AUDITORIA OPERATIVAEMPRESA UNIVERSIDAD DE SANTANDER

VANEGAS CORDOBA MARIA VICTORIAVERGARA MOVILLA MARIA MERCEDES

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESARFACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y ECONOMICAS

VALLEDUPAR – CESARAÑO 2015

Valledupar, Agosto 16 de 2015

SeñorCARLOS DARIO MORON CUELLORectorUniversidad de SantanderValledupar

Reciba un cordial saludo

De antemano le agradecemos el habernos tenido en cuenta para la realización de la auditoria en su institución. Por consiguiente tendremos que acordar una cita para saber en qué áreas y en qué tiempo se realizara la auditoria.

Esperamos que se comunique con nosotros lo antes posible.

Atentamente,

MARIA MERCEDES VERGARA Representante Legal

PORTAFOLIO DE SERVICIO DE Y&M AUDITORES LTDA

Y&M AUDITORES LTDA inicio sus actividades profesionales desde el 15 de Junio del 2014 y adquirió su nombre por unión de las socias. Tenemos la oficina en la ciudad de Valledupar, para atender a esta y sus áreas de influencia. Y&M AUDITORES LTDA está plenamente comprometida con el desarrollo empresarial y financiero de sus clientes, y ofrece la gama más completa de servicios de auditorías profesionales que las empresas puedan necesitar.

MISIÓN

Es una empresa con amplios conocimientos especializada en Auditoría y Control Interno que les permite a los Auditores y Profesionales que laboran en estas áreas, tener acceso a metodologías de trabajo fundamentadas en buenas prácticas internacionales, permitiendo mejorar las prácticas de trabajo, ahorrando tiempo, creando y protegiendo valor en las organizaciones.

VISIÓN

Para el año 2016 nos consolidaremos como una de las cinco empresas líderes del país en proveer atención de auditoría. Respaldados en la más alta calidad técnica de nuestros profesionales que ejecutan su trabajo con ética profesional, con el fin de contribuir al logro de los objetivos a corto, mediano y largo plazo y de esta forma contribuir al desarrollo económico.

PRINCIPIOS Y VALORES

En nuestra compañía aplicamos los siguientes principios y valores:

* HONESTIDAD: Realizamos nuestro trabajo con transparencia y rectitud.

* PARTICIPACIÓN: Promovemos la participación activa de todo el personal en la toma de decisiones.

* RESPETO: Escuchamos y valoramos a los demás buscando armonía personal y laboral.

* TRABAJO EN EQUIPO: Buscamos el logro de objetivos organizacionales.

PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES

Nos es grato presentar a ustedes nuestra propuesta de servicios profesionales.

OBJETIVO El objetivo de nuestro trabajo es efectuar una revisión de los procedimientos de la institución.

Evaluar el sistema de control interno partiendo del modelo planteado en su empresa, identificando oportunidades de mejora, así como sugiriendo recomendaciones que permitan corregir tales circunstancias.

ALCANCE: El alcance está comprendido entre el 20 de julio hasta el 21 de agosto del año 2015 y abarca las diferentes áreas de talento humano y salud ocupacional.

EQUIPO AUDITOR: La firma auditora está integrada por los siguientes profesionales:

* MARIA MERCEDES VERGARA MOVILLA (Representante Legal)

* MARIA VICTORIA VANEGAS CORDOBA (Auditora Sénior).

RECURSOS: Se necesitaran información que nos brinde la institución para que el trabajo se nos facilite. Uno de los documentos que necesitaremos es el origen del recurso económico, RUT, número de empleados, el documento de la cámara de comercio, adecuación de espacios para realizar las visitas de consultoría relacionadas con cada área y funcionario, una línea telefónica y conexiones de internet para las personas involucradas en el proceso.

METODOLOGÍA: Pensando en las necesidades particulares de la UNIVERSIDAD DE SANTANDER, hemos estructurado esta propuesta teniendo en cuenta los objetivos organizacionales y los factores críticos de éxito para su logro, propendiendo con nuestro trabajo aportar valor a la organización.

Esperamos que la presente propuesta cubra las expectativas, así como en caso que consideren necesario aclarar algún tema referente al contenido de la misma, con mucho gusto serán atendidas en el momento en que ustedes lo requieran.

Realizaremos esta auditoría por medio de una serie de preguntas donde se va a cada área.

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS DE AUDITORIA EXTERNAEntre los suscritos a saber CARLOS DARIO MORON CUELLO mayor y vecino de VALLEDUPAR, identificado con la cedula de ciudadanía numero 77.786.540 expedida en VALLEDUPAR en su calidad de representante legal de la Sociedad UNIVERSIDAD DE SANTANDER con domicilio en la ciudad de VALLEDUPAR y Nit 804.001.890-1, calidad que acredita mediante certificación de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio de VALLEDUPAR por una parte quien en adelante se denominará el contratante; y por otra parte MARIA MERCEDES VERGARA, igualmente mayor de edad y vecino de la ciudad de VALLEDUPAR, identificado con la cedula de ciudadanía Nº de 1.065.652.976, como representante legal de la firma Y&M AUDITORES LTDA sociedad civil, con domicilio en la ciudad de VALLEDUPAR y Nit 930.987.345–1 , legalmente constituida mediante escritura pública Nº 154121 de Valledupar de la notaria ALEJANDRO FUENZA LTD BELLO , debidamente autorizado por los estatutos quien en adelante s denominara el contratista independiente, hemos celebrado el contrato de prestación de servicios profesionales de Auditoría externa que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA.OBJETO: el contratista independiente se obliga a cumplir la labor de auditoría externa de la sociedad UNIVERSIDAD DE SANTANDER por el periodo calendario del 20 DE JULIO hasta el 20 DE AGOSTO de acuerdo con lo establecido por la comunicación de fecha 15 DE JULIO del presente año, la que para el efecto de descripción de funciones se considera incorporada al presente contrato. SEGUNDA. DURACION: el presente contrato tendrá una vigencia de 1 MESES comprendido, entendiéndose que el periodo en el cual se ejerce el trabajo comprende el periodo contable de 15 DE JULIO DEL 2015 HASTA EL 20 AGOSTO DEL 2015 TERCERA VALOR Y FORMA DE PAGO: el contratante reconocerá al contratista independiente, como precio de este contrato y por la sola prestación de los servicios descritos en la propuesta de que trata la cláusula primera de este documento, honorarios por la suma de $10.000.000 los que pagará en (2) cuotas iguales cada una por la suma de $5.000.000 entre los meses de JULIO Y AGOSTO PARAGRADO: Los anteriores pagos los efectuara el contratante directamente al contratista independiente en las oficinas de aquel dentro de los cinco (5) días siguientes a la presentación de la correspondiente factura. El retardo en las cuotas mensuales dará derecho al contratista independiente para exigir intereses moratorios al 4% sobre los saldos sin necesidad de que esto implique prórroga del plazo y sin perjuicio del derecho del contratista independiente para exigir, por la vía judicial, el incumplimiento de la obligación total, caso en el cual el contratante pagará las costas judiciales del cobro y los honorarios del abogado a quien se encargue la cobranza. CUARTA. DESIGNACION: para el correcto cumplimiento de sus funciones. El contratista independiente designará las personas que habrán de cumplir con las obligaciones que por este contrato asume, las cuales deben llenar los requisitos que para este tipo de funcionarios exige la ley. Entre estas personas y el contratante no existirá ninguna relación de carácter laboral, y por ende, el pago de sus salarios y demás prestaciones sociales es responsabilidad exclusiva del contratista independiente. PARAGRAFO: además del citado personal, el contratante designará de su nomina los funcionarios que se requieran para que presten su colaboración a la Auditoría Externa. Estos empleados trabajaran de tiempo completo con el contratista independiente, pero sin que exista ninguna relación laboral con éste y por ende, el pago de sus salarios y prestaciones e indemnizaciones será responsabilidad exclusiva del contratante. QUINTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE: Además de las obligaciones generales derivadas del presente contrato, el contratante se compromete a: a) prestarle toda la colaboración que solicite el contratista independiente facilitándole todos los documentos o informes que éste requiera para el correcto cumplimiento de sus funciones b) A correr con todos los gastos que se ocasionen con motivo del desarrollo de este contrato, tales como portes del correo, fotocopias, gastos de viaje fuera de la ciudad donde fue contratado el servicio, llamadas telefónicas locales y de larga distancia, servicio de telefax c) En caso de documentos que deban ser revisados y certificados por el contratista independiente para su posterior presentación a entidades oficiales o particulares, el contratante se obliga a entregar dichos

documentos al contratista independiente con no menos de (8) días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento para su presentación. PARÁGRAFO: En caso de incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones por parte del contratante, en especial la contenida en el literal c) de ésta cláusula, el contratita independiente no será responsable por demoras en las presentación de documentos a las autoridades que lo requieran. SEXTA. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA INDEPENDIENTE: el contratista independiente se obliga única y exclusivamente a la realización de las labores descritas en la propuesta presentada al contratante el día 15 de JULIO del año 2015. SEPTIMA. LUGAR DE PRESERNTACION DEL SERVICIO: El servicio contratado por el contratante se presentará en la ciudad de VALLEDUPAR y se extenderá a otros lugares cuando por razón del servicio contratado se presente circunstancias que lo requieran. OCTAVA. DOMICILIO CONTRACTUAL: Para todos los efectos las partes acuerdan que sea el domicilio contractual la ciudad de VALLEDUPAR. NOVENA. TERMINACION DEL CONTRATO: Sin perjuicio de lo dispuesto en la cláusula segunda de este documento, el contratante podrá dar por terminado este contrato en forma unilateral sujetándose a las siguientes previsiones: a) Antes del cumplimiento del plazo inicial pactado, en cualquier momento pagando al contratista independiente el precio total acordado en la cláusula tercera de este documento; b) en el caso del parágrafo de la cláusula segunda, el aviso de terminación del contrato debe ser dado al contratista independiente con no menos de treinta (30) días calendario de anticipación a la fecha efectiva de dicha terminación. DECIMA: DOTACION DE RECURSOS: El contratante facilitará a su costa al contratista independiente el espacio físico, así como los elementos necesarios requeridos para el desempeño de su labor, tales como equipos, mesas, sillas otros. UNDÉCIMA. AUTONOMIA DEL CONTRATISTA INDEPENDIENTE: En desarrollo del presente contrato de Prestación de Servicios profesionales de Auditoría Externa. El contratista independiente actúa como tal, realizando la labor encomendada con libertad y autonomía técnica y directiva. DUODÉCIMA. GASTOS: Los gastos en que se incurra como consecuencia de la celebración del presente contrato, como impuestos de timbre, publicaciones sean sufragados por partes iguales entre los contratantes. DECIMOTERCERA: CLAUSULA COMPROMISORIA: Las diferencias que surjan entre las partes con ocasión del desarrollo o terminación de este contrato serán dirimidas por tres árbitros nombrados por la Cámara de Comercio de VALLEDUPAR quienes seguirán el procedimiento fijado por el D.E 2279/89 u otras normas vigentes y cuyo fallo será en derecho. Las notificaciones se recibirán en el domicilio principal de los contratantes. OTROS: las partes dejan constancia de que por razón de la definición de los esquemas operativos, este contrato se firma en la fecha pero las obligaciones y derechos de las partes han tenido vigencia a partir del 15 de julio del 2015. Para constancia se firma en la ciudad de VALLEDUPAR a los QUINCE DIAS del mes de AGOSTO del año DOS MIL QUINCE

MARIA MERCEDES VERGARA CARLOS DARIO MORON CUELLO Auditoria Rector Y&M AUDITORES LTDA UNIVERSIDAD DE SANTANDER

ESTUDIO PRELIMINA

R

PORTAFOLIO DE SERVICIO DE LA UNIVERSIDAD DE SANTANDER

Es una universidad de carácter privado, aprobada por el Estado Colombiano a través del ICFES y del Ministerio de Educación Nacional, según personería jurídica 810 de 1996; organizada de acuerdo con las disposiciones de la Ley 30 de 1992.

La investigación y la consultoría son algunos de los principales énfasis institucionales, concebidos como apoyos académicos en la formación de los estudiantes y como extensión de los saberes y habilidades al servicio de la sociedad. En estos campos, la Universidad tiene una larga experiencia en el trabajo conjunto con distintos niveles de los gobiernos (Nacional, Regional y Municipal) en aspectos como salud, cooperativismo, administración, planificación, calidad, desarrollo de comunidades, obras públicas, asesoría empresarial y servicios públicos, entre otros.

RESEÑA HISTORICA

La Universidad de Santander, UDES, inició actividades académicos en los albores de la década de los años 80 ofreciendo programas de educación no formal. Su nacimiento surgió a partir de la necesidad de los sectores industrial, comercial y de servicios de la región oriental de Colombia, de vincular técnicos y profesionales en áreas del saber no convencionales, como la hotelería, el turismo, diseño textil, mercadeo y publicidad.

Dado su alto grado de desarrollo y la experiencia acumulada el 20 de Diciembre de 1985, el Ministerio de Educación Nacional le otorga Personería Jurídica como Institución de Educación Superior. Este reconocimiento le permitió desarrollar programas presenciales y a distancia en las áreas de la administración, ingeniería, educación y ciencias de la salud.

En 1986 la Institución incursiona en el área de las ciencias de la salud, como pioneros en Colombia en programas tecnológicos en Instrumentación Quirúrgica, Radiología y Salud Ocupacional.

Para la década de los 90s la Universidad se consolida institucionalmente ofreciendo nuevos programas profesionales y posgrados en casi todas las áreas del conocimiento. A la par construye un moderno campus, fortalece el área de las telecomunicaciones e informática y crea sedes en varias ciudades del país. 

De recibir clases en casas de alquiler en el tradicional barrio de Cabecera, hoy los estudiantes de la UDES disfrutan de uno de los campus más hermosos de la ciudad. Un ecosistema verde en donde se realiza un constante esfuerzo por mantener la flora y fauna nativa, incrementando el valor de la sostenibilidad.

MISIÓN

La UNIVERSIDAD DE SANTANDER forma integralmente ciudadanos de calidad académica y profesional, con proyección internacional, competentes en las distintas áreas del conocimiento, sensibles al uso racional de los recursos naturales y tecnológicos, que contribuyen mediante la relación con el entorno, el desarrollo humano, el arte y la cultura. Desarrolla la investigación y la extensión con visibilidad de resultados en la solución de problemas de la región, del país y del mundo, en un marco de principios democráticos y de valores éticos y estéticos.

VISIÓN

En el 2018 la UNIVERSIDAD DE SANTANDER será reconocida en el contexto regional, nacional e internacional por la calidad académica, la competencia de sus profesionales y por su aporte al desarrollo económico, político, social y cultural.

ORGANIGRAMA DE LA UNIVERSIDAD DE SANTANDER

HUMANOSLa sede cuenta con un total de 65 empleados en la parte administrativa. En las areas que tomamos en cuenta se encuentran distribuidos de la siguiente manera:

Salud Ocupacional: 3 Empleados Talento Humano: 3 Empleados

PLANTA FISICA Actualmente la universidad cuenta con 2 sedes. Sede A: Ubicada en la Calle 14 con Carrera 6ª. Área total Terreno: 8050 m2 Zonas: Dependencias administrativas, Salones, Auditorio, Salas de informática, Zona Verde, Laboratorios, zonas de aseo. Número de salones: 25 Número de oficinas: 40 Condiciones de seguridad: En especial el centro de cómputo, cuenta con piso falso para la prevención de catástrofes. Construcción Antisísmica. Salidas de emergencia: 2

Sede B: Ubicada en Carrera 5ª con Calle 13B Área total Terreno: 1640m2

Zonas: Dependencias administrativas, Salones, Salas de informática, zonas de aseo. Número de salones: 18 Número de oficinas: 3 Condiciones de seguridad: En especial el centro de cómputo, cuenta con piso falso para la prevención de catástrofes. Construcción Antisísmica. Salidas de emergencia: 2

ESTUDIO ESPECÍFICO

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

FECHA

SEMANAS/HORAS

ACTIVIDADES RESPONSABLE S1 S2 S3 S4

PLANEACION MMVC 4

ELABORACION DEL ARCHIVO PERMANNATE

MMVM 3

PLANEACION DE LAS PRUEBAS DE AUDITORIA

MMVC 5

CUESTIONARIO MMVM 5

REALIZACION DEL INFORME MMVC 3

TOTAL HORAS 20

ÁREAS A AUDITAREstaremos auditando el área de Talentos Humanos y el Área de Salud Ocupacional.

TALENTO HUMANOFUNCIONESa) Registrar, manejar y almacenar información de empleados como su Hoja de vida (banco de hojas de vida)b) Registro de pruebas, exámenes sobre habilidades específicas, entrevistas para ver su desempeño laboral.c) Poder definir Cargos y habilidades requeridas.d) Presentar información de dotaciones, estadísticas, capacitaciones, incentivos, eventos, entre otros.e) Administrar sueldos, salarios y análisis de puestos.f) Realizar contratación de empleados.g) Elaboración de la nómina de empleados.

SALUD OCUPACIONALFUNCIONESa) Identificación y evaluación de los riesgos que puedan afectar a la salud en la institución.

b) Vigilancia de los factores del medio ambiente y de las prácticas que puedan afectar a la salud de los trabajadores y de los estudiantes.

c) Asesoramiento en materia de salud, de seguridad y de higiene.

METODOLOGÍASe realizo un cuestionario para evaluar cada área y así poder conocer y detectar los posibles riesgos que se están realizando. Se verá a continuación.

CUESTIONARIO1. La entidad cumple con la planificación afectada para cada gestión?2. Es adecuada la planificación y es óptimo el nivel de organización,

dirección y control?3. Utiliza la entidad los recursos humanos y materiales con eficiencia,

eficacia y economía?4. Posee la entidad un reglamento interno? Esta actualizado?5. Cuenta la entidad con un organigrama?6. Existe un manual de funciones? Se encuentra actualizado?7. Toda la maquinaria de la entidad está en buen estado?

8. Es suficiente la maquinaria existente para cumplir con las operaciones programadas?

9. Quien es el responsable de la maquinaria y el equipo?10.Se realiza una evaluación de rendimiento de los empleados en los

puestos de trabajos?11.Existe un seguimiento y control de las operaciones efectuadas?12.Los empleados cuentan con un sistema de seguros contra accidentes y

todo tipo de riesgos?13.Existen metas fijadas por escrito en el plan anual operativo?14.Se elabora un cronograma de actividades de acuerdo con los objetivos

de la entidad?15.Todos los funcionarios tienen a la vista el organigrama?16.Existen relaciones adecuadas entre los diferentes departamentos?17.Se da cursos de capacitación permanente a todo el personal?18.Los ejecutivos implementan medios de motivación para el personal?19.Se vigila la labor personal del subordinado?20.Cuenta la entidad con un sistema de control de permisos, salidas en

horas de trabajo?21.Se otorgan las vacaciones solicitadas?22.El uso del internet y el teléfono están destinados solo para efectuar

llamadas de oficina y concernientes al trabajo?23.Existen métodos adecuados para impedir el acceso al personal no

autorizado a oficinas, instalaciones, etc.?

SOLUCIÓN1. TH: Si, hay un calendario académico.

SO: Si, se encuentra la gestión de riesgo, el plan de emergencia.

2. TH: Se cumple en un 75%no todo se cumple al 100%SO: Si, esta la Norma Icontec ISO 9001 del 2008 es una norma internacional y la universidad está apuntando a eso para poder ser certificada.

3. TH: Si SO: Si

4. TH: No, está en proceso de actualización SO: Si

5. TH: Sí, pero no se encuentra actualizado SO: Si, se llama profesiograma

6. TH: Si, en la parte administrativa y financiera y se está construyendo la académica.SO: Si, todas las normas de salud ocupacional, las normas legales, decretos, resoluciones establecidas por el ministerio de trabajo, ya que si no se cumplen con estas podrían haber sanciones.

7. TH: Si, tanto administrativa como financieraSO: si, utilizamos computadores, cámara fotográfica, metro, auditorio, salón, video beam, etc.

8. TH: No, falta equipo y falta personal en esta área.SO: Si

9. TH: Activos fijos y la persona que se le entrega.SO: Si, audiovisuales es el departamento encargado de los mantenimientos y reparaciones de los aires acondicionados en caso de presentar algún daño y logística es el encargado de velar por las sillas y mesas.

10.Es responsabilidad de Activos Fijos y de cada persona a quien se le entregue

11.TH: Si, Auditorías internas.SO: Si, por medio de un aplicativo en donde hay una foto y una clave del trabajador.

12.TH: Si, ARL, Salud y Pensión.SO Si, como ARL y Seguridad social y tanto estudiantes como todo tipo de trabajador están afiliados a la aseguradora AXACOLPATRIA.

13.TH: Hay un plan SO: Si (ciclo PHVA) mejora continua.

14.TH: Si, administrativa y financiera. SO: Si, lo exige la norma.

15.TH: SiSO: No, pero cada funcionario lo tiene en el computador, también la Misión, Visión y Políticas.

16.TH: No, entre todos lo elaboran.SO: Si, se supervise el personal

17.TH: Si, no hay riñas.

SO: Si, hay un cronograma de capacitacion cada 15 días en donde se hacen capacitaciones de Excel, Word, Power Point, etc.

18.TH: Si, los sábados y los miércoles en las diferentes áreas.SO: Si, charlas de motivacion personal, recreación y deporte.

19.TH: No siempre.SO: Si, supervisamos para que cumplan con las normas y reglamentos.

20.TH: sistematizadas no, pero si físico.SO: Si, de 8 a 12 AM y de 2 a 6 PM, se reportan las horas extras y se da permiso si se justifican.

21.TH: A los que les corresponde (son colectivas en la parte administrativa) y en admisión siempre queda una persona.SO: Si, vacaciones colectivas del 18 de Diciembre al 8 de Enero.

22.TH: Si, pero si alguien tiene que hacer una llamada lo hace y n hay prohibición.SO: si, no hay limitaciones ni del teléfono fijo ni del internet.

23 TH: cada oficina maneja su control. SO: Si hay restricciones, no cualquiera puede entrar a las oficinas y cada Quien es responsable de la oficina que le corresponde.

RECOMENDACIONES

Para el área de Salud Ocupacional La organización debe establecer, implementar y mantener un (os) procedimiento (s) para tratar la (s) no conformidad (es) real (es) o potencial (es) y para tomar acciones correctivas y preventivas. El procedimiento (s) Deben definir los requisitos para:

a) Identificar y corregir las no conformidades y tomar acciones para mitigar sus consecuencias S Y SO;

b) Investigar las no conformidades, determinar su causa y tomar acciones con el fin de evitar su recurrencia;

c) Evaluar la necesidad de acciones para prevenir no conformidades e implementar acciones apropiadas diseñadas para evitar su ocurrencia;

d) Registrar y comunicar los resultados de las acciones correctivas y preventivas tomadas; y

e) Revisar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas tomadas.

Y para el área de Talento Humano el diseño y aplicación de unos adecuados instrumentos para la Auditoría de Recursos Humanos Permitirá: Conocer y determinar periódicamente los puntos fuertes y áreas de mejora que afectan a las personas; Evitar la reincidencia de posibles fallos o errores, Detectar los costes sociales ocultos o excesivos; Verificar si los cambios requeridos en las personas y en la organización para apoyar la estrategia, se dan y en qué medida; Contribuir a conocer el estado de salud/calidad de vida en el trabajo y descubrir las áreas problemáticas y finalmente fomentar y facilitar el cambio y la mejora continua.