Szakacs Dalma Biblioteca Digitala

7/26/2019 Szakacs Dalma Biblioteca Digitala

1/9

Universitatea Babes-Bolyai

Facultatea de Istorie i FilosofieMaster anul I: tiina informrii i a documentrii

De la biblioteca tradiional la

biblioteca digital

Prof. Hotea Meda

Student Szakacs Dalma


2/9

Introducere

n urma evoluiei tehnologice din ultimii ani i a sistemelor de informare,

reorganizarea bibliotecii este un pas important att pentru locatarii acesteia ct i pentru

utilizatori. Aceast restructurare va fi o evoluie fireasc n cazul biblioteciilor pentru a

rmne relevante n universul centrelor de informare i documentare.

Nevoia de digitizare a documentelor din biblioteci este rezultatul impactului

automatizrii diferitelor instituii odat cu evoluia societii informaionale. Fiecare

bibliotec este nevoit s se adapteze la acest schimbare pentru a putea satisface nevoile

utilizatorilor. Automatizarea, avnd un caracter global, a afectat diferit fiecare bibliotec n

parte. n funcie de resursele financiare, economice i umane fiecare se adapteaz n ritmul

su la aceast evoluie. Formatele i suporturile care gzduiesc informaia se schimb, pentru

a facilita accesul la mai mult informaie pentru utilizatori, acestea fiind influenate de

progresele tehnologice i de noi forme de stocare. Profesia de bibliotecar evolueaz i ea

avnd noi moduri de formare i instruire. Odat cu introducerea PC-urilor, la nceputul anilor

1980, a nceput s se resimt impactul noilor tehnologii i a resurselor electronice, precum i

schimbrile care vor avea loc n biblioteci. Progresul ulterior al tehnologiei a rezultat prin

apariia bazelor de date i a diferitelor platforme pentru cutarea infirmaiei.

Autoarea Mary Beth Fecko ne vorbete n lucrarea sa despre introducerea fiierelor de

calculator, a CD-ROM-urilor ca suporturi de stocare a informaiei. Semnaleaz importana

implementrii reelelor hardware i software n biblioteci, care sunt necesare pentru

dezvoltarea interfeelor grafice pentru utilizatori i personalul bibliotecii.1

Biblioteca bazat pe documente electronice sau biblioteca digital a fost definit n

literatura de specialitate ca fiind o colecie de documente digitale ce pot fi citite cu ajutorul

unui calculator, sau al altui suport electronic oferind o posibilitate de accesare local sau de la

distan.2

1Fecko Mary Beth. Electronic resources: acces and issues

2Joan M. Reitz. Online Dictionary for Library and Information Science


3/9

Managementul restructurarii

Reorganizarea unei biblioteci tradiioanle ntr-o bibliotec electronic ar trebui s

nceap printr-un studiu al literaturii de specialitate, care trateaz aceast procedeu al

schimbrii n diverse instituii. O cercetare foarte interesant a lui Rosabeth Moss Kanter i

John P. Kotter ne spun c centrul schimbrii trebuie s se concentreze asupra oameniilor

care ne folosesc serviciile. Autorii studiului afirm c emoiile i sentimentele sunt foarte

importante pentru reuita schimbrii. Atunci cnd utilizatorii se simt inclui n schimbare,

reuita schimbrii este aproape asigurat. Inovaia, colaborarea i nvarea sunt eseniale

pentru procesul de schimbare.3.

Este esenial stabilirea unui plan detaliat i concis despre sarcinile necesare unei

astfel de reorganizare. Acest plan trebuie s includ un proiect foarte detaliat despre

reorganizarea bibliotecii, tratnd diverse aspecte i probleme. n prim plan trebuie analizat

bugetul alocat pentru dezvoltarea bibliotecii, iar n funcie de acest buget trebuie structurate

demersurile pentru atingerea obiectivului stabilit. De asemenea trebuie analizate argumentele

pro i contra automatizrii. Aceste argumente ajut la formarea unei viziuni mult mai clare

asupra situaiei actuale din cadrul bibliotecii. De ce este nevoie de aceast restructurare? Cu

ce ne ajut digitizarea coleciilor deja existente? La ce persoane deservete aceast nou

restructurare?

n cadrul argumentelor plasate n defavoarea proiectului se pot enumera diverse

probleme precum: lipsa aparaturii profesionale, a personalui, cantitatea i starea

documentelor din bibliotec. costurile restructurrii i implementrii noilor sisteme etc.

Dup parcurgerea acestei analize, primul pas spre atingerea obiectivului propus ar fi

dezvoltarea unui plan managerial care s cuprind fiecare segment i sarcin din cadrul

structurii. Crearea acestui plan managerial ar ajuta la redefinirea fiecarei activiti i sarcin

din bibliotec. Acest pas ar cuprinde modificarea fieipostului n funcie de noile sarcinial

fiecrui angajat i realizarea unui plan pilot penru nceperea automatizrii, unde vor fi

stabilite modificari ale sarcinilor din cadrul bibliotecii i posibilitilor de ndeplinire a

acestora. Se va discuta fiecare activitate n parte i posibilitate de automatizare a fiecruia.

Aceste activiti sunt: gestionarea i transpunerea fondului actual existent n format

electronic, stabilirea de noi servicii de achiziie renunndu-se ncet la cele tradiionale,

3John P. Kotter ; Dan S. Cohen. The Heart of Change: Real-life Stories of How People Change Their

Organizations.


4/9

crearea unor noi modalitati de gestiune a coleciilor, diseminarea pe noi ci de acces a

informaiei deinute ctre utilizatori, ntreinerea i modernizarea n continuoare a serviciilor.4

Principalele obiective ale planului de restructurare:

Desemenarea personalului care se va ocupa de executarea proiectului

Acest personal va fi compus att din bibliotecarii existeni deja la bibliotec, ct i

dintr-unpersonal specializat n IT pentru a putea defini cu exactitate modul de automatizare

i implementarea aparturii tehnice i software. Acest personal IT va fi format din personal

angajat temporar sau din personalul universitii n funcie de disponibilitate i de buget.

Analiza fondului de bibliotec pentru a determina ce fel de aparatur este necesar

pentru a transpune documentele n format electronic

n aceast etap vom studia formatul documentelor deja existente i vom stabili ce fel

de scannere sunt necesare pentru a fi digitizate i pentru a nu se deterioara documentele, n

special dac acestea se afl ntr-o stare fragil. Urmtorul pas va fi s stabilim ce tipuri de

documente deinebiblioteca i ce caracter au aceste documente, daca au sau nu valoare de

patrimoniu, sunt relevante pentru utilizatori, i care e notorietatea acestora. n funcie de

aceaste aspecte se va stabili ce fel de aparatur este necesar i cum putem achiziionaaparatura.

Achiziionarea aparaturii tehnice necesare pentru a ncepe digitizarea documentelor.

Biblioteca va avea nevoie de un server pe care s se stocheze informaia prelucrat de

personalul responsabil cu aceast sarcin. Vor trebui achiziionate diverse calculatoare pentru

personal ct i pentru utilizatori. Performanele acestor aparatefiind definite de scopul n care

vor fi utilizate. De asemenea va fi necesar achiziia scannnerelor care vor fi stabilite n

conformitate cu bugetul, acestea fiind cele mai costisitoare dintre toate aparaturile. Apartura

se va completa pe parcursul anilor cu altele mult mai performante. La nceput se va ncerca

achiziionarea minimului de aparatur care este necesar pentru automatizarea bibliotecii.

Aparatura va fi achiziionat pe baza bugetului stabilit, dar i pe alte ci precum

diverse programe care susin automatizarea biblioteciilor, fonduri europene, donaii, sau

strngere de fonduri din afara bugetului Universitii. Scopul proiectului nostru este de a avea

4Maria Pagliero Popp President. Changing World, Changing Libraries.


5/9

o bibliotec cu colecii electronice care s satisfac nevoia de informare a noii generaii i s

atrag o varietatelargde utilizatori. Problema cazului n care bibliotecanu deinecele mai

performante aparaturi pentru nceput, nu trebuie s reprezinte un obstacoldeoarece aceast

problem se poate remediaprin diverse ci. Dac fondul bibliotecii deine i alte tipuri de

obiecte care nu pot fi digitizate cu aparatura care a fost achiziionat, este necesar s se

gseasc alte ci n scopul transpunerii acestora n format electronic. Astfel, se poate apela la

ajutorul parteneriatelor cu biblioteci mai mari sau instituii care dein aparaturi i scannere

mult mai performante i sfie mprumutattot ce este posibil de la ei.

Instruirea personalului pentru a utiliza noua aparatura

Personalul bibliotecii va trebui s cunoasc foarte bine aparatura pentru a putea utiliza

aceasta la capacitatea sa maxim. n cazul n care angajaii nu au mai experimentat situaii

similare sau nu au o cunotin medie depsre PC-uri i scannere va trebui s aib loc o

instruire pentru ca toat lumea s se familiarizeze cu noua restructurare. Avnd aceste

cunotine dezvoltate n urma instruirii, personalul va putea da consultan ulterior i

utilizatorilor.

Stabilirea i seleciadocumentelor care urmeaz afi digitizate

n cadrul acestei etape se vor stabili i se vor selecta documentele care vor fi propuse

spre digitizare n conformitate cu un workflowcare va asigura monitorizarea procesului i

calitatea produselor finale. Selecia documentelor precum i funcia de prioritate a acestora

va fi stabilit dectre bibliotecari, care sunt familiari cu documentele din cadrul coleciilor.

Documentele de patrimoniu i cele valoroase vor fi primele care vor fi digitizate. n

conformitate cu aceast etap va trebui studiat piaa documentelor deja digitizate de ctre

alte instituii. Daca unele dintre acestea sunt identice cu cele deinute de biblioteca noastr, se

poate realiza un parteneriat prin care biblioteca poate beneficia de documentele lor deja

digitizate oferindu-le alte servicii n schimb. Acest procedeu ar putea consuma din timpul

personalului dar i-ar scuti de o munc n plus, pentru a nu degrada documentele i a nu

depune efort n plus pentru digitizarea lor. De asemenea s-ar putea realiza preluarea

diferitelor metadate pentru documente care ar reprezenta un avantaj extraordinar scutind

personalul de o munca care a fost deja facut de altcineva. Dup ce au fost epuizate toate cile


6/9

de obinere a documentelor care sunt deja digitizate i am ajuns la o list final a celor care

exist doar n varianta tiprit, se incepe munca propriu zis de digitizare. 5

Digitizarea propriu zisn conformitate cu aparatura existent

Restructurarea serviciului de achiziii

n aceast etap vor trebui reconsiderate principalele ci de achiziii pentru

documente. Aceast restructurare include: achiziionarea mai multor documente electronice

n locul documentelor tradiionale, renunarea la abonamentele pentru revistele tiprite i

abonarea la mai multe reviste electronice, i licenierea unor baze de date pentru mbogairea

volumului de informaie tiinific oferit utilizatorului. Acest ultim cale de achiziie a

documentului n format electronic ar reprezenta cea mai optimcale de a obine documente,

ns daca nu ar permite bugetul bibliotecii, ar trebui create noi ci de acces pentru a obine

aceste baze de date. De exemplu, se poate realiza prin intermediul parteneriatelor sau a

consoriilor dintre mai multe biblioteci, care urmresc aceeai restructurare electronic pe

care o urmrete i biblioteca noastr. Prin intermediul acestor parteneriate ar fi mai ieftin

achiziionarea bazelor de date.

5Bodnar Robert ; Bem Agnes ; Curta Olimpia. Building a digital library: best practices in BCU CLUJ


7/9

Selecia sistemului de gestiune a coleciilor digitale i a fondurilor. Diseminarea

informaiei ctre utilizator

n final, dupa ce au fost digitizate toate documentele i am reorganizat principalele

metode de achiziie a documentelor din cadrul bibliotecii, ne rmne doar salegem sistemul

optim pentru gestiunea viitoarelor colecii i pentru satisfacerea nevoilor utilizatorului.

Aceast etap prevede analiza mai multor sisteme de bibliotec n urma creia se va alege

sistemul cel mai optim. Cel mai optim pentru o bibliotec din Romnia ar fi sistemulAleph

500, deoarece acesta este un sistem flexibil i permite adaptarea la nevoile proprii ale

bibliotecii. Acest program deine mai multe module care se pot utiliza n diverse scopuri:

modul de catelogare, de circulaie i de achiziii. Fiind un program multilingv are la baz

Unicode, acest lucru oferindposibilitatea ca interfaa s fie vizualizat n20 de limbi diferte,n funcie de nevoile utilizatorului, acesta avnd posibilitatea de a selecta limba dorit.

Sistemul ofer de asemenea posbilitatea de a reliza rapoarte ide a genera statistici despre

fonduri. Avnd mai multe funcii ntr-un singur program, consider c este cea mai bun

alegere. De asemenea sunt de prere c sistemul de gestiune a biblioteciieste un aspect foarte

important al restructurrii. Astfel dac nu gsim un de sistem de gestiune open -source exista

mereu opiunea de achiziionare a unui sistem. Indiferent de costurilepe care le presupune,

consider c este important investiia, deoareceacesta va fi punctul de legtur dintre coleciii utilizator, adic va oferii produsul final al restructurrii. Fr un astfel de program nu am

putea prezenta utlizatorilor documentele digitizate i nu am avea o conexiune intrebiblioetc

i utilizator bazat pe reeaua electric. Acest sistem prezentndu-se ca i o puntede legtur

dintre instituia noastr i utilizator, doboarnd astfellimitele geografice ifiind accesibil de

pretutindeni. 6

Concluzii

Pentru construirea unei biblioteci digitale durabile ar trebui acordato atenie fiecrui

obiectiv prezentat n aceast lucrare. Obiectivele referindu-se att la mediul economic,

tehnologic ct i social. Realizarea unei astfel de biblioteci implic mai muli factori care

trebuie analizai. Acest plan prezentat pentru digitizare este doar un plan pilot, un nceput n

evoluia unui centru de cultur. Experiena care se va acumula prin digitizarea documentelor

i prin noile ci de achiziii vor reprezenta un pas important n evoluia bibliotecii, analiza

serviciilor fiind necesar constant pentru a se forma o imagine referitoare la punctul de

6http://www.ex-lh.hu/site/index.php/RO/a500ro accesat 26.01.2016
http://www.ex-lh.hu/site/index.php/RO/a500rohttp://www.ex-lh.hu/site/index.php/RO/a500rohttp://www.ex-lh.hu/site/index.php/RO/a500rohttp://www.ex-lh.hu/site/index.php/RO/a500ro


8/9

plecare i la pai parcui pn n acel moment. Societatea contemporan, nevoia de informare

a utilizatorului precum inoile tendine n societatea informaional vor indemna biblioteca la

o mbuntire constant i la implementarea unor noi ci de acces. Acestea fiind realizabile

prin proiecte bine gandite, dedicaie i mult perserveren. Reforma nu va avea loc n mod

revoluionar ci ntr-un mod evoluional, nti nvnd biblioteca s peasc, iar ulterior s

alerge. Pas cu pas vom obine ceea ce ne dorim: o bibliotec digital fr bariere geografice

sau spaiale pentru inglobarea i prezentarea tuturor informaiilor ctre utilizator.

Biblioteca dup finalizarea proiectului


9/9

BIBLIOGRAFIE

ANDERSON Elsa K. Electronic Resource Management Systems: A Workflow

Approach. In: Library Technology Reports, April 2014, p 11.

BODNARRobert ; BREMAgnes ; CURTAOlimpia. Building a digital library: bestpractices in BCU CLUJ. Biblio 2011- Conferina internaional de biblioteconomie itiina informrii, Braov, Editura Universitii Transilvania, 2011, p. 23-28.

CHOWDHURY Gobinda. Sustainability of digital libraries: a conceptual model and

research framework. In: International Journal on Digital Libraries, Vol. 14, Nr ,2014 Aug, p. 181-195.

FECKOMary Beth, Electronic resources: acces and issues. London: Bowker Saur,

1997.

KOTTERJohn P ; COHENDan S. The Heart of Change: Real-life Stories of How

People Change Their Organizations. In: Harvard Business School Press, Boston, 2002

p. 13.

PAGLIERO Maria. Changing World, Changing Libraries. n Reference & User

Services Quarterly Research andDiscovery Services Librarian, Indiana UniversityLibraries, Bloomington, Indiana,volum 52, Nr. 2, 2012

ROMAN-NEGOI ; MRZ Eva. Cercetare i perspectivele digitizrii, Editura:Argonaut, Cluj-Napoca, 2009, p.384

TSAKONASGiannis ; MITRELISAngelos ; PAPACHRISTOPOULOSLeonidas

; PAPATHEODOROU Christos. An exploration of the digital library evaluation

literature based on an ontological representation. In: Journal of the American Society

for Information Science & Technology, Vol 64, Nr. 9, Sep 2013, p. 1914-1926.

http://www.ex-lh.hu/site/index.php/RO/a500ro accesat 26.01.2016.

REITZ Joan M. Online Dictionary for Library and Information Science,

http://www.abc-clio.com/ODLIS/odlis_A.aspxaccesat 26.01.2016.
http://www.ex-lh.hu/site/index.php/RO/a500rohttp://www.ex-lh.hu/site/index.php/RO/a500rohttp://www.abc-clio.com/ODLIS/odlis_A.aspxhttp://www.abc-clio.com/ODLIS/odlis_A.aspxhttp://www.abc-clio.com/ODLIS/odlis_A.aspxhttp://www.ex-lh.hu/site/index.php/RO/a500ro

Documents

Szakacs Dalma Biblioteca Digitala