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Institute of Computer ScienceChair of Communication Networks
Prof. Dr.-Ing. P. Tran-Gia
Vorlesung
Professionelles Projektmanagement in der Praxis
Prof. Dr. Harald Wehnes
Veranstaltung 3 – Teil 2 (20.04.2015):Projektdefinition II: Projektumfeld, Stakeholdermana gement
SS 2015
2 2Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2
Prozessmodell der DIN 69901
� Projektmanagement-Phasen (unabhängig von der Projektart): Initialisierung – Definition – Planung – Steuerung - Abschluss
3 3Professionelles Projektmanagement in der Praxis 3
Initialisierungsphase: Hauptaufgaben und Ergebnisse
Ergebnisse
� Skizze der Projektziele� Prüfung, ob Projekt vorliegt� Benennung des Projektleiters
und weiterer Teammitglieder � Beauftragung für die
nächste Projektphase: Erstellung Projektantrag
4 4Professionelles Projektmanagement in der Praxis 4
Definitionsphase: Hauptaufgaben und Ergebnisse
Auftrag für Projekt-
Definitions-Phase
Ergebnis: Projektantrag
� Festlegung der Projektziele� Projektumfeld- und
Stakeholder-Analyse � Machbarkeitsbewertung � Grobe Aufwandsschätzung � Budget� Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
(Business Case)� Zusammensetzung Projektteam� Grober Zeitplan (Meilensteine, Phasen)
5 5Professionelles Projektmanagement in der Praxis 5
Leistungsziel-Beschreibungen: Lasten - und Pflichtenheft
Anforderungen des Auftraggebers (AG)
Lastenheft
Gesamtheit der Anforderungen des
Auftraggeberszum Liefer- und
Leistungsumfang sowie die
Rahmenbedingungen
Pflichtenheft
Beschreibung derLeistungen des
Auftragnehmers, die zur Umsetzung des Lastenheftes erforderlich sind
Vom Auftragnehmer (AN)abgeleitete Leistungsziele
Auftraggeber(i.a. auch Geldgeber) spezifiziert
das gewünschte Ergebnis
Auftragnehmer (= Lieferant)stellt das bestellte Ergebnis her
6 6Professionelles Projektmanagement in der Praxis 6
Prozess: Vom Lastenheft zum Vertrag mit Pflichtenhef t
Auftraggeber AuftragnehmerLastenheft
Forderungen aus Auftraggebersicht
Forderungen werden in Spezifikationen umgesetztAngebot mit
PflichtenheftSpezifikation
der Realisierung
Vertrag mitPflichtenheft(genehmigt)
Spezifikation der Realisierung
Prüfung und Genehmigung der Spezifikationen
Projektvorgaben
7 7Professionelles Projektmanagement in der Praxis 7
Muster-Gliederung: Pflichtenheft für SW -Entwicklung*
1. Zusammenfassung1. Problembeschreibung2. Kurzbeschreibung der
Leitungsmerkmale3. Technische
Anforderungsanalyse4. Projektanforderungsanalyse5. Lösungsalternativen und
Aufwände
2. Requirements-Katalog
3. Technische Anforderungsanalyse
4. Projektanforderungsanalyse
*) Quelle: ProjektManager, Seite 147
5. Erster Systementwurf1. Gesamtsystem2. Funktionsgruppen3. Schnittstellen zu Benutzern4. Schnittstellen zu anderen
Personengruppen
6. Lösungsalternativen und Aufwände
7. Abnahmebedingungen1. Softwaresystem2. Bibliotheksinhalte
8. Rapid Prototype (bei Bedarf)
9. Randbedingungen
8 8Professionelles Projektmanagement in der Praxis 8
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Projekte sind grundsätzlich Investitionsvorhaben
1. Es werden grundsätzlich nur solche Projekte durchgeführt, die sich wirtschaftlich rechnen
2. Bei konkurrierenden Projekten werden – aufgrund knapper Ressourcen – die mit der besten Wirtschaftlichkeit priorisiert
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (Business Case)
� Nutzen� Quantifizierbarer Nutzen (€)� Nicht-quantifizierbarer Nutzen
� Kosten� Reine Projektkosten� Investitionskosten� Betriebskosten
� Lebensdauer realistisch einschätzen!� Nutzen tritt häufig erst mit zeitlicher Verzögerung ein:
� Umstellungs-/ Einführungsaufwand, � geringere Produktivität/ Mehraufwand in der Startphase u.ä.
� Einsparungspotentiale müssen auch realisiert werden!
9 9Professionelles Projektmanagement in der Praxis 9
Methoden der Wirtschaftlichkeitsberechnung
Kostenvergleich
Gewinnvergleich
Rentabilitätsrechnung
Amortisationsrechnung
StatischeVerfahren
Kapitalwertmethode
Annuitätenmethode
Interne Zinsfußmethode
DynamischeVerfahren
Kosten-Nutzen-Analyse
Nutzwertanalyse
Bewertungs-Verfahren
Wirtschaftlichkeitsverfahren
Hauptproblem: Verfügbarkeit zuverlässiger Daten � „Genauigkeit“ nicht übertreiben!
10 10Professionelles Projektmanagement in der Praxis 10
WiBe21*: Software -unterstützte Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
� Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen werden standardisiert (methodisch einheitlich) durchgeführt � Vergleichbarkeit gesichert
� Ergebnis: begründete, transparente und nachvollziehbare Aussagen zur Wirtschaftlichkeit des Projektes
� WiBe21*: � Methodik: Kapitalwert und Nutzwertanalyse� Softwareprodukt, das die Anwendung der Methodik unterstützt
*) empfohlen vom Bundesministerium des Innern (BMI)
WiBe21: Systematik
Dringlichkeitswert Qualitativ-strategischer Wert
Kapitalwert (€)Kennzahlen
11 11Professionelles Projektmanagement in der Praxis 11
Das Projektumfeld beeinflusst das Projekt und wird seinerseits vom Projekt beeinflusst
Externes Umfeld
Ziele der Projektumfeldanalyse: Identifikation und Bewertung der wichtigsten Einflussfaktoren auf das Projekt
BetroffeneAbteilungen
Anwender
Geschäfts-führungAuftrag-
geber
Projekt-team
AndereProjekte
Internes
Umfeld
Projekt PolitikUmwelt
12 12Professionelles Projektmanagement in der Praxis 12
Klassifizierung der Projektumfeldfaktoren
Umfeldfaktoren� Internes Umfeld: innerhalb der Unternehmensorganisation� Externes Umfeld: außerhalb der Unternehmensorganisation� Sachfaktoren : natürliches Umfeld / technisches Umfeld / ökonomisches Umfeld� Sozialfaktoren : rechtlich-politisches Umfeld / soziokulturelles Umfeld
Projektumfeld-Tabelle
Quelle: PM3,S.74ff.
intern extern
sachlich
• Betriebsvereinbarung
• PM-Handbuch
• Richtlinien, Regelwerke
• Umsatzentwicklung
• Gesetze
• Normen
• Standards
• Marktentwicklung
sozial
• Betriebsrat
• Sonderbeauftragte (QM, Sicherheit)
• Vorstand, Führungskräfte
• Mitarbeiter (außerhalb des Projektes)
• Auftraggeber
• Mitarbeiter der AG-Organisation
• Kunden
• Lieferanten
13 13Professionelles Projektmanagement in der Praxis 13
Projektumfeldanalyse: Beispiel
1. Sachlich-interne Projektumfeldfaktoren haben einen mittleren Einfluss auf das Projekt. Die vorhandenen internen Richtlinien sind einzuhalten.
2. Sozial-interne Projektumfeldfaktoren : Die internen Beteiligten haben einen mittleren Einfluss auf das Projekt
3. Sachlich-externe Projektumfeldfaktoren haben einen hohen Einfluss :Werden Bundesdatenschutzgesetz und die kundenspezifischen Rahmenbedingungen nicht eingehalten, scheitert das Projekt.
4. Sozial-externe Umfeldfaktoren haben einen mittleren Einfluss auf den Projekterfolg
1
2
3
4
14 14Professionelles Projektmanagement in der Praxis 14
Schnittstellen Projekt – Projektumfeld
Die wichtigsten sachlichen Projektumfeldfaktoren werden in einer Umfeldschnittstellen-Matrix dargestellt:
Sachlicher Projektumfeldfaktor
Beschreibung Maßnahme
Beispiel:Sachlicher
Projektumfeldfaktor Beschreibung Maßnahme
Datenschutzgesetz Die gültigen Datenschutzrichtlinien sind einzuhalten
Schulung/Einweisung aller Projektmitarbeiter
Arbeitszeitregelungen Nur max. 50 Überstunden möglich Beachtung bei der Planung Test in der Vorproduktions-umgebung
Vor der Produktivsetzung sind Tests in der Vorproduktionsumgebung erforderlich
Frühzeitige inhaltliche und terminliche Abstimmung mit den Verantwortlichen
Hinweis: Soziale Projektumfeldfaktoren � Stakeholdermanagement
15 15Professionelles Projektmanagement in der Praxis 15
Projektumfeldanalyse: weiteres Beispiel
� Projektumfeldfaktoren
� Umfeldschnittstellen-Matrix
16 16Professionelles Projektmanagement in der Praxis 16
Definition: Projektstakeholder (Interessengruppen)
Projektstakeholder (Interested Parties): Einzelpersonen, Personengruppe oder Organisation, die ...
� am Projekt beteiligt
� am Projektverlauf/-ergebnis interessiert oder
� von den Auswirkungen des Projektes betroffen sind(vgl. PM3, S. 71)
Stake : Anspruch, Interesse,
Erwartung oder Forderung
„to have a stake in“ = „Interesse haben an“
17 17Professionelles Projektmanagement in der Praxis 17
Fünf prinzipielle Stakeholdergruppen
� Kunden � Auftraggeber des Projektes� Anwender / Nutzer des Projektproduktes
� Unternehmen, welches das Projekt durchführt� Verschiedene Funktionsträger: Vorstand/Geschäftsführung,
Personalrat, Datenschutzbeauftragter, Sicherheitsbeauftragter, Projektmanagement Office u.a.
� Mitarbeiter in den verschiedenen Rollen� Projektleiter, Projektcontroller, Teammitglied, Projektadministrator,
Mitglieder von Lenkungsausschüssen u.a.� Lieferanten / Subauftragnehmer
� Subunternehmer, Berater, Ingenieurbüros, sonstige Dienstleister (Versicherung, Finanzen) u.a.
� Gesellschaft� Anlieger, Behörden, Bürgerinitiativen, Gesetzgeber u.a.
18 18Professionelles Projektmanagement in der Praxis 18
Kategorien von Stakeholdern
� Betroffenheit durch das Projekt (Projektziele/-ergebnisse)
� Grad der Betroffenheit: gering – mittel – stark
� Art der Betroffenheit: positiv – negativ
� Einstellung zum Projekt
� Art der Einstellung: positiv – neutral – negativ
� Unterstützung / Widerstände� Promotoren : Projektbefürworter
� Opponenten : Projektgegner
Gründe: Vermutungen / Fakten
� Einfluss auf das Projekt
� Möglichkeit der Einflussnahme auf das Projekt: gering – mittel – stark
19 19Professionelles Projektmanagement in der Praxis 19
Stakeholdermanagement
� Stakeholdermanagement
� Ermittlung der Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder
� Berücksichtigung dieser Anforderungen bei der Zielsetzung, Projektplanung und -durchführung
� Entwicklung von Strategien und Maßnahmen
� Aktive und proaktive Betreuung der Projektstakeholder,insbesondere der einflussstarken Entscheider
� Steuern und Überwachen der Stakeholdermaßnahmen
Ziel: StakeholderzufriedenheitAlle Stakeholder mit ihren Interessen, Wünschen, Ängsten, Einstellungen und Einflussmöglichkeiten ermitteln (Unterstützer! Opponenten!) � Geeignete Maßnahmen zur Akzeptanz des Projektes
20 20Professionelles Projektmanagement in der Praxis 20
Der Stakeholdermanagement-Prozess sichert einen effizienten Umgang mit den Stakeholdern
FestlegungVerantwortlichkeiten
und Vorgehen für das Stakeholder-
management
Liste der Stakeholder
Stakeholder-Portfolio
Maßnahmenplan
1. Identifi-kation
2. Analyse und
Bewertung
3. Behandlung
4. Controlling
0. Stakeholder-management-
Planung
5. Erfahrungs-sicherung
Wirksamkeitsprüfung
21 21Professionelles Projektmanagement in der Praxis 21
0. Stakeholdermanagement-Planung
� Festlegung des Vorgehens für das Stakeholdermanagem ent im vorliegenden Projekt � Rollen und Verantwortlichkeiten für Analysen, Maßnahmen und
Controlling� Zeitpunkte im Projektverlauf zur Überprüfung des
Stakeholderportfolios (Fortschreibung)� Verwendete Templates u.ä.� Klärung des Vorgehens zur Erfahrungssicherung
� Ergebnisse� Stakeholdermanagement-Plan� Bewusstsein für Projektumfeld und Stakeholder
22 22Professionelles Projektmanagement in der Praxis 22
1. Identifikation der Stakeholder: Vorgehen
� Workshop durchführen; Kernfragen helfen� Welche Prozesse werden durch das Projekt wesentlich verändert?� Welcher Personenkreis ist durch das Projekt betroffen?� Wer muss bzw. sollte am Projekt beteiligt werden? � Wer kann Einfluss auf das Projekt nehmen? � Wer könnte das Projekt – mit welchen Erwartungen – unterstützen?� Wer könnte Widerstände (Ängste, Befürchtungen) gegen das
Projekt haben?� Wer könnte noch Informationen für das Projekt liefern?� Wer arbeitet an ähnlichen Themen?
Liste
Projektbeteiligte
Projektbetroffene
Einflussnehmer
� Ergebnis: Stakeholderliste
23 23Professionelles Projektmanagement in der Praxis 23
Workshop: Stakeholder eines neuen SW -Produktes (1)
� Identifizieren Sie die drei wichtigsten Stakeholder Ihres ProjektesZeitansatz: 5 Minuten
� Anschließend: Ergebniszusammenfassung im Plenum 1. Karitative Organisationen 2. Golfclubs3. Arbeitsuchende4. Besucher Würzburgs5. Hundebesitzer6. Ebay Händler7. Senioren und Angehörige8. Tierinteressenten9. Spielehersteller
24 24Professionelles Projektmanagement in der Praxis 24
2. Analyse der Stakeholder: Vorgehen
� Ausgangsbasis: Stakeholderliste � Analyse für jeden Stakeholder
� Einstellung : positiv +, neutral o, negativ -� Erwartungen / Unterstützung (+) bzw. Befürchtungen / Widerstände (-)� Betroffenheit : hoch, mittel, gering � Macht / Einfluss auf das Projekt: hoch, mittel, gering Projektverantwortliche versetzen sich dabei in die Situation der Stakeholder
Nr.Stakeholder
(Einzelperson oder Gruppe)
Einstellung zum Projekt
(+, -, 0)
Erwartungen (+)/Befürchtungen (-)
Betroffenheit durch das Projekt
(H, M, G)
Macht/Einflussauf das Projekt
(H, M, G)1
2
3
4
5
� Ergebnis: Stakeholdermatrix (Interessenmatrix )
25 25Professionelles Projektmanagement in der Praxis 25
Stakeholder-Matrix verschafft Gesamtüberblick
Tipps: 1. Frühzeitig potentielle Widerstände erkennen und sich damit
proaktiv auseinandersetzen!2. Konzentration auf die Key-Stakeholder
(hohe Macht und hohes Interesse am Projekt(miss)erfolg)
26 26Professionelles Projektmanagement in der Praxis 26
Stakeholder-Analyse: Stakeholder-Portfolio
Nr. Stakeholder
1 Vorstand
2 Auftraggeber
3 Betriebsrat y
4 Abteilungsleiter x
5
Datenschutz-
beauftragter
6 Anwender Einstellung
Einfluss/Macht
positiv
hoch gering
negativ
Hohe Unterstützung
Konfliktpotential
I II
III IV
1
2
34
56 Key Stakeholder
Visualisierung des Ergebnisses der Stakeholder-Analyse
27 27Professionelles Projektmanagement in der Praxis 27
Workshop: Stakeholder eines neuen SW -Produktes (2)
� Führen Sie im Team für einen der wichtigsten Stakeholder eine Analyse durch� Einstellung zum Projekt ( + o - ):� Erwartungen: � Befürchtungen: � Grad der Betroffenheit ( H M G ): � Einfluss / Macht ( H M G ): � Ist der Stakeholder ein Key Stakeholder?
Zeitansatz: 10 Minuten� Anschließend: Ergebniszusammenfassung im Plenum1. Karitative Organisationen: +, weniger Orga-Aufwand, - , H, G, ja2. Golfclubs: +, Zuwachs an Golfspielern, höherer Konkurrenzdruck, H, G, ja3. Arbeitsuchende: +, schnelle Vermittlung, Datenschutz, H, H, ja4. Besucher Würzburgs: +, versprochener Nutzen vorhanden, kein Nutzen, M, M, ja 5. Hundebesitzer: o, präzises Tracking, Datenschutz, H, H, ja6. Ebay Händler: +, einfache Bedienung, schwierige Bedienung, H, G, nein7. Senioren und Angehörige: o, einfacher Einstieg, Sicherheitslücken, H, M, ja8. Tierinteressenten: +, passende Tier mit weniger Aufwand, höhere Kosten, H, G, ja9. Spielehersteller: o, stabile Seite, Einschränkung des Service, M, H, nein
28 28Professionelles Projektmanagement in der Praxis 28
3. Maßnahmenplanung: Ziele und Strategien
� Ziele der Maßnahmen� Verringerung von Widerständen der Opponenten: Ängste, Befürchtungen abbauen
� Verstärkung der Unterstützung der Promotoren
� Grundsätzliche Strategien zur Stakeholdersteuerung � Partizipativ : Stakeholder als Partner behandeln (Win-win anstreben)
– Beteiligung im Lenkungsausschuss / Mitentscheidung
– Beteiligung Projekt / Mitarbeit
� Diskursiv : Stakeholder informieren
– Information / Diskussion / Kommunikation
– Ausgleich der verschiedenen Stakeholderinteressen durch Verhandlungen und Konfliktmanagement
� Repressiv: Auf Stakeholder Druck ausüben
– Ethisch nicht vertretbar!
Ggf. Kombination der Strategien für einzelne Stakeholder
29 29Professionelles Projektmanagement in der Praxis 29
Stakeholdermatrix wird um Maßnahmen ergänzt
Nr.Stakeholder
(Einzelperson oder Gruppe)
Einstellung zum Projekt
(+, -, 0)
Erwartungen (+)/Befürchtungen (-)
Betroffenheit / Interesse am
Projektergebnis(Hoch, Mittel, Gering)
Macht/Einfluss auf das Projekt
(Hoch, Mittel, Gering)
Maßnahmen(Hauptbotschaften kursiv)
Art Maßnahme
1 Kunden (intern, extern)
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
2 Projektmitarbeiter
2.1
2.2
2.3
3 Sonstige Interessengruppen
3.1
3.2
3.3
30 30Professionelles Projektmanagement in der Praxis 30
Maßnahmen und erwartete Veränderungen im Stakeholder Portfolio
Einstellung
Einfluss/Macht
positiv
hoch gering
negativ
Hohe Unterstützung
Konfliktpotential
I II
III IV
1
2
34
56
Beispiel:
Maßnahmen für Anwender
• Aufbereitung und Kommunikation „Vorteile der neuen Anwendung“
• Anwendervertreter im Projekt
6 6
31 31Professionelles Projektmanagement in der Praxis 31
Workshop: Stakeholder eines neuen SW -Produktes (3)
� Überlegen Sie im Team eine Maßnahme für den Stakeholder von WS-Teil 2Zeitansatz: 10 Minuten
� Ergebniszusammenfassung (Maßnahmen / erwartete Veränderung) im Plenum1. M:
V: 2. M:
V: 3. M:
V: 4. M:
V: 5. M:
V: 6. M:
V: 7. M:
V:8. M:
V:9. M:
V:
32 32Professionelles Projektmanagement in der Praxis 32
4. Controlling (Monitoring und Steuerung)
Die Ergebnisse der Stakeholderanalyse haben projekt-
internen Charakter. Sie gehen nicht nach außen!
� Projektstakeholderidentifikation und -analyse sind mehrfach im Projektverlauf durchzuführen
� Stakeholderidentifikation und -analyse stellen immer nur eine Momentaufnahme dar
� Geeigneter Zeitpunkt für Neubetrachtung/-bewertung: Beginn einer neuen Projektphase
� Controlling-Fragen1. Gibt es neue Stakeholder?
2. Waren die durchgeführten Maßnahmen erfolgreich?
3. Haben sich bisherige Stakeholderpositionen wesentlich verändert?
4. Welche neuen Maßnahmen sind zu veranlassen?
33 33Professionelles Projektmanagement in der Praxis 33
5. Erfahrungssicherung
� Dokumentieren Sie Ihre Erfahrungen im Projektverlauf!
� Führen Sie am Projektende eine Nachbetrachtung Ihres
Stakeholdermanagements durch!
� Leiten Sie daraus Optimierungen (Prozesse, Templates) für
Folgeprojekte ab!
34 34Professionelles Projektmanagement in der Praxis 34
Beispiel: Stakeholderanalyse
� Stakeholdermatrix mit Maßnahmen
35 35Professionelles Projektmanagement in der Praxis 35
Beispiel: Stakeholderportfolio
� Stakeholder-Portfolio mit den erwarteten Verändungen durch die Maßnahmen
36 36Professionelles Projektmanagement in der Praxis 36
Einfluss der Macht- bzw. der Betroffenen -Stakeholder auf Akzeptanz und Projektergebnis
� Der Einfluss der „Macht-Stakeholder“ ist zum Projektbeginn am größten und nimmt im Projektverlauf stetig ab
� Der Einfluss der „Betroffenen-Stakeholder“ ist anfangs gering und steigt mit fortschreitendem Projektverlauf
Ein
fluss
stär
ke
Projektverlauf t
37 37Professionelles Projektmanagement in der Praxis 37
Praxistipps zu Ziele und Stakeholdermanagement
� Es gibt meistens mehr Stakeholder, als man denkt� Ein intensiver Identifikationsprozess der Projektstakeholder vermeidet unangenehme Überraschungen im Projektverlauf und schafft zusätzliche Chancen zur Erhöhung des Projekterfolgs
� Schaffen Sie Win-Win-Situationen!� Es gibt mehr Win-Win-Konstellationen, als man denkt
� Nehmen Sie wichtige Interessen Ihrer Stakeholder in den Zielekatalog auf!
Stakeholdermanagement
Stakeholder ziele
Projektziele
Stakeholder ziele
Projekt- und
38 38Professionelles Projektmanagement in der Praxis 38
Kein Projekt ohne Projekt- Antrag!
� Auftraggeber / Sponsor � Problemstellung � Projektziele / Nichtziele � Zeitplan: Beginn- und Ende-Termin, Phasen, Meilensteine � Budget � Projektorganisation
� Projektleiter, Lenkungsausschuß� Liste möglicher Projektmitarbeiter� Betroffene Fachabteilungen
� Wirtschaftlichkeitsbetrachtung� Erwarteter Nutzen (quantitativ (€), nicht-quantitativ)� Ressourcen/Kosten: Mitarbeiter-Ressourcen, Investitionen, Betriebskosten
� Schnittstellen � Potentielle Risiken
� Mögliche Qualitätsmängel, Zeitverzögerungen, Kostenüberschreitungen� Mögliche Gefährdungen des Projektes
InhalteProjekt-Antrag
39 39Professionelles Projektmanagement in der Praxis 39
Projekt- Antrag � Projekt- Auftrag
� In Abhängigkeit von der Art des Projektes (Kundenprojekt oder internes Projekt) unterschiedliche Vorgehensweisen; Beispiele:
� Kundenprojekt : Kunde gibt das Projekt in Auftrag, indem er das vertragliche Angebot (entspricht i.w. Projektantrag) unterzeichnet
� Internes Projekt : Projektantrag geht zur Genehmigung an „Priorisierungsgremium“ (Steuerkreis). Dieses genehmigt ggf. mit Auflagen oder lehnt ab. Durch Zustimmung zum Projektantrag und Freigabe der Mittel/Ressourcen wird dieser zum Projektauftrag.Gute Praxis: Unterzeichnung des Projektauftrags durch Auftraggeber und Auftragnehmer (= Projektleiter)
� Projektauftrag ist die vertragliche Basis des Projek tes
� Am Projektauftrag wird am Projektende der Projekterfolg gemessen
40 40Professionelles Projektmanagement in der Praxis 40
Projektsteckbrief: Kurzdarstellung des Projektes
Projekt Steckbrief: 1-seitiger Überblick mit den wichtigsten Projektdaten (vgl. Vorlage Projektsteckbrief.docx)
41 41Professionelles Projektmanagement in der Praxis 41
Kickoff-Veranstaltung
Formaler Projektstart: Erstes Treffen des PL mit dem gesamten Projektteam
� Hauptziel: Klarheit und Gesamtüberblick schaffen
� Jeder kennt die Projektziele und damit die Kriterien, an denen der Projekterfolg gemessen wird
� Jeder kennt das geplante Vorgehen mit Zwischenterminen und Meilensteinen
� Jeder hat das Projekt als Ganzes verstanden
� Jeder kennt seine Rolle im Projekt
� Vorstellung / Kennenlernen der Teammitglieder
� Vorstellung des Projektauftrages und der Projektprozesse
� Projektziele, -inhalte und -termine
� Commitment zu den Zielen
� Rahmenbedingungen
� Spielregeln der Zusammenarbeit
42 42Professionelles Projektmanagement in der Praxis 42
Praxisbeispiel: NIMBUS-Kickoff (Agenda)
10:00 Begrüßung / Anpfiff (AG)Prämierung des Erfinders des Projektnamens (Hr. E.)
10:15 Projektvorstellung im Überblick (PL) 10:40 Vorstellung der Teilprojekte (alle TPL; jeweils ca. 10 Minuten)11:50 Diskussion (alle; Anregungen, Erwartungen, Wünsche)
12:00 Mittagspause
13:00 Projekt-Rahmenbedingungen und Spielregeln der Zusammenarbeit (PL)
13:20 Meeting der Teilprojekte (alle; zusätzliche Räumlichkeiten sind reserviert)
15:00 Meeting des Kernteams (Raum 160)
16:30 Ende
44 44Professionelles Projektmanagement in der Praxis 44
Aufgabe 3: Projektsteckbrief, Projektumfeld - und Stakeholder-Analyse
1. Erstellen Sie einen Projekt-Steckbrief
2. Führen Sie eine Projektumfeld-Analyse durch � Erstellen Sie eine Übersicht der relevanten Projektumfeldfaktoren , gegliedert
nach sachlichen und sozialen Aspekten sowie internen und externen Faktoren
� Erstellen Sie eine Schnittstellenmatrix für die sachlichen Einflussfaktoren mit den Maßnahmen und Risiken, die sich aus diesen Faktoren ergeben
(Hinweis: Auf Durchgängigkeit „Projektumfeldfaktoren-Tabelle � Schnittstellenmatrix“ achten! Keine neuen sachlichen Umfeldfaktoren und auch keine andere Bezeichnungen verwenden!)
3. Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch � Stellen Sie die Ergebnisse in einer Stakeholdermatrix dar
� Beschreibung der Stakeholder-Interessen
� Bewertung der Stakeholder-Interessen
� Geeignete Maßnahmen zur Stakeholdersteuerung
� Stellen Sie die Projektstakeholder in einem Stakeholder-Portfolio dar
� Zeigen Sie die erwartete Veränderungen durch die Maßnahmen im Port folio auf
4. Fassen Sie die Ergebnisse in der Präsentation A3_Team_x.ppt zusammen
45 45Professionelles Projektmanagement in der Praxis 45
Termine zur Aufgabe 3
01.05.2015*: Folien: A3_Team_x.ppt 1. JF Protokoll: P1_Team_x.doc
04.05.2015: Präsentation der PL von Team 5 – 9 (8 – max. 10 Minuten)
08.05.2015*: Projektbericht, Projektbericht_2_Team_x.doc
Inhalte: Kapitel 1.1 ProjektbeschreibungKapitel 2 Projektumfeld, Stakeholder
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