Manual de Excel 2013

Usuario

JOSÉ CARLOS MARIÁTEGUI

Microsoft Excel 2013

Manual de Trabajo

Lic. Rogelio Castro Caballero

2

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 6

¿En qué se utiliza para la vida cotidiana?............................................................................................. 6

La importancia de Excel en la empresa ................................................................................................ 7

Iniciar e Identificar las Partes de la Interfaz ....................................................................................... 8

Iniciando Microsoft Office Excel 2013 ................................................................................................. 8

Conceptos previos ...................................................................................................................................... 9

Interfaz de Microsoft Office 2013 ....................................................................................................... 10

Crear un libro de Excel 2013 ............................................................................................................... 14

Desplazamiento en la hoja de cálculo ................................................................................................. 14

Ingresar datos a las celdas .................................................................................................................... 15

Tipos de datos .......................................................................................................................................... 15

Valores constantes .................................................................................................................................. 15

Fórmulas ................................................................................................................................................... 16

Operadores en las fórmulas .................................................................................................................. 16

Funciones ................................................................................................................................................. 17

Práctica 01 ................................................................................................................................................ 17

Insertar y eliminar filas, columnas y celdas...................................................................................... 18

Insertar filas ............................................................................................................................................. 18

Insertar columnas ................................................................................................................................... 18

Insertar celdas.......................................................................................................................................... 19

Práctica 02 ................................................................................................................................................ 20

Eliminar filas ............................................................................................................................................ 20

Eliminar columnas .................................................................................................................................. 21

Eliminar celdas ........................................................................................................................................ 22

Práctica 03 ................................................................................................................................................ 23

Administrar hojas ................................................................................................................................... 24

Cambiar la cantidad de hojas por defecto .......................................................................................... 24

Insertar hojas ........................................................................................................................................... 24


3

Práctica 04 ................................................................................................................................................ 25

Insertar hojas de cálculo basadas en plantillas ................................................................................ 26

Eliminar hojas .......................................................................................................................................... 26

Cambiar nombre de la hoja ................................................................................................................... 27

Aplicar color a las etiquetas.................................................................................................................. 27

Práctica 05 ................................................................................................................................................ 28

Copiar, cortar y pegar ............................................................................................................................ 29

Práctica 06 ................................................................................................................................................ 30

Insertar Funciones .................................................................................................................................. 32

Operadores de referencia ....................................................................................................................... 32

Funciones básicas .................................................................................................................................... 32

Función suma ........................................................................................................................................... 32

Práctica 07 ................................................................................................................................................ 33

Función promedio ................................................................................................................................... 33

Práctica 08 ................................................................................................................................................ 33

Función contar ......................................................................................................................................... 34

Función Max ............................................................................................................................................ 34

Función Min ............................................................................................................................................. 34

Práctica 10 ................................................................................................................................................ 35

Función Contar.si.................................................................................................................................... 35

Práctica 11 ................................................................................................................................................ 35

Función Redondear ................................................................................................................................ 36

Práctica 12 ................................................................................................................................................ 36

Función Concatenar ............................................................................................................................... 37

Práctica 13 ................................................................................................................................................ 37

Función Izquierda ................................................................................................................................... 38

Práctica 14 ................................................................................................................................................ 38

Función Hoy............................................................................................................................................. 38

Función Si ................................................................................................................................................. 39


4

Función Y ................................................................................................................................................. 39

Práctica 17 ................................................................................................................................................ 39

Función Buscar ........................................................................................................................................ 40

Práctica 18 ................................................................................................................................................ 40

Tabla .......................................................................................................................................................... 42

Práctica 19 ................................................................................................................................................ 42

Práctica 20 ................................................................................................................................................ 43

Gráficos ..................................................................................................................................................... 43

Práctica 21 ................................................................................................................................................ 44

Tablas dinámicas ..................................................................................................................................... 44

Práctica 22 ................................................................................................................................................ 44

Tablas de frecuencias y gráfico estadístico ....................................................................................... 48

Práctica 23 ................................................................................................................................................ 48

Prácticas calificada 1 .............................................................................................................................. 50

Práctica calificada 2 ................................................................................................................................ 52

Práctica calificada 3 ................................................................................................................................ 54

Práctica Calificada 4 ............................................................................................................................... 55

Teclas de Métodos Abreviados ............................................................................................................ 56


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En este capítulo se tratarán los siguientes temas:

Identificar las partes de la interfaz de Excel.

Objetivo:

El estudiante aprenderá a reconocer el entorno de trabajo y familiarizarse con

las principales funciones, configuraciones, servicios y características que tiene

el Microsoft Excel 2013.


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INTRODUCCIÓN

Es un programa, software o aplicación hoja de cálculo que permite realizar

cualquier tipo de operación matemática, proyectos, esquemas empresariales y

una serie de cosas más. Excel no solo trabaja con herramientas de cálculo,

también incluye una serie de gráficos mejorados para realizar estadísticas

visuales.

A diario, mientras utilicemos una computadora, muchos de nosotros hemos

utilizado Excel alguna vez. Si eres un simple mortal, de seguro que has abierto

Excel y has realizado un par de cálculos; pero si eres todo un profesional, Excel

ha sido tu compañero inseparable por varios años.

En los últimos 15 años aproximadamente, los niños y jóvenes que estudian en

colegios, ya conocen Excel, pues es un programa necesario para cada uno de

ellos, así que al fin y al cabo, Excel es una herramienta usada por casi todo el

mundo, desde niños hasta los más avezados profesionales.

En esta versión, Excel 2013 presenta una manera más limpia y fácil de trabajo

con datos si antes creías que Excel era rápido, ahora te sorprenderás con las

diversas cosas que puede hacer con tan solo un clic o un toque, si un toque,

pues Excel está preparado para trabajar de manera táctil en PC, Tablet o

Smartphone.

Microsoft Excel 2013 es una aplicación desarrollada por Microsoft y

distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Es el

más popular de los programas que manejan libros y hojas de cálculo.

¿En qué se utiliza para la vida cotidiana?

Microsoft Office Excel 2013 es una hoja de cálculo que te permite organizar,

sacar cuentas, estadísticas, gráficos, análisis de datos, casi todo lo que tenga

que ver con datos, se puede hacer además reportes, balances, listas, etc.

Se puede utilizar desde funciones para controlar los gastos diarios.

Algunas funciones que también se puede hacer con Microsoft Office Excel

2013:

Agenda telefónica

Gastos diarios y mensuales


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Control de préstamos

Tablas de alimentos

Control de peso basado en una dieta

Liquidación de sueldos

Emisión de recibos de cobro

Control de inventario

La importancia de Excel en la empresa

Microsoft Office Excel 2013, es la hoja de cálculo líder en el mercado. Es el

software más poderoso, más manejable y más utilizado en el mundo. Su

ambiente de trabajo va de la psicología a la economía, de la economía al dibujo,

de las matemáticas aplicadas a la administración de los recursos humanos y a

casi todas las áreas que existe en una empresa.

Miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa por todo el

mundo, por tanto miles de decisiones se toman en base a él. Un usuario con

conocimientos avanzados de este programa tendría una gran ventaja en

relación al usuario con conocimientos básicos para realizar tareas que

normalmente tomaría varias horas en finalizar, con Excel la información se

puede formular, optimizar y en algunos casos se puede programar en lenguaje

VBA (Visual Basic for Aplications), de forma que automaticen las tareas y los

resultados se muestren en pocos minutos o segundos lo que anteriormente

llevaba días enteros.


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Iniciar e Identificar las Partes de la Interfaz

Iniciando Microsoft Office Excel 2013

Procedimiento:

1. Clic en el ícono de Metro de la barra de tareas y aparecerán los íconos

dispuestos en mosaicos y organizados por categorías.

2. Clic en la opción buscar y escribimos Excel 2013.

3. Clic en el ícono de Excel 2013 .

4. Mostrará la pantalla de inicio de Microsoft Office Excel 2013.

5. Clic en la opción Libro en Blanco.

Cuando se inicia un nuevo libro de Excel 2013, tiene una configuración por

defecto, como por ejemplo, el color de fondo de las celdas, el color de las líneas

de división entre estas, las fichas y su configuración que tiene la cinta de


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opciones, los accesos directos de la barra de herramientas de acceso rápido, la

cantidad de hojas que se abre por defecto.

Conceptos previos

Libro de Excel: Los documentos en Excel se denominan libros los cuales están

compuestos por varias hojas de cálculo que son almacenados en el disco duro

como un fichero de extensión “xlsx” para esta versión.

Hoja de cálculo: La hoja de cálculo nos permite efectuar operaciones y

funciones matemáticas de todo tipo donde los datos se encuentran dispuestos

en forma de tablas (filas y columnas) mostrando los resultados en diferentes

formatos.

Celda: Una celda es un lugar único donde se puede ingresar un dato o datos en

una hoja de cálculo. En general las celdas se representan en forma rectangular

y se ubican por un número/fila y una letra/columna, y pueden ser identificados

con un nombre único, por ejemplo A5 (Columna A y Fila 5).

Registro: Un registro es una fila de datos que contiene toda la información

sobre un objeto específico que se ha ingresado en una hoja de cálculo.


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Interfaz de Microsoft Office 2013

1. Ficha Archivo: La ficha archivo nos muestra la “Vista Backstage”, es

una nueva incorporación en los programas de Microsoft Excel 2013 y

es una característica complementaria de la cinta de opciones.

La ficha Archivo es la ficha de color verde que está ubicado en la parte

superior izquierda del programa, al darle clic podremos ver la Vista

Backstage de Microsoft Office en donde se administran los archivos y

datos, creando, guardando.

2. Barra de herramientas de acceso rápido: Nueva característica desde

el Office 2007. Al hacer clic en este botón se podrán mostrar u ocultar

los comandos que desea utilizar con mayor frecuencia.

3. Fichas: Son las que estructuran y organizan las diferentes opciones que

presenta Excel, por ejemplo la Ficha Inicio, Insertar, Diseño de Página,

Fórmulas, etc.

4. Cinta de opciones: La cinta de opciones permite al usuario encontrar

fácilmente los comandos y características que antes estaban en los

menús y barra de herramientas.

La cinta de opciones se asemeja a lo que en versiones anteriores se les

llamaba menú.


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5. Cuadro de diálogo más comando: Indicador que existen más funciones para

este grupo.

6. Barra de título: Es la barra que aparece en la parte superior del programa en ella

se visualiza el nombre del libro actual en el que se está trabajando.

7. Grupos: Se encuentran dentro de la Cinta de opciones que cambiará

según la ficha seleccionada.

8. Botones de control: Los botones de control permite Minimizar,

Restaurar, Maximizar, Cerrar, muestra el botón Opciones de

presentación de la Cinta de Opciones y el botón Ayuda.

9. Cuadro de nombre: Indica el nombre de la celda activa.

10. Asistente de funciones: Al darle clic en esta opción nos muestra el

cuadro de diálogo “Insertar función”. Además nos muestra el comando

cancelar función y el comando ingresar a la función seleccionada.

11. Indicador de columna: Es la unión de varias celdas conjuntas en forma

vertical comenzando desde la letra A.

12. Indicador de fila: Conjunto de celdas contenidas de forma horizontal

comenzando desde la fila 1.


12

13. Barra de fórmula: Es una casilla ubicada en la parte superior pegada a

la hoja de cálculo donde aparece las fórmulas y/o funciones que

contenga la celda activa

14. Etiquetas de las hojas: Indica las hojas que tiene activo el libro de

Excel actual.

15. Barra de estado: Muestra los mensajes que corresponden a lo que se

está realizando. Por ejemplo en el gráfico que está en la parte inferior

aparece listo.

16. Barra de desplazamiento: Barra de desplazamiento horizontal, que

permite desplazar el contenido de forma lateral.

17. Vista de hoja: Controles que sirven para cambiar la forma en que se

visualiza la hoja activa.

18. Barra de zoom: Estos controles permiten acercar o alejar la hoja. Barra

del zoom se puede ampliar máximo hasta 400.


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Administrar una hoja de cálculo.

Insertar funciones

Formatear filas, columnas y celdas.

Objetivo:

Aplicar los procedimientos para utilizar el libro de Excel de manera correcta

formateando y modificando los datos, mostrando los procesos necesarios para

que Ud. adquiera los conocimientos y administre el libro de Excel

correctamente.


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Crear un libro de Excel 2013

Puede crear un libro con cualquiera de los siguientes procedimientos:

1. Clic en la Ficha Archivo.

2. Por medio de la barra de herramientas de acceso rápido.

3. Presionando las teclas CTRL + U

Desplazamiento en la hoja de cálculo

Uso de las teclas para desplazar el indicador de celdas.

Tecla Acción

Teclas direccionales

Desplazarse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda, hacia la derecha.

TAB Desplazarse una celda a la derecha.

CTRL + Tecla Direccional

Ir hasta el extremo de la región de datos (conjunto de celdas que contiene datos y que está delimitado por celdas vacías o por los bordes de la hoja actual)

Inicio Ir hasta el comienzo de una fila.

CTRL + Inicio

Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo.

CTRL + Fin Ir hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo.

Av. Pág. Desplazarse una pantalla hasta abajo.

Re. Pág. Desplazarse una pantalla hacia arriba.

Alt + Av. Pág. Desplazarse una pantalla hacia la derecha.

Alt + Re. Pág. Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.


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Ingresar datos a las celdas

En cada una de las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir todo tipo

de datos como por ejemplo números, fórmulas o textos. Para ingresar

cualquiera de estos tipos de datos seguiremos el siguiente procedimiento:

1. Sitúa el cursor sobre la celda donde desea introducir los datos.

2. Digita el dato. Mientras se hace el ingreso debe aparecer estos datos en

dos lugares: En la celda activa y en la barra de fórmulas.

3. Presiona la tecla “Enter”, Teclado direccional o botón introducir.

Tipos de datos

En una hoja de datos se pueden ingresar distintos tipos de datos, a continuación

se explica cómo se clasifican los datos.

Los tipos de datos que acepta Excel son:

1. Valores constantes

Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un

dato texto, número o una fecha.

Dato texto: Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de

caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza

alfanumérica.

Dato numérico: Los números que se introducen en una celda son

valores constantes. Un número solo puede contener los siguientes

caracteres:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % .

Microsoft Excel trata a los puntos (igualmente las comas) como

separadores de miles o separadores de decimales. Todas las

demás combinaciones de número y caracteres no numéricos son

considerados texto.

El punto “.” Del teclado numérico (bajo la tecla 3) se utiliza como

separador decimal, nunca como separador de miles.

Los caracteres reconocidos como números dependerán de las

opciones seleccionadas en Configuración Regional del panel de

control.

Dentro de una celda, todos los números se alinean a la derecha

por defecto.


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Dato Fecha/Hora: Un dato de fecha/hora es tratado como un

número, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de

días transcurridos desde el 01 de enero de 1900 hasta la fecha en

cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el

número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número

de segundos que tiene un día (86400).

Por ejemplo el número 10 equivale en formato fecha al día 10 de

enero de 1900.

De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas

que contengan fechas y horas.

2. Fórmulas

Es una secuencia formada por: Valores constantes, referencias a otras

celdas, nombres, funciones u operaciones.

Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden

realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como

*, /, -, +, Seno, Coseno, etc.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a

otras celdas, operadores y funciones.

Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer

carácter el signo igual.

Cuando se escribe una fórmula no se deben dejar espacios en blanco

dentro de la misma.

La fórmula = A5 +A4*3 expresa que se multiplique el valor que

contiene la celda A4 por el valor constante 3, a continuación, se le sume

el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado.

Operadores en las fórmulas

Un operador es el elemento básico de una fórmula. Un operador es un

símbolo que representa una operación. La siguiente tabla muestra los

operadores que Excel soporta:

Símbolo Operador

+ Adición

- Sustracción

/ División

* Multiplicación

% Porcentaje

& Concatenación de texto

^ Exponenciación

= Comparación lógica (igual a)

> Comparación lógica (Mayor que)

< Comparación lógica (Menor que)

>= Comparación lógica (Mayor o igual que)

<= Comparación lógica (Menor o igual que)


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<> Comparación lógica (No es igual a)

3. Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno

o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El

resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la fórmula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función.

Así, los argumentos pueden ser numéricos, texto, valores lógicos como

Verdadero o Falso, matrices, etc. Un argumento puede ser una

constante, una fórmula o incluso otra función.

Estructura de una función

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función(argumento1;argumento2;argumentoN)

Esto es:

1. Signo igual (=).

2. Nombre de la función.

3. Paréntesis de apertura.

4. Argumentos de la función separados por comas o puntos y comas.

5. Paréntesis de cierre.

Práctica 01

Ingresa los siguientes datos para una agenda.

Guarda el archivo con el nombre “Práctica 01”

CÓDIGO NOMBRES Y APELLIDOS DIRECCIÓN N° CELULAR F. NACIMIENTO

001 Rogelio Castro Caballero Av. Alameda N° 461 - Huancayo 969418795 08/02/83

002 Julio Arge Caballero Jr. José Carlos Mariátegui N° 156 - Lima 964690607 19/05/93

003 Ever Caballero Vargas Av. Bolívar N° 1204 - Pueblo Libre 997631112 07/06/62

004 Lucio Caballero Dávila Jr. Progreso N° 120 - Conayca 948088514 04/03/31

005 Beatriz Arana Caballero Av. Mariátegui N° 115 - Canto Grande 992364828 23/08/80

006 Rebeca Victoria Caballero Vargas Av. Alameda N° 461 - Huancayo 958883372 15/09/58

007 Augustina Vargas Valencia Jr. Progreso N° 120 - Conayca 964690304 28/08/32

008 Ever Junior Caballero Huaroc Av. Bolívar N° 1204 - Pueblo Libre 991662541 05/05/88

009 Amparo Arroyo Caballero Jr. Camaná N° 150 - Lima 993900131 03/02/87

010 Irma Caballero Vargas Av. Tacna N° 451 - Magdalena del Mar 992239201 10/10/73


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Insertar y eliminar filas, columnas y celdas

Insertar filas

Puede insertar filas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los datos

contenidos. La inserción de filas no significa que se incrementen más filas a las

1048576 existentes, sino más bien que los datos que se encuentran debajo de

la fila insertada se desplazarán una posición más de la fila.

Para insertar, realiza el siguiente procedimiento:

1. Selecciona una celda.

2. Clic en la ficha “inicio”.

3. En el grupo Celdas, clic en el comando “Insertar”.

4. Clic en la opción “Insertar filas de hoja”.

Insertar columnas

Puede insertar columnas en una hoja de cálculo para poder reacomodar los

datos contenidos. La inserción de columnas no significa que se incrementen

más columnas a las 16384 existentes, sino más bien que los datos que se

encuentran a la derecha de la columna insertada se desplazará una posición.





4. Clic en la opción “Insertar columnas de hoja”.

Nota: Si usted desea insertar más de una fila o columna, debe seleccionar el

número de filas o columnas a insertar y luego hacer clic con el botón secundario


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del mouse sobre las columnas o filas seleccionadas y del menú desplegable

elegir la opción “Insertar”.

Insertar filas Insertar Columnas

Insertar celdas

Las celdas insertadas desplazan a las otras celdas, ya sea a la derecha o hacia

abajo.





4. Clic en la opción “Insertar celdas…”.

5. Elegir una de las opciones “Desplazar las celdas hacia abajo o desplazar

celdas hacia la derecha”

6. Clic en el botón Aceptar.

Nota: Observe que el cuadro insertar celdas, también se pueden insertar filas

y columnas eligiendo las opciones: Insertar toda una fila o insertar toda una

columna.


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Práctica 02

Abre la práctica 01, inserta 1 columna, coloca el nombre “TELÉFONO”,

inserta 5 filas y agrega los datos que te pide.

Guarda con el nombre “práctica 2” (Presiona la tecla F12).

CÓDIGO NOMBRES Y APELLIDOS DIRECCIÓN TELÉFONO N°

CELULAR F.

NACIMIENTO

001 Rogelio Castro Caballero Av. Alameda N° 461 - Huancayo 064-364917 969418795 08/02/83

002 Julio Arge Caballero Jr. José Carlos Mariátegui N° 156 - Lima 064-374918 964690607 19/05/93

003 Ever Caballero Vargas Av. Bolívar N° 1204 - Pueblo Libre 01-3658789 997631112 07/06/62

004 Lucio Caballero Dávila Jr. Progreso N° 120 - Conayca 067-345875 948088514 04/03/31

005 Beatriz Arana Caballero Av. Mariátegui N° 115 - Canto Grande 01-4521457 992364828 23/08/80

011 Jony Quispe Caballero Av. Huancavelica N° 500 - El Tambo 064-457824 964141814 07/03/76

012 Teófilo Arge Caballero Jr. José Carlos Mariátegui N° 156 - Lima 01-3878236 989353108 19/05/93

013 Juana Caballero Vargas Jr. Lima N° 145 - Canto Grande 01-3878235 976675134 03/12/65

014 Nilo Meza Vargas Av. Canto Grande 1502 - Lima 01-3657845 942819122 20/02/52

015 Fiorella Padilla Caballero Av. Wilson N° 1450 - Lima 01-2457822 980819840 10/09/89

006 Rebeca Victoria Caballero Vargas Av. Alameda N° 461 - Huancayo 064-364912 958883372 15/09/58

007 Augustina Vargas Valencia Jr. Progreso N° 120 - Conayca 067-245785 964690304 28/08/32

008 Ever Junior Caballero Huaroc Av. Bolívar N° 1204 - Pueblo Libre 01-4578954 991662541 05/05/88

009 Amparo Arroyo Caballero Jr. Camaná N° 150 - Lima 01-7859451 993900131 03/02/87

010 Irma Caballero Vargas Av. Tacna N° 451 - Magdalena del Mar 01-4587562 992239201 10/10/73

Eliminar filas

La eliminación de filas no quitará ninguna de las filas 1048576 existentes, sino

más bien existirá un desplazamiento hacia arriba de las filas ubicadas debajo de

la fila eliminada.

Para eliminar, realiza el siguiente procedimiento:



3. En el grupo Celdas, clic en el comando “Eliminar”.

4. Clic en la opción “Eliminar filas de hoja”.


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Nota: Si desea eliminar más de una fila, selecciona la cantidad de filas que

deseas eliminar, clic derecho sobre las filas seleccionadas, elige la opción

“Eliminar”.

Eliminar columnas

La eliminación de columnas no quitará ninguna de las 16384 existentes, sino

más bien existirá un desplazamiento hacia la izquierda de las columnas

ubicadas al lado derecho de la columna eliminada.





4. Clic en la opción “Eliminar columnas de hoja”.

Nota: Si desea eliminar más de una columna, selecciona la cantidad de

columnas que deseas eliminar, clic derecho sobre una de las columnas

seleccionadas, elige la opción “Eliminar”.


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Eliminar celdas

Al eliminar celdas, debe recordar que las otras celdas se desplazan ya sea a la

izquierda o arriba.





4. Clic en la opción “Eliminar celdas…”.

5. Selecciona una de las opciones (Desplazar las celdas hacia la izquierda,

Desplazar las celdas hacia arriba)



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Práctica 03

Elimina las filas 13 y 15.

Elimina la columna fecha de nacimiento.

Guarda con el nombre “Práctica 03”


24

Administrar hojas

Por defecto todo libro nuevo incluye una hoja, cada una de las cuales tiene

16384 columnas y 1048576 filas, cantidad suficiente para guardar información

de negocios pequeños y medianos, sin embargo, un método más organizado es

utilizar varias hojas para resolver un problema, por supuesto, esto depende de

cada caso.

Cambiar la cantidad de hojas por defecto 1. Clic en la ficha Archivo.

2. Clic en la opción “Opciones”

3. En el cuadro de texto “Incluir este número de hojas”, escribe la cantidad

de hojas que deseas que se muestre cada vez que inicies Excel.

4. Clic en el botón “Aceptar”.

5. Presiona CTRL + U para ver la cantidad de hojas que acabas de

predeterminar.

Insertar hojas Usted puede insertar todas las hojas que necesite. El número máximo de hojas

que usted puede insertar está limitado sólo por la memoria de su computadora.

Para insertar una Hoja de cálculo puede hacer clic en el control para insertar

una nueva hoja de cálculo al libro activo, ubicada al final derecho de las pestañas

de las hojas existentes o también puede presionar SHIFT + F11.


25

Práctica 04

En la primera hoja realiza la boleta de venta de la librería “El

Estudiante”.

En la segunda hoja realiza la boleta de venta de la ferretería “El

Porvenir”.


26

Insertar hojas de cálculo basadas en plantillas

1. Clic derecho en una de las pestañas de la hoja.

2. En el menú emergente elija insertar.

3. En la ventana Insertar elija de la ficha “Soluciones de hoja de cálculo” la

plantilla que necesite.


Nota: También puede utilizar las plantillas de Office Online y descargar

modelos de plantillas vía internet.

Eliminar hojas

Al eliminar una hoja se pierde permanentemente el contenido de la misma, así

como las referencias a ellas.


1. Clic en la ficha Inicio.


3. Clic en la opción “Eliminar Hoja”.


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También puede hacer clic derecho sobre la hoja que desea eliminar y elegir la

opción eliminar del menú emergente.

Cambiar nombre de la hoja Por defecto Excel asigna a sus hojas números correlativos Hoja1, Hoja2,

Hoja3… Usted puede definir un nombre diferente. El nombre puede ser largo,

puede tener espacios en blanco, aunque es recomendable usar nombres más

cortos y sin espacios.

Para cambiar nombre, realiza el siguiente procedimiento:

1. Clic derecho sobre la hoja a cambiar.

2. Seleccionar la opción “cambiar nombre” del menú contextual.

3. Escribir el nombre que desea “Excel”.

4. Presiona la tecla “Enter” y listo.

Nota: También puede hacer doble clic sobre la hoja, escribir el nuevo nombre

y presionar “Enter”.

Aplicar color a las etiquetas Los usuarios pueden mantener sus libros de trabajo organizados al asignar un

código de color a las pestañas de las hojas de trabajo.


28

Para aplicar color, realiza el siguiente procedimiento:

1. Clic derecho sobre la hoja.

2. Selecciona un color de la opción “Color de etiqueta” y listo.

Nota: Si el color que desea utilizar no se encuentra en la lista de colores

predeterminados, entonces has un clic en la opción “Más colores”.

Práctica 05

Cambia los nombres de las hojas de cada una de las prácticas.

Guardar con el nombre “Práctica 05”.

Nombre de las etiquetas Color de las etiquetas

Práctica 01 Azul

Práctica 02 Celeste

Práctica 03 Morado

Práctica 04-A Rosado

Práctica 04-B Verde Limón


29

Copiar, cortar y pegar

Copiar

1. Selecciona un rango de celdas.

2. Clic en el comando “Copiar” que se encuentra en el grupo portapapeles.

Cortar

1. Selecciona un rango de celdas.

2. Clic en el comando “Cortar” que se encuentra en el grupo portapapeles.

Pegar

1. Clic en la celda donde desea pegar.

2. Clic en el comando “Pegar” que se encuentra en el grupo portapapeles.

Mover celdas

1. Mover y reemplazar celdas arrastrando:

a) Selecciona la celda o celdas.

b) Coloque el puntero del mouse sobre el borde.

c) Presione CTRL y arrastre la selección hacia donde desea copiar.

d) Suelta el botón del mouse.

2. Mover y reemplazar celdas con los comandos cortar y pegar


b) Clic en el comando cortar del grupo portapapeles.

c) Ubica el cursor en el lugar a pegar.

d) Clic en el comando pegar.

3. Insertar celdas entre celdas existentes con el comando insertar

celdas cortadas.


b) Presiona las teclas CTRL + X.

c) Ubica el cursor en el lugar a pegar.

d) Presiona las teclas CTRL + V.

Copiar celdas

1. Copiar celdas arrastrando


b) Coloque el puntero del mouse sobre el borde.

c) Presione CTRL y arrastre la selección donde desea copiar.

d) Suelte el botón del mouse.


30

2. Copiar e insertar entre celdas existentes arrastrando

a) Seleccione la celda o celdas.

b) Coloque el puntero del mouse al borde.

c) Presione las teclas CTRL + MAYUS y arrastre la selección hacia el

lugar que desea pegar e insertar.

d) Suelte el botón del mouse.

3. Copiar celdas con los comandos copiar y pegar

a) Seleccione la celda o celdas.

b) Clic en el comando copiar del grupo portapapeles.

c) Ubica el cursor en el área de pegado.

d) Clic en el comando pegar.

4. Copiar e insertar celdas entre celdas existentes con el comando

insertar celdas copiadas.


b) Presiona la tecla menú contextual.

c) Clic en el opción copiar.

d) Selecciona la celda o celdas donde vas a pegar.

e) Elije entre las cuatro opciones que te aparece.

f) Clic en el botón aceptar.

Práctica 06

Crea la siguiente tabla y copia, de las cuatro formas antes mencionado,

tal como se muestra a continuación.


31


Insertar funciones.

Identificar la sintaxis de las funciones.

Objetivo:

El estudiante aprenderá a insertar e identificar las diferentes funciones

mediante prácticas concretas en Microsoft Excel 2013.


32

Insertar Funciones

Cuando se cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo

Insertar una función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo.

A medida que se introduzca una función en la celda, el cuadro de diálogo

Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus

argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado

actual de la función.

Para introducir una función cuenta con dos opciones:

1. Puede introducir la función directamente en la celda que mostrará el

resultado. Si el nombre la función es correcto Excel mostrará los

argumentos de la misma.

2. Puede utilizar el botón “Insertar Función”, este asistente mostrará el

nombre de la función y de cada argumento.

Operadores de referencia

Excel soporta otras clases de operadores conocidos como operadores de

referencia; vea la siguiente tabla.

SÍMBOLO OPERADOR

: (dos puntos) Rango: Proporciona una referencia a todas las celdas entre dos referencias.

, (coma) Unión: Combina varias celdas o referencias de rango dentro de una referencia.

Espacio Intersección: Proporciona una referencia a las celdas comunes para dos referencias.

Funciones básicas

En Excel existen gran variedad de funciones que puede aplicar a sus tablas o

datos. Una función puede ser utilizada únicamente para obtener un resultado o

juntarlo con una fórmula y obtener mayor capacidad de operación.

Función suma

Como su nombre lo dice, esta función permite sumar valores de las celdas, se

utiliza mejor cuando se suman rangos. La sintaxis de la función SUMA es:

=SUMA(Número1,número,…)

Utilice la función suma cuando desea sumar una serie de valores en un rango,

por ejemplo usando: =SUMA(Rango).


33

Práctica 07 Realiza la siguiente boleta de notas y obtén el puntaje con la función

SUMA.

Guarda con el nombre “Práctica 07”

Función promedio

La función promedio permite obtener la media aritmética. Lo que hace esta

función es sumar todos los valores de un rango y dividirlo entre la cantidad de

datos. La sintaxis de la función PROMEDIO es:

=PROMEDIO(RANGO)

Práctica 08

Realiza el siguiente registro de notas y obtén el promedio de cada

estudiante aplicando la función “=PROMEDIO(RANGO)”



34

Función contar

La función contar permite contar las celdas que contiene valores numéricos.

Puede utilizar la función contar con un rango como argumento:

=CONTAR(RANGO).

Práctica 09

Realiza la siguiente tabla y aplica la función “=CONTAR(RANGO)”

para obtener el número de días laborados.

Guarda el archivo con el nombre “Práctica 09”.

Función Max

La función Max permite obtener el valor más alto de un rango de celdas.

Sintaxis

=MAX(RANGO)

Función Min

La función Min permite obtener el valor más bajo de un rango de celdas.

Sintaxis

=MIN(RANGO)


35

Práctica 10

Realiza la siguiente tabla y aplica las funciones “=Max(Rango)” y

“=Min(Rango)”, para obtener la venta máxima y la venta mínima.

Guarda el archivo con el nombre “Práctica 10”.

Función Contar.si

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con

el criterio especificado.

La sintaxis de la función CONTAR.SI tiene los siguientes argumentos:

Rango: Es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio: Es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o

texto, que determina las celdas que se van a contar.

Práctica 11

Realiza la siguiente tabla y aplica la función Contar.Si, para obtener la

cantidad de estudiantes Mujeres y Varones: =Contar.Si(D11:D20,"M"),

=Contar.Si(D11:D20,"=F").

Aplica la función Contar.Si, para obtener la cantidad de aprobados y

desaprobados: =Contar.Si(H11:H20,">10.4"), =Contar.Si(H11:H20,

"<10.5").



36

Función Redondear

La función REDONDEAR redondea un número a un número de decimales

especificado.

La sintaxis de la función REDONDEAR tiene los siguientes argumentos:

Número obligatorio: Número que se desea redondear.

Num_decimales obligatorio: Número de decimales al que se desea redondear

el argumento de número.

Práctica 12

Realiza la siguiente tabla y aplica la función redondear.



37

Función Concatenar

La función concatenar sirve para unir los valores o celdas especificadas. La

función concatenar une hasta 255 cadenas de texto en una sola celda. Los

elementos que se unirán pueden ser texto, números, referencias de celdas o una

combinación de estos elementos.

Sintaxis:

=concatenar(Texto1,Texto2…)

Práctica 13

Realiza la siguiente tabla y aplica la función concatenar para obtener el

Código y Nombres y Apellidos.

=CONCATENAR(B7;C7) para código

=CONCATENAR(D7;“ ”;E7;“ ”;F7) para Nombres y Apellidos


38

Función Izquierda

La función izquierda permite extraer una parte de una cadena de texto

empezando desde la izquierda. Cuando usamos esta función primero elegimos

la cadena de texto del cual queremos extraer algunos caracteres, luego

debemos decirle a la función cuántos caracteres vamos extraer.

Práctica 14

Realiza la siguiente tabla y aplica la función izquierda para obtener el

tiempo de servicio tal como se muestra en la siguiente práctica.

Guarda el archivo con el nombre Práctica 14.

Función Hoy

La función Hoy obtiene la fecha actual, carece de argumentos y se actualiza

cada vez que abre el libro.

Práctica 15

Realiza la siguiente tabla y aplica la función “=HOY()” para obtener la

fecha actual.



39

Función Si

La función Si devuelve un valor si la condición especificada es verdadera y otro

si dicho argumento es falso.

Sintaxis:

=SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso)

Donde:

Prueba_lógica: Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como

verdadero o falso.

Valor_si_verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento

prueba_lógica es verdadero.

Valor_si_falso: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es

falso.

Práctica 16

Realiza la siguiente tabla y aplica la función: “=Si(J10>18;”BECADO”;

Si(J10>16;“MEDIA BECA”;“PAGA”))

Guarda con el nombre Práctica 16.

Función Y

La función Y devuelve la palabra “Verdadero” si todos los argumentos son

verdaderos y “Falso” si uno o más argumentos son falsos.

Práctica 17

Realiza la siguiente tabla y aplica la función “=Y(D9>69;E9>69;F9>69;

G9>69;H9>69;I9>69)”



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Función Buscar

La función Buscar nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y

como resultado nos devolverá el valor correspondiente del rango de resultados

que especifiquemos. La función buscar se puede utilizar en la forma vectorial y

matricial.

Sintaxis:

=BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado)

Práctica 18

Realiza la siguiente tabla y aplica la Función Buscar:

“=Buscar(A3,A9:A23,B9:B23)”.



41


Crear tablas en Excel.

Crear tablas dinámicas en Excel.

Crear gráficos estadísticos en Excel

Objetivo:

El estudiante aprenderá crear tablas, tablas dinámicas, gráficos estadísticos y

gráficos dinámicos en el programa Microsoft Excel.


42

Tabla

Una tabla es sólo un rango rectangular de datos estructurados. Las tablas están

formadas por columnas al que llamamos Campos y por Filas a lo que llamamos

Registro.

Los campos en las tablas presentan los nombres de los datos que se va a

ingresar. Por ejemplo puede tener los campos Nombres, Apellidos, DNI, etc.

Los campos se encuentran en la primera fila de la tabla, cuando se crea una

tabla, este le preguntará si tiene una fila de encabezados o puede crear una si

fuese necesario.

Los registros son las entidades dentro de una tabla. Cada registro puede

contener información valiosa de un empleado.

Procedimiento para crear tablas

a) Insertar los datos de la tabla.

b) Seleccionar la tabla.

c) Hacer clic en la pestaña Inicio.

d) Hacer clic en el comando “Dar formato como tabla” que se encuentra en

el grupo “Estilos”.

e) Seleccionar uno de los formatos.

También puedes seguir este procedimiento:

a) Antes que nada, hay que asegurarse que en la lista de datos no haya

ninguna celda vacía.

b) Clic en cualquier celda que se encuentre en la lista.

c) Clic en la pestaña Insertar y en el grupo Tablas, clic en el comando

Tabla.

d) En el cuadro de diálogo Crear Tabla, en el cuadro ¿Dónde están los

datos de la tabla? Haga clic en el botón ubicado a la derecha del cuadro

y seleccione el rango manualmente.

e) Por defecto se encuentra activa la casilla La tabla tiene encabezados,

si nuestra lista de datos no posee encabezados, puede desactivar esta

casilla y Excel creará automáticamente encabezados para tu tabla.

f) Haga clic en el botón Aceptar.

Ahora observa que en el encabezado de la tabla hay unos pequeños

triángulos, que cuando hacemos clic ahí nos permite elegir lo que queremos

ver.

Práctica 19

Ingresa los siguientes datos y darle un formato como tabla.

Guarda el archivo como práctica 19.


43

Práctica 20

Realiza la siguiente tabla y aplica la función derecha para obtener el

tiempo de servicio.

Realiza consultas de cuánto ganan cada uno de los docentes.


Gráficos

Los gráficos son objetos que se colocan en las hojas de Excel y están

compuestas por diversas series de datos que se muestran gráficamente. La

forma en cómo se muestran las series de datos se basa al tipo de gráfico

seleccionado. Por ejemplo, si usted crea un gráfico de columnas que usa 6 series,

entonces el gráfico contendrá, entonces el gráfico contendrá 6 columnas, cada


44

uno representando a una serie de datos. Los datos para cada una de las series

se encuentran almacenados en una fila o columna separada.

Procedimiento para crear un gráfico

a) Seleccionar los datos con las que deseas crear un gráfico.

b) Clic en el pestaña Insertar.

c) Clic en uno de los tipos de gráficos que se encuentra en el grupo

“Gráficos”.

d) Selecciona uno de los estilos.

e) Cambia el título del gráfico y listo.

Práctica 21

Realiza la siguiente tabla, aplica la función “suma” para obtener el total.

Crea un gráfico a partir de los datos de la tabla.

Guarda con el nombre práctica 21.

Tablas dinámicas

Es una de las herramientas más poderosas de Excel. Las tablas dinámicas te

permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con

tan solo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Práctica 22

Procedimiento para crear tablas dinámicas

a) Crea la siguiente lista.


45

b) Selecciona la celda año.

c) Clic en la pestaña Insertar.

d) Clic en el comando “Tabla dinámica”.

e) Fíjate que la tabla se selecciona automáticamente y aparece la ventana

“Crear tabla dinámica”, selecciona las opciones que estás observando.

f) Clic en el botón “Aceptar”, se crea una nueva hoja donde estará la tabla

dinámica y nos muestra la tabla dinámica al lado izquierdo y el panel

campos de la tabla dinámica al lado derecho.


46

g) Arrastra al área “valores” el campo “Importe” o seleccione el campo

“Importe” y nos muestra la suma de Importe.

h) Arrastra al área “etiqueta de fila” el campo “Sucursal” y la tabla dinámica

nos muestra así.

i) Arrastra al área “Etiqueta de columna” el campo “Tipo de cuenta” y la

tabla dinámica nos muestra así.

j) También puedes intercambiar “Tipo de cuenta” en “Etiqueta de fila” y

“Sucursal” en “Etiqueta de columna”

k) Ahora vamos hacer que muestre el formato moneda.

l) Clic en el campo Valores en el “Campo suma importe”.

m) Seleccionar “Configuración de campo de valores”.


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n) Clic en el botón “Formato de número”

o) Seleccionamos el formato moneda y clic en el botón “Aceptar” y

“Aceptar”

p) En la sucursal “Huancayo” y cuenta “corriente” nos muestra vacía, para

que no nos muestre vacío, hacemos clic derecho en la tabla dinámica,

seleccionamos opciones de tabla dinámica.


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q) En la pestaña “Diseño y formato”, en la opción “Para celdas vacías,

mostrar”, escribir en la caja de texto el número 0 (cero) y clic en el botón

Aceptar.

Tablas de frecuencias y gráfico estadístico

Tabla de frecuencia o distribución de frecuencias es una ordenación en forma

de tabla de los datos estadísticos, asignando a cada dato su frecuencia

correspondiente.

Frecuencia absoluta (fi): Es el número de veces que aparece un determinado

valor en un estudio estadístico.

Frecuencia absoluta acumulada (Fi): Es la suma de las frecuencias absolutas

de todos los valores inferiores o iguales al valor considerado.

Frecuencia relativa (hi): Es el cociente entre la frecuencia absoluta de un

determinado valor y el número total de datos

Frecuencia relativa acumulada (Hi): Es el cociente entre la frecuencia

acumulada de un determinado valor y un número total de datos.

Variable (Xi): Es cada una de las características o cualidades que poseen los

individuos de una población.

Muestra (N): Es la cantidad total de encuestados.

Práctica 23

Se busca el número de hijos de 20 viviendas en el barrio la “Esperanza”.

Realiza lo siguiente:

a) Ordena los datos en orden ascendente de la variable (Xi).

b) Para obtener la frecuencia absoluta (fi) cuenta las veces que se repite

las variables (Xi)

c) Para obtener la frecuencia acumulada (Fi) suma los valores de la

frecuencia absoluta (fi).

d) Para obtener la frecuencia relativa (hi) divide la frecuencia absoluta

(fi) entre la muestra (N)


49

e) Para obtener la frecuencia relativa acumulada (Hi) suma los valores

de la frecuencia relativa (hi).

f) Selecciona las celdas de las Hi, hi y cambia el formato de datos a

“porcentaje”.

Inserta los siguientes gráficos con los datos obtenidos en la tabla de frecuencias.


50

Prácticas calificada 1

Tabla


51


52

Práctica calificada 2

Planilla de sueldo


53


54

Práctica calificada 3

Boleta de pago


55

Práctica Calificada 4

Impresión

Sigue el siguiente procedimiento para imprimir:

a) Presione las teclas CTRL + A o también las teclas CTRL + F12 para abrir las

prácticas 10 y 11.

b) Presione las teclas CTRL + P para abrir el Backstage de “Imprimir”

c) Verifica el tamaño de la hoja y los márgenes (Superior, Inferior, Izquierdo y

Derecho) que estén adecuadamente.

d) Seleccione la impresora con la cual desea imprimir.

e) Cambia el número de copias a imprimir, si deseas más de uno (1).

f) Clic en “Imprimir”.


56

Teclas de Métodos Abreviados

Tecla Descripción

CTRL+E Aplica el formato de número General.

CTRL+; Inserta la fecha actual.

CTRL+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.

CTRL+2 Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+3 Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+4 Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+5 Aplica o quita el formato de tachado.

CTRL+6 Cambia entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores

de los objetos.

CTRL+8 Muestra u oculta símbolos de esquema.

CTRL+9 Oculta filas seleccionadas.

CTRL+0 Oculta columnas seleccionadas.

CTRL+N Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+C Copia las celdas seleccionadas.

CTRL+C seguido

de otro CTRL+C

Muestra el Portapapeles.

CTRL+J Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el

contenido y el formato de la celda situada más arriba de un rango

seleccionado a las celdas de abajo.

CTRL+B Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la

ficha Buscar seleccionada.

MAYÚS+F5 Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

MAYÚS+F4 Repite la última acción de Buscar.

CTRL+MAYÚS+F Abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la

ficha Fuente seleccionada.

F5 Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

CTRL+I Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

CTRL+L Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la

ficha Reemplazar seleccionada.

CTRL+K Aplica o quita el formato de cursiva.


57

Tecla Descripción

CTRL+ALT+K Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para

hipervínculos nuevos o el cuadro de diálogo Modificar

hipervínculo para hipervínculos existentes seleccionados.

CTRL+U Crea un nuevo libro en blanco.

CTRL+A Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un

archivo.

CTRL+MAYÚS+O Selecciona todas las celdas que contienen comentarios.

CTRL+P Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.

CTRL+D Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el

contenido y el formato de la celda situada más a la izquierda de

un rango seleccionado a las celdas de la derecha.

CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación

y el formato de archivo actuales.

CTRL+F Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.

CTRL+S Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+MAYÚS+U Cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas.

CTRL+V Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y

reemplaza cualquier selección.

CTRL+ALT+V Muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Disponible

solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o

el contenido de una celda en una hoja de cálculo o en otro

programa.

CTRL+R Cierra la ventana del libro seleccionado.

CTRL+X Corta las celdas seleccionadas.

CTRL+Y Repite el último comando o acción, si es posible.

CTRL+Z Utiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o

eliminar la última entrada que escribió.

CTRL+MAYÚS+Z Utiliza los comandos Deshacer o Rehacer para invertir o

restaurar la última corrección automática cuando se muestran

las etiquetas inteligentes de Autocorrección.

Technology

Manual de Excel 2013