INFORME DEFINITIVO SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA …santander.gestiontransparente.com/institucional/Portals/0/Files/... · Administración, dentro del desarrollo de la auditoría

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL

Página 1 de 86

NODO NIVEL CENTRAL E INSTITUTOS DESCENTRALIZADOS

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000005 21 Enero 2014 )

E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN

EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA GERENTE

TIEMPO DE EJECUCIÓN: Del 26 de agosto al 30 de agosto de 2013

VIGENCIA AUDITADA 2012




INFORME DEFINITIVO


Página 2 de 86

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PÉREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCÍA BENITEZ SubContralora Delegada para el Control Fñiscal

Equipo Auditor

CLARA INÉS ARIZA PEÑA Auditor Fiscal

SANDRA YANETH ZARATE AMADO Profesional Universitario

RUBÉN DARÍO PINTO MARTÍNEZ Profesional Universitario

ALVARO GUTIÉRREZ AYALA Profesional Especializado




INFORME DEFINITIVO


Página 3 de 86

TABLA DE CONTENIDO

Página

INTRODUCCIÓN 4

1. ANTECEDENTES 5

2. ALCANCE 5

3. RESULTADO DE LA AUDITORÍA 5

3.1 ÁREA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL 5

3.1.1 ÁREA FINANCIERA 5

3.1.2 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL 35

3.1.3 SOSTENIBILIDAD CONTABLE 37

3.1.4 CONTROL INTERNO CONTABLE 38

3.1.5 SITUACIÓN GENERAL DE LA E.S.E. 39

3.1.6 DICTAMÉN A LOS ESTADOS FINANCIEROS 40

3.1.7 ÁREA PRESUPUESTAL 41

3.2 ÁREA DE CONTRATACIÓN 49

3.2.1 GENERALIDADES 49

3.2.2 CONTRATACIÓN AUDITADA 49

3.2.3 EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN 50

3.3 EVALUACION AMBIENTAL 71

3.4 CONTROL INTERNO 76

3.5 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 77

3.6 TRÁMITE DE QUEJAS Y DENUNCIAS 78

4. DICTAMÉN DE AUDITORÍA 80

5. PRONUNCIAMIENTO 81

6. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES 82

7. CUADRO NUMÉRICO DE OBSERVACIONES 85




INFORME DEFINITIVO


Página 4 de 86

INTRODUCCIÓN

La CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, en desarrollo de su función constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditorías, vigencia 2013, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a los Estados Financieros, Contables y Presupuestales, Contratación y seguimiento al Control Interno y Plan de Mejoramiento de la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, para el período 2012. El desarrollo del proceso auditor, se centró en el análisis a los Estados Contables y Presupuesto, además del análisis a la Línea de Contratación; por ser Auditoría Modalidad Regular, incluye el dictamen sobre la razonabilidad de las cifras de los Estados Contables de la entidad a 31 de diciembre de 2012. Es importante resaltar que las observaciones fueron informadas a la Administración, dentro del desarrollo de la auditoría. Las respuestas dadas por la entidad fueron analizadas, verificadas e incluidas en el informe cuando se consideraron pertinentes. La CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la entidad, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la entidad, lo que redundará en el mejoramiento de la calidad de vida de la población santandereana.




INFORME DEFINITIVO


Página 5 de 86

1. ANTECEDENTES En el año 2012, se practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, por la cuenta de la vigencia 2011, dando como resultado la suscripción de un Plan de Mejoramiento por parte de la entidad, con vencimiento de metas, entre otras a diciembre 31 de 2013. 2. ALCANCE En cumplimiento de la Resolución de Comisión de Auditoría, el Equipo Auditor analizó y evaluó la gestión desarrollada por la entidad, en la administración y manejo de los bienes y recursos y el cumplimiento de las actividades misionales para la cual fue creada, de conformidad con lo definido en la Ley 42 de 1993 (Control Fiscal), Ley 610 del 2000, Resolución Orgánica de la CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER N°. 000294 de 2009, y los principios que regulan el ejercicio de la vigilancia de la Gestión Fiscal; sobre los documentos e información suministrada por la entidad, respecto de la vigencia fiscal 2012, es responsabilidad de la Administración el contenido de la misma. El informe contiene la revisión de aspectos administrativos, financieros y legales, en cada una de las áreas objeto de la auditoría, y en el evento de hallarse alguna irregularidad, ésta deberá ser corregida por el sujeto de control, lo cual redundará en su mejoramiento continuo y por ende en la eficiente y eficaz prestación del servicio en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. Los hallazgos negativos derivados de la auditoría realizada, se darán a conocer en este informe a la Entidad y al Responsable. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1 ÁREA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL 3.1.1 ÁREA FINANCIERA La E.S.E. SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GIRÓN, utiliza un software de contabilidad denominado OLYMPUS, que se encuentra entrelazado con presupuesto y tesorería, pero no se encuentran en red. Los registros llevados a cabo en una de estas áreas permiten ser actualizados con la otra, siempre y cuando realice una interfase de un módulo a otro. Lo anterior ocasiona pérdida de tiempo y conlleva a que la información no sea oportuna y le reste credibilidad. Así mismo, la relación de cartera de la entidad se elabora en forma manual, en una hoja de excell, igual sucede con el registro de las glosas. Este software se encuentra desactualizado. HALLAZGO No. 1 El software de la E.S.E. SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, se encuentra muy desactualizado y no se encuentra en red el área de contabilidad con presupuesto y tesorería. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA

GERENTE




INFORME DEFINITIVO


Página 6 de 86

RÉPLICA PRESENTADA POR EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA, GERENTE: “La entidad tomará en cuenta las observaciones emitidas por la Contraloría

General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”.

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. BALANCE GENERAL

BALANCE GENERAL COMPARATIVO ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS

DE GIRON

VIG. 2012 VIG. 2011 VIG. 2010

ACTIVO CORRIENTE 1,816,468,000 3,684,711,000 2,960,164,000

Efectivo 100,294,000 79,559,000 107,914,000

Deudores 1,345,273,000 3,119,566,000 2,379,031,000

Inventarios 206,999,000 332,175,000 330,004,000

Otros activos 163,902,000 153,411,000 143,215,000

ACTIVO NO CORRIENTE 5,563,419,000 5,212,010,000 5,219,292,000

Inversiones 16,055,000 16,055,000 16,055,000

Propiedad Planta y E 2,546,218,000 2,902,630,000 2,906,095,000

Otros activos 2,263,629,000 2,293,315,000 2,297,142,000

TOTAL ACTIVO 7,379,887,000 8,896,721,000 8,179,456,000

PASIVO CORRIENTE 2,142.050,000 2,497,426,000 1,891,292,000

Obligaciones financieras 0 94,438,000 61,656,000

Cuentas por pagar 1,958,262,000 2,036,136,000 1,342,614,000

Obligaciones laborales 139,668,000 208,499,000 158,753,000

Pasivos estimados 33,796,000 90,430,000 159,265,000

Otros Pasivos 10,322,000 67,923,000 169,004,000

TOTAL PASIVO 2,142,050,000 2,497,426,000 1,891,292,000

PATRIMONIO 5,237,837,000 6,399,288,000 6,288,184,000

Patrimonio institucional 5,237,837,000 6,399,288,000 6,288,184,000

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 7,379,887,000 8,896,714,000 8,179,476,000

Fuente: Estados financieros ESE Hospital San Juan de Girón (cifras en miles de pesos)

De la evaluación practicada al Balance General, con corte a diciembre 31 de 2012, y comparado con vigencias anteriores y, la información anexa entregada por la entidad, se concluye que la gestión financiera de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, no es favorable, toda vez que disminuyeron los Activos especialmente por las cuentas por cobrar, pero los Pasivos se mantienen; así mismo, el ejercicio contable arroja déficit por $1.161.451.000, como consecuencia de la contabilización al gasto, del margen en la contratación de los servicios de salud. Las Notas Específicas anexas a los Estados Financieros, no son elaboradas como




INFORME DEFINITIVO


Página 7 de 86

su nombre lo dice, especificando características de los registros que se contabilizan en los Estados financieros y que son propias de la E.S.E.; así mismo, que sean representativas en valores o que presenten variaciones importantes dentro de la vigencia o con vigencias anteriores. HALLAZGO No. 2 Las Notas Específicas, no se encuentran debidamente elaboradas. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA

GERENTE RÉPLICA PRESENTADA POR EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA, GERENTE: “La entidad tomará en cuenta las observaciones emitidas por la Contraloría

General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. ACTIVOS

La E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, presenta para la vigencia 2012, disminución del 13% en el total de Activo, comparado con la vigencia 2011, la cual había incrementado en el 8.5% con respecto a la vigencia 2010.

ACTIVO CORRIENTE

El 24.61% de los Activos de la E.S.E. a diciembre de 2012 son Corrientes, a diferencia de la vigencia anterior, que era el 41.42%; disminución ocasionada por el registro de los Deudores por Servicios de Salud, superiores a 180 y 360 días, como deudas de difícil recaudo, las cuales quedaron contabilizadas a diciembre de 2012, en el Activo No Corriente.

0

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

2.500.000

3.000.000

3.500.000

4.000.000

VIG. 2012 VIG. 2011 VIG. 2010

1.816.468

3.684.711

2.960.164




INFORME DEFINITIVO


Página 8 de 86

Se encuentra conformado por el Efectivo, Inventarios, Deudores y Otros activos. La cuenta Deudores la conforman los Servicios de Salud, Avances y Anticipos Entregados y Otros deudores. La cuenta de Inventarios, conformada por medicamentos, material médico quirúrgico y otros, disminuye en la vigencia 2011 en el 0.66% respecto a la vigencia 2010 y para la vigencia 2012 presenta una variación mayor y disminuye en un 38%.

Caja Menor: Según Resolución No. 021 de febrero 14 de 2012, se autoriza la constitución de caja menor por valor de $1.900.000, para sufragar gastos según acuerdo de Junta Directiva de mantenimiento hospitalario, comunicación y transporte y suministros. Se observa el incumplimiento de lo estipulado en la Resolución 001 de 2012 del MinHacienda en lo referente a que los dineros de las cajas menores deben ser utilizados para sufragar gastos que tengan el “carácter de urgente”; toda vez que se encontraron compras de papelería, ferretería, vinilos y fotocopias entre otros, que corresponden a adquisiciones que debieron ser incluidas en el Plan de Compras y, por lo tanto, en el presupuesto de la entidad. Por lo anterior, se observa la falta de planeación y supervisión en la constitución y ejecución de las cajas menores. HALLAZGO No. 3 La E.S.E. incumple lo estipulado en la Resolución 001 de MinHacienda, referente al uso de caja menor. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA



Efectivo 6%

Deudores 74%

Inventarios 11%

Otros activos 9%

ACTIVO CORRIENTE 2012




INFORME DEFINITIVO


Página 9 de 86

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor.

Bancos: Revisadas las conciliaciones bancarias a diciembre de 2012, se observó que existen cuentas bancarias que no han tenido movimiento durante los últimos seis (6) meses, Se verificó la conciliación del 100% de las cuentas bancarias, con sus respectivos extractos bancarios. Así mismo, se observó que se registran cheques pendientes de cobro que superan los seis (6) de elaboración, como son:

NO. CHEQUE NOMBRE FECHA VALOR

3025 RAQUEL MANTILLA 18-Mar-11 1,661,213.00

3026 RAQUEL MANTILLA 18-Mar-11 361,866.00

4966 MARIA JULIANA GUARIN 31-Oct-05 44,508.00

6499 ELIANA LUCIA ALVAREZ 29-Apr-09 20,000.00

9522 GUILLERMO GARCES 30-Oct-06 26,667.00

TOTAL 2,114,254.00

Se debe tener en cuenta que la vida útil de un cheque es de seis meses, por lo tanto ya no tienen validez. HALLAZGO No. 4 La E.S.E. posee cuentas bancarias inactivas, desde vigencias anteriores, y las conciliaciones registran cheques que superan los 6 meses. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. Deudores:

CUENTA VIGENCIA 2012 VIGENCIA 2011

Servicios de Salud 1,180,829,553 3,603,140,000

Avances y anticipos entregados 2,000,000 63,045,000




INFORME DEFINITIVO


Página 10 de 86

Otros Deudores 162,444,100 153,243,000

Deudas de difícil recaudo 3.514.448,972 457,495,468

Subtotal 4,859,722,625 4,276,923,468

Provisión para Deudores -2,776,930,802 -1,157,357,955

Total Deudores 2,082,791,823 3,119,565,513 Fuente: Balance General a diciembre 31 de 2012

Se observa la disminución de esta cuenta, para la vigencia 2012, especialmente en las cuentas por cobrar por concepto de servicios de salud en un 33%. Situación difícil por la que atraviesa la entidad, toda vez que la mayor parte de las cuentas son mayores a 360 días y la mayoría de ellas, se registraron para la vigencia 2012 como deudas de difícil recaudo, por no existir los soportes necesarios para su respectivo cobro.

Cartera por edades:

Hasta 60 días

De 61 a 90 días

De 91 a 180 días

De 181 a 360 días

Mayor de 360 días

TOTAL

Dic 31 de 2011

849,977,000 75,293,000 79,192,000 256,288,000 1,579,747,000 2,840,499,000

Dic 31 de 2012

280,280,000 170,432,000 247.864,000 1.395.876,000 2,281,018,000 4,375,470,000

Fuente de información : Cartera

El cuadro anterior, nos permite observar la cartera de las facturas radicadas a diciembre 31 de cada vigencia. Sin embargo, para la vigencia 2011, quedaron pendientes por radicar $1.373.382.309 y, para el 2012, la suma de $482.250.249, las cuales al adicionarse al total de la cartera, se asemejan más con el valor registrado en el Balance.

Para el análisis general de la cartera, se toma la información presentada a la Secretaría de Salud dando cumplimiento al Decrero 2193 (cuadro), en donde podemos ver que a diciembre de 2012, la cartera incrementa en $1,534,971 con respecto a la del 2011, especialmente la cartera mayor a 360 días. Situación dada por la poca gestión del Gerente de la anterior vigencia, que no llevó a cabo el cobro oportuno de la facturación con las diferentes entidades prestadoras del servicio, así como el trámite para la recuperación de las glosas.

0

500.000

1.000.000

1.500.000

2.000.000

2.500.000

Hasta 60 días

De 61 a 90 días

De 91 a 180 días

De 181 a 360 días

Mayor de 360

días

Dic 31 de 2011 849.977 75.293 79.192 256.288 1.579.747

Dic 31 de 2012 280.280 170.432 247,864 0 2.281.018

MIL

ES D

E P

ESO

S

CARTERA POR EDADES COMPARATIVO




INFORME DEFINITIVO


Página 11 de 86

ENTIDAD SALDO DIC 2012 SALDO DIC 2011

Régimen Subsidiado 3,233,348,000 2,155,619,000

Régimen contributivo 98,850,000 48,934,000

SOAT ECAT 174,131,000 25,207,000

Secretarías Departamentales 3,748,000 0

Secretarías municipales-Distritales 429,587,000 Otros deudores 273,358,000 457,495,000

Otros coceptos difer. a Salud 162,446,000 153,244,000

TOTAL 4,375,468,000 2,840,499,000

Fuente: Cartera por deudor ESE HSJD. (Facturación radicada).

El anterior cuadro no permite observar las cuentas por cobrar por concepto de facturación radicada a diciembre 31 de 2012, comparada con la vigencia 2011. El 74% y 75% de la cartera para las vigencias 2012 y 2011, respectivamente, se concentra en el Régimen Subsidiado y, la cartera más representativa es la mayor a 360 días, observándose su incremento para la vigencia 2012. Se encuentra conformada en su gran proporción por:

Entidad Vigencia 2011 Vigencia 2012 SOLSALUD SA EPS 138,029,000 541,304,000

SALUDVIDA 687.952,000 898,352,000

COOSALUD 374.771,000 676.795,000

Le siguen las Secretarías Municipales y Distritales con el 9.8%, en donde encontramos dentro de las Secretarías Municipales, la del municipio de Girón, con una deuda por $419.288.000 a diciembre de 2012, es decir, el 97% del total y a diciembre de 2011, adeudaba $252.601.000, recursos que la E.S.E. debe gestionar con el mismo municipio, para su respectivo y pronto pago, con el fin de mejorar sus ingresos y poder ir dando cumplimiento a los compromisos adquiridos.

En el transcurso de la auditoría, se pudo evidenciar que no ha existido en las administraciones anteriores, organización en este aspecto, toda vez que la E.S.E. registra una cartera muy representativa, pero que desafortunadamente no es real porque no existen los soportes necesarios para cobrarle a las entidades prestadoras del servicio y por este motivo existen entidades que actualmente,

138.029.000

687.952.000

374.771.000

541.304.000

898.352.000

676.795.000

SOLSALUD SA EPS SALUDVIDA COOSALUD

EPS - DE MAYOR CARTERA

Vigencia 2011 Vigencia 2012




INFORME DEFINITIVO


Página 12 de 86

objetan las cuentas, sin derecho a reclamar por parte de la E.S.E., porque no posee las facturas correspondientes como soporte de la cuenta; así mismo la falta de haber tramitado las glosas, permitió incrementar estas cifras, visualizándose a futuro la pérdida de estos recursos. Así mismo, la E.S.E. no ha adoptado el reglamento interno de recaudo de cartera en cumplimiento a la Ley de Normalización de cartera pública 1066 de julio de 2006, en el cual se contempla las condiciones relativas a la celebración de acuerdos de pago y al Decreto 4473 de 2007.

HALLAZGO No. 5 La E.S.E. posee una cartera de $4.375.468.000, en donde más de $2.000.000.000 corresponden a cartera superior a 360 días, y la gran mayoría de estas, se encuentran clasificadas de difícil recaudo, por no existir documentos soportes para su respectivo cobro. Así mismo, la E.S.E. no ha adoptado el Reglamento Interno de Cartera. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. INFORME DE VENTAS DE SERVICIOS- E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN

El Estado Colombiano, de conformidad con la Constitución Política contempla que la seguridad social y la salud son derechos fundamentales y le corresponde al Departamento, garantizar la prestación de los servicios según la ley y el reglamento. Que los servicios de salud que se presten en forma directa las entidades territoriales, se harán a través de Empresas Sociales del Estado, categoría especial de entidad descentralizada, con regulaciones jurídicas, administrativas y financieras que le son propias. Que dichas entidades para la prestación de los servicios se sujetarán al régimen previsto en la Ley 100 de 1993 y la Ley 344 de 1996. La Empresa Social del Estado, HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRON, fue creada como una entidad descentralizada del orden departamental, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, adscrita a la Secretaria de Salud de Santander, y su domicilio y sede principal es la ciudad de Giron, Departamento de Santander, cuyo objeto será la prestación de los servicios




INFORME DEFINITIVO


Página 13 de 86

de salud, entendidos como un servicio público a cargo del departamento de Santander, y como parte integrante del sistema de Seguridad social en Salud. La Empresa Social del Estado HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRON, para cumplir con su objeto, además de los principios constitucionales señalados en el artículo 209 de la Constitución Política, debe orientarse por los siguientes principios básicos: La calidad, relacionada con la atención efectiva, oportuna, personalizada, humanizada, continua, de acuerdo con estándares aceptados sobre procedimientos científico-técnicos y administrativos y mediante la utilización de la tecnología apropiada, de acuerdo con los requerimientos de los servicios de salud que ofrecen y de las normas vigentes sobre la materia. La eficiencia definida como la mejor utilización de los recursos técnicos, materiales, humanos y financieros con el fin de mejorar las condiciones de salud de la población atendida. La Dirección de la Empresa Social del Estado HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRON, está a cargo de una Junta Directiva, y un Gerente, quien será su representante legal. La Junta Directiva de la Empresa Social del Estado HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRON, de primer nivel, de carácter Departamental, estará integrada de conformidad, así: una tercera parte de sus miembros serán representantes del sector político administrativo, otra tercera parte representará al sector científico de la salud y la tercera parte restante será designada por la comunidad. La HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRON, con NIT No. 890.203.242-7, código de prestador y nivel 1, celebró contratos de prestación de servicios, para el Plan Obligatorio de Salud del Régimen Subsidiado P.O.S., en la vigencia de 2012, con las siguientes entidades: FACTURACIÓN Y GLOSAS DE LA E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN De acuerdo al siguiente cuadro, se presenta la facturación realizada en la vigencia 2012, por la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN.

INFORME DE FACTURACION VS RECAUDO

PLAN DE ATENCION VALOR FACTURADO VALOR RADICADO VALOR RECAUDO PENDIENTE POR RECAUDAR

REGIMEN CONTRIBUTIVO 25,810,259 25,810,259 11,449,105 14,361,154

REGIMEN SUBSIDIADO 5,613,897,624 5,613,897,624 5,614,342,014 (444,390)

POBLACION POBRE EN LO NO CUBIERTO CON SUBSIDIO A LA DEMANDA

513,816,767 513,816,767 66,381,468 447,435,299

SOAT - ECAT Y FOSYGA 73,179,296 73,179,296 37,470,806 35,708,490

OTRAS VENTAS DE SERVICIOS DE SALUD 64,200,732 64,200,732 67,210,744 (3,010,012)

TOTAL FACTURADO 6,290,904,678 6,290,904,678 5,796,854,137 494,050,541

Se puede evidenciar que lo facturado durante la vigencia 2012, fue $6. 290.904.678; el porcentaje de radicación de la facturación de la entidad, tiene un promedio del 100%, por la entrega oportuna de la facturación; el recaudo fue




INFORME DEFINITIVO


Página 14 de 86

del 98%, por valor de $5.796.854.137, quedando al cierre de la vigencia 2012 un saldo del 8%, por valor de $494.050.54, pendiente por recaudar de lo facturado.

Del total facturado el componente de mayor incidencia por plan de atención, corresponde al Régimen Subsidiado, el cual representa el 89.2%, equivalente a $5.613.897.624. La Población Pobre en lo no cubierto con Subsidio a la Demanda (Secretarias Departamentales y Municipales), representa el 8.2% equivalente a $513.816.767, donde el 100% corresponde a venta de servicios a la Secretaria de Salud de Santander - SISBEN; por atención Accidentes de Tránsito – SOAT, se facturó en la vigencia la suma de $73.179.296 , equivalente al 1.2% del total facturado; las Otras Ventas de Servicios de Salud, representan el 1% del total facturado, en este plan de atención, se incluye la facturación por concepto de cuotas de recuperación, venta de servicios a particulares, y Otras Entidades por $64.200.732.

Facturación Vs. Valor Radicado

INFORME DE FACTURACION VS VALOR RADICADO

PLAN DE ATENCION VAL. FACT VALOR REFACTURADO EN LA VIGENCIA

VALOR RADICADA (VENTA DE SERVICIOS DE SALUD)

FACTURACION POR RADICAR

REGIMEN CONTRIBUTIVO

25,810,259

25,810,259

REGIMEN SUBSIDIADO 5,613,897,624 5,613,897,624

POBLACION POBRE EN LO NO CUBIERTO CON SUBSIDIO A LA DEMANDA

513,816,767

513,816,767

SOAT

73,179,296

73,179,296

FOSYGA ECAT

OTRAS VENTAS DE SERVICIOS DE SALUD

64,200,732

64,200,732

TOTAL 6,290,904,678 6,290,904,678

El proceso de radicación, está siendo ejecutado directamente por el área de cartera. En lo referente a la gestión de radicación, se evidencia que del total facturado a diciembre 31 de 2012, se radicó ante las empresas responsables de pago un valor de $ 6.290.904.678, el cual representa el 100%.

-

1.000.000.000

2.000.000.000

3.000.000.000

4.000.000.000

5.000.000.000

6.000.000.000

REGIMEN CONTRIBUTIV

O

REGIMEN SUBSIDIADO

POBLACION POBRE EN LO NO CUBIERTO CON SUBSIDIO

A LA DEMANDA

SOAT - ECAT Y FOSYGA

OTRAS VENTAS DE

SERVICIOS DE SALUD

Series1 25.810.259 5.613.897.624 513.816.767 73.179.296 64.200.732

PES

OS

VALOR FACTURADO 2012 PLAN DE ATENCION




INFORME DEFINITIVO


Página 15 de 86

GLOSAS DEFINITIVAS A DICIEMBRE 31 DE 2011 - 2012

RESUMEN GLOSAS 2011 – 2012

REGIMEN 2011 2012 % PART.

REGIMEN CONTRIBUTIVO

469,780 0.5%

REGIMEN SUBSIDIADO

87,862,977 84.7%

POBLACIOES EN LO NO CUBIERTO CON SUBSIDIO A LA DEMANDA (SECRETARIAS DEPARTAMENTALES Y MUNICIPALES)

SOAT

15,404,767 14.8%

FOSYGA - ECAT

OTRAS VENTAS SERVICIOS DE SALUD

TOTAL GLOSAS

103,737,524 100.0%

Al cierre de la vigencia 2012, la ESE. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, registra un valor global por glosas definitivas de $103.737.524, las cuales obedecen a deficiencias tanto administrativas como médicas, presentadas un 100% en la vigencia actual. Del total facturado por valor de $ 6.290.904.678, en la vigencia 2012, se radicó el 100%, de los cuales las entidades responsables de pago objetaron de manera definitiva $103.737.524, equivalentes al 1.6%, porcentaje que demuestra que la entidad está fortaleciendo el proceso de revisión de facturas y sus respectivos soportes; además, está cumpliendo con la obligación de aclarar o corregir las observaciones y de dar respuestas a las mismas en tiempos menos prolongados. Se observa que el plan de atención con mayores objeciones a la facturación es el de Régimen Subsidiado, el cual presenta un 84.7% seguido del SOAT con un 14.8% de glosas. RECLAMACIONES FOSYGA El Ministerio de la Salud y Protección Social, mediante el Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA), garantizará los pagos efectuados por la atención de victimas que resulten de accidentes de tránsito, acciones terroristas, catástrofes naturales u otros eventos, a través la Subcuenta ECAT y SOAT, por lo que la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, hizo las respectivas reclamaciones de las cuentas de la vigencia 2012 al consorcio fiduciario, así:

RECLAMACIONES FOSYGA

FECHA DE RADICACIÓN VALOR

15/01/13 217,899,857

15/02/13 14,942,754

15/03/13 123,201,839

17/06/13 155,853,224

TOTAL 511,897,674




INFORME DEFINITIVO


Página 16 de 86

HALLAZGO No. 6 La E.S.E. debe dar rapidez al proceso de análisis de glosas, para determinar realmente cual es el valor de glosas subsanables y no subsanables, sin responsabilidad y con responsabilidad, a fin de adelantar sobre estas últimas los procesos internos de responsabilidad en contra de las empresas contratistas, previa liquidación de los contratos, a fin de evitar la pérdida de estos recursos. Por lo tanto, se configura una observación de tipo administrativa, para que sea tenida en cuenta en el Plan de Mejoramiento. Cabe mencionar que la entidad, debe tener claridad de la glosas tanto administrativas y médicas, lo cual se deben realizar conciliaciones permanentes con las E.P.S. a fin de subsanar y evitar que se presenten estas glosas y se generen controles donde se detecten las posibles falencias en el área y el funcionario responsable. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA

GERENTE RÉPLICA PRESENTADA POR EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA, GERENTE: “La ESE Hospital San Juan de Dios de Girón, realiza análisis de las glosas

realizadas por parte de las diferentes aseguradoras, clasificándolas en glosas administrativas, glosas de pertinencia medica, glosas de p y p y descuentos de capitación. Basado en el análisis realizado determina el valor que se debe aceptar y el valor subsanable que debe ser reintegrado por las aseguradoras en primera instancia. Los valores ratificados se subsanan con el proceso de conciliación que se viene haciendo mensualmente con los aseguradores. Es importante resaltar que la ESE se basa en los tiempos establecidos en la normatividad vigente y en el manual único de glosas. Con respecto a las glosas de los programas de promoción y prevención que son reportadas mensualmente, estas se concilian trimestral, debido a que los indicadores establecidos en el acuerdo 412 los estable con esta periodicidad, por lo cual no es posible realizar el proceso de conciliación mensual”.

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: No obstante los importantes avances respecto del manejo de glosas, se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, lleven a minimizar las causales de presentación de glosas y hacer más eficaz y eficiente el trámite de aquellas que se presenten. ESTADO DE CARTERA Vs. CONCILIADO CON LAS E.P.S. VIGENCIA 2012 Y

ANTERIORES




INFORME DEFINITIVO


Página 17 de 86

DESCRIPCIÓN DE LOS HECHOS

De acuerdo al cuadro anterior, suministrado por la Administración de la E.S.E., se evidencia que los estados de cartera no corresponden a la realidad. En la E.S.E. se está adelantando la gestión para la depuración de la cartera realizando el cruce con las E.P.S. para determinar el estado real de la cartera es así que el total de cartera reportada por valor de $3.289.659.078,36 se ha conciliado $730.967.564.19, evidenciándose cuentas de difícil cobro por valor de $2.558.691.514,17, situación que puede conllevar a un posible detrimento patrimonial. Cabe mencionar que la E.S.E. deberá continuar realizando gestión ante la presunta negligencia administrativa de administraciones anteriores por la no radicación de facturas, contestación de glosas etc. cartera de vigencias anteriores a 2012, lo cual no ha permitido la recuperación de saldos por cobrar de contratos firmados con las EPS-S.

Es así que mediante contrato de prestación de servicios Nº 255 de marzo 1 de 2013, el Dr. EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA, suscribió el contrato con la empresa ATLAS ASUNTOS LEGALES Y GESTIONES JURÍDICAS, con el objeto de “(…) prestar los servicios profesionales en la reclamación y recuperación, extrajudicial o judicialmente, para la recuperación, recaudo y cobro de la totalidad de la cartera hospitalaria comprendida por los títulos valores que se deriven de las obligaciones legales y contractuales que se tengan con las empresas (…)”.

Revisados los informes del contratista, se evidencia que los documentos que reposan en la entidad no cumplen con los parámetros normativos necesarios para

EPS VALOR

PENDIENTE CRUCE DE CARTERA

RESULTADO CONCILIACIÓN

FACTURA DE COBRO - ACTA LIQUIDACIÓN

SALDO PENDIENTE DE CARTERA A

31/12/2012

GESTIÓN

SOLSALUD $ 593.198.108,83 $ 593.198.108,83

Se recibió el estado de cartera de dicha entidad, y a la fecha se están cruzando los datos. Están en trámite las actas de los siguientes contratos: sprsm-ro-10, rsm-ro-879-10, rsm-ro-959-10.

CAFESALUD $ 220.057.423,40 $ 220.057.423,40 Visita programada para conciliación de cartera.

SALUDVIDA $ 819.683.359,29 $435.303.918,00 $435.303.918,00

ACTA CONCILIACION

Nº 001- 20/08/2013

FACTUARA EN TRAMITE

$395.468.375,19

Los pagos se especificaron, así: $88.000000, septiembre; $115.767.973, octubre. $115.767.973, noviembre; $115.767.972, diciembre. A la fecha, se está realizando cruce de la cartera pendiente

CAPRECOM $ 567.154.069,65 $290.778.232,00 Visita programada para liquidación de contratos y conciliación de cartera

COMPARTA $ 396.905.363,00 $ 40.140.565,00 $ 30.963.631,00 FH00538823 $ 38.306.810,00 Se está cruzando la cartera restante para su respectiva conciliación.

COOSALUD $ 692.660.754,19 $ 692.660.754,19

Visita programada para cruce y conciliación de cartera, en la Secretaria de Salud Municipal.

TOTALES $ 3.289.659.078,36 $ 730.967.564,19




INFORME DEFINITIVO


Página 18 de 86

el trámite administrativo de cartera hospitalaria, lo que limitó la actuación del contratista por cuanto no existen facturas que permitan aludir obligaciones contra las entidades obligadas al pago, según el Decreto 4747 de 2007, y Resolución No. 003047 de 2008, modificada por la Resolución 416 del 18 de febrero de 2009.

HALLAZGO No. 7 Las Cuentas por Cobrar, reflejadas en el Balance General, y los estados de cartera que se manejan en la E.S.E. no son reales, evidenciándose que existe cartera que no se puede recuperar y que se ha venido trasladando a cuentas de difícil recaudo. Por lo anterior, se configura una observación de tipo administrativo, para que se registre dentro del Plan de Mejoramiento, de tal manera que una vez la Administración concluya y determine el valor de la cartera que no se puede recuperar, proceda a realizar el saneamiento de los Estados Financieros, para mostrar la realidad en el cierre de la vigencia 2013. Así mismo, es deber informar a los entes de control la situación presentada, para lo de su conocimiento, competencia y trámite.

ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO

RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA

GERENTE


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor.

CUENTAS POR COBRAR NO RECUPERADAS

HALLAZGO No. 8 Mediante Acta 002 del 30 de agosto de 2012, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, realizó la depuración de cartera como consecuencia de la liquidación de contratos y aceptación de glosas, determinándose la existencia de conciliaciones, liquidaciones y transacciones según las cuales la Administración del Dr. JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA, aceptó los descuentos aplicados, sin que a la fecha existieran elementos legales para su recuperabilidad; el valor no recuperado ascendió a la suma $241.846.876, como consta en el acta en cuestión y los documentos que la soportan.

Por lo señalado anteriormente, se configura una observación de tipo administrativa con presunto alcance fiscal y disciplinario, por la gestión inoportuna y antieconómica que afectó las arcas de la E.S.E. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO – FISCAL – DISCIPLINARIO




INFORME DEFINITIVO


Página 19 de 86

NORMA VULNERADA: ARTICULO 6 LEY 610 DE 2000

ARTÍCULOS 34 NUMERAL 1 Y 48 NUMERAL 31; LEY 734 DE 2002. VALOR: $241.846.876 PRESUNTO RESPONSABLE: ADMINISTRATIVO

EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA GERENTE FISCAL Y DISCIPLINARIO JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA EX GERENTE


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. RÉPLICA PRESENTADA POR JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA, EX GERENTE: “Conforme a este ítem, me permito presentar las siguientes

apreciaciones tendientes a demostrar que el presente hallazgo No se presentó ni tampoco se puede predicar de la existencia de conciliaciones, liquidaciones y transacciones sin sus debidos elementos legales para su recuperabilidad; por cuanto las diferentes actuaciones hechas por el suscrito en cuanto a este ítem se estuvo con el acompañamiento de la PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION en las diferentes mesas de trabajo realizadas en conjunto con los diferentes representantes legales de las EPSS-S y la Secretaría de Salud Departamental dando cumplimiento a la Ley 1438 de 2011 artículo 31 MECANISMO DE RECAUDO Y GIRO DE LOS RECURSOS DEL REGIMEN SUBSIDIADO parágrafos primero y segundo. Como prueba de lo antes mencionado, anexo copia informal de los siguientes documentos: 1. Acta de mesa de trabajo para seguimiento a liquidación de contratos de prestación de

servicios de salud de fecha 07 de Abril de 20011 entre E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón, CAFESALUD EPSS- SANTANDER, Secretaría de Salud Departamental y la Procuraduría Judicial.

2. Acta de mesa de trabajo para seguimiento a liquidación de contratos de prestación de servicios de salud de fecha 07 de Abril de 20011 entre E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón, COOSALUD EPSS- SANTANDER, Secretaría de Salud Departamental y la Procuraduría Judicial.

3. Acta de mesa de trabajo para seguimiento a liquidación de contratos de prestación de servicios de salud de fecha 07 de Abril de 20011 entre E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón, COMPARTA EPSS- SANTANDER, Secretaría de Salud Departamental y la Procuraduría Judicial 16. Además se adiciona el acta de conciliación y liquidación de cuentas por prestación de servicios de salud generados entre la E.S.E de Girón y COMPARTA EPS-S de fecha 07 de Diciembre de 2010. Y copia de la conciliación y liquidación.

4. Acta de mesa de trabajo para seguimiento a liquidación de contratos de prestación de servicios de salud de fecha 07 de abril de 20011 entre E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón, CAPRECOM EPSS- SANTANDER, Secretaría de Salud Departamental y la Procuraduría 159.Judicial II Administrativo.

5. Acta de mesa de trabajo para seguimiento a liquidación de contratos de prestación de servicios de salud de fecha 07 de Abril de 20011 entre E.S.E. Hospital San Juan de




INFORME DEFINITIVO


Página 20 de 86

Dios de Girón, SALUDVIDA EPSS- SANTANDER, Secretaría de Salud Departamental y la Procuraduría 159.Judicial II Administrativo.

Además de lo antes mencionado, existen los siguientes documentos legales como son: 1. Acta de Liquidación unilateral contratos de prestación de servicios de salud entre

COOSALUD EPS-S y la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de girón de fecha 17 de Abril de 2012 en donde se reconocen dineros a favor de la E.S.E. Hospital de Girón y del cual fueron debidamente notificados a la E.S.E. en su momento.

2. Acta No. 04 del 14 de Septiembre de 2011 del comité de saneamiento contable de la E.S.E y su debida citación a los miembros participantes.

3. Acta de conciliación y Liquidación de cuentas por prestación de servicios de salud entre COMPARTA EPS-S y la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de girón de fecha 18 de Marzo de 2011 en donde se reconocen dineros a favor de la E.S.E. Hospital de Girón y del cual fueron debidamente notificados a la E.S.E. en su momento Y copia de la conciliación y liquidación.

4. Copia de las Facturas aceptadas y notificadas por COMPARTA EPS-S correspondientes a los meses de atención de Enero, Junio, Julio y Diciembre de 2010; Febrero, Abril, Mayo y Junio de 2011.

5. Acta No. 03 del 24 de Agosto de 2011del comité de saneamiento contable de la E.S.E. y su debida citación a los miembros participantes.

6. Copia de los Formatos Respuesta Glosas Hospital San Juan de Dios de Girón correspondientes a EPS-S SALUDVIDA (Respuesta a Descuentos de Capitación S- 30704, S- 30705, S- 30706, S- 30707, S- 30708, S- 30709, S- 30710, S- 31188, S- 31189, S- 31191 de Marzo de 2011 con el sello de recibido.

7. Copia de los Formatos Respuesta Glosas Hospital San Juan de Dios de Girón correspondientes a EPS-S SALUDVIDA (Respuesta a Descuentos de Capitación S- 31533, S- 31534, S- 31535 de Abril de 2011 con el sello de recibido.

8. Copia de los Formatos Respuesta Glosas Hospital San Juan de Dios de Girón correspondientes a EPS-S SALUDVIDA (Respuesta a Descuentos de Capitación S- 32537, S- 32225, S- 32228 de Mayo de 2011 con el sello de recibido.

9. Copia de los Formatos Respuesta Glosas Hospital San Juan de Dios de Girón correspondientes a EPS-S SALUDVIDA (Respuesta a Descuentos de Capitación S- 32226, S- 31531, S- 31532, S- 32533, S- 32534, S- 32535, S- 32536 y S- 32538 de Junio de 2011 con el sello de recibido.

10. Copia de los Formatos Respuesta Glosas Hospital San Juan de Dios de Girón correspondientes a EPS-S SOLSALUD (Respuesta a Descuentos de Capitación DFCP 0010001011671 Factura FH00509090 de Marzo de 2011 con el sello de recibido.



13. Copia de los Formatos Respuesta Glosas Hospital San Juan de Dios de Girón correspondientes a EPS-S SOLSALUD (Respuesta a Descuentos de Capitación DFCP 0010001011854 Factura FH00514776 de Abril de 2011 con el sello de recibido.

14. Acta No. 02 del 30 de Junio de 2011 del comité de saneamiento contable de la E.S.E. y su debida citación a los miembros participantes.

15. Copia del Acta de Liquidación contratos de prestación de servicios y su respectiva Acta de liquidación final (copia del contrato de transacción entre E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón y CAFESALUD EPS-S de fecha de 06 de Mayo de 2011 y del cual fue recibido el día 23 de Junio de 2011.

16. Copia de la liquidación de contratos de prestación de servicios régimen subsidiado Acta de Visita No. 002 de fecha 06 de Mayo de 2011 y de la revisión de saldos de




INFORME DEFINITIVO


Página 21 de 86

contratos vencidos modalidad capitación entre E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón y CAFESALUD EPS-S. junto con sus respectivos anexos.

17. Acta No. 01 del 16 de Junio de 2011 del comité de saneamiento contable de la E.S.E. y su debida citación a los miembros participantes.

18. Copia del Acta conciliación entre E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón y COMFENALCO EPS-S de fecha 04 de Marzo de 2011.

19. Copia del Acta conciliación entre E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón y COMFENALCO EPS-S de fecha de 24 de Enero de 2011.

20. Copia del Acta conciliación entre E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón y COMFENALCO EPS-S de fecha de 20 de Diciembre de 2010.

21. Copia de la Resolución No. 007 de Enero 14 de 2005 mediante la cual se crea el comité técnico de saneamiento contable de la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón.

También es importante poner en su conocimiento que en lo referente a este ítem de cartera se contaba con el desempeño del contratista JHON WILLIAM MONSALVE SARRIAS, el cual laboró hasta el día 06 de Abril de 2011 fecha en la cual se retiró de la E.S.E. y realizo la respectiva acta de entrega de todos los documentos relacionados con la Cartera de la E.S.E. al contratista HECTOR JULIO DUEÑAS DIAZ, tal y como consta en la copia que se anexa del Acta de Entrega y que es importante resaltar que el señor HECTOR JULIO DUEÑAS DIAZ laboro en la E.S.E. Hospital San Juan de Dios en el año 2011 y 2012; es decir, que la nueva administración del Dr. EDGAR FERNANDO LASPRILLA contaba con toda la información y soportes legales necesarios para ejercer un efectivo cobro de dicha cartera y sus cuentas por cobrar. Con fundamento en las anteriores pruebas y a manera de conclusión, me permito solicitar de manera respetuosa, se levante la presente observación, por cuanto se está desvirtuando, al soportar con suficientes documentos legales que respaldan todas mis actuaciones en las diferentes liquidaciones y conciliaciones de los contratos de prestación de servicios de salud, así como de la existencia de elementos legales para su recuperabilidad; aunado al hecho de la existencia del acta de entrega de los documentos y soportes del departamento de cartera de la E.S.E. Hospital de Girón”.

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Efectuado el análisis de las réplicas presentadas, el Equipo Auditor concluye que no existen elementos suficientes para ratificar la presunta comisión de conductas fiscal y disciplinaria endilgadas en la observación de auditoría, pues el material probatorio demuestra actuaciones administrativas con la pretensión de dar cumplimiento a la Ley 1438 del 2011, artículo 31 Parágrafos 1 y 2, entre otra normatividad vigente y aplicable. No obstante, se deja en firme el hallazgo administrativo, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el Plan de Mejoramiento, permitan determinar si existen o no elementos legales para recuperar recursos a favor de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, provenientes de las actas de conciliación y liquidación como también de contratos de transacción suscritos con las diferentes EPS-S, correspondientes a vigencias anteriores. Para lo pertinente, se conmina a la actual Gerencia, para que practique un estudio técnico y financiero a la cartera, por parte del personal adscrito a la E.S.E., en cumplimiento de las metas y acciones correctivas que plantee en el Plan de Mejoramiento. Recomienda el órgano de control, sin perjuicio de las decisiones propias del devenir administrativo de la Gerencia, que el estudio técnico y financiero solicitado, se adelante por parte del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, el(os) responsable(s) del Área de Cartera y Glosas, el Jefe de Control Interno o funcionario que hace sus veces, y los auditores médicos. El propósito de este estudio técnico y financiero, es determinar la cartera real exigible. Ahora bien, si el resultado del estudio técnico y financiero, lleva a determinar la pérdida o imposibilidad de adelantar la recuperación de recursos,




INFORME DEFINITIVO


Página 22 de 86

como resultado de una eventual falta de gestión de anteriores administraciones, debe informarse a la CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, y demás entes de control, para los fines de su competencia. En cualquier caso, es pertinente advertir a la Gerencia de la E.S.E., que el informe resultante del estudio técnico y financiero, deberá comunicarse a este ente de control dentro del plazo máximo establecido para el cumplimiento de las metas y acciones correctivas correspondientes. Dentro del estudio técnico y financiero, se recomienda la revisión entre otros, de los siguientes documentos: 1. Actas del Comité Técnico de Saneamiento Contable, suscritas durante las

vigencias 2011 y 2012.

2. Acta de Entrega de Documentos del 6 de abril de 2011, suscrita entre JHON WILLIAM MONSALVE SARRIAS, y HÉCTOR JULIO DUEÑAS DÍAZ, dentro del proceso de entrega del cargo de Auxiliar de Cartera.

3. Acta de Conciliación y Liquidación de Cuentas del 7 de diciembre de 2010,

suscrita con COMPARTA EPS-S, según la cual queda un saldo por cancelar a favor de la E.S.E. por valor de $25.519.049,oo.

4. Acta de Conciliación del 20 de diciembre de 2010, suscrita con COMFENALCO

SANTANDER, según la cual las partes se declaran a paz y salvo por todo concepto de las facturas relacionadas en dicha acta.

5. Acta de Conciliación del 24 de enero de 2011, suscrita con COMFENALCO


6. Acta de Conciliación del 4 de marzo de 2011, suscrita con COMFENALCO


7. Acta de Conciliación y Liquidación de Cuentas del 18 de marzo de 2011,

suscrita con COMPARTA EPS-S, según la cual queda un saldo por cancelar a favor de la E.S.E. por valor de $11.728.042,oo.

8. Contrato de transacción del 6 de mayo de 2011, suscrito con CAFESALUD

EPS-S, según el cual la EPS-S se compromete a pagar al HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, la suma de $38.000.000.oo, dentro de los 45 días hábiles siguientes a la firma de dicho documento.

También se recomienda la revisión de las siguientes Actas de Mesa de Trabajo, las cuales fueron avaladas por el Ministerio Público, así: 9. Acta de Mesa de Trabajo del 7 de abril de 2011, suscrita con SALUDVIDA

E.P.S., según la cual SALUDVIDA E.P.S. tramitará por giro directo del MUNICIPIO DE GIRÓN, $100.000.000.oo, y el saldo pendiente por valor de $23.257.776.oo, será cancelado por SALUDVIDA E.P.S. al HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, con el giro del mes de mayo de 2011.

10. Acta de Mesa de Trabajo del 7 de abril de 2011, suscrita con CAPRECOM

EPS-S, según la cual existe una cartera por valor de $207. 503.533.oo de




INFORME DEFINITIVO


Página 23 de 86

vigencias del 2005 a diciembre de 2010; dentro de este monto existen facturas de atención de actividades por eventos, que no están aún conciliadas. En esta Mesa de Trabajo, existe un compromiso de reunirse en las instalaciones de CAPRECOM el día 15 de abril de 2011, con la información financiera que tengan las partes, con el fin de adelantar revisión y verificación del estado real de la cartera.

11. Acta de Mesa de Trabajo del 7 de abril de 2011, suscrita con COMPARTA

EPS-S, en la cual se establece el siguiente estado de cartera y liquidación de contratos de prestación de servicios: “Vigencias anteriores a septiembre de 2009:

Se enviará copias de las actas de liquidación de los contratos 1683070408T01 vigencia 01/04/08 a 30/09/09, 1683070408P01 vigencia 01/04/08 a 30/09/09, 16830704408T02 vigencia 01/04/08 a 30/09/09 el día 11 de Abril de 2011 para la firma y se comprometen en devolverlo el día 14 de Abril de 2011. La ESE presenta un estado de cartera a diciembre de 2010 por un valor de $276.401.909 por servicios prestados hasta diciembre de 2010, el cual está sujeto a revisión y verificación puesto que la EPS tiene unas actas firmadas por las dos partes con corte a 31/07/10 el cual se anexa a la presente acta con el objetivo de que la ESE Hospital San Juan de Dios de Girón depure el estado de cartera presentado por ellos, acto seguido la EPS entrega acta de liquidación y conciliación con corte a 31 de Diciembre de 2010 de los contratos 1683070610T1CO1 y 1683070810T2E02 para que sea revisada por parte de la ESE y posteriormente fijar una fecha para la respectiva liquidación final para el día 14 de abril de 2011”.

12. Acta de Mesa de Trabajo para seguimiento a liquidación de contratos de prestación de servicios de salud, suscrita el 7 de abril de 2011 con COOSALUD EPS-S, según la cual las partes acuerdan reunirse el día 29 de abril, para resolver las diferencias que resulten del análisis de las preliquidaciones.

13. Acta de Mesa de Trabajo para seguimiento a liquidación de contratos de

prestación de servicios de salud, suscrita el 7 de abril de 2011 con CAFESALUD EPS-S, según la cual: “La ESE Hospital San Juan de Dios de Girón

manifiesta y socializa la cartera de vigencia 2003 a Marzo de 2010, por valor de $151.650.444.90, registrada en los estados contables de la ESE, los cuales corresponden a saldos por valores de contratos celebrados por CAPITACIÓN desde la Vigencia de Diciembre de 1997 a 31 de Marzo de 2010, y de acuerdo al compromiso adquirido ante el Ente Municipal de Girón el día de hoy en la mesa de trabajo convocada por la Procuraduría, dichos contratos serán liquidados a mas tardar el 07 de mayo de 2011 y de mutuo acuerdo las partes acuerdan iniciar las respectivas liquidaciones para el 18 de Abril de 2011, en las instalaciones de la EPSS CAFESALUD en la ciudad de Bucaramanga. La EPS-S CAFESALUD EPSS manifiesta que iniciara el proceso de liquidación con la ESE San juan de Dios de Girón en el plazo establecido y una vez legalizados las actas se procederá a notificar al Ente Municipal de Girón sobre el resultado correspondiente de la liquidación de los contratos de prestación de servicios descritos”.

HALLAZGO No. 9

Mediante Acta 003 del 31 de octubre de 2012, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, reclasificó la depuración de la cartera de COOSALUD , registrando en las consideraciones de este acto administrativo lo siguiente: “(…) 2.2 Hubo liquidación de contratos con COOSALUD, del cual se asumía una cartera de OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS (800.000.000.oo), y fueron liquidados unilateralmente, el concepto jurídico argumenta que es difícil apelar sin contratos,




INFORME DEFINITIVO


Página 24 de 86

ya que la E.S.E. tiene deficiencia en el archivo y por tal motivo no se puede comprobar si su dictamen está bien o no (…)”. Evidenciándose que en la Administración del Dr. JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA, no dejaron en la entidad los documentos soportes necesarios para el cobro, sin que a la fecha existieran elementos legales para su recuperabilidad; el valor no recuperado ascendió a la suma $800.000.000. Por lo señalado anteriormente, se configura una observación de tipo administrativa con presunto alcance fiscal y disciplinario, por la gestión inoportuna y antieconómica que afectó las arcas de la E.S.E. ALCANCEL DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO – FISCAL – DISCIPLINARIO NORMA VULNERADA: ARTICULO 6 LEY 610 DE 2000

ARTÍCULOS 34 NUMERAL 1 Y 48 NUMERAL 31; LEY 734 DE 2002.

VALOR: $800.000.000 PRESUNTO RESPONSABLE: ADMINISTRATIVO

EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA GERENTE FISCAL Y DISCIPLINARIO JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA EX GERENTE



apreciaciones tendientes a demostrar que el presente hallazgo No se presentó ni tampoco se puede predicar, por cuanto al tener en cuenta las pruebas aportadas en la observación anterior (No. 8) se demuestra plenamente que si existen los referidos contratos de prestación de servicios de salud en el archivo de la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón; además del hecho que el suscrito aporta como prueba el Acta de Entrega de los documentos del departamento de cartera suscrito entre el contratista JHON WILLIAM MONSALVE SARRIAS, el cual laboro hasta el día 06 de Abril de 2011 fecha en la cual se retiró de la E.S.E. y realizo la respectiva acta de entrega de todos los documentos relacionados con la Cartera de la E.S.E. al contratista HECTOR JULIO DUEÑAS DIAZ, tal y como consta en la copia que se anexa del Acta de Entrega y que es importante resaltar que el señor HECTOR JULIO DUEÑAS DIAZ laboro en la E.S.E. Hospital San Juan de Dios en los años 2011 y 2012 hecho que se puede evidenciar al consultar la rendición de cuenta de la vigencia 2012 rendida a la Contraloría General de Santander; es decir, que la nueva administración del Dr. EDGAR FERNANDO LASPRILLA contaba con toda la información y soportes legales necesarios para ejercer un efectivo cobro de dicha cartera y sus cuentas por cobrar”.




INFORME DEFINITIVO


Página 25 de 86

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Efectuado el análisis de las réplicas presentadas, el Equipo Auditor concluye que no existen elementos suficientes para ratificar la presunta comisión de conductas fiscal y disciplinaria endilgadas en la observación de auditoría, pues en la réplica, se allegan soportes probatorios de la entrega por parte de la Administración saliente de información y soportes legales, para hacer el cobro de cartera. No obstante lo anterior, se deja en firme el hallazgo administrativo, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el Plan de Mejoramiento, permitan determinar si existen o no elementos legales para recuperar recursos a favor de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, provenientes de las actas de conciliación y liquidación como también de contratos de transacción, si los hubiere, suscritos con COOSALUD EPS-S, correspondientes a vigencias anteriores. Para lo pertinente, se conmina a la actual Gerencia, para que practique un estudio técnico y financiero a la cartera, por parte del personal adscrito a la E.S.E., en cumplimiento de las metas y acciones correctivas que plantee en el Plan de Mejoramiento. Recomienda el órgano de control, sin perjuicio de las decisiones propias del devenir administrativo de la Gerencia, que el estudio técnico y financiero solicitado, se adelante por parte del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, el(os) responsable(s) del Área de Cartera y Glosas, el Jefe de Control Interno o funcionario que hace sus veces, y los auditores médicos. El propósito de este estudio técnico y financiero, es determinar la cartera real exigible. Ahora bien, si el resultado del estudio técnico y financiero, lleva a determinar la pérdida o imposibilidad de adelantar la recuperación de recursos, como resultado de una eventual falta de gestión de anteriores administraciones, como también la presunta violación de los principios de la función pública y de la contratación administrativa ante la liquidación unilateral de los contratos de prestación de servicios de salud por parte de COOSALUD EPS-S, debe informarse a la CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, y demás entes de control, para los fines de su competencia. En cualquier caso, es pertinente advertir a la Gerencia de la ESE, que el informe resultante del estudio técnico y financiero, deberá comunicarse a este ente de control dentro del plazo máximo establecido para el cumplimiento de las metas y acciones correctivas correspondientes. Para estos efectos, se recomienda la revisión y análisis, entre otros documentos, del Acta de de Liquidación Unilateral de los contratos de prestación de servicios de salud, expedida el 17 de abril de 2012 por el Gerente de la Sucursal Santander de COOSALUD EPS-S, según la cual a esa fecha no se logró acuerdo con el representante legal de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, sobre la liquidación de los contratos allí relacionados, por lo cual se procede a la liquidación unilateral susceptible del recurso de reposición, de conformidad con lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo. Según el artículo tercero del acta en cuestión: “(…) existe un saldo a favor de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRON, por la suma de SETENTA Y CINCO MILLONES SETECIENTOS SESENTA MIL SETECIENTOS CINCUENTA Y DOS PESOS CON TREINTA Y CUATRO CENTAVOS M/CTE ($75.760.752,34); Obligación que será cancelada a los treinta (30) días calendario encontrarse esta acta en firme, conforme a la normatividad legal vigente”, y en el artículo cuarto, dice: “(…)

COOSALUD EPS-S manifiesta que se encuentra a paz y salvo por concepto de la celebración, y ejecución de los contrato a 31 de marzo de 2010 relacionados en este acta”.




INFORME DEFINITIVO


Página 26 de 86

Provisión para Deudores La E.S.E. registra a diciembre 31 de 2011, provisión para posibles pérdidas por riesgo de incobrabilidad de las cuentas por valor de $1.068.574.218 y para la vigencia 2012, esta provisión incrementa a $2.688.147.065. Provisión que se registra sin criterio alguno, toda vez las cuentas por cobrar disminuyeron, y solo se registran las existentes con soportes, para lo cual la provisión debería ser menor a la de la vigencia anterior. Por esta razón, permite la sobreestimación del Activo. HALLAZGO No. 10 La Provisión para Deudores a diciembre de 2012, se registra sin criterio alguno, lo cual permite la sobreestimación del activo; toda vez que disminuyeron las cuentas por cobrar existentes con soportes. ALCANCEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA

GERENTE RÉPLICA PRESENTADA POR EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA, GERENTE: “PROCEDIMIENTO APLICADO PARA LA PROVISION DE CARTERA

Antecedentes: La administración de la ESE basados en los dictámenes del Revisor Fiscal en donde expresó su opinión con salvedad al rubro de cartera; por no identificar las deudas de deudas de difícil y no constituir la respectiva provisión, impartió la directriz para que se aplicará la técnica contable y principalmente los principios generales de contabilidad pública en lo referente a revelación y normas relativas a la valuación de activos, reflejando en el rubro de cartera un valor razonable y de realización. Metodología: El área de cartera elaboró el informe de deudores por edades a diciembre 31 de 2.012, identificándose cada una de las facturas con morosidad de un año y más de los servicios prestados a las EPSs así:

CONCEPTO 2011 2010 2009 2008 ANTERIOR TOTAL

EPSs 783 915 310 491 558 3.057

Fundamentos Legales: El área de contabilidad dando cumplimiento a los principios generales de la contabilidad pública y normas relativas a los activos expedidos por la Contaduría General de la Nación en el numeral 155 reconoce los métodos de provisión de cartera los cuales se denominan “individual y general”. “…El artículo 74 del decreto 187 de 1.995 estableció “como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida…” Cuantificación: Con la información suministrada por el área de cartera y el cumplimiento de las normas mencionadas, se determinó la provisión de cartera aplicando el método individual definido en el articulo 74 antes mencionado; registrando $644 millones a gastos de ejercicios anteriores y el saldo a presente vigencia así:

CONCEPTO MÁS DE 1 AÑO 2.011 2.010 TOTAL

PROVISION 315.230.318 334.933.476 349.170.906 999.334.700




INFORME DEFINITIVO


Página 27 de 86

Por lo anteriormente expuesto la administración de la ESE aplico un método técnico para la determinación de la provisión de cartera, de conformidad a las disposiciones legales que regulan la contabilidad pública”.

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: A pesar de que el hallazgo imputado es muy claro, la respuesta no es específica, en explicar el por qué del incremento de la provisión, a pesar que las Cuentas por Cobrar disminuyeron. En la respuesta se alude una provisión por $999.334.700, cifra que difiere del valor del cual se está hace mención en el hallazgo; afirma estar utilizando un método técnico, pero los valores no se ajustan. Con el fin de revisar y aplicar el correspondiente método sobre los valores reales, se confirma el hallazgo administrativo, para ser incluido en el Plan de Mejoramiento que debe presentar la entidad, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. Otros Deudores Representa el valor de los derechos de la E.S.E. por concepto de operaciones diferentes a las prestaciones de servicios de Salud. A diciembre 31 de 2012, refleja un saldo de $162.444.041, generado por embargos judiciales, pago por cuenta de terceros, responsabilidades fiscales y otros deudores correspondientes a deudas por incapacidades médicas. Inventarios Por ser una entidad compleja, existen, inventarios de medicamentos y de materiales médico quirúrgicos en farmacia y en almacén, de materiales de reactivos y de laboratorio y de odontología, entre otros. El saldo a diciembre de 2012 por $198.539.599, es inferior a la vigencia 2011 en $100.511.754 y se encuentra representado así:

Mediante inspección ocular realizada al Área de Farmacia el 4 de septiembre de 2013, y tomada una muestra selectiva, se observó que existen deficiencias respecto al control y manejo de inventarios, relacionadas con faltantes y sobrantes de medicamentos y todos los meses se lleva a cabo un acta de ingreso de sobrantes con la aceptación del Revisor Fiscal. Situación que había sido plasmada en la auditoría de la vigencia anterior. Se encontró que están manejando la ubicación de los medicamentos de acuerdo con el semáforo en que se encuentran y a la temperatura necesaria. Así mismo,

Medicamentos

37%

Materiales médico

quirúrgicos 40%

Materiales reactivos y

Labor. 11%

Maeriales odontológico

s 11%

Materiales para

imagenología

1%

INVENTARIOS 2012




INFORME DEFINITIVO


Página 28 de 86

no se encontraron medicamentos vencidos en la muestra escogida. Se corroboró que el software denominado MEDISOFT es utilizado por farmacia y por almacén. Se encuentra en red con todos los facturadores de la E.S.E., sin embargo, no se encuentra en red con contabilidad ni con presupuesto. Además en el caso de farmacia, solo se registran ingresos y los facturadores tienen acceso al sistema, permitiéndose el registro de errores y por tanto fallas en los saldos de los mismos. El sistema debería ser manipulado solamente por la persona encargada de farmacia. Es un sistema que permite inconsistencias que ya han sido reportadas por la funcionaria del área en repetidas ocasiones, como son: -Deja facturar aunque no haya existencia del medicamento y por tanto dejar descargar en saldo negativo. -Cambia las cantidades y los códigos eventualmente. -Errores al facturar pastillas por ampollas. -Solo permite ingresos. -No sirve como apoyo para las compras, por lo tanto se basan en la rotación de los medicamentos o en el inventario físico. HALLAZGO No. 11 Los valores que reflejan los inventarios en la muestra selectiva realizada a la farmacia no coinciden con el físico, lo que denota deficiencias en el control de los mismos. De igual forma, el sistema utilizado reporta inconsistencias.

ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. ACTIVO NO CORRIENTE Los Activos No Corrientes, representan el 75,38% del total Activos del HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN a diciembre 31 del 202 y reflejan un crecimiento del 7%, con respecto al año 2011. Su incremento es relacionado con la disminución del Activo Total. Existen cuentas que permiten la sobreestimación del Activo No Corriente. Propiedad Planta y Equipo La cuenta Propiedad, Planta y Equipo, participa en el 45,76% del Activo No Corriente, equivalente a $2.546.217,848; está conformada por Equipo Médico y




INFORME DEFINITIVO


Página 29 de 86

Científico, Edificaciones, Bienes Muebles en Bodega, Terrenos, Construcciones en Curso, Equipo de Comunicación y Computo, Muebles Enseres y Equipo de Oficina, Equipo de Transporte y Equipo de Comedor y Cocina. Su saldo es inferior a la vigencia anterior, por la contabilización de la depreciación. El método de depreciación utilizado es el de línea recta. La entidad no constituye provisiones para protección de la Propiedad Planta y Equipo. En la revisión que se llevó a cabo en las instalaciones de la E.S.E., se pudo observar que existen elementos inservibles que se deben dar de baja. Así mismo, no existen construcciones en curso, cifra que debe ser incluida en el proceso de sostenibilidad contable. En la cuenta Bienes Muebles en Bodega, existe una partida de $120.319.800, que viene desde la vigencia 2011 y corresponden a una plancha industrial, una secadora y una lavadora, que a la fecha (sept. 2013), se colocaron en uso y ya presentan deterioro, demostrando así que la anterior Administración adquirió elementos que no necesitaba y que de repetirse esta situación, podría configurarse como un detrimento al patrimonio público y por lo tanto un presunto hallazgo fiscal. Esta cifra debe ser depurada en la vigencia 2013. HALLAZGO No. 12 En la E.S.E. se encontraron elementos inservibles y que se deben dar de baja. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. HALLAZGO No. 13 Las cuentas de Bienes Muebles en Bodega y Construcciones en Curso, deben ser reclasificadas en el Balance. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas




INFORME DEFINITIVO


Página 30 de 86

en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. Otros Activos Los Otros Activos participan del 40% del total del Activo No Corriente, su valor asciende a $2.263.629,000 cuyo mayor registro son las Valorizaciones por $2.257.065.000 que vienen desde vigencias anteriores. PASIVOS:

PASIVO CORRIENTE: El Pasivo Corriente, representa el 100% del total del Pasivo, al cierre de la vigencia 2012 presenta un saldo de $2.142,049.347, inferior en $355.373.000 a la vigencia 2011, la cual había incrementado en un 32.05%, con respecto a la vigencia 2010. La variación presentada en la vigencia 2012, ocurre en todas las cuentas del Pasivo; desaparecen las Obligaciones Financieras, disminuyen las Cuentas por Pagar, las Obligaciones Laborales y los Otros Pasivos.

Cuentas por Pagar Cuentas por Pagar, refleja un valor de $1.958.263.000, representa el 91.42% del Pasivo Corriente y lo conforman en su mayor proporción los Acreedores, Adquisición de bienes y Servicios y los Créditos judiciales. Presentó incremento de $693.522.000 en la vigencia 2011; para la vigencia 2012, disminuyó en $77.873.000.

0 500000

1000000 1500000 2000000 2500000

Obligaciones

financieras

Cuentas por

pagar

Obligaciones

laborales

Pasivos estimad

os

Otros Pasivos

vigencia 2012 0 1.958.262 139.668 33.796 10.322

vigencia 2011 94.438 2.036.136 208.499 90.430 67.923

vigencia 2010 61.656 1.342.614 158.753 159.265 169.004

MIL

ES D

E P

ESO

S

PASIVO NO CORRIENTE- 2012




INFORME DEFINITIVO


Página 31 de 86

Los Acreedores están en su mayoría representados por las Cuentas por Pagar por Servicios Prestados y Honorarios. La E.S.E. presenta un inconveniente delicado con respecto de las Cuentas por Pagar, porque no cuenta con dinero para el cumplimiento de estos compromisos, toda vez que el dinero de los bancos es poco y las cuentas por cobrar registradas en los estados financieros no son reales, por la inexistencia de soportes para cobrar las cuentas a las diferentes EPS. Por tanto, puede verse afectada por los proveedores en el sentido de que éstos demanden y se les deba cancelar con intereses de mora y posibles costas de abogado, situación que ocasionaría detrimento al patrimonio de la entidad y a su vez perjudicaría sus finanzas, ubicándola posiblemente como una entidad con riesgo. HALLAZGO No. 14 La Administración debe evitar que la E.S.E., se afecte por posibles procesos instaurados por los acreedores, los cuales pueden terminar en detrimento patrimonial y por ende, configurarse un hallazgo fiscal. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. Retención en la Fuente El saldo registrado a diciembre 31 de 2012, en el Balance General por $40.283.371, no coincide con el valor cancelado en la Declaración Mensual de retenciones a la DIAN en Enero de 2013 y que corresponde al descuento del mes de diciembre, pues solo se cancela la suma de $25.867.000, existiendo una diferencia de $14.416.371. Sin embargo, se observó que existen saldos que vienen de vigencias anteriores, y según la actual Administración, no se le adeuda a la DIAN y, por tanto, deberá incluir estas cifras en el proceso de sostenibilidad contable. HALLAZGO No. 15 El valor cancelado a la DIAN en enero de 2013, no coincide con el registro de descuentos en la respectiva cuenta. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO




INFORME DEFINITIVO


Página 32 de 86

RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. Obligaciones Laborales A pesar de que la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, atraviesa por un momento crítico en sus finanzas, ha logrado cancelar salarios y prestaciones sociales que venían atrasadas de vigencias anteriores y dejar un saldo a diciembre de 2012 de $139.667.74, inferiores en $68.831.124 a la vigencia anterior y, para el año 2013, se encuentra al día al menos en lo que respecta a salarios. Revisado el Comprobante de Egreso No. 01141 del 12 de julio de 2012. , se verificó que la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, canceló la suma de cuatro millones trescientos cincuenta y dos mil cuatrocientos veintiún pesos ($4.352.421), correspondientes al 3% de aportes parafiscales, dejados de cancelar por la E.S.E., a diciembre de 2007, diciembre de 2008 y diciembre de 2009, en donde se incluyen intereses moratorios por $1.437.392, configurándose así un detrimento al patrimonio de la entidad. HALLAZGO No. 16 La E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, canceló intereses de mora por aportes parafiscales dejados de cancelar en forma oportuna, por valor de $1.437.392. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA

FISCAL NORMA VULNERADA: LEY 610 DE 2000 ART. 6 PRESUNTO RESPONSABLE: JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA

(EX GERENTE) INCIDENCIA FISCAL

EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA - GERENTE

ADMINISTRATIVO VALOR: $1.437.392




INFORME DEFINITIVO


Página 33 de 86



apreciaciones tendientes a demostrar que el presente hallazgo No se presentó ni tampoco se puede predicar, por cuanto al tener en cuenta las diferentes observaciones del presente informe preliminar No. 0108 con el cual se da un Alcance de la Observación de carácter Administrativo al responsable de la vigencia 2012 y aunado al hecho en que prevalece las condiciones críticas en las finanzas de la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón, en las que se tenían momentos que no se podían cancelar a tiempo dichos rubros por falta de liquidez. Además de lo anterior, me permito aportar como soporte los estados financieros de la época como los son: 1. Copia de la Ejecución Presupuestal de ingresos y Ejecución Presupuestal de gastos a

Diciembre 31 de 2007. 2. Copia de la Ejecución Presupuestal de ingresos y Ejecución Presupuestal de gastos a

Diciembre 31 de 2008. 3. Copia de la Ejecución Presupuestal de ingresos y Ejecución Presupuestal de gastos a

Diciembre 31 de 2009. 4. Copia del Balance General de la E.S.E. Hospital de Girón de los años 2008, 2009 y

2010. Razones estas, que me llevan a manifestarle que como se ha demostrado en esta observación, mi actuar no tiene inmersa una conducta dolosa ni omisiva y que por el contrario es producto de una situación real y vivencial de la crisis que vivía las entidades hospitalarias de Colombia y que para efectos de la estructuración de la responsabilidad fiscal, se requiere de la existencia de una conducta, activa u omisiva, dolosa o gravemente culposa, por parte de un servidor público o un particular, según el caso, que en el ejercicio de la Gestión Fiscal, produzca un daño sobre fondos o bienes públicos, y que entre una y otro exista un relación de causalidad; De conformidad con el artículo 5 de la ley 610 de 2000, la responsabilidad fiscal está integrada por los siguientes elementos”.

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Es cierto que la E.S.E. ha venido atravesando por una situación financiera bastante inestable, la cual se puede comprobar en los documentos enviados como soporte en la respuesta del hallazgo endilgado. Por no ser el valor pagado, una cifra mínima frente al pago anual por concepto de parafiscales que efectúa la E.S.E., y con especial atención al Principio de Economía Procesal, se desvirtúa la conducta fiscal, pero se confirma el alcance administrativo, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el Plan de Mejoramiento, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor, evitándose así la configuración de un proceso administrativo sancionatorio, y un eventual menoscabo al patrimonio público, con la connotación fiscal e incluso disciplinaria que podrían generarse. Otros Pasivos Con respecto a las Estampillas Municipales, se adeuda desde vigencias anteriores al municipio la suma de $10.322.083, por concepto del recaudo de la Estampilla Procultura y Proadulto Mayor. Se debe tener en cuenta que son recaudos a favor de terceros que deben ser girados durante los primeros cinco días del mes siguiente. La E.S.E. debe verificar si este saldo es correcto y cancelarlo, de lo




INFORME DEFINITIVO


Página 34 de 86

contrario incluirlo dentro del proceso de sostenibilidad contable. HALLAZGO No. 17 La E.S.E. no ha trasladado $10.322.083 al MUNICIPIO DE GIRÓN, por concepto del recaudo de Estampillas Municipales, registrados como saldo a diciembre de 2012. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. PASIVOCOL Durante la vigencia 2012, la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, no fue inscrita por parte del Ministerio de Hacienda en el programa de Pasivocol. Por lo tanto, la entidad solicitó al ministerio el interés de vincularse en el proyecto de “Seguimiento y actualización de los cálculos actuariales del Pasivo Pensional de las entidades Territoriales”, para lo cual está actualmente trabajando en la recolección de la información. PATRIMONIO El Patrimonio de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, en la vigencia 2011, incrementó en el 1.77%, con respecto a la vigencia 2010. Para la vigencia 2012, éste patrimonio disminuye en $69.992.575, es decir el 18%. Situación dada por el registro del déficit como resultado del ejercicio contable, por valor de $1.161.451.000.

PATRIMONIO Comparativo 2012 – 2011 - 2010

Fuente: Balances Generales con corte a diciembre 31

VIGENCIA 2012

VIGENCIA 2011

VIGENCIA 2010

$5.237.837.000

6.399.288.000

6.288.164.000




INFORME DEFINITIVO


Página 35 de 86

3.1.2 ESTADO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA Y SOCIAL El análisis del Estado de Actividad Financiera Económica y Social, se basa en la información suministrada por la entidad en el trabajo de campo. INGRESOS Los ingresos de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, presentaron disminución durante la vigencia 2011 del 11,29% con respecto del año 2010; a diferencia del año 2012, que registran incremento de $1.720.419.000 en los ingresos por Venta de Servicios de Salud, siendo ésta la base de ingresos para la entidad.

CONCEPTO 2012 2011 2010 INGRESOS SS SALUD 8,242,653,000 6,522,234,000 7,352,071,000

GASTOS 3,189,216,000 2,116,861,000 1,830,426,000

- COSTO DE VENTA 4,929,561,000 4,940,870,000 4,891,846,000

OTROS INGRESOS 482,525,000 778,098,000 158,422,000

OTROS GASTOS 1,767,852,000 131,477,000 521,038,000

EXCEDENTE (DÉFICIT)

1,161,451,000 111,124,000

276,183,000 Fuente: Estado de Actividad Financiera, Económica ySsocial a diciembre 31

También registra otros ingresos por valor de $482.525.000, inferiores a los de la vigencia 2011, y corresponden en un 84.6% a Ingresos por Margen en la Contratación de Servicios de Salud – Capitado. Dentro de los Ingresos por Venta de Servicios de Salud, los ingresos que reflejan una mayor participación están los correspondientes a:

Servicio Ingresos

2012 %

Participación Ingresos

2011 Ambulatorios, Promoción y Prevención $ 1,898,930,432 23,02 $1.195.129.060

Medicamentos 1,617,173,130 19,60 1.428.829.530

Laboratorio Clínico 1,114,072,330 13,50 995.428.141

Consulta Urgencias y Procedimientos 608,241,707 7,37 831.792.142

COSTOS Y GASTOS

Los gastos totales presentan un continuo crecimiento desde la vigencia 2010, con un porcentaje de incremento del 15,5% y del 50% para las vigencias 2011 y 2012 respectivamente.

0 2.000.000.000 4.000.000.000 6.000.000.000 8.000.000.000

10.000.000.000

2012 2011 2010

INGRESOS SS SALUD 8.242.653.000 6.522.234.000 7.352.071.000

GASTOS 3.189.216.000 2.116.861.000 1.830.426.000

COSTO DE VENTA 4.929.561.000 4.940.870.000 4.891.846.000

mile

s d

e p

eso

s

INGRESOS Vs. COSTOS Y GASTOS




INFORME DEFINITIVO


Página 36 de 86

2012 2011 2010

GASTOS 3,189,216,000 2,116,861,000 1,830,426,000

Operacionales 1,690,268,000 1,548,725,000 1,578,635,000

Provisiones 1,498,948,000 568,136,000 251,791,000

- COSTO DE VENTA 4,929,561,000 4,940,870,000 4,891,846,000

Los gastos están conformados por Gastos Operacionales, que incluyen los Gastos Administrativos y Generales y por las Provisiones y Depreciaciones, en donde los primeros han presentado una variación moderada durante las tres vigencias comparadas, a diferencia de las Provisiones. También registra Otros Gastos, por valor de $1.767.852.000, con un incremento de $1.636.375.000, con respecto a la vigencia 2011, aumento originado por la contabilización de $1.311.091.385, como margen en la contratación de servicios. Los Gastos Administrativos, se encuentran relacionados con la nómina, prestaciones sociales, aportes parafiscales, entre otros y los Gastos Generales, corresponden a materiales y suministros, papelería, mantenimiento de equipos y transporte, necesarios para el buen funcionamiento de la entidad. La mayor variación de los gastos durante la vigencia 2012, obedece al incremento en las Provisiones, en donde se registraron Provisiones para Deudores, por valor de $818.021.000, y Provisión para Contingencias, por $524.622.000. Las Provisiones incrementan en un 163%, para la vigencia 2012, debido también al registro del Margen en la Contratación de los Servicios de Salud. Si comparamos las tres vigencias, se observa que los costos presentan poca variación. Sin embargo, si tenemos en cuenta el Ingreso por Venta de Servicios, se denota que para la vigencia 2011, el costo fue mayor que para las otras vigencias, siendo éste el 75% del Ingreso por Venta de Servicios, mientras que para la vigencia 2010, representa el 66% y solo el 59%, para la vigencia 2012. Aunado a esto, los gastos directos, es decir de Administración y Generales, presentan el incremento normal de operación; concluyéndose que para la vigencia 2012, se administraron mejor los recursos y, que para la vigencia 2011, costó más obtener menos ingresos por la prestación y venta de servicios. EXCEDENTE O DÉFICIT

El ejercicio contable para la vigencia 2012, arrojó déficit por $1.161.451.000, toda vez que los costos y gastos fueron superiores a los ingresos recaudados. Déficit

-1.161.451.000

111.124.000 276.183.000

2012 2011 2010

EXCEDENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO CONTABLE




INFORME DEFINITIVO


Página 37 de 86

que incrementa con respecto a las vigencias 2011 y 2010, por el registro de las Provisiones para Deudores, por $818.021 y de $524.622, para Contingencias, acercándose a la realidad que vive la entidad actualmente. De no ser por el registro de las Provisiones, el ejercicio contable arrojaría utilidad por $337.497.000. 3.1.3 SOSTENIBILIDAD CONTABLE Por medio de la Resolución No. 068 de mayo 16 de 2012, en la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, se conforma el Comité Técnico de Sostenibilidad contable y asignan las funciones. Durante el año 2012, se llevaron a cabo 2 actas de sostenibilidad contable, una el 30 de agosto, con el objeto de analizar la depuración de la cartera como consecuencia de la liquidación de contratos y aceptación de glosas. Así mismo, allí se recomienda a la Administración, la reclasificación de las partidas a la cuenta de Difícil Cobro y constituir la provisión del 100%, como procedimiento de depuración de las partidas contables para su razonabilidad. También se recomienda la creación de un comité encargado de la liquidación de los contratos. La otra acta del 31 de octubre, manifiesta la existencia de elementos para dar de baja y por tanto la creación del Manual de Procedimientos, la existencia de unas consignaciones por identificar y realizar los ajustes pertinentes; reclasificar la depuración de la cartera de COOSALUD, trasladándolas de cuentas de difícil cobro. HALLAZGO No. 18 La E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, no ha llevado a cabo la liquidación de los contratos del Régimen Subsidiado, correspondientes a la vigencia 2012. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. HALLAZGO No. 19 La E.S.E. debe continuar y agilizar el proceso de sostenibilidad contable, especialmente en la cuenta de Deudores. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO




INFORME DEFINITIVO


Página 38 de 86

RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. 3.1.4 CONTROL INTERNO CONTABLE Revisado el informe de control interno contable y las auditorías que se han llevado a cabo, permite observar que la entidad ha tenido en cuenta las observaciones allí plasmadas y por tanto la actual Administración, ha mejorado sus procesos. Aún se detectan debilidades como: -El sistema de información contable no está en línea (software integrado), lo cual retrasa, demora y genera un mayor margen de error en las transacciones diarias de la Institución. -No se tiene conformado el Comité de Inventarios, por lo que no se tiene identificado el inventario real físico de la entidad. -No se cuenta con un Mapa de Riesgos del proceso de gestión financiera. -Existen limitantes de ciertas áreas que allegan tardía la información para la consolidación del área contable. -Aunque los informes contables son publicados mensualmente a los diferentes órganos de control, son de difícil acceso a los usuarios internos y externos (comunidad). HALLAZGO No. 20 La entidad debe dar continuidad a las auditorías de control interno en el área contable, con el fin de superar las falencias presentadas y mejorar los resultados. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA






INFORME DEFINITIVO


Página 39 de 86

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. 3.1.5 SITUACION GENERAL DE LA E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN A pesar de que la E.S.E. SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, se encuentra catalogada por el MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL, como una Empresa Social del Estado “sin riesgo”, tanto para la vigencia 2011 como para la vigencia 2012, la entidad ha venido presentando una serie de deficiencias que permiten que se encuentre atravesando por una inestabilidad financiera. SITUACIÓN FISCAL La E.S.E. presenta una evolución negativa desde la perspectiva de los indicadores de la situación fiscal, debido a que los Activos Corrientes fueron superiores al Pasivo Corriente, durante las vigencias 2010 y 2011, logrando un superávit fiscal. A diferencia de la vigencia 2012, para el cual se obtuvo un déficit por $325.582.000, resultado que se acerca más a la realidad financiera que atraviesa la entidad.

Fuente : Balance General a diciembre 31

RAZÓN CORRIENTE:

La relación Activos Corrientes frente a Pasivos Corrientes, refleja el índice de liquidez o razón corriente, que está dado a diciembre 31 de 2012 en $0.85, indicando que la Alcaldía posee 85 centavos de sus Activos para suplir cada peso ($1) del Pasivo Corriente existente; índice que disminuyó comparado con la vigencia anterior, el cual tenía como respaldo $1.48 por cada $1 que debía y para el año 2010, contaba con $1.57 como respaldo.

Fuente : Balance General a diciembre 31

(325.582.000)

1.187.288.000

1.068.872.000

2012 2011 2010

SUPERAVIT O DEFICIT FISCAL

0,85

1,48 1,57

0,00

1,00

2,00

2012 2011 2010

RAZON CORRIENTE




INFORME DEFINITIVO


Página 40 de 86

Esta situación es ocasionada por la disminución en las Cuentas por Cobrar registradas durante la vigencia 2012, toda vez que no son reales y se trasladaron en gran parte a Deudas de Difícil Recaudo y se registran como Activo No Corriente. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

ENDEUDAMIENTO 29% 28% 23%

TOTAL ACTIVOS 7,379,887,000 8,896,711,000 8,179,456,000

TOTAL PASIVOS 2,142,050,000 2,497,423,000 1,891,292,000

El nivel de endeudamiento refleja índices que van desde un 23% en la vigencia 2010, 28% en la vigencia 2011, hasta el 29% para la vigencia 2012.

Fuente: Balance General a diciembre 31

Presenta niveles medios de endeudamiento, el cual puede incrementarse a medida que la entidad depure las cuentas por cobrar de las entidades prestadoras del servicio, toda vez que tienden a disminuir por no contar con los documentos soportes para su respectivo cobro, generando una situación difícil para la entidad, lo cual redunda en el incumplimiento de los compromisos adquiridos y las cuentas por pagar a corto plazo, que aún se encuentran pendientes. Así mismo, en la instauración de posibles demandas por parte de los proveedores o prestadores de servicios. 3.1.6 DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS Analizado el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social , con corte al 31 de diciembre del 2012, de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, teniendo en cuenta los documentos y anexos presentados en el trabajo de campo, así como las verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor, permiten dar un pronunciamiento por parte de la Contadora Público de la entidad SANDRA JANETH ZARATE AMADO, con tarjeta profesional número 57384-T. OPINIÓN CON ABSTENCIÓN Teniendo en cuenta lo expresado en cada uno de los acápites del anterior informe, los Estados Financieros de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, no presentan razonablemente, la situación financiera en sus aspectos más

2012 2011 2010

29% 28% 23%

ENDEUDAMIENTO




INFORME DEFINITIVO


Página 41 de 86

significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, por las siguientes razones:

1. Tanto el software utilizado por la entidad en el área contable como en la farmacia, se encuentran desactualizados y permiten errores, por tanto no es confiable la información que arroja, para la elaboración de informes y estados financieros veraces y oportunos.

2. Las cuentas por cobrar (Deudores) registradas en el Balance no son reales, por cuanto la gran mayoría de éstas no se pueden cobrar por no existir los documentos soportes necesarios y las entidades por este motivo objetan las cuentas, sin derecho a reclamos por parte de la E.S.E.; convirtiéndose en gran porcentaje en deudas de difícil recaudo, visualizándose a futuro la pérdida de estos recursos. Aunado a esto, la falta de haber dado el trámite correspondiente a las glosas, permitió incrementar estas cifras.

3. La depuración de cuentas que debe llevar a cabo la E.S.E., permite variaciones en todos sus aspectos. Entre ellas tenemos: Deudores, Propiedad Planta y Equipo, Cuentas por Pagar y Provisiones, entre otras.

4. La Entidad tiene responsabilidades en contra por diferentes procesos y no se cuenta con el dinero necesario para cancelarlas. Existe una partida por $541.385.508, por concepto de Sentencias y Conciliaciones.

5. No hay controles tanto en entradas, salidas y rotación de medicamentos.

6. Existe limitación en cuanto al tiempo disponible para realizar las revisiones y verificaciones en el trabajo de campo realizado.

7. Las provisiones para deudores registradas sobreestiman el Balance, toda

vez que se llevan a cabo sin criterio alguno y el saldo de las Cuentas por Cobrar no es veraz.

3.1.7 ÁREA PRESUPUESTAL EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS La entidad no ha adoptado un manual de presupuesto donde reglamente cada uno de los conceptos y momentos presupuestales, defina las responsabilidades y límites de autoridad de las personas que intervienen en el sistema presupuestario, a fin de garantizar su correcta ejecución. Programación y Aprobación del Presupuesto El presupuesto General de Ingresos y Gastos para la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, para la vigencia 2012, fue aprobado mediante Acuerdo de Junta Directiva No. 003 de diciembre 12 de 2011, inicialmente por $7.000.000.000.




INFORME DEFINITIVO


Página 42 de 86

Modificación del presupuesto El presupuesto es adicionado durante la vigencia en $2.423.245.539, equivalente al 34% de la apropiación inicial guardando el equilibrio. En el ingreso se destaca por su representatividad la adición de Recursos de Capital - venta de servicios de salud vigencias expiradas las cuales ascienden a $2.100.000.000. En el Gasto, se destaca la adición realizada a otros gastos de funcionamiento aprobados con una representatividad del 86% del total adicionado; a su vez el presupuesto de gastos fue modificado por créditos y contra créditos, en la suma de $705.800.000, para un definitivo de $9.423.245.539 HALLAZGO No. 21 Con los reconocimientos (adición de recursos) en los rubros Vigencias Expiradas, se está sobrestimando el presupuesto, ya que su recaudo es mínimo, situación que contraría las disposiciones legales (Decreto 115 y Decreto 111/96), dado que el ingreso debe registrarse presupuestalmente en el momento que efectivamente se reciban, es decir, no existe la denominada causación. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. HALLAZGO No. 22 Los ingresos son sobreestimados con los reconocimientos, pretendiendo con ello presentar un resultado presupuestal positivo que permita apalancar compromisos de vigencias anteriores, lo cual no se logra ya que en la vigencia el recaudo fue bajo, ocasionando que con recursos de la vigencia actual se tengan que financiar parte de las cuentas por pagar de la vigencia anterior; además, esta práctica conlleva a comprometer mayores gastos y presentar a mediano plazo un déficit acumulado. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA

GERENTE




INFORME DEFINITIVO


Página 43 de 86


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. Ejecución Presupuestal de Ingresos

COMPORTAMIENTO HISTORICO DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

2009 2010 2011 2012

DEFINITIVO RECAUDADO DEFINITIVO RECAUDADO DEFINITIVO RECAUDADO DEFINITIVO RECAUDADO

PRESUPUESTO DE INGRESOS

9,367,285,982

6,886,149,116

9,821,792,083

7,310,252,846

9,319,900,912 5,991,386,274 9,423,245,539

6,893,489,990

Disponibilidad Inicial

244,856,642

244,856,642

313,803,210

313,803,210

107,914,892 107,914,892

79,559,894

79,559,894

Ingresos Corrientes

7,445,525,520

5,677,355,505

7,455,532,365

6,057,865,622

7,352,991,766 5,867,678,685

7,243,356,214

6,511,509,968

Ingresos por ventas servicios de salud

7,325,525,520

5,664,300,266

7,091,532,365

5,822,231,317

7,126,456,060 5,676,405,276

7,193,356,214

6,496,510,221

Régimen subsidiado

5,128,431,170

4,188,632,582

4,968,000,000

4,741,888,091

5,396,000,000 4,523,517,005

5,677,319,759

5,614,342,015

Salud Pública

532,094,350

440,889,350

404,100,000

224,558,000 450,000,000 312,230,000 540,677,000

369,686,200

Recursos de Capital

1,676,903,820

963,936,969

2,052,456,507

938,584,014

1,858,994,254 15,792,696

2,100,329,431

302,420,128

En el 2012, la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE GIRÓN, presenta una ejecución de ingresos recaudados por $6.893.489.990, los cuales corresponden al 73% de la apropiación definitiva de la vigencia de $9.423.245.539; frente al año anterior se incrementó el recaudo en el 15%, resaltando que los años anteriores presentaban una disminución. El presupuesto de ingresos, está conformado por: Disponibilidad Inicial: Es el saldo de Caja, Bancos e Inversiones Temporales, proyectado a 31 de diciembre del año en que se prepara el presupuesto, excluyendo los dineros recaudados a terceros (los cuales no tienen ningún efecto presupuestal). En la E.S.E. se presupuestó el valor de $79.559.894, el cual se

0

2.000.000.000

4.000.000.000

6.000.000.000

8.000.000.000

2009 2010 2011 2012

INGRESOS POR VENTA SERVICIOS DE SALUD

6.886.149.116 7.310.252.846 5.991.386.274 6.893.489.990

PES

OS

COMPORTAMIENTO HISTORICO DEL RECAUDO POR VENTA SERVICIOS DE SALUD




INFORME DEFINITIVO


Página 44 de 86

reconoció y recaudó en el 100%; aporta el 1.14% del total del recaudo, para una disminución del 26% en comparación con el año 2011. Ingresos Corrientes: Comprende la Venta de Servicios de Salud, destacándose por su alto nivel de participación con un recaudo del 90% de lo programado. Ingresos por venta de Servicios de Salud La E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, es una entidad de carácter municipal, prestador de servicios de salud de baja complejidad, contrata la prestación de servicios por el mecanismo de pago por capitación. En la vigencia 2012, la E.S.E. recaudó $6.496.510.221, es decir el 90%, quedando por recaudar $ 696.845.993, equivalente al 10%. La mayor fuente de ingresos de la Venta de Servicios de Salud, proviene de las Administradoras del Régimen Subsidiado, con un porcentaje de participación del 84.36% del total de ventas, en comparación con el año 2011, incrementándose en el 5%; el 15.64% correspondiente a Salud pública, presenta un crecimiento del 20% respecto al año anterior. En menor incidencia, se perciben ingresos provenientes de Régimen Contributivo, Particulares, Cuotas de Recuperación, Otras Entidades y ECAT. Recursos de Capital: Comprende la cartera por recuperar de vigencias anteriores; contribuyen con el 5% del total de ingresos recaudados, el recaudo se incrementó en 1815% respecto al 2011, al pasar de $15.792.696 a $302.420.128 Este rubro presenta un nivel de cumplimiento en el recaudo muy bajo teniendo en cuenta que de un reconocimiento de $2.100.329.431, efectivamente se recaudó $302.420.128, equivalente al 14%.

Comportamiento Total de los Recursos Presupuestados,

Reconocidos y Recaudados por la E.S.E. 2012

CONCEPTO VALOR

INGRESOS PRESUPUESTADOS 9,423,245,539.00

INGRESOS RECAUDADOS 6,893,489,990.07

DEFICIT RENTISTICO 2,529,755,548.93

Para la vigencia 2012, una vez comparados los Ingresos Presupuestados con los Ingresos Ejecutados y/o Recaudados, se presenta un déficit rentístico por valor de $2.529.755.548,93.

Ingresos por Recaudar Vigencia 2012 E.S.E.

CONCEPTO VALOR

INGRESOS RECONOCIDOS 9,511,074,807.14

INGRESOS RECAUDADOS 6,893,489,990.07

INGRESOS POR RECAUDAR 2,617,584,817.07

El cuadro anterior muestra unos ingresos por recaudar, por valor de $2,617,584,817.07 que corresponden al 27.5% del total de los ingresos reconocidos y unos ingresos recaudados por valor de $6,893,489,990.07, que




INFORME DEFINITIVO


Página 45 de 86

representan el 72.4%. Es importante resaltar que dentro de los ingresos por recaudar, están los recursos de capital (vigencias expiradas), que tiene un reconocimiento de $2.100.329.43, representando el 81% de los recursos por recaudar; en esta vigencia, sólo se recaudó el 14%, por valor de $302.420.127. Ejecución Presupuestal de Gastos

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

2009 2010 2011 2012

DEFINITIVO PAGOS DEFINITIVO PAGOS DEFINITIVO PAGOS DEFINITIVO PAGOS

PRESUPUESTO DE GASTOS

9,367,285,982

6,661,859,688

9,821,792,083

7,308,923,046

9,319,900,912

5,963,685,344 9,423,245,539

6,647,992,523

GASTOS FUNCIONAMIENTO

6,997,768,162

4,888,980,716

6,721,318,355

4,978,206,882

6,527,135,575

4,198,336,630 6,490,916,108

4,861,175,895

Gastos de Personal

4,469,572,937

3,317,254,252

4,366,968,355

3,298,654,039

4,180,635,575

2,908,118,329 4,322,656,214

3,577,769,833

Gastos Generales

1,561,127,799

960,564,691

1,272,000,000

896,139,126

1,338,000,000

803,917,768 1,142,200,000

864,024,578

Mantenimiento Hospitalario

512,867,426

267,033,183

600,000,000

436,922,154

420,000,000

270,657,650 400,000,000

195,543,395

Transferencias

454,200,000

344,128,590

482,350,000

346,491,563

588,500,000

215,642,883 626,059,894

223,838,088

GASTOS DE OPERACIÓN

985,000,000

563,908,492

1,195,000,000

714,692,878

1,130,000,000

587,845,191 832,000,000

506,400,968

CUENTAS POR PAGAR

1,384,517,820

1,208,970,480

1,905,473,728

1,616,023,286

1,662,765,337

1,177,503,523 2,100,329,431

1,280,415,660

El monto del presupuesto definitivo fue de $9.423.245.539, el cual obtuvo una ejecución del 70.5%, equivalente a $6.647.992.523; comparado con el año 2011, presentó un incremento del 11%. En lo que respecta a giros presupuestales, se efectuaron pagos por valor de $6.647.992.523 que representan el 73.95%, frente al presupuesto ejecutado durante el año, quedando compromisos para la siguiente vigencia, por valor de $2.100.329.431, que se constituyeron como cuentas por pagar.

DETALLE DEFINITIVO COMPROMISOS PAGOS % %

PRESUPUESTO DE GASTOS 9,423,245,539 8,757,621,430 6,647,992,523 100%

GASTOS FUNCIONAMIENTO 7,322,916,108 6,657,291,999 5,367,576,863 76%

Gastos de Personal 4,322,656,214 4,076,617,565 3,577,769,833 62%

Gastos Generales 1,542,200,000 1,334,341,826 1,059,567,973 20%

Transferencias 626,059,894 564,133,939 223,838,088 8%

Gastos de operación 832,000,000 682,198,668 506,400,968 10%

CUENTAS POR PAGAR 2,100,329,431 2,100,329,431 1,280,415,660 24%

SERVICIO A LA DEUDA 0.00 0.00

INVERSIÓN 0.00 0.00

El presupuesto de gastos definitivo, para la vigencia 2012, fue de $9.215.387.365, y el ejecutado, ascendió a $8.757.621.430, que corresponde a un porcentaje de ejecución del 95%, generándose un superávit de gastos.




INFORME DEFINITIVO


Página 46 de 86

Los Gastos de Funcionamiento, alcanzaron el 76%, y las Cuentas por Pagar, el 24%.

Dentro de los Gastos de Funcionamiento: - Los Servicios Personales, representaron el 62%.

- Los Gastos Generales, representaron el 20%.

- Las Transferencias Corrientes, representaron el 8%, y

- Los Gastos Generales de Operación Comercial, representaron el 10%. MANTENIMIENTO HOSPITALARIO De acuerdo a lo establecido en el artículo 189 de la Ley 100 de 1993: “En los

Hospitales públicos y privados, cuando el valor de los contratos suscritos con la Nación o las entidades territoriales representen más del treinta por ciento (30%) de sus ingresos totales, deberán destinar como mínimo el 5% del total de su presupuesto a las actividades

de mantenimiento de la infraestructura y la dotación hospitalaria”. Este objeto de gasto, considera el gasto programado para la adquisición de bienes tendientes a la reposición, conservación y reparación. Su comportamiento en esta Institución, fue el siguiente:

CONCEPTO DEFINITIVO COMPROMISOS PAGOS

Mantenimiento Hospitalario 400,000,000 294,983,820 195,543,395

Para el año 2012 del presupuesto definitivo en el rubro de Mantenimiento Hospitalario, por valor de $400.000.000, se adquirieron compromisos por $294.983.829, ejecutándose el 74%.

GASTOS FUNCIONAMIENT

O 76%

CUENTAS POR PAGAR

24%

EJECUCION DE GASTOS 2012

Gastos de Personal

62%

Gastos Generales

20%

Transferencias 8%

Gastos de operación

10%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO




INFORME DEFINITIVO


Página 47 de 86

EJECUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR Mediante Acuerdo 001 de marzo 28 de 2012, se adicionan partidas de la vigencia 2011 de cuentas por pagar, por valor de $2.100.329.431; vale resaltar que en estas, se encuentran obligaciones de las vigencias 2009 y 2010. Durante la vigencia 2012, se gestionó el pago de $1.280.415.660, quedando un saldo de cuentas por pagar a diciembre 31 de 2012, por la suma de $819.913.771 correspondiente a vigencia 2011, y de $1.281.123.917 de las cuentas por pagar de la vigencia 2012. El contador público de la E.S.E., certifica que estas cuentas se encuentran respaldadas presupuestalmente con CDP y RP, es así que mediante Acuerdo 001 de febrero 25 de 2013, se adicionaron $1.281.123.917, y el saldo de $819.913.771, serán adicionadas en el momento que mejore el recaudo de cartera y se tengan los recursos para su cancelación. HALLAZGO No. 23 Las cuentas por pagar a proveedores y acreedores, presentan saldo a diciembre 31 de 2012 de $2.100.329.431, los cuales cuentan con CDP y RP, pero no tienen respaldo financiero. Cabe resaltar que se debe hacer depuración de estas cuentas por pagar de tal manera, que se pueda determinar si estas se encuentran debidamente soportadas, ya que a pesar de tener CDP y RP, puede ser que no estén presentadas, no haya contrato, no se haya cumplido el objeto, etc. Estas sólo se pagaran a medida que la E.S.E., realice el recaudo de cartera de las vigencias 2012 y anteriores resultado de la depuración y conciliación que se está realizando con las E.P.S., gestión que debe ser eficiente y oportuna de tal manera que permitan mantener un equilibrio entre los recaudos y las cuentas por pagar. Es así que la E.S.E., está expuesta a futuras demandas y embargos por el no pago oportuno, lo que puede conllevar a un posible detrimento patrimonial. Por lo señalado, se configura una observación administrativa para ser incluida dentro del Plan de Mejoramiento que se suscriba. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor.




INFORME DEFINITIVO


Página 48 de 86

SENTENCIAS Y CONCILIACIONES Revisada la ejecución presupuestal se evidencia compromisos por cancelar de sentencias y conciliaciones por valor de $300.461.259, por concepto de procesos que fallaron en contra de la ESE, los cuales no se realizo el pago en la vigencia 2012. HALLAZGO No. 24 Se evidencia la omisión de no realizar los pagos ordenados en los fallos y que hasta la fecha de realizada la auditoría, estas obligaciones no han sido canceladas, incumpliendo así una decisión judicial. Así las cosas, debe tenerse presente, que la Administración debe en estos casos de cumplimientos de fallos judiciales, además de acatarlos, también enmarcase en el respeto a los principios de celeridad y de gestión administrativa, lo cual, al acatar oportunamente las decisiones judiciales, se evitaría generar más intereses moratorios con su correspondiente pago. Configurándose una observación de tipo administrativa para que sea incluida dentro del Plan de Mejoramiento. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. ESTADO DE SITUACIÓN PRESUPUESTAL 2012

SITUACION PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2012

DETALLE PRESUPUESTO DEFINITIVO

RECAUDOS %

INGRESOS RECAUDADOS 9,423,245,539.00 6,893,489,990.07 73

GASTOS COMPROMETIDOS 9,423,245,539.00 8,757,621,429.60 93

RESULTADO PRESUPUESTAL SUPERAVIT/DEFICIT -1,864,131,439.53

A diciembre 31 de 2012, la entidad hospitalaria presenta un déficit presupuestal de $1.864.131.439.53, al comprometer gastos sobre la base de unos reconocimientos de cuentas por cobrar, con resultado de recaudo muy bajo, con el cual no fue posible financiar las cuentas por pagar, ni garantizar el equilibrio necesario para lograr la sostenibilidad financiera, frente al año 2011.




INFORME DEFINITIVO


Página 49 de 86

HALLAZGO No. 25

No se implementó ningún control de los costos y gastos de operación del Hospital, y/o incremento de los ingresos como oportunidad de mejora para disminuir el déficit fiscal, ya que al cierre de la vigencia 2011, presenta un resultado negativo acumulado de $-1.864.131.439.53, lo que refleja un alto riesgo en la gestión y finanzas del Hospital e incide negativamente en el cumplimiento oportuno de sus compromisos. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA

GERENTE RÉPLICA PRESENTADA POR EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA, GERENTE: “La entidad tomará en cuenta las observaciones emitidas por la Contraloría General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. 3.2 ÁREA DE CONTRATACIÓN 3.2.1 GENERALIDADES El HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, es una Empresa Social del Estado del orden Municipal. Las Entidades públicas, en el ejercicio de la actividad contractual deben aplicar las disposiciones legales que el ordenamiento jurídico ha dispuesto para tal fin, sin perjuicio de las excepciones claramente establecidas para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las cuales, en consideración a la actividad que desarrollan deben regirse por el derecho privado. Es así que una vez instalada la Auditoría Regular por la Contraloría General de Santander, en el HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, se procedió a verificar el cumplimiento de las normas aplicables a la contratación pública, en especial a lo estipulado en su Manual de Contratación (Acuerdo No. 054 de 2003, modificado por el Acuerdo No. 007 de 2009), expedido por la Junta Directiva. 3.2.2 CONTRATACIÓN AUDITADA

La E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, suscribió 1313 contratos durante la vigencia 2012, por un valor total de tres mil ochocientos veintitrés millones trescientos sesenta mil ochocientos diecisiete pesos m/cte ($3.823.360.817) discriminados bajo las siguientes Modalidades de Contratación:




INFORME DEFINITIVO


Página 50 de 86

MODALIDAD NÚMERO DE CONTRATOS

VALOR

Contratos sin Formalidades Plenas 519 $1.339.953.100

Contratos con Formalidades Plenas 852 $2,427.644.387

Solicitud Pública de Ofertas 0 $0

TOTAL 1.371 $3.823.360.817

Del total de la contratación, se tomó una muestra de 30 contratos, por valor de $514.953.350. Sin embargo, el número de contratos auditados no es significativo en virtud de la gran cantidad de contratos suscritos por la entidad, en razón a la modalidad de contratación que según el Manual debe seguir la E.S.E. Los contratos auditados, se revisaron así:

MODALIDAD CANTIDAD DE CONTRATOS

VALOR

Contratos sin Formalidades Plenas 15 $127.691.082

Contratos con Formalidades Plenas 15 $387.262.276

3.2.3 EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

La evaluación de la contratación, se fundamentó en la observación del cumplimiento de los Principios de la Función Administrativa y de la Gestión Fiscal a saber: transparencia, economía y responsabilidad. El Régimen Jurídico aplicable por las Empresas Sociales del Estado en materia contractual, son las normas de derecho privado, conforme a lo consagrado en el artículo 195 numeral 6º. de la Ley 100 de 1993, pero podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes, que en el evento de ser adoptadas estas se regirán por las disposiciones de la Ley 80 de 1993, lo que implica que no exista una desvinculación total con el Estatuto de Contratación Administrativa, máxime cuando debe respetar los principios ineludibles de transparencia y de selección objetiva, en la medida que no pueden contratar con cualquier persona natural o jurídica sino quien ofrezca mejores garantías a la entidad para los fines que ella busca. No obstante lo anterior, es importante precisar que, aunque el Estatuto Contractual no se aplique sino frente a las cláusulas excepcionales, no significa que los nominadores del gasto puedan hacer caso omiso de los preceptos consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política. HALLAZGO No. 26 LA INFORMACIÓN REGISTRADA POR LA E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN EN EL APLICATIVO SIA - FORMATO 201112_F20_13A, ESTÁ INCOMPLETA: De acuerdo a la información registrada en el Sistema Integral de Auditorias – SIA, se logra determinar que la contratación celebrada en la vigencia 2012, por la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, tiene un valor total de $3.823.360.818, representada en 1.313 contratos. Sin embargo, en desarrollo del proceso auditor, se obtuvo el 8 de agosto de 2012 una certificación expedida por la Dra. YUDY ALEXANDRA AMAYA GUTIERREZ, Jefe Oficina Asesora Jurídica,




INFORME DEFINITIVO


Página 51 de 86

donde se advierte que la contratación real de la E.S.E para la vigencia 2012, con formalidades plenas, está representada en 852 contratos, con un valor de $2.427.644.387 y, sin formalidades plenas, representada en 519 contratos, por valor de $1.339.953.700. Con base en lo anterior, se observa una diferencia de 58 contratos, por valor de $55.762.731, en la información suministrada por la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN. Así las cosas, es evidente que la información que hace relación a la cuenta anual consolidada, correspondiente a la vigencia 2012, es registrada en el SIA por parte de la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN de manera incompleta, pues el contenido del Formato 201112_ f20_13ª, no se ajusta a la realidad y, no atiende los lineamientos establecidos por la CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, donde indica que el representante legal de una Empresa Social del Estado, tiene la obligación de comunicar al ente de control todas las acciones sobre la gestión realizada con los fondos, bienes y recursos públicos asignados y sus resultados. Teniendo en cuenta los planteamientos descritos, se considera que el Dr. EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA, Gerente de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, con su actuar ha dado lugar a la configuración de un Hallazgo de Tipo Administrativo - Sancionatorio de acuerdo a lo consagrado en el artículo 26 de la Resolución No 000294 del 30 de abril de 2009, artículo 101 de la ley 42 de 1993 y la Resolución 00291 del 26 de abril de 2004. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO – SANCIONATORIO NORMA VIOLADA: RESOLUCIÓN 294 DEL 2009 PRESUNTO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA GERENTE

RÉPLICA PRESENTADA POR EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA, GERENTE: “Por error involuntario las personas encargadas de alimentar la información

en el formato 201112_F20_13A que se sube en la plataforma del SIA omitieron información algúna pero al momento de presentarse a realizar la auditoria en las Instalaciones de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRON la Doctora YUDY ALEXANDRA AMAYA GUTIERREZ suministro la totalidad de la información, de todos modos la entidad tomará en cuenta las observaciones emitidas por la Contraloría General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”.

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta que en la réplica presentada por la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, no hay una justificación de fondo para obviar el trámite de la publicación de lujo de la contratación que realiza la entidad, el Equipo Auditor considera pertinente DEJAR EN FIRME, el alcance administrativo y sancionatorio del hallazgo endilgado. EVALUACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN HALLAZGO No. 27 El Equipo Auditor al hacer un estudio general sobre el texto del Manual Interno de Contratación, evidencia que el mismo fue expedido el día 4 de mayo de 2003, mediante Acuerdo No. 0054, modificado el 11 de diciembre de 2009, mediante Acuerdo No. 007.




INFORME DEFINITIVO


Página 52 de 86

El primer Acuerdo (0054), contemplaba entre sus modalidades de contratación la licitación pública, el concurso de méritos y la contratación directa. El posterior acto de diciembre de 2009, modificó las modalidades y únicamente contempló, la celebración de contratos bajo tres procedimientos: solicitud privada de una oferta (hasta 150 smlmv), solicitud privada de ofertas (desde 150 hasta 500 smlmv) y solicitud pública de ofertas (superior a 500 smlmv). Considera el Equipo Auditor, que si bien las Empresas Sociales del Estado se rigen, como ya lo mencionamos, por el derecho privado, éstas por el manejo de recursos del Estado, deben ajustar sus manuales a las modalidades existentes con el fin de garantizar la libre concurrencia de proponentes y los principios de transparencia, economía y selección objetiva. El actual manual señala que los contratos se realizarán mediante las modalidades de contratos con y sin formalidades plenas, lo que para el Equipo Auditor resulta anticuado, pues estas prácticas están obsoletas en materia de contratación. Además desde la última modificación al Manual, se han expedido varias normas en materia de contratación, que han dejado al Manual desactualizado. Por lo expresado anteriormente, para el Equipo Auditor resulta pertinente dejar una observación con connotación Administrativa, para que sea incluida en un Plan de Mejoramiento. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: El Equipo Auditor considera pertinente DEJAR EN FIRME, el alcance administrativo del hallazgo endilgado, en aras de que la entidad a la mayor brevedad posible realice una actualización del Manual de Contratación que permita total transparencia en todos los procesos contractuales.

MUESTRA DE CONTRATACIÓN VIGENCIA 2012

NÚMERO DEL

CONTRATO

MODALIDAD DE

SELECCIÓN OBJETO DEL CONTRATO

VALOR INICIAL DEL CONTRATO

NOMBRE COMPLETO DEL CONTRATISTA

FECHA DE SUSCRIPCIÓN

DEL CONTRATO

AAAA/MM/DD

2005 DIRECTA MEDICO 2,260,170.00 LUIS HERNANDO AVILA ROMERO 11/1/2012

3034 DIRECTA REVISOR FISCAL 3,984,000.00 JAIMES BERNAL FREDY 12/3/2012

1978 DIRECTA AUXILIAR DE ENFERMERIA DE URGENCIAS 864,900.00

LIZETH RODRIGUEZ MEDINA 11/1/2012

2008 DIRECTA MEDICO 3,756,420.00 IVONNE MARITZA LLACHE ORDUZ 11/1/2012




INFORME DEFINITIVO


Página 53 de 86

2004 DIRECTA MEDICO 1,849,230.00

LISSETH MAYERLY CARDENAS CHAPARRO 11/1/2012

1985 DIRECTA

PRESTAR LOS SERVICIOS COMO MEDICO GENERAL PARA CON EL CONTRATANTE $5.100.000

MANUEL ANTONOI SUAREZ HERNANDEZ 01/11/2012

1986 DIERECTA

PRESTACION DE SERVICIOS COMO CORRDINADORA DEL AREA RURAL ORGANIZANDO EL SEGUIMIENTO DE DISTINTAS ACTIVIDADES DE ATENCION PRIMARIA EN SALUD, IGUALMENTE AL PLAN DE INTERVENCONES COLECTIVAS QUE SE REALIZAN EN EL MUNICIPIO DE GIRON $2.500.000

LUZ HELENA CORREDOR GRIMALDOS 01/11/2012

2009 DIRECTA

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES MEDICO DE URGENCIAS $1.849.230

NAZLY MARGARITA ESTRADA 01/11/2012

1483

PRESTACION DE SERVICIO DE VIGILANCIA PARA LAS DEPENDENCIAS, CAMIS URBANOS E INMUEBLES QUE HACEN PARTE DE LA ESE DONDE SE PRESTA EL SERVICIO DE SALUD $219.006.000

YOLANDA DEL CARMEN MANCHEGO MORENO 11/11/2012

1385 DIRECTA SERVICIO DE VIGILANCIA $20.700.000 COMPAÑÍA Y SEGURIDAD 02/01/2012

1328 DIRECTA

PRESTAR LOS SERVICIOS DE FOTOCOPIADO, A LOS FUNCIONARIOS DEL HOSPITAL $16.200.000

FLOR DE MARIA PEREZ HERNANDEZ 02/02/2012

1299 DIRECTA

SERVICIOS PROFESIONALES ESPECIALIZADOS EN LAS ACTIVIDADES DE REPRESENTACION JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL ANTE LOS DIFERENTES AUTORIDADES JUDICIALES DE LOS PROCESOS QUE EXISTEN EN CURSO O QUE E INICIEN EN CONTRA DEL CONTRATANTE $43.027.200

LUIS EDUARDO HERNANDEZ 16/01/2012

1301 DIRECTA PRESTACION DE SERVICIOS COMO AUXILIAR DE PRESUPUESTO $27.600.600

FREDDY ANTONIO GOMEZ GOMEZ 02/0172012

1355 DIRECTA SERVICIOS PROFESIONALES COMO CONDUCTOR $18.000.000

CARLOS RAMIREZ CASTILLO 02/02/2012

1422 DIRECTA

PRESTAR SERVICIOS DE CONSTRUCCION CUBIERTA AUDITORIIO MENOR DE LA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRON $20.564.526

JULIO CESAR CACERES CORZO 22/02/2012

29 DIRECTA SUMINISTRO DE 4 COMPUTADORES Y 5 IMPRESORAS EPSON L200 14,580,000.00

CREDICOMPUTO DEL ORIENTE/LEYDI PAOL 11/28/2012

3070 DIRECTA

INSTALACION DEL TABLERO ELECTRICO PARA INDEPENDIZAR LA CARGA ELECTRICA DE LOS AIRES ACONDICIONADOS $20,000,000.00

ELECTRO HOSPITALARIOS 12/12/2012

33 DIRECTA SUMINSITRO DE MEDICAMENTOS 17,947,801.00 REPREFARCOS S.A.S 11/14/2012

36 DIRECTA SUMINISTRO MATERIAL MEDICO 3,223,428.00 REPREFARCOS S.A.S 11/14/2012

18855 DIRECTA SUMINSITRO MATERIAL MEDICO 7,457,884.00 SURTICLINICOS DEL ORIENTE 11/20/2012

18885 DIRECTA SUMINISTRO MATERIAL MEDICO 4,643,148.00 SURTICLINICOS DEL ORIENTE 11/26/2012

220 DIRECTA MATERIAL MEDICO QUIRURGICO 26,662,201.00 REPREFARCOS S.A.S 12/3/2012

0 DIRECTA SUMINISTRO DE PAPELERIA 10,000,000.00 YASMIN ROCIO FIGUEROA 12/3/2012

60 DIRECTA SUMINISTRO DE CAMAS 20,000,000.00 VAMEDIC 12/3/2012

189 DIRECTA SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS 4,864,537.00 REPREFARCOS S.A.S 12/3/2012





INFORME DEFINITIVO


Página 54 de 86





VALOR MUESTRA DE CONTRATACIÓN 514.953.358

HALLAZGO No. 28 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2005-2012

Objeto: prestar sus servicios profesionales como MEDICO GENERAL en la realización de 10 turnos en el área de urgencias–Valor: $2.260.170 –Contratista: E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) –Plazo: 1 MES –Supervisor: NORBERTO LEÓN CANO, Sub Director Operativo. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3034 -12

OBJETO: Prestar sus servicios como Revisor Fiscal, conforme a las competencias establecidas en el Libro Segundo, Título I, Capitulo VIII del Código del Comercio y demás que rigen la materia. Valor: $3.984.000 –Contratista: E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) –Plazo: 28 días –Supervisor: DIEGO HERNANDO BARRERA BOLIVAR. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1978 -12

OBJETO: Prestar sus servicios como Auxiliar de Enfermería . Valor: $864.900 –Contratista: E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) –Plazo: 1 mes –Supervisor: NORBERTO LEÓN CANO, Subdirector Operativo. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2008 -12

OBJETO: Prestar sus servicios profesionales como médico General, en la realización de 10 turnos en el área de urgencias. Valor: $3.756.420 –Contratista: E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) –Plazo: 1 mes –Supervisor: NORBERTO LEÓN CANO, Subdirector Operativo. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2004 -12

OBJETO: Prestar sus servicios profesionales como médico de urgencias en la institución. Valor: $1.849230 –Contratista: E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) –Plazo: 1 mes –Supervisor: NORBERTO LEÓN CANO, Subdirector Operativo. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1985 -12

OBJETO: Prestar sus servicios profesionales como médico general. Valor: $5.100.000 –Contratista: E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN (R.L




INFORME DEFINITIVO


Página 55 de 86

EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) –Plazo: 1 mes –Supervisor: NORBERTO LEÓN CANO, Subdirector Operativo. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1986 -12

OBJETO: Prestar sus servicios profesionales como coordinadora del área rural organizando el seguimiento a las distintas actividades de atención primaria en salud e igualmente al plan de intervenciones colectivas que se realicen en el Municipio de Girón. Valor: $2.500.000 –Contratista: E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) –Plazo: 1 mes –Supervisor: NORBERTO LEÓN CANO, Subdirector Operativo. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 2009 -12

OBJETO: Prestar sus servicios profesionales como médico general. Valor: $1.849.230 –Contratista: E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) –Plazo: 1 mes –Supervisor: NORBERTO LEÓN CANO, Subdirector Operativo. Los contratos de prestación de servicios que se realizaron bajo la modalidad de contratación directa, se surtieron bajo los preceptos normativos vigentes en el Manual de Contratación. Sin embargo, como hechos relevantes el Equipo Auditor, encontró:

Los contratos Nos. 2005 y 2008, no están firmados por parte del contratista.

Aunque en el Manual de Contratación de la entidad, no refiere la cláusula de indemnidad, contemplada en el Decreto 734 de 2002, que señala: “Artículo 5.1.6. Cláusula de indemnidad. Las entidades estatales deberán incluir

en sus contratos una cláusula de indemnidad, conforme a la cual se pacte la obligación del contratista de mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes, salvo que justifiquen en los estudios y documentos previos, que atendiendo el objeto y las obligaciones contenidas en cada contrato y las circunstancias en que este deberá ejecutarse, no se requiere

la inclusión de dicha cláusula”. Para el Equipo Auditor, resulta pertinente dejar la observación para que esta cláusula sea incluida en todos los contratos que celebre la entidad, ya que es una medida de protección para la misma.

De igual forma sucede con el acto administrativo de justificación de la

contratación directa, contemplada en el articulo Artículo 3.4.1.1, que dice: “Cuando proceda el uso de la modalidad de selección de contratación directa, la

entidad así lo señalará en un acto administrativo que contendrá:

1. El señalamiento de la causal que se invoca.

2. La determinación del objeto a contratar.

3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes si las hubiera, o al contratista.

4. La indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta”.




INFORME DEFINITIVO


Página 56 de 86

El Manual de Contratación, tampoco lo contempla, y de igual manera resulta importante que se justifique esta modalidad de contratación, teniendo en cuenta que toda la contratación celebrada para la vigencia 2012, se hizo por medio de contratación directa.

La entidad tampoco realiza la delegación y posterior notificación del supervisor. Esta observación también debe ser tenida en cuenta, puesto que la labor del supervisor es muy importante si se tiene en cuenta que es el que vigila y verifica el cumplimiento de las actividades desarrolladas en el objeto contractual.

Teniendo en cuenta lo expresado anteriormente, para el Equipo Auditor resulta importante dejar una observación de tipo administrativo, para que sea incluida en el Plan de Mejoramiento, en aras de que se tomen los correctivos necesarios y no se sigan presentando estos hechos.

TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: El Equipo Auditor considera pertinente DEJAR EN FIRME, el alcance administrativo del hallazgo endilgado, teniendo en cuenta su importancia en cuanto a la delegación del supervisor, así como justificar la contratación directa e incluir la cláusula de indemnidad dentro de las minutas contractuales, en procura de soportar de la mejor manera los procesos contractuales. HALLAZGO No. 29 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1483 -12

OBJETO: Prestación de servicios de vigilancia para las dependencias, camis urbanos e inmuebles del contratante. Valor: $219.006.000 –Contratista: E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) EX GERENTE: JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA – CONTRATISTA: COMPAÑÍA DE SEGURIDAD PRIVADA C.S.P, REPRESENTANTE LEGAL: YOLANDA DEL CARMEN MANCHEGO MORENO CC 83.286.176 Plazo: 10 MESES –Supervisor: GUSTAVO FUENTES PICO, Subdirector Administrativo. Este contrato no se encuentra reportado en el SIA. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1385 -12




INFORME DEFINITIVO


Página 57 de 86

OBJETO: Prestación de servicios de vigilancia para las dependencias, camis urbanos e inmuebles del contratante (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) EX GERENTE: JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA – CONTRATISTA: COMPAÑÍA DE SEGURIDAD PRIVADA C.S.P, REPRESENTANTE LEGAL: YOLANDA DEL CARMEN MANCHEGO MORENO CC 83.286.176 Plazo: 1 MES –Supervisor: GUSTAVO FUENTES PICO, Subdirector Administrativo. El Acuerdo No. 007 de 2009, dispone en su artículo 8º literal B que habrá lugar a la solicitud privada de dos ofertas “cuando se trate de trabajos o servicios que solo determinada persona pueda realizar” y “el valor estimado del contrato sea igual o superior a ciento cincuenta (150) salarios mínimos y hasta quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales” y se realizará mediante contrato con formalidades plenas, según literal a) del artículo 9º ibídem. En segundo lugar los dos contratos presentan estudios previos pero diferente al objeto de cada uno estos, lo anterior teniendo en cuenta que es una modalidad de selección objetiva debieron realizarse, puesto que en estos se especifica entre otros puntos la necesidad que la entidad pretende satisfacer, la descripción del objeto a contratar, fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección, análisis que soporta el valor estimado del contrato. En lo que respecta a la etapa precontractual del contrato No. 1483 de 2012, el Equipo Auditor observó que este procedimiento se realizó mediante la modalidad de solicitud privada de una oferta, vulnerando flagrantemente lo instituido por la entidad en materia de contratación, pues como se mencionó en párrafos anteriores, la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN debió en atención al objeto y cuantía, realizar éste mediante la solicitud privada de dos ofertas, permitiendo además la presentación de por lo menos la cotización de otra empresa prestadora de este servicio. En este caso el Ex Gerente de la Entidad, no tuvo en cuenta los principios en materia de contratación y, por el contrario se apartó de estos todo el tiempo, luego en su contra se configura un presunto hallazgo de tipo penal, de conformidad con el artículo 410 del Código Penal, que reza: “El servidor público que por razón del

ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos, incurrirá en prisión de sesenta y cuatro (64) a doscientos dieciséis (216) meses, multa de sesenta y seis punto sesenta y seis (66.66) a trescientos (300) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de ochenta (80) a doscientos dieciséis (216) meses.

Además de lo anterior, se genera un presunto hallazgo de tipo disciplinario pues la inobservancia de las normas legales da lugar a la configuración de éste. La entidad no profirió acto administrativo de aprobación de la garantía de cumplimiento. El contrato 1483 de 2012, se encuentra liquidado de fecha 2 de enero de 2013, pero no está firmado por la contratista YOLANDA DEL CARMEN MANCHEGO. Tipo de Hallazgo: Penal Presuntos responsables: Juan Carlos Palomino, Ex Gerente




INFORME DEFINITIVO


Página 58 de 86

Gustavo Fuentes Pico, Subdirector Adtivo-Supervisor

Presunta norma violada: Artículo 410 del Código Penal Tipo de Hallazgo: Disciplinario Presuntos responsables: Juan Carlos Palomino, Ex Gerente

Gustavo Fuentes Pico, Subdirector Adtivo-Supervisor

Presunta norma violada: Artículo 3º, 8º Acuerdo No. 007 de 2009 Artículo 209 Constitución Política

Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: LUIS FERNANDO PINZON LASPRILLA (Gerente

Actual) RÉPLICA PRESENTADA POR EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA, GERENTE: “La entidad tomará en cuenta las observaciones emitidas por la Contraloría

General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. RÉPLICAS PRESENTADAS POR JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA, EX GERENTE, Y POR GUSTAVO FUENTES PICO, EX SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO: “Conforme a este ítem, me permito presentar las siguientes

apreciaciones tendientes a demostrar que el hallazgo no se presentó, por cuanto si se realizó de forma completa el proceso contractual contemplado en el Acuerdo 054 de 2003 y el Acuerdo 007 de Diciembre de 2009 y de esta manera se observa que si se recibieron dos (2) ofertas que fueron la de la Compañía Seguridad Privada C.S.P. y también la COOPERATIVA DE SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA LTDA. C.T.A.- Vigilant Service Coop; de tal manera que no se vulnero ninguna norma de tipo Penal ni Disciplinaria. Razón está que me lleva a solicitar sea levantado dicho hallazgo. Se anexa copia informal de la segunda oferta de los Contratos de Prestación de Servicios No. 1385 -12 y No. 1483 -12 aportadas por el Dr. Juan Carlos Palomino Mendoza Ex Gerente de la E.S.E. Hospital san Juan de Dios de Girón. Así mismo, me permito manifestar que con respecto a las pólizas de garantía, estas fueron aprobadas debidamente por el suscrito y prueba de ello son el sello que aparece en la respectiva póliza (se anexa copia) de los Contratos de Prestación de Servicios No. 1385 -12 y No. 1483 -12. Con respecto a los estudios previos de los Contratos de Prestación de Servicios No. 1385 y No. 1483 -12 se cumplieron y existen; ya que es la misma necesidad de servicio de vigilancia privada que requiere la entidad hospitalaria con los mismos requerimientos de cubrimiento en la seguridad como los son de guardas, armas de fuego, equipo de comunicaciones, supervisión, etc.; ya que lo que se requiere es la protección y custodia de los bienes muebles e inmuebles de la E.S.E. y de sus CAMIS. Además del hecho que estos se realizan en formatos preestablecidos en donde se especifica objeto contractual, lugar de prestación de servicio, valor, supervisión, procedimiento de contratación o fundamento jurídico y su conclusión, aspectos para lograr una mejor eficiencia administrativa en la E.S.E. por cuanto se manejaban una gran cantidad de elaboración de contratos”.

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: El Equipo Auditor realizó el respectivo análisis de las contradicciones y no encuentra que gocen y tengan el fundamento suficiente que permitan desvirtuar el hallazgo endilgado, por cuanto en el momento de la revisión no reposaban dentro del expediente contractual las dos ofertas; aceptar la respuesta del presunto responsable, implica aceptar que el Equipo Auditor no realizó una revisión exhaustiva, situación que no es cierta, puesto que en el trabajo de campo, se constató que la oferta numero dos no




INFORME DEFINITIVO


Página 59 de 86

estaba en el expediente contractual. Por lo expresado, se deja en firme el hallazgo administrativo, con sus presuntos alcances disciplinario y penal. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1483 -12

OBJETO: Prestación de servicios de vigilancia para las dependencias, camis urbanos e inmuebles del contratante. Valor: $219.006.000 –Contratista: E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) EX GERENTE: JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA – CONTRATISTA: COMPAÑÍA DE SEGURIDAD PRIVADA C.S.P, REPRESENTANTE LEGAL: YOLANDA DEL CARMEN MANCHEGO MORENO CC 83.286.176 Plazo: 10 MESES –Supervisor: GUSTAVO FUENTES PICO, Subdirector Administrativo. No está soportado el pago por concepto de Seguridad Social, correspondiente al mes de diciembre. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1328-12

OBJETO: Prestación de servicios de fotocopiado a los funcionarios del Hospital, fotocopias. Valor: $16.200.000, (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) EX GERENTE: JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA – CONTRATISTA: FLOR MARIA PEREZ HERNANDEZ, CC 63.286.256 Plazo: 12 MESES –Supervisor: GUSTAVO FUENTES PICO, (hasta abril), a partir de abril Subdirector Administrativo. DIEGO HERNANDO BARRERA BOLIVAR. No está soportado el pago por concepto de aportes a la Seguridad Social de los meses de abril, septiembre, octubre, noviembre y diciembre. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1299-12

OBJETO: prestación de servicios como auxiliar de presupuesto VALOR: $27.600.00. (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) EX GERENTE: JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA – CONTRATISTA: FREDY ANTONIO GOMEZ GOMEZ, CC 91.280.301 Plazo: 12 MESES –Supervisor: GUSTAVO FUENTES PICO, Subdirector Administrativo. DIEGO BARRERA BOLIVAR, Subdirector Administrativo a partir del mes de mayo de 2012 No está soportado el pago de aportes por concepto de Seguridad Social de los meses octubre, noviembre y diciembre de 2012. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1301-|12

OBJETO: prestación de servicios profesionales especializado en las actividades de representación judicial y extrajudicial ante las diferentes autoridades judiciales de los procesos que existen en curso o que se inicien en contra del contratante VALOR: $43.027.200 (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) EX GERENTE: JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA – CONTRATISTA: FLOR MARIA PEREZ HERNANDEZ, CC 63.286.256 Plazo: 16 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE –Supervisor: GUSTAVO FUENTES PICO, Subdirector Administrativo. Subdirector Administrativo. DIEGO BARRERA BOLIVAR, Subdirector Administrativo a partir del mes de mayo de 2012




INFORME DEFINITIVO


Página 60 de 86

Los pagos realizados a la Seguridad Social están incompletos. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1299-12

OBJETO: prestación de servicios profesionales especializado en las actividades de representación judicial y extrajudicial ante las diferentes autoridades judiciales de los procesos que existen en curso o que se inicien en contra del contratante VALOR: $43.027.200 (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) EX GERENTE: JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA – CONTRATISTA: FLOR MARIA PEREZ HERNANDEZ, CC 63.286.256 Plazo: 16 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE –Supervisor: GUSTAVO FUENTES PICO, Subdirector Administrativo. Subdirector Administrativo. DIEGO BARRERA BOLIVAR, Subdirector Administrativo a partir del mes de mayo de 2012 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1335-12

OBJETO: prestación de servicios profesionales como conductor VALOR: $18.000.000 (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) EX GERENTE: JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA – CONTRATISTA: CARLOS RAMIRO CASTILLO Plazo: 12 MESES –Supervisor: GUSTAVO FUENTES PICO, Subdirector Administrativo. Subdirector Administrativo. DIEGO BARRERA BOLIVAR, Subdirector Administrativo a partir del mes de mayo de 2012 No están los pagos por concepto de Seguridad Social de los meses de enero, febrero y diciembre de 2012. HALLAZGO No. 30 Al celebrar los contratos de prestación de servicios, referidos anteriormente, no se evidencia en los expedientes contractuales la obligación que tienen las entidades públicas contratantes de verificar que sus contratistas hagan los aportes al sistema de seguridad social, como lo establece el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que señala: “La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos

de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud,

riesgos profesionales, pensiones (…)”(negrilla fuera de texto). De igual manera, el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, señala: “La parte contratante deberá verificar la

afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud”.

Ahora bien, el ingreso base de cotización de los pagos, correspondiente a los meses de enero, febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio, agosto de 2012 del contrato de Prestación de Servicios No. 1301-12, no fueron los correctos, como lo establece el marco jurídico vigente, así: “En el evento en que el ingreso base de

cotización no corresponda con el valor mensualizado del contrato, siempre que estén pactados pagos mensuales, el contratante deberá requerir al contratista para que justifique la diferencia. Si esta diferencia no tiene justificación válida, deberá descontar del pago de un (1) mes, lo que falte para completar el equivalente a la cotización del doce por ciento (12%) sobre el cuarenta por ciento (40%) del valor bruto del contrato, dividido por el tiempo de duración del mismo, en períodos mensuales, para lo cual se entiende que el 60% restante corresponde a los costos imputables al desarrollo de la actividad contratada” (artículo 23 del Decreto 1703 de 2002); “los contratistas de prestación de servicios

cotizarán al sistema general de seguridad social en salud el porcentaje obligatorio sobre




INFORME DEFINITIVO


Página 61 de 86

una base de cotización máxima del 40% del valor mensualizado del contrato, el porcentaje

restante corresponde a los costos derivados de la actividad contractual” (artículo 18 de la

ley 1122 de 2007) y “Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas”

(negrilla fuera de texto) (artículo 50 de la Ley 789 de 2002). Con lo expuesto, nos encontramos frente al incumplimiento de los deberes

señalados en el estatuto disciplinario, por lo cual se plasma un hallazgo

disciplinario y hallazgo de tipo administrativo, a fin de que se corrijan y eviten este

tipo de actuaciones.

ALCANCE DEL HALLAZGO: Administrativo y Disciplinario

PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 1 del art. 35 De la Ley 734 de

2002, art. 23 Decreto 1703 de 2002, art. 18 Ley 1122 de 2007, art. 2.2.5 del

decreto 734 de 2012 y art. 50 Ley 789 de 2002

PRESUNTO RESPONSABLE: DIEGO HERNANDO BARRERA BOLIVAR, Subdirector (Disciplinario); EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA; Gerente Actual (Administrativo) RÉPLICA PRESENTADA POR EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA, GERENTE: “No pago de aportes a la seguridad social en los contratos 1483, 1328, 1299,

1301, 1339 de la vigencia 2012. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No 1483-12 OBJETO: Prestacion de servicios de vigilancia para las dependencias, camis e inmuebles del contratante. No esta soportado el pago por concepto de seguridad social, correspondiente al mes de diciembre. Adjunto soporte de pago de seguridad social correspondiente al mes de diciembre de 2012. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No 1328-12 OBJETO: Prestacion de servicios de fotocopiado a los funcionarios del Hospital. No esta soportado el pago por concepto de aportes a la seguridad social de los meses de abril, septiembre, ocubre, noviembre y diciembre. Adjunto soporte de pago de seguridad social correspondiente a los meses de abril, septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2012. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No 1299-12 OBJETO: Prestacion de servicios como auxiliar de presupuesto. No esta soportado el pago por concepto de aportes a la seguridad social de los meses de ocubre, noviembre y diciembre. Adjunto soporte de pago de seguridad correspondiente a los meses de octubre, noviembre y diciembre de 2012. Me permito aclararle al equipo auditor, que el contrato con objeto Prestacion de servicios como auxiliar de presupuesto,corresponde al identificado con el numero 1301 -2012. Suscrito con el señor Fredy Gomez, de quien adjunto los pagos mencionados en la observacion. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No 1301-12




INFORME DEFINITIVO


Página 62 de 86

OBJETO: Prestacion de servicios profesionales especializado en las actividades de representacion judicial y extrajudicial ante las diferentes autoridades judiciales de los procesos que existen en curso o que se inicien en contra del contratante. Los pagos realizados a la seguridad social estan incompletos. Me permito aclararle al equipo auditor, que el contrato con objeto Prestacion de servicios profesionales especializado en las actividades de representacion judicial y extrajudicial ante las diferentes autoridades judiciales de los procesos que existen en curso o que se inicien en contra del contratante, corresponde al identificado con el numero 1299 -2012. Suscrito con el doctor Luis Hernandez, de quien adjunto los pagos mencionados en la observacion, adicionalmente informo que el doctor Hernandez realizaba pagos de salud pues es pencionado por el ISS y el pago de riesgos laborales es obligatorio apartir de enero de 2013. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No 1335-12 OBJETO: Prestacion de servicios profesionales como conductor. No estan los pagos por concepto de Seguridad Social de los meses de enero, febrero y diciembre de 2012. Adjunto soporte de pago de seguridad social correspondiente a los meses de enero y febrero, con respecto al mes de diciembre el contratista no ha legalizado la cuenta correspondiente al mes de diciembre de 2012. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No 1339-12 OBJETO: Auxiliar de archivo. No esta soportado el pago por concepto de seguridad social, correspondiente al mes de mayo de 2012. Adjunto soporte de pago de seguridad social correspondiente al mes de mayo de 2012. Teniendo en cuenta que la entidad ha aportado los documentos soporte del pago de la seguridad social mencionados en el hallazgo 30 solicito muy respetuosamente al equipo auditor retirar este hallazgo del informe, puesto que se demuestra que no se vulneraron las normas mencionadas en dicho hallazgo (el numeral 1 del art. 35 de la Ley 734 de 2002, art. 23 Decreto 1703 de 2002, art. 18 Ley 1122 de 2007, art. 2.2.5 del decreto 734 de 2012 y art. 50 ley 789 de 2002.) Adicionalmente el hospital ha implementado un formato para revisar las obligaciones contractuales y que el contratista certifique que los pagos realizados a la seguridad social corresponden al mes que están legalizando”.

AONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: El Equipo Auditor constata los soportes de pago de la seguridad social presentados por el presunto responsable, determinándose su validez como elementos probatorios, por lo tanto, se DESVIRTÚA el alcance DISCIPLINARIO del hallazgo endilgado. Sin embargo, se deja en firme su alcance ADMINISTRATIVO, para inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. HALLAZGO No. 31 CONTRATO DE OBRA No. 1422-12

OBJETO: Construcción Cubierta Auditorio Menor HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN; VALOR: $20.564.526 (R.L EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA) EX GERENTE: JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA –




INFORME DEFINITIVO


Página 63 de 86

CONTRATISTA: JULIO CESAR CACERES CORZO Plazo: 1 MES –Supervisor: GUSTAVO FUENTES PICO, Ex Subdirector Administrativo.

En la etapa de ejecución del presente contrato, el Equipo Auditor pudo comprobar que la obra efectivamente se realizó, el contratista cumplió con el objeto contractual y con la obligación de realizar los aportes a la seguridad social. El contrato en mención fue adicionado el 2 de marzo de 2012, por valor de $1.092.699. Sin embargo, se revisaron los comprobantes de egreso mediante los cuales se canceló anticipo y saldo final de la obra al contratista y se logró establecer que dicha entidad no realizó el descuento del 5% por concepto del Fondo de Seguridad Ciudadana, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006: “todas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de

obra pública con entidades de derecho público o celebren contratos de adición al valor de los existentes, deberán pagar a favor de la nación, departamento o municipio según el nivel al cual pertenezca la entidad pública contratante, una contribución equivalente al 5% del valor total del correspondiente contrato o de la respectiva adición”. Teniendo en cuenta lo expresado, para el Equipo Auditor es claro que estamos frente a una observación de tipo disciplinario con incidencia fiscal para el Ex Gerente, JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA. Y una observación administrativa para el actual gerente, para que dicha situación no se continúe




INFORME DEFINITIVO


Página 64 de 86

presentando y se tomen las medidas para mitigarla a través de una acción de mejoramiento. Alcance del Hallazgo: Fiscal Valor: $1.082.861 Presunto Responsable: Juan Carlos Palomino, Ex Gerente Norma Vulnerada: Artículo 6º Ley 610 de 2000 Alcance del Hallazgo: Disciplinario Presunto Responsable: Juan Carlos Palomino, Ex Gerente Norma Vulnerada: Artículo 6º Ley 610 de 2000 Artículo 34 numeral 1º Ley 734 de 2002 Alcance del Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: Edgar Fernando Pinzón Lasprilla (Gerente Actual) RÉPLICA PRESENTADA POR EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA, GERENTE: “La entidad tomará en cuenta las observaciones emitidas por la Contraloría

General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. RÉPLICA PRESENTADA POR JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA, EX GERENTE: “Con respecto a este ítem, me permito presentar las siguientes

apreciaciones tendientes a demostrar que la presente observación no se puede endilgar todavía, ya que si se tiene en cuenta El Estatuto Tributario de Colombia, se encuentra contemplado esta situación, en la que una vez se tiene conocimiento del no descuento del gravamen y no haya prescrito, que para el caso en mención es del 5% por concepto del Fondo de Seguridad Ciudadana, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1106 de 2006; el trámite correspondiente es el determinar el monto del respectivo descuento del 5% e informarlo en debida forma al contratista por parte del Agente Retenedor; así como también se establece el procedimiento tributario que debe aplicarse respecto de los contratistas que se nieguen a efectuar la devolución de los saldos no retenidos, atendiendo que la obligación de la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón como agente retenedor subsiste. Conforme a lo antes mencionado, tiene fundamento jurídico en Concepto 21 de 2009 Oficina Jurídica Nacional – OFICINA JURÍDICA NACIONAL – CONCEPTO No. 21 – Memorando-0335- Fecha: Bogotá, D.C., 22 de Abril de 2009- Para: Doctora Angela María González Lozada, Gerente Nacional Financiera y Administrativa.- Asunto: Memorando 126-T del 26 de febrero de 2009 radicado en la misma fecha y año a las 2:00 P.M. en el que se tiene como CONCLUSIÓN- En resumidos términos, tendremos frente a la consulta planteada por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, las siguientes conclusiones: “9. No debe perderse de vista que la obligación tributaria en relación con la contribución especial se encuentra en cabeza del contratista, y que en este caso toda vez que la misma se debía retener sobre los contratos que se suscribiera o adicionaran a partir del 22 de diciembre de 2006, no es un hecho ajeno, imprevisto o extraño a la relación contractual que el precio pactado incorporaba (entre otros) los impuestos, tasas y contribuciones, así como los gastos directos e indirectos en relación con el pacto de obra (Modalidades por precios unitarios y por precio global alzado), lo cual adicionalmente debió haber sido expresamente señalado tanto en los pliegos de condiciones de la invitación como en el respectivo contrato que las partes debieron suscribir. 10. No es posible hablar de ruptura de la ecuación financiera del contrato pues se trata de una obligación de naturaleza tributaria preexistentes al contrato o adición que las partes suscriben y conocida por el contratista en virtud de la ley (atendiendo que sobre los contratos de obra suscritos con anterioridad al 22 de diciembre de 2006 no debe practicarse, ni aplicarse la retención del 5%, con excepción de las adiciones que posteriormente se suscriban), tratándose entonces de un hecho previsible y una obligación que no le es predicable a la entidad pública contratante sino al contratista,




INFORME DEFINITIVO


Página 65 de 86

no es posible, en principio, hablar de afectación de la ecuación financiera del contrato, cuando se requiere al contratista la devolución de los porcentajes no retenidos en cada desembolso efectuado o respecto de la adición pactada. 11. Por otra parte considera de importancia este Despacho recomendar a las áreas financiera y contable competentes al interior de la Universidad, efectuar un análisis en relación con: 1) las fórmulas de devolución de los porcentajes que no fueron oportunamente retenidos y consignados e informados; 2) así como el procedimiento tributario que debe aplicarse respecto de los contratistas que se nieguen a efectuar la devolución de los saldos no retenidos, atendiendo que la obligación de la Universidad como agente retenedor subsiste”. “En los anteriores términos se absuelve la consulta planteada, de conformidad con lo previsto en el Artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. Cordialmente, MARÍA MERCEDES MEDINA OROZCO- Jefe” En razón a lo antes esbozado y a manera de conclusión, me permito solicitar se levante la presente observación, por cuanto se está desvirtuándola y por consiguiente se establezca una Observación de índole ADMINISTRATIVO sujeta a Plan de Mejoramiento y en la cual se plasme la obligación actual que tiene la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón, como Agente Retenedor del gravamen del descuento del 5% por concepto del Fondo de Seguridad Ciudadana (artículo 6 de la Ley 1106 de 2006) determinando el monto a descontar e informándolo en debida forma al contratista y aplicando el procedimiento tributario respecto de los contratistas que se nieguen a efectuar la devolución de los saldos no retenidos, atendiendo que la obligación de la E.S.E. como agente retenedor subsiste”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: El Equipo Auditor, no encuentra justificación alguna para que el Gerente de la época, no realizara el descuento del 5%, con destino al Fondo de Seguridad Ciudadana, máxime cuando esta es una obligación de todas las entidades estatales que realizan procesos contractuales. Además, si bien es cierto que el descuento afecta al patrimonio del contratista, la obligación de realizar el descuento recae en cabeza del Gerente de la entidad contratante quien es la responsable de los pagos que se realizan al contratista. Por este motivo, se deja en firme el hallazgo administrativo, con sus presuntos alcances disciplinario y fiscal, en cuantía de $1.082.861. HALLAZGO No. 32 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1321 -2012 CONTRATO 1321-12 OTRO SI ACLARATORIO

CONTRATISTA: MIGUEL JOSE VALDIVIESO PRADA

CONTRATISTA: MIGUEL JOSE VALDIVIESO PRADA

OBJETO: servicios profesionales en el área administrativa como coordinador de facturación al contratante

OBJETO: (el mismo)

PLAZO: 23 de enero hasta el 31 de Diciembre de 2012

PLAZO: (el mismo)

SUPERVISOR: GUSTAVO FUENTES PICO

SUPERVISOR: DIEGO HERNANDO BARRERA BOLIVAR

CLAUSULA SEXTA: VALOR Y FORMA DE PAGO: el valor del presente contrato es la suma de CUARENTA Y CINCIO MILLONES TRESCIENTOS TREINTA Y TRES MIL DOSCIENTOS CUARENTA PESOS, $ 45.333.240 suma que se cancelará de la siguiente forma: la suma de NOVECIENTOS CUARENTA Y UN MIL SEISCIENTOS CUARENTA el mes de enero de 2012, en razón de los siete días del mes. La suma de CUATRO

CLAUSULA SEXTA: VALOR Y FORMA DE PAGO: para todos los efectos fiscales, el presente contrato tiene el valor de DIEZ MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE $10.500.000 suma que se cancelará en la siguiente forma: la suma de UN MILLON QUINIENTOS MIL PESOS $1.500.000 m/cte., por mes vencido previa presentación del informe de actividades y certificación expedida por el supervisor del presente contrato.




INFORME DEFINITIVO


Página 66 de 86

MILLONES CIENTO VEINTIUN MIL DOSCIENTOS TRES PESOS $4.121.203 M/CTE por mes vencido, previa presentación del informe de actividades y certificación expedida por el supervisor del presente contrato.

DIFERENCIA $34.833.240

Revisado el expediente contractual, como hechos relevantes el Equipo Auditor encontró lo siguiente: El contrato de prestación de servicios, fue legalizado el 23 de enero de 2012; para este mes, el contratista no presentó informe de actividades y pago a la Seguridad Social; para los meses de febrero, marzo y abril, los informes de actividades fueron presentados y avalados por el supervisor que ostentaba esta calidad, Dr. GUSTAVO FUENTES PICO, Ex Subdirector Administrativo. A partir del mes de mayo, como consecuencia del cambio de Administración, la labor de supervisor fue desarrollada por el Dr. DEGO HERNANDO BARRERA Subdirector Administrativo. EL Gerente entrante realiza de manera bilateral un otro si aclaratorio al contrato No. 1321, mediante el cual modifican el valor y la forma de pago, quedando mensualidades para pagar por menos del 50% de lo que inicialmente había pactado el Gerente de la época con el contratista. El artículo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012: establece: “Contratos de prestación de

servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita”.

Si se tiene en cuenta que el contratista acepta esta modificación al contrato, cumpliendo las misma obligaciones que inicialmente se habían pactado y por las cuales se estaba cancelando una suma mayor, indirectamente esta corroborando que en el valor inicialmente pactado había un sobre costo, puesto que el valor de este tipo de contratos se justifica con la idoneidad que ostenta el profesional, idoneidad que más adelante demuestra que tiene un menor costo. Resulta antijurídica la conducta, toda vez que sí afectó el deber funcional a él entregado, ya que en su condición de Gerente de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, debía proteger los intereses de la entidad, precaviendo cualquier infracción a las normas sobre la contratación estatal, teniendo que someterse a la normatividad, los reglamentos y planes previamente definidos para el ejercicio de su función, situación que no tuvo en cuenta. La E.S.E. HOSPITAL LOCAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, celebró el 23 de enero de 2012, otro contrato de prestación de servicios profesionales, con el señor MIGUEL JOSE VALDIVIESO, por valor de $45.333.240, cuyo objeto estaba referido a la prestación de Servicios profesionales en el área administrativa como coordinador de facturación, y su valor “justificado” supuestamente en los estudios previos, aspecto que fue desmentido posteriormente por el contratista, quien acepta la modificación en valor del contrato, por una suma inferior a la pactada,




INFORME DEFINITIVO


Página 67 de 86

y con las mismas obligaciones, generándose en consecuencia sobrecosto y un consecuente detrimento patrimonial para el ente hospitalario. Por lo expuesto, el Equipo Auditor determina que existe un presunto daño fiscal, cuya esencia comportamental radica en el detrimento que sufre el patrimonio de la entidad, en este caso la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN. En este orden de ideas, se configura una observación de tipo Fiscal, para el ex Gerente, JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA. TIPO DE HALLAZGO:

Fiscal

PRESUNTA NORMA VULNERADA:

Artículo 6 de la ley 610 de 2000

PRESUNTOS RESPONSABLES:

Ex Gerente JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA

Valor: $7.863.609 RÉPLICA PRESENTADA POR JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA, EX GERENTE: “Conforme a este ítem, me permito presentar las siguientes

apreciaciones tendientes a demostrar que el presente hallazgo No se presentó ni tampoco se puede predicar, por cuanto no se puede entrar a hacer valoraciones de carácter subjetivo por parte del ente auditor, ya que no se puede entrar a deducir que en esta observación se presentan situaciones “indirectas”; y es tanto así, que al momento de celebrarse el CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 1321 -2012 con el señor MIGUEL ANGEL VALDIVIESO PRADA el día 23 de Enero de 2012 existieron un acuerdo voluntario de condiciones entre las partes de manera voluntaria y libre que se regirían conforme a lo establecido dentro del referido contrato. Aspectos estos que podían ser cambiados en cualquier momento mediante la suscripción de “OTRO SI” modificándose aspectos ya acordados y que se rigen bajo el principio del LIBERTAD y del COMUN ACUERDO entre las partes sin cambiar la esencia y el fin del objeto contractual. Teniendo en cuenta que en el estatuto general de contratación pública solo se contempla la posibilidad de modificación en Plazo y Precio. Razón por la cual, el hecho de que con posterioridad y con el cambio de ordenador del gasto de la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón en lo atinente con el valor del contrato de la referencia entre el nuevo ordenador del gasto y el contratista signifique daño fiscal, es decir, que el hecho de que se pongan de acuerdo entre las partes de disminuir el valor del contrato a partir de la fecha de suscripción del “OTRO SI” rige exclusivamente a partir de esta y con fundamento en el nuevo acuerdo; es decir, que estas nuevas condiciones no tienen efecto ni consecuencias retroactivas; si no por el contrario son producto de una nueva condición que se presenta y que producto de una difícil situación financiera de la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Girón y que el contratista quiso tener en cuenta de manera personal, a menos que esta se desvirtué con una declaración bajo la gravedad del juramento por parte del contratista MIGUEL JOSE VALDIVIESO PRADA”.

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta lo expresado por el presunto responsable, el Equipo Auditor encuentra válida la apreciación de que las modificaciones al contrato objetado no cambiaron ni la esencia ni el fin del objeto contractual, enmarcándose efectivamente en los Principios de Libertad y de Común Acuerdo entre las partes. Por este motivo, SE DESVIRTÚA la presunta connotación fiscal en el hallazgo endilgado.

HALLAZGO No. 33




INFORME DEFINITIVO


Página 68 de 86

COMITÉ DE COMPRAS El Comité de Compras, se encarga de estudiar y evaluar la adquisición de bienes y servicios, para ello cuenta con el apoyo técnico especializado en las áreas, según cada caso, y recomienda las mejores alternativas de compra de acuerdo con criterios de calidad, pertinencia y relación costo beneficio. El Comité de Compras de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, fue creado mediante Resolución No. 100 de mayo 25 de 2006, con el ánimo de ejercer un control sobre las necesidades de compra de bienes y servicios, establecer una selección objetiva de proveedores, ajustándose a los factores de escogencia, tales como, cumplimiento, experiencia, calidad, precios, plazos entre otros. Sin embargo, el Equipo Auditor pudo determinar que el Comité de Compras es inoperante, puesto que para el año 2012, no se reunieron sino en dos ocasiones a mitad y a final de año, determinándose entonces que no cumple con la misión para lo cual fue creado e impide que se ejerza un control respecto a las compras que se realizan a través del almacén, puesto que no se estudia las solicitudes de adquisiciones de elementos, bienes servicios requeridos por cada una de las dependencias de la E.S.E. Además, no se verifica que el bien o servicio solicitado esté incluido en el Plan de Compras respectivo o en su defecto, emitir acto administrativo para su inclusión; tampoco se analiza las cotizaciones presentadas para la adquisición de bienes y servicios, puesto que no hay la pluralidad de las mismas que se exigen (tres cotizaciones). MUESTRA ÓRDENES DE COMPRA

29 DIRECTA SUMINISTRO DE 4 COMPUTADORES Y 5 IMPRESORAS EPSON L200 14,580,000.00

CREDICOMPUTO DEL ORIENTE/LEYDI PAOL 11/28/2012

3070 DIRECTA

INSTALACION DEL TABLERO ELECTRICO PARA INDEPENDIZAR LA CARGA ELECTRICA DE LOS AIRES ACONDICIONADOS $20,000,000.00

ELECTRO HOSPITALARIOS 12/12/2012

33 DIRECTA SUMINSITRO DE MEDICAMENTOS 17,947,801.00 REPREFARCOS S.A.S 11/14/2012

36 DIRECTA SUMINISTRO MATERIAL MEDICO 3,223,428.00 REPREFARCOS S.A.S 11/14/2012

18855 DIRECTA SUMINSITRO MATERIAL MEDICO 7,457,884.00 SURTICLINICOS DEL ORIENTE 11/20/2012

18885 DIRECTA SUMINISTRO MATERIAL MEDICO 4,643,148.00 SURTICLINICOS DEL ORIENTE 11/26/2012


0 DIRECTA SUMINISTRO DE PAPELERIA 10,000,000.00 YASMIN ROCIO FIGUEROA 12/3/2012

60 DIRECTA SUMINISTRO DE CAMAS 20,000,000.00 VAMEDIC 12/3/2012







185,085,102.00




INFORME DEFINITIVO


Página 69 de 86

Respecto de manejo de precios para la adquisición de medicamentos, se evidencia en desarrollo del proceso auditor que la muestra tomada para las órdenes de compra fueron 12 de las cuales nueve órdenes se realizaron al mismo proveedor REPREFARCOS S.A.S; sin embargo la entidad manifiesta que la gran mayoría de medicamentos se compra a esta entidad puesto que es la única que maneja crédito; situación que sería diferente si funcionara el Comité de Compras; por lo anteriormente expuesto el grupo auditor considera pertinente dejar una observación de carácter administrativo para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA

(Gerente Actual)


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Teniendo en cuenta la réplica presentada por el presunto responsable, el Equipo Auditor considera pertinente DEJAR EN FIRME el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar las deficiencias detectadas en la auditoría. CONTRATOS CON EPS

RELACION DE CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS VIGENCIA 2012

CONTRATANTE CONTRATISTA OBJETO DURACIÓN MODALIDAD VALOR TOTAL FACTURADO

CAFESALUD ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON

ACTIVIDADES ASISTENCIAL Y PROMOCION Y PREVENCION

HABILITADOS 12 MESES CAPITACION $ 828,696,632

CAPRECOM ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON



COMPARTA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON



COOSALUD ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON



SALUD VIDA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON


HABILITADOS 12 MESES CAPITACION $ 1,301,945,567

SOLSALUD ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON


HABILITADOS 12 MESES CAPITACION $ 1,247,440,925

COMFENALCO ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON


HABILITADOS 1 MES CAPITACION 31,582,406

ASMET SALUD ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON

ACTIVIDADES ASISTENCIALES HABILITADOS

12 MESES EVENTO $ 5,303,335

ASO INDIGENA CESAR Y LA GUAJIRA

ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON


12 MESES EVENTO $ 242,350

ASO. SOLIDARIA DE SALUD NARIÑO


GIRON






INFORME DEFINITIVO


Página 70 de 86

ASOCIACION MUTUAL BARRIOS UNIDOS


GIRON



ASOCIACION MUTUAL BARRIOS UNIDOS DE

QUIBDO


GIRON



CAFESALUD ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON



CAJASAN A.R.S. ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON



CAPITAL SALUD EPS ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON



CAPRECOM ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON


12 MESES EVENTO $ 17,689,493

COMFAMA EPS SUBSIDIADA


GIRON



COMFANORTE ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON



COMPARTA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON



COOSALUD ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON


12 MESES EVENTO $ 17,587,131

EMDIS ESS ARS ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON



HUMANA VIVIR S.A E.P.S


GIRON



SALUDVIDA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON



SECRETARIA DE SALUD SANTANDER


GIRON



SOLSALUD ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE

GIRON


12 MESES EVENTO $ 55,203,446

TOTAL $ 5,613,897,624

CONTRATOS RÉGIMEN SUBSIDIADO La E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, no ha liquidado los contratos del régimen subsidiado, así: COOSALUD Desde al año 2003 CAPRECOM Desde el año 2005 SOLSALUD Desde el año 2007 CAFESALUD Desde el año 2010 HALLAZGO No. 34 Los contratos no se encuentran liquidados, por lo tanto debe adelantarse la gestión para la liquidación de los mismos, configurándose una observación de tipo administrativo, para ser incluida dentro del Plan de Mejoramiento que se suscriba. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO




INFORME DEFINITIVO


Página 71 de 86

RESPONSABLE: EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA


General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditoria”. CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. 3.3 EVALUACIÓN AMBIENTAL PLAN DE GESTION INTEGRAL DE LOS RESIDUOS HOSPITALARIOS La E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS, cuenta con el documento Plan de Gestión Integral de los Residuos Hospitalarios (PGIRH), el cual se encuentra vigente desde enero de 2010, fecha en la cual fue actualizado. El PGIRH fue presentado para su aprobación final a la C.D.M.B. el 08 de febrero de 2010, mediante oficio No. GG 2010 – 02; y fue aprobado por esa autoridad ambiental, según oficio No. 06868 de mayo 27 de 2010. Una vez aprobado el PGIRH, la Gerencia de la E.S.E. emitió la Resolución No. 089 de junio 25 de 2010, por medio de la cual se adoptó este manual para la Institución. CONFORMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL GRUPO ADMINISTRATIVO DE GESTIÓN AMBIENTAL Y SANITARIA (GASYA) En cumplimiento a lo ordenado por el Decreto 1299 de abril 22 de 2008, se constituyó el Departamento de Gestión Ambiental. Este Decreto reglamenta la creación de Departamentos de Gestión Ambiental, en las empresas cuyas actividades de acuerdo con la normatividad vigente, requieran de licencia ambiental, plan de manejo ambiental, permisos, concesiones y demás autorizaciones ambientales. La conformación del GASYA, fue modificada por Resolución Interna No. 100 de julio 18 de 2012, emitida por la Gerencia de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, y está compuesto por los funcionarios que a continuación se relacionan:

CARGO EN LA INSTITUCIÓN CARGO EN EL GRUPO DE

ADMINISTRACIÓN SANITARIA Y AMBIENTAL

Gerente Director

Subdirector Administrativo Coordinador Administrativo

Subdirector Operativo Coordinador Asistencial




INFORME DEFINITIVO


Página 72 de 86

Coordinador de Gestión Ambiental Coordinador de DGA

Auxiliar de Mantenimiento Integrante

Asesor de Control Interno Integrante

Personal médico sede principal Integrante

Personal médico CAMI Consuelo Integrante

Personal Médico CAMI Rincón Integrante

Personal de Servicios Generales Integrante

GENERACIÓN DE RESIDUOS La generación de residuos hospitalarios, se hace en todas las dependencias del hospital, y su caracterización depende del alcance del servicio que se preste en cada una de ellas.

SEGREGACIÓN EN LA FUENTE La segregación de los residuos hospitalarios, se hace en el sitio de generación de los mismos de acuerdo con el alcance de los residuos generados en cada servicio, cumpliendo siempre con el código de colores descrito en el PGIRH y en concordancia con los parámetros ministeriales, es decir: RECIPIENTES Y BOLSAS VERDES: Para los residuos ordinarios o comunes. RECIPIENTES Y BOLSAS ROJAS: Para los residuos peligrosos. RECIPIENTES Y BOLSAS GRISES: Para los residuos reciclables. GUARDIANES: Para los cortopunzantes.

SERVICIO TIPO DE RESIDUO GENERADO

PELIGROSO ORDINARIO RECICLABLE

HOSPITALIZACION SI SI SI

URGENCIAS SI SI SI

LABORATORIO SI SI SI

PARTOS SI SI SI

FARMACIA NO SI SI

CONSULTA EXTERNA SI SI SI

VACUNACIÓN SI SI SI

LAVANDERIA SI SI SI

COCINA NO SI SI

ECOGRAFIA SI SI SI

AREAS ADMINISTRATIVAS

NO SI SI




INFORME DEFINITIVO


Página 73 de 86

NOTA: En la actualidad, aproximadamente el 60% de los recipientes, se encuentra en mal estado o estado deficiente. MOVIMIENTO INTERNO DE LOS RESIDUOS El movimiento interno de los residuos, se hace desde el sitio de generación hasta el cuarto de almacenamiento central ubicado en el parqueadero, en dos (2) vehículos rodantes con capacidad de 128 litros cada uno y con las especificaciones técnicas requeridas, diferenciados por colores, de acuerdo a la Resolución No. 1164 de 2002. Estos vehículos fueron comprados en julio de 2010. Es preciso aclarar, que en la Institución se manejan dos (2) rutas sanitarias, las cuales fueron diseñadas con el fin de dar cobertura total a las diferentes dependencias donde se generan los residuos hospitalarios. El protocolo de recolección de los residuos se hace conservando las directrices ministeriales, es decir: primero se recogen los residuos reciclable, luego se recogen punto a punto los residuos ordinarios en el vehículo rodante verde, y por último se recogen los residuos peligrosos, también en su respectivo vehículo. Actualmente estos vehículos, se encuentran en deficiente estado. DESACTIVACIÓN DE RESIDUOS HOSPITALARIOS La desactivación de los residuos hospitalarios, se hace de acuerdo con los protocolos descritos en el Manual de Procedimientos, que hace parte de PGIRH Institucional.




INFORME DEFINITIVO


Página 74 de 86

Los derrames de fluidos orgánicos (sangre, orina, pus, moco, etc.), que ocurran en cualquier servicio, se desactivan con hipoclorito de sodio a 5000 ppm, acorde con el protocolo también descrito en le PGIRH. Los residuos peligrosos anatomopatológicos, son dispuestos en refrigeración hasta el día de su recolección por parte del gestor externo. La totalidad de los residuos peligrosos (biosanitarios, anatomopatológicos y cortopunzantes), se entregan cada dos (2) días a la empresa gestora contratada (DESCONT S.A.), para su tratamiento respectivo y disposición final. De lo anterior, se emiten las respectivas actas de tratamiento y disposición final. GESTION EXTERNA DE LOS RESIDUOS HOSPITALARIO (RECOLECCION, TRANSPORTE, TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN FINAL) La E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, contrató con la empresa prestadora del servicio público especial de aseo DESCONT S.A. E.S.P., para la ejecución de las actividades pertinentes al manejo externo de los residuos generados en la institución. Estas actividades, están relacionadas con la recolección de los residuos en el cuarto de almacenamiento central, transporte hasta la planta de tratamiento ubicada en el sector de Chimitá, tratamiento de alta eficiencia y disposición final en el relleno sanitario. De estas actividades, se generan las respectivas actas por parte del gestor externo, a fin de hacerle seguimiento a los residuos generados en la institución. CUARTO PARA CADÁVERES En atención a los hallazgos encontrados en las diferentes visitas practicadas, por las diferentes entidades de control, la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, procedió a adecuar un recinto destinado al confinamiento transitorio de cadáveres, con el fin de que estos no sean expuestos en áreas de libre tránsito de personas, en razón a los riesgos que ello implica. El 20 de diciembre de 2012, se dio al servicio el cuarto para manejo transitorio de cadáveres, el cual se encuentra en condiciones higiénico – sanitarias aceptables para la prestación de este servicio. DOTACIÓN DEL PERSONAL QUE MANEJA RESIDUOS HOSPITALARIOS La E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, hace entregas periódicas de elementos de protección para el desarrollo de estas actividades. Dichos elementos son los siguientes: Botas de caucho media caña, guantes de caucho (hasta el codo), peto o delantal plástico, gorros desechables y tapabocas. A través de las reuniones mensuales del Grupo GASYA y, en diferentes jornadas de capacitación, se hace énfasis en la utilización completa de éstos elementos. Sin embargo, en muchas ocasiones el personal hace caso omiso de la obligatoriedad del uso de los elementos de protección, convirtiéndose en un problema para la Institución y un factor de riesgo para el personal que hace la recolección de los residuos hospitalarios.




INFORME DEFINITIVO


Página 75 de 86

A través de las reuniones mensuales del Grupo GASYA y, en diferentes jornadas de capacitación, se hace énfasis en la utilización completa de éstos elementos, a fin de evitar riesgos en salud para el personal que hace la recolección de los residuos hospitalarios. De otra parte, desde el mes de mayo de 2012, quedó solucionado por completo el tema del DOSIMETRO en el área de RAYOS X, para la protección del personal que labora en esta sección. REUNIONES DE COMITÉ SANITARIO Y AMBIENTAL Durante el año 2012, el Grupo Administrativo de Gestión Sanitaria y Ambiental (GASYA), se reunió en diez (10) oportunidades, para tratar los diferentes temas que en materia ambiental afectan el normal desarrollo del programa. De estas actividades, se levantaron las correspondientes actas, firmadas y aprobadas por los participantes en cada comité. De esta forma, se da cumplimiento la Resolución 1164 de 2002, que ordena realizar reuniones mensuales de este comité. PARTICIPACIÓN EN PROGRAMA HOSPITAL VERDE Desde el año 2006 hasta la fecha, la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, ha participado en diferentes versiones del programa HOSPITAL VERDE, el cual busca como su gran objetivo: “Estimular la autogestión ambiental de las entidades participantes en el programa HOSPITAL VERDE, de manera que continúen trabajando en el mejoramiento de su desempeño ambiental y motiven a otras entidades a involucrar la variable ambiental en la prestación de sus servicios”. Bajo este precepto, la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, visiona alcanzar este reconocimiento que conlleva a la cultura del mejoramiento continuo. Dentro de las actividades que se realizaron en este programa, liderado por la C.D.M.B, LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER Y EL MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL, figuran las siguientes:

Capacitaciones mensuales en diferentes temas ambientales.

Consultorios ambientales.

Intercambios de experiencias

Auditorias para optar el reconocimiento

Asesorías en temas de mitigación de impactos ambientales. INVERSIONES GESTIÓN AMBIENTAL

Durante el año 2012, se hicieron las siguientes inversiones:

CONCEPTO VALOR

Gestión externa de residuos peligrosos 10,627,595

Recipientes para cortopunzantes 2,518,667

Bolsas para recolección 25,316,000




INFORME DEFINITIVO


Página 76 de 86

Elementos de protección (guantes) 664,327

Elementos para limpieza (jabón en polvo) 2,928,000

Elementos para desinfección (hipoclorito) 7,300,000

Gastos personales (salario Coordinador) 27,542,500

TOTAL 76,897,089

3.4 AVANCE MECI Y EVALUACIÓN CONTROL INTERNO ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO El Sistema de Control Interno de la E.S.E., arroja resultados positivos, garantizando su sostenimiento y mejoramiento continuo, para lo cual es evidente el compromiso de la nueva Administración, en cuanto al tema de calidad como estrategia gerencial. Se vienen ejecutando actividades de acompañamiento, en la actualización de los procedimientos que se requieren documentar para el MECI. Así mismo, mantener dinámico los instrumentos definidos para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación, mediante el compromiso para la aplicación y fortalecimiento de los principios de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación.

SUBSISTEMA DIFICULTADES (FALENCIAS POR CORREGIR)

CONTROL ESTRATÉGICO

-No se han realizado la actualización y despliegue de los mapas de riesgos por procesos como una herramienta de autocontrol. -Procesos de inducción. -Ausencia de monitoreo, por parte del Comité de Salud Ocupacional, para el riesgo de tipo laboral. -Reactivación de comités creados en la ESE. -Necesidad de capacitación para identificar riesgos en procesos.

CONTROL DE GESTIÓN

-Procesos y procedimientos sin actualizar. -Tablas de retención documental sin actualizar y socializar. -El área de gestión financiera, no cuenta con un sistema integrado de información. -Pagina web -Sistema de información presenta debilidades.

CONTROL DE EVALUACIÓN

-Falta de cultura de indicadores -Falta de interés en la implementación del autocontrol.

PLAN DE AUDITORÍAS VIGENCIA 2012 En el proceso auditor, se pudo establecer que la entidad cuenta con un Plan de Auditorías Internas, liderado por el Jefe de Control Interno de la entidad, que permite establecer unos Planes de Mejoramiento por Procesos y Planes de Mejoramiento Individuales, donde se reportan las acciones correspondientes a las no conformidades encontradas. Durante la vigencia del 2012, se programaron 7 auditorías a procesos, de las cuales se ejecutaron 7 que equivale al 100%. Se encontró evidencia de los Informes de Auditorías y Planes de Mejoramiento Individual de las Auditorías y los respectivos seguimientos.




INFORME DEFINITIVO


Página 77 de 86

INCUMPLIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS AUDITORÍAS INTERNAS SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA SUBPROCESO DE GESTION DE BIENES-CONTRATACION De acuerdo al seguimiento efectuado a los informes de auditorías internas realizadas a los subprocesos de las áreas de contratación, administrativa y financiera, se evidencian hallazgos que tiene fecha de cumplimientos de metas mayo y junio 30 de 2013, que a la fecha de la auditoría de este ente de control, no se han corregido, a pesar de que el funcionario responsable del control interno ha hecho reiteradas solicitudes a los responsables de los procesos, para que se adelanten las acciones correspondientes para cumplir con las metas establecidas. HALLAZGO No. 35 El incumplimiento a las observaciones formuladas por la Oficina de Control Interno a los responsables de los procesos, se constituye en una observación Administrativa a fin de que se dé traslado a la Oficina de Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces, para que adelante las acciones pertinentes de su conocimiento y competencia, por lo tanto debe registrarse dentro del Plan de Mejoramiento que se suscriba. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: CLAUDIA CANO ASESORA CONTROL INTERNO RÉPLICA PRESENTADA POR EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA, GERENTE: “A fecha de la auditoría realizada por el equipos auditor de la CGS, se

evidencio mediante los informes de avances y seguimientos al plan de mejoramiento por procesos que existían incumplimiento a metas vencidas por los procesos auditados, por ende la oficina de control interno ha realizado seguimientos continuos y ha observado el cumplimiento del 100% de algunos de las metas que en su momento el equipo auditor observó incumplidas, sin embargo es importante resaltar dicha labor de auditorio y plasmar en el plan de mejora de la CGS las evidencias del autocontrol. Por lo cual el contenido para la réplica de las dos observaciones del informe de la CGS será: La entidad tomará en cuenta las observaciones emitidas por la Contraloría General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditorio”.

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor. 3.5 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO El Plan de Mejoramiento suscrito el 15 de mayo por la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, corresponde a lo observado en la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, vigencia 2011, donde se confirmaron 34 hallazgos, con fecha de terminación de las actividades agosto 31 de 2013. Para el cumplimiento de sus acciones correctivas, el avance del Plan de Mejoramiento a agosto 27 de 2013, es del 55%, estando pendiente el




INFORME DEFINITIVO


Página 78 de 86

cumplimiento de las metas de los hallazgos 4-5-6-7-8-9-10-11-12-16-19-20-21-24-26-31-32-33-36-37-40. HALLAZGO No. 36 Las acciones correctivas que no se han cumplido de los diferentes hallazgos y las fechas de terminación de los mismos, que se están ejecutando en la presente anualidad, son metas que no tienen incidencia de fondo y puede ser incluida dentro del Plan de Mejoramiento que resulte de la presente auditoría de tal manera que el Plan de Mejoramiento de la vigencia 2011, se dé por terminado y exista un solo Plan de Mejoramiento. ALCANCE DEL HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: CLAUDIA CANO ASESORA CONTROL INTERNO

RÉPLICA PRESENTADA POR EDGAR FERNANDO PINZÓN LASPRILLA, GERENTE: “A fecha de la auditoría realizada por el equipos auditor de la CGS, se

evidencio mediante los informes de avances y seguimientos al plan de mejoramiento por procesos que existían incumplimiento a metas vencidas por los procesos auditados, por ende la oficina de control interno ha realizado seguimientos continuos y ha observado el cumplimiento del 100% de algunos de las metas que en su momento el equipo auditor observó incumplidas, sin embargo es importante resaltar dicha labor de auditorio y plasmar en el plan de mejora de la CGS las evidencias del autocontrol. Por lo cual el contenido para la réplica de las dos observaciones del informe de la CGS será: La entidad tomará en cuenta las observaciones emitidas por la Contraloría General de Santander, para lo cual realizara las acciones correctivas que serán incluidas en el Plan de Mejoramiento, que presentará a dicho ente de control como consecuencia de la presente auditorio”.

CONCLUSIÓN EQUIPO AUDITOR: Se deja en firme el hallazgo administrativo para su inclusión en Plan de Mejoramiento, en procura de que las metas y acciones correctivas planteadas en el mismo, permitan subsanar la deficiencia detectada en el proceso auditor.

3.6 TRÁMITE DE QUEJAS Y DENUNCIAS DENUNCIA DPD-13-0047 En atención a la denuncia radicada por el señor ARNULFO OJEDA, residente en la Calle 33 Nº 22-36 de Girón, Santander. En esta manifiesta: 1. “(…) Utilización de dineros por recaudo en estampillas por parte del hospital

para utilizarlos en otros conceptos (…)”. Los descuentos y pagos de estampillas, durante las vigencias 2011 y 2012, se registran el siguiente cuadro:

ESTAMPILLA VALOR TOTAL DESCONTADO VIGENCIA 2011

VALOR TOTAL PAGADO 2011

VALOR TOTAL DESCONTADO

VIGENCIA 2012

VALOR TOTAL PAGADO 2012

PRO-UIS 13.843.724 17.616.738 - 2.231.213

PRO-DESARROLLO 13.377.649 11.403.143 - 2.189.533




INFORME DEFINITIVO


Página 79 de 86

PRO-HOSPITAL 13.307.049 11.261.943 - 2.189.533

TOTAL 40.528.422 40.281.824 - 6.610.279

Los descuentos por conceptos de estampillas del año 2011, fueron girados a la Secretaria de Hacienda de Santander, soportados en los comprobantes de egresos que reposan en la E.S.E. Durante el año 2012, no hubo descuentos, sólo pagos como se registra en el cuadro anterior. 2. “(…) Sobrecostos en contratación y compras en los últimos cuatro años (…)” . Este tema fue tratado en la auditoría realizada en la vigencia 2011; en la presente se realizó seguimiento a las compras y no se evidenció sobrecostos. 3. “(…) Remate del vehículo de placas OSA-131 marca Land Rover ambulancia

donde sus costos son millonarios por mantenimiento y se dejaron de pagar impuestos (…)”.

Mediante Resolución 190 del 30 de diciembre de 2010, el entonces Gerente JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA, ordena a la SubDirección Administrativa y Financiera, proceder a la venta directa de muebles, enseres y otros equipos de consumo y devolutivos declarados inservibles y /u obsoletos. El vehículo modelo 1989, para darlo de baja mediante el acto administrativo, fue avaluado comercialmente por chatarra en la suma de $427.000, ya que al colocarlo en funcionamiento debería invertírsele $12.000.000, suma que sobrepasaba el valor comercial del mismo. Mediante Contrato de Compra y Venta de Bien Mueble No. 03 de febrero 04 de 2011, el Gerente de la época JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA, vendió al señor FABIO MARTIN SANCHEZ PINILLA, el mencionado vehículo en la suma de $450.000. Base jurídica Manual de Contratación. Durante las vigencias 2011 y 2012, no se causó ni se han efectuado pagos correspondientes a impuestos departamentales por rodamiento del vehículo Land Rover de placas OSA-331.

4. “(…) Se cancelan facturas supuestamente sin revisar fechas de vencimiento

sino favoreciendo a proveedores (…)”. En la auditoria adelantada a la vigencia 2011, el Equipo Auditor realizó seguimiento a la cancelación de obligaciones determinando hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. 5. “Verificar muchos pagos con cheques para contratistas reclamados por el

mismo contador Alejandro Berbesí y revisar su patrimonio (…)”. Los hechos denunciados por el quejoso, no competen a este ente de control fiscal, por cuanto están relacionados con un presunto enriquecimiento ilícito.

DENUNCIA DPQ-13-0006 En atención a la denuncia radicada por la señora CECILIA DELGADO DE SARMIENTO, con dirección de notificación Carrera 21 Nº 33-53 Barrio Antonia Santos de Bucaramanga. La quejosa manifiesta posibles conductas irregulares en la no cancelación de la mesada pensional del mes de junio de 2013, como




INFORME DEFINITIVO


Página 80 de 86

también de la mesada adicional por parte del Gerente de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN. A la fecha de la auditoria, se verificó el estado de estas obligaciones y al respecto el SubDirector Administrativo Dr. Diego Barrera, certifica que la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, ha cumplido con sus obligaciones por concepto de salarios de personal de planta y mesadas pensionales con corte a julio 30 de 2013. 4. DICTAMÉN DE AUDITORÍA CONCEPTO DE LA LINEAS AUDITADAS Como resultado de la auditoría adelantada a la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, se conceptúa que la gestión en las áreas y actividades auditadas, cumplen con los principios evaluados, como consecuencia de los siguientes hechos: CONTROL INTERNO-MECI En el proceso auditor se pudo establecer que la entidad cuenta con un Plan de Auditorías Internas, liderado por el Jefe de Control Interno de la entidad, que permite establecer unos Planes de Mejoramiento por Procesos y Planes de Mejoramiento Individuales, donde se reportan las acciones correspondientes a las no conformidades encontradas. El Sistema de Control Interno de la E.S.E. arroja resultados positivos, garantizando su sostenimiento y mejoramiento continuo, para lo cual es evidente el compromiso de la nueva Administración, en cuanto al tema de calidad como estrategia gerencial. Además, en la E.S.E. se vienen ejecutando actividades de acompañamiento en la actualización de los procedimientos que se requieren documentar para el MECI. DICTAMÉN A LOS ESTADOS FINANCIEROS Analizado el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, con corte al 31 de diciembre del 2012, de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, teniendo en cuenta los documentos y anexos presentados en el trabajo de campo, así como las verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor, permiten dar un pronunciamiento por parte de la Contadora Pública de la entidad SANDRA JANETH ZARATE AMADO, con tarjeta profesional número 57384-T. OPINIÓN CON ABSTENCIÓN Teniendo en cuenta lo expresado en cada uno de los acápites del anterior informe, los Estados Financieros de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, no presentan razonablemente, la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012 y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, por las siguientes razones:




INFORME DEFINITIVO


Página 81 de 86

1. Tanto el software utilizado por la entidad en el área contable como en la farmacia, se encuentran desactualizados y permiten errores, por tanto no es confiable la información que arroja, para la elaboración de informes y estados financieros veraces y oportunos.

2. Las cuentas por cobrar (Deudores) registradas en el Balance no son reales, por cuanto la gran mayoría de éstas no se pueden cobrar por no existir los documentos soportes necesarios y las entidades por este motivo objetan las cuentas, sin derecho a reclamos por parte de la E.S.E.; convirtiéndose en gran porcentaje en deudas de difícil recaudo, visualizándose a futuro la pérdida de estos recursos. Aunado a esto, la falta de haber dado el trámite correspondiente a las glosas, permitió incrementar estas cifras.

3. La depuración de cuentas que debe llevar a cabo la E.S.E., permite variaciones en todos sus aspectos. Entre ellas tenemos: Deudores, Propiedad Planta y Equipo, Cuentas por Pagar y Provisiones, entre otras.

4. La entidad tiene responsabilidades en contra por diferentes procesos y no se cuenta con el dinero necesario para cancelarlas. Existe una partida por $541.385.508, por concepto de Sentencias y Conciliaciones.

5. No hay controles tanto en entradas, salidas y rotación de medicamentos.

6. Existe limitación en cuanto al tiempo disponible para realizar las revisiones y verificaciones en el trabajo de campo realizado.

7. Las Provisiones para Deudores registradas sobreestiman el Balance, toda vez

que se llevan a cabo sin criterio alguno y el saldo de las Cuentas por Cobrar no es veraz.

ÁREA PRESUPUESTAL Con los reconocimientos (adición de recursos) en los rubros Vigencias Expiradas, se está sobrestimando el presupuesto, ya que su recaudo es mínimo, situación que contraría las disposiciones legales (Decreto 115 y Decreto 111/96). DICTAMÉN DE CONTRATACIÓN Al revisar los contratos seleccionados aleatoriamente, se verificó que cumplieran con lo señalado en la Constitución, la Ley y el Manual de Contratación, teniendo en cuenta las características propias contractuales en cada uno de ellos, presentándose falencias que se plasmaron dentro de este informe, como observaciones disciplinarias, penales y administrativas a fin de que a través de un Plan de Mejoramiento, se corrijan y eviten estas actuaciones. PLAN DE MEJORAMIENTO En el Plan de Mejoramiento suscrito en la vigencia anterior existen acciones correctivas de los diferentes hallazgos que no se han cumplido y las fechas de terminación de los mismos, se están ejecutando en la presente anualidad. Son metas que no tienen incidencia de fondo y pueden ser incluidas dentro del Plan de Mejoramiento que resulte de la presente auditoría.




INFORME DEFINITIVO


Página 82 de 86

5. PRONUNCIAMIENTO En cumplimiento de las Resoluciones No. 000294 de abril de 2009, y No. 0042 de 2010 de la CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, y con base en las conclusiones emitidas en el Dictamen de Auditoría, en cada uno de los procesos auditados por la CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, la cuenta rendida por la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GIRÓN, por la vigencia 2012, NO SE FENECE. 6. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

#

TIPO HALLAZGO

SINÓPSIS PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTÍA PÁGINA

Ad

min

istr

ati

vo

Dis

cip

lin

ari

o

Pen

al

Fis

cal

San

cio

na

tori

o

ÁREA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

1 X El software de la E.S.E. SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, se encuentra muy desactualizado y no se encuentra en red el área de contabilidad con presupuesto y tesorería.

EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA Gerente

5

2 X Las Notas Específicas, no se encuentran debidamente elaboradas.


7

3 X La E.S.E. incumple lo estipulado en la Resolución 001 de MinHacienda, referente al uso de caja menor.


8

4 X La E.S.E. posee cuentas bancarias inactivas, desde vigencias anteriores, y las conciliaciones registran cheques que superan los 6 meses.


9

5 X

La E.S.E. posee una cartera de $4.375.468.000, en donde más de $2.000.000.000 corresponden a cartera superior a 360 días, y la gran mayoría de estas, se encuentran clasificadas de difícil recaudo, por no existir documentos soportes para su respectivo cobro. Así mismo, la E.S.E. no ha adoptado el Reglamento Interno de Cartera.


12

6 X

La E.S.E. debe dar rapidez al proceso de análisis de glosas, para determinar realmente cual es el valor de glosas subsanables y no subsanables, sin responsabilidad y con responsabilidad, a fin de adelantar sobre estas últimas los procesos internos de responsabilidad en contra de las empresas contratistas, previa liquidación de los contratos, a fin de evitar la pérdida de estos recursos. Cabe mencionar que la entidad, debe tener claridad de la glosas tanto administrativas y médicas, lo cual se deben realizar conciliaciones permanentes con las E.P.S. a fin de subsanar y evitar que se presenten estas glosas y se generen controles donde se detecten las posibles falencias en el área y el funcionario responsable.


16

7 X

Las Cuentas por Cobrar, reflejadas en el Balance General, y los estados de cartera que se manejan en la E.S.E. no son reales, evidenciándose que existe cartera que no se puede recuperar y que se ha venido trasladando a cuentas de difícil recaudo. Por lo anterior, se configura una observación de tipo administrativo, para que se registre dentro del Plan de Mejoramiento, de tal manera que una vez la Administración concluya y determine el valor de la cartera que no se puede recuperar, proceda a realizar el saneamiento de los Estados Financieros, para mostrar la realidad en el cierre de la vigencia 2013. Así mismo, es deber informar a los entes de control la situación presentada, para lo de su conocimiento, competencia y trámite.


18




INFORME DEFINITIVO


Página 83 de 86

8 X

Mediante Acta 002 del 30 de agosto de 2012, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, realizó la depuración de cartera como consecuencia de la liquidación de contratos y aceptación de glosas, determinándose la existencia de conciliaciones, liquidaciones y transacciones según las cuales la Administración del Dr. JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA, aceptó los descuentos aplicados, sin que a la fecha existieran elementos legales para su recuperabilidad; el valor no recuperado ascendió a la suma $241.846.876, como consta en el acta en cuestión y los documentos que la soportan. Por lo señalado anteriormente, se configura una observación de tipo administrativa con presunto alcance fiscal y disciplinario, por la gestión inoportuna y antieconómica que afectó las arcas de la E.S.E.


18

9 X

Mediante Acta 003 del 31 de octubre de 2012, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, reclasificó la depuración de la cartera de COOSALUD , registrando en las consideraciones de este acto administrativo lo siguiente: “(…) 2.2 Hubo liquidación de contratos con COOSALUD, del cual se asumía una cartera de OCHOCIENTOS MILLONES DE PESOS (800.000.000.oo), y fueron liquidados unilateralmente, el concepto jurídico argumenta que es difícil apelar sin contratos, ya que la E.S.E. tiene deficiencia en el archivo y por tal motivo no se puede comprobar si su dictamen está bien o no (…)”. Evidenciándose que en la Administración del Dr. JUAN CARLOS PALOMINO MENDOZA, no dejaron en la entidad los documentos soportes necesarios para el cobro, sin que a la fecha existieran elementos legales para su recuperabilidad; el valor no recuperado ascendió a la suma $800.000.000. Por lo señalado anteriormente, se configura una observación de tipo administrativa con presunto alcance fiscal y disciplinario, por la gestión inoportuna y antieconómica que afectó las arcas de la E.S.E.

ADMINISTRATIVA EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA Gerente

23

10 X

La Provisión para Deudores a diciembre de 2012, se registra sin criterio alguno, lo cual permite la sobreestimación del activo; toda vez que disminuyeron las cuentas por cobrar existentes con soportes.


26

11 x

Los valores que reflejan los inventarios en la muestra selectiva realizada a la farmacia no coinciden con el físico, lo que denota deficiencias en el control de los mismos. De igual forma, el sistema utilizado reporta inconsistencias.


28

12 x En la E.S.E. se encontraron elementos inservibles y que se deben dar de baja.


29

13 x Las cuentas de Bienes Muebles en Bodega y Construcciones en Curso, deben ser reclasificadas en el Balance.


29

14 x

La Administración debe evitar que la E.S.E., se afecte por posibles procesos instaurados por los acreedores, los cuales pueden terminar en detrimento patrimonial y por ende, configurarse un hallazgo fiscal.


31

15 x El valor cancelado a la DIAN en enero de 2013, no coincide con el registro de descuentos en la respectiva cuenta.


31

16 x La E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, canceló intereses de mora por aportes parafiscales dejados de cancelar en forma oportuna, por valor de $1.437.392.


32

17 x La E.S.E. no ha trasladado $10.322.083 al MUNICIPIO DE GIRÓN, por concepto del recaudo de Estampillas Municipales, registrados como saldo a diciembre de 2012.


34

18 x La E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRÓN, no ha llevado a cabo la liquidación de los contratos del Régimen Subsidiado, correspondientes a la vigencia 2012.


37

19 x La E.S.E. debe continuar y agilizar el proceso de sostenibilidad contable, especialmente en la cuenta de Deudores.


37




INFORME DEFINITIVO


Página 84 de 86

20 x La entidad debe dar continuidad a las auditorías de control interno en el área contable, con el fin de superar las falencias presentadas y mejorar los resultados.


38

21 x

Con los reconocimientos (adición de recursos) en los rubros Vigencias Expiradas, se está sobrestimando el presupuesto, ya que su recaudo es mínimo, situación que contraría las disposiciones legales (Decreto 115 y Decreto 111/96), dado que el ingreso debe registrarse presupuestalmente en el momento que efectivamente se reciban, es decir, no existe la denominada causación.

EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA Gerente 42

22 x

Los ingresos son sobreestimados con los reconocimientos, pretendiendo con ello presentar un resultado presupuestal positivo que permita apalancar compromisos de vigencias anteriores, lo cual no se logra ya que en la vigencia el recaudo fue bajo, ocasionando que con recursos de la vigencia actual se tengan que financiar parte de las cuentas por pagar de la vigencia anterior; además, esta práctica conlleva a comprometer mayores gastos y presentar a mediano plazo un déficit acumulado.


23 x

Las cuentas por pagar a proveedores y acreedores, presentan saldo a diciembre 31 de 2012 de $2.100.329.431, los cuales cuentan con CDP y RP, pero no tienen respaldo financiero. Cabe resaltar que se debe hacer depuración de estas cuentas por pagar de tal manera, que se pueda determinar si estas se encuentran debidamente soportadas, ya que a pesar de tener CDP y RP, puede ser que no estén presentadas, no haya contrato, no se haya cumplido el objeto, etc. Estas sólo se pagaran a medida que la E.S.E., realice el recaudo de cartera de las vigencias 2012 y anteriores resultado de la depuración y conciliación que se está realizando con las E.P.S., gestión que debe ser eficiente y oportuna de tal manera que permitan mantener un equilibrio entre los recaudos y las cuentas por pagar. Es así que la E.S.E., está expuesta a futuras demandas y embargos por el no pago oportuno, lo que puede conllevar a un posible detrimento patrimonial. Por lo señalado, se configura una observación administrativa para ser incluida dentro del Plan de Mejoramiento que se suscriba.


24 x

Se evidencia la omisión de no realizar los pagos ordenados en los fallos y que hasta la fecha de realizada la auditoría, estas obligaciones no han sido canceladas, incumpliendo así una decisión judicial. Así las cosas, debe tenerse presente, que la Administración debe en estos casos de cumplimientos de fallos judiciales, además de acatarlos, también enmarcase en el respeto a los principios de celeridad y de gestión administrativa, lo cual, al acatar oportunamente las decisiones judiciales, se evitaría generar más intereses moratorios con su correspondiente pago.


25 x

No se implementó ningún control de los costos y gastos de operación del Hospital, y/o incremento de los ingresos como oportunidad de mejora para disminuir el déficit fiscal, ya que al cierre de la vigencia 2011, presenta un resultado negativo acumulado de $-1.864.131.439.53, lo que refleja un alto riesgo en la gestión y finanzas del Hospital e incide negativamente en el cumplimiento oportuno de sus compromisos.


#

TIPO HALLAZGO

SINÓPSIS PRESUNTO


Ad

min

istr

ati

vo

Dis

cip

lin

ari

o

Pen

al

Fis

cal

San

cio

na

tori

o

ÁREA CONTRATACIÓN

26 x x La información registrada por la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GIRON, en el aplicativo SIA - Formato 201112_f20_13a, está incompleta.


27 x Manual de Contratación desactualizado.


28 x Contratos sin cláusula de indemnidad. EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA

54




INFORME DEFINITIVO


Página 85 de 86

Gerente

29 x x x En los contratos de vigilancia, se solicitó una sola oferta. No se tuvo en cuenta lo estipulado en el Manual de Contratación.

PENAL – DISCIPLINARIA JUAN CARLOS PALOMINO M. Ex Gerente GUSTAVO FUENTES PICO Ex Sub Director Administrativo ADMINISTRATIVA EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA Gerente

56

30 x No pago de aportes a la seguridad social en los contratos 1483, 1328,1299,1301,1299,1339/2012


60

31 x x x No se descuenta el 5% en el contrato de obra No. 1422-12

DISCIPLINARIA - FISCAL JUAN CARLOS PALOMINO M. Ex Gerente ADMINISTRATIVA EDGAR FERNANDO PINZON LASPRILLA Gerente

$1.082.861 62

32 D E S V I R T U A D O 65

33 x Inoperatividad del Comité de Compras


34 x

Los contratos no se encuentran liquidados, por lo tanto debe adelantarse la gestión para la liquidación de los mismos, configurándose una observación de tipo administrativo, para ser incluida dentro del Plan de Mejoramiento que se suscriba.


#

TIPO HALLAZGO

SINÓPSIS PRESUNTO


Ad

min

istr

ati

vo

Dis

cip

lin

ari

o

Pen

al

Fis

cal

San

cio

na

tori

o

CONTROL INTERNO

35 x

El incumplimiento a las observaciones formuladas por la Oficina de Control Interno a los responsables de los procesos, se constituye en una observación Administrativa a fin de que se dé traslado a la Oficina de Control Interno Disciplinario o quien haga sus veces, para que adelante las acciones pertinentes de su conocimiento y competencia, por lo tanto debe registrarse dentro del Plan de Mejoramiento que se suscriba.

CLAUDIA CANO Asesora Control

Interno 77

PLAN DE MEJORAMIENTO

36 x

Las acciones correctivas que no se han cumplido de los diferentes hallazgos y las fechas de terminación de los mismos, que se están ejecutando en la presente anualidad, son metas que no tienen incidencia de fondo y puede ser incluida dentro del Plan de Mejoramiento que resulte de la presente auditoría de tal manera que el Plan de Mejoramiento de la vigencia 2011, se dé por terminado y exista un solo Plan de Mejoramiento.

CLAUDIA CANO Asesora Control

Interno 77

7. CUADRO NUMÉRICO DE HALLAZGOS

TIPO CANTIDAD CUANTIA




INFORME DEFINITIVO


Página 86 de 86

ADMINISTRATIVA 35

DISCIPLINARIA 2

FISCAL 1 $1.082.861

PENAL 1

SANCIONATORIA 1

TOTAL 40 $1.082.861

POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) RUBÉN DARÍO PINTO MARTÍNEZ SANDRA YANETH ZARATE AMADO Profesional Universitario Profesional Universitario

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

ALVARO GUTIÉRREZ AYALA CLARA INÉS ARIZA PEÑA Profesional Especializado Auditor Fiscal (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL SONNIA YANETH GARCÍA BENITEZ Auditor Fiscal SubContralora Delegada para el Control

Fiscal

Documents

INFORME DEFINITIVO SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA …santander.gestiontransparente.com/institucional/Portals/0/Files/... · Administración, dentro del desarrollo de la auditoría