GESTIÓN DOCUMENTAL II

TALLER 3

YASMID PINEDA VELOSA

GRUPO G4

TUTOR

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BOGOTÁ COLOMBIA

2014

Introducción

1. Defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que

requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.

2.Destaque las fases que se deben de tener en cuenta dentro del

proceso de implantación del Sistema de Gestión de Archivos.

3.Explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión

Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

CONTENIDO

4.Elabore una tabla con las características de los sistemas

de Gestión Documental y explique en que consiste cada una de

ellas.(Decreto 2609 Cap. III Art. 1

5,Visite una entidad que tenga implementado un Sistema

de Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con

dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su

proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

Allí mismo indague las 3 preguntas siguientes:

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos

en ambientes electrónicos?

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la

selección del sistema de Gestión de documentos?

¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información

en el sistema?

Conclusiones

Webgrafia

INTRODUCCION

El desarrollo de nuevas tecnologías aplicadas para SGD

facilitan el acceso a todos los documentos e

información de la empresa, un sistema implementado

permite controlar y centralizar los documentos para su

búsqueda y recuperación rápida y eficientemente. una

ventaja importante es gestionar y hacer mas flexible la

administración de los documentos.

La Gestión Documental es un proceso que desencadena dinámicas vitales para

el desempeño de las compañías. Del manejo adecuado de la información

dependen muchos de los efectos positivos de los procesos que desencadena el

desarrollo de su actividad. Además de la agilización en la búsqueda y

localización de documentos clave en la toma de decisiones y en la satisfacción

de los clientes, la Gestión Documental permite alcanzar niveles máximos de

operatividad al reemplazar métodos manuales por electrónicos, lo que a su vez

tiene como consecuencia ahorros notables al reducirse el uso de papelería y el

espacio físico para almacenarla. Valor implícito: una administración amable con

el medioambiente

EL DIAGNOSTICO:

Sirve como garantía en el adecuado desarrollo de políticas de gestióndocumental en las entidades, su análisis es el resultado de lainvestigación, recolección e interpretación de la informaciónrecolectada en la TRD y TVD.

• En el diagnostico se determina el diseño y el desarrollo de plan deacción para identificar los problemas, oportunidades, fortalezas.

• Definir la requisición de la información, mantenimiento y evaluación.

REQUISITOS

Requisito Técnico: son las herramientas creadas para darle trámite

a los procedimientos de la gestión, por ejemplo:

• Los manuales de procesos, procedimientos y funciones.

• Formatos.

• Tablas de retención y valoración documental.

• Adquisición normatividad en general.

• Permanencia del archivo en sus tres fases del ciclo vital y de

unidad de correspondencia.

• Normalización de los 8 procesos del PGD.

• Planteamientos de estrategias que evidencien los

procedimientos.

REQUISITOS

Requisitos administrativos: Es la integración del PGD con todas las

funciones administrativas de la entidad, bajo los siguientes criterios:

• La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa

estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.

• Tener definido el sistema de administración de archivos de la

entidad (centralizado, o descentralizado).

• Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad.

• El archivo debe contar con el talento humano para realizar

dicha labor.

• Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones

mínimas recomendaciones del Archivo General de la Nació

REQUISITOS

Administrativo: Incorporar en la entidad lo establecido en los

decretos:

• 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura Artículo 4. “Coordinación

de la Gestión Documental” .

• 2578 de 2012 del Ministerio de Cultura Art 15. “Conformación del

Comité Interno de Archivo”, con el fin de con el fin de

empoderar a la Secretaría General o a quien haga a Sus veces,

como responsable de la gestión documental de la entidad.

REQUISITOS

FASES DENTRO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL SGA

DEFINICION DE PROYECTO

• Es el estudio detallado del documento Análisis Funcional donde queda especificado los requerimientos que debe cumplir en PGA de la organización.

• Se selecciona la herramienta que cumplirá las expectativas de la organización

DISEÑO DE LA HERRAMIENTEA

• Continuar paso a paso los parámetros establecidos en el documento de Análisis Funcional

IMPLEMENTACIÓN

• Análisis de la herramienta, se realizan pruebas para verificar si cumple las funcionalidades indicadas en el documento Análisis Funcional

FASES DENTRO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION DEL SGA

FORMACIÓN DE USUARIOS

• Capacitación, seguimiento y retroalimentación a los usuarios con el fin de comprobar las funcionalidades de la herramienta según lo indicado en el documento Análisis Funcional

EXPLOTACIÓN DEL SISTEMA

• Fase de implementación de la herramienta en toda la organización

ACCESO WEB

• Fase final donde se comprueba que el sistema funciona apropiadamente se divulga en la WEb y se realiza el acceso a los usuarios.

Organizar los documentos físicos y electrónicos incluyendo sus

metadatos a través SGD

Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y

los documentos electrónicos de archivo en TRD y TVD

Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo a los

tiempos establecidos en las TRD o TVD

Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la

información conexa (metadatos)n a lo largo del ciclo de vida del

documento

Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones

documentales, en series y subseries

Permitir, facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo

por parte de la ciudadanía y de la entidad cuando sean requeridos

Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en serie y

subserie, a largo plazo independiente de los procedimientos tecnológicos

utilizados para su creación

Generalidades SGD. (Decreto 2609 de 2012).

CONFORMIDAD

Los SI y SGDE, deben

respaldar la gestión de la

información a partir de

los procesos

administrativos de las

entidades

INTEROPERABILIDADlos SGD deben tener la

habilidad de intercambiar SI,

a lo lago del tiempo, basado

en el principio de:

*Neutralidad tecnológica.

*uso de formatos abiertos

*Estándares nacionales o

internacionales.

SEGURIDAD

SGD deben mantener la

información administrativa

en un entornos aseguro

METADESCRIPCIÓN

La estructura de los metadatos

normalizados sean manuales o

automatizados contengan los

mismos sistemas y aplicativos

ADICIÓN DE

CONTENIDOS Agregar nuevo

contenido a los

documentos, en forma

de metadatos, sin que

se altere

*La autenticidad.

*Valor evidencial

*Intedrigad de los

documentos

Características de los SGD. (Decreto 2609 Cap. III Art. 1)

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO

Creación y captura de

documentos en el sistema

debe ser para los usuarios:

*De faciil y sencilla de

manejar

Características de los SGD. (Decreto 2609 Cap. III Art. 1)

GESTION DISTRIBUIDA

Los SGD deben tener la capacidad de importar y

exportar masivamente los documentos

Series,

Subseries

Expedientes

Metadatos

hacia otros SGD

DISPONIBILIDAD Y ACCESO

Un SGDE, debe asegurar que los documentos electrónicos

conserven :

*Autenticidad

*Integridad

*Inalterabilidad

*Accesibilidad

*Interpretación

*Comprensión

*Capacidad de ser procesados

*Reutilizados

NEUTRALIDAD TECNOLOGICA

Garantizar la libre adopción de tecnologías. Teniendo

en cuenta:

*Recomendaciones

*Conceptos

*Normativas

Para fomentar servicio, contenido y aplicaciones

eficaces

Bajo una libre y leal competencia

VISITA ENTIDAD

ENTIDAD:

FUNDACION EDUCATIVA DE INGLATERRA

Atendida por:

Sebastián León Londoño

Auxiliar de archivo y correspondencia

Sistema de Gestión Documental: Novasoft Enterprise bajo el formato

ISAD(G).

*Aspectos importantes de su proyección:

La fundación crea la necesidad de implementar un programa de gestión

documental, puesto que los parámetros de gestión documental no estaban

estipulados, a causa de ello cada funcionario diseñaba su método personal para

archivar.

Los tiempos de respuesta a solicitudes realizadas por el personal tanto interno

(estudiantes) como externo (Secretaria de educación) eran ineficientes puesto

que el proceso de búsqueda de documentos era complejo.

Se estima que 10 años equivalente en tiempo a la memoria institucional se ha

perdido debido al mal manejo de la documentación.

VISITA ENTIDAD

La falta de estrategias y procesos normalizados en materia de gestión documental le

ha generado dificultades de índole administrativo y académico la Fundación , por

cuanto al deficiente manejo de la documentación institucional y el

desconocimiento de la importancia de la misma. Para lo anterior se requirió de un

SGD que se adapto al plan estratégico institucional y los planes de mejora continua

en la Fundación.

VISITA ENTIDAD

1. ¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en el ambienteelectrónico?En la actualidad la Fundación lleva la segunda y tercera etapa dentro del proyecto

de implementación del sistema de gestión documental. En la primera etapa se llevóa cabo un levantamiento de información, con el objetivo de identificar claramentelos fondos y las unidades documentales que conforman toda la estructura deinformación de la compañía. Una vez identificado esto, se llevó a cabo un procesode inspección, investigación, análisis y definición de las unidades documentales queconforman toda la estructura organizacional. Como producto de ello sedesarrollaron las TRD – Tablas de retención documental. Actualmente se lleva acabo un proceso de implementación inicial de las TRD con el objetivo de identificaraquellos fondos documentales que ya han superado su valor administrativo, legal,fiscal y contable. Es importante hacer esta aclaración previa, con el ánimo deidentificar que actualmente la Fundación se encuentra en el camino deimplementar un Software de gestión documental que facilite la virtualización detodas las unidades documentales. Se espera que ésta fase sea iniciada una vez losprocesos de aplicación de las TRD sean finalizados. Actualmente se estánestableciendo políticas y lineamientos que permitan generar una estandarizacióndentro del proceso de producción de documentos. Las TRD un claro lineamientopara identificar el ciclo de vida de cada documento, los estándares preliminaresque refieren la conservación de los archivos físicos, han permitido identificar aquellasunidades que por su alto nivel de impacto en la organización requieren de unaconservación digital que asegure la conservación y veracidad de los documentos.

VISITA ENTIDAD

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistemade gestión de documentos?Actualmente se están evaluando diferente software de gestión documental, entre

ellos se encuentran Docuware y OpenSource. Dentro de los criterios previos que sehan estimado para evaluar la selección del sistema de gestión documentos son:

Capadidad de Integración: Es uno de los criterios más importantes dentro de ésteproceso, puesto que dentro de la estructura organizacional de la Fundación seevidencia la utilización de sistemas de gestión administrativa – Novasoft- y de gestiónacadémica – ManageBac. Es por ello que el SGD que se evalúe debe cumplir conunos requisitos importantes que aseguren la integralidad entre sistemas.

Estándares de Seguridad de la InformaciónArquitectura de la plataformaSistema de almacenamientoFirma digitalCapacidad de soporte técnico y servicio postventa

VISITA ENTIDAD

3. ¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?

En este momento la integridad de la información está siendo plasmada en la política

de gestión documental, la cual se encuentra en estos momentos en construcción. Seevidencia la necesidad de construir una cadena de producción, comunicación,evaluación y conservación de la información. El objetivo estratégico se centra en lageneración de estándares que permitan salvaguardar la información independientedel sistema que se utilice. Actualmente se tienen identificados los productores deinformación, y se ha venido trabajando con ellos de forma focal, para que de formaconjunta se logren establecer criterios de creación y manejo de la información.De la mano del departamento de Tecnología se identificarán los requerimientostécnicos del Sistema, con el objetivo de asegurar que éste tenga un alto nivel deintegración con los demás sistemas de la organización. El objetivo es construir unsistema Holístico de información y de gestión documental. Hasta ahora estamosiniciando y en parte eso es lo que nos emociona en el área de Gestión documentalde la Fundación.

VISITA ENTIDAD

¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en el ambienteelectrónico?En la actualidad la Fundación lleva la segunda y tercera etapa dentro del proyecto

de implementación del sistema de gestión documental. En la primera etapa se llevóa cabo un levantamiento de información, con el objetivo de identificar claramentelos fondos y las unidades documentales que conforman toda la estructura deinformación de la compañía. Una vez identificado esto, se llevó a cabo un procesode inspección, investigación, análisis y definición de las unidades documentales queconforman toda la estructura organizacional. Como producto de ello sedesarrollaron las TRD – Tablas de retención documental. Actualmente se lleva acabo un proceso de implementación inicial de las TRD con el objetivo de identificaraquellos fondos documentales que ya han superado su valor administrativo, legal,fiscal y contable. Es importante hacer esta aclaración previa, con el ánimo deidentificar que actualmente la Fundación se encuentra en el camino deimplementar un Software de gestión documental que facilite la virtualización detodas las unidades documentales. Se espera que ésta fase sea iniciada una vez losprocesos de aplicación de las TRD sean finalizados. Actualmente se estánestableciendo políticas y lineamientos que permitan generar una estandarizacióndentro del proceso de producción de documentos. Las TRD un claro lineamientopara identificar el ciclo de vida de cada documento, los estándares preliminaresque refieren la conservación de los archivos físicos, han permitido identificar aquellasunidades que por su alto nivel de impacto en la organización requieren de unaconservación digital que asegure la conservación y veracidad de los documentos.

Conclusión

La Fundación Educativa de Inglaterra, a implementado un programa de

Gestión Documental, con miras a lograr mejores procesos y actividades en el

manejo de la información, con el fin de apoyar una toma de decisiones eficaz

y lograr avanzar en el camino hacia la excelencia.

Webgrafia

Decreto 2609 de 2012 Consulta de norma Disponible en: www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958

Importancia del programa de gestión documental. (2012). Disponible en: http://importanciadelpdg.blogspot.com/

Contreras Aguilar, A. Palacio Farfán, E. Aguilar Corchuelo, E.K. Sarmiento

Poveda, N. (2012), Informe administrativo extenso, Disponible en: https://docs.google.com/document/d/1yiPEXujyWasm32Ov4Xsnqcg71l6MVxq-oC4sG4bF1_k/edit