Manajemen Mutu

PT. OPTIMUS PRIMA INDO

QUALITY MANAGEMENT MANUAL

Position / Jabatan Name/ NameDate /

TanggalSignature /

Tandatangan Prepared by QM Dikifli Zulfan

Reviewed by Direktur Josep Zulfan

Approved by

DirekturJosep Zulfan

PT. OPTIMUS PRIMA INDODokumen No

: QM-01

Revisi : 0

Quality ManualTanggal : 12 Juni 2015

Halaman: 1 dari 26

B A B DAFTAR ISIHALAMA

N 0 Daftar Isi 1 U M U M 4

1.1 Profil Perusahaan

4

1.2 Tujuan

4

1.3 Lingkup Implementasi

5

2 STANDAR YANG DIIMPLEMENTASIKAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN

6

2.1 Standar yang Diimplementasikan dan Ruang Lingkup

6

2.2 Pengendalian Dokumen

6

3 PENDEFINISIAN 74 PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU 8

4.1. Persyaratan Umum

8

4.2. Persyaratan Dokumen

8

4.2.1. Umum

8

4.2.2. Panduan Mutu

8

4.2.3. Pengendalian Dokumen

9

4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu

9

5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 10

5.1. Komitmen Manajemen

10

5.2. Fokus kepada Pelanggan

10


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 2 dari 26

5.3. Kebijakan Mutu

10

5.4. Perencanaan

11

5.4.1. Sasaran Mutu

11

5.4.2.

Perencanaan Sistem Manajemen Mutu11

5.5

Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi11

5.5.1.

Tanggung jawab, dan Wewenang11

5.5.2.

Wakil Manajemen12

5.5.3.

Komunikasi Internal12

5.6

Tujuan Manajamen13

5.6.1.

Umum13

5.6.2.

Masukan Tinjauan Manajemen13

5.6.3.

Hasil Tinjauan Manajemen13

6 MANAJEMEN SUMBER DAYA 14 6.

1. Penyediaan Sumber daya

14

6.2.

Sumber Daya Manusia14

6.2.1.

Umum14

6.2.2.

Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran14

6.3

Infrastruktur15

6.4

Lingkungan Kerja15

7 REALISASI JASA 17 7. Perencanaan Proses-proses Realisasi 17


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 3 dari 26

1 7.

2 Proses-proses yang Berhubungan dengan Pelanggan

17

7.2.1.

Penentuan Persyaratan yang Berhubungan dengan Pelanggan

17

7.2.2.

Tinjauan Persyaratan Jasa18

7.2.3.

Komunikasi Pelanggan18

7.3.

Desain dan Pengembangan19

7.4.

Pembelian19

7.4.1.

Proses Pembelian19

7.4.2.

Informasi Pembelian19

7.4.3.

Verifikasi Jasa yang di Beli19

7.5.

Operasional Jasasi dan Pelayanan20

7.5.1.

Pengawasan Jasasi dan Pelayanan20

7.5.2.

Validasi Proses Jasasi dan Pelayanan20

7.5.3.

Identifikasi dan Mampu Telusur21

7.5.4.

Barang / Dokumen Milik Pelanggan21

7.5.5.

Pemeliharaan Jasa21

7.6

Pengendalian Alat Ukur dan Pantau21

8 PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN 22 8.

1. Umum

22

8.2.

Pengukuran dan Pemantauan22

8.2.1.

Kepuasan Pelanggan22

8.2. Audit Internal 22


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 4 dari 26

2. 8.2.

3.Tindakan Pencegahan

23

8.2.4.

Pengukuran dan Pemantauan Jasa23

8.3.

Pengendalian Ketidaksesuaian Jasa24

8.4.

Analisa Data24

8.5.

Penyempurnaan24

8.5.1.

Perencanaan Perbaikan24

8.5.2.

Tindakan perbaikan25

8.5.3.

Tindakan Pencegahan25

9 LAMPIRAN: SO-1 Struktur Organisasi


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 5 dari 26

B A B I

U M U M

1.1 Profil Perusahaan

Nama Perusahaan


Jenis Usaha:

CONTRACTOR

Alamat Perusahaan:

Head Office:

JL. Meranti No. 77 A Ko.Busines Jungtion G/8 Labuh Baru Timur


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 6 dari 26

Payung Sekaki – Pekanbaru

Tlp: (0761) 8417911

Fax: (0761) 8417910

N.P.W.P No: 72.010.359.7-216.000 Jumlah karyawan: 6 orang

1.2 Tujuan

Pedoman Mutu ini disusun dengan tujuan untuk menetapkan dan

menjelaskan Sistem Manajemen Mutu, dimana PT. OPTIMUS PRIMA

INDO dapat:

a) Menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten memberikan

pelayanan yang sesuai dengan dan memenuhi kebutuhan

pelanggan, para pengguna sistem mutu, serta memenuhi ketentuan

dan peraturan yang ada; dan

b) Mengutamakan kebutuhan pelanggan melalui efektifitas tindakan

di dalam Sistem Mutu, termasuk proses-proses untuk perbaikan

yang berkesinambungan serta pencegahan atas ketidaksesuaian

dengan Sistem Mutu.

1.3 Lingkup Implementasi

Semua persyaratan Standar ISO 9001:2008 diimplementasikan di

PT. OPTIMUS PRIMA INDO, kecuali;

Pasal 7.3; Design and development

Perancangan dan pengembangan tidak diterapkan karena semua

jasa yang dibuat berdasarkan spesifikasi Standar SNI.

Pasal 7.5.2 ; Validation of process for production


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 7 dari 26

Pembenaran proses untuk jasasi tidak diterapkan karena semua

proses dapat dipantau dan diukur pada saat proses sedang

berjalan.

Pasal 7.5.2 ; Customer property

Kepemilikan pelanggan tidak diterapkan karena semua jasa yang

dijual ke customer dibeli dari supplier.

BAB 2

STANDAR YANG DIIMPLEMENTASIKAN

DAN PENGENDALIAN DOKUMEN

2.1 Standar yang Diimplementasikan dan Ruang Lingkup

1. Standar Mutu yang diimplementasikan adalah ISO 9001:2008

2. Ruang lingkup pekerjaan PT. OPTIMUS PRIMA INDO, yaitu;

Well drilling operation services, drilling services, maintenance

services termasuk meliputi semua persyaratan sistem manajemen

mutu ISO 9001:2008 yang digambarkan di “Quality Management


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 8 dari 26

Sytem Diagram QMS-01” termasuk proses utama dan proses

pendukung.

2.2 Pengendalian Dokumen:

Standar-standar yang berkaitan dengan Pedoman Mutu ini

ditunjukkan pada halaman Referensi Matriks Prosedur vs ISO

9001:2008.

BAB 3

PENDEFINISIAN

3. DEFINISI


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 9 dari 26

Istilah-istilah yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu

yang digunakan didalam Pedoman Mutu ini, harus sesuai dengan

definisi yang digunakan di dalam ISO 9001:2008

BAB 4


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 10 dari 26

PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1 Persyaratan Umum

Sistem Manajemen Mutu mencakup penetapan dokumentasi,

implementasi, pemeliharaan, dan perbaikan yang berkesinambungan

atas seluruh proses yang terkait dengan sistem atas semua aktifitas

PT. OPTIMUS PRIMA INDO.

4.2 Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 Umum

Sistem dokumentasi di PT. OPTIMUS PRIMA INDO mencakup:

Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu yang terdokumentasi.

Pedoman Mutu

Prosedur terdokumen yang disyaratkan oleh ISO 9001 : 2008

Prosedur dan instruksi kerja yang digunakan untuk

menunjang pelaksanaan perencanaan operasi dan

pengendalian proses secara efektif.

Rekaman mutu yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008

4.2.2 Pedoman Mutu:

Manajemen bersama-sama dengan Wakil Manajemen dan semua

Manager Departemen menyusun, menetapkan dan memelihara

Pedoman Mutu yang mencakup beberapa hal, yaitu;

Pedoman Mutu tersebut harus memuat:

(1) Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu, termasuk

penjelasannya, lihat item 1.2.


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 11 dari 26

(2) Acuan pada prosedur-prosedur yang telah

didokumentasikan.

(3) Penjelasan atas tahapan serta keterkaitan proses termasuk

Sistem Manajemen Mutu Diagram QMS-01

Management Representative bertanggungjawab dalam

mengendalikan Pedoman Mutu.

4.2.3 Pengendalian Dokumen

Wakil Manajemen yaitu Managemen Representative Sekretariat,

bertanggung jawab terhadap pendistribusian dokumen ke

Departemen atau Bagian terkait.

Persetujuan kecukupan penerbitan, distribusi dokumen,

perubahan dokumen dan status revisi okumen dijelaskan di

“Prosedur Pengendalian Dokumen MR-01”.

4.2.4 Pengendalian Catatan Mutu

Setiap Departemen harus membuat Daftar Catatan Mutu

yang berisi nama catatan mutu, metode penyimpanan, masa

simpan, dan lokasinya.

Catatan mutu yang masa simpannya sudah habis, akan

dipisahkan dari file penyimpanan.

Penyimpanan Catatan Mutu harus tercatat beberapa nama

catatan mutu, metode penyimpanan, masa simpan, dan

lokasinya. Pelaksanaan Pengendalian Catatan Mutu

berdasarkan Prosedur Prosedur Pengendalian Rekaman

Mutu MR-02”.


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 12 dari 26

BAB. 5

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1 Komitmen Manajemen

Direktur Utama bertanggung jawab atas seluruh tanggung jawab

manajemen yang berhubungan dengan pengembangan dan perbaikan

Sistem Manejemen Mutu.

Tanggung jawab tersebut meliputi :

a). Mengkomunikasikan kepada seluruh organisasi mengenai

pentingnya pemenuhan kebutuhan pelanggan, pemenuhan

ketentuan maupun peraturan yang berlaku, serta aspek-aspek

hukum yang ada di dalam.

b). Menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu (lihat elemen

5.3 dan 5.4.1).

c). Melakukan Tinjauan Manajemen (lihat elemen 5.6).

d). Memastikan tersedianya Sumber Daya yang diperlukan (lihat

elemen 6).

5.2 Fokus Kepada Pelanggan


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 13 dari 26

Direktur Utama harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan

ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan pencapaian kepuasan

pelanggan (lihat elemen 7.2.1. dan 8.2.1).

5.3 Kebijakan Mutu

LIHAT LAMPIRAN KEBIJAKAN MUTU

Kebijakan mutu dikomunikasikan ke seluruh tingkat organisasi untuk

dipahami, dilaksanakan dan dipelihara.

PT. OPTIMUS PRIMA INDO akan selalu meninjau sistem manajemen

mutu sekali dalam dua tahun untuk mengikuti perkembangan

tehnologi dan kebutuhan harapan pelanggan.

Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pengendalian

Kebijakan Mutu dan memastikan bahwa Kebijakan Mutu tersebut

telah disosialisasikan serta dipahami oleh semua level di dalam

organisasi.

5.4 Perencanaan

5.4.1 Sasaran Mutu

Pucuk Pimpinan memastikan bahwa sasaran mutu,

termasuk yang diperlukan yang diperlukan untuk

memenuhi persyaratan pekerjaan/ jasa ditetapkan

pada fungsi dan tingkat relevan dalam organisasi.

Sasaran mutu harus terukur dan taat azas dengan

kebijakan mutu.

Sasaran mutu PT. OPTIMUS PRIMA INDO, lihat

lampiran Tabel “Sasaran Mutu Departemen Q0-01”.


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 14 dari 26

5.4.2 Sistem Manajemen Mutu:

Pucuk Pimpinan memastikan bahwa:

A. Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan

untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan

sasaran mutu.

B. Keterpaduan sistem manajemen mutu dipelihara

bila perubahan pada sistem manajemen mutu

direncanakan dan diterapkan, lihat dokumen al;

1. Matrix SMM-ISO 9001:2008

5.5. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang

Pelaksana tugas harus melaksanakan tanggung jawab

yang diberikan, menghormati aturan, mengatur kerja

sama tugas antar departemen dan, berusaha membuat

efisiensi aktifitas kegiatan kerja.

Perusahaan menetapkan pembagian Tugas Tanggung

Jawab dan Wewenang dan tanggung jawab sesuai

dengan Struktur Organisasi PT. OPTIMUS PRIMA

INDO.

a. Struktur Organisasi PT. OPTIMUS PRIMA

INDO OS-1

b. Uraian Tanggung Jawab dan Wewenang No:

PERS/KCB/011.

5.5.2. Wakil Manajemen


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 15 dari 26

Direktur Utama / Pucuk pimpinan menunjuk Wakil

Manajemen yaitu Bagian yang bertanggung jawab dan

diberi wewenang untuk menjamin pelaksanaan

penerapan Sistem Manajemen Mutu.

- Memastikan proses-proses yang dibutuhkan untuk

sistem manajemen mutu ditetapkan,

diimplementasikan, dan dipelihara.

- Melaporkan kinerja Sistem Manajemen Mutu dan

kebutuhan untuk peningkatan pada Direktur

Utama/ Top Manajemen.

- Melakukan sosialisasi atas kebutuhan-kebutuhan

pelanggan, kepada seluruh jajaran di PT.

OPTIMUS PRIMA INDO

5.5.3. Komunikasi Internal

Metode komunikasi internal di PT. OPTIMUS PRIMA

INDO telah ditetapkan dan diterapkan, yaitu dengan

mengadakan rapat-rapat rutin bulanan untuk level

Departemen yang dihadiri salah satu dan atau seluruh

anggota Direksi dan rapat Tinjauan Manajemen yang

dihadiri oleh salah satu dan atau seluruh Direksi dan

Manager Departemen minimal 1 kali setiap bulan.

Hasil rapat bulanan di catat di Notulen Rapat Bulanan.


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 16 dari 26

5.6. Tinjauan Manajemen

5.6.1. Umum

Tinjauan Manajemen dilakukan 2 kali dalam satu

tahun. Direktur Utama, Para Manager Departemen

mengadakan rapat untuk melakukan peninjauan

secara berkesinambungan.

Rincian tinjauan manajemen dijelaskan di “Prosedur

Rapat Tinjuan Manajemen MR-06”

5.6.2. Masukan Tinjauan Manajemen

Agenda tinjauan manajemen harus meliputi hal-hal

sebagai berikut:

- Tingkat pencapaian dari Kebijakan Mutu dan

Sasaran Mutu.

- Hasil Audit Mutu Internal dan Eksternal.

- Status dari Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.

- Keluhan Pelanggan dan Evaluasinya.

- Umpan Balik dari Pelanggan.

- Perubahan pada persyaratan eksternal

- Kesesuaian proses dan kesesuaian jasa.

- Tindaklanjut dari Tinjauan Manajemen

sebelumnya.

- Perubahan yang mempengaruhi Sistem

Manajemen Mutu.


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 17 dari 26

- Saran-saran untuk perbaikan

5.6.3. Hasil Tinjauan Manajemen

Hasil keputusan dari Tinjauan Manajemen harus

mengandung tindakan yang terkait dengan :

(1) Peningkatan Sistem Manajemen Mutu beserta

proses-proses.

(2) Peningkatan jasa yang terkait dengan kebutuhan

pelanggan.

(3) Sumber daya yang diperlukan.

BAB. 6

MANAJEMEN SUMBER DAYA

6. MANAJEMEN SUMBER DAYA

6.1. Penyediaan Sumber Daya

PT. OPTIMUS PRIMA INDO menetapkan dan menyediakan

sumber daya yang diperlukan untuk :

- Implementasi dan memelihara sistem manajemen mutu

dan meningkatkan keefektifannya secara terus

menerus.

- Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi

persyaratan pelanggan.

Penjelasan rinci penyediaan SDM, lihat Struktur Organisasi


6.2. Sumber Daya Manusia


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 18 dari 26

6.2.1. Umum

PT. OPTIMUS PRIMA INDO menentukan kualifikasi

karyawan atas dasar pendidikan, pelatihan,

keterampilan, dan/atau pengalaman yang harus

dimiliki atau memberikan pelatihan yang memadai

untuk memenuhi persyaratan yang ditentukan bagi

personil yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas-

tugas yang diberikan.

6.2.2. Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran

● Spesifikasi Pelatihan

Spesifikasi pelatihan pendidikan berdasarkan

pelatihan pengetahuan umum karyawan baru;

pelatihan pengetahuan, tehnik, ketrampilan

berdasarkan jabatan; Pelatihan Pendidikan

Lapangan (OJT); dan sertifikat pelatihan.

● Rencana dan Pelaksanaan Pelatihan Pendidikan.

Dibuat rencana pelatihan pendidikan berdasarkan

spesifikasi pelatihan pendidikan yang

dikoordinasikan oleh Bagian Personalia dan setiap

Manajer/ Manager Bagian, dan disahkan oleh

Direktur Utama.

Pelaksanaannya proses pelatihan dapat

dilaksanakan secara internal maupun eksternal.

Proses pelatihan dijelaskan di Prosedur Pelatihan

No: HR-01

● Evaluasi Pelatihan


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 19 dari 26

Manager HRD bersama Manager Departemen

melakukan evaluasi effektifitas hasil pelatihan

dengan membandingkan kinerja personil yang

bersangkutan selambat-lambatnya enam bulan

setelah pelatihan. Data pelatihan dan hasil

evaluasi pelatihan personil bersangkutan

dilakukan updating dan dipelihara oleh Bagian

HRD.

6.3. Infrastruktur

PT. OPTIMUS PRIMA INDO mengidentifikasi kebutuhan

infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian

jasa, termasuk didalamnya :

(a) Bangunan, ruang kerja beserta fasilitasnya yang

berhubungan.

(b) Peralatan proses, baik perangkat keras ataupun

perangkat lunak.

(c) Sarana pendukung (seperti: transportasi, komunikasi,

dan lain-lain).

Bagian Manager Departemen terkait bertanggung

jawab terhadap identifikasi kebutuhan alat kerja/

infrastruktur yang diperlukan dengan persetujuan

Direktur.

Bagian Maintenance Departemen Jasasi bertanggung

jawab terhadap perawatan.

6.4. Lingkungan Kerja


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 20 dari 26

PT. OPTIMUS PRIMA INDO mengatur dan memelihara

lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai

kesesuaian jasa.

Lingkungan kerja meliputi, antara lain;

1. Penggunaan Alat Pelindung Diri dari pekerjaan yang

mengandung resiko kecelakaan dan kesehatan misalnya

karena kebisingan, getaran dan polusi.

2. Pemberian tanda-tanda keselamatan kerja di lapangan

yang memenuhi K3.

3. Melakukan interaksi dengan masyarakat disekitar

tempat kerja dengan memberikan sosialisasi

keberadaan pekerjaan dan menampung pertanyaan-

pertanyaan masyarakat bila terdapat keluhan dan

mengupayakan tindakan perbaikan yang diperlukan.


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 21 dari 26

BAB. 7

REALISASI JASA

7. REALISASI JASA

7.1. Perencanaan Proses – proses Realisasi Jasa dan Jasa:

PT. OPTIMUS PRIMA INDO membuat rencana dan

mengembangkan proses-proses yang diperlukan untuk

pelaksanaan jasasi.

Perencanaan realisasi Jasa serta realisasi proses-proses

tersebut dibuat sebagai berikut;

Menetapkan sasaran mutu dan persyaratan mutu

Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen

dan penyediaan sumber daya.

Kegiatan pemeriksaan material masuk, inspeksi

pekerjaan dalam proses, pekerjaan akhir kriteria

keberterimaan material dan hasil pekerjaan/ jasa

Rekaman yang diuperlukan untuk memberikan

bahwa proses realisasi pekerjaan yang dihasilkan

memenuhi persyaratan.

7.2. Proses – Proses yang berhubungan dengan Pelanggan


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 22 dari 26

7.2.1. PT. OPTIMUS PRIMA INDO menetapan

persyaratan yang berkaitan dengan dengan Jasa dan

Jasa sebagai berikut:

● Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan,

termasuk persyaratan untuk penyerahan dan

kegiatan pasca penyerahan jasa.

Persyaratan undang-undang dan peraturan-

peratuan yang berkaitan dengan jasa atau

pekerjaan.

Persyaratan tambahan yang ditentukan oleh PT.

OPTIMUS PRIMA INDO

7.2.2. Tinjauan persyaratan berkaitan dengan jasa atau

pelaksanaan pekerjaan.

Bagian Operasi bersama-sama dengan Bagian

terkait lainnya meninjau persyaratan berkaitan

dengan jasa atau pelaksanaan pekerjaan dalam

bentuk penyampaian penawaran, penerimaan

kontrak, penerimaan perubahan kontrak dan

kemampuan PT. OPTIMUS PRIMA INDO untuk

memenuhi persyaratan yang ditentukan.

7.2.3. Komunikasi Pelanggan

Bagian Operasi menetapkan dan menerapkan

pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan

pelanggan berkaitan dengan;

Informasi jasa atau pelaksanaan pekerjaan.

Pertanyaan, penanganan kontrak termasuk

perbahan.


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 23 dari 26

Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan

pelanggan ( 8.2.1, dan 8.5.2. )

Rincian tentang pelaksanaan proses penetapan

persyaratan, tinjauan persyaratan dan komunikasi

dengan pelanggan berdasarkan

a). Business Quality Plan-Operation QP-3

7.3. Perancangan dan Pengembangan

Proses design and development (Perancangan dan

Pengembangan) tidak diimplementasikan, lihat penjelasan di

item 1.3

7.4. Pembelian

7.4.1. Proses Pembelian

Prosedur Pembelian, Seleksi dan Evaluasi Supplier

mengacu pada “Prosedur Pembelian, Seleksi dan

Evaluasi Supplier Pemasok No. FA-09”

PT. OPTIMUS PRIMA INDO memastikan bahwa

material/ jasa yang dibeli sesuai dengan persyaratan

pembelian yang ditentukan.

Evaluasi terhadap supplier/ pemasok dilakukan

minimal 2 kali dalam 1 tahun kemudian setelah

evaluasi pertama.


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 24 dari 26

Kriteria penilaian supplier/ pemasok berdasarkan mutu

jasa, waktu pengiriman, harga, pelayanan dan terminj

pembayaran.

Hasil evaluasi supplier disimpan dan dipelihara.

7.4.2. Informasi Pembelian

Sebelum pesanan pembelian, penanggung jawab

Bagian Pembelian - Departemen Finance Accounting

mengajukan permintaan pembelian ke Direktur Utama

dilengkapi dengan informasi antara lain; jenis barang

yang dibeli, jumlah, harga, supplier dan persyaratan

mutu

7.4.3. Verifikasi Jasa yang di beli

Pemeriksaan Barang Datang:

Untuk memastikan barang yang sesuai dengan

persyaratan, harus dilakukan pemeriksaan material

oleh Bagian Departemen yang mengajukan permintaan

Bila material yang dipasok oleh pemasok tidak

memenuhi persyaratan akan dikembalikan ke pemasok

untuk diganti dengan yang sesuai dengan persyaratan.

Penerimaan material dilaporkan oleh Bagian terkait ke

Bagian Finance Accounting untuk proses pencatatan

inventory dan pembayaran.

7.5. Penyediaan Jasa:

7.5.1. Pengendalian Penyediaan Jasa


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 25 dari 26

Bagian Operasi bertanggung jawab untuk

merencanakan jasa dan kebutuhan material dalam

keadaan terkendali, yang mencakup antara lain, yaitu;

1.Tersedianya informasi yang menguraikan

karakteristik pekerjaan/ jasa, yaitu: informasi

kedatangan kapal dan termasuk dokumen terkait

lainnya.

2.Tersedianya instruksi kerja atau dokumen kapal

3.Pemakaian alat yang diperlukan untuk pelaksanaan

penyediaan jasa.

4.Tersedianya dan pemakaian sarana atau alat

pemantauan dan pengukuran.

5.Penerapan kegiatan-kegiatan pelepasan, penyerahan

dan pasca penyerahan.

Rincian pengendalian proses jasa, pelepasan penyerahan

dan paska penyerahan jasa, dijelaskan di beberapa

dokumen, antara lain yaitu:

a. Quality Plan QP-03

b. Sistem Manajemen Mutu Diagram QMS-01

7.5.2. Proses Validasi Pelaksanaan Pekerjaan:

Proses Validasi Pelaksanaan Pekerjaan tidak

diimplemnentasikan karena semua proses dapat dilakukan

pemantauan dan pengukuran pada saat proses dilaksanakan

sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja setiap proses.

7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur:

● Identifikasi


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 26 dari 26

Jasa diberikan identifikasi antara sesuai dengan

nama kapal, muatan kapal, tanggal, nama

pelabuhan , nama sub-agent, nama principle

● Mampu Telusur

Mampu telusur untuk status jasa sehubungan dari

hasil pemantauan dan pengukuran jasa dicatat

sesuai dengan formulir terkait

7.5.4. Barang Milik Pelanggan:

Proses barang titipan milik pelanggan tidak

diimplementasikan karena PT. OPTIMUS PRIMA

INDO karena principle tidak pernah menitipkan

barang untuk kegiatan unloading dan loading cargo

kapal.

7.5.5. Pengawetan

● Penerimaan, Penyimpanan dan Pengeluaran

Material:

PT. OPTIMUS PRIMA INDO tidak menerapkan

klausal 7.5.5. karena barang yang dibeli untuk

kepentingan operasi dan kantor adalah barang

atau barang cetakan yang bersifat consummable

untuk langsung dipakai masing-masing

Departemen.

7.6. Pengendalian Alat Ukur dan Pantau


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 27 dari 26

PT. OPTIMUS PRIMA INDO tidak menerapkan klausal

7.5.5 karena untuk pemantauan dan pengukuran proses

dan hasil jasa tidak menggunakan alat ukur.

BAB. 8

PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN

8. PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN

8.1. Umum:

PT. OPTIMUS PRIMA INDO merencanakan, menetapkan,

menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran,

analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk peningkatan

sistem mutu, untuk sbb:

1. Memperagakan kesesuaian pekerjaan/ jasa.

2. Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.

3. Terus menerus memperbaiki keefektifan sistem

manajemen mutu.

8.2. Pemantauan dan Pengukuran:

8.2.1. Kepuasan Pelanggan:


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 28 dari 26

PT. OPTIMUS PRIMA INDO memantau informasi

berkaitan dengan persepsi atau kepuasan pelanggan

apakah PT. OPTIMUS PRIMA INDO telah memenuhi

persyaratan pelanggan. Metode pengukuran persepsi

atau kepuasan pelanggan yaitu dengan cara mengirim

angket survey kepuasan pelanggan secara berkala

setiap tahun dengan cara sampling.asan Pelanggan

setiap tahunra sampling

8.2.2. Audit Internal:

PT. OPTIMUS PRIMA INDO melakukan audit mutu

internal untuk menentukan apakah sistem manajemen

mutu memenuhi persyaratan Standar ISO 9001:2008

sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan

organisasi diterapkan dan dipelihara secara efektif.

Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk membuat

jadwal tahunan dan membuat rincian jadwal audit

mutu internal. Jadwal kegiatan audit mutu internal

ditetapkan sebanyak minimal 2 kali dalam satu tahun

dengan mempertimbangkan status dan pentingnya

proses dan bidang yang diaudit.

Kriteria Wakil Manajemen Mutu, Lead Auditor dan

Auditor Internal harus pernah mengikuti pelatihan

Audit Mutu Internal dan atau oleh Lembaga lainnya.

Ruang lingkup audit mutu internal meliputi semua

proses sistem manajemen mutu.

Pemilihan Auditor, Auditor tidak boleh mengaudit

pekerjaan mereka sendiri. Hasil audit mutu internal


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 29 dari 26

dilaporkan kepada Management oleh Wakil

Manajemen.

Rincian proses audit mutu internal dijelaskan di

“Prosedur Audit Mutu Internal MR-03”.

8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses:

PT. OPTIMUS PRIMA INDO melakukan pemantauan

dan pengukuran dari proses sistem manajemen mutu.

● Meliputi proses jasa termasuk pengukuran dan

pemantauan proses-proses pendukung, proses

manajemen dan hasil pekerjaan sub-agent.

Rincian pemantauan dan pengukuran proses

dijelaskan di dokumen prosedur dan intruski

kerja terkait dari setiap proses.

8.2.4. Pengukuran dan Pemantauan Jasa:

Pengukuran dan pemantauan karakteristik jasa untuk

memverifikasi bahwa persyaratan jasa dipenuhi

dilakukan pada tahapan-tahapan proses realisasi jasa

dan jasa sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Pengukuran dan pemantauan jasa dilakukan oleh

Bagian Operasi dengan melakukan pemantauan sesuai

dengan prosedur dan instruksi kerja yang ditentukan.

Bila hasil jasa tidak sesuai dengan persyaratan mutu

maka jasa yang tidak sesuai akan dikendalikan sesuai

dengan Prosedur Penanganan Jasa Tidak Sesuai No:

MR-05.


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 30 dari 26

8.3. Pengendalian Ketidaksesuaian Jasa:

PT. OPTIMUS PRIMA INDO memastikan bahwa hasil

pekerjaan jasa yang tidak sesuai pada persyaratan diberi

tanda dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian atau

penyerahan yang tidak disengaja. Bagian Operasi bersama

Departemen terkait bertanggung jawab untuk melakukan

analisa dan menentukan tindakan perbaikan.

Rincian penanganan jasa tidak sesuai dijelaskan di Prosedur

Penanganan Jasa Tidak Sesuai No: MR-05.

8.4. Analisa Data

PT. OPTIMUS PRIMA INDO menetapkan, menghimpun dan

menganalisa data untuk memperagakan kesesuaian dan

keefektifan sistem manejemen mutu dan menilai di mana

perbaikan berlanjut “Continual Improvement” sistem

manajemen mutu dapat dilakukan. Hal ini mencakup data

yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran dari

sumber yang relevan.

Analisis data harus memeberikan informasi yang berkaitan

dengan antara lain, yaitu;

hasil survey kepuasan pelanggan,

kesesuaian persyaratan jasa atau pekerjaan,

karakteristik dan kecenderungan proses dan jasa

dan peluang untuk tindakan pencegahan,

dan pemasok.


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 31 dari 26

8.5. Perbaikan:

8.5.1 Perbaikan berkesinambungan (Continual

Improvement):

PT. OPTIMUS PRIMA INDO secara terus-menerus

memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu

melalui pemakaian kebijakan mutu, sasaran mutu,

hasil audit, analisis data, tindakan koreksi, dan

pencegahan dan tinjauan manajemen. Usulan

continual improvement dapat diajukan oleh Bagian

terkait dan Wakil Manajemen untuk ditinjau dan

diputuskan oleh Top Managment. Usulan continual

improvement dapat berupa usulan perubahan dan

peningkatan jasa dan, proses, sistem manajemen mutu,

sumber daya dan organisasi.

8.5.2 Tindakan Perbaikan:

PT. OPTIMUS PRIMA INDO harus melakukan

tindakan perbaikan untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya secara

efektif dan terus menerus berdasarkan “Prosedur

Tindakan Perbaikan dan Pencegahan MR-04” , yaitu

meliputi:

Mencatat ketidaksesuaian termasuk keluhan

pelanggan.

Melakukan analisa penyebab ketidaksesuaian.


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 32 dari 26

Merencanakan kebutuhan tindakan untuk

memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak

terulang.

Menetapkan dan melakukan tindakan perbaikan

yang diperlukan.

Memverifikasi hasil tindakan perbaikan dan

mencatat hasilnya.

Melaporkan tindakan pencegahan untuk tinjauan

manajemen mutu dengan mengadakan Rapat

Tinjauan Manajemen secara berkala yaitu 2 x

dalam satu tahun untuk masukan dalam

peningkatan sistem mutu yang berkelanjutan.

8.5.3. Tindakan Pencegahan:

PT. OPTIMUS PRIMA INDO harus menetapkan

tindakan untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian potensial untuk mencegah terjadinya

berdasarkan “Prosedur Tindakan Perbaikan dan

Pencegahan MR-04” , yaitu meliputi:

Menetapkan mencatat ketidaksesuaian yang

potensial

Melakukan implementasi pengukuran-pengukuran

pencegahan untuk tindakan pencegahan dengan

menggunakan histrogram dan analisa datanya dan

menganalisa potensi ketidaksesuaian.


: QM-01

Revisi : 0


Halaman: 33 dari 26

Merencanakan kebutuhan akan tindakan

pencegahan untuk mencegah terjadinya

ketidaksesuaian.

Memverifikasi hasil tindakan pencegahan dan

mencatat hasilnya.

Melaporkan tindakan pencegahan untuk tinjauan

manajemen mutu dengan mengadakan Rapat

Tinjauan Manajemen secara berkala yaitu 2 x dalam

satu tahun untuk masukan dalam peningkatan

sistem mutu yang berkelanjutan.

Documents

Manajemen Mutu