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UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ANÁLISIS DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS GRAINGER DE LA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE PRODUCTOS INDUSTRIALES S.A. (COPINSA) Luis Orlando Valdez Abril Guatemala, Agosto de 2004

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UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ANÁLISIS DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS GRAINGER DE LA EMPRESA

COMERCIALIZADORA DE PRODUCTOS INDUSTRIALES S.A. (COPINSA)

Luis Orlando Valdez Abril

Guatemala, Agosto de 2004

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UNIVERSIDAD RAFAEL LANDÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ANÁLISIS DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS GRAINGER DE LA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE PRODUCTOS INDUSTRIALES S.A.

(COPINSA)

Presentad al consejo de la Facultad De Ciencias Económicas y Empresariales

Por:

LUIS ORLANDO VALDEZ ABRIL

Previo a conferírsele el Título de:

ADMINISTRADOR DE EMPRESAS

En el grado académico de:

LICENCIADO

Guatemala, Agosto de 2004

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INDICE

Antecedentes de la Empresa (COPINSA)………………………………… ……. 5

Servicios que ofrece COPINSA……………………………………………….. 6

Principales productos que ofrece COPINSA……………………………………. 7

Departamento Grainger………………………………………………………….. 9

Objetivo principal del departamento Grainger…………………………………. 9

Estructura del departamento Grainger…………………………………………… 9

Funciones de los miembros del departamento Grainger………………………… 10

Actividades principales en el proceso de atención al cliente en el

departamento Grainger…………………………………………………………. 10

Factores externos del contexto socioeconómico que rodea al

departamento Grainger…………………………………………………………… 11

Análisis situacional dentro del departamento Grainger………………………… 12

Análisis de la situación actual por medio del diagrama de causa-efecto……….. 18

Problema detectado

Problema Principal……………………………………………………………… 20

Causas Internas del departamento Grainger…………………………………….. 20

Causas Externas del departamento Grainger…………………………………….. 20

Efectos producidos por las Causas Internas……………………………………… 21

Efectos producidos por las Causas Externas…………………………………….. 21

Descripción de la situación del problema………………………………………… 21

La evolución del Problema……………………………………………………… 22

Causas Potenciales del Problema……………………………………………….. 23

Alternativas de solución…………………………………………………………. 24

Análisis de alternativas de solución…………………………………………….. 25

Decisión………………………………………………………………………. 28

Propuesta de Solución……………………………………………………………. 29

Conformación del Manual de Procedimientos…………………………………… 29

Cronograma para la elaboración del manual de procedimientos……………….. 31

Costos de la elaboración del manual de procedimientos………………………… 31

Beneficios previsibles……………………………………………………………. 32

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ANEXOS

Anexo I Comparación de ventas en quetzales…………………………………………….. 34

Anexo II Entrevista dirigida Integrantes departamento Grainger……..…………………… 35

Anexo III Entrevista dirigida Departamento Recursos Humanos…………………………… 36

Anexo IV Cronograma de ejecución………………………………………………………… 37

Anexo V Organigrama del departamento Grainger………………………………………… 38

Anexo VI Organigrama del departamento de Recursos Humanos…………………………. 39

Bibliografía……………………………………………………………………… 40

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INTRODUCCIÓN

El presente informe académico es el resultado del estudio de la situación actual

del departamento Grainger realizado en la empresa COPINSA, nombre ficticio que se

utilizará por confidencialidad de los datos.

La empresa COPINSA se dedica a la comercialización de productos industriales

en Guatemala, la cual fue fundada en el año de mil novecientos veinticinco (1925).

COPINSA se caracteriza principalmente por poseer dentro de su organigrama

departamentos de ventas especializados en líneas de productos, entre los que

encontramos el departamento Grainger, el cual tiene a su cargo la venta por catalogo de

mas de cien mil productos distintos.

El objetivo principal del departamento Grainger es “Brindar una rápida entrega y

precios competitivos de todos los productos del catálogo”. El departamento está

integrado por tres personas que tienen a su cargo la venta, colocación de pedidos,

reclamo de garantías, anulación de pedidos, devolución de anticipos y despacho de

pedidos.

Actualmente el departamento ha presentado una baja constante en sus

volúmenes de ventas, por lo que se recolectó información de las ventas proyectadas y

reales de los primeros meses de los años 2003 y 2004 para poder compararlos y

analizarlos detenidamente. A la vez se recolectó información sobre la empresa, el

departamento con colaboración de sus integrantes por medio de entrevistas dirigidas,

como también del departamento de Recursos Humanos.

Toda la información recolectada se analizó mediante un análisis de causa y

efecto o diagrama de espina de pescado, determinando de esta forma las causas internas

y externas que han provocado que el departamento Grainger presente baja en los

volúmenes de ventas de los últimos meses.

Las causas identificadas se analizaron por separado para determinar cuáles eran

urgentes de corregir y cuáles eran importantes. Se plantean alternativas de solución a

las causas internas detectadas dentro del departamento Grainger y omitiendo todas

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aquellas que son el resultado de la economía nacional, ejemplo de ello la inflación y la

devaluación de la moneda.

Dentro de las alternativas se propone la elaboración de manuales de

procedimientos, con la participación directa de los integrantes del departamento

Grainger y el departamento de Recursos Humanos, ya que actualmente se carece de

ellos y a la vez dichos manuales tratan en forma directas las causas y efectos que han

provocado la baja en el volumen de ventas.

Para tomar la decisión que de alternativa desarrollar para darle solución al

problema actual, se analizó cada una de las alternativas para determinar cuáles

resuelven el problema en el corto, mediano y largo plazo. Utilizando por último aquella

que diera solución por más tiempo y obviando principalmente todas aquellas que

únicamente dan una solución en el corto plazo.

Para la correcta elaboración de los manuales de procedimientos se propone un

cronograma y la conformación básica que debe de tener un manual de procedimientos.

Dentro de los anexos se puede encontrar los organigramas del departamento

Grainger y el departamento de Recursos Humanos, como también las estructuras de las

entrevistas dirigidas con las que se recolectó la información.

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Informe Académico Departamento Grainger

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COPINSA

COMERCIALIZADORA DE PRODUCTOS INDUSTRIALES S.A.

ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

La empresa fue fundada en 1925, bajo el nombre de COMERCIALIZADORA

DE PRODUCTOS INDUSTRIALES S.A. (COPINSA). En ese momento únicamente

comercializaba gases industriales. Con los años la empresa se dio cuenta que en el

mercado guatemalteco no existía una empresa que comercializara gases médicos por lo

que en los años cuarenta (1940) inició con la comercialización de gases médicos, siendo

estos distribuidos principalmente a hospitales.

Con el surgimiento de fábricas industriales en Guatemala, COPINSA amplio sus

productos, se introdujo un nuevo departamento de ventas que ofrecería equipo de

seguridad industrial básico, el cual consistía en mascarías, lentes, casos y guantes entre

otros. Dicho departamento en los años setenta (1970-1975) amplió su stock

introduciendo equipo industrial más sofisticado como equipo para gases enfocado redes

hospitalarias, compresores de 1HP hasta compresores industriales.

Desde entonces se ha distinguido por la seriedad y alta calidad en los productos

y servicios que ofrece tanto en el área de gases y suministros afines para uso médico e

industrial, como en equipo, herramienta y suministros para la industria en general.

Desde 1996 COPINSA cuenta con la asesoría y colaboración de una empresa

Alemana, brindándole de esta manera a sus clientes gases médicos e industriales de la

más alta pureza y calidad.

En el año de 1997 COPINSA se iniciaron las operaciones del departamento

Grainger dentro de COPINSA, el cual ofrecería infinidad de productos dentro del

mercado guatemalteco por medio de ventas por catálogo, siempre enfocados

principalmente al área industrial.

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En el 2003 por estrategia se desligó de los socios europeos y se inició una

alianza con socios mexicanos ya que estos tienen mas participación en el mercado

latinoamericano.

Actualmente COPINSA tiene divididas sus operaciones en dos grandes áreas, las

cuales son:

- Área Comercial

- Gases Médicos e Industriales

Entre los principales proveedores de COPINSA encontramos a Eca, Lincoln

Electric, Fini, Kidde, Harris, Arseg, Milwaukee, MBW, UTP, Allen, Arrow Abrasives,

Baldor Motors and Drives, Ramset Red Head, Garlock, Grainger, Ingersoll Rand,

Thomas, Notifier, Gardner Denver, Marquette, Kelly, Coleman, Target y ARO.

SERVICIOS QUE OFRECE COPINSA

Con el afán de fortalecer la relación comercial con los clientes COPINSA ofrece

diversos programas de soporte y servicio, entre los que podemos mencionar los

siguientes:

- Alquiler de Equipo (Renta de equipo industrial y médico).

- Instalaciones Hospitalarias (Instalación de sistemas centralizados de

distribución para gases médicos).

- Reparación y Mantenimiento (Programas de mantenimiento preventivo y

centros de servicio autorizados).

- Instalaciones de Redes (Instalación de sistemas centralizados de distribución

de gas y sistemas de monitores a través de proyectos llave en mano).

- Entrega a domicilio (Programa de entrega a domicilio de oxígeno y

suministros médicos).

- Cursos de Capacitación (Seminarios de entrenamiento en seguridad y

técnicas de manejo de gases).

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Informe Académico Departamento Grainger

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PRINCIPALES PRODUCTOS

COPINSA ofrece a sus clientes además de sus servicios, una gran variedad de

productos entre los que encontramos los siguientes:

- Gases (médicos e industriales de alta calidad tales como oxígeno, hidrógeno,

helio argón y nitrógeno).

- Equipo Médico (reparadores, oxímetros, nebulizadores, succionadores,

cánulas y reguladores)

- Seguridad Industrial (extinguidotes, caretas, mascarillas, botas, guates,

gabachas, cascos, mangueras y alarmas).

- Equipo Automotriz (equipo de lubricación, equipo neumático, equipo

hidráulico, elevadores y enderezadores).

- Fijaciones (tacos de expansión, anclas de cuña, pines, clavos y discos

diamantados).

- Soldadura Autógena (equipos reguladores, mangueras, cauche, manerales,

cortadores, sopletes y puntas).

- Herramienta (herramienta eléctrica y manual, barrenos, pulidoras,

esmeriles, taladros y lijadoras).

- Maquinaria (polipastos eléctricos, manuales e hidráulicos, poleas, micas,

quiches y cadenas).

- Soldadura Eléctrica (máquinas de soldar, generadores eléctricos, electrodos

e hidrolavadoras).

- Stock Grainger (más de 100,000 productos disponibles, vendidos por

catálogo, rápida entrega y precios competitivos).

Por el alto número de productos que ofrece COPINSA, su organigrama esta

departamentalizado por productos. Cada departamento posee un stock disponible de los

distintos productos del listado anterior. Únicamente el departamento Grainger no posee

un stock de sus productos por ser ventas por catalogo.

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En el presente estudio nos enfocaremos en el departamento Grainger, el cual

tiene a su cargo las ventas por catálogo. Dicho catalogo posee alrededor de cuatro mil

hojas, en donde se ofrecen más de cien mil artículos distintos, por lo que dicho catálogo

está dividido en diez partes, las cuales son:

- Motores y transmisiones (Variadores, Motores)*

- Eléctricos (cables, espigas, tomacorrientes, flipones, seguros, switches)*

- Iluminación (lámparas, focos)*

- Herramienta (Módulos y cajas de herramienta, herramienta, podadoras)*

- Maquinaria para trabajos metálicos (Tornos, maquinas para hacer molduras,

cortes)*

- Limpieza y pintura (pulidoras, aspiradoras, hidrolavadoras, utensilios para

baño, brochas, rodillos, pistolas para pintar, compresores)*

- Material para construcciones prefabricadas, equipo de oficina (canaletas,

escaleras, estanterías, lockers, armarios, sillas, relojes, radios de

comunicación)*

- Equipo de seguridad industrial (trajes, cascos, lentes, guantes, extinguidores,

detectores de humo, alarmas)*

- Equipo hidráulico (compresores, mangueras, barrenos)*

- Equipo de agua (bombas de agua, motores para bombas, filtros, gritería,

calentadores, purificadores)*

- Equipo de ventilación ( ventiladores, aires acondicionados, rejillas para

aires, calefactores, tubería)*

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DEPARTAMENTO GRAINGER

Como hemos observado el departamento Grainger es un departamento de ventas

por catálogo, el cual ofrece al mercado guatemalteco todo tipo de herramienta, equipo,

maquinara enfocado principalmente a la industria.

Por ser un departamento de ventas por catálogo, en el 90 % de las ventas, los

productos son entregados en un plazo de 15 días, ya que todos los productos son

importados desde Estados Unidos.

Los productos Grainger son conocidos y vendidos a nivel mundial. Grainger a

su vez ofrece sus catálogos por Internet (www.grainger.com) en donde cualquier

persona desde cualquier país puede solicitar un catálogo. Todos los productos que se

ofrecen, son productos de marcas de prestigio, reconocidas principalmente por su alta

calidad.

En Guatemala COPINSA posee la representación de la casa Grainger.

OBJETIVO PRINCIPAL DEL DEPARTAMENTO GRAINGER

“Brindar una rápida entrega y precios competitivos de todos sus productos del

catálogo”.

ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO GRAINGER

Actualmente el departamento Grainger esta formado por tres personas, las cuales

poseen los siguientes puestos:

- Encargado del departamento

- Asistente del departamento

- Asistente operativo

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FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL DEPARTAMENTO GRAINGER

Encargado del departamento

- Responsable del inventario.

- Negociador directo con el proveedor.

- Manejar la logística de los pedidos.

- Coordinar a los miembros del departamento.

- Autorizar descuentos.

- Planificar compras.

- Programación de pagos de proveedores.

- Atención al cliente.

Asistente de encargado

- Órdenes de compra.

- Dar seguimiento a las órdenes.

- Da seguimiento a solución de problemas.

- Atención al cliente.

Asistente operativo

- Controla puntos de reorden en el inventario.

- Atención al cliente.

ACTIVIDADES PRINCIPALES EN EL PROCESO DE ATENCION AL

CLIENTE EN EL DEPARTAMENTO GRAINGER

- Elaboración de pedidos.

- Anulación de pedidos.

- Facturación.

- Anulación de facturas.

- Devolución de anticipos.

- Reclamo de garantías

- Despacho de pedidos.

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FACTORES EXTERNOS DEL CONTEXTO SOCIOECONOMICO QUE

RODEA AL DEPARTAMENTO GRAINGER

Competencia

En el mercado guatemalteco existen infinidad de empresas que integran la

principal competencia del departamento Grainger, entre las que encontramos ferreterías,

importadoras, deallers (extranjeros principalmente los ubicados en Miami), las cuales

ofrecen productos similares a los que ofrece el departamento, pero no con la misma

calidad y mucho menos la gran variedad.

Leyes

Los costos se elevan cierto porcentaje debido a los impuestos de importación

que pagan los productos, a la vez como las importaciones son por pedido o grupo de

pedidos, estos absorben el costo de flete e impuesto, lo que produce que los márgenes

de ganancia y los precios se vean afectados.

Clientes

Los productos Grainger están dirigidos a personas y empresas que demandan

productos de calidad, con respaldo y garantía.

El departamento Grainger se ve amenazado frecuentemente debido a que los

clientes demandan productos con entrega inmediata, y este ofrecen entregas en un plazo

de quince días, por otro lado la competencia ofrece productos similares pero no de la

misma calidad, cuando las exigencias de los clientes son bien específicas, como

especificaciones técnicas, calidad, marca, respaldo, es donde el departamento Grainger

tiene una ventaja competitiva.

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Factores económicos

Debido a la devaluación de la moneda nacional respecto al dólar, se han visto

afectados los precios de venta, los cuales han mostrado un incremento acelerado. Por

otro lado la competencia ofrece productos de menor calidad a precios más accesibles, lo

que en algún momento es una amenaza ya que un gran porcentaje de los clientes se

inclinan por precios bajos, por otro lado es una frortaleza ya que los productos tienen

precios elevados pero son productos americanos garantizados, (la mayor parte de

productos que vende el departamento Grainger tiene garantía) lo cual no es ofrecido

frecuentemente por la competencia.

ANALISIS SITUACIONAL DENTRO DEL DEPARTAMENTO GRAINGER

COPINSA con el objetivo de garantizar un incremento en el volumen de ventas

por parte de los integrantes del departamento Grainger, trata de motivarlos con

programas de bonificación sobre ventas, ya que dichos integrantes devengan un salario

base bajo el cual se complementa con comisiones sobre ventas. Dicho programa tiene

contemplado otorgar adicional a la comisión sobre ventas bonos por volúmenes de

ventas alcanzados.

A continuación se muestra un resumen de las ventas del departamento Grainger

durante el primer trimestre del año 2003 (Anexo I).

Año 2003 Ventas Proyectadas Ventas Reales

Enero 220,000.00 290,000.00

Febrero 250,000.00 240,000.00

Marzo 270,000.00 280,000.00

Abril 290,000.00 300,000.00 Ventas Totales Primer

Trimestre 1,030,000.00 1,110,000.00

Datos en miles de Quetzales, Anexo I

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Informe Académico Departamento Grainger

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Ventas Proyectadas Vrs. Reales 2003

0.0050,000.00

100,000.00150,000.00200,000.00250,000.00300,000.00350,000.00

Enero Febrero Marzo Abril

Meses

Mile

s de

Que

tzal

es

Ventas Proyectadas Ventas Reales

Datos en miles de Quetzales, Anexo I

Al analizar la información de las ventas del primer trimestre del año 2003, es

claro observar que las ventas proyectadas para dicho trimestre fueron alcanzadas y

superadas en enero, marzo y abril. En un análisis por trimestre se logro un 7% más de

las ventas proyectadas para dicho trimestre.

El departamento Grainger para el presente año se propuso como objetivo de

ventas alcanzar ventas mayores a un 10% más sobre las ventas proyectadas del año

pasado. Dado que el año pasado superaron las ventas proyectadas con un 7% más.

En la siguiente tabla se muestran las ventas proyectadas (Anexo I) en base al

objetivo planteado y las ventas reales alcanzadas, las cuales mostraron una baja

constante en el volumen de ventas.

Año 2004 Ventas Proyectadas Ventas Reales

Enero 242,000.00 300,000.00

Febrero 275,000.00 310,000.00

Marzo 297,000.00 220,000.00

Abril 319,000.00 195,000.00 Ventas Totales Primer

Trimestre 1,133,000.00 1,025,000.00

Datos en miles de Quetzales, Anexo I

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Informe Académico Departamento Grainger

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VENTAS PROYECTADAS / REALES AÑO 2004

0.0050,000.00

100,000.00150,000.00200,000.00250,000.00300,000.00350,000.00

Enero Febrero Marzo Abril

Meses

Mile

s de

Que

tzal

e

Ventas Proyectadas Ventas Reales

Datos en miles de Quetzales, Anexo I

En base al cuadro anterior es claro observar que el departamento únicamente

logro alcanzar el 90% de las ventas proyectadas en el objetivo planteado, y en relación a

las ventas reales del año pasado estas disminuyeron en un 7.65%.

Si se revisa detenidamente las ventas del primer trimestre del año 2003, estas

presentan un incremento constante, lo contrario al comportamiento de las ventas del

primer trimestre de los meses del presente año.

En base a los resultados del análisis de las ventas del departamento se recurrió a

encuestar a los integrantes del departamento para determinar las posibles causas en la

disminución constante que han presentado las ventas en los últimos meses.

El primer y segundo tema tratado en la entrevista dirigida (Anexo II) son filtro,

con el fin de garantizar que sean los integrantes del departamento las personas que

proporcionen la información, las cuales eran sobre el departamento en que laboran, y el

puesto que poseen en dicho departamento.

El tercer tema de la entrevista dirigida (Anexo II) tiene como propósito

identificar el tiempo que posee cada integrante del departamento Grainger, los

resultados se muestran en la siguiente tabla.

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15

Puesto del empleado dentro

del departamento Grainger

Año que inicio

labores en el

departamento

Tiempo de laborar en el

departamento

Encargado de departamento 2002 2 años

Asistente del departamento 2001 3 años

Asistente operativo 2004 0 años Datos recolectados Anexo II

0 1 2 3

Años

1

Inte

gran

tes

Tiempo de laborar en el departamento Grainger

Asistente operativoAsistente del departamentoEncargado de departamento

Estos datos nos muestran que los miembros del departamento poseen en general

poco tiempo de laborar. El asistente del departamento es el que mas años tiene de

experiencia y el asistente operativo es sumamente nuevo.

A la vez se buscó información sobre la inducción, dirección y control que ejerce

COPINSA hacia los empleados del departamento Grainger, por lo que el cuarto tema al

octavo se trato de identificar si los empleados al ser contratados recibían algún tipo de

inducción, e información relacionada con sus puestos, políticas de la empresa y

procedimientos de sus funciones básicas. La información recolectada en la entrevista

fue la siguiente.

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Informe Académico Departamento Grainger

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16

Tema Si No

Recibió algún tipo de

inducción al momento de

ser contratado

X (3)

Conoce o posee la

descripción de su puesto

X (3)

Conoce o posee los

procedimientos de sus

funciones básicas dentro

del departamento

X(3)

Conoce o posee el manual

de políticas de la empresa

X(3)

Datos recolectados Anexo II

Los resultados anteriores muestran falta de información, dirección y control

sobre los empleados del departamento Grainger. Lo que obligo a recolectar

información del departamento de Recursos Humanos de la empresa, con el objetivo de

validar la información proporcionada por los miembros del departamento Grainger.

La información del departamento de Recursos Humanos se recolectó por medio

de una entrevista dirigida (Anexo III), la cual comenzó comprobando la existencia de un

departamento de Recursos Humanos, fecha en que inició sus funciones dentro de

COPINSA y personal a cargo de dicho departamento. Según los datos proporcionados

COPINSA si cuenta con un departamento de Recursos Humanos desde enero del 2002 y

esta formado por los siguientes puestos:

- Gerente de Recursos Humanos

- Asistente

- Planillero

- Secretaria

- Dos personas encargadas de la atención al personal

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Informe Académico Departamento Grainger

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Los resultados de la entrevista dirigida (Anexo III), reflejo que las funciones

básicas del departamento de Recursos Humanos son las que se listan a continuación:

- Contratación de personal

- Selección de personal

- Inducción de personal

- Cálculo y pago de nómina

- Resolución de problemas relacionados al personal

El departamento de Recursos Humanos dentro de sus funciones básicas listo la

inducción de personal, a la vez este dato fue confirmado con la pregunta número seis del

cuestionario (Anexo III). La cual consiste en la presentación de los compañeros de

trabajo y muestra de las instalaciones.

El octavo, noveno y décimo tema, determinan la existencia de la descripción de

puestos, manual de procedimientos y manual de políticas de COPINSA.

Tema Si/No Especifique

Cuenta la empresa con un

manual de descripción de

puestos

Si

Fue elaborado hace

algúnos años por cada

departamento.

Cuenta la empresa con un

manual de procedimientos Si

Únicamente aquellos

departamentos que

manipulan gases.

Cuenta la empresa con un

manual de políticas No

No existe un manual que

contenga todas las normas

de la empresa, toda política

nueva se da a conocer al

personal por medio de

Memos. Datos recolectados Anexo III

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Informe Académico Departamento Grainger

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18

Con la información tabulada en el cuadro anterior es fácil darse cuenta que la

empresa carece de manual de puestos actualizado, manual de procedimientos de las

funciones básicas de los departamentos y un manual de políticas de la empresa. A la

vez se valida la información proporcionada por los integrantes del departamento

Grainger.

Por último se les preguntó a los integrantes del departamento Grainger a que

atribuían la baja en el volumen de ventas en los últimos años (Anexo II), quienes

indicaron que principalmente se debía a al situación económica por la que atraviesa el

país, atrasos en la entrega de productos y atrasos en el cumplimiento de garantías.

ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Con toda la información recolectada se desarrollo un análisis de causa-efecto

para determinar, el problema y sus causas. Para ello se utilizo el diagrama de causa-

efecto también conocido como diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado.

En primer lugar se identifico el problema principal, siendo este la baja en el

volumen de ventas, respecto a las ventas proyectadas, y las ventas reales del año 2003,

que ha presentado el departamento Grainger.

Baja en el volumen de

ventas

Problema principal identificado.

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Informe Académico Departamento Grainger

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19

El segundo paso del análisis fue identificar los factores causales más importantes

y generales que generan la baja en el volumen de ventas del departamento Grainger en

el presente año (2004).

Luego se identificaron razones más detalladas que provocaran las causas

identificadas en el paso anterior.

Baja en el volumen de

ventas

Atrasos en los tiempos de entrega

ofrecidos

Atrasos en el cumplimiento de

garantías

Vaga Inducción por parte del

departamento de Recursos Humanos

Situación económica por la que atraviesa el país actualmente

Baja en el volumen de

ventas

Atrasos en los tiempos de entrega

ofrecidos

Atrasos en el cumplimiento de

garantías

Vaga Inducción por parte del

departamento de Recursos Humanos

Situación económica por la que atraviesa el país actualmente

Inflación Depreciación de la moneda Baja en el poder adquisitivo

Desorganización interna del

departamento de R.H.

Desconocimiento de los pasos a seguir Desconocimiento de la información necesaria y formularios a utilizar

Desconocimiento de los paso en la colocación de

pedidos, según el producto

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PROBLEMA DETECTADO

PROBLEMA PRINCIPAL

Luego de desarrollar el análisis de causa y efecto, se determino que el problema

principal por el que atraviesa el departamento Grainger, es la baja en el volumen de

ventas presentado en los últimos meses.

CAUSAS INTERNAS DEL DEPARTAMENTO GRAINGER

Las principales causas detectadas en el análisis de la información recolectada

podemos listar las siguientes:

- Desconocimiento de los pasos en la colocación de pedidos, según el

producto.

- Desconocimiento de los pasos a seguir en el reclamo de garantías

- Desconocimiento de la información necesaria y formularíos a utilizar para

efectuar los reclamos de garantías.

CAUSAS EXTERNAS DEL DEPARTAMENTO GRAINGER

Las causas externas al departamento, se entiende que son todas aquellas que

influyen en el problema, pero que a la vez su solución no depende del departamento

Grainger, en donde se detectaron luego del análisis las siguientes:

- Desorganización interna del departamento de Recursos Humanos.

- Inflación.

- Depreciación de la moneda.

- Baja en el poder adquisitivo de la moneda.

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EFECTOS PRODUCIDOS POR LAS CAUSAS INTERNAS

Las causas internas del departamento Grainger han influido directamente según

el análisis de causa y efectos en los siguientes aspectos:

- Atrasos en los tiempos de entrega ofrecidos.

- Atrasos en el cumplimiento de garantías

EFECTOS PRODUCIDOS POR LAS CAUSAS EXTERNAS

Las causas externas al departamento Grainger que han influido en el problema

actual son:

- Desorganización interna del departamento R.H.

- Inflación

- Depreciación de la moneda

- Baja en el poder adquisitivo

La inflación, depreciación de la moneda y la baja en el poder adquisitivo, son

causas que influyen directamente sobre las ventas de cualquier departamento o empresa,

pero que su corrección no esta en las manos de las empresas sino que es influido por

factores económicos a nivel nacional y mundial.

DESCRIPCION DE LA SITUACIÓN DEL PROBLEMA

Los atrasos en la entrega de los productos y los atrasos en el cumplimiento de las

garantías han contribuido a la cancelación de pedidos y pérdida de clientes, sumándole a

esto la situación económica por la que atraviesa el país han influido drásticamente en

el descenso del volumen de ventas del departamento Grainger en el presente año en

relación a las ventas del año pasado y las ventas proyectadas para el 2004.

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LA EVOLUCIÓN DEL PROBLEMA

En el año de 1997 que fue creado el departamento Grainger, COPINSA no

contaba aun con un departamento de Recursos Humanos, fue hasta el año 2002 que se

formo dicho departamento. Desde entonces el departamento ha tenido a su cargo la

contratación del personal, lo cual va desde la selección hasta la inducción del nuevo

personal dentro de las plazas vacantes. Además tiene la responsabilidad del cálculo y

pago de nómina y resolución de los problemas relacionados con el personal.

Una debilidad del departamento de Recursos Humanos es que no cuenta con

manuales de descripción de puestos, manuales de procedimientos y manuales de

políticas, los cuales son fundamentales para una eficiente administración de personal.

El departamento Grainger presenta en su trayectoria un alto volumen de rotación

de personal, cancelación de pedidos y pérdida de clientes. Estos dos últimos debido

principalemente a los atrasos en la entrega de los productos y los atrasos en el

cumplimiento de las garantías.

Las actividades básicas relacionadas con la atención al cliente pueden parecer en

cierto momento rutinarias, pero como el departamento Grainger ofrece varios productos,

que van desde herramientas hasta motores eléctricos, según se puedo observar en las

partes que componen el catálogo Grainger. La colocación de pedidos, facturación,

despacho y reclamo de garantías dependerá de que producto se trate, por lo que la

información que se requiere y los formularios que se requieren varían de una venta a

otra.

Por ejemplo no es lo mismo vender, colocar un pedido, despachar o reclamar

garantías de cascos que se utilizan en construcciones para seguridad industrial, que

colocar un pedido, despachar o efectuar un reclamo de garantía de un variador para una

máquina electrónica, en donde el tipo de conexión, amperaje, tamaño del motor son

datos indispensables. Lo que produce que cada venta sea un caso distinto a las demás

ventas y demanden un proceso similar pero no igual.

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En el ambiente externo el departamento Grainger a presentado un incremento en

su competencia directa, integrada por ferreterías, importadoras y dealler que importan

principalmente desde Miami, dado a la globalización que se vive mundialmente.

Otro factor externo que ha influido en la baja del volumen de ventas del departamento,

es la difícil situación económica por la que atraviesa el país, provocada por la

devaluación de la moneda y la inflación.

CAUSAS POTENCIALES DEL PROBLEMA

En la siguiente tabla se analizará cada una de las distintas causas identificadas en

el análisis de causa y efecto, con el fin de determinar si es urgente o importante tratarlas.

CAUSA URGENTE IMPORTANTE

Desconocimiento de los pasos en la colocación de pedidos según el producto

X

Desconocimiento de los pasos a seguir X

Desconocimiento de la información necesaria y formularios a utilizar

X

Desorganización del departamento de Recursos Humanos

X

Inflación X

Depreciación de la moneda X

Baja en el poder adquisitivo X

Dada la clasificación anterior se plantearán alternativas de solución para

solucionar las causas que son urgentes de tratar, dado la solución de las causas

importantes principalmente la causa de inflación, depreciación de la moneda y baja en el

poder adquisitivo, están fuera del alcance del departamento Grainger y de COPINSA.

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ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

A. Capacitar a uno de los miembros actuales del departamento Grainger

o contratar a otra persona para que sea la encargada de la colocación

de pedidos, buscando que esta persona sea la única responsable de la

colocación de pedidos, buscando tener un mejor control sobre los

pedidos pendientes de colocar, en transito y recibidos. De esta forma

esta persona tendrá el conocimiento de que información necesita y

cuales son los formularios que deben de usarse en cada venta.

.

B. Capacitar a uno de los miembros actuales del departamento Grainger

o contratar a otra persona para que sea la encargada de la ejecución

del cobro de garantías, buscando que esta persona sea la única

responsable de reclamar las garantías en un menor tiempo, buscando

tener un mejor control sobre el cobro de garantías pendientes de

reclamar, en transito y realizadas. Al igual que la primera alternativa

esta persona tendrá pleno conocimiento de que información y que

formularios debe de completar para reclamar las garantías de los

distintos productos.

C. Reestructuración del departamento de Recursos Humanos, llevando a

cabo una reingeniería en dicho departamento, estableciendo

nuevamente todas las actividades, obligaciones y responsabilidades

del departamento, con el fin de dar un mayor apoyo a los empleados y

departamentos de COPINSA.

D. Elaboración de un manual de procedimientos donde se incluya todos

los pasos necesarios a seguir en cada una de las actividades básicas de

cada miembro del departamento Grainger.

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ANALISIS DE ALTERNATIVAS DE SOLUCION

A. El contratar a una nueva persona para que sea la encargada

únicamente de colocar los pedidos, mejoraría el tiempo de entrega de

los pedidos ofrecidos a los clientes ya que esta persona podría

conocer el trafico de los mismos, los tiempos promedio de entrega, y

que pedidos requieren mayor tiempo de recepción.

Su desventaja principalmente sería un mayor costo de sueldos y

prestaciones del departamento.

Si únicamente se le delega esta única función a uno de los integrantes

existentes, no se incurriría en mayores costos de sueldos y

prestaciones, pero se corre el riesgo de que al faltar esta persona se

pierda todo el control de los pedidos, ya que es la única que tiene el

conocimiento del status de los pedidos en transito y de los requisitos

para colocar pedidos.

B. Esta alternativa tiene las mismas ventajas y desventajas que la

primera alternativa, ya que el contratar a otra persona para que sea la

encargada de realizar los reclamos de garantías se incurren en

mayores costos de salarios y pago de prestaciones y el asignar dicha

tarea a uno de los integrantes actuales del departamento, se tiene la

debilidad de que al faltar esta persona se perdería todo el control del

reclamo de garantías.

Si se contrata una persona o se le delega a uno de los actuales

miembros únicamente la función del reclamo de garantías, esta

persona tendría mucho control sobre las mismas pero sería muy poca

responsabilidad, ya que el departamento debe de buscar tener que

reclamar lo menos posible, ofreciendo y vendiendo a sus clientes

productos de mejor calidad.

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C. La reestructuración del departamento de Recursos Humanos es una

causa importante pero no urgente. El llevar a cabo dicha

reestructuración no solo ayudaría al departamento Grainger, sino que

ayudaría a todos los departamentos de COPINSA. La principal

desventaja es que tiene costos mayores, y el no se resolvería el

problema del departamento Grainger en el corto plazo.

D. El desarrollar un manual de procedimientos no solo busca eliminar

las causas urgentes de resolver, las cuales se analizaron

anteriormente, las cuales son el desconocimiento en los pasos a seguir

en la colocación de pedidos, desconocimiento de los pasos en el

reclamo de garantías, información y formularios necesarios en los

reclamos de garantías, si no que a la vez contribuye a eliminar un

poco la desorganización del departamento de Recursos Humanos.

Dicha alternativa únicamente representaría a COPINSA un costo de

tiempo, ya que el manual deberá desarrollarse con la participación de

los integrantes del departamento Grainger como con la participación

del departamento de Recursos Humanos.

Otra ventaja del manual de procedimientos que facilita la

capacitación de personal nuevo dentro del departamento Grainger ya

que no solo sirve de consulta sino que detalla paso a paso cada una de

las funciones de cada uno de los integrantes del departamento.

El siguiente cuadro ayudará a determinar que alternativas resuelven el problema

a corto, mediano o largo plazo.

ALTERNATIVA CORTO

PLAZO

MEDIANO

PLAZO

LARGO

PLAZO

Encargado de colocación de pedidos X

Encargado de reclamo de garantías X

Elaboración del manual de procedimientos X X X

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Se cree que la alternativa A y B únicamente resuelven el problema en el corto

plazo ya que al faltar la persona encargada ya sea de colocación de pedidos o reclamo

de garantías, el departamento volverá a perder el control de dichas funciones y deberá

de contratar a otra persona, siendo necesario el tiempo de capacitación, mientras tanto

las dichas causas tendrán su efecto directamente sobre el principal problema que es la

baja en el volumen de ventas.

La elaboración de un manual de procedimientos resuelve el problema en el

corto, mediano y largo plazo ya que capacita a todos los miembros del departamento, y

sirve de herramienta para la capacitación de nuevos integrantes usada por el mismo

departamento Grainger y el departamento de Recursos Humanos.

Por otro lado el manual de procedimientos contribuye a eliminar parcialmente la

desorganización del departamento de Recursos Humanos ya que este carece de este tipo

de herramientas que son indispensables y a la vez el departamento de Recursos

Humanos lo pueden usar para medir el desempeño del los integrantes del departamento

Grainger.

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DECISIÓN

Se recomienda a COPINSA desarrollar por medio del departamento de Recursos

Humanos con la colaboración de los integrantes del departamento Grainger un manual

de procedimientos de las funciones básicas, con el objetivo de disminuir al máximo los

atrasos en la entrega de productos y los atrasos en el cumplimiento de las garantías,

dando a conocer a cada uno de los integrantes del departamento paso a paso la forma

correcta de ejecutar sus funciones básicas.

Con los manuales el departamento Grainger podrá ofrecer a sus clientes entregas

de producto, en tiempos reales, tendrá conocimiento de que pasos seguir en el

cumplimiento de garantías, conociendo los pasos a seguir, la información necesaria y

los formularios a utilizar y su correcta elaboración. Todo esto ayudara a eliminar las

causas urgentes a corregir que provocan el problema detectado.

Por otro lado el departamento de Recursos Humanos superará la debilidad que

presenta actualmente, siendo esta una causa importante, la cual básicamente se da por la

carencia de manuales internos que son necesarios para la capacitación de personal

nuevo y bases para el control y evaluación de desempeño de los integrantes del

departamento Grainger..

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PROPUESTA DE SOLUCIÓN

Se le recomienda a COPINSA desarrollar e implementar un manual de

procedimientos dentro del departamento Grainger con colaboración del departamento de

Recursos Humanos, para evitar que las ventas del departamento sigan descendiendo por

no cumplir con los tiempos de entrega ofrecidos, atrasos en el cumplimiento de las

garantías, lo cual a contribuido a la cancelación de pedidos y perdida de clientes.

Dicho manual ayudará a la vez a eliminar la desorganización del departamento

de Recursos Humanos, ya que servirá de ejemplo para desarrollar los manuales de

procedimientos de todos los departamentos de COPINSA, los cuales son indispensables

para la capacitación de personal nuevo, control y desarrollo de evaluaciones de

desempeño de cada uno de los integrantes de la empresa.

El manual de procedimientos es un documento que contiene la descripción de

todas las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones en un puesto.

Debe de contener información del puesto, ejemplo de formularios, autorizaciones,

documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y todos los pasos a

seguir para garantizar el correcto desarrollo de las actividades del puesto.

CONFORMACIÓN DEL MANUAL

El manual de procedimientos para el departamento Grainger o cualquier otro

departamento de COPINSA deberá integrarse de la siguiente manera:

I. Identificación del Manual de Procedimientos

La identificación del manual debe de contener el nombre de la empresa,

el logotipo, lugar y fecha de elaboración, número de revisión (en su

caso), responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

II. Índice

Enumeración de los capítulos y páginas correspondientes que forman

parte del manual de procedimientos.

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Informe Académico Departamento Grainger

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III. Introducción

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación

e importancia de su revisión y actualización.

IV. Objetivos del Manual de Procedimientos

V. Áreas de aplicación

VI. Personas Responsables

Personas de las unidades administrativas y/o puestos que intervienen en

los procedimientos.

VII. Políticas o Normas de operación

Criterios o lineamientos generales y específicos de acción.

VIII. Conceptos

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el

procedimientos, la cuales, por su significado o grado de especialización

requieren de mayor información o ampliación de su significado, para

hacer más accesible al usuario la consulta del presente manual.

IX. Cuerpo

Descripción de cada uno de los pasos a seguir en las funciones de cada

puesto.

X. Formularios y/o impresos

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se

intercalan dentro del manual de procedimientos o se adjuntan como

apéndices. En la descripción de las funciones que impliquen su uso, debe

hacerse referencia específica de ellos, empleando para ello números

indicadores que permitan asociarlos en forma concreta, y a la vez debe de

incluirse instructivos para su llenado.

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Informe Académico Departamento Grainger

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CRONOGRAMA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Los pasos a seguir por el departamento de Recursos Humanos y los integrantes

del departamento Grainger se presentan gráficamente en el Anexo IV.

El cronograma esta formado por dos partes, la primera describe los pasos a

seguir para el desarrollo del nuevo manual de procedimientos, y la segunda hace énfasis

en las revisiones periódicas y el control de su correcto uso por parte de los integrantes

del departamento Grainger.

Las revisiones se recomiendan se lleven a cabo por lo menos una vez al año y

cada vez que el departamento presente cambios operativos.

COSTOS DE LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El principal costo en que incurrirá COPINSA en la elaboración del manual de

procedimientos para el departamento Granger, será el factor tiempo, ya que la

elaboración del manual requerirá que tanto el departamento de Recursos Humanos y los

integrantes del departamento Grainger, dediquen suficiente de tiempo durante su

elaboración, lo que implica costo-horario de las personas involucradas.

El costo monetario es mínimo ya que únicamente se incurren en gastos de

impresión, los cuales dependerán del tipo de empastado y cantidad de hojas que formen

los ejemplares producidos.

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Informe Académico Departamento Grainger

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BENEFICIOS PREVISIBLES EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

- Facilitan la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal,

ya que describen en forma detallada cada una de las actividades del puesto.

- Facilita la implementación o modificación de sistemas de información

modernos.

- Contribuye al proceso de simplificación de trabajo, tanto en el análisis de

tiempos (tiempos de entrega ofrecidos), como en la delegación de autoridad.

- Informa y controla el cumplimiento de las actividades del puesto y evita su

alteración arbitraria.

- Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

- Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su

evaluación.

- Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y

como deben hacerlo.

- Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidad de tareas.

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Anexo I

VENTAS POR CATALOGOCOMPARACION DE CINCO AÑOS (EN QUETZALES)

MES 1999 2000 2001 2002 2003 2004ENE 290,000.00 300,000.00 FEB 240,000.00 310,000.00 MAR 280,000.00 220,000.00 ABR 300,000.00 195,000.00 MAYJUNJULAGOSEPOCTNOVDIC TOTALES... 1,025,000.00

MES 1999 2000 2001 2002 2003 2004ENE 290,000.00 300,000.00 FEB 530,000.00 610,000.00 MAR 810,000.00 830,000.00 ABR 1,110,000.00 1,025,000.00 MAY 1,025,000.00 JUN 1,025,000.00 JUL 1,025,000.00 AGO 1,025,000.00 SEP 1,025,000.00 OCT 1,025,000.00 NOV 1,025,000.00 DIC 1,025,000.00

MES TASA VALOR TASA VALOR TASA VALORENE 7.94 7.80 37,986.26 8.11 36,991.37 FEB 7.95 7.84 38,366.11 8.11 38,224.41 MAR 7.90 7.91 35,634.40 8.10 27,160.49 ABR 7.80 7.92 41,596.92 8.05 24,223.60 MAY 7.84 7.91 JUN 7.90 7.92 JUL 7.88 7.93 AGO 7.79 7.93 SEP 7.80 7.98 OCT 7.75 8.10 NOV 7.64 8.10 DIC 7.64 8.05

7.82 7.95 8.09 12659987.9%

M E N S U A L

A C U M U L A D O

VENTAS MENSUALES EN DOLARES2002 2003 2004

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Anexo II Informe Final, Estudio de Caso

Entrevista dirigida departamento Grainger

35

ENTREVISTA DIRIGIDA INTEGRANTES DEPARTAMENTO GRAINGER

La presente entrevista es un complemento de la elaboración del estudio, Informe

final, Estudio de Casos sobre su empresa COPINSA, de la Universidad Rafael Landivar,

facultad de Ciencias Económicas y Empresariales.

El presente instrumento está dirigido a los integrantes del departamento Grainger y

su propósito fundamental es sustentar un estudio específico sobre dicho informe.

Agradezco sinceramente su participación.

1.- Puesto que ocupa.

2.- Fecha en que ingreso a laborar en el departamento Grainger.

3.- Recibió inducción por parte del departamento de Recursos Humanos al ser contratado

para su puesto actual.

4.- En que consistió la inducción que recibió por parte del departamento de Recursos

Humanos,, al momento de ser contratado

5.- Conoce o posee la descripción de su puesto.

6.- Conoce o posee un manual de procedimientos de las actividades básicas de su puesto.

7.- Conoce o posee un manual de políticas de la empresa o el departamento.

8.- A que atribuye la baja en el volumen de ventas que ha tenido su departamento en el

presente año.

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Anexo III Informe Final Estudio de Caso

Entrevista dirigida al departamento de Recursos Humanos

36

ENTREVISTA DIRIGIDA DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

El presente cuestionario es un complemento de la elaboración del estudio Informe

Final, Estudio de Caso sobre su empresa COPINSA, de la Universidad Rafael Landivar,

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales.

El presente instrumento está dirigido al departamento de Recursos Humanos, y su

propósito fundamental es sustentar un estudio específico sobre dicho informe. Agradezco

sinceramente su participación.

1.- Cuenta la COPINSA con un departamento de Recursos Humanos.

2.- Fecha en que inicio labores el departamento de Recursos Humanos.

3.- Número de personas que integran el departamento.

4.- Puestos que ocupan los integrantes del departamento.

5.- Funciones básicas que tienen a su cargo las personas dentro del departamento.

6.- Tipo de inducción que reciben los empleados nuevos.

7.- Posee el departamento Grainger un manual de descripción de puestos.

8.- Esta actualizado el manual de descripción de puestos.

9.- Cuenta el departamento Grainger con un manual de procedimientos.

10.- Esta actualizado el manual de procedimientos del departamento Grainger.

11.- Cuenta la COPINNSA con un manual de políticas.

12.- Esta actualizado el manual de políticas.

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Anexo IV Analisis de CasoDepartamento Grainger

_______________________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________

1 2 3 4 5 6 7 8Identificación de todas las funciones de cada uno de los integrantes del departamento Grainger XListar cada uno de los pasos para el desarrollo de cada función que se llevan a cabo actualmente XAnalizar por separado los pasos que se siguen actualmente en el desarrollo de cada función X X X XCorregir los pasos necesarios en el desarrollo de las funciones X X X XElaborar el manual de procedimientos con los pasos a seguir en cada una de las funciones X X XImprimir el manual XReproducir el manual XDistribuir el manual X XInducir al personal al uso del manual de procedimientos X

Controlar su usoRevisiones períodicas del Manual de Procedimientos

SEMANASPasos a seguir en el desarrollo del Manual de Procedimientos

PeriodicamentePeriodicamente

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Anexo V Informe Final, Estudio de Caso

Entrevista dirigida departamento Grainger

38

ORGANIGRAMA DEPARTAMETO GRIANGER

ENCARGADO

DEL DEPARTAMENTO

ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO

ASISTENTE OPERATIVO

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Anexo VI Informe Final, Estudio de Caso

Entrevista dirigida departamento Grainger

39

ORGANIGRAMA DEPARTAMETO RECURSOS HUMANOS

GERENTE DE RECURSOS HUMANOS

ASISTENTE PLANILLERO SECRETARIA ATENCIÓN AL PERSONAL

ATENCIÓN AL PERSONAL

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BIBLIOGRAFIA

LIBROS

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- Stoner, James A.F.., Freeman, R. Eduard,. Filbert Jr., Daniel R. (1996).

Administración. (6ª Edición) Prentice may Hispanoamericana S.A. FUENTES DE INTERNET

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Efecto (Cause & Efect Diagram). Recuperado: http://www.google.com/diagramacausaefecto

- Uch Portal de estudiantes de recursos humanos. Diagrama Causa-Efecto.

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www.gestiopolis.com/tecnicadelphi/ PAGINAS ELECTRONICAS

- www.grainger.com - www.gestiopolis.com - www.monografias.com