Mail Merge:Correspondencia

Masiva

Taller para Personal Administrativo de

American Educational College (AMEDCO)

Dra. Claritza Castro Pagani

Dra. Ana D. Merced Torres

Training for you, Inc.

OBJETIVOS

Describir los estilos de la carta comercial y sus partes.

Explicar las ventajas de la función de Word Mail Merge.

Definir términos relacionados a la función Mail Merge.

Preparar una correspondencia masiva (Maindocument y Data Source).

LA CARTA COMERCIAL

Estilos de la Carta

Comercial

• Bloque

• Bloque modificado

• Bloque modificado con párrafos sangrados

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Nancy Jiménez Pérez y Dra. Ana

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Partes de la Carta Comercial

Fecha

Dirección de Destinatario

• Prestar atención al formato postal

Saludo apropiado

Cuerpo de la carta

Despedida apropiada

Firma mecanografiada

Iniciales de referencia

Anotaciones especiales que apliquen al principio: anotación postal, asunto, referencia, por conducto

Anotaciones que apliquen al final: antefirma, anejo, copia, visto bueno, posdata

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Carta

Estilo Bloque

• Todas las partes

de la carta estilo

bloque se

escriben pegadas

al margen

izquierdo.

Carta Estilo

Bloque Modificado

• La fecha, despedida y

firma mecanografiada

se ubica del centro a

la derecha.

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ESTILOS DE PUNTUACIÓN

Puntuación mixta

• Se incluyen dos puntos después del saludo y coma después de la despedida

• Estilo de puntuación más utilizada

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ESTILOS DE PUNTUACIÓN

Puntuación abierta

• No se incluyen los dos puntos después del saludo, ni la coma después de la despedida

• Estilo de puntuación poco utilizada

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COMUNICACIÓN MASIVA

Función Merge

Correspondencia Masiva

• La función de Word Mail Merge se utiliza

para correspondencia masiva.

• Consta de la combinación de archivos

para personalizar las cartas.

Términos

• Main document

• Data source document

• Record

• Merge field name

• Office address list

• Merge Block

• Merge

Paso 1

• Mecanografiar el documento

• Dejar pendientes los códigos de inserción

de la información variable

• Activar la división de palabras automática

• Grábar con un nombre lógico que sugiera

el tema y que incluya al final la palabra

MAIN o PRINCIPAL.

Paso 2

• Crear o adjuntar la base de datos de

MS Access u Office Address List

Paso 3

• Añadir los códigos con el Merge field

name

Paso 4

• Revisar las cartas para ver cómo quedará

la unión (merge).

Paso 5

• Finalizar el Merge:

– Por impresión

– En documento nuevo

SESIÓN DE PREGUNTAS

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REFERENCIAS

Castro, C. y Merced, A. (2017).

Word 2016 a tu alcance. San

Juan, PR: Editorial Gaviota.