WEEK 6WEEK 6WEEK 6WEEK 6OPERATIONAL PLANOPERATIONAL PLAN

L i O tLearning OutcomesTo be able explain basic operational • To be able explain basic operational concept in business plan

• To be able identify main components of y poperational plan

• To be able explain the importance of operational plan in business planoperational plan in business plan

• To be able develop the complete operational plan

TOPICS• Operation Concept • Site Location and Premises Selection• Manufacturing/Services Capacity Planning• Raw Materials/Production Materials Planning• Machine and equipment planning• Machine and equipment planning• Manufacturing System and Process Planning• Production Schedule• Quality in Production• Operating Costs and Budgeting

INTRODUCTIONINTRODUCTION

Why we need to have OPERATIONAL PLAN???OPERATIONAL PLAN???

INTRODUCTIONINTRODUCTION

• To design proper operating system• To meet quality product m q y p• To minimize cost and increase profit• Production activity will be efficient and • Production activity will be efficient and

consistent

Operational ConceptOperational Concept

O si i di d fi isik • Operasi perniagaan di definisikan sebagai proses yang menggunakan I t P l (s b ) t k Input Pengeluaran (sumber) untuk ditukarkan kepada output melalui sist m (p s s) t sf m sisistem (proses) transformasi

• Penyediaan rancangan operasi l b d k perniagaan perlu berpandukan

Rancangan Perniagaan yang telah d d kdisediakan.

Transformasi Input kepada OutputOutput

• Dalam proses pengeluaran Da am proses penge uaran (production), proses transformasi input kepada output memerlukan nput kepada output memerlukan – perancangan, pengurusan dan

pengawalan yang sistematik untuk pengawalan yang sistematik untuk mencapai matlamat pengeluaran • menepati kualiti yang diharapkanp y g p• jumlah kuantiti pada masa yang

ditetapkan • kos pengeluaran yang optimum.

sambungan...• Input Perniagaan

– Pekerja bahan mentah mesin & peralatan Pekerja, bahan mentah, mesin & peralatan, teknologi, informasi dan modal

• Sistem Transformasim f m– Rancangan bahan mentah, rekabentuk

proses operasi, penentuan terhadap d k jsusunatur dan tenaga kerja

• Outputd k/ kh d kh d d – Produk/perkhidmatan akhir daripada proses

transformasi.

Operational ConceptOperational ConceptEnvironmental ForcesEnvironmental Forces

INPUT

•Manpower

•Raw Material

Output

•Product

•ServicesTransformation

Process•Raw Material

•Machine/equipment

•Technology

•Services

•Mixes

Process

Feedback•Capital

Feedback

Figure: Model of Transformation Process from Input to Output

10 Important aspects in operation10 Important aspects in operation1. Capacity planning2 M hi d i h hi i d?2. Machine and equipment – how many machine required?3. Human resource – how many workers are needed?4. Raw Material – how much/types of material needed?5 Processes and system5. Processes and system6. Production schedule 7. Quality – how to produce high quality product/services8 Layout 8. Layout 9. Location - where to set up business?10. Budget – how much budget?

lCapacity PlanningKapasiti bermaksud keupayaan sesebuah • Kapasiti bermaksud keupayaan sesebuah operasi perniagaan mengeluarkan barangan atau perkhidmatan untuk memenuhi k l i t keperluan permintaan pasaran.

• Kapasiti boleh diukur sama ada nilai unit keluaran tertentu seperti: keluaran tertentu seperti: – Unit keluaran sehari atau sebulan atau setahun– Bilangan projek (mengikut saiz) yang boleh – Bilangan projek (mengikut saiz) yang boleh

dikendalikan– Bilangan tempahan yang boleh dipenuhi

Capacity PlanningP k d l b h • Perancangan kapasiti dalam sesebuah operasi lazimnya melibatkan dua

k aspek input operasi utama iaitu peralatan mesin dan tenaga pekerja.

• Kombinasi dua input utama operasi ini akan menentukan tahap keupayaan p p yatau kapasiti sesebuah pengeluaran.

lCapacity PlanningOperation Capacity Ratio (NKO)• Operation Capacity Ratio (NKO)– Capacity Used x 100 (%)

Total Availability Capacity Keupayaan operasiy p y

• NKO indicated:-production operation ability

Keupayaan operasimenghasilkan output maksima dalam satu

tempoh masa– production operation ability– under utilise/increase capacity – capital budgeting (purchase machine or

in s m np )increase manpower)

Importance of Capacity PlanningImportance of Capacity Planning• Menentukan perniagaan mempunyai sumber p g p y

& fasiliti yang cukup untuk menampung permintaan pelanggan.

• Keupayaan pengeluaran produk/ perkhidmatan yang terhad akan merugikan

ik t d l j k jsyarikat dalam jangka panjang• Kelemahan akan digunakan oleh pesaing lain

untuk menguasai pasaran yang belum untuk menguasai pasaran yang belum dikuasai oleh syarikat tersebut

Machine/Equipment q pRequirement Planning

D d b si ss ti t s• Depend business operation types.• Supplier and machines • No of machines meet current and medium term No of mach nes meet current and med um term

demand• Technology lifecycle

Technology knowledge• Technology knowledge• Maintenance, spare parts and after sales services• Machines lifecycle and brand y• Bagi operasi pengeluaran yang tidak menggunakan

teknologi tinggi & ciri produk yang tidak mudah berubah syarikat boleh membina kapasiti untuk berubah , syarikat boleh membina kapasiti untuk jangka panjang sekiranya kos pembelian mesin tidak membebankan

Manpower Requirement Pl iPlanning

• Divide to Direct and Indirect labor• Direct labor (pekerja langsung)

- adalah mereka yang terlibat dalam operasi l h pengeluaran sepenuh masa

– operator pengeluaran, juruteknik mesin, penyelia dan sebagainya penyelia dan sebagainya.

• Indirect labor (Pekerja tidak langsung) – adalah mereka yang menyokong operasi adalah mereka yang menyokong operasi

pengeluaran– pengurus kilang, penjaga stor, pengawal

keselamatan kilang & juruteknik senggara kilang

Manpower Requirement p qPlanning

• Decide direct labor (permanent, contract, part time)

• Period of Contract/part time labor• Labor salary/reward (expertise, experience,

current market rate)

Raw Materials/ Production M t i l R i t Pl iMaterials Requirement Planning

M i l d• Materials need (Production, retail (stock), services)• 60%-80% production cost• Direct and Indirect MaterialsDirect and Indirect Materials• Purchase decision (Quantity,Quality,Time, Supplies,Price)• Four Planning steps

1. Identify and list down the raw materials required2. Prepare the bill of materials (perincian bahan) of the

manufacturing process3 C l l h f l d3. Calculate the quantity of raw material required4. Identify supplier and purchase method

Example of BOM

Process/System Planning/ y m g

• Process: • Process: – Work flow are need to be implemented (transform i/p

to o/p).• System: System:

– Right production process, tested and proven to meet specification and quality standard.

• Production system benefit:-Production system benefit– Smooth production process, control cost and quality,

improve productivity.• Three Production Types:-yp

1. Booking (Tempahan)2. Cluster (Kelompok)3. Flow (Aliran)

Process/System Planning• Tiga jenis pengeluaran

– Jenis Tempahan

/ y m g

• permintaan pelanggan yang khusus, barangan tempahan yang unik mengikut selera atau spesifikasi pelanggan spesifikasi pelanggan.

– Jenis Kelompok• pesanan daripada pelanggan dikumpulkan dalam p p p gg p

satu kelompok yang mempunyai bentuk reka cipta barangan yang sama

Jenis Aliran– Jenis Aliran• mengeluarkan barangan yang mempunyai reka

bentuk yang seragam dalam permintaan yang y g g p y gtinggi & berterusan

Importance of Process PlanningImportance of Process Plann ng• Rancangan proses yang jelas boleh membantu

ik t t k l ti i t syarikat untuk mengenal pasti input yang diperlukan untuk sesuatu prosesDi s mpin itu s rik t b l h m milih pr s s • Di samping itu, syarikat boleh memilih proses produk yang cekap yang meminimumkan kos dan masadan masa

• Syarikat perlu membangunkan aliran proses atau carta proses untuk melihat dengan lebih atau carta proses untuk melihat dengan lebih jelas proses operasi

Process PlanningSymbol Type of

ActivityDescription

Operation Activities that modify, transform or give value to p y gthe input.

Transportation Transport activity occurs when materials are transported from one point to another.

Inspection Activity that measures standard of the in-process material, finished products or services.

Delay The symbol is used when in-process material is restrained in a location waiting for next activityrestrained in a location waiting for next activity.

Storage The symbol is used when the in-process materials or finished products ate storage area.

Production Schedule

M t tit if i d ti • Meet quantity, specifying and time plan according to sales forecast.P i d t 6 th• Period next 6 months.

• Advantages:-– Finish product inventory as a buffer.– Avoid wastage and lost customer

demanddemand

Consideration in Select O ti l l ti / iOperational location/premises

V h d ds b si ss t• Very much depends on business type• Consider the following factors:

Customer DistanceSupply in Raw Materialspp yInfrastructure facilitiesManpower SuppliesManpower SuppliesPurchase cost, Site or Premises Rental considerationRental consideration

B R l Buyout or Rental???

• Rental (Term agreement ex. 2+1)• Lease (long term)Lease (long term)

Operational Space Layoutp p L y

O i i l ( hi • Organize operational space (machines, equipment, raw materials allocation, working space work in progress finished products)space, work in progress, finished products)

• Layout planning:-bl hi / i t f lfill th l l assemble machines/ equipment fulfill the local

authority requirement

Operational Space Layout• Secara umumnya, susun atur sesebuah

l k i i l k

p p L y

lokasi perniagaan memerlukan perancangan yang teliti untuk memenuhi objektif operasi perniagaan antara lain termasuk:operasi perniagaan antara lain termasuk:– Melicinkan proses pengeluaran produk atau

yang melibatkan arah pergerakan dan y g p gpemindahan stok bahan mentah

– Mengelakkan pembaziran masa dan kecacatan (defect)(defect)

– Produk keluaran yang berbeza perlu diasingkan mengikut ruang yang berlainan untuk g g y gmemudahkan penyusunan dan pemilihan barangan.

Operational Space Layout– memberi kemudahan bagi pelanggan bergerak dan

memilih barangan khususnya untuk perniagaan

p p L y

memilih barangan khususnya untuk perniagaan peruncitan.

– memberi ruang selesa kepada pekerja dan k k k mengurangkan pergerakan mereka supaya masa

pekerja tidak terbuang– memudahkan kerja penyelenggaraan mesin dan memudahkan kerja penyelenggaraan mesin dan

pembersihan ruang– memudahkan kerja penyeliaan.– menggunakan ruang secara optimum disebabkan kos

penyewaan yang tinggimengambil kira keperluan masa hadapan – mengambil kira keperluan masa hadapan terutamanya jika perniagaan berkembang dengan pantas.

Rajah 7.2 B : Contoh Susun Atur Perniagaan Pengilangan Makanan Dingin Beku

BILIKDINGIN

MESIN 1MESIN 2 PEMBUNGKUSAN

BEKU

PROSES PENGELUARAN

BARANGAN SIAP

TANDAS

STORBAHAN MENTAH RUANG

PEMBUNGKUSAN PEJABAT

SURAU

RUANG PEMUNGAHAN BAHAN MENTAH

PEMBUNGKUSAN & PENGHANTARAN

PEJABAT

KAUNTERKHIDMAT PELANGGAN

& BARANGAN SIAP

PINTU KELUAR PINTU MASUK

Quality In Production• Quality management: Customer satisfaction,

loyalty, quality standard. • Bagi memastikan pengeluaran produk dan

perkhidmatan yang berkualiti secara berterusan, syarikat perlu mewujudkan piawai kualiti yang y p j p y gkonsisten berasaskan aras perbandingan syarikat luar yang jelas memberi keutamaan kepada aspek kualiti tanpa kompromip p

• E.g. ISO recognition, Benchmarking, Energy rating, superbrand

• Quality as a business strategy (competitive • Quality as a business strategy (competitive advantages)

Operations BudgetOperation Budget

(BelanjawanOperasi)Operasi)

Capital Cost(Belanjawan

modal )

Operational Cost(Belanjawan

Operasi)modal ) p )

Fixed Asset Cost (Membeli

aset tetap)

Keperluan modal kerjaaset tetap) j

Operations Budget• Fixed Asset cost: cost of building or

buying the operations space (factory shop buying the operations space (factory, shop etc) and any relevant renovation work as well as the purchase of machines and equipmentequipment.

• Operational cost: cover material cost, remuneration and all the factory overhead.y

Contoh Anggaran Bajet Pengeluaran

JENIS PERBELANJAAN ANGGARAN KOS (RM)( )

A Belanja Modal

Ubahsuai Kilang 20,000

Mesin dan Peralatan Pengeluaran 35,000

P b t d K l k 5 000Perabot dan Kelengkapan 5,000

Lain peralatan pengeluaran 5,000

Jumlah belanja modal 65,000

B Modal Kerja ( 3 bulan )

Belian bahan Mentah 4,000

Gaji / upah pekerja Pengeluaran 6,000

Sewa kilang 6 000Sewa kilang 6,000

Elektrik / bahan api kilang 1,000

Penyelenggaraan bangunan / mesin 500

Jumlah modal kerja pengeluaran 17,500

Jumlah Bajet Pengeluaran 82,500

Belanja Modalj• Belanja modal diperlukan untuk membeli aset

tetap yang diperlukan untuk memulakan proses l pengeluaran.

• Dalam contoh tersebut, keperluan modal kerja t k t h 3 b l di k di untuk tempoh 3 bulan dianggarkan di mana

kebiasaanya perniagaan yang baru bermula tidak dapat bergantung kepada jualan bulanan tidak dapat bergantung kepada jualan bulanan disebabkan kelewatan menerima bayaran dari pelanggan atau prestasi jualan yang belum p gg p j y gmenggalakkan.

• Tempoh atau bilangan bulanan untuk mengira p g gkeperluan modal kerja adalah bergantung kepada jenis perniagaan masing-masing.

Operational CostOperational Cost

• Operational costs• Operational costs= Direct Material Cost + Direct Labor Cost + Overhead Cost

• Direct material costs – the money spent on materials that are directly used to produce the products or services. p

• Direct labor costs – the money paid as wages, salaries and benefits to the workers involved directly in the production of the products or directly in the production of the products or services.

• Overhead costs include rent, insurance, wages of indirect labor maintenance and depreciationindirect labor, maintenance and depreciation.

Cth Pengiraan Kos Pengeluaram

Pengeluaran Produk X Bulan Januari (30 hari)

Kapasiti Pengeluaran setahun 500,000 unit

Kuantiti : 35 000 RMKuantiti : 35,000unit

RM

1. Bahan mentah digunakan 20,000 kg Hg / kg = RM0.60

12,000

2. Upah Pekerja RM30 / hari 8 pekerja 7,200

3. Bahan api pengeluaran 600

Jumlah Kos Langsung 19,800

3. Penyelenggaraan setahun RM 3,000

4. Susut nilai Aset Tetap setahun RM 8,125

5 Lain overhed setahun RM 1,200

Cost Per Unit• Total Operational Cost (RM)

Total Number of Output (Unit)

(By refer previous page)Kos Pengeluaran seunit X untuk bulan Januari :Kos pengeluaran Langsung RM

Bahan Mentah 12,000Upah pekerja pengeluaran 7,200Bahan Api 600Jumlah Kos Langsung pengeluaran 19,800

*Kos Pengeluaran tidak langsungSusut nilai 569Kos penyelenggaraan 250Lain overhed kilang 100Jumlah Kos Tidak Langsung pengeluaran 919

Jumlah Kos Pengeluaran 20,719Kuantiti Pengeluaran 35,000 unit Oleh itu, kos pengeluaran seunit = RM 20,827 / 35,000 unit

= RM 0.5920 atau 60 sen seunit.

sambung...gSusut nilai:Kos aset tetap RM 65,000 diandaikan usia guna 8 tahun. Susut nilaiKos aset tetap M 65,000 d anda kan us a guna 8 tahun. Susut n lasetahun ialah RM 8,125. Kadar penyerapan kos susut nilai untukpengeluaran X bulan Januari ialah:(RM8,125 / RM500,000) x 35,000 unit X = RM 568.75

Kos Penyelenggaraan:Bagi kos penyelenggaraan biasanya penyerapan kos berdasarkan

t b l Ol h d iki k l di danggaran purata bulanan. Oleh yang demikian kos perlu diserap padabulan Januari ialahRM 3,000 / 12 bulan = RM250

Lain kos overhed:Lain kos overhed pengeluaran juga menggunakan kaedah puratabulanan di mana anggaran kos setahun diagihkan kepada 12 bulanbulanan di mana anggaran kos setahun diagihkan kepada 12 bulantempoh pengeluaran atau RM 2,400 / 12 = RM 100

RumusanRumusan• Kegagalan mengurus operasi perniagaan

d b k b l h kib tkdengan berkesan boleh mengakibatkan:– Kelewatan dalam penerimaan bahan mentah– Kerosakan bahan mentah yang tinggi– Kekurangan/lebihan jumlah output– Pembaziran yang tinggi– Barangan yang tidak berkualiti– Kos pengeluaran yang tinggi dan tidak dapat

dikawal.