Embed Size (px)
DESCRIPTION
Etapas del ciclo vital de los documentos
Citation preview
ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
MARCELA LILIANA MORALES MEJIA
MARTHA LUCIA RUIZ SUÁREZ
MARTHA ELENA MANCERA HERRERA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
GESTION DOCUMENTAL II
2015
ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
MARCELA LILIANA MORALES MEJIA
MARTHA LUCIA RUIZ SUÁREZ
MARTHA ELENA MANCERA HERRERA
Docente
Luz Marina Arias González
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y
Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA
Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
GESTION DOCUMENTAL II
2015
INTRODUCCIÓN
A continuación el desarrollo del siguiente trabajo tiene un enfoque investigativo
donde se presenta las diferentes etapas del documento desde su inicio, proceso
y eliminación, hasta su acervo histórico. Allí analizando sus valores primarios,
y secundarios, conociendo su caracterización, la importancia en cada una de sus
etapas. También se incluye unidades de información, unidades documentales,
los proceso de gestión, la diferencia entre organización y ordenación, los
diferentes conceptos relacionados entre sí, El objetivo de este trabajo es
aumentar conocimiento y especialmente nutrirnos como profesionales en las
diferentes unidades de información, a su vez aplicar las herramientas en
nuestra profesión. Disfrutemos de la elaboración de este trabajo.
Objetivo General
Conocer el ciclo y vida de los documentos en los sistemas de archivo
Objetivos específicos
Identificar el ciclo de los documentos
Aplicar los valores que registran los documentos
Conocer la unidad de correspondencia
Aprender cómo se enlaza la unidad de correspondencia, con el ciclo de
los documentos y su apropiación en las unidades de archivo.
1. ¿Qué son las agrupaciones documentales? Se define como el conjunto de
documentos generados por una unidad sea administrativa, originando
fondos, secciones, subsecciones, series y subseries documentales. Dentro
de las agrupaciones se encuentra el fondo documental, la sección
documental, subsección documental.
Fondo documental: totalidad de documentación producida y recibida
por una institución.
Sección documental: es una subdivisión del fondo identificada con la
producción documental de una unidad de la institución que produce el
fondo.
Subsección Documental: es una subdivisión de la sección documental.
Sea oficina o división.
Serie documental: continuidad de actividades en función; cada sección y
subsección está conformada por documentos agrupados en series.
Contratos
Contrato de trabajo
Por servicios prestados
Termino fijo
Término indefinido
FONDO DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL
SECCION DOCUMENTAL SUBSECCION DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
SIMPLE COMPLEJA
UNIDAD DOCUMENTAL
2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.
3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.
Ordenación: la ordenación archivista se encuentra dentro de la organización,
consiste en establecer secuencias naturales cronológicas o pueden ser
alfabéticas, dentro de las categorías
Organización: producto resultante de la clasificación y ordenación.
Organizacion Clasificacion Ordenacion
Descripcion
Ordenación: proceso
mediante la unión y
relación de las unidades
documentales de una serie,
también los tipos
documentales al interior de
los expedientes.
Clasificacion: forma como se
encuentran ubicadas las
unidades archivísticas en el
archivo
Descripción: Proceso de análisis
de los documentos de archivo,
para facilitar su localización y
consulta.
Archivística: un proceso donde se desarrollan la
actividades de ordenar, clasificar y conservar de
manera adecuada los documentos en un lugar
con el fin de localizarlos de manera rápida y fácil,
protegerlos del deterioro y
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?
Las agrupaciones documentales y su diferencia; determinando la agrupación más
grande en este caso el fondo y finaliza con las series y subseries tipos de
documentos que conforman las más pequeñas. También hace referencia a la
estructura documental.
5. ¿Qué implica la clasificación?
Se define como una labor o tarea intelectual de normas técnicas
administrativas cuya finalidad que asignar por grupos documentales
relacionados en forma jerárquica estableciendo por los criterios orgánicos o
funcionales.
Los archivos verifican aquellos documentos administrativos que tramitan las
oficinas los cuales identifican las funciones que se asignan y se encuentra
consignada en manuales de funciones y procedimientos.
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste cada
uno de ellos?
Estos se basan en procesos destinados a la organización de archivos
pendientes a controlar, recuperar y conservación de la información.
Se definen así:
Procesos de estos son destinados a la conservación de los documentos según
su valor documental.
Procesos de clasificación de los documentos este procesos nos permite
identificar y agrupar sistemáticamente los documentos semejantes con
características comunes teniendo como base una estructura orgánico –funcional
de las instituciones y los tramites que se realizan en cada dependencia en el
ejercicio de sus funciones.
Estos manejan una serie de documentos llamados tipos documentales los
cuales indican que responden a una secuencia dentro de un trámite.
Estas actividades administrativas consisten en el establecimiento de categorías
y se clasifican así:
Clasificación de fondos en el interior del depósito de archivo.
Clasificación de secciones o subsecciones en el interior del fondo
Clasificación de series en el interior de una sección o subsección.
7 Qué determinan las funciones comunes y específicas de una organización
en la Clasificación?
Las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación
documental ya que estas son el resultado de actuaciones para regular las
normas de procedimiento en el cumplimiento de los objetivos encomendados a
cada dependencia.
Los documentos clasificados debidamente reflejan los objetivos y
funcionamiento de la entidad que los produce.
8 ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?
Identificación de productores
Identificación de fondos documentales
Identificación de productores: este proceso consiste en identificar el creador de
los documentos y la aplicación de los principios de procedencia de los documentos
tanto de instituciones (fondos documentales) como administrativos (secciones y
subsecciones documentales). Las cuales dar un resultado de identificación las
agrupaciones Documentales.
Identificación de Fondos Documentales
Agrupaciones
Fondo Documental
Secciones Documentales
Subsecciones Documentales
Estructura Organica
Entidad
Dependencia
Grupos de trabajo
Estos fondos documentales son necesarios para recopilar la información de datos
sobre el origen y evolución del organismo productor.
Fecha de la creación del documento
Fecha de supresión. si es el caso.
Disposiciones que han modificado la estructura en la entidad
Organismo que le han precedido en el desempeño de funciones análogas
Organismos que heredan competencias.
Este fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentación es
conservada en la entidad productora.
Por otro lado cuando la documentación es transferida a otra entidad adquiere la
categoría.
De fondo más de la entidad que lo recibe.
Cada fondo documental debe clasificarse por separado, dado que la información
concerniente al origen y evolución de la entidad productora es pertinente a cada
fondo.
Es una acción administrativa para que su posterior tramite realice la función con
motivo de su creación la unida documental puede ser simple o compuesta
dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión.
La unidad documental de actas de reunión de la EIB posee en un orden
consecutivo y cronológico las actas hechas durante un periodo determinado, en la
que la tipología llamadas actas de reuniones en función de solucionar y realizar
labores administración. Cada fondo documental debe clasificarse por separado,
dado que la información concerniente al origen y evolución de la entidad
productora es pertinente a cada fondo.
• Documentacion de las entidades administrastivas vigentes
Fondos Abiertos
• Documentacion de entidades desaparecidas
Fondos Cerrados
•Documentacion reunida por una entidad en el trascurso de la vida institucional sin ningun criterio archivistico de organización y conservación
Fondos Acumulados
9. ¿Qué son unidades documentales?
Es una entidad productora, la cual trata de reunir, ordenar los documentos
pertenecientes a una entidad o varias de ellas, para formar unidades homogéneas
que conformaran primeramente las series, acorde con la información que tenemos
de la estructura y el funcionamiento de la entidad que produjo los alimentos.
Es la unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Esta puede ser simple cuando está constituida por un solo
documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos
ejemplos de cada una.
La unidad documental simple:
Es la que está conformada por una sola tipología, ya que su función es la misma y
un tanto repetitiva como por ejemplo:
La unidad documental de Actas de reunión, posee en un orden consecutivo y
cronológico las actas hechas durante un periodo determinado (varios días). En la
que contiene una sola tipología llamada Actas de reunión, en las que están
registradas todas las reuniones en función de solucionar y/o realizar las labores
administrativas.
Unidad Documental compuesta (expediente): es una unidad organizada de
documentos (varias unidades simples) que han sido reunidos por cualquiera de
estas razones:
Por el productor, para su uso corriente
Durante el proceso de organización archivística (porque se refiere al mismo
tema, actividad o asunto.
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una
competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogéneos, se origina en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarla categoría diplomática.
Ejemplos: El expediente personal.
Acta: Documento redactado con unas características internas y externas
determinadas que lo validan, para consignar la realización de un acto o la
constancia de un hecho.
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un
mismo asunto.
12. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o etapas?
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
El ciclo vital de los documentos se puede definir como las etapas o ciclos que
atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición
final, siendo esta su eliminación o su conservación permanente.
Esto se debe llevar a cabo con base en los criterios establecidos desde su
creación por cada entidad o los valores adquiridos con el transcurso del tiempo,
teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de cada documento (valor
primario es cuando el documento es de utilidad para la administración y valor
secundario es el que pueden tener para la investigación histórica).
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947 por
una comisión Norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de
información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los
documentos no solo en su organización sino también en la mayoría de las
entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo.
Esta teoría se basa principalmente en tres etapas por las cuales cruzan los
documentos de archivo dentro de una organización, estas son:
Primera edad: Cubre desde la creación del documento y el trámite de la
información que contiene.
Segunda edad: información que no es consultada frecuentemente pero que
todavía tiene un valor primario o secundario por lo cual deben conservarse como
objeto de consulta.
Tercera edad: Documentos que tienen valor secundario o permanente, que se
puede utilizar como documento investigativo. Cada una de las etapas del ciclo vital
de los documentos tiene una relación estrecha con su permanencia en cada uno
de los tres tipos de archivo los cuales son: Archivo de Gestión, Archivo Central y
Archivo Histórico de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y por las
Tablas de Valoración Documental.
Los documentos de la primera etapa forman parte del archivo de gestión por ser
de uso frecuente. Se conservan más o menos cinco años.
Los documentos del archivo central son de uso poco recuente y no se conservan
más de cincuenta años.
Los documentos del archivo histórico se conservan definitivamente. Corresponde
a los archivos históricos.
Para la correcta comprensión de cómo se decide el tiempo de permanencia de los
documentos en los diferentes tipos de Archivos es necesario definir los siguientes
términos
Tabla de Retención Documental: “La Tabla de Retención Documental es un listado
de las series documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos.”
Tabla de Valoración Documental: “La Tabla de Valoración Documental es un
listado de las series documentales correspondientes a fondos acumulados”
Serie: “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.”
Subserie: “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.”.
Archivo de Gestión Documentación activa Valores Primarios
-Administrativo
-Legal
-Contable
-fiscal
-Técnico
Archivo Central Documentación semiactiva Valores Primarios Archivo Histórico
Documentación inactiva Valores Secundarios
-Histórico
-Cultural
-Investigativo
-Científico
El reglamento general de archivos define este concepto así: “Etapas sucesivas
por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la
oficia y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente”.
13. Según el Artículo 2.8.2.5.9. Del Decreto 1080 del 26 de mayo de
2015 Los Procesos de la gestión documental son: Planeación, Producción,
Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos,
Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos procesos,
cada integrante debe visitar un archivo de una entidad pública e indagar paso a
paso cuáles son las actividades que se realizan en cada uno de estos procesos
e ilustrarlos con fotografías o imágenes libres de derechos de autor.
EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SENA - BUCARAMANGA
Planeación: Establecer lineamientos para la recepción, distribución, trámite de
comunicación oficiales y otros envíos postales de SENA, de acuerdo con las
disposiciones de ley.
Producción: al comenzar el año se iniciara la radicación consecutiva a partir de
00001, utilizando el aplicativo OnBase implementado por la entidad para el control
y tramite de las comunicaciones oficiales, tanto en soporte físico como electrónico,
documentos normativos y contractuales con el objeto de dejar constancia de la
fecha, hora y numero de radicación que garanticen la identificación del
documento.
Gestión y Trámite: todas las comunicaciones oficiales que reciba la entidad se
direccionaran siempre al funcionario o persona a cargo de la dependencia
destinataria, sin excepción, aunque estén dirigidas a otro funcionario o a otra
persona de la misma dependencia.
Organización: En desarrollo del Proyecto de Oficina sin Papel, la entrega de las
comunicaciones en soporte físico, a las dependencias destinatarias, solamente se
realizará cuando la dependencia, por función deba organizar los expedientes de
la serie documental, ó cuando estas se refieran a: Procesos disciplinarios o
Judiciales; fallos sentencias, tutelas, autos expedidos por la rama judicial o por la
Procuraduría General de la Nación; procesos de cobro coactivo, recursos contra
actos administrativos expedidos por el SENA; situaciones de tipo laboral de los
funcionarios; ofertas y cotizaciones con sus soportes, solicitudes de trámite de
aprobación de pólizas; comunicaciones cuyo anexo se encuentre en medio
magnético, este anillado o corresponda a publicaciones.
Expedientes Únicos de Contratos y Convenios: en lo relacionado con la
organización y conservación de la documentación referida a Convenios y
Contratos se establece la conformación de expedientes únicos tanto en la
Dirección General, como en las Regionales y Centros de Formación Profesional.
Toda la documentación relacionada con las etapas preparatoria y precontractual
debe ser entregada al momento de la radicación del Contrato o Convenio al Grupo
de Administración de Documentos.
Los jefes de las áreas y los supervisores de contratos y convenios deben entregar
de manera inmediata y en el mismo momento en el que se producen, todos los
documentos que soporten las etapas Contractual y Post-contractual para
garantizar que toda la documentación repose en los expedientes únicos de
contratos y convenios.
No podrán existir documentos relacionados con estos procesos en las oficinas
productoras, ni a cargo de los supervisores. Toda la documentación que soporte
la contratación debe reposar en las áreas designadas para la conformación de los
expedientes únicos de contratación.
Transferencia: Al cumplir los tiempos establecidos en la Tabla de Retención
Documental, los responsables de cada área garantizaran que los archivos
centrales cuenten con el personal calificado que adelante las actividades que
requieran su adecuada organización y levantamiento de inventarios; con los
depósitos apropiados para recibir las transferencias documentales de los archivos
de gestión; y que promueva la aplicación de las técnicas de conservación
establecidas en la Tabla de Retención Documental ( microfilmación o
digitalización ) o los procedimientos para la eliminación cuando han cumplido el
tiempo de retención.
Disposición de documentos: promueve la aplicación de las técnicas de
conservación establecidas en la Tabla de Retención Documental (microfilmación
o digitalización) o los procedimientos para la eliminación cuando han cumplido el
tiempo de retención.
Preservación a largo plazo:
Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la protección física
del conjunto de documentos contra los agentes que los deterioran, así como el
remedio de los documentos dañados. Limpieza del documento, retiro de
materiales abrasivos, primero auxilios.
Conservación
1. Función fundamental de los archivos que consiste en asegurar el
almacenamiento y la protección de los documentos.
2. Utilización de productos químicos y físicos para asegurar el mantenimiento de
los documentos.
Valoración: proceso que se encuentra establecido en las TRD, donde nos indica
tiempos de conservación de los documentos en sus diferentes fases.
En el Centro de Información documental, se desarrollan los siguientes procesos
del Programa de Gestión Documental:
Recepción
Distribución
Organización
Conservación y
Consulta de documentos.
EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UNIAGUSTINIANA
Producción: surge de la actividad
administrativa, donde se materializan los diferentes actos de la administración
en este caso privada; también por la correspondencia que llega a la entidad.
En esta etapa se genera y valoración en cumplimiento legal, funcional y técnico.
Análisis de procesos y registro.
Gestión y trámite: registro y vinculación de
metadatos, así mismo disponibilidad, recuperación, control y seguimientos de
los documentos.
Organización: se clasifica, ordena y describe los documentos
para ingresarlos en el sistema de gestión documental. ordenarlo y describirlo
adecuadamente.
Trasferencia y
disposición de los documentos: en esta etapa se selecciona los documentos
del archivo, para su conservación ya sea temporal, permanente a su
eliminación, esto se realiza mediante las tablas de valoración.
Valoracion: en este proceso se
determinan valores primarios y secundarios para establecer
los documentos para establecer permanencia en las diferentes fases del
archivo, como determinar su conservacion temporal o definitiva.
Preservacion a largo plazo: se busca integracion y conservacion; que haya
seguridad en la informacion, se establecen requisitos para preservar y
conservar los documentos a largo plazo.
Esta organización de archivos se tiene para la administracion y gestion de la
Universidad Uniagustiniana en la ciudad de Bogota; para los ciudadanos, para
la ciencia, e investigacion, Estudiantes, gestion institucional, el desarrollo
socioeconomico del Estado, la comunidad y como fomento de cultura e
identidad. Av. Ciudad de Cali No. 11-95.
EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL SIM
Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo
Central e Histórico).
El ciclo de la gestión el Ingreso del trámite los procesos que se desarrollan
son:
SIM
Los documentos se clasifican en esta empresa de la siguiente manera
Se producen los documentos para el funcionamiento del parque automotor de
Bogotá, se realizan diferentes trámites los cuales rigen la ley 3576 -2009 de la
Secretaria de Movilidad
Entre ellos se encuentran los siguientes trámites:
Traspaso de Automotores
Expedición de licencias de conducción.
Cambios de Color del automotor
Cancelación de licencias de conducción
Certificados de tradición
Expedición de tarjetas de operación
Y demás tramites (etc.)
Estos se clasifican según el trámite verificación de la placa del automotor
Documentos que tramitan:
FUN (Formulario único ) diligenciado con el tramite a realizar
Cedula del propietario
Tarjeta de operación del automotor
Formulario de Pago de impuestos
Este proceso también registra anomalías de documentos o falsedad en
estos
Verifica que la información suministrada en el sistema corresponda a los
datos que se puede identificar físicamente del vehículo y de los documentos
aportados por el propietario del automotor.
14. Identificar allí mismo, como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión Documental
que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Archivo Central e
Histórico).
SENA - BUCARAMANGA
ARCHIVO CENTRAL
En la fase de Archivo Central, se desarrollan los siguientes procesos del Programa
de Gestión Documental:
Organización
Consulta
Conservación y
Disposición final de documentos.
ARCHIVO HISTÓRICO
Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservación permanente.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión
Documental:
Organización
Consulta
Conservación y
Disposición final de documentos
Nombre: SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE –SENA , Bucaramanga
Esta oficina se encuentra en el Área de Gestión de Documental, establecida
como:
Ventanilla Única, dando cumplimiento al Acuerdo 060.
Proceso de Radicación correspondencia recibida
Proceso de Radicación de correspondencia producida
Radicación otros envíos recibidos
Radicación otros envíos producidos
Radicación documentos electrónicos
Numeración de Actos Administrativos y Contractuales
Utilización de las formas electrónicas (correos electrónicos, aplicativos para la
Gestión Documental, Gobierno en Línea).
Manejo de los formatos establecidos por la entidad y de acuerdo al Sistema de
Gestión de Calidad.
SIM
CICLO VITAL
Esta etapa sucesiva es en la cual los documentos desde su produccion o
recepción en los archivos de gestion y administrativos disponen de la coservacion
temporal hasta la eliminacion de un documentos
En esta etapa mustran las diferentes fase del documento y su conservacion o
disposicion final.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Estos son importantes para la cultura porque los documentos que los
conforman son imprescindibles en la toma de decisiones en antecedentes
pasada su vigencia.
Los documentos electrónicos del archivo: nos permiten tener un registro más
detallado esté debidamente y en buenas condiciones el documento fara
poder disponer de su consulta de una manera más rápida.
Se utilizan estos formatos para el desarrollo de los procesos que se le
practican a un documento
Archivo físico
Archivo en el cual se indexan todos los documentos
Registros
documental
Manejo de tablas de retención
Clasificacion:
Procesos de gestión:
15. Reconocer cuál es la unidad de correspondencia de la entidad, qué
importancia tiene y cuáles son los procesos de la Gestión Documental que se
llevan a cabo en ella (si se lo permiten tomar algunas fotografías).
La unidad de correspondencia queda ubicada en el área de información su
alta relevancia unifica la correspondencia de todas las áreas de la universidad,
Clasificacion de todos los documentos que produce
cada area en la universidad: rectoría, vicerrectoría académica decanaturas, secretaria
académica, tesorería, sala de profesores, biblioteca,
área espiritual.
Ordenar por fecha y area o dependencia.
Tomar cada documento y realizar una indizacion para
determinar una descripcion y asignar la siguiente informacion;
codigo/serie
codigo/oficina productor, codigo/ subserie, unidad
documental nombre /asunto se determina con un codigo, No de folios, fechas extremas, No de
carpeta, No de caja.
los procesos son: recibir todo tipo de documento, clasificarlo por área, y
luego distribuirlo en horas de la tarde del mismo día a cada dependencia estas
son rectoría, decanaturas, secretaria académica, tesorería, sala de
profesores, biblioteca, área espiritual, vicerrectoría académica; llevando un
registro de entrega y como soporte recibiendo la firma del funcionario a quien
se le entrega los documentos de la correspondencia en el área respectiva.
La unidad de correspondencia es aquella que tiene como proceso de
gestiona centralizar documentos basados en estándares y políticas
claras para su recepción radicación distribución y trámite.
Una de las base de la unidad de correspondencia es Normalizar se
debe ter una plan de acción y manejo para da control a esta como
un manual de correspondencia.
Otra de las estrategias de una unidad documental es prestar servicios de consulta.
En la unidad documental de SIM se radica la documentación
Selecciona y clasifica según la dependencia
Se distribuye a cada sección
Unidad de correspondencia en Informacion
• recopila todos los documentos que llegan diariamente.
Clasifica por area los documentos
• Por fecha, hora, area clasifica los documentos recibidos.
Distribucion en cada
dependencia
• mediante un formato entrega y recibe la firma de quien toma la correspondencia
Se verifican tiempo de entrega se recpciona por dependencia se ingresa en
cada se se organiza para cada dependencia
Al ejecutar los procedimientos de eliminacion parcial de o completa de los
tiempos utilizados o establecidos en TRD o TVD cuando se cumple co
estas disposiciones finales de los documentos ya que esto evita una
acumulacion inecesaria.
Se establecen procedimientos edoneos que permiten llevar un control
riguroso de todo el ciclo de vida del documento.
16.Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento que
se produzca o se reciba en una entidad y hacer lo siguiente:
SENA - BUCARAMANGA
a. Explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas
desde su producción hasta su conservación definitiva o eliminación.
Las historias laborales son expediente que conservan documentos de valor
primario por ser de la parte fundamental de la dependencia Gestión Humana.
Oficina de Gestión Humana
Historias laborales
Las historias laborales se deben conservar y se deben archivar con los respectivos
tipos documentales requeridos.
Documentos que cada historia laboral debe tener:
Acta de nombramiento o contrato de trabajo.
Notificación del nombramiento o contrato.
Fotocopia del documento de identidad.
Formato único de hija de vida.
Soportes de estudio.
Fotocopia pasado judicial.
Certificado de antecedentes disciplinarios.
Exámen médico, historia clínica.
Afiliación a pensión, cesantías, ARP, salud, caja de compensación.
Acto administrativo de retiro o desvinculación y las razones del mismo.
Los documentos se organizan en carpetas individuales y se ordenan
alfabéticamente o por nombre o apellido.
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas
fases o etapas.
Las historias laborales son expediente que conservan documentos de valor
primario por ser de la parte fundamental de la dependencia Gestión
Humana.
FOTOS
SIM
Los procesos realizados por la empresa se utilizan en los servicios que se
presta al usuario en la entrada de correspondencia que se recibe a diario
debe ser mesurada en contenido pero clara en las materias que tratan
En esta correspondencia puede existir fórmulas. legales que pueden
referirse a un trato especial que se le debe otorgar al usuario
La correspondencia allí depositada tiene un carácter oficial reglamentada
por la entidad competente así :
Comunicados oficiales.
Oficios judiciales
Circulares
Memorandos
Certificados
Decretos
Resoluciones
Notariales
De poder
Actas
Declaraciones juramentadas
La unidad de correspondencia se realiza cuando se realizan los diferentes
procesos como lo son recoger la correspondencia asegurar la entrega de la
documentación interna y externa generada por las entidades o el centro de
producción de sim y distribuirla en las diferentes secciones, dependencias o
entes también se debe realizar mensajería que la gerencia del centro de
producción de tramites le recomiende.
La unidad de correspondencia se pone en funcionamiento cuando se
realizan los diferentes procesos como lo son:
Recoger la correspondencia asegurar la entrega de la documentación
interna y externa generada por las entidades o el centro de
producción de sim.
Distribuirla en las diferentes secciones, dependencias o entes
también se debe realizar mensajería que la gerencia del centro de
producción de trámites le recomiende.
También da apoyo a la verificación del soporte documental que se
encuentre bien diligenciado.
El control ejercido sobre esta correspondencia debe ser óptimo para
su buen desarrollo de la gestión.
Verificar y Entrega de tramites aprobados y rechazados al área
competente
a) explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas
desde su producción hasta su conservación definitiva o
eliminación)
SIM
El manejo de la correspondencia en la entidad juega un papel muy
importante se basa en el buen uso adecuado de la información manejada.
Pasos para tramitar una licencia de conducción
Requisitos para el trámite solicitado
La solicitud es personal el interesado debe estar inscrito en el Registro Único
Nacional de tránsito (RUNT) y presentar su documento de identidad.
Estar a paz y salvo con multas e infracciones a las normas de transito
Examen físico mental y de coordinación motriz para conducir expedido por un
centro de reconocimiento de conductores (CRC), Incorporado en la página del
RUNT
Pago de derechos del trámite
Certificado de aptitud en conducción expedido por el centro de enseñanza
Automovilística
Tener 16 años cumplidos para servicio particular y 18 años cumplidos para
servicio público.
pago del tramite
diligenciamiento del formulario
curso de conducción
exámenes
fotografía
La solicitud llega la centro de servicio se recepcióna la documentación se
procede a realizar la verificación de los datos del automotor para su
aprobación el usuario debe registrar su huella en el biométrico del índice
derecho
Se realizan exámenes pertinente se tramita en base de datos
Se procede a tomar la fotografía
Y se da la expedición de la licencia
a) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas
fases o etapas.
Fase activa: esta se da cuando un usuario solicita un trámite de traspaso
o se expide un certificado de tradición satisface las necesidades de
conservación y consulta permanente
Fase semiactiva: representada en el cambio de documentos en intervalos
determinados para su consulta por lo menos cuando se hacen cambios de
tarjeta de operación de un automotor o renovación de la misma.
Fase inactiva: en esta indica cual será el destino de la documentación
cuando se realiza una cancelación de licencia o matricula del automotor
-Muestreo
-Baja documentación
-Trasferencia y
-Traslado al archivo histórico
Esta etapa es cuando el documento deja de ser utilizado por la
dependencia o institución y adquiere un uso de fuente de información
b) Identificar los valores que tienen estos documentos en cada una de estas
fases o etapas.
Valores primarios
Recepcion del documento
Produccion del documento
Distribucion
Valores secundarios
Tramitacion del documento
Consulta del documento
Disposicion final y expurgo
CONCLUSIÓNES
En este trabajo podemos concluir que los archivos son una parte fundamental de
una institución y su importancia debe ser un referente, para que los procesos
documentales se lleven a cabo de una manera técnica y legal con personal
capacitado para estas actividades.
Es importante reconocer las diferentes normas y leyes que giran en torno a la
gestión documental para con ello tener un apoyo legal y técnico de nuestras
funciones archivísticas.
BIBLIOGRAFIA
http://es.slideshare.net/mabuiar46/clasificacin-documental
ACUERDO 027 DE 2006. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación
de Colombia “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_027_DE_2006.pdf
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. “Leyes”. Internet:
(http://www.archivogeneral.gov.co/leyes)
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 060. (30 de octubre
de 2001). Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 005. (15 de marzo
de 2013). “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación,
ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas y se
dictan otras disposiciones”.
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUE
RDO_05_DE_2013.pdf
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 02. (14 de marzo de
2014). Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación,
conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se
dictan otras disposiciones.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Grupo de Conservación y
Restauración. Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de
documentos.http://www.unal.edu.co/una/docs/DT/Instructivo_Limpieza_Document
al_AGN_2010.pdf
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO 2609 DE 2012. “Por el cual
se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59
de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado". Bogotá D.C, 14 de diciembre de
2012. [Consultado: 30 de agosto de 2015] Disponible en:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
MUNDO ARCHIVISTICO. [Consultado: 30 de agosto de 2015] Disponible en:
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&id=161
sar.ua.es/es/.../documentos/...oficina/manual-de-archivos-de-oficina.p
www.usc.edu.co/index.php/unidad-de-correspondencia
www.uniremington.edu.co/.../instructivo-general-comunicaciones-ofici
