Pilares Gestion Documental.

Pilares Gestin Documental,Enfoque de Valor en la practica. Cumplimiento de resolucin 8934 de 2014 SIC

Jorge Javier Caldern CullarBogot D.C. Diciembre 4 de 2014,1Conceptos Previos Gestin Documental:Alcance y sentido de la practica de la Gestin Documental. Alcance de la ResolucinResponsabilidad del comit interno de Archivo.

Previamente habamos identificado y tratado: Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaConcepto de Gestin Documental:

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Colombia. Archivo General de la Nacin, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.*

Previamente habamos identificado y tratado: Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prctica*Fuente: banco terminolgico AGN. http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=143&/gestion-de-documentos-records-managementAlgunos conceptos de generacin de valor a partir de la implementacin de un programa de Gestin Documental y de las herramientas de gestin documental.Fuente: Conclusiones y elaboracin propiaPilares de la Gestin DocumentalRequisitos a cumplir segn la Resolucin 8934 de 2014Fuente: Conclusiones y elaboracin propia esquema presentacin, fuente de informacin para el anlisis: Resolucin 8934 de 2014Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaConsideraciones para la Gestin de un plan de implementacin Debemos sugerir un orden lgico y operativo en el proceso de implementacin de un Programa de Gestin Documental. xito de las tablas esta en su comprensin, aplicacin y actualizacin. Nuevo ciclo. Hay un factor clave de xito: La integracin de un equipo interdisciplinario, la gestin por proyectos puede ser una muy buena alternativa para tener xito. Integrar conocimiento pertinente y de otras disciplinas. Informtica, gestin y proyectos, asesores.Compromiso de la Gerencia o directivos. Cada Negocio es particular, cada caso merece un anlisis y estudio adecuados a las necesidades de la compaa. Fuente: Anlisis y Conceptualizacin Propia Jorge Javier Caldern. Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaProceso de implementacin sugerido a un programa de Gestin DocumentalProyeccin de Un programa de Gestin Documental:

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber serPrograma de Gestin Documental:En virtud de la ley 594 de 2000 y el decreto 2609 de 2012, se concibe el programa de gestin documental para la compaa,

Documento que materializa el plan estratgico de gestin documental para una organizacin, su visin aplicable a todos los horizontes de planeacin:

Implementacin y mejoramiento de prestacin de servicios al interior de la compaa o de la entidad. Desarrollo de los procedimientos tcnicos y con las mejores practicas. Implementacin de programas especficos del proceso de gestin documental.

Debe estar armonizado con la planeacin de la empresa, tanto en lo estratgico como en los planes de accin anuales, puede indicarse tambin como un modelo sostenible en el largo plazo para asegurar la gestin y mantenimiento de la gestin adecuada y pertinente de la documentacin e informacin de la compaa. Fuente: Informacin AGN pagina web. Reflexin y anlisis, conceptualizacin del autor. Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPrograma de Gestin Documental: Es obligacin para: Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamientos y alcance de un Programa de Gestin DocumentalPilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamientos y alcance de un Programa de Gestin DocumentalConcepto:

Instrumento archivstico para implementar a corto, mediano y largo plazo, en forma sistemtica y permanente enfocados al ciclo de gestin: planeacin, procesamiento, manejo y organizacin de la documentacin que gestiona y recibe la entidad, para facilitar la utilizacin y conservacin.

El alcance e implicaciones se materializa en una poltica de Gestin Documental para la entidad, organizacin, institucin o empresa.

De la metodologa de proyectos, se acua el termino: programa: como conjunto de proyectos. El Programa de Gestin Documental, consiste en una serie de proyectos, para lograr desarrollar su alcance transversal. Fuente: Manual Implementacin de un programa de gestin documentalPilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamientos y alcance de un Programa de Gestin DocumentalPrerrequisitos:

Formular la poltica de gestin documental segn el articulo 6 del decreto 2609 y Designar el responsable de Archivo.

Contar con profesionales calificados, segn art. 8 de ley 1409 de 2010.

Conformar equipo interdisciplinario para iniciar el programa para armonizarlos con los otros sistemas de gestin.

Realiza un diagnostico integral, para identificar un estado, brechas, grado de madurez, como proceso de implementacin.

Aplicar e implementar las buenas practicas de metodologa de proyectos

Elaborar, aprobar y publicar, los cuadros de clasificacin documental y las tablas de retencin documental. Fuente: Manual, implementacin de un programa de Gestin documental. Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaMapa Conceptual Programa de Gestin Documental.

Fuente: Elaboracin propia a partir de contenido programa de gestin documentalPilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaMapa Conceptual Programa de Gestin Documental.

Fuente: Elaboracin propia a partir de normatividad decreto 2609 de 2012,Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaRelacin Lineamientos vs. Procesos de Gestin Documental, algunos ejemplosProcesos de Gestin DocumentalAdministrativoTecnolgicoEconmicoCorporativo o normativoPlaneacinLos servicios de documentacin deben facilitar los procesos de NegocioDefinir todas las modificaciones en las herramientas mediante una metodologa de desarrollo de sistemas. Los costos de los nuevos procesos deben considerar un 5% de costo en gestin de informacin. Cumplir los requisitos legales en el diseo de los documentos.ProduccinSustentar el mejor desempeo de las operaciones. Habilitar e integrar los tipos documentales en la automatizacin o integracin de sistemas.Validar y racionalizar recursos en la produccin masiva de documentos.Los documentos y formatos nuevos, deben ser aprobados por el comit de gestin documental.Gestin y trmiteHabilitar correctamente los niveles de servicio al cliente y definir indicadores de atencin. Integrar herramientas y planeacin de tecnologa. CRM VS. ECM.La contratacin de los terceros debe ser contratada por concurso. Se deben cumplir los lineamientos de la SIC, SUPERSOC. Segn el negocio. OrganizacinLa prestacin del servicio de organizacin puede contratarse con un tercero. La negociacin del sistema de informacin debe considerar, licenciamiento para mdulos de inventarios y prestamos.El servicio de conservacin y organizacin puede cobrarse por separado con proveedor independiente. Todos los archivos se contrataran con terceros calificados y que cumplan con el acuerdo 014 del AGN. Fuente: Elaboracin propia a partir de normatividad decreto 2609 de 2012,Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaProcesos de Gestin DocumentalAdministrativoTecnolgicoEconmicoCorporativo o normativoTransferenciaControl de la trazabilidad y edad de los prestamos al archivo central. Los programas de ECM, deben contar con un inventario para esa inventarios deben Habilitacin tecnolgica Racionalizacin de costo en conservacin: el control de las TRD debe ser mensual. Cumplir la normativa del AGN. Alinearse a la poltica institucional Disposicin de documentosSe consideraran para el museo institucional de la organizacin. Las rutinas de borrado o dar de baja a archivos se hace oLa facturacin a los proveedores de materiales se distribuyen proporcionalmente. Los documentos que se eliminan tendrn una posibilidad de aplicacin inmediatamente. Preservacin a largo plazoComo se desarrollan los contratos: requisitos tcnicos y fsicos. Habilidad de recuperacin con distintos medios de conservaci ValoracinRelacin Lineamientos vs. Procesos de Gestin Documental, algunos ejemplosFuente: Elaboracin propia a partir de normatividad decreto 2609 de 2012,Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaLineamientos sobre los procesos Alineacion estrategica Fuente: Elaboracin propia a partir de reflexin y anlisis sobre la normatividad decreto 2609 de 2012.17Conceptos clave par la practica, sobre Valor de los documentos,Se fundamentan en el uso, y el propsito para el cual fueron creados.Fuente: Minimanual para elaboracin de tablas de Retencin Documental. Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaConceptos clave par la practica, sobre Valor de los documentos,Principio de Origen y de Procedencia.Fuente: Minimanual para elaboracin de tablas de Retencin Documental. Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber serPrincipios Bsicos de las tablas de Retencin, Deber ser.* Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser*Identificado, conceptualizados y propuesto por el autor, a partir del planteamiento en el manual No. 4 para elaboracion de tablas de retencin documental y transferencias documentales (fuente de referencia). Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber serPilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber serParadigma y modelo general para identificacin de estructura Documental en una organizacin. Fuente: Conceptos claves mini manual No. 4 para la elaboracin de tablas de retencin documental y normatividad archivstica. Descripcin conceptualizacin y anlisis del autor. Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber serParadigma y modelo general para identificacin de estructura Documental en una organizacin. Fuente: Conceptos claves mini manual No. 4 para la elaboracin de tablas de retencin documental y normatividad archivstica. Descripcin conceptualizacin y anlisis del autor. Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber serCriterios y Fases de para definir el valor del documento en sus fases. Fuente: Conclusiones y elaboracin propia esquema presentacin, fuente de informacin para el anlisis: Minimanual No. 4 para implementacin de tablas de retencin Documental. Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber serFuente: Conclusiones y elaboracin propia esquema presentacin, fuente de informacin para el anlisis: Minimanual No. 4 para elaboracin de tablas de retencin documental. Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber serPasos en la implementacin de las tabla de retencin documental. Fuente concepto: mini manual No. 4 para tablas de retencin documental AGNPilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber serEjemplo de formato de Inventario Documental, el cual puede utilizarse para transferencias documentales, valoracin de fondos acumulados. Fusin y supresin de entidades.

Solo aplica para transferencia primaria y secundaria.Orden: consecutivo de las unidades o documentos El cdigo, corresponde a las convenciones internas de la empresa, (si las hay).Fuente: MINIMANUAL 4 para la elaboracin de tablas de retencin documental y transferencias documentales.Para identificar los medios en los cuales se encuentra la informacin: Fsico, magnetico.

Pilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber serhttp://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/GestionDocumental/FormatoTablasRetencionDocumental.pdf Segn la empresa y con propositos de simplicidad siempreAccin en la fase de eliminacinPilares Gestin Documental enfoque de valor en la prcticaPlanteamiento de Un Diagnstico y Brechas frente al deber ser

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