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Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
Rectoría Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Gestión de la Información y la Estadística Universidad del Valle, 2017
Diagnóstico de los Sistemas de Información
Universidad del Valle
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Ciudad Universitaria – Meléndez Teléfono: + 57 2 3392415 – 3212223 ext. 2868 Telefax: (2) 3315277 Edificio 301 Oficina 3016 Universidad del Valle Cali – Colombia
Diseño y diagramación Área de Gestión de la Información y la Estadística Impreso en Unidad de Artes Gráficas Facultad de Humanidades [email protected] Cali - Colombia
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UNIVERSIDAD DEL VALLE
MIEMBROS DEL CONSEJO SUPERIOR
DILIAN FRANCISCA TORO TORRES Gobernadora del Departamento del Valle del Cauca
Presidente del Consejo Superior
EDNA ROCÍO VANEGAS RODRÍGUEZ Delegada de la Ministra de Educación Nacional
ALEJANDRA CORCHUELO MARMOLEJO Representante Presidente de la República
ALFREDO CARVAJAL SINISTERRA
Representante Sector Productivo
FRANCISCO JOSÉ SARDI DOMÍNGUEZ Representante de los Egresados
ÓSCAR ROJAS RENTERÍA Representante Ex-rectores
GERARDO CAMPO CABAL
Representante Directivos Académicos
LUIS AURELIO ORDÓÑEZ BURBANO Representante Profesoral
Bienestar Profesoral
FABIÁN ROBERTO ALOMÍA HACHITO Representante Estudiantil
EDGAR VARELA BARRIOS
Rector
LUIS CARLOS CASTILLO GÓMEZ Secretario General
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UNIVERSIDAD DEL VALLE
CONSEJO ACADÉMICO
EDGAR VARELA BARRIOS Rector LILIANA ARIAS CASTILLO Vicerrectora Académica GUILLERMO MURILLO VARGAS Vicerrector Administrativo JAVIER ENRIQUE MEDINA VÁSQUEZ Vicerrector de Investigaciones EDGAR LEONARDO QUIROGA RUBIANO Vicerrector de Bienestar Universitario GERARDO CAMPO CABAL Decano de la Facultad de Salud CARLOS ARTURO LOZANO MONCADA Decano de la Facultad de Ingeniería JOSÉ HLEAP BORRERO Decana de la Facultad de Artes Integradas GLADYS STELLA LÓPEZ JIMÉNEZ Decana de la Facultad de Humanidades BORIS SALAZAR TRUJILLO Decano de Ciencias Sociales y Económicas WALTER TORRES HERNÁNDEZ Decano de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas
RUBÉN DARIO ECHEVERRI ROMERO Decano de la Facultad Ciencias de Administración CARLOS HERNÁN GONZÁLEZ CAMPO Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional JOSÉ JOAQUÍN BAYONA ESGUERRA Representante Profesoral Oficina Bienestar Profesoral JHON ALEXANDER GIRALDO CHAVARRIAGA Representante Profesoral Oficina Bienestar Profesoral RAFAEL RÍOS BELTRÁN Director del Instituto de Educación y Pedagogía GABRIEL ARTEAGA DÍAZ Director del Instituto de Psicología DIANA MARÍA VÁSQUEZ AVELLANEDA Directora de Regionalización (E) CAMILO ANDRÉS MICAN RINCÓN Representante Directores de Programas Académicos HERIBERTO ASPRILLA CASTAÑO Representante Estudiantil Principal SARA ISABEL BOLAÑOS DELGADO Representante Estudiantil Principal LUIS CARLOS CASTILLO GÓMEZ Secretario General
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COMITÉ DE PLANEACIÓN
AURA LILIANA ARIAS CASTILLO Vicerrectora Académico GUILLERMO MURILLO VARGAS Vicerrector Administrativo JAVIER ENRIQUE MEDINA VASQUEZ Vicerrector de Investigaciones EDGAR QUIROGA RUBIANO Vicerrector de Bienestar Universitario CARLOS HERNÁN GONZÁLEZ CAMPO Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
CARLOS HERNÁN GONZÁLEZ CAMPO Jefe
ALEJANDRO FRANCO VÉLEZ
Coordinador Área de Gestión de la Estrategia y el Riesgo
YOLIMA MONTERO GROSS Coordinadora del Área de Gestión de Proyectos e Inversión
RUBÉN DARIO BONILLA Coordinador del Área de Gestión de la Calidad
WILLIAM SÁNCHEZ PEÑA Coordinador del Área de Gestión de la Información y la Estadística
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
6
Tabla de Contenido
1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 12
2 METODOLOGÍA .......................................................................................................................... 13
2.1 Diferencias entre Sistema de Información y Aplicación.................................................... 13
2.2 Interoperabilidad............................................................................................................... 14
2.2.1 Interoperabilidad por estado compartido ................................................................ 14
2.2.2 Interoperabilidad por servicios REST ........................................................................ 14
2.2.3 Interoperabilidad por servicios SOAP (Simple Object Acces Protocol) ..................... 14
3 DIAGRAMA DE INTEROPERABILIDADES..................................................................................... 15
3.1 Interoperabilidad entre los Sistemas de información y su cobertura de los procesos
institucionales ............................................................................................................................... 15
3.2 Sistemas de apoyo a los procesos institucionales ............................................................. 16
3.3 Interoperabilidad de los Sistemas de Información por procesos Institucionales ............. 17
4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN .................................................................................................... 18
4.1 Finanzas Plus – FPL ............................................................................................................ 18
4.1.1 Descripción ................................................................................................................ 18
4.1.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 18
4.1.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 19
4.2 Financiero Web ................................................................................................................. 21
4.2.1 Descripción ................................................................................................................ 21
4.2.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 22
4.2.3 Procesos soportados ................................................................................................. 23
4.3 Sistema de Información de Recaudo de Estampilla – SIRE ............................................... 25
4.3.1 Descripción ................................................................................................................ 25
4.3.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 26
4.3.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 26
4.4 Sistema de Información de Administración de Bienes y Servicios – SABS ........................ 26
4.4.1 Descripción ................................................................................................................ 26
4.4.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 28
4.4.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 29
4.5 Sistema de Información de Recursos Humanos – SIRH .................................................... 31
4.5.1 Descripción ................................................................................................................ 31
4.5.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 33
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7
4.5.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 33
4.6 Sistema de Gestión Documental – SAIA ............................................................................ 35
4.6.1 Descripción ................................................................................................................ 35
4.6.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 35
4.6.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 35
4.7 Sistema para Gestión De Prestamos – Solido ................................................................... 36
4.7.1 Descripción ................................................................................................................ 36
4.7.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 36
4.7.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 36
4.8 Sistema de Información de Registro Académico y Admisiones – SIRA ............................. 36
4.8.1 Descripción ................................................................................................................ 36
4.8.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 36
4.8.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 37
4.9 Sistema de Matrícula Académica – MATFIN ..................................................................... 39
4.9.1 Descripción ................................................................................................................ 39
4.9.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 39
4.9.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 40
4.10 Sistema de Credenciales.................................................................................................... 41
4.10.1 Descripción ................................................................................................................ 41
4.10.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 41
4.10.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 41
4.11 Sistema de Gestión Bibliotecaria – OLIB ........................................................................... 41
4.11.1 Descripción ................................................................................................................ 41
4.11.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 42
4.11.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 42
4.12 Sistema de Información de Extensión y Educación Continua – SIDEX .............................. 43
4.12.1 Descripción ................................................................................................................ 43
4.12.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 44
4.12.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 44
4.13 Sistema de Información de Contratos y Convenios – SICC ............................................... 44
4.13.1 Descripción ................................................................................................................ 44
4.13.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 45
4.13.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 45
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8
4.14 Plataforma para Gestión de Egresados – Link ................................................................... 45
4.14.1 Descripción ................................................................................................................ 45
4.14.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 45
4.14.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 45
4.15 DARUMA ............................................................................................................................ 46
4.15.1 Descripción ................................................................................................................ 46
4.15.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 46
4.15.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 46
4.16 Sistema de Control de Proyectos de Investigación – SICOP .............................................. 46
4.16.1 Descripción ................................................................................................................ 46
4.16.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 47
4.16.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 47
4.17 Sistema de Integral de Información en Salud – SIIS .......................................................... 48
4.17.1 Descripción ................................................................................................................ 48
4.17.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 48
4.17.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 49
4.18 Sistema de Gestión Servicio Odontológico Pacific Medical Suite - PMS ........................... 49
4.18.1 Descripción ................................................................................................................ 49
4.18.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 49
4.18.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 49
4.19 Sistema DACA .................................................................................................................... 50
4.19.1 Descripción ................................................................................................................ 50
4.19.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 50
4.19.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 50
4.20 Sistema de Información de Talento Humano – SARA ....................................................... 50
4.20.1 Descripción ................................................................................................................ 50
4.20.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 50
4.20.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 51
5 APLICATIVOS .............................................................................................................................. 51
5.1 Sistema Integral de Información en Salud Público - SIIS Público ...................................... 51
5.1.1 Descripción ................................................................................................................ 51
5.1.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 51
5.1.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 51
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
9
5.2 Portal Servicio Médico (Portal SIIS) ................................................................................... 51
5.2.1 Descripción ................................................................................................................ 51
5.2.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 52
5.2.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 52
5.3 Bussines Inteligent – BI ..................................................................................................... 52
5.3.1 Descripción ................................................................................................................ 52
5.3.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 52
5.3.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 52
5.4 Sistema Oportuno Dinámico Integral – SODI .................................................................... 52
5.4.1 Descripción ................................................................................................................ 52
5.4.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 52
5.4.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 53
5.5 Sistema de Gestión de Correo Electrónico – SGCC ........................................................... 53
5.5.1 Descripción ................................................................................................................ 53
5.5.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 53
5.5.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 53
5.6 Sistema de Administración de Contraseñas – SAC ............................................................ 53
5.6.1 Descripción ................................................................................................................ 53
5.6.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 53
5.6.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 53
5.7 Directorio Telefónico ......................................................................................................... 54
5.7.1 Descripción ................................................................................................................ 54
5.7.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 54
5.7.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 54
5.8 Sistema Base...................................................................................................................... 54
5.8.1 Descripción ................................................................................................................ 54
5.8.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 54
5.8.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 54
5.9 Datos Académicos en Línea – DATALINEA ........................................................................ 54
5.9.1 Descripción ................................................................................................................ 54
5.9.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 55
5.9.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 55
5.10 Sistema de Evaluación de Cursos ...................................................................................... 55
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10
5.10.1 Descripción ................................................................................................................ 55
5.10.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 55
5.10.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 55
5.11 EZProxy .............................................................................................................................. 55
5.11.1 Descripción ................................................................................................................ 55
5.11.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 55
5.11.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 56
5.12 Proficiencia ........................................................................................................................ 56
5.12.1 Descripción ................................................................................................................ 56
5.12.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 56
5.12.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 56
5.13 Sistema de Restaurante Universitario – SIRU ................................................................... 56
5.13.1 Descripción ................................................................................................................ 56
5.13.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 56
5.13.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 57
5.14 Sistema de Desarrollo Humano – SIDH ............................................................................. 57
5.14.1 Descripción ................................................................................................................ 57
5.14.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 57
5.14.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 57
5.15 Sistema para Gestión de Correo de Comunicaciones – SICOC .......................................... 57
5.15.1 Descripción ................................................................................................................ 57
5.15.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 58
5.15.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 58
5.16 Encuesta Socioeconómica ................................................................................................. 58
5.16.1 Descripción ................................................................................................................ 58
5.16.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 58
5.16.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 58
5.17 Sistema de Hoja de Vida Pública ....................................................................................... 59
5.17.1 Descripción ................................................................................................................ 59
5.17.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 59
5.17.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 59
5.18 Gestión de Servicios de Tecnología de la Información – GLPI .......................................... 59
5.18.1 Descripción ................................................................................................................ 59
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
11
5.18.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 59
5.18.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 59
5.19 Sistema que administra los puntos reconocidos por el CIARP (Comité Interno de
Asignación y Reconocimiento de Puntaje) - Celsius NT ................................................................ 60
5.19.1 Descripción ................................................................................................................ 60
5.19.2 Interoperabilidades ................................................................................................... 60
5.19.3 Procesos Soportados ................................................................................................. 60
6 ANÁLISIS DE SOFTWARE ............................................................................................................ 61
7 CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 68
8 RECOMENDACIONES ................................................................................................................. 69
9 GLOSARIO DE TERMINOS .......................................................................................................... 70
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12
1 INTRODUCCIÓN
En la actualidad, la mayoría de las organizaciones apoyan sus actividades en el uso de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (TIC), las cuales hacen parte esencial de los Sistemas de Información; el papel de los sistemas en la organización es imprescindible y fundamental, no sólo porque deben satisfacer la necesidad de información para la toma de decisiones, sino porque además se deben convertir en un vehículo para generar nuevas capacidades y fuente de ventajas competitivas al permitir combinar las diferentes tecnologías disponibles con otros recursos valiosos de la organización1. Para las organizaciones, cambiar y adaptarse a los cambios de la sociedad, el mercado y la tecnología se ha convertido en una constante. Sin embargo, los Sistemas de Información pueden constituir instrumentos o impedimentos para llevar a cabo esa adaptación, rediseño y creación de valor de los procesos de la organización2. Por lo tanto, es importante lograr cohesión de los Sistemas de Información con los objetivos organizacionales; así mismo, desde el punto de vista estratégico, se debe buscar la integración de los sistemas con los demás recursos tecnológicos que se tienen a disposición, de modo que se alcance un trabajo coherente y coordinado con los demás recursos e instrumentos que forman parte de la infraestructura tecnológica de la organización. Actualmente, la Universidad del Valle cuenta con 20 sistemas de información y 19 aplicaciones, entre sistemas propios y comerciales, siendo los primeros un número significativo, lo cual demuestra que la Institución cuenta con el potencial humano para llevar a cabo proyectos de desarrollo de software. Sin embargo, durante el diagnóstico realizado, se identificó que una parte importante de los diferentes sistemas y aplicaciones de la Universidad no cuenta con documentación actualizada, tanto la documentación de los desarrollos de software como la documentación para usuarios finales. También se identificó que la mayor parte de los sistemas que posee la Universidad, tanto propios como comerciales, son del tipo transaccionales, es decir, aquellos que logran la automatización de procesos operativos. Además, se ahondó en la identificación de los procesos institucionales que actualmente son apoyados por un sistema o aplicación. Otro aspecto importante, objeto del presente análisis de los Sistemas de Información al interior de la Institución, fue indagar el estado actual de la atención en soporte que tiene cada sistema y aplicación, que nos permitiera analizar el número de atenciones recibidas y atendidas por el área responsable del soporte.
1 Organización y transformación de los sistemas de información en la empresa. Escrito por Carmen de Pablos Heredero,José Joaquín López Hermoso Agius,Santiago Martín Romo Romero,Sonia Medina Salgado 2 Dirección y gestión de los sistemas de información en la empresa: una visión integradora. Escrito por Carmen de Pablos Heredero
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13
2 METODOLOGÍA
El proyecto se realizó con base en la información recopilada hasta el día 15 de mayo de 2017. Para poder realizar un análisis de los Sistemas de Información (SI) de la Universidad del Valle, se elaboró un plan de trabajo compuesto por las siguientes etapas: Recolección de la Información, reuniones con líderes técnicos de la OITEL (Oficina de Informática y Telecomunicaciones), actualización de fichas técnicas levantadas en la primera versión del documento, análisis de resultados y la actualización de la relación de los Sistemas de Información de la Universidad del Valle con los procesos institucionales. Actualmente se cuenta con la documentación de 39 Sistemas de Información y Aplicaciones, la cual se actualizó de forma más precisa a través de reuniones con los líderes técnicos de la OITEL, la cual se encarga de apoyar la gestión académica, investigativa y administrativa de la Universidad del Valle, a través de herramientas que ofrecen las Tecnologías de la Información como el desarrollo, diseño y prestación de servicios tecnológicos. Con base en la información recopilada en la primera versión de este documento, se actualizaron los campos que se encontraban obsoletos, además de diligenciar información que se encontraba pendiente por levantar. También se actualizó la estructura de la ficha técnica, teniendo en cuenta que hay información sensible sobre los Sistemas de Información que no es prudente publicarla a la comunidad por cuestiones de seguridad informática. Por otra parte, se actualizaron algunos datos recopilados de los Sistemas de Información en la versión anterior, con el fin de actualizar el análisis estadístico que se realizó a estos. Además, se revisó cada SI con los procesos institucionales relacionando cada uno con los procesos que maneja la Universidad del Valle; este análisis estadístico es importante para saber cuántos SI cumplen con los estándares de calidad que actualmente rigen y en que se puede mejorar. También, se documentó la interoperabilidad entre los diferentes Sistemas de Información y Aplicaciones, propios de la Universidad del Valle.
2.1 Diferencias entre Sistema de Información3 y Aplicación
La forma más sencilla de explicar la diferencia entre sistema y programa es recordar un
antiguo refrán popular: “una golondrina no hace un verano”; con esto queremos hacer notar
que un programa aislado (por largo que sea) no es un sistema. Desafortunadamente hay
una tendencia popular a llamar “sistema” a todo programa y también a considerar que todo
sistema involucra computadoras4.
Un Sistema de Información puede definirse como un conjunto de funciones o componentes
que interrelacionados forman un todo, y cuyo fin es apoyar diferentes actividades de una
empresa o negocio. Por otra parte, para diferenciar un sistema de una aplicación, citamos
la definición de aplicación como un software o programa que ha sido desarrollado para
solucionar un problema específico o que permite ejecutar una actividad específica, y que
3 Oficina de Informática y Telecomunicaciones – OITEL. 4 Definiciones proporcionadas por la Oficina de Informática y Telecomunicaciones - OITEL
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14
generalmente sirve de apoyo al desarrollo de una tarea. Ejemplos de aplicaciones pueden
ser: programas de multimedia, procesadores y editores de texto, correo electrónico, etc.
2.2 Interoperabilidad
La interoperabilidad permite el intercambio de datos entre los diferentes Sistemas de Información sin importar el lenguaje en que estén escritos ni su base de datos. Entre estas se tienen las siguientes:
2.2.1 Interoperabilidad por estado compartido
Es la comunicación que se realiza entre Sistemas de Información para enviar, recibir o consultar datos de forma automática, utilizando un punto intermedio donde se comparten los datos para que los sistemas interconectados los consulten automáticamente en el momento que los necesiten.
2.2.2 Interoperabilidad por servicios REST
Es la comunicación que se realiza entre Sistemas de Información para enviar, recibir o consultar datos de forma automática, utilizando servicios web con tecnología REST (Representational State Transfer) que es un servicio cliente/servidor sin estados, invocando recursos accesibles por identificadores.
2.2.3 Interoperabilidad por servicios SOAP (Simple Object Acces Protocol)
Es la comunicación que se realiza entre Sistemas de Información para enviar, recibir o consultar datos de forma automática, utilizando servicios web con tecnología SOAP (Simple Object Access Protocol), que es un protocolo de comunicaciones de alta complejidad pensado para dar soluciones a casi cualquier necesidad de comunicación, invocando métodos desde un servicio.
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15
3 DIAGRAMA DE INTEROPERABILIDADES
3.1 Interoperabilidad entre los Sistemas de información y su cobertura de
los procesos institucionales
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
16
3.2 Sistemas de apoyo a los procesos institucionales
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
17
3.3 Interoperabilidad de los Sistemas de Información por procesos
Institucionales
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
18
4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Un Sistema de Información5 es un conjunto de elementos como personas, datos,
actividades o técnicas de trabajo y recursos materiales en general para la administración
de datos e información, facilitando manejo de datos dentro de una institución, haciéndolo
más rápido y eficiente. Por ejemplo, el sistema de clasificación y préstamo de libros en una
biblioteca es un sistema de información. Además, puede constituir la entrada a otro Sistema
de Información, en este caso, también existe una interface automática de salida. Por
ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el
Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos
procesales de los usuarios.
4.1 Finanzas Plus – FPL
4.1.1 Descripción
Finanzas Plus, es un sistema modular e integrado que permite la actualización en línea de
la información de cada elemento que lo compone. Es un producto de propósito general
enfocado a satisfacer los requerimientos de información del área financiera, del área de
planeación y administración de presupuesto y del área de tesorería; además de proveer
información base para el departamento contable y financiero de la Universidad. Facilita la
labor de análisis económico, obteniendo informes rápidos y oportunos.
Finanzas Plus (FPL) es el sistema de información central en el cual se gestionan y operan
los trámites financieros de las áreas de presupuesto, recaudos, pagaduría y contabilidad.
Este sistema inicialmente contaba con tan sólo 42 licencias, sin embargo, el costo de cada
licencia era elevado, limitante que conllevó a la Universidad a crear una interfaz web que
se conectara con el sistema, y que permitiera superar el limitante de personas conectadas
al sistema central, y que facilitara que las dependencias que manejan su propio presupuesto
extrajeran la información referente a sus saldos, montos de presupuesto y pudieran ejecutar
a través de un flujo de aprobación electrónico.
Este sistema pertenece a la División Financiera, la cual cuenta con aproximadamente 300
usuarios, principalmente las dependencias y unidades académicas que manejan de forma
descentralizada sus recursos, a través de la interfaz web de Interfinanzas.
4.1.2 Interoperabilidades
Actualmente este sistema tiene interoperabilidad con los siguientes sistemas: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI de Financiero Web y SABS.
5 Oficina de Informática y Telecomunicaciones – OITEL.
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19
4.1.3 Procesos Soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS
- DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE
INFORMACIÓN
8.Gestión de Bienes y Servicios 1. Contratación y Compras Nacionales
1. Constitución y Control de la Contratación por Fondo Renovable
10. Contratación por Caja Menor y Fondo Renovable MP-08-01-10
Registro presupuestal
9. Gestión Financiera 1. Gestión Financiera
1. Planeación Presupuestal
1. Administración del Presupuesto MP-09-01-01
Presupuesto.
2. Ajuste y Cierre Presupuestal
Ejecuciones presupuestales.
1. Ejecución del Gasto
2. Ejecución del Presupuesto MP-09-01-02
Registro de disponibilidad presupuestal, informe de recepción o acta de recibo.
2. Trámite de Viáticos
Comprobante de egreso.
3. Trámite y Legalización de Avances
Comprobante de egreso, comprobante de ingreso.
1. Facturación por ventas de servicios
3. Recaudos MP-09-01-03
Informe por código de ingreso TRII, factura, informe de saldos, reporte CRMT, nota contable.
2. Recaudo a través de Cajas de Meléndez y San Fernando
Recibo de ingreso, consignación.
4. Ingreso por Bancos
Ingresos, nota débito.
1. Apertura de Cuentas Bancarias
5. Egresos MP-09-01-05
Cuenta bancaria.
2. Liquidación y Pago a Proveedores
Solicitud de pago.
3. Control y Pago a la Deuda Pública
Entidad acreedora, nota credito, obligaciones financieras.
6. Pago de Impuestos, Parafiscales y Seguridad Social
Solicitud de pago.
7. Elaboración del Boletín Diario de Bancos
Movimientos bancarios, comisiones sobre rendimientos, partida conciliatoria, boletín diario.
8. Conciliaciones Bancarias de Pago
Movimientos bancarios.
9. Traslados entre Cuentas Bancarias
Traslado bancario.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
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10. Pago en Moneda Extranjera
Transacción, pago honorarios.
1. Contabilización de Cuentas por Pagar
6. Gestión Contable MP-09-01-06
Consulta y verificación de solicitudes de pago, valor del IVA, generación Reporte de Diferidos
2. Contabilización de Depreciación y Amortización
DP
3. Contabilización de Importaciones de Activos
Notas de crédito
4. Contabilización de la Nómina y Provisiones
Comprobante presupuestal de la nómina, pago por entidades de los descuentos
5 Contabilización de Rendición de Avances, Caja Menor y Fondo Renovable
Nota Contable (CT)
6. Contabilización de Ingresos
Recibos de ingreso definitivo (RP, RS, RC) , Notas Débito (DB)
7. Contabilización de Préstamos Estudiantiles, de Bienestar Profesoral y de Fondo Rotatorio de Vivienda
Nota Contable (CT) por los intereses
8. Contabilización de Egresos
CP (valor pagado, tercero, cuenta contable correcta), registro movimiento contable de los comprobantes de egreso, generación reporte movimiento auxiliar por tercero, modificación de comprobante de egreso.
9. Contabilización de Cesantías
Cuenta contable Anticipo de Cesantías
11. Contabilización de Litigios y Demandas
Registro Nota Contable (CT)
12. Contabilización de Donaciones
Nota Débito (DB), donación
13. Contabilización de Avalúos de Bienes inmuebles
Nota Contable
14. Contabilización de Facturas
Facturas de convenios
15. Contabilización de Notas de Anulación
Documentos anulados
16. Contabilización de Bonos Pensionales
Notas Contable
17. Revisión de Paz y Salvos de Recursos Humanos
Cuentas pendientes del funcionario (Cajas Menores, Fondos Renovables, Avances, Deudas por Comisión de Estudio)
19 Revisión a declaraciones de retenciones y deducciones.
Nota de contabilidad con correcciones.
20. Revisión Saldos de Bancos
Balance de prueba, notas contables.
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21
21. Rendición de Informes Contables y Financieros
Balance de prueba, Balance del Contador General
22. Trámite para la Devolución del IVA ante la DIAN
Consignación de IVA con Nota Débito.
25. Soporte a Usuarios de SIFORE
Rendición de cuentas
4.2 Financiero Web
4.2.1 Descripción
Es un sistema cliente servidor mediante el cual se conectan los usuarios al módulo de
presupuesto de FINANZAS PLUS. Es un sistema descentralizado desarrollado por la
Universidad del Valle y utilizado en cada una de sus dependencias, para conectarse e
interactuar con el sistema Finanzas Plus (Sistema Financiero Central). Este sistema es un
conjunto integrado de desarrollos, que surgió inicialmente para suplir el limitante que existía
con el Sistema Central en cuanto al número de usuarios, debido al alto costo de la licencia,
además permitió mejorar el flujo electrónico permitiendo a los usuarios conectarse a través
de una interfaz web. Este sistema, ha permitido aprovechar mejor el Sistema Finanzas Plus,
permitiendo hacer desarrollos que facilitan el proceso de la operación de afectación
presupuestal.
Interfaz Web Financiera contiene los siguientes módulos:
INTERFINANZAS: Es la interfaz web del sistema financiero central Finanzas Plus, para la
realización de trámites de solicitudes desde las dependencias de la Universidad a la
Sección de Presupuesto de la División Financiera. Soporta y controla trámites de
presupuesto como:
La operación descentralizada sobre los certificados de disponibilidad presupuestal.
Solicitudes de presupuesto.
Los registros y certificados de disponibilidad presupuestal.
Los ajustes presupuestales.
Las ordenes de gasto.
Reportes informativos y de gestión
SIFORE – Sistema para Fondo Renovables, Cajas Menores y Avances: Con SIFORE, las
unidades académicas y administrativas gestionan y ejecutan las operaciones relacionadas
con:
Fondos renovables.
Cajas menores.
Avances asignados a las dependencias.
Generación de informes relacionados.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
22
IVA: Módulo que permite realizar la importación, registro, verificación y almacenamiento de
las facturas pagadas por la Universidad del Valle y que tienen IVA para la generación del
informe de resumen Final el cual es entregado a la DIAN para la devolución de dicho
Impuesto cada bimestre.
CUENTAS POR COBRAR: Módulo que permite gestionar los procesos relacionados con la
administración y registro de la cartera como son: expedición de facturas, aprobación,
ajustes, registros de pago, abonos, anulación de facturas e informes generales. Este
Módulo registra sus movimientos en el sistema Financiero Central.
PAGOS ELECTRÓNICOS: Módulo a través del cual se obtienen los pagos realizados en el
sistema Finanzas y basado en esta información generar dos archivos planos para ser
procesados electrónicamente y enviados a las entidades correspondientes.
DIAN: Módulo en el cual se procesan todos los documentos generados en los diferentes
sistemas de información, para ser procesados y realizar los respectivos informes a la DIAN.
CERTIFICADOS DE RETENCIÓN: Gestiona información, generada desde diferentes
sistemas de información para generar los respectivos certificados a las personas naturales
o jurídicas, se generan certificados como (en la fuente, IVA e ICA, Estampillas).
4.2.2 Interoperabilidades
Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRH y Finanzas Plus.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
23
4.2.3 Procesos soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS -
DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE
INFORMACIÓN
3. Gestión del Control 5. Gestión del Control 3. Elaboración, Revisión, Aprobación, Registro y Archivo de Resoluciones del Rector.
1. Acuerdos & Resoluciones y Notificación de los Actos Administrativos MP-03-01-01
6. Investigación y Generación de Conocimiento
2. Gestión de Proyectos de Investigación
5. Vinculación de Asistentes de Investigación
2. Ejecución de los Proyectos de Investigación MP-06-02-02
6. Vinculación por Prestación de Servicios
Contratista
7. Desarrollo Humano y Bienestar
2. Gestión de Programas Socioeconómicos y de Fortalecimiento Personal
10. Préstamos Estudiantiles
1. Prestación de Servicios y Ejecución de Programas de Bienestar para la Comunidad Universitaria MP-07-02-01
Prestamos
5. Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral
4. Contratación de Proveedores y Pago de Cuentas
Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral para Cotizantes y Beneficiarios MP-07-05-01 2. CAPITULO II Control Administrativo del Servicio de Salud
Contratos IPS y demás proveedores Facturación Cuentas por pagar
3. Contratación de Proveedores y Pago de Cuentas
Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral para Estudiantes MP-07-05-02 2. CAPITULO II Control Administrativo del Servicio de Salud
Contratos IPS y demás proveedores Facturación Cuentas por pagar
8.Gestión de Bienes y Servicios
1. Contratación y Compras Nacionales
1. Constitución y Control de la Contratación por Fondo Renovable
10. Contratación por Caja Menor y Fondo Renovable MP-08-01-10
Cheques, comprobantes de pago
2. Constitución y Control de la Contratación por Caja Menor
Comprobante de pago de caja menor, vale provisional de caja menor.
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3. Trámite de Reembolsos y Cierre de Fondo Renovable
Solicitud de pago, comprobante de egreso, consulta de fecha de realización de traslado, IVA pagado, impuestos, registro de reembolsos.
4. Trámite de Reembolsos y Cierre de Caja Menor
Revisión y registro de solicitud de pago y copia de comprobante de pago, registro de reembolsos, impresión de listados de gastos no reembolsados.
1. Elaboración, Aprobación, Control de Convenios y Contratos cuando la Universidad es Contratista
1. Administración de Convenios y Contratos cuando la Universidad es Contratista MP-08-01-11
Registro de Disponibilidad Presupuestal.
2.Gestión de Compras Internacionales
2. Nacionalización y Recepción de la importación
1. Compras Internacionales MP-08-02-01
Elaboración y trámite de solicitud de pago.
9. Gestión Financiera 1. Gestión Financiera 1. Planeación Presupuestal
1. Administración del Presupuesto MP-09-01-01
Anteproyecto de presupuesto.
1. Ejecución del Gasto
2. Ejecución del Presupuesto MP-09-01-02
Certificado de disponibilidad presupuestal, registro de disponibilidad presupuestal.
2. Trámite de Viáticos Registro de disponibilidad presupuesta.
3. Trámite y Legalización de Avances
Certificado de disponibilidad presupuestal, registro de disponibilidad presupuestal, Avance, Gastos, nota contable.
4. Vigencias Futuras Certificado de disponibilidad presupuestal, registro de disponibilidad presupuestal.
1. Facturación por Ventas de Servicios
3. Recaudos MP-09-01-03
Factura, nota contable.
4. Ingreso por Bancos Facturas.
2. Liquidación y Pago a Proveedores
5. Egresos MP-09-01-05
Solicitud de pago, transferencias bancarias.
3. Control y Pago a la Deuda Pública
Certificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal.
5. Pago a Entidades por Descuentos de Nómina
Crédito no presupuestal.
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25
6. Pago de Impuestos, Parafiscales y Seguridad Social
Descuentos.
8. Conciliaciones Bancarias de Pago
Movimientos bancarios.
5 Contabilización de Rendición de Avances, Caja Menor y Fondo Renovable
6. Gestión Contable MP-09-01-06
Movimientos contables del avance, Movimientos contables del Fondo Renovable o la Caja Menor correspondiente
14. Contabilización de Facturas
Factura ordinaria o de Convenios
22. Trámite para la Devolución del IVA ante la DIAN
Fondos renovables, Caja Menor y Avances, pagos realizados en Pagaduría, reportes de pagos realizados, Fondos renovables, Caja Menor, Avances
25. Soporte a Usuarios de SIFORE
Retenciones, deducciones, salario mínimo, centros de información, Usuarios, proveedores (RUT), personal vinculado a la Universidad.
10. Gestión del Talento Humano
1. Gestión del Desarrollo Humano Docente
13. Selección de Pares Externos para efectos de la Evaluación de la Productividad Académica
5. Asignación y Reconocimiento de Puntos para Inclusión, Actualización y Ascenso en el Escalafón Docente MP-10-01-05
4. Gestión de la
Permanencia del Personal Administrativo y Docente
4. Bonos Pensionales 2. Administración de Seguridad Social MP-10-04-02
Certificado de disponibilidad presupuestal, Registro de disponibilidad presupuestal.
5. Reserva Actuarial Certificado de disponibilidad presupuestal, Registro de disponibilidad presupuestal
4.3 Sistema de Información de Recaudo de Estampilla – SIRE
4.3.1 Descripción
SIRE es un sistema para la gestión y control del recaudo de la estampilla de la Universidad
del Valle y generación de informes relacionados con dicha labor. Este sistema es propio
de la Universidad, actualmente sólo está disponible para la dependencias de División
Financiera. En este sistema se hacen operaciones tales como la recepción y registro de la
Declaración Privada (Valores Declarados).
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26
4.3.2 Interoperabilidades
Este sistema no tiene interacción con otros sistemas.
4.3.3 Procesos Soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS -
DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE
INFORMACIÓN
9. Gestión Financiera 1. Gestión Financiera
5. Control del Recaudo Estampilla
3. Recaudos MP-09-01-03
Entidades bancarias, declaración privada.
4.4 Sistema de Información de Administración de Bienes y Servicios – SABS
4.4.1 Descripción
SABS es un sistema de información Web que funciona en red y que permite compartir
información e interactuar entre diferentes unidades. Dentro de este sistema se encuentran
módulos como el de depreciación y amortización.
Este sistema contiene los siguientes módulos:
INVENTARIOS: Sistema que administra los bienes devolutivos de los funcionarios de la
Universidad. De acuerdo a los informes de recepción que se han generado en las
dependencias donde han asignado los encargados de esos bienes, el funcionario de
inventarios puede registrar el informe, asignar los números de inventario, y generar listados
para que posteriormente un técnico marque los bienes. Cada mes se realiza la
depreciación, amortización de estos bienes, que afectarán el sistema Financiero de la
Universidad.
COMPRAS: Permite generar las solicitudes de compras de artículos básicos incluidos en
contratos corporativos a través del sistema; el operario de la Dependencia realiza los
pedidos al proveedor, realizando los procedimientos básicos de una compra, hasta finalizar
en el área de inventarios con el informe de recepción y asignación del número de inventario.
CORRESPONDENCIA Permite a las dependencias de la Universidad ingresar los datos de
los documentos que se reciben o se envían, permitiendo un mejor control sobre la ubicación
o trámite de éstos. También permite el manejo de la correspondencia a través de la Oficina
de Correo, donde las dependencias remitentes entregan a los funcionarios de correo los
documentos que ya han sido radicados y al momento de ser generada la hoja de ruta en la
Oficina de Correo, le debe aparecer a la oficina destino para que sea recibido también
mediante el sistema.
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27
PROPONENTES ARTÍCULOS Y SERVICIOS: Módulo a través del cual el Funcionario de
Compras ingresa datos para el mantenimiento de la información relativa a los Proponentes
que van a tener alguna relación comercial con la Universidad, es decir a quienes se les
puede comprar, obtener servicio, donaciones entre otras, permite el ingreso de las
Invitaciones, las propuestas y los contratos. También proporciona información sobre los
Servicios Ofrecidos por los proponentes de servicios y la estimación de los costos en el
mercado de esos servicios para el Área de Mantenimiento y Obras, los cuales son
actualizados por dicha dependencia; igualmente permite actualizar y consultar los contratos
y cotizaciones existentes en el sistema; a través de este módulo también se ingresa la
configuración de los Artículos en cuanto a referencias y precios y los que son ofrecidos por
un determinado proponente.
CONTRATACIÓN: Módulo que permita a los funcionarios de la División de Contratación el
almacenamiento y publicación de documentos digitales pertenecientes a los Procesos de
Licitaciones y Solicitudes de ofertas e Informes de Contratación, permitiendo la consulta
pública de los documentos con fecha de publicación activa a personas externas a la
Universidad
SERVICIOS VARIOS: A través de éste módulo se lleva el registro de ingresos, salidas y
novedades del personal de la sección de Servicios Varios, se programan las actividades a
realizar por los funcionarios de esa dependencia, los funcionarios de toda la Universidad
podrán hacer solicitudes de apoyo a eventos por parte de integrantes de la Sección de
servicios varios cuando sea necesario, así como también un miembro de la Comunidad
puede informar en una dependencia sobre diferentes sucesos que representen una alerta
para la oficina de servicios varios y permite al funcionario de la Oficina de Servicios Varios
Administrar el Almacén de los insumos que se utilizan en esta dependencia.
SEGURIDAD Y VIGILANCIA : Permite llevar un control sobre los Puestos de Vigilancia que
existen en los diferentes espacios de la Universidad, se realiza la programación del mes de
asignación de turnos a los vigilantes, se registran novedades como retrasos,
incumplimientos, registro de horas extras, se registra el ingreso y salidas de los vigilantes,
y los funcionarios de la Universidad a través de este sistema pueden solicitar apoyo a
eventos por parte de la Unidad de Seguridad y Vigilancia, registrar el acceso en horas no
laborables a los funcionarios de la dependencia respectiva.
OBRAS: Sistema que permite llevar un control de las obras solicitadas por las
dependencias, ingresadas a través de la Oficina de Planeación, aprobadas por el jefe de la
sección de Obras, se podrá entre otras cosas, llevar un control más exacto de sus
actividades, adiciones a las obras o extras, recibir la obra, enviar a calificación a las
dependencias solicitantes del servicio, y la finalización de las obras. A este módulo tendrán
acceso el Operario de Planeación, Jefe área de Mantenimiento y Ejecución de Obras,
Interventor de Obras de la propia sección, Interventor de Obras de la sección de
Mantenimiento para control de obras outsourcing, Auxiliar Mantenimiento y Operario de
Dependencias para efectos de Recibir y Evaluar las obras solicitadas o en las que se
involucra la dependencia que corresponda
MANTENIMIENTO: Sistema que permite a los operarios de las dependencias hacer las
solicitudes de mantenimiento sobre bienes inmuebles o devolutivos de la Universidad, esta
solicitud es evaluada por el coordinador de la zona quien determina la forma de pago y el
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
28
responsable a realizar el mantenimiento, genera orden de trabajo hace seguimiento y
después de ser calificado por el operario envía para generar pago del mismo. Deben estar
configuradas las obras outsourcing para poder realizar las solicitudes.
ALMACEN: Permite llevar un control de los bienes consumibles almacenados por un
periodo mayor a dos meses. (ingresos y salidas). Para que se actualicen mensualmente los
datos de la Contabilidad de la Universidad, también gestiona los elementos de préstamo
del laboratorio de electrónica.
BIENES INMUEBLES: Este módulo permite un control sobre los Bienes Inmuebles, los
impuestos sobre esos bienes, avalúos y los espacios de la Universidad, también de los
espacios comerciales, a los cuales se les programa los cobros de arrendamiento, su
frecuencia, porcentaje de pago, servicios públicos (consumo, intereses de moras, cuentas
pendientes), Control sobre las exhibiciones promocionales y los bienes que se reciben o
entregan en comodato.
DONACIONES: Este Módulo permite a un operario de una dependencia realizar una
solicitud de una donación con el fin de recibir las donaciones ofrecidas, las cuales deben
ser aprobadas por su jefe respectivo y la Sección de Compras y Administración de Bienes
debe ingresar la resolución de donación y realiza la aprobación por parte de esa oficina,
después de ser aceptada por el operario genera el informe de recepción y asigna un
responsable para el nuevo bien recibido en donación para que luego el funcionario de
inventario proceda con la asignación de los números de inventario.
SEGUROS: A través de este módulo se manejan las Pólizas de la Universidad donde el
tomador es un tercero y el beneficiario la Universidad, los empleados pueden realizar
solicitudes de reclamaciones al Funcionario de Seguros de la Universidad cuando existan
pérdidas o robos sobre los bienes asegurados, se informa a la aseguradora para iniciar el
trámite del reclamo. También permite el ingreso de las pólizas sobre los contratos o
cotizaciones que sean solicitadas por parte de la Universidad teniendo un control sobre
éstas, teniendo relación con el módulo de obras y compras que son los módulos a través
de los cuales se realiza la solicitud de las pólizas a los contratistas.
4.4.2 Interoperabilidades
Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRH. - Interoperabilidad de Servicios Rest con el SI Finanzas Plus.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
29
4.4.3 Procesos Soportados
PROCESO
SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS -
DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE
INFORMACIÓN
3. Gestión del Control
5. Gestión del Control 1. Control Disciplinario Interno de Personal Administrativo
3. Control Disciplinario Interno de Personal Administrativo MP-03-01-03
8.Gestión de Bienes y Servicios
1. Contratación y Compras Nacionales
1. Recepción y Registro 6. Control de Bienes Muebles Devolutivos MP-08-01-06
Elaboración informe de recepción de bienes (No. de factura, fecha, cantidad, etc), ingreso de información de bienes en comodato, registro de información de marcado a bienes en comodato
2. Novedades del Inventario
Solicitud de movimiento de bienes, registro de devolución de bienes, activación del estado disponible para bienes entregados, consulta y terminación de anulación de traslados anulados por el jefe de dependencia, recepción, aprobación e impresión de traslados, revisión y aprobación de las bajas de bienes recibidas, impresión de solicitudes de bajas, generar solicitudes para entrega de bienes en comodato.
1. Adquisición y Legalización de Bienes Inmuebles
8. Control de Bienes Inmuebles MP-08-01-08
Registro exoneración de bienes inmuebles.
2. Control de Impuestos Pagos de impuestos
3.2 Liquidación de Canon de Arrendamiento y Servicios
Contratos de arrendamiento, contratista, servicios
1. Seguros 9. Seguros MP-08-01-09
Reclamaciones, registro de documentos faltantes.
1. Elaboración, Aprobación, Control de Convenios y Contratos cuando la Universidad es Contratista
1. Administración de Convenios y Contratos cuando la Universidad es Contratista MP-08-01-11
Registro de recomendaciones para la ampliación de convenios o contratos.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
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2.Gestión de Compras Internacionales
1. Trámite de la Importación
1. Compras Internacionales MP-08-02-01
Pago al proveedor, artículos a importar.
3. Donaciones 1. Donaciones Nacionales
1. Donaciones MP-08-03-01
Bienes donados (módulo de donaciones)
2. Donaciones Internacionales
Bienes o valores donados (modulo de donaciones)
3. Donaciones que Realiza la Universidad
Bienes
6. Servicios Generales 1. Administración y Planeación de Actividades
2. Aseo y Jardinería MP-08-06-02
Solicitudes de apoyo.
2. Ejecución y Control de la Limpieza
Solicitudes de apoyo.
4. Casos de salud ocupacional
Personal
5. Apoyo a emergencia y retiro de pasacalles
Solicitudes de apoyo.
6. Saneamiento ambiental
Solicitudes de apoyo.
7. Gestión Documental 1. Radicación de Correspondencia
2. Radicación y Distribución de Correspondencia MP-08-07-02
Correspondencia
3. Distribución de Correspondencia a Entes Externos
Correspondencia
1. Verificación de Títulos Académicos
3. Gestión de Archivos Académicos MP-08-07-03
Título académico
8. Vigilancia 3. Control de Acceso al Campus y a Edificios
1. Vigilancia MP-08-08-01
Elaboración de órdenes de ingreso, solicitud de autorizaciones para el ingreso
9. Gestión Financiera
1. Gestión Financiera 3. Trámite y Legalización de Avances
2. Ejecución del Presupuesto MP-09-01-02
Informe de recepción.
1. Contabilización de Cuentas por Pagar
6. Gestión Contable MP-09-01-06
Consulta de número de inventario, valor en el informe de recepción física.
2. Contabilización de Depreciación y Amortización
Amortización, depreciación
Informes de recepción de activos
12. Contabilización de Donaciones
Donaciones
15. Contabilización de Notas de Anulación
Bienes inventariables
10. Gestión del Talento Humano
4. Gestión de la Permanencia del Personal Administrativo y Docente
1. Liquidación de Horas Extras y/o Recargos
7. Liquidación de horas extras, recargos nocturnos- dominicales y festivos MP-10-04-08
Funcionarios.
5. Gestión de Pensionados y Sobrevivientes
1. Reconocimiento de la pensión de Jubilación por la Universidad del Valle
1 Administración de Jubilados, Pensionados, Sobrevivientes e Invalidez MP-10-05-01
Historial laboral.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
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4.5 Sistema de Información de Recursos Humanos – SIRH
4.5.1 Descripción
Sistema de Información para la gestión y control de la información y procesos relacionados con el Recurso Humano, que posee los siguientes módulos: CAPACITACIÓN: Es el módulo que permite realizar toda la gestión respecto a todos los
cursos de capacitación que se ofrece al personal que labora en la Universidad.
CONCEPTOS DE LIQUIDACIÓN: Es el módulo que permite definir y relacionar grupos,
criterios y periodicidad de liquidación.
CONCURSOS: Es el módulo que permite realizar toda la gestión respecto a todos los
concursos (convocatorias) internos y externos que ofrece la Universidad del Valle.
CUOTAS PARTES: El módulo cuotas partes es donde se manejan todas las cuotas por
cobrar y por pagar que generan los jubilados por las empresas estatales.
Por Cobrar: Porcentaje del valor de la pensión de jubilación con la que deben contribuir
cada una de las entidades (aquellas que no hacían aportes por pensión a ningún fondo)
donde laboró el servidor público de la Universidad del Valle.
Por Pagar: Porcentaje del valor de la pensión de jubilación con la que debe contribuir la
Universidad del Valle por sus servidores.
EMBARGOS: Permite gestionar y liquidar los descuentos por embargos, el embargo es un
tipo de descuento que se le hace a una persona, la cual es reportada por un juzgado
mediante un oficio en el cual se escriben las condiciones específicas para realizar el
descuento.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: La Evaluación de Desempeño es un tipo de evaluación
que se le hace a los empleados públicos no docentes para cuantificar el desempeño de las
labores realizadas en un periodo determinado, este módulo permite gestionar y realizar la
evaluación.
HOJA DE VIDA: Permite la gestión de todos los datos relacionados con la persona:
información personal, familiar, académica, laboral, bienes y rentas, seguridad social,
puntaje docente e información adicional.
LIQUIDACIÓN: Es el módulo que permite la liquidación de nómina de los 20 grupos de
liquidación vigentes de la Institución, generando los pagos y descuentos a realizar a cada
una de las personas a afectar. Permite el caculo y generación de pagos y descuentos por
retroactividad, la generación de los diferentes reportes oficiales y el cálculo del porcentaje
fijo de retención en la fuente para cada una de las personas que aplican para el descuento.
NOMINA: Es el módulo que permite configurar los parámetros, constantes e información
que sirve como insumo para la liquidación de nómina.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
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NOVEDADES: El módulo de novedades permite gestionar toda la información referente a
las diferentes novedades que pueden afectar la vinculación de un empleado, trabajador,
contratista, docente o pensionado.
PLANTA DE CARGOS: Es el módulo donde se definen los cargos que pueden ocupar los
empleados nombrados y en el cual se asocia cada uno de ellos con los elementos estructura
en los que se encuentran. También permite definir las características especiales de cada
cargo, se hacen los movimientos de personal y se generan reportes.
Adicionalmente permite definir la distribución, el orden y las relaciones existentes entre las
dependencias que existen en la Universidad del Valle. Las dependencias son llamadas
elementos de la estructura.
RESOLUCIONES: A través de este módulo se gestiona toda la información relacionada con
Documentos Soportes y Resoluciones.
SEGURIDAD SOCIAL: Permite la gestión de afiliaciones al sistema de seguridad social y
sus diferentes novedades, también permite generar el proceso de liquidación seguridad
social a través del cual se liquida salud, pensión y riesgos profesionales.
VINCULACIÓN: Es el módulo a través del cual se gestiona toda la información de la
vinculación de una persona en cualquiera de los tipos de vinculación vigentes: docentes,
empleados, trabajadores, contratistas, monitores, asistentes, joven investigador, pasante
postdoctoral, pensionado.
CERTIFICADOS: Permite la generación de certificados para las personas que tienen una
vinculación con la institución.
HORAS Y CUPOS: Permite la gestión de información de periodos académicos que sirven
como insumo para la vinculación de Docentes Ocasionales, Docentes Hora Cátedra,
Monitores, Asistentes de Docencia y Asistentes de Investigación.
Y principalmente permite la gestión y control por periodo académico y elemento estructura
de:
- Cupos para Docentes Ocasionales y Asistentes de Docencia.
- Horas cátedra.
- Horas para monitoria.
- Horas para Asistentes de Investigación.
CONSULTA DE TABULADOS DE PAGO Y CERTIFICADO DE INGRESOS Y
RETENCIONES (CIR): Interfaz pública que permite a la comunidad Universitaria la consulta
de los tabulados de pago y CIR vía Web.
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4.5.2 Interoperabilidades
Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI de Hoja de Vida Publica, SABS, SIRA - Interoperabilidad de Servicios Rest con el SI Financiero Web.
4.5.3 Procesos Soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS -
DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE
INFORMACIÓN
4. Formación 3. Apoyo y Estímulo a Estudiantes
1. Asistentes de Docencia 4. Asistentes de Docencia MP-04-03-04
Asistentes de docencia
6. Investigación y Generación de Conocimiento
2. Gestión de Proyectos de Investigación
5. Vinculación de Asistentes de Investigación
2. Ejecución de los Proyectos de Investigación MP-06-02-02
4. Formación y Apoyo a la Investigación
4. Programa de Jóvenes Investigadores
2. Programas de Apoyo y Formación para la Investigación MP-06-04-02
Jóvenes investigadores
9. Gestión Financiera 1. Gestión Financiera 4. Pago a Funcionarios, Contratistas, Pensionados, Asistentes de Docencia y Monitores
5. Egresos MP-09-01-05
Contratistas, pensionados.
4. Contabilización de la Nómina y Provisiones
6. Gestión Contable MP-09-01-06
10. Gestión del Talento Humano
2. Ingreso de Personal Administrativo y Vinculación Docente
1. Traslados de Empleados Públicos No Docentes y Trabajadores Oficiales
1. Selección y Vinculación de Personal Administrativo y Docente MP-10-02-01
Empleados públicos no docentes, trabajadores oficiales.
6. Designación de Docentes en Cargos de Dirección Académica por periodos
Empleado público docente.
7. Vinculación de Trabajadores Oficiales a Término Indefinido
Trabajador oficial.
10. Selección y Vinculación de Trabajadores Oficiales a Término Fijo
Trabajador oficial.
12. Vinculación de Profesores Ocasionales y Hora Cátedra
Docentes.
1. Inducción a Personal Administrativo
2. Inducción y Reinducción Personal Administrativo MP-10-02-02
Personal administrativo Univalle.
2. Reinducción a Personal Administrativo
Personal administrativo Univalle.
3. Desarrollo Humano de Personal Administrativo
3. Capacitaciones ofrecidos por la División de Recursos Humanos solamente a Servidores Públicos Administrativos vinculados a la Universidad del Valle
1. Apoyo Desarrollo Competencias Personal Administrativo MP-10-03-01
Servidores públicos de Univalle.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
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4. Capacitaciones ofrecidos por una dependencia distinta a la División de Recursos Humanos solamente a Servidores Públicos Administrativos vinculados a la Universidad del Valle.
Servidores públicos de Univalle.
4. Gestión de la Permanencia del Personal
Administrativo y Docente
1. Dotación de Personal 1. Novedades de Personal MP-10-04-DRH
Servidores públicos de Univalle.
3. Administración de Cuotas Partes Pensionales
2. Administración de Seguridad Social MP-10-04-02
Ingresar la nueva cuota parte aceptada al SIRH
1. Compensación de Nómina de Personal Activo
3. Compensación de Nómina de Personal Activo MP-10-04-03
Pre-liquidación, dependencia, fecha, modalidad, periodo académico, número de horas y número de cuenta de consignación.
1. Estímulos y Apoyos Económicos a Asistentes de Docencia, Asistentes de Investigación, Joven Investigador y Monitores.
4.Trámite de Liquidación del Reconocimiento Económico a Asistentes de Docencia, Asistentes de Investigación, Joven Investigador y Monitores MP-10-04-04
Pre-liquidación, dependencia, fecha, modalidad, periodo académico, número de horas y número de cuenta de consignación.
1. Compensación - Pago de Mesada Pensional
5. Liquidación de Mesada de Pensionados y Sobrevivientes MP-10-04-05
Pre-liquidación, dependencia, fecha, modalidad, periodo académico, número de horas y número de cuenta de consignación. "módulo de novedades del SIRH"
1. Liquidación de Horas Extras y/o Recargos
7. Liquidación de horas extras, recargos nocturnos- dominicales y festivos MP-10-04-08
Funcionarios.
5. Gestión de Pensionados y Sobrevivientes
4. Comprobación de la Supervivencia
1 Administración de Jubilados, Pensionados, Sobrevivientes e Invalidez MP-10-05-01
Jubilados/pensionados.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
35
4.6 Sistema de Gestión Documental – SAIA
4.6.1 Descripción
SAIA es un software diseñado de acuerdo a las directrices del Archivo General de la Nación
contempladas en la ley 594 de 2000, las sugerencias y recomendaciones de la Contraloría
General de la Nación, según la Evaluación de la Función Archivística realizada en el año
2002 y el decreto 4124 de 2004. Se creó para integrar los procesos de gestión de
información de la organización en los que se vean involucrados el manejo de documentos
y responsabilidades sobre estos.
Además, permite el flujo dinámico de la correspondencia y la información tanto interna como
externa entre dependencias de la empresa y funcionarios vía intranet, extranet o correo
electrónico, disminuyendo el flujo de copias en papel físico. También permite consultar la
trazabilidad de los documentos durante el recorrido que realiza internamente hasta obtener
su respectiva respuesta y cierre.
Sus módulos funcionales son:
MÓDULO DE RADICACIÓN: Este módulo permite que se pueda centralizar, organizar,
codificar y digitalizar información que entra o sale de la toda la organización. De esta forma
se podrá acceder a la información de cualquier documento en tiempo real y desde cualquier
lugar.
MÓDULO DE FLUJO DE TRABAJO Este módulo permite el flujo dinámico de los
documentos y la información tanto interna como externa a través de rutas preestablecidas
entre dependencias de la entidad y funcionarios vía intranet o Internet, facilitando conocer
en tiempo real el estado y trazabilidad de cualquier documento.
MÓDULO DE ARCHIVO Este módulo permite administrar el almacenamiento de la
documentación de la Organización, en cualquiera de sus etapas (archivo de gestión, central
y permanente) y de la forma contemplada en la tabla de retención facilitando las
transferencias. Así mismo facilita la administración de la información que aun debe
conservarse de forma física.
4.6.2 Interoperabilidades
No tiene ninguna interacción con otros sistemas.
4.6.3 Procesos Soportados
Actualmente este sistema no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión de
los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
36
4.7 Sistema para Gestión De Prestamos – Solido
4.7.1 Descripción
SOLIDO es el Sistema para la gestión de préstamos del fondo rotatorio de empleados. Es
un sistema de información que permite la gestión de préstamos, bienestar profesoral, que
se realiza a empleados y estudiantes de la Universidad.
4.7.2 Interoperabilidades
Este sistema no tiene interacción con otros sistemas
4.7.3 Procesos Soportados
Actualmente este sistema no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión de
los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
4.8 Sistema de Información de Registro Académico y Admisiones – SIRA
4.8.1 Descripción
El Sistema de Registro Académico y Admisiones permite gestionar la información relacionada con los estudiantes de la Universidad de Valle desde su proceso de inscripción hasta el proceso de graduación.
4.8.2 Interoperabilidades
Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI de SIRH, PROFICIENCIA, LINK. - Interoperabilidad de Servicios Rest con el SI SAC. - Interoperabilidad de servicios SOAP con el SI MatFin.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
37
4.8.3 Procesos Soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS
- DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE
INFORMACIÓN
4. Formación 2. Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes
2. Creación y Registro de Asignaturas Pregrado y Posgrado.
1. Programación Académica MP-04-02-01
Asignatura
3. Programación de Asignaturas Pregrado y Posgrado
Asignatura
4. Asignación de Aulas Comunes Pregrado y Posgrado.
Espacio Académico
1. Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado y Posgrado (Cali y Sedes Regionales)
2. Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado y Posgrado MP-04-02-02
Aspirantes
2. Ingreso por Transferencia a Programas Académicos de Pregrado (A semestres Superiores) (Cali y Sedes Regionales)
Aspirantes Estudiantes
3. Ingreso por Transferencia a Programas Académicos de Posgrado (A semestres superiores) (Cali y Sedes Regionales)
Aspirantes
4. Reingreso a Primer Semestre de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado (Cali y Sedes Regionales)
Estudiantes
5. Reingreso a semestres superiores al primero a Programas Académicos de Pregrado (Cali y Sedes Regionales)
Estudiantes
6. Reingreso a semestres superiores al primero a Programas Académicos de Posgrado (Cali y Sedes Regionales)
Estudiantes
7. Reingreso con Traslado a Programas Académicos de Pregrado (Cali y Sedes Regionales)
Estudiantes
8. Traslado a Programas Académicos de
Estudiantes
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
38
Pregrado (Cali y Sedes Regionales)
9. Cambio de Sede de Estudiantes de Programas Académicos de Pregrado
Estudiantes
10. Registro de Asignaturas por la Modalidad de Cupos Libres de Pregrado y Posgrado
Asignaturas
1. Registro de Calificaciones Pregrado y Posgrado
5. Registros Académicos MP-04-02-05
Estudiante Docente
2. Registro de Equivalencias Pregrado y Posgrado
Asignatura Estudiante Docente
3. Registro de Bajos Rendimientos Pregrado y Posgrado
Estudiante
4. Estímulos Académicos Pregrado
Estudiante
6.1 Registro de Candidatos a Grado Pregrado y Posgrado
Candidato a Grado
1. Matrícula Académica de Estudiantes de Pregrado de Primer Semestre
6. Matrícula Académica de Estudiantes de Pregrado y Posgrado MP-04-02-06
Estudiantes
2. Matrícula Académica de Estudiantes de Pregrado Primer Semestre de sedes regionales
Estudiantes
3. Matrícula Académica de Estudiantes de Pregrado y Posgrado
Estudiantes Asignaturas
4. Adición y Cancelación de Asignaturas de Pregrado y Posgrado
Estudiantes Asignaturas
5. Cancelación de Asignaturas de Pregrado
Estudiantes
6. Cancelación Extemporánea de Asignaturas de Posgrado
Estudiantes
7. Cancelación Ordinaria de Semestre de Pregrado y Posgrado
Estudiantes
8. Cancelación Extemporánea de Semestre de Pregrado y Posgrado
Estudiantes
3. Apoyo y Estímulo a Estudiantes
2. Movilidad para estudiantes que vienen a la Universidad del Valle (visitantes) por medio de convenios nacionales
1. Movilidad académica nacional para estudiantes de pregrado y posgrado MP-04-03-01
Estudiantes
3. Movilidad de estudiantes de la Universidad del Valle que van a otra universidad por medio de convenios nacionales
Estudiantes
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
39
4. Desarrollo de la Actividad Académica
2. Evaluación de las Actividades Académicas
1. Desarrollo de la Actividad Académica MP-04-04-01
Actividades académicas
6. Apoyo para la Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
4. Realización del Curso de Metodologías de Autoformación - MAF
1. Apoyo a la Educación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje MP-04-06-01
8.Gestión de Bienes y Servicios
7. Gestión Documental 2. Creación de Fichas Académicas para los Estudiantes en Modalidad de Educación Virtual
3. Gestión de Archivos Académicos MP-08-07-03
Estudiante
4.9 Sistema de Matrícula Académica – MATFIN
4.9.1 Descripción
MATFIN es un sistema que permite realizar actividades de liquidación, aplicación de
exenciones, recibos de pago, elaboración de constancias de pago, paz y salvo, aplicación
de revisiones de matrícula y atención al público en general. Con este sistema se logró
mejorar parte de la revisión de matrículas, parametrizando las diferentes opciones para
hacer cambios en el sistema, como por ejemplo los descuentos.
Durante el desarrollo de este sistema, se consideró facilitar la interoperabilidad con otros
sistemas de la Universidad, por ejemplo con el sistema de registro académico, SIRA y el
sistema de recursos humanos, SIRH. Además, está viabilizada la posibilidad de integrarse
con otros sistemas como son: Finanzas Plus y SARA.
4.9.2 Interoperabilidades
Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de servicios SOAP con el SI SIRA, SIRH, Financiero Web, SIDH, SIRU.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
40
4.9.3 Procesos Soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS
- DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE INFORMACIÓN
4. Formación 2. Gestión de Actividades Académicas de Estudiantes
1. Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado y Posgrado (Cali y Sedes Regionales)
2. Inscripción y Admisión de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado y Posgrado MP-04-02-02
Aspirantes
2. Ingreso por
Transferencia a Programas Académicos de Pregrado (A semestres Superiores) (Cali y Sedes Regionales)
Aspirantes
Estudiantes
3. Ingreso por Transferencia a Programas Académicos de Posgrado (A semestres superiores) (Cali y Sedes Regionales)
Aspirantes
4. Reingreso a Primer Semestre de Estudiantes a Programas Académicos de Pregrado (Cali y Sedes Regionales)
Estudiantes
5. Reingreso a semestres superiores al primero a Programas Académicos de Pregrado (Cali y Sedes Regionales)
Estudiantes
6. Reingreso a semestres superiores al primero a Programas Académicos de Posgrado (Cali y Sedes Regionales)
Estudiantes
7. Reingreso con Traslado a Programas Académicos de Pregrado (Cali y Sedes Regionales)
Estudiantes
1. Liquidación de los Derechos Económicos por Concepto de Matrícula estudiantes de pregrado
3. Matrícula Financiera de Estudiantes de Pregrado y Posgrado MP-04-02-03
Estudiantes, Derechos Económicos.
2 Liquidación y Pago de los Derechos Económicos por Concepto de Matrícula de estudiantes de posgrado
Estudiantes, Derechos Económicos.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
41
6 Conciliación y Legalización del Pago de los Derechos de Matrícula
Distribución presupuestal de pagos, legalización
4.10 Sistema de Credenciales
4.10.1 Descripción
Sistema que administra los puntos reconocidos por el CIARP (Comité Interno de Asignación
y Reconocimiento de Puntaje).
Este sistema es una herramienta que permite sistematizar el proceso de credenciales de
los docentes permitiendo crear, actualizar y controlar su productividad académica y sus
puntajes obtenidos conforme a la normatividad de la Universidad que determina la forma
de evaluación de sus docentes (resolución 115 y decreto 1279 de 2002).
Actualmente este sistema está instalado en varias unidades académicas de la Universidad.
4.10.2 Interoperabilidades
Este sistema no tiene ninguna interoperabilidad con otro sistema o aplicación.
4.10.3 Procesos Soportados
Actualmente este sistema no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión de
los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
4.11 Sistema de Gestión Bibliotecaria – OLIB
4.11.1 Descripción
OLIB es un sistema para la administración de bibliotecas, es absolutamente configurable
en todas las áreas de administración de bibliotecas e identificación por parte del usuario.
Este sistema cuenta con una interfaz de consulta, OPAC, la cual posibilita la participación
e interacción con la biblioteca, y tiene funciones como: consulta, etiquetado, calificación y
revisión.
Los servicios que ofrece este sistema son:
Una exclusiva combinación de eficiencia bibliotecaria.
Facilidad de uso.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
42
Capacidades de recursos electrónicos avanzadas que permiten la administración
flexible de los recursos de información de las diferentes bibliotecas y centros de
documentación.
Administración de bibliotecas verdaderamente flexible y escalable.
Catálogo en línea u OPAC (opac.univalle.edu.co).
Aplicación intuitiva y fácil de usar.
Ofrece una interfaz de usuario final que realiza búsquedas en el catálogo de la
biblioteca.
Obtiene resultados basada en lenguaje natural.
Cuenta con una gran cantidad de funciones de autoservicio como la renovación de
material en préstamo.
Permite a los usuarios revisar materiales prestados y renovar materiales en línea,
ya sea en la biblioteca o en forma remota desde su hogar.
Para los usuarios (estudiantes, docentes, funcionarios y dependencias) el sistema ofrece:
Recordatorios de préstamos próximos a vencer.
Notificaciones de multas por pagar.
OLIB actualmente se utiliza en más de 300 bibliotecas de todo el mundo. Funciona en la
Biblioteca Mario Carvajal, Biblioteca de San Fernando, Biblioteca del Hospital Universitario
así como en los centros de documentación y en las sedes regionales.
4.11.2 Interoperabilidades
Este sistema no tiene interoperabilidad con ningún otro sistema que esté a cargo de la
OITEL.
4.11.3 Procesos Soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS
- DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE INFORMACIÓN
4. Formación 5. Gestión del Material Bibliográfico
1. Selección y Adquisición del Material Bibliográfico
2. Procesos Técnicos del Material Bibliográfico MP-04-05-02
Usuarios de la comunidad universitaria, categorías de usuarios, Material bibliográfico, categorías de material, bibliotecas y centros de documentación, órdenes de compra.
2. Legalización y Preparación Física inicial del Material Bibliográfico
3. Catalogación y Clasificación del Material Bibliográfico
Material bibliográfico
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
43
4. Preparación Física Final del Material Bibliográfico
Material bibliográfico
5. Encuadernación del Material Bibliográfico
Material bibliográfico
2. Renovación del Material Bibliográfico
3. Servicios al Público de la Biblioteca MP-04-05-03
Material bibliográfico
3. Cancelación de Material Bibliográfico
Material bibliográfico
4. Reposición de Material Bibliográfico por Perdida o Daño
Material bibliográfico
6. Información y Referencia
Material bibliográfico
7. Préstamo de Material de Hemeroteca
Material bibliográfico
8. Préstamo de Material de Mapoteca
Material bibliográfico
9. Préstamo de Material Audiovisual
Material audiovisual
10. Préstamo de Mini-Portátiles
Mini-Portátiles
11. Préstamo de Lectores de Libros Electrónicos (E-Readers)
Lectores de libros electrónicos
12. Atención a Usuarios de la Mediateca
Usuarios de la comunidad universitaria, clave de acceso y fecha de expiración
13. Préstamo Interbibliotecario
Material bibliográfico
18. Atención a Usuarios Externos
Usuarios externos
4.12 Sistema de Información de Extensión y Educación Continua – SIDEX
4.12.1 Descripción
SIDEX es un sistema desarrollado como parte del mejoramiento en los procesos de
Prácticas y Pasantías, este sistema cuenta con módulos como el de "Prácticas y
Pasantías" el cual busca agilizar los trámites con respecto al proceso de creación de
prácticas y/o pasantías.
Este sistema permite:
Administración del sistema: Autenticación, creación de usuarios, creación de menús,
creación de grupos, asignación de permisos, creación de flujos de aprobación,
tablas maestras.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
44
Gestión de los procesos de Educación Continua: Registro de propuestas de eventos
de educación continua (talleres, cursos, asesorías, diplomados, etc.), aprobación de
propuestas de educación continua (se convierte en un evento), creación y
seguimiento a eventos de educación continua
Gestión de Prácticas y Pasantías: Demandas de empresas o instituciones de
estudiantes para practicas o pasantías, ofertas de estudiantes para prácticas y
pasantías, postulación de estudiantes a demandas de empresas, aprobación
(Universidad del Valle) a postulación de estudiantes a las demandas, selección y
aprobación del estudiantes por parte de la empresa, creación y seguimiento a la
practicas o pasantía.
4.12.2 Interoperabilidades
Para el desarrollo de las actividades de los procedimientos a los cuales apoya, el sistema SIDEX tiene interacción con los siguientes sistemas: - Interoperabilidad de estado compartido con los siguientes sistemas y aplicaciones: SIRA, SIRH, SGCC, SAC.
4.12.3 Procesos Soportados
Actualmente este sistema no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión de
los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
4.13 Sistema de Información de Contratos y Convenios – SICC
4.13.1 Descripción
SICC es un sistema desarrollado por la Universidad del Valle, que permite Administrar y
consultar la información de los Convenios y Contratos que tiene la Universidad del Valle.
Una de las funciones de este sistema es el registro de convenios académicos históricos.
Este sistema permite: registro de nombre de convenio y objeto del convenio, el registro de
datos sobre el proceso de autorización de convenios, datos sobre riesgos del convenio y
registro de información sobre el plan de desarrollo, entre otros.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
45
4.13.2 Interoperabilidades
Para el desarrollo de las actividades de los procedimientos a los cuales apoya, el sistema SICC tiene interacción con los siguientes sistemas: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRA.
4.13.3 Procesos Soportados
Actualmente este sistema no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión de
los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
4.14 Plataforma para Gestión de Egresados – Link
4.14.1 Descripción
Sistema de información para la gestión de todas las actividades y procesos que involucren
a los egresados de la Universidad del Valle.
4.14.2 Interoperabilidades
Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRA.
4.14.3 Procesos Soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS -
DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE INFORMACIÓN
5. Extensión y Proyección Social
4. Gestión de Egresados
1. Administración Sistema de Información de Egresados
1. Programa Institucional de Egresados MP-05-04-01
Egresados
3. Actividades de Apoyo a la Gestión de Egresados
Egresados
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
46
4.15 DARUMA
4.15.1 Descripción
Es una solución tecnológica comercial, provista por la empresa Tiqal S.A.S, la cual será
utilizada por los usuarios de la Universidad del Valle que intervienen en los procesos que
involucran las Áreas de Gestión de la Calidad y Gestión de la Estrategia y el Riesgo.
Con este software se busca sistematizar los modelos de mejora y de excelencia en las
organizaciones, con el fin de reducir costos, impulsar la eficiencia y alinear resultados hacia
la toma de decisiones estratégicas.
Este software posee los siguientes módulos:
1. Documentos
2. Plan de Acción (ACPMS)
3. Revisión de Procesos (Auditorías Internas de Calidad).
4. Riesgos
5. Indicadores y Estrategia (Plan Estratégica de Desarrollo, Plan Programático y
Proyectos).
4.15.2 Interoperabilidades
Este sistema no tiene interacción con otros sistemas de la Universidad del Valle.
4.15.3 Procesos Soportados
Actualmente este sistema no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión de
los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
4.16 Sistema de Control de Proyectos de Investigación – SICOP
4.16.1 Descripción
SICOP es un sistema que permite el registro y control de la información de los proyectos
que adelantan las diferentes formas organizativas de investigación institucional (unidades
académicas, institutos de investigación, grupos de investigación, laboratorios) financiados
por la Universidad y/o por entidades externas tanto nacionales como internacionales.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
47
4.16.2 Interoperabilidades
Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRH, SIRA.
4.16.3 Procesos Soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS -
DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE INFORMACIÓN
6. Investigación y Generación de Conocimiento
1. Gestión de Formas Organizativas de Investigación (Grupos, Centros e Institutos)
1. Gestión de los Grupos de Investigación de la Universidad del Valle
1. Gestión de las Formas Organizativas de la Investigación MP-06-01-01
Grupos de investigación
2 Gestión de los Centros de Investigación de la Universidad del Valle
Centros de investigación
2. Gestión de Proyectos de Investigación
2. Presentación Interna de Proyectos de Investigación
1. Convocatoria, Presentación, Evaluación y Selección de Proyectos de Investigación MP-06-02-01
Proyecto de investigación Investigadores (docentes y/o estudiantes)
5. Presentación Proyectos de Investigación en Convocatorias Externas
Proyecto de investigación Investigadores (docentes y/o estudiantes)
6. Evaluación de las Propuestas de Investigación
Proyecto de investigación Investigadores (docentes y/o estudiantes)
1. Registro de los Proyectos de Investigación de Convocatoria Externa
2. Ejecución de los Proyectos de Investigación MP-06-02-02
Proyecto de investigación Investigadores (docentes y/o estudiantes)
2. Registro de los Proyectos de Investigación de Convocatoria Interna y Presentación Interna
Registrar la solicitud en el SICOP.
4. Solicitud de Viáticos y Gastos de Transporte
Registrar el SICOP la desvinculación del asistente de investigación.
5. Vinculación de Asistentes de Investigación
Registrar el SICOP la desvinculación del asistente de investigación.
6. Vinculación por Prestación de Servicios
Contratista
9. Solicitud de Prórroga para Proyectos de Investigación de Convocatoria Interna y Presentación Interna
Proyectos de investigación
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
48
10. Vinculación y Retiro de Personal (que no involucra ejecución presupuestal)
Funcionario
11. Solicitud de ejecución de pago de productos (publica) resultado de Proyectos de Investigación de convocatoria interna
Proyectos de investigación
13. Solicitud de Prórroga para Proyectos de Investigación de Convocatoria Externa
Reporte de Proyectos de Investigación
14. Presentación de Informes de Proyectos de Investigación de Convocatoria Interna y Presentación Interna
Reporte de Proyectos de Investigación
17. Liquidación de Proyectos de Investigación de Convocatoria Externa
Proyectos de investigación
3. Transferencia Resultados de Investigación
1. Gestión de la Transferencia de los Resultados de Investigación
1. Transferencia Resultados de los Investigación MP-06-03-01
Revisan el registro en SICOP. Además menciona algo de registrar en la Plataforma de Propiedad Intelectual de la Universidad del Valle (PIUV).
4.17 Sistema de Integral de Información en Salud – SIIS
4.17.1 Descripción
SIIS es un software en plataforma web que facilita la gestión asistencial y administrativa del Servicio Médico de la Universidad del Valle en sus procesos como EPS e IPS principal.
El software permite:
La afiliación de usuarios al Servicio Médico y todos los procesos de novedades de esta afiliación.
La atención de pacientes desde la programación de citas médicas hasta su evolución en la historia clínica familiar, prioritaria, dermatológica, de Promoción y prevención.
La autorización de medicamentos, consultas con especialistas, exámenes médicos y procedimientos quirúrgicos y no quirúrgicos.
Generación de informes de ley. Generación de reportes para tareas administrativas.
4.17.2 Interoperabilidades
Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRA.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
49
4.17.3 Procesos Soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS -
DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE
INFORMACIÓN
7. Desarrollo Humano y Bienestar
5. Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral
2. Administración de Historias Clínicas
Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral para Estudiantes MP-07-05-02 1. CAPITULO I Registro de Usuarios
Tipos de historias Clínicas
4.18 Sistema de Gestión Servicio Odontológico Pacific Medical Suite - PMS
4.18.1 Descripción
Este software permite la gestión de los procesos asistenciales y administrativos del
Servicio Odontológico de la Universidad del Valle apoya los procesos de:
Agenda de citas odontológicas: Valoración, tratamientos, higiene oral.
Escritorio medico: atención de los pacientes, es la historia clínica como tal.
Contratación: Parametrización de planes, catálogos de servicios, lista de precios,
listados de tratamientos.
Comercial: Gestión de inventarios y bodegas, contabilidad, rips, facturación,
cuentas, glosas.
4.18.2 Interoperabilidades
Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI de SIIS.
4.18.3 Procesos Soportados
Actualmente este sistema no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión de
los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
50
4.19 Sistema DACA
4.19.1 Descripción
El sistema DACA es un software comercial adquirido por la Universidad, que permite la administración de los reportes que solicita el CNA a los programas académicos en su proceso de autoevaluación.
4.19.2 Interoperabilidades
Este sistema no tiene interacción con otros sistemas.
4.19.3 Procesos Soportados
Actualmente este sistema no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión de
los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
4.20 Sistema de Información de Talento Humano – SARA
4.20.1 Descripción
Actualmente no existe descripción oficial, sin embargo, ya fue solicitada a la OITEL.
4.20.2 Interoperabilidades
Este sistema está en etapa de implementación, y aún no se han completado las
interacciones con otros sistemas, sin embargo, hay algunas ya definidas. Las aplicaciones
de Hoja de Vida Pública y Tabulado de Pago que son aplicaciones de SIRH y el sistema
credenciales, serán desaparecerán con la implementación de SARA, ya que este sistema
las incluirá.
A continuación se consideran las interacciones que deberían tener, las cuales actualmente
tiene SIRH:
- Interoperabilidad de estado compartido con la aplicación de Hoja de Vida Pública, con el sistema SABS, SIRA. - Interoperabilidad de servicios REST con con el sistema Financiero Web.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
51
4.20.3 Procesos Soportados
Actualmente este sistema no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión de
los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5 APLICATIVOS
Una Aplicación6 es un software que se utiliza para un fin específico. Funciona como un
conjunto de herramientas diseñado para realizar tareas y trabajos específicos del
computador, diseñado para facilitar al usuario la realización de un determinado tipo de
trabajo. Por ejemplo, Word es una aplicación que se utiliza para la edición de textos.
Suele resultar una solución informática para la automatización de ciertas tareas
complicadas, como pueden ser la contabilidad, la redacción de documentos, o la gestión de
un almacén. Algunos ejemplos de programas de aplicación son los procesadores de
textos, hojas de cálculo y base de datos.
5.1 Sistema Integral de Información en Salud Público - SIIS Público
5.1.1 Descripción
Software que permite que las IPS puedan consultar la población de Afiliados al Servicio
Médico.
5.1.2 Interoperabilidades
No tiene interoperabilidad con otro aplicativo o Sistema de Información.
5.1.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.2 Portal Servicio Médico (Portal SIIS)
5.2.1 Descripción
Este Sistema permite la gestión de citas médicas en línea, así como el cargue y validación de los archivos RIPS.
6 Oficina de Informática y Telecomunicaciones – OITEL.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
52
5.2.2 Interoperabilidades
No tiene interoperabilidad con otro aplicativo o Sistema de Información.
5.2.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.3 Bussines Inteligent – BI
5.3.1 Descripción
Software para la construcción y despliegue de informes de inteligencia de negocio, tomando
los datos desde cualquier fuente, sea base de datos o archivos de texto o MS Excel.
5.3.2 Interoperabilidades
No tiene interoperabilidad con otro aplicativo o Sistema de Información.
5.3.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.4 Sistema Oportuno Dinámico Integral – SODI
5.4.1 Descripción
Es una aplicación, así lo cataloga Ana Karina, esta aplicación permite el cálculo de costos.
Este software genera dos tipos de información:
1. Costo unitario por estudiante
2. Costeo de actividades misionales
El sistema permite integrar y armonizar el procedimiento de costos con el sistema financiero
de la Universidad para identificar los costos operativos, logísticos o administrativos por
áreas, por departamento, por sección.
5.4.2 Interoperabilidades
El sistema SODI tiene interacción con otros sistemas, los cuales son:
- Interoperabilidad de estado compartido con SIRH y Finanzas Plus
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
53
5.4.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.5 Sistema de Gestión de Correo Electrónico – SGCC
5.5.1 Descripción
SGCC es una aplicación o herramienta para la creación masiva de cuentas de correo
electrónico institucional de estudiantes, funcionarios, docentes y dependencias de la
Universidad.
5.5.2 Interoperabilidades
Actualmente no se registra ninguna interacción con otros sistemas. Se conoce que el sistema SGCC envía listados de correos a otras aplicaciones como SICOC para el envío de correos masivos, sin embargo, este tipo de interoperabilidad no se ha definido oficialmente.
5.5.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.6 Sistema de Administración de Contraseñas – SAC
5.6.1 Descripción
No existe descripción oficial para este sistema.
5.6.2 Interoperabilidades
Algunos sistemas se conectan a esta aplicación para la autogestión de contraseñas, esos sistemas son: SIRA y SIDEX.
5.6.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
54
5.7 Directorio Telefónico
5.7.1 Descripción
Sistema de Información que contiene información sobre los empleados y su relación con
las dependencias y líneas de teléfono dentro del campus Universitario.
5.7.2 Interoperabilidades
No tiene interoperabilidad con otro aplicativo o Sistema de Información.
5.7.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.8 Sistema Base
5.8.1 Descripción
El Sistema Base de la OITEL es un conjunto de estándares de programación definidos en
su momento por el comité de arquitectura y una serie de colección de plugins
orientados al framework Symfony 1.4.
5.8.2 Interoperabilidades
Este sistema no tiene interacción con otros sistemas.
5.8.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.9 Datos Académicos en Línea – DATALINEA
5.9.1 Descripción
Sistema de soporte para los Programa Académicos de la Institución. Los estudiantes pueden consultar y revisar programas académicos, carpetas académicas, horario de clases, entre otros.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
55
Los profesores pueden consultar el historial académico de los estudiantes. Permite que los directores de programa realicen consultas para la gestión del programa académico.
5.9.2 Interoperabilidades
No tiene interoperabilidad con otro aplicativo o Sistema de Información.
5.9.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.10 Sistema de Evaluación de Cursos
5.10.1 Descripción
Administración y gestión de las evaluaciones que los estudiantes y docentes realizan a los
cursos de la programación a académica.
5.10.2 Interoperabilidades
No tiene interoperabilidad con otro aplicativo o Sistema de Información.
5.10.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.11 EZProxy
5.11.1 Descripción
EZproxy se conecta a una gran cantidad de bases de datos de contenido, como EBSCO,
Proquest, entre otras, a las cuales la Universidad ha pagado el permiso de uso. También
se conecta con una amplia variedad de servicios de autenticación (incluidos LDAP, SIP y
Shibboleth). De este modo, los usuarios de la Universidad obtienen acceso de forma remota
a estas fuentes de información, de forma permanente y segura.
5.11.2 Interoperabilidades
No tiene interoperabilidad con otro aplicativo o Sistema de Información.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
56
5.11.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.12 Proficiencia
5.12.1 Descripción
A través de esta aplicación web los estudiantes de pregrado de la Universidad del Valle presentan el examen de proficiencia de una lengua extranjera. El sistema procesa las evaluaciones y genera los resultados que determinan en qué nivel está el estudiante respecto al dominio de un idioma diferente al español.
5.12.2 Interoperabilidades
No tiene interoperabilidad con otro aplicativo o Sistema de Información.
5.12.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.13 Sistema de Restaurante Universitario – SIRU
5.13.1 Descripción
Es un sistema donde permite a todos los tipos de usuario acceder a los servicios del área de restaurante (comprando los tickets de alimentación, aplicando descuentos y monitoreando y controlando el uso adecuado de cada uno).
5.13.2 Interoperabilidades
Para desarrollar alguno de sus procesos presenta interoperabilidad con los siguientes
aplicativos o Sistemas de Información:
-Interoperabilidad estado compartido con MATFIN:
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
57
5.13.3 Procesos Soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS -
DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE INFORMACIÓN
7. Desarrollo Humano y Bienestar
3. Apoyo Nutricional a la Comunidad Universitaria
2. Administración de Historias Clínicas
Gestión de Programas y Servicios de Salud Integral para Estudiantes MP-07-05-02 1. CAPITULO I Registro de Usuarios
Almuerzo
5.14 Sistema de Desarrollo Humano – SIDH
5.14.1 Descripción
Sistema de solicitud de subsidios becas de alimentación y estudio y revisión para rebaja
sobre el valor de matrícula.
5.14.2 Interoperabilidades
Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRA y SIRU. - Interoperabilidad de Servicios Rest con el SI MatFin.
5.14.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.15 Sistema para Gestión de Correo de Comunicaciones – SICOC
5.15.1 Descripción
El Sistema de Información de la Oficina de Comunicaciones permite gestionar las
comunicaciones que se remiten por correo electrónico a la comunidad universitaria.
Permite enviar la información a diferentes grupos objetivo: estudiantes, docentes,
empleados no docentes, jubilados, pensionados, grupos de comunicación externos y la
combinación de los anteriores.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
58
5.15.2 Interoperabilidades
Se tiene que para el desarrollo de algunos de los procedimientos soportados necesita una interoperabilidad con otros S.I como lo son: - Interoperabilidad de estado compartido con el SI SIRA y SIRH.
5.15.3 Procesos Soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS -
DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE
INFORMACIÓN
2. Comunicación Institucional
4. Comunicación Institucional
1. Comunicación con Integrantes de la Comunidad Universitaria
1. Comunicación Institucional MP-02-01-01
Direcciones de correo de destinatarios por comunidad Estudiantes Funcionarios Docentes Jubilados
2. Distribución de Comunicados para la Comunidad Universitaria
Registro de comunicados institucionales Flujo de aprobación
5.16 Encuesta Socioeconómica
5.16.1 Descripción
La encuesta de características socioeconómicas se realiza semestralmente a los aspirantes
inscritos y admitidos de la Universidad del Valle, con el fin de analizar diferentes variables,
y así obtener una idea del contexto social que rodea nuestros aspirantes.
5.16.2 Interoperabilidades
No tiene interoperabilidad con otro aplicativo o Sistema de Información.
5.16.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
59
5.17 Sistema de Hoja de Vida Pública
5.17.1 Descripción
Administración de la hoja de vida pública de cualquier persona.
5.17.2 Interoperabilidades
No tiene interoperabilidad con otro aplicativo o Sistema de Información.
5.17.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
5.18 Gestión de Servicios de Tecnología de la Información – GLPI
5.18.1 Descripción
GLPI (acrónimo: en francés, Gestionnaire Libre de Parc Informatique) es una solución libre
de gestión de servicios de tecnología de la información (ITSM), un sistema de seguimiento
de incidencias y de una solución service desk.
5.18.2 Interoperabilidades
No tiene interoperabilidad con otros aplicativos o Sistemas de Información.
5.18.3 Procesos Soportados
Actualmente esta aplicación no apoya ningún proceso de la Universidad, según la revisión
de los manuales de procedimientos documentados por el Área de Gestión de la Calidad.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
60
5.19 Sistema que administra los puntos reconocidos por el CIARP (Comité Interno
de Asignación y Reconocimiento de Puntaje) - Celsius NT
5.19.1 Descripción
El servicio de conmutación bibliográfica es un servicio mediante el cual se obtienen copias de documentos (artículos de revistas o capítulos de libros) no existentes en las colecciones de las bibliotecas de la Universidad para suplir necesidades de estudio o investigación por parte de docentes y estudiantes.
5.19.2 Interoperabilidades
No tiene interoperabilidad con otros aplicativos o Sistema de Información.
5.19.3 Procesos Soportados
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS -
DOCUMENTOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS OBJETOS DE
INFORMACIÓN
4. Formación 5. Gestión del Material Bibliográfico
16. Conmutación Bibliográfica
3. Servicios al Público de la Biblioteca MP-04-05-03
Usuarios externos registrados en servicio de conmutación, con necesidad de material en biblioteca de Univalle, documentos digitalizados.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
61
6 ANÁLISIS DE SOFTWARE
Se tiene que en la Universidad del Valle hay 39 programas de software que apoyan el
desarrollo de las actividades, en donde la mayoría han sido desarrollados por la
Universidad. De estos programas, aproximadamente la mitad son Sistemas de Información
y la otra son considerados aplicativos, debido a que estan desarrollados para realizar
actividades muy específicas. Además, se tiene que las aplicaciones son desarrolladas en
su mayoría por la Institución, mientras que los Sistemas de Información se encuentran
igualmente distribuidos entre desarrollados por la Universidad y adquiridos de forma
comercial, además de haber una aplicación que es de uso libre. Son más las aplicaciones
desarrolladas por la Universidad que Sistemas de Información, mientras que en los
programas adquiridos de forma comercial predominan los Sistemas de Información sobre
las aplicaciones (Ver Tabla 1).
Tabla 1 Catalogación del software de apoyo de la Universidad.
Fuente: Elaboración propia – OPDI.
De los programas que apoyan las actividades desarrolladas en la Universidad, se tiene que
la gran mayoría se encuentra en ambiente de producción, tan solo tres se encuentran en
pruebas y solo 1 está en ambiente de producción (Ver Tabla 2).
Tabla 2 Ambiente del software de la Universidad.
Fuente: Elaboración propia – OPDI.
Se observó que los Sistemas de Información son los que mayor almacenamiento en disco
requieren debido a la magnitud en cuanto a los procesos que soportan y la cantidad de
actividades que realizan, en promedio cada uno ocupa 45,902.05 Mb ± 181,184.54 Mb,
mientras que las aplicaciones por ser desarrollos para actividades específicas requieren
menos capacidad, en promedio cada una ocupa 341.84 Mb ± 181,184.54 Mb. Se tiene gran
variabilidad entre aplicaciones y Sistemas en cuanto al espacio de almacenamiento en
disco, lo que indica que entre los aplicativos hay algunos mucho más robustos que otros de
acuerdo a su funcionalidad, lo mismo sucede con los Sistemas de Información.
En este caso la aplicación con mayor almacenamiento en disco es EZProxy con 2,100 MB,
la cual se conecta a una gran cantidad de bases de datos de contenido y a una amplia
variedad de servicios de autenticación para que los usuarios de la Universidad accedan de
Propio Comercial Libre
Aplicación 14 4 1 19
Sistema de Información 10 10 0 20
Total 24 14 1 39
Tipo TotalDesarrollo
Desarrollo Pruebas Implementación Producción
Aplicación 0 2 0 17
Sistema de Información 0 1 1 18
Total 0 3 1 35
TipoAmbiente
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
62
forma remota a estas fuentes de información, de forma permanente y segura, mientras que
el Directorio Telefónico es la que menos almacenamiento en disco tiene, con 15 Mb, la cual
contiene información sobre los empleados y su relación con las dependencias y líneas de
teléfono dentro del campus Universitario.
En cuanto a los Sistemas de Información, el Sistema Integral de Información en Salud - SIIS
es el que mayor almacenamiento en disco tiene con 835,000 Mb, que es un software en
plataforma web que facilita la gestión asistencial y administrativa del Servicio Médico de la
Universidad del Valle en sus procesos como EPS e IPS principal, por otro lado el que menor
almacenamiento en disco tiene es el Sistema de Gestión del Recaudo de Estampilla
ProUnivalle – SIRE, con 26 Mb.
En total, las aplicaciones de la Universidad tienen un almacenamiento en disco de 6,495
Mb y los Sistemas de Información un 918,041 Mb, lo que significa un total en
almacenamiento en disco para los programas de apoyo de la Institución de 934,536 Mb
(Ver Tabla 3).
Tabla 3 Espacio ocupado en disco de los Sistemas de Información y Aplicaciones.
Tipo Almacenamiento
en disco por unidad
Variación Total Máximo Mínimo
Aplicativo 341.84 Mb 559.94 Mb 6,495 Mb EZProxy 2,100 Mb Directorio Telefónico 15 Mb
Sistema de información 45,902.05 Mb 181,184.54 Mb 918,041 Mb
Sistema Integral de Información en Salud - SIIS
835,000 Mb
Sistema de Gestión del Recaudo de Estampilla Prounivalle - SIRE
26 Mb
Fuente: Elaboración propia – OPDI.
Se tiene que la mayoría de los programas de apoyo de la Institución tienen copias de
seguridad y estas se realizan con frecuencia, tan solo se tienen tres que no cuentan con
ella de los cuales dos son:
Aplicaciones: GLPI y Celsius NT.
Sistema de Información: DACA, el cual se encuentra en ambiente de
implementación en el momento y no requiere de copias de seguridad en el momento.
Una cantidad considerable de los programas de apoyo tienen manual de usuario, sin
embargo varios de ellos no cuentan con este documento que sirve como guía para el
usuario final sobre el funcionamiento y posibles dudas que le surjan de este, en total son
trece que no tienen este documento de los cuales ocho son aplicaciones y cinco Sistemas
de Información.
La mayoría de programas tuvieron un proceso de gestión del cambio, lo que ayuda a
superar la resistencia al cambio garantizando que la nueva herramienta sea usada para el
fin que fue desarrollada, sin embargo algunos no tuvieron este proceso y puede ser la causa
de que estos no se usen a pesar de estar en ambiente de producción o no se estén usando
en su máximo aprovechamiento (Ver Tabla 4).
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
63
Tabla 4 Estado actual de la documentación de gestión, seguridad de los Sistemas de Información y Aplicaciones.
Tipo Copias de seguridad Manual de usuario Gestión del cambio
Si No Si No Si No
Aplicación 17 2 11 8 13 6
Sistema de Información 19 1 15 5 16 4
Total 36 3 26 13 29 10
Fuente: Elaboración propia – OPDI.
En el caso de la documentación que se muestra en la Tabla 6, se consideró únicamente la
documentación de los programas que son desarrollo propio de la Universidad, que en total
son 24, dado que para los comerciales varios de ellos no aplican la documentación que ahí
se encuentra, además se miró de forma general sin discriminar por catalogación ni tipo de
software.
Tabla 5 Soporte y mantenimiento de los sistemas y aplicaciones propio y comerciales.
Tipo Contrato de soporte Soporte Acuerdo de servicio
Si No Interno Externo Si No
Aplicación 2 17 16 3 2 17
Sistema de Información 12 8 8 12 11 9
Total 14 25 24 15 13 26
Fuente: Elaboración propia – OPDI.
La documentación consultada de los programas desarrollados por la Universidad está
disponible para aproximadamente la mitad de estos en todos los casos descritos. Pocos
programas cuentan con Diagramas de paquetes o componentes y Documento de no
conformidades, mientras que varios tienen modelos de entidad relación y DERS, sin
embargo, la documentación que existe esta desactualizada para varios de los programas,
la documentación que está actualizada para una mayor cantidad de programas son los
documentos de no conformidades y MRP. En general, se observó que algunos sistemas y
aplicaciones no cuentan con documentación del software de desarrollo y documentación
para usuarios finales la cual resulta ser muy importante ya que; la primera, contiene
información importante sobre las operaciones del sistema, posibilita la reproducción de este
y su adaptación para su mantenimiento; en cuanto a la documentación para usuarios
finales, su importancia radica en que, facilitan la interacción del usuario con el sistema,
reduce el tiempo de aprendizaje para el uso productivo del software y reduce los costos de
mantenimiento derivados de las constantes solicitudes de soporte del usuario final (Ver
Tabla 6).
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
64
Tabla 6 Estado de la documentación de los sistemas y aplicaciones propios de la Universidad.
Documentación Si
No Desactualizado Actualizado
Modelo Entidad Relación 9 9 6
Diagrama de paquetes o componentes 7 5 12
DERS 9 9 6
Diagramas de clases 8 7 9
Diagrama de secuencia o actividad 8 7 9
MRP 1 16 7
Documento de no conformidades 1 11 12
Fuente: Elaboración propia – OPDI.
Se tiene que para el año 2016 se presentaron pocas necesidades para resolución de
problemas por parte de las aplicaciones de la Universidad, sin embargo se tiene que SIRU
es el que mayor cantidad de solicitudes recibió y muy por encima de las demás
aplicaciones, por otra parte se tienen aplicaciones como SIIS Público, Datalínea, GLPI y
BI que no recibieron ninguna necesidad en todo el año (Ver Figura 1).
Figura 1 Solicitudes de soporte a Aplicaciones.
Fuente: Elaboración propia – OPDI.
0
4
25
0
10
49
24
6
2
6
0
20
110
0
0
4
23
0
10
44
24
4
2
6
0
20
105
0
BI
Evaluación de Cursos
EZProxy
GLPI
SICOC
SIDH
Sistema Base
Directorio
Proficiencia
SGCC
Datalinea
SAC
SIRU
SIIS Público
NÚMERO DE TIQUETS/NECESIDADES SOLUCIONADAS NÚMERO DE TIQUETES/NECESIDADES RECIBIDAS
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
65
En general se es muy eficaz en la resolución de las necesidades que se presentan en cada
una de las aplicaciones, todas están por encima de un 67%, siendo Directorio Telefónico la
aplicación que menor porcentaje de eficacia presenta al momento de resolver necesidades
de los usuarios finales (Ver Figura 2).
Figura 2 Eficacia en soporte a Aplicaciones.
Fuente: Elaboración propia – OPDI.
Por otro lado, se observó que para los Sistemas de Información se presentó una cantidad
considerable de necesidades al año a diferencia de las aplicaciones, debido a la gran
cantidad de procedimientos y actividades que soportan. Se tiene que el Sistema que mayor
número de necesidades presentó en el año es OLIB, seguido por Financiero Web y
MATFIN, por otro lado están SARA, SIRH, SICOP y DARUMA a los cuales no les llegó
solicitudes de necesidades por resolver por parte de las dependencias, en donde el primero
está en ambiente de implementación, el segundo está en proceso de salida y únicamente
se están atendiendo requerimientos bloqueantes, el tercero estuvo en un proceso de
gestión para cumplimiento de desarrollo del contratista y el cuarto es bastante nuevo (Ver
Figura 3).
En cuanto a la eficacia en la resolución de necesidades presentadas por usuarios finales
de los Sistemas, también es alta, en general todos tuvieron alto porcentaje de eficacia a
excepción de PMS y SIRE, que son los Sistemas con menor eficacia frente a los demás
(Ver Figura 4).
100%
100%
92%
100%
100%
90%
100%
67%
100%
100%
100%
100%
95%
100%
BI
Evaluación de Cursos
EZProxy
GLPI
SICOC
SIDH
Sistema Base
Directorio
Proficiencia
SGCC
Datalinea
SAC
SIRU
SIIS Público
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
66
Figura 3 Solicitudes de soporte a Sistemas de Información.
Fuente: Elaboración propia – OPDI.
Figura 4 Efectividad de soporte a Sistemas de Información.
Fuente: Elaboración propia – OPDI.
0
0
202
20
162
66
59
39
180
130
0
135
35
96
39
135
0
0
0
180
15
157
42
59
4
144
130
0
105
9
96
39
113
0
SIRH
SARA
OLIB
SAIA
MATFIN
SICC
FPL
SIRE
FinancieroWeb
LINK
SICOP
SIRA
PMS
SIDEX
SIIS
SABS
DARUMA
NÚMERO DE TIQUETS/NECESIDADES SOLUCIONADAS NÚMERO DE TIQUETES/NECESIDADES RECIBIDAS
100%
100%
89%
75%
97%
64%
100%
10%
80%
100%
100%
78%
26%
100%
100%
84%
100%
SIRH
SARA
OLIB
SAIA
MATFIN
SICC
FPL
SIRE
FinancieroWeb
LINK
SICOP
SIRA
PMS
SIDEX
SIIS
SABS
DARUMA
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
67
En cuanto a la sistematización de procedimientos institucionales, luego de haber realizado
la revisión de los manuales de procedimientos de la Universidad elaborados por el Área de
Gestión de la Calidad, teniendo en cuenta que en el desarrollo del procedimiento al menos
una actividad estuviera soportada por un programa de apoyo, se presentó que del total de
procedimientos que tiene la Institución un poco menos de la mitad esta soportado por una
software, esto corresponde a un 47%.
Analizando de forma más detallada por subsistema, se tiene que, de los procedimientos de
apoyo que tiene la Institución, el 50% usa en al menos una de sus actividades un software
de apoyo, siendo el subsistema que mayor uso le da a estos, independientemente de si son
programas de la Universidad o portales externos a esta. Por otra parte, se tiene que de los
seis procedimientos que tiene el subsistema se seguimiento y evaluación ninguno esta
soportado por un software de apoyo, es decir, que se realiza de forma manual en su
totalidad.
Se tiene que el proceso de Formación es el que cuenta con mayor número de
procedimientos, de los cuales el 62% esta soportado por un software de apoyo. El proceso
de Gestión Financiera tiene 50 procedimientos, en donde aproximadamente el 90% está
soportado por un software de apoyo, siendo el que mayor usabilidad a herramientas
tecnológicas da para el soporte y desarrollo de actividades y procesos (Ver Tabla 7).
SUBSISTEM
A
PROCEDIMIENTOS /
SUBSISTEMA
PROCEDIMIENTOS / USO
PROCEDIMIENTOS / % USO
PROCESO PROCEDIMIEN
TOS / PROCESO
PROCEDIMIENTOS / USO
PROCEDIMIENTOS / % USO
ESTRATÉGICOS
38 15 39%
01. Planeación Institucional
7 1 14%
02. Comunicación Institucional
15 3 20%
03. Gestión del Control
12 8 67%
12. Gestión de la Calidad
4 3 75%
MISIONAL 222 104 47%
04. Formación
108 67 62%
05. Extensión y Proyección
Social 10 3 30%
06. Investigación y Generación
de Conocimiento
37 18 49%
07. Desarrollo Humano y Bienestar
67 16 24%
APOYO 208 104 50%
08. Gestión de Bienes y
Servicios 64 31 48%
09. Gestión Financiera
50 45 90%
10. Gestión del Talento
Humano 77 22 29%
11. Gestión de Recursos Tecnológicos
17 6 35%
SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN
6 0 0% 12. Gestión
de Mejoramiento
6 0 0%
TOTAL 474 223 47% 474 223 47%
Fuente: Elaboración propia – OPDI.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
68
7 CONCLUSIONES
Los Sistemas de Información permiten recopilar, administrar y manipular datos para una
estructura organizacional con el fin de tomar decisiones acertadas, por tal motivo estos
deben de ser actualizados tanto en su información como en el software constantemente
para garantizar el correcto funcionamiento y soporte.
Es necesario actualizar y mantener al día la documentación pertinente del software que
apoya los diferentes procedimientos y actividades que se desarrollan en la Universidad, ya
que actualmente hay varios de estos que no cuentan con esta o la tienen desactualizada,
lo que podría generar contratiempos a la hora de realizar soporte y mantenimiento al
programa en el momento que haya rotación de personal o en otras situaciones.
Finalizado este proyecto, y después de varias reuniones con el personal de la OITEL se
recolecto información de 39 programas de apoyo y se adoptó una nueva ficha técnica a
consideración de la OITEL y de la Oficina de Planeación. Gran parte del software de apoyo
son desarrollos propios de la Institución, lo que muestra la gran capacidad institucional para
sistematizar de forma propia sus procesos.
Se podría pensar en reemplazar o incluir los aplicativos que están desarrollados para
realizar funciones específicas, en Sistemas más robustos, aumentando la integración entre
el software de la Universidad. En cuanto a las interoperabilidades entre los Sistemas, se
tiene que los más robustos tienen interacción con un número mayor de Sistemas, sin
embargo aplicaciones o sistemas pequeños no interoperan con otros, es decir, son
sistemas aislados.
Cabe destacar que la Universidad del Valle es una de las más representativas en materia
de desarrollo de Software, ya que la gran mayoría de los Sistemas son desarrollados en el
campus universitario y el soporte lo realizan los líderes de cada programa. El ambiente en
que se encuentran los SI en su gran mayoría es en Producción, también existen SI que
están en ambiente de pruebas y en ambiente de implementación (como SARA que va a
reemplazar a SIRH en Recursos Humanos).
En general, las aplicaciones no reciben muchas solicitudes de soporte, lo que si sucede con
los Sistemas de Información, sin embargo estas son solucionadas oportunamente por lo
menos en el año que es presentada la necesidad. Por otra parte, en los procesos
institucionales se resalta que aproximadamente la mitad de los SI están relacionados con
los procedimientos que se mencionan en los manuales y también se encontró que hay SI
que no están asociados a ningún proceso institucional, además resulta necesario realizar
la actualización de los manuales de procedimientos teniendo en cuenta el software que lo
apoya, ya que en algunos casos se conoce empíricamente pero no está redactado
oficialmente en los manuales.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
69
8 RECOMENDACIONES
Se deben de complementar y actualizar los manuales de usuario teniendo en cuenta cada
SI para que sea más fácil su utilización y entendimiento por parte de los usuarios, además
de tener Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS) para garantizar el cumplimiento del soporte
técnico y la calidad en el servicio.
Las dependencias deben de liderar y planear capacitaciones para que todos los empleados
tengan conocimiento de que son y para qué sirven los SI, y el beneficio que les puede traer
usarlos ya que van a tener más agilidad en sus labores cotidianas, es decir, llevar a cabo
un proceso de gestión del cambio que disminuya la resistencia a este por parte del usuario
final.
Con las personas de Gestión de Calidad se deben de actualizar todos los procesos
institucionales de la Universidad, ya que en este momento los SI se están usando pero no
se tienen documentados en los manuales de procedimientos.
Se recomienda a la Universidad del Valle adquirir una ERP que es un sistema de gestión y
de datos único, donde está toda la información de una organización y facilita la toma de
decisiones. La utilidad de la ERP es ayudar a automatizar todos los procesos de la
organización, en este caso la Universidad del Valle ya que permitirá un mayor control de lo
que se hace y un ahorro significativo en costos. Por otra parte, en su defecto fortalecer la
integración entre todos los programas de apoyo para mayor interacción entre estos, lo que
disminuiría el riesgo de parar el funcionamiento de la Universidad en caso de que una ERP
deje de funcionar o se tengan contratiempos con el proveedor.
Área de Gestión de la Información y la Estadística - OPDI
70
9 GLOSARIO DE TERMINOS
Dato: Es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, espacial, etc.) de
un atributo o variable cuantitativa o cualitativa. Los datos describen hechos empíricos,
sucesos y entidades. Es un valor o referente que recibe el computador por diferentes
medios, los datos representan la información que el programador manipula en la
construcción de una solución o en el desarrollo de un algoritmo.
Informe: Consolidado de la información generada en los diferentes reportes, acompañado
de un análisis detallado o general de estos.
Reporte: Salida de información (archivos planos, hojas de cálculo, entre otros), en
registros, listados, tablas, gráficos, establecida por usuarios para uso pertinentes en
informes.
Objeto de Información: Elemento o individuo sobre el cual se maneja el conjunto de
variables o información existentes dentro de un Sistema de Información.
Tipo de usuario: Usuario final que manejo o emplea un Sistema de Información para
determinado fin, de acuerdo a sus necesidades. Entre estos se contempla:
Docentes.
Estudiantes.
Funcionarios.
Empleados públicos.
Trabajadores oficiales.
Pensionados.
Ambiente de Desarrollo: Es el entorno o ambiente de trabajo para desarrolladores
individuales o pequeños equipos de desarrolladores, en el cual se trabaja de forma aislada
de los demás entornos. En este ambiente los desarrolladores pueden probar cambios
radicales en el código sin afectar de forma adversa al resto del equipo de desarrollo; este
tipo de ambiente suele estar ubicado en cada una de las estaciones de trabajo de cada
desarrollador.
Ambiente de pruebas: Es el ambiente más parecido al ambiente de producción. El objetivo
principal de este entorno es simular al entorno de producción con el fin de probar las
actualizaciones (en un entorno similar al de producción) para asegurar que las mismas no
corrompan las aplicaciones existentes en los servidores de producción.
Ambiente de producción: Es el entorno en el cual trabajan los usuarios finales con los
datos reales del negocio. El ambiente de producción puede incluir un servidor único o un
clúster de servidores.
Soporte: Hace referencia al apoyo en la resolución de problemas de una aplicación, que
en el caso de ser una aplicación o sistema desarrollado internamente en la Universidad
tendría soporte interno, de ser un desarrollo externo, igualmente su soporte seria externo,
o en algunos casos el soporte es delegado a la Universidad.
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Contrato de soporte: Aplica para las aplicaciones o sistemas de carácter comercial, con
las cuales se sostiene un contrato de apoyo en la resolución de problemas y dificultades
con el proveedor, que se puedan presentar en el ambiente de producción del producto
adquirido.
Gestión del cambio: Conjunto de procesos que se emplean para asegurar que los cambios
significativos se lleven a cabo en forma ordenada, controlada y sistemática a efecto del
cambio organizacional. Uno de los objetivos de esta, es en lo que respecta a los aspectos
humanos de superar la resistencia al cambio a fin de que los miembros de la organización
de forma ordenada y efectiva de transformación.
Manual del sistema:
El manual técnico o del sistema, es la documentación que se ha levantado, la cual
proporciona al lector la lógica con la cual se ha desarrollado una aplicación o sistema. Es
la documentación propia de cada desarrollador, por la cual se considera necesario ser
llevada a cabo.
Diagrama entidad relación:
Un diagrama de entidad-relación (DER) es una herramienta de modelado de datos que
describe las asociaciones que existen entre las diferentes categorías de datos dentro de un
sistema de empresa o de información.
El diagrama entidad relación es el método más utilizado para representar los datos que
necesita un sistema de información, el cual se basa en la definición de entidades y de
relaciones entre los datos. Existen diversas notaciones para representar diagramas entidad-
relación, como son la notación Chen, la notación Martin, la notación Bachcan, notación
Merise y la notación IDEFX17
Diagrama de paquetes y componentes:
Un diagrama de paquetes muestro cómo un sistema se divide en agrupaciones lógicas
mostrando las dependencias entre ellas. El criterio de agrupamiento está dado para los
paquetes que encapsulan funcionalidad por la cohesión desde el punto de vista del
negocio y para los paquetes que encapsulan aspectos de la tecnología por la cohesión de
la prestación de servicios.
Un diagrama de componentes en el Lenguaje de Modelado Unificado representa cómo un
sistema de software se divide en componentes y muestra la dependencia entres estos.
Estos componentes pueden ser librerías estáticas, librerías dinámicas, etc8.
Casos de uso detallados, historias de usuario, DERS:
Los casos de uso detallados, historias de usuario o Documento de Especificación de
Requisitos (DERS), son instrumentos usados para la documentación de requerimientos
para el desarrollo de un sistema.
7 Desarrollo de sistemas de información: una metodología basada en el modelado, escrito por Vicenç Fernández Alarcón. 8 Ingeniería de Software, escrito por PANTALEO, Guillermo, Ludmila.
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Los requerimientos para un sistema son la descripción de los servicios proporcionados
por el sistema y sus restricciones operativas. Estos requerimientos reflejan las
necesidades de los clientes de un sistema que ayude a resolver algún problema como el
control de un dispositivo, hacer un pedido o encontrar información9.
Diagramas de clases:
Un diagrama de clases describe la estructura de un sistema. Muestra las clases, sus
atributos y métodos, y la relación entre ellas10.
Diagrama de secuencia o actividad:
Un diagrama de secuencia muestra la interacción entre componente y el orden temporal
en que estos mensajes son enviados y recibidos11.
Matriz de Requerimientos de Pruebas (MRP):
Documento en el cual se especifican las validaciones que se hicieron a los casos de uso
del software, y se registran los hallazgos encontrados.
Documento de no conformidades:
Documento en el cual se registra una No Conformidad, es decir, un incumplimiento del
requisito del sistema, sea este especificado o no. Se conoce como requisito una
necesidad o expectativa establecida, generalmente explícita u obligatoria12.
Herramienta de tickets:
Son aplicaciones o herramientas creadas para generar y dar respuesta a solicitudes de
soporte técnico (helpdesk), generalmente usadas para la gestión de solicitudes de soporte
de un sistema o aplicación. Entre las ventajas comunes de este tipo de herramientas está
la posibilidad de hacer seguimiento al estado de las solicitudes, así como la generación de
reportes y estadísticas que sirvan de indicadores de atención a usuarios.
Bitácora de incidentes o necesidades:
Es un instrumento que permite documentar un problema durante un tiempo de tal forma
que mantengamos una visión clara y concisa de lo que está sucediendo.
9 Ingeniería del software, Séptima Edición, escrito por Ian Sommerville. 10 Ingeniería de Software, escrito por PANTALEO, Guillermo, Ludmila. 11 Ingeniería de Software, escrito por PANTALEO, Guillermo, Ludmila. 12 Definición establecida de acuerdo a la Norma ISO 9000:2005