Conduire une réunion

Les différents types de réunions

Transmettre de l'information (Réunion d'information descendante)Bilan, rapport, exposé de décisions et discussion, organisation de travail, briefing

Recueillir de l'information (Réunion d'information ascendante)Interview de groupe, consultation du personnel, enquête de motivation,…

Résoudre un problème, améliorer une situationRéunion- discussion, résolution de problème ou de conflit, réunion de concertation, groupe de créativité.

Prendre des décisions, convaincreRéunion de décision, de négociation, stratégique.

Se perfectionnerRéunion formation

Pourquoi réunir des collaborateurs ?

Pour réussir une réunion

Pour réussir une réunion il faut :La préparer - La conduire – L’évaluer

PréparerSi vous n’avez pas l’intention de préparer votre réunion : mieux vaut l’annuler tout de suite…

Définir le type de réunionOrganiser le contenuConvenir d’un objectifOrganiser la logistiqueConcevoir l’animationInviter à participer

Pour réussir une réunion

Conduire une réunion c’est …Ouvrir

Accueil des participants. Cadrage général

AnimerFaire vivre. Illustrer. Conduire sur les objectifs.

ClôturerSynthétiser. Proposer une suite.

Pour réussir une réunion

Evaluer quoi? Les résultatsLa participation

Les caractères de la réunion

L’organisation pratique d’une réunion

Préparation personnelle du conducteur de la réunionLe conducteur est un outil qui permet d’organiser son animation

Proposer et structurer un plan du type :Quoi : de quoi dois-je parler ? Qui : Quel est le public présent ? Où : Etat des lieux Quand : Rythme des informations à quel moment traiter tel point ? Les questions et leurs réponses. Comment : de quelle façon dois-je m'y prendre pour animer (réunion directive, participative) ? Réagir : quels sont les situations qui risquent d’être critiques ? Comment anticiper, s’il y a lieu, les réponses ? Les effets : Quelles conséquences sur le déroulement de la réunion (et à long terme ?). Causes : Chercher à comprendre le pourquoi. Propositions : Si difficulté, proposer une porte de sortie.

Choix des méthodes d'animation

Le choix d’une méthode dépend de :

La composition du groupeL'objectif de la réunionLe ou les thèmes traités La personnalité de l'animateur

Utiliser avec discernement la méthode participative ou directive.

(cf. management d’équipe)

C’est l'expérience qui fabrique l’animateur

Préparation des participants

Invitation ou convocation?L’invitation permettra à chacun de situer dans son agenda la réunion et de réfléchir sur les thèmes abordés. Elle doit préciser la date, le lieu, l'heure et la durée probable de la réunion.L’invitation doit être formelle sans être ‘menaçante’

Les documentsOn peut faire parvenir aux participants des documents de réflexion qui permettront de préparer la réunion (de préférence courts et synthétiques).

Préparation matérielle de la réunion

La salle de réunionChoisir une salle vaste pour que chacun se sente à l'aise, un bon éclairage, une température agréable. Votre style d'animation déterminera la disposition des tables. Une ambiance générale agréable permettra d'être plus "proche" des participants.

Les accessoiresDisposer d'un paper-board (quoi qu’il en soit), utiliser un PowerPoint (attention la pénombre endort !), un rétro projecteur pour la diffusion de transparents (?) et parfois du matériel audio.

Préparation matérielle

Déroulement de la réunion

Des règles communes à tous les intervenants

Déroulement de la réunion

Des règles relatives au manager de la réunion

Une réunion échoue sans la participation de ses acteurs. Un manager peut conclure à l’efficacité d’une réunion parce qu’il a mobilisé le temps de parole : il pense avoir transmis l’information : il se trompe !..

La dynamique de la réunion dépend avant tout des talents d’animateur du manager. Le responsable invitant ouvre la réunion, accueille, donne le sens et l’ordre du jour.

Déroulement de la réunion

C’est à l’animateur de :

Utilisation des outils pendant la réunion

TableauxIls fixent l'attention, frappent l'imagination, facilitent la compréhension, simulent la réflexion, facilitent l'analyse, évitent la dispersion, centrent sur le sujet, rassemblent les participants en leur servant de mémoires collectives. Ils font réagir et renforcent l'accord, facilitent la prise de note, l'énoncé des synthèses partielles.

Moyens audiovisuelsLes images projetées sont polysémiques (elles ont plusieurs sens) et les lectures seront différentes entre les participants. A utiliser en fonction d'un objectif précis et dans une situation maîtrisée

La fin de la réunion

Soigner la fin de la réunionDernier acte : le final

C’est sur cette dernière ‘impression’ que les participants quitteront la réunion. Marquez les esprits pour qu’ils retiennent le meilleur de votre prestation.Laissez, s’il y a lieu, une trace écrite de votre réunion.Remerciez les participants.