PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PADA

APOTEK DIANA FARMA KABUPATEN KLATEN

Naskah Publikasi

disusun oleh :

1. Ricki Andrian 07.01.2164

2. Andika Pratama 07.01.2191

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2010

DESIGN AND MANUFACTURING INFORMATION SYSTEM ON DIANA

PHARMACY FARMA KLATEN DISTRICT

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PADA APOTEK

DIANA FARMA KABUPATEN KLATEN

Ricki Andrian 07.01.2164

Andika Pratama 07.01.2191

Jurusan D3 Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Pharmacies Diana Farma is a commercial enterprise engaged in the sale

of medicine, which in the process of doing business is still using a manual system.

To overcome this problem, necessary information design systems that can

manage data to produce information in the form of well-organized report.

Designing a new design system that uses Data Flow Diagrams to depict the flow

of data or Entity Relationship Diagram to create a design table structures and

relationships between tables. Using a database created with Software: Microsoft

Visual Basic 6.0 and Microsoft Office Access 2007.

Problems encountered related to data management to data management of

medical supplies to stock the drug because it is nesesary to maintain operational

stability, avoiding the risk of delay in the necessary goods, and provide good

service to customers.

Information is a very important aspect in decision making for the

management, in this case the pharmacy managers. Lack of data accuracy,

because of frequent errors in recording customer data, drug data, purchasing,

sales and reservations. The information generated is also less relevant because

the system is still manual workers difficulty in finding the information needed.

Keyword : Operations, Information, Service, Management, System

1. Pendahuluan

Sistem informasi merupakan salah satu faktor yang penting bagi perusahaan

dalam kegiatan operasional perusahaan. Sistem informasi digunakan untuk

mengumpulkan, mengolah, dan menyediakan informasi dengan tujuan untuk

membantu pengambilan keputusan. Apotek “Diana Farma” adalah

perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang penyediaan obat-obatan, yang

didirikan pada tahun 2008. Selama 2 tahun lebih, dalam pengoperasiannya,

apotek ini memiliki banyak supplier dan customer.

Apotek sebagai organisasi yang memiliki kecenderungan orientasi

pada laba, selalu membutuhkan sistem yang terkomputerisasi dalam

mengumpulkan, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan

informasi yang dapat membantu apotek itu dalam melakukan perencanaan

strategi dan pengambilan suatu keputusan secara efektif. Tanpa adanya

sistem yang terkomputerisasi apotek itu akan menghadapi kendala untuk

mendapatkan informasi yang aktual dan akurat. Hal itu dapat disebabkan

oleh proses pengumpulan dan pengolahan data masih dilakukan secara

manual. Dengan bantuan sistem yang terkomputerisasi pula informasi dapat

dikelola dengan baik, sehingga dapat menciptakan efisien biaya.

2. Dasar Teori

2.1 Pengenalan Sistem Secara Umum

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut M. Leod (1995) :

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan

maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Dan menurut Scott (1996)

Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input), pengolahan

(processing), serta keluaran (output).

2.1.2 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik yaitu komponen sistem

(components), batas sistem (boundary), lingkungan sistem (enironments),

penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process),

sasaran (objectives), dan tujuan (goal).

2.1.3 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna

dan lebih bermanfaat dalam pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan.

2.1.4 Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih

lanjut melalui suatu model proses yang tertentu untuk dihasilkan informasi yang

akurat agar dapat menjadi jawaban pertanyaan

2.1.5 Kualitas Informasi

a. Informasi harus akurat (accurate)

b. Tepat waktu (timeliness)

c. Relevan (relevance)

2.1.6 Nilai Informasi

Nilai suatu informasi adalah sebuah nilai manfaat yang dapat

digunakan oleh pemakai untuk pengambilan keputusan dalam rangka mencapai

tujuan.

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.2.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi

yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses

dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

Sedangkan Menurut Mc Leod :

“Sistem informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan

untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan

berbagai media untuk menampilkan informasi “.

2.2.2 Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi

terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok

bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model

(model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology

block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block).

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling

berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk

mencapai sasarannya.

2.3 Sistem Informasi Penjualan

2.3.1 Definisi Penjualan

Penjualan adalah bagian yang penting dari pemasaran.

Menurut Pederden : “ Penjualan adalah bagian proses perorangan pembeli

untuk membeli barang atau jasa ”.

2.3.2 Konsep Penjualan

Ada beberapa konsep dalam penjualan yaitu :

1. Konsumen enggan membeli barang yang tidak penting.

2. Agar konsumen mau membeli, promosinya harus dapat

meningkatkan minat pembeli.

3. Tugas Apotek adalah menarik minat dan perhatian dari pelanggan.

2.3.4 Sistem Informasi Penjualan

Sistem informasi penjualan dapat digunakan sebagai sistem untuk

mengolah transaksi-transaksi dan menghasilkan informasi berupa laporan-

laporan penjualan maupun laporan stok barang.

2.3.5 Manfaat Sistem Informasi Penjualan

1. Mencapai volume penjualan tertentu.

2. Mendapatkan laba tertentu.

3. Menunjang pertumbuhan perusahaan.

2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.4.1 Microsoft Access 2007

Sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan

untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah., dan juga

menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke

dalam Microsoft Office System 2007.

Microsoft Access sendiri mempunyai fungsi sebagai program aplikasi

Database Management System (DBMS) dengan kata lain Microsoft Access

sangat membantu kita untuk memperoleh sebuah basis data. Microsoft Access

ini tidak perlu repot-repot mengetik sintak untuk membuat table, relationship,

form, query dan lain-lain.

Gambar 2.1 Tampilan Ms Access 2007

Ada beberapa bagian penting dalam Ms Access 2007 antara lain :

1. Table digunakan untuk menyimpan data

2. Query digunakan untuk memanupulasi data

3. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk

menampilkan data, menambah data dan lain-lain.

4. Report digunakan untuk membuat laporan

5. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.

Dalam Access, ada 3 (tiga) cara untuk membuat data base

1. Membuat data base baru

Pilihan yang digunakan adalah : Blank Access database

2. Menggunakan database wizard

Pilihan yang digunakan adalah : Access database wizard, pages and

project

3. Menggunakan database yang pernah dibuat

Pilihan yang digunakan adalah : Open an existing file

2.4.2 Visual Basic 6.0

Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat muda dipelajari,

dengan teknik pemrograman visual basic yang memunkinkan penggunanya

untuk berkreasi lebih baik dalam mengasilkan suatu program aplikasi. Ini

terlihat dari dasar pembuatan dalam visual basic adalah FORM, dimana

pengguna dapat mengatur tampilan form kemudian dijalankan dalam script yang

sangat mudah. Ledakan pemakaian Visual Basic ditandai dengan kemampuan

Visual Basic untuk dapat berinteraksi dengan aplikasi lain di dalam sistem

operasi Windows dengan komponen.

Interface antar muka Visual Basic 6.0 berisi menu, toolbar, toolbox, form, project

explorer dan property seperti terlihat pada gambar berikut :

3. Tinjauan Umum

3.1 Sejarah Singkat Apotek Diana Farma

Pada awal berdiri apotek Diana farma merupakan sebuah toko yang menjual

bermacam-macam obat dan perlengkapan bayi. Apotek ini berdiri pada tanggal 18

Agustus 2008 yang beralamat di Jl.Raya Cawas, Kauman Barat, Cawas, Cawas Klaten.

Mengingat usianya yang masih muda apotek ini hanya mempunyai 4 orang karyawan,

dan banyak karyawan yang memiliki tugas rangkap misalnya kasir merangkap bagian

pembalian dan apoteker.

3.2 Visi Dan Misi Apotek Diana Farma

1. Visi

Menjadi apotek yang menerapkan pelayanan kefarmasian yang

bermutu, berkualitas dan terpercaya serta menguntungkan bagi

konsumen.

2. Misi

a. menyediakan obat, alat kesehatan serta perbekalan kefarmasian

lainnya yang bermutu, berkualitas dan terjangkau oleh masyarakat.

b. Melaksanakan pelayanan kefarmasian yang tepat, cepat, ramah,

informatif dengan memerapkan konsep Pharmaceutical care secara

professional.

4. Pembahasan

4.1 Perancangan Sistem

4.1.1 Flowchart

Data

Transaksi

Data

Apotek

Data

Kasir

Data

Order

Data

Pelanggan

Input

Data

Transaksi

Input

Data

Apotek

Input

Data

Pelangga

n

Input

Data

Order

Input

Data

Kasir

Pengolahan

Data

Transaksi

Pengolahan

Data

Apotek Pengolahan

Data

Pelanggan

Pengolahan

Data

Order

Pengolahan

Data

Kasir

Transaksi Apotek

Pelanggan

Order Kasir

Pengolahan

Lap.

Transaksi Pengolahan

Lap.

Pelanggan

Pengolahan

Lap.

Order

Laporan

Transaksi Laporan

Pelangga

n

Laporan

Order

Data

Pemesan

Input Data

Pemesan

Pengolahan

Data

Pemesan

Pemesan

Pengolahan

Lap.

Pemesan

Laporan

Pemesan

Data

Password

Input

Data

Password

Pengolahan

Password

Password

4.1.2 Data Flow Diagram

a. DFD Level 0 Proses Penjualan Obat

1

2 3 4

5

6

7

11

8 9 10

Pembeli

Pelanggan

Kasir

1

Penjualan

Gudang

Manajemen

Pimpinan

Kasir

Pembeli

1

Sistem

Penjualan

b. DFD Level 1 Proses Penjualan Obat

Data Penjualan Kas

3

2 4

5

6

Data Stok Gudang

4.2 Implementasi Sistem

4.2.1 Implementasi Program

Implementasi program merupakan bentuk program yang dijalankan

pada sistem yang dikembangkan. Untuk mengakses Aplikasi Penjualan Pada

Apotek Diana Farma dapat dilakukan dengan melakukan double klik pada

aplikasi tersebut, maka nantinya akan muncul form utama dari aplikasi itu.

4.2.1.1 Menu Start

Kita dapat mengakses Aplikasi Penjualan Pada Apotek Diana Farma dengan

menu ini, yaitu dengan cara mengklik start pada menu windows kemudian

pilih aplikasi atau bisa dengan shortcut yang telah ada. Setelah itu maka

akan tampil :

1. Menu Login

Login merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan program secara

keseluruhan dan yang mengunakan aplikasi ini adalah pelaksana

atau petugas yang diberi wewenang untuk memasukkan data ke

dalam database. Pada menu login ini ada satu data yang harus

dimasukkan, yaitu: “Password”

2. Tampilan Menu Utama

Pada tampilan ini user dapat mengakses Master Data, Transaksi, Laporan, system,

dan Bantuan

3. Tampilan Input Data Master

a. Data Jenis Obat

b. Data Obat

c. Data Pengguna

d. Tampilan Input Trnsaksi

e. Transaksi Penjualan

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari penelitian dan analisis telah dilakukan pada Apotek Diana Farma,

dapat diambil:

1. Proses pengolahan data yang masih manual memperlambat proses kerja dan

pengolahan secara manual kurang efisien dalam pengelolaan data penjualan.

Dengan adanya aplikasi ini akan mempercepat kerja dalam pengelolahan

proses penjualan dan memberi kenyamanan untuk setiap data.

2. Proses pembuatan laporan yang masih manual, membutuhkan waktu yang

lama sehingga tidak adanya efisiensi dalam proses pembuatan laporan.

Dengan adanya system yang terkomputerisasi pembuatan laporan yang biasa

diselesaikan dalam waktu 2-3 hari dapat diselesaikan dalam waktu yang

singkat.

Dengan adanya sistem baru yang diusulkan, maka diharapkan dalam

proses pengolahan data system informasi penjualan tersebut lebih efektif dan

efisien dari pada system yang lama.

5.2 Saran

Berdasarkan analisa dari kesimpulan diatas, maka sistem yang diusulkan

dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi Apotek Diana Farma dalam mengolah

data penjualanya. Dan untuk hal tersebut, kepada pemilik Apotek Diana Farma

penulis menyampaikan saran sebagai berikut:

1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang telah diusulkan oleh penulis

agar dapat dipakai untuk pengolahan data sistem informasi penjualan pada

Apotek Diana Farma

Perlu adanya pelatihan personil/operator atau dalam hal ini petugas toko untuk

mempelajari dan membaca petunjuk-petunjuk pengoperasian program, agar tidak

menimbulkan kesalahan-kes alahan dalam pengoperasian.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatah,Hanif,Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, AndiOffset,

Yogyakarta,2007.

Ema Utami dan Sukrisno,Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database

dengan SQL Server,Ms.Access,dan Ms.Visual

Basic,ANDI,Yogyakarta,2005.

Hartono Jogiyanto,MBA,Ph.D,Pengenalan Komputer,ANDI,Yogyakarta,1999.

Kadir Abdul,Pengenalan Sistem Informasi,Andi,Yogyakarta,2003.

Kristanto Andri,Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya GAVA

MEDIA,Yogyakarta,2003.

Wahyono Teguh,Sistem Informasi (konsep dasar,analisis desain dan

implementasi),graha ilmu,Yogyakarta,2004.