<zx1. Definición de Administración:

Todos los conceptos que encontramos sobre el significado de administración, nos llevan a observar diferentes puntos de vista. Así, presentamos las siguientes definiciones:

Según Idalberto Chiavenato, la administración es la conducción racional de las actividades de una empresa, con o sin ánimo de lucro. Ella implica la planeación, organización, dirección y el control de todas las actividades diferenciadas que por la división del trabajo se requiera.

Robbins y Coulter definen la administración como el proceso de hacer que las actividades sean terminadas con eficiencia y eficacia con y atraves de otras personas. El proceso está constituido por las funciones de planeamiento, organización, dirección y control (la función de integración está incluida en las demás funciones). La eficacia y eficiencia proporcionan un marco de elección de decisiones aceadas y acciones desempeñadas hábilmente.

Bajo una perspectiva metodológica, Hermida, Serra y Kastika definen a la administración como una ciencia que estudia a las empresas con fines descriptivos y explicativos de su actuación en el tiempo, que formula hipótesis y utiliza tanto el método científico como las técnicas instrumentales para operar productivamente. Prescribe o norma propuestas de mejora y se proyecta con la finalidad de mantenerlas vigentes. Los autores identifican la relación entre ciencia y técnica, en el sentido que las técnicas serán suficientes en el manejo operativo de una empresa hasta que las situaciones cambiantes originen que esta se aparte de sus objetivos o que se creen distorsiones que obstaculicen el logro de los resultados esperados, necesitándose nuevamente la ciencia de la administración.

Stoner y Freeman indican que la administración es el proceso de planear, organizar, liderar y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización empleando todos los demás recursos organizacionales para lograr objetivos organizacionales establecidos.

Antonio Pinilla dice que la administración es la ciencia de la dirección de la acción humana dedicada a resolver las necesidades básicas que emergen de la interacción social.

Administrar es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en equipo, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.

Las definiciones presentadas varían según la perspectiva de los autores, pero podemos encontrar aspectos comunes en su significado. Estos son:

Ciencia que:

Formula hipótesis y aplica técnicas especializadas Establece objetivos Dimensiones de tiempo presente y futuro Convierte los planes en acciones

Crea ambientes físicos y sociales propicios para:

Innovar y trabajar organizadamente Tomar decisiones eficaces y eficientes Actuar mediante equipos de trabajo Evaluar continuamente los logros

2. La administración y la toma de decisiones

La toma de decisiones en la empresa está relacionada con el ahorro beneficio que estas impliquen. Para lograr tal efecto, se requiere:

Comprender la dinámica social, identificando sus tendencias y ubicando sus aspectos sensibles, con el propósito de tener un conocimiento profundo del mercado en el que opera la empresa y así poder proyectar los cambios que depara el futuro.

Identificar el propósito de existencia de la empresa, su naturaleza y filosofía, con la finalidad de consolidar y mantener un estilo gerencia y planeamiento compatibles con esa dinámica social.

Conocer poseer dominio científico y pragmático los componentes necesarios para lograr objetivos empresariales, los que son:

2.1. El Producto o Servicio que se ofrece al consumidor, considerando que los diseños, procesos de elaboración y sistemas sean consecuencia lógica de lo investigado por la empresa en el mercado y posean los atributos necesarios para satisfacer parte de el.

2.2. La Imagen externa que la empresa proyecta por medio de las actividades que desarrolla y que es percibida por la sociedad. La imagen interna que es percibida y proyectada por los miembros de la organización hacia la misma.

2.3. La Calidad de gestión que fundamenta y a la vez sostiene la toma de decisiones. Un buen sistema de administración, es aquel que ayuda a la empresa a no perder la visión de futuro y a la vez utilizar la cantidad y calidad de esfuerzos suficientes para lograr las metas señaladas.

Gráfico N°1

Componentes esenciales para lograr objetivos empresariales

La concordancia entre los tres componentes da como efecto mayores posibilidades de permanencia en la empresa en el largo plazo.

3. La administración y los niveles jerárquicos

La administración es aplicada por toda persona involucrada en el desarrollo o de acciones administrativas, sea cual fuera el nivel jerárquico de su puesto de trabajo o el tipo de organización donde se trabaje; sea ésta denominada empresa, negocio, organismo, organización, corporación, sociedad o institución. Las funciones administrativas se desarrollarán en mayor o menor grado de complejidad, con mayor o menor nivel de eficacia y eficiencia, pero siempre se realizará.

De acuerdo con Rosemary Stewart, los grados o niveles de aplicación de la administración que puedan diferenciarse entre los puestos de trabajo, se identifican según el nivel de exigencia, restricción y decisiones que el propio puesto depara.

‘‘Las exigencias lo que ha de hacerse, las restricciones son los factores dentro o fuera de la organización que limitan lo que los ejecutivos pueden hacer. Las decisiones identifican las opciones que el empleado puede ejercer al determinar lo que va a hacer uy cómo lo puede hacer’’

4. Las funciones de la Administración

El proceso administrativo se lleva a cabo mediante las siguientes funciones de la administración:

4.1 Planeamiento, responde a la reflexión, a la concepción de la visión futura de la empresa, observando las oportunidades y restricciones que se generan en el ambiente en donde se desarrolla; esto quiere decir, identificando aquellos sucesos que puedan ser beneficiosos y evadiendo o disminuyendo los posibles efectos nocivos que otros puedan traer a la organización. Implica evaluar los puntos fuertes y débiles al interior de la empresa y seleccionar misiones y objetivos. Requiere la elección de medios y acciones específicas para lograr metas a largo y corto

Calidad de gestión

ProductoImagen de Empresa

plazo respectivamente, así como tomar decisiones al elegir cursos de acción entre varias opciones.

El planeamiento renueva continuamente el concepto de lo que la empresa será en el futuro, por lo que esta función puede verse como la principal responsable de la vigencia de las organizaciones en el tiempo.

4.2. Organización, consiste en analizar, agrupar y evaluar las acciones establecidas para coordinar los recursos económicos necesarios para lograr los objetivos; crear puestos de trabajo y definir relaciones formales de trabajo que de ellos emanan. En éstas, básicamente se identifica dos tipos de correspondencia. La primera, de autoridad y responsabilidad entre jefes y subordinados; la segunda, de coordinación entre los que pertenecen a un mismo nivel jerárquico.

La estructura organizacional es el resultado del análisis de los puestos de trabajo, en donde estos adquieren denominaciones tales como gerencia, departamento, sección, unidad, u otras que se presenten de acuerdo a su ubicación jerárquica y a la magnitud o alcance de su acción. La representación gráfica de esta estructura se observa en el organigrama.

Al organizar se definen formalmente los roles y funciones de los miembros de la empresa.

Una óptima aplicación de la función de organización se da cuando esta es compatible con los planes y ayuda a lograr los objetivos propuestos.

4.3. Integración de los recursos humanos o de personal, implica encontrar y mantener al personal suficiente e idóneo en cada puesto de trabajo, de acuerdo a los requerimientos establecidos previamente por la función de organización. Tiene como finalidad identificar, hacer un ‘‘inventario’’ de habilidades, personalidades y otras características de los miembros de la empresa, para ubicarlos en puestos de trabajo compatibles con esas competencias y por lo tanto, facilitar que se logren los objetivos a través de las personas adecuadas.

4.4 Dirección, consiste en generar condiciones que favorezcan la creación de un ambiente humano propicio para influir en la mejora del desempeño individual y colectivo, a través de la emisión de órdenes, técnicas de motivación, ejercicio del liderazgo y uso eficiente de la comunicación, cuyo efecto contribuye a lograr los objetivos de la empresa y a la de sus miembros.

4.5. Control, requiere establecer mecanismos que midan el avance de las acciones desarrolladas por la organización y hacer el seguimiento respectivo, para asegurar que estas se acerquen a los planes y se logren los objetivos. A su vez, mediante la evaluación de los resultados parciales, se puede identificar aspectos necesarios que deben ajustarse en las demás funciones, logrando evitar posibles errores o desviaciones.

La administración es parte fundamental para la empresa, ya que sin una adecuada gestión, esta no perdura. Toda empresa que desee lograr objetivos debe poseer una administración efectiva, por lo que las funciones mencionadas ofrecen métodos para conseguirla. Para lograr tal efecto, en los niveles jerárquicos superiores destinan la mayor proporción de su tiempo a las funciones de

planeamiento y control, los niveles intermedios a funciones de organización e integración y los niveles inferiores a la función de dirección.

Gráfico N°2

Tiempo dedicado a desempeñar funciones administrativas según nivel jerárquico

5. El Proceso Administrativo o Ciclo de la Administración:

Los neoclásicos distinguieron cuatro funciones básicas en el ciclo administrativo:

Planeación, organización, dirección y control. Observaron la interacción entre estas funciones en forma de dinámica, cíclica e interdependiente. Este proceso se repite continuamente y mediante la realimentación se va perfeccionando o ajustando según los cambios, (Ver gráfico N°3).

Gráfico N°3

Interacción del Proceso

Planificación

Control

Dirección

Organización

6. Planeamiento Estratégico y Planeamiento Táctico

Para lograr objetivos es necesario contar con planes estratégicos y planes tácticos.

Podemos definir el término estrategia como la movilización de todos los recursos de la empresa en el ámbito global que sirve de guía para lograr resultados en el largo plazo, mientras que táctica es un plan específico dirigido hacia el empleo de recursos dentro de una estrategia general, formulada para el área, departamento, sección, o unidad de la organización. S ámbito está circunscrito en el mediano corto plazo; canaliza los planes operacionales de corto plazo.

‘‘Las decisiones estratégicas, cualquiera que fuere su magnitud, su complejidad o su importancia, no se deben tomar nunca mediante la resolución de problemas. En estas decisiones específicamente gerenciales, la tarea importante y difícil no es nunca encontrar la respuesta correcta sino la pregunta correcta. Porque hay tantas cosas inútiles como encontrar la respuesta correcta a la pregunta errónea’’

6.1. Planeamiento Estratégico

El planeamiento estratégico se ocupa de los siguientes aspectos: (Ver gráfico N°4).

I. Formulación de objetivos generales: en la que la empresa determina los objetivos generales a lograr en el largo plazo y los valoriza en función de su importancia.

II. Análisis externo del medio ambiente – variable exógenos: se analiza la evolución de los mercados y competencia, el desenvolvimiento de los factores externos (económicos, políticos, sociales, tecnológicos, etc) y se hace un balance de las oportunidades y restricciones existentes para lograr los resultados esperados.

III. Análisis interno de las fuerzas y limitaciones de la empresa – variables endógenas: se analiza las condiciones internas de la empresa para identificar sus puntos fuertes y débiles. El diagnóstico resultante confirma situaciones tales como la utilización de los recursos, la distribución de objetivos, la estructura organizacional, niveles de rendimiento, de calidad de los productos terminados, de productividad, etc.

IV. Formulación de las alternativas estratégicas, evaluación y elección de las más adecuadas: se definen y evalúan las posiciones alternativas que responde a cómo se lograrían los resultados de largo plazo, en función del análisis exógeno y endógeno. Para la elección de una estrategia, o la combinación de varias, se considera la oportunidad y riesgo implícitos.

9.2. Planeamiento Táctico

Si mediante el planeamiento estratégico se toman decisiones de largo plazo, el planeamiento tácticos desarrollarse en función de el. Los planes tácticos se formulan para el mediano plazo y se desagregan, considerando los siguientes aspectos.

I. Planeamiento organizacional: Se refiere a transformar la estructura organizacional según las necesidades; definidas en el planeamiento estratégico. Los cambios organizacionales pueden variar desde la reestructuración total hasta la reorganización gradual y paulatina

II. Planeamiento del desarrollo mercado/ producto: se define qué dirección se toma respecto a los productos y mercados, en el sentido que la empresa puede concretar su fuerza de ventas en los productos existentes, desarrollar nuevos productos para el mercado existente o en otro caso puede dirigir su atención hacia la creación de nuevos productos o mercados.

III. Planeamiento del desarrollo de recursos para las operaciones de la empresa: la empresa define diferentes etapas en el plan destinado para obtener recursos tecnológicos y materiales. Estos requieren de planes paralelos de capacitación, desarrollo de personal y financiamiento que permiten aprovechar la tecnología y lograr resultados económicos.

IV. Planeamiento de las operaciones de la empresa: los planes están orientados hacia la eficiencia de las actividades operativas de la empresa, especialmente las de producción y comercialización de los productos.

Los planes tácticos se desdoblan en planes operacionales más específicos. El plan táctico debe relacionarse con el mediano plazo y el plan operacional debe ser más detallado y referirse al corto plazo. La Administración por objetivo tiene un comportamiento cíclico, con lo cual, el resultado de un periodo permite que se realicen ajustes en el periodo siguiente.

Gráfico N°4

DESARROLLO DEL PLAN ESTRATÉGICO

Análisisexternos

Determinación de los objetivos de la empresa

Formulación de alternativas estratégicas

Planeación estratégica

Reconocimiento de expectativas de los accionistas

1. MERCADOSA. Factores externos1. Económicos2. Solciológicos3. Tecnológicos4. PolíticosB. Matriz

Análisisexternos

2. COMPETENCIAA. Para los consumidores 1. Desempeño en mercados Seleccionados 2. Otras formas de satisfacción De necesidadesB. Para los recursos 1. Financieros 2. Personales 3. Materiales 4. Otros

1. Definición y propósito de la planeación

‘‘PLAN’’ es una palabra común del vocabulario administrativo; como se usa tan a menudo de la impresión de que los conceptos que encierra son claros y ampliamente comprendidos. Los hechos demuestren lo contrario.

La planificación se hace mal en la mayoría de las compañías debido principalmente a que pocas personas la conocen a fondo (como actividad definida tiene menos de 120 años) y a que presenta obstáculos a las mentalidades obstinadas y los intereses privados (los cuales son más frecuentes en los escalones elevados de la administración de lo que generalmente se cree) Sin embargo, gracias al trabajo de algunos gerentes dedicados, la tecnología de la planificación durante los últimos años. Quizás el logro más memorable de algunas compañías en esta década reside en su progreso en tarea de convertir la planificación en un instrumento útil de administración. En la mayoría de las compañías, sin embargo, la planificación no consiste sino en tomar medidas después de los hechos para saber si los resultados han excedido o no han alcanzado las metas establecidas.

La planificación es especializada se está volviendo rápidamente un factor competitivo de importancia y encamina a ser factor crucial. Sin duda, el ritmo de progreso se irá acelerando a medida que la gerencia alcance más madurez, lo cual ampliará la brecha entre las pocas compañías que planean bien y las muchas que se reducen a los buenos deseos.

La declaración siguiente es especializada se está utilidad para la planificación significa comprometerse a la acción sobre bases ordenadas realistas y sistemáticas; es una selección razonada de cursos de acción. La declaración tiene la virtud de aclarar que la planificación es el proceso de relacionar fases conceptuales en forma ordenada. A falta de una definición más sencilla y singular, las palabras de Norbart Weiner, el padre de la cibernética, resume en: ‘‘La vida está compuesta de estructuras, y por eso es comprensible. Los negocios precisan una estructura; de lo contrario, se convierten en sistemas irracionales, donde no se toma en cuenta la explicación’’

BENEFICIOS DE LA PLANIFICACIÓN

Los beneficios que proporciona la planificación son los siguientes:

Define la acción Reduce los riesgos Refuerza los objetivos Simplifica la coordinación Facilita el control Crea nuevas oportunidades Vitaliza la organización Hay muchos más beneficios, pero ninguno tan importante como estos.

LOS INGREDIENTES DE LA BUENA PLANIFICACIÓN

Los ingredientes (instrumentos y motivos) de la planificación son necesidades, información, conocimientos, experiencia, discernimiento, imaginación, buen juicio, ambición optimismo, valor y realismo. Respecto al punto anterior, los planes están justificados únicamente cuando proporcionan un mejor control para un futuro que no se puede dejar al azar.

PLANEAMIENTO Y DISEÑO DE UN PRODUCTO

Como ya se ha mencionado anteriormente los planes no se pueden dejar al azar, por ello debemos hacernos las siguientes preguntas al momento de diseñar un producto:

¿Cuál es la razón social/comercial de la empresa? ¿Cuál es la estructura empresarial? ¿En qué tipo de negocio o sector se desarrollará la empresa? ¿Cuáles son las necesidades que la empresa piensa satisfacer? ¿Cuáles son los productos y/o servicios que la empresa proyecta ofrecer?

Todas estas preguntas podrán ser respondidas si tenemos visión y misión:

Los conceptos refieren de manera general al planteo de objetivos que la empresa intenta alcanzar. Ambos conceptos son medios para lograr alcanzar un estado que se considera deseable.

El concepto de misión refiere a un motivo o una razón de ser por parte de una organización, una empresa o una institución. Este motivo se enfoca en el presente, es decir, es la actividad que justifica lo que el grupo o el individuo está haciendo en un momento dado.

¿Quiénes somos?- Somos una empresa de servicio en el ámbito nacional e internacional.

¿qué buscamos?- Alcanzar un servicio de excelente calidad, rapidez y seguridad.

¿Para quienes trabajamos?- Para satisfacer las necesidades de los consumidores

Por otro lado, la visión se refiere a una imagen que la organización plantea a largo plazo sobre cómo espera que sea su futuro, una expectativa ideal de lo que espera que ocurra. La visión debe ser realista pero puede ser ambiciosa, su función es guiar y motivar al grupo para continuar con el trabajo. Para entender mejor a que nos referimos con visión nos haremos las siguientes preguntas:

¿Cuál es la situación esperada?- Ser una empresa líder en el mercado en el ámbito nacional e internacional.

¿Cómo seremos en el futuro?- Seremos aquellos que brinden productos de excelencia a sus clientes, con una

reconocida calidad y eficiencia en el servicio. ¿Cómo lograr el futuro deseado?

- Mediante la innovación y mejora continua que generan ventajas competitivas y una adecuada rentabilidad.

BIBLIOGRAFÍA:

CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la teoría General de la Administración, 4ta. Edición, Santafé de Bogotá, McGraw- Hill Interamericana S.A., 1995. P.1.

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