ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PELAYANAN

PENGUNJUNG DI PKU MUHAMMADIYAH CAWAS

Naskah Publikasi

Disusun oleh

Novita Pamungkas

07.12.2569

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

i

ii

Information Systems Analysis and Desaign of Visitor Services at PKU

Muhammadiyah Cawas

Novita Pamungkas

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Rapid technological developments in the field of information technology,

enabling people to present various information becomes more interesting. One of

them is an information system services to visitors in a PKU, where the nurses or

carers do not have PKU preoccupied by a lot of visitors every day.

To facilitate visitors in terms of its service, it takes a good information system,

fast and accurate. For information produced becomes more clear, effective and

efficient.

With this application, presumably to attract sympathy and feeling satisfied

visitors served. These applications can also facilitate visitors in finding patient data

without having to look for officers. In this application visitors can search for patient

data by writing a few names, the direct application system and the system

automatically search application also can find profiles of PKU and a schedule of

doctor who will be on duty

3

1. Pendahuluan

PKU Muhammadiyah Cawas yang terletak di jalan Cawas – Pedan,

Belakang Polsek Cawas, Klaten didirikan sejak September 2003 dan memiliki

7 Dokter serta 23 karyawan. Maksud dan tujuan dari didirikannya PKU

Muhammadiyah ini adalah memberikan peran serta kepada masyarakat dalam

bidang pelayanan kesehatan. PKU Muhammadiyah Cawas memiliki fasitiltas

Pelayanan Medik, Rawat Jalan, Pelayanan Medik Rawat Inap, Kamar Operasi,

Penunjang Medik dan Sarana Penunjang Lain.

Dari pengamatan dan informasi yang diperoleh, PKU Muhammadiyah

Cawas selama ini masih menggunakan sistem manual dalam

menginformasikan data pasien, jadwal dokter, maupun informasi tentang PKU

ke pengunjung. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka penulis bermaksud

untuk membuat sebuah aplikasi sebagai media sistem informasi pelayanan

pengunjung pada PKU Muhammadiyah Cawas. Diharapkan dengan adanya

sistem informasi pelayanan pengunjung dapat mempermudah pengunjung

dalam mencari informasi yang ada di PKU tanpa harus mencari petugas. Di

dalam sistem ini, pengunjung dapat mencari data pasien dengan cara menulis

nama pasien, maka sistem pelayanan pengunjung akan menampilkan data-data

pasien yang bersangkutan secara otomatis. Sistem informasi pelayanan

pengunjung juga dapat menginformasikan dokter yang bertugas di PKU serta

informasi terbaru yang bersangkutan dengan sitem informasi pelayanan

4

pengunjung ini. Selain itu, pengunjung juga dapat memberikan kritik dan

saran bagi kemajuan PKU melalui sistem informasi pelayanan pengunjung ini.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

Sistem adalah kumpulan elemen, komponen atau subsistem yang

saling berintegrasi dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi

setiap sistem memiliki subsistem – subsistem, dan subsistem terdiri atas

komponen – komponen atau elemen – elemen.

Komputer adalah sebuah sistem sistem. Sebagai subsistemnya

software, hardware dan pengguna (brainware). Subsistem hardware

terdiri dari subsistem piranti input, proses dan output. Subsistem piranti

input terdiri dari komponen mouse, keyboard, layar sentuh dan lain - lain.

Terdapat 2 kelompok pendekatan untuk digunakan dalam mendefinisikan

sistem.

1. Lebih menekankan pada prosedur yang digunakan dalam sistem dan

mendefinisikan sistem sebagai jaringan prosedur, metode dan cara

kerja yang saling berinteraksi dan dilakukan untuk mencapai tujuan

tertentu.

2. Lebih menekankan komponen atau elemen penyusun sistem dan

mendefinisikan sebagai kumpulan elemen, baik abstrak atau fiktif.

Karakteristik sistem

5

1. Elements (elemen – elemen).

2. Boundary (batasan sistem).

3. Environments (lingkungan).

4. Interface (penghubung).

5. Input (masukan).

6. Proces (pengolahan).

7. Output (keluaran).

8. Goal (tujuan).

Klasifikasi sistem

1. Abstrak dan fisik.

Sistem abstrak berupa pemikiran ide (konsep yang tidak tampak

secara) fisik. Contohnya sistem teologi (ketuhanan).

Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Contohnya

sistem komputer.

2. Alamiah dan buatan manusia.

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam tanpa

campur tangan manusia. Contohnya rotasi bumi.

Sistem buatan adalah sistem yang dirancang manusia.

3. Tertentu dan tidak tentu

6

Sistem tertentu (deterministik) beroperasi dalam cara yang dapat

diprediksi. Contohnya sistem komputer.

Sistem tidak tentu (probabilistik) sulit diprediksi. Contonya sistem

persediaan barang.

4. Tertutup dan terbuka.

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak dapat berhubungan dengan

lingkungan luar. Contohnya sistem gaji.

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan lingkungan luar. Contohnya sistem penjualan.

2.2 Konsep Dasar Informasi

“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang

berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan

saat ini atau mendatang (Davis, 1993)”.

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen untuk

mengambil keputusan, oleh karena itu informasi harus mempunyai 3 hal

yaitu :

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan

tidak menyesatkan, akurat juga berarti informasi harus jelas

mencerminkan maksudnya.

7

2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima

tidak boleh terlambat, informasi yang sudah usang tidak mempunyai

nilai lagi, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan

keputusan, bila organisasi terlambat dalam pengambilan keputusan

maka akan terlibat fatal bagi pemakainya.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi

pemakainya, relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda

tergantung kebutuhan orang tersebut.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Berdasarkan pengertian sistem dan informasi maka, suatu sistem

informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.

Komponen sistem informasi atau dalam istilahnya blok bangunan

(building block) terdiri dari blok masukan (input block), blok model

(model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology

block), blok basis data (database block) dan block kendali (controls

block). Adapun hubungan komponen-komponen tersebut dapat dilihat

dalam gambar berikut.

8

Gambar 2.1 Blok sistem informasi yang berinteraksi

3. Analisis

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem (Systems Analysis) merupakan tahapan yang

dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (Systems Planning) dan

sebelum tahap perancangan atau desain sistem (Systems Design). Tahap

analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan

didalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

Dengan adanya proses ini diharapkan dapat menentukan sejauh mana

sistem dapat mencapai target yang diinginkan. Dari proses analisis

tersebut akan dihasilkan suatu laporan yang dapat digunakan untuk

memperbaiki kesalahan ataupun kekurangan yang mungkin dimiliki

system.

3.2 Analisi Kelemahan Sistem

Metode yang digunakan oleh penulis untuk menganalisis kelemahan

sistem lama adalah metode PIECES, yaitu menganalisis dari segi kinerja,

informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan layanan.

pemakai

pemakaipemakai

pemakai

pemakaipemakai

input outputmodel

kendaliDasardata

tekno

9

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

Untuk merubah keadaan yang diinginkan dan sesuai dengan

perkembangan diwaktu yang akan datang, PKU Muhammadiyah di bagian

informasi pengunjung memerlukan peralatan yang cukup efisien dan

efektif seperti komputer sebagai sarana pemanfaatan teknologi dan juga

sistem baru yang mungkin mampu untuk membantu informasi

pengunjung.

3.3.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Untuk mendukung aplikasi ini, user harus memiliki satu unit

komputer dengan spesifikasi minimal yang harus dimiliki pihak

PKU adalah

Mainboard

Proc. Dual core 2,2 Ghz

Memory : VSP DDR 2-512

DVD-RW

Case

Keyboard + mouse pro

Stavol servo : kugawa

10

Speaker : Logitech Z506

LCD Monitor : Philips 15.5” 160EISB

3.3.2 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak (software) yang digunakan untuk

pengembangan sistem ini adalah sistem operasi Microsoft

Windows XP Professional SP 2.

3.3.3 Kebutuhan Informasi

Aplikasi ini akan menghasilkan informasi dan menampilkan

data dari data-data yang sudah diinputkan petugas. Yaitu,

menginformasikan data pasien, jadwal dokter, maupun informasi

tentang PKU ke pengunjung.

3.3.4 Kebutuhan Pengguna (User)

Aplikasi ini hanya untuk pengunjung PKU Muhammadiyah

Cawas.

4. Hasil dan Pembahasan

Tahap implementasi adalah tahap merealisasikan sistem yang baru

dibuat supaya nantinya sistem tersebut siap diimplementasikan sesuai dengan

yang diharapkan. Adapun tujuan dalam tahap implementasi ini adalah

11

menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang

telah ditentukan sebelumnya.

4.1 Menerapkan Rencana Implementasi

Rencana implementasi (implementation planning) merupakan

tahap awal dari tahap implementasi sistem. Rencana implementasi

dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama

tahap implementasi

4.2 Kegiatan Implementasi

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang

direncanakan dan diimplementasikan

4.3 Implementasi Halaman

1. Halaman Intro

Klik icon PKU muhammadiyah Cawas sudah dibuat, maka yang pertamamuncul adalah halam intro seperti gambar pada bawah ini :

Gambar 4.1 Tampilan Halaman Intro

12

2. Halaman Menu Utama

Setelah intro kemudian pilih tombol menu utama, yang akan muncul menu

utama dengan berbagai teks juga animasi yang ditampilkan. Pada halaman

memu utama pengunjung dapat memilih tombol untuk dapat masuk ke sub

menu dengan berbagai informasi didalamnya, misalnya Profil, Pasien,

Kritik dan saran, jadwal doker dan log in (yang tombolnya tidak terlihat).

Gambar 4.2 Tampilan Halaman Menu Utama

3. Halaman Log In Admin

Pada halaman ini terdapat terdapat fasilitas admin untuk login guna untuk

mengedit data tentang PKU Muhammadiyah Cawas. Tombol menu utama

untuk kembali pada menu utama.

13

Gambar 4.3 Tampilan Halaman Log In

4. Halaman Sub Menu ketika Admin sudah Log In

Berisikan tombol pasien untuk pengeditan data pasien, tombol kritik dan

saran untuk melihat kritik dan saran dari pengunjung dan pengeditan

jadwal dokter. Tombol log out untuk kembali ke halaman log in.

Gambar 4.4 Tampilan Halaman Sub Menu ketika Admin sudah Log In

5. Halaman Profil

14

Pada halaman profil pengunjung dapat mengakses berbagai informasi

seperti pedahuluan, tujuan, visi dan misi struktur oraganisasi dan pelayanan

Seperti pada gambar berikut :

Gambar 4.5 Tampilan Halaman Profil

6. Halaman Pencarian Pasien

Pada halaman Pasien pengunjung dapat mencari pasien yang sedang

menjalani rawat inap di PKU Muhammadiyah Cawas, dengan mengetikan

tentang data pasien misalnya nama, alamat dan ruang. Jika tidak

menemukan pengunjung dapat melihat semua pasien yang ada, dengan klik

tombol lihat data. Seperti pada gambar berikut :

15

Gambar 4.6 Tampilan Halaman Pencarian Pasien

Jika sudah selesai mencari data pasien makan akan muncul tampilan sebagai

berikut

Gambar 4.7 Tampilan Halaman Data Pasien

7. Halaman Kritik dan Saran

Pada halaman Kritik dan saran, pengunjung dapat memberikan kritik dan

saran guna meningkatkan lagi pelayanan pada PKU Muhammadiyah

Cawas. Seperti pada gambar berikut :

16

Gambar 4.8 Tampilan Halaman Kritik dan Saran

Jika sudah selesai mengetikkan kritik dan saran dan sudah mengeklik tombol

kirim maka akan muncul tampilan sebagai berikut

Gambar 4.9 Tampilan Halaman Kritik dan Saran sesudah terkirim

8. Halaman Jadwal Dokter

17

Pada halaman Jadwal Dokter, pengunjung dapat memberikan melihat

jadwal praktek dokter di PKU Muhammadiyah Cawas. Seperti pada

gambar berikut :

Gambar 4.10 Tampilan Halaman Jadwal Dokter

4.4 Pembahasan

4.4.1 Memproduksi Sistem

Pada tahap ini penulis menjelaskan bagaimana cara

memproduksi berbagai elemen-elemen multimedia, sehingga

membentuk satu kesatuan yang disebut aplikasi.

4.4.2 Pembuatan Grafik

Langkah pertama dalam pengerjaan aplikasi

multimedia interaktif ini adalah mengolah gambar yang masih

bersifat mentah, pengolahan gambar dilakukan sebagai

18

penyesuaian bentuk dari segi ukuran, pengolahan gambar

dilakukan dengan menggunakan Adobe Photoshop CS3.

Dengan Adobe Photoshop CS3 dapat dilakukan banyak hal

misalnya penyutingan gambar, manipulasi gambar dan lain-lain.

Tetapi dalam perancangan aplikasi ini pengolahan gambar

hanya terbatas pada pemotongan gambar dan memadukan

warna. Langkah-langkah pengolahan gambar pada Adobe

Photoshop CS3 sebagai berikut :

1. Buka gambar file yang akan di edit

Buat file baru ( File New [ Ctrl + N ] )

Gambar 4.11 Option – New file

2. Atur resolusi yang diinginkan

3. Proses pembuatan desain grafis dengan Adobe Photoshop CS3

sebagai berikut

19

Gambar 4.12 Pembuatan Baground dengan Adobe Photoshop

CS3

4. Potong gambar yang akan digunakan. Untuk memilih objek bisa

digunakan Selection Tool

5. Untuk pembuatan tulisan pilih tool horizontal type tool

6. Untuk mewarnai gambar menggunakan Gradient tool klik objek

tahan kemudian diarahkan pada bagian yang diinginkan.

Berikutnya pilih screen pada layar.

7. Setelah gambar selesai di edit kemudian save as.

8. Setelah klik save as akan muncul option

Gambar 4.13 Jpeg Option

20

9. Klik OK

4.4.3 Memproduksi Suara

Software yang digunakan dalam pengeditan audio adalah

Adobe Audition, Pengeditan audio ini dilakukan untuk

mendapatkan backsound yang sesuai dengan animasi maupun

tema dalam aplikasi multimedia. Adobe Audition digunakan

merekam dan memotong suara dari lagu atau musik yang ada.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

Memotong musik atau suara

a. Buka software Adobe Audition, Klik file -> open

b. Klik sound , (lagu, atau musik) -> open.

c. Setelah file suara telah ada pada layer Adobe Audition kita dapat

melakukan pengeditan atau membuang isi file (sound) yang tidak perlu

dengan cara blok bagian yang akan dihapus, lalu tekan tombol delete

pada keybord secara otomatis file yang diblok akan terhapus.

Gambar 4.14 Editing Audio dengan Adobe Audition

21

Setelah selesai mengedit suara kemudian suara tersebut disimpan

dengan cara klik file -> save as. Hasil (suara) yang telah diolah

disimpan dengan format *.MP3 (MPEG layer -3) karena MP3

merupakan format kompresi audio yang baik, selain itu juga kualitas

suara yang dihasilkan MP3 mendekati suara aslinya dan rate standart

yang digunakan adalah 44100 Hz dan bitrate128 Kbps. Selanjutnya

pada kotak dialog Saves As klik tombol Opetion -> pilih 128 Kbps,

441100 Hz, stereo -> OK dan save.

4.4.4 Memulai Macromedia Director Mx 2004

Dalam proses pengintegrasian ini penulis menggunakan

software Macromedia Director Mx 2004 untuk menggabungkan

file-file tersebut dilakukan dengan cara mengimport file

tersebutBerikut ini langkah-langkah menggunakan Macromedia

Director Mx 2004

a. Klik start menu -> program -> Macromedia Director MX 2004

b. Pilih create new-> Director file

c. Akan tampil tampilan layar kerja (user interface)

22

Gambar 4.15 Tampilan kerja Macromedia Director MX 2004

4.4.4.1 Membuat bidang kerja/Movie

1. Saat membuka Macromedia Director MX 2004 atur tampilan agar

lebih sederhana klik menu windows ->Panel Sets -> Director 8

Gambar 4.16 Bidang Kerja Macromedia Director MX 2004

2. Atur ukuran pada Bidang kerja 800x600 pixel dengan cara sebagai

berikut

Klik pada stage tersebut

23

Perhatikan Panel Property Inspector, Parameter untuk

mengatur luas (pixel) movie dan warna latar, dapat

diatur disini.

Gambar 4.17 Property Inspector

4.4.4.2 Mengimport File

Dalam proses pengintegrasian ini penulis menggunakan

software Macromedia Director MX 2004 yaitu menggabungkan hasil

akir dari beberapa software yang telah digunakan. Untuk

menggabungkan file-file tersebut dilakukan dengan cara mengimport

file-file yang diperlukan. Adapun cara mengimport file-file Pada

Macromedia Director MX 2004 adalah sebagai berikut :

a. Pilih file menu import

Gambar 4.18 Mengimport File

24

b. Kemudian cari dan pilih file yang akan di import -> add->import

Gambar 4.19 Add File

setelah semua file-file di import maka akan tampil sebagai berikut :

Gambar 4.20 Tampilan Setelah Mengimport File

25

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dari pembahasan seluruh bab sebelumnya, maka penulis

mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Dengan adanya Sistem informasi pelayanan pengunjung dapat dipakai sebagai

salah satu alternative untuk meningkatkan pelayanan pengunjung mengenai

PKU Muhammadiyah Cawas

2. Dengan menggunakan Sistem informasi pelayanan pengunjung mampu

mengemas informasi mengenai PKU Muhammadiyah Cawas dengan jelas

karena terbagi atas beberapa sub menu dan lebih menarik untuk dilihat.

3. Dengan adanya Sistem informasi pelayanan pengunjung ini, maka media

penyampaian informasi pada PKU Muhammadiyah Cawas menjadi lebih

efektif dan efisien.

4. Dari hasil perhitungan dengan menggunakan metode analisis Payback Period,

Return On Investment, dan Net Present Value maka sistem yang di buat ini

layak untuk dipergunakan.

5. Dengan adanya Sistem informasi pelayanan pengunjung ini dapat

meningkatkan kualitas layanan penyampaian informasi pada pengunjung

karena pengunjung tidak perlu lama-lama mambaca brosur.

26

6. Dengan adanya Sistem informasi pelayanan pengunjung sarana penyampaian

informasi pada PKU Muhammadiyah Cawas akan lebih interaktif,

informative, dan tentunya akan lebih user Friendly dengan sistem baru ini.

7. Sistem informasi pelayanan pengunjung PKU Muhammadiyah Cawas, yang

dikemas dalam bentuk aplikasi multimedia lebih efektif dan efisien

dibandingkan dengan menggunakan brosur, petugas pemandu maupun media

lainya, kerena aplikasi multimedia dapat menghilangkan kejenuhan dengan

visualisasi, efek-efek dan animasi serta didukung audio yang mampu

memberikan kesan lebih hidup

5.2 Saran

1. Untuk penyempurnaan sistem informasi pelayanan ini agar menarik maka

dibutuhkan informasi dan gambar yang lebih banyak.

2. Untuk pengembangan sistem informasi pelayanan pengunjung selanjutnya

dibutuhkan penyempurnaan dalam desain dan pembuatan animasi 3 Dimensi.

3. Bagi pihak maupun pengelola PKU Muhammadiyah Cawas, sudah waktunya

untuk memanfaatkan teknologi informasi berbasis multimedia guna

mendukung pelayanan, penyampaian informasi kepada pengunjung.

27

DAFTAR PUSTAKA

Aji, Supriyanto. 2000. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Salemba Infotek

BI (http://www.bi.go.id/web/id/Moneter/Operasi+Moneter/Suku+Bunga+BI/) 18

February 2011 jam 14.40)

Hendratman, Hendi. 2006. Pengantar Informatika, Bandung : Informatika Bandung

Lemay, Laura, Duff, M.Jon, Mohler, L.James. 1997. Desain Grafik dan halaman

Web,Jakarta : PT.Elex Media Komputindo

Senn, James A. 2003. Information Technology In Business

Sumber : Young’s computer Jl. B. Katamso, Jogjatronik Mall LT 2 NO 58 dan Red

Rocket Jl Anggajaya 1 NO 281 Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta

Suyanto, M. 2003. Multimedia Alat Untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing,

Yogyakarta : Andi Offset