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SOFTWARE DEVELOPMENT F-SD-007/ V000 / 060109

Manual de Usuario Intelisis 2009

INTELISIS MÉXICO, D.F. Av. Reforma No 2654 Colonia Lomas Altas, C.P. 11950 Contáctanos Tel: + 52 (55) 50 81 12 12 Fax:+ 52 (55) 50 81 12 13 Web Sites - www.intelisis.com - desarrollo.intelisis.com

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MANUAL DE USUARIO MODULO CONCILIACIONES

Edición # 1


Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión

2009 Fecha de Emisión 05 / Diciembre /2008 Elaboró: Noemi Ramírez Actualizó Karen Garduño Reviso: Pedro Rodríguez Valido: Daniel Soria


ÍNDICE Introducción ............................................................................................................................................................... 5 1. Acceso a Intelisis ................................................................................................................................................... 6 2. Procesos: Descripción y Operación del Modulo Conciliaciones ....................................................... 7

MANUAL DE USUARIO

FECHAS

CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN: No. De REVISIÓN: HOJA: MV-MC-CONC-002 05/12 /2008 14/01 /2009 01 5 de 18

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INTRODUCCIÓN

Al igual que en los otros módulos de ERP, el funcionamiento de este módulo depende de la definición de determinados parámetros, entre los cuales uno fundamental es el que establece el formato de importación para cada banco.

Cada institución bancaria presenta los estados de cuenta en formatos que le son propios y difieren de los formatos de otros bancos. Intelisis cuenta con software que sabe acceder a la mayoría de los formatos de los bancos y solamente hay que especificar cual es el banco en cuestión.

Asimismo se pueden agregar elementos de control que permitan determinar que la información a importar es la correcta (Número de cuenta y moneda).

El módulo de CONCILIACIONES bancarias establece un registro de partidas pendientes, por lo que se pueden realizar las conciliaciones de cualquier mes con independencia de si las conciliaciones de meses anteriores están cerradas o no. Esto favorece un control mucho más cercano al momento de las transacciones a la vez que establece un control estable en el tiempo que previene modificaciones de registros históricos: en caso de ocurrir inmediatamente aparecerán partidas conciliatorias Pendientes con la fecha que corresponda. Las conciliaciones que actualmente se pueden realizar son para los bancos de: Santander, HSBC, Bancomer, Banamex, Banregio y Banorte.

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1. ACCESO A INTELISIS

1. Para ingresar a Intelisis dar doble clic sobre el icono.

2. Ingresar la siguiente información en los campos:

Acceso a Intelisis.

• Usuario: Registrar el nombre de usuario que se le haya asignado.

• Contraseña: Ingresar la contraseña.

• Empresa: Seleccionar la Empresa Correspondiente al usuario.

• Sucursal: Seleccionar el número de sucursal correspondiente al usuario.

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2. Procesos: Descripción y Operación del Módulo Conciliaciones Menú Principal • Ingresar en el Menú Principal / Procesos/ Conciliaciones.

Acceso a Conciliaciones.

Tablero de Control • Descripción del tablero de control.

Tablero Control Conciliación.

A Filtros de Búsqueda.

D Botones de Acceso.

C Formas de Presentación.

B Área de Movimientos.

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2.1 Descripción del Tablero de Control

A) Filtros de Búsqueda: Se puede buscar registros por uno o varios caracteres, el tipo de movimiento, el estatus, la fecha, el usuario y la sucursal.

B) Área de Movimientos Realizados: Muestra la información de los movimientos registrados. C) Formas de Presentación.

ICONO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Actualizar Al presionar este botón se actualiza la información generada en el

sistema.

Iconos grandes

Indica al tablero generar una vista de la información en forma de botones grandes.

Iconos pequeños

Vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este icono el tablero desplegara la información en forma de botones pequeños.

Vista con detalles

Le indica al tablero mostrar la información de los movimientos y sus detalles en forma de lista.

D) Botones de Acceso

BOTÓN DESCRIPCIÓN

Con este botón podrá consultar la información detallada de cada uno de los movimientos o en su caso dar su continuidad para concluirlo al hacer clic en él.

Al presionar este botón podrá iniciar el proceso para registrar un nuevo movimiento de un cliente en específico, para aumentar o disminuir la cuenta por pagar de éste.

Al presionar este botón se cerrará la pantalla del tablero de control automáticamente.

2. En el TABLERO DE CONTROL dar clic en Nuevo.

Clic en Nuevo.

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3. Antes de iniciar con el movimiento el usuario deberá de tener el archivo del banco con los movimientos correspondientes del día.

Ejemplo Layout del Banco Banamex.

Y el archivo donde explique su estructura.

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4. Pantalla de CONCILIACIÓN: Descripción de su estructura.

Conciliación (Movimiento Nuevo).

Nivel Encabezado

Campo Descripción

Movimiento: Seleccionar el movimiento “Conciliación”.

Fecha Emisión: Registra el día, mes y año en el cual se realiza el movimiento de conciliación.

Del: Registra la fecha a partir de la cual se inicia la conciliación.

Al: Indica la fecha hasta la cual concluye el período de conciliación.

Cuenta: Registra la cuenta de dinero de la cual se lleva a cabo la conciliación de movimientos.

Saldo Banco: Es el saldo Inicial del banco.

Saldos Libros: Es el saldo final de Intelisis.

Saldos Conciliado: Es el saldo de los movimientos conciliados.

Barra de Herramientas.

Nivel Encabezado.

Pestañas de los Movimientos.

Nivel Detalle de la pestaña seleccionada.

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Nivel Detalle

Campo Descripción

Fecha: Es la fecha en la cual se realizo el movimiento bancario.

Concepto: Es el concepto bancario.

Referencia: Puede ser el número de cheque, ficha de depósito.

Cargo: Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el Debe

Abono: Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el Haber

Manual: Si al momento de conciliar el sistema no encuentra el movimiento, se puede realizar la conciliación manual. Este campo se activa presionando las teclas CTRL+M.

Tipo Movimiento: Es el movimiento de Intelisis con el cual se concilia.

Movimiento: Es el ID del movimiento de Intelisis.

Concepto Gasto: Es el concepto del Gasto si es que se realizo el movimiento tipo gasto.

Obligación Fiscal: Indicar el tipo de obligación fiscal (IVA, ISR, IETU).

Estos campos se configuraron en Instituciones Financieras.

Pestañas de los Movimientos

Campo Descripción

Movimientos Banco En esta pestaña aparecen los movimientos importados del Layout.

Pendientes Empresa En esta pestaña aparecen los movimientos no conciliados de la Empresa.

Pendientes Banco En esta pestaña aparecen los movimientos no conciliados del banco.

Barra de Herramientas

Icono Descripción

Esta opción se utiliza para importar el Layout Bancario.

Esta opción es utilizada para conciliar solo movimientos seleccionados movimientos pendientes

Una vez importado el Layout bancario, dar clic en esta opción y el sistema automáticamente concilia los movimientos del Layout con Intelisis.

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Menú Edición

La opción Conceptos (Conciliación) se utiliza para configurar los conceptos que emplean los Bancos e indicando el movimiento en Intelisis que lo origina.

5. Seleccionar el movimiento Conciliaciones.

6. Indicar la Cuenta que se desea conciliar.

Catálogo de Cuentas de Dinero.

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7. Capturar el Saldo Inicial del Banco, al inicio de las operaciones.

8. Una vez capturados los datos del encabezado seleccionar de la barra de herramientas el icono.

9. Indicar la ruta donde se encuentra el Layout Bancario que se va a importar.

Importar Archivo a Conciliar.

2. Clic en Iniciar. 1. Seleccionar el

Archivo.

3. Clic en Aceptar.

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1. El sistema despliega en el nivel Encabezado pestaña Movimientos Banco la información contenida en el Layout.

Layout Descargado

Nota: Al realizar la carga del Layout lo nuevo es que ya no habrá que generar un número excesivo de conceptos con su respectivo número consecutivo gracias a la ayuda del comodín (*) y otro punto importante la identificación de los movimientos (cargo – abono) al capturar el número de contrato + <RB> y en el catálogo del CLIENTE indicar la Referencia Bancaria (para mayor información ver el Manual de Configuración de Conciliaciones MV-MC-CONC-001 páginas 18 y 19).

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2. Una vez que se importaron los datos, seleccionar de la barra de herramientas el icono

3. El sistema busca cada uno de los movimientos, es decir, cuando los movimientos de bancos (Layout) sean iguales a los capturados en Intelisis se conciliarán, de lo contrario en las columnas Tipo de Movimiento y Movimiento quedaran en blanco.

Movimientos Conciliados y No Conciliados.

Movimientos Conciliados.

Movimientos No conciliados.

Movimientos Conciliados.

Movimientos No Conciliados.

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4. Si el sistema no concilia algún movimiento que ya se haya realizado e identificado en Intelisis, se puede realizar de forma manual, para activar el comando presionar las teclas CTRL+M.

Seleccionar el movimiento.

5. Una vez que los registros son conciliados, Afectar el movimiento.

Conciliación (Sin Afectar).

Afectar el Movimiento.

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6. El movimiento queda en estatus Concluido.

Conciliación (Concluido).

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7. En las pestañas Pendientes Banco y Pendientes Empresas se encuentran los movimientos que no han sido conciliados.

Movimientos no Conciliados.

Los Pendientes del Banco y de la Empresa serán trasladados al próximo movimiento que se realice hasta que sean conciliados.

FIN DEL MANUAL

Documents

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