Excel 2007

Copyright 2008 Micro Application20-22, rue des Petits-Htels75010 Paris

1re dition - Septembre 2008

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ISBN : 978-2-300-015014

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1501

Avant-propos

Destine aux professionnels, la collection Guide des Experts repose surune mthode essentiellement pratique et riche en exemples. Lesexplications, donnes dans un langage clair et prcis, sappuient sur desexemples concrets et permettent de matriser toutes les fonctionnalitsdes logiciels de bureautique. En fin de chaque ouvrage, le lecteurtrouvera une srie de FAQ pour rpondre toutes ses questions.

Conventions typographiquesAfin de faciliter la comprhension des techniques dcrites, nous avonsadopt les conventions typographiques suivantes :

j gras : menu, commande, bote de dialogue, bouton, onglet.

j italique : zone de texte, liste droulante, case cocher, boutonradio.

j Police bton : Instruction, listing, adresse internet, texte saisir.

j : indique un retour la ligne volontaire d aux contraintes dela mise en page.

Il sagit dinformations supplmentaires relatives au sujet trait.

Met laccent sur un point important, souvent dordre technique quilne faut ngliger aucun prix.

Propose conseils et trucs pratiques.

Donne en quelques lignes la dfinition dun terme technique ou duneabrviation.

Chapitre 1 Dcouvrir la notion de tableau croisdynamique 9

1.1. Excel 2007 en quelques mots ................................... 111.2. Travailler avec des donnes en grande quantit ............. 14

Les filtres et les sous-totaux ...................................... 15Les formules complexes ........................................... 18

1.3. Les apports des tableaux croiss dynamiques .............. 21Crer un tableau crois dynamique .............................. 21Utiliser un tableau crois dynamique ............................ 23

1.4. Souvrir linformatique dcisionnelle ......................... 28tre toujours plus ractif ........................................... 28Les outils dcisionnels ............................................. 29Larchitecture dun systme dinformatique dcisionnelle ... 29

Chapitre 2 Crer des tableaux croiss dynamiques 31

2.1. Organiser les donnes ............................................ 32Faire un audit des donnes initiales .............................. 32Reconfigurer les donnes ......................................... 33

2.2. Crer un tableau crois dynamique ............................ 41Lenvironnement de travail ........................................ 42Les diffrents types de champs .................................. 45Btir une premire analyse ........................................ 46Modifier la fonction de synthse des champs de valeurs .... 48Renommer les champs ............................................ 50

2.3. Affiner lorganisation du tableau ................................ 52Rorganiser les champs ........................................... 52Afficher ou masquer le dtail ...................................... 55Ajouter ou supprimer des sous-totaux .......................... 56Ajouter un filtre de rapport ......................................... 59Mettre en forme les valeurs ........................................ 62Modifier rapidement lapparence du tableau ................... 68

2.4. Grer les donnes .................................................. 71Afficher le dtail des donnes ..................................... 71La notion de cache ................................................. 72Intgrer de nouvelles donnes .................................... 73

2.5. Cas pratique : statistiques commerciales ..................... 75

Sommaire

4 LE GUIDE DES EXPERTS

Chapitre 3 Optimiser les tableaux croiss dynamiques 79

3.1. Filtrer les donnes ................................................. 80Filtrer laide dune liste de valeurs .............................. 80Supprimer un filtre .................................................. 85Utiliser des critres plus labors ................................ 85

3.2. Trier un tableau crois dynamique .............................. 91Trier rapidement un tableau crois ............................... 92Trier selon un ordre particulier .................................... 96Trier manuellement ................................................. 97

3.3. Modifier laffichage des champs de valeurs .................. 99Diffrence par rapport ............................................ 100Diffrence en % par rapport ..................................... 104% de ................................................................. 104Rsultat cumul par ............................................... 105% par ligne ......................................................... 106% par colonne ..................................................... 107% du total ........................................................... 108Index ................................................................. 109

3.4. Grouper les valeurs dun champ danalyse .................. 109Grouper des dates ................................................ 110Grouper des valeurs numriques ............................... 117Grouper des donnes de type texte ............................ 119

3.5. Ajouter des lments calculs ................................. 121Les limitations lies aux lments calculs ................... 123Modifier ou supprimer un lment calcul .................... 123

3.6. Ajouter des champs calculs ................................... 124Les limitations lies aux champs calculs ..................... 126Modifier ou supprimer un champ calcul ...................... 127Afficher les formules .............................................. 127

3.7. Cas pratique : analyses de rentabilit ........................ 128Calculer le chiffre daffaires par rgion/famille de produits . 128Calculer la marge par rgion/famille de produits ............. 129Visualiser le "poids" de chaque rgion/famille de produits . 130

Chapitre 4 Finaliser les tableaux croiss dynamiques 133

4.1. Mettre en forme avec les styles automatiques ............. 134Utiliser la galerie des styles ...................................... 134Personnaliser les styles .......................................... 136Utiliser les thmes ................................................. 138

Sommaire

5LE GUIDE DES EXPERTS

4.2. Ajuster les paramtres de prsentation ...................... 140Longlet Disposition et mise en forme .......................... 141Longlet Totaux et filtres .......................................... 143Longlet Affichage ................................................. 144Longlet Impression ............................................... 145

4.3. Utiliser les mises en forme conditionnelles .................. 147Appliquer des mises en forme conditionnelles un tableau crois ................................................ 147Utiliser les mises en forme conditionnelles prdfinies ..... 150Crer des rgles de mise en forme conditionnellepersonnalises ..................................................... 158Grer les rgles de mise en forme conditionnelle ............ 165

Chapitre 5 Utiliser les graphiques croiss dynamiques 169

5.1. Crer un graphique crois dynamique ....................... 170Crer partir des donnes brutes .............................. 170Crer partir dun tableau crois dynamique ................. 174

5.2. Modifier lapparence dun graphique crois dynamique . 177Modifier lapparence gnrale dun graphique croisdynamique .......................................................... 177Modifier en dtail lapparence des axes ....................... 181Modifier lapparence des lments dun graphique crois . 182Modifier lapparence dune donne dun graphique crois . 183Utiliser simultanment deux types de graphiques ........... 183Ajouter un axe secondaire ....................................... 184Lisser les angles des graphiques en courbes ................. 185Excentrer des secteurs dans les graphiques en secteursou en anneaux ..................................................... 186Modifier laffichage dun graphique crois 3D ................ 187

5.3. Cas pratique : pyramide des ges ............................. 188

Chapitre 6 Travailler avec Visual Basicpour Applications 193

6.1. Quelques notions de base ...................................... 194Les objets ........................................................... 194Les procdures .................................................... 198Les variables ....................................................... 200Les instructions fondamentales ................................. 205


Sommaire

6.2. Lditeur Visual Basic ............................................ 211Afficher longlet Dveloppeur .................................... 211Lenvironnement ................................................... 212

6.3. Manipuler les tableaux croiss dynamiques ................ 216Crer un tableau crois dynamique ............................ 216Modifier la structure dun tableau crois dynamique ........ 222Modifier laffichage des champs de donnes ................. 224Ajouter un champ de colonne ................................... 226Changer la disposition du rapport .............................. 227Trier les donnes ................................................... 229Afficher le dtail .................................................... 229Crer un champ de page et afficher les pages ............... 230Grouper des valeurs .............................................. 231

6.4. Cas pratique : analyses de production ....................... 235Ouverture du fichier et cration du tableau crois ........... 235Construction du tableau crois ................................. 237Cration des classeurs de restitution des analyses .......... 238

Chapitre 7 FAQ 241

7.1. Pourquoi utiliser un tableau crois dynamique ? ........... 2427.2. Comment retrouver les commandes des barres doutils

dExcel 2003 ? ..................................................... 243La barre doutils Tableau crois dynamique ................... 244La barre doutils Graphique crois dynamique ............... 248

7.3. Quelles sont les limites des tableaux croiss ? ............. 2497.4. Comment ractiver le "glisser-dposer" des champs

dans un tableau ? ................................................. 2507.5. Comment mettre jour automatiquement

les donnes dun tableau crois dynamique ? .............. 2507.6. Comment masquer les valeurs derreur ? ................... 2517.7. Comment obtenir un tableau crois pour chaque valeur

dun filtre de rapport ? ........................................... 2527.8. Comment transformer un tableau crois dynamique

en valeurs ? ........................................................ 2547.9. Comment faire rfrence plusieurs plages de cellules

lors de la cration dun tableau crois dynamique ? ...... 2557.10. Comment accder des donnes provenant dAccess ? . 2607.11. Comment accder des donnes provenant

dautres sources ? ................................................ 263

Chapitre 8 Index 265

Sommaire


Dcouvrir la notionde tableau crois

dynamique

Excel 2007 en quelques mots ........................................................................................... 11Travailler avec des donnes en grande quantit .......................................................... 14Les apports des tableaux croiss dynamiques ............................................................ 21Souvrir linformatique dcisionnelle ............................................................................ 28

Tous les utilisateurs dExcel savent quil est bien plus quune "super-calculatrice". Cest certes un outil de calcul trs puissant, mais cestaussi un outil de prsentation des donnes, que ce soit sous forme detableaux ou de graphiques, un outil de simulation et danalyse, etc. Il estsouvent utilis, bien que cela ne soit pas sa vocation initiale, commeoutil de gestion de base de donnes. En effet, compte tenu de sa grandesouplesse, il est tout fait possible de stocker des donnes dans desfeuilles de calcul, qui deviennent alors de vraies "mini-bases dedonnes". Excel dispose dailleurs de nombreuses fonctionnalitspermettant dexploiter et danalyser ces donnes : tri, filtres, sous-totaux, etc. Mais les tableaux croiss dynamiques sont sans conteste lafonctionnalit la plus performante et la plus souple. Ils permettentdobtenir rapidement un tableau de synthse partir de plusieursmilliers dinformations. De plus, lutilisateur bnficie dune grandesouplesse dans la construction des tableaux car Excel permet demodifier leur structure de faon simple et conviviale.

partir dune feuille de calcul contenant le dtail des commandes dediffrents vendeurs, les tableaux croiss dynamiques permettent derpondre aux questions suivantes, entre autres :

j Quel est le montant des commandes pour chaque vendeur ?j Quel est le montant des commandes par vendeur dans un pays

particulier ?j Quel est le classement des vendeurs pour les montants des

commandes ?j Qui sont les cinq premiers vendeurs du classement ?j Quelles ont t les performances des vendeurs pour un trimestre

particulier ?j Quelles sont les variations de rsultat de chaque vendeur sur un

trimestre ?

Dans ce chapitre, vous allez dcouvrir le principe des tableaux croissdynamiques et leur cas dapplication. Afin de bien montrer tout leurapport, nous allons, dans un premier temps, faire comme silsnexistaient pas ! En dautres termes, vous allez raliser des tableaux desynthse sans les utiliser puis refaire le mme travail en les utilisant etmettre en vidence les gains de productivit et de souplesse quilspermettent. Enfin, nous largirons notre propos linformatiquedcisionnelle. Les tableaux croiss dynamiques peuvent en effet tre


Dcouvrir la notion de tableau crois dynamiqueChapitre 1

considrs comme une bonne introduction cette branche delinformatique, en pleine expansion.

Mais tout dabord, disons quelques mots sur les changements majeursoprs dans la version 12 dExcel, dite aussi "Excel 2007".

1.1. Excel 2007 en quelques motsLa version 12 dExcel, commercialise sous le nom dExcel 2007,marque une rupture avec les versions prcdentes en ce qui concernelergonomie. Un nombre croissant dutilisateurs estimait en effet que lesmenus devenaient parfois inextricables, rendant complexe laccs certaines fonctions. Les concepteurs dExcel 2007 ont donc rpondu cette proccupation en changeant radicalement laccs aux diversesfonctions.

Linterface, qui reposait jusqu prsent sur des menus et des barresdoutils, a t remplace par un Ruban constitu donglets organiss enfonction de laction accomplir. Ainsi, Excel dispose par exempledonglets tels que Mise en page, Insertion ou Formules, qui regroupentles commandes selon les tches que vous souhaitez accomplir.

Ces onglets sont associs aux galeries qui vous proposent de choisirparmi un ensemble de rsultats potentiels, plutt que de spcifier desparamtres dans des botes de dialogue (voir Figure 1.2).

Une fonction daperu instantan permet de visualiser directement, surle document, leffet dune modification ou dune mise en forme lorsquevous dplacez le pointeur de votre souris sur les rsultats proposs dansune galerie.

Excel 2007 recle bon nombre dautres nouveauts :

Figure 1.1

Excel 2007 en quelques mots Chapitre 1


j Les feuilles de calcul comprennent dsormais 1 048 576 lignes(contre 65 536 auparavant) et 16 384 colonnes (contre 256auparavant). Cela multiplie la capacit de stockage dune feuillepar 1 024. Les colonnes sont prsent "numrotes" de A XFD.

j Le tri des donnes a t considrablement amlior. Vous pouvezdsormais trier selon 64 critres (contre 3 auparavant) et mmetrier selon la couleur.

j Le filtre automatique est lui aussi plus performant, dans la mesureo vous pouvez, entre autres, spcifier plusieurs critres sur unemme colonne.

j La fonction de mise en forme conditionnelle, dj trsperformante, subit une vritable rvolution. Cette fonction permetdidentifier encore plus facilement les tendances, les valeursextrmes dun ensemble de donnes laide de nuances decouleurs, de barres de donnes et mme dicnes. Bon nombre deconditions "classiques" sont dj prdfinies et il suffit de lesslectionner dans une galerie pour les appliquer.

Figure 1.2



j Les thmes, dj en service dans dautres applications, font leurapparition dans Excel. Un thme est un ensemble prdfini decouleurs, de polices de caractres, deffets de remplissage quipeuvent tre appliqus une feuille de calcul. Les thmespermettent damliorer lhomognit de la prsentation desdonnes.

j Laffichage en mode Page est dsormais accessible dans Excel.Ce mode daffichage vous permet de crer vos tableaux Excel envisualisant en mme temps le format dimpression. Vous pouvezdirectement accder len-tte et au pied de page.

j La cration et la mise en forme des graphiques ont tconsidrablement simplifies et enrichies. La bibliothque degraphiques prdfinis a t trs largement remanie et tendue.

j La cration et la manipulation des tableaux croiss dynamiquesont galement fait lobjet de simplifications. Le tri et le filtragedes donnes ont t notamment amliors.

j Les listes de donnes, qui avaient fait leur apparition dansExcel 2003, sont remplaces par les tables dont lutilisation estplus souple et qui prsentent des fonctionnalits nouvelles,comme la possibilit dajouter des colonnes calcules.

Figure 1.3

Excel 2007 en quelques mots Chapitre 1


j Le nouveau format de fichiers est appel Microsoft Office OpenXML. Ainsi les classeurs Excel 2007 ont pour suffixe .xlsx. Cenouveau format est fond sur les formats XML et ZIP. Il autoriseune meilleure intgration des donnes externes et permet derduire la taille des classeurs. Si Excel 2007 permet douvrir sansproblmes les fichiers crs avec les versions prcdentes, ilfaudra en revanche installer des mises jour sur ces versions pourouvrir les fichiers enregistrs au format Microsoft Office OpenXML.

j Excel 2007 vous permet galement denregistrer vos classeurs auformat PDF ou XPS. Vous crez ainsi rapidement des versions devos tableaux non modifiables, simples mettre en ligne et transmettre par e-mail.

1.2. Travailler avec des donnes engrande quantit

Supposons que vous disposiez dune feuille de calcul contenant lesventes pour diffrentes catgories de produits et diffrentes rgions pourles annes 2006 et 2007. Vous devez raliser un tableau de synthseprsentant le total des ventes par rgion pour la seule anne 2007.

Figure 1.4



Pour les utilisateurs qui sont dj quelque peu familiariss avec lestableaux croiss dynamiques, il peut paratre saugrenu denvisagerdutiliser dautres fonctionnalits pour mener bien cette tche ! Cedtour a toutefois le mrite de bien montrer la puissance de cet outil entermes de souplesse et de productivit.

Les filtres et les sous-totaux

Nous allons prsent construire le tableau prsentant le total des ventespar rgion pour la seule anne 2007.

1 Crez tout dabord une nouvelle feuille dans le classeur.2 Dans la feuille contenant les donnes, activez le filtre automatique

en cliquant sur le bouton Filtrer du groupe Trier et filtrer de longletDonnes.

3 Cliquez sur le bouton flch de la colonne Exercice et choisissezlanne 2007. Validez par OK.

4 Slectionnez lensemble des donnes visibles laide de lacombinaison de touches [Ctrl]+[A].

Figure 1.5

Travailler avec des donnes en grande quantit Chapitre 1


5 Copiez ensuite la slection ([Ctrl]+[C]) et collez-la sur la feuillevierge pralablement cre. Le reste du travail sera effectu surcette feuille.

6 Il sagit tout dabord de sassurer que les donnes sont bien triespar rgion. Pour cela, slectionnez la cellule A2 et cliquez sur lebouton Trier et filtrer du groupe Edition de longlet Accueil, puischoisissez Trier de A Z.

7 Vous allez prsent dfinir des sous-totaux dans la base dedonnes. Il sagira de totaliser, pour chaque rgion, le contenu dela colonne CA. Pour cela, cliquez sur le bouton Sous-total dugroupe Plan de longlet Donnes.

8 Dans la bote de dialogue Sous-total, slectionnez le champRgion dans la zone chaque changement de, puis Somme dans lazone Utiliser la fonction et enfin cochez CA dans la liste Ajouter unsous-total . Une fois ces choix effectus, cliquez sur OK.

9 Nous pourrions ventuellement en rester l, mais noublions pasque le but est un tableau de synthse avec seulement les totauxpar rgion. Il faut donc poursuivre notre labeur. Dans un premiertemps, nous allons figer les valeurs obtenues en slectionnant toutle tableau ([Ctrl]+[A]), en le copiant ([Ctrl]+[C]) et enfin en le collantsur lui-mme sous forme de valeurs (cliquez sur le bouton Collerdu groupe Presse-papiers de longlet Accueil, puis choisissezColler des valeurs).

Figure 1.6



10 Il faut maintenant supprimer le plan cr suite la mise en placedes sous-totaux. Pour cela, cliquez sur le bouton Dissocier dugroupe Plan de longlet Donnes et slectionnez Effacer le plan.

11 Il faut maintenant regrouper les lignes de synthse en dbut detableau. Pour cela, cliquez sur le bouton Trier et filtrer du groupeEdition de longlet Accueil, puis choisissez Trier de Z A.

12 Supprimez la ligne Total gnral, puis toutes les lignes contenantles donnes dtailles. Supprimez ensuite toutes les colonnesvides.

13 Si vous tes puriste, vous pouvez supprimer la mention "Total" setrouvant dans lintitul de la rgion. Pour cela, cliquez sur lebouton Rechercher et slectionner du groupe Edition de longletAccueil, puis choisissez Remplacer. Il suffit de remplacer "Total"par rien.

Figure 1.7

Figure 1.8

Figure 1.9



14 Aprs un peu de mise en forme, voici le rsultat :

Il ne reste plus qu esprer que la demande nvolue pas. Si, parexemple, il savre ncessaire dintgrer un sous-total par catgorie deproduit, tout sera refaire !

Les formules complexes

Complexifions un tout petit peu le travail demand en ajoutant unedimension la synthse. Il sagit dsormais de prsenter sur un tableau double entre le total des ventes par rgion pour les annes 2006 et2007.

Figure 1.10

Figure 1.11



Nous allons utiliser une technique, peut-tre plus proche de "lesprit"des tableaux croiss dynamiques. Dans un premier temps, nous allonsconstruire l"ossature" du tableau, puis le remplir avec les valeurscorrespondantes.

1 Crez tout dabord une nouvelle feuille dans le classeur.2 Pour construire la structure du tableau de synthse, il faut tout

dabord identifier la liste des valeurs uniques de la colonneRgion. Pour cela, nous allons utiliser le filtre dit "avanc".Cliquez sur le bouton Avanc du groupe Trier et filtrer de longletDonnes.

3 Dans la bote de dialogue Filtre avanc, slectionnez Copier versun autre emplacement. Cliquez ensuite dans la zone Plage etslectionnez la colonne A de la base de donnes. La zone decritre doit demeurer vide. Cliquez dans la zone Copier dans etslectionnez la cellule K1 de la feuille active. Pour terminer,cochez Extraction sans doublon pour obtenir la liste des valeursuniques de la colonne Rgion. Validez par OK.

4 Slectionnez la plage de cellules K1:K6 contenant les noms desrgions. Coupez ([Ctrl]+[X]) et collez ([Ctrl]+[V]) cette plage decellules dans la feuille vierge prcdemment cre.

Figure 1.12



5 En toute rigueur, il faudrait utiliser le mme mode opratoire pourles valeurs des annes, mais nous savons que le tableau necontient que 2006 et 2007.

6 Pour remplir le tableau, nous allons utiliser de faon un peuparticulire la fonction Sommeprod. Cette fonction effectue leproduit ligne ligne des valeurs des plages fournies en argument,puis calcule la somme de lensemble des produits. Vousexploiterez le fait que la valeur logique VRAI correspond lavaleur numrique 1, et la valeur logique FAUX la valeurnumrique 0, pour intgrer des plages qui seront en fait des testssur diffrents critres.

7 En C5, la formule est donc =SOMMEPROD((Donnes!$A$2:$A$4221=$B5)*(Donnes!$E$2:$E$4221=C$4)*Donnes!$H$2:$H$4221).

En fait, lorsque vous crivez Donnes!$A$2:$A$4221=$B5, lersultat est une plage qui contient 1 lorsque la valeur de la colonne A estgale au contenu de B5, et 0 sinon. De mme avecDonnes!$E$2:$E$4221=C$4. Ainsi, lorsque ces plages sontmultiplies par Donnes!$H$2:$H$4221, le rsultat est une plage quicontient la valeur des ventes lorsque les critres sont respects, et 0sinon. Sommeprod calcule la somme des valeurs de cette plage,cest--dire la somme des cellules de la colonne H pour lesquelles la

Figure 1.13

Figure 1.14



cellule situe sur la mme ligne dans la colonne A contient la rgionchoisie et la cellule situe sur la mme ligne dans la colonne E contientlanne choisie.

8 Il reste ensuite tendre la formule lensemble du tableau. Vousaurez not au passage lutilisation des rfrences absolues etmixtes, qui permettent de remplir le tableau partir dune seuleformule (saisie en C5).

9 Aprs un peu de mise en forme, voici le tableau dfinitif :

Le rsultat est conforme aux attentes, mais il est ncessaire de matriserle filtre avanc, ainsi que lutilisation dune fonction un peu exotique !

1.3. Les apports des tableaux croissdynamiques

Nous allons prsent traiter les deux exemples prcdents laide destableaux croiss dynamiques. La juxtaposition des deux approches vavous permettre de mieux apprhender, si besoin tait, lapport destableaux croiss dynamiques en termes de souplesse et de productivit.

Crer un tableau crois dynamique

Dans le premier exemple, il sagissait de construire le tableau prsentantle total des ventes par rgion pour la seule anne 2007.

1 Slectionnez une cellule du tableau qui contient les donnes analyser.

Figure 1.15

Les apports des tableaux croiss dynamiques Chapitre 1


2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Insrer un tableaucrois dynamique du groupe Tableaux.

3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau crois dynamique,dfinissez lemplacement des donnes analyser, ainsi quelemplacement du tableau crois dynamique.

Slectionner un tableau ou une plage est la source de donnesslectionne par dfaut. De plus, Excel vous propose une plagede cellules par dfaut. Vous pouvez modifier cette proposition.

Nouvelle feuille de calcul cre le tableau crois dynamique surune nouvelle feuille.

Figure 1.16

Figure 1.17



Nous ne dtaillerons pas ici les autres options de cration. Nous auronstout loisir dy revenir dans les prochains chapitres.

4 Validez par OK.

Utiliser un tableau crois dynamique

Une nouvelle feuille de calcul a t cre. Elle est vierge mais unemplacement est rserv au tableau crois dynamique. De plus, le voletListe de champs de tableau crois dynamique est affich droite de lafeuille de calcul. Enfin, deux onglets contextuels ont fait leur apparition,Options et Cration, permettant de modifier le contenu et lapparence dutableau crois dynamique.

Nous allons prsent dcrire le volet Liste de champs de tableau croisdynamique. Un champ est un ensemble de donnes de mme type. Leschamps sont crs partir des colonnes de la plage de donnes spcifielors de la cration. Dans notre cas, nous avons neuf champs (Rgion,

Figure 1.18



Ville, Famille, Produit, Exercice, Trimestre, Mois, CA, Unit) correspondantaux colonnes de notre plage de donnes.

Le volet Liste de champs de tableau crois dynamique comprendgalement quatre "zones de dpt".

Figure 1.19

Figure 1.20



Nous allons entamer la ralisation du premier tableau de synthse :

1 Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard duchamp Rgion. Sans autre intervention de votre part, Excel apositionn ce champ dans la zone tiquettes de lignes et mis jourle tableau en consquence. Le champ Rgion tant de type texte,Excel a considr quil sagissait dun champ dit "danalyse" (quiconditionne la structure du tableau).

2 Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard duchamp CA. Aussitt, le tableau est complt avec le total deschiffres daffaires par rgion. Le champ CA tant numrique,Excel a considr quil sagissait dun champ de valeur (quidtermine le contenu du tableau).

3 Le rsultat nest pas tout fait satisfaisant dans la mesure o letotal du chiffre daffaires amalgame les annes 2006 et 2007. Ilfaut donc ajouter un champ de filtre, en loccurrence le champExercice. Pour cela, il suffit de faire glisser le champ Exercicedepuis la liste des champs jusque dans la zone Filtre du rapport.Une zone de liste apparat alors au-dessus du tableau.

Figure 1.21



4 Dans cette liste, il suffit de choisir lanne 2007. Validez ensuitepar OK. Le tableau est prsent satisfaisant.

Il faudrait certes mettre en forme les valeurs pour obtenir un rsultat tout fait satisfaisant. Nous verrons commet procder dans les prochainschapitres.

Nous allons prsent obtenir rapidement la rponse la deuximedemande, savoir le tableau double entre prsentant le total desventes par rgion pour les annes 2006 et 2007.

Figure 1.22

Figure 1.23



Faites glisser le champ Exercice depuis la zone Filtre du rapport vers lazone tiquettes de colonnes.

Voil, cest tout !

Pour terminer, supposons que vous souhaitiez ajouter le dtail parfamille de produits dans chaque rgion. Dans la liste des champs, cochezla case situe en regard du champ Famille.

Figure 1.24

Figure 1.25

Figure 1.26



Avec cet exemple simple, vous avez pu dcouvrir l"esprit" des tableauxcroiss dynamiques et mesurer quel point ils permettent de gagner enproductivit dans llaboration de synthse en tous genres.

1.4. Souvrir linformatiquedcisionnelle

Les tableaux croiss dynamiques peuvent tre considrs comme lepoint dentre dans le domaine de linformatique dcisionnelle (oubusiness intelligence). Cette branche de linformatique est entre dansune phase de fort dveloppement au sein des entreprises. Le marchfranais de cette activit est valu 500 millions deuros pour lanne2007 et les diteurs de logiciels se livrent une guerre acharne pour syimplanter et gagner une position dominante. Plus de 60 % desentreprises de mille salaris et plus sont quipes dune solutiondinformatique dcisionnelle.

tre toujours plus ractif

Compte tenu des impratifs de ractivit, il est ncessaire davoir desoutils de synthse et de diffusion de linformation. De plus en plusdentreprises souhaitent en effet effectuer simplement et rapidement desanalyses "ad hoc". chaque fois, il faudra effectuer des calculs et desregroupements diffrents en fonction de lanalyse et de la prsentationrecherches. Les axes danalyse retenus permettent deffectuer lasynthse des informations portant sur les activits de lentreprise.Lobjectif est de rpondre des interrogations du type :

j Quelle activit gnre le plus de bnfices ?j Quel est le circuit de distribution le plus performant ?j Quels sont les taux de perte dans chaque atelier ?j Quelle est la marge sur ce chantier ?

En outre, ces outils permettent, entre autres :

j De gnrer des rapports et des graphiques.j De naviguer dans linformation selon le principe du "drill down"

(du global vers le dtail).



j De pratiquer du reporting "par exception". On pourra ainsi dfinirle niveau de performances attendu sur certains critres et mettreen vidence, avec un code couleur, les performances insuffisantes.

j De trier les rsultats obtenus selon le niveau de performances.j Deffectuer des simulations.j De diffuser les analyses par messagerie lectronique, dalimenter

un intranet, etc.

Les outils dcisionnels

En premire approche, il est possible dutiliser les tableurs (notammentMicrosoft Excel). Ils ne prsentent pas toutes les fonctionnalits, maispermettent de raliser rapidement un certain nombre danalyses, laidenotamment des tableaux croiss dynamiques, des graphiques, des misesen forme conditionnelles, etc. Toutefois, leurs capacits de traitementsont limites et les performances se dgradent ds que le volume dedonnes atteint devient lev. Ils restent nanmoins une bonne portedentre dans le monde des outils dcisionnels.

Les outils dcisionnels au sens strict du terme sont certes plus puissantsmais leur mise en uvre est plus dlicate, et leur cot est nettement pluslev : de lordre de 20 000 euros pour les outils de Business Objects ouMicrosoft (PerformancePoint). Il est noter que des outils destins auxPME font leur apparition : on peut citer MyReport de lditeur franaisReport One, qui permet de dbuter avec un budget de lordre de5 000 euros.

Larchitecture dun systme dinformatiquedcisionnelle

Les outils de linformatique dcisionnelle peuvent tre classs en quatrecatgories correspondant chacune une fonction spcifique :

j Collecter les donnes. Il sagit des outils dits "ETL" (Extract,Transform and Load). Les systmes dinformations sont souventconstitus dapplications juxtaposes et qui ne partagent pas lesmmes formats de donnes. La vocation des outils ETL estdhomogniser les donnes obtenues partir de ces diffrentesapplications afin de les rendre cohrentes et exploitables.

Souvrir linformatique dcisionnelle Chapitre 1


j Stocker les donnes. Lanalyse dcisionnelle requiert souvent desrequtes complexes. Il est donc ncessaire daccder rapidement des donnes homognes : cest le rle du data-warehouse(littralement "entrept de donnes").

j Distribuer les donnes. Afin doptimiser le diffusion delinformation, il est plus pertinent de la mettre disposition duplus grand nombre, sous forme par exemple dun portaildcisionnel.

j Exploiter les donnes. Lexploitation des donnes peut treralise selon plusieurs niveaux : des analyses ponctuelles laidede donnes structures sous forme de cubes OLAP, des tudesplus fines laide dalgorithmes de data-mining, des tableaux debord visant piloter les performances laide dindicateurs, etc.



Crer des tableauxcroiss dynamiques

Organiser les donnes ........................................................................................................ 32Crer un tableau crois dynamique ................................................................................. 41Affiner lorganisation du tableau ....................................................................................... 52Grer les donnes ................................................................................................................ 71Cas pratique : statistiques commerciales ...................................................................... 75

Dans ce chapitre, nous allons vraiment entrer dans le "vif du sujet".Dans un premier temps, nous nous attacherons dcrire les principes respecter dans lorganisation des donnes analyser. En effet, mme siles tableaux croiss dynamiques sont des outils dune remarquablesouplesse, il nen demeure pas moins ncessaire dorganiser de faonrigoureuse les donnes. Par la suite, nous dcrirons les diffrentslments qui structurent un tableau crois dynamique : champ de ligne,champ de colonne, champ de valeur. La bonne comprhension de cesnotions va trs largement conditionner la qualit et la pertinence desanalyses produites. Enfin, nous traiterons dun point fondamental :lactualisation des donnes. Les tableaux croiss dynamiques doiventtenir compte des ventuelles modifications dans les donnes analyses.

2.1. Organiser les donnesUn des atouts dExcel est sa grande souplesse : dans une feuille decalcul, on peut en effet faire ce que lon veut. Cet atout peut toutefois setransformer en inconvnient si lon ny prend pas garde. Pour donner debons rsultats, les tableaux croiss dynamiques ont besoin de traiter desdonnes un tant soit peu structures. Contrairement aux outils de gestionde bases de donnes (comme Microsoft Access), Excel nimpose pas destructurer les informations sous forme de tables de donnes, composesdinformations prcises nommes "champs".

Cest donc lutilisateur de simposer une rigueur suffisante dans ladfinition de ses donnes.

Faire un audit des donnes initiales

Avant de se lancer dans la ralisation dun tableau crois dynamique, ilconvient de faire un audit pralable de la "qualit" et de lorganisationdes donnes analyser.

Dans la mesure du possible, il est prfrable de traiter des donnes setrouvant sur une seule feuille de calcul, mme sil est possible de traiterdes donnes en provenance de plusieurs feuilles de calcul. Dans lelangage des bases de donnes, la feuille de calcul est la table dedonnes.

Au sein de cette table de donnes, il faut veiller que les donnes soientcorrectement organises :


Crer des tableaux croiss dynamiquesChapitre 2

j Les donnes doivent tre prsentes en colonnes.j La premire ligne de chaque colonne doit contenir les tiquettes

de colonnes.j Les lments dune mme colonne doivent tre de mme nature

(nombre, texte).j Les donnes ne doivent surtout pas inclure de lignes ni de

colonnes vides.j Il ne doit pas y avoir de sous-totaux. Avant de crer un tableau

crois dynamique, il est prfrable de supprimer tous les sous-totaux.

j Il ne doit pas y avoir de filtres. Avant de crer un tableau croisdynamique, il est prfrable de supprimer tous les filtres.

Chaque colonne sera considre comme un champ dont le nom seraltiquette de chaque colonne.

Reconfigurer les donnes

Malheureusement, tous les utilisateurs ne sont pas au fait de tous lesimpratifs ! Vous serez donc souvent confront des donnesinexploitables en ltat. Nombre dutilisateurs ont en effet tendance ignorer quune base de donnes na pas vocation tre "jolie", mais tre efficace. En dautres termes, les bases de donnes supportent assezmal les tentatives de mises en forme.

Cellules fusionnesDans lexemple suivant, les donnes sont inutilisables car les colonnes(champs) Rgion et Ville contiennent des cellules fusionnes (voirFigure 2.1).

Pour des raisons de prsentation et de lisibilit, lauteur de ce documenta prfr, plutt que de rpter la mme information plusieurs fois,fusionner les cellules correspondantes et inscrire une seule fois la rgionou la ville concerne. Si cela facilite la lecture du tableau, celacomplique son exploitation au moyen dun tableau crois dynamique !Cest pourtant un grand classique. Nous allons voir comment yremdier :

1 Slectionnez les colonnes A et B qui contiennent des cellulesfusionnes.

Organiser les donnes Chapitre 2


2 Cliquez sur le bouton Fusionner et centrer du groupe Alignementde longlet Accueil.

Figure 2.1

Figure 2.2



Les cellules ont bien t "dfusionnes", mais des cellules vides ont tcres. Il faut donc les remplir avec la bonne information.

3 Slectionnez la colonne A. Cliquez sur le bouton Rechercher etslectionner du groupe Edition de longlet Accueil, puischoisissez Slectionner les cellules.

4 Dans la bote de dialogue Slectionner les cellules, choisissezCellules vides puis validez par OK. Cela a pour effet deslectionner uniquement les cellules vides de la plage de donnesinitiale.

5 Pour remplir les cellules vides, nous allons utiliser une formule.La cellule active tant A3, cliquez dans la barre de formule etsaisissez =A2.

6 Validez par [Ctrl]+[] pour mettre jour lensemble des cellulesslectionnes.

Figure 2.3

Figure 2.4



7 Rptez la mme squence doprations pour la colonne B.8 Slectionnez les colonnes A et B et copiez leur contenu ([Ctrl]+[C]).

Cliquez ensuite sur le bouton Coller du groupe Presse-papiers delonglet Accueil et choisissez Coller des valeurs.

9 Vos donnes sont maintenant exploitables avec un tableau croisdynamique.

Figure 2.5

Figure 2.6



Une mme donne sur plusieurs colonnesAutre exemple classique de structure de donnes peu exploitable avecun tableau crois dynamique : la structure mi-chemin entre stockagede donnes et analyse.

Dans lexemple suivant, vous pouvez constater que les trois dernirescolonnes contiennent les valeurs dun mme champ : le chiffredaffaires. Les en-ttes des trois dernires colonnes contiennent lesvaleurs dun champ implicite : lanne.

Nous allons prsent rorganiser les donnes de faon optimale pourune exploitation laide dun tableau crois dynamique.

1 Insrez une colonne vide aprs le champ Ville (colonne D).2 En D1, saisissez Anne.3 En D2, saisissez 2005, puis double-cliquez sur la poigne de

recopie de faon remplir la colonne.

4 En E1, saisissez CA.5 Slectionnez A2:C2, puis appuyez sur la touche [Maj]. Tout en

maintenant [Maj] enfonce, appuyez successivement sur [Fin] puissur []. Vous slectionnez ainsi lensemble des valeurs des champsRgion, Ville et Famille.

6 Appuyez sur [Ctrl]+[C] pour copier.

Figure 2.7



7 Slectionnez A2, puis appuyez sur la touche [Fin], puis [], defaon atteindre la fin du tableau.

8 Slectionnez la premire cellule vide de la colonne A, puis collezles valeurs copies ([Ctrl]+[C]).

9 Dans la premire cellule vide de la colonne D, saisissez 2006.Double-cliquez sur la poigne de recopie de faon complter lacolonne.

10 Slectionnez F2, puis appuyez sur la touche [Maj]. Tout enmaintenant [Maj] enfonce, appuyez successivement sur [Fin] puissur []. Vous slectionnez ainsi lensemble des valeurs du CA pour2006.

11 Appuyez sur [Ctrl]+[C] pour copier.12 Slectionnez E2, puis appuyez sur la touche [Fin], puis [], de

faon atteindre la fin du tableau.

13 Slectionnez la premire cellule vide de la colonne E, puis collezles valeurs copies ([Ctrl]+[C]).

14 Supprimez la colonne F.

Figure 2.8



15 Rptez les tapes5 14 pour les valeurs correspondant lanne2007.

Vos donnes respectent dsormais l"esprit" des tableaux croissdynamiques.

Automatiser le traitement avec une macroLe traitement prcdent peut savrer fastidieux, surtout sil faut

rorganiser un grand nombre de colonnes (douze mois, par exemple). Lamacro suivante vous fera gagner un temps prcieux pour raliser ce typede traitement :Sub Reorganiser_Donnees()

Nb_Col = CLng(InputBox("Nombre de colonnes traiter:"))Nom_Champ1 = InputBox("Champ crer:")Nom_Champ2 = InputBox("Champ de valeur:")Set Plage = Range("A1").CurrentRegionNb_ligne = Plage.Rows.Count - 1Nb_Col_Tot = Plage.Columns.CountIf Nb_Col > Nb_Col_Tot Then Exit Sub

Columns("A:A").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col).SelectSelection.Insert Shift:=xlToRight

Figure 2.9



ActiveCell.Value = Nom_Champ1ActiveCell.Offset(1, 0).Value = ActiveCell .Offset(0, 1).ValueActiveCell.Offset(1, 0).SelectSelection.AutoFill Destination:=Range(ActiveCell, ActiveCell.Offset(Nb_ligne - 1, 0))

For i = 1 To Nb_Col - 1Range("A2", Range("A2").Offset(Nb_ligne - 1, Nb_Col_Tot - Nb_Col - 1)).CopyRange("A1").End(xlDown).Offset(1, 0).SelectActiveSheet.Paste

Valeur = Range("A1").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 2).Value

Range("A1").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col) .End(xlDown).Offset(1, 0).SelectActiveCell.Value = ValeurSelection.AutoFill Destination:=Range(ActiveCell, ActiveCell .Offset(Nb_ligne - 1, 0))

Range("A2").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 2) .SelectRange(ActiveCell, ActiveCell.Offset(Nb_ligne - 1, 0)).CopyRange("A2").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 1) .End(xlDown).Offset(1, 0).SelectActiveSheet.Paste

Columns("A:A").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 2) .Select

Selection.Delete Shift:=xlToLeft

Next i

Range("A1").Offset(0, Nb_Col_Tot - Nb_Col + 1) .Value = Nom_Champ2

End Sub

Cette macro agit sur la feuille active. Les donnes doivent treplaces partir de la colonne A. Les colonnes retraiter doivent se

situer la fin et ne concerner quun seul champ de valeur.

Dans notre exemple, il sagit de crer le champ Anne et de regrouper lesvaleurs du champ Chiffre daffaires, partir des trois dernires colonnes(intitules 2006, 2007 et 2008).



Il faut donc rpondre 3 la premire question ("Nombre de colonnes traiter"), puis Anne la deuxime question ("Champ crer"),

puis CA la troisime question ("Champ de valeur").

2.2. Crer un tableau crois dynamiqueUne fois les donnes correctement prpares, la cration dun tableaucrois dynamique est trs simple et rapide.

Pour crer un tableau crois dynamique :

1 Slectionnez une cellule du tableau ou de la plage de cellules quicontient les donnes analyser.

2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Insrer un tableaucrois dynamique du groupe Tableau.


Figure 2.10

Figure 2.11

Crer un tableau crois dynamique Chapitre 2


Slectionner un tableau ou une plage est la source de donnesslectionne par dfaut. De plus, Excel vous propose une plagede cellules par dfaut. Vous pouvez modifier cette proposition.

Utiliser une source de donnes externes permet dutiliser desbases de donnes, des donnes figurant sur Internet, etc.Cliquez sur le bouton Choisir la connexion pour rechercher lasource de donnes.

Nouvelle feuille de calcul cre le tableau crois dynamique surune nouvelle feuille.

Feuille de calcul existante cre le tableau crois dynamique surune feuille existante. Vous pouvez choisir lemplacementprcis sur la feuille voulue.

4 Dans notre cas, il nest pas utile de modifier les paramtresproposs. Validez par OK.

Donnes sourcesLors de la cration dun tableau crois dynamique partir dune plage

de cellules, Excel vous propose de choisir la plage de cellules danslaquelle se trouvent les donnes. Linconvnient est que cette plage estfige pour toute la dure de vie du tableau crois dynamique. Endautres termes, si vous ajoutez des lignes votre base de donnes, cequi est relativement frquent, celles-ci ne seront pas incluses dans letableau crois dynamique.Toutefois, nous verrons dans la suite de ce chapitre plusieurs mthodespour contourner cette limitation.

Lenvironnement de travailUne nouvelle feuille de calcul a t cre. Elle est vierge, mais unemplacement est rserv au tableau crois dynamique. De plus, le voletListe de champs de tableau crois dynamique est affich droite de lafeuille de calcul. Enfin, deux onglets contextuels ont fait leur apparition,Options et Cration, permettant de modifier le contenu et lapparence dutableau crois dynamique (voir Figure 2.12).

Nous allons prsent dcrire le volet Liste de champs de tableau croisdynamique. Un champ est un ensemble de donnes de mme type. Leschamps sont crs partir des colonnes de la plage de donnes spcifielors de la cration. Dans notre cas, nous avons neuf champs (Rgion, Ville,Famille, Produit, Exercice, Trimestre, Mois, CA et Unit) correspondant auxcolonnes de notre plage de donnes (voir Figure 2.13).



Le volet Liste de champs de tableau crois dynamique comprendgalement quatre "zones de dpt".

Figure 2.12

Figure 2.13



Vous pouvez modifier lorganisation du volet Liste de champs detableau crois dynamique laide du bouton situ en haut droite. Ildonne accs plusieurs possibilits dorganisation de la liste des champset des zones de dpt.

Le volet Liste de champs de tableau crois dynamique disparat lorsquevous slectionnez une cellule situe hors du tableau crois, de mme queles deux onglets contextuels Options et Cration. Pour les fairerapparatre, il suffit de slectionner une cellule du tableau crois.

Figure 2.14

Figure 2.15



Afficher le voletSi le volet Liste de champs de tableau crois dynamique napparat pas

lorsque vous slectionnez une cellule du tableau crois, cliquez sur lebouton Liste des champs du groupe Afficher/Masquer de longletcontextuel Cration. Cliquez nouveau sur ce bouton pour masquer enpermanence ce volet.

Les diffrents types de champs

Avant de dbuter la construction du tableau crois proprement parler,il convient de bien identifier les deux principaux types de champs dedonnes. En effet, dans un tableau crois, toutes les donnes nont pas lemme rle. Il existe des champs que lon peut qualifier de "champdanalyse" et dautres appels "champs de valeurs".

Les champs danalyse ont pour vocation de construire la "structure" dutableau crois, alors que les champs de valeurs vont "remplir" cettestructure. On peut aller un peu plus loin en distinguant, parmi leschamps danalyse, les champs de lignes et les champs de colonnes. Vouspouvez constater quil existe une zone de dpt pour chaque type dechamp : tiquettes de lignes pour les champs de lignes, tiquettes decolonnes pour les champs de colonnes, et Valeurs pour les champs devaleurs.

Construire un tableau crois revient identifier les champs de lignes, decolonnes et de valeurs permettant de rpondre la question pose. Parexemple, si nous voulons obtenir le total du chiffre daffaires parfamille, il nous faut un tableau prsentant la liste des familles et, pourchacune delles, le total du chiffre daffaires. Ainsi nous aurons, pour cetexemple :

j champ de ligne : Famille ;j champ de valeur : CA.

Si nous ajoutons une dimension supplmentaire dans lanalyse, savoirlanne, il faudra ajouter un nouveau champ danalyse. Pour des raisonsde facilit de lecture, il sera prfrable davoir un tableau doubleentre : la famille en ligne et lanne (Exercice) en colonne.

j champ de ligne : Famille ;j champ de colonne : Exercice ;



j champ de valeur : CA.

Il est bien entendu possible davoir plusieurs champs de lignes (Famille,Produit), plusieurs champs de colonnes (Exercice, Trimestre, Mois) etplusieurs champs de valeurs (CA, Units).

Btir une premire analyse

Nous allons tout dabord construire un tableau crois visant rpondre la question : quel est le chiffre daffaires par famille de produits ?

1 Cochez la case situe en regard du champ Famille dans la liste deschamps. Aussitt le champ est plac dans la zone tiquettes delignes et le tableau crois est mis jour.

2 Il suffit maintenant dajouter le champ de valeur CA. Pour cela,cochez la case situe en regard de ce champ.

En deux clics, vous avez pu construire un tableau crois rpondant laquestion pose.

Comment Excel a-t-il pu "deviner" o positionner les diffrentschamps ? Le champ Famille tant de type texte, Excel la considrdoffice comme un champ danalyse et la plac en champ de ligne. Lechamp CA tant de type numrique, Excel la considr comme unchamp de valeur. De plus, par dfaut Excel applique la fonction Sommeaux champs de valeurs si bien que les cellules du tableau sont rempliesavec la somme des chiffres daffaires par famille de produits.

Cellule vide dans les donnesSi, dans les donnes sources du tableau crois, un champ numrique

renferme une ou plusieurs cellules vides, ce dernier ne sera pas

Figure 2.16



considr comme un champ de type numrique et ne sera donc paspositionn doffice comme un champ de valeur.

Nous allons affiner notre analyse en ajoutant la dimension du temps : ilsagit dajouter le champ danalyse Exercice notre tableau, pour obtenirle chiffre daffaires par famille et par an.

1 Cochez la case situe en regard du champ Exercice dans la listedes champs. Aussitt le champ est plac dans la zone tiquettes delignes et le tableau crois est mis jour.

2 Il semble que le rsultat ne soit pas vraiment satisfaisant ! Eneffet, Excel a considr le champ Exercice comme un champ devaleur car il est de type numrique. Il la donc plac doffice dansla zone Valeurs, avec le champ CA.

3 Pour remdier cet inconvnient, il suffit de slectionner lechamp Exercice dans la zone Valeurs (il apparat sous ladsignation Somme de Exercice), puis de le dplacer dans la zonetiquettes de colonnes.

Figure 2.17

Figure 2.18



4 Le tableau crois est instantanment mis jour.

Modifier la fonction de synthse des champsde valeurs

La fonction de synthse dun champ de valeur est la fonction qui dfinitcomment sont traits les lments du champ de valeur afin de remplir lescellules du tableau crois. Par dfaut, cest la fonction Somme qui estattribue. Ainsi, dans lexemple prcdent, nous avons obtenu le total duchiffre daffaires par famille, puis par famille et par anne. Il esttoutefois possible dutiliser dautres fonctions de synthse.

Supposons que nous souhaitions ajouter une information au tableauprcdent : le chiffre daffaires moyen. Nous allons ajouter nouveau lechamp CA dans les champs de valeurs. Pour cela, il faut le faire glisserdepuis la liste des champs vers la zone Valeurs.

Le champ Somme de CA 2 a fait son apparition. Cela ne nous apporterien de plus. Il faut modifier la fonction de synthse afin de faireapparatre la moyenne.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau croiscontenant une valeur du champ Somme de CA 2 ou cliquez sur lebouton flch situ ct du nom du champ dans la zone Valeurs.

2 Slectionnez ensuite Paramtres des champs de valeurs dans lemenu contextuel.

3 Sous longlet Synthse par de la bote de dialogue Paramtresdes champs de valeurs, slectionnez Moyenne, puis validez parOK (voir Figure 2.20).

Le tableau crois est instantanment mis jour (voir Figure 2.21).

Figure 2.19



Vous noterez au passage quil est possible dafficher simultanmentplusieurs champs de valeurs dans un mme tableau crois.

Supposons maintenant que nous souhaitions compter le nombre delignes de donnes pour chaque famille. Pour cela, faites glisser le champFamille depuis la liste des champs vers la zone Valeurs.Automatiquement, Excel attribue ce champ de valeur la fonction desynthse Nombre, qui permet de compter le nombre de valeurs. Lechamp Famille tant de type texte, Excel ne peut lui attribuer la fonctionde synthse Somme, qui naurait pas de sens dans ce cas. Plusgnralement, Excel affecte systmatiquement la fonction de synthseNombre aux champs de valeurs non numriques.

Figure 2.20

Figure 2.21

Figure 2.22



Changement rapide de fonction de synthsePour changer rapidement de fonction de synthse, cliquez du bouton

droit sur une des valeurs du champ ou sur ltiquette du champ dans letableau. Slectionnez ensuite la commande Synthtiser les donnes par,puis choisissez la fonction approprie.

Les fonctions de synthseLe tableau suivant prsente lensemble des fonctions de synthseaccessibles sous longlet Synthse par de la bote de dialogueParamtres des champs de valeurs.

Tableau 2.1 : Fonctions de synthse

Fonction Description

Somme Somme des valeurs

Nombre Nombre de donnes

Moyenne Moyenne des valeurs

Max Plus grande valeur

Min Plus petite valeur

Produit Produit de toutes les valeurs

Chiffres Nombre de donnes numriques (contrairement Nombre,qui compte tous les types de valeurs)

Ecartype cart type des donnes, considres comme un chantillonde population

Ecartypep cart type des donnes

Var Variance des donnes, considres comme un chantillon depopulation

Varp Variance des donnes

Renommer les champs

Par dfaut, lorsque vous ajoutez un champ dans un tableau crois, cedernier conserve le nom qui tait le sien dans la liste des champs,ventuellement complt par la fonction de synthse pour les champs de



valeurs (Somme de CA, Nombre de Famille). Vous pouvez modifier cesnoms pour les rendre plus explicites.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau croiscontenant une valeur du champ renommer (champs de lignes, decolonnes ou de valeurs) ou cliquez sur le bouton flch situ ct du nom du champ dans lune des zones de dpt du volet.

2 Slectionnez Paramtres de champs ou Paramtres des champsde valeurs dans le menu contextuel.

3 Saisissez le nouveau nom du champ dans la zone Nompersonnalis de la bote de dialogue Paramtres de champs ouParamtres des champs de valeurs.

En rgle gnrale, il est plus frquent de renommer les champs devaleurs. Dans notre exemple, Somme de CA devient CA total et Moyennede CA devient CA moyen.

Figure 2.23

Figure 2.24



2.3. Affiner lorganisation du tableauUne fois la structure du tableau crois dfinie, il est possible daffinerson organisation en jouant sur de multiples paramtres : ajout ousuppression de dimensions danalyse, ajout de sous-totaux, ajout defiltres, mise en forme des valeurs, etc.

Rorganiser les champsComme son nom lindique, un tableau crois est dynamique, celasignifie que vous pouvez facilement et rapidement ajouter ou supprimerdes champs dans le tableau, que ce soient des champs de valeurs ou deschamps danalyse.

Dans un premier temps, nous allons supprimer un champ de valeur, enloccurrence le champ Nombre de famille.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau croiscontenant une valeur du champ Nombre de famille ou cliquez sur lebouton flch situ ct du nom du champ dans la zone Valeurs.

2 Slectionnez ensuite Supprimer le champ dans le menucontextuel.

Le tableau crois est instantanment mis jour.

Autres mthodesPour supprimer un champ, vous pouvez galement cliquer sur son

nom dans la zone de dpt dans laquelle il se trouve, puis le faire glisserhors du volet Liste de champs de tableau crois dynamique.

Vous pouvez aussi dslectionner la case se trouvant en regard de sonnom dans la liste des champs. Dans le cas des champs de valeurs, si vousutilisez cette possibilit, tous les champs de valeurs drivs de ce champseront supprims. Dans notre exemple, si vous dslectionnez CA, leschamps CA total et CA moyen disparatront.

Comme nous lavons dj vu, vous avez plusieurs possibilits pourajouter un champ danalyse :

j Si cest un champ de type texte, cochez la case situe en regard deson nom dans la liste des champs. Le champ sera ajout auxchamps de lignes, dans la zone tiquettes de lignes.



j Cliquez sur son nom, puis faites-le glisser dans la zone de dpttiquettes de lignes ou tiquettes de colonnes.

Nous allons ajouter le champ de ligne Rgion en cochant la case situeen regard de son nom.


Diffrer la mise jour du tableauLorsque le volume de donnes devient important, linteractivit de la

mise jour du tableau crois peut savrer pnalisante. En effet, chaque fois que vous ajoutez un champ au tableau, Excel doit retraiterlensemble des donnes pour mettre jour le tableau. Si le volume dedonnes est important, il peut scouler un temps assez long entre lesmises jour. Il est possible de dsactiver la mise jour automatique encochant la case Diffrer la mise jour de la disposition.

Une fois tous les champs ajouts, il faudra cliquer sur le bouton Mettre jour pour obtenir laffichage du tableau crois.

Figure 2.25

Figure 2.26

Affiner lorganisation du tableau Chapitre 2


Dans notre exemple, le champ Rgion est dun niveau infrieur auchamp Famille : pour chaque famille, on peut visualiser le dtail parrgion. Il est possible de modifier cette hirarchie en dplaant le champRgion dans la zone tiquettes de lignes.

j Cliquez sur le champ Rgion et faites-le glisser avant le champFamille.

j Ou cliquez sur le bouton flch situ ct du nom du champRgion et slectionnez Monter dans le menu contextuel.


Figure 2.27

Figure 2.28



Supprimer tous les champsSi vous estimez que votre tableau crois est devenu inutilisable ou tropcomplexe, vous pouvez "remettre les pendules zro" en effaant tousles champs en une seule opration.

1 Slectionnez une cellule quelconque du tableau crois.2 Cliquez sur le bouton Effacer du groupe Actions de longlet

contextuel Options et slectionnez Effacer tout.

Vous pouvez dsormais repartir sur de bonnes bases !

Afficher ou masquer le dtail

Lorsquun tableau crois contient plusieurs champs de lignes (ou decolonnes), un petit bouton est associ chaque valeur des champs deniveau suprieur. Ce bouton permet de masquer, puis dafficher lesvaleurs des champs des niveaux infrieurs.

Dans notre exemple, les valeurs du champ Rgion prsentent un telbouton, qui permet de masquer et dafficher les valeurs du champFamille.

Masquer les boutons +/Vous avez la possibilit de ne pas afficher ces boutons en utilisant le

bouton bascule Boutons +/ du groupe Afficher/Masquer de longletcontextuel Options.

Il existe dautres mthodes pour afficher ou masquer le dtail dunchamp de ligne :

Figure 2.29



j Double-cliquez sur une valeur du champ pour afficher ou masquerle dtail correspondant.

j Cliquez du bouton droit sur une valeur du champ et slectionnezDvelopper/Rduire dans le menu contextuel. Vous avez alors lapossibilit dafficher ou de masquer le dtail pour la valeurslectionne ou pour le champ entier.

j Cliquez sur le bouton Dvelopper le champ entirement ouMasquer le champ entirement du groupe Champ actif de longletcontextuel Options pour effectuer lopration correspondante.

Ajouter ou supprimer des sous-totaux

Par dfaut, un sous-total est associ chaque champ de ligne, hormis lechamp situ le plus "bas" dans la hirarchie (Famille dans notreexemple). Ainsi, pour chaque valeur du champ Rgion, on obtient lavaleur correspondante du champ de valeur concern.

Ainsi, dans notre exemple, pour le champ CA total, on obtient le total duchiffre daffaires pour chaque rgion. Pour le champ CA moyen, onobtient la moyenne du chiffre daffaires pour chaque rgion. Par dfaut,Excel attribue un sous-total correspondant la fonction de synthse duchamp de valeur.

Vous avez la possibilit de modifier rapidement lorganisation dessous-totaux laide du bouton Sous-totaux du groupe Disposition delonglet contextuel Cration (voir Figure 2.31).

j Ne pas afficher les sous-totaux : masque les valeurs des sous-totaux.

j Afficher tous les sous-totaux au bas du groupe : insre une ligneen bas du groupe correspondant la valeur du champ de ligne etaffiche les sous-totaux (voir Figure 2.32).

Figure 2.30



j Afficher tous les sous-totaux en haut du groupe : cest le choixpar dfaut. Les sous-totaux sont affichs sur la mme ligne que lavaleur du champ de ligne correspondante.

Vous avez galement la possibilit de contrler encore plus finement ladfinition des sous-totaux.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule contenant une valeur duchamp concern.

2 Dans le menu contextuel, slectionnez Paramtres de champs.

Figure 2.31

Figure 2.32

Figure 2.33



3 Dans la bote de dialogue Paramtres de champs, slectionnezlonglet Sous-totaux et filtres.

4 Dans la rubrique Sous-totaux, vous avez la possibilit deslectionner :

Automatique : choix par dfaut, le sous-total sadapte lafonction de synthse de chaque champ de valeur.

Aucun : masque les sous-totaux.

Personnalis : permet de choisir une ou plusieurs fonctionsdans la liste. Cliquez sur une fonction pour la slectionner.Cliquez nouveau pour la dslectionner.

5 Validez par OK.

Figure 2.34

Figure 2.35



Position des sous-totauxLorsque vous choisissez loption Personnalis, les sous-totaux sont

positionns systmatiquement en bas du groupe.

Les fonctions de sous-totaux

Tableau 2.2 : Fonctions de sous-totaux

Fonction Description

Somme Somme des valeurs

Nombre Nombre de donnes

Moyenne Moyenne des valeurs

Max Plus grande valeur

Min Plus petite valeur

Produit Produit de toutes les valeurs

Chiffres Nombre de donnes numriques (contrairement Nombre,qui compte tous les types de valeurs)

Ecartype cart type des donnes, considres comme un chantillonde population

Ecartypep cart type des donnes

Var Variance des donnes, considres comme un chantillon depopulation

Varp Variance des donnes

Ajouter un filtre de rapport

Un filtre de rapport permet de restreindre les donnes utilises par letableau crois dynamique sans modifier son organisation.

Supposons, par exemple, que nous disposions dun tableau crois quicontienne le chiffre daffaires total par rgion et par anne.



Nous souhaitons conserver cette mme structure, tout en ayant lapossibilit de consulter les donnes relatives une seule famille deproduits. La rponse ce besoin passe par la mise en place dun filtre derapport.

1 Cliquez sur le champ Famille dans la liste des champs.2 Faites-le glisser dans la zone Filtre du rapport.

Le champ Famille a fait son apparition au-dessus du tableau crois.

Il suffit de cliquer sur le petit bouton flch pour faire apparatre la listedes valeurs du filtre, puis de choisir la valeur dsire.

Figure 2.36

Figure 2.37

Figure 2.38



En validant le choix par OK, vous provoquez la mise jour du tableaucrois.

Si vous cochez la case Slectionner plusieurs lments situe en bas de laliste de choix, vous avez la possibilit de choisir plusieurs valeurs encochant la case qui apparat en regard de chacune des valeurs du filtre.

Critre de filtreSi vous choisissez une seule valeur pour le filtre, cette dernire sera

affiche au-dessus du tableau crois. En revanche, si vous slectionnezplusieurs valeurs, seule la mention "(Plusieurs lments)" apparatra.

Pour utiliser nouveau lintgralit des donnes, slectionnez (Tous)dans la liste de choix, puis validez.

Il est bien sr possible de combiner plusieurs filtres de rapport. Il suffitpour cela de placer les noms des champs correspondants dans la zoneFiltre du rapport. Dans ce cas, tous les filtres se combinent au moyen deloprateur logique ET.

Pour supprimer un champ de filtre :

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau croiscontenant une valeur du champ de filtre ou cliquez sur le boutonflch situ ct du nom du champ dans la zone Filtre du rapport.

2 Slectionnez ensuite Supprimer le champ dans le menucontextuel.

Figure 2.39



Autres mthodesPour supprimer un champ, vous pouvez galement cliquer sur son

nom dans la zone Filtre du rapport, puis le faire glisser hors du volet Listede champs de tableau crois dynamique.

Vous pouvez aussi dslectionner la case se trouvant en regard de sonnom dans la liste des champs.

Mettre en forme les valeurs

Jusqu prsent, nous ne nous sommes pas proccups dun pointpourtant fondamental : la mise en forme des valeurs numriques dutableau crois. En effet, lapplication dun format cohrent permetdamliorer significativement la lisibilit des valeurs et donclattractivit du tableau.

Nous allons donc mettre en forme les valeurs du champ de valeur CAtotal.

1 Cliquez du bouton droit sur une cellule du tableau croiscontenant une valeur du champ CA total ou cliquez sur le boutonflch situ ct du nom du champ dans la zone Valeurs.

2 Slectionnez Paramtres des champs de valeurs dans le menucontextuel.

3 Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs,cliquez sur le bouton Format de nombre.

4 Vous accdez alors longlet Nombre de la bote de dialogueFormat de cellule.

5 Pour cet exemple, slectionnez le format Montaire sans dcimale(voir Figure 2.40).

6 Validez par OK.

Le gain de lisibilit est indniable ! (voir Figure 2.41)



Les diffrents formats

Le format StandardCe format na pas de mise en forme particulire. Vous pouvez lutiliserpour repartir zro dans la mise en forme des valeurs.

Figure 2.40

Figure 2.41



Le format NombreAvec le format Nombre, vous mettez en forme les valeurs numriques enspcifiant :

j le nombre de dcimales afficher ;j la prsence de sparateurs de milliers ;j le format des valeurs ngatives.

Le format MontaireLe format Montaire constitue un cas particulier de format numriquepour la mise en forme des montants en devise. Il comprend :

j le nombre de dcimales afficher ;j la prsence de sparateurs de milliers ;j le symbole de la devise ;j le format des valeurs ngatives.

Le format ComptabilitLe format Comptabilit est un driv du format Montaire. Il obittoutefois des rgles plus strictes :

j Les nombres sont aligns un caractre du bord de la cellule.j Les valeurs nulles sont remplaces par un tiret.j Les signes moins () sont aligns gauche.

Le format Date courteLe format Date courte permet dafficher les dates au format jj/mm/aaaa.

Le format Date longueLe format Date longue permet dafficher le jour de la semaine et le moisen toutes lettres.

Le format HeureLe format Heure permet dafficher les heures au format hh:mm:ss.



Le format PourcentageAvec le format Pourcentage, vous mettez en forme les entresnumriques sous forme de pourcentages, en spcifiant le nombre dedcimales afficher.

Le format FractionLe format Fraction permet de reprsenter des nombres dcimaux avec :

j leur partie entire ;j leur partie dcimale reprsente sous forme de fraction.

Le format ScientifiqueLe format Scientifique permet de reprsenter les nombres en notationexponentielle.

-1.2450 E 03 signifie 1,2450 10^03, soit 1 245.

Le format PersonnalisPour dfinir correctement les formats qui vous conviennent, il estncessaire de matriser la syntaxe du pseudo-langage qui sert codifierleur dfinition.

Tableau 2.3 : Signification des codes de formats

Code de format Signification

# Espace rserv pour un chiffre. Les zros nonsignificatifs ne sont pas affichs.

0 Espace rserv pour un chiffre. Affiche les zros nonsignificatifs si un nombre possde moins de chiffresquil ny a de zros dans le format.

? Espace rserv pour un chiffre. Ajoute des espacespour les zros non significatifs de chaque ct dusparateur dcimal en vue daligner les sparateursdcimaux. Il est galement possible dutiliser ? pour lesfractions composes dun nombre variable de chiffres.

Virgule Sparateur dcimal.

% Excel multiplie le nombre par 100 et ajoute lesymbole %.





Espace Sparateur de milliers. Deux espaces conscutifsdivisent le nombre affich par 1 000, trois espaces ledivisent par 1 million.

E E+ e e+ Si un format contient un zro (0) ou un symbolenumrique (#) droite du code de lexposant, Excelaffiche le nombre au format scientifique et insre un Eou un e. Le nombre de 0 ou de signes # droite ducode dtermine le nombre de chiffres compris danslexposant. E ou e insre un signe moins pour lesexposants ngatifs. E+ ou e+ insre un signe moinspour les exposants ngatifs et un signe plus pour lesexposants positifs.

F 5 $ + - / () :(espace)

Affiche le caractre indiqu.

* Pour reproduire dans toute la largeur de la colonne lecaractre suivant dans le format, insrez unastrisque (*) dans le format de nombre. Par exemple,entrez 0* pour faire suivre un nombre dun nombresuffisant de tirets afin de remplir la cellule.

_ Pour crer un espace correspondant la largeur duncaractre dans le format de nombre, insrez uncaractre de soulignement (_) suivi du caractre enquestion. Par exemple, lorsque vous faites suivre uncaractre de soulignement de parenthsesfermantes (_)), les nombres positifs sont alignscorrectement par rapport aux nombres ngatifs quisont entre parenthses.

"texte" Pour afficher la fois du texte et des nombres dansune cellule, mettez le texte entre guillemets (" ") oufaites-le prcder dune barre oblique inverse (\).

@ Si la cellule contient du texte, insrez le caractre @dans la section o vous souhaitez afficher le texteentr dans la cellule.

m Affiche les mois sous la forme 112.

mm Affiche les mois sous la forme 0112.

mmm Affiche les mois sous la forme jandc.

mmmm Affiche les mois sous la forme janvierdcembre.

mmmmm Affiche les mois sous la forme de la premire lettre dumois.





j Affiche les jours sous la forme 131.

jj Affiche les jours sous la forme 0131.

jjj Affiche les jours sous la forme dimsam.

jjjj Affiche les jours sous la forme dimanchesamedi.

aa Affiche les annes sous la forme 0099.

aaaa Affiche les annes sous la forme 19009999.

h Affiche les heures sous la forme 023.

hh Affiche les heures sous la forme 0023.

m Affiche les minutes sous la forme 059.

mm Affiche les minutes sous la forme 0059.

s Affiche les secondes sous la forme 059.

ss Affiche les secondes sous la forme 0059.

H AM/PM Affiche les heures sous la forme 4 am.

h:mm AM/PM Affiche lheure sous la forme 4:36 pm.

h:mm:ss A/P Affiche lheure sous la forme 4:36:03 p.

[h]:mm Affiche le temps coul en heures, par exemple25.02.

[mm]:ss Affiche le temps coul en minutes, par exemple63:46.

[ss] Affiche le temps coul en secondes.

h:mm:ss.00 Affiche les fractions dune seconde.

[Couleur] Affiche dans la couleur spcifie le contenu de lacellule. Les couleurs possibles sont : Noir, Cyan, Vert,Magenta, Rouge, Blanc, Jaune ou CouleurN (N variantde 1 56).





[condition] Pour dfinir des formats de nombres qui ne sontappliqus que si le nombre satisfait une conditionspcifie, placez la condition en question entrecrochets. Une condition se compose dun oprateur decomparaison (=, >,

pouvez accder rapidement trois types dorganisations pour votretableau crois :

j Afficher sous forme compacte : cest la forme par dfaut lors dela cration du tableau. Les intituls des champs de lignes et decolonnes ne sont pas affichs. Les listes tiquettes de lignes ettiquettes de colonnes prsentent les valeurs du champ de ligne oude colonne slectionn. Les champs de lignes sont condenss enune seule colonne.

j Afficher en mode Plan : les intituls de tous les champs de ligneset de colonnes apparaissent intgralement. Chaque champ de ligneest affich dans une colonne indpendante.

j Afficher sous forme tabulaire : ctait la prsentation par dfautdans les prcdentes versions dExcel. La forme tabulaire est uneforme drive du mode Plan prcdent. Les sous-totaux deschamps de lignes sont toutefois placs en bas de chaque groupe.

Figure 2.42

Figure 2.43



Le bouton Lignes vides du groupe Disposition de longlet Crationpermet dinsrer une ligne vide la fin de chaque lment dun champde ligne.

Les cases cocher du groupe Options de style du tableau crois dynamiquede longlet contextuel Cration permettent dajuster lapparence dutableau crois :

j En-ttes de lignes permet dafficher ou non la mise en formeattribue len-tte des lignes.

j En-ttes de colonnes permet dafficher ou non la mise en formeattribue len-tte des colonnes.

j Lignes bandes permet de griser une ligne sur deux.j Colonnes bandes permet de griser une colonne sur deux.

Figure 2.44

Figure 2.45



2.4. Grer les donnesLes donnes sont vritablement la "matire premire" des tableauxcroiss. Nous allons prsent nous intresser dun peu plus prs lamanire dont elles sont gres, puis traites pour aboutir laconstruction dun tableau crois.

Afficher le dtail des donnes

Dans un tableau crois, chaque cellule contient le rsultat dun calcul :par exemple, le total du chiffre daffaires pour les produits de la familleAccessoire vendus dans la rgion Est durant le deuxime trimestre delanne 2006. Ce total est, en loccurrence, de 123 514 euros.

Si vous souhaitez consulter le dtail des donnes qui ont conduit cersultat, il vous suffit de double-cliquer sur la cellule contenant lersultat.

Une feuille est cre instantanment. Elle contient un tableau dedonnes regroupant toutes les lignes de donnes ayant permis daboutirau rsultat affich dans le tableau crois.

Figure 2.46

Figure 2.47

Grer les donnes Chapitre 2


Vous pouvez bien entendu procder de mme pour lensemble desvaleurs du tableau crois.

La notion de cache

Lorsque vous crez un tableau crois dynamique, Excel cre une copiedes donnes et enregistre cette copie dans le cache de tableau croisdynamique. Le cache est une partie de la mmoire de votre ordinateurdestine recevoir la copie des donnes, pour permettre un accs plusrapide.

La consquence logique de ce processus est que les donnes initialessont dissocies du tableau. De ce fait, si les donnes sont modifies, letableau crois nest pas remis jour automatiquement : il fautlactualiser. Lactualisation revient remettre en cohrence les donnescopies dans le cache et les donnes sources.

Actualiser un tableau croisPour actualiser un tableau crois dynamique, slectionnez une cellule dece tableau, puis :

j Cliquez du bouton droit et slectionnez Actualiser dans le menucontextuel.

j Ou cliquez sur le bouton Actualiser du groupe Donnes delonglet contextuel Options.

Dans les deux cas, le tableau crois sera remis jour pour tenir comptedes ventuelles modifications des donnes.

Partager le cache dun tableau croisDans les versions prcdentes dExcel, lAssistant Tableau croisdynamique permettait de rutiliser le cache dun tableau crois existantlors de la cration dun nouveau tableau crois. En effet, il est frquentdavoir analyser les mmes donnes sous diffrents angles, ce quijustifie la cration de plusieurs tableaux croiss fonds sur les mmesjeux de donnes. Utiliser un mme cache pour plusieurs tableaux croisspermettait de rduire la taille du classeur et la mmoire utilise.



Avec Excel 2007, cette possibilit nest plus offerte de faon explicite.Toutefois, en copiant un tableau crois existant et en le collant un autreemplacement, vous crez un nouveau tableau crois qui partagera lecache initial. Vous pouvez rpter lopration autant de fois quencessaire. Lorsque vous actualiserez lun des tableaux, tous les autresseront actualiss en mme temps.

Intgrer de nouvelles donnes

Il est ncessaire dactualiser un tableau crois dynamique afin quilprenne en compte les ventuelles modifications survenues dans le jeu dedonnes partir duquel il est construit. Mais que se passe-t-il si nousajoutons une nouvelle ligne ce jeu de donnes ? La rponse estsimple : il ne se passe rien ! Mme si vous actualisez le tableau, lanouvelle ligne nest pas prise en compte.

Pour intgrer de nouvelles lignes, il existe trois possibilits.

Modifier la plage sourcePour intgrer une ou plusieurs lignes de donnes :

1 Slectionnez une cellule du tableau.2 Cliquez sur le bouton Changer la source de donnes du groupe

Donnes de longlet contextuel Options.

3 Dans la bote de dialogue Modifier la source de donnes dutableau crois dynamique, slectionnez la nouvelle plage dedonnes.

Figure 2.48

Grer les donnes Chapitre 2


4 Validez par OK.

Inclure toutes les lignesPour viter davoir rpter lopration prcdente chaque ajout deligne, vous pouvez inclure ds le dpart lensemble des lignes de lafeuille de calcul dans la source de donnes. Si les donnes dbutent dsla premire ligne, vous pouvez spcifier la plage sous forme de colonnes(par exemple $A:$I). En revanche, si les donnes ne dbutent pas sur lapremire ligne, vous devez indiquer une plage de cellules (par exemple$A$3:$I$1048576).

Linconvnient de cette faon de faire rside dans lapparition dellment (vide) pour lensemble des champs de lignes et de colonnes.

Utiliser un tableau de donnesLa solution la plus efficace et la plus lgante consiste transformer laplage de donnes source en tableau de donnes.

1 Slectionnez une cellule de la plage de cellules qui contient lesdonnes.

2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Tableau du groupeTableaux.

3 Dans la bote de dialogue Crer un tableau, vrifiez que la plagede cellules propose correspond bien vos donnes.

4 Validez par OK.

Figure 2.49



Il vous reste ensuite crer votre tableau crois de faon habituelle.Lors de la cration, cest le nom du tableau qui apparatra, et non larfrence la plage de cellules.

Les nouvelles lignes saisies seront prises en compte lors de la prochaineactualisation.

2.5. Cas pratique : statistiquescommerciales

partir du dtail des lignes de commandes, un responsable commercialsouhaite construire un outil danalyse des ventes de lanne 2007. Il veutconsulter le total du chiffre daffaires par catgorie de produits, ainsi quele taux moyen de remise. Il souhaite galement afficher le dtail parproduit et consulter les statistiques prcdentes pour un ou plusieursclients uniquement.

Figure 2.50

Figure 2.51

Cas pratique : statistiques commerciales Chapitre 2


La structure du tableau crois sera donc la suivante :

j champs de lignes : Catgorie, Produit ;j champs de valeurs : Montant, Remise ;j champs de filtres : Anne, Client.

Pour crer ce tableau :

1 Slectionnez une cellule du tableau ou de la plage de cellules quicontient les donnes analyser.

2 Sous longlet Insertion, cliquez sur le bouton Insrer un tableaucrois dynamique du groupe Tableaux.


4 Dans notre cas, il nest pas utile de modifier les paramtresproposs. Validez par OK.

5 Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard duchamp Catgorie et du champ Produit. Ils sont ainsiautomatiquement placs en champs de lignes.

6 Dans la liste des champs, cochez la case situe en regard duchamp Montant et du champ Remise. Ils sont ainsiautomatiquement placs en champs de valeurs.

Figure 2.52



7 La fonction de synthse Somme est attribue par dfaut au champRemise. Il faut la remplacer par la fonction Moyenne. Pour cela, ilsuffit de cliquer du bouton droit sur une cellule contenant unevaleur de ce champ et de slectionner Paramtres des champs devaleurs.

8 Dans la bote de dialogue Paramtres des champs de valeurs,slectionnez la fonction de synthse Moyenne, puis modifiez lenom du champ en saisissant % de remise dans la zone Nompersonnalis.

9 Cliquez ensuite sur le bouton Format de nombre et slectionnez

Documents

Excel 2007