MANUAL DE USUARIO · Este documento, constituye el Manual que se utilizará en las sesiones de formación de SEFCAN como material de apoyo al alumno, para practicar los conocimientos

MANUAL DE USUARIO Módulo GESTIÓN DE SUBVENCIONES CURSO: Gestión de Subvenciones TIPOLOGÍA: Usuario Gestor

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Versión Edición Fecha Descripción del cambio Modificado apartado Expediente de Convocatoria Modificado apartado Expediente de Concesión con Convocatoria Modificado apartado Expediente de Concesión Directa Modificado apartado Expediente de Ajuste de convocatoria

Manual_G.Subvenciones_Version_4.0.

4ª Edición

01-07-2010

Modificado apartado Alta Manual de Operaciones

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN .........................................................................7

1.1. Objeto del Documento......................................................................................... 7

1.2. Estructura del Documento ................................................................................... 8

1.3. Alcance de SEFCAN ........................................................................................... 9

1.4. Acceso a manuales actualizados ...................................................................... 11

2. SECCIÓN CONCEPTUAL ................................. ........................12

2.1. Introducción a Gestión de Subvenciones .......................................................... 12

2.2. Proceso de Apertura de expedientes ................................................................ 14

2.2.1. Descripción del Proceso. ........................................................................................................ 18 Convocatoria....................................... ................................................................................................ 19 Concesión con Convocatoria ......................... ................................................................................... 19 Concesión directa.................................. ............................................................................................. 20 Ajuste de convocatoria ............................. ......................................................................................... 21 Ajuste de concesiones.............................. ......................................................................................... 21 Justificaciones.................................... ................................................................................................ 22 Reintegros......................................... .................................................................................................. 22 Devoluciones ....................................... ............................................................................................... 23

2.3. Proceso de Alta manual de operaciones ........................................................... 24

2.3.1. Descripción del Proceso. ........................................................................................................ 25 Entregas dinerarias ................................. ........................................................................................... 25 Comunicación de Prohibiciones ....................... ................................................................................ 26

2.4. Proceso de Gestión de operaciones.................................................................. 27

2.4.1. Descripción del Proceso. ........................................................................................................ 28 Identificación de operaciones ...................... ..................................................................................... 28 Generación de lotes ................................ ........................................................................................... 29

2.5. Proceso de Tramitación..................................................................................... 30

2.5.1. Descripción del Proceso. ........................................................................................................ 30 Convocatoria....................................... ................................................................................................ 31 Concesión con Convocatoria ......................... ................................................................................... 31 Concesión Directa .................................. ............................................................................................ 32

Ajuste de la Convocatoria.......................... ........................................................................................ 32 Ajuste de las Concesiones .......................... ...................................................................................... 33 Justificaciones.................................... ................................................................................................ 33 Reintegro.......................................... ................................................................................................... 33 Devoluciones ....................................... ............................................................................................... 34 Convocatoria migraciones........................... ...................................................................................... 34 Concesión con convocatoria migración............... ............................................................................ 34

2.6. Proceso de Actuaciones.................................................................................... 36

2.6.1. Descripción del Proceso. ........................................................................................................ 37 Visualización....................................... ................................................................................................ 37 Modificación....................................... ................................................................................................. 38 Ver árbol de tramitación............................ ......................................................................................... 38 Ver árbol de documentos............................. ...................................................................................... 38

2.7. Proceso de Integración EA-PS.......................................................................... 39

2.7.1. Descripción del Proceso. ........................................................................................................ 40 Generación del documento R......................... ................................................................................... 40 Generación del documento AD o RAD .................. ........................................................................... 41 Generación del documento O / ADO / RADO ............ ....................................................................... 41 Generación del documento Ajustes Positivos.......... ....................................................................... 41 Generación del documento Ajustes Negativos ......... ...................................................................... 41

2.8. Proceso de Integración FI.................................................................................. 43

2.8.1. Descripción del Proceso. ........................................................................................................ 43 Datos tercero ...................................... ................................................................................................ 43

2.9. Proceso de Integración con Innoempresa ......................................................... 45

2.9.1. Descripción del Proceso. ........................................................................................................ 45 Integración con Innoempresa........................ .................................................................................... 46

2.10. Proceso de Integración con Fondos Europeos................................................ 47

2.10.1. Descripción del Proceso. ...................................................................................................... 47 Integración Fondos Europeos......................... .................................................................................. 48

2.11. Sistema de información ................................................................................... 49

2.12. Tipología de usuarios en Gestión de Subvenciones........................................ 51

3. SECCIÓN PRÁCTICA ................................... ............................57

3.1. Procesos de Gestión ......................................................................................... 57

3.1.1. Expediente de Convocatoria ................................................................................................... 57 Apertura de un Expediente de Convocatoria ........... ........................................................................ 57

Tramitación de un Expediente de Convocatoria........ ...................................................................... 61

3.1.2. Expediente de Concesión con Convocatoria .......................................................................... 80 Apertura de un Expediente de Concesión con convocato ria ................................................ ......... 80 Tramitación de un Expediente de Concesión con convoc atoria............................................. ....... 85

3.1.3. Expediente de Concesión Directa......................................................................................... 102 Apertura de un Expediente de Concesión Directa...... ................................................................... 102 Tramitación de un Expediente de Concesión Directa ... ................................................................ 106

3.1.4. Expediente de Ajuste de convocatoria.................................................................................. 121

CASO I: Ajuste desde el expediente de convocatoria SUBCO ...................................................... 121

CASO II: Ajuste a través de un Expediente de Ajuste (SUBAJ)..................................................... 127 Apertura de un Expediente de Ajuste de Convocatoria . ............................................................... 127 Tramitación de un Expediente de Ajuste de Convocator ia........................................................... 128

3.1.5. Expediente de Ajuste de concesiones .................................................................................. 129 Apertura de un Expediente de Ajuste de Concesiones.. ............................................................... 129 Tramitación de un Expediente de Ajuste de Concesione s ........................................................... 133

3.1.6. Expediente de Justificaciones............................................................................................... 139 Apertura de un Expediente de Justificación .......... ........................................................................ 139 Tramitación de un Expediente de Justificación....... ...................................................................... 146

3.1.7. Expediente de Reintegro....................................................................................................... 156 Apertura de un Expediente de Reintegro .............. ......................................................................... 156 Tramitación de un Expediente de Reintegro........... ....................................................................... 160

3.1.8. Expediente de Devoluciones ................................................................................................ 165 Apertura de un Expediente de Devolución............. ........................................................................ 165 Tramitación de un Expediente de Devolución .......... ..................................................................... 169

3.1.9. Expediente de Convocatoria migración ................................................................................ 173 Apertura de un Expediente de Convocatoria migración . .............................................................. 173 Tramitación de un Expediente de Convocatoria migrac ión................................................ .......... 176

3.1.10. Expediente de Concesión con Convocatoria migración ..................................................... 181 Apertura de un Expediente de Concesión con convocato ria migración ..................................... 1 81 Tramitación de un Expediente de Concesión con convoc atoria migración................................ 186

3.1.11. Expediente Masiva.............................................................................................................. 190 Apertura de Expedientes Masiva ...................... .............................................................................. 190

3.2. Otros Procesos................................................................................................ 195

3.2.1. Alta Manual de Operaciones................................................................................................. 195 Entregas Dinerarias................................. ......................................................................................... 195 Alta Comunicación de prohibiciones................. ............................................................................. 199

3.2.2. Entidades Colaboradoras...................................................................................................... 202 Detalle Concesiones Entidades Colaboradoras ......... ................................................................... 202 Detalle Justificaciones y Pagos Entidades Colaborador as .......................................................... 207 Detalle de Reintegro Entidad Colaboradora........... ........................................................................ 211

3.3. Sistemas de Información ................................................................................. 218

3.3.1. Informes ................................................................................................................................ 218 Informe de datos de Convocatorias.................. .............................................................................. 219 Informe de datos de Concesiones con Convocatoria ... ................................................................ 223 Informe de datos de Concesiones Directas ........... ........................................................................ 225 Informe de Datos de Pago ............................ ................................................................................... 227 Informe de Totales................................. ........................................................................................... 230 Informe de Número de Concesiones ................... ........................................................................... 233 Informe de Beneficiarios por órgano gestor y convoc atoria............................................. ........... 235 Informe de Concesiones por Beneficiario............ .......................................................................... 237 Ficha de Convocatoria .............................. ....................................................................................... 239

3.3.2. Consultas .............................................................................................................................. 242 Visualizar datos básicos ............................ ...................................................................................... 242 Árbol de Tramitación............................... ......................................................................................... 245 Árbol de Documentos ................................ ...................................................................................... 248

4. ANEXO ....................................................................................250

NOTA:

dIRECCIÓN

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1. INTRODUCCIÓN

1.1. Objeto del Documento

Este documento, constituye el Manual que se utilizará en las sesiones de formación de SEFCAN como material de apoyo al alumno, para practicar los conocimientos teóricos adquiridos durante el desarrollo de las mismas.

Este Manual está dirigido a los usuarios de SEFCAN que llevarán a cabo las tareas relacionadas con la gestión de subvenciones en el sistema, es decir, destinado a aquellas unidades administrativas encargadas de realizar la apertura de los expedientes de subvenciones, así como todas las tareas asociadas a su tramitación:

• Generación de documentos.

• Integración con otros módulos.

• Cumplimentación de la información requerida.

• Decisiones de tramitación.

Estas unidades se estructuran de la siguiente forma: • Servicios gestores como responsables de la información de subvenciones. • Unidades de gestión económica como responsables de la integración con el área

presupuestaria. • Intervención como usuarios de consulta y verificación del proceso de gestión. • Intervención IGAE como responsables del intercambio de información con la IGAE.

NOTA:

dIRECCIÓN

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1.2. Estructura del Documento

El Manual está estructurado en dos secciones:

• Sección “Conceptual”: Incluye, en primer lugar, una breve explicación del ámbito de aplicación y alcance global de SEFCAN con la finalidad de situar al alumno en su contexto. En segundo lugar, explica el proceso de “Gestión de Subvenciones” y sus principales características, la estructura organizativa que afecta a dicho proceso, la terminología y conceptos básicos SAP relacionados y por como último apartado, la tipología de usuarios que tendrán acceso al proceso de “Gestión de Subvenciones” en el sistema.

• Sección “Práctica”: Contiene la secuencia de pasos que deberá completar un usuario para realizar cada una de las transacciones a las que tiene permiso, ilustrada con ejemplos que permitirán al alumno entender y poner en práctica los conocimientos aprendidos. Así mismo, esta sección incluye un apartado en el que se relacionan e identifican los puntos clave de validación en el proceso.

NOTA:

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1.3. Alcance de SEFCAN

SEFCAN, es el Sistema Económico Financiero del Gobierno de Canarias, diseñado y desarrollado para ser una herramienta orientada a dar el máximo valor añadido a la actividad económica financiera de la Comunidad Autónoma de Canarias.

El alcance y ámbito de aplicación de SEFCAN podemos definirlo desde dos puntos de vista:

� Desde el punto de vista organizativo, SEFCAN afecta a la totalidad de Consejerías del Gobierno de Canarias así como de sus Organismos Autónomos.

� Desde un punto de vista funcional, SEFCAN abarca las siguientes módulos o áreas:

Adicionalmente, SEFCAN incorpora integraciones con diferentes aplicaciones corporativas, garantizando así el intercambio y flujo de información necesario para mantener todas las funcionalidades actuales:

NOTA:

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En términos generales, entre los principales valores a destacar de SEFCAN, de cara a su utilización y manejo por los usuarios del Gobierno de Canarias, podemos destacar los siguientes:

1. Integración con entornos ofimáticos .

• Integración con Excel.

• Integración con Word.

2. Previsualización de informes en pantalla. Ahorro de papel.

3. Business Warehouse. Informes personalizados .

4. Unificación de plantillas de documentos .

5. Uso de repositorio organizado y centralizado de documentación y expedientes.

6. Circuitos de expedientes . Bandejas.

7. Oficina virtual. Portal del ciudadano .

NOTA:

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1.4. Acceso a manuales actualizados Para consultar, descargar o imprimir la versión más actualizada de los manuales de usuario, se ha habilitado un espacio en la red del Gobierno de Canarias, al que se puede acceder a través de la siguiente dirección: ftp://sefcanr:[email protected] En caso de problemas de acceso, se debe contactar con el personal de informática que opera en los respectivos centros de trabajo o con Cibercentro. Además de los manuales de usuario, en esta dirección se podrá encontrar todo el material informativo y de apoyo generado a lo largo del proyecto: Documentos soporte, Boletines informativos, Glosarios de términos…

NOTA:

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2. SECCIÓN CONCEPTUAL

2.1. Introducción a Gestión de Subvenciones

El objetivo de este área es reflejar un modelo corporativo de gestión de subvenciones para el Gobierno Canario. Los objetivos que se persiguen con el desarrollo de este Sistema son:

• Gestionar la información relativa a las subvencione s y ayudas públicas que se conceden en la Administración Autonómica, permitiendo el acceso a dicha información por parte de los gestores y de la intervención competente.

• Facilitar el intercambio de información entre la Intervención Ge neral de la Comunidad Autónoma y la Intervención General de la Administración del Estado , en ambos sentidos, relativa a las ayudas concedidas.

Las bases legales que dan origen y soporte a esta área del proyecto son los siguientes:

• Ley 38/2003 de 17 de Noviembre, General de Subvenciones

• Decreto 36/2009, de 31 de Marzo, por el que se establece el Régimen General de Subvenciones de la C.A.C

• Orden Ministerial de 13 de Enero de 2000 por la que se regula la remisión de información sobre subvenciones y ayudas públicas para la creación de la base de datos nacional a la que se refiere el artículo 46 del Real Decreto 2188/1995, de 28 de diciembre, por el que se desarrolla el régimen de control interno ejercido por la Intervención General de la Administración del Estado.

• Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre de 2003, General de Subvenciones en la que se establece en el artículo 37 el contenido de la información que los obligados definidos en su artículo 36 deben suministrar a la Base de Datos Nacional de Subvenciones (BDNS).

• ORDEN EHA/875/2007 de 29 de marzo por la que se determina el contenido y especificaciones técnicas de la información a suministrar a la BDNS regulada en el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones

El documento presentará información relativa a los siguientes puntos:

• Órganos afectados por la implantación de un sistema de gestión de subvenciones.

• Identificación de los procedimientos de tramitación detectados para la gestión de subvenciones (convocatorias, ajustes de convocatoria, concesiones directas,

NOTA:

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concesiones con convocatoria, ajustes de concesiones, justificaciones, reintegros y devoluciones).

• Explicación del proceso de generación de información para enviar a la IGAE, haciendo referencia a las operaciones a gestionar y la forma de alimentar y tratar esta información.

• Identificación de los procesos de gestión de subvenciones que no van por el gestor de expedientes (aquellos órganos que no son usuarios de subvenciones y de los que se han de rendir cuentas a la IGAE).

• Consultas e informes a presentar.

Con toda esta información se pretende dar cobertura a todas las tipologías de entrada de información como son:

• Mediante un proceso de integración automática y periódica de los datos de los Expedientes Administrativos Subvenciones con el Gestor de Expedientes.

• Mediante un proceso manual para aquellas operaciones requeridas por la IGAE y que no tienen un expediente de subvenciones asociado. Ejemplo: Entregas Dinerarias.

• Mediante un proceso de carga automática y periódica de los datos contables de las subvenciones en el Sistema Económico Financiero.

• El acceso a la carga de operaciones vía Portal se llevará a cabo en la segunda fase.

• Mediante un proceso de carga automatizada de los datos a partir de un fichero, con los mismos datos que se aportan en el proceso manual. Este fichero se podría generar a partir de los datos de aplicaciones de gestión (propias o facilitados por Entidades Externas). Esta funcionalidad no se utilizará al acordarse de que se esperará a disponer del acceso a la actualización de la información a través del Portal.

Ajustes = Modificaciones

NOTA:

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2.2. Proceso de Apertura de expedientes

El modelo de gestión de subvenciones que se ha planteado pretende dar cobertura a las siguientes posibilidades de tipología de expedientes:

Las tipologías de expedientes identificados son:

• Convocatoria de subvenciones

• Ajustes de convocatoria cerradas

• Concesiones directas

• Concesiones con convocatoria

• Ajuste de concesiones

• Justificaciones

• Reintegros

• Devoluciones

NOTA:

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Estos expedientes de subvenciones se tendrán que complementar con funcionalidades de alimentación de otras operaciones requeridas por la IGAE y que no tienen un procedimiento de tramitación como tal.

El conjunto de todo tienen que permitir generar todas las operaciones requeridas por la IGAE tal y como se detallará a continuación:

• 80: Base Reguladora.

• 81: Convocatoria.

• 84: Cuadro de Financiación de la convocatoria.

• 85: Aplicaciones presupuestarias de la convocatoria.

• 70: Datos Personales.

• 20: Concesión de subvención a Beneficiario

• 22: Pago de subvención a beneficiario

• 24: Justificación efectuada por el beneficiario de la subvención prepagable

• 26: Resolución del procedimiento de reintegro de subvención

• 29: Recaudación de reintegros de subvención

• 32: Entregas dinerarias sin contraprestación

• 39: Devoluciones de entregas

• 47: Comunicación de Sanciones

• 62: Comunicación de Sentencias

• 63: Comunicación otras Prohibiciones

Todas estas operaciones no llevarán asociada una gestión de expedientes como tal. En el cuadro resumen que aparece a continuación se identifica por operación la forma de alimentar esta información. Las opciones posibles son:

• Expedientes con WF: Son aquellas operaciones que tendrán un flujo de tramitación particular.

• Expedientes sin WF: Son aquellas operaciones que tendrán un expediente pero sin flujo de tramitación.

• Datos del expediente: Son operaciones cuya información forma parte de un expediente y no se gestiona de forma independiente.

• Transacción: Las operaciones que se alimentarán de forma independiente sin un expediente asociado de ningún tipo y que no tengan nada que ver con ellos.

NOTA:

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Operación Descripción Operación

Obligatoria /Opcional

(Orden EHA/875/2007, de 29 de marzo)

Envío Si/No

Expdte WF

Expdte sin WF

Datos Expdte

Transacción

80 Base Reguladora Obligatoria Sí

Dato del expediente de convocatoria o de concesión directa

81 Convocatoria Obligatoria Sí Expediente con WF

84 Cuadro de Financiación de la convocatoria

Obligatoria Sí


85 Aplicaciones presupuestarias de la convocatoria

Opcional Sí


70 Datos Personales Obligatoria Sí

Dato del expediente de concesión sin convocatoria o de concesión directa

20 Concesión de subvención a Beneficiario

Obligatoria Sí Expediente con WF

22 Pago de subvención a beneficiario

Obligatoria Sí


24 Justificación efectuada por el beneficiario de la subvención prepagable

Obligatoria Sí


NOTA:

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Operación Descripción Operación

Obligatoria /Opcional

(Orden EHA/875/2007, de 29 de marzo)

Envío Si/No

Expdte WF

Expdte sin WF

Datos Expdte

Transacción

26 Resolución del procedimiento de reintegro de subvención


29 Recaudación de reintegros de subvención


32 Entregas dinerarias sin contraprestación

Obligatoria Sí Transacción

39 Devoluciones de entregas Obligatoria Sí Transacción

47 Comunicación de Sanciones


62 Comunicación de Sentencias


63 Comunicación otras Prohibiciones


NOTA:

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2.2.1. Descripción del Proceso.

El proceso de apertura de los expedientes sigue el siguiente esquema:

Introducir datos

obligatorios de

expediente

(4)

Grabar expediente

(5)

SERVICIO GESTOR

Crear un expediente

(1)

Completar datos en

pestañas del

expediente

(6)

¿Es un

expediente

hijo?

(2)

Asociar a un

expediente origen

(3)

Si

No

APERTURA DE

EXPEDIENTE

/GEX/001

BAS

Las funciones que se pretenden cubrir con la apertura del expediente es determinar la tipología de expediente que se quiere gestionar y la información básica para iniciar su flujo de tramitación. Relacionado con esta apertura se encuentra el modelo de datos específico por circuito.

A continuación se detallarán las principales acciones asociadas al proceso de apertura de cada circuito.

Para la cumplimentación del modelo de datos de forma correcta habrá de consultarse los Anexos de a ORDEN EHA/875/2007 de 29 de marzo por la que se determina el contenido y especificaciones técnicas de la información a suministrar a la BDNS regulada en el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones.

NOTA:

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Convocatoria

El proceso de Convocatoria es el paso previo a toda gestión de la concesión, de forma que todos los expedientes tendrán como inicio de su gestión una convocatoria previa a excepción de las concesiones directas.

Las convocatorias recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE las operaciones correspondientes a Bases Reguladoras (80), Convocatoria (81), Cuadro de Financiación (84) y Aplicaciones Presupuestarias (85).

La información económica de la convocatoria permitirá generar los documentos presupuestarios asociados. El elemento principal de la convocatoria es el identificador de línea de subvención al constituir la clave requerida por la IGAE y a la que irán referenciadas el resto de operaciones.

El modelo de datos asociado recoge información de datos generales, datos económicos, datos de base reguladora y convocatoria y otros datos y cuadro de financiación.

Se deberán anexar los documentos administrativos predeterminados como obligatorios en las tareas de anexión de documentos y aquellos otros que el gestor considere necesarios.

Si la convocatoria se acoge al régimen de exención de MINIMIS, el órgano gestor, en el momento inmediatamente anterior a efectuar la propuesta de concesión provisional, remitirá el listado de beneficiarios a la Intervención General, Servicio de Fiscalización y Coordinación, a los efectos de que, una vez consultados los datos obrantes en SEFCAN, informe sobre el cumplimiento del límite cuantitativo de las ayudas.

Concesión con Convocatoria

El proceso de concesión con convocatoria constituye la vía ordinaria de concesión de subvenciones a los beneficiarios. Los beneficiarios de estas concesiones con convocatoria pueden ser beneficiarios individualizados o entidades colaboradoras

Las concesiones con convocatoria recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE las operaciones correspondientes a Datos de Tercero (70) y Datos de Concesión (20).

La información económica de la concesión con convocatoria permitirá generar los documentos presupuestarios asociados. Cada concesión con convocatoria irá asociado a un único beneficiario a excepción de la gestión mediante entidad colaboradora. En el caso de las entidades colaboradoras se tendrá que informar del detalle de cada uno de los beneficiarios finales y del detalle de lo concedido a cada uno de ellos.

NOTA:

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Las concesiones con convocatoria únicamente podrán ir referenciadas a un identificador de línea de subvención de los que puedan existir en la convocatoria previa.

El modelo de datos asociado recoge información de datos de tercero, datos generales, datos económicos y datos de pago.


Concesión directa

El proceso de concesión directa permiten realizar la gestión de las subvenciones sin la existencia de una convocatoria previa. Esta tipología de tramitación se utilizará cuando concurran los requisitos legales exigidos.

Los beneficiarios de estas concesiones directa únicamente pueden ser beneficiarios individualizados y nunca entidades colaboradoras Las concesiones directas recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE. El no existir la convocatoria previa hará que se generen las operaciones asociadas a la convocatoria: Bases Reguladoras (80), Convocatoria (81), Cuadro de Financiación (84) y Aplicaciones Presupuestarias (85) y las operaciones correspondientes a las concesiones: Datos de Tercero (70) y Datos de Concesión (20).

La información económica de la concesión directa permitirá generar los documentos presupuestarios asociados. Las concesiones directas únicamente podrán ir referenciadas a un identificador de línea de subvención.

El modelo de datos asociado recoge la misma información que la convocatoria y la concesión.


Si la concesión de la subvención se acoge al régimen de exención de MINIMIS, el órgano gestor, en el momento inmediatamente anterior a efectuar la propuesta de resolución de concesión, remitirá los datos del beneficiario a la Intervención General, Servicio de Fiscalización y Coordinación, a los efectos de que, una vez consultados los datos obrantes en SEFCAN, informe sobre el cumplimiento del límite cuantitativo de las ayudas.

NOTA:

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Ajuste de convocatoria

La gestión de las solicitudes pueden originar modificaciones en las convocatorias que han servido de origen. Esto implica que cada expediente de ajuste siempre hará referencia a una convocatoria previa.

La convocatoria tiene que estar cerrada a excepción de las que se han definido como Convocatorias abiertas con valor “S”. La información del expediente de ajuste se recuperará del expediente al que hace referencia, dejando abierta únicamente la posibilidad de realizar algunas modificaciones.

Las modificaciones que se contemplan pueden tener impacto a nivel contable o de datos no contables Los ajustes de convocatorias recogerán modificaciones de la información necesaria para enviar a la IGAE las operaciones correspondientes a Bases Reguladoras (80), Convocatoria (81), Cuadro de Financiación (84) y Aplicaciones Presupuestarias (85).

La información económica del ajuste de convocatoria permitirá generar los documentos presupuestarios asociados. Estos documentos siempre serán documentos de ajuste.

El modelo de datos presenta la misma información que la convocatoria.


Ajuste de concesiones

Las concesiones pueden requerir modificaciones contables como reajuste de anualidades o no contables como del destino de la actuación. Esto implica que cada expediente de ajuste de concesión siempre hará referencia a una concesión previa.

Los ajustes de concesiones podrán hacer referencia a concesiones con convocatoria o a directas. Las concesiones permanecerán en un status de bloqueado hasta que no se haya cerrado el expediente de ajuste.

La información del expediente de ajuste se recuperará del expediente al que hace referencia, dejando abierta únicamente la posibilidad de realizar algunas modificaciones. Las modificaciones que se contemplan pueden tener impacto a nivel contable o de datos no contables

Los ajustes de concesiones recogerán modificaciones de la información necesaria para enviar a la IGAE. El poder asociarse a una concesión directa hará que se modifiquen las

NOTA:

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operaciones asociadas a la convocatoria: Cuadro de Financiación (84) y Aplicaciones Presupuestarias (85) y las operaciones propias de las concesiones: Datos de Tercero (70) y Datos de Concesión (20).

En el caso de los ajuste de concesiones por entidad colaboradora se tendrá que informar del detalle de lo que se va a modificar por cada uno de los beneficiarios finales. La información económica del ajuste de concesión permitirá generar los documentos presupuestarios asociados. Estos documentos siempre serán documentos de ajuste.

El modelo de datos será el mismo que en el caso de las concesiones.


Justificaciones

El proceso de gestión de justificaciones abarca el tratamiento de los pagos a los solicitantes cuyas concesiones hayan sido aprobadas. Dentro de este circuito permitiría el tratamiento de pagos sin necesidad de justificación y pagos posteriores a la justificación.

El tratamiento de las justificaciones se realizará mediante un expediente asociado a una concesión con convocatoria o a uno de concesión directa. La información del expediente de justificación se recuperará del expediente al que hace referencia, dejando abierta únicamente la posibilidad de modificar los datos necesarios para realizar las justificaciones y los pagos.

Las justificaciones recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE las operaciones correspondientes a Justificaciones (24) y Datos de Pago (22). En el caso de las entidades colaboradoras la información de justificación tendrá que ir detallada por beneficiario final a igual que en el caso de los pagos, teniendo que proporcionar esta última información la entidad colaboradora.

La información de los pagos no se introducirá de forma manual por el usuario, ya que se tendrá que recuperar de forma automática de los pagos efectuados por Tesorería, a excepción del caso de los pagos por entidad colaboradora al no encontrarse esa información en el sistema. La información económica permitirá generar los documentos presupuestarios asociados.


Reintegros

El proceso de Reintegro irá asociado un expediente de concesión con convocatoria o a uno de concesión directa. Esto implica que siempre existirá un expediente previo.

NOTA:

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El expediente de reintegro recuperará los datos del beneficiario al que va asociada la concesión, para posteriormente informar los datos necesarios de la resolución de reintegro y de su recaudación.

Los reintegros recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE de las operaciones correspondientes a la Resolución del procedimiento de Reintegro de la Subvención (26) y Recaudación de Reintegros de subvención (29). En el caso de las entidades colaboradoras se tendrá que detallar el beneficiario final y los datos relativos al reintegro.

Los expedientes de reintegros no generarán ningún documento, sino que harán referencia a documentos ya generados.


Devoluciones

El proceso de Devolución irá asociado un expediente de concesión con convocatoria o a uno de concesión directa. Esto implica que siempre existirá un expediente previo.

El expediente de devolución recuperará los datos del beneficiario y los datos de pago de la concesión a la que va asociada, para posteriormente informar los datos necesarios de la devolución. Las devoluciones podrán suponer modificaciones de las operaciones de justificación generadas previamente.

Las devoluciones recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE la operación correspondiente a la Justificación (24). En el caso de las entidades colaboradoras se tendrá que detallar el beneficiario final y los datos relativos a su devolución. Los expedientes de devolución no generarán ningún documento, sino que harán referencia a documentos ya generados.


NOTA:

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2.3. Proceso de Alta manual de operaciones

El proceso de Alta manual de operaciones dará cobertura a todas aquellas operaciones que requiere la IGAE y que no tienen un flujo de tramitación y su expediente asociado. Dentro de esta tipología las opciones que se han abordado son:

• Entregas dinerarias correspondiente a la operación 32.

• Devoluciones de entregas dinerarias correspondientes a la operación 39.

• Registro de sanciones correspondiente a la operación 47.

• Registro de sentencias correspondiente a la operación 62.

• Registro de prohibiciones correspondiente a la operación 63.

Cada una de estas operaciones tendrá un modelo de datos correspondiente que permitirá cumplir con los requerimientos de la IGAE.

NOTA:

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El proceso de alta manual de las operaciones sigue el siguiente esquema:

El objetivo final es recoger la información que requiere la IGAE para su posterior envío.

Entregas dinerarias

Las operaciones correspondientes a las Entregas Dinerarias sin Contraprestación y a sus devoluciones no se gestionarán como un expediente al no presentar un flujo de tramitación.

Las entregas dinerarias irán asociadas a un beneficiario, pero no tendrán que ir ligados a ningún expediente.

La transacción que permiten gestionar las entregas dinerarias y sus devoluciones recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE las operaciones correspondientes a las Entregas Dinerarias sin Contraprestación (32) y las Devoluciones de esas entregas (39).

NOTA:

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Las entregas dinerarias y sus devoluciones no generarán ningún documento, sino que harán referencia a documentos ya generados. El modelo de datos incluye una pantalla de selección y una pantalla adicional para recoger la información.

Comunicación de Prohibiciones

Las operaciones correspondientes a las Comunicaciones de Prohibiciones no se gestionarán como un expediente al no presentar un flujo de tramitación.

La transacción que se habilitará para la comunicación de prohibiciones permitirá la gestión de sanciones, sentencias y prohibiciones. Las sanciones, sentencias y prohibiciones asociadas a un beneficiario, pero no tendrán que ir ligados a ningún expediente.

La transacción que permiten gestionar la comunicación de sanciones recogerán la información necesaria para enviar a la IGAE de las operaciones correspondientes a las Sanciones (47), las sentencias (62) y Prohibiciones (63).

Las sanciones, sentencias y prohibiciones no llevarán asociado ningún documento asociado, únicamente hará referencia a lo requerido por la IGAE. El modelo de datos incluye una pantalla de selección y una pantalla adicional para recoger la información.

Una vez cumplimentados los datos habrá de remitirse a la Intervención General, Servicio de Fiscalización y Coordinación, copia del documento judicial o administrativo, que sustente la prohibición.

NOTA:

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2.4. Proceso de Gestión de operaciones

El proceso de gestión de operaciones permite realizar todas las acciones necesarias para realizar el envío de las operaciones registradas a la IGAE. Como se ha comentado anteriormente la forma de proporcionar la información puede ser:

• A través de expedientes de subvenciones.

• Mediante altas manuales de operaciones.

La gestión de estas operaciones permitirá:

• Seleccionar la información que se desea enviar.

• Generar los ficheros para su envío.

• Descarga de los ficheros a la unidad que se desee.

Una vez que el archivo físico se encuentre en disposición del usuario éste será el encargado de su envío a la IGAE.

NOTA:

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El proceso de gestión de operaciones sigue el siguiente esquema:

El objetivo final es generar los ficheros para su envío a la IGAE.

Identificación de operaciones

La información que se va generando asociada a la gestión de expedientes de subvenciones se guarda en tablas de la Base Autonómica de Subvenciones (BAS) que servirá para posteriormente ser enviada a la IGAE.

NOTA:

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La información que se genera es la específica que requiere la IGAE, la complementaria para la gestión del expediente y la necesaria para la integración con presupuestaria. La información requerida por la IGAE corresponde a las diferentes operaciones que se pueden remitir y que se han ido mencionando a lo largo del documento.

El subproceso de selección de información tiene el objetivo de ir incluyendo en un lote la información gestionada a través de los expedientes o de las altas manuales. El proceso de selección de información puede ser iterativo, es decir:

• Se puede seleccionar una información en un momento dado.

• Esta información se incluye en un lote X.

• En un momento posterior se selecciona información adicional que se incluye en el mismo lote X.

Esto se irá repitiendo hasta que se considere oportuno y no se quiera incluir más información. Con estos datos en un paso posterior se generará el lote y los ficheros para su envío a la IGAE.

Generación de lotes

El lote se forma con la fecha de referencia más el número de envío en el trimestre. Siendo la fecha de referencia el último día del trimestre natural en el que se hace el envío

Se graba un fichero por cada tipo de operación, con un único registro de cabecera, los registros de detalle que se han seleccionado en el lote y un único registro de fin. El formato de los registros se corresponde a la normativa de intercambio de información con la IGAE.

Si no existe información de detalle correspondiente a un fichero concreto, este no se genera. Complementariamente se genera una información resumen del proceso solicitado con los ficheros generados, la fecha en la que se han generado, el número de lote, el número de registros que se han seleccionado en el lote, etc.

La información que se ha seleccionado se guarda en un directorio del servidor de forma que se encuentra accesible para el usuario y su descarga a un directorio local o de la red en el momento que considere oportuno.

NOTA:

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2.5. Proceso de Tramitación

El proceso de tramitación consiste en las posibles acciones que se pueden realizar en relación a la gestión de un expediente de subvenciones. Estas acciones son muy similares en función de la clase de expediente que se está gestionando.


El proceso de tramitación de los expedientes sigue el siguiente esquema:

NOTA:

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La tramitación de los expedientes y las acciones a realizar vendrán condicionadas por:

• La clase de expediente que se esté tratando.

• Las autorizaciones de cada usuario que permitirá realizar unas acciones u otras.

A continuación se detallarán las principales acciones que se pueden realizar por clase de expediente.

Convocatoria

El proceso de Convocatoria implica la creación del documento contable R o documentos de ajuste en caso de ser necesario.

En este proceso se realiza la “Resolución de la Convocatoria “y la “Resolución de la Concesión”, al ser esta última formalizada grupalmente, lo que nos permitirá incluir en la tarea un documento que incluya a todos los expedientes de “Concesión con convocatoria” (SUBCC) asociados. También se permite incorporar varias resoluciones en el caso de que sea una convocatoria abierta, definida por períodos en el modelo de datos.

La gestión de la convocatoria permite realizar el alta de la base reguladora (operación 80 de la IGAE), el alta de la convocatoria (operación 81), del cuadro de financiación de la convocatoria (operación 84) y la de aplicaciones presupuestarias (operación 85).

Todas estas acciones se realizarán desde la bandeja de tramitación de los expedientes.

Documento R es RC en gastos

Concesión con Convocatoria

Los expedientes de Concesiones con convocatoria siempre irán asociados a una convocatoria previa.

El proceso de Concesión con convocatoria implica la creación del documento contable AD desde este circuito o la elección de tramitación por ADO, documento que se generará en el circuito de justificaciones.

En este proceso de concesión con convocatoria se verifica si el solicitante tiene un reintegro en vía ejecutiva y si se encuentra inhabilitado.

NOTA:

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La gestión de la concesión con convocatoria permite realizar el alta del tercero (operación 70 de la IGAE) y el alta o modificación de la concesión (operación 20). En el caso de revocación se darían de baja las dos operaciones anteriores.

Concesión Directa

Los expedientes de Concesión directa nunca irán asociados a una convocatoria previa.

El proceso de Concesión directa implica la creación del documento contable R. Se permite elegir la tramitación vía documento AD que se generará en este circuito o vía documento ADO, documento que se generará en el circuito de justificaciones.

En este proceso se realiza la “Resolución de la Concesión“asociada al Beneficiario. En este proceso de concesión directa se verifica si el solicitante tiene un reintegro en vía ejecutiva y si se encuentra inhabilitado.

La gestión de la concesión directa permite realizar el alta de la base reguladora (operación 80 de la IGAE), el alta de la convocatoria (operación 81), del cuadro de financiación de la convocatoria (operación 84), la de aplicaciones presupuestarias (operación 85), el alta del tercero (operación 70) y el alta de la concesión (operación 20).

En función de las vías de tramitación escogidas se pueden dar de baja las operaciones anteriores o modificar la 84, la 85 y la 20.

Ajuste de la Convocatoria

Los expedientes de Ajuste de la Convocatoria irán asociados a una convocatoria previa.

El proceso de Ajuste de la Convocatoria permite la realización de documentos de Ajuste de la R positivos o negativos así como la modificación de datos NO contables del expediente de convocatoria.

En este proceso se realiza la “Resolución de Modificación de la Convocatoria “o la “Resolución de Reajuste”.

Los ajustes de la convocatoria permiten realizar modificaciones de la base reguladora (operación 80 de la IGAE), modificación de la convocatoria (operación 81), modificación del cuadro de financiación de la convocatoria (operación 84) y la modificación de aplicaciones presupuestarias (operación 85).

NOTA:

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Ajuste de las Concesiones

Los expedientes de Ajuste de Concesión pueden ir asociados a una Concesión con Convocatoria o a una Concesión directa.

El proceso de Ajuste de Concesión permite la realización de documentos de Ajuste de la R positivos o negativos, de la AD positivos y negativos así como la modificación de datos NO contables.

En este proceso se realiza la “Resolución de Modificación de la Concesión“. Los ajustes de la concesión permiten realizar modificaciones de la base reguladora (operación 80 de la IGAE), de la convocatoria (operación 81), del cuadro de financiación de la convocatoria (operación 84), de aplicaciones presupuestarias (operación 85), de datos de la concesión (operación 20) y de datos de pago (operación 22).

Justificaciones

Los expedientes de Justificaciones irán asociados siempre a una concesión con convocatoria o a una concesión directa.

El proceso de Justificación implica la creación del documento contable O o el documentos ADO en función de la vía de tramitación escogida en el expediente de origen Concesión con Convocatoria SUBCC o Concesión Directa SUBSC.

En este proceso se realiza la “Resolución de la Propuesta de Pago “y la “Resolución de Justificación”. La gestión de las justificaciones permiten realizar el alta de los terceros (operación 70 de la IGAE), de la concesión (operación 20), del pago (operación 22) y de la justificación (operación 24).

Reintegro

Los expedientes de Reintegro irán asociados siempre a un expediente de conseción (SUBCC ó SUBSC). El proceso de reintegro no lleva asociado ningún documento presupuestario.

En este proceso se realiza la “Resolución de Reintegro “. La gestión de los reintegros permite realizar el alta de Resolución del procedimiento de reintegro de subvención (operación 26 de la IGAE) y el alta de la Recaudación de reintegros de subvención (operación 29).

NOTA:

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Devoluciones

Los expedientes de Devolución irán asociados siempre a un expediente de conseción (SUBCC ó SUBSC). El proceso de devolución no lleva asociado ningún documento presupuestario.

En este proceso se realiza la “Justificación de la devolución “. La gestión de los devoluciones permite realizar la modificación Justificación efectuada por el beneficiario de la subvención prepagable (operación 24 de la IGAE).

Convocatoria migraciones

Los circuitos de migración sólo se utilizarán en el supuesto de subvenciones concedidas con anterioridad a 1 de enero de 2010 , que van a ser abonadas, total o parcialmente, en el/los siguientes/s ejercicio/s.

El proceso de Convocatoria Migrados no incorpora ningún documento presupuestario, ya que el documento R asociado a esta tipología de expediente no se va a migrar.

El proceso de tramitación de las convocatorias migradas no incorporan ningún documento ya que se realizaron en la aplicación anterior. La utilización de este circuito tiene como objetivo informar en SEFCAN de las operaciones de base reguladora (operación 80), convocatoria (operación 81), cuadro de financiación (operación 84) y aplicaciones presupuestarias (operación 85). Estas operaciones no se enviarán a la IGAE ya que se realizaron desde la anterior aplicación.

La introducción de esta información se realizará de forma manual y servirá para tener una referencia en las operaciones a enviar. Toda la información asociada a las Bases Reguladoras y a la Convocatoria del ejercicio 2009 se enviará desde la antigua aplicación y no quedará nada pendiente de envío.

Concesión con convocatoria migración

El proceso de Concesión con Convocatoria Migrados no se generará ningún documento, sino que se realizará la anexión de un documento AD procedente de la antigua aplicación.

En el caso de querer generar una nueva concesión con correncia de un expediente de convocatoria migrado se utilizará el circuito normal y no el de migrado. El criterio para determinar si se escoge un circuito u otro es el tratamiento del documento presupuestario, es decir, si se genera el circuito será el normal y si se anexa por existir ya se utilizaría el de migrados.

NOTA:

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El proceso de tramitación de las concesiones con convocatorias migradas no incorporan ningún documento ya que se realizaron en la aplicación anterior. La utilización de este circuito tiene como objetivo informar en SEFCAN de las operaciones de datos de tercero (operación 70) y datos de concesión (operación 20). Estas operaciones no se enviarán a la IGAE ya que se realizaron desde la anterior aplicación.

La introducción de esta información se realizará de forma manual y servirá para tener una referencia en las operaciones a enviar. Toda la información asociada a los Terceros y a las concesiones del ejercicio 2009 se enviará desde la antigua aplicación y no quedará nada pendiente de envío.

NOTA:

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2.6. Proceso de Actuaciones

El proceso de gestión de actuaciones lo que nos determina son las diferentes acciones que podemos realizar con un expediente ya sea habiéndolo creado o bien una vez iniciada la tramitación.

Las actuaciones que se pueden realizar son:

• Visualización de los datos del expediente: Permite visualizar los datos de cualquier clase de expediente sin la posibilidad de realizar actuaciones sobre ellos.

• Modificación de los datos del expediente. Permite modificar los datos de cualquier clase de expediente hasta el momento en el que se haya finalizado su tramitación. A partir de ese momento no se podrá modificar ningún dato excepto mediante la apertura de un expediente de ajuste.

• Consulta del árbol de tramitación. Permite consultar los trámites por los que se ha pasado en un expediente.

• Consulta del árbol de documentos. Permite consultar los documentos que se han generado en un expediente.

Todas estas actuaciones son independientes de la clase de expediente que se esté gestionando.

NOTA:

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El proceso de gestión de actuaciones sigue el siguiente esquema:

Visualización

El subproceso de consulta de los datos básicos del expediente permite acceder a toda la información que contiene el expediente pero sin la posibilidad de modificar nada de lo que contiene.

NOTA:

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Modificación

El subproceso de modificación de los datos básicos del expediente permite acceder a toda la información que contiene el expediente pero con la posibilidad de modificar el contenido.

La información será modificable en función del momento de la tramitación. La información no será modificable cuando el expediente está cerrado o cuando está bloqueado por la realización de un ajuste. Tampoco se podrán modificar los datos que generan documentos presupuestarios después de haberse generado el documento.

Ver árbol de tramitación

El subproceso de consulta del árbol de tramitación del expediente permite realizar una consulta de todos los trámites por los que ha pasado el expediente.

El árbol de tramitación permite acceder a los documentos presupuestarios generados desde el expediente así como a los expedientes contables asociados. Esta información aparece en el punto de la tramitación donde se ha generado el documento.

El árbol de tramitación permite acceder a los documentos anexados al expediente. Esta información cuelga del trámite al que está asociado el documento.

Ver árbol de documentos

El subproceso de consulta de los documentos del expediente permite realizar una consulta de todos los documentos generados por tipología de documento sin tener en cuenta la tramitación de los mismos.

La consulta de los documentos agrupa por documentos presupuestarios, expedientes contables y documentos anexados.

NOTA:

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2.7. Proceso de Integración EA-PS

El proceso integración con el módulo de EA-PS permite la generación de los documentos presupuestarios y sus expedientes contables asociados desde la propia tramitación de los expedientes.

La gestión de las subvenciones determina:

• El flujo de tramitación a seguir por cada circuito.

• Los documentos a generar en cada momento, tanto documentos Word como presupuestarios.

• El incluir en el modelo de datos información presupuestaria permitirá generar de forma automática los documentos.

A continuación se mostrarán las posibilidades existentes.

NOTA:

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El proceso de gestión de integración con EA-PS sigue el siguiente esquema:

El objetivo final es generar los documentos presupuestarios.

Generación del documento R

El subproceso permite la generación del documento presupuestario R y el expediente contable asociado. Para poder realizar esta acción se tendrán que completar los datos necesarios.

NOTA:

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El documento R tiene un flujo de tramitación como paso previo a su contabilización y tras la generación del mismo no se podrá continuar su tramitación hasta que se encuentre validado o rechazado.

Generación del documento AD o RAD

El subproceso permite la generación del documento presupuestario AD y RAD y el expediente contable asociado. Para poder realizar esta acción se tendrán que completar los datos necesarios.

El documento AD tiene un flujo de tramitación como paso previo a su contabilización y tras la generación del mismo no se podrá continuar su tramitación hasta que se encuentre validado o rechazado.

El documento RAD no tiene un flujo de tramitación sino que su contabilización se realiza de forma automática.

Generación del documento O / ADO / RADO

El subproceso permite la generación del documento presupuestario de la fase de obligación (O / ADO / RADO) y el expediente contable asociado. Para poder realizar esta acción se tendrán que completar los datos necesarios.

Los documentos O / ADO / RADO tiene un flujo de tramitación como paso previo a su contabilización y tras la generación del mismo no se podrá continuar su tramitación hasta que se encuentre validado o rechazado.

Generación del documento Ajustes Positivos

El subproceso permite la generación del documentos presupuestarios de ajuste (R’s positivas y D’s positivas) y el expediente contable asociado. Para poder realizar esta acción se tendrán que completar los datos necesarios.

Los documentos de ajuste positivos tienen un flujo de tramitación como paso previo a su contabilización y tras la generación del mismo no se podrá continuar su tramitación hasta que se encuentre validado o rechazado.

Generación del documento Ajustes Negativos

El subproceso permite la generación del documentos presupuestarios de ajuste (R’s negativas y D’s negativas) y el expediente contable asociado. Para poder realizar esta acción se tendrán que completar los datos necesarios.

NOTA:

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El documento de Ajuste Negativo puede presentar un flujo de tramitación como paso previo a su contabilización y tras la generación del mismo no se podrá continuar su tramitación hasta que se encuentre validado o rechazado. Esta opción se plantea cuando se quiere modificar el importe de la convocatoria o de lo concedido.

El documento de Ajuste Negativo puede NO presentar un flujo de tramitación sino una contabilización que se realiza de forma automática. Esta opción se utilizará para las liberaciones de saldo de los documentos como paso previo al cierre de los expedientes.

NOTA:

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2.8. Proceso de Integración FI

Este proceso lo que permite es acceder a información financiera desde el expediente de subvenciones, concretamente a los datos de tercero.


El proceso de integración con FI sigue el siguiente esquema:

Datos tercero

La apertura de los expedientes de concesiones no implica que el solicitante sea un tercero de la base de datos de terceros, pero en el momento de concedérsele la subvención y como paso previo a la generación del documento AD o RAD sí que será necesario.

El subproceso permite la actualización de los datos del solicitante que aparecen en el expediente a partir de lo que aparece en la base de datos de terceros.

NOTA:

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Este subproceso lo que permite es que toda la información sea coherente entre el expediente y la base de datos de terceros. Estos datos se verán complementados con lo requerido por la IGAE.

NOTA:

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2.9. Proceso de Integración con Innoempresa

El proceso de integración con Innoempresa lo que permitirá es realizar los intercambios de información necesarios entre ambas aplicaciones para que una complemente a la otra y que no se tengan que duplicar tareas.


El proceso de gestión de integración con Innoempresa sigue el siguiente esquema:

NOTA:

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Integración con Innoempresa

La existencia de una interfaz entre SEFCAN e Innoempresa no supone la sustitución de una por otra, sino la identificación de los puntos de unión entre ambas para el intercambio de información y así evitar que el usuario tenga que realizar la misma acción en más de una ocasión.

Los procesos de intercambio de información nunca serán on-line, sino que se iniciarán o bien por una petición del usuario o bien mediante un proceso periódico.

El sentido de la interfaz vendrá determinado por el origen de la información. Esto determinará si la información irá de SEFCAN a Innoempresa o a la inversa.

Para cada uno de los puntos de integración se determinarán los datos exactos de intercambio y el formato de los campos. En SEFCAN se determinará en el modelo de datos si un expediente se verá afectado por la interfaz o no.

El elemento de unión entre ambas aplicaciones es el código del expediente de SEFCAN (Clase – ejercicio y número).

NOTA:

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2.10. Proceso de Integración con Fondos Europeos

El proceso de integración con Fondos Europeos lo que permitirá es realizar los intercambios de información necesarios entre ambas aplicaciones para que una complemente a la otra y que no se tengan que duplicar tareas. En este caso el sentido de intercambio de información es únicamente desde SEFCAN a FONDOS.


El proceso de gestión de esta interfase sigue el siguiente esquema:

NOTA:

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Integración Fondos Europeos

La existencia de una interfaz entre SEFCAN y Fondos Europeos supone la sustitución de las actuales extracciones que se realizan desde PICACC para remitir la información relativa a subvenciones.

Los procesos de intercambio de información será a petición de usuario y con la periodicidad que se determine. La información que se enviará siempre será la generada hasta el momento de envío.

El sentido de la interfaz siempre será desde SEFCAN a Fondos Europeos. Para cada uno de los datos de envío se determinarán los datos exactos de intercambio y el formato de los campos. En SEFCAN se determinará en el modelo de datos si un expediente se verá afectado por la interfaz o no.

NOTA:

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2.11. Sistema de información

El sistema de tramitación de expedientes de subvenciones se ve complementado con un sistema de información que permite proporcionar información al respecto. Los informes que se han propuesto son:

• Los informes de operativa diaria del gestor de expedien tes , pretenden proporcionar información útil a los gestores de subvenciones en su día a día. El origen de la información será el modelo de datos definido para la gestión de expedientes de subvención.

• Los informes de operativa diaria del BAS, presentará información específica del BAS y que pueda ser útil a los gestores para realizar un seguimiento de sus subvenciones.

Los informes de operativa diaria del gestor que se han creado son:

• Datos de convocatorias : El objetivo de este informe es proporcionar información específica de las convocatorias.

• Datos de concesiones con convocatoria : El objetivo de este informe es proporcionar información de aquellos expedientes que gestionan concesiones con convocatoria, prestando especial atención a la relación existente entre los expedientes.

• Datos de concesiones directas : El objetivo de este informe es proporcionar información de aquellos expedientes que gestionan concesiones directas.

• Datos de pagos : El objetivo de este informe es realizar un seguimiento de los pagos realizados a los solicitantes a los que se les ha acabado concediendo la subvención. El origen de estos pagos es un expediente de concesión con convocatoria y convocatorias directas.

• Informe de Totales : El objetivo de este listado es presentar información relativa a todas las fases de los expedientes.

• Informe de número de concesiones: El objetivo es presentar un informe con el volumen de distribución de cada una de las clases, importe y agrupación territorial.

Los informes de operativa diaria del BAS que se han creado son:

• Beneficiarios por Órgano Gestor y Convocatoria : Muestra para un Órgano Gestor determinado la relación de Terceros beneficiarios de las convocatorias clasificadas por ejercicio con la información agregada de sus concesiones, pagos, justificaciones y reintegros.

NOTA:

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• Convocatorias por beneficiario : El contenido de este informe es similar al del apartado anterior, aunque en este caso, en lugar de hacer el análisis a nivel de convocatoria, reflejando todos los beneficiarios de la misma, el objeto de estudio es un Tercero concreto, un NIF.

• Ficha de Convocatoria: Se trata de obtener un informe tipo dossier con todos los datos de la convocatoria. El conjunto imprimible tendrá los mismos contenidos que el mantenimiento on-line de la convocatoria.

• Operaciones enviadas a la IGAE : El objetivo de este listado es presentar la relación de operaciones enviadas a la IGAE.

NOTA:

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2.12. Tipología de usuarios en Gestión de Subvencio nes

La implantación de un sistema de gestión de subvenciones para el Gobierno de Canarias implica la participación de numerosos miembros. Los que se han identificados son los siguientes:

Servicios Gestores

Engloba al núcleo principal de usuarios del Sistema, su interrelación con el sistema se produce por dos vías:

• Actualizan la información del sistema, de forma manual o automatizada, con las operaciones de las subvenciones y ayudas públicas de cuya gestión son responsables y consultan

• Realizan las validaciones pertinentes de la información contenida en la base de datos que faciliten la gestión. Las tareas de revisión consistirán en verificar la coherencia entre lo informado a nivel del expediente y lo que se traspasa al BAS.

• Gestión de ficheros para la problemática de las entidades colaboradoras.

UGE (Unidad de Gestión Económica)

Engloba al otro grupo principal de usuarios del Sistema, su interrelación con el sistema se produce por dos vías:

• Generación de documentos desde el gestor de expedientes.

• Tramitadores del proceso de validación de los documentos que ellos mismos han generado.

Intervención

La intervención General o Delegada tendrá las siguientes funciones:

• Supervisa los datos de las operaciones grabadas por las UGE. Esta supervisión se realizará en casos puntuales o con motivo de la fiscalización de documentos.

• Accede a los informes y consultas necesarios para comprobar la exactitud de la información contenida en los expedientes de subvenciones.

Intervención General y Delegada

La intervención General tendrá que tener uno o varios usuarios que se encarguen de:

• Seleccionará la información a remitir a la IGAE.

• Revisará el contenido de los ficheros generados como paso previo a su envío.

NOTA:

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• Autoriza los envíos de información de la BAS con destino al sistema TESEO de la IGAE.

• Realizará las acciones oportunas para corregir los posibles errores detectados.

• Gestión de ficheros de cargas de operaciones en la BAS de todos aquellos órganos que no son usuarios de SAP. Esta opción en queda descartada ante la posibilidad de acceder por el Portal.

• Accede a los informes y consultas necesarios para comprobar la exactitud de la información contenida en cada bloque de operaciones.

• Mantenimiento de las tablas auxiliares

• Gestión de ficheros para el envío a la IGAE. Los ficheros a enviar a la IGAE se recogen en directorios de SAP, de forma que se necesitará un responsable técnico que extraiga esos ficheros como paso previo a su envío por parte del usuario de Intervención IGAE.

Se encarga de estas tareas el Servicio de Fiscalización y Coordinación de la Intervención General.

Órganos externos

Esta figura engloba a todos aquellos generadores de subvenciones o ayudas dinerarias, pero que no son usuarios de SAP, y por la necesidad de rendir cuentas de sus subvenciones o ayudas dinerarias tendrán que enviar información relativa a sus subvenciones concedidas.

De forma complementaria a la estructura organizativa acabada de mencionar, se hará una diferenciación de las unidades afectadas en función de ser usuarios de SAP o no. En base a este criterio los órganos que tienen SAP y que lo utilizarán para gestionar sus subvenciones son:

• Los Organismos Autónomos Administrativos.

• La Administración Pública (Consejerías).

• Los Entes Públicos

Todos ellos por tener SAP y concretamente un sistema de gestión de expedientes, se verán obligados a utilizarlo para gestionar sus subvenciones y servir como base para el envío de sus operaciones a la IGAE.

Los órganos que no tienen SAP pero que han de rendir cuentas son:

• Las Empresas Públicas (22 empresas).

NOTA:

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• Los Consorcios (1 consorcio).

• Las Fundaciones Públicas (más de 10).

• Las Corporaciones Locales (7 cabildos y 83 ayuntamientos).

Para estos últimos se ha planteado la forma de enviar la información a SAP para posteriormente generar los ficheros a enviar a la IGAE. Los escenarios planteados han sido:

Escenario 1 : Esperar a la puesta en marcha del acceso desde el Portal a la generación de información para enviar a la IGAE y que ésta sea la vía de acceso para todos aquellos que no tengan SAP.

Escenario 2 : Que cada uno de los órganos anteriormente mencionados generen un fichero con un formato determinado para que posteriormente sea cargado en SAP y poder extraer esa información para enviar a la IGAE.

De las dos opciones planteadas se ha escogido la primera por:

• Comodidad para estos usuarios al disponer de una herramienta común.

• Por la inviabilidad de la segunda opción para algunos órganos. Sería muy dificultoso para ellos la posibilidad de generar un fichero con un formato determinado.

Se es consciente que hasta que no se ponga en marcha esta funcionalidad en el Portal no van a remitir información.

La existencia de todos estos órganos implicados en la gestión de Subvenciones hace necesario la identificación de los correspondientes roles de usuarios.

En la gestión integral del proceso de gestión de subvenciones del Gobierno de Canarias se han identificado un conjunto de entidades externas (usuarios u otros aplicativos y sistemas) que componen el diagrama de contexto, que se describe a continuación.

NOTA:

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Los diferentes elementos que van a participar en el Sistema Autonómico de Registro de Subvenciones son los siguientes:

Base Autonómica de Subvenciones

Este registro será el elemento que aglutinará todas las subvenciones que se gestionan en el Gobierno Canario con sus diferentes entradas y salidas de información:

• Recogerá la información de todas aquellas subvenciones que se hayan generado desde el sistema de gestión de expedientes.

• Recogerá aquella información que sea específica para la IGAE y que se tenga que informar fuera del sistema de gestión de expedientes. Ejemplo: Entregas dinerarias, sanciones,…

• Recogerá los datos que le sean enviados relativos a subvenciones y entregas dinerarias por los entes que no forman parte del entorno de SAP. (Fase II del proyecto)

• Alimentará el sistema de informes BW al recopilar toda la información. (Fase II del proyecto)

• Será el elemento encargado de generar la información necesaria para el sistema TESEO de la IGAE.

NOTA:

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Sistema de Gestión de Expedientes

Se realizarán los siguientes procesos:

• Tramitación de los expedientes de Convocatoria y actualización del Registro de subvenciones y ayudas con la información relativa a los expedientes de Convocatorias.

• Tramitación de los expedientes de concesiones en sus diferentes casuísticas y actualización del Registro de subvenciones y ayudas con la información relativa a los expedientes de Concesión de Subvenciones a Terceros así como de las Justificaciones efectuadas por estos.

• Generación de los documentos contables que se originan durante el proceso de tramitación del expediente.

• Generación de la documentación asociada al expediente que va ligada a su tramitación.

Entrada de datos externa – Portal (Fase II)

La existencia de entes dependientes y/o vinculados al Gobierno de Canarias pero que no son usuarios de SAP hace necesario que se habilite una forma de intercambio de información. Estos órganos tendrán que enviar aquella información que es estrictamente necesario transmitir a la BDNS y a la BAS.

Sistema de informes BW (Fase II)


• Extracción de información del sistema de gestión de expedientes de todos aquellos datos que son específicos del proceso de tramitación.

• Extracción de información de la BAS de todo lo que es específico de las subvenciones y que no se gestiona desde el sistema de expedientes.

• Extracción de información del sistema contable de toda la información específica de los documentos presupuestarios.

Sistema Económico Financiero


• Actualización vía carga periódica del Registro de Subvenciones y Ayudas con la información relativa a los pagos materiales realizados, así como de los Terceros acreedores de los mismos.

• Gestión de los documentos generados desde el sistema de gestión de expedientes.

NOTA:

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Repositorio de documentos


• Gestión de los documentos que se han ido generando desde el sistema de gestión de expedientes.

• Gestión de los documentos que el usuario anexa al expediente.

IGAE

El sistema elaborará los ficheros con destino a la aplicación TESEO de la Intervención General de la Administración del Estado para el envío de los datos sobre las subvenciones y ayudas públicas de acuerdo a la normativa técnica.

NOTA:

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3. SECCIÓN PRÁCTICA

En esta sección haremos un recorrido por las transacciones correspondientes al módulo de Gestión de Subvenciones explicando el paso a paso de cada una de ellas, de manera que pueda servir de soporte y apoyo al usuario de SEFCAN tanto en el desarrollo de las sesiones formativas como en el desarrollo de sus funciones diarias en su puesto de trabajo.

3.1. Procesos de Gestión

3.1.1. Expediente de Convocatoria

Esta funcionalidad nos permitirá llevar a cabo la apertura y gestión de un expediente de convocatoria o de un expediente de bases y convocatoria.

A continuación se desarrollará un ejemplo, para explicar cada una de las transacciones y su correspondiente secuencia de tareas.

Apertura de un Expediente de Convocatoria

Descripción de la Transacción:

Esta transacción permite crear un expediente de convocatoria o de bases y convocatoria: SUBCO

� Accedemos a la pantalla de “Apertura de expedientes” , a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Apertura y gestión de expedientes > Apertura de Expedientes.

NOTA:

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� Se accede a la pantalla de selección donde habrá que informar los siguientes campos:

- Familia y Procedimiento: En todos los expedientes de Subvenciones serán, respectivamente, SUBVEN y SUBVENCI

- Órgano Gestor: En este ejemplo usaremos el G1401 (Servicios Generales)

- Código del Circuito: Para el caso de expediente de convocatoria es el SUBVEN0001

- Ejercicio: Año en el que se abre la convocatoria en cuestión

Familia Procedimiento Órgano Gestor Código del Circuito Ejercicio

SUBVEN SUBVENCI G1401 SUBVEN0001 2010

� Una vez introducidos los datos, pulsamos en el botón “Apertura Expdte.”

� La siguiente pantalla que se verá es “Apertura de expediente de convocatoria” (pestaña de “Datos Generales” ). Aquí habrá que informar como mínimo el “Título del Expediente.” y el campo “Innoempresa” , que son campos obligatorios de esta pestaña.

NOTA:

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Título del Expediente

de Convocatoria

Potenciación y Homogeneización de las Policías Locales (destinadas a

ayuntamientos)

� Una vez informado el título del expediente y el campo “Innoempresa”, pulsamos en el

botón “grabar” ( ) y el sistema nos dará número de expediente:

Núm. Expte: 956

NOTA: Podemos comprobar que si no se completan los datos obligatorios (en este caso el título y el dato si el expediente es de Innoempresa o no) el expediente no se podrá guardar.

� Además, aparecerán 3 pestañas adicionales. Navegando por las pestañas se pueden comprobar los distintos datos de convocatoria que se deberán ir informando a lo largo de la tramitación de este expediente.

NOTA:

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� Una vez creado el expediente de convocatoria, iniciaremos su tramitación pulsando en

el botón .

� Automáticamente, aparecerá el siguiente mensaje a pie de pantalla

NOTA:

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Tramitación de un Expediente de Convocatoria


Esta transacción permite tramitar un expediente de convocatoria o de bases y convocatoria.

� Accedemos a la pantalla de “Apertura de expedientes” a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Tramitación d e Expedientes > Bandeja con criterios de selección.

� Accedemos a la pantalla de selección de expedientes a tramitar. En esta pantalla se pueden utilizar varios criterios de selección: Un único expediente o varios, fijar la clase de expediente, fijar el ejercicio, etc.

� En este caso, vamos a utilizar como ejemplo los datos del expediente creado en el proceso de “Apertura de Convocatoria” , es decir:

Clase Ejercicio Nº de Expediente

SUBCO 2010 956

NOTA:

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� Tras informar el expediente y pulsar el botón de “Ejecutar” , accederemos a la bandeja de tramitación del expediente de convocatoria seleccionado.

Tarea 1: ¿Convocatoria con Bases?

� Observamos que la bandeja de tramitación muestra, la “Clase de expediente” (SUBCO), el “Ejercicio de creación del expediente” (2010), el “Número de expediente” (455) y el “Descriptivo de la tarea en la que se encuentra” (“¿Convocatoria con Bases?”).

� Haciendo doble clic sobre la línea mostrada (en amarillo) o pulsando de nuevo el botón “Ejecutar” , entraremos en la tarea que indica el descriptivo:

NOTA:

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� El expediente entra en una “decisión de usuario” donde se muestran las opciones posibles. En este caso, NO/SI. En este ejemplo seleccionamos la opción SI. Una vez el usuario elige, el sistema pide confirmación de la selección.

� De nuevo, en la bandeja de tramitación habrá que pulsar el botón “Actualizar” ( ) para que se muestre la nueva tarea en la que se encuentra el expediente.

Tarea 2: Instrucción del Expediente

� Haciendo doble clic, se accede a la tramitación de la tarea correspondiente:

� Aquí se puede ver que existe un documento obligatorio que será necesario generar o anexar para poder continuar la tramitación.

NOTA: Si se intenta continuar ( ) sin generar el documento, se mostrará el siguiente error.

� Para poder continuar con la tramitación se deberán generar todos los documentos obligatorios que existan en la tarea. Mientras el semáforo esté en rojo ( ), no se podrá continuar la tramitación. Para generar un documento habrá que seleccionar la línea que contiene el documento y pulsar el botón “Generar Documento” .

NOTA:

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� Al pulsar en el botón “Generar el documento” aparecerá el siguiente mensaje:

� A continuación, aceptamos el mensaje y el sistema nos pedirá que escojamos el documento para adjuntar. En este caso será el fichero “Base Reguladora” .

NOTA:

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� Para poder continuar con la tramitación habrá que generar otro documento, el “borrador de convocatoria” . Para ello repetimos los mismos pasos.

� Tras realizar estas operaciones, el semáforo cambiará a amarillo ( ) lo que indica que los documentos requeridos de esa tarea ya están todos generados. Junto a ambos documentos aparece un icono que permite consultar y visualizar los ficheros adjuntos.

NOTA: El semáforo amarillo indica que quedan documentos en la tarea, pero éstos son opcionales.

� Pulsamos en el botón de tramitación para volver a la bandeja de tramitación y continuar con la siguiente tarea.

Tarea 3: Generación de documento R

� La siguiente tarea que mostrará la bandeja de tramitación será la “Generación de documento R” .

� Haciendo doble clic entraremos en la tarea y comprobaremos que el semáforo está en rojo, impidiendo la tramitación. Al intentar generar el documento “Retención de crédito de subvenciones” , siguiendo los pasos indicados en la tarea 2, el sistema muestra un mensaje de error en la barra inferior de la pantalla:

NOTA:

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NOTA: Este mensaje indica que no hay información de datos económicos.

� Para continuar, accedemos a “Datos básicos” e introducimos la información correspondiente:

o En la pestaña “Datos BR y Convocatoria” crearemos la/s línea/s de actuación/es correspondiente/s a la convocatoria, previamente, pulsamos botón “Modificar / Visualizar” para que los campos que debemos informar se muestren editables, en nuestro ejemplo completaremos:

Ordinal Descripción Nominativa

1 Línea de actuación 1 No

2 Línea de actuación 2 No

NOTA: Primero introduciremos los datos para la primer línea de actuación, ordinal, descripción y el campo Nominativa. Luego para completar la segunda línea de actuación, marcaremos la primer

línea (que acabamos de crear) y pulsaremos . De esta manera se generará una segunda línea de actuación, la cual deberemos completar los campos ordinal, descripción y Nominativa.

o En la pestaña “Datos económicos ”, completaremos nuestro ejemplo utilizando los siguientes datos:

NOTA:

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LÍNEA 1 LÍNEA 1

Marginal Marginal

Ordinal 1 Ordinal 1

Descripción Línea de actuación 1 Descripción Línea de actuación 1

Centro Gestor G1401 Centro Gestor G1401

Partida Presupuestaria

(Ejemplo sefcan)

G/412A/4201000 Partida Presupuestaria

(Ejemplo sefcan)

G/112A/4800000

Elemento PEP (Ejemplo

sefcan)

14423602 Elemento PEP

(Ejemplo sefcan)

14407002

Importe Línea Subvención 200 Importe Subvención 600

LÍNEA 2

Marginal

Ordinal 2

Descripción Línea de actuación 2

Centro Gestor G1401

Partida Presupuestaria (Ejemplo sefcan) G/412A/4201000

Elemento PEP (Ejemplo sefcan) 14423602

Importe Línea Subvención 400

NOTA:

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� Tras introducir los datos obligatorios y grabarlos, pulsamos en el botón “Retroceder”

para volver de nuevo a la tarea.

� Ahora podremos generar el documento siguiendo los pasos explicados en la “tarea 2” . (Marcamos la línea “SUBR” y pulsamos “Generar Documento”)

� En la parte inferior de la pantalla se mostrará un mensaje indicando el número del expediente contable creado.

¡IMPORTANTE!: Este punto corresponde a la integración con el módulo de contabilidad presupuestaria ya que en esta tarea se generará un documento R. Por tanto, para continuar con la tramitación del expediente administrativo será necesario que este documento R sea “Contabilizado”) .

� Una vez generado y Contabilizado el documento R (Rc) de la convocatoria, pulsamos

en el botón para volver a la bandeja de tramitación y continuar con la siguiente tarea.

NOTA:

Página 69 de 250

Tarea 4: Aprobación de la Convocatoria

� El siguiente trámite que aparece es el de “Aprobación de convocatoria” . Hacemos doble clic para entrar en él.

� En primer lugar, tenemos que generar el documento obligatorio de “Aprobación de la Convocatoria” antes de poder continuar con la tramitación, siguiendo los pasos explicados en la tarea 2.

� Una vez generado el documento, si intentamos continuar con la tramitación pulsando

en el botón , nos aparecerá un error, debido nuevamente a que faltan por completar datos básicos del expediente.

NOTA:

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� Tomamos nota del mensaje y pulsamos “Cancelar”.

� Guiándonos por el mensaje iremos a datos básicos, pestaña “Datos Generales ” y completaremos el campo “Convocatoria abierta” . Previamente, pulsaremos “Visualizar/Modificar” .

Convocatoria Abierta NO

� Posteriormente, iremos a la pestaña “Otros datos y cuadro de financiación” y completaremos las fechas de vigencia. Es decir, las fechas que marcan el periodo en el cual podremos acordar concesiones para este expediente de convocatoria:

- Vigencia desde: Fecha a partir de la cual pueden acordarse las concesiones (Fin de presentación de solicitudes)

- Vigencia hasta : Fecha máxima para resolver las concesiones.

� En nuestro ejemplo, utilizaremos los siguientes valores:

NOTA:

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Vigencia desde 1 14.06.2010 (*)

Vigencia hasta 1 30.07.2010 (*)

Vigencia desde 2 14.06.2010 (*)

Vigencia hasta 2 30.07.2010 (*)

(*) O fechas acordes a cuando se esté realizando el ejemplo de este ejercicio de SUBCO.

� Guardamos los datos y pulsamos en el botón de “Retroceder” para volver a la tarea.

� Desde la tarea, pulsamos en el botón para volver a la bandeja de tramitación.

Tarea 5: Publicación en BOC

� La siguiente tarea que aparece es la de “Publicación BOC” .

NOTA:

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NOTA: Al tramitar nos aparecerá de nuevo un error debido a que falta el periodo de tramitación.

Y en todo caso de no haber completado previamente el Marginal, también deberá completarse

� Para continuar tramitando debemos entrar en los datos básicos (pestaña “Datos Generales” ) y completar el “Período de vigencia de la convocatoria” (y en su c aso también el Marginal) :

Fecha de inicio 01/01/2010

Fecha Fin 31/12/2010

NOTA:

Página 73 de 250



NOTA: A partir de esta tarea el sistema permite aperturar expedientes de concesión con convocatoria (SUBCC).

Tarea 6: ¿Realizar ajuste doc. R?

� A continuación accedemos a la siguiente tarea: “¿Ajuste?” . El usuario tiene la opción de poder realizar un ajuste “económico” sobre la convocatoria que está tramitando. Para ello seleccionará la opción SI (si debe realizar alguna modificación sobre los datos económicos) o NO, (en el caso en el que no se ha producido ninguna modificación que afecte a la convocatoria. Para este ejemplo marcaremos NO.

NOTA: El flujo que sigue SEFCAN para el caso de los ajustes Económicos se resume en el siguiente gráfico.

Primero, pregunta si deseamos realizar un ajuste, si contestamos NO pasará al siguiente trámite (Tarea 7), en cambio, si contestamos SI, el siguiente trámite nos preguntará si deseamos generar una Nuera R (si optamos por esta opción “Barrará” el Rc que tengamos y nos permitirá generar uno nuevo). Si optamos por NO generar una Nueva Rc, mantendremos la Rc y podremos realizar ajuste “+” / “-” sobre la que venimos tramitando.

NOTA:

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Tarea 7: ¿Desistir, Continuar o Nuevo Ajuste?

� La siguiente tarea será “¿Desistir, Continuar o Nuevo ajuste?” . Aquí se seleccionará “Continuar” .

NOTA: En el caso de Desistir, el expediente seguirá las tareas correspondientes a esta elección como son la Resolución de Desistimiento y la anulación automática del documento “R”.

Tarea 8: Propuesta de Resolución Provisional

� A continuación se llega a la tarea “Propuesta de Resolución Provisional” . Generamos en primer lugar el documento de “Propuesta de Resolución”, (siguiendo los pasos explicados en la “tarea 2” ), después tramitamos el expediente.

AJUSTE?

NUEVA R?

SI

NO

SI

NO

Prox. Tramite

(Tarea 7)

Se deberán realizar los ajustes “+” / “-”

Se “Barrará” el Rc anterior, para poder crear un nuevo RC

NOTA:

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NOTA: Observamos que, de nuevo, aparecerá un error debido a falta de datos básicos.

� Entrando en los datos básicos informaremos los campos que indica el mensaje de error. Accedemos en primer lugar a la pestaña “Datos BR y convocatoria ”, e informamos los siguientes valores:

Ejercicio BR 2010

Marginal BR 201006

Ordinal BR 1

Tipo Normativa BR L (Normativa de canarias)

Descripción BR Para Ayuntamientos

Ejercicio 2010

Fecha publicación 15/06/2010

Cofinanciación NO

Tipo Normativa L (Normativa de canarias)

Función 22 (Seguridad y protección civil)

Actividad Económica L751 (Administraciones públicas)

Objeto 4 (Inversiones y cobertura de costes o del déficit)

Proc.Pago DIP

Tipo de Financiación PA (Presupuesto autonómico)

Convenio NO

Tipo de Subvención 1 (No calificable como ayuda del Estado a Empresas)

Mínimis NO

Otras exenciones NO

Observaciones ----

NOTA:

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NOTA: El campo “Minimis” y “Otras exenciones” , no pueden coincidir porque no pueden darse simultáneamente dos tipos de ayudas.

Los campos “Nominativa” , “Tipo Normativa” , “Procedimiento de Pago” , “Convenio” y “Tipo de Subvención” debe tomar el mismo valor para todas las líneas.

� Entrando en la pestaña “Otros datos y cuadro de financiación” informamos los siguientes valores:

Momento 1 (Justificación antes del pago/ subvenciones pospagables)

Plazo Máximo ---

Origen Plazo ---

Fecha límite ---

NOTA:

Página 77 de 250



Tarea 9: Resolución de concesión provisional

� Con todos estos datos informados se podrá continuar con la tramitación y llegar a la tarea “Resolución de concesión provisional” . Tras generar el documento “Resolución de concesión provisional” (siguiendo los pasos explicados en la “tarea 2” ) si se intenta tramitar esta tarea, aparecerá un nuevo mensaje de error informando de que falta la fecha de resolución de concesión.

� En los datos básicos del expediente habrá que informar la “Fecha de Resolución de Concesión” con los siguientes datos.

Fecha de resolución de la Concesión 15/06/2010

NOTA:

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Tarea 10: Comprobación datos IGAE

� Tramitando se llegará a la tarea de “Comprobación datos IGAE” . Esta tarea, si todos los datos introducidos por el usuario son correctos, no dará ningún error y preparará los datos de IGAE para ser seleccionados y poder incluirlos en los ficheros de envío.

Tarea 11: Resolución de Concesión Definitiva

� En esta tarea se incorpora el documento de “Resolución de Concesión Definitiva”, (siguiendo los pasos explicados en la “tarea 2” ).

NOTA:

Página 79 de 250

� Pulsamos en el botón El expediente quedará cerrado y únicamente se podrá visualizar.

� De intentar seguir tramitando este SUBCO, no habrá datos a visualizar.

� Para salir de la transacción pulsamos el botón .

NOTA:

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3.1.2. Expediente de Concesión con Convocatoria

Esta funcionalidad nos permitirá llevar a cabo la apertura y gestión de un expediente de concesión de convocatoria.

NOTA: Como ejemplo, crearemos una solicitud para la convocatoria de subvenciones que abrimos y tramitamos en el apartado 3.1.1.

Veamos cada una de las transacciones y la secuencia de tareas.

Apertura de un Expediente de Concesión con convocat oria


Esta transacción permite crear un expediente de concesión de convocatoria: SUBCC


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Apertura y gestión de expedi entes > Apertura de Expedientes:

� Se accede a la pantalla de selección donde habrá que informar los siguientes campos para abrir un expediente de concesión de convocatoria:

- Familia y Procedimiento: En todos los expedientes de Subvenciones serán, respectivamente: SUBVEN y SUBVENCI.

- Órgano Gestor: En este ejemplo usaremos el G1401.

NOTA: El órgano gestor de la “Concesión con Convocatoria” siempre debe ser el mismo que el de la “Convocatoria” para que se permita su apertura.

NOTA:

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- Código del Circuito: Para el caso de un expediente de concesión es el SUBVEN0002

- Ejercicio: Año en el que se da de alta la concesión.



NOTA: Si pulsamos el botón de apertura se mostrará el siguiente mensaje de

error: . Este mensaje nos indica, que para abrir un expediente de concesión de convocatoria (SUBCC) se debe asociar a un expediente de convocatoria (SUBCO) previamente. Para que desaparezca de la pantalla este mensaje, pulsamos el botón “INTRO”

� A continuación, pulsamos en el botón “Asociar a un expediente”

.

� Se mostrará la pantalla donde tenemos que marcar el criterio por el que queremos realizar la búsqueda del expediente de convocatoria.

� En nuestro ejemplo, marcamos “Selección por clase” y a continuación pulsamos

. De esta manera estamos indicando que el expediente que seleccionaremos como origen, lo elegiremos por clase (SUBCO en este caso).

NOTA:

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� A continuación se mostrará una pantalla donde se deberá completar los datos del expediente de convocatoria al que queremos asociar el expediente de concesión que estamos abriendo.

Clase SUBCO

Ejercicio 2010

Número de Expediente 956

� Una vez, identificado el expediente de convocatoria, podremos volver a la pantalla de “Apertura de Expediente de Concesión” para continuar abriendo el nuevo expediente:

NOTA:

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� La pestaña a la que se accede es la de “Datos de tercero” del expediente de

concesión con convocatoria (SUBCC). En esta pestaña, es necesario informar obligatoriamente dos campos:

- NIF del solicitante/beneficiario, en este caso de un Ayuntamiento de la Comunidad Autónoma de Canarias

- El País de origen del solicitante / beneficiario , en este caso España

� Introducimos como ejemplo los siguientes datos:

NIF P3500400A

País ES

NOTA: En este punto se produce la integración con el Módulo de Gestión de Terceros de Tesorería.

Pulsándole botón “INTRO” del ordenador, se cargarán automáticamente los datos de tercero asociados al NIF introducido.

Si el NIF que se informa no está dado de alta en Tesorería, el usuario podrá, o bien completar los datos manualmente, o dejarlos en blanco (excepto Nombre, Apellido1 y Apellido2) hasta que el solicitante se convierta en beneficiario y el tercero esté ya dado de alta en SAP y puedan recuperarse sus datos.

� Pulsamos en el botón “Guardar” para grabar el expediente.

� El sistema nos devolverá el número del nuevo expediente creado.

Núm. Expediente :

� A continuación, cambiamos a la pestaña “Datos generales subvenciones”. En esta

pestaña, veremos que hay que completar obligatoriamente el campo “Proyecto” . Utilizaremos el siguiente valor:

Proyecto Renovación vestuario del personal de la Pcía Local.

1386

NOTA:

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� Por último, guardamos los datos del expediente y empezamos la tramitación del

mismo pulsando el botón .

� Apareciendo el mensaje


NOTA:

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Tramitación de un Expediente de Concesión con convo catoria


Esta transacción permite tramitar un expediente de concesión con convocatoria (SUBCC)


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Tramitación de Expedientes > Bandeja con criterios de selección.

� Para empezar accedemos a la pantalla de selección de expedientes a tramitar. Seleccionamos el expediente de concesión con convocatoria correspondiente. En este caso, vamos a utilizar como ejemplo los datos del expediente creado en el proceso anterior de “Apertura de Concesión con Convocatoria” , es decir:


SUBCC 2010 1386

NOTA:

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� Tras informar el expediente y pulsar en el botón de “Ejecutar” , accederemos a la bandeja de tramitación del expediente de concesión con convocatoria seleccionado.

Tarea 1: Entrada de Solicitud y Comprobación de la Información

� En la bandeja de tramitación, hacemos doble clic y entramos en la tarea:

� En esta tarea, se podrá adjuntar toda la documentación presentada por el solicitante, aunque no aparece ningún documento cuya generación sea obligatoria.

� Lo primero que haremos será posicionarnos sobre la primera línea de documentos y

pulsar el botón . Esto mostrará una pantalla con todos los documentos que se pueden asociar a esta tarea. En nuestro caso únicamente aparece el documento “Documentación del solicitante” . Lo seleccionamos haciendo doble clic.

� A continuación, se mostrará un documento para generar. Seleccionamos la línea y

pulsamos el botón “Generar documento”

� Al pulsar el botón “Generar el documento” aparecerá el siguiente mensaje:

NOTA:

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� Aceptamos el mensaje y el sistema nos pedirá que escojamos el documento para adjuntar. En este caso será el fichero “Solicitud” .

� Una vez anexados los documentos que procedan, volvemos a la bandeja de

tramitación pulsando en el botón

Tarea 2: Instrucción del expediente

� Continuando con la tramitación del expediente se llega a la tarea “Instrucción del expediente” . En esta tarea, aunque tampoco aparece ningún documento como obligatorio, generaremos a modo de ejemplo, alguno de los que existen en la tarea, por ejemplo, “Requerimiento de documentación” y seguimos los mismos pasos que los descritos en la tarea anterior:

- Seleccionamos el documento haciendo doble click sobre él

NOTA:

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- Se mostrará un documento para generar, y a continuación, seleccionamos la línea y pulsamos el botón “Generar documento” . Seguimos los mismos pasos que los explicados en la tarea 1.

� En este momento del flujo de tramitación del expediente, y previamente a la redacción de la propuesta de resolución, se producen dos operaciones de comprobación:

- SEFCAN envía al sistema de GRECASA el NIF del solicitante y la fecha del día en la que se está realizando la tarea, GRECASA verifica si el solicitante tiene algún reintegro en vía ejecutiva y registra en SEFCAN la respuesta. Esta verificación queda registrada en el expediente y se visualiza en el árbol de tramitación. La respuesta no condiciona la ruta que sigue el expediente ya que es meramente informativa.

- El sistema comprueba de forma automática si el solicitante está inhabilitado , siendo informativo y reflejado en el árbol de la misma forma que el chequeo descrito anteriormente.

� Pulsamos en el botón para volver a la bandeja de tramitación.

Tarea 3: Verifica Reintegro Vía Ejecutiva (GRECASA)


Tarea 4: ¿Propuesta de resolución favorable?

� En esta tarea, podremos marcar una de las tres opciones posibles:

- Desistir : En caso de desistimiento el expediente archiva el expediente.

NOTA:

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- NO: En caso de que se proponga la denegación de la solicitud el solicitante puede ser aceptado en lista de reserva o no.

o Si es aceptado, se tramitará el expediente normalmente

o Si no es aceptado en lista de reserva, el solicitante puede interponer recurso y en el caso de que sea aceptado puede seguir de la misma forma su tramitación.

- SI

� En nuestro ejemplo, seleccionamos la opción “SI”.

� Confirmamos la selección “SI” .


Tarea 6: Informar Datos Económicos

� Es la primera tarea en la que introducimos datos de carácter económico en el expediente de concesión (SUBCC).

NOTA: Si intentáramos continuar la tramitación del expediente veríamos el siguiente error:

� Accedemos, por tanto a los datos básicos del expediente (pestaña “Datos Económicos subvenciones” ) para introducir esta información.

NOTA: Observamos que, a pesar de estar en modo “modificar” no se abrirán líneas para introducir datos. Esto sucede porque estamos tratando un expediente de concesión que depende de un

NOTA:

Página 90 de 250

expediente de convocatoria, y por tanto, también de los datos económicos de éste.

� En primer lugar, tendremos que recuperar los datos económicos del expediente de convocatoria asociado (SUBCO). Para ello, se debe informar el “Ordinal de convocatoria” al que asociaremos el expediente de concesión correspondiente (SUBCC), en el siguiente campo:

� A continuación, pulsamos en el botón . Con esto recuperaremos todas las partidas asociadas a ese “Ordinal” . El resultado será el siguiente:

� Observamos que los únicos campos que aparecen “abiertos” son el “Importe Solicitado” y el “Importe Concedido” . Éstos son los que habrá que rellenar para proceder a la generación del documento AD/ADO. En nuestro ejemplo utilizaremos los siguientes valores:

Impor.Solicitado Impor.Concedido

Partida G/112A/4800000 15 10

Partida G/412A/4201000 5 5

� Guardamos los datos y pulsamos en el botón de “retroceder” para volver a la tarea.

Ordinal Convocatoria 1

NOTA:

Página 91 de 250

� Desde la tarea pulsamos en el botón para volver a la bandeja de tramitación.

Tarea 7: ¿Reintegro en Vía Ejecutiva? � Observamos, que durante la tramitación del expediente se hacen dos comprobaciones

de esta situación:

- La primera comprobación , antes de la resolución, es simplemente informativa.

- En la segunda comprobación , SEFCAN envía al sistema de GRECASA el NIF del solicitante y la fecha de resolución de concesión. En este caso, la respuesta condiciona la ruta que seguirá la tramitación del expediente. De esta manera:

o Si el solicitante tiene un reintegro en vía ejecutiva el sistema presentará la opción de archivar el expediente o continuar la tramitación.

o Si el solicitante está inhabilitado también presenta la opción de archivo o continuar la tramitación.

NOTA: Ambas opciones quedan registradas en el árbol de tramitación.


Tarea 8: ¿Acepta el beneficiario?

� En esta tarea, podremos marcar una de las tres opciones posibles:

- NO/SI: En función de si el beneficiario acepta/no acepta la subvención concedida.

- Si, con RECURSO : Cuando el beneficiario acepta la subvención e interpone recurso.

� En nuestro ejercicio, marcamos la opción “SI”.

NOTA:

Página 92 de 250

� Confirmamos la selección “SI” .

NOTA: Para permitir continuar la tramitación del expediente debe estar tramitada la tarea y generado el documento de “Resolución de Concesión Definitiva” en el expediente de “Convocatoria” (SUBCO).

Tarea 9: ¿AD/ADO? � En esta tarea, el sistema pregunta por la forma en que se gestionará la parte

económica del expediente. Seleccionamos, en nuestro caso, la opción “AD”

� Confirmamos la selección “AD” .

Tarea 10: Generación del documento AD

� Entrando en esta tarea, podemos comprobar que el semáforo está en rojo impidiendo la tramitación.

NOTA:

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� Una vez generado el documento AD, podemos comprobar que el semáforo está en amarillo. Falta llegar a contabilizar este AD.

¡IMPORTANTE!: Este punto corresponde a la integración con el módulo de contabilidad presupuestaria ya que en esta tarea se generará un documento AD. Por tanto, para continuar con la tramitación del expediente administrativo será necesario en primer lugar, generar y tramitar el expediente contable correspon diente .

� El AD (como cualquier otro documento de Gastos), debe tramitarse de la siguiente manera:

- Vamos a la transacción “Bandeja con criterios de selección”

- Introducimos los criterios correspondientes

NOTA:

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- La carpeta de entrada de expedientes nos mostrará la siguiente pantalla, donde marcaremos la línea y pulsaremos en el botón “Ejecutar” .

- El sistema propone al usuario que tome la decisión de Enviar el expediente a la bandeja donde podrá luego ser contabilizado o Anular el expediente.

- Seleccionamos “Envío Expediente” y confirmamos dicha selección.

- La carpeta de entrada de Expediente quedará de la siguiente manera:

- Seleccionamos la línea y pulsamos ejecutar. El usuario estará en condiciones de poder “Contabilizar” o “Devolver” . En el ejemplo “Contabilizaremos” y confirmaremos dicha selección.

NOTA:

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� Una vez generado y validado/contabilizado el documento AD de la concesión, se podrá ejecutar esta tarea y continuar con la tramitación del expediente, pero antes, vamos a hacer las siguientes comprobaciones:

- Vamos al árbol de tramitación:

- Automáticamente, el sistema nos muestra la siguiente pantalla, en la que debemos hacer doble clic sobre el documento AD generado para acceder a sus datos

NOTA:

Página 96 de 250

- Además, como dato adicional al AD creado, consultamos el consumo que supone sobre la R del expediente de convocatoria (SUBCO). Para ello, vamos al árbol de tramitación para ver la jerarquía entre el expediente de convocatoria (SUBCO) y el

NOTA:

Página 97 de 250

expediente de concesión (SUBCC), para ello pulsamos en el botón

. A continuación, hacemos doble clic en la tarea de “Generación de documento R” del SUBCO, y accedemos a los datos de la R del SUBCO.

- Si ahora pulsamos “Consumo” ( ), veremos que la AD creada está consumiendo de esta R.

NOTA:

Página 98 de 250

- Finalizada la comprobación, volvemos a la tarea para continuar con la tramitación del expediente.


� De no estar contabilizado el AD, el sistema mostrará un mensaje

.

Tarea 11: Comprobación datos IGAE

� En esta tarea el sistema prepara automáticamente los datos de IGAE para ser seleccionados y enviados, por el responsable de sus envíos.

� Una vez enviados, pulsamos en el botón para volver a la bandeja de tramitación.

Tarea 12: Justificaciones/pagos o Revocación

� En este momento el expediente de concesión está prácticamente preparado para comenzar a tener pagos y justificaciones. Éstos se gestionarán desde expedientes SUBJU (expediente de justificación) asociados al SUBCC. Sin embargo, si en el momento actual intentamos asociar un SUBJU a un SUBCC veremos que no es

NOTA:

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posible. Para probarlo iremos a la siguiente ruta: Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Apertura y gestión de expedientes > Apertura de Expedientes:

- En la pantalla de selección, introducimos los siguientes valores:

Familia SUBVEN

Procedimiento SUBVENCI

Órgano Gestor G1401

Código del circuito SUBVEN0005

Ejercicio 2010

Clase SUBCC

Ejercicio 2010

Expediente Origen 1386

- Luego pulsamos en el botón y asociaremos este Expediente de Justificaciones al SUBCC que estamos tratando.

NOTA:

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- A continuación, pulsamos en el botón “Apertura de Expediente” y observamos que se muestra un mensaje de error debido a que el SUBCC aún no ha seleccionado la opción Justificaciones/pagos y podría Revocarse.

- Realizada esta comprobación, volvemos de nuevo a la tarea, para completarla y continuar con la tramitación del expediente.

� En la tarea podemos marcar dos opciones:

- Justificaciones/Pago: Permitirá los pagos y la recepción de justificaciones de la subvención concedida.

- Revocación de la Subvención: Si marcamos esta opción el expediente nos llevará a la tarea de resolución de revocación y se realizará la anulación automática del documento AD.

NOTA:

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� Al marcar la opción correspondiente (y confirmar nuestra selección), volvemos a la bandeja de tramitación del expediente.

Tarea 13: ¿Finalizados pagos/justificaciones?

� Esta tarea permitirá cerrar el expediente de concesión (SUBCC). Sin embargo, como hemos elegido en la tarea anterior la opción de “Justificación/pago” no podremos cerrarlo hasta que no tenga algún expediente de justificación asociado.

� El siguiente paso, por tanto, será abrir un expediente de justificaciones (SUBJU) asociado a este expediente de concesión (SUBCC)

NOTA: Una vez realizados los pagos, se sigue tramitando el expediente de concesión con convocatoria para que el sistema de forma automática verifique el saldo pendiente del documento AD y en su caso pueda barrarlo.

NOTA:

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3.1.3. Expediente de Concesión Directa

Esta funcionalidad nos permitirá llevar a cabo la apertura y gestión de un expediente de concesión directa.

En este caso, el expediente no necesita abrirse asociado a otro expediente origen, como ocurría con el expediente de concesión de convocatoria SUBCC. Como veremos a lo largo de este apartado, este tipo de expedientes se pueden ver como la combinación de un expediente de convocatoria (SUBCO) y uno de concesión con convocatoria (SUBCC).

A continuación, se desarrollará un ejemplo, para explicar cada una de las transacciones y su correspondiente secuencia de tareas.

Apertura de un Expediente de Concesión Directa


Esta transacción permite crear un expediente de concesión directa de subvenciones: SUBSC.


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Apertura y gestión de expedientes > Apertura Expediente:



- Órgano Gestor: En este ejemplo usaremos el G1508 (Viceconsejería de Industria y Energía)

NOTA:

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- Código del Circuito: Para el caso de expediente de concesión directa es el SUBVEN0003

- Ejercicio: Año en el que se abre el expediente en cuestión



� Una vez introducidos los datos, pulsamos en el botón “Apertura Expdte.”

� A continuación, se muestra la pantalla de “Datos de Tercero” del SUBSC, donde es obligatorio introducir dos campos: el NIF del beneficiario y su país de origen.

NIF P3802400F

País ES


Pulsando en el botón “Intro” del ordenador, se cargarán automáticamente los datos de tercero asociados al NIF introducido.

Si el NIF que se informa no está dado de alta en Tesorería, el usuario podrá, o bien completar los datos manualmente, o dejarlos en blanco (excepto Nombre, Apellido1 y Apellido2), hasta que el solicitante se convierta en beneficiario y el tercero esté ya dado de alta en SAP y puedan recuperarse sus datos.

NOTA:

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� En la siguiente pestaña de “Datos generales subvenciones” , el usuario deberá informar un campo obligatorio: El título o descripción del expediente

Proyecto Electrificación Suelo Industrial I-2/Callejón La Gata

� Introducidos estos datos y pulsamos en el botón “guardar” para obtener el número de expediente.

Número de Expediente:

507

NOTA:

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� Por último, guardamos los datos del expediente y empezamos la tramitación del

mismo pulsando en el botón .


NOTA:

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Tramitación de un Expediente de Concesión Directa


Esta transacción permite tramitar un expediente de concesión directa de subvenciones: SUBSC.


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Tramitación de Expedientes > Bandeja con criterios de selección

� Para empezar, accedemos a la pantalla de selección de expedientes a tramitar. En esta pantalla se pueden utilizar varios criterios de selección: Un único expediente o varios, fijar la clase de expediente, fijar el ejercicio, etc.

� En este caso, vamos a utilizar como ejemplo los datos del expediente creado en el proceso de “Apertura de Concesión Directa” , es decir:


SUBSC 2010 507

NOTA:

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� Tras informar el expediente y pulsar en el botón “Ejecutar” , accederemos a la bandeja de tramitación del expediente de concesión directa seleccionado.


� En la bandeja de tramitación del usuario aparecerá el expediente SUBSC en la tarea “Instrucción del expediente” . Hacemos doble click, para entrar en la tarea.

� Para poder continuar con la tramitación se deberá generar el documento de “Propuesta de Resolución” . Mientras el semáforo esté en rojo ( ), no se podrá continuar con la tramitación.

NOTA:

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� En primer lugar seleccionamos el documento haciendo doble click sobre él.

� Se mostrará un documento para generar "Propuesta de resolución” . A continuación, seleccionamos la línea que contiene el documento y pulsamos en el botón “Generar Documento” .

� Al pulsar en el botón “Generar el documento” aparecerá el siguiente mensaje:

� A continuación, aceptamos el mensaje y el sistema nos pedirá que escojamos el documento para adjuntar. En este caso, el fichero “Propuesta de Resolución” .

NOTA:

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� Una vez anexado el documento, comprobamos que el semáforo ha cambiado a color “amarillo” y junto al documento se muestra un icono que permitirá visualizar el adjunto:

� Intentamos continuar con la tramitación pulsando en el botón

, sin embargo se muestra el siguiente mensaje de error:

� Observamos que la descripción del error indica que faltan datos. En nuestro ejemplo, indicaremos que NO es una subvención Nominativa y que NO existe Convenio.

NOTA:

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� A continuación, accedemos a “Datos Básicos” y a la pestaña “ Datos BR y Convocatoria” . Pulsamos en el botón “Visualizar/Modificar” para que se muestren editables los campos que debemos informar. Los valores utilizados para completar esta información serán los siguientes:

Base reguladora

Ejercicio BR 2010

Tipo normativa BR L (Normativa de Canarias)

Descripción BR --

� Para introducir los campos “Marginal” y “ordinal” de Base reguladora y

convocatoria, habrá que utilizar el botón “Obtener marginal” ( ).

NOTA: Esto se debe a que estos datos no están publicados y, por tanto, el usuario no los conocerá. Se ha establecido un rango de números “ficticio” para cada consejería, organismo autónomo o ente público que ha suministrado la IGAE y que calculará automáticamente el sistema. (VER TABLA 1 DE RANGOS DE MARGINALES más adelante sobre este mismo punto).

� Al pulsar en el botón “Obtener Marginal” el sistema mostrará un pop-up con 2 opciones:

NOTA:

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� Por defecto, el sistema marca la segunda opción (“utilizar Descripción / Finalidad ya existente” ). Esta tiene que ser la opción que se utilice (como norma general), ya que a continuación, se mostrarán las opciones disponibles entre las que elegir.

� Si alguna de estas finalidades se ajusta a la concesión directa que se quiere tramitar

se seleccionará mediante doble-clic o pulsando en el siguiente icono

� El sistema, automáticamente (e independientemente de la opción escogida en el pop-up) proporcionará un marginal y un ordinal tanto de BR como de convocatoria (en este caso será el seleccionado). El descriptivo de BR se copiará del marginal escogido.

NOTA:

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� El descriptivo de la línea de convocatoria se detallará conforme a la subvención directa que se está gestionando.

� Si ninguna se ajusta, se cancelará la pestaña con el botón y se volverá a pulsar el

botón para escoger la opción “Crear nueva Descripción / Finalidad” .

� Si se escogió la opción en el pop-up (“Crear nueva Descripción / Finalidad” ), el usuario deberá completar adicionalmente el campo “Descripción” de la Base Reguladora. Este campo será obligatorio y el texto debe ser genérico ya que será el que se incluya en las sucesivas concesiones directas que se relacionen con ésta.

� Una vez hecho esto, guardamos los datos y pulsamos el botón de “retroceder” para volver a la tarea.

NOTA:

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NOTA: Previo a la generación del documento R el sistema comprueba si la concesión directa es nominativa.

• Si la respuesta es “N” continuaremos con la tarea de generación de documento R.

• En el caso de que sea nominativa, el expediente seguirá otra ruta en la que no se realizará la “Retención de crédito” sino que se dirigirá a la generación de un documento de AD (no referenciada), previa ejecución de la tarea de resolución de concesión.

TABLA 1 (RANGOS DE MARGINALES)

CÓDIGO ÓRGANO

GESTOR COMUNIDAD AUTÓNONA Inicio

marginalesFin

marginales06 PRESIDENCIA DEL GOBIERNO 468.800 468.999 8 CONSEJERÍA DE PRESIDENCIA, JUSTICIA Y SEGURIDAD 469.000 469.199 10 CONSEJERÍA DE ECONOMÍA Y HACIENDA 469.200 469.399 11 CONSEJERÍA DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES 469.400 469.599 13 CONSEJERÍA DE AGRICULTURA, GANADERÍA, PESCA Y ALIMENTACIÓN 469.600 469.799 18 CONSEJERÍA DE EDUCACIÓN, UNIVERSIDADES, CULTURA Y DEPORTES 469.800 469.999 23 CONSEJERÍA DE BIENESTAR SOCIAL, JUVENTUD Y VIVIENDA 470.000 470.199 14 CONSEJERÍA DE SANIDAD 470.200 470.399 12 CONSEJERÍA DE MEDIO AMBIENTE Y ORDENACIÓN DEL TERRITORIO 470.400 470.599 15 CONSEJERÍA DE EMPLEO, INDUSTRIA Y COMERCIO 470.600 470.799 16 CONSEJERÍA DE TURISMO 470.800 470.999

ORGANISMOS AUTÓNOMOSInicio

marginalesFin

marginales43 INSTITUTO CANARIO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. 471.000 471.199 45 INSTITUTO CANARIO DE ESTADISTICA 471.200 471.399 50 SERVICIO CANARIO DE EMPLEO 471.400 471.599 48 INSTITUTO CANARIO DE LA MUJER 471.600 471.799 47 INSTITUTO CANARIO DE INVESTIGACIONES AGRARIAS 471.800 471.999 40 INSTITUTO CANARIO DE SEGURIDAD 472.000 472.199 51 SERVICIO CANARIO DE LA SALUD 472.200 472.399 42 AGENCIA DE PROTECCIÓN DEL MEDIO URBANO Y NATURAL 472.400 472.599 41 AGENCIA CANARIA DE EVALUAC. DE CALIDAD Y ACREDIT. UNIVERSIT. 472.600 472.799 49 INSTITUTO CANARIO DE LA VIVENDA. 472.800 472.999 44 INSTITUTO CANARIO DE CALIDAD AGROALIMENTARIA. 473.000 473.199 46 INSTITUTO DE HEMODONACIÓN Y HEMOTERAPIA. 473.200 473.399 52 AGENCIA CANARIA DE DESARROLLO SOSTENIBLE Y LUCHA CONTRA EL CAMBIO CLIMÁTICO 684.200 684.399 70 CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL 684.400 684.599 71 RADIOTELEVISIÓN CANARIA 684.600 684.799

Tarea 2: Generación de documento R

� La siguiente tarea que mostrará la bandeja de tramitación será la “Generación de documento R” .

NOTA:

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� Haciendo doble clic entraremos en la tarea y comprobaremos que al intentar generar el documento “Retención de crédito de subvenciones” , siguiendo los pasos indicados en la tarea 1, el sistema muestra un mensaje de error en la barra inferior de la pantalla:

NOTA: Este mensaje indica que no hay información de datos económicos.

� Para continuar, accedemos a “Datos básicos” e introducimos la información económica en la pestaña “Datos económicos Subvenciones”. Previamente pulsamos en el botón “Modificar/Visualizar” para que se muestren editable los campos que debemos informar. En nuestro ejemplo, vamos a utilizar los siguientes datos:

Ejercicio 2010

Partida presupuestaria (Ejemplo en SEFCAN: G/721A/4820000)

Fondo -----

Elemento PEP (Ejemplo en SEFCAN: 15406001)

Importe solicitado 200 €

Importe concedido 200 €

NOTA:

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� Después de introducir los datos económicos, guardamos y pulsamos en el botón de

“retroceder” para volver a la tarea.

� En la tarea ya podremos generar el documento R.

� En la parte inferior de la pantalla se mostrará un mensaje donde se indica el número de expediente contable creado:

¡IMPORTANTE!: Este punto corresponde a la integración con el módulo de contabilidad presupuestaria ya que en esta tarea se generará un documento R. Por tanto, para continuar con la tramitación del expediente administrativo será necesario en primer lugar, generar y tramitar el expediente contable correspondiente (“Crear Remesa” / “Entrada en Intervención” y “Contabilizar” ).

� Una vez generado y validado el documento R de la convocatoria, se podrá tramitar la tarea de generación y avanzar de trámite, pulsando en el botón

Tarea 3: Continuar tramitando o archivo de expedien te

� En esta tarea, seleccionamos la opción que nos permite continuar con la tramitación del Expediente.

NOTA:

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� En este momento del flujo de tramitación del expediente, y previamente a la redacción de la resolución, SEFCAN envía al sistema de GRECASA, el NIF del solicitante y la fecha del día en la que se está realizando la tarea, GRECASA verifica si el solicitante tiene algún reintegro en vía ejecutiva y registra en SEFCAN la respuesta.

Esta verificación queda registrada en el expediente y se visualiza en el árbol de tramitación. La respuesta no condiciona la ruta que sigue el expediente ya que es meramente informativa.

� Pulsamos en el botón para volver a la bandeja de tramitación y continuar con la siguiente tarea.

Tarea 4: ¿Requiere Consejo de Gobierno?

� En esta tarea, indicamos si existe o no resolución por el órgano de Gobierno. En nuestro ejemplo, marcamos la opción “NO”.


Tarea 5: Resolución de Concesión

� En esta tarea, generamos el documento de resolución. Para ello:

- Seleccionamos el documento haciendo doble click sobre él.

- Se mostrará un documento para generar. A continuación seleccionamos la línea que contiene dicho documento y pulsamos en el botón “Generar Documento” .

NOTA:

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- Anexamos el fichero que contiene el documento de la “Resolución” , siguiendo los pasos explicados en la tarea 1.

� Una vez generado el documento, pulsamos en el botón

para volver a la bandeja de tramitación y continuar con la siguiente tarea. Nos aparecerá el siguiente mensaje:

� Vamos al botón de y en la pestaña de datos generales subvenciones introducimos la fecha de resolución de la concesión.

Tarea 6: Verifica Reintegro en vía ejecutiva (GRECA SA) � Observamos que durante la tramitación del expediente se hacen dos comprobaciones:

- La primera comprobación ya descrita, antes de la resolución: Esta comprobación es simplemente informativa.

- En la segunda comprobación , SEFCAN envía al sistema de GRECASA el NIF del solicitante y la fecha de resolución de concesión. En este caso, la respuesta condiciona la ruta que seguirá la tramitación del expediente. De esta manera:

o Si el solicitante tiene un reintegro en vía ejecutiva el sistema presentará la opción de archivar el expediente o continuar la tramitación.

o Si el solicitante está inhabilitado también presenta la opción de archivo o continuar la tramitación.

NOTA: Ambas opciones quedan registradas en el árbol de tramitación.

NOTA:

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Tarea 7: ¿Acepta el Beneficiario? � En esta tarea, podremos marcar una de las tres opciones posibles:

- NO/SI: En función de si el beneficiario acepta o no la subvención concedida

- Si, con RECURSO : Cuando el beneficiario acepta la subvención e interpone recurso.

� En nuestro ejercicio, marcamos la opción “SI” .


Tarea 8: Tramite por documento ADO o AD � En esta tarea, se introduce información sobre la forma de pago. Podemos elegir entre

dos opciones:

- Crear una AD para luego generar documentos O.

- Crear directamente el ADO.

NOTA:

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� En nuestro caso, seleccionamos ADO. Vemos que en el árbol de tramitación hemos elegido realizar un documento ADO (este documento se realizará en el expediente de justificación y pagos).

� El sistema muestra el siguiente mensaje:

� A continuación, completamos esta información en cada una de las pestañas indicadas en el mensaje de error:

Ejercicio 2010

Fecha de publicación No se publican

Cofinanciación No

Tipo de Normativa L (Normativa de Canarias)

Función 72 (Industria)

Actividad Económica L752 (Prestación Pública de servicios a la comunidad en general)

Objeto 1 (Inversiones)

Procedimiento de Pago DIP

Tipo de financiación PA (Presupuestos Autonómicos)

Convenio No

Tipo de subvención 1 (Subvenciones no calificables como ayudas del Estado a Empresas)

Minimis NO

Otras exenciones NO

Observaciones ------

Vigencia Desde 01.01.2010

Vigencia Hasta 31.12.2010

Momento 1 (Justificación anterior al pago)

Plazo Máximo

Origen del Plazo

NOTA:

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� Guardamos los datos y pulsamos en el botón “retroceder” para volver a la tarea.

� Desde la tarea pulsamos en el botón para volver a la bandeja de tramitación.

Tarea 9: Informar datos econômicos � En esta tarea se completan los datos económicos en la pestaña “datos

económicos” .

Tarea 10: Comprobación datos IGAE � En esta tarea se verifican los datos que se enviarán al IGAE.

Tarea 11: Revocación � Si elegimos SI, el expediente se cerrará y finalizará la tramitación del mismo

� Si elegimos NO, continuaremos con la tramitación del expediente y el sistema permitirá los pagos y la recepción de justificaciones de la subvención concedida.

Tarea 12: ¿Finalizados pagos/justificaciones � Esta tarea permitirá cerrar el expediente de concesión (SUBCC). Sin embargo, como

hemos elegido en la tarea anterior la opción de “Justificación/pago” no podremos cerrarlo hasta que no tenga algún expediente de justificación asociado.

NOTA:

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� El sistema muestra la siguiente decisión:

� El siguiente paso, por tanto, será abrir un expediente de justificaciones (SUBJU) asociado a este expediente de concesión (SUBSC)

NOTA: Una vez realizados los pagos se sigue tramitando el expediente de concesión directa para que el sistema de forma automática verifique el saldo pendiente del documento AD y en su caso pueda barrarlo.

3.1.4. Expediente de Ajuste de convocatoria

Un ajuste de convocatoria, se puede realizar de dos formas:

- Desde el propio expediente de convocatoria (SUBCO), cuando la convocatoria que se ajusta está activa y aún no se han permitido crear concesiones asociadas a ella.

En este caso, una vez se ha generado y contabilizado el documento R, el sistema permitirá realizar un ajuste para redistribuir importe entre partidas, realizar incrementos o disminuciones, e incluso generar un nuevo documento R.

- A través del expediente de ajuste de convocatoria ( SUBAJ), cuando la convocatoria que se ajusta está cerrada.

El sistema permitirá realizar ajustes de liberación de saldo y de redistribución de crédito, así como modificaciones no contables.

CASO I: Ajuste desde el expediente de convocatoria SUBCO

� En primer lugar, debemos abrir un nuevo expediente de convocatoria SUBCO y, a continuación, debemos tramitarlo hasta llegar a la tarea ¿Ajustes? siguiendo los pasos explicados en el punto 3.1.1 de este documento. El expediente, deberá tener un documento R generado y contabilizado.

� En nuestro ejercicio, partiremos del siguiente expediente:

NOTA:

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Clase SUBCO

Ejercicio 2009

Número del expediente 2

� En la bandeja de tramitación, hacemos doble click, en la tarea “Ajustes” .

Tarea 1: ¿Realizar ajuste doc. R?

NOTA: El flujo que sigue SEFCAN para el caso de los ajustes Económicos se resume en el siguiente gráfico.

Primero, pregunta si deseamos realizar un ajuste, si contestamos NO pasará al siguiente trámite, en cambio, si contestamos SI, el siguiente trámite nos preguntará si deseamos generar una Nuera R (si optamos por esta opción “Barrará” el Rc que tengamos y nos permitirá generar uno nuevo). Si optamos por NO generar una Nueva Rc, mantendremos la Rc y podremos realizar ajuste “+” / “-” sobre la que venimos tramitando.

NOTA:

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� Seleccionamos la opción “SI” .

Tarea 2: ¿Nueva R?

� La siguiente tarea pregunta si se quiere generar un nuevo documento R, anulando el documento que ya hay creado. En este caso se escogerá la opción “NO” , ya que en nuestro ejemplo vamos a ajustar la R existente.

AJUSTE?

NUEVA R?

SI

NO

SI

NO

Prox. Trámite

Se deberán realizar los ajustes “+” / “-”

Se “Barrará” el Rc anterior, para poder crear un nuevo RC

NOTA:

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Tarea 3: Completar datos

� La tarea que aparece a continuación es “Completar datos” . Tras entrar en la tarea, y antes de tramitarla, iremos a los “datos básicos del expediente” y realizaremos el ajuste correspondiente. Utilizaremos, para el ejemplo, los siguientes valores:

Linea 1

Signo 1 +

Importe Modificado 1 50

Linea 2

Signo 2 -

Importe Modificado 2 50

Efectos 4

Total importe Modificado

NOTA:

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� Tras introducir los datos continuamos la tramitación.

� El sistema detectará automáticamente si hay ajustes positivos y/o negativos y en función de esto, dirigirá el expediente a unas tareas u otras. En este caso, como existe algún ajuste negativo, la primera tarea que veremos será la de “Generación documento R-“ .

Tarea 4: “Generación documento R-“

� Una vez dentro de la tarea, habrá que generar el documento de ajuste de R negativo.

NOTA: Este punto corresponde a la integración con el módulo de contabilidad presupuestaria . Por tanto, para continuar con la tramitación del expediente administrativo será necesario en primer lugar, generar y tramitar el expediente contable correspondiente.

Una vez generado y validado el documento R -, se podrá tramitar la tarea de generación y pasar a la siguiente tarea.

Tarea 5: ¿Ajuste no Contable?

� Esta tarea valdrá para realizar ajustes que no tienen repercusión a nivel contable. En nuestro ejemplo, marcamos “NO” .

� A partir de este punto, la tramitación del expediente de convocatoria SUBCO continuará en la tarea de “Desistir, Renunciar, Ajuste Nuevo” y seguiremos los pasos explicados en el apartado 3.1.2.

NOTA:

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� Por último, vamos a comprobar que tanto el documento R original que tenía el SUBCO, como los datos económicos de éste, han quedado correctos. Para ello, lo que haremos es realizar las siguientes consultas:

- Documento R: Vamos al árbol de tramitación ( ), hacemos doble clic en el documento R original y observamos los datos de importe:

- Datos económicos: Vamos a los datos básicos del expediente, pestaña “Datos Económicos” y comprobamos que, después del ajuste, todos los campos tienen el importe correcto, los totales están cuadrados y además, todos los campos aparecen NO-modificables.


.

NOTA:

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CASO II: Ajuste a través de un Expediente de Ajuste (SUBAJ )

Apertura de un Expediente de Ajuste de Convocatoria

� Los expedientes de ajuste SUBAJ (código de circuito SUBVEN0004) son expedientes que se asociarán siempre a un expediente de concesión (SUBCO).

� Los diferentes ajustes que se pueden realizar desde este tipo de expedientes son 3:

- Liberación de saldo

- Reajuste anualidades

- Sin efecto contable

NOTA: A continuación, se explicará cada tipo de ajuste.

NOTA:

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Tramitación de un Expediente de Ajuste de Convocato ria

� Al iniciar la tramitación se llega a la tarea TA0020, donde el usuario deberá elegir qué acción desea realizar:

� A continuación se detalla cada tipo de ajuste:

- Sin efecto contable: Este tipo de ajuste, como su nombre indica, no realizará ningún ajuste sobre documentos contables. La función de este tipo de ajustes será la de anexar al expediente documentos (Word, Excel, pdf. Etc.) donde se indiquen los cambios realizados a la convocatoria asociada al SUBAJ.

- Reajuste anualidades: Esta opción servirá para mover dinero entre los diferentes ejercicios del documento R del SUBCO. Así, si durante 2010 no se pueden realizar todas las concesiones que se esperaban (por falta de tiempo) y no se consume todo el importe reservado para esa anualidad, el importe restante será posible transferirlo a anualidades futuras.

- Liberación de saldo: Mediante esta opción se procederá al barrado del documento R del expediente SUBCO. Además, y de forma transparente para el usuario, los datos económicos del expediente SUBCO quedarán actualizados con los mismos datos que el documento R, de forma que no existirán diferencias entre los datos.

� Para ejecutar esta opción, el usuario NO deberá informar ningún dato de ajuste en la pestaña de datos económicos, ya que es el propio sistema el que se encargará de realizar el cálculo de disponibles para el posterior barrado (o liberación de saldo). En este caso el usuario deberá proceder de la misma forma que cuando realiza un ajuste en un SUBCO (informando ajustes positivos y negativos línea a línea).

NOTA:

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3.1.5. Expediente de Ajuste de concesiones

Esta funcionalidad nos permitirá llevar a cabo la apertura y gestión de un expediente de ajuste de concesión (SUBDA).

Un expediente SUBDA será necesario asociarlo siempre a un expediente de concesión. Para que el SUBDA pueda asociarse a la concesión (SUBCC o SUBSC), ésta deberá estar activa, y deberá tener algún documento contable contabilizado (R, AD o R y AD). En función de los documentos contables que tenga el expediente de concesión, el expediente de ajuste de concesión escogerá la ruta de tramitación adecuada para realizar el ajuste de documentos contables que corresponda.

Por ejemplo:

- Si una concesión únicamente tiene AD, y se quiere realizar un ajuste positivo, el SUBDA detectará esto y llegará a un ajuste positivo AD (AD+).

- En cambio, si la concesión tiene R y AD, para hacer el mismo ajuste positivo, el SUBDA primero llegará a una tarea de R+ y una vez validado este documento, a una tarea de AD+.

Apertura de un Expediente de Ajuste de Concesiones

Descripción de la Transacción: Esta transacción permite crear un expediente de ajuste de concesiones: SUBDA.

� En primer lugar, debemos abrir y tramitar un nuevo expediente de concesión directa

SUBSC, siguiendo los pasos explicados en los puntos 3.1.3 de este documento, o bien utilizar como referencia, el ejemplo utilizado anteriormente en este documento. En cualquier caso, el expediente, deberá tener un documento R y AD generado y contabilizado.

� En nuestro ejercicio, partiremos del siguiente expediente:

Clase SUBSC

NOTA:

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Ejercicio 2009

Título del Expediente Subvención directa a la Asociación Cultural de Teguise para el

fomento y desarrollo de actividades tradicionales

Número del expediente 55

� Con los siguientes datos económicos:

Linea: Linea 1 Ordinal: 1

Posición Presupuestaria Elemento PEP Importe Solicitado Importe Concedido

G/323B/7201000 09723405 100 100

G/431A/4201000 11411502 200 200

� Como paso previo a la apertura del expediente SUBDA, comprobamos el estado

actual del SUBSC, para ello accedemos al árbol de tramitación de este expediente.

NOTA: Observamos que el campo “STATUS” está marcado como activo (X).

� A continuación, accedemos a la pantalla de “Apertura de expedientes” a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Apertura y gestión de expedientes > Apertura de Expedientes:


NOTA:

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- Código del Circuito: Para el caso de expediente de Ajuste de Concesión, es el SUBVEN0010

- Ejercicio: Año en el que se abre la convocatoria en cuestión


SUBVEN SUBVENCI G2301 SUBVE0010 2009

� Una vez introducidos los datos, pulsamos el botón “Apertura Expdte.”

� Llegamos a la primera pantalla de “datos básicos” del SUBDA. En concreto a la pestaña de “Datos de Tercero” . Como podemos ver si navegamos por las pestañas, únicamente encontraremos modificables los campos de “Título y Cód. de expte. y los campos propios del ajuste” . Todos los datos que se recuperan pertenecen al expediente. de concesión origen. Modificamos el “título del expediente”

Título del Expediente de

Ajuste de Concesiones

Ajuste de la Subvención directa a la Asociación Cultural de Teguise para el fomento y desarrollo de actividades tradicionales

� Una vez informado el título del expediente pulsamos al botón “grabar” ( ) y el sistema nos dará número de expediente.

Núm. Expte: 33

NOTA:

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NOTA: Cuando un SUBDA se asocia a un expediente origen, éste quedará bloqueado de forma que nadie pueda tramitarlo y provocar errores.

� A continuación volvemos a comprobar el estado del SUBSC a través del árbol de tramitación. Observamos que ahora está bloqueado (B).

NOTA: Las pestañas que carga el expediente SUBDA al abrirse, dependen del tipo de expediente origen al que se asocie. Como SUBCC y SUBSC tienen ciertas pestañas distintas, el SUBDA también la tendrá en función de si está asociado a uno o a otro.

� Una vez creado el expediente de ajuste de concesión directa, iniciaremos su

tramitación pulsando en el botón .

NOTA:

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Tramitación de un Expediente de Ajuste de Concesion es

Descripción de la Transacción: Esta transacción permite tramitar un expediente de ajuste de concesión: SUBDA.




� En este caso, vamos a utilizar como ejemplo los datos del expediente creado en el proceso de “Apertura de Ajuste de Concesión” , es decir:


SUBDA 2009 33

NOTA:

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� Tras informar el expediente y pulsar en el botón de “Ejecutar” , accederemos a la bandeja de tramitación el expediente de concesión directa seleccionado.

Tarea 1: Completar Datos

� En la bandeja de tramitación del usuario aparecerá el expediente SUBDA en la tarea “Completar datos” . Hacemos doble click en la tarea para acceder a ella. Una vez dentro de la tarea, pulsaremos el botón de “Datos Básicos” para completar los datos de ajuste que se requieran.

Signo 1 Importe

Modificado 1

Signo 2 Importe

Modificado 2

Efectos Total Importe

Modificado

+ 10 + 20 1 30

� A continuación, pulsamos en el botón para volver a la bandeja de tramitación y continuar con la siguiente tarea.


� En esta tarea es obligatorio generar el documento “Borrador de ajuste de concesión” .

NOTA:

Página 135 de 250

� Una vez generado el documento, volvemos a la bandeja de tramitación para continuar

con la siguiente tarea, pulsando en el botón .

Tarea 3: Generación documento R+

� La tramitación del SUBDA es bastante automática en función del ajuste que se quiere realizar y de los documentos contables que tenga el expediente origen. En este caso, como se está ajustando un SUBSC con R y AD, y lo que se quiere hacer es un ajuste positivo, lo primero que deberemos hacer es un R+.

� En esta tarea, generaremos el documento R+. Como en los datos económicos hemos creado 2 ajustes positivos (uno por partida) al generar el R+ se crearán dos documentos de ajuste positivos con sus respectivos expedientes contables asociados.

� Para poder continuar con la tramitación del SUBDA debemos tramitar ambos expedientes contables. Si intentamos tramitar directamente, se muestra un error como el siguiente:

NOTA:

Página 136 de 250

� En primer lugar, vamos a contabilizar este expediente de gasto. Una vez contabilizado si intentamos tramitar el SUBDA, veremos un nuevo mensaje de error, en este caso informando del segundo expediente de gasto que debemos tramitar para poder continuar:

.

� Por tanto, procedemos, en segundo lugar, a contabilizar también este expediente de gasto.

� Contabilizados todos los expedientes contables que se han creado en la tarea de ajuste R+ podemos continuar la tramitación del SUBDA, pero antes, vamos a consultar qué documentos se han generado y cómo se reflejan en el árbol de tramitación del SUBDA.

- R+ primera posición.

- R+ segunda posición.

NOTA:

Página 137 de 250

- Árbol de tramitación SUBDA.

- Finalizada la comprobación, volvemos a la tarea para continuar con la tramitación del expediente.


Tarea 4: Generación documento AD+

� Procederemos siguiendo los mismos pasos que en la generación del documento contable R+ explicados en la tarea 3.

Tarea 5: Resolución ajuste o modificación de conces ión

� En esta tarea generamos el documento obligatorio. Una vez generado, volvemos a la bandeja de tramitación para continuar con la siguiente tarea, pulsando en el botón

.

Tarea 6: Traspaso datos a SUBCC o SUBSC

� En esta tarea el objetivo es llevar los ajustes que hemos realizado en el SUBDA al expediente origen (SUBSC). Para ejecutar esta operación, pulsamos en el botón

“tramitar” .

NOTA:

Página 138 de 250

� De esta manera, el expediente SUBDA queda cerrado y el expediente origen (SUBSC) se desbloqueará y volverá a tener STATUS = X (activo). Es decir, podremos continuar con la tramitación normal del SUBSC.

� Si ahora pulsamos en el botón de “Datos Básicos” del SUBSC que hemos ajustado y accedemos a la pestaña de “Datos Económicos” , veremos que los datos se han traspasado correctamente.

NOTA:

Página 139 de 250

3.1.6. Expediente de Justificaciones

Esta funcionalidad nos permitirá llevar a cabo la apertura y gestión de un expediente de justificación (SUBJU).

Para abrir un expediente de justificación deben darse dos circunstancias:

- NO podrán abrirse directamente, ya que siempre deben ir asociados a un expediente de concesión (SUBCC, SUBSC o SUCCM).

- NO podrán asociarse a una concesión a menos que ésta ya haya llegado a la tarea de “Justificaciones/pagos o Revocación” .

Apertura de un Expediente de Justificación

Descripción de la Transacción: Esta transacción permite crear un expediente de justificación: SUBJU.

� En primer lugar, debemos abrir y tramitar un nuevo expediente de concesión con convocatoria SUBCC, de concesión directa SUBSC o de convocatoria migrada SUCCM, siguiendo los pasos explicados en los puntos 3.1.2, 3.1.3 y 3.1.10 de este documento

� Para ello, accedemos a la pantalla de “Apertura de expedientes” a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Apertura y ge stión de expedientes > Apertura de Expedientes:

NOTA:

Página 140 de 250

� Se accede a la pantalla de selección donde habrá que informar los siguientes campos para abrir un expediente de concesión de convocatoria:

- Familia y Procedimiento: En todos los expedientes de Subvenciones serán, respectivamente, SUBVEN y SUBVENCI.

- Órgano Gestor: En este ejemplo usaremos el G1401 (Servicios Generales).

- Código del Circuito: Para el caso de un expediente de concesión es el SUBVEN0005.




NOTA: Si pulsamos en el botón de apertura se mostrará el siguiente mensaje de error:

Este mensaje nos indica, que para abrir un expediente de justificación (SUBJU) se debe antes asociar al expediente de concesión correspondiente (SUBSC o SUBCC). Para que desaparezca de la pantalla este mensaje, pulsamos en el botón “Intro” del ordenador.

NOTA:

Página 141 de 250


.

� Se mostrará la pantalla donde tenemos que marcar el criterio por el que queremos realizar la búsqueda del expediente de convocatoria.

� En nuestro ejemplo, marcamos “Selección por clase” y a continuación pulsamos en

el siguiente icono . De esta manera estamos indicando que el expediente que seleccionaremos como origen, lo elegiremos por clase (SUBCC en este caso).

� A continuación, se mostrará una pantalla donde se deberá completar los datos del expediente de concesión con convocatoria al que queremos asociar el expediente de concesión que estamos abriendo.

Clase SUBCC

Ejercicio 2010


NOTA:

Página 142 de 250

� Una vez, identificado el expediente de concesión con convocatoria de origen, podremos volver a la pantalla de “Apertura de Expediente de Concesión” para continuar el proceso:

o Pestaña “Datos de Terceros”: Rellenamos los datos obligatorios:

� Los campos relativos a la “Identidad del tercero” , aparecen informados por defecto.

� Campo “Endosatario”. En los expedientes de justificación (SUBJU), donde se genera el documento de obligación, el usuario podrá elegir si quiere hacer este documento con un endosatario. Para ello, habrá que tener en cuenta los siguientes puntos:

• El campo endosatario lo informaremos con el código de Tercero o Acreedor SAP con el que el endosatario está dado de alta en Tesorería (se puede utilizar el match-code para buscar).

• Con el botón “Verificar” el sistema comprueba que el acreedor informado en “Endosatario” está dado de alta como un “Endosatario” del Tercero al que le haremos la obligación (en el caso de la imagen de arriba, el tercero 27).

NOTA:

Página 143 de 250

� Campo “Endoso”. Si la información de terceros es correcta, el sistema marcará automáticamente este campo. Es importante pulsar el botón

“grabar” ( ) para registrar este cambio en el SUBJU.

� Campo “Tp.bcp.interl”. Una vez el campo “Endoso” esté marcado, debemos escoger uno de los bancos interlocutores del “Endosatario” . Si el Endosatario informado no cumple lo anterior, al pulsar “Verificar” el sistema mostrará un mensaje como este:

Para ello, habrá que ir a “Modificación de acreedores” (Módulo de Tesorería) y añadir el nuevo endosatario al Tercero del expediente. SUBJU. (se necesitará autorización “especial” para poder realizar esta tarea).

¡IMPORTANTE!: Si los datos en la pestaña “Datos de tercero” son correctos, la generación del documento de obligación (en la tarea correspondiente) se ejecutará sin problemas. El documento de obligación quedará así:

NOTA:

Página 144 de 250

NOTA: Las diferencias entre un documento de obligación sin endosatario y un documento de obligación sin endosatario, son dos:

- El campo “Pagador” aparece informado con el “Endosatario” .

- El campo “Supl.vía pago” aparece con el valor “EN” .

- Generando el documento de obligación con Endosatario pueden darse los

siguientes mensajes de error:

NOTA: Este error aparece al intentar generar el documento de obligación. El problema es que el sistema detecta que existe un “Endosatario” informado pero no está activo el campo “Endoso” . Esto puede deberse a que o no se ha pulsado el botón de “Verificar” , o se pulsó pero no se grabó el expediente. a continuación.

NOTA:

Página 145 de 250

NOTA: Este error indica que el banco interlocutor XX no existe para el acreedor que se muestra (en este caso el endosatario). El problema puede ser que tras verificar el endosatario, no se comprobara el banco interlocutor.

o Pestaña “Datos generales subvenciones”: Rellenamos los datos obligatorios: “Proyecto” , “Número de Expediente” y “Municipio” al que se destina la subvención. En función de este municipio se podrán realizar pagos de unas partidas presupuestarias u otras.

� Pulsamos en el botón “Guardar” para grabar el expediente. El sistema nos devolverá el número del nuevo expediente creado.

Núm. Expediente : � Sin cumplimentar más información, guardamos los datos del expediente

y empezamos la tramitación del mismo pulsando el botón

.

� El sistema nos muestra el siguiente mensaje

359

NOTA:

Página 146 de 250

Tramitación de un Expediente de Justificación

Descripción de la Transacción: Esta transacción permite tramitar un expediente de justificación (SUBJU)


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Tramitación d e Expedientes > Bandeja con criterios de selección

� Accedemos a la pantalla de selección de expedientes a tramitar. Seleccionamos el expediente de justificación correspondiente. En nuestro ejemplo, vamos a utilizar los siguientes datos:


SUBJU 2010 359

� Tras informar el expediente y pulsar en el botón de “Ejecutar” , accederemos a la bandeja de tramitación del expediente de justificación seleccionado.

NOTA:

Página 147 de 250

Tarea 1: ¿Solicita abono anticipado?

� El sistema identifica que estamos ante una concesión cuya convocatoria tiene momento = 1 (subvención post-pagable). Esto podemos comprobarlo a través del árbol de tramitación, para ello:

- Buscamos el expediente origen del SUBJU y luego buscamos nuevamente el expediente origen del SUBCC.

- Hacemos doble clic en la carpeta del SUBCO correspondiente para consultar los

datos básicos .

- Accedemos a “Datos Básicos” y a la pestaña “Otros datos y cuadro de financiación” y observamos el campo “Momento” para el ordinal que tenemos en el SUBCC, veremos que la justificación es previa al pago (o subvención post pagable).

- Después de la comprobación, volvemos a la tramitación.

� Al ser una justificación post pagable, se nos da opción a realizar un abono anticipado:

Tarea 2: “Justificación Parcial o Total o última” � En este caso seleccionamos que la justificación es total , de forma que justificaremos

de una vez todo el importe del pago que se realizará con posterioridad.

NOTA:

Página 148 de 250

� El sistema nos avisa para rellenar los datos correspondientes a las justificaciones que

se presentan.

� En esta tarea, ejecutamos dos acciones:

- Generar el Documento Justificativo - Completar la información de la fecha y del importe justificado accediendo

a “Datos básicos” y a la pestaña de “Datos de Pago”. � En nuestro ejercicio utilizamos los siguientes datos:

Fecha de Justificación 30.03.2010

Importe de Justificación 15

NOTA:

Página 149 de 250

� Guardamos los datos y pulsamos el botón “Retroceder” para volver a la tarea.


NOTA:

Página 150 de 250

¡IMPORTANTE!: El ejemplo anterior se ha desarrollado para el caso de una Justificación Previa al Pago (Subvención post-pagable). A continuación se indican los pasos para realizar una Justificación Posterior al Pago, es decir, una única justificación al final del proceso y varios pagos (mensuales, trimestrales, …):

Secuencia de Pasos a seguir para una Justificación Pos terior al Pago (Subvención pre-pagable):

- Abrimos un expediente SUBJU para cada uno de los pagos que se quieren realizar.

- Los expedientes SUBJU se tramitan realizando el documento de obligación hasta el momento de la justificación.

- Al realizar el último pago tramitamos todos los expedientes SUBJU’s y en la pestaña “Datos de pago” se cumplimenta con el siguiente criterio desde primer SUBJU hasta el penúltimo:

• Fecha Justificación � cumplimentar fecha correspondiente al último día del mes o en su caso del trimestre en que se realizó el pago.

• Importe Justificado �� Importe del documento de obligación, o en su caso el que resulte de la justificación (siempre igual o inferior al pago)

• Importe Justificante �� Sin cumplimentar

- La pestaña a cumplimentar del último SUBJU será de la siguiente forma:

• Fecha Justificación �� Fecha de la Justificación única y última (total de todos los documentos de obligación)

• Importe Justificado �� Importe del último documento de obligación

• Importe Justificante �� Importe de la Justificación única y última (total de la justificación de todos los documentos de obligación)

Veamos el siguiente ejemplo: Pagos mensuales (12) de 1.000 euros. Justificación a 31.12.2009 de 12.000 euros.

� 1er. Pago hasta el penúltimo

PAGO 1

PAGO 2

Importe Justificado �� Importe del documento de obligación, o en su caso el que resulte de la justificación (siempre igual o inferior al pago).

�

NOTA:

Página 151 de 250

PAGO 3

Etc, etc… seguimos sucesivamente hasta el penúltimo pago

� Último pago (Último SUBJU)

Tarea 3: Resolución Propuesta de Pago

� En esta tarea tenemos que anexar el documento de la resolución de la propuesta de pago.

Fecha de la Justificación ún ica y última (total de la justificación de todos los documentos de obligación).

Importe de la Justificación única y última (total de la justificación de todos los documentos de obligación).

El mismo procedimiento que los anteriores SUBJU’s.

NOTA:

Página 152 de 250


Tarea 4: Verificación Reintegro en vía ejecutiva (G RECASA)

� En este momento de la tramitación, previa a la realización del documento de obligación, SEFCAN envía a GRECASA el NIF del solicitante y la fecha del día en la que se está realizando la tarea, GRECASA verifica si el solicitante tiene algún reintegro en vía ejecutiva y registra en SEFCAN la respuesta. Esta verificación queda registrada en el expediente y se visualiza en el árbol de tramitación.

� La siguiente tarea preguntará al usuario si el reintegro es en firme y la respuesta deberá ser en base a la información que el usuario consulte desde PICCAC. Una vez se contesta a esta tarea, el sistema le dará al usuario la opción de escoger si quiere o no archivar el expediente y en este caso, continuar normalmente la tramitación.

Tarea 5: Generación del documento O”

� Como en el SUBCC se seleccionó la opción AD, a continuación es necesario generar un documento de obligación O. Si intentamos generar el documento de obligación veremos el siguiente error:

NOTA:

Página 153 de 250

� Rellenamos los datos necesarios para realizar el documento contable.

NOTA:

Página 154 de 250

¡IMPORTANTE!: Este punto corresponde a la integración con el módulo de contabilidad presupuestaria ya que en esta tarea se generará un documento contable O. Por tanto, para continuar con la tramitación del expediente administrativo será necesario en primer lugar, generar y validar/rechazar desde presupuestaria el expediente contable correspondiente.

� Una vez generado y validado el documento contable de obligación O, se podrá ejecutar esta tarea y continuar con la tramitación del expediente pulsando en el botón

.

Tarea 4: “Traspaso datos a SUBCC/SUBSC”

� Esta tarea se encargará de llevar al expediente origen, el pago y las justificaciones realizadas en el SUBJU. El sistema mostrará el siguiente error:

NOTA: El error anterior se debe a que el pago no está realizado realmente. Si nos fijamos en la información de la pestaña “Datos de pago”, veremos que la “Fecha de pago” está en blanco. Hasta que este campo no tenga valor (lo hace un programa automáticamente cada noche) no se podrá traspasar el pago al expediente. SUBCC.

� Si todos los datos son correctos, el usuario únicamente tendrá que tramitar la tarea,

pulsando en el botón .

� Una vez concluida la tramitación consultaremos los datos del SUBCC para comprobar que el proceso se ha realizado correctamente.

NOTA:

Página 155 de 250

NOTA:

Página 156 de 250

3.1.7. Expediente de Reintegro

Esta funcionalidad nos permitirá llevar a cabo la apertura y gestión de un expediente de reintegro para una subvención (SUBRE).

Para abrir un expediente de reintegro deben darse dos circunstancias:

- No podrán abrirse directamente, ya que siempre deben ir asociados a un expediente de concesión (SUBCC o SUBSC).

- Es necesario que el expediente de concesión tenga algún pago realizado.

Apertura de un Expediente de Reintegro

Descripción de la Transacción: Esta transacción permite crear un expediente de reintegro para subvenciones: SUBRE.

� En primer lugar, debemos abrir y tramitar un nuevo expediente de concesión con convocatoria SUBCC o de concesión directa SUBSC, siguiendo los pasos explicados en los puntos 3.1.2 y 3.1.3 de este documento y además realizar al menos un pago para dicho expediente.

En nuestro caso, continuamos con el expediente SUBCC utilizado como ejemplo en este documento, que además tiene un expediente SUBJU asociado con un pago realizado.




NOTA:

Página 157 de 250


- Órgano Gestor: En este ejemplo usaremos el G2301 (Servicios Generales).

- Código del Circuito: Para el caso de expediente de concesión directa es el SUBVEN0006.

- Ejercicio: Año en el que se abre el expediente en cuestión.



� Si pulsamos en el botón de apertura se mostrará el siguiente mensaje de error:

NOTA: Este mensaje nos indica, que para abrir un expediente de reintegro (SUBRE) se debe asociar a un expediente de concesión (SUBCC o SUBSC) previamente. Para que desaparezca de la pantalla este mensaje, pulsamos en el botón “INTRO” del ordenador.


. El sistema mostrará la pantalla donde tenemos que marcar el criterio por el que queremos realizar la búsqueda del expediente de convocatoria.

En nuestro ejemplo, marcamos “Selección por clase” y a continuación pulsamos en

el siguiente icono . De esta manera, estamos indicando que el expediente que seleccionaremos como origen, lo elegiremos por clase (SUBCC en este caso).

NOTA:

Página 158 de 250

� A continuación, se mostrará una pantalla donde se deberá completar los datos del expediente de concesión al que queremos asociar el expediente de reintegro que estamos abriendo.

Clase SUBCC

Ejercicio 2009

Número de Expediente Nº SUBCC

� Una vez, identificado el expediente de concesión con convocatoria de origen, podremos volver a la pantalla de “Apertura de Expediente de Reintegro” para

continuar el proceso. Pulsamos en el botón .

� A continuación se muestra la pantalla de “Datos básicos” del SUBRE, en la que se debe informar del “Título del Expediente de Reintegro” .


Reintegro

Reintegro de la concesión con convocatoria 1

� Una vez completada esta información, se guardarán los datos y el sistema devolverá

el número del nuevo expediente de reintegro.

NOTA:

Página 159 de 250

Núm. Expediente :

� Ahora, aparece una nueva pestaña: “Datos de Terceros” , donde se recupera la

información asociada al beneficiario del expediente de concesión.

8

NOTA:

Página 160 de 250

Tramitación de un Expediente de Reintegro


Esta transacción permite tramitar un expediente de Reintegro(SUBRE).

� Accedemos a la pantalla de “Tramitación de expedientes” a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones >Tramitación de Expedientes > Bandeja con criterios de selección.

� Para empezar, accedemos a la pantalla de “Selección de expedientes a tramitar” . Seleccionamos el expediente de reintegro correspondiente.


SUBRE 2009 8

� Tras informar el expediente y pulsar en el botón “Ejecutar” , accederemos a la bandeja de tramitación del expediente de justificación seleccionado, donde se muestra la primera tarea “Instrucción del Expediente” .

NOTA:

Página 161 de 250

Tarea 1: “Instrucción del Expediente”

� Entrando en la tarea debemos generar los documentos obligatorios “Documentos Justificativos” , “Resolución de justificación” , “Orden de inicio” e “Informe de propuesta de Resolución de Reintegro” .

� Una vez generados los documentos, continuamos con la tramitación pulsando en el

botón .

Tarea 2: “Resolución”

� Accedemos a la siguiente tarea y generamos el documento obligatorio: “Documento de resolución de reintegro” .

NOTA:

Página 162 de 250

� A continuación, completamos en la pestaña “Datos de Reintegro y Recaudación” , los datos relativos a la resolución de reintegro. Usaremos en nuestro ejemplo los siguientes valores:

Forma de

Instar

Tipo de Resolución

de Reintegro

Causa del

Procedimiento

Fecha de

Apertura

Fecha de Resol.

de Reintegro

Importe del

Reintegro

1 3 1B 01.07.2009 10.08.2009 20

� Tras introducir los datos obligatorios y grabarlos, pulsamos en el botón “retroceder”

para volver de nuevo a la tarea.

� Desde la tarea, pulsamos en el botón para volver a la bandeja de tramitación y continuar con la siguiente tarea.

Tarea 3: “Comprobación datos IGAE”

� En esa tarea el sistema comprueba que todos los datos necesarios de la Resolución de Reintegro para IGAE están informados. Una vez realizada esta verificación, se preparan los registros para su posible selección e inclusión en ficheros de IGAE.

� Una vez enviados, pulsamos en el botón para volver a la bandeja de tramitación.

NOTA:

Página 163 de 250

Tarea 4: “Recaudación” � La tarea a la que llegamos es la de “Recaudación” . Aquí introduciremos los datos de

recaudación de reintegro:

Fecha de Ingreso Periodo Resultado Importe Principal Importe de intereses

10.10.2009 1 (P.voluntario) 1 20 --

Nº documento de

ingreso

Fecha

Notificación Inicio de

Ejecución

Libre

Tarea 5: “Comprobación Datos IGAE” � En este caso. la tarea de “Comprobación Datos IGAE” permite validar los datos de

recaudación de reintegro. Si todo es correcto, no habrá problema para continuar con la tramitación. Con esto, quedará cerrado el expediente. SUBRE.

� A diferencia de lo que ocurre en los expedientes de Devolución, en éstos no se llevan los datos de reintegros al expediente de concesión. Para consultar los Reintegros que tiene un SUBCC/SUBSC habrá que hacer uso del árbol de tramitación. Allí se podrán ver todos los expedientes. SUBRE asociados, y podremos acceder a los datos básicos de éstos.

NOTA:

Página 164 de 250

NOTA:

Página 165 de 250

3.1.8. Expediente de Devoluciones

Esta funcionalidad nos permitirá llevar a cabo la apertura y gestión de un expediente de devolución para una subvención (SUBDE).

Para abrir un expediente de devolución deben darse dos circunstancias:

- No podrán abrirse directamente, ya que siempre deben ir asociados a un expediente de concesión (SUBCC o SUBSC).

- Es necesario que el expediente de concesión tenga alguna justificación.

Apertura de un Expediente de Devolución


Esta transacción permite la creación de expedientes de Devolución (SUBDE).

� En primer lugar, debemos abrir y tramitar un nuevo expediente de concesión con convocatoria SUBCC o una concesión directa SUBSC, siguiendo los pasos explicados en los puntos 3.1.2 y 3.1.3. de este documento y además realizar al menos un pago para dicho expediente.

� En nuestro caso, abrimos un nuevo expediente de concesión con convocatoria SUBCC y le asociamos un expediente SUBJU.



NOTA:

Página 166 de 250




- Código del Circuito: Para el caso de expediente de concesión directa es el SUBVEN0007

- Ejercicio: Año en el que se abre el expediente en cuestión




NOTA: Este mensaje nos indica, que para abrir un expediente de devolución (SUBDE) se debe asociar a un expediente de concesión (SUBCC o SUBSC) previamente. Para que desaparezca de la pantalla este mensaje, pulsamos el botón “INTRO” del ordenador.


. El sistema mostrará la pantalla donde tenemos que marcar el criterio por el que queremos realizar la búsqueda del expediente de convocatoria.

NOTA:

Página 167 de 250

� En nuestro ejemplo, marcamos “Selección por clase” y a continuación pulsamos en

el siguiente icono . De esta manera, estamos indicando que el expediente que seleccionaremos como origen, lo elegiremos por clase (SUBCC en este caso).

� A continuación, se mostrará una pantalla donde se deberá completar los datos del expediente de concesión con convocatoria al que queremos asociar el expediente de concesión que estamos abriendo.

Clase SUBCC

Ejercicio 2009


� Una vez identificado el expediente de concesión con convocatoria de origen, podremos volver a la pantalla de “Apertura de Expediente de Reintegro” para

continuar el proceso. Pulsamos el botón .

� A continuación, aparecerá la pantalla de “datos básicos” del SUBDE. Allí el usuario

deberá informar el título de expediente de devolución que corresponda.


Devoluciones

Devolución de la concesión con convocatoria 1

NOTA:

Página 168 de 250

NOTA: Podemos observar que el expediente. de devolución ha recuperado las justificaciones que tiene el expediente origen (SUBCC). Es sobre éstas, sobre las que habrá que hacer las devoluciones deseadas.

� Pulsando en el botón de guardar expediente. obtendremos número de SUBDE.

Núm. Expte.: 12

NOTA:

Página 169 de 250

Tramitación de un Expediente de Devolución


Esta transacción permite la Tramitación del expediente de Devoluciones (SUBDE).



� Para empezar, accedemos a la pantalla de selección de expedientes a tramitar. Seleccionamos el expediente de reintegro correspondiente.


SUBDE 2009 12

� Tras informar el expediente y pulsar en el botón “Ejecutar” , accederemos a la bandeja de tramitación del expediente de justificación seleccionado, donde se muestra la primera tarea: “Devoluciones” .

NOTA:

Página 170 de 250

Tarea 1: “Devoluciones” � La primera tarea a la que llega el expediente es la de “Devoluciones” . En esta tarea

debemos generar el documento obligatorio “Justificación de devoluciones” .

� Después de generado el documento, pulsamos en el botón

para volver a la bandeja de tramitación y continuar con la siguiente tarea.

Tarea 2: “Comprobación datos IGAE” � Una vez dentro de esta tarea, si intentamos ejecutarla directamente pulsando en el

botón. , se mostrará el siguiente mensaje de error:

NOTA:

Página 171 de 250

NOTA: Este mensaje indica que todas las líneas que existan en nuestro expediente de devolución (SUBDE) tendrán que tener una devolución hecha. Si no es así, deberemos completar esa línea o bien borrarla.

� En nuestro ejercicio vamos a completar la línea, ya que es la forma de indicar una devolución. Los datos necesarios son:

Fecha Devolución Importe

Devolución

Nº Documento

Devolución

15. 10.2009 5 1112223334

� Tras introducir los datos y grabarlos, pulsamos en el botón “retroceder” para volver de nuevo a la tarea.

NOTA: Si hubiera justificaciones recuperadas del SUBCC que no quisieran devolverse, habría

que borrar las líneas seleccionándolas 1 a 1 y pulsando el botón .

� Desde la tarea, pulsamos en el botón . De esta manera, el expediente de devolución queda cerrado.

� Una vez cerrado el expediente, podremos comprobar si la devolución que se ha hecho se ve reflejada en el expediente origen (SUBCC en este caso). Si vamos a visualizar los datos básicos del SUBCC correspondiente, en concreto la pestaña “Datos de Pago” , vemos que la devolución se ha llevado correctamente.

NOTA:

Página 172 de 250

NOTA:

Página 173 de 250

3.1.9. Expediente de Convocatoria migración

Esta funcionalidad nos permitirá llevar a cabo la apertura y gestión de expedientes de convocatoria migrada (SUBCOM).

Partimos de que estas convocatorias están ya enviadas a IGAE, por lo que únicamente se tendrán que introducir los datos necesarios para:

- Poder relacionar las concesiones migradas. - Poder tramitar los expedientes de justificaciones.

Apertura de un Expediente de Convocatoria migración


Esta transacción permite realizar la apertura de expedientes de convocatoria migrada (SUBCOM).


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Apertura y ge stión de expedientes > Apertura de Expedientes:




- Código del Circuito: Para el caso de expediente de Convocatoria Migrada es el SUBVEN0011.

- Ejercicio: Año en el que se abre el expediente en cuestión.

NOTA:

Página 174 de 250



� Una vez introducidos los datos, pulsamos el botón “Apertura Expdte.” y llegamos a la pantalla donde debemos informar los datos de la convocatoria migrada. En nuestro ejercicio utilizaremos los siguientes valores:

NOTA:

Página 175 de 250


Convocatoria con Migración

Convocatoria con Migración 1

Marginal 5000

Ordinal 1

Fecha de publicación en BOP 29.09.2009

Tipo Normativa-Convocatoria 2

Descripción Convocatoria con Migración 1

Procedimiento de Pago DIP

Momento 2 (Justificación Pre-Pagable)

Ejercicio Convenio 2009

� Completados todos los datos necesarios, grabaremos los datos pulsando en el botón

, y el sistema nos devolverá el número de expediente creado.

Núm expte:

� Finalmente, pulsamos en el botón para continuar seguidamente, con la tramitación y gestión de este expediente.

210

NOTA:

Página 176 de 250

Tramitación de un Expediente de Convocatoria migrac ión


Esta transacción permite la gestión y tramitación de un expediente de convocatoria migrada (SUCOM).



� Para empezar, accedemos a la pantalla de selección de expedientes a tramitar. Seleccionamos el expediente de convocatoria migrada correspondiente.


SUCOM 2010 210

NOTA:

Página 177 de 250

� Tras informar el expediente y pulsar en el botón “Ejecutar” , accederemos a la bandeja de tramitación del expediente de convocatoria migrada seleccionado, donde se muestra la primera tarea “Introducir datos expediente” .

Tarea 1: “Introducir datos expediente”

� Haciendo doble-clic sobre la tarea entraremos a ésta y procederemos, simplemente, a

tramitarla pulsando en el botón “Ejecutar” .

� En nuestro ejercicio, no es necesario realizar ninguna acción dentro de esta tarea. No obstante, esta tarea permite adjuntar toda la documentación que sea necesaria en cada caso, seleccionando la ayuda de búsqueda correspondiente al campo “Cód Modelo”

NOTA:

Página 178 de 250

� Al seleccionar la ayuda de búsqueda, se abre la ventana que se muestra a

continuación:

� Marcamos “Documento libre” y seleccionamos el documento que necesitamos

adjuntar. Por último, pulsamos en el botón “Abrir”.

NOTA:

Página 179 de 250

� Una vez adjuntado el documento, continuamos con la tramitación pulsando en el botón

.

Tarea 2: “Comprobar datos IGAE” � En la bandeja de tramitación se muestra la tarea de “Comprobar datos IGAE”

hacemos doble click para acceder a la tarea.

� A continuación, tramitamos directamente la tarea, de esta manera el expediente SUCOM queda cerrado y listo para que se le asocien expedientes de concesión migrada (SUCCM).

NOTA:

Página 180 de 250

� Finalmente, accederemos al árbol de tramitación, donde comprobaremos el expediente creado y el flujo de tareas asociado:

NOTA:

Página 181 de 250

3.1.10. Expediente de Concesión con Convocatoria mi gración

Esta funcionalidad nos permitirá llevar a cabo la apertura y gestión de expedientes de convocatoria migrada (SUCCM).

Para poder tramitar un expediente de convocatoria migrada, deben cumplirse los siguientes requisitos:

- Siempre deberá ir asociado a un expediente de convocatoria migrada (SUCOM).

En nuestro ejercicio tomaremos como referencia el expediente de convocatoria migrada generado en el apartado 3.1.9.

- El expediente SUCOM al que la asociamos, deberá estar cerrado.

- El órgano gestor del expediente SUCOM y de concesión migrada deberán coincidir.

Apertura de un Expediente de Concesión con convocat oria migración


Esta transacción permite realizar la apertura de los expedientes de concesión con convocatoria migrados (SUCCM).



� Se accede a la pantalla de selección donde habrá que informar los siguientes campos para abrir un expediente de concesión migrada:


NOTA:

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NOTA: El órgano gestor de la “Concesión con Convocatoria Migración” siempre debe ser el mismo que el de la “Convocatoria Migración” para que se permita su apertura.

- Código del Circuito: Para el caso de un expediente de concesión es el SUBVEN0020.





NOTA: Este mensaje nos indica, que para abrir un expediente de concesión de convocatoria migrada (SUCCM) se debe asociar a un expediente de convocatoria migrada (SUCOM) previamente. Para que desaparezca de la pantalla este mensaje, pulsamos en el botón “INTRO” del ordenador.


. El sistema muestra la siguiente pantalla donde tenemos que

NOTA:

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marcar el criterio por el que queremos realizar la búsqueda del expediente de convocatoria.

NOTA: En nuestro ejemplo, marcamos “Selección por clase” y a continuación pulsamos . De esta manera estamos indicando que el expediente que seleccionaremos como origen, lo elegiremos por clase (SUCOM en este caso).

� A continuación, se mostrará una pantalla donde se deberá completar los datos del

expediente de convocatoria al que queremos asociar el expediente de concesión que estamos abriendo.

Clase SUCOM

Ejercicio 2010


NOTA:

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� Una vez, identificado el expediente de convocatoria de migración origen, podremos volver a la pantalla de “Apertura de Expediente de Concesión” para continuar abriendo el nuevo expediente.

� Seguidamente, se abrirá la pestaña de “Datos de Tercero”, donde deberemos informar los campos del “NIF” y del “País”.

� En nuestro ejemplo utilizaremos los siguientes valores:

NIF 66778899D

País ES

� A continuación, pulsaremos en el botón “intro” del ordenador y el sistema recuperará

los datos del beneficiario.


Pulsando en el botón “INTRO” del ordenador, se cargarán automáticamente los datos de tercero asociados al NIF introducido.

Si el NIF que se informa no está dado de alta en Tesorería, el usuario podrá, o bien completar los datos manualmente, o dejarlos en blanco hasta que el solicitante se convierta en beneficiario y el tercero esté ya dado de alta en SAP y puedan recuperarse sus datos.

� Si grabamos los datos obtendremos el número de expediente SUCCM.

NOTA:

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Núm. Exp:

� A continuación cambiamos de pestaña y accedemos a “Datos generales

subvenciones” , observamos que debemos informar obligatoriamente, los campos de “Proyecto” y el “ordinal de concesión” :

- Proyecto : es un campo libre donde debemos incluir el Título del Expediente

- Ordinal de concesión : Debe ser el valor con el que esta concesión está en IGAE. En nuestro ejemplo utilizaremos los siguientes valores:

Proyecto Concesión con convocatoria migración 1

Ordinal de Concesión 1

� Finalmente, pulsamos en el botón para continuar, seguidamente, con la tramitación y gestión de este expediente.

198

NOTA:

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Tramitación de un Expediente de Concesión con convo catoria migración


Esta transacción permite realizar la tramitación de los expedientes de concesión con convocatoria migrados (SUCCM).




� En este caso, vamos a utilizar como ejemplo los datos del expediente creado en el proceso de “Apertura de un Expediente de Concesión con convoca toria migración” :


SUCCM 2010 198

NOTA:

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� Tras informar el expediente y pulsar en el botón “Ejecutar” , accederemos a la bandeja de tramitación del expediente de concesión con convocatoria migración, donde se mostrará la primera tarea: “Introducir Datos de Expediente” .

Tarea 1: Introducir datos del Expediente

� Haciendo doble-clic sobre la tarea o bien pulsando en el botón “Ejecutar” , entraremos a ésta y procederemos, simplemente, a tramitarla.

� En nuestro ejercicio, no vamos a realizar ninguna acción dentro de esta tarea, no obstante, esta tarea permite adjuntar toda la documentación que sea necesaria en cada caso.

Tarea 2: “Anexar documento AD” � A continuación, la bandeja de tramitación muestra la tarea de “Anexar documento

AD” :

NOTA:

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� Si entramos en esta tarea e intentamos continuar con la tramitación, veremos el siguiente mensaje:

NOTA 1: El mensaje nos indica que debemos acceder a la pestaña de “datos económicos” para informar el expediente contable que queremos anexar. Este expediente se habrá creado durante el proceso de “migración” y aquí se anexará al SUCCM. El proceso de anexión incluirá:

• Actualización pestaña datos económicos • Actualización árbol de tramitación

NOTA 2: Si no tenemos el AD migrado (en el proceso de migración), se deberá crear de la siguiente manera:

Accedemos a la transacción “Apertura de Expediente” y aperturamos un AD con los siguientes datos: Código de circuito C-AD, Código de modelo SUBAD, Tipo de Expediente 08 (Subvenciones) y el Subtipo de Expediente que corresponda 08--.

Este tipo de AD Contabiliza Directamente


Clase Ejercicio Número

GASTO 2010 1002471

� Pulsamos en el botón “Modificar” para poder introducir el número del expediente contable.

� Una vez informado, pulsaremos en el botón “actualizar” y se mostrará la siguiente información en la pestaña de “datos económicos de subvenciones”:

NOTA:

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� Tras introducir los datos y grabarlos (Importe Solicitado e Importe Concedido),

pulsamos en el botón “retroceder” para volver de nuevo a la tarea.

� Antes de continuar con la siguiente tarea, accederemos al árbol de tramitación, donde comprobaremos el expediente contable que se ha anexado.

� Desde la tarea, pulsamos en el botón para volver a la bandeja de tramitación y continuar con la siguiente tarea.

Tarea 3: “Comprobación datos IGAE” � A continuación, tramitamos directamente la tarea. De esta manera, el expediente

SUCCM queda preparado para iniciar el proceso de apertura y tramitación de las justificaciones correspondientes.

NOTA: Este proceso es similar al proceso de Justificaciones y Pagos que se ejecuta en expedientes no migrados (Ver apartado 3.1.6)

NOTA:

Página 190 de 250

3.1.11. Expediente Masiva

Esta funcionalidad nos permitirá llevar a cabo la apertura masiva o en bloque, de expedientes de concesión con convocatoria (SUBCC). Este procedimiento aplicará tanto a los expedientes de concesión con convocatoria migración (SUCCM) como a los expedientes de concesión con convocatoria “normales” (SUBCC).

Apertura de Expedientes Masiva


Esta transacción permite realizar la apertura masiva de concesión con convocatoria.


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Apertura y gestión de expedientes > Apertura de expedientes masiva:

Se accede a la pantalla principal, donde observamos que el campo “órgano gestor” es obligatorio. Por otra parte, debemos elegir el tipo de expedientes que queremos aperturar (migrado o normal) y dependiendo de esta selección, debemos informar obligatoriamente los valores necesarios para localizar el expediente origen (o de convocatoria).

NOTA:

Página 191 de 250

- Si se selecciona “migrado ”, el usuario deberá informar el “marginal de convocatoria” y el “ordinal de convocatoria ”. Estos datos serán los que identifican a la convocatoria en IGAE.

- Si se selecciona “normal ” se deberá informar el expediente SUBCO al que asociaremos los nuevos SUBCC.

CASO I: OPCIÓN “NORMAL”

� Pulsamos la opción “normal” e introducimos como referencia los datos de un expediente SUBCO, previamente aperturado y tramitado según los pasos explicados en el apartado 3.1.1 de este documento. En nuestro ejercicio, utilizaremos el siguiente:

Clase Ejercicio Número Órgano Gestor

SUBCO 2009 255 G2301

Título Convocatoria para entidades Colaboradoras

� A continuación, pulsamos en el botón para llegar a la siguiente pestaña:

NOTA:

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� Podemos observar un listado con la información necesaria para la apertura de subcc’s. Tras introducir un NIF y pulsar en el botón “Intro” del ordenador, el sistema devolverá la información del tercero, siempre y cuando esté dado de alta en la base de datos.

� A continuación, introducimos la lista de beneficiarios y el semáforo pasará a amarillo, quedando preparada la relación de beneficiarios, para la creación de los expedientes correspondientes (sigue sin haber número de expediente).

� En nuestro ejercicio utilizaremos los siguientes datos:

NIF 1 66778899D

NF 2 18042008A

NIF 3 16112008W

NIF 4 29041970P

NIF 5 77889900D

NOTA: En este punto del proceso, podemos salir de la transacción y volver a entrar con los mismos criterios de selección. Observamos que la lista de beneficiarios se mantiene.

� Cuando se considere oportuno, podrán seleccionarse las líneas de las que se desee generar expediente y a continuación, pulsar en el botón “Crear Expediente ”. El

NOTA:

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sistema nos devolverá el número de expediente y pondrá el semáforo en verde . Además, protegerá los datos cerrando la línea.

� Si salimos de la transacción y volvemos a entrar, observamos que el sistema guarda la información y nos permite seguir creando expediente, según se requiera:

� A continuación, vamos a visualizar el expediente que nos ha creado el sistema. Para ello, iremos a la transacción de visualizar datos básicos con el número que nos ha dado (en este caso el SUBCC 133 de 2009). El resultado es el siguiente:

NOTA: Observamos que se ha creado un expediente SUBCC con los datos informados en la pantalla de apertura masiva.

CASO II: OPCIÓN “MIGRADO”

� El caso de la apertura masiva de SUCCM’s es similar, con el añadido de que debemos informar también (si lo conocemos) el expediente de gasto migrado (clase, ejercicio y número). Estos datos se llevarán a la pestaña de datos económicos:

NOTA:

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NOTA: Aunque los campos de “clase” , “ejercicio” y “número” estarán informados, no se habrán recuperado las partidas presupuestarias de ese expediente de gasto. Será durante la tramitación del SUCCM cuando se pedirá al usuario que pulse el botón “actualizar” para recuperar los datos económicos.

NOTA:

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3.2. Otros Procesos

3.2.1. Alta Manual de Operaciones

Entregas Dinerarias


Esta transacción permite llevar a cabo el proceso de Alta de entregas dinerarias. Se trata de un proceso de IGAE, que va asociado a un beneficiario, no a un expediente de tramitación.

PREREQUISITO: Antes o durante la creación de la “Entrega Dineraria” , se debe tener creado uno de los siguientes documentos:

• Un AD + un O (Obligación), o

• Un ADO.

En cualquier caso, serán referenciados al Beneficiario al que se le va a dar de alta una Entrega Dineraria, con tipo de Expediente 09 (TRANSFERENCIA Y OTRAS APORTACIONES DINERARIAS) y el Subtipo de Expediente que corresponda 09--.

Si no se tienen estos pasos, se deberá acceder a la transacción “Apertura de Expediente” y realizar los pasos descritos.

Es muy importante que se recoja el número de la Obligación (caso de AD -> O) o bien el número del ADO, para luego informarlo en el campo “Motivo” de la “Entrega Dineraria”.

� Accedemos a la pantalla principal a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Alta Manual de Operaciones > Entregas Dinerarias.

NOTA:

Página 196 de 250

� Una vez en ella, debemos completar la información del “órgano gestor” que realiza la entrega, el “NIF del beneficiario” , el “país” y la “fecha de entrega” .

NOTA 1: El campo “ordinal de entrega” únicamente tendremos que completarlo (o pulsar “Crear nuevo ordinal”) si ya hemos registrado una entrega para el mismo beneficiario en la misma fecha.

NOTA 2: En este punto, el sistema se conecta con el maestro de Acreedores .



Beneficiario G35150119 (existente en maestro)

Fecha 24.06.2010

País ES

Ordinal de la entrega 1

� En la pantalla siguiente, observamos que el sistema ha recuperado los datos del beneficiario:

NOTA:

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� A continuación, completamos los datos obligatorios que nos van a permitir grabar la entrega dineraria. Estos campos son: el “tipo de entrega” , el “importe” y “motivo” .

Tipo de Entrega 1

Motivo Entrega dineraria para ayuntamiento

Importe 1000 (El importe de la Obligación creada anteriormente)

NOTA: En el campo “Motivo” se debe de informar el número de la Obligación previamente a una descripción real del motivo.

� El sistema nos obliga a introducir el expediente de gasto con el que se relaciona la entrega dineraria. Se verifica la coherencia con un documento de obligación que tenga el mismo beneficiario que el introducido:

NOTA:

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� Si el municipio de la entrega es el del beneficiario realizaremos un click en

y recuperará los datos del beneficiario:

� En el caso de que el lugar de la entrega sea diferente se cumplimentará con los datos propios.

� A continuación, guardamos los datos. El sistema muestra el siguiente mensaje:

.

� Pulsamos en el botón para regresar de nuevo a la pantalla de entrada la de selección.

NOTA:

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Alta Comunicación de prohibiciones


Esta transacción permite gestionar la inhabilitación de un tercero para IGAE (Sanciones, Sentencias y Prohibiciones). Las inhabilitaciones, tienen asociado un tercero, no un expediente de tramitación.

� Accedemos a la pantalla principal a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Alta Manual de Operaciones > Comunicación de prohibiciones.

� Una vez en la pantalla observamos que en la pantalla principal, se encuentran como campos obligatorios: El “NIF del Inhabilitado” , el “País” y el “Motivo” de la inhabilitación. Según el motivo que se informe, se estará creando una Sanción (motivo H), una sentencia (motivo A) o una prohibición (motivo C).

NOTA:

Página 200 de 250

� De nuevo, si se quiere repetir la combinación “Beneficiario + Motivo” para crear una

nueva entrada, habrá que pulsar en el botón “Crear nuevo identificador”

( ).

� Por otro lado, si se quiere realizar una modificación de una inhabilitación ya realizada, informaremos el identificador deseado.

� En nuestro ejemplo, utilizaremos los siguientes valores:


Sancionado A35077817

País ES

Motivo Sentencia (A)

NOTA: En este punto, el sistema se conecta con el maestro de Acreedores y tendrá el siguiente comportamiento:

• Si el inhabilitado existe en el maestro, se auto completará el campo “Número de Acreedor” y en la siguiente pantalla, el sistema recupera los datos del beneficiario.

• Si el inhabilitado NO existe en el maestro, NO se auto completará el campo “Número de Acreedor” y en la siguiente pantalla los datos del beneficiario deberán completarse manualmente.

� En la siguiente pantalla, observamos que el sistema recupera los datos del inhabilitado:

NOTA:

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� A continuación, cumplimentamos la identificación de la inhabilitación (según el anexo de la Orden EHA 875/2007) que es la clave identificativa del procedimiento si el motivo es “C” o “H” , y de la sentencia si el motivo es “A” . Este campo, se trata de un texto libre.

� Completamos obligatoriamente la fecha en la que el sentenciado, sancionado o inhabilitado pierde la condición de beneficiario o entidad colaboradora y la fecha en la que vuelve a obtener la condición de beneficiario o entidad colaboradora.

� Por último, pulsamos en el botón “guardar” , quedando registrada la inhabilitación, tal y cómo muestra el siguiente mensaje:


NOTA:

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3.2.2. Entidades Colaboradoras

Detalle Concesiones Entidades Colaboradoras


Esta transacción permite la gestión de las entidades colaboradoras, relacionada con las siguientes operaciones:

o Terceros (Operación 70 IGAE).

o Concesión (Operación 20 IGAE).

� Accedemos a la pantalla de “Detalle Concesiones Entidades Colaboradoras” a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Detalle Entid ades Colaboradoras > Detalle de Concesiones Entidad Colaboradora.

� Para nuestro ejercicio, partiremos de un expediente de concesión con convocatoria (SUBCC). Este expediente de concesión deberá ir asociado a un ordinal de convocatoria con “Procedimiento de Pago” = Entidad Colaboradora, lo que indica que las concesiones precisarán el detalle de cada beneficiario.

� Antes de continuar, verificaremos que el ordinal de convocatoria al que va asociado

nuestro SUBCC tiene “procedimiento de pago” = Entidad Colaboradora. Para hacerlo, seguiremos los siguientes pasos:

- En primer lugar iremos a la pestaña de “Datos Económicos subvenciones” y mirar el “ordinal de convocatoria” que tiene el SUBCC.

NOTA:

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- Sabiendo el ordinal, consultaremos el árbol de tramitación, a través del botón

.

- Una vez situados en el árbol, pulsaremos en el botón , que nos llevará al árbol de tramitación de la convocatoria (SUBCO) asociada.

- Haciendo doble-clic en la carpeta del SUBCO, llegaremos a los datos básicos de éste, y moviéndonos hasta la pestaña de “Datos BR y Convocatoria” , localizaremos el ordinal de nuestro SUBCC y nos fijaremos que en “procedimiento de pago” aparece Entidad Colaboradora.

- Una vez confirmado que nuestra concesión precisará detalle de Entidades Colaboradoras, seguiremos con el ejercicio.

� Todos los expedientes de concesión con convocatoria están en el mismo trámite, que

es: TR0300- Enlace detalle Entidad colaboradora. En este punto, el usuario ya ha generado un documento AD, por lo que los datos económicos del expediente aparecen “protegidos” .

NOTA: En este punto, es aconsejable anexar los ficheros 70 (Beneficiarios) y 20 (Concesiones), si bien no es obligatorio, a la Concesión.

NOTA:

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� Para poder anexar/cargar los datos de cada beneficiario (Fichero 70) y los detalles de cada concesión (Fichero 20) requeridos por la IGAE, habrá que ejecutar la transacción: Z53ZE_TR_DET_EC.

� Esta transacción nos lleva a la pantalla “Carga de información de detalle de

Entidad Colaboradora” :

� En esta pantalla, debemos informar nuestro expediente y seleccionar, primero, la

carga de la operación 70, y segundo, la operación 20. Los ficheros que cargaremos son:

• Beneficiarios: 70.txt

• Concesiones: 20.txt

� En esta operación el sistema tiene en cuenta las siguientes restricciones:

- No se podrá cargar ninguna concesión (20) a un NIF que no se haya cargado previamente en el fichero de la (70).

- El importe total por anualidad de la AD, deberá coincidir con el importe total por anualidad del fichero (suma del importe de todos los beneficiarios año por año).

NOTA:

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� Durante la carga, veremos una sucesión de pantallas como las siguientes, donde se

indica si la información se está registrando correctamente:

Pantalla 1 (en fichero 70)


� Finalmente, pulsamos guardar para que la información quede registrada.

� Una vez cargados los 2 ficheros, se podrá continuar con la tramitación del SUBCC. Pero antes, comprobaremos cómo se refleja en los datos básicos del SUBCC la carga de los ficheros de Entidades Colaboradoras:

- Para ello (desde la tramitación) iremos a los datos básicos, pulsando el

botón . En la pestaña “Datos de Tercero ” pulsamos el

NOTA:

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botón de Ent. Colaboradoras para acceder al detalle de los datos cargados en el fichero de la operación 70.

- Lo mismo ocurrirá en la pestaña “Datos económicos subvenciones ”. Si seleccionamos una línea y pulsamos el botón de Entidades Colaboradoras., veremos el detalle de concesión.

NOTA: En la carga de los ficheros 70 o 20, de ser necesario reemplazar información cargada con anterioridad se deberá repetir la operación pero con el check “Reemplazar información” marcado.

NOTA:

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Detalle Justificaciones y Pagos Entidades Colaborad oras


Esta transacción permite la gestión de las entidades colaboradoras, relacionada con las siguientes operaciones:

o Justificaciones (Operación 24 IGAE)

o Pagos (Operación 22 IGAE)

� Accedemos a la pantalla de “Detalle Justificaciones y Pagos Entidades Colaboradoras” a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Detalle Entid ades Colaboradoras > Detalle de Pagos y Justificaciones Entidad Colaboradora.

� Para nuestro ejercicio, partiremos de un expediente de justificación (SUBJU). Este expediente de justificación deberá ir asociado a un ordinal de convocatoria con “Procedimiento de Pago” = Entidad Colaboradora, lo que indica que las justificaciones y los pagos precisarán el detalle de cada beneficiario.

� Nuestro expediente se encontrará en el trámite TR0592- Enlace detalle Entidad colaboradora . De nuevo en este punto, si intentáramos continuar con la tramitación del expediente se mostraría el siguiente mensaje:

NOTA: Este mensaje indica que para poder continuar tramitando debemos cargar los detalles de Entidades Colaboradoras de justificación y pagos. Para hacerlo, se ejecuta la transacción Z53ZE_TR_JUST_EC, que lleva al programa de carga.

NOTA:

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� En este punto, debemos informar el expediente y seleccionar, primero, la carga de la

operación 22, y segundo, la operación 24. Los ficheros que cargaremos son:

• Pagos: 22.txt

• Justificaciones: 24.txt

� En esta operación el sistema tiene en cuenta las siguientes restricciones:

- No se podrá cargar ninguna concesión (24) a un NIF que no se haya cargado previamente en el fichero de la (22).

- El importe total por anualidad de la AD, deberá coincidir con el importe total por anualidad del fichero (suma del importe de todos los beneficiarios año por año).

� Durante la carga, veremos una sucesión de pantallas como las siguientes, donde se indica si la información se está registrando correctamente:


NOTA:

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� Una vez cargados los 2 ficheros, se podrá continuar con la tramitación del SUBJU.

Pero antes, comprobaremos cómo se refleja en los datos básicos del SUBJU la carga de los ficheros de Entidades Colaboradoras:

- Para ello (desde la tramitación) iremos a los datos básicos, pulsando el

botón . En la pestaña “Datos de Pago ” pulsamos en el botón de “Ent. Colaboradoras” tras seleccionar la línea de pago, de esta manera, accederemos al detalle de los datos cargados en el fichero de la operación 22.

NOTA:

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- Lo mismo ocurrirá con las justificaciones. Si seleccionamos una línea y pulsamos el botón de Entidades Colaboradoras, veremos el detalle de la justificación.


NOTA:

Página 211 de 250

Detalle de Reintegro Entidad Colaboradora


Esta transacción permite gestionar las entidades colaboradoras, centrándose en el detalle de:

• Resolución de reintegro (operación 26 IGAE). • Recaudación de reintegro (operación 29 IGAE).

� Accedemos a la pantalla de “Detalle Justificaciones y Pagos Entidades Colaboradoras” a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Detalle Entid ades Colaboradoras > Detalle de Reintegro Entidad Colaboradora.

� Para nuestro ejercicio, partiremos de un expediente de reintegro (SUBRE). Este expediente de reintegro deberá ir asociado a un ordinal de convocatoria con “Procedimiento de Pago” = Entidad Colaboradora, lo que indica que los reintegros precisarán el detalle de cada beneficiario.

� Nuestro expediente de reintegro se encontrará en el trámite: TR0020 - Resolución. En este punto, el usuario deberá introducir los datos de resolución de reintegro, ya que si no lo hace y decide continuar tramitando, verá el siguiente mensaje.

NOTA:

Página 212 de 250

� Mediante el botón accederemos a los datos básicos y completaremos todos los campos de resolución de reintegro (son obligatorios y

aparecen marcados con ) con estos valores:

� Después de grabar los datos y volver a la tramitación, veremos que ahora sí se puede

continuar. La siguiente tarea a la que llega el expediente es la siguiente:

� De nuevo, si entramos en la tarea y se quiere continuar con la tramitación, se verá el

mensaje de error:

NOTA: Este mensaje indica que dice que para poder continuar se necesita cargar un fichero con el detalle de entidad colaboradora para la resolución del reintegro. Para hacerlo, ejecutaremos la transacción Z53ZE_TR_REINT_EC: “Detalle de Reintegro Entidad Colaboradora”. Al hacerlo, llegaremos a la pantalla:

NOTA:

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� Aquí el usuario deberá informar su expediente y seleccionar la carga de la operación

26. El fichero que cargaremos es:

• Resolución de reintegro: 26.txt

� En este punto, el sistema realiza las siguientes verificaciones como:

- No se podrá cargar ninguna resolución asociada a un beneficiario que no se haya cargado previamente en el fichero de la (70) del expte. de concesión.

- El importe del reintegro informado en el punto 2 debe cuadrar con la suma de todos los registros del fichero.

� Durante la carga, veremos pantallas como las siguientes, donde se indica si la información que se está cargando es correcta. Tras pulsar “grabar” , todo quedará correcto.

NOTA:

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� Una vez cargado el fichero, se podrá continuar con la tramitación del SUBRE. Pero

antes, comprobaremos cómo se refleja en los datos básicos del SUBRE la carga de fichero de Entidades Colaboradoras.

� Para ello (desde la tramitación) iremos a los datos básicos pulsando . En la pestaña “Datos reintegro y recaudación” veremos el botón de Ent. Colaboradoras. Al pulsarlo veremos el detalle de los datos cargados en el fichero de la operación 26.

� Continuando con la tramitación, el expediente SUBRE llega a la siguiente tarea

“Comprobación datos IGAE” (ya se explica en los apartados correspondientes de este documento)

NOTA:

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� La siguiente tarea es:

� Si pretendemos continuar la tramitación, veremos el error:

NOTA: El mensaje nos indica que deberemos introducir en los datos básicos del SUBRE los datos de recaudación.

� Después de grabar los datos y volver a la tramitación, veremos que ahora sí se puede continuar.

NOTA:

Página 216 de 250

� La siguiente tarea a la que llega el expediente es:

� De nuevo, si entramos en la tarea y se quiere continuar con la tramitación, se verá el

mensaje de error:

NOTA: Lo que dice el mensaje es que para poder continuar se necesita cargar un fichero con el detalle de entidad colaboradora para la recaudación del reintegro. Para hacerlo, ejecutaremos la transacción Z53ZE_TR_REINT_EC. En este caso habrá que cargar el fichero:

• Resolución de reintegro: 29.txt

Durante la carga, veremos pantallas como las siguientes, donde se indica si la información que se está cargando es correcta. Tras pulsar “grabar” , todo quedará correcto.

NOTA:

Página 217 de 250

� Una vez cargado el fichero, se podrá continuar con la tramitación del SUBRE. Pero antes, comprobaremos cómo se refleja en los datos básicos del SUBRE la carga de fichero de Ent. Col.

� Para ello (desde la tramitación) iremos a los datos básicos pulsando . En la pestaña “Datos reintegro y recaudación” veremos el botón de Ent. Colaboradoras. Al pulsarlo veremos el detalle de los datos cargados en el fichero de la operación 29.


NOTA:

Página 218 de 250

3.3. Sistemas de Información

3.3.1. Informes

Esta funcionalidad nos permitirá generar distintos tipos de informes que facilitarán la gestión de la información sobre la tramitación de Expedientes de Subvenciones en el Gobierno de Canarias

Los informes que se mostrarán en este manual son los que indicamos a continuación, y se irán modificando e incorporando nuevos informes en función de los requerimientos del Gobierno de Canarias:

- Informe Datos de Convocatoria

- Informe Datos de Concesiones con Convocatoria

- Informe Datos de Concesiones Directas

- Informe Datos de Pagos

- Informe de Totales

- Informe de número de Concesiones

- Informe de Beneficiarios por órgano gestor y convocatoria

- Informe convocatorias por beneficiario

- Informe ficha de convocatoria

- Informe Operaciones enviadas a la IGAE

Accederemos a los informes a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de Información.

NOTA:

Página 219 de 250

Informe de datos de Convocatorias


Esta transacción permite la emisión del informe de Datos de Convocatoria. En este informe el usuario podrá ver los datos más importantes de los expedientes de convocatoria que se encuentren grabados en el sistema.

NOTA: El informe se mostrará a partir de unos criterios de selección marcados por el usuario. Únicamente aparecerán dos clases de expedientes: SUBCO y SUBSC. De cada uno de los expedientes que se muestre, se darán datos como Título, Marginal y ordinal de convocatoria, datos económicos, etc.

Además, el informe es “navegable”, lo que quiere decir que haciendo clic sobre cualquiera de los expedientes que se muestran, será posible consultar sus datos básicos.

� Accedemos a la pantalla de selección a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de I nformación > Informe de datos de Convocatorias:

NOTA:

Página 220 de 250

� Accedemos a la pantalla de selección.

� Como puede observarse, los únicos campos obligatorios que se deben introducir son la “Clase de expediente” y el “Órgano Gestor” . En estos campos, como en el resto, está permitida la selección por rangos o selección múltiple. A continuación se explica cómo realizar selecciones de este tipo.

- Selección por rangos. Esta es una selección que consiste en poner un rango de valores. Un caso típico es el de informar el número de expte. por ejemplo, el usuario podría querer consultar la información de los expedientes SUBCO de 2009 desde el número 1 hasta el 30. La manera de hacerlo sería así:

NOTA:

Página 221 de 250

- Selección múltiple. Este tipo de selección consiste en informar en un mismo criterio de selección, varios valores, sin tener que ser consecutivos (en ese caso sería un rango). Por ejemplo, si un usuario quisiera visualizar los expedientes SUBCO 2009 con números 1, 13, 15, 16 y 27, lo que habría

que hacer es utilizar el botón de “selección múltiple” . Al pulsarlo veremos:

� Una vez informados los criterios por los que se quiere filtrar, pulsaremos en el botón “Ejecutar” y se mostrará una pantalla como la siguiente:

� Podemos ver los datos más importantes para cada expediente. Puede observarse como para cada expediente SUBCO que se muestra, se calcula el importe total de convocatoria mediante un sumatorio de las líneas del expediente.

NOTA:

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� Como puede verse, el número de expediente aparece subrayado, lo que indica que se puede hacer clic sobre él. Si lo hacemos con alguno, veremos que llegamos a la visualización de los datos básicos. Allí se pulsará el botón “Visualizar Datos Básicos”

( ) y el resultado será el siguiente:


NOTA:

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Informe de datos de Concesiones con Convocatoria 1.


Esta transacción permite la emisión del informe de Datos de Concesiones con Convocatoria. En este informe el usuario podrá ver los datos más importantes de los expedientes de concesión con convocatoria que se encuentren grabados en el sistema.

NOTA: El informe se mostrará a partir de unos criterios de selección marcados por el usuario. Únicamente aparecerán los expedientes de clase SUBCC. De cada uno de los expedientes que se muestre, se darán datos como Título, expediente. de convocatoria al que se asocia, NIF, datos económicos, etc.



Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de I nformación > Informe de datos de Concesiones con Convocatoria:


NOTA:

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� Como puede observarse, el único campo obligatorio que se debe introducir es el “Órgano Gestor” . En este campo, como en el resto, está permitida la selección por rangos o selección múltiple. Además, la clase de Expediente (convocatoria) será obligatoriamente SUBCO. También, la clase de Expediente (concesión) es SUBCC.

� Una vez informados los criterios por los que se quiere filtrar, pulsaremos ejecutar y se

mostrará una pantalla como la siguiente:

� Como puede verse, el número de expediente aparece subrayado, lo que indica que se

puede hacer clic sobre él. Si lo hacemos con alguno, veremos que llegamos a la visualización de los datos básicos.


NOTA:

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Informe de datos de Concesiones Directas 2.


Esta transacción permite la emisión del informe de Datos de Concesiones Directas. En este informe el usuario podrá ver los datos más importantes de los expedientes de concesión directa que se encuentren grabados en el sistema

NOTA: El informe se mostrará a partir de unos criterios de selección marcados por el usuario. Únicamente aparecerán los expedientes de clase SUBSC. De cada uno de los expedientes que se muestre, se darán datos como Título, Marginal y ordinal de convocatoria, NIF, datos económicos, etc.



Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de I nformación > Informe de datos de Concesiones Directas:


NOTA:

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� Como puede observarse, el único campo obligatorio que se debe introducir es el “Órgano Gestor” . En este campo, como en el resto, está permitida la selección por rangos o selección múltiple. Además, la clase de Expediente será obligatoriamente SUBSC.

� Una vez informados los criterios por los que se quiere filtrar, pulsaremos ejecutar y se

mostrará una pantalla como la siguiente:

� Como puede verse, el número de expediente. aparece subrayado, lo que indica que se

puede hacer clic sobre él. Si lo hacemos con alguno, veremos que llegamos a la visualización de los datos básicos.


NOTA:

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Informe de Datos de Pago 3.


Esta transacción permite la emisión del informe de Datos de Pagos. En este informe el usuario podrá ver los datos de pago recogidos por los expedientes de subvención que existan en el sistema.

NOTA: El informe se mostrará a partir de unos criterios de selección marcados por el usuario. En este informe se mostrarán datos de pago de los expedientes de concesión (SUBCC y SUBSC). De cada uno de los expedientes que se muestre, se darán datos como los económicos, importe de pago, número de documento de pago, etc.



Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de I nformación > Informe de datos de pago:


NOTA:

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� Como puede observarse, los campos obligatorios que se deben introducir son la “Clase de expediente origen” y el “Órgano Gestor” . En estos campos, como en el resto, está permitida la selección por rangos o selección múltiple.

� Una vez informados los criterios por los que se quiere filtrar, pulsaremos ejecutar y se mostrará una pantalla como la que aparece a continuación. Como se puede ver, asociado a cada expediente de concesión, aparecen sus números de documento de obligación, con su importe y su fecha de compensación (si ya está pagado).

NOTA:

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� Como puede verse, el número de expediente. aparece subrayado, lo que indica que se puede hacer clic sobre él. Si lo hacemos con alguno, veremos que llegamos a la visualización de los datos básicos.


NOTA:

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Informe de Totales 4.


Esta transacción permite la emisión del informe de Totales de Subvenciones. En este informe el usuario podrá ver de forma resumida y a nivel de concesión, los importes totales más significativos de cada expediente.

NOTA: El informe se mostrará a partir de unos criterios de selección marcados por el usuario. En este informe se mostrarán importes totales de los expedientes de concesión (SUBCC y SUBSC). De cada uno de los expedientes que se muestre se verá el “Importe Concedido Definitivo”; el “Importe Total Justificado”, el “Importe Total Obligación”, etc.



Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de I nformación > Informe de Totales:


NOTA:

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� Como puede observarse, los campos obligatorios que se deben introducir son la “Clase de expediente origen” y el “Órgano Gestor” . En estos campos, como en el resto, está permitida la selección por rangos o selección múltiple.

� Una vez informados los criterios por los que se quiere filtrar, pulsaremos ejecutar y se mostrará una pantalla como la que aparece a continuación. Como se puede ver, asociado a cada expediente de concesión, aparecen sus importes totales de justificación, obligación, concedido, etc.

NOTA:

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� Como puede verse, el número de expediente. aparece subrayado, lo que indica que se puede hacer clic sobre él. Si lo hacemos con alguno, veremos que llegamos a la visualización de los datos básicos.


NOTA:

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Informe de Número de Concesiones 5.


Esta transacción permite la emisión del informe de Número de Concesiones. Este informe muestra el número de concesiones que existen con ciertos parámetros. Como pueden ser la isla, el municipio, si la concesión es nominativa o no, etc.


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de I nformación > Informe de número de concesiones:


NOTA:

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� Como vemos, es obligatorio informar la “clase” de expediente de concesión (que

puede ser SUBCC o SUBSC) y el ejercicio. Estos son los datos mínimos que se deben informar para poder realizar una consulta. Si pulsamos en el botón “ejecutar” , llegamos a una pantalla como la que se muestra:

� Aquí vemos, ordenados por provincia, isla y municipio, el número de concesiones que

existen con las diferentes criterios de selección. Si se decide hacer una selección más “afinada” y buscar, por ejemplo, expedientes SUBCC que sean nominativa = NO, mínimis = NO y entidad colaboradora = SÍ, vemos algo más concreto.

NOTA: Es importante tener en cuenta que este informe muestra Totales. Tanto en número de concesiones con unas determinadas características, como en importes, mostrándose la suma total de los expedientes que cumplen la selección.

� Para realizar este ejercicio utilizaremos los siguientes valores (el resto de campos se pueden completar libremente y realizar varias ejecuciones).

CLASE SUBCC/SUBSC

EJERCICIO 2009


NOTA:

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Informe de Beneficiarios por órgano gestor y convoc atoria 6.


Esta transacción permite la emisión de informes en los que se muestran los beneficiarios que hay para un órgano gestor y una convocatoria indicada.


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de I nformación > Informe de Beneficiarios por órgano gestor y convocatoria:


� Como puede verse, los campos “órgano gestor” , “clase” y “ejercicio” son obligatorios. Las clases de expedientes permitidas son las de convocatoria (SUBSC y SUBCO). Tras informar los valores necesarios veremos un listado como este:

NOTA:

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� Para realizar este ejercicio utilizaremos los siguientes datos:

ÓRGANO GESTOR G0601

CLASE SUBCO

EJERCICIO 2009


NOTA:

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Informe de Concesiones por Beneficiario 7.


Esta transacción permite la emisión del informe de Concesiones por Beneficiario. En el informe se muestran todas las concesiones que tiene un NIF determinado. Como es de suponer, el campo NIF será un dato obligatorio en la pantalla de selección


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de I nformación > Informe de concesiones por beneficiario:


� En ella, como ya se ha comentado, habrá que informar de forma obligatoria el “NIF” , además del “órgano gestor” y el “ejercicio” . Tras hacerlo, llegaremos a un listado como el siguiente:

NOTA:

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� Como vemos en el listado, asociado a cada NIF informado, se muestran sus concesiones (SUBCC o SUBSC), el importe concedido, el importe pagado y el de reintegro.

� Para realizar este ejercicio, utilizaremos los siguientes datos:


NIF 66778899D

EJERCICIO 2009


NOTA:

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Ficha de Convocatoria 8.


Esta transacción permite la emisión del informe de Concesiones por Beneficiario Este informe muestra los datos más importantes de una convocatoria IGAE (marginal + ordinal de convocatoria).

El resultado es una “ficha” que puede ser imprimible y resulta útil para tener a mano los datos más importantes de cada convocatoria sin tener que ir a consultar los expedientes uno a uno.

NOTA: Es importante tener en cuenta que un expediente. SUBCO puede tener varias convocatorias IGAE (1 único marginal de convocatoria pero varios ordinales). En cambio, un SUBSC únicamente tendrá una convocatoria IGAE.


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Sistemas de I nformación > Ficha de Convocatoria:


NOTA:

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� Para nuestro ejercicio, utilizaremos los siguientes valores:


CLASE SUBCO

EJERCICIO 2009

NÚMERO 25

ID. LINEA 2

� Como puede observarse, es necesario informar todos los campos que hacen referencia a una convocatoria. Tras rellenarlos y pulsar en el botón “ejecutar” , llegaremos a una pantalla como esta:

NOTA:

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NOTA:

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3.3.2. Consultas

Aunque a lo largo del manual, se han presentado ejemplos concretos de cómo consultar información útil durante la tramitación, volveremos a recordar en este punto las distintas opciones que permite el sistema. A continuación, explicaremos las siguientes transacciones:

- Visualizar datos básicos

- Modificar datos básicos del expediente

- Árbol de tramitación

- Árbol de documentos

Accederemos a las consultas a través de la siguiente ruta:

Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Consultas:

Visualizar datos básicos 9.


Esta transacción permite la consulta de los datos básicos de cualquier expediente existente en el sistema.

NOTA: Cualquier expediente (abierto para tramitación o cerrado) podrá ser visualizado.


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Consultas > V isualizar datos básicos:

NOTA:

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� Accedemos a la pantalla de selección donde informaremos el expediente que queremos visualizar (clase, ejercicio y número). También podría seleccionarlo a través del campo “Código de expediente”. Es importante saber que el código de expediente “manda” sobre la clase, ejercicio y número. Es decir, si se informa el expediente SUBCO, 2009, 232 y el código de expediente de otro expediente (exp. A), el sistema mostrará los datos del expediente A.

� Tras informar el expediente y pulsando en el botón “Visualizar datos básicos”

( ),accederemos al contenido del expediente.

NOTA:

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� El sistema permite navegar entre las pestañas para consultar los diferentes datos.


NOTA:

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Árbol de Tramitación 10.


Esta transacción permite la consulta del árbol de tramitación de un expediente. El árbol de tramitación de un expediente muestra el histórico de trámites y tareas por los que ha pasado ese expediente.

Esta visualización de datos la podemos ejecutar independientemente de si el expediente está activo o está cerrado.


Menú Usuario > Menú de Subvenciones > Consultas > Á rbol de tramitación:

� Accedemos a la pantalla de selección donde informamos el expediente que deseamos visualizar.

NOTA:

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� Una vez seleccionado, pulsamos en el botón “ejecutar” ( ).

� Automáticamente el sistema muestra la siguiente pantalla:

� En esta pantalla podemos desplegar cada trámite pulsando en el botón ( ). Observamos que al desplegar trámites se pueden ver los documentos (contables incluidos) asociados a cada trámite.

� Haciendo doble clic en un documento, se puede acceder a él en modo visualización. A continuación se muestra el documento de Base Reguladora y el documento R contabilizado.

NOTA:

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� Como puede apreciarse, el árbol de tramitación de un expediente es navegable. Además, haciendo doble clic sobre la tarea asociada al trámite, podemos ver la fecha de ejecución de esa tarea, el usuario que la ejecutó, y demás datos de interés.


NOTA:

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Árbol de Documentos 11.


Esta transacción permite la consulta del árbol de documentos de un expediente.

Este informe nos mostrará todos los documentos asociados a un expediente. El árbol de documentos se puede ejecutar tanto con el expediente activo como cerrado.


Menú Usuario > Menú de Subvenciones >Consultas > Ár bol de documentos:


� Informando el expediente que se quiere visualizar (clase, ejercicio y número) y

pulsando en el botón “ejecutar” ( ) se accede al árbol de documentos en cuestión.

NOTA:

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� Cada documento que se muestra se pude desplegar pulsando en el siguiente icono

( ). Se consigue lo siguiente:

� Haciendo doble clic en alguno de los documentos se puede visualizar (ejemplo:

Propuesta de Resolución).

NOTA:

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4. ANEXO

ORDEN EHA/875/2007, de 29 de marzo, por la

que se determina el contenido y especificaciones

técnicas de la información a suministrar a la

Base de Datos Nacional de Subvenciones regulada

en el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17

de noviembre, General de Subvenciones

Orden ministerial.pdf

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MANUAL DE USUARIO · Este documento, constituye el Manual que se utilizará en las sesiones de formación de SEFCAN como material de apoyo al alumno, para practicar los conocimientos