EBS_Digest_Issue4

півр

ічне

вид

ання

| ви

пуск

#4

sem

iann

ual |

iss

ue #

4

ДайджестDigest

leadership transparency

legality motivation

лідерство прозорість законність мотивація

www.ebskiev.com

Олена Вольська

Helen Volska

Керуючий партнер та директор Managing Partner and Director

Політичний вектор України і ре-альне економічне прагнення до євроінтеграції призводять до по-ступової неминучої уніфікації до-

кументообігу, а також бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Перехід публічних акціонерних ком-паній (ПАТ) на міжнародні стандарти фі-нансової звітності з 2012 року – один із кроків в цьому процесі. Для ряду компаній такі зміни стали неприємним, а головне – здавалося б непотрібним сюрпризом, що вимагає додаткових витрат і адміністру-вання. Інші ж, які вже мають досвід про-ходження міжнародного аудиту, і відчули всі його ЗА і ПРОТИ, навпаки зраділи можливості об'єднати два обліки в один.

Прагнення українських компаній до ринків міжнародного капіталу, так чи інакше, впливає на операційну діяль-ність компаній, часто додаючи в таку діяльність більше формалізації і бюро-кратії, результати якої компанії повинні побачити дещо пізніше. Безумовно, такі зміни впливають на роль бек-офісу, по-ступово перетворюючи фінансові ди-рекції з традиційних підприємницьких «казначейств» у повномасштабні і бага-тофункціональні підрозділи, без ефек-тивної роботи яких неможливо провести жодну серйозну операцію.

Хоча ці актуальні питання на порядку денному здаються новими, вони без-умовно турбували багато поколінь до нас і, швидше за все, це нове звучан-ня традиційних питань. Отже, де межа між бюрократією, результативністю та ефективністю роботи бізнесу? Саме цим питанням ми приділили увагу у цьому випуску EBS Digest.

Ukraine’s political orientation and the country’s real economic commitment to European integration are leading to the inevitable gradual harmonization

of documents, as well as the harmonization of accounting and financial reporting.

Public stock companies’ transition to using international financial reporting standards in 2012 constitutes one of the necessary steps in this process. For some companies, such changes have become an unpleasant process and, of greatest significance, they may seem to be an unnecessary surprise, requiring addi-tional costs and administration. Other entities, which already have experience in performing international audits and have experienced all its pros and cons first-hand are, on the con-trary, welcoming the opportunity to combine the two forms of reporting into one unified com-prehensive approach.

On way or another, Ukrainian companies’ desire to be active on global capital market-shaving an effecton companies’ respective operations, often in terms of scaling back some of the activities that aremore bureaucratic and that involve many formalities – suchcompanies will see the fruits of these measures a little later on. Of course, such changes also affect the role of the back-office, gradually trans-forming financial management practices from traditional business practices to full-scale and multi-functional units without resorting to labor-intensive work, with which it would be impos-sible to conclude any serious business deals.

Although these important issues on the agenda seem to be new, they are certainly something that has posed a challenge to many generations before us and, most likely, this can be considered a new ‘packaging’ of a long-standing problem. Thus, it must be asked where exactly the line exists between bureaucracy, and business effectiveness and efficiency?

не розрахувавши, братися за роботу,

скільки вона потребує праці і часу

Безглуздо

і чи вистачить сил довести її до

кінця.Робінзон Крузо

Даніель Дефо

“It is foolish to take a new job without calculating how much time and effort it

will require and whether there be enough strength to see it through to the end”

Robinson Crusoe by Daniel Defoe

Back-office: індивідуальна відповідальність – загальний результат ..........................................................c.7

Ukrainian companies’ adoption of IFRS without any difficulties .............p.12

The back office: individual responsibility – overall result ...........p.7

Формалізація бізнес-процесів: бюрократичний бар’єр або відправна точка? .....................................c.16

Formalizing business process: bureaucratic barrier or starting point? ....................................................................p.16

Перехід українських компаній на МСФЗ без труднощів ..........................c.12

піврічне видання | випуск #4Дайджест 7

У чому ж причина таких неконструктив-них зборів? Чому дорослі розумні люди, більш того – успішні керівники, кілька годин поспіль звинувачують один одно-го в зірваних термінах поставок товару, некоректно оформленій документації, помилках в перерахуванні платежів і, як наслідок, втраті клієнтів?

Однією з головних причин цього є від-сутність чіткого розмежування в функціо-налі підрозділів компанії, спільно задіяних в тому чи іншому проекті.

Але настає момент, коли топ-менеджер і сам розуміє, що ситуація з робочими на-радами виходить з-під контролю. І якщо не вжити жодних дій щодо зміни положення, загострення пристрастей і відсутність ре-зультату негативно відіб’ються на всьому бізнесі.

У тилу і на передовійВрятувати описане вище критичне по-

ложення допоможе структурне і функці-ональне розділення компанії на два вза-ємодоповнюючих «табори»: фронт-офіс і бек-офіс.

Саме це важливе питання стоїть на по-рядку денному того топ-менеджера, який

So what is the reason for such non-con-structive assembly? How can intelligent adults, who are, in fact, successful execu-tives, waste several hours, not to mention energy, accusing each other for the failure to meet deadlines for the delivery of goods, the incorrect processing of documentation, errors in transacting payments, and consequently, the loss of customers?

One of the main reasons for such behav-ior is the lack of a clear demarcation in the functional departments within the company, where such departments are jointly involved in a particular project.

But there comes a time when a top man-ager himself understands that the situation with working meetings simply gets out of con-trol. He is also aware that, if nothing is done to change the situation, the intensity of emo-tions and lack of results will ultimately have a negative impact on the business as a whole.

In the rear and on the frontExcept for the above-described critical

situation, one thing that will help the com-pany is to ensure the structural and functional separation of two complementary “camps”:

Back-office: індивідуальна відповідальність – загальний результат

The back office: individual responsibility – overall result

There are many managers, who, bear heavy responsibility for making im-portant decisions due to their high ranking position, do not like meetings

very much. This is not necessarily because they have nothing to say at them, that they get bored or that they fear that they will be seriously reprimanded. Rather, as a rule, the reason for their reluctance to once again en-ter the office of a top manager, where many of his colleagues (usually department heads) have gathered is rather simple: such a meet-ing may yet again poses risk of becoming a “Clash of the Titans” or, worse, a banal showdown about who is right and who is not.

Багато керівників, на яких, в силу високої посади лежить відпові-дальність прийняття управлінських рішень, дуже не люблять нарад. І

зовсім не тому, що їм нема чого на них сказати, нудно або є страх отримати сер-йозну догану. Як правило, причина неба-жання в черговий раз входити в кабінет топ-менеджера, де зібралися і колеги – керівники структурних підрозділів, проста: нарада знову ризикує перетворитися на «битву титанів» або, що ще гірше, на ба-нальне з’ясування стосунків: хто правий, а хто – ні.

8

the front office and the back office.Namely this very important issue is on the

agenda of those top managers, who seek to establish effective communication between the various business units in order to achieve a common beneficial outcome.

For the manager or owner of the company to be able to do this properly, without violating basic business processes, it is important to understand the essence of the back office and just what functions can be transferred to this part of the company’s organizational structure.

Given the context of today’s business en-vironment, there are several definitions of “back office”:

1. This is a division of the company, the functions of which include the following:

• Recording transactions and transactions and processing related paperwork;

• Supporting transactions;• Monitoring the implementation of tasks

and plans.

2. The back office is comprises of all business units, which serve to support its core activities. In other words, it is an association of supporting units that service different set of operations, as follows:

• Credit lending; • Investment banking;• Recording and controlling business

operations;• Credit/debit card business;• Legal services;• Information technology;• Contact center, etc.The most common of these two versions

among domestic companies is the first defini-tion. However, the experience of international practice demonstrates that the most loyal version is actually the second one.

But there is a third option in terms of mov-ing towards a division of labor: the company can gradually evolve from the first model of the back office to the second one. Over time, it can even arrive at the fact that most of the supporting core business functions can be designated for outsourcing instead. This is an attractive option for top managers in many re-spects, among which the most important are:

• A significant cost savings in terms of maintaining a staff support structure;

прагне налагодити ефективну взаємодію між підрозділами компанії для досягнення спільного результату.

Для того, щоб зробити це правильно, не порушивши основні бізнес-процеси, керівнику або власнику компанії важли-во розуміти, в чому суть бек-офісу, і які саме функції можна передати цій частині організаційної структури.

На сьогоднішній день в середовищі біз-несменів існує кілька визначень поняття «бек-офіс»:

1. Це підрозділ компанії, до завдань якого входить:

• Реєстрація операцій та угод, їх доку-ментальне оформлення;

• Супровід угод;• Контроль виконання поставлених за-

вдань і планів.

2. Бек-офіс – це всі підрозділи компанії, які виконують функції підтримки основної діяльності. Іншими словами, це об’єднання підтримують підрозділи з різним набором операцій, які вони обслуговують:

• Кредитування;• Інвестиційний бізнес;• Реєстрація та контроль господарських

операцій;• Картковий бізнес;• Юридична служба;• Інформаційні технології;• Контактний центр та ін.Найпоширенішим серед вітчизняних

компаній є перше визначення. Однак, з досвіду світової практики, найбільш ві-рним – друге.

Але можливий і третій варіант перехо-ду до розділення функцій: компанія може поступово, еволюційно рухатися від пер-шої моделі бек-офісу до другої. А з часом може прийти навіть до того, що більша частина функцій, які підтримують осно-вний бізнес, може бути віддана на аутсор-синг. Це привабливо для топ-менеджера з багатьох аспектів, серед яких найбільш важливими можна назвати:

• Суттєва економія коштів на утри-мання штату співробітників допоміжної структури;

• Більш високий результат роботи під-тримуючого підрозділу, тому що за справу беруться профільні кваліфіковані фахівці.


• Improved results of the operations of the supporting business unit due to the involve-ment of highly qualified professionals.

Which model the company’s owner will choose to facilitate business restructuring is ultimately up to him. It is, however, important to take into account the specific sphere of business, the level of the company’s develop-ment, and the opportunities that exist within the organization in terms of correcting or even completely changing its business processes.

Once the company has achieved a de-tailed analysis, identified its strengths and opportunities, and calculated risks in rela-tion to the division of responsibilities, it can safely approve new business models and build communication between its composite departments.

This consistent and planned transition to-wards the separation of business functions should allow top managers, with the lowest financial expenditures involved, to build a solid foundation for the effective management of a business support unit when it is finally formed and the company starts to ultimately see the results.

But all this will no doubt occur later. In the meantime, the company has plenty of work ahead of it: it is necessary to map out the business processes of the new structures, to check everything in detail, and only then begin to introduce new principles at the com-pany. While not an exhaustive list, the most important elements are as follows:

• The creation and implementation of a new corporate culture at the company, ac-cording to which the task of the back office is to help those divisions that are “on the front” so to speak. This is, in order words, the front office;

• The back office is a division of the com-pany that is designed not only to assist the rest of the divisions in performing their main activities, but also to keep track of opera-tions and transactions. Thus, the back office also provides an independent assessment of ongoing operations and executes them accordingly.

The back office – a friend, but the truth is dearer

Another important point that top man-agers should recall is that this represents

Яку модель реструктуризації компа-нії вибере власник – вирішувати йому. Важливо тільки враховувати специфіку бізнесу, рівень розвитку компанії і можли-вості, які є у організації для коригування або навіть повної зміни бізнес-процесів.

Коли ж все детально проаналізовано, визначені сильні сторони і можливості компанії, прораховані можливі ризики при поділі зон відповідальності, компа-нія сміливо може затверджувати нові біз-нес-моделі і вибудовувати комунікації між підрозділами.

Такий послідовний і спланований пере-хід до розподілу функцій дозволить топ-менеджеру з найменшими ресурсними витратами закласти міцну основу для ефективного управління блоком підтримки бізнесу, коли він буде остаточно сфор-мований, і з’являться перші результати роботи.

Але все це, безсумнівно, буде пізніше. А поки в компанії кипить робота: необхід-но створити карти бізнес-процесів нових структур, перевірити все до самих дрібниць, і тільки потім починати впроваджувати нові принципи в роботу компанії. Перерахуємо деякі з них, найбільш важливі:

• Створення та впровадження в компа-нії нової корпоративної культури, згідно з якою завдання бек-офісу – допомога в роботі тим підрозділам, які перебувають «на передовій», тобто, фронт-офісу;

• Бек-офіс – це підрозділ компанії, по-кликаний не тільки допомагати всім іншим підструктурам в основній діяльності, а й контролювати операції та угоди. Таким чином, бек-офіс дає незалежну оцінку проведеним операціям, оформляє їх від-повідним чином.

Бек-офіс – друг, але істина дорожчаЩе один важливий момент, про який

варто пам’ятати топ-менеджерам, це фор-малізація відносин між фронт-офісом та бек-офісом.

В даний час у світовій практиці широко використовується Угода про рівень надан-ня послуги (Service Level Agreement або SLA). Суть даної угоди в тому, щоб чітко встановити всередині організації регулю-вання взаємовідносин між підрозділами, залученими в один процес.

10

a formalization of the relationship existing between the front office and the back office.

At the present time, a Service Level Agreement (or SLA) is common used in world business practices. The essence of this agreement is that it clearly establishes a system for regulating relations between the entities involved in a single process within a given organization.

Such an agreement provides a detailed description of performance standards for the work of the back office, the ways and means to monitor and measure its performance, as well as the cost of the back office’s opera-tions, which is ultimately “paid for” by the front office after achieving the overall result.

Such agreements about the level of ser-vices to be provided are very efficient in terms of compliance with mutual agreements, as well as for the purpose of eventually evaluat-ing the performance of the back office.

Consultants available to provide assistance

It does sometimes happen that, both oral-ly and on paper, the process of separating functions between the company’s divisions is rather straightforward and simple. However, in fact, things are not always so rosy for all top managers.

If the possible risks of creating a back of-fice within the company seem to be obvious, in such a case you should seek the assis-tance of external consultants. All the more so since the resolution of this important task through outsourcing actually offers a number of clear advantages:

1. An objective view of the situation in the company. It is difficult for the owner to ignore, and to not take the concerns of his native “child”, so to speak, to heart in making strate-gic decisions. An external consultant, on the contrary, looks at the situation from the outside and in realizing his purpose, his decisions will only be influenced by objective factors.

2. The ability to maintain constructive rela-tions between the company’s divisions. In re-lation to communications about harmonizing the new business processes, functions, etc., the company can always resort to using an intermediary, such as an external consultant.

3. The efficient use of staff time. During the transition to the company’s new structure,

У такій угоді міститься детальний опис показників роботи бек-офісу, методів і за-собів контролю, а також прописана вар-тість роботи бек-офісу, яку «виплатить» цьому підрозділу фронт-офіс після отри-мання загального результату.

Подібні Угоди про рівень надання по-слуги дуже ефективні з точки зору дотри-мання взаємних домовленостей, а також для оцінки ефективності роботи бек-офісу.

Консультанти в допомогуТрапляється, що усно і на папері процес

поділу функцій між підрозділами компанії цілком зрозумілий і простий, а на практиці, для топ-менеджера все виглядає не так райдужно.

І якщо можливі ризики самостійного створення в компанії бек-офісу в наявнос-ті, то в даному випадку варто звернутися по допомогу до зовнішніх консультантів. Тим більше, що вирішення такого важли-вого завдання за допомогою аутсорсингу має ряд істотних переваг:

1. Об’єктивне бачення ситуації в ком-панії. Власнику складно абстрагуватися, і не приймати близько до серця турботи рідного «дітища» при прийнятті стратегічно важливого рішення. Зовнішній консультант, навпаки, подивиться на ситуацію збоку, і на його рішення в частині завдань будуть впливати тільки об’єктивні фактори.

2. Можливість зберегти конструктивні відносини між підрозділами. А для кому-нікацій з питань узгодження нових бізнес-процесів, функцій і т.д. є посередник – зо-внішній консультант.

3. Раціональне використання робочого часу співробітників. Під час процесу пе-реходу на нову структуру співробітникам немає необхідності відволікатися на ви-конання додаткових завдань, пов’язаних із змінами в компанії. Всю роботу по під-готовці, оформленню, узгодженню доку-ментації бере на себе консультант.

Як бачите, залишити у минулому раз і назавжди щотижневі і щомісячні баталії в кабінеті керівника у зв’язку з невиконани-ми по чиєїсь вини планами досить просто. Головне, чітко визначити, чим повинні, на ваш погляд, займатися фронт-і бек-офіси. В іншому – ми Вам допоможемо!


employees do not need to be distracted by additional tasks related to the changes tak-ing place in the company. A consultant can perform all the work done on the preparation, execution, and coordination of the necessary documentation.

As you can see, it is really not so difficult to finally leave behind, once and for all, those weekly and monthly battles in the director’s office about someone’s non-fulfillment of someone else’s plans. The main thing re-quired is to clearly define, in your own opin-ion, what should be the functions performed by the front and back offices respectively. With regards to the rest, we’d be happy to assist you!

12

Компаніям, які не входять в вище пе-релічений список, надали можливість самостійно приймати рішення про вико-ристання МСФЗ для складання звітності. Крім цього будь-яка Компанія може вести бухгалтерський облік, керуючись виключ-но міжнародними стандартами, для цього необхідно інформувати про своє рішення Державні органи.

Багато компаній, які раніше не стикали-ся з МСФЗ, з побоюванням зустріли зміни в законодавстві України. Хоча, якщо по-рівняти МСФЗ зі звичними національними стандартами, то відразу стане зрозуміло, що вимоги до бухгалтерського обліку в них досить схожі, а багато з них взагалі ідентичні. Складнощі в переході на МСФЗ можуть виникнути у тих компаній, які при веденні бухгалтерського обліку не дотри-муються вимог П(С)БО, а також у яких перевага віддається веденню податкового обліку. Такі складнощі можна легко усу-нути наступним чином:

• навчанням персоналу;• написанням чітких облікових політик,

що підвищить дисциплінованість співробіт-ників в процесі ведення бухгалтерського обліку;

• розділити податковий та бухгалтер-ський облік в системі обліку.

Companies that do not fall within the list provided above have been given the opportu-nity to decide for themselves as to the use of International Financial Reporting Standards (IFRS) for reporting purposes. In addition, any company can maintain accounting records, guided solely by international standards; for this, it is necessary to inform the relevant state agencies about this decision.

Many companies that have not previously encountered IFRS have welcomed the new changes in Ukrainian legislation with caution. However, if you compare IFRS accounting with the customary national standards, it immediately becomes clear that the accounting requirements in both of them are actually quite similar, and many of them are largely identical. The companies that will face difficulties in making the transition to IFRS accounting may be those who do not comply with the requirements of Ukrainian Accounting Standards in their management accounting practices, as well as those that give priority to the maintenance of tax records. Such issues can be easily resolved through the following activities:

• The training of personnel;• Writing clear accounting policies that will

improve employees’ disciplinein the account-ing process;

Перехід українських компаній на МСФЗ без труднощів

Ukrainian companies’ adoption of IFRS without any difficulties

On May 12, 2011, the Parliament of Ukraine amended the Law of Ukraine “On Accounting and Financial Reporting in Ukraine”,

which raised the issue of Ukrainian com-panies’ adoption of international financial reporting standards. Already beginning in 2012, various kinds of businesses – public joint stock companies, banking institutions, insurance companies, and companies en-gaged in activities that have been approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine – are required to prepare and publish their financial statements and consolidated financial state-ments according to international standards.

12 травня 2011 Верховною Радою України були внесені зміни в Закон України «Про бухгал-терський облік та фінансову

звітність в Україні», які порушили питання переходу українських компаній на між-народні стандарти фінансової звітності. Вже з 2012 року публічні акціонерні то-вариства, банківські установи, страхові компанії, а також компанії, які займають-ся видами діяльності, затвердженими Кабінетом Міністрів України, зобов’язані складати і опубліковувати фінансову звіт-ність та консолідовану фінансову звітність за міжнародними стандартами.


• Dividing tax reporting and accounting within the company’s accounting system.

The main difference between IFRS and national accounting standards is the prin-ciple ”substanceover form”. This principle is among those that are fundamental in the management of accounting under IFRS. Unfortunately, despite the fact that the National Accounting Regulations (Standards) also declares this principle, most Ukrainian companies do not observe it, and reflect their-business operations solely on the basis of legal form, ignoring the economic reality.

If a company observes national standards in its accounting records maintenance and does not have any operations that may be interpreted in two different ways, then one can say with confidence that such a company would have only minimal difficulties in making the transition to IFRS accounting in the case that they experience any at all.

Upon analyzing and comparing the re-quirements for preparing financial statements and consolidated financial statementsunder IFRS and Ukrainian Accounting Standards, here we can definitely identify a large number of differences. IFRS accounting requires ad-ditional disclosures, notes and an analysis of the company’s financial performance, which is not stipulated according to national ac-counting standards. The latter also provide clear reporting forms, which make up part of the required financial information. IFRS gives the company the opportunity to choose for itself what form of reporting should be uti-lized, adjusting only the main methodological approaches.

Until recently, most companies that are required to or have independently agreed to prepare their reporting according to IFRS had no information about government agen-cies’ requirements about the reporting format. On December 7, 2011, the National Bank of Ukraine, the Ministry of Finance, and the State Statistics Service of Ukraine drafted the Letter “On the application of international accounting standards”. According to this let-ter, the procedure for preparing the financial statements and consolidated financial state-ments of companies (excluding banks) is de-termined according to Ukrainian Accounting Standards.

Consequently, in preparing financial state-ments under IFRS, the company should use

Основною відмінністю МСФЗ та наці-ональними стандартами у сфері ведення бухгалтерського обліку є принцип превалю-вання сутності над формою. Цей принцип є одним з основоположних при веденні бух-галтерського обліку за МСФЗ. На жаль, не дивлячись на те, що П(С)БО також декларує даний принцип, більшість українських ком-паній його не дотримуються, і відображають операції, виключно виходячи з юридичної форми, ігноруючи економічну сутність.

Якщо Компанія при веденні бухгалтер-ського обліку дотримується національних стандартів і не має операцій, які можна трактувати двояко, то можна з упевненіс-тю стверджувати, що труднощів при пере-ході на МСФЗ у бухгалтерському обліку буде мінімум, якщо вони будуть взагалі.

Якщо аналізувати і порівнювати ви-моги до складання фінансової звітності та консолідованої фінансової звітності МСФЗ і П(С)БО, то тут дійсно існує велика кількість відмінностей. МСФЗ вимагає до-даткові розкриття, примітки та аналіз фі-нансових показників, що не передбачено національними стандартами. Національні ж стандарти передбачають чіткі форми звітів, які входять до складу фінансової інформації. МСФЗ дає вибір Компанії, в якій формі складати звітність, регулюючи тільки основні методологічні підходи.

До недавнього часу більшість Компаній, які зобов’язані або прийняли рішення скла-дати звітність за МСФЗ, не мали ніякої інформації про вимоги державних органів до формату складання звітності. 7 грудня 2011 НБУ спільно з Міністерством фінансів України та Державною службою статисти-ки Україні склали Лист «Про застосування міжнародних стандартів фінансової звіт-ності. Відповідно до даного листа порядок складання фінансової звітності та консолі-дованої фінансової звітності підприємств (крім банків) визначається П(С)БО.

Отже, Компанії, при складанні фінан-сової звітності за МСФЗ, будуть вико-ристовувати знайомі форми звітності. Якщо облікова система Компанії досить автоматизована і дозволяє формувати стандартні форми фінансової звітності, то при переході в бухгалтерському обліку на МСФЗ підприємство не понесе жодних додаткових витрат, і не буде зазнавати труднощів при підготовці МСФЗ.

14

the form of reporting that it is familiar with. If the company’s accounting system is suf-ficiently automated and allows you to create standard forms of financial statements, then, in making the transition to IFRS accounting, the company does not incur any additional costs and should not face any difficulties in the preparation of IFRS reporting.

As strange as it may sound, the compa-nies that may face potential difficulties will be those that already have some experience in preparing financial statements under IFRS. This is especially true with respect to com-panies that have automated the process of preparing their financial statements, since the reporting formats that are included in the financial statements may not fully comply with Ukrainian legislation. For a more detailed description of the possible complications, approaches to the construction of each type of report should be analyzed.

Balance Sheet (Statement of Financial Position)

IFRS accounting, in contrast to national accounting standards, does not regulate the format in which this report is drafted, but it does contain a number of minimum require-ments for items that must be included in this report. Companies that already have ex-perience preparing reports under IFRS will need to modify the format of the Balance Sheet in accordance with the requirements of Ukrainian legislation. From our point of view, this should not be a big problem for companies, since the format of the National Balance is sufficiently similar to the format that is used by most companies when report-ing under IFRS.

Profit and Loss Statement (Statement of Comprehensive Income)

In accordance with IFRS, the Statement of Comprehensive Income consists of two sections or two separate reports (this is for the company to decide for itself) –the Income Statement, and Other Comprehensive Income. The company may use the first part of the Statement of Comprehensive Income (or Income Statement) for preparing the standard form no. 2 due to the fact that they both have a fairly similar structure. The only problem point with this may be that, in form

Можливі труднощі, як це не дивно, мо-жуть виникнути у компаній, які вже мають досвід складання фінансової звітності по МСФО. Особливо це стосується Компаній, які автоматизували процес побудови фі-нансової звітності, оскільки формати зві-тів, які входять до складу звітності, можуть не відповідати законодавству України. Для більш детального опису можливих склад-нощів необхідно проаналізувати підходи до побудови кожного виду звітів.

Баланс (Звіт про фінансовий стан)МСФЗ, на відміну від національних

стандартів, не регулює формат складан-ня даного звіту, а лише містить ряд міні-мальних вимог до статей, які обов’язково повинні бути включені до складу даного звіту. Компанії, які вже складали МСФЗ звітність, повинні модифікувати формат Балансу відповідно до вимог українського законодавства. З нашої точки зору, це не стане великою проблемою для Компаній, оскільки формат національного Балансу досить схожий на формат, який викорис-товує більшість Компаній при складанні звітності згідно з МСФЗ.

Звіт про фінансові результати (Звіт про сукупний дохід)

Відповідно до МСФЗ, Звіт про сукуп-ний дохід складається з двох розділів або двох окремих звітів (за вибором Компанії) – Звіт про фінансові результати, Інший сукупний дохід. Компанія може використо-вувати першу частину Звіту про сукупний дохід (або Звіт про фінансові результати) для складання стандартної Форми № 2, оскільки вони мають досить схожу струк-туру. Єдиним проблемним моментом може бути наявність у Формі № 2 такого розділу звіту як Надзвичайні доходи і збитки, які не виділяються окремо в МСФЗ звітнос-ті. Для вирішення цієї проблеми Компанії необхідно буде виділити такі доходи (збит-ки), якщо вони були, з інших статей Звіту і віднести на коректну статтю.

Звіт про рух грошових коштівВідповідно до національних стандартів

для побудови даного звіту використову-ється прямий метод. МСФЗ також дають перевагу прямому методу складання


Звіту, але не забороняють використання непрямого методу. На практиці більшість компаній для цілей підготовки МСФЗ. Це тягне за собою додаткові роботи, пов’язані з підготовкою аналогічного звіту для під-готовки звітності відповідно до законо-давства України. Компанія може вирішити цю проблему за допомогою автоматизації побудови такого звіту в системі МСФЗ обліку. Для цього необхідно створити ко-ректний довідник «Статей руху грошових коштів» і базуючись на цій інформації по-будувати необхідний звіту.

Звіт про власний капіталФормат цього звіту в МСФЗ та П (С) БО

є практично ідентичним, тому особливих проблем, пов’язаних зі складанням такого звіт виникнути не повинно.

Виходячи з вищесказаного, можна зро-бити висновок, що при грамотному веден-ні бухгалтерського обліку і достатньому рівні автоматизації облікової системи у Компанії не повинно виникнути труднощів при переході на МСФЗ. Компанії, які по-стійно складають фінансову звітність за МСФЗ, можуть сміливо переходити на між-народні стандарти не тільки в підготовці звітності, а й у веденні бухгалтерського об-ліку, що мінімізує трудовитрати на ведення паралельного обліку або трансформації звітності.

no.2, there is a section of the report called ‘extraordinary gains and losses’, which are not allocated separately in IFRS reporting. To address this issue, the company will need to allocate such gains (losses), if there are any, of other items of the Statement and relate them to the correct article.

Cash Flow StatementIn accordance with the national stand-

ards for the formation of this report, the di-rect method is used. International Financial Reporting Standards also give preference to the direct method of reporting, but does not prohibit companies from using the indirect method. In practice, most companies use indirect method for the purpose of preparing reports under IFRS. This entails additional work associated with the preparation of a similar report for presenting financial state-ments in accordance with Ukrainian legisla-tion. A company can resolve this problem by automating the construction of such a report in the IFRS accounting system. To do this, it is first necessary to create a proper guide regarding “Cash flow items” and, based on this information, create the required report.

Statement of Owner’s EquityThe format of this report in IFRS and us-

ing Ukrainian Accounting Standards is virtu-ally identical, so there should be no special problems associated with the preparation of this report.

Based on the foregoing, it can be conclud-ed that, given that a company’s accounting records are properly maintained and with a sufficient level of automation of its accounting system, a company should not have much difficulty in making the transition to the IFRS system. Companies that regularly prepare their financial statements in accordance with IFRS standards, can safely make the move to using international standards not only in the preparation of its financial reporting but also in its accounting records maintenance. This would minimize the effort required to maintain parallel accounting or to restate fi-nancial statements according to Generally Acceptable Accounting Principles.

16

Формалізація бізнес-процесів: бюрократичний бар’єр або відправна точка?

Formalizing business process: bureaucratic barrier or starting point?

The effectiveness of business process-es is one of the key themes when it comes to building up any company. The result inevitably depends on the

extent to which the processes are exactly de-tailed and the degree to which they are clearly understood by all staff members involved in these processes.

At this time in Ukraine, far from all com-panies conduct their operations according to a well-oiled mechanism in terms of smooth-ing out the smallest details of their business processes. However, we can observe a trend whereby more and more executives and busi-ness owners are seriously considering the need to introduce and specify all processes entailed in the company’s activities.

As a result, companies find themselves in one of several typical situations given this stage of their development:

1. The top manager understands the need to reduce costs by improving the efficiency of his business.

2. The top manager or owner of the com-pany initiates the process of automatizing the company’s operations.

3. The company aims to increase revenue, but its management still does not clearly un-derstand how this can be achieved and where it can find additional production reserves.

4. The company’s customers are not receiv-ing the product they desire or are obtaining it in the case of violations of the agreed-upon terms.

5. The company’s management wants to gain a clear and concise picture of all possible points of control in terms of the company’s activities, as well as achieve the timely reporting of those persons responsible for the monitoring process.

6. Company employees periodically ex-press their dissatisfaction with specific repeat-ed actions that result in the loss of a signifi-cant amount of working time in their respective spheres of activity.

На сьогоднішній день в Україні дале-ко ще не всі компанії працюють по на-лагодженим до найдрібніших подробиць бізнес-процесам. Але тенденція така, що все більше і більше керівників і власників бізнесу всерйоз замислюються про необ-хідність введення та опису в компанії всіх процесів діяльності.

В результаті, компанії опиняються в од-ній зі звичайних для даного етапу їх роз-витку ситуації:

1. Керівник розуміє необхідність у ско-роченні витрат за рахунок підвищення ефективності роботи підприємства.

2. Керівник або власник компанії ініці-юють процес автоматизації роботи.

3. Компанія прагне до збільшення до-ходів, але у керівництва поки що відсутнє чітке розуміння, за рахунок чого це можна зробити і де саме шукати додатковий ви-робничий резерв.

4. Клієнти компанії не отримують ба-жаний продукт або отримують його з по-рушеннями обумовлених термінів.

5. Керівництво компанії бажає мати ясне і чітке уявлення про всі можливі точки контр-олю діяльності, а також своєчасну звітність від осіб, відповідальних за процес контролю.

6. Працівники компанії періодично вияв-ляють невдоволення повторюваними діями на своїх ділянках роботи, які віднімають значну кількість робочого часу.

Перераховані моделі – лише мала час-тина того, що може послужити для керів-ника поштовхом до першої і найбільш важ-ливої дії: аналізу ситуації, що склалася.

Ефективність бізнес-процесів – це одна з ключових тем при побудові роботи будь-якої компанії. І саме від того, наскільки чітко описані

процеси, наскільки вони зрозумілі всім співробітникам, задіяним в цих процесах, і буде залежати результат.


The above-listed scenarios are only a small part of what could, for managers, serve as an impetus to take the first and most important step: a critical analysis of the situation.

Gaining a clear understanding of the situation

In order for the top manager or business owner to ultimately be able to figure out the current state of affairs with his company, it is important to first clarify the following:

• Specifically what should be done at a certain stage of a given process and who should do it?

• Who should the task of monitoring such actions be assigned to?

• Who is responsible for the final result of specific actions?

• How is it possible to improve the effec-tiveness of business processes?

But it seems to be an impossible feat to ex-plain all of this to the company’s management. After all, the company has never previously formalized (described in detail) its own busi-ness processes. Consequently, the criteria for evaluating the accuracy and efficiency of such processes are also lacking.

It is quite a different situation when it comes to performing a similar analysis in a company where the formalization of business processes is the rule, and where the formalization process is strictly regulated. In such companies, man-agers are always able to receive answers to their questions. In addition, the manager also has some leverage over employees engaged in a particular business process. Whether someone has made a mistake at some stage of the process, or whether he/she has gone past deadline – there always exists a formal-ized and approved business process, on the basis of which any action can be analyzed.

From analysis to action What should be done in the case that a

manager works at a company that has not yet undertaken to determine and implement business processes, where there is a need for understanding of the situation? As a rule, he immediately requests that the necessary business processes be established, and spe-cial attention is given to the particular difficult situation that he has analyzed.

Розібратися в ситуаціїОтже, керівнику або власнику, розби-

раючись в існуючому стані справ, важливо з’ясувати наступне:

• Хто і що саме робить на певному етапі конкретного процесу;

• На кого покладено функцію контролю за дану дію;

• Хто несе відповідальність за кінцевий результат дії;

• Яким чином можна підвищити ефек-тивність бізнес-процесу.

Але з’ясувати все це керівнику якраз не представляється можливим. Адже в компанії немає детально описаних (фор-малізованих) бізнес-процесів. А, отже, і критеріїв для оцінки правильності та ефек-тивності роботи процесу теж немає.

Зовсім інакше йде справа при аналогіч-ному аналізі в компанії, де формалізація бізнес-процесів є правилом, та й сам про-цес формалізації строго регламентований. У таких компаніях керівник завжди може отримати відповіді на свої питання. Крім того, у керівника є певні важелі впливу на співробітників, задіяних в тому чи іншому бізнес-процесі. Чи допустив хтось помилку на якомусь з етапів процесу, чи порушив терміни – завжди є формалізований і за-тверджений бізнес-процес, на підставі якого і проводиться аналіз дій.

Від аналізу – до діїЩо може робити керівник компанії,

у якого не описані і не впроваджені біз-нес-процеси, а розібратися в ситуації по-трібно? Як правило, він в терміновому порядку доручає необхідний бізнес-про-цес створити, і особливу увагу в ньому приділити тій складній ситуації, яку він аналізував.

Доручити підлеглому описати процес – це додаткове завдання для співробітника, і, отже, частина його основної роботи на якийсь час буде відсунута. Здавалося б, і процес буде зафіксований на папері, і ви-нні в порушенні цього самого процесу зна-йдуться, а ефективність роботи в цілому не збільшується. А якщо подібні ситуації будуть повторюватися? У результаті ком-панія лише збільшує значні часові витрати на непотрібні дії.

18

І що ж робити керівнику?По-перше, постаратися побачити ціліс-

ну картину того, як буде працювати під-приємство в подальшому при аналогічних ситуаціях. Іншими словами, створити в компанії проект по формалізації бізнес-процесів. Основні завдання такого проекту мають бути наступними:

• Зрозуміти принципи кожного етапу і всього процесу в цілому;

• Описати всі існуючі в компанії бізнес-процеси;

• Затвердити бізнес-процеси;• Впровадити процеси в діяльність

компанії.По-друге, змінити думку про те, що

документування (формалізація) бізнес-процесів-це трата часу. Навпаки, залу-ченість осіб, задіяних у процесі, до опи-су цього процесу лише збільшить рівень особистої відповідальності за кінцевий результат.

Але навіть при всіх цих ініціативах ба-гато керівників часто стикаються з низкою суттєвих перешкод при досягненні постав-лених цілей. Наприклад:

1. Відсутність у керівника повної кон-центрації на проекті з опису бізнес-про-цесів. Дуже часто керівники настільки втягнуті у вирішення рутинних питань, що такий необхідний компанії опис процесів відсувається на другий план. І виходить, що «віз і нині там».

2. Відсутність чітких рамок, в яких про-цес буде описаний. Це може спричинити за собою відхід убік від поставленої задачі, зайва зосередженість на дрібних деталях.

3. Персонал компанії, яким рухає звич-ка виконувати тільки строго певні функції, страх виявитися неспроможним при зміні (поліпшення) бізнес-процесу, відсутність часу на обговорення і опис процесу. Варто відзначити, що саме людський фактор може бути найбільш серйозною перешко-дою, адже практично вся діяльність – це дії співробітників.

Можливі ризики, і як їх уникнутиВсі перераховані вище перешкоди по-

долати можна. Правда, тут перед керівни-ками постає ще одна складна задача: на якийсь час відволікти внутрішній ресурс компанії від виконання основних функцій

Instructing a subordinate to outline a busi-ness process becomes an additional problem for the employee and, therefore, part of his main work responsibilities will, for some time, be delayed, so that they need to be dealt with later. It would seem that the process would finally be recorded on paper, and that anyone guilty of violating the process outlined therein will be identified, but that the company’s per-formance in general is not actually improved. So what if such a situation is again repeated? As a result, the company will only be spend-ing a significant amount of additional time on unnecessary activity.

So what should a manager do in this case?

First of all, the manager should try to see the full picture of how the company will oper-ate in future given similar situations. In other words, he/she should create a project within the company in order to formalize its business processes. The main objectives of this project should be as follows:

• To understand the principles of each in-dividual stage and the process on the whole;

• To describe all the business processes already existing at the company;

• To approve business processes;• To implement these processes within the

company.Secondly, the manager should change the

view that the documentation (formalization) of business processes is a waste of time. On the contrary, the involvement of the persons involved in the process in outlining this process will ultimately serve to increase the level of personal responsibility for the final outcome.

But even with all these initiatives, many managers often face a number of significant obstacles in achieving their objectives. Several examples are provided below:

1. The lack of full concentration on the part of the manager with respect to the project for detailing the business processes. It very of-ten occurs that managers are so involved in resolving routine day-to-day problems that the descriptions of business processes that are required by the company unfortunately fall to the wayside. So it turns out that things don’t really get past that stage.

2. The absence of a clear framework through which the business processes should


для додаткового проекту з опису бізнес-процесів. Крім того, на етапі узгодження та затвердження документів є ризик ви-никнення внутрішніх «політичних ігор» як між підрозділами, так і між окремими пра-цівниками. Причини таких чвар тривіальні: визначення зон відповідальності, механіз-мів і точок контролю. І, тим не менш, такі внутрішні ситуації не варто недооцінювати.

Для того, щоб уникнути або мінімізу-вати ці та інші ризики, пов’язані з описом бізнес-процесів, сьогодні широко поширені два альтернативних підходи:

• створення окремого методологічного підрозділу в структурі компанії;

• залучення до розробки та впрова-дження подібних проектів незалежної сторони – консалтингових компаній.

Реалізація першого підходу дозволить не відволікати внутрішній ресурс компанії від виконання основних функцій, адміні-стративно розмежувати сфери відповідаль-ності та впливу при описі бізнес-процесів. Але при цьому витрати на утримання тако-го підрозділу будуть для компанії постійни-ми, адже навіть за відсутності достатньої кількості проектів для завантаження під-розділу, необхідно виплачувати заробітну плату співробітникам підрозділу, здійсню-вати супутні адміністративні витрати.

Співпраця з зовнішніми консультантами має такі переваги:

• керівник отримує можливість і додат-ковий стимул повністю контролювати хід реалізації проекту, а також вимагати від виконавця проміжних результатів роботи;

• в рамках договору з зовнішнім про-вайдером чітко закріплюються всі етапи проекту, визначається глибина опису та розкриття деталей процесів в документах;

• персонал компанії отримує можливість висловлювати свої конструктивні заува-ження по розробці та впровадженню про-екту. Всі зауваження сортуються виконав-цем за ступенем значущості і виносяться на загальне обговорення;

• керівництво компанії отримує можли-вість використовувати найкращий досвід вітчизняних та зарубіжних гравців ринку, а також залучити незалежний погляд на існуючі бізнес-процеси компанії;

• при підготовці документів консультанти відразу вносять свої корективи, зауваження

be described. This can lead to becoming side-lined away from dealing with the task or placing too much attention to minor details.

3. The company’s staff members, who are driven by the habit to fulfill only their own strictly defined functions, and fears that their perfor-mance may end up being seen as incompatible or redundant with the introduction of any chang-es (improvements) in the business processes, as well as the lack of time to discuss and outline the necessary business processes. It should be noted that it is specifically the human factor that may ultimately present the most serious obsta-cle, because virtually all activities boil down to actions taken by employees.

Possible risks and how to avoid themAll of the obstacles highlighted above can

be overcome. However, here there is yet an-other difficult task that arises before a company’s management: to divert the company’s internal resources, for a specified period, away from the company’s core functions in order to address this specific project to define the business processes. In addition, there is another risk pertaining to the stage of agreeing on approving documents, as these processes are subject to internal “political games” between the company’s departments and even between individual staff members. The reasons behind such contentions are typically trivial and are related to the definition of job re-sponsibilities, mechanisms and opportunities for controlling and monitoring. Nevertheless, such internal dynamics within a company should not be underestimated as a hindering factor.

With an eye to avoiding or minimizing these and other risks associated with the for-malizing of business processes, nowadays there are two alternative approaches that are widespread:

• The creation of a separate methodological division within the company’s structure;

• The involvement in independent consulting companies in the development and implemen-tation of such projects.

The implementation of the first approach enables the company to not divert its inter-nal resources away from the performance of its basic functions, while providing for the ad-ministrative delineation of responsibilities and influence in the process of defining business processes. However, at the same time, the cost of maintaining such a division will something

20

та пропозиції щодо підвищення ефектив-ності процесів.

Звичайно послуги зовнішніх компаній коштують трохи дорожче використання внутрішніх ресурсів, але при цьому дані витрати розраховуються виходячи з об-сягів робіт, тривалості проектів, пріорітетів в поставлених завданнях, і носять строго цільовий характер.

Таким чином, після прийняття рішення про необхідність запуску проекту по доку-ментуванню бізнес-процесів, ефективність реалізації такого проекту буде залежати від наявності внутрішнього ресурсу (часу) на проект, і обсягу фінансування, який компа-нія буде готова виділити на проект. Пошук керівниками компаній балансу в даних питаннях допоможе прийняти правильне рішення, вибрати найбільш прийнятний підхід до здійснення задуманого.

the company will continually have to deal with, due to the fact that, even in the absence of a sufficient number of projects to keep the divi-sion occupied, the company will still need to cover the wages of its employees, as well as its related administrative costs.

Cooperating with external consultants in these regards offers several specific advan-tages, which are as follows:

• The manager has the opportunity and ad-ditional impetus to fully oversee the process in-volved in implementing this project, as well as demand to see the intermediate results of the work performed by the respective consultants;

• All phases of the project are clearly stipu-lated within the framework of a contract signed with the external consultant, along with the depth of the required description and disclosure of details of processes in the relevant documents;

• The company’s staff members have the opportunity to voice any constructive com-ments regarding the development and imple-mentation of the project. All comments should be sorted out by the consultant in order of im-portance and submitted for general discussion;

• The company’s management is given the opportunity to draw on the best experience of both domestic and foreign market players, as well as gaining an independent perspective on the company’s existing business processes;

• In preparing the documents, the consultants immediately introduce necessary changes, com-ments and suggestions in order to improve the efficiency of the relevant business processes.

Of course, hiring the services of external consulting companies will ultimately be more expensive than using the company’s own internal resources, but it should be noted that these costs are calculated based on the amount of work performed, the duration of projects, the priorities of the objectives and tasks set forth. At the same time, they are strictly targeted in nature.

Thus, after a company takes the decision regarding the need to launch a project aimed at documenting its business processes, the effectiveness of such a project will ultimately depend on the availability of internal resources (time) that can be dedicated to such a pro-ject, as well as the amount of funding that the company is willing to devote to this end. If a company’s management strives to find a bal-ance between these issues in this regard, this should help them to make the right decision and to choose the most appropriate approach in terms of implementing its plans.


а дороги – це дороги,

Робін Гуд

доріг.

– це податки,

і якщо немає податків – немає

Це я сам вигадав!

Податки

Oлександр Дюма

“Taxes are taxes and roads are roads, and if there are no taxes there are no

roads. I came up with that myself!” Robin Hood by Alexandre Dumas

Рекламні та маркетингові послуги по-новому або «податкова амністія» ........ c.31

Особливості роботи з суб’єктами підприємницької діяльності – фізичними особами у 2012 році ............c.38

Promotional advertising and marketing services in a new light or “tax amnesty” p.31

The specifics of working with sole proprietors in 2012 ............................................p.38

Правильність первинних документів – запорука врахування усіх витрат у податковому обліку .......................................c.25

Correct primary documents are the key to consideration of all expenses in tax accountng ..............................................................p.25

24


We had all hoped that the primary tax document would enhance the effectiveness of the dialogue existing between business and government, improve upon tax reforms, change the bureaucratic system involved in tax administration, and rectify a significant amount of uncoordinated and even conflict-ing laws and regulations governing the tax sphere. Unfortunately, given our complex realities of the existence of an imperfect tax system, taxpayers often face the problem that the tax authorities do not recognize certain expenditures as valid tax deductions.

At first glance, amid all these problems, questions about the validity of the original documents, may seem insignificant, even for the experienced professional.Is it really so important how documents are drafted in order to adhere to clearly defined rules and regulations? And is it important that the rules for the preparation and completion of primary documents are clearly defined and documented regulatory documents? We are increasingly asking ourselves the question about how the accuracy of the source docu-ments may ultimately affect the recognition of cost and management accounting in tax accounting?

First of all, we turn to Paragraph 2 of Article 138 of the Tax Code, which clearly stipulates that “expenses, taken into account for de-termining the object of taxation, shall be recognized on the basis of source docu-ments evidencing the taxpayer’s payment of expenses, the performance and storage

Всі ми сподівались, що основний по-датковий документ надасть можливість підвищити ефективність діалогу бізнесу та влади, вдосконалить податкову ре-форму, змінить бюрократичну систему адміністрування податків, врегулює зна-чну кількість неузгоджених між собою та навіть суперечних одним одному законо-давчих та підзаконних актів, регулюючих податкову сферу.Нажаль, в наших склад-них реаліях дії недосконалої податкової системи,платники податків досить час-то стикаються з проблемою не визнання податковими органами певних витрат у складі податкових.

На перший погляд, на тлі всіх цих про-блем, питання правильності оформлення первинних документів навіть для досвід-чених фахівців може здатись несуттєвим. Дійсно, невже це так важливо – складати документи, дотримуючись чітко визначе-них норм та правил?І чи важливо, щоб правила складання та заповнення пер-винних документів були чітко визначені та зафіксовані нормативними актами? Все частіше ми задаємо собі питання: а яким чином правильність складання первинних документів може впливати на визнання та врахування витрат у податковому обліку?

Насамперед, звернемось до пункту 2 статті 138 Податкового Кодексу, де чітко визначено, що «витрати, які врахову-ються для визначення об’єкта оподат-кування, визнаються на підставі пер-винних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат,

As we know, over this past year, sig-nificant changes were introduced in Ukraine in terms of tax legislation in connection with the introduction of

the new Tax Code.Я

к відомо, цього року відбулись значні зміни в податковому зако-нодавстві у зв’язку з введенням в дію Податкового Кодексу.

Correct primary documents are the key to consideration of all expenses in tax accountng

Правильність первинних документів – запорука врахування усіх витрат у податковому обліку

26

обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгал-терського обліку, та інших документів, вста-новлених розділом II цього Кодексу».

Тобто, дійсно, підставою для визна-чення витрат уподатковому обліку є первинні документи, оформлені належ-ним чином.Не стане несподіванкою, що первинні документи повинні мати пев-ний перелік обов’язкових реквізитів, які визначені у статті 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бух-галтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Останнім часом під час проведення по-даткових перевірок працівники податко-вих органів визнають надані до перевірки документи такими, що не відповідають ознакам первинних документів, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік. За таких обставин самим негативним наслід-ком, що може очікувати платника подат-ку, є судове оскарження та відстоювання своїх інтересів у суді.

Звичайно, у цій статі ми не будемо на-магатись дати нашу оцінку щодо скла-дання всіх первинних документів, а зу-пинимось лише на конкретному випадку – складання первинних документів для визнання транспортних витрат по доставці товару покупцям у податковому обліку.

Нещодавно у Херсонському окружному адміністративному суді (далі – адміністра-тивний суд) стався цікавий судовий преце-дент. Податковою інспекцією було проведе-но документальну перевірку, за наслідками якої суб’єкту господарювання донараховано податкові зобов’язання з податку на прибу-ток у сумі 14 млн. грн. та податку на додану вартість – 9 млн. грн. Не погоджуючись з рішенням податкового органу, суб’єкт гос-подарювання звернувся з адміністративним позовом до суду про визнання недійсними податкових повідомлень – рішень.

Донарахування податкових зобов’язань виникли внаслідок встановлених подат-ковою інспекцією порушень, суть яких по-лягає в наступному: товарно-транспортні накладні на поставку товарів складено з порушенням встановленого порядку, а саме: не зазначено перевізника то-вару та місце завантаження товару, що унеможливлює підтвердження факту

of which are stipulated by the rules for main-tainingaccounting records, and other docu-ments, as specified in Section II of this Code”.

In other words, primary documents that are properly drawn up indeed form the basis for determining expenditures in tax account-ing. One should not be surprised that the original documents must have a defined list of mandatory requisites, which are defined in Article 9 of the Law of Ukraine no. 996-XIV “On Accounting and Financial Reporting in Ukraine”, dated July 16, 1999.

Recently, during tax audits,tax officials are tending to recognize documentation pro-vided to them for verification, which do not exhibit the same distinguishing characteris-tics as the primary documents that form the basis for the company’s accounting records.Under such circumstances, the most negative consequences that a taxpayer can expect to encounter include a judicial review and defending your own interests in court.

Of course, for the purposes of this article, we will not attempt to provide an evaluation-regarding the preparation of all primary docu-ments, but instead focus only on a specific case – the preparation of primary documents so that companies may have transportation costs associated with shipping goods to cus-tomers properly recognized within their tax accounting.

Recently, an interesting legal precedent was set in the Kherson County Administrative Court (hereinafter referred to as the Administrative Court). The Tax Inspectorate carried out an in-house audit, which resulted in the business entity being charged addition-al tax liabilities in the amount of UAH 14 mil-lion for corporate profit tax and UAH 9 million for VAT payments. Upon disagreeing with the tax authorities’ decision, the company filed an administrative claim in court to have the tax notification decision invalidated.

The additional tax liabilities were charged to the company as a result of specific viola-tions, as determined by the Tax Inspectorate, which are essentially related to the fact that the waybills/ shipping documents/ consign-ment notes (hereinafter referred to as “way-bills”) for the goods were prepared in a way that breached the established procedure. Namely, the freight carrier and the place from where the goods were shipped were not


перевезення такого товару.Отже, податкові зобов’язання, які на-

разі досить матеріальні та «болючі» для підприємства, донараховані податківцями з причини невідповідності складання то-варно-транспортних накладних нормам чинного законодавства, а саме з причини начебто невірного заповнення реквізитів ТТН, не вказані реквізити перевізника.

При розгляді справи адміністративний суд дійшов таких висновків:

• наявність у платника податку (пози-вача у справі) видаткових та податкових накладних з ПДВ, виданих продавцями товару, та оплата вартості товару не є достатніми підставами для формування витрат та податкового кредиту з ПДВ;

• платник податків під час проведення перевірки надав ревізорам товарно-тран-спортні накладні, які містили суттєві недо-ліки (зазначені вище).

• суд виніс рішення щодо правомірності дій органу ДПС по визначенню позивачу зобов’язань з ПДВ та податку на прибуток і відмовив платнику податків у задоволенні позовних вимог.

Це лише один з багатьох негативних рішень судових органів, які останнім часом дедалі частіше приймають рішення не на користь платників податків.

Ми вирішили звернути Вашу увагу на цей факт, оскільки всім відомо, що ви-трати на транспортування товарів носять досить матеріальний характер. А тому всі підприємства прагнуть врахувати їх у складі податкових витрат при визначенні об’єкта оподаткування з податку на при-буток та зобов’язання з ПДВ.

Як запобігти виникненню подібних си-туацій, як зберегти право на податкові витрати та податковий кредит щодо тран-спортних витрат? Що робити?

Ми спробували розглянути приклад, який часто зустрічається у нашому «по-датковому житті».

Як це трапляється на практиці? Торгівельне підприємство, укладаючи до-говори купівлі-продажу товарів, бере на себе обов’язок доставити цей товар покуп-цеві за власні кошти. У випадку, якщо під-приємство не має власного (або орендова-ного) транспорту, воно залучає третіх осіб для здійснення транспортування вантажу.

specifically mentioned in the documentation, making it impossible to confirm that such goods were actually transported.

Consequently, the tax officers charged these additional tax liabilities, which are now quite tangible and “painful” for the company, specifically due tothe fact that the prepara-tion of shipping waybills did not correspond to the provisions of existing law, namely in relation to the allegedly improper completion of theshipping waybill details and the failure toindicate the requisite information about the transport operator.

During the legal proceedings related to this case, the Administrative Court drew the following conclusions:

• The fact that the taxpayer (the claimant in the above-mentioned case) has expendi-ture invoices (a goods delivery note or issue slip)and tax invoices for VAT, issued by the sellers of the respective goods, and proof of payment for the goods in question are not sufficient grounds for claiming expenditures and tax credits for VAT purposes;

• During the tax audit, thet axpayer provided the auditors with waybills that contained sig-nificant shortcomings (as mentioned above).

• The Court ruled in favor of the legality of actions taken by the State Tax Service in terms of determining the claimant’s VAT and income tax obligations and denied the taxpayer’s claims.

This is just one of many adverse decisions taken by the court in Ukraine, which, as of recent, is tending to render decisions that are clearly not in taxpayers’ interests.

We decided to draw your attention to this fact, since we are all aware that the cost of transporting goods is rather material in na-ture. It is for this very reason that everybusi-ness is interested in including such costs among its tax expenditures when determining the object of taxation in terms of corporate profit tax and VAT liabilities.

How can such situations be prevented? How can the right to tax expenditures and tax credit be safeguarded with respect to transportation costs? What should be done to ensure this?

For the purposes of this paper, we tried to consider a practical example that is often encountered in our “tax life” in Ukraine.

How does this happen in practice? A

28

В такому випадку власник ванта-жу укладає договір або безпосередньо з автотранспортним підприємством на транспортування вантажу або договір на транспортно-експедиційне обслуговування (організація перевезень, логістичні послу-ги тощо) з Експедитором/Виконавцем.

І звичайно, окрім товарної накладної, покупець отримує виписану постачальни-ком товарно-транспортну накладні (далі –«ТТН»).

Перш, ніж давати наші поради щодо оформлення ТТН, давайте з’ясуємо, а чи буде вважатись ТТН таким первинним документом?

Єдиним нормативним актом на даний час, що регулює правила оформлення до-кументів на перевезення, є «ПРАВИЛА перевезень вантажів автомобільним тран-спортом в Україні», затверджені Наказом Міністерства транспорту України від 14 жовтня 1997 року N 363 (далі Правила).

Згідно ст.1 Правил:Товарно-транспортна накладна – єди-

ний для всіх учасників транспортного про-цесу юридичний документ, що призначе-ний для списання товарно-матеріальних цінностей, обліку на шляху їх переміщен-ня, оприбуткування, складського, опера-тивного та бухгалтерського обліку, а також для розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи.

Таким чином, ТТН призначена для облі-ку та руху товарно-матеріальних цінностей та розрахунків за виконані транспортні по-слуги, й, відповідно, віднесення транспорт-них послуг у складі транспортно-експеди-ційних до складу податкових витрат згідно нормам Податкового Кодексу, окрім без-посередньо акта виконаних транспортно-експедиційних послуг. Отже, на нашу дум-ку, ТТН є первинним документом, а тому має бути належним чином оформлений.

Для того, щоб стверджувати чи оформ-лений відповідний документ належним чином чи ні, потрібно звернутись до нор-мативного акту, яким би було затвердже-но порядок його заповнення. Нарешті ми підійшли до основного питання: а чи є законодавчо затверджений порядок за-повнення ТТН? Яким чином учасники транспортного процесу, на яких зако-нодавством покладено обов’язок щодо

commercial enterprise, upon concluding contracts for the sale of goods, undertakes to deliver this product to the buyer at his own expense. If the company does not have its own (or rented) transport, it then involves a third party for the goods’ shipment.

In this case, the cargo owner shall con-clude a contract directly with any motor com-pany for the transportation of the goods or else a contract for freight forwarding services (the organization of transportation, logistics services, etc.) with a Forwarder / Contractor.

And of course, with the exception of the commercial invoice, the buyer shall receive-way billsdrawn up by the supplier.

Before offering our own advice in regards to how such waybills should be filled out, let’s first determine whether these particular docu-ments are considered to be a primary docu-ment for tax purposes.

At the present time, the only piece of legisla-tion that regulates the rules for completing the shipping documents is the “Regulation on the transportation of goods by road in Ukraine”, approved by Order of the Ministry of Transport of Ukraine Order no. 363, dated October 14, 1997 (hereinafter referred to as the Regulation).

According to Article 1 of the Regulation:A shipping waybill is the same legal docu-

ment for all players in this process, which fulfills several purposes simultaneously: it is designed to write off inventory, for account-ing for their transportation route, and for their receipt, warehousing, current (real-time)ac-counting and business accounting, as well as to making settlements in terms of the shipping and accounting of any work performed.

Thus, the shipping waybill is designed for the purposes of recording the movements of inventory and any payments for transporta-tion services performed and, therefore, the allocation of transportation services as freight forwarding (transport-expediting) expenses within a company’s declared tax expenditures corresponds to the rules of the Tax Code, with the exception of the performance off reight forwarding services directly. Thus, in our opinion, the shipping waybill should be seen as the primary document, and therefore must be properly completed.

In order to determine whether or not a document has been properly filled out, we must turn to the regulatory document which


оформлення транспортних документів, повинні їх заповнювати?

На сьогодні діє значна кількість нор-мативних актів та законів, які стосуються транспортних документів:

• Закон України «Про автомобільний транспорт»;

• Правила перевезення вантажів авто-мобільним транспортом в Україні (далі — Правила), затверджені наказом Мінтрансу України від 14.10.97 № 363, що зареє-стрований в Міністерстві юстиції України 20.02.98 за № 128/2568

• Постанова Кабінету Міністрів від 10 жовтня 2001 р. № 1306 «Про Правила дорожнього руху»

• Наказ Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України від 29.12.95 № 488/346 «Про затверджен-ня типових форм первинного обліку робо-ти вантажного автомобіля» та інші.

Проте, нажаль, зазначені нормативні акти не роз’яснюють, яким чином необ-хідно заповнити відповідні поля товарно-транспортної накладної, щоб визнати його таким, що відповідає критеріям первинно-го документу.

Державна адміністрація автомобільного транспорту у своєму листі від 21.04.2010 р. № 1802-04/09/19-10 повідомила, що на сьогоднішній день відсутні норматив-но-правові акти, що регулюють питання щодо правильності заповнення Товарно-транспортної накладної.

У зазначеному листі Державна адміні-страція автомобільного транспорту з ме-тою правильного заповнення первинної транспортної документації рекомендува-ла керуватись положеннями Інструкції про порядок виготовлення, зберігання, засто-сування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи, затверджена спіль-ним наказом Міністерства статистики України, Міністерства транспорту України від 7 серпня 1996 року №228/253 (далі – «Інструкція»). Зауважимо, що на сьогодні Інструкція втратила чинність, а тому вона не є обов’язковою для виконання і носить рекомендаційний характер до прийняття но-вого порядку організації обліку перевезення вантажів автомобільним транспортом.

approves the specific procedure for its com-pletion. This finally brings us to the main question: is there actually a legally approved procedure for completing a shipping waybill? How should these be filled out by participants in the transport process,which existing legis-lation has tasked with drawing up such trans-port documents?

There are a considerable number of regu-lations and laws concerning transport docu-ments that are currently in effect:

• The Law of Ukraine “On motor transport”;• Regulations for the carriage of goods by

road in Ukraine (hereinafter referred to as the Regulation), approved by the Ministry of Transport of Ukraine Order no. 363, dated October 14, 1997, registered with the Ministry of Justice of Ukraine on February 20, 1998 as no. 128/2568;

• The Cabinet of Ministers Resolution no. 1306 “On Road Traffic Regulations”, dated October 10, 2001;

• The Ministry of Transport and Ministry of Statistics of Ukraine Order no. 488/346 “On the approval of generic forms of prima-ry records for cargo vehicles’ work”, dated December 29, 1995, and others.

However, these regulations unfortunately do not explain how to properly fill in the ap-propriate field of the waybill in order that the tax authorities will recognize it as an eligible primary document.

In its letter no. 1802-04/09/19-10 dated April 21, 2010, the State Road Transport Administration reported that, to date, there are currently no regulations governing the question of how a shipping waybill should be properly filled out.

In that letter, for the purposes of outlining the proper completion of primary transport documentation, the State Road Transport Administration recommended that the provi-sions of the following document be used as a guideline: Instructions on the procedure for the preparation, storage, and use of a single primary transport document for the carriage of goods by road transport and ac-counting for transportation work, approved by the Ministry of Statistics and Ministry of Transport of Ukraine Joint Order no. 228/253, dated August 7, 1996 (hereinafter referred to as the Instructions).It is noteworthy that, as of today,these Instructions no longer constitute

30

То може має сенс спростити саму фор-му транспортного документу? Можливо при укладанні договорів транспортного перевезення або транспортно-експеди-ційних послуг учасникам транспортного процесу варто спільно узгодити форму та порядок заповнення ТТН? Чи мають право підприємства це зробити?

Так, мають, таке право передбачено пунктом 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (далі — Положення), затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 № 88, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 5 червня 1995 року за № 168/704. Суб’єкти господарювання мають право використовувати самостійно розробле-ні форми (бланки) первинних докумен-тів, у тому числі ТТН. Підтверджує це і Держкомстат України (листи Комітету № 14/1-2-25/102 від 05.12.2005 та № 14/2-25/89 від 27.11.2006), який саме і наді-лений компетенцією розробляти та за-тверджувати типові форми первинних документів.

Отже, як бачимо чимало клопоту мож-ливо уникнути, якщо своєчасно та зазда-легідь потурбуватись про це.

Тут саме час згадати прислів’я: «Вооружен – значит защищен!». Захищатись людина може не тільки за до-помогою зброї. В деяких випадках у якості зброї можуть виступати і вірно укладені документи, які допоможуть Вам відстояти свої законні права та інтереси у спірній ситуації з податковими органами.

А тому довіртесь фахівцям. Якщо у Вас виникне необхідність у вирішенні будь-яких питань відносно складання, розро-блення, затвердження форми та порядку заповнення транспортних документів, ми пропонуємо Вам свою кваліфіковану до-помогу.

applicable guidelines and therefore, it is not necessary to perform them. As of now, they are merely used as recommendations until a new accounting and reporting procedure for the carriage of goods by road transport has been organized and is finally adopted.

So maybe it would make sense to simplify the form of transport documentation itself? Perhaps, upon concluding freight transport contracts or contracts for freight forwarding services, participants in the transport process should jointly agree on the form and proce-dure for completing a shipping waybill? Do companies even have the right to do this?

Yes, they do have such a right, as stipulated in Paragraph 2.7 of the Regulations on the provision of documentary records in account-ing (hereinafter referred to as the Regulation), approved by the Ministry of Finance of Ukraine Order no. 88, dated May 24, 1995, registered with the Ministry of Justice on June 5, 1995 as no. 168/704. Business entities have the right to use the forms (templates) of primary documents that they have developed them-selves, including the shipping waybill.This has also been confirmed by the State Statistics Committee of Ukraine – Goskomstat (in its Letter to the Committee no.14/1-2-25/102, dated December 05, 2005 and Letter no. 14/2-25/89, dated November 27, 2006), which is specifically competency to develop and approve such standard forms of primary documents.

As can be clearly seen, many problems can be avoided by taking care of this issue in a timely manner and in advance.

Here is it worth recalling the proverb: “Armed is protected”. In this case, the protection of an entity is not only possible with weaponry. With reference to the issue addressed in this article, a company is best armed with properly con-cluded documents that will help it to defend its legitimate rights and interests in any disputes emerging with tax authorities in future.

This is one of the reasons why a company should trust experts to get the job done right. Should your business need to resolve any issues regarding the preparation, develop-ment or approval of forms and the procedure for the completion of transport documents, we are ready to offer you our professional assistance.


In this article we shall consider the tax consequences with respect to corporate profit tax.

In “tax history”, advertising and marketing services for businesses have always been something that comes under scrutiny by the tax authorities. In fact, the tax authorities have challenged manufacturers’ (importers’) right to include advertising costs in their gross ex-penditures, arguing that such costs are not actually related to the manufacturer’s (im-porter’s) business activities, but are rather aimed at increasing the volume of sales at retail chains due to the fact that such advertis-ing is ultimately aimed at the end consumer.

The position taken by the tax authorities has been as follows: if advertising and pre-sale marketing campaigns are carried out at the initiative of the manufacturer of the given product, and if it is sold directly to consumers through a network of trade organizations, then such costs cannot be considered as ad-vertising expenses when calculating theman-ufacturer’s taxable income (profit). In other words, they are recognized as expenditures that are related to the business activities of the trade organizations (the retailers), rather than being associated with, and therefore claimable in relation to, the manufacturer’s business.

What has changed?On February 15, 2012, the State Tax

Service of Ukraine Order no. 123 approved the Summarizing Tax Advice (hereinafter referred

У даній статті ми розглянемо податкові наслідки з податку на прибуток.

У «податковій історії» рекламні та мар-кетингові послуги завжди були під пиль-ною увагою податкових органів. Податкові органи заперечували право виробників (імпортерів) на включення витрат на ре-кламу до складу валових, аргументуючи тим, що такі витрати не пов’язані з госпо-дарською діяльністю виробника (імпорте-ра), а спрямовані на збільшення обсягу продажів торгових мереж, оскільки в кін-цевому підсумку реклама спрямована на кінцевого покупця.

Позиція податкових органів полягала в наступному: якщо рекламні та перед-продажні акції проводяться з ініціативи виробника продукції, а реалізуються без-посередньо споживачеві через мережу торгових організацій, то такі витрати ре-кламного характеру не визнаються ви-тратами при розрахунку оподатковуваного прибутку, тобто визнаються такими, що стосуються господарської діяльності тор-гових організацій-ритейлерів, а не госпо-дарської діяльності компанії.

Що змінилося15 лютого 2012 ДПСУ наказом № 123

затвердила узагальнюючу податкову кон-сультацію (далі – «Наказ № 123») щодо віднесення витрат на оплату маркетин-гових та рекламних послуг до складу по-даткових витрат.

The main reason for writing this article is the confirmation of generalizable tax advice from the State Tax Service of Ukraine, approved by Order no.123

“Summarized Tax Advice with respect to the classification of expenses for advertising and marketing services as expenditures”, dated February 15, 2012.

Приводом до написання даної статті стала узагальнююча по-даткова консультація Державної податкової служби України

«Узагальнююча податкова консультація щодо віднесення витрат на оплату марке-тингових та рекламних послуг до складу витрат», затверджена наказом № 123 від 15.02.2012 року.

Promotional advertising and marketing services in a new light or “tax amnesty”

Рекламні та маркетингові послуги по-новому або «податкова амністія»

32

to as “Order no. 123”) with respect to the classification of expenditures for advertising and marketing services within the framework of claimable tax expenditures.

The Summarizing Tax Advice includes examples of advertising and marketing ser-vices as well as incentive payments. How should the provisions of Order no. 123 be utilized in order to reduce a company’s tax-able income?

The first reading of Order no. 123 gave the impression that the tax authority was allowing the inclusion of any advertising and marketing services, as well as incen-tive payments,as tax expenditures within tax reporting. But is this really the case? We will try to clarify this further.

Advertising costsIn accordance with Article 1 of the Law of

Ukraine “On advertising”,advertising consti-tutes information about a person or a prod-uct that is distributed in any form or in any way and is intended to create or maintain awareness among consumers of advertis-ing and their interests with respect to such persons or goods.

That is, the Law “On advertising” did not establish restrictions on the ways that adver-tising should be carried out; thus, any infor-mation (oral or written) containing information about a company and its business activities may be considered as advertising.

One of the most common ways of car-rying out advertising campaigns is organ-izing and holding receptions and presenta-tions, including the gratuitous distribution of notebooks, calendars and diaries bearing a company logo, along with its address and telephone number.

Consequently, advertising services can be seen as including the costs of services for the production and dissemination of flyers, brochures, catalogs and calendars, services for placing advertising on television, in the print media and on the radio, in addition to holding receptions, presentations, exhibitions, conferences and other events, including the gratuitous distribution of goods (or works or services) that are for a specific purpose and are linked with the performance of the com-pany’s business activities (according to is pre-developed marketing strategy).

У консультації наведено приклади ре-кламних і маркетингових послуг, а також мотиваційних виплат. Розглянемо, як пра-вильно скористатися положеннями Наказу № 123 для зменшення оподатковуваного прибутку.

При першому прочитанні Наказу № 123 складається враження, що податковий орган дозволив включати будь-які ре-кламні та маркетингові послуги, а також мотиваційні виплати, до складу податко-вих витрат. Але чи так це? Спробуємо розібратися.

Рекламні витратиВідповідно до ст. 1 Закону України «Про

рекламу» реклама – це інформація про особу чи товар, розповсюджена в будь-якій формі та в будь-який спосіб і призна-чена сформувати або підтримати обізна-ність споживачів реклами та їх інтерес щодо таких осіб чи товару.

Тобто Законом про рекламу не вста-новлено обмежень щодо способів про-ведення реклами. Таким чином, будь-яка інформація (усна, письмова), яка містить в собі дані про фірму та її господарську діяльність, є рекламою.

Одним з поширених способів проведен-ня рекламних акцій є організація і прове-дення прийомів, презентацій, у тому числі безкоштовна роздача блокнотів, щоденни-ків з нанесенням логотипу, адреси і теле-фону компанії.

Отже, до рекламних послуг можна від-нести витрати за послуги з виробництва та розповсюдження рекламних листівок, брошур, каталогів, календарів, розміщен-ня рекламної інформації по телебаченню, в ЗМІ, на радіо, а також проведення при-йомів, презентацій, виставок, конференцій та інших подій, в тому числі безкоштовна роздача товарів (робіт, послуг), яка має ці-льовий характер і пов’язана зі здійсненням господарської діяльності (згідно з попере-дньо розробленою рекламною стратегією).

Ми рекомендуємо використовувати наступний пакет документів для підтвер-дження рекламних витрат:

1. Наказ керівника про проведення ре-кламних заходів: вказати дату, місце їх проведення, а також коло осіб, відпові-дальних за організацію і виконання захо-


We recommend that companies use the following set of documents in order to cor-roborate their advertising expenditures:

1. An order by the company head to con-duct certain promotional activities. Such a document should indicate the date and venue that the marketing campaign will take place, as well as the persons who are responsible for organizing and executing related events, and the respective time periods. It is also necessary to note that this event is to be held solely for advertising purposes. If the respective promotional activities involve the gratuitous transfer of goods or other materi-als, it is worth noting that the order specifies the amount of each product item and other information, which would also be indicative of the advertising nature of the activity.

2. The preparatory plan for carrying out the promotional activities. It is necessary to have such a plan as additional substantiation of such advertising, pre-sales activities. This document should indicate the schedule of events, along with the respective time peri-ods and persons responsible for organizing/holding them.

3. The budget estimate for such promo-tional activities, which should specify the list of merchandise/goods and the amount of any samples of goods, advertising materi-als and other goods that are being provided to other parties within the framework of the promotional events.

4. The consignment note for the supply of the respective materials and goods in the charge of the responsible persons.

5. A report on the promotional activities carried out. Upon the conclusion of the pro-motional activities, the responsible persons shall prepare a report on the actual costs of holding them and present it to their supervisor for his/her approval.

Promotional activities may be conducted through an advertising agency. In this case, we recommend that businesses use the same set of documents as indicated above. The con-tract, which must be signed by both parties, should directly stipulate that the contractor is responsible for providing a schedule of events, a budget, and a consignment note for the sup-ply of the respective goods and materials,as well asa certificate for services performed (the report on the event carried out).

дів, терміни. Також необхідно обов’язково зазначити, що такий захід здійснюється виключно з рекламною метою. Якщо під час проведення рекламних заходів планується безкоштовна передача това-рів / інших ТМЦ, то в наказі зазначається кількість кожного найменування товару та інша інформація, яка б також свідчила про рекламний характер діяльності.

2. План підготовки до проведення ре-кламних заходів. Цей документ потрібно мати для більшої доказовості рекламних, передпродажних заходів. У документі при-вести календарний план заходів із зазна-ченням термінів і відповідальних осіб.

3. Кошторис витрат на проведення ре-кламних заходів: вказати номенклатуру і кількість зразків товарів, рекламних ма-теріалів та інших ТМЦ, які передбачено передавати під час проведення заходів.

4. Накладні на відпуск ТМЦ в підзвіт відповідальним особам.

5. Звіт про проведення рекламних за-ходів. По завершенні рекламних заходів відповідальні особи складають звіт про фактичні витрати на їх проведення та на-дають їх на затвердження керівнику.

Рекламні заходи можна проводити через рекламне агентство. Ми рекомен-дуємо використовувати такий же пакет документів. План проведення заходу, ко-шторис, накладну на передачу ТМЦ та акт виконаних послуг (звіт про проведення заходу) необхідно передбачити в договорі і підписувати сторонам.

Часто компанії з метою поширення ін-формації про фірму проводять рекламні за-ходи, в ході яких проводиться безкоштовна роздача блокнотів, щоденників та інших ТМЦ з нанесенням логотипу/торгової марки. У статті «Вісник податкової служби» за бе-резень 2012 № 11 (679), с. 11 (www.visnuk.com.ua)щодо цього питання зазначено на-ступне: «Застосування торгової марки на товарах і при наданні послуг, для яких вона зареєстрована, на упаковці това-рів, у рекламі, друкованих виданнях, на вивісках, під час показу експонатів на виставках і ярмарках, які проводяться в Україні, в проспектах, рахунках, на блан-ках та в іншій документації, пов’язаної з введенням згаданих товарів і послуг в господарське (комерційне) звернення,

34

Promotional activities are often held in or-der to disseminate information about the com-pany, at which time participants may receive notebooks, diaries and other goods and ma-terials bearing the company’s logo or brand as gifts free of charge. In page 11 of an article in the “Tax Service Bulletin”no. 11 (679) for March 2012 (which can be found at www.visnuk.com.ua), the following was men-tioned in this regard: “In accordance with Article 157 of the Commercial Code of Ukraine, the following activities may be deemed as using a trademark or brand in the field of business: the use of the trade-mark on goods and during services that are rendered, for which such goods are registered, its used on the packaging of goods, in advertising, in printed publica-tions, on signs, during show exhibits at trade shows, fairs and exhibitions held within Ukraine, as well as in brochures, estimates/invoices, application forms/ form letters, and in the other documents related to the introduction of those goods and services within a company’s business (commercial) practices.”

Accordingly, if the company plans to ap-ply a logo or trademark (often the logo or trademark of a non-resident parent company) as part of promotional campaigns, it is first necessary to obtain a license agreement for the right to use it, as well as an document at testing to the fact that the logo/ trademark has undergone international registration. Registration information can be found on the website of the International Bureau of Intellectual Property of the World Intellectual Property Organization (WIPO), which can be found at http://www.wipo./int/romarin.

Marketing expensesMarketing services (hereinafter simply

referred to as “marketing”) consist of ser-vices that enable the taxpayer company to conduct activities in the field of market re-search, sales promotion and the marketing of products (or works or services), pricing policy, the organization and management of the movement of goods (or works or ser-vices) to the end consumer and the provi-sion of aftersales servicing of customers within the scope of the taxpayer’s business activities.

визнається використанням торгової мар-ки у сфері господарювання на підставі ст. 157 Господарського кодексу».

Отже, якщо компанія планує наноси-ти логотип/торгову марку (найчастіше це логотип/торгова марка материнської компанії-нерезидента), необхідно мати ліцензійний договір на право його вико-ристання, а також документ про міжна-родну реєстрацію такого логотипу/торгової марки. Інформацію про реєстрацію можна знайти на веб-сайті Міжнародного бюро інтелектуальної власності Всесвітньої ор-ганізації інтелектуальної власності (WIPO) http://www.wipo./int/romarin.

Маркетингові витратиМаркетингові послуги (маркетинг) – по-

слуги, які забезпечують функціонування діяльності платника податку у сфері ви-вчення ринку, стимулювання збуту продук-ції (робіт, послуг), політики цін, організації та управлінні руху продукції (робіт, послуг) до споживача і після продажного обслуго-вування споживача в межах господарської діяльності такого платника податків.

Виходячи з визначення маркетингових послуг – це послуги з аналізу та вивчення певних сегментів. Для більшої доказовос-ті ми рекомендуємо під акти виконаних послуг докладати звіти про проведення аналізута висновки.

Відповідно до п.14.1.108 п.14.1 ст.14 ПКУ, до маркетингових послуг належать, у тому числі послуги з розміщення продукції платника податку в місцях продажу, по-слуги з вивчення, дослідження та аналізу споживчого попиту, внесення продукції (робіт, послуг) платника податку до інфор-маційних баз продажу, послуги зі збирання та поширення інформації про продукцію (роботи, послуги).

Мерчандайзинг (англ. (merchandising) походить від англійського merchandise – товари, сприяння продажу будь-якого товару) – один з видів маркетингу, який сприяє інтенсивному просуванню товарів у роздрібній торгівлі без активної участі спеціального персоналу. Це вдале роз-міщення товарів у торговельному залі, оригінальне оформлення прилавків і ві-трин, організація презентацій з роздачею сувенірів, наданням знижок і пільг.


Based on the definition of marketing ser-vices provided above, these also include ser-vices aimed at conducting market research of certain market segments. In order to provide additional substantiation, we recommend that companies append another document to the certificate of services provided: namely, a report on the studies or research carried out, along with the findings.

In accordance with Paragraphs 14.1.108 of Paragraph 14.1 in Part 14 of the Tax Code of Ukraine, marketing services include the fol-lowing services: those rendered in order to place the taxpayers’ products at points of sale; services for conducting studies and research and analyzing consumer demand; services for entering the taxpayer’s products (or works or services) into sales databases, and services for the collection and dissemination of information of products (or works or services).

The word “merchandising” is derived from the English word “merchandise”, which means goods that promote the sale of any product. This is one type of marketing that enables the intensive promotion of goods in the sphere of retail trade, without the active participation of specialized personnel. It includes successful product placement on the trading floor, the orig-inal design of shelves and storefronts, and the organization of presentations involving the dis-tribution of gifts, discounts and other benefits.

The tax authority has no objections if the advertising and marketing services are being paid and held at the initiative of the trademark owner, the goods’ manufacturer, the distribu-tor, or the respective retail chain. However, such expenditures for promotion, marketing and advertising services in this respect shall be born exclusively by the party that ordered these services.

Incentive payments (i.e. premiums and bonuses)

We have come to the main issue of this article, which, in our view, could cause prob-lems for many businesses.

Order no. 123 stipulates that one recog-nized method for the supplier to promote goods on the market is the remittance of in-centive payments (i.e. premiums, bonuses and other incentives) to third parties (organi-zations that buy goods from the supplier and sell them (distributors).

Податковий орган не заперечує, якщо рекламні та маркетингові послуги будуть оплачуватися і проводитися з ініціативи власника торговельної марки, виробника продукції, дистриб’ютора, торгової мере-жі. При цьому витрати на маркетинг та рекламні послуги несе безпосередньо за-мовник цих послуг.

Мотиваційні виплати (премії, бонуси)Ми підійшли до головного питання, яке,

на нашу думку, може викликати проблеми.Наказом № 123 передбачено, що ме-

тодом просування товарів постачальника на ринку є сплата мотиваційних виплат (премій, бонусів, інших заохочень) на ко-ристь третіх осіб (організацій, які купують товари у постачальника і здійснюють їх збут (дистриб’ютори).

Такі виплати є винагородою за досяг-нення певних економічних показників тре-тіми особами (дистриб’юторами) в межах своєї основної діяльності. Досягнення та-ких показників обґрунтовано сприяє по-жвавленню збуту товарів постачальника, стимулює просування товарів у каналах дистрибуції. Такі мотиваційні виплати включаються до витрат на збут.

Мотиваційні виплати можуть включати таке: премія (бонус) за дострокову оплату дебіторської заборгованості, за виконання плану закупівель товарів постачальника, за точність закупівельних прогнозів, за дотримання визначеного асортименту то-варів при закупівлі.

Оскільки мотиваційні виплати направ-ляються на стимулювання збуту продукції (робіт, послуг), такі витрати можуть бути віднесені до маркетингових послуг.

Виходить, що з одного боку, мотиваційні виплати відносяться до податкових витрат (у складі маркетингових послуг) і з цією по-зицією податковий орган згоден. З іншого боку, необхідно підтвердити витрати пер-винним документом. Таким первинним до-кументом, на нашу думку, є акт виконаних послуг. Проте, в даному випадку покупець ніяких послуг не надає (наприклад, премія (бонус) за дострокову сплату дебіторської заборгованості, за виконання плану закупі-вель товарів постачальника, за точність за-купівельних прогнозів, за дотримання визна-ченого асортименту товарів при закупівлі).

36

Such payments constitute financial re-muneration to third parties (distributors) for achieving certain economic indicators within the scope of its core business activi-ties. Achieving these indicators reasonably contributes to increased sales of the goods in question for the supplier, and it also stimu-lates the movement of goods through distribu-tion channels. Such incentive payments are included assales expenditures.

Incentive payments could include the fol-lowing payments: premiums (bonuses) for the payment of receivables ahead of schedule, premiums for implementing the plan for the supplier’s procurement of goods, premiums-for achieving accuracy insales forecasts, and premiums for adhering to a certain assort-ment of goods for purchase.

Since incentive payments are directed at stimulating the sales of products (or works or services), such costs should actually be attributed to marketing services.

It turns out that, on the one hand, incen-tive payments are related to tax expenditures (claimable as marketing services), and the tax authority happens to agree with this posi-tion. On the other hand, it is still necessary to confirm expenditure amounts by presenting the appropriate primary document. Therefore, in our opinion, the certificate of services per-formed qualifies as such a primary document. However, in this case, the buyer does not actually provide any of the services (for in-stance, premiums (bonuses) for the payment of receivables ahead of schedule, premiums for premiums for implementing the plan for the supplier’s procurement of goods, pre-miums for achieving accuracy in sales fore-casts, and premiums for adhering to a certain assortment of goods for purchase).

The Summarized Tax Advice notes one particularity in the case that the supply agree-ment or commission agreement between the manufacturer (importer) or the trademark owner and the seller (distributor or retailer) stipulates providing financial remuneration for promotion, advertising, and marketing services, including incentive payments. This is, when calculating the object of taxation in terms of the manufacturer’s (importer’s) or profit tax or the profit tax of the trademark owner, the calculation should take into ac-count expenditures for any payments made to

У консультації наголошується, що якщо в договорі поставки або в договорі комісії між виробником (імпортером) або власником торгової марки і продавцем (дистриб’ютором або роздрібним тор-говцем) передбачена оплата рекламних, маркетингових послуг, у тому числі моти-ваційних виплат, при обчисленні об’єкта оподаткування податком на прибуток ви-робника (імпортера) або власника торгової марки враховуються витрати на оплату таких послуг на користь дистриб’юторів або роздрібних торговців з урахуванням обмежень, встановлених пп. 139.1.13 ПКУ.

При цьому необхідні докази зв’язку ви-трат на рекламні та маркетингові послуги, в тому числі, мотиваційні виплати з госпо-дарською діяльністю платника податків та підтверджувальні первинні документи, обов’язковість яких передбачена розділом II ПКУ (наказ від 15.02.2012 р. № 123).

Ось і маємо проблему: «Яким доку-ментом підтвердити право на включення премій (бонусів) до складу податкових витрат?».

Якщо Вам потрібна допомога в роз-робці та складанні первинних докумен-тів для підтвердження податкових ви-трат по преміях (бонусах), ми будемо раді Вам допомогти.


distributors or retailers for such services sub-ject to the restrictions specified in Paragraph 139.1.13 of the Tax Code of Ukraine.

In this regard, it is necessary to provide evidence as to the actual cost of advertis-ing and marketing services, including any incentive payments provided as part of the taxpayer’s business activity, along with sup-porting primary documents, the necessity of which is provided for in Section II of the Tax Code of Ukraine (Order no. 123, dated February 15, 2012).

Herein lies the problem – exactly what kind of documentation may be obtained in order to confirm the taxpayer’s right to include pre-miums (bonuses) as tax expenditures in his tax reporting.

In the case that your company requires assistance in developing and preparing the primary documents required to attest to tax expenditures associated with pro-viding premiums (bonuses), we would be very pleased to assist you.

38

Особливості роботи з суб’єктами підприємницької діяльності – фізичними особами у 2012 році

The specifics of working with sole proprietors in 2012

Дані зміни, з одного боку покликані, впорядкувати роботу малого бізнесу, який найчастіше використовує спрощену сис-тему оподаткування та обліку.

З іншого – вони вимагають від підпри-ємств середнього та великого бізнесу (платників податку на прибуток за звичай-ною ставкою) збору визначеного переліку документів, щоб уникнути донарахуван-ня додаткових податків, які передбачені Податковим Кодексом при операціях з платниками єдиного податку. Суб’єкти підприємництва – фізичні особи можуть обрати для своєї діяльності загальну сис-тему оподаткування (сплата податку на доходи фізичних осіб за ставкою 15%) або спрощену систему оподаткування.

Відповідно до підпункту 291.4 статті 291 Податкового Кодексу суб’єкти підприємни-цтва, які застосовують спрощену систему оподаткування, обліку та звітності, поді-ляються на такі групи платників єдиного податку:

1) перша група – фізичні особи – під-приємці, які не використовують працю найманих осіб, здійснюють виключно роздрібний продаж товарів з торгових місць на ринках та/або здійснюють госпо-дарську діяльність з надання побутових послуг населенню та обсяг доходу яких протягом календарного року не переви-щує 150 000 гривень (фіксована ставка єдиного податку – в межах від 1 до 10 відсотків розміру мінімальної заробітної плати);

These changes are, on the one hand, in-tended to streamline the operation of small businesses, which often uses a simplified system of taxation and accounting. However, on the other hand, when it comes to medium and large businesses, which pay profit tax according to regular rates), this demands collecting a certain number of documents in order to avoid the accrual of additional taxes, which are provided by the Tax Code when dealing with a payers of the single tax.

Sole proprietors (private or individual en-trepreneurs) have the opportunity to choose the kind of taxation system applying to their business activities: either the general system of taxation (personal income tax at 15%) or the simplified system of taxation.

According to Article 291 of Paragraph 291.4 of the Tax Code of Ukraine, business entities that use the simplified system of taxa-tion, accounting and reporting, are divided into different groups of entrepreneurs when it comes to the payment of the single tax. They are as follows:

1) The first group consists of sole propri-etors, who do not have any employees, are exclusively engaged in the retail sale of goods at trading places located in markets and/ or are engaged in business activity concerned with the provision of community or personal services to the public. At the same time, their total income for a given calendar year does not exceed 150,000 hryvnia (the fixed rate for the single tax ranges from 1 percent to 10 percent of the official minimum earnings for the specified period);

З 1 січня 2012 вступили в силу зміни до Податкового Кодексу від 02.12.2010 № 2755-VI (далі – «Податковий Кодекс») в час-

тині застосування спрощеної системи оподаткування.

On January 1, 2012, Amendment no. 2755-VI to the Tax Code of Ukraine, dated December 02, 2010 (herein-after referred to as the “Tax Code”),

regarding the application of the simplified tax system, came into effect.


2) друга група – фізичні особи – під-приємці, які здійснюють господарську діяльність з надання послуг, у тому числі побутових, платникам єдиного податку та/або населенню, виробництво та/або продаж товарів, діяльність у сфері рес-торанного господарства, за умови, що протягом календарного року відповіда-ють сукупності таких критеріїв:

• не використовують працю найманих осіб або кількість осіб, які перебувають з ними у трудових відносинах, одночасно не перевищує 10 осіб;

• обсяг доходу не перевищує 1000000 гривень.

Дія цього підпункту не поширюється на фізичних осіб – підприємців, які надають посередницькі послуги з купівлі, прода-жу, оренди та оцінювання нерухомого майна (група 70.31 КВЕД ДК 009, 2005). Такі фізичні особи – підприємці належать виключно до третьої групи платників єдиного податку, якщо відповідають ви-могам, встановленим для третьої групи (фіксована ставка єдиного податку – в межах від 2 до 20 відсотків розміру міні-мальної заробітної плати);

3) третя група – фізичні особи – підприємці, які протягом календарно-го року відповідають сукупності таких критеріїв:

• не використовують працю найманих осіб або кількість осіб, які перебувають з ними у трудових відносинах, одночасно не перевищує 20 осіб;

• обсяг доходу не перевищує 3000000 гривень;

4) четверта група – юридичні осо-би – суб’єкти господарювання будь-якої організаційно-правової форми, які про-тягом календарного року відповідають сукупності таких критеріїв:

• середньооблікова кількість праців-ників не перевищує 50 осіб;

• обсяг доходу не перевищує 5000000 гривень.

Процентна ставка єдиного податку для третьої і четвертої груп платників єдиного податку встановлюється в розмірі:

• 3 відсотки доходу – у разі сплати по-датку на додану вартість згідно Кодексу;

• 5 відсотків доходу – у разі включення податку на додану вартість до складу єдиного податку.

2) The second group consists of sole proprietors that pay the single tax, who are engaged in business activities focused on the provision of services, including community and personal services to the public, and/or the production and/or sale of goods or oper-ate in the restaurant sector, provided that, within the calendar year, they correspond to a specific set of such criteria, as follows:

• either they do not have any employees or the number of persons they concurrently employ does not exceed 10 persons;

• their total annual income does not ex-ceed 1,000,000 hryvnia.

The provisions of this subparagraph do not apply to sole proprietors who provide intermediation services in terms of the buy-ing, selling, renting/leasing, and evaluation of real estate (Group 70.31 in the National Classification of Types of Economic Activity, Production, and Services DC 009: 2005). This group of sole proprietors belongs ex-clusively to the third group of entrepreneurs subscribing to the single tax given that they satisfy the requirements stipulated for the third group (the fixed rate for the single tax ranges from 2 percent to 20 percent of the official minimum earnings for the specified period);

3) The third group consists of sole pro-prietors, who, for the duration of the calendar year, correspond to a specific set of criteria, as follows:

• either they do not have any employees or the number of persons they concurrently employ does not exceed 20 persons;

• their total annual income des not exceed 3 million hryvnia.

4) The fourth group consists of legal en-tities that carry out their business according to any legal form of organization and which, for the duration of the calendar year, corre-spond to a specific set of criteria, as follows:

• their average number of employees does not exceed 50 people;

• their total annual income does not ex-ceed five million hryvnia.

• The taxation rate for the single tax, when applied to representatives of the third and fourth groups of entities paying according to the single tax, is established as follows:

• A rate of 3 percent of one’s income in the case that the payment of the value-added tax occurs in accordance with the Tax Code;

40

Дані норми Кодексу вказують, що з усьо-го переліку платників єдиного податку під-приємці 3 групи з числа фізичних осіб-під-приємців можуть здійснювати господарські операції з юридичними особами.

Чинне законодавство, у тому числі по-даткове, не містить заборони на укладення угод (укладення договорів) між фізичною особою-підприємцем та юридичними осо-бами, іншими суб’єктами господарювання, кінцевими споживачами. З 1 січня 2012 року з Податкового Кодексу було виключено підпункт 139.1.12, згідно з яким до складу витрат не ставилися витрати, понесені у зв’язку з придбанням товарів (робіт, по-слуг) та інших матеріальних і нематеріаль-них активів у фізичної особи-підприємця, що сплачує єдиний податок ( крім витрат, понесених у зв’язку з придбанням робіт, послуг у фізичної особи – платника єдино-го податку, що здійснює діяльність у сфері інформатизації).

В Узагальнюючій податковій консультації з питаннь формування витрат за операці-ями з фізичними особами-підприємцями, які застосовують спрощену систему опо-даткування, затвердженої наказом ДПСУ від 15.02.2012 р. № 121. (Далі по тексту – Наказ 121). Зазначено, зокрема, що по-чинаючи з 1 січня 2012 року юридичні особи – платники податку на прибуток при визна-ченні об’єкта оподаткування, можуть вклю-чати до складу витрат витрати з придбання товарів (робіт, послуг) та інших матеріаль-них і нематеріальних активів у фізичних осіб – підприємців, які сплачують єдиний податок незалежно від групи, до якої відне-сена фізична особа-підприємець, за умови, що такі витрати пов’язані з господарською діяльністю платника.

Отже, податкові органи не забороняють співпрацю юридичних осіб – платників по-датку на прибуток з платниками єдиного податку всіх груп, і водночас, забороняють платникам єдиного податку першої та дру-гої групи продавати товари (роботи, послу-ги) юридичним особам.

Незважаючи на ліберальну позицію, щодо податкових витрат, ДПСУ існує ряд листів, які певною мірою «усклад-нюють життя» і платникам єдиного по-датку і платникам податку на прибуток. «Ускладнення» в першу чергу стосується

• A rate of 5 percent of one’s income in the case that the value-added tax has been included in the single tax.

These provisions of the Tax Code clearly state that, of the four above-mentioned cat-egories of sole proprietors, only those entre-preneurs from the third group are free to carry out business transactions with legal entities that do not subscribe to the single tax system.

Existing legislation, including tax legisla-tion, does not actually prohibit the existence of transactions (contracts) between a sole proprietor and legal persons, other business entities, or the final consumers of goods or services.

Since January 1, 2012, Subparagraph 139.1.12 was excluded from the Tax Code, as a result of which, when accounting for business expenditures, a company would no longer permitted to claim the costs of services incurred in connection with the acquisition of goods (or works or services) or other tangible and intangible assets from any sole proprie-tors subscribing to the single tax system (with the exception of expenses incurred in connec-tion with the acquisition of works and services from sole proprietors conducting activities in the field of informational support/ communica-tions development).

The Generalized Tax Advice regarding the composition of losses with respect to the busi-ness activities of sole proprietors subscribing to the simplified taxation system, approved by the State Tax Administration Order no. 121, dated February 15, 2012 (hereinafter referred to as Order no. 121), stipulates, inter alia, that, as of January 1, 2012, when calculating the amount of taxes owed, legal entities that pay corporate profit tax may claim deductions for the costs of acquiring goods (or works or services) and other tangible and intangible assets from sole proprietors that pay the single tax, regardless of which group the sole proprietor belongs to, pro-vided that such expenses are directly related to the taxpayer’s specified business activities.

Consequently, the tax authorities do not prohibit legal entities that are corporate tax-payers from cooperating with all groups of sole proprietors subscribing to the single tax. The tax authorities also do not prohibit taxpaying sole proprietors from the first and second groups from selling goods (or works or services) to such legal entities.


переліку документів, які підтверджують право на податкові витрати.

Так, наприклад, у листі від 03.02.2011г. N 1085/К/17-0714 ДПАУ рекомендує для підтвердження права на податкові витрати вимагати від платника єдиного податку, крім копії документа, що підтверджує, що він зареєстрований суб’єктом під-приємницької діяльності (свідоцтва про державну реєстрацію), також довідку (яка надається на письмову заяву платника по-датковим органом, в якому він перебуває на податковому обліку), в якій вказується перелік видів діяльності згідно реєстрацій-ної картки та обрана система оподатку-вання доходів, отриманих від здійснення підприємницької діяльності.

Виникає закономірне питання: якщо підприємство претендує на податкові витрати по операціях з «єдиноподатни-ками», то які документи необхідно ви-магати від платника єдиного податку для підтвердження обраної ним системи опо-даткування? Питання актуальне також в плані оподаткування податком на до-ходи фізичних осіб і єдиним соціальним внеском.

З 01.01.2012 року затверджено нову форму свідоцтва платника єдиного по-датку, яка видається суб’єктам підпри-ємництва, зареєстрованих після цієї дати (наказ Міністерства Фінансів України від 20.12.2011 р.) N 1675. Свідоцтво видаєть-ся безстроково виключно суб’єкту госпо-дарювання або уповноваженій ним особі і не може передаватися для здійснення господарської діяльності іншим особам. Платникам єдиного податку першої та другої груп, які здійснюють кілька видів господарської діяльності, на які встанов-лені різні ставки єдиного податку, вида-ється одне Свідоцтво.

Нова форма свідоцтва платника єдино-го податку містить графу 5, в якій вказу-ється ставка єдиного податку. Процентне значення (3% або 5%) – для платників єди-ного податку третьої групи. Якщо ставка єдиного податку вказана в гривнях, це означає , що платник єдиного податку відноситься до першої або другої групи і сплачує єдиний податок у фіксованій сумі, встановленій у відсотках від суми мінімальної заробітної плати.

Despite the liberal position on tax ex-penditures expressed by the State Tax Administration of Ukraine, there also exist a number of letters, which to some extent “complicate life” for both entities subscribing to the single tax and corporate tax payers. This “complication” primarily concerns the list of documents that confirm the taxpayer’s right to claim tax expenditures.

For example, State Tax Administration of Ukraine Letter N 1085/K/17-0714, dated February 03, 2011, recommends, for the pur-pose of affirming one’s right to claim tax ex-penditures, that the taxpayer should include other documentation in addition to a copy of the document confirming that a sole proprietor has indeed been registered a business entity (a certificate of state registration). Namely, the authorities request that entrepreneurs subscribing to the single tax system also provide a certificate (which is available upon the written request of the taxpayer to the tax authority, where he/she is registered for tax purposes) that provides a list of the type of specific business activities, in accordance with the registration card and the chosen system of taxation on income derived from entrepre-neurial activities.

This then gives rise to the question: if a company claims the tax expenditures aris-ing as a result of business transactions with taxpayers subscribing to the single tax, then what documents should be required of such sole proprietor taxpayers in order to confirm specifically which taxation system he/she has chosen? The question is also relevant with respect to tax obligations in terms of personal income tax and consolidated social security contribution.

On January 01, 2012, the government approved a new form of identity document as to an entrepreneur’s status as a taxpayer subscribing to the single tax, which is issued to business entities registered subsequent to that date (Ministry of Finance of Ukraine Order N 1675, dated December 20, 2011). The cer-tificate is issued indefinitely and exclusively to a business entity or a person authorized by him/her and may not be transferred to ay other entities for the performance of their business activities. Payers of the single tax in the first and second groups, which carry out several different types of business activities, which

42

Звертаємо увагу, що у свідоцтві плат-ника єдиного податку, видане до 01 січня 2012 року не міститься даних щодо ставки єдиного податку. Платникам єдиного по-датку зареєстрованим до цієї дати, ра-йонні ДПІ дописують на зворотному боці свідоцтва дані про ставку єдиного податку і групу платника.

Таким чином, свідоцтво платника єди-ного податку за новою формою (або за старою формою (чинної до 01.01.2012г.) з відміткою податкової) є єдиними докумен-тами, які підтверджують статус платника єдиного податку. Інші реєстраційні доку-менти, а саме: вилучення з єдиного реє-стру суб’єктів господарської діяльності або виписка з єдиного реєстру підтверджують статус суб’єкта підприємницької діяльнос-ті, але не обрану систему оподаткування.

У листі від 31.03.2011 р. № 6320/5/12-0216 ДПСУ п ідтвердила, що в Податковому кодексі не міститься нор-ми про необхідність засвідчення копій документа, що підтверджує державну реєстрацію фізичної особи – підприємця відповідно до закону як суб’єкта підпри-ємницької діяльності податковим органом, нотаріусом, іншими уповноваженими за-коном особами.

Важливе зауваження: наказ № 121 не містить вимог звіряти фактичні види діяль-ності з тими, які вказані в реєстраційних документах. Але на практиці податкові органи часто пов’язують право на подат-кові витрати по операціях з платниками єдиного податку з відповідністю діяльності реєстраційних документів. Тобто, в разі якщо приватний підприємець надає інші послуги, ніж зазначені в реєстраційних документах, присутній ризик невизнання податкових витрат за операціями з таким підприємцем.

Відносно оподаткування ПДФО і ОСВ виплат на користь платника єдиного по-датку необхідно зазначити, що з дано-го питання позиції ДПАУ та Пенсійного Фонду схожі:

фактично здійснені види діяльності по-винні відповідати видам діяльності, зазна-ченим у реєстраційних документах. Таку позицію підтверджують, зокрема, лист ПФУ від 06.01.2011г. № 167/03-30, роз’яснення ДПАУ в журналі «Вісник податкової служ-би» № 35 за вересень 2011 року.

are subject to different single tax payment rates, shall receive one certificate.

A new form of attestation for an entrepre-neur adhering to the single tax contains box number five, which indicate the single tax rate. The taxation rate for the third group of sole proprietors subscribing to the single tax is either 3% or 5%. If the single tax rate is specified in hryvnia, this means that the payer of the single tax belongs to either the first or second group and shall pay a flat tax as a fixed amount established as a percentage of the official minimum earnings for Ukraine for the specified period.

Please note that any single tax payer certificate issued prior to January 1, 2012 does not contain the above-mentioned data regarding the single tax rate. For sole proprie-tors opting to pay the single tax, which were registered before this date, the relevant data on the tax rate and the group that the payer of the single payer belongs to was written on the back of the certificate by the regional State Tax Inspection.

Therefore, the single tax payer certificate, issued according to the new form (or accord-ing to the old form, which remained in effect until January 01, 2012, bearing a stamp from the tax authority), is the only documents suffi-cient to confirm the sole proprietor’s status as a payer of the single tax. While other registra-tion documents – specifically an excerpt from the Single Registry of Business Entities or an extract docket from this single registry – do indeed confirm the status of a business entity, neither one of these indicate the system of taxation that the taxpayer has opted for.

In Letter no. 6320/5/12-0216, dated March 31, 2011, the State Tax Administration of Ukraine also confirmed that, in accordance with the law, the Tax Code does not contain provisions as to the necessity for certified copies of any documents confirming the state registration of a sole proprietor as a business entity by the tax authority, a notary public, or other persons authorized by law.

It is important to note that Order no. 121 does not contain any requirement to compare the business activities actually performed to those that are listed in the state registration documents. However, in practice, tax authori-ties often link the right of entrepreneurs paying the single tax to claim the costs of operations with those corresponding business activities


Інформацію про види діяльності можна знайти в наступних документах:

• Довідка з податкової інспекції, видана за запитом СПД;

• Довідка з статистики;• Витяг з реєстру реєстрації суб’єктів

господарської діяльності;• Свідоцтво платника єдиного податку;

Наказом Державного комітету України з питань регуляторної політики та підпри-ємництва від 20.10. 2005 р. № 99 перед-бачено, що розмір плати за отримання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підпри-ємців (далі – Реєстр) становить:

• За отримання витягу з Реєстру – три неоподатковуваних податком мінімумів доходів громадян (51 грн.) За кожен ар-куш інформації на бланку встановленого зразка стягується плата в розмірі 20 від-сотків одного неоподатковуваного міні-муму доходів громадян;

• За одержання довідки з Реєстру – один неоподатковуваний податком міні-мум доходів громадян. За кожен аркуш ін-формації на бланку встановленого зразка справляється плата в розмірі 20 відсотків одного неоподатковуваного мінімуму до-ходів громадян.

Розмір плати визначено з урахуванням податку на додану вартість.

Витяг з реєстру видається на запит будь-якої зацікавленої особи (в оригі-налі). Інші документи видаються тільки зареєстрованим СПД. Необхідно відзна-чити, що всі перераховані вище вимоги щодо надання реєстраційних документів поширюються також на фізичних осіб – платників податку на доходи за ставкою 15% (підприємці на загальній системі) за винятком свідоцтва платника єдиного податку. Певна складність може виник-нути з підтвердженням загальної систе-ми оподаткування підприємців, оскільки єдиним документом, що підтверджує систему оподаткування, є лише довід-ка з податкової, яка видається на вимогу СПД і вимагає часу на підготовку. Тому, у разі, якщо плануються тривалі бізнес-стосунки з таким підприємцем, доцільно буде заздалегідь запитати у нього про довідку з податкової, в якій підтверджу-

that are indicated on the business registration documents. That is, in the instance that a sole proprietor is found to be rendering services other than those specified in the registration documents, there is a good chance that the tax authority will refuse to recognize any tax deductions claimed by such an entrepreneur.

With regard to taxation obligations for per-sonal income tax and the consolidated social security contribution, it should be noted that, with respect to payments made on behalf of an entrepreneur opting to pay the single tax, the position taken by the State Tax Authority of Ukraine on this issue is similar to that of the Pension Fund of Ukraine. Namely, the busi-ness activities that are, in fact, performed by the entrepreneur must correspond to those ac-tivities indicated in the registration documents. This position was confirmed, in particular, in Pension Fund of Ukraine Letter no.167/03-30, dated January 06, 2011, and the State Tax Administration of Ukraine Clarification, published in the journal “Bulletin of the Tax Service” no. 35 of September 2011.

Information on the permissible types of business activities can be found in the follow-ing documents:

• Certificate from the tax authority, issued at the request of the business entity;

• Certificate from the bureau of statistics; • An extract from the register attesting to the

registration of the business entity; • Single tax payer certificate.

The State Committee of Ukraine for Regulatory Policy and Entrepreneurship Order no. 99, dated October 20, 2005, stipulates that the amount of the payment for retrieving information from the Unified State Registry of Legal Entities and Sole Proprietors (hereinafter referred to as the “Registry”) is as follows:

• To obtain extracts from the Registry, it is the equivalent of three non-taxable official minimum earnings for a citizen (51 hryvnia). For each sheet of information issued on a spe-cial form, the payment for this is 20 percent of the non-taxable official minimum earnings for a citizen;

• To obtain information from the Registry, it costs the equivalent of one non-taxable of-ficial minimum earning for a citizen. For each page of information issued on a special form, the payment is the equivalent of 20 percent

44

ється його статус платника податків на загальній системі.

Крім змін в оподаткуванні суб’єктів підприємницької діяльності Податковим Кодексом з 1 січня 2012 внесено зміни до декларації з податку на прибуток підпри-ємства в частині декларування доходів і витрат від операцій з платниками єдиного податку – фізичними особами. Декларацію за 1 квартал 2012 року необхідно пода-вати з доповненням ОК. У цьому допо-вненні необхідно розкривати інформацію тільки по тим контрагентам, за якими за-декларовано податкові доходи та подат-кові витрати. Якщо операції з фізичною особою – платником єдиного податку не призводить до нарахування податкових доходів чи податкових витрат, то подавати додаток ОК не потрібно.

of the non-taxable official minimum earnings for a citizen.

The amount of the payment shall be de-termined by taking the value added tax into account.

An extract from the register shall be issued at the request of any interested person (in the original form). Other documents are only is-sued to the registered business entity itself.

It should be noted that all of the above requirements regarding the provision of regis-tration records also apply to individual income tax payers at a rate of 15% (entrepreneurs subscribing to the general system), with the exception of the single tax payer certificate. A particular difficulty with confirmation via the common taxation system for entrepreneurs can arise, due to the fact that the only docu-ment that confirms the chosen tax system is a certificate issued by the tax authority, which is issued at the request of the business entity and the preparation of which requires a specific amount of time. Therefore, in the case that you are planning to maintain a long-term business relationship with such an en-trepreneur, it would be advisable to request, in advance, to see his/her tax certificate, con-firming his/her status as a taxpayer according to the general system.

In addition to the changes introduced in the Tax Code of Ukraine in terms of the taxation of business entities, as of January 1, 2012, changes were also introduced in relation to the corporate profit tax declaration, in terms of the declaration of income and expenses in relation to transactions with sole proprie-tors subscribing to the single tax system. The declaration for the first quarter of 2012 must be submitted with the addition of OK. Therein, it is necessary to only disclose information about those contractors in relation to which tax revenues and tax expenditures are actu-ally declared. If a business transaction with a sole proprietor subscribing to the single tax does not result in the accrual of tax revenues or tax expenditures, then it is not necessary to add a supplementary OK.


Джонатан Свіфт

дрібні комахи в ній

ніколи! Гуллівер

Джонатан Свіфт

Закониподібні павутині:

великі – заплутуються,

“Laws are similar to a spider web: small insects get caught in

it, but big ones never do.” Gulliver by Jonathan Swift

Нікчемність правочину ................................c.47

Медіація як засіб вирішення юридичних конфліктів ............................................................c.53

В’їзд, перебування і робота іноземців: головні аспекти ................................................c.59

Conciliation (mediation) as a means of resolving legal conflicts ..................................p.53

Foreigners’ entry and stay in Ukraine: easy on paper but not always in practice .........p.59

48

Invalidity of a transaction ...............................p.47


Since an agreement or contract, as the legal basis for business transactions, con-stitutes the basis of tax accounting for its respective parties, the specified terms are extremely important in determining the tax-related fate of a business.

Consequently, it is absolutely crucial for a business owner or company head to un-derstand the types of invalidity in relation to transactions, as well as the existing founda-tion and the effects of the recognition of busi-ness contracts as null and void. It is also im-portant that he/she comprehend who shall be entitled to make a claim, and the time when a business contract may be recognized as null and void, etc.

It is worth noting that invalid transactions may be either negligible transactionsor those that are contested. In the case of a void transaction, its invalidity it is established by law as a result of non-compliance with the stipulated requirements and this invalidity does not require recognition thereof by a courtorder. However, this is not the case for contested transactions, which may be invalidated only by a court order, if one of the parties or an interested person (stakeholder) denies the validity of such a transaction on legal grounds.

In order to avoid possible disputes be-tween the parties to a transaction (agree-ment) or an interested person (stakeholder), as well as the recognition of such a transac-tion to be invalid, businesses should follow certain basic rules in relation to the way it is executed. These are as follows:

Оскільки угода чи договір, як правове підґрунтя господарської операції, лежить в основі податкового обліку його сторін, його умови вкрай важливі для визначення податкової долі підприємства.

Отже, власнику чи керівнику підприєм-ства необхідно розуміти види недійсності правочинів, а також які існують підстави та наслідки визнання господарських дого-ворів недійсними, хто має право на позов, момент визнання господарського договору недійсним тощо.

Зауважимо, що недійсними угодами можуть бути як нікчемні правочини так і заперечні. Якщо для нікчемного право-чину його недійсність встановлена зако-ном через невідповідність вимогам та не потребує визнання як недійсний судом, то заперечний може бути визнаний недій-сним лише за рішенням суду, якщо одна із сторін чи зацікавлена особа заперечує дійсність такого правочину на законних підставах.

З метою уникнення можливих спорів між сторонами правочину (угоди) чи за-цікавленої особи, а також визнання такого правочину недійсним, варто дотримува-тись базових правил його укладення, а саме:

• Перш за все, слід пам’ятати про най-важливіше в угоді (правочині) – суттєві умови кожного виду угоди, адже за їх від-сутності така угода не є укладеною, і тому апріорі вона не породжує, не змінює і не припиняє жодних прав та обов’язків для її сторін. Щоправда у певних випадках від-сутність тієї чи іншої суттєвої умови в угоді

As practice has shown, the problem of invalid (null and void) transactions (agreements) is becoming increas-ingly important for the business com-

munity. In particular, when it comes to the re-sults of audits carried out by representatives of the tax authorities, who have been taking the practice of independently recognizing transactions as invalid (void), and making decisions according to which they do not recognize the expenditures and tax credits associated with such transactions.

Як показує практика, проблематика недійсного (нікчемного) правочину (угоди) стає дедалі актуальнішою для бізнесового кола. Зокрема,

коли йдеться мова про результати пере-вірки представниками податкових органів, котрі взяли собі за норму самостійно ви-знавати недійсними (нікчемними) угоди, та виносити рішення, відповідно до яких не визнавати витрати та податковий кредит за такими угодами.

Invalidity of a transaction

Нікчемність правочину

50

може стати якраз підставою для визнання її недійсною.

• Окрім цього, необхідно пам’ятати, що зміст правочину не може суперечити чин-ному законодавству України та моральним засадам суспільства.

• Особа, яка укладає правочин (угоду), повинна мати необхідний обсяг цивільної дієздатності. Тобто, для юридичної особи це означає здатність бути стороною дого-вору (реєстрація підприємства відповідно до закону; для деяких видів господарської діяльності – наявність відповідного дозво-лу (ліцензії); посадова особа повинна мати необхідний обсяг повноважень), тощо.

Безперечно, це не всі випадки недо-ліків, які можуть мати безповоротні на-слідки для підприємства, але, користу-ючись ними, як важливим інструментом при укладенні правочину (угоди), керівник чи власник підприємства автоматично зменшує суттєві ризики для здійснення важливих операцій зокрема та ведення господарської діяльності вцілому.

Окремо хочеться наголосили щодо ні-кчемного правочину, коли недотримані вимоги закону про нотаріальне посвід-чення такого правочину, оскільки нікчем-ність стосується лише тих правочинів, які підлягають обов’язковому нотаріальному посвідченню. Зрештою, правочини, щодо яких немає вимоги обов’язкового нотарі-ального посвідчення, вважаються дійсни-ми, та створюють, змінюють чи припиня-ють права та обов’язки для його сторін, з моменту його укладення.

А от щодо правочину (угоди) юридичної особи, вчиненого нею без відповідного дозволу (ліцензії), то тут він є осудженим, та може бути визнаним недійсним тільки у судовому порядку.

З метою визначення кола осіб, які ма-ють право звернутися до суду з позовом про визнання договору недійсним, то тут зрозуміло, що таке право мають самі сто-рони правочину (угоди, договору), але та-кож і інші зацікавлені особи.

Вищий господарський суд України у своєму листі чітко зазначив, що «коло за-цікавлених осіб мають з’ясовувати в кож-ному конкретному випадку в залежності від обставин справи та правових норм, які підлягають застосуванню до спірних

• Above all, it should be kept in mind what is most important thing in executing a trans-action (agreement). It is the essential terms of each transaction, especially since such an agreement cannot be legally concluded in their absence, and therefore, a priori, does not create, alter or terminate any rights and obligations for the respective parties. At the same time, it is true that, in certain cases, the absence of one or another essential condi-tion in the agreement may turn out to be just grounds for its invalidation.

• In addition, it is necessary to consider that the content of the transaction cannot contradict current Ukrainian legislation and the morals of society.

• The person who enters into a transac-tion (agreement) must have the appropri-ate amount of civil capacity. That is to say that, in terms of a legal entity, this means the ability to be a party to the contract (the company should be properly registered, in accordance with the law, to perform certain types of economic activity and have obtained the appropriate permits (licenses), while the company officials should have the necessary amount of signing authority), etc.

Undoubtedly, this is not an exhaustive list of deficiencies that could ultimately have ir-reversible consequences for the company. However, by applying them as an important tool in concluding a transaction, the company manager or owner will automatically reduce the significant risks for performing essential operations in particular and business activi-ties on the whole.

It is worth separately underlining some-thing about a void transaction, when the re-quirements of the law on the notarization of the transaction have been satisfied, since the nullity concerns only those transactions that are subject to mandatory notarization. Finally, those transactions for which there is no re-quirement for mandatorynotarization shall be considered valid, and, from the moment that they are executed, they create, modify or terminate the rights and obligations of the parties thereto.

However, with respect to a transaction (agreement) concluded by a legal entity, which it performs without the required permit (license), this is subject to criminal proceed-ings and can only be invalidated by the courts.


правовідносин, якщо інше не встановлено законом».

До зацікавлених осіб можна віднести органи державної влади, що покликані захищати державні та суспільні інтереси. Зокрема, чинним законодавством право на позов про визнання договорів недійсни-ми надано органам державної податкової служби.

Слід також пам’ятати, що строки позо-вної давності щодо вимоги про визнання договору недійсним здебільшого склада-ють три роки, і обчислюються вони не з моменту вчинення правочину, а коли особа довідалася або могла довідатися про по-рушення свого права або про особу яка його порушила.

А от моментом визнання правочину (угоди, договору) недійсним суд визначає саме момент його укладення. Нікчемні договори, які відповідно до закону є не-дійсними також вважаються недійсними з момент укладення. І тоді кожна із сторін зобов’язана повернути іншій стороні в на-турі все, що вона одержала на виконання договору, а коли це неможливо, зокрема тоді, коли одержане полягає в користу-ванні майном, виконаній роботі, наданій послузі, – відшкодувати вартість того, що одержано, за існуючими на час відшкоду-вання цінами.

Отже, оскільки нікчемним є правочин, якщо його недійсність встановлена зако-ном, і визнання такого правочину недій-сним судом не вимагається, то довести нікчемність правочину можна лише одним способом – навести норму закону, в якій чітко вказано, що правочин є нікчемним.

У випадку, якщо все ж таки законом не встановлена недійсність правочину, жодні фактичні дані не можуть доводити нікчем-ності правочину. Тому, коли представни-ки податкових органів в актах перевірки самостійно визнають нікчемними угоди на підставі лише фактів, не вказуючи кон-кретних норм закону, та згодом приймають відповідне повідомлення-рішення не на користь платника податків, на нашу дум-ку, таку неправомірність дій податкових органів слід доводити у суді, заручившись при цьому належною доказовою базою та підтримкою юристів.

In order to determine the circle of persons entitled to apply to the court to have a contract (agreement) recognized as void, it is clear that the parties to the transaction (contract, agreement) themselves have such a right, but so do other interested parties as well.

The Supreme Economic Court of Ukraine has issued a letter in which it clearly states that, “a group of interested parties should seek clarification in each individual case de-pending on the circumstances of the case and legal provisions that are applicable to the disputed legal relations, unless otherwise provided by law”.

Interested persons (stakeholders) can include government agencies, whose pur-pose is to protect the interests of the state and the general public. In particular, ac-cording to applicable law, the right to make a claim to have any agreements (contracts) recognized as null and void is provided by the state tax service.

It should also be kept in mind that the stat-ute of limitations onclaims for recognition of an agreement (contract) as null and void is generally three years, and that this period is not calculated from the date of the transac-tion’s execution, but rather from the time that the party first learned about or could have learned that his rights have been violated or about the party who violated them.

But the moment that the transaction (agreement, contract) is declared as null and void by the court is deemed as being the date that it was concluded. Invalid agreements, which are null and void according to the law, are ultimately seen as being invalid as of the very moment that they were signed. And then each party shall return the counterparty eve-rything that it has received in the course of fulfilling the agreement. In the case that this is impossible, particularly when that which was received took the form of the use of assets, work performed or services rendered, then these shall be financially compensated ac-cording to the value of the assets or services received at existing market rates at the time of the reimbursement.

Therefore, since a transaction is declared null and void if it has been established as in-valid by law, and since it is not necessary that such a transaction be recognized as invalid by a court, then there can only be one way

52

to prove the nullity of a transaction – to cite the legal provisions that clearly indicate that the transaction is null and void.

In the case that the law has not estab-lished the invalidity of the transaction, no actual data can prove the nullity of the trans-action.Therefore, when, during an audit, tax officials proceed to independently recognize a transaction as null and void solely on the basis of facts, without making reference to any specific legal provisions, and thereafter issue a decision notification not in the tax-payer’s favor, we think it is worth proving the unlawfulness of such actions on the part of tax authorities in court. This, of course, should be done by enlisting the evidence to make your case, as well as support from qualified lawyers.


It is a well-known fact that, in the process of doing business, one may encounter situations that of a controversial and conflict-oriented character. In the process of resolving such misunderstandings, the entities involved in the conflict (the Parties) may attempt to resolve the points of contention by means of amicable negotiation, or else take their issue to court or an arbitration tribunal. As a rule, the Parties first choose to pursue the first option, and so that the negotiations produce positive results, it also makes sense to involve an independent third party, which plays the role of an impartial arbi-ter in the negotiating process. This specific path of conflict resolution is known as “conciliation”.

Unfortunately, in Ukraine, there exists no clear legal framework that could be referred to in regulating mediation issues. Nevertheless, the number of cases in which this approach is being used is steadily increasing. In order to successfully apply this in practice, it is neces-sary to more fully and clearly define what is meant by the term “conciliation” and under-stand just how it is applied nowadays. The formal definition of conciliation is provided in Article 1 of the 2002 UNCITRAL Model Law on International Commercial Conciliation procedures, according to which conciliation is deemed to be “a process, whether referred to by the expression conciliation, mediation or an expression of similar import, whereby parties request a third person or persons (“the conciliator”) to assist them in their attempt to reach an amicable settlement of their dispute arising out of or relating to a contractual or other legal relationship. The conciliator does not have the authority to impose upon the Parties a solution to the dispute”.

Загальновідомим фактом є те, що в процесі ведення бізнесу можуть виникати ситуації, які мають суперечливий, конфлік-тний характер. Вирішуючи зазначені не-порозуміння, суб’єкти конфлікту (Сторони) можуть намагатися владнати конфліктні моменти шляхом дружніх переговорів, або ж звернутися до суду або третейського арбітражу. Як правило, сторони спочат-ку обирають перший варіант і для того, щоб переговори принесли позитивний ре-зультат є сенс залучити третю незалеж-ну сторону, яка б була неупередженим арбітром в процесі ведення переговорів. Зазначений шлях владнання конфлікту називається «медіацією».

На жаль, в Україні немає чіткої зако-нодавчої бази яка б регулювала питання медіації, але кількість випадків її засто-сування дедалі більшає. Для того, щоб її успішно застосовувати на практиці, необ-хідним є якомога повніше, зрозуміліше визначитися з поняттям «медіація» та як вона застосовується сьогодні. Формальне визначення медіації наводиться в ст. 1 Типового закону ЮНІТРІАЛ за 2002 р. щодо міжнародних комерційних арбітраж-них процедур, згідно з яким медіація – це «процес, коли сторони залучають третю особу або осіб, з метою надання ними до-помоги у мирному врегулюванні спорів, що виникають із приводу контрактних чи інших правових відносин, або пов’язані з ними. Мировий посередник не має права нав’язувати сторонам способи врегулю-вання спору».

У разі ж, якщо сторони вирішили за-лучити третю особу-медіатора для ви-

In periodicals, the term “conciliation’ is in-creasingly used with respect to the process of negotiation and in business vocabulary. In confidently approaching European stand-

ards, Ukraine is adopting the best aspects of business practices and is implementing them by means of legal avenues.

Все частіше в періодичних виданнях, у процесі переговорів та в бізнес-лексиці застосовується термін «ме-діація». Україна, впевнено крокую-

чи до Європейських стандартів переймає найкращі аспекти ведення бізнесу та його юридичного закріплення.

Conciliation (mediation) as a means of resolving legal conflicts

Медіація як засіб вирішення юридичних конфліктів

54

рішення конфліктної ситуації, слід керу-ватися певними правилами. Відповідно до Рекомендацій Комітету Міністрів Ради Європи «Rec (2002)10. Комітет міністрів державам-членам щодо медіації в цивіль-них справах» Сторонам необхідно встано-вити певні правила, в межах яких медіатор допоміг би сторонам провести переговори щодо спірних питань. Зазначені прави-ла, як правило закріплюються в Угоді про медіацію, яку Сторони підписують без-посередньо перед процедурою медіації. Як правило перед початком медіації одна сторона направляє іншій пропозицію про вирішення конфлікту саме таким чином. Наступним етапом є безпосереднє укла-дання угоди про медіацію, в якій зазна-чаються: предмет спору, формат, місце та строки здійснення медіації; відомості про особу-медіатора та його обов’язки; обов’язки сторін щодо сплати медіаторові гонорару або сплати послуг організації, що надає послуги з медіації та інші умови.

Отримати детальнішу інформацію про процедуру медіації можливо майже в кож-ній юридичній фірмі. Крім цього, зараз в Україні діють Асоціація груп медіації, Український центр порозуміння IFC та інші організації. На думку представників цих організацій, обравши медіацію, Сторони не тільки зекономлять свій час, а й під час розгляду співпрацювали б, на відміну від «антагонізму», який би мав місце в про-цесі судового розгляду. Тим паче, шансів зберегти дружні стосунки у майбутньому значно більше після переговорів у, так би мовити, неформальній обстановці, ніж в залі судового засідання.

Однак, є суттєва проблема – отримав-ши судове рішення, на підставі виконав-чого листа Сторона має законодавчо під-тверджену гарантію, що її рішення буде фактично виконане. Майже аналогічно і з третейськими судами, за умови під-твердження рішення третейського суду в Господарському суді. Що ж до результатів медіації, то тут ніяких гарантій не передба-чено. Згадані вище рекомендації Комітету Міністрів Ради Європи пропонують країнам-учасницям встановити законодавчі норми, які б надавали гарантії при використан-ні альтернативних засобів врегулювання спорів, медіації. Також, наголошуючи на тому, що при цьому, що при встановлен-

In the case that the Parties have decided to involve a third party mediator (concilia-tor) in the resolution of a conflict situation, then the Parties should be guided by certain rules. According to the Recommendations of the Committee of Ministers of the Council of Europe “Rec (2002) 10. The Committee of Ministers to Member States on Mediation in Civil Matters”, the Parties need to set cer-tain rules, according to which the conciliator should help the Parties carry out negotiation on the contentious issues. These specific rules are usually set forth in the Conciliation Agreement, which is signed by the Parties immediately prior to the mediation procedure. As a rule, before the start of the conciliation process, one Party sends the other a propos-al for resolving the conflict in a particular way. The next step involves the immediate conclu-sion of a Conciliation Agreement, which shall include the following information: the subject of the dispute, the format, location and time period for carrying out the conciliation pro-cess, information about the conciliator and his duties, as well as the obligations of the Parties to pay the conciliator a fee or provide payment for the assistance of the organiza-tion that is rendering the mediation services, along with any other conditions.

It is possible to obtain detailed information on the conciliation procedure at practically any law firm. Besides, now in Ukraine there are several groups involved in this process: the Association of Conciliation Groups, the Ukrainian Center for IFC Compliance, as well as other organizations. According to repre-sentatives of these organizations, in taking the decision to resolve their issues through me-diation, the Parties will not only end up saving themselves time, but during the time that the case is being examined, they will also be able to cooperate with one another, in contrast to the “antagonistic” relationship that is typically observed during formal court proceedings. Moreover, the chances of maintaining friendly relations in the future are much greater after negotiations carried out in an informal atmos-phere, so to speak, than would be the case were such issues addressed in the courtroom.

However, there is one significant problem – upon obtaining a court ruling, the enforcement order offers a legislatively confirmed guarantee that the court ruling will actually be executed. It is practically the same situation with respect


ня методів урегулювання спорів (медіації) необхідно враховувати особливості сис-теми відправлення правосуддя конкретної держави. Дедалі отримуючи популярність незабаром і наша держава встановить за-значені норми.

Дискусійним є також питання хто може бути медіатором. Юрист або інша особа, яка не має юридичної освіти. Загалом медіаторами є психологи або бізнесме-ни, головною умовою є те, щоб ці особи були незалежними та не зацікавленими у результаті спору. Отже, щоб стати медіа-тором юристом бути необов’язково, адже насправді в медіації спір врегульовується не на основі закону, а на основі ділового інтересу. Інша справа, що потім юристи повинні переконатись в тому, що не було порушення закону.

Враховуючи позитивні та негативні моменти, можна дійти висновку, що не в усіх відносинах доцільно застосовувати медіацію. Спробуємо визначитися у яких випадках вирішення конфлікту за допомо-гою медіації матиме свій позитивний ре-зультат. Зокрема в нашій країні актуаль-ним є застосування медіації в відносинах корпоративного управління. Відповідно корпоративне управління пов’язується з діяльністю Ради, як головного орга-ну, який керує та спрямовує діяльність компанії. Якщо ж виник конфлікт, чому б не застосувати медіацію як інструмент швидкого і ефективного його вирішен-ня? Наприклад, у багатьох корпораціях директор із кадрів уже став своєрідним менеджером конфліктів між працівником і роботодавцем. В цьому випадку медіація може мати превентивний характер, тобто є процедурою, яка попереджає конфлікт, а не врегульовує його.

Не можна не погодитися з думкою Нью-Йоркської організації урегулювання спорів, що використання медіації як ін-струменту управління може сприяти під-вищенню вартості акцій компанії. Отже, в контракт слід включити положення про медіацію, тим самим включити механізм врегулювання спорів ще до того, як кон-флікт виник та налаштувати Сторони на зустрічі, переговори, які у подальшому дадуть змогу отримати якомога більше дивідендів. Натомість, конфлікти можуть значного погіршити фінансову діяльність

to rulings made by arbitration tribunals, subject to the tribunal decision’s confirmation in the Commercial Court. As for the results of the conciliation process, there are no guarantees either way. The above-mentioned recommen-dations by the Committee of Ministers of the Council of Europe to member states propose setting standards that would provide safe-guards given the use of alternative means of dispute resolution and conciliation. At the same time, it should be emphasized that, upon establishing dispute resolution (mediation) mechanisms, it is necessary to recognize the particularities of the justice system of any given state. It is likely that our government will also soon set such standards.

A matter of discussion is the question of who can be a conciliator – only a lawyer or an-other person who has no formal legal training? Conciliators tend to generally be psychologists or businessmen, and the main condition for them to play this role is that these people are independent and that they are not involved in (or have a particular interest in) the outcome of the dispute. Thus, it is clear that it is not necessary to be a lawyer in order to become a conciliator because, in reality, conciliation (mediation) is a conflict resolution method that is not regulated by the law, but rather occurs on the basis of mutual business interests. It is, of course, another issue that, later, lawyers should make sure that there has been no viola-tion of the law on the part of the Parties.

Upon considering the positive and nega-tive aspects, we can conclude that the use of conciliation is not always advisable in every respect. Thus, it is worth determining exactly in which cases conflict resolution through such mediation can bring a positive result. In par-ticular with respect to our country, conciliation is applied practically with respect to corporate governance. Corporate governance is associ-ated with the activities of a company’s Board of Directors, as the main body that supervises and gives direction regarding the activities of the company. If a conflict should arise, why not apply conciliation in the first place in order to bring about a rapid and effective resolution to your problems? For example, in many com-panies, the human resources director has, in practice, taken on a function of manag-ing conflicts that arise between an employee and the employer. In this respect, conciliation may also prove to be somewhat preventive in

56

компанії, її ділову репутацію, налякати клі-єнтів, інвесторів, бізнес-партнерів. Отже, конфлікти бажано вирішувати не в публіч-ному порядку.

Цікавим є досвід Канади, де перш ніж призначати дату судового засідання, Сторони зобов’язанні обов’язково зу-стрітися і спробувати владнати конфлікт шляхом переговорів. Цей крок є дієвим, у будь-якій країні – біля 80% корпоративних спорів вирішуються без судового втручан-ня. Вирішуючи конфлікт, Сторони не тільки мають змогу його ліквідувати, а й можуть стати партнерами в майбутньому.

В процесі здійснення підприємницької діяльності поширеними конфлікти між членами Ради. Відповідно, збіг думок ро-зумних, креативних людей з лідерськими якостями, з одного боку є позитивним мо-ментом. Адже, в процесі диспутів може виникнути зовсім нове та об’єктивне рі-шення, а може і спричинити крах та бан-крутство компанії, як це сталося в корпо-рації США WorldCom. В Українських, як і західних компаніях, як правило, виникають конфлікти після злиття або поглинання компаній, в момент, коли нові директори входять до складу Ради або ж коли чле-ни Ради незгодні зі змістом та порядком проведення засідань Ради, неналежним виконанням її обов’язків тощо.

Такий випадок мав місце в компанії Phoenix Timber Corporation. Конфлікт став-ся через спробу міноритарних акціонерів ввести до складу Ради трьох незалежних директорів, в той час коли діючий голо-ва Ради був проти зазначеної пропозиції. Лідер міноритарних акціонерів аргумен-тував свою пропозицію тим, що зазначені особи посилять командний дух та через свої інноваційні ідеї створять більш про-дуктивний склад Ради. Проігнорувавши ідею міноритарних акціонерів компанія зазнала значних збитків, причиною яких були напружені стосунки між акціонерами, які погіршились після конфлікту з мінори-тарними акціонерами.

Немало часу було витрачено на вирі-шення непорозумінь, які не мають прямого відношення до діяльності компанії як це сталося при прийнятті рішення щодо злит-тя компанії Hewlett Packard з компанією Compaq. Кошти та час, які витратили члени

nature; that is, it may constitute a procedure that serves to prevent conflict, rather than regulating a conflict that has already arisen.

We tend to concur with the point of view of the New York State Dispute Resolution Association, which claims that using concili-ation as a management tool can drive up the value of the company’s shares or assets. Thus, any contract should cover the provi-sions on mediation, thereby enabling the dis-pute settlement mechanism even before any conflict should arise, and gearing the Parties towards the holding of a meeting and carrying out negotiations, which will, in future, enable both Parties to obtain as many dividends as possible. On the other hand, conflicts can result in the financial activities of the company becoming significantly worse, not to mention its business reputation, and this could scare away existing and potential customers, inves-tors and business partners. Thus, it is clearly desirable that any conflicts be resolved in a way that remains free from public scrutiny.

The experience of Canada in this respect is rather interesting to consider. There, prior to the appointed date of the court hearing, it is required that the Parties initially meet face to face and attempt to resolve their conflict by means of negotiation. This move tends to be effective in pretty much any country, since about 80% of corporate disputes are resolved without any court intervention. In resolving their conflict, the Parties not only succeed in eliminating this problem, but also retain the opportunity to become business partners in the future.

In the process of carrying out regular busi-ness practices, conflicts between members of a company’s Board of Directors often occur. Accordingly, on the one hand, it is a positive thing when the opinions of intelligent, crea-tive people with leadership qualities happen to converge. Indeed, during the course of the dispute process, a completely novel and objective decision may emerge or a decision may be taken that ultimately causes the col-lapse and bankruptcy of the company, as occurred in the case of the U.S. corporation WorldCom. In Ukrainian and Western compa-nies alike, as a rule, conflicts arise after the company has gone through a merger or ac-quisition, usually when the new directors are admitted as members of the Board or when


Ради та син співзасновника на судову тяга-нину могли би бути витрачені більш корис-но. Відповідно, в цих двох випадках вчасне втручання медіатора могло б врятувати ситуацію, та вирішити конфлікт всередині компанії, «не виносячи сварку із хати», тобто, без зайвої публічності.

Яскравий приклад успішної медіації стався між братами-акціонареми Пател та страховою компанією Уганди. Суть кон-флікту, на думку акціонерів Пател полягала в тому, що Страхова незаконно «розмила» 40 % належних їм акцій під час рекрутизації та продажу компанії. Страхова, в свою чер-гу, вважала звинувачення необґрунтовани-ми та таким, що не мають законних підстав. Після переговорів за посередництвом меді-атора, Сторони дійшли згоди, таким чином, Страхова викупила частку обох акціонерів Пател і конфлікт було вирішено.

Медіація застосовується і в зовнішньое-кономічних відносинах. Яскравим прикла-дом застосування медіації мав місце між Росією та Грузією щодо приєднання Росії до СОТ. Головну умову згоди на вступ Росії в цю організацію Грузія висувала власний або міжнародний контроль на митно-про-пускних пунктах на кордоні Росії з Абхазією і Південною Осетією. Оскільки Росія вважає ці держави незалежними, а тому відмови-лась від вимог Грузії. Для вирішення зазна-ченої міжнародної суперечки, був залуче-ний посередник – Швейцарія. Швейцарія, відповідно, врахувавши інтереси кожної із сторін уклала проект угоди який влаштував і Росію і Грузію. Необхідність залучення ме-діатора Швейцарію виникла тому що Грузія стала останнім членом СОТ, з яким Росії по-трібно домовитися про вступ до організації.

Враховуючи успішний досвід зарубіж-них країн поширення медіації в Україні стало би не тільки суттєвим кроком до Європейських стандартів, а й розванта-жило би систему судочинства, створила би неабияку конкуренцію останньому. Для того, щоб поширювати медіацію в нашій країні, необхідно заохочувати бізнес ор-ганізовуватись і об’єднуватись для того, щоб відстоювати свої інтереси. Ініціатива має йти саме від бізнесу, оскільки це дасть поштовх юридичним фірмам, центрам меді-ації об’єднуватися та активно поширювати інститут медіації в теренах нашої країни.

the Board members need to agree with the content and procedures of Board meetings, cases involving the improper performance of one’s duties, etc.

Such a case occurred in the company Phoenix Timber Corporation. The conflict occurred in relation to minority sharehold-ers’ attempts to introduce three independ-ent directors to the Board, while the acting Chairman of the Board was opposed to this proposal. The leader of the minority share-holders put forward the argument that his proposal would be good for the company as these individuals would enhance the team spirit and would, through their innovative ideas, result in a more productive make-up of the Board. Having ignored the ideas of the minority shareholders, the company ended up incurring substantial losses, the reason for which was the existence of strained rela-tions between the shareholders, which only worsened after the above-mentioned conflict with the minority shareholders.

A significant amount of time was spent on solving misunderstandings, which had no direct relationship to the company’s ac-tivities, just as occurred in the case where the decision was taken regarding the merger of Hewlett Packard Company with the com-pany Compaq. The time and money that was ultimately spent by the Board members and the son of the company’s co-founder on dealing with judicial red tape could have been much better spent on other purposes. Correspondingly, in these two cases, the timely intervention of a mediator (conciliator) could have prevented such a situation from occurring and also resolved the conflict within the company itself so that it “did not take its squabble out of its own house” so to speak. In other words, this situation could have been handled otherwise without having to endure so much publicity.

One remarkable example of a successful instance of mediation occurred between the shareholders of the company Patel Brothers and an insurance company based in Uganda. The essence of the conflict, according to the shareholders of Patel, was the fact that the insurance company illegally “eroded” 40% of their shares in the process of the company’s restructuring and sale. The insurance com-pany, in turn, considered the charges against

58

them to be baseless and without any legal grounds. After the negotiations that were bro-kered by a conciliator, the Parties eventually reached an agreement by which the insurance company ended up buying a stake in both of the shareholders of Patel and the conflict was finally resolved.

Conciliation is also used in the sphere of ex-ternal economic relations. One striking exam-ple of the use of mediation took place between Russia and Georgia on the occasion of the Russian Federation’s accession to the WTO. The main condition propounded by Georgia so that it would finally consent to Russia’s acces-sion to the organization is the introduction of its own or international control of customs check-points on the Russian border with Abkhazia and South Ossetia. Since Russia considers these two regions to be independent states, it therefore refused the demands put forward by Georgia. A conciliator – Switzerland – was eventually involved in bringing about a resolu-tion to this international dispute. Switzerland, in its turns, took into consideration the respective interests of each party and endorsed a draft agreement, which satisfied the concerns of both Russia and Georgia. The necessity to involve Switzerland as a conciliator arose due to the fact that Georgia was the final WTO member that had not given its approval for Russia’s accession to the organization and that, in order for this to happen, Russia re-quired Georgia’s consent.

Given the successful experience of foreign countries in this respect, the increased use of conciliation as a means for conflict resolution in Ukraine would not only represent a significant step towards European standards, but it would also significantly free up the overburdened court system due to the fact that it would pre-sent greater competition for the latter approach to conflict resolution. In order to promote the increased use of conciliation in this country, it is necessary to encourage businesses to or-ganize and unite to defend their own interests. This initiative should come from businesses themselves, because such a development should give impetus to law firms and media-tion centers to unite and actively disseminate the practice of conciliation (mediation) to even the furthest reaches of our country.


Foreigners are considered to be individu-als who are citizens of any state other than Ukraine, in addition to individuals without citi-zenship (stateless persons).

Foreign citizens do not lose their legal re-lationship with their own country by remaining outside of its boundaries. Such an individual is entitled to the protection and support of their own state. At the same time, during their stay in Ukraine, foreign citizens are under Ukrainian jurisdiction and are obliged to abide by the applicable Ukrainian legislation con-cerning foreigners.

All foreigners entering Ukraine for any purpose, as well as those leaving Ukraine or those in transit through the country, must possess a document confirming their citizen-ship or status (for example, a passport for citi-zens or a document identifying an individual as a stateless person that is recognized by Ukraine), in addition to insurance coverage guaranteeing the payment of medical bills, if required. Foreigners are obliged to provide documents confirming their citizenship at the request of the Ukrainian authorities.

In relation to the foreigner’s purpose for visiting Ukraine, there are some legislative requirements that must be fulfilled by a for-eign resident visiting Ukraine or by the inviting person in order to abide by the law.

The most frequent purposes indicated for visiting Ukraine are for business, for work, to visit relatives or friends, and tourism. There are peculiarities with respect to each of these separate mentioned cases in terms of the supporting documents required and the re-quired process.

Іноземцями вважаються особи, які є громадянами будь-якого іншого дер-жави, крім України, а також особи без громадянства.

Іноземні громадяни не розривають правові відносини з його/її країною пере-буваючи за її межами. Така людина має право на захист і підтримку. Однак, під час перебування на території України іноземні громадяни, перебувають під юрисдикцією України і зобов’язані дотримуватися укра-їнського законодавства, яке застосовуєть-ся для іноземців.

Всі іноземці, які прибувають в Україну з будь-якою метою, виїжджають або ті, хто в дорозі, повинні мати документ, що підтвер-джує їх громадянство або статус (напри-клад, паспорт громадянина або документ, що визнається на Україну, який визначає особа без громадянства), і страховку, яка гарантує оплату медичних рахунків, якщо це необхідно. Іноземці зобов’язані надава-ти документи, що підтверджують їх грома-дянство на прохання української влади.

Виходячи з мети прибуття, є деякі ви-моги законодавства, які повинні бути ви-конані іноземним фізичною особою або запрошує особою для дотримання закону.

Найбільш частими цілями є бізнес, ро-бота, поїздки до родичів/друзів, туризм і т. д. І кожен згаданий випадок має свої особливості як за документами так і само-го процесу.

Українське законодавство передбачає рівні можливості з працевлаштування для

Ukraine’s main legal acts guaran-tee that foreigners can enjoy same rights and liberties as Ukrainian citi-zens unless otherwise stipulated by

Ukrainian legislation and international agree-ments to which Ukraine is a party.

Українські нормативно-правові акти гарантують, що іноземці можуть користуватися тими ж правами і свободами, що й українські гро-

мадяни, якщо інше не передбачено укра-їнським законодавством та міжнародними договорами, учасником або стороною яких є Україна.

Foreigners’ entry and stay in Ukraine: easy on paper but not always in practice

В’їзд, перебування і робота іноземців: головні аспекти.

60

іноземних фізичних осіб, які шукають ро-боту в Україну. Трудові відносини між ро-ботодавцем та іноземцями, що працюють в українських компаніях і організаціях, ре-гулюються українським законодавством та міжнародними угодами, учасником або стороною яких є Україна.

Якщо міжнародним договором, учасни-ком або стороною яких є Україна, встанов-лено інші правила, ніж ті, що встановлені чинним українським трудовим законодав-ством, то будуть правила такого міжнарод-ного договору будуть мати переважну силу.

Для того щоб задовольнити трудові права громадян в Україну іноземці мають отримати дозвіл на роботу, яке видається в Державній службі зайнятості (відповід-ний місцевий центр зайнятості – обласний центр зайнятості, у Києві та Севастополі, та в Автономній Республіці Крим).

У той же час, слід зазначити, що іно-земні громадяни не можуть безпосе-редньо звернутися до державного орга-ну з метою отримання дозволу на роботу, воно може бути видано лише за заявою компанії-роботодавця.

Однак, слід зазначити, що у видачі або продовженні дозволу на роботу може бути відмовлено, якщо роботодавцем надана неправдива інформація, або якщо трудо-вим договором з іноземним громадянином передбачені умови праці гірше в порів-нянні з українськими працівниками, або роботодавець має заборгованість перед Центром зайнятості, або порушені терміни подачі документів, або якщо на момент оформлення дозволу на працевлашту-вання, іноземець відбуває покарання або перебувати під слідством і ін.

Згідно з правилами, дозвіл на роботу може бути видано на термін до одного року і може бути продовжено на той же період. В деяких випадках, дозвіл на роботу також може бути відкликана Центром зайнятості.

Використання праці іноземних грома-дян, без чинного дозволу на роботу, може спричинити серйозні наслідки як для ком-панії так і іноземного працівника: компанія буде зобов’язана виплатити штраф у від-повідності з українським законодавством за кожного незаконно працевлаштованого співробітника, а іноземний працівник може бути депортований.

Ukrainian legislation formally guarantees equal employment opportunities for foreign individuals who are seeking employment in Ukraine. The employment relationship be-tween an employer and foreign individuals working for Ukrainian companies or organiza-tions is regulated by Ukrainian legislation and international agreements to which Ukraine is a party. If an international agreement to which Ukraine is a party establishes rules that differ from those established by applicable Ukrainian employment legislation, then the provisions of such an international agreement should take precedence.

In order to enjoy employment rights in Ukraine, foreign citizens must first obtain a work permit issued by the State Employment Service (at the respective local employment center, including the regional employment center in Kyiv and Sevastopol, or in the Autonomous Republic of Crimea).

At the same time, it should be noted that foreign employees are not able to apply directly for a work permit. The relevant ap-plication form can only be submitted by a company, organization or foreign representa-tive office (i.e. the prospective employers of the foreign citizen) that has been officially registered in Ukraine (in the case of obtaining a service card).

However, there are several cases in which legislation stipulates that the state will refuse to issue or prolong a work permit. This occurs in the following instances: the documents sub-mitted with the application contain false infor-mation; a labor contract provides lower stand-ards for foreign employees in comparison to those offered to Ukrainian employees; the employer has debts before the Employment Center; the inviting organization fails to meet the terms for filling documents; or the foreign-er is currently serving time for criminal action at the time that the work permit is issued.

According to existing regulations, work permits can be issued for a period of up to one year and may be extended for the equiva-lent period of time. The Employment Center retains the right to revoke a work permit.

The employment of foreign citizens who do not hold a valid work permit may have serious consequences for both the company and the foreign employee. As a result, the company will be obliged to pay a fine in accordance with


А у випадку з іноземним представ-ництвом, зареєстрованим на території України як потенційним роботодавцем іноземного громадянина, обов’язковою умовою для працевлаштування іноземного громадянина є отримання службової карт-ки в Міністерстві економічного розвитку і торгівлі України, яка має силу і аналогію дозволу на роботу.

Чинне законодавство передбачає, що дозвіл на роботу (службова картка) є під-ставою для отримання довгострокової візи, тимчасового виду на проживання і подальшої реєстрації місця проживання в Україну та той самий строк.

Ті іноземці, які збираються залишити-ся в Україну на тимчасовій або постійній основі, зобов’язані дотримувати не тільки трудове право, а й імміграційні правила. Виконання всіх вимог може бути досить важким завданням на поточний момент, так як, починаючи з минулого року, в Україну були грунтовно змінені іммігра-ційні правила. Істотні зміни торкнулися видачі / отримання віз для в’їзду в Україну та транзитного проїзду через її територію, порядок продовження перебування або скорочення терміну тимчасового перебу-вання іноземців та осіб без громадянства в Україну, а також порядок видачі тимча-сових посвідок на проживання і т.д.

Так, у порівнянні з попередніми прави-лами, тепер кількість видів віз скорочено до трьох, а саме: транзитні, короткостро-кові візи і довгострокових візи.

Отримання довгострокової візи є обов’язковим, якщо людина має намір отримати тимчасову посвідку на прожи-вання, який дозволяє перебувати на тери-торії Україні більше 90 днів протягом 180, а також легко переміщатися через кордон протягом періоду перебування.

Нові імміграційні правила надають мож-ливість отримання тимчасової посвідки на проживання не тільки співробітниками українських компаній, але й співробітни-ками представництв іноземних компаній в Україну, співробітниками філій і представ-ництв іноземних банків в Україну, учасника-ми проектів міжнародної технічної допомо-ги, співробітниками іноземних громадських організацій, співробітниками релігійних ор-ганізацій в Україні , та інших іноземними

Ukrainian legislation for every illegal employee while the foreign employee will be subject to deportation.

Current legislation stipulates that the work permit is the basis for obtaining a visa, reg-istering your place of residents in Ukraine, and the issuance of a temporary residence certificate for the same period of time.

For foreigners who plan to stay in Ukraine on a temporary or permanent basis, they are obliged to adhere to not only employment law, but also immigration regulations. Indeed, fulfilling all these requirements can be quite difficult due to the fact that, starting from last year, there was a complete change in terms of immigration regulations in Ukraine. Major changes concerned virtually all matters with respect to issuing visas for entering Ukraine and transiting through its territory, as well as the procedure for extending the stay, reducing the period for the temporary stay of foreign nationals and stateless persons in Ukraine, and also the procedure for issuing temporary residence certificates, etc.

Therefore, in comparison to the previous rules, now the types of visas have also been reduced to just three, which are as follows: transit visa, short-term visa and long-term visa.

Obtaining a long-term visa is necessary if the individual intends to obtain a temporary residency certificate. Receiving such a visa allow a foreigner to stay in the country for longer than 90 days within a 180-day period, and also permits the holder to easily move across Ukraine’s borders during the specified period of his stay.

The new immigration regulations stipu-late that the temporary residency certificate can be obtained not only by employees of Ukrainian companies, but also employees of representative offices of foreign companies operating in Ukraine, employees of branches and representative offices of foreign banks in Ukraine, participants in international techni-cal assistance projects, employees of foreign NGOs operating in Ukraine, representatives of religious organizations located in Ukraine, and other groups of foreign individuals based on existing international agreements with Ukraine.

In order to obtain a temporary residency certificate, a foreign individual and his em-ployer must gather all the basic documents according to a specific list (this includes the

62

фізичними особами, якщо це передбачено міжнародними угодами України.

Для того щоб іноземець міг отримати тимчасову посвідку на проживання, необ-хідною умовою є збір і подача повного па-кета документів, відповідно до переліку, як з боку іноземця так і з боку роботодавця (віза, дозвіл на роботу, запрошення, під-твердження місця проживання, медична страховка , довідка про відсутність суди-мості і т.д.), а також виконання всіх інших дій, передбачених правилами.

Юридичні та фізичні особи не мають права запрошувати і приймати іноземних громадян та осіб без громадянства, які в’їхали в Україну без будь-яких правових підстав, або втратили підстави для подаль-шого перебування в Україні. Незаконним є також і надання таким іноземцям будь-яких послуг, здавання в оренду квартири, автомобіля і т.д.

Українське законодавство передбачає відповідальність за порушення імміграцій-ного, трудового податкового законодав-ства як юридичними особами так і фізич-ними особами.

У разі порушення іноземцем яких вимог законодавства (якщо це не адміністративна або кримінальна відповідальність) відпо-відний державний орган може прийняти рі-шення про скасування дозволеного терміну перебування такого іноземця або відмовити у в’їзді в Україну. Іноземець зобов’язаний виїхати з України не пізніше дати, зазна-ченої в такому рішенні. Рішення такого дер-жавного органу може бути оскаржене в суді.

Таким чином, беручи до уваги наявність різних видів відповідальності за порушення імміграційного, трудового податкового за-конодавства, як іноземці так приймаюча сторона повинні бути дуже обережні при дотриманні вимог законодавства. Крім того, слід враховувати, що не всі нові правила належним чином узгоджені з усіма іншими чинними нормативно-правовими актами, тому державні органи все ще видають від-повідні положення, роз’яснення та листи.

У разі якщо іноземцю або приймаю-чій стороні дійсно важко виконати всі на-лежним чином, або простежувати останні зміни, ми завжди готові надати підтримку і знайти оптимальне рішення для досяг-нення потрібного результату.

visa, work permit/service card, invitation, proof of the place of residence and registra-tion, medical insurance, a certificate attest-ing to the absence of any criminal convic-tions, etc.). They must also fulfill all the other steps that are stipulated according to the new regulations.

Neither Legal entities nor physical per-sons have right to invite and receive foreign individuals and stateless persons who have entered into Ukraine without any legal basis, or who have lost any legal basis for staying further in Ukraine. Moreover, it is illegal to render any services, rent an apartment, lease or sell cars, etc. to such foreigners.

Ukrainian legislation indicates that foreign-ers, as well as the legal entities or physical persons that invited them, shall be legally liable for any violations of immigration, em-ployment or tax legislation.

In the case that the foreigner has violated any regulation of Ukrainian employment leg-islation (whether this be of an administra-tive or criminal nature), the Internal Affairs Authority and the State Custom Authority can decide to cancel the permitted term for such an individual’s visit or else deny their further entry into Ukraine. Then the foreigner shall be obliged to leave Ukraine on or before the date indicated in each respective decision. Any decision taken by the Internal Affairs Authority and the State Custom Authority may be appealed in court.

Therefore, taking into account the exist-ence of different types of liability for breaches of either immigration law or of employment and tax regulations, applicable to both foreign individuals and the inviting party, all parties have to be quite careful. Moreover, the new rules are still not properly coordinated with all internal normative acts, so the government authorities will continue to issue new clarifica-tions and letters .

Due to the fact that many individuals and companies find it to be really difficult for a for-eign national or inviting party to properly do everything that is required of them or that it is not possible to monitor the latest developments and changes, at our company, we strive to do our best in terms of supporting you and achiev-ing an optimal solution and result.


тим більше грошей йому платять за

але вже такимвкрай не справедливий, вкрай не справедливий,

він створений,

Закон праці

і змінити

йогонеможливо:

чим більше радості працівник отримує працюючи,

працю.Янкі з Конектикута при дворі короля Артура

Марк Твен

“Labor law is extremely unfair, but certainly this is how it was created and it cannot be changed:

the greater the joy a laboring worker receives, the more money he is paid for his labor.”

A Connecticut Yankee in King Arthur’s Court by Mark Twain

Звільнити не можна помилувати c.67

Job description are the bureaucracy or tools for HR management? ........................p.73

What does the new Labor Code have in store for us – an improvement or risk? p.77

Посадові інструкції – бюрократія чи інструменти управління персоналом? ......................................................c.73

Що новий кодекс нам готує – покращення чи ризик нам чатує? ........c.77

Important points on the issue of job dissmisal p.67


Звільнити не можна помилувати

Important points on the issue of job dissmisal

Звільнення – це нерідко досить делі-катний і болісний процес для обох його сторін. Часто роботодавців малюють як якихось «монстрів»,

які тільки й думають, як безпідставно звільнити співробітника, але на перешкоді таким діям стоїть КЗПП, який стіною за-хищає права працівників.

Job dismissal is often a rather sensi-tive and painful processfor both of the parties involved. Employers are often pain te dout to be like “monsters” that

only spend time thinking up ways to fire an employee without reason ablegrounds, but there are actually measures in place to serve as a barrier to such actions: it is the Labor Code, which protects workers’ rights.

З іншого боку, деякі категорії праців-ників настільки захищені, що, навіть ма-ючи серйозні підстави, роботодавець не має права їх звільнити. Таким чином, по-рушується баланс інтересів працівника і роботодавця. Що ж робити роботодавцю, якщо «монстром» виявився співробітник? Далі ми розглянемо деякі ситуації, при яких звільнення з ініціативи роботодавця або неможливе, або пов’язане з певними труднощами.

Одна з найбільш соціально захищених Кодексом законів про працю Україні ка-тегорій – це жінки, а точніше вагітні жін-ки, жінки, які мають дітей до трьох років, а також матері-одиначки при наявності дитини до 14 років або дитини-інваліда. Звільнення даної категорії жінок з ініці-ативи роботодавця допускається лише у випадку повної ліквідації підприєм-ства, і те із зобов’язанням подальшого працевлаштування.

Підтвердити статус вагітної жінки або жінки, яка має дитину до трьох років, не складає особливих труднощів. У першо-му випадку – це довідка від лікаря, а на більш пізньому терміні – лікарняний лист по вагітності та пологах; в другому випад-ку – свідоцтво про народження дитини.

Труднощі можуть виникнути при визна-ченні статусу матері-одиначки, оскільки в нашому законодавстві існує кілька визна-чень цього поняття в залежності від при-значення, тобто для соціальних гарантій при прийомі на роботу і захисту від звіль-нення або для надання додаткової соці-альної відпустки. Тему відпустки ми в цій

On the other hand, some categories of personnel are so well protected that even if the employer has serious reasons for want-ing to fire them, it does not have the right to do so. In this way, the balance between the interests of the employee and those of the employer are disturbed. What should an employer do in the case that the so-called “monster” is actually one of its staff mem-bers? Further in this article, we shall consider several situations in which it is either impossi-ble for the employer to dismiss the employee or when the process involved in doing so is fraught with difficulties.

One of the categories of workers that enjoys the most social protection under the current Labor Code of Ukraine is women and specifically pregnant women, women who have children under the age of three, and single mothers who have one or more children who is under 14 or else is disa-bled. The employee is only permitted to dis-miss this category of women in the case that the company is entirely liquidated, and even then, the employee still holds obliga-tions in terms of providing her with further employment.

It is not difficult to confirm the status of a pregnant woman or a woman who has a child under the age of three. In the first case, what is required is a doctor’s certificate and, when she is in the later stages of her pregnancy, such documents can include a sick leave certificate for maternity leave. In the second case (for a woman with a child under 3), this can be verified by presenting the relevant birth certificate(s).

68

However, difficulties may arise in deter-mining the status of single mothers due to the fact that our legislation contains several defi-nitions of this concept, depending on different contexts – for instance, for the purposes of social security provisions upon being hired, for the purposes of protecting such women from being dismissed and concerning the pro-vision of additional social leave. We will not touch upon the topic of vacation in this article, but instead focus on defining the concept of a single mother for the purposes of providing her with social guarantees.

Thus, a single mother can be deemed as follows:

1) A woman who is unmarried and whose child’s birth certificate does not indicate the identity of the child’s father, or if there is no record of the father submitted by the mother. If a record about the child’s father is based on the testimony of the mother, then a support-ing statement from the Department of Civil Registration (Vital Statistics Office) should accompany the child’s birth certificate.

2) A widow. The documentary evidence in this case should be comprised of the child’s birth certificate and the death certificate of her spouse.

3) A woman who is bringing up and fi-nancially supporting her child by herself. This is the most ambiguous category, be-cause the woman must prove that she is not only raising her child without a father, but also that she is the sole provider of that child. There is no clear list of the documents that are required in order to prove this. Thus, it is currently unknown just what documents may be considered as evidence of these facts? For example, it could be a certificate from the Department of Labor and Social Security that confers this woman status as a single mother or else a court order that deprives the child’s father of his parental rights.

The irony is that the category of women outlined above enjoys so much protection under the law that she can easily get away with engaging in inappropriate behavior, such as systematically failing to carry out her of-ficial duties or performing them inadequately, coming to work late, skipping work, exhibit-ing drunkenness in the workplace or working under the influence of drugs. An employee does not have the right to dismiss such an

статті не торкаємося, а тому зосередимося на визначенні поняття мати-одиначка для надання соціальних гарантій.

Так, матір’ю-одиначкою може вважа-тися жінка:

1) Жінка, яка не перебуває у шлюбі і у свідоцтві про народження дитини відсут-ній запис про батька дитини, або запис про батька зроблено за вказівкою матері. Якщо запис про батька зроблено зі слів матері, до свідоцтва про народження дити-ни додається довідка, що це підтверджує, з Відділу реєстрації актів цивільного стану.

2) Вдова. Документами, що підтвер-джують, в цьому випадку буде свідоцтво про народження дитини і свідоцтво про смерть чоловіка.

3) Жінка, яка виховує і утримує дитину сама. Це найбільш неоднозначна катего-рія, оскільки жінці необхідно довести, що вона не тільки виховує дитину без батька, а й утримує його теж самостійно. Чіткого переліку необхідних документів немає. Що ж у такому випадку може служити до-казом? Наприклад, довідка з Управління праці та соціального захисту населення про присвоєння жінці статусу матері-оди-начки або постанова суду про позбавлення батька батьківських прав.

Парадокс полягає в тому, що дана кате-горія жінок настільки захищена законом, що безкарно може здійснювати непорядні вчинки, такі як: систематично не виконува-ти посадові обов’язки, спізнюватися, про-гулювати, бути в нетверезому вигляді на роботі, або під дією наркотиків. Навіть за вчинення крадіжки роботодавець не має права звільнити таку співробітницю. Так, наприклад, жінка, яка працює продавцем у продовольчому магазині, знаючи про свою захищеність, регулярно здійснювала дрібні крадіжки товару, прикриваючись своєю вагітністю.

Деякі роботодавці встановлюють ви-пробувальний термін для даної категорії працівників, оскільки вони не входять до переліку осіб, окреслений в ст.26 КЗПП, яким забороняється встановлювати ви-пробувальний термін. Так, вагітним жін-кам, жінкам, які мають дитину до трьох років, а також матерям-одиначкам не за-боронено встановлювати випробувальний термін. Але, з іншого боку, звільнення за


employee even in the case that she has com-mitted theft. For example, upon learning about her extreme level of social security, such a woman, while working as a salesperson in a grocery store may regularly get away with pilfering goods, while taking advantage of her special protected status as a pregnant woman.

Some employers establish a probationary period for this category of workers, since they are not included in the list of those outlined in Article 26 of the Labor Code, for whom it is prohibited to introduce a probation period. That’s right – for pregnant women, women with children under three years old and single mothers, employers are permitted to stipulate a probation period for such new personnel. However, on the other hand, the employee’s dismissal at the end of the probation period is regarded as a termination initiated by the employer. But due to the fact that Article 184 of the Labor Code prohibits their dismissal at the employer’s initiative, it can also be inter-preted that the employer is actually not enti-tled to dismiss an employer in this category for failure to successfully pass the probation period. The optimal solution nowadays, which would nullify the risks of litigation, is to negoti-ate with the employee so that she leaves the company by mutual agreement.

It is worth drawing attention to Article 28 of the Labor Code, which employers frequently fail to take seriously, considering that if a pro-bation period is specified in the employment contract, they can easily dismiss those who they do not like and those who did not suc-cessfully pass the probation period. In fact, the worker can easily challenge the dismissal in court in the case that the respective docu-ments have not been properly drawn up. To begin with, it is necessary to include the fact that there is a probation period in both the order on the hiring of an employee and the employment contract (if one is signed), and the employee should be made aware of this fact before it is signed. In addition, the employee should become acquainted with his official duties in writing, along with the relevant internal labor regulations and safety regulations. The best option is to have a concrete work plan for the period of the probationary period, which should specify the specific timing and quality of the work to be performed. In the case that the employee

результатами випробувального терміну розглядається як звільнення з ініціативи ро-ботодавця. А, оскільки, статтею 184 КЗПП встановлено заборону на звільнення за ініціативою роботодавця, то звільнити за не проходження випробного терміну дану ка-тегорію роботодавець також не має права. Оптимальний вихід на сьогоднішній день, який зведе нанівець ризики судових роз-глядів – це домовитися зі співробітником розлучитися за угодою сторін.

Хочемо звернути увагу на статтю 28 КЗПП, до якої часто роботодавці став-ляться досить легковажно, вважаючи, що вказавши в наказі і трудовому договорі ви-пробувальний термін, можна без проблем звільнити співробітника,який не сподобав-ся, як того, який не пройшов випробуваль-ний термін. Насправді працівник з легкістю може оскаржити в суді таке звільнення, якщо не буде належно оформлених до-кументів. Для початку факт випробуваль-ного терміну необхідно закріпити в наказі про прийом на роботу і трудовому договорі (якщо такий підписується), причому з цим фактом співробітник повинен бути озна-йомлений під підпис. Крім того, необхідно співробітника письмово ознайомити з його посадовими обов’язками, з правилами вну-трішнього трудового розпорядку, техніки безпеки. Найкращим варіантом буде на-явність плану роботи на випробувальний термін, в якому будуть фіксуватися терміни і якість виконуваної роботи. У разі незадо-вільного виконання роботи можна скласти відповідний акт, а також докласти письмове пояснення співробітника про причини неза-довільної роботи. Подібні документи будуть служити незаперечним доказом незадо-вільного проходження випробувального терміну і причиною подальшого звільнення. На жаль, невідповідність співробітника кор-поративній культурі компанії, її цінностям, особистісні якості співробітника не зафік-суєш ні в планах, ні в актах. Тому такі речі краще перевіряти до прийому на роботу, що може зробити досвідчений рекрутер на різних етапах співбесід. А якщо так уже сталося, що невідповідність працівника по особистісним якостям виявилася в процесі роботи, то знову ж таки, для мінімізації ри-зиків краще домовитися із співробітником розлучитися за угодою сторін.

70

Багато керівників вважають, що звіль-нення за угодою сторін – це дуже небез-печна і негарна стаття. Насправді, у ви-падку оформлення розірвання трудових відносин за угодою сторін виграють обидві сторони. Якщо роботодавець має твердий намір розлучитися зі співробітником, то підписавши заяву та/або угода про розі-рвання трудового договору, співробітник позбавлений права передумати і відкли-кати його, на відміну від звільнення за власним бажанням. Крім того у робото-давця немає зобов’язання виплачувати вихідну допомогу, як деякі помилково ду-мають, але є таке право при бажанні. Не так давно, якщо співробітник мав намір ставати на облік у центр зайнятості, то йому однозначно вигідніше було звіль-нитися за згодою сторін, оскільки він міг набагато раніше почати одержувати допо-могу з безробіття. Однак з приходом гло-бальної економічної кризи до Закону про загальнообов’язкове державне страху-вання на випадок безробіття були внесені зміни, і тепер для працівника абсолютно немає ніякої різниці за власним бажанням або за угодою сторін він звільнився – до-помога починає виплачуватися з 91 кален-дарного дня. Не варто шукати в записі про звільнення за п.1. ст.36 КЗПП якийсь та-ємний сенс або приховані негативні статті. Учасниками трудових відносин є обидві сторони, і обидві сторони мають право вирішувати, чи продовжувати такі стосун-ки чи ні. Не тільки роботодавцю може не підійти співробітник, співробітнику також може не сподобатися корпоративна куль-тура компанії, відносини, що склалися, ре-альні функціональні обов’язки і т.п. Якщо як роботодавця при прийомі на роботу Вас буде бентежити ця стаття, то варто вислухати обидві сторони: поговорити про реальні причини звільнення з кандидатом і підняти це питання під час збору реко-мендацій від попереднього роботодавця.

На сьогоднішній день існує думка, що до «незручної» категорії працівників, яких при виникненні неприємних обставин, складно буде звільнити, належать також інваліди. Насправді інваліди не настільки захищені, як категорія жінок, про яких ми писали раніше. Так, існує зобов’язання у роботодавця дотримуватися нормативів

has inadequately performed her work, the employer can draft a document and make the employee give a written explanation as to the reasons for such an unsatisfactory per-formance. These documents should serve as conclusive evidence about the unsatisfactory completion of the probation period and the reason for the employee’s subsequent layoff. Unfortunately, however, any mismatch be-tween the corporate culture and the values and personal qualities of the employee are not stipulated in any documented plans or regulations. It is for this reason that it is best to check out such things in advance of of-fering anybody employment, which can be done by an experienced recruiter at various stages of job candidates’ interviews. And if it just so happens that, during the course of one’s work, the employee’s personal qualities prove to be unsuitable for the position, it is once again advisable to minimize the risks by negotiating with the employee that she leave upon reaching a mutual agreement.

Many managers perceive dismissing an employee on the basis of mutual agreement between the parties is actually a rather risky and ugly practice. But in fact, when the termi-nation of employment is formalized by mutual agreement, this holds benefits for both par-ties. If an employer is determined to part with its employee, then upon signing a statement and/or agreement to terminate the employ-ment contract, the employee is denied the right to change his mind and withdraw his resignation, as opposed to the situation when the employee decides to leave the company according to his own will. In addition, the employer is not obligated to pay the departing employee severance pay, as some mistak-enly think; however, the employer does still have the right to do so should it desire. Not so long ago, if an employee wanted to regis-ter for unemployment benefits at the employ-ment center, it was definitely more advanta-geous for him to leave by mutual agreement by the parties due to the fact that he could then start to receive unemployment benefits much earlier. However, when the global eco-nomic crisis began several years ago, some amendments to the Law on Compulsory State Unemployment Insurance were made and now, for the employee, there is absolutely no difference whether he has left the company


робочого місця для інвалідів, але якщо прийнятий на роботу інвалід виявився п’яницею, злодієм, дебоширом, роботода-вець не зобов’язаний його покірно терпіти так, як соціально захищених жінок. Його можна звільнити за відповідною статтею. Ті деякі пільги для інвалідів, які встанов-лені чинним трудовим законодавством України, стосуються більшою мірою права на більш тривалу щорічну відпустку, права на додаткову відпустку без збереження заробітної плати.

Ретельно зважувати всі наслідки необ-хідно також, якщо звільняється директор. У даній ситуації проблема виникає не в плані захищеності трудовим законодав-ством, а в плані дотримання всієї бюро-кратичної процедури, яка може вплинути на працездатність компанії. Необхідно пам’ятати, що звільняти керівника ком-панії повинен той орган, який його на-ймав. Тобто для звільнення Директора Товариства з обмеженою відповідальніс-тю, крім документів, що підтверджують правомірність звільнення з тієї чи іншої статті, обов’язкова наявність Протоколу зборів засновників, а для Голови правлін-ня Акціонерного товариства – Протокол зборів акціонерів. Крім того, необхідно обов’язково пройти процедуру перере-єстрації у міськадміністрації, управлін-ні статистики, податкової адміністрації, переоформити право підпису в банку. Якщо є можливість спланувати терміни передачі влади між директорами, то кра-ще вибрати час, вільний від необхідності подавати звітність в державні інстанції. Справа в тому, що в день звільнення старий директор втрачає права підпису. Не дивлячись на те, що новий директор набуває право підпису з дня вступу на посаду згідно з протоколом, можуть ви-никнути деякі заминки з боку податкових органів. Наприклад, на практиці бували випадки, коли інспектор відмовлявся при-ймати звіт за підписом нового директора, оскільки у нього в базі зареєстрований ще старий директор. Вирішити таку ситуацію можна, пред’явивши інспектору протокол зборів засновників (акціонерів) про зміну директорів.

on mutual terms or whether he has resigned – either way, the unemployment allowance period will only begin starting on the 91st calendar day after terminating employment. According to Paragraph 1 of Article 36 of the Labor Code, there is no point in searching for some secret meaning or hidden negative ar-ticles in the records of dismissal. Both parties are participants in the employment relation-ship and both sides have the right to decide whether or not to continue this relationship. It is not only the case that the employee may not be suitable to the employer, but it may also occur that the employee may not ap-preciate the corporate culture, the relation-ship that has been established, the real work responsibilities entailed in the job, etc. If, as an employer, this article is disturbing to you upon hiring a new employee, you should listen to both sides: inform the job candidate about the real reasons for an employee’s dis-missal and raise the issue during the course of collecting recommendations from previous employers.

To date, there exists the perception that such physically disabled persons belong to the “inconvenient” category of workers, who are difficult to dismiss in situations where there are unpleasant circumstances for the business. However, in fact, people with dis-abilities do not enjoy as much social security as women workers, about whom we wrote earlier in this article. Yes, it remains true that employers are obligated to comply with a certain number of job positions held for disa-bled persons, but in a situation where such an employee ends up being a drunkard, a thief ora brawler, the employer is not obliged to submissively endure such people as is the case with the social security offered to women employees. According to the respective arti-cle of the Labor Code, such a person can be dismissed. The few benefits that are allowed to disabled persons, as established by the current labor legislation of Ukraine, largely concern the right for longer annual leave and the right to additional leave without pay.

It is also worth weighing all of the conse-quences in the case that the director of the company is dismissed. In this situation, the problem that arises is not particularly linked

72

У будь-якому випадку, складно за-здалегідь передбачити, як з часом скла-дуться стосунки у компанії і співробітника. Тому варто грамотно з самого початку оформити всі документи, щоб не було потім «нестерпно боляче».

to social security under existing labor laws, but rather compliance with all the bureaucrat-ic procedures that can affect the company’s performance. It is worth noting that, in that case that the CEO is to be dismissed, this is something that must be handled by the same body that hired him. In other words, in order to dismiss the director of a limited liability company, in addition to documents confirm-ing the legality of the dismissal according to a certain article, it is also necessary to have the minutes from the founders’ meeting. When it comes to dismissing the chairman of the board of a joint-stock company, the minutes of the shareholders’ meeting are required. In addition, it is necessary for the company to go through the re-registration process at the city administration, the sta-tistics division and the tax administration, as well as re-registering the relevant signatories at the bank. If it is possible to arrange the dates for transferring power between the outgoing and incoming directors, it is best to choose a time when the company is relatively free in terms of the need to submit reports to any state agencies. The fact is that, on the very day that the old director is dismissed, he effectively loses his signing authority. Despite the fact that the new director will be handed signing authority upon acceding to this position, in accordance with the meeting minutes, there still may be some degree of hesitation on the part of the tax authorities. For example, in practice there have been occasions when the inspector has refused to accept any reporting that has been signed by the new director, since the information contained in his database still lists the former director. This situation can only be resolved upon presenting the inspector the minutes from the founders (shareholders) meeting regarding the respective change in the com-pany’s directors.

In any case, it is difficult to foresee in ad-vance how relations between the company and the employee will eventually develop. Therefore is worth, right from the outset, prop-erly filling out all of the documents so that is will not be “excruciatingly painful” later on.


Some companies look upon such regula-tory documents as elements of excessive bureaucracy, while other companies tend to use documents as administrative tools for the purposes of managing staff.

Almost all foreign companies and repre-sentative offices are in the practice of draft-ing such documents, while, in most cases, Ukrainian companies tend not to develop job descriptions. One exception to this rule can be found in major Ukrainian companies, which are necessitated to create such internal docu-ments in order to regulate and streamline the work of their individual departments (units).

Undeniably, job descriptions constitute an excellent tool for companies to build effective business processes, to increase staff produc-tivity, to simplify the process of implementing local informatics and major ERP-systems. This article considers the relationship with the job description in view of the require-ments of existing labor legislation and also in terms of the risks that are incurred by a company due to the presence or absence of job descriptions.

At present, regulatory documents in Ukraine offer no guidance to the effect that in-dividual job descriptions should be developed for each employee. The exception to this is the Reference Guide to the Qualifications of Workers’ Professions, which have still not been registered with the Ministry of Justice (Issue 1 “The professions of managers, pro-fessionals, specialists and technical staff,

Одні компанії розглядають такі регулю-ючі документи як зайву бюрократію, інші використовують їх як управлінські інстру-менти для керівництва персоналом.

Практично всі іноземні компанії та представництва практикують створення подібних документів, у той час як укра-їнські компанії, в більшості випадків, не розробляють посадові інструкції. Виняток становлять великі українські компанії, які змушені створювати внутрішні докумен-ти, щоб регламентувати і впорядкувати роботу підрозділів.

Дійсно, посадові інструкції є чудовим ін-струментом для побудови ефективних біз-нес-процесів, підвищення продуктивності роботи персоналу, спрощення процесу впровадження локальних інформаційних і великих ERP-систем. У даній статті ми б хотіли розглянути ставлення до посадових інструкцій з точки зору вимог трудового законодавства і з точки зору ризиків, які несуть компанії у зв’язку з наявністю або відсутністю посадових інструкцій.

На сьогоднішній день в нормативних актах України не існує директивної вка-зівки на те, що посадові інструкції повинні розроблятися на кожного співробітника. Виняток становить Довідник кваліфіка-ційних характеристик професій праців-ників, який поки що не зареєстрований в Міністерстві юстиції (Випуск 1 «Професії керівників, професіоналів, фахівців та тех-нічних службовців, які є загальними для всіх видів економічної діяльності»), затвер-

Посадові інструкції – бюрократія чи інструменти управління персоналом?

Job description are the bureaucracy or tools for HR management?

Серед роботодавців на ринку України існують прямо протилежні думки щодо створення посадових інструкцій, положень про підрозділ

та інших внутрішніх документів. A

mong the employers existing on the Ukrainian market, one will find opposing views with respect to the drafting of job descriptions and regu-

lations about its departments (units), as well as other internal documents.

74

which are common to all types of economic activity”), approved by the Ministry of Labor and Social Policy of Ukraine Decree no. 336, dated December 29, 2004 (herein-after referred to as the Reference Guide). Accordingly, companies have the right to consider the drafting of job descriptions as a non-compulsory activity.

However, on the other hand, employers do indeed need to introduce changes in the working process of their respective staff body. Job descriptions should include a description of the direct responsibilities of an individual-company employee, the scope of his compe-tence and responsibility, and the criteria for evaluating the effectiveness of his work, as well as the relationship between the different departments (units) within the company. If all of these details are reflected in this document and, equally as important, if this information really corresponds to the actual state of af-fairs, then the company effectively receives an excellent tool for managing its person-nel, which greatly facilitates the resolution of many HR-relatedissues.

From the employee’s perspective, a well-written job description is like a reference book that he can use in his day-to-day functions. This document clearly spells out exactly what should be done, when and to what extent it should be done, clarifying what specifically he receives his salary for and, in some cases, for what activities (or inactivity) he may be reprimanded.

For a new employee, the job description also serves as a kind of “navigator” in relation to the company and, should he closely follow the job details laid out in this document, he should be able to independently achieve the result that is required of him at work.

The fact is that, at present, many employ-ers refuse to sign off on a job description due to the fact that they think that it only protects the employee’s own interests. After all, the employee realizes that he is not obligated to do anything other than those tasks that areindicated in the job description (Article 31 of the Labor Code of Ukraine stipulates that the employer does not have the right to require an employee to perform any work that is not outlined in the employment contract), and that if he does perform such work, then it should be done for an additional fee. At the

джений наказом Міністерства праці та со-ціальної політики України від 29.12.2004 р. № 336 (далі – Довідник). Відповідно, є пра-во вважати не обов’язковим розробку по-садових інструкцій.

Однак, з іншого боку, роботодавцю по-трібно регулювати трудовий процес ко-лективу. Посадові інструкції повинні опи-сувати прямі обов’язки фахівця, сферу його компетентності та відповідальності, критерії оцінки ефективності його роботи, взаємозв’язок між різними підрозділами в компанії. І якщо все це в них відображено, і що не мало важливо, відповідає реаль-ному стану речей, то компанія отримує в руки відмінний інструмент управління персоналом, значно полегшує вирішення багатьох кадрових проблем.

Для працівника хороша посадова ін-струкція – це настільна книга по його що-денній роботі. У ній чітко прописано, що, коли і в якому обсязі він повинен робити, за що він отримує заробітну плату і за що в деяких випадках може бути покараний.

Посадова інструкція для нового праців-ника – своєрідний «Навігатор» по компанії, і, якщо він буде чітко слідувати у вказано-му напрямку, то зможе самостійно досягти необхідного результату.

Багато роботодавців відмовляються від підписання посадової інструкції, оскільки вважають, що вона захищає інтереси тіль-ки співробітника. Адже працівник розуміє, що нічого іншого, крім того, що зазначено в посадовій інструкції, він робити не по-винен (стаття 31 КЗПП передбачає, що роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумов-леної трудовим договором), а якщо і буде виконувати, то за додаткову плату. При цьому роботодавці часто забувають, що даний документ також захищає і компанії від недисциплінованих і некваліфікованих працівників. Посадова інструкція просто необхідна, якщо керівнику знадобиться залучити працівника до дисциплінарної відповідальності, наприклад за невико-нання своїх функціональних обов’язків, адже погодьтеся, що не можна карати за те, чого, по суті, не існує.

Останнім часом багато працедавців зіткнулися з тим, що захищати свої пору-шені права працівники стали в судовому


same time, employers often forget that this document also serves to protect the company from employees who prove to be undisci-plined and/or unqualified.The job description proves to be simply indispensable in cases where the company’s management needs to bring an employee to disciplinary action, such as when an employee fails to perform his functional responsibilities. After all, how can the employer ultimately enforce any penalties for such things that, in fact, do not exist (i.e. if they have never been set down on paper)?

As of recent, many employers have been challenged with a new problem: many em-ployees (and former employees) are now fil-ing legal proceedings against their employers in order to protect themselves agains twhat they consider to be a violation of their rights as workers. The court is becoming important in making major decisions such as those con-cerning an employee’s dismissal due to being unfit for a particular position or for violating internal labor regulations.

We are all aware that the Labor Code of Ukraine provides acomprehensive list of rea-sons that an employer may justifiably dismiss an employee. In the case that an employee is lawfully dismissed for absenteeism, for in-stance, many staffers and managers have learned and use the phrase “in connection with the failure to perform official duties” or “due to being unfit for the position”, but these expressions are often used incorrectly in this context. In other words, such measures are used without any actual lawful grounds for such practice.

After all, how is it possible toliterally prove that the marketing manager has poorly coped with his professional duties and that the sales manager is not doing a good job with sales in the region that he is responsible for? Without any written evidence to support its claims, it will be very difficult for a company to prove in court that it was observing existing legal re-quirements at the time that the employee was dismissed. On the other hand, if the employer is able to produce a job description, which clearly states what the employee should do and how he should do it, this question is ef-fectively resolved in its own. At the same time, we should not forget that the job description must also be acknowledged by obtaining the employee’s signature. It is not in vain that the

порядку. Суд стає головним рішенням як звільнення за невідповідність займаній посаді, так і за порушення внутрішнього трудового розпорядку.

Всі ми прекрасно знаємо, що КЗПП передбачає вичерпну кількість підстав для звільнення працівника з ініціативи роботодавця. І якщо правомірно звільня-ти за прогул роботодавці навчилися, то формулювання «у зв’язку з невиконанням посадових обов’язків» або «невідповід-ність займаній посаді» часто застосовують невірно. Вірніше застосовують, не маючи для цього законних підстав.

Адже як довести на словах, що мене-джер з маркетингу погано справляється зі своїми професійними обов’язками, а менеджер з продажу погано продає в за-кріпленому за ним регіоні? Без наявності письмових доказів, компанії буде дуже складно довести в суді дотримання вимог законодавства в момент звільнення пра-цівника. Якщо ж ми висунемо посадову інструкцію, в якій буде чітко прописано, що і як повинен працівник виконувати, то питання вирішиться саме собою. При цьому не варто забувати, що з інструкцією працівник повинен бути ознайомлений під підпис. Адже не даремно говорить на-родна мудрість: «Що написано пером, не вирубаєш і сокирою».

В іншому випадку, якщо в суді робото-давцю не вдасться довести свою правоту, то його зобов’яжуть не тільки відновити співробітника на роботі, але і виплатити йому всі належні суми (середній заробі-ток за час вимушеного прогулу, моральну шкоду і т.д.).

Відповідно, посадові інструкції захи-щають інтереси обох сторін, підвищують ступінь дисципліни в компанії, збільшують ефективність роботи співробітників, а та-кож гарантують роботодавцю можливість звільнення співробітників, які не викону-ють свої обов’язки, без наступних судових ризиків.

76

proverb says, “What is written with a pen, is not cut down with an ax”.

Otherwise, if the employer is not able to prove that he is in the right during court pro-ceedings, he will then be obliged to not only reinstate the employee as part of its work-force, but also pay him all of the required amounts owing (remuneration for the average earnings for the period that he was neces-sarily not coming to work, compensation for moral damage, etc.).

Based on the above provided informa-tion, it is clear that the job description is actu-ally designed to protect the interests of both sides, to improve the degree of discipline within the company, to increase employee productivity, and to ensure that the employee has the possibility to dismiss staff members who fail to perform their duties without sub-sequently facing any legal risks.


Експерти та урядовці впевнені, що новий КЗПП України буде прийнятий Верховною Радою в другому читанні та затверджений Президентом України ще в 2012 році. Зважаючи на проходження проекту при першому читанні в Верховній Раді, навряд чи урядовці внесуть суттєві зміни до поточного варіанту Кодексу, а отже ми можемо вже зараз розглянути зміни та оцінити вплив нового Закону на діяльність компаній.

Основні принципи, на яких побудова-ний Трудовий Кодекс України, залишись незмінними. Держава піклується та за-безпечує право на працю, працевлашту-вання, відповідальність роботодавців і працівників, контроль за дотриманням праці та інше. Змінилися деякі механізми взаємодії під час трудових відноси і най-більш вагомі зміни відбулися у частинах: прийому на роботу, надання відпусток, звільнення і т.д. В загалі, новий Кодекс являє собою поєднання Кодексу про працю, Закону про відпустки, Інструкції про відрядження, нормативних актів, які регулюють підсумований облік робочого часу і т.д. Наявність одного законодав-чого акту, який регулює відносини між роботодавцем та працівником звичайно полегшить роботу юристів, бухгалтерів та інспекторів по кадрам, які повинні орга-нізовувати обіг документів між компані-єю та її працівниками. З іншої сторони, наявність єдиного джерела інформації є також перевагою і для співробітників, яким буде легше відслідковувати дотри-мання своїх прав.

Experts and officials are confident that the new Labor Code of Ukraine will be passed by the Verkhovna Rada (Parliament) upon sec-ond reading and that it will be approved by the President of Ukraine in 2012. Considering that this draft legislation has already passed at first reading in the Verkhovna Rada, it is unlikely that officials will introduce anysignificant changes to the current version of the Labor Code and, therefore, already now we can consider the changes that have been made to date and to assess the impact that this new legislation will have on companies in Ukraine.

The basic principles upon which the Labor Code of Ukraine is founded essentially remain unchanged. The State shall promote and en-sure the right to work andto secure employ-ment, and the responsibilities of employers and employees, as well as monitoring to ensure compliance with labor provisions and so on. What has changed are some of the mecha-nisms of interaction during the course of the employment relationship, while the most sig-nificant changes have occurred in terms of the hiring of new employees, granting leave, dis-missal, etc. In general, the new Labor Code constitutes a combination of the original Labor Code, the Law on holidays, Instructions for busi-ness trips, normative regulations governing employees’cumulativeattendance at work, etc. Of course, the existence of a legislative act that governs the relationship between employer and employeeexpedites the work required of law-yers, accountants and inspectors with respect tothose staff members charged with the task of organizing the circulation of the necessary

Що новий кодекс нам готує – покращення чи ризик там чатує?

What does the new Labor Code have in store for us – an improvement or risk?

Початок 2012 року викликав по-жвавлення та активне обгово-рення прийняття нового Кодексу Законів України про Працю (тут

та далі КЗПП). T

he beginning of 2012 has triggered a revival and a more active discus-sion about the new Code of Laws of Ukraine on Labor, as well as its

adoption (hereinafter referred to as the “Labor Code”).

78

Чому ж тоді, новий Трудовий Кодекс України викликав занепокоєння з обох сторін. Розглянемо в нижченаведеній та-блиці найбільш критичні зміни, які повинні бути вріховані компаніями для запобігання адміністративного покарання та судових позовів.

documents between the company and its employ-ees. On the other hand, the fact that there is a single source of information is also an advantage for employees, who will find it easier to monitor the observance of their rights.

Why is it then that the new Labor Code of Ukraine has caused concern by parties on both sides? To gain a better understand of this, let’s consider the most critical changes that companies must take into account in order to avoid admin-istrative penalties and lawsuits – we have sum-marized them in the form of a table.

№ Зміни в КЗППЗміни в бізнес-

процесах компанії, відповідальність компаній

Коментарі

1Встановлення броні та квоти для

осіб, які потребують соціального захисту:

• вагітні жінки, особи з дітьми до 6-ти років

• особи передпенсійного віку• одинокі матері і батьки• особи, звільнені після відбуття

кримінального покарання• неповнолітні

• Подання звіту в Центр Зайнятості про наявність вільних місць по квоті про-тягом 5-ти днів

• У разі відмови в при-йнятті компанія повинна сплатити компенсацію со-ціально незахищеній особі у двократному розмірі міні-мальної з\п

Процедура та ре-гламент поки що не існує

Прийняття на роботу:

2 Підставою прийняття на роботу є трудовий договір, який описує:

• місце роботи• час дії договору• трудова функція• умови оплати • режим праці• охорона праці

Умови надання матеріальних благ, особливості розірвання трудового договору визначаються окремою угодою.

Роботодавець окрім наказу на прийом, пови-нен тепер підписувати трудову угоду до виходу співробітника на роботу, а також окремі угоди, які регулюють питання на-дання матеріальних благ та звільнення

Держава буде надавати форму трудового догово-ру, яка буде носити рекомендаційний характер

3 Роботодавець зобов’язаний нада-ти працівникові роботу відповідно до укладеного трудового договору

У разі відмови, праців-ник має право на стягнен-ня заробітної плати до дня початку роботи.

Іншими словами, у випадку відстроч-ки виходу працівника через вину робото-давця, останній все одно повинен спла-тити з/п

4 Роботодавець повинен під час прийому вимагати від працівника свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування


6 У випадку скорочення, робото-давець може звільнити працівника з роботи не пізніше ніж протягом 4-х місяців після попередження

Збільшення стро-ків роботи працівни-ка з моменту повідо-млення. Наразі строк становить 2 місяці.

7 За письмовою згодою працівни-ка одночасно зі звільненням йому надаються невикористані дні що-річної та соціальної відпустки

Гарантії працівникам

8У разі звільнення, роботодавець

зобов’язаний видати рекомендаційну характеристику

Компанія повинна буде внести зміни в бізнес-про-цеси, пов’язані з управлін-ням персоналом

Форма та зміст рекомендацій не регламентується законодавством

9Збереження місця роботи для хво-

рих на туберкульоз на весь період тимчасової непрацездатності

10Роботодавцеві забороняється

надавати третім особам будь-яку ін-формацію про причини звільнення, а також характеристику про працівника

Компанія повинна буде внести зміни в бізнес-про-цеси, пов’язані з рекру-тингом та управлінням персоналом

11 Час, необхідний для прибуття пра-цівника до місця виконання трудо-вих обов’язків, до робочого часу не включається

Звільнення

5 Підстави звільнення:• відмова працівника включити до

трудового договору пункти про нероз-голошення комерційної таємниці і т.д., за наявності права на це роботодавця

• відмова обраного кандидата від укладання трудового договору

• відмова працівника від пере-міщення на інше робоче місце у ви-падку, якщо змінюються умови тран-спортної доступності

Нові п ідстави звільнення

No. Changes in the Labor Code of Ukraine

Changes in the business processes for companies and in corporate liability

Comments

1Implementing reserved workplaces

and quotas for people deemed to be in need of social protection:

• Pregnant women and individuals who have children less than six years of age.

• A person close to retirement age.• Single parents (mothers or fathers).• Persons who have been released

after serving a criminal sentence.• Minors.

• The requirement to sub-mit reports to the Employment Center as to the availability of a quota-based vacancy within a period of 5 days.

• In the case that the com-pany refuses to accept the candidate for employment, the company should pay fi-nancial compensation to such a socially vulnerable person in the amount equivalent to twice the minimum wage.

There are still no procedures or regula-tions in existence.

Hiring of new employees:

2The basis for hiring a new employ-

ee is the employment contract, which should specify the following:

• The place of work• The duration of the contract• The job tasks/ responsibilities• The terms of payment• The work hours/ schedule• Occupational health and safety

The terms and conditions associat-ed with the provision of remuneration, as well as the particularities regarding the termination of the employment con-tract, shall be determined by a separate agreement.

Apart from the order on the hiring of the new employ-ee, the employer must now also sign an employment contract prior to the employee commencing his/her employ-ment, in addition to separate agreements governing the provision of remuneration and the issue of dismissal.

The State will pre-sent the employer a form for the employ-ment contract, which is largely advisory in nature.

3 The employer shall provide the em-ployee with work in accordance with the signed employment contract.

In the case that the com-pany refuses to hire the per-son, the employee shall be entitled to recover wages up to the date of the employ-ment’s commencement.

In other words, in the case that the starting date of the employee’s work term is delayed due to the fault of the employer, the lat-ter is still obligated to pay salary to the employee.

4 At the time of hiring an employee, the employee shall require him/her to provide evidence that he/she has com-pulsory state social insurance.

Dismissal of employees:

5Reasons for dismissal:

• The employee has refused to in-clude items about the non-disclosure of trade secrets, etc. in the employment contract given that the employer has the right to do that.

• The selected job candidate has re-fused to sign an employment contract.

• The employee’s refusal to relo-cate to another job site in the case of a change in the conditions of transport accessibility.

There are new grounds for the d ismissal of an employee.

The benefits to the employer are as follows:

1. A better interpretation of the conditions of home-based employment. At present, the current Labor Code provides a rather limited interpretation of home-based employment, thus creating an inconvenience for both the company and for the relevant state inspection bodies due to the fact that there are rather limited instruments for regulating this particular issue.

2. A clearer interpretation of the use of the graphics related to working shifts, pertaining to the commencement ofwork, and employees’ cumulative attendance. At present, the current Labor Code is rather limited in terms of its interpretation of employee’s work schedules, which limits companies’ ability to apply them in their operations.

3. Raising the status of the company’s internal regulations, which could regulate issues such as the hiring and dismissal of employees, etc.?

Переваги для роботодавця:1. Краще тлумачення умов роботи на

дому. Наразі чинний трудовий кодекс до-сить обмежено трактує положення роботи на дому, що створює незручності, як для компанії так і для перевіряючих органів, оскільки існують обмежені інструменти для регулювання цього питання.

2. Більш чітке тлумачення застосування графіків змінності, графіків виходу на ро-боту, підсумованого обліку робочого часу. Наразі чинний трудовий кодекс досить об-межено трактує ці режими роботи співро-бітників, що обмежує можливість компаній застосовувати їх в своїй діяльності.

3. Підвищення статусу внутрішнього нормативного акту Компаній, яким можуть регулюватися питання прийому, звільнен-ня і т.д.

Області для додаткової уваги з боку Компанії:

1. Збільшення строку звільнення пра-цівника під час скорочення

4. Посилення відповідальності робо-

6 In the case of downsizing, the em-ployer may dismiss an employee from work no later than four months after the date of being notified of this fact.

An increase in the em-ployee’s period of employ-ment dated from the date that such notification was given. At present, the re-spective period is two months.

7 Upon the written agreement of the employee, at the same time as his dis-missal, he/she is granted the remaining days of his/her unused annual holiday leave and social leave.

Guarantees for employees:

8In the case of dismissal, the employer

is obliged to provide a testimonial (job recommendation) for the employee.

The company shall be required to intro-duce changes to busi-ness processes associ-ated with its personnel management.

The form and content of the presented recom-mendations are not regu-lated by any legislation.

9The reservation of workplaces of

employees who are ill with tuberculosis for the entire period of their temporary disability.

10 The employer is prohibited from granting any information to third party about the reasons for the dismissal, as well as a description of the employ-ee without first receiving his/her prior consents.

The company shall be required to intro-duce changes in busi-ness processes that are related to its re-cruitment and person-nel management.

11 The time required for the worker to arrive at the place where the work duties are performed shall not be included in his/her working hours.

82

The areas for further attention on the part of companies are as follows:

1. The extension of the latest date for an employee’s dismissal in the case of downsizing at the company.

2. Strengthening the employer’s liability for the disclosure of personal information about current and former employees. In particular, this concerns the prohibition on employers to provide any response or feedback on the work of former employees without first receiving their prior consent to do so.

3. Introducing changes to both the procedure and the time periods for granting holiday leave to employees (for example, providing the employer the opportunity to simultaneously send all employees on annual leave, providing paid leave to women to undergo a medical examination during the time that they are officially registered, and increasing the time period for granting leave without pay, etc.).

4. The obligation to employ people from among the socially vulnerable segments of the population, in accordance with the Labor Code of Ukraine.

As we can now see, the new Labor Code presents benefits, as well as creating risky issues for companies. Of course, now most of the changes require forthcoming instructions from various ministries in Ukraine, which will clarify the mechanism involved in applying this or that change. For example, if we consider the point about the introduction of quotas for hiring socially vulnerable persons, it remains unclear as to whether such quotas will be set for each separate category of vulnerable persons (i.e. pregnant women, people close to retirement age, etc.). It is also not clear whether employers will have to provide financial compensation to each individual from these categories who will be denied employment or whether the company will be able to just pay a fine once a year. Yet other questions remain to be clarified. Consequently, already now, each company should, as much as possible, adapt its business processes in the field of human resources so that later, it will not have to implement such changes within the company within a very short period of time.

тодавця за розголошення персональної інформації про чинних та колишніх праців-ників. Зокрема заборона надавати будь-яку характеристику чи відгуки про роботу колишніх співробітників без їх згоди.

5. Внесення змін у порядок та строки надання відпусток (наприклад, надан-ня роботодавцю можливості одночасно відправити всіх співробітників у щорічну відпустку, надання оплачуваної відпуст-ки жінкам для медичного обстеження в разу взяття на облік, збільшення строків надання відпустки без збереження за-робітної плати і т.д.)

6. Зобов’язання працевлаштовувати соціально незахищені верстви населення згідно квот.

Як бачимо, новий Трудовий Кодекс створює і переваги і зони ризику для компаній. Звичайно, що наразі більшість змін потребують наявності інструкцій з боку Міністерств України, які будуть роз’яснювати механізм застосування тих чи інших змін. Наприклад, якщо роз-глядати пункт про введення квот щодо прийому соціально незахищених осіб, то незрозуміло чи будуть встановлюватися квоти на кожну категорію осіб (вагітні, передпенсійного віку і т.д.), чи потрібно платити компенсацію кожному з осіб, яким буде відмовлено в працевлашту-ванні або платити штраф один раз на рік і т.д. А відтак кожна компанія повинна вже зараз максимально адаптувати свої бізнес-процеси в області управлінні пер-соналом, щоб потім в стислі строки не впроваджувати зміни на підприємстві.


www.ebskiev.com

Опублікований матері-ал є інтелектуальною власністю компанії.

Передруковувати цей ма-теріал заборонено The published materials are the intellectual property of the company.

The reproduction of this material is prohibited.

Design

EBS_Digest_Issue4