.

f. Hambatan Pelaksanaan dan Upaya Mengatasinya

Hambatan pada perbaikan sistem ini adalah membaca program (coding)

dari programmer sebelumnya sehingga perlu beberapa hari untuk men-

trace alurnya. Selain itu programmer terdahulu menggunakan framework

cake php versi lama.

Beberapa upaya untuk mengatasi hambatan serupa pada masa yang akan

datang adalah dengan membuat beberapa dokumentasi standar pada

file-file program.


Beberapa fasilitas yang rencananya akan ditambahkan sebagai fitur yang

akan datang pada SMAP ini adalah fungsi kirim email kepada para

peserta rapat yang di undang melalui sistem ini. Selanjutnya adalah

pembuatan absensi otomatis berdasarkan list undangan.

3.1.1.4. Program : Pelaporan Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT)

a. Tujuan

Perlunya kegiatan ini dilakukan untuk memenuhi kewajiban pelaporan

semesteran yang disampaikan kepada Direktorat Jendral Pendidikan

Dikti. Implementasi dari kegiatan ini berupa penyiapan data pelaporan

semester 2010/2, 2011/1, dan 2011/2. Selanjutnya setelah data laporan

terbentuk, kemudian dilaporkan melalui sarana Host-to-Host ataupun

WebLoader.

b. Pelaksanaan

Sampai bulan September, telah berhasil menyiapkan dan melaporkan

data semesteran, yaitu untuk data semester 2010/2, 2011/1, dan pada



bulan Desember telah dilaporkan data semester 2011/2.Sehubungan

dengan telah berakhirnya seluruh SK Program Studi IPB (versi DIKTI,

http://evaluasi.dikti.go.id) yang dilaporkan pada laporan semesteran

EPSBED, maka perlu dilakukan pembaharuan SK oleh IPB dan pengajuan

kembali ke DIKTI. Sampai bulan Desember 2012 ini sedang dibuat SK

Perpanjangan Ijin Program Studi oleh Kantor Hukum dan Organisasi.


Anggaran kegiatan ini dibebankan pada kegiatan Pelayanan dan Integrasi

Basis Data, kode kegiatan : E.25.3.3.03. Besar anggaran Rp. 33.500.000,-

d. Hambatan dan Solusi penyelesaian

Permasalahan mengenai “homebase” dosen di IPB yang berbasis pada

Departemen yang tidak kompatibel dengan aturan pada EPSBED/PDPT

yang menganut “homebase” dosen berbasis Program Studi. Hal ini selalu

menyulitkan pada waktu pelaporan semesteran pada EPSBED/PDPT.

Kinerja dosen IPB pada EPSBED/PDPT selalu rendah karena

ketidaksesuaian homebase dosen tersebut. Pada bulan Nopember-

Desember 2012, DKSI membantu Wakil Rektor Bidang Akademik dan

Kemahasiswaan untuk menetapkan homebase dosen berdasarkan

Program Studi oleh para Wakil Dekan Fakultas dan Ketua Departemen.

Selanjutnya homebase dosen IPB berdasarkan Program Studi ini akan

ditetapkan berupa Surat Keputusan oleh IPB sebagai homebase

berdasarkan program studi untuk kebutuhan pelaporan pada

EPSBED/PDPT. Surat Keputusan Program Studi juga sudah diproses dan

dibuatkan draft SK Rektor yang baru dan saat ini sedang diolah oleh

Kantor Hukum dan Organisasi.



(pagu kegiatan) sebesar Rp. 3.500.000.000,- dengan uraian

penggunaan anggaran sebagai berikut :

Kegiatan: Peningkatan Kapasitas Bandwidth

Kode Mata Anggaran: E.3.3.2

Pagu Kegiatan 3.500.000.000,-

Realisasi

Terdiri atas:

a. APNIC

b. Indosat

c. Telkom

1,999,620,000.00

21,000,000,-

766,920,000,-

1,211,700,000,-

(belum terserap)

d. Hasil Pelaksanaan Program

Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah: IPB terkoneksi

layanan bandwidth melalui PT. Telkom dengan rincian; a) Jaringan

Private IPB Darmaga – Bogor 245 Mbps, b). Link Domestik dengan

bandwidth 200 Mbps, c). Link Internasional dengan bandwidth 200

Mbps.


Koneksi internet merupakan kebutuhan pokok civitas akademika

khususnya IPB. Akses internet di IPB merupakan layanan rutin yang

setiap saat digunakan oleh user.


Utilisasi bandwidth internasional masih sangat dominan. Kualitas

layanan internet tidak hanya bergantung pada lebarnya bandwidth

tetapi juga bergantung pada server-server pendukung layanan

internet diantaranya Proxy Server. Ketidaktersediaan server menjadi

salah satu hambatan dalam upaya meningkatkan layanan akses

internet.


Kegiatan ini adalah kegiatan rutin yang setiap tahunnya harus ada.

Pada tahun anggaran kedepan perlu dilakukan peningkatan

kehandalan layanan yaitu dengan penyediaan jalur backup dan

penguatan server proxy.



3.1.3. Subdit : Data

3.1.3.1 Program : Pelayanan dan Integrasi Basis Data (termasuk BSC)

a. Tujuan

Melakukan inventarisir data utama di IPB, Membuat dokumentasi dari

database yang saat telah ada/digunakan agar memudahkan dan

membantu dalam pengembangan database maupun aplikasi; Membuat

Grand Design Data Governance IPB; Merintis pengembangan basisdata

IPB terintegrasi yang dapat menyediakan informasi untuk kepentingan

Sistem Informasi Kinerja IPB (BSC). Kegiatan ini dapat mengakomodir

keterbukaan akses informasi bagi pimpinan institusi IPB.


Pada periode Januari hingga Juni 2012, dilakukan inventarisir

kepemilikan data secara umum di IPB, melakukan dekomposisi

kepemilikan data, dan penilaian umum tentang maturity level

pengelolaan data di IPB. Pada periode ini dikirimkan juga beberapa

personil untuk mendapatkan peningkatan skill mengenai Data

Governance. Selain itu dilakukan pembuatan aplikasi untuk layanan

data eksternal yang dibutuhkan oleh PDPT melalui jalur push & web

service, melakukan validasi terhadap data yang ada, dan melakukan uji

coba pengiriman data ke PDPT yang dikelola Dikti.

Pada bulan Juli – Oktober 2012, dilakukan dokumentasi pada level

atomic terhadap seluruh database yang telah dimiliki dan dikelola oleh

DKSI, antara lain database akademik (SIMAK S1, SIMAK Pascasarjana,

KRS Online, SPP, dan Wisuda), database kepegawaian (SIMPEG, Kinerja,

Informasi Gaji, DUPAK), database kemahasiswaan, database penelitian,

database Faspro (Manajemen Alat Lab.), dan database penerimaan

mahasiswa baru IPB. Hasil pendataan ini dituangkan dalam bentuk

Dokumentasi Database IPB. Pada periode ini juga dilakukan dekomposisi

data yang diperlukan untuk kebutuhan SIMAKER IPB (BSC). Untuk

layanan PDPT mulai dilakukan perintisan penentuan homebase dosen

yang sesuai dengan kebijakan pimpinan, penyesuaian data kurikulum

mayor-minor dengan format data PDPT, perpanjangan status program

studi, dan pengujian pengiriman data ke server PDPT.

Pada bulan November – Desember 2012, mulai diimplementasikan basis

data institusi untuk level akademik sarjana, percobaan web service,



pengembangan pengelolaan data di IPB. Dengan adanya Dokumentasi

Database yang berformat standar terdapat acuan dalam pengembangan

maupun pembuatan database institusi yang dikelola secara terpusat

ataupun dikembangkan oleh pihak unit. Permintaan data dapat

dilakukan oleh pihak unit kepada DKSI dengan melihat kamus data yang

ada sesuai kebutuhan mereka.

Aplikasi Push dan Web Service PDPT akan memberikan kemudahan

sinkronisasi data PDPT dengan data IPB secara real time. Sehingga

dapat dipantau validasi dan ketidakcocokan format antara data di IPB

dengan yang diperlukan oleh PDPT. Data warehousing untuk SIMAKER

dapat memberikan wacana kompleksitas data yang harus dikelola untuk

mendapatkan hasil informasi SIMAKER yang akurat sehingga dapat

dilakukan tindak lanjut dari


Hambatan dalam pelaksanaan kegiatan ini muncul pada permasalahan

kurangnya kemampuan sumber daya manusia yang dapat secara teknis

menggunakan fasilitas teknologi informasi dalam pengelolaan data

seperti database analyst, database administrator, dan data warehouse

administrator. Hal ini ditangani dengan pelatihan dan peningkatan

kemampuan persona dengan melakukan uji coba pada beberapa bentuk

database. Selain itu tidak adanya Data Governance di IPB secara umum

menyebabkan sulitnya menemukembalikan data dari tiap unit, masing-

masing unit tidak terdapat aturan tertulis tentang pemegang data dan

pengatur validitas data, hal ini akan diperbaiki dengan usulan dan

penilaian data governance di tiap unit di IPB. Hambatan lain adalah

sulitnya mendapatkan hardware pendukung dikarenakan usulan

terhadap panitia lelang yang sering tertunda sehingga menyebabkan

tertundanya implementasi yang riil dari aplikasi OLAP yang dibangun.


Kegiatan ini perlu dilanjutkan pada tahun kegiatan berikutnya karena

kebutuhan informasi oleh stakeholder masih dalam ranah akademik

yang besarnya hanya 25% dari keseluruhan data IPB. Kebutuhan ini

harus juga diimbangi dengan bentuk sosialisasi dan pemantapan

kegiatan Data Governance di IPB.



3.1.3.2 Program : Peningkatan Rangking Webometrics IPB

a. Tujuan

Kegiatan ini bertujuan untuk mensosialisasikan dan memberikan

edukasi kepada civitas akademika IPB tentang beberapa aplikasi dan

fasilitas yang telah dibangun oleh DKSI. Termasuk didalamnya Program

Pengelolaan Karya Ilmiah. Pengelolaan karya ilmiah merupakan suatu

kegiatan rutin yang dilakukan oleh DKSI bekerjasama dengan

Perpustakaan IPB yang dilakukan melalui situs web

http://repository.ipb.ac.id. Hal ini bertujuan agar karya ilmiah seluruh

sivitas akademik IPB tersimpan dengan baik dan dapat diakses dan

dijangkau oleh user yang membutuhkan


Pada 27 Februari 2012 dilaksanakan Seminar Nasional Pemeringkatan

Web Institusi di IICC. Seminar ini diikuti oleh 169 peserta yang berasal

dari berbagai institusi di Indonesi. Seminar ini menghadirkan beberapa

pembicara, yaitu: 1. Dr (h.c.) Isidro F. Aguillo dari Cybermetrics

Lab, CSIC, Spanyol dengan topik Motivation, Philosophy, Strategy, and

Methodology for Webometrics Rangking, 2. Drs. Mansur Sutedjo, SIP

yang merupakan Kepala Perpustakaan Institut Teknologi Sepuluh

November dengan topik Successful Strategy for National Leader (26

World Rank untuk Repository), 3. Prof. Dr. Lukman Hakim yang

merupakan Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) dengan

topik Successful Strategy for National Leader (176 World Rank untuk

Research). Welcome Speech disampaikan oleh Prof. Dr. Ir. Anas Miftah

Fauzi, M.Eng selaku Wakil Rektor Bidang Riset& Kerjasama (mewakili

rektor), sedangkan yang didaulat sebagai moderator adalah Prof. Dr. Ir.

Kudang Boro Seminar, M.Sc. selaku Direktur Komunikasi dan Sistem

Informasi sekaligus Ketua Panitia Seminar Nasional. Acara ini

dilanjutkan dengan Workshop Pemeringkatan Web Institusi pada 28

Februari 2012. Workshop ini diikuti oleh 94 peserta yang merupakan

perwakilan dari unit kerja di lingkungan IPB. Pada 21 Juni 2012, 25 Juni

2012, 26 Juni 2012, dan 29 Juni 2012 dilaksanakan Sosialisasi Evaluasi

Website untuk tingkat fakultas dan departemen di lingkungan IPB.

Sosialisasi ini bertujuan agar fakultas dan departemen lebih peduli

terhadap website mereka baik dari segi konten maupun tampilan.

Sosialisasi ini dilaksanakan selama 4 hari dan dibagi menjadi 5 sesi.



Hasil dari pelaksanaan program kegiatan ini adalah terselenggaranya

kegiatan sosialisasi yang telah diikuti oleh total 3882 peserta, dan

terdapat sekitar 47724 karya ilmiah yang telah tersimpan di repository.


Adapun manfaat dari program kegiatan ini adalah meningkatnya

pengetahuan tentang web dan aplikasinya bagi civitas akademika IPB.

Dengan adanya kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan aktitivitas

web IPB yang dapat mencerminkan secara akurat aktivitas nyata yang

dilakukan civitas akademika IPB. Dan Pengelolaan Karya Ilmiah menjadi

lebih baik dan terpusat.


Tidak ada hambatan yang berarti dalam pelaksaan program kegiatan

ini. Program kegiatan dilaksanakan sesuai prosedur operasional baku

yang dimiliki. Namun keberlanjutan pengisian blog pasca pelatihan

masih dirasakan cukup rendah, sehingga perlu dilakukan upaya yang

memberikan semangat untuk melakukan pengisian blog secara

konsisten.

Untuk Pengelolaan Karya Ilmiah terdapat hambatan yang dialami yaitu

kurangnya sumberdaya manusia yang mengelola karya ilmiah yang terus

bertambah seiring dengan periode kelulusan mahasiswa dan laporan

penelitian dosen. Selain itu, untuk karya ilmiah dosen akan digunakan

oleh SDM untuk kepangkatan dan karier. Oleh karena itu, untuk tahun

berikutnya diharapakan ada penambahan sumberdaya manusia yang

akan membantu pengelolaan karya ilmiah



disebabkan setiap tahun terdapat mahasiswa baru yang perlu

disosialisikan tentang fasilitas dan aplikasi IPB. Evaluasi website pun

harus tetap dilakukan untuk seluruh unit kerja di IPB agar unit kerja

terkait menjadi lebih peduli terhadap konten dan tampilan web unit

kerja. Portal Karya Ilmiah akan diupgrade menjadi lebih baik agar

terbentuk suatu sistem pengelolaan karya ilmiah yang lebih baik dan

dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan.



sistem komunikasi dan informasi berbasis teknologi informasi,

pengkoordinasian pengelolaan data institute, pengkajian dan

perumusan strategi pengembangan komunikasi dan sistem informasi

sesuai dengan kebutuhan institut dan kemajuan teknologi,

pengkoordinasian pengelolaan dan pemutakhiran website IPB dan unit-

unit di lingkungan institut.


Manfaat dari pelaksanaan program ini adalah terpenuhinya kebutuhan

seluruh civitas akademika akan penerapan TI di IPB.


Masih banyaknya kebutuhan operasional perkantoran yang belum

terpenuhi terutama untuk membayar uang lelah tenaga ahli, sehingga

pendanaan diambil dari dana kegiatan DKSI.


Perlu terus dikembangkan dan dilaksanakan dengan baik untuk

menunjang pengembangan IT di IPB dan meningkatkan kesejahteraan

staf DKSI agar tercipta produktifitas kerja yang lebih baik.

3.1.5. Program : Pelayanan Cyber Mahasiswa IPB 2008~2012

Cyber-cyber IPB telah berdiri sejak tahun 2003. Pada awal periode

pengelolaan tahun 2008, jumlah sarana pelayanan cyber IPB sebanyak 5

unit lokasi. Sarana tersebut tersebar di beberapa titik lokasi yang berbeda

agar memudahkan mahasiswa maupun civitas akademika lainnya untuk

mengakses internet. Cyber merpati beroperasi di lokasi dekat gedung

Graha Widya Wisuda (GWW) dengan memanfaatkan gedung bekas

poliklinik. Cyber singkong beroperasi di wilayah gedung perpustakaan

lantai 2, cyber padi beroperasi di fakultas kedokteran hewan (FKH), cyber

jagung beroperasi di Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) dan cyber

staff beroperasi di gedung Andi Hakim Nasoetion (Rektorat) lantai dasar.

Selain untuk menunjang akses internet, pelayanan cyber juga digunakan

untuk praktikum mahasiswa IPB dan pelatihan ICT lainnya yang bersifat

mendukung peningkatan serta pengenalan civitas akademika di bidang

ICT.

Sepanjang periode 2008 s.d 2012 penataan dan pengelolaan cyber terus

dilakukan, diantaranya adalah renovasi gedung cyber merpati yang



dilakukan pada bulan Desember 2008 minggu ke-2 s.d. akhir Januari 2009.

Renovasi fisik bangunan yang dilakukan hanya membuang sekat ruangan di

dalam gedung eks poliklinik menjadi ruang yang lebih luas, sehingga

memungkinkan untuk digunakan pelatihan atau sosialisasi aplikasi ICT IPB.

Penataan pelayanan dan evaluasi fungsi sarana yang tersedia terus

dilakukan.Pada akhirnya, pertengahan tahun 2012 DKSI melakukan

efisiensi sarana cyber yaitu dengan mengalihkan opersional pelayanan di

cyber padi (FKH) dan cyber jagung (FEM) menjadi terpusat di cyber

singkong. Sarana fisik gedung cyber padi telah dikembalikan ke dekanat

FKH (dilengkapi dengan surat penyerahan fasilitas fisik CYBER PADI oleh

direktur DKSI kepada dekanat FKH nomor: 7579/IT3.29/LL/2012),

sedangkan gedung cyber jagung difungsikan sebagai ruang khusus

programmer aplikasi, mengingat permintaan sistem aplikasi dari berbagai

unit di IPB semakin meningkat.

Pada tahun 2011 DKSI kembali dipercaya mengelola Gedung Pusat

Komputer (GPK) dalam rangka peningkatan pelayanan ICT IPB. Gedung

tersebut tediri dari 2 lantai yang berfungsi untuk kegiatan video

conference (baik nasional maupun internasional) juga pelatihan ICT IPB

lainnya. (lengkapi poto peresmian GPK)

Fasilitas cyber

Inventarisasi fasilitas cyber belum dilakukan monitoring rutin secara

berkala, sehingga monitoring barang hanya dilakukan secara temporal.

Kondisi inventarisasi barang di masing-masing cyber pada bulan September

2012 dapat dilihat pada halaman Lampiran.

Operasional pelayanan cyber

Salah satu peningkatan layanan akses computer untuk civitas akademika

IPB adalah adanya program perbanyakan titik-titik hotspot yang tersebar

di seluruh fakultas. Hal ini berdampak pada penurunan jumlah pengguna

akses internet di cyber. Oleh karena itu, fungsi dari palayanan cyber tidak

hanya untuk melayani akses internet mahasiswa atau civitas akademika

lainnya secara individual, melainkan lebih difungsikan untuk melayani

kebutuhan fasilitas pelatihan ICT dan praktikum mahasiswa yang berkaitan

dengan teknologi informasi atau suatu system perangkat lunak yang

dijadikan sebagai mata ajaran. Pelatihan dan pengajaran di cyber IPB



tidak hanya dilakukan oleh pihak DKSI, akan tetapi juga melayani

pelatihan yang dilakukan oleh pihak dari luar DKSI seperti organisasi

mahasiswa atau suatu himpunan profesi yang berorientasi pada

pengembangan system informasi dan perangkat lunak. Berikut daftar

pelatihan yang dilakukan oleh pihak luar DKSI.

Fungsi dari pelayanan cyber salah satunya adalah untuk memberikan

sarana pelatihan dalam rangka peningkatan kinerja SDM maupun

pelayanan administrasi civitas akademika IPB. Namun selain pelayanan

pelatihan internal, juga cyber IPB melayani pelatihan yang

diselenggarakan oleh pihak luar IPB yang bersifat non komersial atau

edukatif. Selain layanan untuk penyelenggaraan pelatihan, cyber juga

mendukung sarana untuk penyelanggaraan praktikum yang berkaitan

dengan pengembangan mata ajar atau praktikum berbasis program

computer atau perangkat lunak, juga berbasis jaringan. Praktikum yang

tercatat adalah praktikum yang diselenggarakan selama 1 semester penuh.

Statistik pengunjung cyber

Dalam melakukan evaluasi program pelayanan cyber IPB, hal yang perlu

dipertimbangkan adalah factor pengguna cyber. Kuantitas jumlah

pengguna dapat dijadikan sebagai indicator efektifitas pelayanan sarana

yang dijalankan. Disisi lain juga dapat menjadi acuan efektifitas alokasi

SDM yang ditempatkan di masing-masing cyber. Data pengguna cyber

selama periode tahun 2008 s.d 2012 cenderung menurun.

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

2008 2009 2010 2011 2012

Jum

lah

user

Tahun

Merpati

singkong

Staff

jagung

Padi



Grafik di atas menunjukkan bahwa jumlah pengguna cyber umumnya

mengalami penurunan yang cukup signifikan. Namun, khusus cyber

singkong mengalami kenaikan. Hal ini disebabkan karena program

operasional pelatihan dan praktikum mahasiswa mulai tahun 2010

dipusatkan di cyber singkong. Aktifitas layanan di cyber padi dan cyber

jagung digabungkan di cyber singkong. Operasional cyber singkong lebih

diutamakan untuk praktikum dan pelatihan ICT untuk mahasiswa.

Menurunnya jumlah pengguna cyber IPB sejalan dengan perkembangan

teknologi computer yang semakin pesat dan bersifat eksponensial.

Sehingga DKSI juga melakukan peningkatan layanan akses internet IPB

melalui fasilitas titik-titik lokasi hotspot yang tersebar di setiap fakultas

serta unit kerja IPB. Banyaknya titik-titik lokasi hotspot yang tersedia

serta meningkatnya daya beli mahasiswa terhadap sarana laptop

penunjang studinya juga nilai harga barang-barang elektronik (laptop)

yang berbanding terbalik dengan perkembangan teknologi komputer,

menyebabkan banyak mahasiswa yang memanfaatkan akses internet di

titik-titik lokasi hotspot tersebut. Kebebasan waktu dan ruangan sekaligus

dapat melakukan diskusi secara terbuka dengan teman-teman sejawatnya

merupakan bagian dari alasan mahasiswa untuk memilih melakukan akses

internet di luar cyber.

Aktivitas pengguna cyber

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des

Jum

lah

user

(ora

ng)

Bulan-2008

Jagung

Staff

Singkong

Merpati

Padi



Aktifitas keseharian pelayanan cyber dapat dilihat dari data absensi

pengguna cyber, dimana system administrasi layanan cyber telah

mencatat transaksi jam kedatangan dan jam keluarnya user setiap

menggunakan layanan cyber. Data absensi tersebut dapat menjadi

informasi penting untuk melihat beban kerja layanan yang dilakukan di

masing-masing cyber setiap jam operasionalnya. Hal ini dapat menjadi

acuan dalam penataan SDM maupun layanan demi meningkatkan kinerja

operasional DKSI. Ketika aktifitas pelayanan cyber mengalami idle, maka

SDM (operator) cyber dapat membantu aktifitas kerja lainnya di kantor

demi peningkatan kinerja SDM yang ada. Disisi lain, alokasi sarana dan

prasarana yang tersedia di masing-masing cyber juga dapat dievaluasi

dengan melihat rasio pengguna terhadap sarana yang disediakan. Sehingga

perangkat yang ada dalam pengelolaan DKSI dapat lebih diefektifkan

dalam penggunaannya. Grafik Pengguna dapat dilihat pada halaman

Lampiran Cyber Mahasiswa IPB.

3.1.6. Program : IMHERE B.2.c “Corporate ResourceInformation System”

Nama Kegiatan

“Sosialisasi dan Evaluasi Kegiatan “Strengthening Corporate Resource

InformationSystem”.

Target Peserta

Peserta adalah pimpinan unit kerja (Dekan, Ketua Departemen,

Direktur/Kepala Kantor, Kepala Pusat, Kepala Tata Usaha fakultas,

departemen, direktorat/ kantor/pusat di lingkungan Institut Pertanian

Bogor

Latar Belakang

Pada kegiatan program I-MHERE B.2.C, Direktorat Komunikasi dan Sistem

Informasi telah mendapat tugas untuk mengembangkan beberapa sistem

aplikasi dan membuat basis data institusi Institut Pertanian Bogor. Melalui

kegiatan Sosialisasi dan Evaluasi kegiatan “Strengthening Corporate

Resource Information System” DKSI mendapat kesempatan untuk

memaparkan hasil-hasil dari kegiatan pada program tersebut. Kegiatan

yang akan dilakukan pada sosialisasi dan evaluasi berupa workshop dengan

pimpinan unit-unit kerja di lingkungan IPB dan interview kepada pengguna

pada level pelaksana sejauh mana sistem-sistem aplikasi selama ini



Aplikasi Sistem yang dikembangkan dan didanai oleh IMHERE B.2.c

sebagai berikut :

Gambar 3.1.6.1 Program IMHERE B.2c.

Pengembangan sistem tersebut diatas memperkuat sistem aplikasi yang

sudah ada dan dikembangkan, dengan ilustrasi sebagai berikut :

Gambar 3.1.6.2Existing dan Program IMHERE B.2c.



Grafik Hasil Kuisioner Evaluasi Kepuasan Pengguna Sistem Aplikasi Institut

Pertanian Bogor untuk Staf Kependidikan, sebagai berikut :

Gambar 3.1.6.3 Hasil Survey Kepuasan Staf Kependidikan

Grafik Hasil Kuisioner Evaluasi Kepuasan Pengguna Sistem Aplikasi Institut

Pertanian Bogor untuk Mahasiswa, sebagai berikut :

Gambar 3.1.6.4 Hasil Survey Kepuasan Mahasiswa

3.1.7. Program : Perangkingan TESCA 2011

a. Tujuan

Dalam upaya meningkatkan pemanfaatan dan pengembangan TIK di

perguruan tinggi di Indonesia perlu dimunculkan instrumen pemicu dan

pemacu agar perkembangan TIK di seluruh kampus dapat terus

ditingkatkan. Program TeSCA yang sudah digulirkan sejak tahun 2008,

kini juga lebih diarahkan untuk mendorong terjadinya percepatan dan



peningkatan pemanfaatan TIK di berbagai perguruan tinggi di Indonesia.

Bahkan sejak tahun 2011, program ini diarahkan untuk membuat

pemeringkatan bagi perguruan tinggi yang memanfaatkan TIK dalam

praktek belajar mengajar dan administrasi pendidikan di perguruan

tinggi. Tahun 2012 ini, program TeSCA lebih dipertajam arahnya pada

upaya untuk melakukan perhitungan indeks dan pemeringkatan sekaligus

pemetaan perguruan tinggi berdasarkan tingkat implementasi TIK dalam

kegiatan pendidikannya


Tim juri melakukan penilaian dari berkas yang masuk berdasarkan

parameter yang dikembangkan oleh komite juri. Selain itu tim juri

melakukan site visit ke perguruan tinggi untuk melakukan verifikasi di

lapangan. Penjurian untuk ICT IPB dilakukan oleh Chandra Yulistia, CISA,

CISM - Founding Member Ikatan Audit Sistem Informasi Indonesia.

Tahapan Penilaian yaitu :

1. Self Assessment; Setiap perguran tinggi yang berpartisipasi mengisi

sendiri kuesioner Tesca 2012 yang sudah disediakan secara online.

Pengisian dilakukan resmi oleh pihak kampus. Data-data yang diisi

harus sesuai dengan data-data yang dimiliki dan dapat dipertanggung

jawabkan.

2. Desk Audit; Kuesioner yang telah diisi oleh masing-masing kampus,

selanjutnya dilakukan penilaian oleh tim juri. Tim juri akan

melakukan cek data dengan data sekunder yang dimiliki. Tahap ini

akan menghasilkan data skor dan pemeringkatan sementara. Pada

tahap ini juga akan ditentukan 20 kampus yang dinilai perlu dilakukan

visit untuk verifikasi data.

3. Site Visit; Setelah 20 perguruan tinggi ditentukan, selanjutnya tim juri

(representasi tim juri) akan melakukan kunjungan ke masing-masing

perguruan tinggi tersebut. Kunjungan dimaksudkan untuk melakukan

verifikasi berdasarkan data dari kuesioner self assessment. Sebelum

berkunjungan ke perguruan tinggi, tim juri terlebih dahulu akan

memberikan informasi jadual kunjungan.

4. Penjurian Akhir; Tahap ini tim juri dan komite juri berkumpul,

melakukan penilaian akhir dari hasil temuan kunjungan ke lokasi.

Pada tahap ini pula, tim juri dan komite juri akan melakukan

pemeringkatan.



5. Laporan Penilaian; Laporan penilaian masing-masing perguruan tinggi

peserta TeSCA 2012 akan diberikan kepada pihak kampus yang terkait


Hasil kegiatan ini adalah Peringkat IPB dalam TESCA 100 Tahun 2011

adalah posisi 8.


Manfaat dari keikutsertaan TESCA ini sebagai upaya untuk

meningkatakan layanan ICT di IPB berdasarkan Metode perhitungan

indeks TIK dan pemeringkatan perguruan tinggi pada TeSCA 2012

berdasarkan metode ZEN Smart Campus yang tersusun atas 10 domain,

antara lain:

1. Suprastruktur Kampus

2. Infrastruktur Teknologi

3. Profil Pemangku Kepentingan

4. Ragam Pemanfaatan Aplikasi

5. Strategi Pendidikan Nasional

6. Dampak dan Manfaat Penerapan Teknologi

7. Komunitas Eksternal

8. Riset (Penelitian & Pengembangan)

9. e-Green (TIK Ramah Lingkungan)

10. Inovasi (Pendidikan)


Perlu upaya untuk melengkapi dokumentasi dari setiap kegiatan

peningkatan ICT yang dilakukan di IPB dan kembali mengikuti TESCA

2012.



3.2. Hambatan, Kendala dan Harapan ke Depan

1. Kehandalan pasokan listrik

Kondisi listrik di Kampus IPB Darmaga yang sering mati, menyebabkan

kerusakan pada beberapa perangkat jaringan dan server. Hal ini

sebenarnya sudah di antisipasi dengan pengadaan jenset listrik dan UPS

yang berkapasitas besar. Tetapi kendala yang sering terjadi adalah jenset

listrik sebagai bakcup tidak berfungsi dengan baik., sehingga listrik hanya

mengandalkan UPS yang tidak bisa bertahan lama, sebagai pemasok listrik

untuk server-server dan perangkat jaringan, switch, router dll

2. Ketersediaan Backup Data, aplikasi, koneksi yang masih tunggal

Adanya gangguan listrik dan gangguan security menjadi prioritas utama

agar layanan sistem informasi, berupa internet, hosting website, email

dan lain-lain, sehingga diperlukan adanya bakcup menyeluruh baik data,

konfigurasi, aplikasi, email, hal ini sudah dilakukan tetapi semua data

backup keseluruhan masih di tempatkan di dalam ruang data center.

tempat untuk data backup belum di tempatkan dibeberapa lokasi.

3. Keterbatasan Ruangan, Teknis, Hardware Institusi

Ruangan server yang ada sekarang, sejak tahun 2004 belum mengalami

perubahan luas. sehingga dengan semakin banyaknya aplikasi dan data,

dan layanan, ruangan sekarang sudah tidak mencukupi lagi. sehingga

menyulitkan kita untuk melakukan instalasi server, kabel jaringan, listrik.

4. Pengaturan Domain dan pengelola Website Fakultas, Departemen, Unit,

yang selalu berubah

Website selain sebagai media publikasi, juga merupakan salah satu

indikator kredibilitas dan prestige suatu lembaga, badan, yang perlu di

publikasikan dalam bentuk domain seperti http://domain.ipb.ac.id, yang

sekarang ini masih belum di perhatikan adalah nama domain suatu unit,

kantor yang selalu berubah-berubah mengikuti jajaran staff dan pegawai

di unit tersebut. Sehingga domain yang sebelum sudah dikenal luas di

internet terpaksa harus di hapus, sehingga keberlangsungan informasi unit

tersebut terputus. Meskipun unit tersebut membuat domain baru, tetapi

perlu waktu untuk di kenali di internet dan perlu publikasi lagi. Selain itu

adanya pergantian penanggung jawab website unit-unit yang selalu



berganti-ganti, dan kemampuan yang terkadang sangat jauh berbeda

dengan sebelumnya. Sehingga perlu adanya pengajaran dari awal lagi

tentang website

5. Kebutuhan akan Disaster Recovery Center.

DRC yang sudah direncanakan sejak 2011, namun dalam pelaksanaannya

mengalami beberapa kendala :

1. Pada tahun 2011 terhambat karena proses lelang yang tidak

terpenuhinya jumlah peserta lelang, dan lokasi DRC yang belum pasti

dan sesuai dengan requirement/kebutuhan.

2. Pada tahun 2012 terhambat karena masalah penganggaran yang telah

dialokasikan pada tahun 2011 tidak dialokasikan kembali di tahun 2012,

sedangkan pengajuan usualn anggaran baru di tahun 2012 tidak

disetujui oleh Ditrenbang karena proses yang tidak dapat dijelaskan.

Harapannya untuk tahun 2013, lokasi DRC sudah dapat ditentukan, dengan

lokasi yang tepat yaitu di Kampus Baranang siang. Dan alokasi anggaran

untuk penyelenggaraaan DRC dapat disetujui, mengingat hal ini sangat

penting untuk mengantisipasi terjadinya bencana atau kehilangan data

institusi yang semakin hari resiko ini semakin besar.

6. Keterbatasan Jumlah dan Kemampuan SDM dalam bidang IT dilevel DKSI

dan unit kerja

Keterbatasan jumlah dan kemampuan SDM dalam bidang IT menjadi

hambatan utama dalam pengembangan dukungan IT. Semakin sadarnya

civitas akademika IPB akan kepentingan IT dan meningkatnya kebutuhan

mereka, menyebabkan DKSI sebagai tulang punggung IT di IPB

berkewajiban memberikan layanan yang terbaik. Hal ini menyebabkan

semakin meluasnya area dan unit-unit yang ditangani, serta berbagai jenis

kebutuhan akan aplikasi yang beragam. Hal ini membutuhkan pasokan

tenaga IT baik dari segi jumlah maupun dari kemampuan. Perkembangan

IT yang cepat mengharuskan adanya upgrade kemampuan SDM bukanlah

hal yang bisa ditawar lagi. Oleh karena itu diperlukan perhatian khusus

dari pihak manajemen institusi untuk dapat mengatur perencanaan

penambahan jumlah dan peningkatan kemampuan SDM bidang IT yang

lebih terarah dan kontinyu.



7. Prioritas Pengadaan berbasis DM lebih rendah dari APBN.

Keterbatasan jumlah SDM di Unit Lelang dan Pengadaan mengakibatkan

terjadinya antrian panjang pengadaan yang mendorong ULP untuk

menerapkan sistem prioritas dalam hal ini APBN menjadi prioritas utama

sehingga usulan-usulan pengadaan yang berbasis DM yang sebagian besar

merupakan skema besar pengganggaran DKSI menjadi prioritas terakhir,

hal ini sangat menghambat bagi keberlangsungan program kerja DKSI,

bahkan beberapa progam gagal total karena tidak dapat dilaksanakan.

Harapannya adanya perbaikan mekanisme layanan di ULP dan kapasitas

SDM diperbesar.

8. Perubahan User Requirement yang sangat cepat sementara

Pengembangan Sistem Aplikasi masih dikembangkan.

Dalam pengembangan aplikasi, adanya ‘User Requirement’ yang

lengkap sangatlah penting sebagai pedoman untuk menentukan

bentuk, proses, dan tahapan yang harus dilakukan sehingga aplikasi

yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan unit kerja dan dapat

diselesaikan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Namun ada

permintaan dalam proses pengembangan aplikasi yang tanpa

disertai user requirement yang jelas dan sering berubah sehingga

menyulitkan bagi personil/tim pengembang karena dapat

mengganggu target dan hasil yang telah disepakati. Akibatnya

pengembangan sistem aplikasi seperti tidak mengenal kata selesai.

9. Formalitas kepemilikan dan validitas data belum sepenuhnya dimiliki di

setiap unit kerja.

Dalam sebuah organisasi yang memiliki Data Governance, terdapat

pengaturan menyeluruh terhadap sebuah item data. Setiap data memiliki

penanggungjawab masing-masing tentang siapa yang memasukkan data,

siapa yang memiliki otoritas menyatakan validitas data, dan memiliki

aturan dalam pengelolaan, mulai pembuatan, pembaruan, penghapusan,

dan pengaksesan data. Pada banyak unit di IPB, pengelolaan data secara

manajemen masih dirasakan kurang. Sulitnya pernyataan tentang siapa

yang bertanggung jawab akan validitas data sering sekali tidak menemui

kejelasan. Rata-rata pengelolaan hanya pada level pemasukan data,

namun pengolalaan penyimpanan data dan bagaiman suatu format data



yang benar, serta validitasnya tidak tertata dengan baik. Oleh karena itu

dibutuhkan suatu enforcement dari pihak manajemen tinggi di IPB untuk

dapat menekankan pentingnya data governance, memberikan pendidikan

dan pelatihan tentang bagaimana merawat data dan bagaimana

memberikan akses terhadap suatu data. Perwujudan Data Governance

harus didukung oleh seluruh elemen sampai dengan level terendah

organisasi di IPB.

10. Belum adanya koordinasi pengembangan jaringan, aplikasi dan

database di unit kerja.

Pengembangan aplikasi yang diperlukan oleh unit kerja perlu ada

koordinasi dengan DKSI sehingga ada keseragaman dalam bentuk

design, input, proses, dan keluarannya. Sehingga keseluruhan aplikasi

memiliki konsep IPB yang jelas. Hal ini dimungkinkan dengan

ditetapkannya ‘framework’ dalam pengembangan aplikasi. Demikian

pula dengan pengembangan database yang diperlukan oleh unit-unit

kerja, perlu ada koordinasi dengan DKSI sehingga ada kekonsistenan

data yang saling melengkapi dan menghindari terjadinya data

redudancy. Koordinasi pengembangan jaringan belum memilik aspek

legal yang kuat, sehingga koordinasi teknis dapat dilakukan secara

konsisten dan professional. Perlu disusun Surat Keputusan atau Surat

Penugasan resmi dari pimpinan tertinggi IPB bagi para penanggung

jawab teknis di setiap unit kerja sehingga koordinasi dapat dilakukan

sesuai aspek legal yang telah disepakati.

11. Belum tersosialisasikan dengan baik fasilitas ICT yang dikembangkan di

DKSI dari tahun ke tahun.

Sejak Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi terbentuk sudah banyak

fasilitas ICT yang dikembangkan untuk menunjang aktifitas belajar

mengajar maupun proses bisnis institusi yang dilakukan untuk menunjang

hal tersebut, namun tidak sedikit civitas akademika IPB yang belum

mengetahui hal ini. Bahkan kadang kala masih ada civitas akademika IPB

yang masih kesulitan untuk menerapkan hal tersebut karena kurangnya

sosialisasi terhadap fasilitas ICT yang ada di IPB. Oleh karena itu perlu

direncanakan dan diterapkan kegiatan sosialisasi melalui berbagai media

yang dapat dijangkau seluruh civitas akademika IPB antara lain :



a. Pembuatan Buletin yang diterbitkan setiap bulan yang berisi laporan

kegiatan DKSI selama waktu aktif tersebut.

b. Diselenggarakan kegiatan dalam bentuk workshop/pelatihan per

semester terkait program ICT yang berhubungan dengan civitas

akademika

c. Penyelenggaraan lomba atau perangkingan prestasi unit kerja dalam

memanfaatkan ICT di IPB

Documents

BAB 3 Pelaksanaan & Hasil Program 2012dsitd.ipb.ac.id/wp-content/uploads/2015/08/Pelaksanaan... · 2015. 8. 20. · [LAPORAN AKHIR TAHUN] 2012 Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi