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Lineamientos para la Selección y Evaluación de Proveedores de Bienes o productos y servicios del CCBA

LINEAMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE

BIENES Y SERVICIOS DEL CCBA

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Contenido1.-OBJETIVO...............................................................................................................................................................4

2.- ALCANCE..............................................................................................................................................................4

3.- POLÍTICAS.............................................................................................................................................................4

4. LINEAMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DEL CCBA.............................................................................................................................................5

Criterios de selección de proveedores de bienes y servicios....................................................................................5

Procedimiento de selección de proveedores de bienes.............................................................................................6

Procedimiento de selección de proveedores de Servicios.........................................................................................6

Evaluación de proveedores.......................................................................................................................................6

Evaluación de los proveedores de bienes..............................................................................................................6

Procedimiento de evaluación de proveedores de bienes.......................................................................................6

Notificación del resultado de la evaluación y plan de acción...............................................................................7

Evaluación de proveedores de Servicios...............................................................................................................7

Procedimiento de evaluación de proveedores de servicios...................................................................................9

Notificación del resultado de la evaluación y plan de acción...............................................................................9

5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA...................................................................................................................11

6.- GLOSARIO...........................................................................................................................................................11

7.- CONTROL DE REVISIONES..............................................................................................................................12

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INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene como principal objetivo establecer los lineamientos para seleccionar los proveedores de bienes y servicios, así como establecer el método de evaluación de los mismos para garantizar insumos de calidad requeridos para satisfacer las necesidades del Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias.

Los Proveedores que posea una Empresa determinarán en gran medida el éxito de ésta. El contar con buenos proveedores no solo significa contar con insumos de calidad sino también, poder ofrecer productos de calidad.

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1.-OBJETIVO

Establecer los criterios de selección y evaluación de proveedores de bienes o produc-

tos y servicios del CCBA

2.- ALCANCE

Aplica para todos los proveedores de bienes o productos y servicios del CCBA.

3.- POLÍTICAS3.1 Cuando el proveedor de bienes o producto y servicio no haya sido evaluado

previamente, no será un criterio de selección del mismo.

3.2 Para llevar a cabo la selección de los proveedores se deberá tener al menos tres

cotizaciones de diferentes proveedores.

3.3 Cuando el Proveedor sea único se solicitará una carta a dicho proveedor en donde

indique que son proveedores exclusivos del bien o servicio solicitado, de acuerdo al

manual con código M-DGF-CGDF-03 en el apartado de las Políticas para la

Administración de Egresos 7.1.8

3.4 La evaluación y selección de los proveedores de servicios, será llevado a cabo por

los usuarios que solicitaron el servicio.

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4. LINEAMIENTOS PARA LA SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES O PRODUCTOS Y SERVICIOS DEL CCBA

Criterios de selección de proveedores de bienes o productos y servicios.

Los principales criterios a considerar al momento de seleccionar al proveedor de bienes o productos y servicios son precio y tiempo de entrega.

Precio.-Siempre debemos procurar proveedores con precios razonables, que sean acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, y a los precios promedio del mercado. Al evaluar el precio del producto, debemos tener en cuenta también los gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los gastos de transporte, seguros embalaje, etc.Así mismo, al momento de evaluar el factor precio, debemos considerar los posibles descuentos que el proveedor nos pueda otorgar, tales como descuentos por volumen de compra, descuentos por pronto pago, etc.

Tiempo de Entrega.-Otro criterio importante a tener en cuenta al momento de seleccionar un proveedor es la entrega ,en donde lo primero que debemos evaluar es que si el proveedor requiere de un pedido mínimo para poder trabajar con nosotros.En el criterio de entrega también evaluamos la oportunidad de entrega ,si son capaces de asegurarnos que cumplirán siempre con nuestros pedidos ,que nos lo entregarán oportunamente cada vez que lo requiramos ,que siempre contarán con el mismo producto, que nos podrán abastecer durante todo el año ,etc. Y también evaluamos la rapidez o los plazos de entrega, que es el tiempo que transcurre desde que hacemos el pedido hasta que nos entregan el producto, por ejemplo, si nos hacen la entrega del producto a los 3 días, a los 30 días, etc.

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Procedimiento de selección de proveedores de bienes o productos

1. Seleccionar a los proveedores que obtuvieron cuando menos calificación de

“condicionado” como resultado de su evaluación anterior.

2. El segundo criterio a tomar en cuenta es que la cotización cumpla con las

características del bien solicitado.

3. Armar el cuadro comparativo de proveedores.

4. El tercer criterio a tomar en cuenta es la cotización de menor precio.

5. El último criterio a considerar es el tiempo de entrega.

Procedimiento de selección de proveedores de Servicios.

Los criterios de selección de los proveedores de servicios son

1. Seleccionar a los proveedores que obtuvieron cuando menos condición de

“calificado con reserva” como resultado de su evaluación anterior.

2. El segundo criterio a tomar en cuenta es que la cotización cumpla con las

caracteristicas del servicio solicitado.

3. Armar el cuadro comparativo de proveedores.

4. El tercer criterio a tomar en cuenta es la cotización de menor precio.

Evaluación de proveedores.

Evaluación de los proveedores de bienes o productos

La evaluación de los proveedores de bienes o productos se realizará de manera

cuatrimestral.

Procedimiento de evaluación de proveedores de bienes o productos

1.- Se selecciona aleatoriamente al 50% de los proveedores a evaluar.

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2.- En la evaluación el responsable de compras asignará el porcentaje de calificación

en cuanto a la calidad del producto de acuerdo a los criterios seleccionados por el

usuario en el formato F-CCBA-SAD-05.

3.- El responsable de compras evaluará al proveedor en cuanto al tiempo de acuerdo

a lo establecido en la cotización.

Notificación del resultado de la evaluación y plan de acción.

De acuerdo al puntaje obtenido, se procederá a llevar a cabo las siguientes acciones:

Calificación deDesempeño (%)

Condición

De 100% a 90% “CONFIABLE”.De 89% a 80% “CONDICIONADO”.Menor que 80 % “NO CONFIABLE”.

Puntaje De 100% a 90% (CONFIABLE). Se mantendrá como proveedor.

De 89% a 80% (CONDICIONADO). Se condicionará su permanencia en el catálogo de

proveedores del CCBA, a la espera de las mejoras de su desempeño en un periodo no

mayor a seis meses de acuerdo a su calificación de desempeño en ese periodo. En

caso de no mejorar su calificación, pasará a condición de “NO CONFIABLE”.

Menor que 80% (NO CONFIABLE). No será considerado como proveedor en el

catálogo de proveedores del CCBA en un periodo de seis meses y deberá presentar

una carta de solicitud de nuevo ingreso al catálogo de proveedores del CCBA,

comprometiéndose a mejorar el servicio.

Evaluación de proveedores de Servicios.

Se procederá a evaluar el desempeño del proveedor de servicios una vez iniciada la

operación del mismo. La evaluación del proveedor de servicios considera como unidad

básica el contrato u orden de servicio. Las evaluaciones finales al cierre de un contrato

u orden de servicio, serán obligatorias para todos los servicios adquiridos de acuerdo

al procedimiento P-CCBA-SAD-02.

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Los criterios para la evaluación son el cumplimiento de la calidad del servicio, y de

los plazos establecidos, siendo la calidad el principal criterio del desempeño del

proveedor en cada uno de los grupos de proveedores de servicios.

Para realizar la evaluación se deberán considerar las escalas de calificación de cada

subcriterio, de acuerdo a lo que se detalla a continuación.

Calificación deDesempeño (%)

Condición

Mayor o Igual a 70%

“CALIFICADO”.

Mayor o Igual a 50% yMenor que 70%

“CALIFICADO CONRESERVA”.

Menor que 50 % “DESCALIFICADO”.

DEFINICIÓN DE LOS CRITERIOS

CALIDAD DEL SERVICIO.Subcriterio.

Servicio realizado: El trabajo cumple cabalmente con los niveles de calidad solicitados.

En particular, para las obras, la calidad de las terminaciones y acabado, cumplen

satisfactoriamente con lo solicitado.

Infraestructura, equipos, herramientas: La calidad de la infraestructura, equipos y

herramientas es óptima. La mantención de éstas es óptima, presentando y ejecutando

programas de mantención establecidos y demostrables.

Calidad de materiales y suministros: La calidad de los materiales y suministros

aportados es óptima.

Iniciativa y cooperación del personal: El personal demuestra, sistemática y

evidentemente, iniciativa y compromiso, durante la prestación del trabajo o desarrollo

del servicio.

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PLAZOS

Subcriterio.

Cumplimiento de plazos: El proveedor cumple permanentemente con los plazos en lo

que respecta a la entrega del trabajo o servicio. Programación del trabajo: El proveedor hace una programación formal de los trabajos

o servicios realizados, siendo demostrable y logrando un uso eficiente y eficaz de los

recursos, permitiendo una respuesta, a los clientes internos, dentro de los plazos

establecidos.

Procedimiento de evaluación de proveedores de servicios.

1. El responsable de cada servicio contratado distribuirá entre los usuarios

directos la hoja de evaluación F-CCBA-SAD-09. En caso que el responsable del

servicio contratado sea el usuario directo, la hoja de evaluación será llenada por

éste.

2. El responsable del servicio adquirido emitirá el resultado de la evaluación

mediante el promedio de las evaluaciones de los usuarios directos.

3. El responsable del servicio adquirido deberá notificar por escrito al responsable

del departamento de compras el puntaje obtenido.

Notificación del resultado de la evaluación y plan de acción.

El resultado de la evaluación de los proveedores de servicios adquiridos se les

notificará al final de cada orden de servicio, será llevado a cabo por el responsable del

departamento de compras.

De acuerdo al puntaje obtenido, se procederá a llevar a cabo las siguientes acciones:

Puntaje Mayor o Igual a 70% (“CALIFICADO”). Se mantendrá como proveedor.

Mayor o Igual a 50% y Menor que 70% (CALIFICADO CON RESERVA”). Se

condicionará su permanencia en el catálogo de proveedores del CCBA, a la espera de

las mejoras de su desempeño en un periodo no mayor a seis meses de acuerdo a su

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calificación de desempeño en ese periodo. En caso de no mejorar su calificación,

pasará a condición de DESCALIFICADO.

Menor que 50% (“DESCALIFICADO”). No será considerado como proveedor en el

catálogo de proveedores del CCBA en un periodo de seis meses y deberá presentar

una carta de solicitud de nuevo ingreso al catálogo de proveedores del CCBA,

comprometiéndose a mejorar el servicio.

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5.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Código(cuando aplique) Nombre del documento Lugar de

almacenamiento

M-DGF-CGDF-03 Manual de Políticas Administrativo-Financieras de Aplicación General

Documento en Línea

P-CCBA-SAD-01Procedimiento de Compras de Bienes y Servicios

Archivo de Área

6.- GLOSARIO

6.1 .- SIGLAS

CCBA Campus de Ciencias Biológicas y AgropecuariasPROMEP Programa de Mejoramiento ProfesionalSAU Sistema de Atención a UsuariosSII Sistema de Información institucionalSAD Secretaría Administrativa.

6.2 .- DEFINICIONES

Techo Financiero.- Son apoyos presupuestales asignado por la Universidad Autónoma deYucatán el cual solo puede ser utilizado para los gastos específicos de esta.Servicios No Licitados.- Son las compras directas que no fueron asignados en concurso deLicitaciónGasto Corriente.- Son las asignaciones para gastos otorgadas por subsidio federalServicios.- Extintores, Fumigación y Sanitización, Manejo de residuos Químicos, Manejo deRPBI, Mantenimiento de Equipo de Laboratorio, Mantenimiento de Equipo de RefrigeraciónY Congelación.Productos.- Reactivos, vidriería, insumos de laboratorio, etc.Bienes.- Equipo de Laboratorio, Equipo de Refrigeración y Mobiliario y Equipo.Proveedor.- Persona física o moral, dedicada al comercio de bienes, productos y servicios,Que se encuentran en nuestro padrón de proveedores del CCBA.

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7.- CONTROL DE REVISIONES

NIVEL DE REVISIÓ

N

SECCIÓN Y/O

PÁGINADESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA

FECHA DE MODIFICACIÓN

01 PAG. 5Y 7

Se elimina de los criterios de selección de proveedores la calidad, ya que es un criterio de evaluación.Se modifica la redacción del punto 2.

15 de julio de 2013

02 PAG. 5,6 Y 11

Se modifica el Nombre del lineamiento, Se modifica el Título del punto 4, se modifica la redacción de la evaluación de proveedores y se modifica el glosario en el apartado de definiciones

15 de enero de 2016

Nota: La sección 10 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco.

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Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Yucatán

Aprobó

M.C. Marco Antonio Torres LeónDirector

Revisó

M.C. José Enrique Abreu SierraSecretario Administrativo

Elaboró

Karla Aguirre CabreraResponsable del Departamento

de Compras