Taller Gestión Documental II g3

GESTIN DOCUMENTAL

HOLMAN NANID LOPEZ SALGUERO

GREGORIO ANDRES ARANGO MORENO

FRANCY SANCHEZ QUINTERO

Tutor (a)

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

Licenciada en Educacin

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA

DOCUMENTACIN,BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL II - G3

BOGOT, CALI 2015

GESTIN DOCUMENTAL

Proceso: GESTIN DOCUMENTAL Fecha 2015-03-17 Versin: 1 Autores: HL, GA, FS, Pgina 1

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GESTIN DOCUMENTAL

HOLMAN NANID LOPEZ SALGUERO

GREGORIO ANDRES ARANGO MORENO

FRANCY SANCHEZ QUINTERO

Tutor (a)

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

Licenciada en Educacin

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN,

BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL II -G3

BOGOT, CALI 2015

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Tabla de contenido

Pg

INTRODUCCION ...................................................................................................................................... 4

OBEJTIVO GENERAL .............................................................................................................................. 5

Objetivo especficos ................................................................................................................................ 5

GESTIN DOCUMENTAL....................................................................................................................... 6

1. QU SON AGRUPACIONES DOCUMENTALES? .......................................................................... 6

2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y DESCRIPCIN. .......................... 6

2.1 Clasificacin ..................................................................................................................................... 6

2.2 Ordenacin ........................................................................................................................................ 6

2.3 Descripcin ....................................................................................................................................... 6

3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN DE....................... 7

ARCHIVOS. ............................................................................................................................................... 7

4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN? .............................................................................. 7

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN? ............................................................................................. 7

6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU CONSISTE CADA

UNO DE ELLOS? ...................................................................................................................................... 8

6.1 Principio de Procedencia ................................................................................................................... 8

6.2 Principio de Orden Original .............................................................................................................. 8

7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE UNA

ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN? ......................................................................................... 8

8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA CLASIFICACIN?................................. 9

8.1 1 Paso: Identificacin de productores............................................................................................... 9

8.2 2 Paso: Estructura Orgnica ............................................................................................................. 9

8.3 3 Paso: Series Documentales y Asuntos ......................................................................................... 10

9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES? ............................................................................... 10

10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA Y DE

DOS EJEMPLOS DE CADA UNA. ......................................................................................................... 11

11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS .............................................................. 11

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3 12.QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON SUS FASES O ETAPAS?

.................................................................................................................................................................. 11

12.1 Primera etapa Activa: .................................................................................................................... 12

12.2 Segunda etapa Semiactiva: ............................................................................................................ 12

12.3 Tercera etapa Inactiva: .................................................................................................................. 12

13. SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012 LOS PROCESOS DE LA GESTIN

DOCUMENTAL SON: PLANEACIN, PRODUCCIN, GESTIN Y TRMITE, ORGANIZACIN,

TRANSFERENCIA, DISPOSICIN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIN A LARGO PLAZO, Y

VALORACIN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PBLICA

E INDAGUE PASO A PASO CULES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA

UNO DE ELLOS E ILSTRELOS CON FOTOGRAFAS. .................................................................... 13

14. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL CICLO

VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON LOS PROCESOS DE LA GESTIN

DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIN, ARCHIVO

CENTRAL E HISTRICO). .................................................................................................................... 15

15. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN DOCUMENTO Y

EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE STE POR SUS DIFERENTES ETAPAS DESDE

SU PRODUCCIN. ................................................................................................................................. 16

15.1 Francy Snchez Documento: Circular ........................................................................................... 16

15.2 Holman Lpez Correo Electrnico ............................................................................................... 17

15.3 Gregorio Arango Actas ................................................................................................................. 18

16. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA DE ESTAS

FASES O ETAPAS. ................................................................................................................................. 23

17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LA LOS

ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013. .................................................................................. 24

CONCLUSIONES .................................................................................................................................... 28

GLOSARIO .............................................................................................................................................. 29

NORMATIVIDAD ................................................................................................................................... 30

REFERENCIAS ....................................................................................................................................... 31

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INTRODUCCION

Como profesionales CIDBA debemos de tener conocimientos sobre la gestin documental, su

normatividad vigente y aspectos en los procesos y todo el ciclo vital de los documentos para as nosotros

ser capaces de hacer la implementacin en las entidades, de esta manera presentamos este trabajo como

conocimiento sobre la materia de cada uno de nosotros , tratando de dejar los puntos lo ms claros

posibles para que el lector de este producto lo pueda entender y sea satisfactorio para su conocimiento.

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OBEJTIVO GENERAL

Adquirir el conocimiento de que se trata el ciclo vital de los documentos, las unidades de

correspondencia, los procesos de gestin documental vigentes, valoracin y clasificacin de los

documentos desde su produccin hasta su disposicin final.

Objetivo especficos

Conocer y precisar las etapas del ciclo vital de los documentos.

Conocer la normatividad vigente en la gestin documental.

Identificar los procesos de Gestin Documental y saber cules se aplican en cada etapa del ciclo

vital del documento

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1. QU SON AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos generados por las diferentes Unidades Administrativas segn el ejercicio

de su funcin, segn su jerarqua ilustrada en el organigrama, de conformidad con los principios de

procedencia y orden original, los documentos , de forma natural, se agrupan en :

Fondos Subfondos y/o secciones Subsecciones Series Subseries Unidad documental compuesta (expediente) Unidad documental simple (documento singular o suelto)

2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y DESCRIPCIN.

2.1 Clasificacin

Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin

documental (fondo, seccin y sub-seccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad,

establecimiento de Agrupaciones Documentales diferenciadas.

2.2 Ordenacin

Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

2.3 Descripcin

Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su

identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin.

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3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN DE

ARCHIVOS.

4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?

Con la Clasificacin identificamos las diferentes clases de documentos por sus semejanzas as mismo los

separamos por sus diferencias; esto es, reunirlos en funcin de su nivel de organizacin (expedientes,

series, secciones, etc.)

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?

La clasificacin conlleva un cuadro, en el cual se debe mostrar la forma en que se clasificaron los

documentos, la cual invariablemente debe coincidir con las funciones y la organizacin de los organismos

productores.

ORDENACION ORGANIZACIN

Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden

previamente acordado.

Conjunto de tcnicas y procedimientos archivsticos encaminados a dotar de un orden lgico a un fondo, basado en los principios de procedencia y orden original, en funcin de las lneas de accin y la disposicin orgnica de la institucin productora de la documentacin. Tcnicamente significa, junto con la identificacin y las actividades de rutina archivstica (foliacin, rotulacin), la primera intervencin del tratamiento archivstico. Se divide en tres elementos: CLASIFICACIN ORDENACIN DESCRIPCIN

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6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU

CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?

6.1 Principio de Procedencia

El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el

Archivo de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron, de ah el nombre de procedencia

(productor) que permite identificar el creador del documento.

Dentro de las ventajas de este principio podemos decir que:

Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales. Nos permite ubicar correctamente el documento en el fondo que le corresponde, de acuerdo con

la actividad o funcin que lo genera.

Se aplica a todas las tareas relacionadas con el que hacer Archivstico.

6.2 Principio de Orden Original

El principio de orden original establece que la documentacin debe agruparse en el Archivo en el orden

que recibi durante su funcin administrativa, haciendo relacin al orden que conservan los documentos

dentro de cada serie, de acuerdo con el orden en que se dieren los documentos que materializan las

actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto determinado, iniciado y

resuelto en la oficina que tiene la competencia especifica. En consecuencia, debe respetarse el orden

natural de los documentos ya que son producidos en una relacin causa-efecto.

Decimos que el orden original , es una secuencia administrativa de produccin que se relaciona con las

Unidades Documentales , en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolucin de un asunto,

que por funcin les es asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada.

7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE UNA

ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN?

Podemos decir que en la Clasificacin, las funciones determinan las series que corresponden a cada

agrupacin documental, ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de

procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.

En toda entidad hay funciones comunes y especficas, las comunes son aquellas funciones administrativas

genricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad, personal,

contable, sistemas, almacn, entre otras. Las especificas desarrollan la misin de la entidad y constituyen

su razn de ser hacindola diferente de cualquier otra. Estas funciones son delegadas en las reas

Tcnicas.

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9 8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA CLASIFICACIN?

8.1 1 Paso: Identificacin de productores

Lo primero que tenemos que hacer es la identificacin de las Agrupaciones Documentales Fondos,

Seccin, Subseccin.

Para la identificacin del fondo documental es necesario recopilar informacin

Sobre el origen y organismo productor, basndonos en estos puntos:

Fecha de creacin

Fecha de supresin si fuese el caso

Modificaciones de la estructura entre otras.

En las instituciones podemos encontrar los siguientes fondos documentales

Fondo Abierto

Fondo Cerrado

Fondo Acumulado

Cada fondo se tiene que intervenir separado

8.2 2 Paso: Estructura Orgnica

Para identificar las secciones y subsecciones documentales es necesario recopilar los actos

administrativos conformados por los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarqua de las

dependencias para identificar cules son de nivel directivo y cuales subalterno, tenemos que tener en

cuenta los siguientes puntos organigramas, manuales de funcin, de procedimientos, reglamentos,

creacin y supresin de dependencias.

La clasificacin se realiza acorde a la estructura de la entidad para esto es necesario tener los estatutos

como los organigramas. Los actos administrativos que sustentan estos cambios sirven de soportes para la

clasificacin acorde a los momentos histricos de la institucin.

Identificada las dependencias es necesario analizar las funciones como los procedimientos administrativos

que normalizan la produccin y trmite documental.

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8.3 3 Paso: Series Documentales y Asuntos

Estas series se identifican con las funciones y actividades desarrolladas en la actividad administrativa,

cada entidad establece trmites y procesos administrativos que reflejan la produccin documental.

Las subseries son un conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie identificadas de

forma separada por su contenido y caractersticas especficas o por varios tipos documentales diferentes.

9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Como su nombre lo dice esta constituida por un solo documento o por ms constituyendo un expediente

generado por una labor administrativa. Las unidades documentales pueden ser simples o compuestas.

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10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL

COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA.

Unidad documenta l simple:

Es la que est conformada por una sola tipologa, ya que su funcin es la misma y un tanto

repetitiva. Por ejemplo: la carta, el memorando.

Unidad documental compuesta:

Es la que posee variedad de tipologas documentales que van relacionadas con algo en comn.

Por ejemplo: Contratos, historias laborales.

11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS

Este tipo documental es una unidad documental producida en el desarrollo de una actividad

administrativa que rene ciertas caractersticas para ser acreditada como un documento.

Ejemplos: Expediente personal

Factura

Pliza

12.QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON SUS FASES

O ETAPAS?

El ciclo vital de los documentos son las etapas que atraviesan los documentos desde su produccin hasta

su disposicin final independiente de que sea su conservacin permanente o eliminacin, esto teniendo

en cuenta los valores primarios y secundarios adquiridos en el trascurso de estas etapas.

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Fases o Etapas

12.1 Primera etapa Activa:

Forman parte del archivo de gestin por ser de uso frecuente.

12.2 Segunda etapa Semiactiva:

Son de uso poco frecuente y no se conservan ms de cincuenta aos.

12.3 Tercera etapa Inactiva:

Los documentos del archivo histrico se conservan definitivamente.

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13. SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012 LOS PROCESOS DE LA

GESTIN DOCUMENTAL SON: PLANEACIN, PRODUCCIN, GESTIN Y

TRMITE, ORGANIZACIN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIN DE

DOCUMENTOS, PRESERVACIN A LARGO PLAZO, Y VALORACIN. TENIENDO

EN CUENTA ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PBLICA E INDAGUE

PASO A PASO CULES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA

UNO DE ELLOS E ILSTRELOS CON FOTOGRAFAS.

PROCESO DESCRIPCIN IMAGEN

Planeacin Se realiza comit de archivo para la

planificacin de los proyectos de gestin

documental y valorar los documentos.

Toma de decisiones en la entidad en

cuestin de gestin documental.

Produccin Cada rea produce sus documentos en

diferentes herramientas informticas y

utilizan impresoras para volverlos en

formato papel.

La produccin de estos documentos est

estructurada segn la norma. Gestin y

trmite

Se hace recepcin de la correspondencia

externa, donde se genera un radicado y se

hace el registro d esta cumpliendo el

acuerdo 060.

Se hace la distribucin mediante un

casillero que estn todas las entidades de la

entidad.

El rea responsable es la encargada de dar

trmite al documento segn el asunto.

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Organizacin En la entidad tienen como actividades: clasificar, ubicar en el nivel adecuado,

ordenar y describir adecuadamente los

documentos.

Transferencia Las reas segn un cronograma hacen

transferencia primaria al archivo central

donde se realiza la revisin de los

documentos inventariados para su

conservacin.

Disposicin de

documentos

Se hace la seleccin, digitalizacin o

eliminacin de documentos.

Preservacin a

largo plazo

Se aplican criterios archivsticos para su

conservacin y as garantizar su

preservacin en el tiempo,

independientemente de su medio y forma

de registro o almacenamiento.

Valoracin Es donde se define los valores primarios y

secundarios, con el fin de establecer su

permanencia en las diferentes fases del

archivo y determinar su destino final.

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14. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON LOS PROCESOS DE

LA GESTIN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO

DE GESTIN, ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO).

Archivo de Gestin: Deben velar por la

clasificacin de los documentos que conforman los

archivos de gestin, mediante la identificacin de

los tipos documentales producidos en desarrollo

de la gestin administrativa, la agrupacin de los

mismos en expedientes, subseries y series,

atendiendo a los principios de procedencia, orden

original y dems requisitos exigidos en la

normatividad que sobre esta materia expida el

Archivo General de la Nacin.

Produccin,

Recepcin

Distribucin

Trmite

Organizacin

Consulta

Conservacin

y Disposicin final de documentos.

Archivo Central: La clasificacin documental en

el archivo central institucional, debe responder al

Cuadro de Clasificacin Documental, siguiendo de

manera jerrquica la estructura orgnico-

funcional de la entidad, reflejada en las distintas

agrupaciones documentales y niveles a los que

hace referencia el artculo 5 del presente acuerdo,

en virtud del principio de procedencia.

Organizacin

Consulta

Conservacin

y Disposicin final de documentos.

Archivo Histrico: La clasificacin Debe responder a

la estructura en fondos documentales compuestos de

manera jerrquica, respecto de la estructura orgnico-

funcional de la entidad respectiva, y que est

representada de forma que refleje las secciones,

subsecciones, Series, subseries y/o asuntos

administrativos, resultantes de la aplicacin de la tabla

de retencin o tabla de valoracin documental segn se

trate de archivos de gestin o fondos acumulados.

Organizacin

Consulta

Conservacin

y Disposicin final de documentos

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15. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN

DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE STE POR SUS

DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIN.

15.1 Francy Snchez Documento: Circular

Produccin: En este proceso se origina esta comunicacin, se crea conforme al desarrollo de las

funciones.

Recepcin: En este proceso se verifica para radicarla y registrarla para dar inicio a su trmite

correspondiente.

Distribucin: Se identifican las dependencias destinatarias y se lleva un registro de control de

entrega del documento.

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Tramite: En este proceso se le da solicitud o tramite al comunicado.

Organizacin: Se identifican los tipos documentales y se organiza de acuerdo a las TRD O TVD.

Consulta de documentos: Aqu se les da a conocer la informacin, esto garantiza el derecho que

tiene el usuario para que acceda a la informacin y si es necesario sacar copia de los mismos.

Conservacin: Se determina si es para conservacin o eliminacin de acuerdo a su valor.

Disposicin final: En este proceso se eliminan por perder su valor administrativo.

15.2 Holman Lpez Correo Electrnico

Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rpidamente,

tambin denominados, mensajes electrnicos o cartas electrnicas, mediante sistemas de comunicacin

electrnicos.

Caractersticas:

Tratar un solo tema por correo. Usar un lenguaje respetuoso y cortes. Redactar en forma clara, precisa y concreta. Emplear un estilo gramatical natural. Distribuir el texto de acuerdo con su extensin.

Recomendaciones:

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No utilizarlo para temas complejos. Utilizar letra Mayscula solo en casos necesarios. Ser breve. Identificar claramente a quien se le va a enviar. No utilizar formatos o cdigos propios de los mensajes.

Partes:

Encabezamiento: para, de, asunto. Cuerpo del texto: se recomienda que el saludo y la despedida sea como una carta normal. Escribir el mensaje teniendo en cuenta las tildes, maysculas, diresis, puntuacin, entre otras. Se aconseja incorporar una firma al final del mensaje, tambin puede incluir el cargo, la

organizacin, el departamento, el telfono y la extensin.

Nota: Independientemente de utilizarse por medio electrnico tiene la misma validez que cualquier otro

documento.

15.3 Gregorio Arango Actas

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Las actas expresan lo tratado en una reunin o situacin especfica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurdico e histrico desde el momento de su creacin. De acuerdo con la importancia o

caractersticas especficas del acta, cada organizacin debe cumplir con lo ordenado en la legislacin vigente

y en algunos casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el acta se debe

elaborar en papel con membrete.

CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems, se debe aclarar si el carcter de la reunin

es ordinario o extraordinario. Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunin o situacin

especfica, sin describir detalles intrascendentes. Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de

descargo que deben redactarse entiempo presente. Ningn prrafo debe iniciarse con gerundio. Se

recomienda no redactarlas con lenguaje telegrfico; tampoco deben presentar errores tcnicos, ortogrficos,

gramaticales ni de puntuacin. Los prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en las decisiones

tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algn participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones

necesarias. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. Cuando

haya lugar a votaciones, se indica el nmero de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de

nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos. Se indica el nombre de la persona que

presenta una mocin y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario

mencionar la intervencin de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

UTILIZACIN DE LAS ACTAS

Las actas se utilizan como registro de todo lo acontecido y acordado en una reunin o situacin especfica.

CLASES DE ACTAS

Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan:- actas de comits,- actas del concejo municipal,-

actas de consejos,- actas de junta directiva,- actas de asambleas, - actas de reuniones administrativas,- actas de

levantamientos de cadveres,- actas de baja de inventarios,- actas de eliminacin de documentos,- actas de

sociedades y- actas de entrega.

PARTES

Ttulo

El ttulo est conformado por el nombre del grupo que se rene. Se ubica centrado a una o dos interlneas

libres del margen superior.

EJEMPLO REUNIN ORDINARIA CONSEJO DE ADMINISTRACIN

Denominacin del documento y nmero A una o dos interlneas libres se ubica la palabra acta, en mayscula

sostenida, centrada y a continuacin el nmero consecutivo que le corresponda.

EJEMPLO ACTA 001NOTA Se suprime el smbolo de nmero (#) o la abreviatura (No.)

Encabezamiento

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El encabezamiento est conformado por las palabras fecha, hora, lugar, asistentes, ausentes e invitados, cada una de ellas en mayscula sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados despus de dos espacios

siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en mayscula sostenida.

Lugar de origen y fecha de la reunin

Contra el margen izquierdo, a dos o tres interlneas libres de la denominacin del documento, se escribe la

palabra fecha, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio

donde se ha realizado la reunin y la fecha.

EJEMPLO FECHA: Bogot D.C., 15 de mayo de 2009NOTA En caso de sociedades que registran sus actas

ante una entidad competente, se indican: el lugar, la fecha y la hora de la reunin, adems de la forma y

antelacin de la convocatoria (vase el Artculo 431 del Cdigo de Comercio).

Hora Contra el margen izquierdo, a una interlnea libre de la fecha se escribe la palabra hora, en mayscula

sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la hora de inicio y de finalizacin de la reunin.

EJEMPLO De las 09:00 horas a las 16:00 horas

Lugar Contra el margen izquierdo, a una interlnea libre de la hora se escribe la palabra lugar, en mayscula

sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el sitio de la reunin.

EJEMPLO 1 ICONTEC, Sala Nevados

EJEMPLO 2 Hotel El Barn, Saln Diamante

Asistentes Contra el margen izquierdo, a una interlnea libre del lugar se escribe la palabra asistentes, en

mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente, se escribe el ttulo o vocativo seguido de los

nombres y apellidos completos con mayscula inicial, a interlineacin sencilla. El cargo que desempea cada

uno en la reunin se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerrquico establecido para la

reunin. En caso de igual jerarqua, los nombres se presentan en orden alfabtico por apellidos.

EJEMPLO 1 ASISTENTES: Eduardo Casas Burgos, Presidente Mara Teresa Pea Beltrn, Vicepresidenta

En reuniones o comits, integrados por personas de igual jerarqua y pertenecientes a diferentes

organizaciones, se recomienda seguir el orden alfabtico por entidades.

EJEMPLO 2 ASISTENTES: scar Javier Solano, ANDES LTDA. Jess Alberto Alczar Jimnez,

Internacional S.A. Roco Betancourt Ruiz, Mundial de Vestidos S.A. En comits internos, en los que el cargo

en la entidad cuenta para la reunin, el orden alfabtico se aplica por dependencias. Si hay varias personas de

una misma dependencia se escriben en orden jerrquico.

EJEMPLO 3 ASISTENTES: Carlos Amaya Gamarra, Jefe de Divisin Administrativa Mara Campos

Serrano, Jefa de Divisin Financiera Cuando sea extensa la informacin correspondiente a los asistentes, esta

ltima se ubicar en el rengln siguiente alineada. Cuando varias personas tienen una misma denominacin

de cargo dentro de la reunin, se podrn enunciar con un subttulo comn a interlineado sencillo.

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EJEMPLO 4 ASISTENTES: Luis Felipe Avendao Garca, Presidente Sala Consejeros principales: Ernesto lzate Garca Adela Martnez de Plata Consejeros suplentes: Martha Bermdez Martnez scar Cardona

Vega

Representaciones En la lista de asistentes es necesario aclarar cuando una persona lleva la representacin de

otra: a) En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la entidad competente, se indica el

nmero de derechos propios o ajenos representados y tratndose de sociedades por acciones, el nmero de

acciones suscritas, para efectos de verificacin de qurum legal o estatutario. b) En reuniones o comits

organizacionales internos, se aclara cundo una persona asiste por derecho propio y que adems lleva la

representacin de otra. Dicha persona se anota dos veces: como asistente y como representante. c) En caso de

sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que si los socios concurren a travs de apoderado, debe

escribirse el nombre de ste, y si el socio o accionista es una persona jurdica o un incapaz, se indica en qu

calidad acta su representante. Para ms informacin, vase la Circular D-001/91 de la Superintendencia de

Sociedades.

EJEMPLO 1 ASISTENTES: Mario Restrepo, Secretario Mario Restrepo en representacin de Alberto

Gonzlez, Vocal

NOTA 1 Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye como primer anexo en

el acta.

EJEMPLO 2 ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)

NOTA 2 Es opcional utilizar una tabla para listar los asistentes, siguiendo los parmetros establecidos.

Invitados A continuacin de la lista de asistentes, a una interlnea libre del ltimo nombre se escribe la

palabra invitados, si los hay, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y contra el margen izquierdo.

Los nombres y apellidos completos se escriben con mayscula inicial, a interlineacin sencilla y despus del

tratamiento.

EJEMPLO INVITADOS: Mara Jimena Snchez Lpez, observadora Josefina Vlez Meja, asistente

administrativa

Ausentes Contra el margen izquierdo, con mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se escribe la

palabra ausentes, si los hay, a una interlnea libre del ltimo nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es

justificada o no.

EJEMPLO AUSENTES: Pedro Noriega Rodrguez, Secretario (con excusa) Javier Surez Quintero,

Delegado (sin excusa)

Orden del da Contra el margen izquierdo, a dos interlneas libres del ltimo nombre y con mayscula

sostenida se escribe la frase orden del da, seguida de dos puntos (:). A una interlnea libre y contra el margen

izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunin, con mayscula inicial, identificndolos con nmeros

arbigos, todos a interlineado sencillo.

Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo

a interlineacin sencilla. Entre tema y tema se dejan dos interlneas libres.

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Desarrollo Contra el margen izquierdo, a una o dos interlneas libres del ltimo tema y con mayscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos puntos (:). A dos interlneas libres y contra el

margen izquierdo, se inicia el primer tema identificndolo con nmero arbigo. A una interlnea libre del

ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineacin sencilla entre

renglones y doble entre prrafos. Para escribir el numeral y tema siguiente se dejan dos interlneas libres,

separando los prrafos de cada numeral con una interlnea libre.

La primera actividad debe ser la verificacin del qurum, teniendo en cuenta las disposiciones internas de la

organizacin.

La segunda actividad debe ser la lectura, discusin y aprobacin del acta anterior, donde se indica si fue

aprobada y se anotan las modificaciones que se presenten. De acuerdo con el orden del da planteado y

aprobado para la reunin, se registran los temas tratados, haciendo nfasis en las decisiones aprobadas.

Generalmente, la ltima actividad corresponde a las proposiciones y varios.

Compromisos

Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordacin de actividades, tareas o compromisos

asumidos en la reunin, especificando nmero de acta, actividades, compromisos o tareas, responsable (s),

fecha lmite de la realizacin y observaciones.

Convocatoria

Si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra convocatoria en mayscula sostenida, a tres

interlneas libres del ltimo rengln del texto contra el margen izquierdo y con mayscula sostenida seguida

de dos puntos (:). A continuacin, se escribe el lugar, la direccin, la fecha y la hora de la prxima reunin.

En caso de cambio de sede, se indica el lugar.

EJEMPLO CONVOCATORIA: La prxima reunin se realizar en la oficina de Barranquilla, Carrera 54 74-

68, saln Diamante, el 17 de abril de 2010, a partir de las 09:00 horas.8.4.8 Firmas, nombres y cargos El

nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayscula sostenida o con mayscula inicial,

de cuatro a cinco interlneas libres a partir de la ltima lnea del acta. El cargo se escribe a interlineacin

sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar. Los nombres y los cargos de los firmantes

autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarqua quede contra el margen izquierdo y el que le

sigue, y en el mismo rengln hacia la derecha.

EJEMPLO MANUEL CHACN CORREA JUAN CAMILO VLEZ CANO, Presidente Secretario En

caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a cinco interlneas libres uno del otro, distribuidos

por pares y en orden alfabtico de su primer apellido. Si el nmero de firmas es impar, la ltima se centra. En

el caso de necesitar varias hojas para firmantes, se escribe la expresin "Pasan firmas", seguida de dos puntos

(:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho.

EJEMPLO 1 Reunin de comit acadmico-Acta 002 2

EJEMPLO 2 Acta 040Montera, 12 de octubre de 2009 2

EJEMPLO 3 Acta 040 REUNIN EXTRAORDINARIA Bogot D.C., 12 de octubre de 2009 2

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16. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA

UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS.

PRIMERA ETAPA

Creacin de documento y

tramite

ARCHIVO DE GESTIN

Valores primarios

Documentos activos con

consulta frecuente.

Administrativo, legal, fiscal,

contable y tcnico.

1 a 5 Aos

SEGUNDA ETAPA

Vigencia y plazo Precausional

ARCHIVO CENTRAL

Valores primarios

Documentos semi-activos y

con consulta espordica

Administrativo, legal, fiscal,

contable y tcnico

6 a 20 Aos

TERCERA ETAPA

Conservacin Permanente

ARCHIVO HISTRICO

Valores secundarios

Consulta especifica de

historiadores e investigadores.

Histrico, cultural o cientfico

Permanentes por perodos

largos de tiempo (siglos)

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17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN

LA LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.

ACUERDOS ASPECTOS

Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013

Por el cual se reglamenta parcialmente el

Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta

el Comit Evaluador do Documentos del

Archivo General de la Nacin y se dictan otras

disposiciones.

El comit Evaluador de documentos del

AGN se responsabiliza de decidir sobre

la valoracin y disposicin de los

documentos de archivo con el fin de

proteger el patrimonio documental del

pas.

El comit evaluador del AGN se reunir

una vez al mes o cuando sea necesario a

solicitud del Director general.

El comit evaluador tendr como

funciones

Servir de rgano del AGN, para

estudiar los asuntos relativos al valor

secundario de los documentos y la

preparacin de lineamientos sobre

seleccin y eliminacin de estos.

Pronunciarse cuando as lo considere

sobre las listas de documentos para

eliminar, publicadas por las entidades

pblicas del orden nacional,

departamental, distrital y municipal

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Acuerdo AGN 004 de marzo 15 de 2013

Por el cual se reglamentan parcialmente los

Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el

procedimiento para la elaboracin,

presentacin, evaluacin, aprobacin e

implementacin de las Tablas de Retencin

Documental y las Tablas de Valoracin

Documental

Las entidades PUBLICAS Y

PRIVADAS debern elaborar, evaluar,

aprobar, implementar y actualizar sus

TRD y TVD de conformidad con lo

establecido en el presente acuerdo y

dems normas que expida el Archivo

General de la Nacin.

Las TRD se deben elaborar y aplicar

tanto para la organizacin y disposicin

de documentos fsicos como

electrnicos, de conformidad con lo

establecido en el Decreto 2609 de 2012.

Las TVD se deben elaborar y aplicar

para la organizacin de Fondos

Documentales Acumulados.

Las TRD y las TVD deben ser

elaboradas por un equipo

interdisciplinario conformado por

profesionales en diferentes disciplinas

como la archivstica, historia, derecho,

administracin pblica, ingeniera

industrial, entre otras.

El AGN, cuando as lo considere, podr

revisar las TRD o TVD en cualquier

momento, an despus de aprobadas

por el Comit Interno de Archivo y

convalidadas por el Consejo

Departamental o Distrital de Archivos,

cuando a su juicio existan errores que

puedan afectar el patrimonio

documental del pas, solicitar ajustes a

las mismas y asimismo, realizar

inspeccin sobre su plan de

implementacin.

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Acuerdo 005 del 15 de marzo de 2013

Por el cual se establecen los criterios bsicos

paro la clasificacin, ordenacin y descripcin

de los archivos en las entidades pblicas y

privadas que cumplen funciones pblicas y se

dictan otras disposiciones

Las entidades del Estado estn en la

obligacin de organizar los documentos

de archivo de acuerdo al PGD. De igual

forma debern implementar procesos de

organizacin para toda la

documentacin que apoye la gestin

administrativa.

Las entidades del Estado debern

desarrollar un programa de descripcin

documental y elaborar diferentes

instrumentos de descripcin que

permitan conocer y controlar las

unidades documentales que conforman

el archivo, apoyar y estimular la

difusin de la informacin y consulta

por el ciudadano as como la

investigacin a partir de las fuentes

primarias, participar en la recuperacin

de la memoria, as como en la

formacin y consolidacin de la

identidad cultural.

Las entidades del Estado deben

desarrollar procesos de descripcin

documental mediante la

implementacin de medios tecnolgicos

apropiados, interoperables y

compatibles que permitan la

visualizacin de los instrumentos de

descripcin a travs de la Red

Nacional de Archivos y los sistemas

utilizados por el AGN.

Cuando las entidades pblicas contraten

con empresas privadas servicios de

organizacin, digitalizacin,

microfilmacin, custodia o

administracin de sus documentos,

independientemente de la modalidad o

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tipo de contrato, debern exigir a las

empresas contratistas el uso de sistemas

basados en las normas de descripcin

archivsticas adoptadas por el Consejo

Internacional de Archivos (CIA)

dejando consignada dicha obligacin en

las clusulas del contrato que suscriban.

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CONCLUSIONES

Conocimos y precisamos las etapas del ciclo vital de los documentos.

Conocimos la normatividad vigente en la gestin documental.

Identificamos los procesos de Gestin Documental y aprendimos cules se aplican en cada

etapa del ciclo vital del documento.

En conclusin general fue un aprendizaje de cada uno de nosotros en los temas expuestos en cada

uno de los puntos desarrollando una capacidad de entendimiento, sobre varios de los procesos de

la Gestin Documental.

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GLOSARIO

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados

respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los

produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin

que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestin y rene los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trmite.

Archivo histrico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse

permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Este tipo de

archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario,

adquisicin o expropiacin.

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin, hasta su disposicin final.

Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad

productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).

Conservacin de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo.

Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen.

Depuracin: Operacin, dada en la fase de organizacin de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminacin.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una instancia productora en la resolucin de un mismo asunto.

Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta

su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los

produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales.

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NORMATIVIDAD

Acuerdo 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e

implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental.

Acuerdo 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin, y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplan

funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.

NTC 4095 . Norma General para la descripcin Archivstica NTC 5029 Medicin de Archivos

Cdigo Penal Artculos 218 a 228, disposiciones falsificacin de los documentos pblicos.

Cdigo de Procedimiento Penal Artculo 261. Valor probatorio de documento Pblico

Articulo 262 a 263. Valor probatorio de documento privado

Ley 80 de 1989: Se crea el Archivo General de la Nacin. Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos. Reglas y principios generales que regulan la funcin

archivstica en Colombia.

Ley 734 DE 2002: Cdigo Disciplinario nico Conductas sancionables a servidores pblicos en los archivos

Acuerdo 060 de 2001. Pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas

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REFERENCIAS

Acuerdo No. 003 de 15 marzo de 2013 Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_03_DE

_2013.pdf

[Consu l tado el 15 de Marzo d e 2015]

Acuerdo No. 004 de 15 marzo de 2013 Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_04%20

DE%202013.pdf

[Consul t ado el 15 de Marzo de 2015]

Acuerdo No. 005 de 15 marzo de 2013 Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_04%20

DE%202013.pdf


Cartilla de clasificacin documental Disponible en: http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=4395


Cartilla de ordenacin documental Disponible en: http://190.26.215.130/?idcategoria=2329


Etapas del ciclo vital del document Disponible en: http://www.cienciadelainformacion.edu.co/pluginfile.php/6192/mod_resource/content/1/TEMA%

20UNIDAD%203.pdf

[Consul t ado el 15 de Marzo d e 2015]

Gestin Documental Ley 594 del 2000 Disponible en: http://www.slideshare.net/nidia2012/gestion-documental-diapositiva-copia


Teora del ciclo vital del documento. Disponible en: http://unidadesapoyo.hidalgo.gob.mx/descargables/omig/ARCHIVO/documentos.pdf


Documents

Taller Gestión Documental II g3