Seguridad en gestion documental: LOPD

Seguridad en Gestión Documental Datos personales e ISO 27001

Gestión Documental y Datos Personales

Desde el momento en que una empresa española tenga en cualquier tipo de soporte (papel, sistema informático) datos personales identificables, debe estar acogida como mínimo a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y al correspondiente Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que es su reglamento de desarrollo.

Art. 18 CE

1. Se garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.

2. El domicilio es inviolable. Ninguna entrada o registro podrá hacerse en él sin consentimiento del titular o resolución judicial, salvo en caso de flagrante delito.

3. Se garantiza el secreto de las comunicaciones y, en especial, de las postales, telegráficas y telefónicas, salvo resolución judicial.

4. La ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos.

Gestión Documental y Datos Personales: Art. 18 de la CE

Se garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia

imagen.

La ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad

personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos.

La protección de los datos personales se abordará en

relación con las posibilidades que tienen los sistemas de

información y los medios informáticos de interrelacionar

los conjuntos de datos que albergan sobre una misma

persona, llegando a conformar el perfil de su

personalidad.

Gestión Documental y Datos Personales: Aplicación LOPD

La ley tiene por objeto garantizar y proteger el tratamiento de los datos de carácter personal de las personas físicas.

Datos de carácter personal registrados en soporte físico y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado (Cloud Computing, Disco Duro, Discos magnéticos, ficheros físicos…).

Satisfacción de derechos ARCO: oposición, acceso, rectificación o cancelación (Título III, LOPD).

Ámbito geográfico: España Cuando el tratamiento sea efectuado en territorio español en el marco de

las actividades de un establecimiento del responsable del tratamiento. Cuando al responsable del tratamiento no establecido en territorio

español, le sea de aplicación la legislación española en aplicación de normas de Derecho Internacional público.

Cuando el responsable del tratamiento no esté establecido en territorio de la Unión Europea y utilice en el tratamiento de datos medios situados en territorio español, salvo que tales medios se utilicen únicamente con fines de tránsito.

Gestión Documental y Datos Personales: Aplicación LOPD

No se aplica la LOPD

Ficheros mantenidos por personas físicas para actividades personales o domésticas.

Ficheros sometidos a la normativa sobre protección de materias clasificadas. Ficheros establecidos para la investigación del terrorismo y delincuencia

organizada.

Regidos por sus disposiciones específicas:

Ficheros regulados por la legislación de régimen electoral. Ficheros para fines exclusivamente estadísticos (amparados por la legislación

estatal o autonómica sobre la función estadística pública). Ficheros de datos contenidos en los informes personales de calificación a que se

refiere la legislación del régimen del personal de las Fuerzas Armadas. Ficheros derivados del Registro Civil y del Registro Central de penados y rebeldes. Ficheros con material audiovisual procedentes de videocámaras pertenecientes a

las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.

Gestión Documental y Datos Personales: Conceptos de la LOPD

Datos de carácter personal: Cualquier información concerniente a personas físicas

identificadas o identificables [Cualquier dato personal almacenado en el repositorio

documental].

Fichero: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la

forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso [el propio

gestor documental].

Tratamiento de datos: Operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado

o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación,

bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones,

consultas, interconexiones y transferencias [los procesos de gestión documental que

tienen lugar en un entorno corporativo].

Gestión Documental y Datos Personales: Conceptos de la LOPD

Responsable del fichero o tratamiento: Persona física o jurídica, de naturaleza pública o

privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del

tratamiento [Normalmente la empresa o sociedad o el responsable de gestión de la

empresa que alberga los datos personales]

Afectado o interesado: Persona física titular de los datos que sean objeto del tratamiento

a que se refiere el apartado c) del presente artículo. Es la persona a la cual le estamos

tratando sus datos personales [Cliente o usuario del que la empresa recaba los datos

personales].

Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o

cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por

cuenta del responsable del fichero o tratamiento [Una gestoría que prepara las nóminas de

empleados en representación de una empresa o un proveedor de Cloud Computing que

alberga en sus servidores los datos personales del responsable de tratamiento o empresa

titular que ha contratado sus servicios].

Gestión Documental y Sociedad de la Información

Vivimos en una cultura basada en la escritura. El cuneiforme uno de los

alfabetos más antiguos (finales del IV Milenio a.C.) ya se utilizaban para el registro

de aspectos económicos y administrativos de la vida. Las nuevas tecnologías de la

Sociedad de la Información han añadido a las posibilidades de la escritura, la

automatización de la Informática y por ello muchas empresas han apoyado su

gestión corporativa en una gran variedad de sistemas de información que en

mayor o menos medida les permite ganar en productividad, eficacia, ahorro de

recursos y optimización de resultados.

Gestión Documental y Sociedad de la Información: Soluciones

Dropbox para empresas

Sugar CRM (open source)

Gestor documental

Gestión Documental y LOPD: Obligaciones de Seguridad

No importa la solución que una empresa utilice para optimizar la gestión de la

información, si gestiona con dichas herramientas datos personales de personas

físicas, tanto la empresa como la solución tecnológica deberán cumplir con

Obligaciones de Seguridad por mandato legal de la LOPD y su Reglamento.

Cómo mínimo tendrán que cumplirse las medidas de seguridad de nivel básico

en todos los casos en los que se produzca el tratamiento de datos personales y

además, en función e la naturaleza de los datos se aplicaran las medidas de nivel

medio y las de nivel alto.(Capítulos II, III y IV del Título VIII

del Reglamento de la LOPD).

Gestión Documental y LOPD: Nivel básico de protección

Base: Documento de Seguridad (art. 88 del Reglamento)Las funciones y obligaciones de los usuarios o perfiles de usuarios con

acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información

estarán claramente definidas y documentadas en el documento de seguridad. Procedimiento de notificación y gestión de las incidencias que afecten a los datos de carácter personal por medio de un registro Restricciones de acceso a la información: roles y permisos que determinen que cada usuario tenga acceso únicamente a aquellos recursos que precisen para el desarrollo de sus funciones. Los soportes y documentos que contengan datos de carácter personal deberán permitir identificar el tipo de información que contienen, ser inventariados y solo deberán ser accesibles por el personal autorizado para ello en el documento de seguridad. La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal, incluidos los comprendidos y/o anejos a un correo electrónico, fuera de los locales bajo el control del responsable del fichero o tratamiento necesitará autorización. En el traslado de la documentación se adoptarán las medidas dirigidas a evitar la sustracción, pérdida o acceso indebido a la información durante su transporte.

Gestión Documental y LOPD: Nivel básico de protección

La destrucción de soportes y documentos con datos personales se hará

adoptando medidas dirigidas a evitar el acceso a la información

contenida en el mismo o su recuperación posterior.

El responsable del fichero o tratamiento deberá adoptar las medidas

que garanticen la correcta identificación y autenticación de los usuarios. Cuando el

mecanismo de autenticación se base en la existencia de contraseñas existirá un

procedimiento de asignación, distribución y almacenamiento que garantice su

confidencialidad e integridad. El documento de seguridad establecerá la periodicidad con

la que tienen que ser cambiadas las contraseñas.

Deberán realizarse periódicamente copias de respaldo, salvo que en dicho período no

se hubiera producido ninguna actualización de los datos. Asimismo, se establecerán

procedimientos para la recuperación de los datos que garanticen en todo momento su

reconstrucción en el estado en que se encontraban cuando se produjo la pérdida o

destrucción.

Gestión Documental y LOPD: Nivel medio de protección

Deberán designarse uno o varios responsables de seguridad

encargados de coordinar y controlar las medidas definidas en el

documento de seguridad. Auditoría interna o externa al menos cada dos años que verifique el cumplimiento de la LOPD. Registro de entrada y de salida para controlar el uso de los soportes y documentos. Deberán existir mecanismos que limiten el acceso no autorizado al sistema de información. Exclusivamente el personal autorizado en el documento de seguridad podrá tener acceso a los lugares donde se hallen instalados los equipos físicos que den soporte a los sistemas de información. Se mantiene el Registro de incidencias anterior, añadiéndole los procedimientos de recuperación de los datos, indicando la persona que ejecutó el proceso, los datos restaurados y, en su caso, qué datos ha sido necesario grabar manualmente en el proceso de recuperación.

Gestión Documental y LOPD: Nivel alto de protección

La identificación de los soportes se deberá realizar utilizando sistemas de etiquetado comprensibles y con significado que permitan a los usuarios con acceso autorizado a los documentos identificar su contenido, y que dificulten la identificación para el resto de personas. La distribución de los soportes que contengan datos de carácter personal se realizará cifrando dichos datos o bien utilizando otro mecanismo que garantice que dicha información no sea accesible o manipulada durante su transporte. También se cifrarán los datos que contengan los dispositivos portátiles cuando éstos se encuentren fuera de las instalaciones que están bajo el control del responsable del fichero y cuando se transmitan datos personales a través de redes públicas o redes inalámbricas de comunicaciones electrónicas.Deberá conservarse una copia de respaldo de los datos y de los procedimientos de recuperación de los mismos en un lugar diferente de aquel en que se encuentren los equipos informáticos que los tratan, y garantizar la recuperación de la información. Se guardará información del acceso durante un periodo mínimo de 2 años, salvo que el responsable del fichero o del tratamiento sea una persona física o que garantice que únicamente él tiene acceso y trata los datos personales.

Gestión Documental y LOPD: Seguridad de Sistemas

Seguridad en Gestión Documental nos lleva a que los Sistemas de Información que gestionan la documentación que la empresa producecomo consecuencia del desarrollo del negocio cuenten con mecanismos que estén en consonancia con la LOPD o con normas internacionales de seguridad de la información como la ISO 27001.

SEGURIDAD DE INFRAESTRUCTURA, asegurar que nadie puede acceder a los documentos si no es a través del programa o servicios correspondientes.

Comunicaciones seguras con https y certificado SSL. Encriptación de los datos almacenados Copias de seguridad.

Estas medidas evitarían situaciones como: Alguien se conecte a la red y pueda captar datos o documentos cuando transitan por

ella Alguien acceda a los discos donde se almacena la información y pueda recuperar

documentos sin utilizar el programa.


AUTENTICACIÓN: verificar que quien quiere utilizar las funciones o los servicios expuestos es quien dice ser.

Mediante asignación de usuario y clave para acceder al espacio de trabajo del software (back-end), pero también empleando medios físicos o biométricos como tarjetas, huellas, etc.

Altas, bajas y modificaciones de acceso a usuarios integrada con el resto de sistemas de información de la empresa.


AUTORIZACIÓN: Verificar que quien desea realizar una operación está autorizado para hacerlo. Aspecto menos técnico que suele hacerse mediante Listas de Control de Acceso (ACL o Access Control List).

Estas listas suelen constar de un nombre (“Documentos Privados”, “Expedientes en Tramite”, ..) y una lista de usuarios con permisos específicos.

Estas ACL se asignan a los distintos elementos incluidos en el repositorio documental (documentos, expedientes, fondos, ..) pudiendo cambiar durante la vida del elemento. Ej. Un Expediente podrá tener inicialmente el ACL “Expediente en Tramite”, ser cambiado luego a “Expediente Restringido” y finalmente “Expediente Cerrado”, teniendo en cada caso los permisos adecuados para asegurar qué personas o grupos pueden manipularlo o leerlo en cada fase.

Su correcta definición permite esclarecer el proceso documental que tiene lugar en el sistema en base a cuestiones como: o ¿Qué estados existen? o ¿Quién puede hacer qué operaciones en cada momento? (preferentemente

orientado a grupos/roles, no personas) o ¿Quién accede a los documentos o expedientes?


Usuarios (Grupos) Permisos

Tramitadores Escritura

Coordinadores Lectura

Administradores Borrado

ACL EXPEDIENTES EN TRÁMITE

Nota: El apartado Seguridad de Sistemas está inspirada en los trabajos de Joaquín Hierro “Seguridad en Gestión Documental” (http://www.biblogtecarios.es/joaquinhierro/seguridad-en-gestion-documental/) y la obra de síntesis Gestión de Contenidos de Ricardo Eíto- Brun, publicada en la colección de libros de El Profesional de la Información (http://www.elprofesionaldelainformacion.com/libros/gestion_contenidos.html)

http://www.biblogtecarios.es/joaquinhierro/seguridad-en-gestion-documental/

http://www.biblogtecarios.es/joaquinhierro/seguridad-en-gestion-documental/

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/libros/gestion_contenidos.html

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/libros/gestion_contenidos.html

Gestión Documental y LOPD: El Software de Gestión Documental

Athento es una plataforma de Gestión Documental Inteligente open source creada por la empresa malagueña Yerbabuena Software. Está basado en Nuxeo.


ESTÁNDARES

ISO 15489:2001

ENI

CMIS

Moreq2

GESTOR DE USUARIOS

Acceso por login y password

Soporte para Single Sign-On

Soporte LDAP

Creación de usuarios / grupos

Creación de roles

Administración de permisos

FIRMA ELECTRÓNICA

Integración con plataformas de firma electrónica

Sellado de tiempo

Solicitud de firma a terceros mediante PortaFirma

ALMACENAMIENTO SEGURO

Check-in y Check-out

Versionado de documentos

Metadatos estándar (Dublin Core) o propios

Historial del documento


TRABAJO EN EQUIPO

Ciclos de vida del documento

Workflows

Mensajería entre usuarios del sistema

Alertas y notificaciones de tareas pendientes

RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Búsqueda avanzada

Búsqueda por keywords

Búsqueda por facetas

Búsqueda Full Text

Navegación por etiquetas y categorías

Filtros rápidos

Acceso rápido a documento frecuente desde cliente móvil (Favoritos)


POLÍTICAS DE CONSERVACIÓN

Políticas de conservación para el expurgo de documentación

Creación de calendarios de conservación

Volcado de datos en diferentes sistemas de almacenamiento físico NAS/SAN; CENTERA


DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Identificación unívoca de documentos

Control de versiones de los documentos-e

Documentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles (mediante algoritmos MD5)

El documento se compone de: contenido o imagen, firma electrónica si procede, metadatos mínimos y complementarios, descripción (XML-XSD)

Capacidad de realizar compulsas (marca de agua y código de verificación)

Almacenamiento único, aunque asignación a múltiples expedientes

EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

Configuración de seguridad

Control de acceso

Plazos de conservación

Permite asociarlos a procedimientos administrativos

Índices electrónicos (reflejarán fecha de generación, identificador, huella digital, hash y estructura de carpetas)

Tareas concretas de gestión de las fases del expediente: apertura, cierre, etc...


COPIAS

Gestión de permisos para la realización de copias

Creación de copias auténticas

Metadatos para especificar el tipo de copia

Permite gestión de copias mediante firma electrónica

Gestión Documental y LOPD en CLOUD COMPUTING

Proveedor de Servicios Cloud

Clientes de Servicios Cloud

Encargado del tratamiento de la normativa aplicable en los servicios que prestan.

Responsable del tratamiento de los datos sobre los que se aplicarán los servicios de cloud computing contratados (empresa o profesional)

Como la responsabilidad de que los servicios de cloud computing cumplan con la normativa de protección de datos se deriva de la propia aplicación de la ley, dicha obligación que corresponde al Cliente no se puede alterar contractualmente.

AGPD española ha puesto en marcha una Política preventiva para cumplimiento de la LOPD aplicable en servicios de Cloud Computing.

Guía para clientes que contraten servicios de Cloud Computing (Clientes)

Orientaciones para prestadores de servicios de Cloud Computing (Prestadores)


El Cliente tiene que asegurarse que el proveedor de servicios cloud cumple con la normativa de datos personales. Se trata de la “obligación legal de diligencia para velar que el encargado del tratamiento cumple con el imperativo legal existente en materia de protección de datos (art. 20 sobre Relaciones entre el responsable y el encargado del tratamiento del Reglamento que desarrolla la LOPD).

Requerimientos de información al Proveedor por parte del Cliente

Modalidad de Nube Modalidad de contratación Condiciones de la portabilidad de la información Condiciones de la localización de los datos (determina la ley aplicable en cada caso) Medidas de seguridad Equipo Humano que realiza el tratamiento de los datos Controles de acceso a la información

El Proveedor para ser considerado transparente, debe facilitar información al Cliente sobre los mecanismos concretos que permiten cumplir con lo requisitos de la normativa de protección de datos. Gracias a esta comunicación se evita Falta de Transparencia y Falta de Control.


Cuando Cliente y Prestador de Servicios actúan con Diligencia. Uno asegurando el cumplimiento de la normativa y el otro facilitando la información que atestigue su cumplimiento, se produce la aplicación del

Principio de TransparenciaPara asegurar la transparencia el Cliente se pueden emplear estas preguntas1. ¿Qué debo analizar y tener en cuenta antes de contratar servicios de cloud computing?2. Desde la perspectiva de la normativa de protección de datos, ¿cuál es mi papel como cliente de un

servicio de cloud?3. ¿Cuál es la legislación aplicable?4. ¿Cuáles son mis obligaciones como cliente?5. ¿Dónde pueden estar ubicados los datos personales? ¿Es relevante su ubicación?6. ¿Qué garantías se consideran adecuadas para las transferencias internacionales de datos?7. ¿Qué medidas de seguridad son exigibles?8. ¿Cómo puedo garantizar o asegurarme que se cumplen las medidas de seguridad?9. ¿Qué compromisos de confidencialidad de los datos personales debo exigir?10. ¿Cómo garantizo que puedo recuperar los datos personales de los que soy responsable?

(portabilidad)11. ¿Cómo puedo asegurarme de que el proveedor de cloud no conserva los datos personales si se

extingue el contrato?12. ¿Cómo puedo garantizar el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelacióny oposición (derechos ARCO)?


Tipos de Nubes Nube Pública: El proveedor de servicios de cloud proporciona sus recursos de forma abierta a

entidades heterogéneas, sin más relación entre sí que haber cerrado un contrato con el mismo proveedor de servicio.

Nube Privada: cuando una entidad realiza la gestión y administración de sus servicios en la nube para las partes que la forman, sin que en la misma puedan participar entidades externas y manteniendo el control sobre ella. Una Nube Privada no necesariamente se implementa por la misma entidad que la utiliza, sino que puede contratarse a un tercero que actuará bajo su supervisión y en función de sus necesidades. Las entidades que optan por las Nubes Privadas son aquellas que son complejas y necesitan centralizar los recursos informáticos y, a la vez, ofrecer flexibilidad en la disponibilidad de los mismos, por ejemplo, administraciones públicas y grandes.

Otros formatos: Soluciones intermedias respecto a las dos anterioreso Nubes Híbridas, en las que determinados servicios se ofrecen de forma pública y

otros de forma privada.o Nubes Comunitarias, cuando dichos servicios son compartidos en una comunidad cerrada.o Nubes Privadas Virtuales, cuando sobre Nubes Públicas se implementan garantías

adicionales de seguridad.


Tipos de Contratos Contratos de Adhesión (cláusulas contractuales cerradas): El proveedor de cloud fija las condiciones con un contrato tipo igual para todos sus clientes, sin que el usuario tenga ninguna opción para negociar sus términos. Este último caso es el más común, sobre todo cuando se encuentra el cliente en una situación de desequilibrio (p.ej.: una pyme frente a un gran proveedor). Contrato Negociado: El Cliente tiene la capacidad para fijar las condiciones de contratación en función del tipo de datos que se van a procesar, las medidas de seguridad exigibles, el esquema de subcontratación, la localización de los datos, la portabilidad de los mismos y cualquier otro aspecto de adecuación a la regulación española y a las restricciones que esta regulación implica.


Contratos tienen que reflejar lo expuesto en el art. 12 de la LOPD: El encargado del tratamiento (proveedor) únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento (cliente), que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. Cumplido el contrato, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. En el caso de que el encargado del tratamiento (proveedor) destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado también responsable del tratamiento (cliente), respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.


El responsable del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural No se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones que se determinen por vía reglamentaria con respecto a su integridad y seguridad y a las de los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas.

Art 9, sobre Seguridad de Datos

Gestión Documental y LOPD en CLOUD COMPUTING: Garantías Contractuales

Portabilidad La garantía de que el Cliente pueda recuperar íntegramente los datos personales que están albergados en el proveedor de servicios o que estos sean transferidos a un nuevo proveedor de servicios cuando finalice la prestación contractual en el momento que finalice la prestación contractual. El contrato debe incluir soluciones específicas para garantizar esa portabilidad, adaptadas a las distintas modalidades de cloud y al tipo de servicios que se ofrezcan.

Prestación de Servicios por terceras empresas subcontradas La identificación de los servicios y la empresa a subcontratar informando de ello al Cliente (incluido el país en el que desarrolla sus servicios si están previstas transferencias internacionales de datos). Que el cliente pueda tomar decisiones como consecuencia de la intervención de subcontratistas. La celebración de un contrato entre el prestador de servicios de cloud computing y los subcontratistas

con garantías equivalentes a las incluidas en el contrato con el cliente.

Estas garantías también han de proporcionarlas aquellas compañías que actúan como partners de

otros proveedores de cloud computing.

Reseller, Agregadores de servicios cloud, cloud builders, proveedores de aplicaciones

Gestión Documental y LOPD en CLOUD COMPUTING: Garantías Contractuales

Cesiones de datos a terceros países que implica la prestación de servicios cloud. Mecanismos para permitir que las subcontrataciones relacionadas con transferencias internacionales se gestionen con fluidez, asegurando que el cliente responsable tiene información suficiente sobre los subcontratistas, o potenciales subcontratistas, y mantiene la capacidad de tomar decisiones.

Las transferencias de datos no tendrán carácter internacional bajo este marco legal cuando se lleven a cabo en la Unión Europea o dentro del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo.

G. Documental y LOPD en CLOUD COMPUTING: Transferencias internacionales

Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (Título III, LOPD). El Cliente en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales es el responsable directo que tiene que garantizar el ejercicio en los plazos legales de los Derechos ARCO a los interesados. Para garantizar el ejercicio de los Derechos ARCO es posible que precise la colaboración del Prestador de Servicios, el cual deberá:

Tener prevista dicha colaboración en su oferta de servicios. Facilitar información al cliente relacionada con dicha colaboración

G. Documental y LOPD en CLOUD COMPUTING: Derechos ARCO

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