Prof. Dr. Harald Wehnes - WueCampus2 · Institute of Computer Science Chair of Communication Networks Prof. Dr.-Ing. P. Tran-Gia Vorlesung Professionelles Projektmanagement in der

Institute of Computer ScienceChair of Communication Networks

Prof. Dr.-Ing. P. Tran-Gia

Vorlesung

Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Prof. Dr. Harald Wehnes

Veranstaltung 2 – Teil 2 (20.04.2015):Projektmanagement-Phasen: Initialisierung und Defin ition – Teil I

SS 2015

2 2Professionelles Projektmanagement in der Praxis 2

Agenda

� Projektmanagementphasen

� Initialisierungsphase

� Definitionsphase

� Projektziele

� Lastenheft / Pflichtenheft

� Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

� Projektumfeld

� Stakeholdermanagement

� Projektorganisation

� Projektsteckbrief Projektantrag, Projektauftrag,

� Projekt Kickoff


Prozessmodell der DIN 69901

� Projektmanagement-Phasen (unabhängig von der Projektart): Initialisierung – Definition – Planung – Steuerung - Abschluss


5 Projektmanagement-Phasen (nach DIN 69901)

AbschlussphaseAbnahme des Projektes, Abschlussbericht/-veranstaltung, Lessons Learned

SteuerungsphaseProjektdurchführung, Reporting und Steuerung, Änderungsmanagement

PlanungsphaseProjektstrukturplan, Termin-, Ressourcen- und Kostenplan, Kommunikationsplan

DefinitionsphaseZiele definieren, Projektrahmen, Projektorganisation und Meilensteine festlegen

InitialisierungsphaseProjektidee skizzieren und analysieren, Projektleiter und weitere Teammitglieder benennen


Projektphasen in der Realität ☺

1. Begeisterung

6. Auszeichnung: Nichtbeteiligte

4. Suche der Schuldigen

5. Bestrafung:Unschuldige

3. Ernüch-terung

2. Verwirrung


Unterschiedliches Vorgehen in der Praxis

� Vorgehen A: Zwei separate PM -Phasen� Initialisierung : Die Projektidee wird zunächst konkretisiert

(Projektsteckbrief) und geprüft (Passt sie in das Projektportfolio / in die Unternehmensstrategie? Ist ein Gewinn zu erwarten? Wie hoch ist das unternehmerische Risiko? Stehen genügend Ressourcen zur Verfügung?)

� Entscheidung 1: Go (weiter mit der Definitionsphase) oder No-Go � Ausarbeitung des Projektantrags (Ergebnis der Definitionsphase ) � Entscheidung 2: Projekt umsetzen auf der Basis des genehmigten

Projektauftrags

� Vorgehen B: Initialisierung und Definition in einer PM-Phase� Projektinitialisierung und -definition gehen nahtlos ineinander über � Entscheidung: Projekt umsetzen auf der Basis des genehmigten

Projektauftrags


Initialisierungsphase: Hauptaufgaben und Ergebnisse

Ergebnisse

� Skizze der Projektziele� Prüfung, ob Projekt vorliegt� Benennung des Projektleiters

und weiterer Teammitglieder � Beauftragung für die

nächste Projektphase: Erstellung Projektantrag


Anlässe für Projekte

� Idee oder Verbesserungsvorschlag, z.B. aus Vorschlagswesen

� Anfrage / Auftrag eines Kunden

� Konsequenz eines anderen Projektes

� Reaktion auf Marktentwicklung

� Maßnahme zur Erreichung eines definierten Unternehmensziels (aktives Projektportfolio-Management)

� Gesetzliche Änderungen

� Nutzung technischer Neuerungen

� Prüfberichte (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revisor, DS-Beauftragter)

� Kostensenkungsprogramm

� Unternehmensgründung / -krise

� Firmenfusion


Definitionsphase: Hauptaufgaben und Ergebnisse

Auftrag für Projekt-

Definitions-Phase

Ergebnis: Projektantrag

� Festlegung der Projektziele� Grobe Aufwandsschätzung � Machbarkeitsbewertung � Business Case bzw.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung� Projektumfeld- und

Stakeholder-Analyse � Zusammensetzung Projektteam� Meilensteinplan� (grober) Projektstrukturplan


Von der Idee zum Kickoff

Priorisierungsgremium(Strategischer Steuerkreis)

Kick

off

zur Ent-scheidung

Geneh-migung

Erstellung

Projektantrag

Aufwandwird häufig Unterschätzt!

Grobplanungerforderlich

Idee

BetrieblichesVorschlagswesenKundenauftrag

�Problem

Neue Geschäftsidee

Auftrag:Projektantrag

erstellen

oder


Agenda Projektziele

� Definition Projektziel

� Bedeutung klarer Ziele für den Projekterfolg

� Funktionen von Zielen im Projektmanagement

� Zielkategorien � Ergebnis- und Prozessziele

� Leistungs-, Termin-, Kosten und soziale Ziele

� Zielpriorisierung: Muss-, Soll- und Kann-Ziele

� Nicht-Ziele

� SMARTe Zielformulierung

� Messbarkeit von Zielen

� Zieltabelle (Beschreibung, Klassifizierung, Messkriterien)

� Zielhierarchie

� Zielbeziehungen

� Beispiele, Praxistipps


Was ist ein (Projekt-)Ziel?

Ein Ziel ist ein gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand

Definition (DIN 69901-5:2009):

� Projektziel ist die "Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden sollen, bezogen auf Projektgegenstand und Projektablauf.“

Hinweis: Gutes Projektmanagement hat als übergeordnete Ziele� Zufriedenheit des Auftraggebers und der Kunden

� Zufriedenheit der Projektmitarbeiter

� Zufriedenheit der sonstigen Stakeholder, z.B. Lieferanten


Projektzielklärung ist unabdingbar

Todsünde im PM: „Unklares oder unzureichend definiertes Projektziel“

UnklarerProjekt-auftrag

früher oder späterProjekt-

Krise

„Machen Sie mal“ „So habe ich mir das aber nicht vorgestellt“

Projektleiter ist verantwortlich für die genaue Zielklärung: „Was soll mit dem Projekt erreicht werden?“

Die exakte Definition des Ziels am Beginn eines Projektes ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für das Gelingen des Projektes


Bedeutung der Zieldefinition für Projekterfolg (1/2 )


Bedeutung der Zieldefinition für Projekterfolg (2/2 )


Quelle: Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), S. 140

Funktionen von Zielen im Projektmanagement

� KontrollfunktionProjekterfolg wird überprüfbar; Ziel-Abweichungen lassen sich früh erkennen

� Orientierungsfunktion„Road Map“ des Projektes; alle wissen, wohin die Reise geht;Korrektur falscher Erwartungen (Nicht-Ziele)

� VerbindungsfunktionMitarbeitermotivation durch Einbindung in Zielformulierung und laufende Information zum Gesamtstatus: „Wir“-Gefühl

� KoordinierungsfunktionZielprioritäten erleichtern die Koordination der einzelnen Projekttätigkeiten

� SelektionsfunktionZieldefinition erleichtert Entscheidungen im Projektverlauf Bringt uns die Entscheidung näher zum Ziel, oder entfernt sie uns vom Ziel? Welche Alternative unterstützt am besten die Projektziele?


Hilfsfragen zur Ermittlung und Formulierung von Ziel en

1. Was wünscht sich der Auftraggeber?

2. Was wünscht sich der Endkunde/Endanwender?

3. Was soll das Produkt / die Dienstleistung alles können? Welchen Nutzen hat der Endkunde?

4. Was muss das Produkt / die Dienstleistung unbedingt können (Muss-Ziele)?

5. Wie lange darf das Projekt dauern?

6. Was darf das Projekt / Produktentwicklung kosten?

7. Welches sind die kritischen Erfolgskriterien?

8. Woran kann man die Zielerreichung überprüfen / messen?


Workshopteil 1: Ziele definieren

Teams entwickeln besonders wichtige Ziele zu ihren Team-Projekten1. lauffähige Applikation, die Ehrenamtler mit Organisationen verbindet

2. funktionsfähige Internetplattform

3. funktionaler Prototyp mit positivem Evaluationsfeedback

4. Facetten einer Stadt zeigen

5. möglichst günstiger und intuitiv bedienbarer Prototyp

6. funktionsfähiger Generator mit einer kleinen Anzahl an Designs

7. intuitive und sichere Bedienbarkeit

8. Tiere erfolgreich vermitteln

9. Webplattform aufbauen und auf dem Markt etablieren


Zielkategorien: Ergebnis- und Vorgehensziele

Ziele, die am Ende des Projektes erreicht sein sollen:

• Lieferobjekte (Deliverables)in bestimmter Qualität

• Antwortzeiten der Software

• Hohe Kundenzufriedenheit mit neuem Produkt / neuer Serviceleistung

Ziele, die im Projektverlauf erreicht werden sollen:

• Umsetzung nur mit internen Mitarbeitern

• Zufriedene Projektmitarbeiter

• Gute Kommunikation innerhalb des Projektteams

Projektziele

Ergebnisziele Vorgehensziele

2020Seminar Projektmanagement

Zielkategorien der Ergebnisziele

Ergebnisse)

Leistungsziele (Lieferobjekte)

Produkte/DL

Qualität

Quantität

TerminlicheZiele

Finanzielle Ziele

Soziale Ziele

21Project Management 21

My personal project „W@T (work & travel)“

W@T

Result objectives

Excellent lecture at

HUST

Visiting famous locations in

Vietnam

Time objectives

2 weeks: work

2 weeks: travel

Financial and cost objectives

Affordable journey

Social objectives

Participation in culture events

Meeting friendly people, new

friends / partners

Project Objectives Vietnamreise, 3/2015


Zielpriorisierung: Muss-, Soll- und Kann -Ziele

Ziele, die im Projektverlauf vollständig erreicht werden müssen. Falls sie nicht erreicht werden, gilt das Projekt als gescheitert .

Ziele, die im Projektverlauf weitestgehend erreicht werden sollen. Falls sie nicht ganz erreicht werden, ist das Projekt nichtgescheitert.

Wünschenswerte Ziele. Falls sie nicht erreicht werden, ist das Projekt nicht gescheitert.

Mit dieser Kategorisierung kann im Projekt in Engpass-Situationen (priorisiert) gesteuert werden: • Prio 1: Muss-Ziele• Prio 2: Soll-Ziele• Prio 3: Kann-Ziele

Projektziele

Muss-Ziele Soll-Ziele Kann-Ziele


Nicht-Ziele für die Abgrenzung des Projektumfangs

Zur Abgrenzung des Projektumfangs (Scope) müssen auch die „Nicht-Ziele “ festgelegt werden

� „Nicht-Ziele“: Was NICHT Bestandteil des Projektes ist

� Abgrenzung erhöht die Entscheidungssicherheit für alle Beteiligten:

– schafft Klarheit und

– vermeidet unnötige Konflikte (aufgrund unausgesprochener Erwartungen)

Beispiel:

� Nicht-Ziel: Zum Kongress-Projekt gehört NICHT die Planung, Organisation und Betreuung der begleitenden Fachmesse. Diese Aufgabe übernimmt Herr/ Frau xy


Ziele müssen SMART formuliert werden

S = SpezifischWas soll genau erreicht werden? Das „S“ wird vielfach als auch synonym für„schriftlich fixiert und präzisiert“ verwendet. Ziele sind immer positiv zu formulieren.

M = MessbarWelches sind die Messkriterien? An welchem Zielmaßstab soll die Zielerreichunggemessen und kontrolliert werden?

A = Attraktiv Ist das Ziel anspruchsvoll und herausfordernd? Oftmals wird das „A“ auch gleichgesetztmit „akzeptabel“ oder „aktiv beeinflussbar“. Das bedeutet, dass der Projektleiter, mit dem das Ziel ja vereinbart wird, auch in der Lage sein muss, die Zielerreichung mit den ihmzur Verfügung stehenden Mitteln aktiv zu beeinflussen.

R = RealisierbarIst das gesteckte Ziel unter Berücksichtigung der gegebenen Umstände und der vorhandenen Ressourcen erreichbar?

T = TerminiertIst eine Frist gesetzt, innerhalb der das genannte Ziel erreicht werden soll? Ggf. bietet sich die ergänzende Vereinbarung von terminierten Zwischenzielen an.


Ziele müssen messbar sein bzw. gemacht werden

Vorgehen� Relevante Zielgrößen (Kennzahlen) ermitteln und festlegen � Zahlen oder zumindest Größenordnungen, Zahlenintervalle, Minimal- oder

Maximalwerte hierfür vereinbaren� Qualitative Ziele durch subjektive Bewertungsverfahren beurteilen lassen

Ziele müssen quantitativ messbar sein, damit am Ende des Projektes eine objektive Überprüfung stattfinden kann, ob das Projekt „erfolgreich“ war

Miß es oder vergiß es!

Falsche Zieldefinition Richtige Zieldefinition

Möglichst viele Kongress-teilnehmer sollen aus der Wirtschaft kommen.

60 % der Kongressteilnehmer sollen aus der Wirtschaft kommen. Kriterium: Auswertung der Anmeldeliste

Die Teilnehmer sollen mit dem Fachprogramm zufrieden sein

Die Teilnehmer bewerten das Fachprogramm mit mindestens der Note „gut“ (2,0). Kriterium: Auswertung der Feedbackbögen


Workshopteil 2: Zielschärfung (SMARTe Ziele)

Teams entwickeln (SMARTe) Ziele zu ihren Team-Projekten

1. Lauffähige Applikation, die Ehrenamtlermit Organisationen verbindet

2. Funktionsfähige Internetplattform

3. Funktionaler Prototyp mit positivem Evaluationsfeedback

4. Facetten einer Stadt zeigen

5. Möglichst günstiger und intuitiv bedienbarer Prototyp

6. Funktionsfähiger Generator mit einer kleinenAnzahl an Designs

7. Intuitive und sichere Bedienbarkeit

8. Tiere erfolgreich vermitteln

9. Webplattform aufbauen und auf dem Markt etablieren

1. Lauffähige und benutzbare Applikation (quesi-Wert von mind. 3)

2. Funktionsfähige Internetplattform, die mindestens 80% der Golf-Clubs in Deutschland enthält

3. Lauffähige und benutzbare Applikation (quesi > 3,5, nasa tlx<40)

4. Mindestens 3 Vertreter je Kategorie

5. Prototyp, der höchstens so viel kostet, wie Konkurrenz (quesi >3)

6. 3 verschiedene Designs werden angeboten

7. Im Durchschnitt 4 von 5 Punkten bei Befragen zu Bedienbarkeit und Sicherheit

8. Durchschnittliche Vermittlungszeit der Tiere verkürzen

9. Lauffähige Internetplattform mit Spielspaßfaktor gut oder sehr gut


Vorgehen: Zielentwicklung

Schritte: Ziele ermitteln, bewerten, priorisieren und vereinbaren (vor Projektstart)

1. Ziele sammeln und formulieren (Top-down, Bottom-up oder Kombination)

2. Ziele clustern bzw. priorisieren: Zieltabelle, Zielhierarchie

� Ergebnisziele

� Vorgehensziele

� Muss-Ziele� Soll-Ziele� Kann-Ziele

� Leistungsziele� Terminziele� Kostenziele� Soziale Ziele

3. Nicht-Ziele klären

4. Ziele messbar machen (operationalisieren)

5. Gegenseitige Beeinflussung von Zielen analysieren und mögliche Zielkonflikte erkennen: Zielbeziehungsmatrix

6. Ziele mit Team und Auftraggeber abstimmen

7. Ziele in den Projektantrag als Projektziele aufnehmen

8. Ggf. weitere Schärfung der Ziele vornehmen


Beispiel: Zieltabelle


Beispiel: Zielhierarchie


Beispiel: Nicht-Ziele

Kein öffentlicher bzw. frei zugänglicher Service während Projektlaufzeit (nur lokale Tests etc.)

Keine neues Bezahlsystem (wie z.B. Paypal etc.)

Keine native App-Implementierung


Zielbeziehungen

• Zwei Ziele schließen sich gegenseitig aus � Bereinigung vornehmen

Zielantinomie

• Die Erfüllung eines Ziels beeinträchtigt die Erfüllung des anderen Ziels � Zielkonflikt lösen

Zielkonkurrenz

• Die beiden Ziele sind voneinander unabhängig Zielneutralität

• Zwei Ziele sind deckungsgleich Zielidentität

• Die Erfüllung des einen Ziels fördert die Erfüllung des anderen Ziels Zielkomplementarität


Zielbeziehungsmatrix zeigt die Zielverträglichkeiten

T1 T2 T3 T4 K1 K2 L1 L2 L3 L4 S1

n Kp n kp n n kp kp n kp T1

Kp n kp n kp n kp n kp T2

n kp n kp kk kp n kp T3

n n kp n kp kp n T4

n kk kk kp n kp K1

n n kp n n K2

i = identisch kp n n kp L1

kp = komplementär n n kk L2

n = neutral kp kp L3

kk = konkurrierend n L4

a = antimon S1

Beispiel


Beispiel: Zielbeziehungen


Zielbeziehungen prüfen

Ist der Zielekatalog „rund“?

� Erforderliche Aktivitäten

� Zielantinomie � Entscheiden, welches Ziel eliminiert wird

� Zielkonkurrenz � Priorisieren eines Ziels

� Zielidentität � Zielekatalog reduzieren

� Häufiger Zielkonflikt bei Softwareprojekten

� Schnelle Produktfertigstellung versus hohe Produktqualität

� Häufige Konsequenz: Reduktion der Testzeiten � Schlechtere Produktqualität und

zusätzliche Kosten für Nachbesserungen

� Lösung: Priorisierung vornehmen

Beispiele: „Qualität vor Zeit“, „Time-to-market“, „Design-to-cost“-Ansatz


Beispiel: Zielbeziehungen im Detail


Empfehlungen zu „Projektziele“

� ZieldefinitionsworkshopDa die Projektziele eine herausragende Bedeutung besitzen (was nicht in der Zieltabelle ist, wird auch nicht erreicht), empfiehlt es sich, vor dem Projektstart einen Zieldefinitionsworkshop mit den wichtigsten Stakeholdern durchzuführen

� Frühzeitiges Priorisieren von ZielenUm später im Projektverlauf unnötige Diskussionen zu vermeiden, sind Zielpriorisierungen frühzeitig vorzunehmen

� SMARTe Zielformulierung : Formulieren Sie Ihre Ziele SMART und achten Sie dabei auf die Messbarkeit

� Ziele kommunizieren (Commitment der Beteiligten)Es ist wichtig, dass den Projektbeteiligten die Ziele vermittelt werden und sie diese Ziele anerkennen

� Zielüberprüfung und -anpassung im ProjektverlaufDie Projektziele sind im Projektverlauf zu verfolgen (lfd. Messung des Zielerreichungsgrades), zu überprüfen und ggf. anzupassen


Aufgabe 2: Zielbeschreibung, Zielhierarchie

Erarbeiten Sie für Ihr Projekt eine Zielbeschreibung mit Zielhierarchie

1. Sammeln Sie die Ziele Ihres Projektes

2. Ordnen Sie die Ziele in einer Zielhierarchie (alle Ziele als Grafik mit Baumstruktur)

� Leistungs-, Termin- , Kosten- und soziale Ziele

� Muss-, Soll- und Kann-Ziele

3. Operationalisieren Sie die Ziele in einer Tabelle der Einzelziele (Ziele-Template)� Klassifizierung� Priorität � Messkriterien zu den einzelnen Zielen

4. Angabe von Nicht-Zielen

5. Stellen Sie die Zielverträglichkeit in einer Zielbeziehungsmatrix dar (Ziele-Template)

6. Erläutern Sie 3 unterschiedliche Zielbeziehungen

Fassen Sie die Ergebnisse zusammen A2_Team_x.ppt (Präsentation)

Erstellen Sie Kapitel 1.2 des Projektberichts Projektbericht_1_2_Team_x.doc


Termine zur Aufgabe 2

24.04.2015*: Folien A2_Team_x.ppt

27.04.2015: Präsentation der PL von Team 1 – 4 (8 – max. 10 Minuten)

01.05.2015*: Projektbericht, Kapitel 1.2, Projektbericht_1_2_Team_x.doc

*) Upload auf WueCampus2


Projektbericht

1. Projekt / Projektziele

2. Projektumfeld, Stakeholder

3. Risikoanalyse

4. Projektorganisation, Kommunikation

5. Phasenplanung, Meilensteine

6. Projektstrukturplan, Arbeitspakete

7. Ablauf- und Terminplanung

8. Einsatzmittel- /Kostenplanung

9. Verhaltenskompetenz

10. Wahlelemente

11. Anhang

Zu jedem Abschnitt (PM-Element)

� Einleitende kurze Beschreibung der Theorie / PM-MethodikBeispiel: Warum macht man eine Projektzieldefinition?Wie geht man dabei vor? Was ist besonders zu beachten?

� Beschreibung des konkreten Vorgehens im ProjektWie wurden die Projektziele ermittelt, klassifiziert etc.?

� Beschreibung der erzielten Ergebnisse und ErfahrungenTabellarische Darstellung der Projektziele mit Erläuterungen, Zielhierarchie, Zielbeziehungen,Reflektion! Vorlage und Muster auf wuecampus2

Anleitung_zum_Tr

ansfernachweis_Z08_NCB3_V


Projektbericht, Kapitel 1.2

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