Iess Control de Documentos

7/26/2019 Iess Control de Documentos

http://slidepdf.com/reader/full/iess-control-de-documentos 1/18

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DELINSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD

SOCIAL

Título: PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOSCódigo: PCDIESS-01Rei!ió": 00

#e$!ió":01 %$e&: M&"te"ie"do 'e()&:01-0*-+01, Su!titue &: Ni"gu"o

PROCEDIMIENTO DEL CONTROL DE

DOCUMENTOS

Firma Elaborado por:……………………..

Revisado por:……………………..

Aprobado por:……………………..

NombreCargo




SOCIAL



Procedimiento de control de documentos

1. Finalidad..........................................................................................................................3

2. Objetivos..........................................................................................................................3

3. Alcance............................................................................................................................3

. !e"inici#n de t$rminos....................................................................................................3

%. Responsabilidades............................................................................................................

&. 'evantamiento de procesos..............................................................................................

(. !escripci#n de procedimiento.........................................................................................&

). !iagrama de "l*jo............................................................................................................)

+. Ane,os.............................................................................................................................+

1-. Re"erencias...................................................................................................................+

Ane,o 1.................................................................................................................................1-

Ane,o 2.................................................................................................................................11Ane,o.3.................................................................................................................................12

Ane,o. ...............................................................................................................................13

Ane,o %.................................................................................................................................1

Ane,o &.................................................................................................................................1%

Ane,o (.................................................................................................................................1&

Ane,o ).................................................................................................................................1(

Ane,o +............................................................................................................................................................1)




NombreCargo




SOCIAL



1. Finalidad

Este procedimiento permite elaborar distrib*ir organi/ar 0 almacenar los

doc*mentos del nstit*to Ec*atoriano de eg*ridad ocial pertenecientes al rea de

4antenimiento para el control de los procesos procedimientos 0 actividades del

sistema de gesti#n de calidad de la empresa.

2. Objetivos

• !e"inir parmetros generales para la elaboraci#n distrib*ci#n de los

doc*mentos.• Establecer las pa*tas 0 directrices para reali/ar la identi"icaci#n veri"icaci#n

almacenamiento rec*peraci#n 0 acceso a los doc*mentos de la empresa.

3. Alcance

El procedimiento de control de doc*mentos comprende desde la elaboraci#n orecepci#n del doc*mento 5asta la el almacenamiento del mismo tomando en c*enta

las pa*tas 0 directrices se6aladas para identi"icaci#n veri"icaci#n 0 distrib*ci#n.

. !e"inici#n de t$rminos

Do(u.e"to/- Escrito en papel * otro tipo de soporte con 7*e se pr*eba o acredita

*na cosa como *n t8t*lo *na pro"esi#n *n contrato etc.

I"o$.&(ió"/- !atos 7*e poseen signi"icado el medio de soporte p*ede ser papel

disco magn$tico #ptico o electr#nico "otogra"8a o m*estra patr#n o *na

combinaci#n de $stos.

E!e(ii(&(ió"/- !oc*mento 7*e establece re7*isitos *na especi"icaci#n p*ede




NombreCargo




SOCIAL



estar relacionada con actividades.

#&lid&(ió"/- Con"irmaci#n mediante la aportaci#n de evidencia objetiva de 7*e se

5an c*mplido los re7*isitos para *na *tili/aci#n o aplicaci#n espec8"ica prevista.

Ide"tii(&(ió"/- Facilita el manejo 0 la seg*ridad de grandes cantidades de

doc*mentos a trav$s de la identi"icaci#n adec*ada.

Re(ue$&(ió"/- Acci#n 0 e"ecto de obtener por medio de los instr*mentos de

cons*lta los doc*mentos re7*eridos.

%. Responsabilidades

Responsable a

cargo

Jefe del Proceso Ayudantes del

proceso

&. 'evantamiento de procesos

ANE2O 1

(. !escripci#n de procedimiento

P$o(edi.ie"to

Co"t$ol de do(u.e"to!

'e()&:#e$!ió":1/0

P3g/:%$e& Re!o"!&4le: M&"te"i.ie"to

De!($i(ió" de A(tiid&de!




NombreCargo




SOCIAL



P&!o A"e5o A(tiid&d Tie.o

1

+

6

7

,

Ane,o1

Ane,o 2

C$e&$ el do(u.e"to

Redactar *n n*evo doc*mento en el "ormato

estndar para toda la doc*mentaci#n.

Ide"tii(&$ el do(u.e"to

4ediante los encabe/ados del "ormato llenar la

in"ormaci#n necesaria para identi"icar el

doc*mento de manera e"ica/ red*ciendo el

tiempo de b9s7*eda.

#e$ii(&$ el do(u.e"to

i la in"ormaci#n es ins*"iciente absol*ta o

err#nea se proceder a reali/ar los cambios

pertinentes en la doc*mentaci#n.

Re&li8&$ (&.4io! e" el do(u.e"toe debe mejorar a*mentar o cambiar la

in"ormaci#n del doc*mento seg9n sea el caso.

A$o4&(ió" &lid&(ió"

ociali/ar los cambios en la doc*mentaci#n a

la direcci#n de la empresa con el "in de

aprobar 0 validar el doc*mento.




NombreCargo




SOCIAL



8. !iagrama de "l*jo.




NombreCargo




SOCIAL



+. Ane,os.




NombreCargo




SOCIAL



A"e5o 1/ Encabe/ado 0 pie de pgina.

A"e5o +/ Formato para la Codi"icaci#n doc*mentos procedimientos e instr*ctivos.

A"e5o 6/ Formato de redacci#n de doc*mentos del C.

A"e5o 7/ Aprobaci#n de doc*mentos.

A"e5o ,/ Copias controladas !oc*mentos.

A"e5o 9/ !istrib*ci#n de doc*mentos.

A"e5o / 'ista 4aestra de doc*mentos.A"e5o ;/ Formato para control de doc*mentos e,ternos.

A"e5o */ Formato de acta de retiro 0 disposici#n de doc*mentos.

A"e5o10/ ociali/aci#n de doc*mentos.

1-. Re"erencias.

istemas de gesti#n de la calidad ;F*ndamentos 0 vocab*lario. Norma O +--1<2--%=




NombreCargo



Anexo 1. E"(&4e8&do ie de 3gi"&/

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DELINSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDADSOCIAL

Título: Código:#e$!ió": %$e&: 'e()&: Su!titue &:

FirmaElaborado por:

……………………..Revisado por:

……………………..Aprobado por:

…………………….. NombreCargo



Anexo 2.'o$.&to &$& l& Codii(&(ió"/

'os doc*mentos pertenecientes al istema de gesti#n de calidad deben identi"icar

mediante la sig*iente descripci#n:

P como primera letra 7*e indica 7*e es *n procedimiento.

Do! let$&! 7*e indi7*en al rea a la 7*e corresponde el procedimiento.

IESS como 9ltimas letras 5aciendo re"erencia al nstit*to Ec*atoriano de eg*ridad ocial

PCDIEES: >rocedimiento de control de doc*mentos del nstit*to Ec*atoriano de

eg*ridad ocial.

PCRIESS: >rocedimiento de control de registros del nstit*to Ec*atoriano de eg*ridad

ocial

>ara la n*meraci#n sec*encial de los procedimientos se *tili/aran los d8gitos como se

m*estra a contin*aci#n:

PCDAS'-01 >rocedimiento de control de doc*mentos del nstit*to Ec*atoriano de

eg*ridad ocial N.1.

PCRAS'-0+ >rocedimiento de control de registros del nstit*to Ec*atoriano de eg*ridad

ocial N.2.

>ara las revisiones de los procedimientos se empleara dos d8gitos en "orma ascendente

como se il*stra a contin*aci#n.

01 para la primera revisi#n.

0+ para la seg*nda revisi#n.

06 para la tercera revisi#n.

0" para en$sima revisi#n.

Not&: i e,istiera coincidencia con procedimientos 0a e,istente se agregara *na letra

adicional a las dos letras correspondientes al rea 7*e pertenece el procedimiento.



Anexo.3'o$.& de $ed&((ió" &$& do(u.e"to! del SGC

'i"&lid&d

!escripci#n del procedimiento.

Al(&"(e

Es la dimensi#n real donde se *tili/a el procedimiento.

Dei"i(ió" de t<$.i"o!

Es la e,plicaci#n de los conceptos relacionados al sistema de gesti#n de calidad.

Re!o"!&4ilid&de!

Es la asignaci#n de las personas 7*e estn a cargo con las respectivas labores.

Le&"t&.ie"to de $o(e!o!/

e toman los datos 0 los nombres de las actividades 7*e comprenden cada proceso

De!($i(ió" de $o(edi.ie"to

!escribe las actividades 7*e se reali/aran p*ede ser de "orma te,t*al gra"ica o en

imgenes.

Di&g$&.& de lu=o/

4*estra la sec*encia de las actividades 7*e se reali/an en el proceso.

A"e5o!

on los doc*mentos de apo0o del procedimiento como planos c*adros tablas "otos etc.

Ree$e"(i&

e se6alaran las citas 0 las "*entes de donde se sac# la in"ormaci#n e,p*esta.



Anexo. 4A$o4&(ió" de do(u.e"to!

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL

INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDADSOCIAL

Título: A$o4&(ió" de do(u.e"to! Código:#e$!ió": %$e&: M&"te"i.ie"to 'e()&: Su!titue &:

Fec5a:

!8a?mes?a6o

Se>o$:

............................................................................................................................

!irector del istema de gesti#n de Calidad del nstit*to Ec*atoriano de eg*ridad ocial.

P$e!e"te/

!e mi consideraci#n

A nombre de ..…………………………………………………………… del nstit*to

Ec*atoriano de eg*ridad ocial.

@o ……………………………………………………………………….. solicito s8rvase a

anali/ar revisar 0 veri"icar el doc*mento con la "inalidad de obtener la posible

aprobaci#n del mismo.

Adj*nto el presente doc*mento c*0o contenido 5a sido detallado bajo las directrices del

"ormato de control de doc*mentos de C del nstit*to Ec*atoriano de eg*ridad ocial.

Ate"t&.e"te/

………………………….



Anexo 5.Coi&! (o"t$ol&d&! de do(u.e"to!/



Título: Do(u.e"to! (oi&! (o"t$ol&d&! Código:#e$!ió": %$e&: M&"te"i.ie"to 'e()&: Su!titue &:

N4ERO !E CO>A CONBRO'A!A…………………………………………………

FECA……………………………………………………………………………………

DA'!A!A EN FECA ………………………………………………………………….

CONCER!A CON E' ORNA'

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………Re!o"!&4le



Anexo 6.

Di!t$i4u(ió" de do(u.e"to!



Título: Distribución de docuentos! Código:"ersión: %$e&: M&"te"i.ie"to 'e()&: Su!titue &:

El presente m*estra la n#mina del personal 7*e 5a ad7*irido el?los doc*mentos <s=:

N4ERO !E !BRCN………………………………………………………..

DISTRI?UCION DE PROCEDIMIENTOS@DOCUMENTOS

FECA NO4RE CARO GREA

N. !E CO>A

CONBRO'A!A

FR4A



Anexo 7.Li!t& M&e!t$& de do(u.e"to!

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL INSTITUTO

ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL

'ECA:

CODIGO:

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

N4ERO !E 'BA!O……………………………………………………

NO4RE !E'!OC4ENBO

C!O GREA!OC4ENBO

4O!FCACONE REE4>'AHOFECA !EE4N

FECA !EREDONEIBERNO NBERNO



Anexo 8.'o$.&to &$& (o"t$ol de do(u.e"to! e5te$"o!

SISTEMA DE GESTIÓN DEL INSTITUTO ECUATORIANO DE

SEGURIDAD SOCIAL

'ECA:

CODIGO:

CONTROL DE DOCUMENTOS E2TERNOS

BB'O C!O DERON FECA RE>ONA'E N. CO>A CACN

……………………………..Re!o"!&4le



Anexo 9.

'o$.&to de &(t& de $eti$o di!o!i(ió" de do(u.e"to!

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DELINSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDADSOCIAL

Título: A(t& de $eti$o di!o!i(ió" de do(u.e"to! Código:#e$!ió": %$e&: M&"te"i.ie"to 'e()&: Su!titue &:

FECA:

!8a?mes?a6o

N. !E ACBA

………………………….

@o ………………………………………………………………… so0 el responsable del

retiro del doc*mento ………………………………………………………… con el

c#digo…….... del rea …………….. en el c*al se entregara al responsable

de………………….. .

!isposici#n del doc*mento:

De!t$uido B Reu4i(&do B Co"!e$&do B

!etalles del retiro

///

//Re!o"!&4le



Anexo 10.So(i&li8&(ió" de do(u.e"to!



Título: So(i&li8&(ió" de do(u.e"to! Código:#e$!ió": %$e&: M&"te"i.ie"to 'e()&: Su!titue &:

N. OCA'HACN………………………………………………………………………………………….

FECA…………………………………………………………………………………………………………

BE4A………………………………………………………………………………………………………….

GREA…………………………………………………………………………………………………………..

'as personas en listadas "irman 7*e 5an sido capacitados en: >rocedimiento?nstr*ctivo?Registro.

BE4A !E EBN !E CA'!A! !E'

NBBBO ECABORANO !E ER!A!OCA'

NO4NAN No.4$e! &ellido! N de C/I C&$go 'i$.&

Documents

Iess Control de Documentos