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Investigación documental y de campo

Informe Final

Diseño del sistema de inventarios para la buena administración

de la empresa

José Luis Rey de Jesús

Junio, 2018

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Índice

INTRODUCCIÓN: 3

OBJETIVO GENERAL: 3

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 3

METODOLOGÍA 4

RESULTADOS 5

CONCLUSIONES 9

RECOMENDACIONES 9

ANEXOS 10

REFERENCIAS Y FUENTES DE CONSULTA 12

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Introducción:

El presente trabajo consta de un informe de investigación documental y de campo

sobre el tema “Diseño del sistema de inventarios para la buena administración de la

empresa”.

La administración de un inventario es un punto determinante en el manejo

estratégico de toda organización, tanto de prestación de servicios, producción

compra y ventas de bienes. Puede dar servicio a varias funciones que agregan

flexibilidad a las operaciones de una empresa de aquí viene la importancia del

manejo de inventario por parte de esta. Este manejo tanto físico como contable

permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también

conocer al final del periodo de su actividad, un estado confiable de la situación

económica de la empresa.

En los años 70 y 80, se pensaba en tener un inventario suficiente e imprimirle cierta

dinámica. Se empezó a hablar de flujo de inventarios. Ya se calculaba el índice de

rotación de inventarios y posteriormente la velocidad del inventario.

En los años 90 se requería mantener un inventario suficiente con el fin de no parar

ningún proceso ni agotar un producto terminado. Se tenían altos márgenes de

rentabilidad y se justifica tener altos niveles de inventario, con dos elementos a

favor: altos índices de inflación y restricción a las importaciones. Se compra con

más facilidad y los índices de inflación son bajos. Algunas empresas se aceleraron

e incrementaron sus niveles de inventarios. Se acrecentó el problema que hoy

tienen muchas organizaciones: Excesos de inventarios.

Objetivo General: Crear y aplicar mecanismos para lograr una eficiente toma de inventarios para la

gestión y optimización de la circulación y almacenamiento de las mercancías.

Objetivos Específicos:

• Diseñar un plan de acción para el control de inventario.

• Disminuir los costes de ordenar y almacenar las mercancías.

• Diseño de un “Lay Out” optimizado en base al control de inventario.

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Metodología

La metodología que se realizó para la recopilación de datos fue de primeramente de forma presencial con personas capacitadas en el tema y por medio de entrevistas que me ayudaron a delimitar el tema que fue acerca de la ejecución de toma de inventario, en donde los registros eran complicados y en ocasiones el personal lo entendía y en otras ocasiones no, a causa de este descontrol se prestaba no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, que son causa de un fuerte impacto sobre el valor monetario de la empresa y sobre la existencia de sus productos, aunado a que los espacios para almacenar no son utilizados de forma óptima causando más perdidas que ganancias.

Para facilitar la comprensión del tema y garantizar la confiabilidad de la información me apoye en fuentes primarias y secundarias tales como Google Académico, redalyc, scielo y libros impresos que tratan sobre el tema.

Derivado de lo anterior se realizó el siguiente un plan de trabajo:

Previo al plan, se solicitó la autorización al responsable del lugar que seleccionamos

para realizar la investigación; para que a su vez me pudiera apoyar con información

relevante sobre su situación actual en su empresa.

Durante mi primera visita recopile información y se me dio oportunidad de observar

la operación durante un recorrido, esta información se registró en mi diario de

campo. (Anexo 1)

Se realizo una segunda entrevista grabada en audio con la ayuda de un guion de

entrevista semi-estructurada para poder obtener una percepción diferente de 1

persona especializada en el tema. (Anexo 2)

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Otra herramienta empleada para la recopilación de información fue una encuesta

realizada en “Google Forms”, esta se compartió mediante un link de enlace para

que varios usuarios pudieran contestarla al mismo tiempo. Esta herramienta tiene

la facilidad de crear gráficos para presentar la información de forma más compacta

y visual y sea más digerible. (Anexo 3)

Resultados

Las gráficas siguientes demuestran que, parte de la población que fue encuestada entiende el tema, pero no conoce a fondo el proceso completo y las correctas prácticas para manejar un inventario, las probabilidades pueden ser que parte de esa población tiene experiencia en otra área y los inventarios no es su fuerte. Por otro lado, dentro de esa población hay personas que contestaron correctamente todas las preguntas que se realizaron:

Del total de la población, el 86.7% que corresponde a 13 personas, si considera importante

una buena administración de inventarios para un mejor resultado y el 13.3% que

corresponde a 2 personas, no considera importante una administración, desconoce el tema

o no sabe.

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Del total de la población, el 73.3% que corresponde a 11 personas, si sabe con cuanto

inventario debe de contar una empresa y el 26.7% que corresponde a 4 personas, considera

que una empresa debe almacenar inventarios masivos o no sabe.

Del total de la población, el 46.7% que corresponde a 7 personas, si sabe cuáles son las

áreas que gestionan la entrada y salida de productos y el 53.3% que corresponde a 8

personas, si tiene idea, pero no conoce a fondo el proceso.

Del total de la población solo el 6.7% que corresponde a 1 persona, no sabe cuáles son las

consecuencias por un mal manejo de inventarios, mientras que el 93.3% que corresponde

a 14 personas, si tiene idea del impacto que tiene un mal manejo de inventarios interna y

externamente.

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Del total de la población, el 66.7% que corresponde a 10 personas, si conoce o a aplicado

un análisis A, B, C y sabe los beneficios que este trae, el 33.3% restante que corresponde

a 5 personas, desconoce el tema y nunca lo ha aplicado.

Del total de la población, el 73.3% que corresponde a 11 personas, trabaja mediante un

sistema de control para sus inventarios y sabe de los beneficios que puede tener para una

empresa, 20% que corresponde a 3 personas, considera que uno de los beneficios es el

poder almacenar en cualquier sitio para ahorra tiempos lo cual es erróneo y por último el

6.7% que corresponde a 1 persona, desconoce el tema.

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Del total de la población, el 86.7% que corresponde a 13 personas, si conoce las

consecuencias de que una empresa cuente con inventarios de productos que no tienen una

rotación constante y solo el 13.3% que corresponde a 2 personas desconoce el tema.

Del total de la población, el 93.3% que corresponde a 14 personas, si conocen las funciones

de un inventario y solo el 6.7% que corresponde a 1 persona considera que tener mucho o

poco de todo es parte de las funciones lo cual es erróneo.

Del total de la población, 80% que corresponde a 12 personas, si conocen el propósito de la

logística en la cadena de suministro, solo el 20% que corresponde a 3 personas desconocen el

tema.

0 2 4 6

Femenino

Masculino

6

4

5

Escolaridad

Universitario

Bachillerato

9

Del total de la población, el 60% que corresponde a 9 personas (ente hombres y mujeres),

tienen una formación universitaria mientras que 40% que corresponde a 6 personas, tienen

una formación de bachillerato.

Dentro de la relación Femenino – Masculino, el sexo femenino fue el que predomino en mi

muestreo: 10 mujeres vs 5 hombres.

Conclusiones

Por medio del estudio realizado, se logró establecer un enfoque apropiado hacia los

problemas que generan no llevar una adecuada gestión de inventarios. Asimismo,

a partir del proyecto realizado se lograron establecer propuestas específicas que se

enfocan directamente sobre los problemas más relevantes en la empresa.

La exactitud de los inventarios en una empresa es algo también primordial, debido

a que el flujo continuo de los artículos ya sea por recibo, despacho, rechazos

devoluciones u otros procedimientos aumenta el riesgo de que se presente la

diferencia de inventario. Por lo que, con la ayuda del conteo cíclico se puede llegar

a tener un registro confiable de las cantidades.

Recomendaciones

Con lo que respecta a las recomendaciones, se debe de informar a todo el

personal, administrativo y operativo, de los nuevos cambios en la organización

porque de ellos dependerá el éxito de la nueva tarea. Además, se debe clasificar

nuevamente los productos de acuerdo con su comportamiento a medida que pase

el tiempo. Las buenas políticas de inventarios pierden sentido si la administración no sabe qué

hay disponible en su inventario. La exactitud de los registros permite a las organizaciones

enfocarse en aquellos artículos que son más necesarios, en vez de tener la seguridad de que “algo

de todo” está en inventario. (HEIZER & RENDER, 2009)

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Anexos

Anexo 1: Diario de Campo

Fecha: 21 de mayo 2018

Hora: 10:00 am

Actividad: Conocimiento de la compañía y permiso para hacer anotaciones y

recopilación de información.

Se realiza la visita en instalaciones de la compañía Grainger SA de CV. para solicitar

acceso a la Gerente de Cedis M. H. de la O y poder recopilar información sobre la

gestión de inventarios que tienen actualmente

Interpretación:

Durante el recorrido, me percate que los auditores constantemente recurren al

encargado de pasillo para saber si las cantidades que se muestran en sistema son

las correctas o existe alguna discrepancia física y esto efectivamente ocasiona la

demora en la operación. Actualmente no existe un sistema de gestión de inventarios

adecuado en la empresa que les ayudé a disminuir este tipo de situaciones.

adecuado en la empresa que les ayudé a disminuir este tipo de situaciones.

Anexo 2: Guion de la entrevista semi-estructurada

1. ¿Cuál es tu nombre y cuáles son tus funciones principales en esta empresa?

2. ¿Referente al tema de control de inventarios como lo ejecutas?

3. ¿Se prepara el análisis ABC de los productos del inventario?

4. ¿Cuántas personas están a cargo de las funciones de manejo de inventarios?

5. ¿Se cuentan con instructivos como guía para los empleados que participan en la toma de los inventarios?

6. ¿El personal que se dedica a realizar los conteos cuentan con la capacitación adecuada

para realizar esta función?

7. Regularmente el personal tiene que venir con el encargado para validar algunas

discrepancias ¿Por qué recurren tan seguido?

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Anexo 3: Encuesta virtual

1. ¿Consideras importante que haya una buena administración de inventarios en las empresas? 2. Dentro de una empresa ¿Cuánto inventario debe haber? 3. Indica cuales son las áreas del almacén que gestionan el proceso de entrada y salida: 4. Selecciona las casillas que consideres consecuencia de un mal manejo de inventarios: 5. ¿Selecciona de que sirve un análisis A, B, C en un inventario? 6. ¿Qué beneficios tiene para una empresa contar con un sistema de control de inventarios?

6. ¿Qué beneficios tiene para una empresa contar con un sistema de control de inventarios? 7. Selecciona ¿Que provoca que una empresa cuenta con inventarios masivos de productos sin rotación? 8. Selecciona ¿cuáles son funciones de un inventario? 9. Selecciona ¿Cuál es el propósito de la logí-stica? 10. ¿Qué edad tienes? 11. Sexo 12. ¿Qué escolaridad tienes?

8. Bueno y derivado de la pregunta anterior mi siguiente pregunta es ¿La mercancía que

llega a la empresa es contada y validada?

9. ¿Qué consideras que sea otra causa de las discrepancias en su inventario?

10. ¿Se pierde algún tipo de inventarios por robo u otra causa?

11. ¿Qué plan de acción tienen para combatir las causas que propician las discrepancias

en su almacén?

12. Por último ¿Qué otros comentarios me podrías dar para complementar esta entrevista

con referencia al tema?

Enlace: Entrevista-Audio

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Referencias y fuentes de consulta

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inventarios: http://www.logisticamx.enfasis.com/notas/3684-tendencias-modernas-los-

inventarios

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inventarios. Obtenido de Redalyc: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=465545875010

HEIZER, J., & RENDER, B. (2009). Principios de administración de operaciones. Séptima edición.

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PROYECTO, D. (2011). Manual de logística: Guía práctica para la gerencia de cadenas de

suministros de productos de salud. Arlington Va: USAID.

BALLOU, R. H. (S.F de 2004). Logística, Administración de la cadena de suministro. Quinta edición.

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Molina, A., & E., V. (2002). Administración de almacenes y control de inventarios. México: Grupo

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cadena de suministro / Inventory Management Methodology to determine the levels of

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http://www.scielo.cl/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0718-

33052017000200326&lng=en&tlng=en