Control de Documentos y Registros (1)

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS

Código: PR-001

Versión: 01

Fecha: 10/02/2016

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO

Este Procedimiento define y establece las directrices que regulan el control de los documentos

y registros del Sistema de Gestión de la seguridad, salud en el trabajo de KIDS REPUBLIC,

ELABORADO REVISADO APROBADO

CARGO Persona encargada del SG- SST

Consultor externoRepresentante por

la dirección.

FIRMA


REGISTROS

Código: PR-001

Versión: 01

Fecha: 10/02/2016

de forma que se facilite su manejo, control, distribución y revisión, como también la generación

de registros para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo

de retención y la disposición de los documentos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos y registros externos e internos que se

encuentran dentro del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo de KIDS

REPUBLIC.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Decreto 1072 de 2015

4. RESPONSABLES

Representante de la dirección: Revisar el presente procedimiento.

Responsable de SST: Aprobar y asegurar la adecuada implementación del presente

procedimiento.

Trabajadores: Serán responsables por implementar y adoptar los lineamientos contenidos en

el mismo.

5. DEFINICIONES

ACTUALIZACIÓN: Fecha en que se elabora la última edición del documento.


REGISTROS

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ALMACENAMIENTO: Archivar bajo condiciones que permitan asegurar el buen estado de los

documentos y/o registros, y minimizar el riesgo de pérdida de la información. Corresponde a la

localización física o electrónica de un documento y/o registro, sitio de ubicación de los

diferentes documentos y/o registros, como lugar exacto y carpeta.

APROBACIÓN: Actividad que consiste en verificar que lo que se encuentra documentado

corresponde con las políticas, objetivos y requisitos del Sistema de Gestión Integrado y

constituye la autorización para iniciar su aplicación.

CÓDIGO: Nomenclatura formada por letras y números que identifican un documento

COPIA CONTROLADA: Se refiere a los documentos que requieren actualización cada vez

que se emita una nueva versión, para que los interesados siempre dispongan de la versión

vigente.

COPIA NO CONTROLADA: Se refiere a las copias de los documentos finales que se entregan

como información, sin ejercer control sobre su actualización.

DISPOSICIÓN: Determinar qué se hará con el registro una vez concluido el tiempo de

retención. Generalmente la disposición final de los registros de los proyectos es el archivo

muerto o inactivo.

DOCUMENTO: Testimonio evidenciado por cualquier medio, con el que se prueba, se

establece o se hace constar algo. Un documento puede ser o incluir diagramas de flujo, tablas,

figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos, entre otros.

DOCUMENTOS INTERNOS: Aquellos que se generan dentro de la empresa, para establecer

sus disposiciones sobre el Sistema de Gestión Integrado y que deben cumplir lo dispuesto en

esta norma.

DOCUMENTOS EXTERNOS: Aquellos generados por organismos externos.


REGISTROS

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DOCUMENTO OBSOLETO: Datos que poseen significado y su medio de soporte, los cuales

han perdido su vigencia porque han sido reemplazados por una nueva versión, o porque ya no

se usa.

ELABORA: Actividad que consiste en elaborar cualquier documento que se requiera para

cubrir una necesidad de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente documento.

IDENTIFICACIÓN: Corresponde al código y nombre de un registro.

INSTRUCCIONES DE TRABAJO O PASO A PASO: Documento que señala la manera de

realizar una actividad, pero de una forma específica para dar mayor claridad.

INSTRUCTIVO: Documento específico y detallado, que establece la forma de desarrollar una

actividad particular.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS: Es la relación de todos los

documentos y registros del Sistema de Gestión Integrado, en la cual se consigna aspectos

básicos de control como son: código, nombre, fecha, vigencia, versión, responsables, motivo

de cambio, retención, disposición, tiempo de retención.

MODIFICACIÓN: Cualquier cambio que se considere necesario hacer en un documento para

mejorar o actualizar su aplicación.

NORMA: Documento mandatorio que hace referencia a instrucciones de aplicación general,

en donde se señalan procedimientos a seguir, identificación, control, etc. Las normas definen

que hacer.

PROTECCIÓN: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros, protección

contra humedad o condiciones del ambiente.


REGISTROS

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RECUPERACIÓN: Cómo se ubican los registros en el sitio de archivo para ser consultados.

(Está relacionado con el criterio de clasificación, que puede ser alfabético, cronológico,

consecutivo u otro).

REFERENCIAS: Aquellos documentos base de la norma, procedimiento o instrucción de

trabajo, los cuales deben señalarse como fundamento, referencia o ampliación de los

aspectos.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas. Se pueden presentar como formatos diseñados especialmente

para facilitar la recolección de información para una situación específica, suministra evidencia

objetiva de las actividades efectuadas o los resultados alcanzados.

RETENCIÓN: Período de tiempo durante el cual permanecerán los registros como archivo

activo. Generalmente algunos de los registros de los proyectos se retienen durante la duración

del mismo.

REVISADO: Actividad que consiste en la verificación del documento desde el punto de vista

técnico y su coherencia con la realidad. Culmina con la firma del documento por parte del

responsable de la revisión.

VERSIÓN: Indica el número de veces que ha presentado cambios en los documentos.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

6.1 CREACIÓN

Cualquier persona de la tienda, puede solicitar la creación de un nuevo documento,

dependiendo de las necesidades internas o requerimientos de la tarea para el desarrollo de la

operación.


REGISTROS

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6.2 ELABORACIÓN

Para elaborar cualquier documento, los líderes o jefes deben haber identificado la necesidad

de realizar dicho documento, y proceder a informar al personal que maneja el SG-SST para

que ellos determinen y recopilen la información pertinente para la elaboración del documento.

Los documentos se elaboraran en tipo de fuente “Arial” de tamaño 11; aplica para el contenido

del documento, para títulos o encabezados se utilizará “Arial” de tamaño 14, para código

versión y fecha el tipo de fuente “Arial” de tamaño 9.

6.2.1.ENCABEZADO, CUADRO DE APROBACION Y CONTROL DE CAMBIOS

6.2.1.1 ENCABEZADO

Los Manuales, Procedimientos, Planes, e Instructivos incluidos dentro del sistema integrado de

gestión poseen el siguiente encabezado.

Consta de tres columnas distribuidas de la siguiente manera:

1. LOGOTIPO DE LA TIENDA: Grupo, letras y figuras que se utilizan como distintivo de la

empresa.

2. NOMBRE ESPECÍFICO DEL DOCUMENTO: El nombre especifico del nombre del

documento.

3. CODIGO: Identificación alfanumérica del documento que consta de 3 partes.

4. VERSIÓN: Corresponde al número de la actualización vigente.

5. FECHA DE ACTUALIZACIÓN: Corresponde a la fecha de edición o modificación del

documento.


REGISTROS

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PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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Versión:

Fecha:

6.2.1.2 CUADRO DE APROBACION

Los procedimientos generales del SG-SST tendrán en la primera página del documento el

siguiente cuadro de aprobaciones, de acuerdo el control de documentos.

ELABORADO REVISADO APROBADO

CARGOPersona encargada del

SG- SSTJefes o Consultor externo

Representante por la

dirección.

FIRMA

6.2.1.3 CONTROL DE CAMBIOS

La identificación de los cambios realizados a Manuales, Procedimientos, Planes e Instructivos

(a modo documento) se controla con el siguiente cuadro ubicado en la última hoja de los

documentos, a su vez en este se registra los responsables de la aprobación de los mismos.

VER. No FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1


REGISTROS

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Los Formatos y matrices poseen el cuadro de control de cambios en la segunda del archivo de

Excel a modo informativo.

6.2.2 ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

6.2.2.1 PROCEDIMIENTOSLos procedimientos documentados del SG-SST deben contener los siguientes capítulos:

1. Objetivo: Se escribe el objetivo por el cual el documento se diseña. Su redacción se

inicia con un verbo en infinitivo y debe contemplar como elementos mínimos el qué y

cómo se va a hacer y a quien va dirigido.

2. Alcance: Campo de aplicación del documento. Indica o señala los procesos,

subprocesos, actividades y tareas de la entidad, involucrados en el documento que se

va a elaborar.

3. Documento de referencia: Documentos que sirve de apoyo para la elaboración del

documento.

4. Responsables: Jefes o personas que se involucran en la actividad.

5. Definiciones: En caso de ser necesario, se definirán en orden alfabético los términos

poco comunes que se utilicen en el desarrollo del documento y que puedan presentar

dificultad de interpretación de quien ejecuta el proceso, subproceso, actividad o tarea.

6. Descripción de actividades: Desarrollo del cómo de las actividades del

procedimiento.

7. Formatos relacionados: Se enumeran de manera secuencial los registros o el

material de referencia pertinente en caso que estos se requieran.

8. Control de cambios. Los cambios que se realizan con la fecha y la aprobación.

6.2.2.3 INSTRUCTIVOSLa estructura de los Instructivos se determina según el tipo de trabajo, de tal forma que facilite

su total comprensión por parte del trabajador que lo ejecuta. Pueden estar en forma escrita,


REGISTROS

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fichas, diagrama de flujo de proceso, herramientas gráficas, fotografías, videos, muestras

patrones, medios magnéticos y cualquier otro medio aceptado por la compañía. Los

instructivos describen actividades puntuales de un proceso.

6.2.2.4FORMATOS La estructura de los formatos es establecida de acuerdo a las necesidades de información que

se desea recopilar, con el fin de dejar la suficiente evidencia de la actividad a la cual

corresponde.

La redacción de toda la documentación debe ser clara, exacta y completa a la vez simple y

concisa. Todos los documentos deben estar disponibles en los procesos a las cuales está

dirigido ya sea por aplicación o por información.

Siempre que sea posible los documentos serán impresos por las dos caras de manera que el

consumo del recurso sea mínimo.

6.3 CODIFICACIÓN

Para mantener un control más rápido y que permita localizar los documentos y ordenarlos, se

ha establecido una codificación que diferencia entre los documentos que establecen cómo

hacer las cosas y los registros que evidencian lo que se hizo, los que se relacionan de acuerdo

con el proceso. Los códigos a utilizar en KIDS REPUBLIC, son alfanuméricos y tiene la

siguiente distribución:

Tabla No. 1

Codificación de Documentos del SG-SST


REGISTROS

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El Número para identificar los Documentos del SG-SST se compone de los

siguientes caracteres, donde:

YY-ZZZ

YY=Corresponde a la identificación de la naturaleza del documento Según lo

estipulado en la tabla dos del presente documento.

- = Corresponde a la Separación de los siguientes tres caracteres.

ZZZ =Corresponde al Consecutivo de los documentos de acuerdo a su

clasificación.

Identificación del tipo de documento: Los tipos de documentos están identificados así:

Tabla No. 2

Codificación Tipos de Documentos

( YY )

DOCUMENTO IDENTIFICACIÓN

Manual MA

Procedimiento PR

Plan PL

Formato FO

Programas PG

Instructivos IN

Matrices M

Reglamento R


REGISTROS

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Ejemplo de Codificación de un Documento

Documento No. PR-001

La clave del Número es la siguiente: PR-001

PR = Corresponde al Procedimiento de Elaboración de Documentos.

- = Corresponde a la Separación de los siguientes tres caracteres.

001 = Corresponde al Consecutivo de acuerdo a la naturaleza del documento,

para este caso es el 001.

6.4 REVISION

La revisión de los documentos del SG-SST estará a cargo de la persona encarga del SG-.SST

junto con el jefe directo de la tienda.

6.5 APROBACION DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos son aprobados por el representante de la dirección luego de la revisión

efectuada por el encargado del SG-SST respectivamente.

El responsable del SG-SST, procede a: Codificar, Actualizar la versión y estructura del

documento si aplica e incluir en el listado maestro de documentos.

6.6 DISTRIBUCION DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS


REGISTROS

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Los documentos internos son distribuidos y se encuentran disponibles en la Oficina

administrativa en el equipo central; En el escritorio “Carpeta SG-SST” la divulgación de los

documentos vigentes se efectúa mediante el envío de correo electrónico, comunicados

internos y/o reuniendo al personal involucrado para su respectiva socialización y especificando

con claridad la versión anterior, la nueva versión y la fecha a partir de la cual aplica el nuevo

documento o registró.

Se consideran documentos controlados los publicados en medio electrónicos en el equipo

central e igualmente los físicos que se encuentren en cada área de trabajo. En caso de

requerir la generación de la copia de un documento para un ente externo o copias que no

estén controladas en el sitio de trabajo y por las personas responsables éstas se identificaran

con un sello de “COPIA NO CONTROLADA” en la parte final de todas sus hojas.

6.7DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos de origen externo, que incidan en el SG-SST (Fichas técnicas de materias

primas e Insumos, hojas de seguridad de productos químicos, Normas y Decretos, etc.), son

distribuidos a la persona que finalmente hace uso del documento.

El responsable de este documento informa al responsable del SG-SST para incluirlos en el

“Listado Maestro de Documentos” para así controlar su versión o vigencia y la entidad

generadora. Cuando se trate de la normatividad legal vigente aplicable al sistema se indicara

en el listado maestro de documentos y registros la carpeta global donde se encuentra esta

documentación.

6.8 ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Los cambios o actualizaciones en los documentos las solicita la persona que requiera el

cambio apoyados en el en cargado del SG-SST, mediante lo establecido en el procedimiento


REGISTROS

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de gestión del cambio y apoyado en su respectivo formato FO-013 remitiendo el documento a

revisión y aprobación nuevamente antes de ser publicado.

6.09 DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS

Toda la estructura documental del SG-SST de KIDS REPUBLIC, se encuentra disponible en el

computador del área administrativa, para lo cual todo el personal puede tener acceso a la

información al momento que lo requieran.

6.10 LEGIBILIDAD E IDENTIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos se mantienen legibles ya que son archivos por medio electrónico, con

restricción de cambios o modificaciones, lo que hace que sean documentos no adulteradles.

6.11CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Los documentos que han sido modificados o actualizados en su versión, se consideran

obsoletos y son guardados en el equipo de la oficina administrativa, al momento de actualizar

el archivo. Este tipo de documentos que estén impresos se identificaran con la palabra

``DOCUMENTO OBSOLETO´´, para evitar su uso no previsto, se reutilizaran para imprimir en

la cara limpia del documento, si las dos caras del documento fueron usadas, se dispondrá

como documento reciclable.

7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES PARA EL CONTROL DE REGISTROS

7.1 CREACION DE UN FORMATO

La creación de un formato surge de la necesidad de controlar una actividad para lograr un

objetivo y una meta buscando la eficacia de un procedimiento.


REGISTROS

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La solicitud de la creación del formato es responsabilidad del personal involucrado donde surja

la necesidad. Cuando esta se identifique se le informara al personal de gestión integral

mediante el formato de gestión del cambio FO-013 para su respectivo tramite.

7.1.1 ELABORACION Y APROBACION DEL FORMATO

El formato es elaborado inicialmente por la persona que requiere el control, si este cumple con

los requerimientos es aprobado por el responsable de la tienda y el encargado del SG-SST.

7.1.2 IDENTIFICACION Y DISTRIBUCION

Los registros creados por la tienda serán identificados a través del código asignado al formato,

considerando que un formato se convierte en registro cuando tiene datos que evidencian la

actividad realizada.

Los formatos del SG-SST son distribuidos y se encuentran disponibles en el computador de la

oficina administrativa y su ruta es: D:XXXX , ; La divulgación de estos se efectúa mediante el

envío de correo electrónico, comunicados internos y/o reuniendo al personal involucrado

especificando con claridad la versión anterior, la nueva versión y la fecha a partir de la cual

aplica el nuevo formato.

Una vez identificados los registros internos con código y versión se incluyen en el listado

maestro de documentos y registros para su control.

Los registros que se controlan pueden ser:

Registros Internos: derivados de la implementación y mantenimiento del SG-SST.

Registros Externos: los emitidos por clientes, proveedores, personal externo etc., que

proporcionen evidencia de la conformidad con los requisitos establecidos para el


REGISTROS

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desarrollo del SG-SST de KIDS REPUBLIC.: Certificaciones, Auditorias de

seguimiento, etc.

Nota: Todos los documentos (Formatos, Registros, Planes, Programas, Manuales, etc.) se pueden modificar desde el computador de la oficina administrativa por el encargado del SG-SST.

7.1.3 ALMACENAMIENTO

El almacenamiento de los registros se realizará en carpetas, fólderes, AZ o cualquier otro

medio que garantice la conservación y fácil recuperación de los registros, los cuales deben

estar identificados claramente con el fin de acceder a ellos de manera oportuna y exacta,

posteriormente estos serán dispuestos en archivadores o estantes, en la oficina administrativa

de la tienda.

En cuanto a los registros magnéticos, estos estarán en la carpeta Registros la cual se

encuentra en la dirección XXX.

7.1.4 PROTECCIÓN

Función que permite asegurar un buen estado físico de los documentos o registros aislándolos

de condiciones ambientales adversas en lugares protegidos de la humedad y el polvo, y define

los cargos de los trabajadores que tienen acceso al documento o registro. En términos

generales los documentos o registros impresos se almacenan al medio ambiente y tiene

acceso todo el personal de la tienda a solo lectura.

En cuanto a documentos y registros magnéticos, estos estarán disponibles en el computador

de la oficina administrativa en medo lectura, y para su modificación se efectuara mediante una

clave que manejara exclusivamente la persona que maneja el SG-SST.


REGISTROS

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Adicionalmente se realizaran copias o backup´s periódicos (quincenales) para tener control de

la información la cual estará en el disco duro de gerencia.

7.1.5 LEGIBILIDAD

Los formatos deben ser diligenciados en forma clara y legible por el personal correspondiente

y con la frecuencia requerida por el mismo, no deben tener ; no se deben diligenciar a lápiz o

con tintas borrarles; en lo posible cuando existan campos en blanco los espacios deben ser

cerrados para hacer la información más confiable y evitar que ésta sea alterada, esto puede

hacerse colocando un N/A (No Aplica) o cerrando con una línea, excepto en los campos que

impliquen selección (por ejemplo: Si___ No___).

En caso de corregir un dato (por ejemplo: tachar o reteñir una letra o numero) se debe

registrar la persona que lo hace y la razón por la cual fue hecho, esto se puede registrar en el

campo de Observaciones del documento o cerca del dato o valor corregido, esto con el fin de

controlar los errores y poder dar confiabilidad a la información registrada.

7.1.5 RECUPERACIÓN

Función que permite localizar los documentos o registros impresos o magnéticos. Las copias

magnéticas se recuperaran por la ruta de almacenamiento y por el nombre del archivo.

7.1.6 TIEMPO DE RETENCIÓN

Tiempo durante el cual se mantiene un documento o registro antes de realizar su disposición

final. El Responsable del proceso determina el tiempo de retención de cada registro,

basándose en las disposiciones obligatorias de Ley y su experiencia en el manejo de los

mismos. El tiempo de retención se muestra en forma detallada en el listado Maestro de


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Documentos y registros. Esta revisión se hace periódicamente y se hace la disposición final de

los registros que hayan cumplido con el tiempo de retención.

7.1.7 DISPOSICIÓN FINAL

El destino final de los registros, lo determina la persona encargada del SG-SST de acuerdo a

su uso y/o a lo indicado por la ley cuando aplique. Los registros impresos que cumplan con el

tiempo de retención serán reutilizados para imprimir en la cara limpia del registro (si no se

considera registro confidencial) si las dos caras del registro fueron usadas, este se dispondrá

como documento reciclable y/o se rasgarán. Para los documentos magnéticos se dejara una

copia de la versión anterior en documentos obsoletos.

8. FORMATOS RELACIONADOS

FO-014 Listado maestro de documentos y registros

FO-013 Gestión del cambio

9. CONTROL DE CAMBIOS

VER. No FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 10-02-2016 Documento inicial

2

3

Documents

Control de Documentos y Registros (1)