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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO
Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Oficina Asesora de Rectoría
REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS DE GESTIÓN
Primer semestre 2017
NORMATIVIDAD
Procedimiento de Auditoría Interna PSE.09
Plan de Auditoría Vigencia 2017 Resolución de Rectoría
No. 300 de 2017
OBJETIVOS G
EN
ER
AL
AU
DIT
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ÍA IN
TE
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A
Realizar el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de las diferentes unidades, con el fin de determinar:
a) Si los recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia.
b) Si se han observado las normas internas y externas aplicables.
c) La formulación y control de riesgos institucionales.
d) Si los mecanismos de comunicación son confiables.
e) Y medir el grado de cumplimiento de los objetivos, planes
y programas trazados.
OBJETIVOS
OBJETIVOS ESPECÍFICOS AUDITORÍAS DE GESTIÓN
Evaluar el Sistema de Control Interno de la Universidad Industrial de Santander con el fin de asegurar que cumple con los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables
Realizar un control independiente, neutral, objetivo e integral de las UAA, Sedes Regionales y Programas Académicos por medio del equipo auditor
Generar una dinámica de mejora continua en la Universidad
Lograr resultados de auditoría oportunos con el fin de informar a las Unidades correspondientes y tomar las acciones correctivas y preventivas a que haya lugar
Presentación y aprobación del Plan de Auditoría
Preparación de las
auditorías Ejecución Retroalimentación Mejoramiento
PLAN DE AUDITORÍA INTERNA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA
PLAN DE AUDITORÍA INTERNA
• Presentación del Plan de Auditoría al Rector
•Revisión y aprobación del Plan de Auditoría por el Rector
1. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA INTERNA
PLAN DE AUDITORÍA INTERNA
Planificación de las Actividades de la Auditoría por el equipo auditor
Comunicación de la Reunión de Apertura a las UAA
Reunión de Apertura y presentación del Plan de Auditoría a las UAA
2. PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS
PLAN DE AUDITORÍA INTERNA
Ejecución del Plan de Auditoría por el Equipo Auditor
Evaluación de hallazgos
Elaboración del Informe de Auditoría
3. EJECUCIÓN
PLAN DE AUDITORÍA INTERNA
4. RETROALIMENTACIÓN
Entrega del informe preliminar de auditoría por la DCIEG
Presentación de observaciones a los hallazgos.
(Jefe o Director de la Unidad – 5 días hábiles).
Evaluación y validación de los soportes por la DCIEG y entrega del informe definitivo de auditoría
PLAN DE AUDITORÍA INTERNA
5. MEJORAMIENTO
Presentación del Plan de Mejoramiento. FSE-22
(Jefe o Director de la Unidad -10 días hábiles)
La DCIEG revisa el Plan de Mejoramiento presentado por la UAA (5 días hábiles)
La UAA ejecuta el Plan de Mejoramiento y la DCIEG realiza acompañamiento y seguimiento .
METODOLOGÍA
Verificación de Registros (Sistemas de información y archivo físico)
Observación Directa
Entrevistas al personal de interés
Aplicación de encuestas a grupos de interés
Elaboración y entrega de informes a partes interesadas
RECURSOS HUMANOS
DIVISIÓN FINANCIERA
PLANTA FÍSICA MANTTO
TECNOLÓGICO
SERVICIOS DE INFORMACIÓN
ACCIONES INMEDIATAS
CONTRATACIÓN
Se gestiona por parte de la unidad
auditada y/o DCIEG ante los distintos
procesos o UAA, los casos que requieren
soluciones inmediatas o a corto
plazo.
ACCIONES INMEDIATAS
Gloria Patricia Porras Rojas Profesional Equipo Auditor [email protected] Ext: 1005
MAPA DE PROCESOS SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRADO
Determinar la conformidad de la gestión financiera realizada por la unidad con los criterios y alcance de auditoría.
Evaluar la actividad financiera realizada por la unidad para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad aplicable y vigente.
Identificar oportunidades de mejora en la gestión financiera realizada por la unidad auditada.
OBJETIVOS
AUDITORÍA FINANCIERA
Convenios y/o Contratos Suscritos
Cuentas por Pagar a Proveedores
Austeridad en el Gasto Público
Revisión Aleatoria de Órdenes Contractuales
Gestión de Cartera Cuentas por cobrar
Cartera vencida
Seguimiento cartera vencida
Movimiento Presupuestal y de Efectivo
Presupuesto
Ingresos
Egresos
ALCANCE
Proceso Financiero (Presupuesto, Tesorería)
Estatuto de Contratación de Bienes y Servicios
Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero – MFI.01
Manual Plan de Cuentas Presupuestales – MFI.03
Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS – MFI.04
Normatividad de Austeridad en el Gasto Público
Sistema de Información Financiero (SIF) de la Universidad Industrial de Santander
CRITERIOS
PLAN DE AUDITORÍA 2017
FINANCIERO División de Bienestar Universitario.
Dirección de Admisiones y Registro Académico.
Decanatura Facultad de Ingenierías Fisicoquímicas.
Escuela de Ingeniería Metalúrgica y Ciencias
de Materiales.
• 8 de Marzo de 2017 (Miércoles) REUNIÓN DE APERTURA
• 16 y 17 de Marzo de 2017 (Jueves y Viernes) División de Bienestar
Universitario
• 27 y 28 de Abril de 2017 (Jueves y Viernes) Dirección de Admisiones y
Registro Académico
• 18 y 19 de Mayo de 2017 (Martes y Miércoles) Decanatura Facultad de
Ingenierías Fisicoquímicas
• 14 y 15 de Junio de 2017 (Miércoles y Jueves) Escuela de Ingeniería Metalúrgica
y Ciencias de Materiales
CRONOGRAMA PRIMER SEMESTRE 2017
Diana Milena Rodríguez Guevara Profesional Equipo Auditor [email protected] Ext: 2932
MISIONAL
Escuela de Microbiología Escuela de Estudios Industriales y Empresariales Escuela de Artes y Música Escuela de Ingeniería de Sistemas e Informática Escuela de Ingeniería Mecánica Escuela de Nutrición y Dietética Dirección de Posgrados
Evaluar el cumplimiento de las actividades académicas desarrolladas por los profesores planta y cátedra, en articulación con la normatividad establecida y de acuerdo con los criterios y el alcance de la auditoría.
Determinar el estado actual de las actividades de investigación y de los
grupos de investigación adscritos a la Unidad auditada, en armonía con lo regulado a nivel institucional en las Políticas de Investigación y el Estatuto de Investigación.
Determinar el estado actual del portafolio de servicios y las actividades
de extensión, en armonía con lo regulado a nivel institucional en las Políticas de Extensión y el Acuerdo del Consejo Superior No. 103 de 2010.
Evaluar el estado actual de los procesos de Gestión de la Calidad Académica (registro calificado, acreditación, creación y/o reforma de programas académicos), desarrollados en las Unidades, de acuerdo con la normatividad aplicable.
Verificar que las inscripciones de aspirantes a cursar programas de
posgrados, se realizan de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente.
Revisar la aplicación de las Tablas de Retención Documental.
Formación: Investigación Grupos de Investigación: Reconocimiento Institucional Actividades y proyectos de Investigación vigentes a la fecha de la auditoría. Extensión Portafolio de Servicios. Registro y finalización de Propuestas de extensión Educación Continuada: Diplomados y cursos. Otros procesos: Gestión de la calidad académica: Registro Calificado y Acreditación o Renovación de la Acreditación. Tablas de Retención Documental Convocatorias de Posgrados
Formación: Programas Académicos : Planificación y desarrollo de los periodos académicos Registro de Actividad Docente Comisiones de Estudio Renovaciones de Tenencias Resultados de Evaluación Docente y planes de mejoramiento
Investigación: Grupos de Investigación Actividades y proyectos de Investigación
Extensión: Portafolio de Servicios Registro y finalización de propuestas de extensión Educación Continua: Diplomados y cursos.
Otros : Gestión de la calidad académica: Registro Calificado y Acreditación de programas Convocatorias de Posgrados Créditos condonables Tablas de Retención Documental
Acuerdo Superior No.166 de 1993. Estatuto General.
Acuerdo Superior No. 072 de 1982. Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado.
Acuerdo Superior No. 075 de 2013. Reglamento General de Posgrado.
Acuerdo Superior No. 063 de 1994. Reglamento del Profesor.
Acuerdo Superior No. 059 de 2008. Evaluación del Profesor en Periodo de Prueba
Acuerdo Superior No. 019 de 2015. Registro de la Actividad Académica.
Acuerdo Superior No. 068 de 2008 y Acuerdo Superior 033 de 2009. Reglamento del Profesor de Cátedra.
Acuerdo Académico No. 225 de 2010. Creación, Modificación, Reforma y Extensión de los programas
académicos.
Acuerdo Superior No. 047 de 2004. Políticas de Investigación de la Universidad.
Acuerdo Superior No. 043 de 2011. Estatuto de Investigación de la Universidad
Acuerdo Superior No. 006 de 2005. Políticas de Extensión
Acuerdo Superior No. 103 de 2010. Procedimientos de Extensión
Plan de Desarrollo Institucional 2008-2018.
Ley General de Archivo. Ley No. 594 de 2000.
Demás normatividad aplicable.
Escuela de Microbiología 14 de Marzo
Escuela de Estudios Industriales y Empresariales 28 de Marzo
Escuela de Artes y Música
18 de abril
Escuela de Ingeniería de Sistemas e Informática 25 de abril
Escuela de Ingeniería Mecánica
9 de mayo
Escuela de Nutrición y Dietética
23 de mayo
Dirección de Posgrados 13 de junio
Naley Yolima Acevedo Marín Profesional Equipo Auditor [email protected] Ext: 2700
OBJETIVOS DE AUDITORÍA
Validar el estado de avance de los proyectos de gestión de la Unidad vigencia 2017, y su correspondencia con el Plan de Desarrollo Institucional 2008-2018 y el Plan de Gestión Rectoral.
Verificar el cumplimiento y/o logros alcanzados en los proyectos de gestión vigencia 2016, en correspondencia con la autoevaluación final.
ALCANCE DE AUDITORÍA
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Actividades lideradas por las UAA que contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales
Programa de Gestión 2016
Seguimiento al cierre de proyectos
Programa de Gestión 2017
Avance en indicadores y actividades
• Plan de Desarrollo Institucional 2008 -2018 Acuerdo Consejo Superior N° 080 de 2007
• Proyecto Institucional Acuerdo Consejo Superior N° 015 de 2000
• Plan de Gestión Rectoral 2016-2019
• Programa Anual de Gestión 2016 Acuerdo del Consejo Superior N° 104 de 2015
• Programa Anual de Gestión 2017. Acuerdo del Consejo Superior N° 106 de 2016
• Sistema de Información Programa de Gestión Año 2016–2017
• PPI.02 Procedimiento para la programación presupuestal y de gestión
• GPI.01 Guía para la formulación del programa de gestión y presupuesto de las Unidades Académico-Administrativas
• Normatividad interna aplicable a cada UAA
CRITERIOS DE AUDITORÍA
Escuela de Ingeniería
Civil
21 de marzo
Decanato Facultad de Ingenierías
Fisicoquímicas
5 de abril
Decanato Facultad de
Ciencias 26 de abril
División de Mantenimiento
Tecnológico
16 de mayo
División Financiera
30 de junio
CRONOGRAMA PRIMER SEMESTRE 2017
Eje de Sistemas e Infraestructura
Física y Tecnológica
Jorge Eliécer Vidal Rodríguez Profesional Equipo Auditor [email protected] Ext: 2799
1. Verificar y evaluar el grado de cumplimiento en la gestión de la infraestructura física y los recursos tecnológicos de apoyo, requeridos para el desarrollo de las actividades misionales de la Universidad en las unidades auditadas.
2. Evaluar (si aplica) el cumplimiento de Normas en Seguridad y Salud Ocupacional en las áreas seleccionadas de las unidades incluidas en el Plan de Auditoría.
3. Identificar y promover oportunidades de mejora en la gestión y control de los componentes auditados en las unidades.
OBJETIVOS
Está definido para cubrir los siguientes componentes:
• 1. INFRAESTRUCTURA FÍSICA (Muestra aleatoria) (Capacidad, estado, mantenimiento)
• Áreas de oficinas (Incluye mobiliario)
• Laboratorios
• Talleres
• Redes eléctrica y de datos.
• Administración y disponibilidad de recursos, para el soporte de la infraestructura de la unidad auditada.
• 2. RECURSOS TECNOLÓGICOS
• Equipos de laboratorio
• Sistemas y Equipos para el procesamiento de los datos
• otros
ALCANCE DE LA AUDITORÍA (1)
ALCANCE DE LA AUDITORÍA (2)
• 3. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD EN SS-T
• Áreas administrativas
• Áreas académicas
• Laboratorios
• Talleres
• 4. PROYECTOS DE INVERSIÓN Y DE GESTIÓN
• Estado de los proyectos que apliquen a mejorar la infraestructura de la UAA
• Equipos y Sistemas de Información
Está definido para cubrir los siguientes componentes:
Manual y Reglamento de Contratación de la UIS (AS 034/2015 y AS 050/2015).
Procedimientos, Normas y Reglamentos establecidos en los procesos del Sistema de Gestión Integrado de la UIS (Procesos Contratación, Planeación Institucional y Subproceso SS-T).
Sistema de Información Financiero UIS
Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Industrial de Santander BPPIUIS.
Plan de Gestión Institucional y de las unidades auditadas, vigencias 2015, 2016 y 2017.
CRITERIOS DE AUDITORÍA
1
• ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL
2 • BIBLIOTECA
3
• SEDE REGIONAL UIS BARBOSA
4 • DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN FÍSICA Y DEPORTES
5
• SEDE REGIONAL UIS BARRANCABERMEJA
6 • DIVISIÓN SERVICIOS DE INFORMACIÓN
7
• IPRED
PLAN DE AUDITORÍA 1-2017 EJE SISTEMAS E INFRAESTRUCTURA
CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS PRIMER SEMESTRE 2017
ESCUELA DE DISEÑO INDUSTRIAL
• REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017
• AUDITORÍA: 13 y 14 de Marzo de 2017 (Lunes y Martes)
BIBLIOTECA
• REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017
• AUDITORÍA: 27 y 28 de Marzo de 2017 (Lunes y Martes)
SEDE REGIONAL UIS BARBOSA
• REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017
• AUDITORÍA: 6 y 7 de Abril de 2017 (Jueves y Viernes)
DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN FÍSICA
• REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017
• AUDITORÍA: 27 y 28 de Abril de 2017 (Jueves y Viernes)
CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS PRIMER SEMESTRE 2017
SEDE REGIONAL UIS BARRANCABERMEJA
REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017
AUDITORÍA: 11 y 12 de Mayo de 2017 (Jueves y Viernes)
DIVISIÓN SERVICIOS DE INFORMACIÓN
REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017
AUDITORÍA: 30 y 31 de Mayo de 2017 (Martes y Miércoles)
IPRED
REUNIÓN DE APERTURA: 8 de Marzo de 2017
AUDITORÍA: 21 y 22 de Junio de 2017 (Miércoles y Jueves)
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión
Ciudad Universitaria, Carrera 27 Calle 9 PBX (7) 6344000 Ext. 2112
E-mail: www.uis.edu.co
Bucaramanga, Colombia.
DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO
Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Oficina Asesora de Rectoría
