PT. CATUR DAYA SOLUSI1

IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001:2015

Di PPID LAPAN

ADE IMAN SANTOSO

1 Maret 2017

SIKLUS P-D-C-A

Improvement

(10)

Leadership

(5)

Support &

Operation

(7, 8)

Performance

Evaluaiton

(9)

Planning

(6)

Plan Do

CheckAct

Organization and

its context

(4)

Needs and expectations of

relevant interested parties

(4)

Customer

requirements

Result of the QMS

Customer

satisfaction

Product and

services

Representasi Struktur ISO 9001:2015 dalam siklus PDCA2

4. KONTEKS ORGANISASI

3

4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya

4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak yang Berkepentingan

4.3 Menentukan Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu

4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Proses-prosesnya

4

4. KONTEKS ORGANISASI

4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya

Isu Eksternal:

5

A. Isu Eksternal PPID Utama

No Dimensi Isu

1 Pelanggan/pengguna Ketidakpuasan masyarakat

2 Mitra (KIP & Kominfo) Pembinaan terkait pengelolaan PPID

3 Pustispan Jaringan internet

Belum adanya aplikasi koordinasi antar satker

4 Peraturan PerundanganPerkominfo nomor 4 tahun 2016 tentang sistem manajemen

pengamanan informasi

4.1 Pemahaman Organisasi dan Konteksnya

Isu Internal:

6

B. Isu Internal

No Dimensi Isu

1 Struktur Organisasi Struktur organisasi PPID LAPAN masih bersifat ad hoc

2 Sumber Daya Manusia SDM rangkap jabatan dan tugas

Kompetensi SDM PPID perlu pengembangan

Mutasi pegawai

3 Sarana Prasarana Ruangan pelayanan belum optimal

PC bagi pemohon informasi belum tersedia

Laptop, PC, in focus dan TV monitor belum tersedia

4 Finansial Prioritas anggaran

4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak

yang Berkepentingan

13

No Nama Lembaga/Instansi Persyaratan PIC Keterangan

A Stakeholder Eksternal

1Pemerintah Republik

Indonesia

Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan lnformasi PublikSekretaris PPID Sudah terpenuhi

2Pemerintah Republik

Indonesia

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang

Pelayanan PublikSekretaris PPID Sudah terpenuhi

3Pemerintah Republik

Indonesia

Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010

tentang Pelaksanaan UU 14 Tahun 2008Sekretaris PPID Sudah terpenuhi

4 LAPANPeraturan Kepala LAPAN Nomor 6 Tahun 2011

tentang Pedoman Layanan LAPANSekretaris PPID Sudah terpenuhi

5 LAPANKeputusan Kepala LAPAN Nomor 379 Tahun

2014 tentang PPIDSekretaris PPID Sudah terpenuhi

6 LAPAN

Berita Acara nomor 848B Tahun 2014 tentang

Berita Acara Penetapan Informasi Yang Wajib

Tersedia

Sekretaris PPID Sudah terpenuhi

7Pemerintah Republik

Indonesia

Permenkominfo Nomor 4 tahun 2016 tentang

Sistem Manajemen Pengamanan InformasiSekretaris PPID Belum terpenuhi

8 Satuan Kerja LAPANKeputusan Kepala LAPAN Nomor 15A Tahun

2016 tentang Petugas PPIDSekretaris PPID Sudah terpenuhi

9Masyarakat / Pemohon

Informasi

Penyediaan informasi yang mudah diakses,

cepat, tepat, akuratPPID Utama LAPAN Sudah terpenuhi

10 Perguruan Tinggi

Penyediaan informasi dan dokumentasi

penelitaian dan pengembangan di LAPAN yang

akurat

PPID Utama LAPAN Sudah terpenuhi

4.2 Pemahaman Kebutuhan dan Harapan Pihak

yang Berkepentingan

8

NoNama

Lembaga/InstansiPersyaratan PIC Keterangan

B Stakeholder Internal

1 PPID Pelaksana

Mendapatkan kepuasan pelayanan

PPID Utama terkait pengelolaan

PPID yang baik

PPID Utama

LAPAN

Sudah

terpenuhi

2 Pegawai LAPANTidak ada keluhan terhadap layanan

PPID Utama LAPAN

PPID Utama

LAPAN

Sudah

terpenuhi

4.3 Menentukan Ruang Lingkup Sistem Manajemen

Mutu (SMM)

Ruang Lingkup Penerapan Sistem Manajemen Mutu:

“Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Publik

Di Bidang Penelitian Dan Pengembangan

Penerbangan Dan Antariksa”

Pengecualian penerapan pada klausul ISO 9001:2015,

a. 8.3 Rancangan dan Pengembangan

b. 7.1.5.2 Mampu Telusur Pengukuran

9

4.4 Sistem Manajemen Mutu dan Proses-prosesnya

10

Vis

i, M

isi,

Ke

bijaka

n,

Lin

gkup

, S

asara

n d

an

Pro

gra

m

PIHAK YANG

BERKEPENTINGAN

Customer

Pemohon

Informasi

Proses Inti

PERMOHONAN

INFORMASILAPORAN

JAWABAN

INFORMASI

PENGELOLAAN

KEBERATAN

PIHAK YANG

BERKEPENTINGAN

- Kecepatan

- Tepat Waktu

- Kepuasan

Proses Kontrol

PENINGKATANPERENCANAAN

PENGELOLAAN

SARANA DAN

PRASARANA

MANAJEMEN

SUMBER DAYA

MANUSIA

DOKUMENTASI

INFORMASI

NO DOK : BPM-PPID-01 NO REVISI : 0 TANGGAL : 1 Juni 2016 HALAMAN : 1 dari 1

PETA PROSES BISNIS

EVALUASI

KINERJA

Pejabat Pengelola Informasi dan

Dokumentasi

PENGENDALIAN

LAYANAN

INPUT PROSES OUTPUT

Proses Pendukung

5. KEPEMIMPINAN

11

5.1 Kepemimpinan dan Komitmen

5.1.1 Kepemimpinan dan Komitmen untuk Sistem Manajemen Mutu

5.1.2 Fokus Pelanggan

5.2 Kebijakan Mutu

5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Kewenangan Organisasi

12

5. KEPEMIMPINAN

5.1 Kepemimpinan dan Komitmen

13

Top Manajemen menetapkan :

1. Kebijakan mutu

2. Sasaran mutu

3. Tugas dan tanggung jawab

4. Identifikasi dan penilaian risiko

5. Focus terhadap pelanggan

5.2 Kebijakan

14

KEBIJAKAN MUTU

PPID LAPAN bertekad menjadi penyelenggara layanan pengelola informasi

dan dokumentasi yang profesional dan kredibel, berkomitmen untuk:

1. Mengutamakan pemenuhan mutu layanan informasi publik dan kepuasan

pelanggan.

2. Menerapkan sistem manajemen mutu secara konsisten dan mematuhi

seluruh peraturan terkait pelaksanaan pelayanan publik.

3. Mengembangkan dan meningkatkan kemampuan sumber daya manusia

serta mengoptimalkan infrastruktur penunjang.

4. Melakukan upaya perbaikan yang terus menerus dalam rangka

peningkatan kinerja mutu PPID.

Manajemen puncak harus memastikan tanggung jawab dan

wewenang setiap peran yang relevan ditunjuk, dikomunikasikan

dan dipahami oleh organisasi.

Manajemen puncak harus menunjuk tanggung jawab dan

wewenang untuk :

a. Memastikan SMM sesuai dengan persyaratan Standar Internasional;

b. Memastikan proses memberikan keluaran (output) yang diharapkan;

c. Melaporkan kinerja SMM dan peluang peningkatan (improvement);

d. Memastikan promosi fokus pelanggan;

e. Memastikan kesesuaian SMM dipelihara.

5.3 Peran, Tanggung Jawab dan Kewenangan

Organisasi

15

6. PERENCANAAN

16

6.1 Tindakan untuk Mengatasi Risiko dan Peluang

6.2 Sasaran Mutu dan Perencanaan untuk Mencapainya

6.3 Perencanaan Perubahan

17

6. PERENCANAAN

6.1 Tindakan untuk Mengatasi Risiko dan Peluang

18

Contoh Daftar Risiko :

6.2 Sasaran Mutu dan Rencana untuk Mencapainya

19

7. PENDUKUNG

20

7.1 Sumber Daya

7.1.1 Umum

7.1.2 Manusia

7.1.3 Infrastruktur

7.1.4 Lingkungan untuk Pengoperasian Proses

7.1.5 Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya

7.1.6 Pengetahuan Organisasi

7.2 Kompetensi

7.3 Kesadaran

7.4 Komunikasi

7.5 Informasi Terdokumentasi

7.5.1 Umum

7.5.2 Membuat dan Memperbarui

7.5.3 Pengendalian Informasi Terdokumentasi

21

7. PENDUKUNG

7.1 Sumber Daya

22

Sarana dan Prasaranana dikelola oleh:

Bagian Layanan Pengadaan Milik Negara

(LPBMN) dan Pusat Teknologi Informasi dan

Standar Penerbangan dan Antariksa

(Pustispan).

7.1 Sumber Daya

23

Sumber daya manusia dikelola oleh:

BIRO SDM dan Hukum berdasarkan

Kementrian PAN

Organisasi harus menentukan komunikasi internal dan eksternal

yang relevan dengan SMM, mencakup :

a. Media;

b. Waktu pelaksanaan;

c. Sasaran/subyek;

d. Metode/cara komunikasi;

e. Penanggung jawab komunikasi.

7.4 Komunikasi

24

PPID Utama LAPAN menetapkan Prosedur Pengendalian

Dokumen (Nomor: 01/06/2016/PPID-UT) untuk mengelola

penerbitan, distribusi, pemusnahan dan masa simpan dokumen.

7.5 Informasi Terdokumentasi

25

8. OPERASIONAL

26

PPID Utama LAPAN telah merencanakan, melaksanakan dan

mengendalikan proses-proses, dengan menetapkan beberapa

prosedur yaitu:

a. Permohonan Informasi Publik (06/06/2016/PPID-UT)

b. Permohonan Informasi Publik Tidak Tersedia

(07/06/2016/PPID-UT)

c. Daftar Penyusunan Informasi Publik (08/06/2016/PPID-UT)

d. Pengaduan PPID (09/06/2016/PPID-UT)

e. Evaluasi dan Pelaporan Pelayanan Pengaduan

(10/06/2016/PPID-UT)

Dengan output berupa Form Permohonan informasi publik,

Penolakan Permohonan Informasi, Formulir Keberatan.

8. Perencanaan dan Pengendalian Operasional

27

Pengendalian layanan yang tidak sesuai, diatur dalam :

Prosedur Ketidaksesuaian & Tindakan Perbaikan

(04/06/2016/PPID-UT)

8. Perencanaan dan Pengendalian Operasional

28

9. EVALUASI KINERJA

29

9.1.2 Kepuasan Pelanggan

Organisasi harus memantau persepsi pelanggan.

Kepuasan pelanggan sudah dilaksanakan Permen PAN&RB No.

16/2014 Pedoman Survei Kepuasan Masyarakan (9 parameter)

Periode tahun 2016 (1208 responden)

Hasil 83.81 (target 80)

9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi

30

Audit Internal diatur dalam prosedur Audit Internal

(02/06/2016/PPID-UT).

9.2 Audit Internal

31

LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL

JALAN PEMUDA PERSIL NOMOR 1, JAKARTA 13220 TELEPON (021) 4894989, 4895040 FAKSIMILE (021) 4894815, 4892884

SITUS : www.lapan.go.id

RENCANA (JADWAL) AUDIT INTERNAL SMMSistem Manajemen: ISO 9001:2015 Koordinator Audit: Sudiyanto

No. Fungsi/Proses yang DiauditKlausul pada

Kriteria AuditAuditee Tanggal Jam Auditor

1 PPID Utama

4.1, 4.2, 4.3, 4.4,

5.1, 5.2, 5.3, 7.3,

7.4, 10.1, 10.2,

10.3

Christianus Ratrias

Dewanto3 Agustus 2016 09.30 - 11.30 Sudiyanto

2Management

Representative

6.1, 6.2, 6.3, 9.1,

9.2, 9.3, 10.2Jasyanto 3 Agustus 2016 09.30 - 11.30 Murtani, Royati

3 Sekretaris 7.5, 10.2 Sudiyanto 4 Agustus 2016 09.30 - 11.30 Elly Nurnazily, Royati

4 Petugas Meja Informasi6.1, 6.2, 6.3, 8.1,

8.2, 8.5, 8.7, 10.2Elly Nurnazily 3 Agustus 2016 13.30 - 14.30 Murtani

5 Petugas Dokumentasi6.1, 6.2, 6.3, 8.1,

8.2, 8.5, 8.7, 10.2Royati 5 Agustus 2016 13.30 - 14.30 Sudiyanto, Sri Rahayu

Pelaksanaan Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimal setahun

sekali. Diatur dalam prosedur Tinjauan Manajemen (03/06/2016/PPID-

UT).

9.3 Tinjauan Manajemen

32

N O T U L E N

Aktifitas : Rapat Tinjauan Manajemen

Agenda : Evaluasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Tanggal : 18 Agustus 2016 Tempat : Ruang Rapat PPID Utama LAPAN

Waktu : 09.30 - 12.00 Halaman : 1 Dari : 1

Dihadiri Oleh : Distribusi Ke :PPID Utama,

Sekretaris,

Disetujui

oleh :Dibuat oleh :

(Daftar hadir terlampir) Management Representative,

Petugas Meja Informasi,

Petugas Dokumentasi

No. URAIAN PIC KETERANGAN

1

Perubahan issue eksternal dan internal yang relevan dengan Sistem

Manajemen Mutu:

Terkait UU nomer 14 tahun 2008 tentang KIP, sudah tidak menjadi issue

eksternal karena sudah menerapkan aturan tersebut

MR

2

Kepuasan Pelanggan:

Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan melalui survey kepuasan

masyarakat (SKM) periode Januari – Juli 2016 terhadap responden pemohon

informasi dengan tingkat kepuasan 81.96%

Petugas Meja

Informasi

3

Keluhan Pelanggan:

Tidak ada keluhan pelanggan (Pemohon Informasi) selama periode Juni-

Agustus 2016

Petugas Meja

Informasi

TERIMA KASIH

PT. CATUR DAYA SOLUSIHead Office:

The CEO Building Level.12Jl. TB Simatupang No. 18c Jakarta 12430

Operasional Office:Kawasan Citragrand Blok R3 No 30, Jl. Alternatif Cibubur Km 3

Telp.021-84300011