TRABAJO DE INVESTIGACIÓN: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR: GLORIA ELENA SÁNCHEZ RUIZ

GRUPO: TRES

PRESENTADO A: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESUNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

GESTION DOCUMENTAL IIMARZO DE 2015

INTRODUCCION......................................................................................................................................................................... 1

OBJETIVOS................................................................................................................................................................................ 2

1. INVESTIGUE Y DEFINA QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y QUE REQUISITOS SE DEBEN DE

TENER EN CUENTA PARA SU IMPLEMENTACIÓN...............................................................................................................5 y 6

2. INDAGUE Y EXPLIQUE CADA UNA DE LAS GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE

ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE 2012.....................................................................................................................7, 8 y 9

3. USTED ESTÁ EN UNA ENTIDAD EN LA CUAL SE VA A IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, Y

ES LLAMADO(A) A DAR SU OPINIÓN SOBRE CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR DICHO

SISTEMA. INDAGUE Y ELABORE UNA TABLA EN LA CUAL INCLUYA LAS CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS QUE DEBE

REUNIR EL SISTEMA Y EXPLIQUE EN QUÉ CONSISTE CADA UNA DE ELLAS.............................................................10 Y 11

4. VISITE UNA ENTIDAD QUE TENGA IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL E

INVESTIGUE TODO LO RELACIONADO CON DICHO SISTEMA, SI ES POSIBLE ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES

DESDE SU PROYECTO HASTA LA FASE FINAL DE IMPLANTACIÓN DEL MISMO..................................................12 A LA 19

5. INDAGUE EN LA MISMA ENTIDAD LO SIGUIENTE: ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN

CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS? ¿DE QUÉ MANERA LOGRAN

GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA?.................................................................20 A LA 23

CONCLUSIONES.......................................................................................................................................................................... 24

BIBLIOGRAFIA...............................................................................................................................................................................25

Con el desarrollo del trabajo individual vamos inicialmente a investigar en que consisteun Sistema de Gestión Documental, posteriormente se analizara que beneficios aportael decreto 2609 de 2012 a la implementación del sistema según los lineamientos yaestablecidos por la normatividad archivística.

También se hará una visita a una Unidad de Información en donde tendremos laoportunidad de identificar si se están aplicando los conceptos que hemos construidoteóricamente.

OBJETIVO GENERAL

Generar conocimientos en los estudiantes sobre los temas investigados previamentepara la elaboración del trabajo, reconociendo cuales son los componentes ycaracterísticas que se deben tener en cuenta al momento de levantar un sistema degestión documental en una entidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Practicar lo aprendido en la visita a la Unidad de Información identificando cada unode los elementos que componen el Sistema de Gestión Documental.

2. Combinar los aspectos normativos con los parámetros establecidos internamente porla entidad para llevar planear y ejecutar el Sistema de Gestión Documental.

La gestión documental es el conjunto de actividades,normas y técnicas que permiten a la empresa administrarsu flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida delmismo, ya sea bien mediante técnicas manuales oaplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas másaltas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.

NORMATIVOS ADMINISTRATIVOS TECNOLOGICOS ECONOMICOS

Cumplir con la normatividad vigente.

Conocer el manual de funciones y procedimientos de la entidad.

Factor humano.

Garantizar la seguridad y control de la información.

Consulta.

Software.

Hardware.

Equipo de computo.

Contar con presupuesto para la implementación y desarrollo de los procesos.

GENERALIDADES a) Organizar los documentos físicos y electrónicos a través de cuadros declasificación documental.

Significa clasificar los documentos de acuerdo a la estructura a la cual pertenecen paraluego ser identificadas en el cuadro de clasificación en donde a cada agrupación se leasigna un código.

b) Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y losdocumentos electrónicos de archivo en tas TRD y TVD.

Se hace un análisis y valoración de la información, según los valores primarios ysecundarios que posea se definen los tiempos de retención en cada una de las fases

delciclo vital de los documentos, una vez cumplidos estos valores establecidos en las TRDo TVD se eliminan o se conservan totalmente como testimonio para la historia.

c) Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con lostiempos establecidos en las TRD y TVD.

Una vez hayan terminados los valores primarios y cumplidos los tiempos de retenciónestablecidos se aplica los procesos de eliminación a aquella información que no

ameriteser conservada totalmente en el archivo histórico ya que no son fuente de informacióncultural, investigativa y científica.

d) Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la informaciónConexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.

Quiere decir que desde el momento mismo de la creación del documento este mismodebe tener explicito algunos datos que me garantizan que el documento es autentico,por ejemplo: los nombres de las personas que intervienen, asunto, la fecha de creación,etc.

e) Mantener la integridad de los documentos mediante agrupacionesdocumentales, en series y subseries.

Conformación de unidades documentales simples o compuestas garantizando el buenuno y manejo de los documentos y la seguridad de la información.

f) Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por

parte de la ciudadanía y de la propia entidad.

Tener la información disponible para efectos de consulta a usuarios tanto internos como

externo, excepto cuando la información es considerada como de reserva.

g) Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales en series y

subseries a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos

utilizados para su creación.

Que independientemente del soporte en que fueron creados los documentos sea

físicos o electrónicos se debe garantizar la integridad de la información, para cumplir con

los objetivos se pueden llevar a cabo las siguientes actividades: utilizar el material

adecuado en el papel, en las tintas, el almacenamiento de los documentos, las

condiciones ambientales de iluminación y ventilación, y cumplir previamente con los

parámetros establecidos por la normatividad Colombiana para la debida conservación

del os documentos.

CARACTERISTICAS MINIMAS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

CONFORMIDAD: Respaldar la información mediante el desarrollo de las funciones administrativas, entre ellas tenemos la planeación, dirección, organización, coordinación y el controlar de todo el sistema administrativo.

INTEROPERABILIDAD: Es intercambiar información entre dos sistemas de gestión documental, asi mismo poder utilizar la información en cada uno de los sistemas.

SEGURIDAD: Garantizar la seguridad de la información en todas sus fases desde el inicio hasta la disposición final; teniendo en cuenta aspectos a nivel de consulta, préstamo y almacenamiento.

METADESCRIPCION: Se debe cumplir con los lineamientos establecidos por cada entidad para controlar el manejo de la información física y electrónica, pueden ser manuales o automatizados.

ADICION DE CONTENIDOS: Que se puedan agregar datos a los documentos en forma de metadatos sin dañar la estructura inicial y alterar el contenido de los documentos ya existentes.

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO: El sistema debe garantizar el fácil manejo por parte de los usuarios.

GESTION DISTRIBUIDA: Que se puede importar y exportar información masivamente hacia otros sistemas de gestión documental.

DISPONIBILIDAD Y ACCESO: Los documentos deben ser exequibles y fáciles de entender por los usuarios, además deben guardar sus características originales, también que puedan ser procesados y utilizados en cualquier momento.

NEUTRALIDAD TECNOLOGICA: Se puede elegir las tecnologías que se van a utilizar en el desarrollo de los procesos, siempre y cuando se respeten las normas y conceptos internacionales establecidos previamente por estos organismos.

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL GOBERNACION DE ANTIOQUIA.

La Gobernación de Antioquia establece la manera en la que da cumplimiento a losrequerimientos establecidos en la norma técnica NTC GP 1000 y MECI y de el sederivan la misión, visión, política, caracterizaciones de procesos, procedimientos, formatos, entre otros.

MAPA DE PROCESOS

Compuestos por los procesos misionales, procesos estratégicos y procesos de apoyoque son la base para el desarrollo de las actividades y el buen funcionamiento de laentidad.

PROCESOS MISIONALES PROCESOS ESTRATEGICOS

PROCESOS DE APOYO

Promoción del desarrollo económico. Promoción del desarrollo político. Promoción del desarrollo territorial. Promoción del desarrollo social. Seguimiento y evaluación de la acción municipal. Asesoría y asistencia técnica. Atención a la ciudadanía. Inspección, vigilancia y control.

Comunicación publica.

Gestión de la mejora continua.

Estructura organizacional y empleo publico.

Planeación del desarrollo.

Desarrollo del capital humano. Gestión Jurídica. Contratación administrativa. Soporte logístico. Planeación y administración de las TIC. Gestión documental. Gestión financiera.Administración de los tributos. Fabricación de licores y alcoholes. Comercialización de licores y alcoholes.

Dentro de el sistema de Gestión Documental se cuenta con un modulo de

DOCUMENTACION el cual nos permite, documentar, publicar y controlar los

documentos y registros, utilizando plantillas determinadas y dinámicas para sus

procedimientos, instructivos, manuales, entre ellos podemos contar:

Listado maestro de documentos. Listado maestro de documentos externos. Listado maestro de actas. Tablas de retención documental.

INDICADORES DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.

Son utilizados para generar reportes consolidados y gráficos con los resultados de la

medición de manera automática, tales como.

Visualización. Reportes Medición. Estadísticas.

TALENTO HUMANO

Se evalúan las competencias del personal de la compañía a partir de su experiencia,

formación y habilidades. Califica la eficacia de las capacitaciones mediante pruebas y

cuestionarios.

Se maneja el modelo de control interno de laEntidad.

Los principales componentes que intervienen en el sistema de gestióndocumental son los siguientes:

Captura: Se utilizan distintos métodos en los cuales los documentos pueden ser capturados, entre ellos: escaneo de documentos, entrada manual y carga de objetos.

Flujo de trabajo (Workflow): Se direccionan automáticamente los documentos a usuarios definidos. El enrutamiento es determinado para soportar el proceso que es utilizado.

Búsquedas: El SGD soporta búsquedas predefinidas, como búsquedas de documentos esperando una aprobación, búsquedas de contenido de documentos, tipos de documentos, o documentos asociados a un tema en particular.

Obtención: Se obtiene o recupera contenido de distintos documentos para luego ser exportados a otros sistemas externos.

Distribución: Es la capacidad que tienen los nodos del SGD para se distribuidos a distintas redes, permitiendo que la información pueda ser obtenida manera más eficiente y rápida.

Control de acceso: El control se utiliza para determinar a que contenido puede acceder el usuario.

Almacenamiento: El almacenamiento se refiere a la capacidad que tiene el sistema para almacenas datos.

Por ultimo el desarrollo cada uno de los procesos están basadas en el ciclo P.H.V.Acuyo objetivo principal es gestionar el recibo y entrega de la correspondencia, laadministración, custodia y consulta de los documentos y la asesoría y capacitación entemas de archivo bajo criterios de calidad y oportunidad.

- ¿ CUALES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS?

Los criterios que se han tenido para la selección del sistema de Gestión Documentalson la estandarización y documentación de los procesos que se desarrollan en laentidad los cuales ayuden a tener el control de todo lo que pasa en la entidad; además La adopción de las normas NTC GP 1000, MECI y Sisteda.

NTC GP 1000 (norma Técnica de Calidad de la gestión publica): Permite evaluar ydirigir el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social, demanera sistemática.

MECI (Modelo estándar de control interno): Permite el diseño, desarrollo y operacióndel sistema de control interno en las entidades.

SISTEDA (Sistema de desarrollo administrativo): Esta orientado al fortalecimiento de lacapacidad y el desempeño institucional.

- ¿DE QUE MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACION EN EL SISTEMA ARCHIVISTICO?

La Gobernación de Antioquia garantiza la integridad de la información ejecutandodos procesos en el primero se le aplica todos los criterios archivísticos a ladocumentación física y electrónica, teniendo en cuenta desde que se inicia el tramitehasta que finalice cumpliendo con todos los lineamientos en materia de seguridad yconservación de la información, el segundo proceso es la sistematización yautomatización de la documentación para esto se cuenta con el aplicativo Mercurio.

MERCURIO, está diseñado para apoyar la labor del Centro de Información Documental

de la organización, permitiendo llevar a cabo la administración de los documentos de

una forma más eficiente, eficaz, segura y con menores costos. En este software se

encuentran reunidos todos los elementos que facilitan las tareas correspondientes a la

Gestión Documental, teniendo en cuenta los documentos activos y los documentos

inactivos.

Se dispone de una aplicación con un alto grado de flexibilidad, óptima calidad y

disponibilidad inmediata de la información para un mejor manejo y control de

los documentos disponibles y un apoyo para la toma de decisiones.

NOMBRE DE LA ENTIDAD VISITADA

PERSONAS QUE ATENDIERON LA VISITA

GEMMA VICTORIA BOTERO LONDOÑO,

BEATRIZ ARISTIZABAL, Y

ARNULFO CASTRO.

Obtuve nuevos conocimientos ya que inicialmente estaba confundida entre un sistemade gestión documental y el programa de gestión documental, ahora ya se cual es ladiferencia entre los dos.

Fue gratificante poder visitar una Unidad de información y comparar si el sistema quese maneja si esta cumpliendo a cabalidad con todos los requisitos que tiene dichosistema para su implementación.

http://javierlaguens.com/wpcontent/uploads/2014/01/oie_15135656QVmLqxI.jpg

http://image.slidesharecdn.com/decreto2609haciaungestiondocumentalnormalizada140117084541-phpapp01/95/decreto-2609-hacia-un-gestion-documental-normalizada36-638.jpg?cb=1404187164

http://www.corresponsalesclave.org/wp-content/uploads/2010/07/vihsaber-es-poder.jp

http://saludprimero.com.co/wp-content/uploads/2013/01/logo-gobernacion-deantioquia.jpg

http://www.imf-masters.com/imf/img/base/seguridad-informacion-online-mobile.jpg

http://www.iygsa.com/web/images/logo%20mercurio.jpg

GRACIAS.