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Acercamiento a la Gestión documental
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GESTION DOCUMENTAL
ACTIVIDAD 1
Por:
ANYELO GOMEZ ROMERO
GRUPO: G1
Docente: Luz Marina Arias González
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMANTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
FACULTAD DE ARTES Y CIENCIAS HUMANAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
Bogotá D.C., 2012
Tomando como referencia el material dado en la primera unidad y lo que usted investigue en otras fuentes, realice lo siguiente:
1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf
2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.
3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?
5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?
6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?
8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?
10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.
12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.
Posteriormente, en la ventana correspondiente a la tarea en plataforma ubique su nombre y el enlace correspondiente (URL) donde quedó su trabajo en ISSUU
1. Averigüe como se originó la Gestión Documental
En el Mundo existía la práctica archivistica como la función operativa derivada de la organización de los archivos. Para la decada de los 50 en los estados unidos se atribuye una mayor grado de metodología, logrando arrancar el quehacer Archivistico del plano netamente operativo y proyectar lo comdisciplina más teorico pr
Es por esta Epoca cuando se introduce el documentos, y se plantean los objetivos conservacionales del quehacer archivistico, evolucionado a “Gestión documental”.
Con la Segunda guerra mundial y la correspondiente carrera informatica de la post-guerra, la Gestión documental tiene su prueba de contribuyó a la organización y optimización de la información necesaria para la reestructuración social y dinamización de los procesos industriales.
Actualmente la Gestión documental, continúa el proceso de afianzamiento y consolodización, no soadministración del recursos de información para la empresa moderna. En la sociedad de la información, la Gestión documental se convierte en la llamada a optimizar y facilitar la ejecución de procesos, la innovación y la masificación del conocimiento y la información.
2. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.
Según el glosario contenido en el Articulo Nogeneral de Archivos, se define como:
“Conjunto de Actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, Manejo y organización de la información producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino Final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”
Se infiere de lo anterior, que se llama Gestión Documental a la serie de medidas a nivel Práctico y teórico, que las organizaciones asumen las organizaciopro de la organización, conservación, optimización y disponibilidad de la información.
1. Averigüe como se originó la Gestión Documental.
En el Mundo existía la práctica archivistica como la función operativa derivada de la organización de los archivos. Para la decada de los 50 en los estados unidos se atribuye una mayor grado de metodología, logrando arrancar el quehacer Archivistico del plano netamente operativo y proyectar lo comdisciplina más teorico practica.
Es por esta Epoca cuando se introduce el concepto de ciclo vita de los , y se plantean los objetivos conservacionales del quehacer
, evolucionado a “Gestión documental”.
Con la Segunda guerra mundial y la correspondiente carrera informatica de la guerra, la Gestión documental tiene su prueba de fuego, puesto que
contribuyó a la organización y optimización de la información necesaria para la reestructuración social y dinamización de los procesos industriales.
Actualmente la Gestión documental, continúa el proceso de afianzamiento y consolodización, no solo como disciplina sino como solución para la administración del recursos de información para la empresa moderna. En la sociedad de la información, la Gestión documental se convierte en la llamada a optimizar y facilitar la administración de la información, a fin de posibilitar la ejecución de procesos, la innovación y la masificación del conocimiento y la
. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.
contenido en el Articulo No. 3 de la Ley 594 de 2000 o Ley general de Archivos, se define como:
“Conjunto de Actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, Manejo y organización de la información producida y recibida por
s, desde su origen hasta su destino Final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”
Se infiere de lo anterior, que se llama Gestión Documental a la serie de medidas a nivel Práctico y teórico, que las organizaciones asumen las organizaciopro de la organización, conservación, optimización y disponibilidad de la
En el Mundo existía la práctica archivistica como la función operativa derivada de la organización de los archivos. Para la decada de los 50 en los estados unidos se atribuye una mayor grado de metodología, logrando arrancar el quehacer Archivistico del plano netamente operativo y proyectar lo como una
ciclo vita de los , y se plantean los objetivos conservacionales del quehacer
Con la Segunda guerra mundial y la correspondiente carrera informatica de la puesto que
contribuyó a la organización y optimización de la información necesaria para la
Actualmente la Gestión documental, continúa el proceso de afianzamiento y lo como disciplina sino como solución para la
administración del recursos de información para la empresa moderna. En la sociedad de la información, la Gestión documental se convierte en la llamada a
, a fin de posibilitar la ejecución de procesos, la innovación y la masificación del conocimiento y la
. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a
3 de la Ley 594 de 2000 o Ley
“Conjunto de Actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, Manejo y organización de la información producida y recibida por
s, desde su origen hasta su destino Final, con el objeto de facilitar su
Se infiere de lo anterior, que se llama Gestión Documental a la serie de medidas a nivel Práctico y teórico, que las organizaciones asumen las organizaciones en pro de la organización, conservación, optimización y disponibilidad de la
3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.
“Documento de archivo.entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
“Un documento es un testimonio material de un hecho o acto reejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte.”
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue
El concepto de documento enuncia un testimonio del desarrollo de una entidad natural o jurídica a través del tiempo. Por su parte el Documento de aquel producido explícitamente por una entidad Jurídica en función del cumplimiento de su objeto comercial y que además representa un valor administrativo para la entidad productora.
3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN.
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.”
es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de
4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado?
Creado mediante la Ley 80 del año de 1989. El Archivo General de la Nación es el ente máximo de la política y la práctica archivística. Encargado de promulgar la política archivística para las entidades públicas de todo orden.
Adicional mente El AGN, encabeza el sistema Nacional de archivos y junto al colegio Colombiano de Archivistas, regula la profesión archivística.
El concepto de documento enuncia un testimonio del desarrollo de una entidad natural o jurídica a través del tiempo. Por su parte el Documento de archivo es aquel producido explícitamente por una entidad Jurídica en función del cumplimiento de su objeto comercial y que además representa un valor administrativo para la entidad productora.
3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a
mación producida o recibida por una
alizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de
creado?
Creado mediante la Ley 80 del año de El Archivo General de la Nación es el
ente máximo de la política y la práctica archivística. Encargado de promulgar la política archivística para las entidades
El AGN, encabeza el y junto al
colegio Colombiano de Archivistas, regula
Por tanto se puede decir que el sistema Nacional de Archivos, constituye un esfuerzointerinstitucional por globalizar y estandarizar la gestión documental, además de favorecer la conformación de una gran “red de información” para agilizar internos del Estado y contribuir a la masificación del conocimiento.
Titulo II: Estructura del Sistema Nacional de Archivos
Titulo III: Categorías de los Archivos
Titulo IV: Administración de Archivos
Titulo V: Descripción de los Procesos de un documento.
Titulo VI: Reglamentación de la consulta y el acceso a la información
6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
La ley General de archivos o Ley 594 del año 2000, es el marco legal que recula lactividad archivística en relación con las entidades, los servidores públicos y los ciudadanos. Está compuesta por
Titulo I: Enuncia el Objeto de la ley, su ámbito de Aplicación y un pequeño glosario de términos Archivísticos.
Por tanto se puede decir que el sistema Nacional de Archivos, constituye un esfuerzopor globalizar y estandarizar la gestión documental, además de
favorecer la conformación de una gran “red de información” para agilizar los procesos internos del Estado y contribuir a la masificación del conocimiento.
Titulo II: Estructura del Sistema Nacional de Archivos
Titulo III: Categorías de los Archivos
Titulo IV: Administración de Archivos
Titulo V: Descripción de los Procesos de un documento.
Titulo VI: Reglamentación de la consulta y el acceso a la información
5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?
Según la Ley General de Archivos, Se entiende por Sistema Nacional de Archivos:
“El conjunto de Instituciones Archivísticas Articuladas entre sí, que posibilitan la normalización y homogenización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de los centros de información, Salvaguarda el patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y los documentos”
de la cual se dicta la Ley General de Archivos?
La ley General de archivos o Ley 594 del año 2000, es el marco legal que recula lactividad archivística en relación con las entidades, los servidores públicos y los
compuesta por 13 títulos:
nuncia el Objeto de la ley, su ámbito de Aplicación y un pequeño Archivísticos.
Por tanto se puede decir que el sistema Nacional de Archivos, constituye un esfuerzopor globalizar y estandarizar la gestión documental, además de
los procesos
5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?
Según la Ley General de Archivos, Se entiende
“El conjunto de Instituciones Archivísticas Articuladas entre sí, que posibilitan la normalización y homogenización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de los centros de información, Salvaguarda el
cceso de los ciudadanos a la información y los documentos”
La ley General de archivos o Ley 594 del año 2000, es el marco legal que recula la actividad archivística en relación con las entidades, los servidores públicos y los
nuncia el Objeto de la ley, su ámbito de Aplicación y un pequeño
Titulo VII: Reglamentación acerca de la circulación y préstamo de los documentos.
Titulo VIII: Disposiciones sobre control y vigila
Titulo IX: Disposiciones acerca de los archivos Privados
Titulo X: Donación, Adquisición y expropiación de material archivístico de interés público
Titulo XI: Conservación de documentos.
Titulo XII: Estímulos para las personas o instituciones que colay difusión de la información archivística.
Titulo XIII: Disposiciones finales.
7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?
“Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales
El Artículo 21 del titulo V, establece como deber de las entidades públicas el establecer un programa de Gestión documental y abre la posibilidad de integrar a dichos planes la información contenida en medios magnéticos o no convencionales, reconociendo valor probatorio de los documentos electrónicos.
8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
a. L a Reivindicación del documento como lenguaje natural de la organización
b. Eficacia para controlar la duplicidad y/o
c. Optimizar el Uso de los recursos.
d. Procurar la adecuada administración de la Información.
Titulo VII: Reglamentación acerca de la circulación y préstamo de los documentos.
Titulo VIII: Disposiciones sobre control y vigilancia
Titulo IX: Disposiciones acerca de los archivos Privados
Titulo X: Donación, Adquisición y expropiación de material archivístico de interés
Titulo XI: Conservación de documentos.
Titulo XII: Estímulos para las personas o instituciones que colaboren en la conservación y difusión de la información archivística.
Titulo XIII: Disposiciones finales.
7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos,
“ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
PARAGRAFO. Los documentos emitidos pcitados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.”
El Artículo 21 del titulo V, establece como deber de las entidades públicas el establecer un programa de Gestión documental y abre la posibilidad de integrar a dichos planes la información contenida en medios magnéticos o no convencionales, reconociendo valor probatorio de los documentos electrónicos.
8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
a. L a Reivindicación del documento como lenguaje natural de la organización
b. Eficacia para controlar la duplicidad y/o la pérdida de Información.
c. Optimizar el Uso de los recursos.
d. Procurar la adecuada administración de la Información.
Titulo VII: Reglamentación acerca de la circulación y préstamo de los documentos.
Titulo X: Donación, Adquisición y expropiación de material archivístico de interés
boren en la conservación
7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos,
ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL.Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos
El Artículo 21 del titulo V, establece como deber de las entidades públicas el establecer un programa de Gestión documental y abre la posibilidad de integrar a dichos planes la información contenida en medios magnéticos o no convencionales, reconociendo el v
8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.
a. L a Reivindicación del documento como lenguaje natural de la organización
e. Velar por la implementación de procesos que se conviertan en herramientas para la
Adecuada Administración de la información. PorDocumental
f. Facilitar la consulta de la información.
9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?
Aspectos Administrativosprocesos Administrativos. Es decir, la optimización de la información y/o la eliminación de la duplicidad en los trámites.
Aspectos económicos: Mide el impacto económico derivado de la optimización de insumos y el aprovechamiento de espacios.
Aspectos archivísticos:administración de la información.
10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?
Diagnostico: Es la identificación de las necesidades y objetivos de el futuro programa de gestión documental.
Requisitos Técnicos: Es la consideración de todas las herramientas técnicas que tendrán que implementarse para la satisfacción de las necesidades identificadas.
Requisitos Administrativos:integración del palan de Gestión documental a las demás funciones administrativas.
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden.
Las tablas de retención Permiten el control sobre el ciclo vital de los documentos, posibilita el seguimiento de los mismos, y la racionalización de los documentos.
La elaboración de las tablas de retención. Comprende una etapa preliminarde la colección de los datos y la aplicación de la encuesta documental.
La segunda etapa Comprende la Interpretación de los datos y la identificación de las fallas, las prioridades y los valores documentales. Finalmente al Elaboración y Presentación de las Tablas de retención.
e. Velar por la implementación de procesos que se conviertan en herramientas para la
Adecuada Administración de la información. Por ejemplo: Las tablas de retención
f. Facilitar la consulta de la información.
9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de
Aspectos Administrativos: corresponde al grado de Impacto del PGD, sobre los procesos Administrativos. Es decir, la optimización de la información y/o la eliminación de la duplicidad en los trámites.
: Mide el impacto económico derivado de la optimización de insumos y el aprovechamiento de espacios.Aspectos archivísticos: Mide el impacto de la Normalización de la administración de la información.
10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?
Es la identificación de las necesidades y objetivos de el futuro programa de gestión documental.
Es la consideración de todas las herramientas técnicas que tendrán que implementarse para la satisfacción de las necesidades
Requisitos Administrativos: Establece los lineamientos para la socialización e integración del palan de Gestión documental a las demás funciones
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y
Las tablas de retención Permiten el control sobre el ciclo vital de los documentos, posibilita el seguimiento de los mismos, y la racionalización de los documentos.
La elaboración de las tablas de retención. Comprende una etapa preliminar qde la colección de los datos y la aplicación de la encuesta documental.
La segunda etapa Comprende la Interpretación de los datos y la identificación de las fallas, las prioridades y los valores documentales. Finalmente al Elaboración y
ión de las Tablas de retención.
e. Velar por la implementación de procesos que se conviertan en herramientas para la
ejemplo: Las tablas de retención
9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de
D, sobre los procesos Administrativos. Es decir, la optimización de la información y/o la
: Mide el impacto económico derivado de la optimización
10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?
Es la identificación de las necesidades y objetivos de el futuro
Es la consideración de todas las herramientas técnicas que tendrán que implementarse para la satisfacción de las necesidades
Establece los lineamientos para la socialización e integración del palan de Gestión documental a las demás funciones
11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y
Las tablas de retención Permiten el control sobre el ciclo vital de los documentos, posibilita el seguimiento de los mismos, y la racionalización de los documentos.
que consta
La segunda etapa Comprende la Interpretación de los datos y la identificación de las fallas, las prioridades y los valores documentales. Finalmente al Elaboración y
12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.
La Sangre de la empresa moderna la constituye precisamente la información, presente en cada proceso y La toma de cualquier decisión trascendente. Contar con información oportuna y de calidad permite mayor eficacia en el desenvolvimiento cotidiano de la organización. La Implementación de un plan de Gestión Documental además de proveer la normalización y estandarización de los flujos de información.
13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.
Normativa ConceptualizaciónLey 190 de 1995-Artículos 27 y 79 Establece las Faltas y contravenciones en
la labor Archivística.Ley 594 de 2000. Ley general de Archivos, Normaliza
conceptos, Establece el sistema Nacional de Archivos y reglamenta el acceso a la información.
Ley 962 de 2005 La ley anti tramites. Constituye un esfuerzo por la eliminación de la duplicidad y el descontrol de la producción documental.
Ley 80 de 1989. Por medio la cual se crea el archivo general de la Nación como máximo ente rector de la labor archivística.
Constitución política de Colombia-Artículo 8.
Establece la obligación de proteger las riquezas culturales de la nación, entre ellas los archivos.
14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.
El estado colombiano Garantiza constitucionalmente el acceso de los ciudadanos ala información, siempre y cuando no exista restricción sobre circulación de determinada información. Además garantiza el derecho a la privacidad para los ciudadanos, brindando luces acerca de la necesidad de proteger la información. Por otra parte convierte en política pública y responsabilidad de los servidores públicos, la protección y conservación del patrimonio documental.
