MUNICIPIO DE BARBOSA de Barbosa.pdfseries y tipos documentales . municipio de barbosa formato tablas de retenciÓn documental hoja 8 entidad productora:

MUNICIPIO DE BARBOSA FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 1

Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: DESPACHO DEL ALCALDE

CÓDIGO

SE SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUESTREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

100 01

01

04

06

ACTAS

De Comité

-Control Interno

-De Consejo

-De Posesión (Jueces y Notarios)

X

X

2 2 Cumplidos los tiempos de retención en AG y AC se transfiere al Archivo Histórico

100 06 01

02 03 04 05

06 07 09

COMUNICACIONES OFICIALES Acciones de Tutela

Circulares Encargos Derecho de Petición Edictos

Notificaciones Memorandos Solicitudes

X

X

2

4

5

Una vez se expida la providencia de fallo, deberá conservarse 4 años en AG y 4 años en AC.

Cumplidos estos tiempos se elimina seleccionando muestra del 1%

La muestra pasará al Histórico. Al Historial Laboral sólo irán el oficio de apertura y la providencia de fallo

cuando se trate de un funcionario adscrito a la Administración Municipal.

100 07 01

CONCEPTOS Conceptos Jurídicos

X

X

2

4

Cumplidos los tiempos de retención

en AG y AC se transfiere al Histórico.

100 12

01

DECRETOS

Decreto Municipal

X

x

1

6

Cumplido los tiempos de retención

en AG y AC se transfiere al Histórico

N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries

Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie (Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia © Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

MUNICIPIO DE BARBOSA

FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 2


CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

100 15

01

02

03

04

05

09

INFORMES

A Entidades de Control

A Entidades del Estado

Al Alcalde

Al Concejo Municipal

Al Consejo de Gobierno

De Evaluación y

Seguimiento

X

X

2

4

8

Cumplidos los tiempos de

retención en AG y AC si existe

un informe anual se

conservará. De los restantes

conserve una muestra del 1%

El informe anual y la muestra

pasan al Histórico.

100 16

07

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Libros de registros entrega

de correspondencia

X

X

2

4

8


retención en AG y AC se

elimina seleccionando una

muestra del 2%

La muestra pasa al Histórico


Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

100

20

01

02

MANUALES

De Funciones

De procedimientos

X

X

2

4

Si se actualiza deberá

conservarse uno de la versión

anterior, el cual permanecerá

4 años en AG y otros 4 años

en AC. Cumplidos estos

tiempos de retención se

transferirá al Histórico.

100 22

01

PROCESOS

Administrativos

- Restitución de bienes de

uso público

X

X

2

4

15


Retención en AG y AC se


muestra del 2%


100 23

02

PROGRAMAS

Gobierno

X

X

2

4



transfiere al Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

100 24

02

PROYECTOS

Inversión Social

X

X

2

4

Se inicia el proceso en la

Dependencia interesada, pasa

al Banco de Proyectos para su

viabilidad.


retención AG y AC se

transferirán al Histórico solo los

aprobados y viabilizados

presupuestalmente.

100 25

01

RESOLUCIONES

Resolución

X

X

2

4



transfiere al Histórico.


Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P)

Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: OFICINA DE CONTRATACION / DESPACHO ALCALDE

CÓDIGO

Seriess yod documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.



100 09

01

02

03

04

05

06

07

08

10

CONTRATOS

Convenios

De Adquisición de Bienes o

Suministros

De Arrendamiento

De Comodato

De Compraventa

De Obras Publicas

De Pólizas y Seguros

De Prestación de Servicios

Ordenes de Trabajo

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

1 4 11/21 Se conservara por 20 años si

no está microfilmado y por 10

si lo está. Cumplidos los



muestra del 2%

Nota: Una vez transferido al

AC, será dispuesto en el

Fondo Alcaldía Despacho del

Alcalde por ser éste el

responsable de su producción

directa


SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: OFICINA DE COMUNICACIONES - DESPACHO DEL ALCALDE

CÓDIGO

SE SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUESTREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

100 06

06 07 09

COMUNICACIONES OFICIALES Notificaciones Memorandos Solicitudes

X

X

4

Una vez cumplido el tiempo de retención en el A.G. se procederá a eliminar dejando un acta de eliminación como constancia y

seleccionando una muestra

del 2%

100 16 03

INFORMES Al Alcalde

X

X

4

1



un informe anual se




100 17

07

INSTRUMENTOS DE CONTROL

Registros / Listados

X

X

4

Cumplidos los tiempos de retención en AG se elimina

seleccionando una muestra del 2%


100 29

01

BOLETINES -De Prensa

-Difusión -Informativos -Publicaciones de prensa

X

X

4

2





Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie (Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia © Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO

CÓDIGO

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

110 01

01

ACTAS

-de Comité Primario

-de Comité de Compras y

Contratación.

-de Consejo Municipal de

Política Social (COMPOS)

X

X

1

4




110 04

04

CERTIFICADOS

-Estampilla Pro Adulto Mayor

de los CBA

X

X

1

6



transfiere al Archivo Histórico.



transfiere al Histórico para su

depuración ó eliminación.

110 06

01

04

07

08

09

COMUNICACIONES

OFICIALES

Acción de Tutela

Derechos de Petición

Memorandos

Oficios Externos

Solicitudes

X

X

1

6

8




muestra del 2%



Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie (Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE GENERO Y GRUPOS VULNERABLES –

SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO

CÓDIGO

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

110 01

01

ACTAS

Actas de Comité

-Interinstitucional de

la Tercera Edad

X

X

3

6




110 02

02

RESOLUCIONES

Resolución

X

X

3

6




110 04

03

04

CERTIFICADOS

-De Buena Conducta

-Estampilla Pro Adulto Mayor

de los CBA

X

X

2


retención en AG se determina

la eliminación de este tipo

documental.

110 06

04

07

08

09

COMUNICACIONES

OFICIALES


Memorandos

Oficios Externos

Solicitudes

X

X

3

6

8




muestra del 2%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO

CÓDIGO

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

110 15

03

04

10

INFORMES

Al Alcalde


De Gestión

X

X

3

6 8 Cumplidos los tiempos de


informe anual se conserva. De

los restantes conserve sólo

una muestra del 1%

El informe anual y la muestra pasan

al Histórico

110 24

02

PROYECTOS

De Inversión Social

X

X

3

6


en AG y AC se transfiere al

Histórico


Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie (Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara

Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia (cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: DESARROLLO COMUNITARIO - SECRETARÍA DE BIENESTAR

SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

110 15

10

11

INFORMES

De Gestión

De Visita

X X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de


informe anual se conserva

este. De los restantes se

conserva una muestra del 1%


al Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SALUD - SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO

CÓDIGO

S yoddocumen

tales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

110 01

01

04

07

ACTAS

Actas de Comité

-De Vigilancia

Epidemiológica

Actas de Consejo

-Consejo Municipal de

Política Social

-Mesa de Seguridad

Alimentaria y Nutricional

X X 1 6 Cumplidos los tiempos de retención


Histórico

110 06

04

07

08

09

COMUNICACIONES

OFICIALES


Memorandos

Oficios Externos

Solicitudes

X

X

1

6

8




muestra del 2%



Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C)

Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SALUD - SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

110 09

02

09

CONTRATOS

De adquisición de bienes y

suministros (Seguridad

Alimentaria)

De Régimen Subsidiado

X

X 3 10 20 Se conservara por 20 años si


si lo está. Cumplidos los

tiempos en AG y AC se

eliminan seleccionando una

muestra del 2%.

Nota: Una vez transferido al

AC se conservara en el fondo

Alcaldía sección oficina del

Alcalde por ser éste el

responsable de su producción

directa


110 13

01

ESTUDIOS

Estudios Técnicos

-De Estado Nutricional

Infantil

X

X

3

6



Histórico

N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subserie

Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara

Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T)o Permanente Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conservaen cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C). Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SALUD-SECRETARÍA DE BIENESTAR

SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

110 15

02

10

INFORMES


-Dirección Seccional de

Salud

De Gestión

X

X

3

6

8



un informe anual éste se




al Histórico

110 16

03

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Control y vigilancia para

saneamiento de empresas y

establecimientos abiertos al

público

X

X

3

6

8

Permanente en AG para

control y consulta de

empresas y establecimientos.

Si son cerrados por Resolución

deben permanecer 2 años

más en AG. Luego pasan al

AC 5 años. Cumplidos los


eliminan seleccionando una

muestra del 1%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SALUD- SECRETARÍA DE BIENESTAR SOCIAL Y

DESARROLLO COMUNITARIO

CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

110 16

05

07

-En alimentos

-En IPS

-En medicamentos

-En matadero

-En plaza de mercado

-En sustancias tóxicas

Fichas

-De accidentes rábicos

-De notificación

epidemiológica

Registros de Novedades:

-Activación

-Actualizaciones

-Ingreso

-Reingreso

-Nacimiento

-Retiro

-Suspensión

-Traslado

-Muerte

X

X

X

X

3

3

6

6

8

10




muestra del 1%




muestra del 1%





SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: OFICINA FAMILIAS EN ACCION / SUBSECRETARIA DE

GÉNERO Y GRUPOS VULNERABLES

CÓDIGO

SE SERIES /SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

T.D. CUST TERMINO

RETENCION

MUESTREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb O C D.E P T A.G A.C.

110 01

01

ACTAS

De Comité

- Certificación Municipal

- Madres Líderes

*Lista de asistencia

*Anexos (si aplica)

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

2

8

Para facilitar su consulta se

conserva digitalmente en el

servidor. Se garantiza

recuperación exacta de la

información a través del

SIFA (Sistema de

Información Familias en

Acción).


retención en AG y AC se podrá

acceder a la información en el

SIFA (Sistema de Información

Familias en Acción).

110 06

09

COMUNICACIONES OFICIALES

- Solicitudes

*Requerimiento

*Respuesta

X

X

X

X

X

X

1

3

Se conservará en orden

cronológico respetando el

principio de orden original.


retención en AG y AC se elimina

dejando constancia en un acta

de eliminación.

110 16

02

03

INFORMES

- A Entidades del Estado

- Al Alcalde

X

X

X

X

X

X

2 3 Cumplidos los tiempos de

retención en AG y AC si

existe un informe anual éste

se conserva. De los

restantes conserve una

muestra del 1%




Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia © Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar




CÓDIGO


T.D. CUST TERMINO

RETENCION

MUESTREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA


110 18

07


- Registros de memoria de

Monitoreo y Seguimiento.

- Registros de memoria

bienestar comunitario.

*Ayuda de memoria

*Lista de asistencia

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

1

Para facilitar su consulta se


servidor, terminado el

tiempo de retención en el

archivo de gestión se

eliminan por haber perdido

su valor administrativo.






CÓDIGO


T.D. CUST TERMINO

RETENCION

MUESTREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA


110 25

02

PROGRAMAS

- De Gobierno:

Más Familias en Acción

Inscripciones

*Formato de

corresponsabilidad

*Fotocopia documento de

identidad titular

*Fotocopia documentos de

identidad beneficiarios

*Certificados o constancias

escolares

*Soporte cambio de titular (si

aplica)

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5 Para facilitar su manejo se

digitaliza la documentación

(www.consultaimagenes.acci

onsocial.gov.co), terminado

el tiempo de retención en el

archivo de gestión se

elimina la documentación

física por perder sus valores

administrativos. Se

garantiza recuperación

exacta de la información a

través del SIFA (Sistema de


Accion).


retención en AG y AC se podrá

acceder a la información en el

SIFA (Sistema de Información

Familias en Acción)

110 27

02

REPORTE

- De Novedades

X

X

X

X

2 3 Para facilitar su consulta se


servidor. Se garantiza

recuperación exacta de la

información a través del

SIFA (Sistema de


Acción).

terminado el tiempo de

retención en el archivo de

gestión y en archivo central se

eliminan por haber perdido su

valor administrativo




Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO

Serie

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 01

01

04

ACTAS

De Comité

-Seguimiento Electoral

De Consejo

- De Seguridad



Histórico

120 06

04

05

07

08

09

COMUNICACIONES

OFICIALES


Edictos

Memorandos

Oficios Externos

Solicitudes

X

X

3

6

8




muestra del 2%


120 15

02

04

10

INFORMES



De Gestión

X 3 6 8 Cumplidos los tiempos de

retención en AG y AC si hay

informe anual este se

conserva. De los restantes



pasan al Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO

Serie

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 21

01

PLANES

De Acción


retención en AG y AC si hay

informe anual este se




pasan al Histórico

120 25

01

RESOLUCIONES

Resoluciones



Histórico.



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARÍA DE ESPACIO PÚBLICO/SECRETARIA GENERAL Y DE

GOBIERNO

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 01

01

ACTAS

De Comité

-Espacio Público



Histórico

120 04

03

CERTIFICADOS

-Para ventas estacionarias

De Buena Conducta


retención de AG y AC se


Muestra del 2%


120 06

04

07

08

09

COMUNICACIONES

OFICIALES


Memorandos

Oficios Externos

Solicitudes

X

X

3

6

8




muestra del 2%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARÍA DE ESPACIO PÚBLICO/SECRETARIA GENERAL Y DE

GOBIERNO

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 15

10

INFORMES

De Gestión


retención y AG y AC si existe

un informe anual se conserva



El informe anual y al muestra

pasan al Histórico

120 16

07

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Radicadores / Registros

- De venteros

X

X

2

6

12

Realizado el último asiento en

el libro se conservara 2 años

mas en AG. Luego pasa al AC

6 años. Cumplidos estos



muestra del 1%


120 18

04

LICENCIAS

De Funcionamiento

Establecimientos Públicos

X

X

3

8


retención en AG se elimina


del 2%


120 25

01

RESOLUCIONES

Resolución

X

X

3

6



Histórico.



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: COMISARIA DE FAMILIA – SECRETARIA GENERAL Y DE

GOBIERNO

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 06

04

07

09

COMUNICACIONES

OFICIALES


Memorandos

Solicitudes

X

X

3

6

8




muestra del 2%


120 01

01

ACTAS

De Comités

- Red de prevención y

atención a la violencia

intra familiar

- Mesa de Infancia y

Adolescencia

X

X

3

6



Histórico

120 15

10

INFORMES

De Gestión






El informe anual y al muestra

pasan al Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: COMISARIA DE FAMILIA – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO

yod documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120

16

07

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Registros

-De Solicitudes

-Registros Atenciones

Diarias

-Registro De Asesoria y

Asistencia

-De procesos

X

X

3

6

12


el libro se pasa al AC 6 años.

Cumplidos estos tiempos de

retención se elimina


del 1%


120 22

01

02

PROCESOS

Administrativos

-Expediente de familia

-Expediente psicológico

Demandas




muestra del 2% por cada tipo

de denuncia




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: COMISARIA DE FAMILIA – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 24

02

PROYECTOS

Inversión Social

X

X

3

6

Cumplidos los tiempo de retención


Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: INSPECCION DE POLICIA – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 04

02

03

CERTIFICADOS

De Autorizaciones

-Para movilizar menaje

doméstico

-De Buena Conducta




muestra del 2%


120 06

04

06

07

09

COMUNICACIONES

OFICIALES


Estados

Memorandos

Solicitudes

X

X

3

6

8




muestra del 2%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: INSPECCION DE POLICIA – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 10

01

CONTRAVENCIONES

De Policía

-Citación

-Declaración

- Resolución

X

X

3

6

13




muestra del 2% por cada tipo

de denuncia


120 15

10

INFORMES

De Gestión

X

X

3

6

8



un informa anual se conserva

este. De los restantes



N°. Orden que corresponde a la numeración consecutivo de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: INSPECCION DE POLICIA – SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 16

07

INSTRUMENTOS DE

CONTROL.

Radicadores /Registros/

X

X

3

6

15

Realizado el ultimo asiento en


más en AG. Luego pasa al AC




muestra del 1%


120 18

02

LICENCIAS

De Inhumación de

Cadáveres

X

X

3

6

11




muestra del 1%.


120 22

04

PROCESOS

Querella Civil de Policía




muestra del 2%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: INSPECCION DE POLICIA – SECRETARÍA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 26

01

02

CONCILIACIONES

Audiencia Desorden

Doméstico

Acuerdo de Voluntades

(deudas-linderos)

X

X

3 6 8 Cumplidos los tiempos de



muestra del 2%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CENTRO DE REHABILITACIÓN (CARCEL)- SECRETARIA GENERAL

Y DE GOBIERNO

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 04

09

CERTIFICADOS

De trabajo de Internos

X

X

3

6

8




muestra del 2%


120 14

02

03

HISTORIAS

Historial del Condenado

Historial del Sindicado

X X 3 6 8 Permanente en AG para su

control y consulta. Una vez

resuelta la situación del

encartado se conservará 2

años más en AG. Luego pasa

5 años al AC. Cumplidos

estos tiempos de retención se


muestra del 1%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CENTRO DE REHABILITACIÓN (CARCEL) – SECRETARIA GENERAL Y

DE GOBIERNO

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 15

10

INFORMES

De Gestión

X

X

3

6

8




conserva. De los restantes se

conservará el 1%


al Histórico

120 16

05

07

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Fichas

Control de visitas y

recepción de paquetes

Radicadores /Registros

-De detenidos

-De guardianes

-De retenidos

X

X

X

X

3

3

6

6

4

12


retención en AG y en AC se


muestra del 1%


el libro se conservará 2 años





muestra del 1%





SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

MUNICIPIO DE BARBOSA TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Hoja 31

Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARÍA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y TALENTO

HUMANO– SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 05

09

13

CERTIFICADOS De Trabajo de Alfabetizadores

Laborales

X X 3 6 Cumplidos los tiempos de


eliminan en esta fase.

120 06

02

04

07

09

COMUNICACIONES OFICIALES Circulares

Derechos de Petición Memorandos Solicitudes

X

X

3

6

8




muestra del 2%


N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries

Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida elimina

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y TALENTO

HUMANO– SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 08

01

CONCURSOS/CONVOCATORIAS De carrera Administrativa -Resolución

-Aviso de Convocatoria -Inscripción de Solicitudes -Recepción de Solicitudes

-Lista de Aspirantes Admitidos -Pruebas de Concursos -Listado de Aprobados -Acta de Calificación de la

Prueba de Conocimiento -Lista: Admitidos a entrevista -Acta de Entrevista -Lista de Puntajes -Análisis de antecedentes -Condiciones y requisitos -Acta de Concurso

-Acta de Devolución de

Documentos -Beneficiarios

X

X

3

6



Histórico


Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida elimina

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



HUMANO / SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 14

01

04

HISTORIAS

Historial del Pensionado

Historial Laboral

X

X

X

X

100

100

101

101

Permanente en AG. Al

pensionarse el funcionario se

pasa al AC 100 años. Al año

siguiente se elimina

seleccionando muestra del 5%

Permanente en AG desde el

ingreso del funcionario. Al

retirarse pasa al AC.

Cumplidos los tiempos en AC

se elimina seleccionando

muestra del 5%





SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y TALENTO HUMANO / SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

-Acta de posesión

-Formulario único HV Sector

Público

-Certificados médicos:

Ingreso, egreso y periódicos

-Información académica

-Fotocopia de cédula

-Experiencia laboral

-Certificado de Contraloría y

de Procuraduría General de

la Nación

T.P. según el caso: hombre:

libreta militar

Paz y salvo municipal

120 25

03

PROCESOS

Disciplinarios

X X 3 6 15 Cumplidos estos tiempos de

retención se elimina y se

selecciona muestra del 1%

La muestra pasa al Histórico.

Nota: A la Historia Laboral irán las

copias del Acta u oficio de apertura

y la Resolución de fallo.


Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C)

Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



HUMANO / SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 28

01

POLIZAS

Polizas

X

X

3

6



Histórico

N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subserie Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T)o Permanente Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C). Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: ARCHIVO GENERAL – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 01

01

ACTAS

De Comité

-Municipal de Archivo

-Comité Evaluador

-Consejo Municipal de

Archivos

X

X

3

6



Histórico

120 08

07

COMUNICACIONES

OFICIALES

Memorandos

X

X

3

6

8




muestra del 1%


N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.)

Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


FORMATO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTA Hoja 37


CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 18

02

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Consecutivos

X

X

3

6

8




del 2%


N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 17

03

INVENTARIOS

Inventarios Documentales

-Catálogos

-Índices

-Transferencias

X

Permanente en el Histórico para el

control y consulta de series y tipos

documentales

120 22

02

MANUALES

De Procedimientos

-Tablas de Retención

Documental

X

X

Permanente en el Histórico para el

control y consulta de series

documentales N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie (Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora SISTEMAS – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 04

11

CERTIFICADOS

De verificación y aprobación

X

X

3

6

8




muestra del 2%


120 16

01

07

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Actas de entrega

Registros

X

X

X

X

3

3

6

6

8

15




muestra del 1%




muestra del 1%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: ALMACEN – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 04

07

CERTIFICADOS

De Paz y Salvos

X

X

3

6

8




muestra del 2%


120 05

03

COMPROBANTES

De Movimientos de Almacén

-Pedidos

-Solicitudes de compra

-Entradas de almacén

-Salidas de almacén

-Bajas e inservibles

X

X

6

10

En AG 6 años. No pasa al AC.

Las copias se eliminan al año

en las dependencias



seleccionando una muestra del

2% para el Histórico


Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie (Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia (Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida elimina

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora : ALMACEN – SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

120 17

01

04

INFORMES

A Entidades de Control

De Gestiòn





conserve una muestra del

1%


pasan al Histórico

120 19

01

02

INVENTARIOS

Bienes Inmuebles

Bienes Muebles

X

X

X

X

X

X

3

6

En AG por ser un documento

de renovación frecuente. Una

vez realizada la actualización,

la versión anterior se

conserva 3 años en AG y 6

años en AC.






SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE HACIENDA

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

130 01

01

ACTAS

De Comités

-Comfis

-Saneamiento Contable

X

X

3

6


retención en AG y AC se transfiere

al Histórico

130 06

04

07

08

09

COMUNICACIONES

OFICIALES


Memorandos

Oficios Externos

Solicitudes

X

X

3

6

8




muestra del 2%


130 25

01

RESOLUCIONES

Resolución

X

X

3

6



Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: DIVISIÓN CONTABLE Y PRESUPUESTAL- SECRETARIA DE HACIENDA

CÓDIGO

yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION+{

{-

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

131 15

06

08

INFORMES

Contables

- De Conciliación Bancaria

(Cheque y Extractos

Bancarios)

- Deuda Pública

-Estados Financieros Básicos

*Balance General

*Balance General

Comparativo

-Estado de Actividad

Económica Financiera,

Social y ambiental

-Estado de Actividad

Económica Financiera,

Social y ambiental

comparativo

X

X

X

X

3

2

6

4

11

20




muestra del 1%




Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: DIVISIÓN CONTABLE Y PRESUPUESTAL – SECRETARIA DE HACIENDA

CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

131 16 08

12

-Libro Diario

-Libro Mayor y Balances

Presupuéstales

-De ejecución presupuestal

(ingresos, egresos; reporte

para la Contraloría de la

República)

- De movimiento

presupuestal

X

X

2

4

4

10

20

20



informe anual éste se



Nota: Los informes de

movimiento presupuestal no

son más que las copias de

Decretos originados por la

Alcaldía. Estas copias se

eliminan en AC una vez se

compruebe que existen los

originales en la Alcaldía, los

cuales tendrán carácter de

permanentes en el Histórico


al Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: TESORERIA – SECRETARÍA DE HACIENDA

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

132 04

02

15

CERTIFICADOS

De Autorizaciones

- Cambio de Propietario

-Cambo dirección del

establecimiento comercial

-Matricula de

establecimientos públicos

Tributarios

-Catastrales

-Paz y salvos

-Constancias

-Certificados por no

propiedad de predios y

establecimientos de

comercio




muestra del 2%.




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

132 05

01

02

COMPROBANTES

De Egresos

-Vales de anticipo

- Ordenes de pago

-Reporte de Retención en la

Fuente para pago de la

DIAN

-Caja Menor de Finanzas

-Reporte discriminatorio de

gastos de servicios públicos

-Nominas y pagos a terceros

De Ingresos

-Recibos de caja

-Notas de Tesorería

X

X

X

X

3

3

6

6

20

20

Se conservara por 20 años si


si lo está. Entre los que vayan

cumpliendo estos tiempos

seleccione y conserve como

muestra un legajo de un mes

o de un día escogido al azar.

Las nóminas y los cuadros de

jornales deben ser

desagregados de los legajos y

conservados por 100 años.

Las copias de los legajos de

egresos se eliminan en AG a

los 2 años

Se conservara por 20 años si

no esta microfilmado y por 10

si lo está. Entre los que vayan

cumpliendo estos términos

Una Vez seleccionado el legajo de

20 años, se transfiere al Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

seleccione y conserve un

legajo de un mes escogido al

azar por cada 20 años. Las

copias se eliminan en AG a los

2 años

La muestra pasan al Histórico

132 16

04


Control Tributario

-Autos de Archivo

-Declaraciones tributarias

-Emplazamientos

-Liquidaciones oficiales

-Requerimientos especiales

X

X

3

6

10


consulta de contribuyentes.

Luego pasa al AC 6 años

más. Cumplidos estos tiempos

de retención se elimina


del 1%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE PLANEACION

CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

150 01

01

ACTAS

De Comité

- Permanente de

estratificación

- Local de Atención y

Prevención de Desastres

X

X

3

6


en AG y AC se transfiere al Archivo

Histórico

150 04

02

06

10

CERTIFICADOS

De Autorizaciones

De Nomenclatura

De Uso de suelos

x X

3

6 8




muestra del 2%.


150 06

07

05

COMUNICACIONES

OFICIALES

Memorandos

Edictos

X

X

X

X

3

2

6

2

8

5




muestra del 2%




muestra del 2%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

150 13

01

ESTUDIOS

Técnicos

-De Estratificación

Socioeconómica

X

X

3

6

3

Permanente en AG. Al

actualizarse se conservará la

versión anterior 6 años más

en AC

Al Histórico pasaran sólo los

planos de estratificación y una

muestra del 2% tomada del

sistema o del computador

150 15

04

11

INFORMES

Al Concejo

De Visita





conserve el 1%

El Informe anual y la muestra


150 18

01

LICENCIAS

De Construcción, Urbanismo

y Parcelación

-Solicitud de alineamiento

-Escritura predial

-Planos

X X 3 6 Cumplidos los tiempos de





SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

150 19

01

LICITACIONES

De Obra Pública

X

X

4

18

20


retención se elimina y se

selecciona la propuesta

ganadora

La cual pasa al Histórico

150 21

01

04

05

08

PLANES

De Acción

De Desarrollo Municipal

De Ordenamiento Territorial

Operativo Anual de

Inversiones (POAI)

X X

4 10 Pasada la vigencia

administrativa que para los

Planes de Ordenamiento

Territorial es de 3 períodos,

todos los planes (incluido el

Plan de Ordenamiento

Territorial) deben conservarse

2 años más en AG y 10 años

en AC




Nota: el Plan Operativo Anual

de Inversiones una vez

transferido al AC será dispuesto

en el Departamento Financiero

por ser este el responsable de

su producción

150 25

01

RESOLUCIONES

Resolución

X

X

3

6



transfiere al Histórico N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CATASTRO – SECRETARÍA DE PLANEACION

CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

152 04

04

CERTIFICADOS

De Constancias de

Inscripción

X

X

3

6

2




muestra del 1%


152 13

01

ESTUDIOS

Técnicos

-Cartográfico

-Fotográfico (aéreo)

X

X

4

5

Una vez realizada la

actualización, la versión

anterior se conservara 2 años

mas en AC.

Al Histórico pasarán sólo la

plancha de conjunto del área

urbana y las fotografías de

contacto del área urbana y

zonas de riesgo y protección



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CATASTRO – SECRETARIA DE PLANEACION

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

152 16

05

06

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Fichas

- Prediales

Listado de Predios

X

X

X

X

6

3

5

6

7

8

Si se actualizan, sólo se

selecciona de la versión

anterior muestras de las

fichas que informan de los

bienes de dominio público



elimina seleccionando uno

escogido al azar

Las cuales pasan al Histórico

El cual pasa al Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CATASTRO- SECRETARÍA DE PLANEACION

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

152 25

01

RESOLUCIONES

Resolución (Mutación

Catastral)

X

X

3

6






SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SISBEN – SECRETARÍA DE PLANEACION

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

150 15

10

INFORMES

De Gestión




se conserva. De los restantes

conserve el 1%


pasan al Histórico

150 16

05

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Fichas

- De Sisben

X

X

3

6

8


control y consulta de

beneficiarios. Al actualizar, se

conserva la versión anterior 2

años en AG. Luego pasa al AC

5 años más. Cumplidos estos



muestra del 2%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SUBSECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA FISICA Y SERVICIOS

PUBLICOS DOMICILIARIOS / SECRETARIA DE PLANEACION

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

174 17

13

INFORMES

De Visita Técnica

De visita a Viviendas

X

X

3

6

8





conserva el 1%


al Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

170 01

04

13

23

ACTAS De Consejo -De Desarrollo Rural -De Visitas -Asesoría y Asistencia técnica y agropecuaria:

-Control de plagas

-De erradicación de enfermedades infectocontagiosas

X

X

3

6



Histórico

170 06

04

07

09

COMUNICACIONES OFICIALES

Derechos de Petición Memorandos Solicitudes

X

X

3

6

8




muestra del 2%


170 15

03

04

INFORMES

Al Alcalde Al Concejo Municipal




éste. De los restantes se



al Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE

CÓDIGO

Series yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

170 16

05

07

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Registros

- Registro de sacrificio de

ganado

-Registro de marcas de

ganado

X

X

3

6



Histórico

170 18

03

LICENCIAS

De Movilización de Ganado

X

X

3

6

6


retención de AG y AC se


muestra del 2%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

180 04

07

CERTIFICADOS

De Paz y Salvos




muestra de 2%


180 06

04

07

10

COMUNICACIONES

OFICIALES


Memorandos

Solicitudes

X

X

3

6

8




muestra de 2%


180 10

02

CONTRAVENCIONES

De Transito

X

X

3

6

8




muestra del 1%


Nota: En las contravenciones de

tránsito van incluidos los

comparendos N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

180 14

05

HISTORIAS

Historial Vehicular

X

X

3

6

Es de consulta permanente en

AG durante el tiempo que esté

en circulación el vehículo o el

automotor. Luego pasa al AC

5 años. Cumplidos éstos



muestra del 1%


Nota: Las licencias de tránsito van

incluidas en el historial vehicular

180 15

02

INFORMES


-Al ministerio

-Al Concejo Municipal

X

X

3

6

11






El Informe anual y la muestra

pasan al Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

180 18

06

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Radicadores / Registros

-De Accidentes de Transito

X

X

3

6

13

Realizado el ultimo asiento en


en AG y 8 años en AC.

Cumplidos estos tiempos de



del 1%


180 25

01

RESOLUCIONES

Resolución por Infracción

X

X

3

6



Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA

CÓDIGO

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

110 05

02

04

05

08

CERTIFICADOS

De Autorizaciones

De Buena Conducta

De Liderazgo Cultural

De Trabajo de

Alfabetizadores




muestra del 1%


110 06

02

04

07

10

COMUNICACIONES

OFICIALES

Circulares


Memorandos

Solicitudes

X

X

X

X

3

3

6

8




muestra del 2%

Cumplido los tiempos de




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CÓDIGO

ocumentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

110 16

01

06

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Comunicaciones

Radicadores/Registros

X

X

X

3

3

6

6

8

13




muestra del 2%


el libro se conservará 2 años





muestra del 1%



110 17

03

04

10

13

INFORMES

Al Alcalde


De Gestión

De Visita

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

3 6 8 Cumplidos los tiempos de






pasan al Histórico


SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

110 28

01

RESOLUCIONES

Resolución

X

X

3

6



Histórico


SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CASAS DE LA CULTURA Y BIBLIOTECAS DE BARBOSA Y

HATILLO – SECRETARÍA DE EDUCACION Y CULTURA

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

110

01

04

ACTAS

Actas de Consejo

-Municipal de Cultura

X

X

3

6



Histórico.

110 21

03

PLANES

De Desarrollo Cultural

X

X

3

6

Cumplidos los tiempo de retención


Histórico

110 24

02

PROYECTOS

Inversión Social

-De Educación y Cultura

(PEIC)

X

X

3

6

Si se actualiza, la versión anterior

deberá conservarse 2 años en AG.

Luego pasa al AC 10 años.

Cumplidos estos tiempos se




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CONCEJO MUNICIPAL

CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

200 01

02

ACTAS

De Concejo

-De comisión

-De plenaria

X

X

3

6


retención en AG y AC se transfieren

sólo al Histórico las actas en

soporte de papel. Las cintas

magnetofónicas o casetes serán

eliminados en AG una vez hayan

servido de apoyo para elaborar las

actas en soporte de papel

200 02

01

ACUERDOS

Acuerdos

X

X

3

6



Histórico

200 06

08

COMUNICACIONES

OFICIALES

Prensa

-Crónica Municipal

X

X

3

6



Histórico



Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: CONCEJO MUNICIPAL

CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

200 09

02

08

CONTRATOS

De Adquisición de Bienes o

Suministros

De Prestación de Servicios

X

X 4

8/20 11/21 Se conservaran por 20 años si

no están microfilmados y por

10 si lo están. Cumplidos los

tiempos de retención en AG y

AC se eliminan seleccionando

una muestra del 2%


200 15

07

INFORMES

De Comisión

X

X

3

6

8




muestra del 1%


200 24

01

PROYECTOS

De Acuerdo

X

X

3

6

13




muestra del 1%


200 25

01

RESOLUCIONES

Resolución

X

X

3

6



Histórico



SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES


Entidad Productora: MUNICIPIO DE BARBOSA Oficina Productora: PERSONERÍA MUNICIPAL

CÓDIGO

Seriess yod

documentales

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

300 01

01

03

ACTAS

De Comité

-Carcelario

-Veedurías

De Conciliación

X

X

X

X

3

3

6

6

8




muestra del 1%



Histórico


300 03

01

02

CENSOS

De Desplazados

De Retornados

X X 4

8 Cumplidos los tiempos de retención


Histórico

300 04

03

CERTIFICADOS

De Buena Conducta

X

X

4

5

6




muestra del 2%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

300 06

03

04

COMUNICACIONES

OFICIALES

Comisorios


X

X

X

X

3

3

6

6

8




muestra del 2%




Histórico

300 09

02

CONTRATOS

De Adquisición de Bienes y

Suministros

X

X

4

8/20

11/21

Se conservara por 20 si no

está microfilmado y por 10 si

lo está. Cumplidos los tiempos

de retención se selecciona una

muestra del 2%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CÓDIGO

Seriess yod

documentale

s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

300 11

01

DECLARACIONES

De desplazados

X

X

3

6

Cumplidos Los tiempos de retención


Histórico. El original se envía a la

Red de Solidaridad Social

300 15

04

11

INFORMES


De visita


retención en AG y AC, si


se conserva. De los restantes

se conserva el 1%


al Histórico

300 18

06

INSTRUMENTOS DE

CONTROL

Radicadores /Registros

-De denuncias

X

X

3

6

13



en AG y 10 años en AC.

Cumplidos éstos tiempos de



del 1%




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CÓDIGO


s

T.D

CUST

TERMINO

RETENCION

MUES

TREO

EN:

INSTRUCCIONES

TRANSFERENCIA

D S Sb

O C P T A.G. A.C.

300 25

03

PROCESOS

Disciplinarios

X

X

3

6

8

Expedida la resolución de

fallo, se conservará 4 años en

AG y 8 años en AC. Cumplidos

estos tiempos de retención se

elimina y se selecciona

muestra del 1%

La muestra pasa al Histórico.

Nota: A la Historia Laboral irán las

copias del Acta u oficio de apertura

y la Resolución de fallo

300 28

01

RESOLUCIONES

Resolución

X

X

3

6



Histórico N°. Orden que corresponde a la numeración consecutiva de las series y subseries Código: Es la signatura que corresponde a la dependencia (D), serie (S) y subserie(Sb) Este se utilizara siempre y cuando se haya implementado de lo contrario no se diligenciara Tradición Documental: Original (O), Copia (C) Custodia(Cust): Indica la permanencia de la serie en la Entidad Temporal (T) o Permanente (P) Termino Retención: Contiene el numero de años que la serie se conserva en cada fase del ciclo vital Archivo de Gestión (A.G.) o Archivo Central (A.C.) Muestreo en: Determinar a los cuantos años realizo el muestreo en caso que decida eliminar

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

Documents

MUNICIPIO DE BARBOSA de Barbosa.pdfseries y tipos documentales . municipio de barbosa formato tablas de retenciÓn documental hoja 8 entidad productora: