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Manual de Nómina - 1

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MANUAL DE NÓMINAS

Contenido

ZONAS ECONÓMICAS .................................................................................................... 11

ACREEDORES ................................................................................................................ 11

CAJA DE AHORRO .......................................................................................................... 13

EMPRESA ....................................................................................................................... 13

EXENTOS Y TOPES ......................................................................................................... 14

FONDO DE AHORRO ...................................................................................................... 15

HORAS EXTRAS .............................................................................................................. 15

IMSS ............................................................................................................................... 16

INFONAVIT ..................................................................................................................... 17

PREMIO DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD ..................................................................... 18

PRESTACIONES.............................................................................................................. 20

PTU ................................................................................................................................ 20

3.2 Configuración Propiedades Sucursal ................................................................................................................................. 22

2.3 Configuración Propiedades del Personal ........................................................................................................................... 23

INFONAVIT .....................................................................................................................24

ISR ..................................................................................................................................24

TRABAJADOR................................................................................................................. 25

2.4 Configuración de las Tablas de Impuestos ........................................................................................................................ 26

TABLA ISR MENSUAL ...................................................................................................................26

TABLA SAE MENSUAL .................................................................................................... 27

3.1 Catálogo de Acreedores .................................................................................................................................................. 29

3.2 Catálogo de Personal ...................................................................................................................................................... 30

Filtros de Búsqueda ....................................................................................................................... 30

Agrupadores de Personal .............................................................................................................. 30

Cuadro de Búsqueda ..................................................................................................................... 31

Captura de Nuevo Empleado. .......................................................................................... 32

BENEFICIARIOS .............................................................................................................. 35

RECURSOS HUMANOS ................................................................................................... 36

ASPIRACIONES .............................................................................................................. 37

REGLA DE NEGOCIO ...................................................................................................... 38



OTROS DATOS ...............................................................................................................40

4.1 INCIDENCIAS DE NÓMINA.............................................................................................................................................. 42

COMISIONES .................................................................................................................44

INCAPACIDADES ............................................................................................................ 45

FALTAS ......................................................................................................................... 46

CRÉDITO FONACOT ....................................................................................................... 47

HORAS EXTRAS ..............................................................................................................48

VACACIONES DISFRUTADAS.......................................................................................................................................... 49

VACACIONES CANCELADA ............................................................................................................................................ 50

AUMENTO DE VACACIONES .......................................................................................................................................... 51

PRÉSTAMOS PERSONALES ............................................................................................................................................ 52

4.2 NÓMINA ........................................................................................................................................................................ 53

DESGLOSE DE LA NÓMINA ............................................................................................ 59

4.3 FINIQUITO ..................................................................................................................................................................... 61

4.4 LIQUIDACIÓN ................................................................................................................................................................ 65

4.5 AGUINALDO .................................................................................................................................................................. 69

4.6 PTU ................................................................................................................................................................................ 73

Generar CFDI-XML .......................................................................................................................................................... 78

Herramienta captura en lote ................................................................................................... 83

6.1 No se pudo Actualizar la Estación. .................................................................... 109

6.2 Falta Indicar el Acreedor ................................................................................. 110

6.3 Errores de captura ......................................................................................... 112



1 Introducción



El Módulo de Nómina se utiliza para la administración y control de pagos relativos al personal de la empresa, incluyendo el pago de contribuciones e impuestos fiscales derivados del empleo de Mano de Obra y Servicios Profesionales.

Entre las ventajas que proporciona el módulo de Nómina se encuentran:

Control y pago oportuno de las obligaciones de la empresa como son la nómina, IMSS, PTU, Impuestos, etc.

Control de faltas, incapacidades, vacaciones.

Control y registro real de tiempos extras que no sobre pasen lo indicado en la ley federal del trabajo.

Lleva en forma clara y concisa los finiquitos, liquidaciones, fondo de ahorro, asimilados y

caja de ahorro.

Pago de la Nómina semanal y quincenal.

Facilita la consulta rápida de los movimientos que involucran los pagos realizados y por realizar, los cuales reflejan el comportamiento diario de la operación de la empresa.

Permite exportar datos a Excel® y Acrobat®.

Permite genera el timbrado de la nómina.



1.1 Objetivos generales y aplicación con el ERP

Para las empresas llevar un buen control de sus nóminas es un factor crítico ya que implica el cálculo de los impuestos que de ella se derivan, otro objetivo es poder tener el registro del gasto que representan las nóminas y que juega un papel muy importante para los ingresos netos del negocio y el no menos importante es la de lograr la satisfacción de los empleados proporcionándoles el pago de forma oportuna y correcta.

En Intelisis se conoce la importancia de este módulo y se han implementado las herramientas necesarias para llevar a cabo este control y generar las nóminas de forma correcta, en este manual se mostrará cómo realizando las configuraciones adecuadas, se puede obtener los resultados deseados.

Otra de las ventajas es que interactúa con otros módulos, generando de forma automática movimientos en Contabilidad, CXP, Gastos, Recursos Humanos, por eso Intelisis ofrece una solución integral y personalizada que se adecua a las necesidades del cliente.

1.2 Versiones Disponibles

4600V3



1.3 Diagrama de Integración

Recursos Humanos

Gastos Nómina Cuentas por Pagar

Contabilidad



1.4 Diagrama de Proceso

MÓDULO NÓMINA

COMISIONES

MÓDULO NÓMINA

COMPENSACIONES

MÓDULO NÓMINA

HORAS EXTRAS

MÓDULO NÓMINA

FALTAS

MÓDULO NÓMINA

INCAPACIDADES

MÓDULO NÓMINA

PRÉSTAMO

PERSONAL

MÓDULO NÓMINA

VACACIONES

DISFRUTADAS

MÓDULO NÓMINA

OTRAS

PERCEPCIONES

MÓDULO NÓMINA

OTRAS

DEDUCCIONES

ACUMULADOS

MÓDULO NÓMINA

NÓMINA

MÓDULO NÓMINA

ASIMILABLES

MÓDULO NÓMINA

FINIQUITO

MÓDULO NÓMINA

LIQUIDACIÓN

MÓDULO NÓMINA

AGUINALDO

MÓDULO NÓMINA

PTU

MÓDULO NÓMINA

LIQ. FDO. Y CAJA

AHORRO

C

I

UENTA POR PAGAR DE

LA NÓMINA.

SR, IMSS, IMPUES TO

ESTATAL, ETC.

GASTOS DE NÓMINA.

CONCEP TOS DE

PERCEPCIÓN.

P

ÓLIZA DE LA NÓMINA.

NÓMINA

Inicio

MÓDULO CXP

MÓDULO GASTOS

Fin

MÓDULO CONTABILIDAD

MÓDULO NÓMINA



1.5 Consideraciones Iniciales

Siempre que se va a implementar la nómina en una empresa se tiene que contar con cierta información de arranque, ya que es la base para realizar una buena planeación en la que se podrá definir tanto el alcance del proyecto como los recursos y el tiempo que se llevará en la implementación, definir las configuraciones, formatos y reportes que se tendrán que realizar para que la nómina realice lo que el cliente desea. Para este fin se envía un archivo de Excel al cliente llamado F1 MN 2 1 RN REQUERIMIENTOS DE NÓMINA. En él se pueden observar varias pestañas con la información que se necesita como: las razones sociales de las empresas donde se implementará la nómina, la estructura organizacional, los tipos de nómina que se van a manejar, los periodos quincenal y semanal. Los conceptos de la nómina que la empresa usa, el marco legal, las tablas de impuestos, los porcentajes para las cuotas del seguro social los bancos a los que se hacen las dispersiones, los formatos de recibos.

El layout de empleados es otro punto importante antes de comenzar con la operación de la nómina, es otro archivo de Excel que se podrá encontrar en los anexos con el nombre de LAYOUT_PERSONAL, en el que se observan varias pestañas, la primera es el catálogo de personal en la que se indican los datos necesarios para migrar el personal, se tiene la pestaña de catálogo de puestos, catálogo de departamentos, de categorías, etc., estos deberán revisarse si aplica para la nómina que se va a implementar.

El último archivo al que se hará referencia en esta sección de información que se debe requerir al cliente es el de los acumulados. Este se solicita ya que por lo general no se empieza a llevar el módulo de nóminas a inicio de año, por lo que para ciertos procesos como la declaración anual de ISR o para el pago del PTU, es necesario tener las percepciones de los meses que no se pagaron dentro de Intelisis. Este archivo se encontrará con el nombre de LAYOUT_ACUMULADOS, en él se podrán ver los conceptos de los acumulados requeridos.



2 Configuración



2.1 Menú Configurar

ZONAS ECONÓMICAS

Ruta: Configurar | Nómina | Zonas Económicas

Aquí se configuran las zonas económicas. Estos datos son muy importantes, ya que muchos de los cálculos de la nómina se hacen con base en estos valores.

1. Zona. En la actualidad solo existe zona A y B. 2. Sueldo Mínimo de la zona. 3. Histórico en él se pueden ver los cambios que ha sufrido el salario mínimo y las fechas de

cambio.

2.2 Configuración Propiedades de la Nómina a nivel empresa

ACREEDORES

Lo primero que se tendrá que definir al configurar la nómina son las propiedades de la nómina que se encontrarán en la siguiente ruta:

Ruta 1: RH | Propiedades de la nómina (Empresa) | Pestaña Acreedores Ruta 2: Configurar/Empresas/ Elegir la empresa/ Edición Propiedades de la Nómina

En la primera pestaña se configuran los acreedores de la nómina, aquí se captura la clave de cada acreedor de los movimientos de nómina que se manejará; por ejemplo FONACOT, INFONAVIT, SHCP, Etc. Este es el acreedor al que se le va a cargar el importe en el módulo de CXP, mismo que ya se debe tener dado de alta. Para mayor referencia, esto se explicará en la



parte de configuración de cuentas de este mismo manual.

Nota: Deberán de estar dados de alta los acreedores previamente, ver página #31 el cual se explica el proceso.



CAJA DE AHORRO La segunda pestaña es donde se configurarán las constantes de la Caja de Ahorro para definir la activación de este tipo de nómina y parámetros para el pago de la misma que se encontrarán en la siguiente ruta:

Ruta: RH | Propiedades de la nómina | Pestaña Caja de Ahorro 1. Activación de la prestación de la caja de ahorro, para activarla se deberá poner 1="SI" y

0="NO". 2. Periodo de Caja de Ahorro, se pondrá 1= si el periodo de acumulación será de Dic a Nov,

o la otra opción poner 2= para el periodo de Ene a Dic. 3. Aportación Caja de Ahorro, se pondrá el importe que aportará el empleado a la caja de

ahorro cada nómina.

EMPRESA En esta pestaña se capturan las propiedades generales de la empresa. Ruta: RH | Propiedades de la nómina | Empresa

1. Descontar Ausentismos en Aguinaldo, poner 1="SI" y 0="NO" para descontar Ausentismos en Aguinaldo, faltas, incapacidades, etc.

2. Descontar Ausentismos en PTU, poner 1="SI" y 0="NO" para descontar Ausentismos en PTU, faltas, incapacidades, etc.

3. Aportación Cuota Sindical, se debe especificar el importe de aportación por Empleado al sindicato por nómina.

4. % Impuesto Nominas, se debe poner el porcentaje para calcular el impuesto estatal. 5. % Máximo Descuento, se debe poner el % máximo a descontar al empleado en nomina 6. Aplicar Factor de Ausentismo, se indica si con 1="SI" aplicara el factor de ausentismo de

faltas, 0="NO" que indica que no se tomara el factor de ausentismo. 7. Factor Ausentismo Semanal, se indica el factor de ausentismo a aplicar en nómina

semanal



8. Factor Ausentismo Quincenal, se indica el factor de ausentismo a aplicar en nómina quincenal

9. # Días Ano, se indica los días del año que tomará la nómina en algunos cálculos. 10. # Días Mes, se indica los días del mes que tomará la nómina en algunos cálculos.

EXENTOS Y TOPES

Ruta: RH | Propiedades de la nómina | Exentos y Topes

En esta pestaña es donde se configurarán las constantes de exentos y topes para algunos tipos de nóminas. Esto se maneja según la ley y puede cambiarse cuando haya alguna reforma que indique incrementar o disminuir el valor. Por ejemplo, en la actualidad se le deben dar al ex empleado 20 días por año trabajado, 3 meses de indemnización, 12 días por la prima de antigüedad, 90 salarios mínimos de la zona son exentos de ISR, 2 Salarios mínimos de la zona para la prima de antigüedad y 15 salarios mínimos de la zona exentos en la prima vacacional.



FONDO DE AHORRO

Ruta: RH | Propiedades de la nómina | Pestaña Fondo de Ahorro En la siguiente pestaña se configuran los valores de la prestación de fondo de Ahorro, en el caso que la empresa llevará dicha prestación.

1. Prestación Fondo Ahorro, si se le coloca 1 es que sí se lleva esta prestación y 0= si no la llevará.

2. Periodo de Fondo de Ahorro, se pone 1= Periodo de Dic a Nov, 2= Periodo de Ene a Dic. 3. Limitar Fondo Ahorro al Tope de Ley, se pone 1="SI", 0="NO" 4. Tope Fondo de Ahorro, se configura el tope que es = 13 VSMG = 1.3 5. % Fondo Ahorro de Empleado, se pone el % de Aportación del Empleado 6. % Fondo Ahorro de Empresa, se pone el % de Aportación de la Empresa

HORAS EXTRAS

Ruta: RH | Propiedades de la nómina | Pestaña Horas Extras

En la siguiente pestaña se configuran los valores de las horas extras.

1. # Máximo Días con Horas Dobles, se pone el número máximo de días para laborar horas extras según LFT.

2. # Máximo Horas Dobles x Día, se pone la cantidad máxima de horas dobles por día Según LFT.

3. # SMZ Tope Horas Dobles, se pone el tope de acuerdo a la ley vigente Tope de 5 VSMGZ.



IMSS

Ruta: RH | Propiedades de la nómina | Pestaña IMSS

En la ventana del IMSS se encuentran configurados los factores y porcentajes de cada rama según la ley del IMSS.



INFONAVIT Ruta: RH | Propiedades de la nómina | Pestaña Infonavit

En esta ventana se definen los valores para el manejo del descuento Infonavit. 1. Seguro Vivienda, se pone el importe del seguro de vivienda a los trabajadores que tengan crédito Infonavit vigente.

2. % Infonavit Patrón, se pone el % de aportación Patronal para Infonavit.

ISR

Ruta: RH | Propiedades de la nómina | Pestaña ISR

En esta parte se definen los valores con respecto al ISR (Impuesto Sobre la Renta) que se utilizarán en la nómina:

1. % Deducible Percepciones Exentas, Es porcentaje de deducibilidad de los ingresos exentos que obtiene el trabajador.

2. Calculo de ISR de PTU según Ley, se pone 1= si se aplicará el cálculo según Ley, 0= si se aplicará el cálculo según Reglamento.

3. Calculo de ISR de Aguinaldo según Ley, se pone 1= si se aplicará el cálculo según Ley, 0= si se aplicará el cálculo según Reglamento.

4. Ajuste Anual ISR, se pone 1="SI", 0="No" no se aplicará ajuste Anual. 5. Ajuste Anual ISR Asimilables, se pone 1="SI", 0="No" no se aplicará ajuste Anual. 6. Sueldo Máximo para Ajuste de ISR, se pone el monto máximo para ajuste anual. 7. Ajuste Mensual ISR, se pone 1="SI", 0="No" para aplicación del Ajuste Mensual. 8. Factor Mensualización Quincenal, se pone el factor utilizado para mensualizar la base

gravable de las nóminas Quincenales. 8. Factor Mensualización Semanal, se pone el factor utilizado para mensualizar la base

gravable de las nóminas Semanales.



PREMIO DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD Ruta: RH | Propiedades de la nómina | pestaña P Asist y Punt

1. Prestación Premio de Asistencia, se pone 1="SI" se otorga la prestación y 0="NO" no se otorga la prestación del premio de asistencia.

2. % Tope IMSS Premio Asistencia, se indique el porcentaje con el que se topará el Premio de Asistencia conforme al IMSS.

3. Limitar Asistencia al Tope de Ley, se pone 1="SI", se limitara al tope de Ley, 0="NO" no se limitara.

4. % Premio Asistencia, se pone el porcentaje de Premio de Asistencia. 5. Prestación Premio de Puntualidad, se pone 1="SI" y 0="NO" se otorga Premio de

Puntualidad en la empresa. 6. % Tope IMSS Premio Puntualidad, se pone el porcentaje con el que se topará el Premio

de Asistencia conforme al IMSS. 7. Limitar Puntualidad al Tope de Ley, se pone 1="SI", se limitara al tope de Ley, 0="NO"

no se limitará. 8. % Premio Puntualidad, se pone el porcentaje de Premio de Puntualidad.





PRESTACIONES

Ruta: RH | Propiedades de la nómina | Pestaña Prestaciones

A continuación se verán las prestaciones generales que otorga la empresa a los empleados y que estarán dentro de la nómina.

1. # Días Aguinaldo, se pone los días de aguinaldo que otorga la empresa. 2. % Prima Dominical, se pone el % que se pagará de prima dominical. 3. % Prima Vacacional, se pone el % de la prima vacacional a pagar. 4. Pago de Prima Vacacional Automático, se pone 1="SI" se generara la Prima Vacacional

en automático al aniversario 0="NO" no se generara y se capturará el importe. 5. Pago de Prima Vac Sobre Vac Disfrutadas, se pone 1="SI" se pagara la prima vacacional

en función de los días de vacaciones disfrutados, 0="NO", no se generara. 6. Pago de Prima Vac Por Captura, se pone 1="SI", se capturaran los días de prima

vacacional a pagar en forma independiente, 0="NO", no se generara. 7. Ayuda Defunción, se pone el importe que aporta el empleado como ayuda por gastos de

defunción a otro empleado.

PTU

Ruta: RH | Propiedades de la nómina | Pestaña PTU

En esta pestaña hace referencia a las configuraciones y valores que requiere para calcular el PTU (Reparto de utilidades). Estos datos los debe proporcionar el gerente de Recursos Humanos o quien corresponde después del dictamen que presentan en el mes de Marzo.

1. # Días SMZ Exento PTU, se pone # Días exentos de Salario Mínimo General de la Zona para PTU

2. Utilidad a Repartir, se pone la utilidad que será repartida a los empleados. 3. Sueldo Topado más 20%, se pone el total del sueldo anual percibido por el empleado

sindicalizado o de confianza incrementado en un 20%. 4. Total de Sueldos Pagados, se pone la suma del total del sueldo pagado a todos los

empleados.



5. Total de Días Trabajados, se pone la suma del total de días trabajados por todos los empleados de la empresa.

VALES DE DESPENSA

Ruta: RH | Propiedades de la nómina | pestaña Vales Despensa

En esta pestaña contiene la configuración de los vales de despensa que otorga la empresa a los empleados.

1. Prestación de Vales de Despensa, se pone 1="SI" y 0="NO" se otorga vales de despensa. 2. % Vales Despensa, se pone el porcentaje de Vales de Despensa. 3. Tope IMSS Vales Despensa, se pone el porcentaje para topar los vales de despensa

conforme al IMSS. 4. Topar Vales para IMSS, se pone 1="SI", Se toparan para IMSS, 0="No", no se toparan. 5. Tope ISR Vales Despensa, se pone el tope de vales de despensa para ISR que

actualmente es un Mes de Salario Mínimo. 6. Topar Vales para ISR, se pone 1="SI", se toparan para ISR, 0="No", no se toparan.



3.2 Configuración Propiedades Sucursal

Estas propiedades aplican por sucursal, las cuales pueden o no requerir valores distintos por cada una.

Ruta: RH | Nómina | Propiedades de la Nómina (Sucursal) Primero se elige la sucursal en la cual se desea configurar las propiedades, dar clic en Aceptar para visualizar las pestañas de las propiedades:

Pestaña Empresa 1. % Impuesto Nominas, se pone el porcentaje para calcular el impuesto estatal por

sucursal.

Pestaña IMSS 1. Registro Patronal, se pone el Registro Patronal para la sucursal 2. % IMSS Patrón Riesgo, se pone la prima de riesgo de trabajo que se tenga en esta

sucursal de acuerdo al registro patronal.



2.3 Configuración Propiedades del Personal

Como ya se explicó, en la configuración de las propiedades se pueden generar a nivel empresa, sucursal, personal, etc. En esta sección se indica como capturar valores en esas propiedades previamente configuradas a nivel personal.

CAJA DE AHORRO Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Edición | Propiedades | Pestaña Caja de Ahorro En esta pestaña se refiere a las configuraciones de la caja de ahorro para los empleados.

1. Aportación Caja de Ahorro, se indica el importe que aportará el empleado a la caja de ahorro

EXENTOS Y TOPES

Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Edición | Propiedades | pestaña Exentos y Topes 1. Pago Prim Antigüedad Antes 15 Años, se pone 1=Si, si se desea pagar la prima de

antigüedad aunque el empleado no tenga los 15 años que marca la ley. 0=NO.



INFONAVIT

Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Edición | Propiedades | pestaña Infonavit 1. # Crédito Infonavit, se pone el número de crédito otorgado por el Infonavit en el Aviso

de Retenciones. 2. % SDI Crédito Infonavit, se pone el Porcentaje a descontar al empleado de acuerdo con

el Aviso de Retenciones. 3. # SMGDF Crédito Infonavit, se pone el Número de Salarios Mínimos que se deberán

descontar al empleado de acuerdo al Aviso de Retenciones. 4. Crédito Fijo Infonavit, se pone el Importe fijo mensual a descontar al empleado de

acuerdo con el Aviso de Retenciones.

ISR

Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Edición | Propiedades | pestaña ISR 1. Declaración Anual ISR por Separado, se pone 1="SI" El empleado presentará por su

cuenta la declaración anual, 0="NO" La Empresa presentará la declaración anual.



TRABAJADOR

Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Edición | Propiedades | pestaña Trabajador Acreedor Nomina Asimilables, se pone la clave del acreedor para pago de nómina

asimilable. Pensión Alimenticia Sueldo Bruto %, se pone el porcentaje a descontar en nómina antes

de impuestos. Pensión Alimenticia Sueldo Neto %, se pone el porcentaje a descontar en nómina

después de impuestos. Pensión Alimenticia Cuota Fija, se pone el importe a descontar en nómina. Pensión Alimenticia Beneficiario, se pone la clave del acreedor de la pensión alimenticia. Pensión Alimenticia 2 Sueldo Bruto %, se pone el porcentaje a descontar en nómina

antes de impuestos. Pensión Alimenticia 2 Sueldo Neto %, se pone el porcentaje a descontar en nómina

después de impuestos. Pensión Alimenticia 2 Cuota Fija, se pone el importe a descontar en nómina. Pensión Alimenticia 2 Beneficiario, se pone la clave del acreedor de la pensión

alimenticia.



2.4 Configuración de las Tablas de Impuestos

Ruta: Configurar | Otros | Tablas | Impuestos Al efectuar el cálculo de la nómina se puede observar que hay una retención de impuesto o un concepto llamado subsidio al empleo. Estas retenciones o percepciones dependen de la tabla de ISR y del total de percepciones gravables que tenga el empleado en el periodo de la nómina. En esta imagen se observa que se pueden dar de alta varias tablas para realizar estos cálculos como ISR Anual, ISR Mensual, SAE Mensual, etc. sin embargo, se pueden dar de alta las tablas que nosotros necesitemos. Puede ser ISR catorcenal, semanal etc.

TABLA ISR MENSUAL

Ruta: Configurar | Otros | Tablas | Impuestos | Seleccionar tabla ISR Mensual | Editar Tabla

En esta tabla se deberá capturar los valores de ley que vengan emitidos en el diario oficial de la federación para ISR Mensual.

1. Límite inferior. 2. Límite superior. 3. Cuota Fija. 4. Porcentaje.

5. Este botón se usa para exportar/importar desde Excel.

6. Este botón se usa para ver los cambios que ha sufrido esta tabla a través del

tiempo.



TABLA SAE MENSUAL

Ruta: Configurar | Otros | Tablas | Impuestos | Seleccionar tabla SAE Mensual

En esta tabla se deberá capturar los valores de ley que vengan emitidos en el diario oficial de la federación para el subsidio al empleo. 1. Límite inferior. 2. Límite superior. 3. Cuota Fija 4. Porcentaje.

5. Este botón se usa para exportar/importar esta tabla desde Excel.

6. Este botón se usa para ver los cambios que ha sufrido esta tabla a través del tiempo.



3 Cuentas



3.1 Catálogo de Acreedores

Ruta: Cuentas | Proveedores | Proveedores

La configuración de los proveedores o acreedores es un paso muy importante, ya que ahí se darán de alta a los beneficiarios de las cuentas por pagar que genere el proceso de la nómina. Intelisis ya trae precargados algunos como IMSS, SHCP, FONACOT, etc. Sin embargo, se pueden necesitar más, como los acreedores de las pensiones alimenticias. En cuentas acreedores se dan de alta los acreedores que requiere que se les genere una cuenta por pagar al afectar la nómina; estos se ligan a un movimiento dentro de las propiedades de la nómina como ya se había visto anteriormente.



3.2 Catálogo de Personal

Filtros de Búsqueda

Ruta: Cuentas | Personal | Personal.

1. Estatus. Este filtro se utiliza para desplegar sólo el Personal de la Empresa cuyo Estatus sea el que se indicó en este campo. Los diferentes Estatus en que se puede encontrar un Trabajador son: Alta, Baja, Bloqueado, Aspirantes, Candidatos o Finiquitos.

2. Situación. Es un parámetro de configuración extra hacia el personal. 3. Vencimiento. Mediante este filtro se puede buscar el Personal cuya fecha de

Vencimiento de Contrato sea la que se le indica en este campo. 4. Sucursal. En caso de que en la Empresa existieran Sucursales y se quisiera ver al

Personal de una Sucursal en específico, mediante este Filtro se selecciona la Sucursal de la Empresa.

Agrupadores de Personal En la parte izquierda se muestran diferentes carpetas, las cuales corresponden a las diferentes formas en que se puede agrupar al Personal de la Empresa, como Departamento, Puesto, Categorías, Grupos, Tipo. Al dar clic en alguna Carpeta en específico, se desplegarán las diferentes subclasificaciones en que se divide.



Cuadro de Búsqueda Mediante este filtro se puede localizar a un Empleado, capturando su número de identificación, o bien, se puede localizar a un Empleado por medio de su Clave, Apellido Paterno, Materno o Nombre.

Por ejemplo, si se desea ver la información de un Trabajador cuyo nombre es



Moises, en el Buscador se capturará *Moises*, lo cual quiere decir que busque todos los registros cuyo nombre incluya la palabra Moises. Aplica también para apellido paterno y materno.

Captura de Nuevo Empleado. Dar clic en el botón Nuevo.

Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Pestaña Datos Generales

Al ingresar a esta opción para dar de alta a los empleados o aspirantes. Algunos de los campos son requeridos o importantes, otros solo son informativos pero, dependiendo de las necesidades de la empresa, se pueden configurar algunos campos o solo los requeridos, aquí se mencionaran solo los necesarios.

1. Clave del empleado. 2. Tipo de empleado. Este campo sólo es una forma de agrupar y se puede tomar para



ciertos cálculos en las fórmulas, en el listado contiene obrero, gerente, becario, etc. 3. El estatus del empleado. Alta, baja, Bloqueado.



4. La empresa a la que pertenece. 5. Apellido paterno 6. Apellido materno 7. Nombre(s). 8. Dirección 9. Dirección número 10. Dirección número Int. 11. Colonia 12. Delegación/Municipio 13. Población 14. C.P. 15. Estado de residencia. 16. País de residencia. 17. Sexo 18. Nacionalidad 19. Fecha de Nacimiento 20. Lugar de Nacimiento 21. Estado Civil 22. CURP 23. RFC 24. Número de seguro social

Hay casos en que los empleados están registrados en más de una razón social o en diferentes tipos de nómina, en estos casos se tiene que capturar de nuevo al personal en la empresa correspondiente con otro clave de identificación al empleado.



BENEFICIARIOS

Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Pestaña Beneficiarios En caso de que en la nómina de la empresa se maneje un seguro de vida para los empleados, aquí se pueden dar de alta a los beneficiarios de dicho seguro. 1. Nombre del beneficiario. 2. Parentesco con el asegurado. 3. Fecha de nacimiento del beneficiario. 4. Porcentaje del seguro.



RECURSOS HUMANOS

Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Pestaña Recursos Humanos La pestaña de recursos humanos contiene los campos relacionados con este departamento, colocaremos los campos obligatorios que se deberán capturar únicamente: 1. Centro de costos al que pertenece el empleado. 2. Sucursal de trabajo del empleado. 3. Área a la que pertenece. Es un agrupador. 4. Fuente a la que pertenece. Este campo se usa para el cálculo del impuesto estatal. 5. Nivel Académico del empleado. 6. Fecha de antigüedad del empleado. 7. Último día pagado. 8. Fecha Alta. 9. Fecha de baja. En caso de que ya esté dado de baja. 10. Concepto de la baja. 11. Plaza. Sólo que se active el control de plazas.



12. Si el empleado pertenece a un Departamento. Agrupador. 13. El Puesto del empleado. Agrupador 14. Categoría a la que pertenece el empleado. Agrupador 15. Grupo al que pertenece el Empleado. Agrupador 16. Medición de actividades, ninguno, registro de actividades o asistencia.

ASPIRACIONES

Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Pestaña Aspiraciones

Los datos que se capturan en esta pestaña son de suma importancia para el área de recursos humanos, sólo es informativo pero se conocerán las aspiraciones del empleado. 1. Fecha en la que tiene una aspiración. 2. El sueldo al que aspira. 3. Departamento al que aspira. 4. Grupo al que aspira.



5. Puesto al que aspira. 6. Categoría a la que aspira.

REGLA DE NEGOCIO

Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Pestaña Regla de Negocio La regla de negocio contiene campos referentes a la forma de pago, tipos de sueldo, entre otros datos que sugiere como se trabajara con el empleado, a continuación se enlistan los campos obligatorios de esta pestaña:

1. Nómina por Omisión, se pone la nómina que se paga normalmente “NOMINA”. 2. Forma de Pago, se pone la forma en la que se le pagará al empleado. 3. Banco / Sucursal del banco, se pone la sucursal bancaria de acuerdo al banco. 4. Cuenta Personal, se pone el número de cuenta bancaria a la que se realizará el depósito. 5. Cuenta Pago. Se captura la cuenta bancaria de la empresa de donde se va a retirar el

dinero para el pago.



6. Zona Económica, se pone la zona a la que pertenece el empleado según lugar de trabajo donde está dado de alta.

7. Días Periodo, se pone los días conforme en su pago en base al periodo de días pactado para la nómina ya sea “Días Periodo” o “Días Naturales” el cual son los días calendario.

8. Tipo Periodo, se indica el periodo de la nómina del empleado si será semanal, quincenal, etc.

9. Jornada, se pone el horario del empleado asignado. 10. Tipo de contrato, se pone el tipo de contrato estipulado para el empleado. 11. Tipo Sueldo, se indica si el sueldo será “Mixto, Fijo o Variable” de acuerdo a lo estipulado

en el contrato del empleado. 12. Sueldo Diario, se pone el sueldo estipulado al empleado. 13. SDI, determinado para el empleado de acuerdo al factor integración inicial de la empresa

según prestaciones. 14. Moneda, se pone la moneda con la que se pagará.



OTROS DATOS

Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Pestaña Otros Datos. 1. Cliente, en este campo se coloca la clave de cliente si el empleado está dado de alta

también como cliente. 2. Cuenta Contable asociado a este empleado. 3. Cuenta Retenciones, se pone la cuenta contable de retenciones. 4. Cartilla, se pone número de cartilla o permiso. 5. Referencia, se pone los datos de referencias personales solicitadas previamente. 6. Es Socio, si es socio de la empresa. 7. Confidencial, si es confidencial su información.



4 Funcionalidad



4.1 INCIDENCIAS DE NÓMINA

Las incidencias de nóminas son movimientos que se producen en el transcurso del periodo de nómina las cuales se hacen acreedores a un pago o descuento según corresponda.

5.1.1 GENERALIDADES DE MOVIMIENTOS DE INCIDENCIAS

Para capturar las incidencias hay que generar un movimiento nuevo desde la ruta de RH | Nómina | Nuevo | Seleccionas el movimiento deseado.

1. Movimiento. En este campo se mostrarán los movimientos a los que tenga acceso el usuario, serán los diferentes tipos de incidencias; dependiendo del tipo de movimiento que se seleccione el sistema mostrará los campos necesarios para su captura.

2. Consecutivo asignado. Este consecutivo que el sistema da en automático al momento de afectarlo y sirve para identificar al movimiento.

3. Proyecto. Si la empresa maneja proyectos, en este campo se liga al proyecto deseado; dicho proyecto debe ser dado de alta previamente.

4. UEN. Este campo se coloca para saber en que UEN se va a ligar el movimiento seleccionado, siempre y cuando la empresa maneje UEN.

5. Moneda. Se selecciona la moneda en que se va a generar la incidencia la cual reflejara su pago en la nómina.

6. Tipo de Cambio. El sistema lo pone por default de acuerdo a la configuración previa de las monedas en el sistema.

7. Fecha de emisión. Se debe capturar la fecha con la que se generará este movimiento, es muy importante que esté dentro o sea anterior al periodo de la nómina en la que se desea pagar. Es decir, se captura la incidencia comisiones 24 de junio y el periodo de la nómina es del 16 al 30 de junio, lo cual indica que tomará esta incidencia en este periodo.

8. Fecha Requerida. Fecha que se tomará en cuenta para el período de la nómina. 9. Concepto. En algunos movimientos este concepto se toma en cuenta dentro de las

fórmulas para el cálculo del importe y en otros casos solo es informativo. 10. Condiciones. También se usa para otro tipo de movimientos que se verán más adelante. 11. Observaciones. Se captura alguna observación referente a esta nómina o incidencia. 12. En el detalle se seleccionan los empleados a los que va a afectar esta incidencia, si se da clic

en la ayuda en captura de este campo se mostrará una ventana de búsqueda de empleados.

13. Importe de la incidencia. 14. Fecha de inicio. Esta fecha es por si la incidencia fuera de otro tipo como incapacidades que

se explicarán más adelante. 15. Cantidad. En este caso se acostumbra poner 1, pero si se pusieran 2 o más el sistema

multiplica el importe por la cantidad. 16. Referencia. Se puede colocar algo que indique el porqué de esa incidencia.



17. Saldo de la incidencia.



18. Al terminar de capturar el movimiento y afectarlo, el sistema lo dejará en estatus “Por procesar” o “Vigente” según el movimiento se quedará así hasta que se afecte la nómina la cual lo tomará en cuenta y lo dejará en estatus “Concluido”.

COMISIONES Para capturar esta incidencia hay que generar un movimiento nuevo que se llamará Otras Percepciones y el concepto Comisiones. Consultar el punto 5.1.1 GENERALIDADES DE MOVIMIENTOS DE INCIDENCIAS en la página 42 para dudas del llenado del movimiento.

Ruta: RH | Nómina | Nuevo | Seleccionar movimiento Otras Percepciones.



Se afecta el movimiento y queda en estatus por Procesar para la nómina.

INCAPACIDADES

Para capturar esta incidencia hay que generar un movimiento nuevo que se llama Incapacidades y el concepto se elige de acuerdo al tipo de incapacidad. Consultar el punto 5.1.1 GENERALIDADES DE MOVIMIENTOS DE INCIDENCIAS en la página 42 para dudas del llenado del movimiento.

Ruta: RH | Nómina | Nuevo | Seleccionar movimiento Incapacidades.

1. Concepto. Es importante separar los tipos de incapacidades que se usarán debido a que los cálculos para el salario diario integrado no se toman igual las incapacidades por riesgo de trabajo o por maternidad que una por enfermedad general. Al desplegar el combo se podrá seleccionar el tipo de incapacidad.

2. Persona. Se captura el número de empleado al que se aplicará el movimiento. 3. Fecha Inicio. Este dato indicará la fecha de inicio de la incapacidad. 4. Cantidad. A diferencia de las comisiones o incidencias tipo importe, en este caso solo

pedirá cantidad, debido a que son solo los días lo que se tomará en cuenta. 5. Referencia. Se recomienda poner el folio en este campo ya que con este campo se validara

que no esté duplicada la incapacidad en base al folio capturado y evitará la duplicidad. En el ejemplo ponemos una incapacidad con folio y otra donde dice “FALTAFOLIO” en estos casos si no se coloca el folio de la incapacidad el sistema no podrá validar los folios duplicados.



FALTAS

Para capturar esta incidencia hay que generar un movimiento nuevo que se llama Faltas y el concepto se elige de acuerdo al tipo de falta. Consultar el punto 5.1.1 GENERALIDADES DE MOVIMIENTOS DE INCIDENCIAS en la página 42 para dudas del llenado del movimiento.

Ruta: RH | Nómina | Botón Nuevo

1. Movimiento. Seleccionar Faltas. 2. Concepto. En esta incidencia en específico se tiene que capturar el concepto falta injustificada o justificada según sea el caso para el descuento en la nómina. 3. Persona. Se captura el número de empleado al que se aplicará el movimiento. 4. Fecha Inicio. Este dato indicará la fecha de inicio de los días que el empleado faltó. 5. Cantidad. Indicar los días de las faltas de acuerdo a los días capturados. 6. Referencia. También se puede capturar alguna referencia, esta será solo informativa. 7. Al afectarla dejará el estatus por procesar el movimiento y pondrá una columna dependiente, esto es para saber cuál es el saldo de las faltas



CRÉDITO FONACOT

Ruta: RH | Nomina | Botón Nuevo

1. Movimiento. Seleccionar Crédito Fonacot. 2. Fecha Emisión, se pone el día en el que se captura el movimiento. 3. Condiciones, este campo es importante que se elija la condición “Prorratear $” ya que con

esta opción el movimiento tendrá los campos requeridos para poner el monto del préstamo y el descuento del mismo.

4. Persona, se captura el número de empleado al que se aplicará el movimiento. 5. Importe, se colocará el importe total del préstamo 6. Sueldo Periodo, el sistema muestra el sueldo del empleado. 7. Monto, se pondrá el monto que se descontará en cada nómina de acuerdo al descuento

mensual que indica la célula del Fonacot para la provisión del pago mensual. 8. Fecha Inicio del descuento, debe estar dentro del rango del periodo de la nómina donde se

quiere aplicar el descuento. 9. Referencia. Alguna referencia que se quiera capturar, numero de crédito etc. 10. Saldo, inicia el saldo de los préstamos el cual disminuye al aplicarse en la nómina. 11. Activo, al afectar el movimiento se activa este campo indicado activo “Si”, este campo

tiene la funcionalidad de poder desactivar el préstamo en caso de que se requiera sin tener que cancelar el movimiento.

12. Al afectarla dejará el estatus por procesar el movimiento y pondrá una columna de saldo



HORAS EXTRAS

Para capturar esta incidencia hay que generar un movimiento nuevo que se llama Horas Extras Sem (1 ó 2). Consultar el punto 5.1.1 GENERALIDADES DE MOVIMIENTOS DE INCIDENCIAS en la página 42 para dudas del llenado del movimiento.

Ruta: RH | Nomina | Nuevo | Seleccionar movimiento Horas Extras Sem (1 ó 2).

Las horas extras se pueden definir si el cálculo de las horas dobles y triples se lleva a cabo de forma automática por el sistema o se capturan de forma manual. Este tema se vio en la configuración general en las propiedades de la nómina en este manual. 1. Movimiento. Seleccionar Horas Extras 2. Concepto, se indica en que día trabajo las horas extras el empleado. 3. Persona. Se captura al personal. 4. Fecha Inicio. Debe estar en el rango del periodo de la nómina. 5. Horas, se pone el número de horas extras trabajadas en la semana y día indicado en el

movimiento. 6. Al afectarla dejará el estatus “por procesar” el movimiento para generar la nómina.

Imagen 47. Nomina-Incidencias



VACACIONES DISFRUTADAS

Ruta: RH | Nomina | Nuevo

El movimiento de vacaciones disfrutadas se utiliza para llevar el control de las vacaciones que ya tomó el empleado en el año y cuántas tiene aún pendientes. Consultar el punto 5.1.1 GENERALIDADES DE MOVIMIENTOS DE INCIDENCIAS en la página 42 para dudas del llenado del movimiento.

1. Movimiento. Seleccionar Vacaciones Disfrutadas. 2. Persona. Se captura al personal. 3. Fecha inicio. Debe estar en el rango del periodo de la nómina. 4. Cantidad de días. 5. Al afectarla dejará el estatus por procesar y pondrá una columna de los días pendientes. 6. Alguna referencia que se quiera capturar, o la razón del porqué de los días.




VACACIONES CANCELADA

Ruta: RH | Nomina | Nuevo | Vacaciones Cancelada

El movimiento de Vacaciones Cancelada se utiliza para disminuir las vacaciones pendientes del empleado debido a que estas vacaciones han caducado del periodo de acuerdo a la ley y a las políticas de la empresa. Al momento de generar y afectar los días que se hayan capturado en el movimiento se disminuirá dicha cantidad del saldo de las vacaciones que tiene el empleado en el sistema.

1. Movimiento. Seleccionar Vacaciones Disfrutadas. 2. Persona. Se captura al personal. 3. Fecha inicio. Debe estar en el rango del periodo de la nómina. 4. Cantidad, se pone el número de días de vacaciones que han caducado. 5. Al afectarla dejará el estatus por procesar y al generar la nómina y afectarla concluirá el

movimiento.



AUMENTO DE VACACIONES

El movimiento de “Aumento Vacaciones” es un movimiento que el sistema genera en automático para aquellos empleados que cumplen años de antigüedad en la empresa en el periodo que abarca la nómina; al momento de generarla y afectar la nómina crea este movimiento. Este movimiento como su nombre lo dice aumenta las vacaciones pendientes del empleado.



PRÉSTAMOS PERSONALES

Movimiento Otras Percepciones con el concepto “Préstamo Personal” es un movimiento de descuento que se aplica en la Nómina. Consultar el punto 5.1.1 GENERALIDADES DE MOVIMIENTOS DE INCIDENCIAS en la página 42 para dudas del llenado del movimiento.

Ruta: RH | Nomina | Nuevo | Seleccionar movimiento Otras Percepciones

1. Condiciones, se seleccionará la opción REPETIR, en base a la cantidad se repita el descuento y cubre el saldo del préstamo.

2. Importe. En el Importe se capturará el monto que se desea descontar en dicha quincena. 3. Fecha Inicio del descuento. Esta fecha debe estar dentro del rango de fechas del periodo de

la nómina que se desea inicie el descuento. 4. Cantidad. Se capturará un las veces que se desea repetir el descuento para que cubra el

monto del préstamo. Ejem.: Descuento $100 por 5 veces= $500 pesos monto del préstamo 5. Pendiente. Se refiere a la cantidad que no ha sido 6. Saldo. Es el monto acumulado por descontar. 7. Activo. Sirve para identificar que descuento se seguirá aplicando quincena tras quincena.

En el caso de que se desee cancelar el descuento y se tengan más empleados en el movimiento, no es necesario cancelarlo todo, únicamente hay que modificar en esta columna a “No” para que ese descuento deje de realizarse al empleado de que se trate.

8. El estatus “VIGENTE” indica que el movimiento permanecerá hasta que sea descontado todo el saldo en la Nómina.




4.2 NÓMINA

Una vez que se tiene configurado el módulo se podrá comenzar a realizar la carga de incidencias y conceptos que se usarán en la nómina. Como ya se había comentado con anterioridad, existen varios movimientos de nómina con diferentes claves de afectación, de esto dependerán los resultados que se obtengan. Dichos movimientos van desde percepciones como sueldo, comisiones, bonos, compensación etc., así como las deducciones Fonacot o algún descuento por pago indebido.

Imagen 52. Flujo de Nómina



Ruta: RH | Nomina | Nuevo | Seleccionar movimiento Nómina

En este movimiento se hará el cálculo de la nómina, esto tomará los datos de todo lo configurado previamente (personal, de las tablas de impuestos, entre otros), así como las incidencias que se hayan capturado en el módulo.

1. Movimiento. Seleccionar NÓMINA. 2. Fecha Emisión. Se debe poner la fecha del término de la nómina, es decir si la nómina es

del 1 al 15 se debe poner en la fecha el día 15 del mes y año en curso. Esta fecha es importante no sólo para la emisión de la nómina, sino también para la generación de la póliza contable y movimientos en los otros módulos (CXP, Gastos).

3. Se afecta la Nómina, a diferencia de las incidencias, los movimientos tipo nómina abrirán una nueva venta al afectarla para que en ella se elijan varios parámetros para realizar la nómina que se desea.

Al afectarla



1. Se pueden filtrar a los empleados a los que se les va a generar la nómina por los agrupadores de puestos, departamentos, categorías, grupos, tipos de contratos y tipos de nómina.

2. Buscar. Se puede filtrar por número de empleado o nombre. 3. Estatus. Alta o Baja, por omisión pone estatus Alta ya que son a los empleados a los que se

les generar la nómina. 4. Situación. Si es que los empleados tienen alguna configurada. 5. Fecha. El filtro de fecha se basa en el último día pagado del empleado. 6. Filtro de Moneda. Es la moneda en la que se le va a pagar al empleado. 7. Empresa. La empresa a la que se le va a generar la nómina en caso de tener más de una

registrada. 8. Sucursal. La sucursal en la que se le va generar la nómina. 9. Todos. Traerá toda la lista de empleados que estén en estatus alta. 10. Generar. Al presionar este botón se comenzará con el proceso de generar la nómina. Este

normalmente se presiona cuando ya se ha revisado a los empleados que se les va a generar, la fecha, el tipo de nómina, etc.

11. Nómina. Aquí se podrá cambiar aún el tipo de nómina que puede ser la normal, finiquito, liquidación, aguinaldo, PTU, etc.

12. Tipo Periodo. Se selecciona el periodo de la nómina a generar ya sea quincenal, semanal, etc.

13. Fecha. Esta fecha es diferente de la fecha de emisión que se vio en la pantalla anterior. Esta tomará el periodo de pago, se coloca la fecha inicial del periodo de pago que se va a realizar.

14. Configuración. Se pueden configurar los datos que se mostrarán en el tablero de empleados.

15. En la parte del tablero aún se pueden seleccionar empleados dando clic en la casilla que aparece del lado izquierdo de la clave del empleado si se le va a generar la nómina. Si se da clic derecho sobre el tablero, aparecerán dos opciones: seleccionar todo y quitar selección, esto para no tener que seleccionarlos de uno en uno.

16. Finalmente dar clic en el botón cerrar una vez generado el proceso, esto regresará el control a la pantalla inicial descargando ahí la nómina calculada en estatus “Borrador”.





Se puede observar el resultado de generar el borrador de la nómina. 1. Fecha de inicio del periodo. 2. Fecha del fin del periodo. 3. Las incidencias que fueron capturadas para esta nómina. 4. La nómina está generada pero aún no es la definitiva. El sistema la deja en estatus de

borrador para que sea revisada, si ya está bien se afecta y quedará en estatus de concluida, generando la póliza y los movimientos de los otros módulos, de lo contrario se podrá eliminar en el botón correspondiente o corregir lo que esté mal ya sea en las fórmulas, errores de captura, incidencias, etc.



MOVIMIENTOS GENERADOS

Al concluirse la nómina se generan varios movimientos dependiendo de las necesidades de la empresa y configuraciones realizadas previamente.

1. Se pueden observar las incidencias que están afectando esta nómina. 2. El siguiente ejemplo se puede observar que se generó la póliza de diario en el módulo de

contabilidad, varios movimientos llamados Pago Nomina en el módulo de CXP como pagos al IMSS, pagos a Hacienda, Pensiones Alimenticias y también unos movimientos llamados Nomina en el módulo de gastos. Al desplazarse al módulo se podrán visualizar los movimientos completos.



DESGLOSE DE LA NÓMINA

Ruta: RH | Nómina | Buscar un movimiento nomina ya generado | Botón Vista Preliminar.

1. En el movimiento nómina existe un botón lupa llamado presentación preliminar, en el que se podrán visualizar e imprimir, enviar a PDF o EXCEL el desglose de la nómina.

Esta vista mostrará varios datos relacionados al empleado como fecha de alta, puesto, RFC, etc. Además de las percepciones y deducciones de ese periodo de pago. Esta información la puede mostrar el sistema aunque la nómina se encuentre en estatus de borrador, concluida o cancelada.





4.3 FINIQUITO

El movimiento finiquito se usa cuando el empleado hace una renuncia voluntaria, en este solo se le pagara los días trabajados pendiente de pago y las partes proporcionales de vacaciones, prima vacacional, aguinaldo y algunos otros conceptos que se le deban al empleado.

Ruta: RH | Nómina | Botón Nuevo | Seleccionar movimiento Finiquito

1. Movimiento. Seleccionar Finiquito 2. Fecha Emisión. Se deberá seleccionar la fecha Contable la cual debe ser la fecha de baja

del empleado. 3. Fecha Origen. Seleccionar la fecha de baja del empleado con la que se calculará su

finiquito. 4. Concepto. Se selecciona de la lista de conceptos el concepto finiquito (puede quedar

vacío).



5. Al afectar se desplegará la misma pantalla que de la nómina normal, aquí se selecciona al empleado que se desea calcular el finiquito.





1. El sistema calculará las partes proporcionales de ley que deben incluirse en el finiquito o

adicionalmente si hay alguna acordada con el cliente. 2. Igual que en la nómina normal, el movimiento quedará en estatus borrador para que

pueda ser revisada antes de afectarla para concluirla y se generarán los movimientos de CXP, la póliza contable y los movimientos de gastos.



4.4 LIQUIDACIÓN

El movimiento liquidación se usa cuando es un despido; aparte de calcular los conceptos de ley para liquidar al empleado también se utilizan las partes proporcionales y pendientes de pago que se ven en el finiquito.

Ruta: RH | Nómina | Botón Nuevo | Seleccionar movimiento Liquidación

1. Movimiento. Seleccionar Liquidación. 2. Fecha Emisión. Se deberá seleccionar la fecha Contable la cual debe ser la fecha de baja del

empleado. 3. Fecha Origen. Seleccionar la fecha de baja del empleado con la que se calculará su

liquidación. 4. Concepto. Se selecciona de la lista de conceptos el concepto finiquito (puede quedar

vacío).



5. Al afectar se desplegará la misma pantalla que de la nómina normal, aquí se selecciona al empleado que se desea calcular el finiquito.



Al seleccionar el personal y dar clic en generar, el sistema mostrará la ventana de la imagen en que pide que se capturen los siguientes datos: 1. % de indemnización de 3 meses. Esto es debido a que en muchas empresas se negocian las

liquidaciones y no se otorga el 100%. 2. Lo mismo pasa con él % de Indemnización de 20 Días. 3. También con % de prima de antigüedad.



Genera las partes proporcionales de vacaciones, prima vacacional etc. y en indemnizaciones el % indicado en el paso anterior. Igual que todos los movimientos nómina lo deja en estatus de borrador para ser revisado y finalmente se afecta para concluirla.



4.5 AGUINALDO

El aguinaldo es la gratificación anual que se les debe dar a los trabajadores. Por ley mínimo deben ser 15 días de sueldo y se calcula de la siguiente forma.

Ruta: RH | Nómina | Botón Nuevo | Seleccionar movimiento Aguinaldo.

1. Movimiento. Seleccionar Aguinaldo. 2. Fecha Emisión. Se debe poner la fecha del término de la nómina, es decir si la nómina es al

31 al diciembre se debe poner en la fecha el día 31 de diciembre del año en curso, fecha en que se generará la póliza contable.

3. Fecha Origen del periodo del aguinaldo.



4. Se afecta el movimiento donde se abrirá otra ventana para seleccionar a los empleados a los cuales se les pagará el aguinaldo.





1. Al igual que las nóminas anteriores, se seleccionan los trabajadores a los que se les va a calcular esta nómina, la fecha del periodo del aguinaldo y se da clic en generar.

2. Se podrá observar el resultado del cálculo de acuerdo a las configuraciones previamente hechas, por ejemplo: los días de aguinaldo que otorga la empresa al empleado o si el cálculo del ISR será con base en la ley o el reglamento interno de la Empresa.

3. Igual que las nóminas anteriores, se quedará en estatus de borrador para que sea revisada y posteriormente se afecta para concluirla.



4.6 PTU

El PTU es la participación de los trabajadores en la empresa. Hay que revisar en la configuración general, dentro de las propiedades de la nómina, la pestaña PTU para capturar los parámetros que se solicitan para el cálculo.

Ruta: RH | Nómina | Botón Nuevo | Seleccionar movimiento PTU. Los valores a colocar son el total de sueldos pagados, los días, el tope, etc. 1. Movimiento. Seleccionar PTU. 2. Fecha Emisión. Se debe poner la fecha del término de la nómina, es decir si la nómina es

del 1 al 15 se debe poner en la fecha el día 15 del mes y año en curso, con esta fecha se generará la póliza contable.

3. Fecha Origen del periodo del PTU.



4. Se afecta el movimiento donde se abrirá otra ventana para seleccionar a los empleados

a los cuales se les pagará el aguinaldo. 5. En este movimiento se seleccionan todos los empleados, ya que en esta nómina se

deberán incluir a las bajas del año pasado al menos hayan laborado 60 días. También hay que excluir por ley a los directores o socios de la empresa, gerentes, etc., se debe tener mucho cuidado al seleccionar a los empleados que tienen derecho al PTU.

6. Sólo se seleccionan los empleados con derecho a PTU.



7. Una vez que seleccionan los empleados se da clic en el botón Generar, al terminar el proceso enviara un mensaje de “Proceso Concluido” y posteriormente se le da clic en cerrar para visualizar el borrador de la nómina de PTU.



5 Herramientas, Exploradores y

Reportes



5.1 HERRAMIENTAS DE NÓMINA

Herramienta para el timbrado de los recibos de nómina

Esta herramienta está diseñada para la generación de los recibos de nómina, en la cual te permite la generación de los mismos desde el timbrado generando XML y el PDF para ser entregados a los empleados con los requisitos de la ley de acuerdo al SAT.

Generar los recibos de nómina CFDI

Ruta: Utilerías | Timbrado CFDI | Nómina |

I

Hay tres opciones: 1. Generar CFDI: Es para timbrar los recibos de Nomina XML 2. Generar PDF: Es para generar los PDF los recibos de Nomina 3. Cancelar Timbrado: Es para cancelar el timbrado de los recibos XML



Primero se debe de generar la opción de “Generar CFDI” para timbrar los recibos y posteriormente se “Generar PDF” donde debemos generar primero el “Recibo Global” y después el recibo del empleado.

La opción de Cancelar Timbrado es únicamente en el caso de que se requiera la cancelación de algún recibo o todos los recibos por algún cambio que se requiera.

Generar CFDI-XML

Generar CFDI: Es para timbrar los recibos de Nomina y generar su XML 1. Seleccionamos la Nómina que se desea timbrar

2. Sugerir el Recibo al darle clic lee los datos de la nómina seleccionada para poder visualizar los empleados.

3. Recibo para ver los empleados que vamos a generar el XML, el cual abrirá una nueva pantalla con los empleados



4. Seleccionar los empleados para generar su XML, le damos un clic derecho en el cual nos

aparecen las opciones y vamos a elegir “Seleccionar Todo” y una vez seleccionamos damos nuevamente clic derecho y elegimos la opción “Generar CFDI” para que genere el timbrado XML.

5. El sistema enviara un mensaje preguntado si deseamos continuar con el timbrado, le damos clic en “Si” para continuar con el proceso.



6. Una vez que termina el proceso actualizamos la vista para verificar que no haya ningún error en el timbrado, en caso de haber algún se podrá visualizar en el detalle de cada empleado.

Una vez actualizada la vista muestra en caso de haber algún error en el timbrado, el detalle del error que deberá corregirse; en este ejemplo es el CURP del empleado, para corregirlo se debe ir al catálogo de personal Cuentas/Personal/Personal y poner el CURP correcto. Una vez que se haya hecho la corrección se vuelve a generar el timbrado.

7. Al corregir los errores se vuelve a generar el CFDI, se actualiza la vista para verificar que se haya timbrado correctamente.



Siguiente paso es generar el PDF: 8. La ruta de Herramientas/TimbradoCFDI/Nomina/Generar PDF, para generar los recibos

de Nomina. 9. Seleccionamos la Nómina y le damos clic derecho para que nos muestre las opciones. 10. Seleccionamos la opción de “Generar Recibo Global” de todos los empleados.

11. Generar el recibo de cada empleado en el icono que está en la parte de arriba que se

llama “Recibo”. 12. Abrirá una nueva pantalla donde muestra los empleados, a los cuales debemos

seleccionar para generar su PDF. 13. Termina el proceso y debemos dar actualizar para que nos muestra la carpeta como

Generado o muestre en caso de que haya errores.



Por ultimo verificar los XML y PDF desde la Nomina 14. Nos vamos a RH/Nomina y abrimos las nomina que se timbro para visualizar los recibos 15. Le damos clic en el icono que es un clic que está en la parte superior y nos abrirá una

nueva ventana donde muestra los XML y los PDF



Herramienta captura en lote

Esta herramienta se utiliza para poder capturar diferentes tipos de incidencias en una misma pantalla, de tal modo que generará los movimientos dentro de RH | Nómina como si se hubieran capturado desde el modulo, a continuación se mostrará cómo funciona.

Ruta: Herramientas | Nómina | Captura en Lote 1. Fecha Emisión. Fecha emisión del movimiento. 2. Persona. Clave del personal al que se le va a capturar la incidencia. 3. Incidencia. 4. Concepto. Se puede colocar un concepto, por ejemplo, el movimiento faltas es

forzoso que se le ponga que son injustificadas para que las tome. 5. Referencia. Alguna referencia del movimiento. 6. Cantidad. 7. Importe. En caso de que el movimiento sea de tipo importe, como las comisiones

las faltas o las horas extras, solo llevan cantidad. 8. Fecha Inicio de la incidencia. 9. Fecha Término de la incidencia. 10. Hora en caso de ser necesaria. 11. Generar movimientos.



Movimientos generados Ruta: RH | Nómina

1. En el tablero de control de RH | Nomina se pueden visualizar los movimientos generados en lote en estatus por procesar.



Herramienta fusionar borradores

Ruta: RH | Nómina Se tiene la nómina del empleado A007 en Borrador.

También la del empleado Q013.



Fusionar Borradores

Ruta: Herramientas | Nómina | Fusionar Borradores 1. Al abrir la herramienta el sistema mostrará todas las nóminas que estas en estatus

Borrador y un check donde se pueden seleccionar. 2. Con este botón se pueden seleccionar todos los movimientos. 3. Este botón ejecuta el proceso y fusiona los movimientos seleccionados. 4. Se pueden usar los diferentes filtros para buscar las nóminas a fusionar. En este ejemplo

se seleccionan las de los empleados A007 y Q013.

Si se busca en el tablero de control de RH | Nómina sólo habrá un movimiento que tendrá la nómina de los 2 empleados.





5.2 REPORTES

Herramienta que se utiliza para reportear información almacenada en el sistema en el cual ya se tiene varios reportes de forma natural y pre-configurados.

Reporte de acumulados

Ruta: Reportes | Nómina | Acumulados Este reporte mostrará información acumulada de las nóminas. Los parámetros solicitados son los siguientes:

1. Rango de fechas. 2. Persona Específica. Si se requiere de una sola persona. Si se deja en blanco mostrará de

todas. 3. Centro Costos. Si se requiere de un solo centro de costos. Si se deja en blanco mostrará de

todos. 4. Movimiento Específico. Si se requiere de un movimiento en específico. Si se deja en blanco

mostrará de todos. 5. Departamento. Si se requiere de un departamento en específico, si se deja en blanco

mostrará de todos. 6. Puesto. Si se requiere de un puesto en específico. Si se deja en blanco mostrará de todos. 7. Categoría. Si se requiere de una categoría en específico. Si se deja en blanco mostrará de

todas. 8. Grupo. Si se requiere de un grupo en específico. Si se deja en blanco mostrará de todos. 9. Concepto. Si se requiere de un concepto en específico. Si se deja en blanco mostrará de

todos. 10. Moneda. Si se requiere de una moneda en específico. Si se deja en blanco mostrará de

todas. 11. Reporte. Si el reporte será por persona o por concepto. 12. Desglosar. Si estará detallado o no. 13. Ver Estadísticas. Si imprimirá estadísticas o no. 14. Título del reporte.



Ruta: Reportes | Nómina | Acumulados | Botón Preliminar 1. Desplegará la columna de Concepto. 2. Percepciones. Si tiene valor aquí en el de deducciones saldrá vacío y viceversa. 3. Deducciones. 4. El importe neto. 5. Importe estadístico. 6. Cantidad.

7. Empleado del que corresponden esos valores.



Reporte desglose de nómina

Ruta: RH | Nómina | abrir la nómina que se desea visualizar el desglose | Presentación preliminar

Muestra los conceptos de percepción y deducción pagados por empleado en la nómina. Este reporte se puede imprimir, mandar a Excel y PDF.



Reporte caratula de nómina

Ruta: RH | Nómina | abrir la nómina que se desea visualizar el desglose | Presentación preliminar | Caratula Nómina | Caratula Nómina

Muestra el concentrado de los conceptos de percepción y deducción pagados por todos los empleados en la nómina. Este reporte se puede imprimir, mandar a Excel y PDF.



Reporte caratula por departamento

Ruta: RH | Nómina | abrir la nómina que se desea visualizar el desglose | Presentación preliminar | Caratula Nómina | Caratula Nomina x Depto.

Muestra el concentrado de los conceptos de percepción y deducción pagados en la nómina por cada departamento. Este reporte se puede imprimir, mandar a Excel y PDF.





Reporte formas de Pago

Ruta: RH | Nómina | abrir la nómina que se desea visualizar el desglose | Presentación preliminar | Pago Nomina

Muestra el neto a pagar por empleado en la nómina en las diferentes formas de pago Efectivo, Cheque y Transferencia. Este reporte se puede imprimir, mandar a Excel y PDF.

Reporte formas de Pago: Efectivo (Lista de netos)



Reporte formas de Pago: Transferencias (Lista de netos)

Reporte formas de Pago: Cheque (Lista de netos)



Reportes PTU

Ruta: RH | Nómina | abrir la nómina de PTU generada en borrador | Presentación

preliminar | Pago Nomina

Muestra los tres diferentes reportes para el reparto de PTU y poder determinarlo. Este reporte se puede imprimir y mandar a Excel.

Reporte PTU (kit de 3 reportes para la determinación y pago)





Reporte SUA Movimientos

Genera un archivo de texto con todos los movimientos de los empleados, como incapacidades, reingresos, modificación de salario, etc.

Ruta: Reportes | Nómina | SUA movimientos. 1. Rango de fechas. 2. Botón enviar. Este genera el archivo. 3. Vista Preliminar del reporte.

Ruta: Reportes | Nómina | SUA movimientos | Botón Preliminar Vista Preliminar del Reporte.





Reporte SUA Trabajador

Este reporte permite exportar a SUA los movimientos de los trabajadores.

Ruta: Reportes | Nomina | SUA trabajadores. 1. Rango de Fechas. 2. Genera el archivo de texto. 3. Vista preliminar del archivo.

Ruta: Reportes | Nómina | SUA trabajadores | Botón Preliminar Vista Previa del Archivo





Reporte Aviso Inscripción al IMSS

Ruta: Reportes | Nómina | Avisos | Inscripción al IMSS Se imprimen los avisos de alta de los empleados.

1. Solo solicita el rango de fechas del alta.

Ruta: Reportes | Nómina | Avisos | Inscripción al IMSS | Botón Preliminar Vista preliminar del reporte.



Reporte Aviso Baja IMSS

Ruta: Reportes | Nómina | Avisos | Baja IMSS Se imprimen los avisos de baja de los empleados.

1. Solo solicita el rango de fechas de la baja.

Ruta: Reportes | Nómina | Avisos | Baja del IMSS | Botón Preliminar Vista preliminar del reporte.





Reporte de Movimientos por Procesar (Movimiento).

Muestra todos los movimientos que están pendientes de procesar. Este reporte no pide ningún parámetro o filtro.

Ruta: Reportes | Nómina | Movimientos Por Procesar | Movimiento. 1. Clave del empleado. 2. Fecha de alta del empleado. 3. Centro de Costos del empleado. 4. Nombre del empelado. 5. Fecha del movimiento. 6. Cantidad. 7. Importe. 8. Importe Pendiente 9. Saldo.



Muestra los movimientos en estatus por procesar de cada empleado

Ruta: Reportes | Nómina | Movimientos Por Procesar | Personal | Botón Preliminar .

1. ID del Movimiento. 2. Fecha del Movimiento. 3. Movimiento. 4. Cantidad. 5. Importe.



5.3 Exploradores de Nómina

Exploradores Nómina Por Concepto

Ruta: Exploradores| Nómina | Por Concepto.

Este explorador es el único con el que cuenta el módulo de nómina, es muy completo y cada concepto se ajusta a las necesidades de la empresa. También tiene la facilidad de personalizar la vista y mostrar varias de las columnas, tanto del empleado como de la nómina. 1. Botón Nómina. En esta parte se puede elegir la nómina a consultar. 2. Botón Personalizar Vista. Con este botón se puede crear una nueva vista, nombrarla y agregar los campos que se quieran consultar, tanto del empleado como de la nómina. 3. Lista de conceptos, percepciones, deducciones y estadísticos que se calcularon en la nómina. 4. Persona. Clave del empleado. 5. Nombre del empleado. 6. Percepción. El importe de la percepción. 7. Deducción. El importe de la deducción. 8. Estadísticas. El importe de la estadística. 9. Cantidad. 10. Departamento del empleado. Nota. Este es un ejemplo básico. Como se comentó, al personalizar la vista se podrán visualizar muchos más campos.



6 Errores frecuentes



6.1 No se pudo Actualizar la Estación.

Al momento de darle clic al icono de Intelisis para acceder al sistema, te pide usuario y contraseña para ingresar, si no se introducen los datos después de minutos saldrá el mensaje de “No se pudo Actualizar la Estación” se deberá de dar clic en “Aceptar” y volver a dar doble clic en el icono para acceder al sistema.



6.2 Falta Indicar el Acreedor

Al afectar el borrador de la nómina, el sistema envía el siguiente mensaje.

Este error ocurre cuando al generar una nómina, también se genera una cuenta por pagar y no se coloca el acreedor. En este ejemplo, al empleado se le colocó una pensión alimenticia, sin embargo, se debe capturar también un acreedor, este debe estar dado de alta en el catálogo de acreedores (Cuentas | Proveedores | Proveedores).

1. % Pensión alimenticia sobre el sueldo neto. 2. Beneficiario Pensión alimenticia. Aquí va el acreedor.

Causa: Ruta: RH | Nómina 1. Como se puede observar al generar la nómina de este empleado genera la cuenta por pagar sin acreedor.



Ruta: Cuentas| Personal | Personal | Seleccionar el Empleado | Menú edición | Opción Propiedades | Pestaña Trabajador La solución es ir a las propiedades del empleado y capturar el acreedor de la pensión, eliminar el borrador de la nómina y volverlo a generar.



6.3 Errores de captura

Cuando se genera la nómina marca este error, ya que el sistema utiliza el porcentaje descuento Infonavit para hacer cálculos y al ser alfanumérico marca error.

Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Se selecciona el Personal | Menú edición | Opción Propiedades | Pestaña Infonavit. Se da un ejemplo de errores de captura, aunque pueden existir una infinidad de ellos, normalmente no marcan errores pero los resultados no son los que se desean. Por ejemplo, si se captura una incidencia comisiones y en lugar de 1000 se pueden capturar 10000, dará una percepción errónea del trabajador, este error que se muestra a continuación es en descuento

del crédito Infonavit donde solo se debe capturar un valor numérico, sin embargo, a veces el usuario coloca el signo de porcentaje como se muestra en la imagen.



Ruta: Cuentas | Personal | Personal | Se selecciona el Personal | Menú edición | Opción Propiedades | Pestaña Infonavit. Solución: Modificar y escribir correctamente el dato sobre el porcentaje de descuento.

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